Il datore di lavoro ha perso il contratto di lavoro cosa fare. Recupero documenti del personale. Il dipendente ha chiesto di certificarlo con una copia del contratto di lavoro. Come farlo bene?

Domanda

Durante l'audit del personale, si è scoperto che il datore di lavoro e il dipendente non avevano un unico contratto di lavoro firmato con i dipendenti. Come sarà in questo momento ripristinare la documentazione del personale e concludere contratti di lavoro e ordinanze di assunzione con tutti?

Risposta

La procedura per il ripristino di un contratto di lavoro non è stabilita da atti normativi.

Si consiglia di stipulare un nuovo contratto di lavoro. In questo caso, indicare la data di conclusione del contratto e la data di inizio del rapporto di lavoro - quando il dipendente è stato ammesso all'organizzazione. Per ripristinare la documentazione, si consiglia al datore di lavoro di emettere un ordine sulla perdita della documentazione, un elenco dei documenti smarriti, i tempi del loro ripristino e indicare la persona responsabile del ripristino della documentazione del personale. Questo ordine può essere emesso sulla base del Servizio o del Memorandum del responsabile, in cui viene registrato il fatto dell'assenza di contratti di lavoro.

Giustificazione

Le questioni relative all'organizzazione dell'archiviazione, dell'acquisizione, della contabilità e dell'uso dei documenti sono regolate dalla legge federale del 22 ottobre 2004 N 125-FZ (modificata il 18 giugno 2017) "Sugli archivi nella Federazione Russa". La regolamentazione legale della procedura e dei termini di conservazione dei documenti del personale viene effettuata sulla base dell'Elenco dei documenti archivistici amministrativi standard generati nel corso delle attività degli organi statali, delle autorità locali e delle organizzazioni, indicando i periodi di conservazione, approvato dall'Ordine del Ministero della Cultura della Russia del 25.08.2010 N 558. La sezione 8 "Sicurezza del personale "dell'elenco specificato contiene informazioni sul periodo di conservazione dei file personali, comprese le copie degli ordini dei dipendenti. Le organizzazioni sono obbligate a garantire la sicurezza dei documenti d'archivio, compresi i documenti sul personale, durante i periodi di conservazione stabiliti dalle leggi federali e da altre normative atti legali Federazione Russa, nonché gli elenchi dei documenti previsti dall'art. 23 della legge federale N 125-FZ. Questi documenti hanno un periodo di conservazione di 75 anni. Il periodo di conservazione è di 1 anno per il programma delle ferie e di 3 anni per l'altra documentazione delle ferie.

Pertanto, in caso di smarrimento dei documenti del personale con le firme dei dipendenti, il datore di lavoro dovrebbe ripristinarli, poiché la normativa vigente impone al datore di lavoro l'obbligo di garantire la sicurezza dei documenti del personale.

La procedura per il ripristino di un contratto di lavoro non è stabilita da atti normativi.

Per ripristinare la documentazione, si consiglia al datore di lavoro di emettere un'ordinanza sui motivi della perdita della documentazione, un elenco dei documenti smarriti, i tempi del loro ripristino e indicare la persona responsabile del ripristino della documentazione del personale. Tale ordine può essere emesso sulla base del Servizio o Memorandum del responsabile, che registra l'assenza di contratti di lavoro (e, se possibile, il motivo della loro perdita).

Secondo gli esperti delle autorità di regolamentazione (v. Domanda: C'è stato un incendio nel nostro ufficio e tutti i documenti del personale sono andati persi. Con il restauro dei libri di lavoro abbiamo risolto il problema. E non sappiamo come ripristinare le copie dei contratti di lavoro. La situazione è complicata dalla perdita da parte di alcuni dipendenti delle copie dei loro contratti di lavoro. Cosa dovresti fare in una situazione del genere? ("Dipartimento Risorse Umane organizzazione commerciale", 2014, N 2) (ConsulentePlus)), se il contratto di lavoro è stato conservato in forma elettronica, deve essere rilasciato un duplicato del contratto di lavoro. In questo caso, il duplicato del documento deve soddisfare tutti i requisiti applicabili all'esecuzione di un contratto di lavoro ed essere identico alle copie smarrite del contratto di lavoro. Se modulo elettronico non esiste un contratto di lavoro, consigliano di concludere un nuovo contratto di lavoro. In questo caso, indicare la data di conclusione del contratto e la data di inizio del rapporto di lavoro, quando il dipendente è stato accettato nell'organizzazione. Inoltre, nel testo del contratto di lavoro, si consiglia di indicare che si è concluso per sostituire quello perso.

A nostro avviso, l'opzione più sicura per il datore di lavoro è la seconda opzione, poiché la possibilità di rilasciare un duplicato di un contratto di lavoro non è direttamente prevista dall'attuale normativa del lavoro (come, ad esempio, la possibilità di rilasciare un duplicato di un contratto di lavoro un libro di lavoro).

Noi raccomandiamo: familiarizzare ulteriormente con il materiale pubblicato in ATP ConsultantPlus - Domanda: Cosa può fare un datore di lavoro in caso di smarrimento degli ordini del personale con le firme dei dipendenti (in particolare, in ferie e trasferimenti di personale)? Qual è l'ordine del loro restauro? È necessario ripristinare tali ordinanze per i lavoratori licenziati? (Consulenza di esperti, 2012) (ConsulentePlus)

Tutti sono persi contratti di lavoro... Come può un datore di lavoro ripristinarli? Come redigere correttamente un duplicato di un contratto di lavoro? Il contratto di lavoro è stato stipulato di nuovo? Il dipendente ha chiesto di certificarlo con una copia del contratto di lavoro. Come certificare correttamente questa copia? Quali sanzioni dovrebbe aspettarsi un datore di lavoro se non consegna al dipendente una copia del suo contratto di lavoro?

Tutti i contratti di lavoro sono stati persi. Come può un datore di lavoro ripristinarli?

Il diritto del lavoro non specifica direttamente la procedura per il ripristino dei contratti di lavoro. Pertanto, il datore di lavoro può svilupparlo individualmente per la sua azienda da solo. Ad esempio, redigere un atto normativo locale separato su questo argomento, aggiungere la colonna appropriata all'Istruzione su Amministrazione delle risorse umane ().

Può essere preventivamente stipulato che in caso di smarrimento dell'originale del contratto di lavoro, per qualsiasi ragione, ne venga redatto un duplicato (GOST R 7.0.8-2013). sulla base di quali documenti avviene la registrazione e in quale lasso di tempo.

A proposito, il datore di lavoro può determinare la seguente procedura: gli originali persi dei contratti di lavoro possono essere ripristinati sulla base delle copie nelle mani dei dipendenti. Pertanto, se tale diritto del datore di lavoro è enunciato nel regolamento interno dell'azienda, sarà legale entro tre giorni lavorativi dal momento della scoperta della perdita richiedere ai dipendenti i loro contratti di lavoro. Il datore di lavoro li utilizzerà per fare duplicati e restituire copie ai dipendenti. Tali azioni dovrebbero essere limitate a un determinato periodo di tempo. Ad esempio, un datore di lavoro o un funzionario del personale, in qualità di suo rappresentante, si impegna a fare tutto durante la settimana lavorativa.

Attenzione!

La legislazione sul lavoro non specifica il termine per redigere un duplicato di un contratto di lavoro. Il termine, quindi, può essere qualsiasi, ma entro limiti ragionevoli, e non allungato su lunghi mesi.

Il datore di lavoro può inoltre inserire le sue copie dei contratti di lavoro nella banca dati elettronica. Quindi, in un atto normativo locale, puoi prescrivere che i duplicati cartacei dei contratti vengano redatti sulla base di documenti elettronici. Ciò significa che non è necessario richiederne copie ai dipendenti, il che contribuirà a ridurre significativamente le pratiche burocratiche.

Come redigere correttamente un duplicato di un contratto di lavoro?

In caso di smarrimento di entrambe le copie del contratto di lavoro, come si possono redigere correttamente i suoi duplicati?

Ripetiamo che la normativa non contiene ordine stabilito registrazione di un duplicato di un contratto di lavoro. Il datore di lavoro si riserva il diritto di crearlo autonomamente prescrivendolo in un atto normativo locale.

Quando si crea una procedura per l'emissione di duplicati, l'ufficiale del personale non deve dimenticare le seguenti circostanze:

Secondo le regole, l'originale del contratto di lavoro per iscritto è concluso in due copie, su cui ciascuna delle parti appone la propria firma (). Ciò significa che anche i duplicati dei documenti smarriti dovrebbero essere redatti e fissati in modo simile. Inoltre, il lavoratore deve firmare il duplicato del datore di lavoro, attestando la ricezione della sua copia del documento con tale firma.

Attenzione!

Le informazioni specificate nel duplicato devono corrispondere al contenuto dell'originale smarrito del contratto di lavoro. Le informazioni e le condizioni necessarie per la redazione di un contratto di lavoro sono enunciate nel Codice del lavoro.

Il datore di lavoro può anche ricreare queste informazioni e condizioni, guidato dagli ordini di lavoro, prendendole dal libro di lavoro, dalla carta personale o da altri documenti del dipendente.

Il contratto di lavoro è stato concluso nuovamente?

Nel dipartimento del personale dello stabilimento, il contratto di lavoro con il dipendente è stato perso, anche il dipendente non ha trovato la sua copia. È possibile concludere nuovamente un contratto di lavoro senza fare un duplicato?

La risposta è si. In assenza di una legislazione sul ripristino dei contratti di lavoro persi, il datore di lavoro è libero nelle sue azioni quando risolve un tale problema. Anche se entrambe le copie sono scomparse, il dirigente può benissimo creare ed eseguire un nuovo contratto di lavoro con il dipendente senza ricorrere a un duplicato, ma senza dimenticare le informazioni e le condizioni che erano enunciate nel primo documento smarrito (articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Fissiamo la data effettiva, al momento della conclusione e della firma del contratto, e come paragrafo separato, mettiamo la data di assunzione del dipendente. Si raccomanda vivamente di includere nel testo del nuovo accordo una nota che è stata conclusa e firmata in sostituzione di quella perduta.

Il lavoratore che ha smarrito la sua copia chiede al datore di lavoro di consegnargli una copia del contratto di lavoro. L'azienda è obbligata a soddisfare la richiesta del dipendente?

È legalmente stabilito che per i documenti relativi al lavoro, il datore di lavoro è obbligato a rilasciare copie al dipendente su sua domanda scritta (). Poiché l'elenco di questi documenti è aperto, il dipendente ha il diritto di richiedere una copia del contratto di lavoro. Il datore di lavoro è tenuto a fornire al lavoratore tale copia, a titolo completamente gratuito, entro tre giorni lavorativi dalla presentazione della domanda.

Consigli

Può succedere che nell'ufficio del personale, quasi per caso, per un malinteso, abbiano preso soldi dal dipendente per fare una copia del contratto di lavoro. Restituire l'importo immediatamente con le scuse.

Il dipendente ha chiesto di certificarlo con una copia del contratto di lavoro. Come farlo bene?

La procedura per certificare le copie () è legalmente stabilita, il che significa che una copia del contratto di lavoro rilasciato a un dipendente deve essere adeguatamente certificata ().

Per assicurare correttamente una copia cartacea, è necessario scrivere la parola "Vero" (senza virgolette e altri segni di punteggiatura) in fondo al foglio dopo tutte le informazioni inserite, indicare la posizione della persona autorizzata che ha certificato la copia, chiedergli di firmare e trascrivere, apporre la data di certificazione del documento ().

Se vale la pena apporre un sigillo su una copia del contratto spetta al datore di lavoro, ma dare il documento significato giuridico, la copia è sigillata con timbro.

Il datore di lavoro ha il diritto di rifiutare la richiesta del lavoratore di consegnargli una copia autenticata del contratto di lavoro. Secondo il diritto del lavoro (articolo 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa), non è affatto obbligato a rilasciare tali documenti, a meno che, ovviamente, ciò non sia enunciato in un atto normativo locale. Se esiste un tale record, il datore di lavoro deve soddisfare la richiesta del dipendente, pagando di tasca propria i servizi del notaio (articolo 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Quali sanzioni deve aspettarsi un datore di lavoro se non consegna al dipendente una copia del contratto di lavoro?

Il dipendente è stato assunto, ha firmato due copie del contratto di lavoro, dopo di che i documenti sono stati trasferiti al manager per l'approvazione. Passò del tempo, ma il dipendente non ricevette indietro la sua copia del contratto. Questo minaccia il datore di lavoro con una punizione?

Il contratto di lavoro è redatto in duplice copia. E se un documento è in custodia del datore di lavoro, il secondo sarà sicuramente consegnato al dipendente ().

La legislazione sul lavoro è vincolante. Se il datore di lavoro viola la norma esistente, volontariamente o controvoglia, può essere soggetto a una sanzione amministrativa (articolo 5.27 del codice degli illeciti amministrativi).

Per un tale reato, viene minacciata una multa, per funzionari- per un importo da 1 mila a 5 mila rubli, l'organizzazione, ad eccezione di una multa da 30 mila a 50 mila rubli, può essere soggetta a sospensione amministrativa delle attività fino a 90 giorni.

Il funzionario che non ha trasferito a un dipendente la sua copia del contratto di lavoro e ha precedentemente commesso un reato analogo ai sensi del presente articolo può essere interdetto per un periodo da uno a tre anni.

Attenzione!

Sotto la commissione di un simile reato si intende non solo la reiterata mancata consegna al dipendente della sua copia del contratto, ma anche la commissione di un'altra violazione della legislazione sul lavoro.

Un contratto di lavoro è un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente, in base al quale il datore di lavoro si impegna a fornire al dipendente un lavoro per una determinata funzione lavorativa, per garantire le condizioni di lavoro previste dalla legislazione sul lavoro e da altri atti contenenti norme diritto del lavoro, contratto collettivo di lavoro, accordi, regolamenti locali e questo accordo, pagano tempestivamente e integralmente il salario al dipendente, che adempirà personalmente al salario determinato dal presente accordo funzione lavorativa, rispettare le norme interne sul lavoro applicabili a questo datore di lavoro (articolo 56 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'obbligo di stipulare un contratto di lavoro è previsto dall'art. 16, 56, 57, 67 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
La procedura per il ripristino di un contratto di lavoro non è stabilita da atti normativi, pertanto, riteniamo che se un contratto di lavoro è stato conservato in forma elettronica, è necessario rilasciare un duplicato del contratto di lavoro. In questo caso, il duplicato del documento deve soddisfare tutti i requisiti che si applicano all'esecuzione di un contratto di lavoro ed essere identico alle copie perse del contratto di lavoro.
Se non esiste un modulo elettronico di un contratto di lavoro, si consiglia di concludere un nuovo contratto di lavoro. In questo caso, indicare la data di conclusione del contratto e la data di inizio del rapporto di lavoro, quando il dipendente è stato accettato nell'organizzazione. Inoltre, nel testo del contratto di lavoro, si consiglia di indicare che è stato stipulato per sostituire ciò che è stato perso in relazione all'incendio.

Molto spesso nelle aziende, non tutti i dipendenti hanno contratti di lavoro scritti, nonostante questo requisito sia sancito dall'articolo 67 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Potrebbero non essere presenti o potrebbero essere obsoleti, senza le informazioni necessarie o senza modifiche al processo attività lavorativa dipendente. Succede che un dipendente abbia smarrito la sua copia di un contratto di lavoro e ne chieda un duplicato.

Né la procedura per il rilascio del duplicato né il ripristino di un contratto di lavoro sono disciplinati dalla legge. Tuttavia, il datore di lavoro rilascia i documenti richiesti. Come farlo correttamente?

Se si tratta del ripristino di un contratto di lavoro, che non esiste, si consiglia di stipulare il contratto di lavoro con la data corrente, indicando in esso l'intera cronologia dalla data di inizio del rapporto di lavoro: quando il dipendente è stato assunto, in quale posizione, in quale organizzazione, con quale stipendio, ecc. .d. Quando il nome dell'organizzazione viene modificato, viene indicato da quale data è cambiato. Se ci sono stati trasferimenti, variazioni di pagamento e altre condizioni, è opportuno indicarlo anche nel contratto di lavoro. Naturalmente, se il datore di lavoro non dispone di dati e non c'è posto per ottenerli, non sono indicati. Inoltre, nel contratto, è necessario indicare la posizione lavorativa che il dipendente ora occupa e basta condizioni obbligatorie, ad oggi, stabilito dalla vigente normativa sul lavoro.

Un'altra opzione è quella di concludere un contratto di lavoro con la data corrente indicando la data di assunzione del dipendente (la data effettiva di ammissione) e prescrivendo le condizioni attuali ora - in conformità con la posizione del dipendente e i requisiti della legislazione vigente. Non includendo tutta la cronologia dalla data di ammissione.

Se una volta è stato redatto un contratto di lavoro con un dipendente prima dell'entrata in vigore del Codice del lavoro della Federazione Russa (ad esempio nel 2000), che è stato successivamente perso dal dipendente e non esiste un contratto stesso, ma ci sono solo accordi scritti ad esso, è possibile emettere un duplicato.

A differenza di un duplicato del libretto di lavoro, la procedura per il rilascio che è prevista dalla legge, la procedura per il rilascio del duplicato di un contratto di lavoro non è regolata dalla legge, quindi non ci sono istruzioni chiare. In pratica, un contratto di lavoro viene ripristinato in modi diversi.

Un documento duplicato è una copia di esso. Le modifiche alla copia sono inaccettabili, pertanto, quando si rilascia un duplicato di un contratto di lavoro, è importante certificarlo adeguatamente. Se il dipendente chiede di fornirgli un duplicato del contratto di lavoro, è necessario indicare su di esso: "Duplicato del contratto di lavoro n.__ dal 00.00.0000, quindi indicare la data effettiva di emissione del duplicato"

Al momento del rilascio di un duplicato, eventuali accordi aggiuntivi e allegati al contratto di lavoro non devono essere corretti o distrutti, ma devono essere conservati per 75 anni, poiché recano le firme originali del lavoratore e del datore di lavoro.

Se il nome dell'organizzazione viene cambiato durante il periodo di validità dei rapporti di lavoro nel duplicato del contratto di lavoro, sarà corretto indicare il precedente nome del datore di lavoro - senza apportare modifiche al documento, con la certificazione del duplicato dal sigillo della nuova organizzazione con indicazione diretta sul duplicato, quando e che tipo di riorganizzazione entità legale era e in base a quali documenti.

Per tutelare gli interessi del datore di lavoro, in assenza di contratto, si raccomanda di garantire prima l'assenza con un atto in cui si indichi quale dei dipendenti non ha un contratto di lavoro.

Se il dipendente ha perso la sua copia del contratto di lavoro e aggiungi. accordi, ha solo versioni scannerizzate, cosa devo fare? Perché un dipendente potrebbe aver bisogno di un contratto di lavoro originale? Quali documenti (oltre al contratto di lavoro) può confermare la sua esperienza lavorativa in azienda?

Risposta