Vad är elektronisk dokumenthantering och dess fördelar för företag. Elektronisk dokumenthantering: för- och nackdelar. erfaren rådgivning Elektroniskt dokumentflöde mellan entreprenörer för- och nackdelar

Trögheten hos mänskliga vanor är det främsta hindret för införandet av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) på företag. Deras fördelar kommer snart att bli förutbestämda i konkurrenskampen, så nu måste du tänka på att överföra kontorsarbete till digitala skenor.

Rättslig grund för EDMS

Stora företag med ett omfattande filialnät går snabbt över till elektroniskt dokumentflöde, vilket underlättas av tillgången på tillräckligt rättslig ram.

Lagarna som styr EDMS:s arbete är:

1. Nr 149-FZ "Om information, informatisering och informationsskydd".
2. Nr 63-FZ "På elektronisk signatur».
3. Nr 263-FZ "Om avskaffande av restriktioner för elektronisk dokumenthantering."
4. civillagen.
5. Skiljeförfarandekod.

Direkta lagstiftningsnormer är desamma för alla, men när ett företag inför ett EDMS måste ett företag dessutom utveckla ett antal interna regleringsdokument:

• föreskrifter för användning av digitala signaturer;
• företagsregler för elektronisk dokumenthantering med en algoritm för att lösa tvister;
• ett dokument om anslutning till reglerna, som ska undertecknas av alla anställda.

Anställda på företaget är skyldiga att endast använda certifierade digitala signaturer och kryptografiska informationsskyddsverktyg. Efterlevnad av denna regel och konsekvensen i den rättsliga ramen gör det möjligt att göra den anställdes handlingar i företagets EDMS juridiskt betydelsefulla.

Kärnan och funktionerna i EDMS

Elektroniskt dokumenthanteringssystem - automatiserat system arbetsflödeshantering, som gör det möjligt för anställda att interagera genom digitala enheter utan att använda pappersmedia.

De grundläggande funktionerna i EDMS är:

• skapande, överföring, lagring av elektroniska dokument (ED);
• digitalisering av pappersdokument;
• skapa ett dokumentkort med dess attribut;
• bildande av dokument baserat på färdiga mallar med specificerade attribut;
• söka efter dokument i en centraliserad databas;
• routing av dokument;
• kontroll av dokumentacceptans och utförande av order som finns i den;
• hålla journaler, klassificerare;
• konvertering av ED till kompatibla format;
• automatisk registrering av inkommande dokument;
• skicka meddelanden;
• godkännande av dokument;
• kollektivt arbete med ED;
• interaktion genom ED med företagets motparter;
• generering av rapporter om utförande och förflyttning av dokument.

En viktig parameter för EDMS är dess modularitet, vilket möjliggör utökad funktionalitet utan stor förändring grund inställningar.

Typer av EDMS

Uppenbarligen stor industriföretag och handelsbolag har olika krav till EDMS. Det är därför mjukvaruprodukter delas in i två kategorier, beroende på standardiseringen av arbetsprocesser:

• "Låda";
• grundläggande med breda konfigurationsmöjligheter.

"Boxade" produkter är designade för lager, kontorsprocesser och småskalig industri. De kräver bara modulär konfiguration och introduktion av primär information.

Deras egenskaper:

• snabb installation;
• standardiserad undervisning;
• ingen revidering krävs;
• låg underhållskostnad.

Kärnplattformar distribueras i stora företag med unika organisatoriska och produktionsstruktur... Sådana EDMS kräver långvarig revision, bland annat av kundens egna IT-specialister.

De har följande egenskaper:

• förmågan att anpassa sig till specifika affärsprocesser;
• skapande av ytterligare mjukvarumoduler enligt kundens krav;
• föränderlighet av gränssnittet;
• komplexiteten i kostnadsplaneringen på grund av omöjligheten att bedöma mängden förbättringar.

För de flesta småföretag och branschorganisationer räcker det med standardlösningar för "box".

Fördelar med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Överföringen av företagets dokumentflöde till elektronisk form ger företaget fördelar inte på flera organisatoriska nivåer. EDMS låter dig förenkla arbetet för både ledningsgruppen och vanliga anställda.

Taktiska fördelar

Elektronisk dokumenthantering låter dig minska verksamhetens nuvarande driftskostnader. När du bestämmer dig för att installera ett ERMS i hela företaget, rekommenderas det att mäta de anställdas prestanda innan systemet implementeras. Du kan räkna tiden för att slutföra malluppgifter, godkänna förslag, söka efter nödvändiga dokument. Separat kan du bestämma de nuvarande kostnaderna för kontorsutrustning och pappersvaror.

Baserat på effektiviteten i företagets grundläggande processer urskiljs följande fördelar med EDMS:

1. Frigör fysiskt utrymme på användararbetsplatser.
2. Minska kostnaderna för att hyra arkivutrymme.
3. Spara tid för anställda för att kopiera dokument, bearbeta dem, skriva in dem i journaler.
4. Minska kostnaderna för papper, material för kopieringsutrustning.
5. Minskar tiden för överföring av pappersdokument mellan avdelningar.
6. Sparar anställdas tid tack vare full automatisering av vissa av de operativa processerna.
7. Öka arbetarnas produktivitet genom att minska rutinarbete.

De taktiska fördelarna med EDMS gör arbetet för vanliga anställda mest enklare, så det är de som kommer att märka förbättringarna först.

Strategiska fördelar

Strategiska mål i implementeringen av EDMS påverkar de viktigaste affärsprocesserna: vinstindikatorer, snabbhet och effektivitet i kommunikationen med motparter, skydd av kommersiell information.

Inom dessa områden kan följande fördelar med elektronisk dokumenthantering urskiljas:

1. Skapande av ett centraliserat informationsutrymme med en ED-databas och kontrollerad fjärråtkomst till den.
2. Acceleration av informationsinhämtning genom attribut.
3. Möjligheten att heltäckande skydda kommersiell information på ett datornätverk.
4. Öka insynen i arbetsprocesser, förhindra korruptionsprogram.
5. Möjlighet till parallell samordning av interna dokument.
6. Fjärråtkomst till arbetsflöden utanför arbetsplatsen.
7. Att förbättra säkerheten för dokument och omöjligheten av deras förfalskning.
8. En kraftig ökning av utförandet av order på grund av onlineövervakning av anställdas agerande.

Strategiska fördelar bidrar till tillväxten av företagets hanterbarhet och image, vilket ger betydande fördelar för att attrahera nya kunder.

Fördelar för vanliga användare

Långsiktiga, rutinmässiga operationer har visat sig vara skadliga för hälsan och drastiskt minska produktiviteten. Monoton behandling av förfrågningar och dokument i olika program distraherar från ansvar och tar bort lejonparten av arbetstiden.

EDMS har ett antal fördelar för att lösa de angivna användarproblemen:

1. Bekväm plats för ED i arkivet, så att du kan hitta dem efter attribut inom 1-2 minuter.
2. Reglering av operativa processer. Som ett resultat får arbetstagaren endast de uppgifter som han är skyldig att utföra enligt arbetsbeskrivningen.
3. Acceleration av anpassning av nyanställda till arbetsprocesser genom att automatisera intern interaktion.
4. Förmågan att få information om kedjan av godkännanden och stadier av projektgenomförande.
5. Minskning av rutinoperationer genom att kombinera arbetsmiljöer i datorer, använda mallar, eliminera stadiet för utskrift av dokument och deras signatur.

Genom att minska antalet och varaktigheten av ospecifika operationer kan du ägna tid direkt åt arbetsprocesser som kräver höga kvalifikationer.

Fördelar för företagets IT-struktur

När EDMS implementeras är det integrerat med den befintliga IT-infrastrukturen, vilket ger följande fördelar:

• underlätta kontroll över systemet, minska kvalifikationskraven för dess administratör;
• möjligheten att anpassa nya mallar och dokumentvägar utan standardprogrammeringsverktyg;
• kombinera flera applikationer till en enda arbetsmiljö;
• förmågan att skala systemet utan extra kostnad;
• inget behov av att ersätta befintliga datorer;
• omfattande nätverksskydd mot skadlig programvara.

EDMS innebär vissa investeringar i tekniska medel, men de lönar sig kort tid.

Datorhårdvara blir kompatibel, vilket resulterar i ett ökat utnyttjande av dess resurser.

Förmåner för chefer

Elektronisk dokumenthantering gör effektivt arbete ledningspersonal på grund av följande fördelar med systemet:

1. EDMS-mobilitet, möjligheten att komma åt ED via fjärrdatorer på affärsresor.
2. Lätt att övervaka anställda med hjälp av rapporter om deras prestation, produktivitet och aktualitet vid utförande av order.
3. genom integration med.
4. Acceleration av logistikprocedurer mellan leverantörer och köpare med gemensam användning av EDMS. Det är möjligt att byta primär ED genom att ansluta till en enda extern operatör, vilket garanterar dokumentens juridiska legitimitet.
5. Ge tillgång till finansiell information exklusivt till högsta chefer, exklusive sekretariatet.
6. Minskar sannolikheten för att förlora viktiga dokument.

Chefen kan alltid logga in i systemet och generera en rapport om varje anställds prestation.

Medvetenhet om detta hos anställda ger dem inte möjlighet att slappna av och göra sina egna affärer.

Nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Införandet av elektronisk dokumenthantering i ett företag har sina nackdelar. Det är de som inte tillåter småföretag att införa fullskalig lagerdrift och förvaltning baserat på EDMS.

Nackdelarna inkluderar:

1. Möjlighet till databaskorruption av okänd skadlig kod. Denna brist kan lösas genom att regelbundet säkerhetskopiera information på enheter som inte är anslutna till nätverket.
2. Svårigheter att anpassa anställda i ålderskategorin 40+ till den digitala interaktionsformen.
3. Högt pris. Priset på en inhemsk EDMS för småföretag varierar från $ 1 000 till $ 10 000.
4. Effektiviteten i EDMS minskar i avsaknad av elektronisk dokumenthantering bland företagets motparter.
5. Nyttan med systemet i kompakta kontor utan ytterligare arbetsenheter och lokaler är tveksam.
6. Behovet av att duplicera ED i pappersform när man arbetar med vissa motparter.

Dessa brister beror till stor del på förseningen i antagandet av nödvändiga rättsliga normer och den låga graden av penetration av EDMS i affärsmiljön. Men trender visar att om 10-20 år kommer elektronisk dokumenthantering på ett företag att betraktas som mer regel än undantag.

Hur väljer man rätt EDMS?

Att välja en EDMS är inte lätt, eftersom det är stor sannolikhet att köpa fel produkt eller ingå ett kontrakt med ett inkompetent företag.

Därför, när du bestämmer dig för att köpa ett elektroniskt dokumenthanteringsprogram, är det nödvändigt att ta hänsyn till ett antal av dess egenskaper:

1. Arbetstider för EDMS-tillverkaren på den ryska marknaden. En anpassning till nationell lagstiftning kräver många års praktisk erfarenhet av att implementera sådana system.
2. Överensstämmelse med industristandarder.
3. Kompatibilitet med företagsstruktur.
4. Möjlighet och kostnad för ytterligare underhåll av mjukvaruprodukten.
5. Skalbarhet av EDMS med expansion av företaget.
6. Tillgänglighet av mjuför heltidsanställda IT-specialister.
7. Informationsskyddsnivå.
8. Alternativ för säkerhetskopiering av data
9. Återhämtningstid efter misslyckanden.

För det slutliga urvalet av ett företag för implementering av EDMS det rekommenderas att analysera flera leverantörer, studera demos och be att få installera en demoversion av programvaran. När du bestämmer dig är det viktigt att ta hänsyn till kostnaden för att uppdatera utrustningen och nivån yrkesutbildning egna IT-specialister.

Svårigheter med implementering av EDMS

Processen för att implementera EDMS i Ryssland påverkas av användarnas användning av många olicensierade program, deras inkompatibilitet och dominansen av manuell hantering av affärsprocedurer.

Som ett resultat av detta möter leverantörer av elektronisk dokumenthantering följande svårigheter hos företag:

1. Ett brokigt format för datalagring på olika avdelningar.
2. Brist på strukturerad information i de applikationer som används.
3. Brist på reglering av systemet för anställdas tillgång till specifika affärsprocesser. Typisk form Arbetsbeskrivningar gör lite för att hjälpa organisationen av EDMS.
4. Informationsflödet är överbelastat med byråkratiska rutiner och godkännanden.
5. Kraschar på grund av datalagring i olika applikationer.
6. Datoranalfabetism hos anställda i företaget och sabotage av utbildningsaktiviteter på artistnivå.
7. Inkonsekvens av EDMS med branschnormer och stadgar.

Det finns lite viljestyrka beslut från ledningen att byta till elektronisk dokumenthantering. Behöver en systemöversyn arbetsuppgifter anställda och företagets ledningsstruktur. För önskvärd integration med systemet, som måste installeras i enlighet med lagen.

En viktig riktning vid införandet av EDMS finns en strikt personalpolicy i förhållande till inkompetenta och outbildade medarbetare. Eftersom deras ovilja att arbeta enligt nya principer kommer att avsevärt öka kostnaderna för processen för implementering och underhåll av den elektroniska. EDMS måste interagera med människor inom ramen för en enda mekanism, därför måste dess dåligt fungerande element korrigeras eller bytas ut i tid.

Läs också

Vi har färdig lösning och utrustning för

Prova alla funktioner på EKAM-plattformen gratis

Sekretessavtal

och behandling av personuppgifter

1. Allmänna bestämmelser

1.1 Detta avtal om sekretess och behandling av personuppgifter (nedan kallat avtalet) accepteras fritt och av egen fri vilja gäller all information som LLC "Inseils Rus" och/eller dess dotterbolag, inklusive alla personer som tillhör samma grupp med LLC "Insails Rus" (inklusive LLC "EKAM-tjänst") kan ta emot information om användaren när du använder någon av webbplatserna, tjänsterna, tjänsterna, datorprogrammen, produkterna eller tjänsterna från LLC "Insails Rus" (hädanefter hänvisad till som tjänsterna) och genomförandet av eventuella avtal och avtal med användaren av Insales Rus LLC. Användarens samtycke till Avtalet, uttryckt av honom inom ramen för relationer med en av de listade personerna, gäller alla andra listade personer.

1.2 Användning av tjänsterna innebär att användaren samtycker till detta avtal och de villkor som anges däri; i händelse av oenighet med dessa villkor måste Användaren avstå från att använda tjänsterna.

"Insegel"– Samhälle med begränsat ansvar"Inseils Rus", PSRN 1117746506514, INN 7714843760, checkpoint 771401001, registrerad på adressen: 125319, Moskva, Akademika Ilyushin st., 4, byggnad 1, kontor 11 (hädanefter ena handen -, och härefter en hand)

"Användare" -

eller enskild som har rättskapacitet och är erkänd som deltagare i civilrättsliga förhållanden i enlighet med lagstiftningen Ryska Federationen;

eller entitet registrerad i enlighet med lagstiftningen i den stat där en sådan person är bosatt;

eller individuell entreprenör registrerad i enlighet med lagstiftningen i den stat där en sådan person är bosatt;

som har accepterat villkoren i detta avtal.

1.4 För syftet med detta avtal har parterna bestämt att konfidentiell information är information av vilken karaktär som helst (produktion, teknisk, ekonomisk, organisatorisk och andra), inklusive resultaten av intellektuell verksamhet, såväl som information om metoderna för att utföra professionella aktiviteter (inklusive, men inte begränsat till: information om produkter, arbeten och tjänster; information om teknologier och forskningsprojekt; information om tekniska system och utrustning, inklusive programvaruelement; affärsprognoser och information om potentiella köp; krav och specifikationer från specifika partners och potentiella partners, information relaterad till immateriella rättigheter, såväl som planer och tekniker relaterade till allt ovanstående) som den ena parten kommunicerar till den andra i skriftlig och/eller elektronisk form, uttryckligen av parten angett som dess konfidentiella information.

1.5 Syftet med detta avtal är att skydda konfidentiell information som parterna kommer att utbyta under förhandlingar, ingående av kontrakt och fullgörande av skyldigheter, såväl som alla andra interaktioner (inklusive, men inte begränsat till, konsultation, begäran och tillhandahållande av information och utförande av andra order).

2. Parternas skyldigheter

2.1 Parterna är överens om att hemlighålla all konfidentiell information som mottagits av den ena parten från den andra parten under parternas interaktion, att inte avslöja, avslöja, avslöja eller på annat sätt tillhandahålla sådan information till någon tredje part utan föregående skriftligt tillstånd från den andra parten. Part, med undantag för fall som anges i gällande lagstiftning, när tillhandahållandet av sådan information är Parternas ansvar.

2.2 Var och en av parterna kommer att vidta alla nödvändiga åtgärder för att skydda konfidentiell information med åtminstone samma åtgärder som parten tillämpar för att skydda sin egen konfidentiella information. Tillgång till konfidentiell information ges endast till de anställda hos var och en av parterna som behöver den rimligen att uppfylla officiella uppgifter för genomförandet av detta avtal.

2.3 Skyldigheten att hålla konfidentiell information hemlig gäller inom giltigheten av detta avtal, licensavtalet för datorprogram daterat 2016-12-01, avtalet om anslutning till licensavtalet för datorprogram, agentur- och andra avtal och i fem år efter att ha avslutat sina handlingar, såvida inte parterna separat kommer överens om annat.

(a) om den tillhandahållna informationen har blivit allmänt tillgänglig utan att bryta mot någon av parternas skyldigheter;

b) om den lämnade informationen har blivit känd för parten som ett resultat av dess egen forskning, systematiska observationer eller andra aktiviteter som utförts utan användning av konfidentiell information som erhållits från den andra parten;

(c) om den tillhandahållna informationen lagligen erhållits från en tredje part utan skyldighet att hålla den hemlig tills den tillhandahålls av en av parterna;

d) om informationen lämnas på skriftlig begäran av myndigheten statsmakten, ett annat statligt organ eller ett lokalt självstyreorgan för att kunna utföra sina uppgifter och dess utlämnande till dessa organ är obligatoriskt för partiet. I detta fall måste parten omedelbart underrätta den andra parten om den mottagna begäran;

(e) om informationen lämnas till en tredje part med partens samtycke, informationen om vilken överförs.

2.5 Insales verifierar inte riktigheten av informationen som tillhandahålls av användaren och kan inte bedöma hans rättskapacitet.

2.6 Informationen som användaren tillhandahåller Inseils när han registrerar sig i tjänsterna är inte personuppgifter, som de definieras i den ryska federationens federala lag nr 152-ФЗ daterad 2006-07-27. "Om personuppgifter".

2.7 Insales förbehåller sig rätten att ändra detta avtal. När ändringar görs anges datumet i den aktuella utgåvan senaste uppdateringen... Den nya versionen av avtalet träder i kraft från det att det publiceras, om inte annat anges. ny utgåva Avtal.

2.8. Genom att acceptera detta avtal inser och samtycker Användaren att Inseils kan skicka användaren personliga meddelanden och information (inklusive men inte begränsat till) för att förbättra kvaliteten på tjänsterna, för att utveckla nya produkter, för att skapa och skicka personliga erbjudanden till Användare, för att informera Användaren om ändringar i Tariffplaner och uppdateringar, för att skicka marknadsföringsmaterial till användaren i ämnet för tjänsterna, för att skydda tjänsterna och användarna och för andra ändamål.

Användaren har rätt att vägra ta emot ovanstående information genom att meddela detta skriftligen till e-postadressen till Inseils -.

2.9 Genom att acceptera detta avtal förstår och samtycker Användaren till att Inseils-tjänsterna kan använda cookies, räknare, andra teknologier för att säkerställa utförandet av Tjänsterna i allmänhet eller deras individuella funktioner i synnerhet, och Användaren har inga anspråk mot Inseils i detta betrakta.

2.10 Användaren är medveten om att den utrustning och programvara som han använder för att besöka webbplatser på Internet kan ha funktionen att förbjuda operationer med cookies (för alla webbplatser eller för vissa webbplatser), samt att radera tidigare mottagna cookies.

Insails har rätt att fastställa att tillhandahållandet av en viss tjänst endast är möjligt under förutsättning att godkännande och mottagande av cookies är tillåtet av Användaren.

2.11 Användaren är ensam ansvarig för säkerheten för de medel han valt för att komma åt kontot, och säkerställer också självständigt deras konfidentialitet. Användaren är ensam ansvarig för alla åtgärder (liksom deras konsekvenser) inom eller användning av tjänsterna under användarens konto, inklusive fall av frivillig överföring från användaren av data för att komma åt användarens konto till tredje part på alla villkor (inklusive enligt avtal eller avtal) ... Samtidigt anses alla åtgärder inom eller användande av Tjänsterna under Användarens konto ha utförts av Användaren själv, förutom de fall då Användaren har meddelat Inseils om obehörig åtkomst till Tjänsterna med hjälp av Användarens konto och/eller om varje kränkning (misstankar om kränkning) av sekretessen för hans kontoåtkomstmedel.

2.12 Användaren är skyldig att omedelbart meddela Insails om varje fall av obehörig (ej auktoriserad av Användaren) tillträde till Tjänsterna med hjälp av Användarens konto och/eller om eventuella brott (misstanke om överträdelse) av sekretessen för hans kontoåtkomstmedel. Av säkerhetsskäl är Användaren skyldig att självständigt utföra en säker avstängning under sitt konto i slutet av varje session av arbete med Tjänsterna. Insales ansvarar inte för eventuell förlust eller skada på data, samt andra konsekvenser av vilken karaktär som helst som kan uppstå på grund av att Användaren bryter mot bestämmelserna i denna del av Avtalet.

3. Parternas ansvar

3.1 En Part som har brutit mot skyldigheterna enligt Avtalet avseende skydd av konfidentiell information som överförs enligt Avtalet är skyldig att, på begäran av den berörda Parten, ersätta verklig skada som orsakats av ett sådant brott mot villkoren i Avtalet. i enlighet med den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen.

3.2 Ersättning för skada upphäver inte den felande partens skyldigheter att korrekt uppfylla sina skyldigheter enligt avtalet.

4.Övriga bestämmelser

4.1 Alla meddelanden, förfrågningar, krav och annan korrespondens enligt detta avtal, inklusive de som innehåller konfidentiell information, måste göras skriftligen och levereras personligen eller med bud, eller skickas med e-post till de adresser som anges i licensavtalet för datorprogram daterat 2016-12-01, avtalet om tillträde till licensavtalet för datorprogram och i detta avtal eller andra adresser som ytterligare kan anges av Parten skriftligen.

4.2 Om en eller flera bestämmelser (villkor) i detta avtal är eller blir ogiltiga, kan detta inte tjäna som skäl för uppsägning av andra bestämmelser (villkor).

4.3 Ryska federationens lag ska tillämpas på detta avtal och förhållandet mellan användaren och försäljningar som uppstår i samband med tillämpningen av avtalet.

4.3 Alla förslag eller frågor angående detta avtal har användaren rätt att skicka till Inseils användarsupporttjänst eller till postadressen: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, str. 11-12 Business center "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Publiceringsdatum: 01.12.2016

Fullständigt namn på ryska:

Aktiebolag "Insales Rus"

Förkortat namn på ryska:

LLC "Insales Rus"

Namn på engelska:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Laglig adress:

125319, Moskva, st. Akademikern Ilyushin, 4, byggnad 1, kontor 11

Postadress:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, s. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Checkpoint: 771401001

Bankuppgifter:

Informationsteknologin penetrerar olika affärsområden i en sådan hastighet att det ibland är svårt att bedöma deras relevans. Ett slående exempel är införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS). Det leder till att högar med tråkiga pappersdokument försvinner. Vid första anblicken kommer ett utmärkt resultat och eller någon annan liknande teknik snart att bli omöjlig. Är det så?

Argument för EDMS

Siffrorna som erhållits som ett resultat av forskning utförd i USA talar för elektronisk dokumenthantering:

1. Det uppskattas att cirka 4 biljoner pappersdokument används i detta land och deras antal växer med 22 % per år.
2. Cirka 90 % av dem lämnar inte kontoret, utan överförs helt enkelt från anställd till anställd.
3. I genomsnitt kopieras varje dokument 19 gånger.
4. Hälften av arbetstiden går åt till att hitta nödvändig information och endast 10 % på att studera den.
5. Cirka 8 % av dokumenten går helt enkelt förlorade.

Advanced Processing & Imaging, efter att ha genomfört sin forskning, drog slutsatsen att litet företag, som består av 20 anställda, spenderar cirka 180 000 $ på att kopiera eller skriva ut olika dokument. En tillräckligt imponerande siffra för att tänka på elektronisk dokumenthantering.

Särskilt aktivt implementerad Informationsteknologi i Singapore. Till exempel stängdes alla telegrafkontor redan 2002, eftersom dessa tjänster inte längre efterfrågades.

Fördelar

Elektronisk dokumenthantering har ett antal betydande fördelar:

• Det ger transparens och effektiv kontroll över skapandet, mottagandet och utförandet av dokument, maximerar affärsprocessernas hastighet;
• I praktiken fullföljs en del av beställningarna helt enkelt inte av anställda. EDMS låter dig kontrollera inte bara arbetsprocessen utan också dess resultat;
• Minskar tiden för utskick, sökning och skapande av dokument. Systemet kan självständigt skapa register, rapporter och sammanfattningar, vilket positivt påverkar effektiviteten i företaget;
• Alla företag ägnar stor uppmärksamhet åt konfidentialitet. Förlusten av värdefull information kan leda till miljontals förluster. Det räcker med att helt enkelt ta tillbaka pappersdokument och lämna över dem åt sidan. SED kan inte helt utesluta sådana situationer, men det reglerar tydligt tillgången till information, beroende på den anställdes auktoritet. I det här fallet kan du alltid kontrollera vem som använde eller gjorde ändringar i specifika dokument;
• EDMS påskyndar maximalt proceduren för att bekanta anställda med nya dokument och säkerställer företagets arbete i ett enda informationsutrymme.

Brister

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet saknar inte vissa nackdelar:

• Dess största nackdel är risken för att ett virus ska penetrera företagets datorer och att all information går förlorad. För att vara på den säkra sidan behöver du ett redundanssystem;
• En annan nackdel är bristen på utbildning av personal för implementering av ett sådant system. Många anställda har inte tillräckliga kunskaper för att arbeta kompetent i EDMS. Under tiden beror den oavbrutna funktionen av dess funktion på den;
• Införandet av elektronisk dokumenthantering kräver betydande ekonomiska investeringar;
• Det bör noteras att ett enda informationsutrymme ännu inte har bildats i Ryssland eller OSS. Följaktligen är det inte möjligt att genomföra elektroniskt dokumentutbyte med alla företag;
• Det finns vissa restriktioner för implementeringen av EDMS. Till exempel kräver varje HR-avdelning en personlig signatur av en anställd på ett antal dokument. Förfarandet för att föra arbetsböcker är också strikt reglerat.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet är användbart främst för stora företag har en omfattande struktur av divisioner. Det kan öka effektiviteten i deras funktion, men tillgänglig på detta stadium brister saktar ner processen för dess genomförande. EDMS kräver allvarlig översyn, och medan dess bildande fortsätter kommer svart och vitt att fortsätta att vara efterfrågat.

"Personalofficer. HR-administration", 2009, N 2

ÖVERGÅNG FRÅN PAPPER TILL BLANDAT DOKUMENTARBETE

Den utbredda användningen av elektroniska system för att förbereda och hantera pappersdokument suddas gradvis ut gränsen mellan elektroniska och icke-elektroniska dokument. Trots allt snack om "papperslösa teknologier" går vi i verkligheten från traditionella pappersarbetsflöden inte till elektroniska, utan till blandade arbetsflöden.

Ordbok HR-administration... Elektroniskt dokumentflöde är ett dokumenthanteringssystem där hela uppsättningen av skapade, överförda och lagrade dokument stöds med hjälp av informations- och kommunikationsteknik på datorer förenade i en nätverksstruktur, vilket ger möjligheten att bilda och underhålla en distribuerad databas. Samtidigt nekas inte användningen av pappersdokument, utan ett elektroniskt dokument som skapats, korrigerats och lagrats i en dator erkänns som en prioritet.

För- och nackdelar med elektroniska dokument

Oavsett hur optimister och skeptiker argumenterar om elektroniska dokument, förnekar ingen det faktum att de allra flesta kontorsdokument skapas i datorer. Skälen till en sådan ovillkorlig seger för informationsteknologi är ganska tydliga:

Elektroniska dokument är lätta att skapa, redigera, reproducera, distribuera och vidarebefordra;

Det har blivit mycket lättare att söka efter nödvändig information, och kontextuell sökning ger möjligheter som man bara kunde drömma om när man gör pappersarbete;

Det är lättare och med mindre ansträngning att lösa frågorna om att reservera information och dokument, skapa försäkringskassor, etc.;

I företag och myndigheter kan elektroniska dokument, om de används på rätt sätt, påskynda beslutsfattandet och förbättra deras kvalitet.

Den utbredda användningen av elektroniska system för att förbereda och hantera pappersdokument suddas gradvis ut gränsen mellan elektroniska och icke-elektroniska dokument. I en rad lagar och standarder runt om i världen definieras exempelvis utskrift som en form av presentation av ett elektroniskt dokument på papper.

V regleringsdokument våra statliga organ verkar också ha liknande formuleringar:

Föreskrifter om krav på finansmarknadsaktörers verksamhet vid användning av elektroniska dokument (godkänd genom förordning Federal Service för finansmarknader från 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

"... ett dokument i elektronisk form och (eller) en kopia av det på papper, bestyrkt i etablerad ordning...“.

Föreskrifter om förfarandet för att erkänna personer som kvalificerade investerare (godkänd genom order från Federal Service for Financial Markets daterad 18 mars 2008 N 08-12 / pz-n):

"4.7. En person som erkänner en kvalificerad investerare är skyldig att, på begäran av FFMS i Ryssland och i enlighet med det specificerade kravet, lämna in registret i elektronisk form och (eller) dess kopia på papper, bestyrkt i enlighet med det fastställda förfarandet. "

Elektroniska dokument, som all teknik, har dock sina nackdelar som måste beaktas:

Snabb inkurans av teknik, vilket tvingar organisationer att ständigt förbättra de arbetsmetoder som används, att regelbundet flytta dokument och information från ett system till ett annat, att migrera dem från föråldrade medier och format till nya;

Den korta livslängden för informationsbärare och deras mångfald, vilket leder till en ganska frekvent uppdatering, vilket kräver att organisationen ständigt övervakar informationens säkerhet;

Olösta juridiska problem och framför allt frågan om lagstiftande erkännande rättskraft faktiskt använda elektroniska dokument;

Komplexiteten i att inte bara garantera säkerheten utan också förstörelsen av elektroniska dokument i jämförelse med pappersdokument;

Behovet av att använda högt kvalificerad personal, vars lön automatiskt ökar kostnaderna för att hantera dokument och information.

Dessutom är det nu omöjligt att helt överge papper och andra analoga medier av ett antal anledningar:

Först och främst är detta de befintliga kraven i lagstiftning och förordningar för utförande av ett antal dokument på papper. Detta gäller i första hand de väsentligaste handlingarna i näringsverksamheten, såsom lagstadgade handlingar, fastighetshandlingar, licenser m.m.

Oavsett hur mycket vi pratar om fördelarna med elektroniska dokument, bör man komma ihåg att många chefer och specialister, när de fattar viktiga beslut, är mer bekväma att arbeta med papper;

Det är lika viktigt att en väl fungerande teknik för att skapa, bearbeta, långtidslagring och förstörelse av pappersdokument har utvecklats under flera århundraden, det finns både ett fullfjädrat lagstiftnings- och regelverk och metodiska utvecklingar och rekommendationer som kan användas i praktiskt arbete;

För att arbeta med papper och mikrofilm krävs inga speciella tekniska hjälpmedel, vilket gör dessa typer av media att föredra för att lagra dubbletter eller kopior av de dokument som kan behövas akut vid olika typer av nödsituationer och katastrofer, när elektroniska dokument kanske inte finns tillgängligt.

Trots det faktum att helt överge pappersdokument global gemenskap tills det är klart gör sig deras brister alltmer påtagliga, vilka förvärras av de ständigt växande kraven på snabbheten i informationsbehandling och beslutsfattande:

Den låga hastigheten för att skapa, bearbeta och överföra dokument och information på papper är ännu värre oförenlig med behoven hos företag och myndigheter, som alltmer använder informationsteknologi. Det är nästan omöjligt att dokumentera "elektroniska" aktiviteter enbart på papper;

Det är mycket svårare och långsammare att söka information i pappersdokument, vilket är extremt obekvämt för operativt arbete;

Lagring av pappersdokument kräver betydande ytor, vilket kräver ständigt ökande kostnader för att hyra eller köpa lokaler, deras utrustning och en ökning av antalet personal som betjänar dessa lagringsanläggningar;

Hantering av pappersdokument (inklusive hantering av åtkomst till dem) är vanligtvis på ärendenivå, vilket i allt högre grad visar sig vara otillräckligt både för att lösa problem med kärnverksamheten och för att säkerställa informationssäkerhet.

Blandat arbetsflöde är verkligheten i dag

Trots allt prat om "papperslösa teknologier" går vi i verkligheten från traditionellt pappersarbetsflöde inte till elektroniskt arbetsflöde, utan till blandat arbetsflöde. Manifestationer av blandat arbetsflöde kan observeras överallt:

Elektronisk registrering av dokument i elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) gör att du kan använda dem som ett hanteringsverktyg för både elektroniska och pappersdokument;

Användningen av streckkoder och RFID-radiotaggar gör att du kan registrera och registrera pappersdokument och ärenden i i elektroniskt format;

Underhåll av olika statliga register (inklusive permanent lagringstid) utförs samtidigt i elektronisk och pappersform;

Ärendehantering och underlag som innehåller både elektroniska och pappersdokument.

Om den månghundraåriga erfarenheten av att arbeta med pappersdokument tillåter oss att säga att alla huvudproblem har lösts här, så när det gäller elektroniska dokument, kan vi bara konstatera att tjugo års erfarenhet av dem har samlats, de största problemen är tydliga och det finns viss erfarenhet av att lösa dem.

En annan typ av dokument, som har dykt upp på senare tid, innebär ännu mer komplexa uppgifter för specialister inom området dokumenthantering. Det är hybriddokument som samtidigt innehåller information i både analog och elektronisk form.

Sådana dokument har redan blivit utbredda, det räcker med att nämna åtminstone sådana välkända typer av dokument: ett biometriskt pass, ett kreditkort, en skattedeklaration med en tvådimensionell streckkod som appliceras på den samtidigt, nya sedlar utrustade med RFID-radiotaggar, en mängd smarta kort som används i stor utsträckning inom lager, transport och handel, etiketter som innehåller både textinformation och streckkoder och/eller radiofrekvenstaggar.

Ett ganska icke-trivialt problem med att hantera sådana dokument uppstår, med hänsyn till deras "dubbla" karaktär. Vi kan säga att de största problemen med att arbeta med hybriddokument redan har identifierats, men än så länge finns det ingen solid praktisk erfarenhet eller rekommendationer för deras användning.

För närvarande bygger arbetet med dokument i organisationer på separation av informationsflöden:

Operativa beslut fattas på grundval av information (papper och elektronisk);

Rättsligt viktiga beslut fattas som regel i form av pappersdokument (ofta - med fördröjning, vilket är ett brott mot arbetsreglerna, men i de flesta fall blundar de för detta, eftersom behovet av operativa lösningar väger tyngre än riskerna förknippade med sen inlämnande av beslut med hjälp av pappersdokument). Samtidigt ökar successivt antalet typer av dokument som lagstiftningen tillåter att skapa i elektronisk form;

I allt högre grad tas och registreras ”interna” beslut elektroniskt och möjligheten att använda elektroniska dokument för detta bestäms i organisationens interna regeldokument.

Notera. Allt oftare registreras ledningsbeslut som fattas inom organisationen i elektronisk form och möjligheten att använda elektroniska dokument för detta bestäms av lokala bestämmelser.

Ett av problemen med blandat arbetsflöde som redan har dykt upp är behovet av att svara på frågan: "Hur lagrar man information i blandat arbetsflöde?" När man genomför blandade arbetsflöden uppstår problemet med att säkerställa ärendenas fullständighet, eftersom vissa dokument ofta är skapas på papper, medan andra bara finns i elektronisk form. Och bara tillsammans bildar de en komplett uppsättning dokument - ett hybridfall.

Ett antal experter anser att för att underlätta arbetet bör minst en av dokumentuppsättningarna (papper eller elektroniska) kompletteras med kopior eller dubbletter. Det finns två möjliga lösningar, som var och en är ganska arbetskrävande:

Skanna pappersdokument;

Skriv ut elektroniska dokument.

Det finns märkbara skillnader i metoderna för att hantera information som lagras på olika medier, vilket också måste beaktas i ett blandat arbetsflöde:

Icke-elektroniska (analoga) dokument hanteras vanligtvis på medianivå (case, mikrofilm, etc.);

Elektroniska dokument i elektroniska dokumenthanteringssystem hanteras på nivån för ett enskilt dokument;

Elektroniska dokument på flyttbara media (CD, DVD, disketter, band etc.), beroende på omständigheterna, kan hanteras både på medianivå och på dokumentnivå.

Lagringsperioder i blandat arbetsflöde

För närvarande är den allmänt vedertagna principen att lagringstiderna inte beror på typen av medium, utan bestäms utifrån innehållet och värdet av den information som registreras i dokumentet. Samtidigt är det alltmer möjligt att möta situationer där lagringstiderna för elektroniska dokument börjar skilja sig från lagringstiderna för motsvarande pappersmotparter. Detta beror på att en rad elektroniska dokument, utrustade med sök- och systematiseringsverktyg, kan vara av större värde än enskilda dokument.

National Archives of America (NARA) kräver redan att statliga myndigheter tar hänsyn till detta när de anger bevarandeperioder för elektroniska dokument. I sina rekommendationer för att sammanställa listor över dokument som anger lagringsperioder, uppmärksammar de följande punkter:

Listor bör som regel definiera lagringstiderna för dokument, oavsett typ av medium (elektroniska dokument, papper, etc.);

Vid översättning av dokument till elektronisk form deras värde kan ändras, så National Archives of United States har utvecklat en mekanism för att revidera lagringsperioderna under övergången statliga organisationer för elektronisk dokumenthantering;

Om det konstateras att handlingarna (även efter översättningen till elektronisk form) innehåller väsentligt mer information eller används på annat sätt, bör kvarhållningstiderna revideras.

Ett liknande tillvägagångssätt visades av våra statliga organ när det 2002 beslutades att inrätta en permanent lagringsperiod för grafiska bilder av folkräkningsenkäterna:

Föreskrifter om förfarandet och villkoren för lagring av folkräkningsformulär och andra dokument från 2002 års allryska befolkningsräkning:

"2. Efter slutförandet av deras automatiserade bearbetning lagras folkräkningsformulären för 2002 års allryska befolkningsräkning i de territoriella organen för Ryska federationens statliga kommitté för statistik ... i ett år från dagen för den officiella publiceringen av resultaten av 2002 års allryska befolkningsräkning och är föremål för förstörelse i enlighet med det fastställda förfarandet.

4. Lagringen av grafiska bilder av 2002 års allryska befolkningsräkning på datormedia sker enligt följande:

Ett exemplar förvaras Statsutskottet Ryska federationen om statistik i enlighet med det fastställda förfarandet före nästa folkräkning;

Andra exemplaret med programvaraöverfördes före den 1 januari 2004 för permanent förvaring i Ryska federationens statsarkiv ".

Vad som behövs: interna bestämmelser
och kvalificerad personal

Analys av modern lagstiftning regelverk dokumenthantering visar att det finns en skärpning av kraven inte bara för närvaron av interna regleringsdokument, utan också för deras strikta genomförande av organisationen. Med hjälp av interna regeldokument skapar organisationer ett regelverk för elektroniskt och blandat dokumentflöde, och detta gör det möjligt att minimera riskerna med att använda elektroniska dokument i den ”grå” zonen, där proceduren för att arbeta med dokument är dåligt reglerad. genom lagar och förordningar.

Behovet av att utveckla ett internt regelverk för organisationen anges också i GOST R ISO 15489-1-2007 Standard:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Dokumenthantering":

"Dokumenthantering i en organisation inkluderar:

a) antagande av policyer och standarder inom området för registerhantering.

fördelning av ansvar och befogenheter för dokumenthantering;

c) upprättande, genomförande och spridning av riktlinjer och förfaranden för att arbeta med dokument."

Relationer med externa organisationer och användningen av elektroniska dokument i interaktion med dem byggs som regel på grundval av den ryska federationens civillag. Allt som rör utbyte av elektroniska dokument registreras i kontrakt och avtal.

De största svårigheterna med att utveckla ett internt regelverk för blandat arbetsflöde uppstår av följande skäl:

I Ryssland har förfarandet för att erkänna den rättsliga kraften för elektroniska dokument av statliga organ och domstolar ännu inte fastställts, vilket fullt ut skulle uppfylla företagens och regeringens behov, såväl som den etablerade praxisen att använda elektroniska dokument och information;

Det finns praktiskt taget inga ryska metoder och standarder för att undersöka värdet av elektroniska dokument, överföra dem till arkivlagring, förstöra elektroniska dokument, arbeta med konfidentiella och hemliga elektroniska dokument;

Till viss del kan det förstås hjälpa utlandserfarenhet, men oftare än inte kan inhemska specialister inom området dokumenthantering helt enkelt inte "komma till" det på grund av svagt ägande utländska språk och brist på översättningar.

För framgångsrikt arbete i en miljö med blandat arbetsflöde blir personalutbildning en särskilt viktig uppgift. Det är egenskaperna hos organisationens personal, deras kvalifikationer, den allmänna inställningen till att bemästra nya saker, förstå behovet av förändringar som är hörnstenen för framgångsrik implementering. modern teknik i dokumenthantering.

Utbildning och fortbildning av all personal inom området dokumenthantering kan avsevärt minska riskerna vid användning av elektroniska dokument i arbetet, öka effektiviteten hos medarbetarna samt introducera elektroniskt dokumentflöde och interdepartementell elektronisk interaktion på kortare tid. Den kompetenta organisationen av detta utbildningsarbete ligger i första hand i organisationens personals tjänst.

Det första steget i övergången till ett blandat arbetsflöde, när datorer används för att förbereda pappersdokument, har redan passerats. Majoritet ryska organisationerär i det andra steget - elektroniska system används för registrering, redovisning och kontroll över utförande av handlingar. För att påskynda arbetet används aktivt elektroniska kopior av dokument. Dessutom har ett antal lagar redan antagits som tillåter (i enskilda fall- kräver) att endast behålla vissa handlingar i elektronisk form.

I nästa fas, som ligger precis runt hörnet i de flesta organisationer, kommer autentiska elektroniska dokument successivt att ersätta pappersdokument. Först och främst kommer detta att påverka organisationens massiva interna dokument, såsom service och promemorior. I detta skede är det viktigt att korrekt reglera arbetet i det blandade arbetsflödet i de interna regleringsdokumenten - i synnerhet sådana frågor som användningen av EDS i organisationens arbetsflöde.

Ordbok för personalregisterhantering. Elektronisk digital signatur - ett elektroniskt dokument som är utformat för att skydda detta elektroniska dokument från förfalskning, erhållet som ett resultat av kryptografisk omvandling av information med hjälp av den privata nyckeln till en elektronisk digital signatur (nedan kallad EDS) och som gör det möjligt att identifiera ägaren till signaturnyckelcertifikatet, samt att fastställa frånvaron av förvrängning av information i elektroniska dokument. Enligt den federala lagen av 10.01.2002 N 1-FZ "On Electronic Digital Signature" motsvarar en EDS i ett elektroniskt dokument en handskriven signatur i ett pappersdokument, förutsatt att följande villkor är uppfyllda: a) signaturnyckeln certifikat relaterat till denna EDS har inte gått ut (giltigt) vid tidpunkten för verifiering eller vid tidpunkten för undertecknandet av det elektroniska dokumentet i närvaro av bevis som bestämmer undertecknandet;

b) äktheten av EDS i det elektroniska dokumentet bekräftas;

c) EDS används i enlighet med den information som anges i signaturnyckelcertifikatet.

Å ena sidan är det nödvändigt att övervinna de anställdas rädsla före införandet av ny teknik, å andra sidan är det nödvändigt att inse att varje teknik har sina egna svaga punkter. Hittills har både frågorna om lagstiftning och reglering av användningen av elektroniska dokument och frågorna om långtidslagring av elektroniska dokument, särskilt de som är undertecknade av EDS, inte lösts helt.

Många års erfarenhet visar att de tekniska problemen med övergången till ett blandat arbetsflöde vanligtvis löses ganska framgångsrikt. De största svårigheterna orsakas av lösningen av organisatoriska problem, som är nära besläktade med den "mänskliga faktorn". För att framgångsrikt gå vidare mot elektroniskt dokumentflöde är det mycket viktigt att korrekt organisera valet av personal, utbildning och utbildning av organisationens personal.

Notera. Det är omöjligt att skapa ett blandat arbetsflöde utan kvalificerad personal.

Litteratur

1. Föreskrifter om krav på deltagares verksamhet på finansmarknaderna vid användning av elektroniska dokument: godkänd. På order från Federal Service for Financial Markets daterad 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Bulletin of normative acts federala organ exekutiv makt. - 2006, N 6.

2. Föreskrifter om förfarandet för att erkänna personer som kvalificerade investerare: godkända. Genom order från Federal Service for Financial Markets av den 18 mars 2008 N 08-12 / pz-n / Bulletin av normativa handlingar från federala verkställande organ. - 2008, N 19.

3. Federal Register v. 69, nr 223, sid. 67692, 19 november 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ökar också sekretessnivån. Varje deltagare får exakt den grad av tillgång till företagets dokument som motsvarar hans behörighet: läsning, redigering av ett dokument eller fullständiga rättigheter. Alla åtgärder registreras i datorsystemet, så att du när som helst kan se vem som arbetat med uppgifterna, gjort ändringar i dem. Generellt sett är problemet med sekretess mycket akut. Förlusten av vissa företagsdokument kan resultera i miljontals skador. När allt kommer omkring kan pappersdokument enkelt tas bort från mappen och all information kan överföras till sidan. När man implementerar ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ett företag kommer det givetvis inte att vara möjligt att helt eliminera informationsläckage, men man kan alltid se vem av de anställda, när, i vilket ögonblick och hur de använt dessa dokument.

För- och nackdelar med elektronisk dokumenthantering

En organisation som bestämmer sig för att använda elektroniska fakturor bör vidta följande steg. För det första att sluta ett avtal med en elektronisk dokumenthanteringsoperatör, som säkerställer utbyte av öppen och konfidentiell information via telekommunikationskanaler inom ramen för elektronisk dokumentcirkulation av fakturor mellan säljaren och köparen. Observera att operatören måste vara en del av nätverket av betrodda operatörer av elektronisk dokumenthantering, organiserat av den federala skattetjänsten i Ryssland.

Elektroniskt dokumentflöde: för- och nackdelar

Info

En elektronisk digital signatur (EDS) är en analog till en handskriven signatur, vilket är ett sätt att skydda information, vilket ger möjlighet att kontrollera integriteten och bekräfta äktheten av elektroniska dokument. EDF kan användas för att automatisera kontoret, skapa elektroniskt arkiv dokument, företags elektronisk dokumenthantering (arbetsflöde), avtalsprocesshantering, automatisering av arbete med QMS-dokumentation (kvalitetsledningssystem) och att automatisera medborgarnas önskemål. EDF kan användas i vilket företag som helst, oavsett storlek och ägarform, systemet kan konfigureras för att fungera både inom en liten struktur (avdelning, avdelning) och inom en geografiskt fördelad organisation med ett utvecklat schema av informationsflöden.

För- och nackdelar med att använda elektronisk dokumenthantering

Om hårddisken misslyckas försvinner alla dokument som finns lagrade på den. För att inte förlora data måste du använda ett externt säkerhetskopieringssystem. Säkerhet. Informationssekretess är ett stort problem på papperslösa kontor.

Elektroniska primära dokument: för- och nackdelar

Baserat på den långsiktiga praxis att introducera standardutgåvor av TEZIS - Basic and Standard, har följande schema utvecklats:

• Systeminstallation - max 1 arbetsdag.
• Systemadministratörsutbildning -1 arbetsdag.
• Systeminställning - 5-10 arbetsdagar.
• Användarutbildning - antalet dagar beror på antalet användargrupper, max 5 arbetsdagar.
• Provdrift - 22 arbetsdagar.

Vid denna tidpunkt anses implementeringen vara klar och systemet går i kommersiell drift. "I praktiken är implementeringsstadierna av" boxen mycket snabbare. 4 timmar tilldelas för installation, 4 till - för administratörsutbildning och 4 till - för utbildning av en användargrupp ", - kommenterar Ekaterina Koroleva, ledande specialist teknisk support AVHANDLING.

Elektronisk dokumenthantering i företaget - för- och nackdelar

IT och affärer Idén att överge pappersarbetsflödet har diskuterats länge. Ny teknik gör det möjligt att nästan helt överge papper. Men det betyder inte att den här lösningen passar vilket företag som helst och att den är så enkel att implementera.
Tyvärr, medan möjligheten till elektronisk dokumenthantering är begränsad av lag, och användare är ännu inte redo för en sådan regim. Tänk på fördelarna och nackdelarna med elektronisk dokumenthantering. Proffs besparingar. Att undvika pappersarbete kan resultera i betydande kostnadsbesparingar.
Tänk på hur mycket du spenderar varje månad på papper, bläck, porto osv. Dessutom måste dessa dokument förvaras någonstans. Allt detta kan kosta dig en fin slant. Tillgång. Elektronisk dokumenthantering förutsätter det digitala formatet för alla dokument.
De kan lagras i molnet genom att komma åt data via webbapplikationer.

/ elektronisk dokumenthantering

Valet mellan "standard" och "design"-implementering är svårt nog för företag som letar efter sätt att påskynda arbetet med dokument och gå över till ett "papperslöst" arbetsflöde. Vad är viktigare - att automatisera hanteringen av dokument, spendera minsta budget och tid, eller att förenkla de anställdas arbete med en lösning som är mest anpassad till verksamhetens behov? I den här artikeln kommer vi att överväga för- och nackdelarna med EDMS med hjälp av exemplet på projekt för implementering av tre utgåvor av TEZIS-systemet - Basic, Standard och Extended. Du kan läsa om dem kort här, och en detaljerad översikt - nedan.

EDMS-funktionalitet i olika utgåvor Den resulterande funktionaliteten beror direkt på valet av EDMS-implementeringsalternativ.

För- och nackdelar med sed i olika utgåvor

Elektronisk dokumenthantering gör att du kan optimera utbildningsprocessen för nyanställda och införandet av nya processer i företaget. Införandet av nya instruktioner och föreskrifter inom elektronisk dokumenthantering går mycket snabbare än att informera varje anställd separat och bekanta honom med pappersdokument. Elektronisk dokumenthantering förbättrar företagskulturen.
Alla företagets strukturer fungerar i ett enda informationsutrymme, vilket gör att nästan alla anställda kan vara involverade i företagets processer. Förekomsten av elektronisk dokumenthantering i företaget gör att du snabbt kan anpassa dig till förändringar på marknaden internationella standarder... När nya standarder uppstår kan ett företag som verkar i det elektroniska dokumenthanteringssystemet ändra sina dokument under ny mall, vilket ökar konkurrenskraften på marknaden.

Dokumentflöde

När det gäller THESIS är det en visuell processdesigner.

• Verktyg för att skapa olika rapporter, inklusive grafiska.
• Möjlighet att använda ES (förstärkt okvalificerad).
• Textigenkänningsmodul.

Som tillval erbjuder standardutgåvan av systemet också en gateway med en företagsportal och möjlighet att använda en mobilversion. Den bredaste uppsättningen funktioner finns i Advanced Edition, som innebär att man finjusterar lösningen. Utöver allt ovanstående tillåter den direkt modifiering av programkoden och stöder komplexa multi-serverarkitekturer för att göra systemet så skalbart, effektivt och anpassningsbart som möjligt för ett specifikt företag.

Nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Tillsammans med systemets nyckelanvändare genomförs studien och analysen av affärsprocesser som planeras att automatiseras på kundens plats. Tentamensresultatet registreras och avtalas.

• Utveckling och godkännande av en funktionsspecifikation (FS). Utifrån den information som erhållits till följd av undersökningen utvecklas och avtalas en funktionsspecifikation av det framtida arbetsflödessystemet, inklusive en beskrivning av de automatiserade affärsprocesserna, utformning av formulär och krav på systemet.
• Att ställa in och utöka den typiska funktionaliteten hos TEZIS-systemet, enligt FS. Utöver arbetet med att sätta upp systemet specificerat i standardimplementeringsplanen, pågår arbete med att sätta upp och förfina TEZIS EDMS i enlighet med kraven i den godkända funktionsspecifikationen.
• Överföring av inställningar, demonstration av systemet.

Nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Det bör noteras att elektronisk dokumenthantering har sina nackdelar. En betydande nackdel med det elektroniska dokumenthanteringssystemet är problemet med dokumentsäkerhet. Faktum är att när som helst ett virus kan komma in i datorn, kanske systemet för att spara dokument inte fungerar.

Problemet kan lösas genom att skapa ett redundanssystem. En av nackdelarna med det elektroniska dokumenthanteringssystemet är personal, eller personal som är anställd i systemet. I processen med dokumentflödesautomatisering är det kanske inte möjligt att undvika stress bland anställda som är vana vid manuellt arbete och har otillräcklig kunskap om elektroniskt dokumentflöde. I ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är kompetent datainmatning särskilt viktig. Mänskliga faktorn det är särskilt viktigt här, eftersom systemets fortsatta oavbrutna funktion kommer att bero på kvalitetsarbetet av kvalificerad personal.

Nackdelar med elektronisk dokumenthantering jämfört med papper

Dessutom har den en unik förlängningsmekanism, tack vare vilken alla ändringar som görs på en version av systemet kommer att vara kompatibla med den nya versionen när den uppdateras. Detta gör det möjligt att automatisera utifrån de EDMS-processer som är helt unika och ovanliga för denna grupp av system, vilket kan vara viktigt för företag som kräver ett specifikt dokumentflöde. Standardutgåvan tillfredsställer också de flesta behoven för att utöka systemets funktionalitet, i synnerhet den viktigaste - skapandet av nya affärsprocesser och rapporter. Den visuella designern av affärsprocesser, inbyggd i EDMS, låter dig lägga ut nya vägar för rörelse och bearbetning av dokument, och utan användning av några programmeringsverktyg.

Hittills finns arbetsflödet på de flesta företag i pappersform. Naturligtvis, i denna form är arbetsflödet mer bekant och traditionellt, men samtidigt har det ett antal nackdelar som avsevärt överlappar värdigheten av dess förtrogenhet.

Nackdelar med pappersarbetsflöde

• Långsam dokumentsökning;
• Svårigheter att spåra dokumentets rörelse i alla stadier av dess livscykel;
• Svårigheter att organisera effektiv kontroll och rapportering om genomförandet av resolutioner;
• Varaktighet för förberedelse och godkännande av dokument;
• Komplexiteten i organisationen av arbetsflödet, om flera användare arbetar med samma dokument samtidigt;
• Omöjligheten eller mödan att få fram sammanfattande rapporter och loggar.

Det traditionella arbetsflödet är således ineffektivt. Alla dessa nackdelar elimineras med införandet av elektroniska dokumenthanteringssystem. För organisationer där antalet dokument och komplexiteten i deras underhåll är stort, blir det viktigt att automatisera arbetsflödet för att eliminera ovanstående nackdelar.

Fördelar med elektronisk dokumenthantering

• inte timmar ägnas åt att söka efter dokument, utan sekunder eller minuter; att vänta på dokument krävs inte - dokument är samtidigt tillgängliga för alla anställda som har rätt att få tillgång till dem;
• processen för avtal och godkännande av dokument blir transparent och sker i realtid;
• ingen tid ägnas åt att överföra dokument mellan avdelningar - kort och dokumentfiler är tillgängliga i realtid för alla anställda som har rätt att få tillgång till dem;
• förberedelse av standardrapporter om förflyttning av dokument görs med ett klick på en knapp;
• frånvaron av nyckelpersoner på kontoret slutar inte arbeta med dokument - den nya generationens elektroniska dokumenthanteringssystem ger möjlighet att arbeta med dokument på distans både via en webbläsare och via e-post;
• organisation av ett enda företagsinformationsutrymme. Informationen lagras i företagssystem dokumenthantering, inte på anställdas datorer;
• förbättra hanterbarheten för företaget som helhet. Acceleration av informationsflöden och en minskning av antalet fel i att fatta ledningsbeslut genom användning av relevant och aktuell data leder till en ökning av hanterbarheten för företaget som helhet.

Införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem leder inte bara till ekonomiska fördelar (som besparingar Tillbehör, sparar anställdas arbetstid), men också för att förbättra kvaliteten på organisationsledningen (beslut kan fattas snabbare, se visuellt hur arbetet med dokument framskrider).