Vad är elektronisk dokumenthantering och dess fördelar för företag. Granskning av gratis elektroniska dokumenthanteringssystem Dokumentarkivorganisationssystem

Från svaret på frågan "Varför behöver ditt företag elektronisk dokumenthantering?" minst hälften av projektets framgång för genomförandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) beror på. Konstigt nog kan du ofta höra ett svar som: "Konkurrenten / partnern har redan - varför är vi sämre?" Men om du sätter upp ett sådant mål att implementera EDMS är resultaten osannolikt imponerande.

Så vilka mål kan ett företag möta när de implementerar ett EDMS? Låt oss överväga de möjliga alternativen.

Eftersom uppnåendet av vart och ett av dessa mål i följd ökar både budgeten för automatiseringsprojektet och riskerna för att projektet inte kommer att slutföras framgångsrikt, sätta upp överskattade mål bör behandlas med största försiktighet.

Ett annat vanligt misstag vid implementering av ett system är förväntningen att automatisering i sig hjälper till att optimera själva arbetsflödet. Men som programmerare säger i sådana fall: ”När du automatiserar kaos får du bara "Automatiserat kaos"».

Förresten, en viktig anteckning om bildandet av projektbudgeten: den måste beräknas utifrån det totala antalet anställda i företaget. I de flesta fall hjälper inte pilotprojekt av typen "låt oss försöka på en avdelning" ens att förstå om ett företag behöver ett elektroniskt dokumentflöde eller inte.

När målet är satt och automatiseringsuppgifterna definierade kan du gå vidare till nästa steg - valet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Hur väljer man?

Nästan fram till andra halvan av 2000-talet var EDMS-marknaden i Ryssland uteslutande inriktad på stora kunder, små och medelstora företag hade inget val: det fanns en mycket liten cirkel av "boxad" EDMS som är lämplig för implementering i företag av denna storlek . Dessutom var dessa EDMS i de flesta fall endast nedskurna versioner av "stora" system, vilket innebär att kostnaden för inköp och underhåll, komplexiteten i användningen inte var helt tillräcklig för små och medelstora företags förväntningar.

V senaste åren EDMS-marknaden för små och medelstora företag har expanderat avsevärt: leverantörerna har bildat en vision om dokumentflödesautomatisering för medelstora och små företag, och många nya lösningar har dykt upp som är inriktade specifikt på detta marknadssegment. Därför är valet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem nu en ganska svår uppgift. Låt oss försöka systematisera processen att välja ett EDMS baserat på de mål som företaget sätter upp för sig själv genom att införa elektronisk dokumenthantering.

Alla elektroniska dokumenthanteringssystem kan villkorligt delas in i tre stora grupper:

  1. System för att organisera ett arkiv (lagring) av dokument.
  2. Kontorsautomatiseringssystem med dokumentflödeselement.
  3. Integrerade system för dokumentflödesautomatisering.

De flesta moderna EDMS innehåller element från var och en av de tre grupperna, men "fullvärdiga universaler" är sällsynta. Som regel är varje system inriktat på automatisering av en viss grupp processer.

1. Dokumentarkiv organisationssystem

Termen "arkiv (lagring) av dokument" har två betydelser. Sådana system tolkas som:

  • Specialiserade system för lagring och behandling av extremt stora dokumentmängder. Sådana system är nödvändiga för en smal krets av företag, till exempel köorganisationer ( verktyg, offentlig sektor, försäkring, kredit och banksektor). Det finns inte så många sådana system, de löser ett ganska smalt problemområde, och vi kommer inte att överväga dem i den här artikeln.
  • "Lätta" dokumenthanteringssystem som tillhandahåller endast grundläggande funktioner arbeta med dokument: centraliserad lagring av dokumentfiler och organisation av anställdas åtkomst till dem.

Om vi ​​pratar om arkiv av dokument som ett "lätt" dokumenthanteringssystem, är följande lösningar mest populära i detta tillvägagångssätt för:

I allmänhet är organisationen av arbetsflödet i form av ett "arkiv av dokument" vettigt antingen för små företag (med en ledningspersonal på mindre än 10 personer) eller för företag med en liten arbetsflöde (upp till 10-20 dokument per månad). Den största bonusen för sådana system är bara deras låga kostnad och användarvänlighet.

2. Kontorsautomatiseringssystem med dokumentflödeselement

Kontorsautomatiseringssystem med dokumentflödeselement utgör nu majoriteten av EDMS som erbjuds på den ryska marknaden. Typiska funktioner system i denna grupp:

  • Arkiv av dokument:
    • lagring och arkivering av dokument,
    • sökning efter registrerings- och kontrollkort för dokument, fulltextsökning med dokument,
    • skanning och igenkänning av dokument;
  • Kontorsarbete(i denna systemgrupp är kontorsautomatiseringsenheten den mest utvecklade):
  • Dokumentflöde:
    • dirigera dokument,
    • utfärdar order,
    • visualisering av affärsprocesser.

Alla system har nästan identiska egenskaper, men alla har naturligtvis sina egna konkurrensfördelar... Detaljerad information om systemen kan erhållas från webbplatsen http://www.doc-online.ru och från webbplatserna för EDMS-tillverkare.

3. Komplexa system för dokumentflödesautomatisering

Denna systemgrupp är den mest "starka" i automatiseringen av processer relaterade till dokumentflöde och operativ hantering av företaget - utfärdande och övervakning av genomförande av order, routingdokument, etc.

Införandet av ett sådant EDMS är snarare motiverat i stora organisationer (innehav) på grund av att system av denna klass endast är utvecklade för att beställa och därför har en hög kostnad, är ganska svåra att bemästra och kräver deltagande av IT -specialister under implementeringen. Valet av EDMS för denna grupp ger dock också stora möjligheter att modifiera systemet för företagets behov, du kan skapa ett system som är balanserat i funktioner både inom kontorsarbete och inom dokumentflöde.

Vad kommer härnäst?

När du har bestämt favoriterna för köpet, glöm inte att ta hänsyn till följande aspekter, som säkert kommer att påverka framgången för EDMS -implementeringsprojektet:

  • Fråga vad systemet har möjligheter till tillväxt för att inte behöva lägga pengar på implementering av ett nytt EDMS med tillväxten av verksamhetens omfattning.
  • När man jämför systemkostnaden Betygsätta full kostnad projekt. Mycket ofta är en betydande del av kostnaden gömd i ytterligare moduler, infrastrukturprogramvara, undersökningstjänster, implementering och underhåll av systemet.
  • Innan köpet titta på systemet "live" eller ännu bättre, hos lösningsleverantörens kunder. Inte en enda vacker presentation eller "laboratorium" demonstration av systemet kommer att visa de verkliga egenskaperna med att arbeta med det.
  • Några av systemen på marknaden är sk "Boxad" SED. Detta innebär möjligheten att installera och konfigurera systemet på egen hand. Tänk på att det här alternativet kan vara mer lönsamt, även om du måste skicka dina IT -specialister för utbildning.
  • Se till att ditt företags anställda "drar" systemet- Varje automatisering leder vanligtvis till en ökning av mängden arbete, särskilt i implementeringsstadiet. Om företaget har brist på personal är det antingen nödvändigt att öka antalet, eller välja ett EDMS med enklare funktioner.
  • Systemimplementeringsförfarande- en viktig del av projektets framgång. Innan du köper ett system, var noga med att planera detta steg i förväg och diskutera dess funktioner med lösningsleverantören! Mycket ofta, utan en grundlig studie av detta skede, hänger EDMS som en "död vikt" på företaget.

Införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett avgörande steg för ett företag, särskilt för medelstora och små företag, där alla utgifter avsevärt påverkar "vitaliteten". Därför är det rätta valet av en EDMS och en lösningsleverantör, med hänsyn till särdragen i små och medelstora företags arbete, mycket viktig faktor... I denna artikel försökte vi ge en uppfattning om det nuvarande läget för EDMS-marknaden för små och medelstora företag och hjälpa till att välja rätt elektroniskt dokumenthanteringssystem. Jag önskar er framgång.

Dölj Visa

När du väljer ett EDMS kan du ansöka om analytisk information till webbplatserna http://www.doc-online.ru och http://www.docflow.ru, samt direkt till utvecklarna:

  • BOSS-referenssystem för IT-företag. Webbplats http://www.boss-referent.ru
  • System "BUSINESS" för företaget "EOS". Webbplats http://www.eos.ru
  • Systemet "Euphrates-document flow" för företaget "Cognitive Technologies". Webbplats http://www.evfrat.ru
  • "CompanyMedia" -systemet för "InterTrust" -företaget. Webbplats http://www.intertrust.ru
  • Naumen -företaget NauDoc -system. Webbplats http://www.naumen.ru
  • "Akta" -systemet för "DuxSoft" -företaget. Webbplats http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - att kvalitativt förbättra processen med att arbeta med dokument från chefer och ämnesspecialister på alla nivåer, för att minska tiden för rutinarbete med dokument, med andra ord automatisering av dokumentflöde i företaget

NAUDOC är en mjukvaruprodukt för kontorsautomation, arbetsflöde och affärsprocesser, utvecklad av NAUMEN. NAUDOC låter dig hantera processerna för bearbetning av dokument och övervaka prestandadisciplinen och få omfattande information om hur arbetet utförs.

NauDoc elektroniska dokumenthanteringssystem är optimalt lämpade för att automatisera dokumentcirkulationen för små och medelstora företag, förvaltningsföretag, designorganisationer, uppdelningar av innehavsstrukturer, samt för att lösa specifika uppgifter för att automatisera dokumentcirkulation som står inför divisionerna av stora företag (säkerställa arbete med regleringsdokument i enlighet med kraven i ISO 9001: 2000, interaktion mellan anställda och personalservice etc.).

Med NAUDOC är det möjligt att organisera ett enda arkiv av dokument med differentiering av åtkomsträttigheter baserat på roller, vilket gör att anställda när som helst kan få tillgång till dokument och Så snart som möjligt hitta all nödvändig information oavsett närvaron av ägaren av dokumenten på arbetsplatsen. Loggar låter dig registrera inkommande, interna och utgående pappersarbete och spåra rörelsen av papperskopior av dokument inom företaget.

NAUDOC: s tillgänglighet av prestandadisciplin kontroller tillåter tilldelning av uppgifter till anställda i systemet, övervakning av deras prestanda, spårning av tidsfrister, skickar papper för godkännande och skickar ut godkända papper för granskning av andra användare av systemet. Anpassning livscykel för dokumentkategorier kan du ange typiska förflyttningsvägar för dokument, konfigurera deras automatiska routing och tilldelning av uppgifter.

Alla handlingar med dokument och uppgifter utförs via webbgränssnittet, som ansluter till systemet var som helst i världen och skapar därmed ett enda informationsutrymme för organisationen, inklusive avlägsna filialer och mobila arbetare.

Fördelarna med att använda NauDoc elektroniska dokumenthanteringssystem:


Förenkling av förfarandet för godkännande av handlingar av tjänstemän

  • Efter att dokumentet har skapats skickar den anställde det för godkännande till en viss krets av människor i enlighet med proceduren för godkännande av dokument som antagits av organisationen.
  • När man arbetar kollektivt utförs alla åtgärder på en kopia av dokumentet. NauDoc -användare som godkänner dokumentet får åtkomst till det under processen.
  • I vilket som helst skede kan en godkännanderapport skapas (som anger den auktoriserande personens namn och position och den exakta tidpunkten för dokumentets godkännande).

Möjlighet till registrering av elektroniska och pappersdokument i systemet

  • Registrering av ett dokument i registreringsloggen sker automatiskt vid ett visst skede av arbetet med dokumentet.
  • För pappersdokument skapas ett speciellt elektroniskt kort i systemet; en skannad kopia av dokumentet kan bifogas kortet.

Snabbare sökning efter dokument efter detaljer och innehåll

  • NauDoc -systemet ger dig möjligheten att omedelbart hitta alla dokument för ett visst krav (till exempel registreringsnummer eller kort beskrivning).

Förenkling av arbetet med organisatoriska och administrativa dokument

  • Användaren skapar ett dokument i NauDoc -systemet enligt en fördefinierad mall. För att skapa ett dokument måste du ändra värdena för detaljerna i dess registreringskort, de kommer automatiskt att matas in i dokumentets text. Om det behövs kan du tillåta användaren att ändra texten i mallen.
  • Efter att dokumentet har skapats skickar medarbetaren det till arbetet till en viss krets av människor i enlighet med det förfarande som antagits i organisationen.
  • Systemet "känner" till godkännandeförfarandet: det kontrollerar de schemalagda tidsfristerna i etappen, meddelar de ansvariga personerna, systemet skickar också meddelanden om förflyttning av dokumentet från steg till steg.
  • Registrering av ett dokument i registreringsloggen sker automatiskt vid ett visst skede av arbetet med dokumentet. I det här fallet tilldelas dokumentet registreringsnummer och registreringsdatumet är satt.

Processhantering

  • NauDoc -systemet låter dig automatisera företagets produktions- eller hanteringsprocesser. Låter dig markera stadierna, ansvariga personer, schemalagda tidsfrister. Detta gör att du kan kostnadsrapportera på det stadium där var och en av processinstanserna är, för att hitta " trånga platser»Och ansvariga personer på grund av vilka tidsfristerna störs, gör processen innan de gör ändringar.

Förenkling av arbetet med inkommande och utgående korrespondens

  • NauDoc kan konfigureras som en e -postklient, vilket ger möjlighet att arbeta med inkommande och utgående dokument, som med vanliga dokument i systemet.
  • Vid behandling av inkommande korrespondens accepterar sekreteraren brev, registrerar bokstäverna i loggen för inkommande korrespondens, dokumentet tilldelas automatiskt ett registreringsnummer. Efter förberedelse skickas dokumentet till chefen för resolution, i enlighet med det förfarande som antagits i organisationen. Efter övervägande skickas dokumentet för granskning eller utförande till organisationens anställda.
  • Vid behandling av utgående korrespondens skapar medarbetaren ett brev enligt den mall som accepteras i organisationen, skickar det för godkännande till chefen, i enlighet med det förfarande som antagits i organisationen. Efter godkännande av dokumentet skickas det automatiskt till sekreteraren. Sekreteraren registrerar brevet i registret och skickar det via e-post. I detta fall sparas alla dokument i systemet och är tillgängliga för sökning.


 Skapande av en företagswebbportal och företagets internetresurs

  • NAUDOC låter dig skapa internet- och intranätsajter och hantera innehållsplacering (ENGINE -funktionalitet). Innehållet kan vara papper, grafik och andra NAUDOC -objekt.
  • Bekväm utveckling och redigering av resurssidor i den inbyggda WISYWIG-redigeraren, versionskontroll.
  • Hantera publicering av nyheter, frågeformulär och röster.
  • Inbyggd utvecklingsmöjligheter och redesign av resurssidor.
  • Centraliserad åtkomstkontroll i resursavsnitt, möjligheten att samordna dokument innan de publiceras på en webbresurs.

Tekniska egenskaper hos systemet

  • Med 100% webbgränssnitt kan du ansluta till systemet var som helst i världen och skapa ett enda informationsutrymme för organisationen, dess avlägsna filialer och mobila arbetare.
  • systemet är byggt med ABBYY FINEREADER Scripting Edition -skanning och OCR -programvara;
  • systemet möjliggör autentisering och auktorisering av personer i externa katalogtjänster, till exempel LDAP eller Microsoft Active Directory;
  • systemet har en modul för att arbeta med en elektronisk digital signatur () och har möjlighet att använda en EDS för alla krypto -leverantörer som stöder Microsoft CRYPTOAPI -gränssnittet.

NauDoc elektroniska dokumenthanteringssystem är optimalt lämpade för att automatisera dokumentcirkulationen för små och medelstora företag, förvaltningsföretag, designorganisationer, uppdelningar av innehavsstrukturer, samt för att lösa specifika uppgifter för att automatisera dokumentcirkulation som står inför divisionerna av stora företag (säkerställa arbete med regleringsdokument i enlighet med ISO 9001: 2000 -krav, interaktion mellan anställda och personalservice etc.

NauDoc elektroniska dokumenthanteringssystem är utformat för bekvämt arbete för upp till 50 användare som kan skapa upp till 5 000 dokument per år. Detta är de tekniska begränsningarna för Zope -mjukvaruplattformen som produkten utvecklas på.

Från praktiska anteckningar kan följande faktorer särskiljas:

  • Hög systemtillförlitlighet. Under 4 års drift, inte ett enda fel.
  • Hög systemsäkerhet mot hackarattacker
  • Trevlig funktionalitet för ett gratis system, men extremt knappt för ett betalt
  • Hög serverbelastning även med en liten databas. Dålig trådoptimering är troligtvis skyldig. Därav det långsamma arbetet med dokument.
  • Olägenhet att mata in data i databasen.
  • Användbarheten som sådan saknas , verkar det som att programmerarna skrev systemet för sig själva, och inte för försäljning.
  • Intryck av systemets ofullständighet.
  • Dålig (långsam) teknisk och informativ support på forumet, även för betalande kunder
  • I gratisversionen, från ett visst antal ackumulerade uppgifter - ger sökningen felaktiga svar.
  • I den betalda versionen, utifrån ett visst antal ackumulerade uppgifter - sökningen börjar göra misstag när du väljer ett sökområde, letar efter dokument på fel plats, förstår inte de logiska standardvillkoren.
  • Systemkoden är öppen, men det är omöjligt att ändra något manuellt.

Plattform: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC finns i 2 utgåvor: NAUDOC Free och NAUDOC Enterprise

Lämna din kommentar!

Det är ingen hemlighet att ett framgångsrikt företagande i första hand beror på hur mekanismen för att organisera dokumentation fungerar. Trots allt är pappersarbete, även om det inte är roligt, en viktig länk i företagsledningen.

Dessutom bör dokumentationen hanteras i tid, annars börjar den ackumuleras och gå vilse. För att undvika eventuella förluster infördes ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

I den här artikeln kommer vi att berätta: Vad är ett EDMS? Vilka typer, fördelar och nackdelar har det?

Med utvecklingen av Internet är tiden för tjocka mappar och dammiga arkiv ett minne blott. Nu är processen att arbeta med dokument helautomatisk. De nödvändiga pappren kan hittas med ett klick, och arkivering sker utan mänskligt ingripande alls. Sådana möjligheter för företag öppnas av EDMS.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är en speciell programvara, tack vare vilken dokument behandlas i i elektroniskt format... Med andra ord, tack vare EDMS är det möjligt att överföra dokument mellan anställda, utfärda enskilda uppgifter, arkivera etc.

Säkert vet många organisationer hur man skapar elektroniska dokument, lagrar och överför dem. Ett enkelt elektroniskt format kommer dock inte att ha något rättslig kraft... För att elektroniskt papper ska gå upp i vikt är det viktigt att det signeras av båda parter. I detta fall måste dokumenten förseglas med en särskild elektronisk signatur.

Därför kan EDMS delas in i två typer:

  1. Dokumentflöde inom företaget mellan anställda;
  2. Dokumentflöde mellan olika företag och organisationer genom särskilda kommunikationskanaler.

För att använda EDMS inom organisationen behöver du särskild programvara. Vanligtvis kallas ett sådant program för en EDF -plattform. Dessutom krävs ytterligare hårdvara för smidig drift av sådan programvara. Till exempel servrar, nätverkskanaler etc.

En elektronisk dokumenthanteringsoperatör kommer att behövas om det är nödvändigt att arbeta med papper mellan två olika företag. En sådan operatör kommer att vara en bra hjälpare. När allt kommer omkring vet han hur man levererar meddelanden, kontrollerar i vilket format dokument skickas, kräver och kontrollerar anbringandet av en elektronisk signatur, lagrar och arkiverar papper på egen hand, etc.

EDMS är således "cirkulationssystemet" för hela verksamheten. Det sparar mycket tid och har utan tvekan en positiv effekt på organisationen som helhet. Men är det alltid en fördel med denna typ av informationsbehandling? Och kan EDMS skada verksamheten? För att svara på dessa frågor måste du överväga det positiva och negativa sidor elektronisk dokumenthantering.

Fördelar och nackdelar med EDF

Liksom alla andra EDF -processer har det både för- och nackdelar. Huvudparametrarna presenteras i tabellen nedan.

Fördelar nackdelar
  • Beställning. Systemet tilldelar automatiskt nummer till dokument, vilket eliminerar alla möjliga fel
  • Spårning. Du kan när som helst ta reda på vem som arbetar med dokumentet
  • Säkerhet. Den anställde kommer inte att kunna förlora eller förstöra det elektroniska dokumentet
  • Återhämtning. Ett raderat dokument kan återställas när som helst
  • Bevarande av tillfälliga resurser... Den elektroniska formen av dokumentet kommer till varje anställd på några sekunder, oavsett var de befinner sig.
  • Det är bekvämt att arbeta. Om det behövs kan den anställde ändra originalversionen av dokumentet. EDF gör det möjligt att återställa var och en av dem. Dessutom kan du spåra namnen på de specialister som arbetat med tidningen.
  • Tillgänglighet. EDM -systemet fungerar dygnet runt. Dessutom kan en anställd när den är ansluten till den via Internet arbeta med dokumentation när som helst, även om han är på sjukhuset eller på semester.
  • Planera. Systemet gör det möjligt för en specialist att planera arbetets gång med papper. Du kan ställa in datum, tidpunkt för körning samt sekvens. Och vid rätt tidpunkt kommer programmet i sig att uppmana den anställde om behovet av att utföra sitt arbete.
  • Praktisk sökning. Programmet är utformat på ett sådant sätt att det gör det möjligt att hitta obligatoriskt dokument inte bara efter namn, utan också efter nyckelord.
  • Sparar papper. Det finns ingen anledning att skriva ut dokumentationen, sy ihop den i mappar och göra en inventering. All information lagras elektroniskt och när som helst obligatoriskt dokument kan skrivas ut på papper.
  • Pengar... Inrättandet av EUF kommer att kräva vissa finansiella kostnader. Pengar behövs för mjukvara och hårdvara. Kostnadens storlek beror på antalet anslutna anställda. I genomsnitt kommer detta belopp att vara cirka 100 000 rubel (*).
  • Att använda EDMS omedelbart - det kommer inte att fungera... Efter förvärvet, installationen, implementeringen och felsökningen av programmet tar mycket tid, liksom specialkunskaper.
  • Träning... För att använda ERMS korrekt måste alla inblandade anställda genomgå särskild utbildning.
  • säkerhet... För informationens säkerhet måste företagsledarna ägna särskild uppmärksamhet åt säkerheten. Nämligen att släppa elektronisk signatur, avgöra vilken av de anställda, och vilken tillgång till tidningarna kommer att ha, och måste också skydda programmet från inträngning utifrån.
  • Du behöver en EDMS -administratör... Personalen i organisationen måste ha en person som kommer att kunna lösa de nuvarande uppgifterna för att arbeta i EDMS. Nämligen, för att felsöka servern, hjälpa användare, övervaka systemets funktion.
  • Kräver kontinuerlig säkerhetskopiering... För att bevara information måste användarna alltid hålla register.
  • I vissa fall krävs att det finns ett elektroniskt och pappersdokument... Om till exempel en partner inte har ett EDMS installerat, bör dokumentationen vara både elektronisk och i pappersform när han arbetar med honom.

Den verkliga kostnaden för elektronisk dokumenthantering för småföretag

(*) Om företaget är litet och företagsägaren (eller ensamägaren) kommer att underteckna dokumenten personligen blir kostnaderna minimala. De består av att köpa en elektronisk digital signatur - 1500 rubel och tillgång till en elektronisk dokumenthanteringstjänst - från 100 rubel.

För små volymer vår redaktion rekommenderar tjänsten Kontur.Diadok. Om du väljer tariffen ” Universell”Då blir kostnaderna endast 9 rubel för det skickade dokumentet. Om vi ​​jämför det med att skicka originaldokument via post, så skickar vi här ett Registrerat brev inom regionen kommer att vara minst 50 rubel. Skillnaden är uppenbar:

Systemet ger alla nya användare 50 välkomstbonusöverföringar av elektroniska dokument.

Som framgår av tabellen har SED trots de positiva aspekterna också negativa aspekter. De kokar främst ner till materialkostnader, vilket, som det visade sig, kanske inte är litet.

Företaget kommer att drabbas betydande kostnader inte bara för installation programvara, och inköp av nödvändig utrustning, men också måste anställa en anställd, utan vars specialkunskaper det elektroniska dokumenthanteringssystemet helt enkelt inte kommer att fungera. En sådan anställd är också skyldig att betala lön. Och detta är en annan kostnadspost.

Men glöm inte att de ansträngningar som läggs ned kommer att ge resultat i framtiden, och företag som arbetar med EDMS kommer bara att gynnas. När allt kommer omkring kommer de att spara inte bara tid på informationsbehandling, utan också avsevärt minska kostnaderna för att betala för tjänster, till exempel för en arkivarie. Förutom allt annat kräver det elektroniska arkivet inte ytterligare lokaler, köp av ytterligare kontorsmaterial och andra punkter.

Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?

Som regel är detta ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDM), där du kan generera, skicka, ta emot och signera elektroniska dokument. De motsvarar papperspapper med en handskriven signatur. För att kunna hantera elektronisk dokument behöver du ett elektroniskt signaturcertifikat.

Gränssnittet består vanligtvis av 2-3 flikar, bland dem finns motparter (dina partners och kunder som deltar i EDF) och huvudfliken - Dokument. På den här fliken, i avsnittet Inkorg och Utkorg, hittar du dokument som skickats och mottagits av dig.

Typer av EDF

Otvivelaktigt lägger organisationer vid införandet av elektronisk dokumenthantering stor vikt vid effektivitet. Det är svårt att säga vilken typ av EDI som är mest effektiv för en viss organisation. Allt beror på företagets riktning och på dess affärsprocesser.

Det finns dock en allmän EDF -kvalifikation när det gäller funktionalitet, styrteknik, beståndsdelar etc. I detta avseende kan huvudtyperna av EDMS särskiljas:

  • Kontorsarbete... Denna typ är avsedd för företagets ledning. Dessutom jobbar man på alla accepterade regler med vertikal styrning, d.v.s. från chef till underordnad;
  • Elektroniska arkiv... Huvudsyftet med ett sådant system är att organisera lagring av dokumentation. Bland annat låter programmet användaren enkelt hitta det papper som krävs. Överföring av dokumentation i ett sådant system är dock inte möjligt.
  • Arbetsflödessystem... Denna typ av system är utbredd bland användare på grund av att dess huvuduppgiftenÄr organisationen och automatiseringen av affärsprocesser. Det är lätt att göra affärer med sådan programvara, och arbetsflödet är bara en anledning till att det finns arbetsmoment.
  • ECM -system... Programvaran tillåter användaren att introducera nyhet i organisationens ledningssystem. Med hjälp av komplexa system är det möjligt att hantera: dokument, signaturer, arbetsflöden, medarbetarkunskap etc. Denna typ av EDF blir mycket dyrare, eftersom den erbjuder användaren avancerad funktionalitet.

Det är värt att notera att varje typ av SED blir den största skalan av den föregående och ger fler möjligheter användare. Men för att uppskatta alla fördelar med elektronisk dokumenthantering är det nödvändigt att göra rätt val.

Hur man väljer rätt EDMS

Som redan nämnts är valet av EDMS en komplex process som kräver särskild uppmärksamhet. Bland annat måste företagets ledning ta hänsyn till ett stort antal avgörande faktorer, såsom företagets inriktning, personal etc.

Till exempel för kommersiell organisation kommer att upprätta ERMS korrekt mellan anställda och mellan partners. Endast på detta sätt kommer företaget att kunna uppnå nödvändiga ekonomiska fördelar.

För statlig institution det är bättre att fokusera på detaljerna i sitt arbete och att ägna mer uppmärksamhet åt skapandet av elektroniska arkiv. Och det krävs också att utbilda anställda att arbeta med dem.

När du väljer en eller annan EDMS är det viktigt att överväga om systemet uppfyller de angivna kraven. Dessa inkluderar:

  • Funktionalitetens fullständighet;
  • Användarvänligheten;
  • Hur snabbt kommer detta system att införas i arbetsflödet;
  • Närvaron av inställningar, och de måste vara flexibla;
  • Har systemet möjlighet att utöka funktionaliteten;
  • Är det möjligt att anpassa EDMS till företagets befintliga programvara?
  • Enkel anpassning;
  • Tillgänglighet teknisk support... Det är viktigt att sådant bistånd är på en hög nivå.
  • Tillverkarens rykte etc.

Med hänsyn till detta måste användaren följa följande åtgärder:

  1. Utforska funktionaliteten. Det är nödvändigt att ägna särskild uppmärksamhet åt kapitlet "Möjligheter". Det är viktigt att tillverkaren specifikt anger listan över uppgifter som utförs av programmet. Om det inte finns några detaljer är det värt att överge ett sådant EDMS -system;
  2. Tillgänglighet av tematiska presentationer. Det är viktigt att programmet innehåller demomaterial och därigenom förklarar för användaren hur man använder funktionen;
  3. Undersök skärmdumpar. Så chefen kommer att kunna se till om funktionaliteten verkligen är enkel och om den har de angivna kraven;
  4. Var noga med att studera recensioner av riktiga användare. Mest det bästa sättet- det här är att titta på videor på YouTube;
  5. Många tillverkare erbjuder chefer gratis tester. Så användaren kommer att kunna förstå om den valda produkten är lämplig eller inte;
  6. När det gäller kostnaden för varorna är det uppenbart att denna punkt inte kan annat än oroa köparen. Det är svårt att avgöra vad den verkliga kostnaden för EDMS ska vara, men det är värt att studera vad som utgör denna eller den där siffran. Därför kommer en detaljerad studie av prislistan att hjälpa köparen att undvika oförutsedda utgifter och utgifter.

Det är värt att komma ihåg att bara en specialist hjälper till att göra rätt val. Därför bör valet och installationen av EDMS endast utföras under noggrann uppmärksamhet från en person som har speciella färdigheter.

På grund av den höga kostnaden arbetar inte alla organisationer i vårt land med EDMS. För närvarande är det bara stora företag som gör pappersarbete i elektronisk form. Men allt förändras, och det är troligt att behovet av att arbeta med hjälp av EDMS kommer att uppskattas inom en snar framtid, och många företag kommer att ha råd att bedriva e-business... Det betyder att de kommer att bli de mest effektiva och framgångsrika!

6. Vilka är karismatiker? [Elektronisk resurs] // Blessing magazine. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Mina nio liv i Scientology / trans. från engelska A. Kondrashova, 2007. M.: 201 sid.

8. Chernyshev VM Dubbelkantat svärd. Sammanfattning om sektologi. K: Kiev Theological Seminary, 2000.169 s.

Original rysk text © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Student vid fakulteten för management, ryska statliga sociala universitetet

Moskva, RF-e-post: [e -postskyddad] Akademisk handledare: Veretekhina S.V., kandidat för ekonomiska vetenskaper, docent vid institutionen för personalhantering och personalpolitik

e-post: [e -postskyddad]

ELEKTRONISKT DOKUMENTFLÖDE AV SMÅ FÖRETAG

anteckning

Papperet behandlar implementeringen av elektronisk dokumenthantering, liksom de främsta fördelarna och ekonomiska genomförbarheten av dess genomförande.

Nyckelord Elektroniskt dokumentflöde, dokumentflödesautomatisering, Informationssystem, affärsprocesser, dokument.

Papperet diskuterar implementeringen av elektronisk dokumenthantering, liksom de främsta fördelarna och ekonomiska genomförbarheten av dess genomförande.

Elektronisk dokumenthantering, arbetsflödesautomatisering, informationssystem, affärsprocesser, dokument.

Det moderna sättet att göra affärer i företag och organisationer kräver mycket arbete med dokument. Sökning, godkännande och godkännande blir ganska komplexa och besvärliga förfaranden, som inte kan uteslutas. Det enda effektiva tillvägagångssättet i en sådan situation är användningen av modern teknik och maximal automatisering av alla steg i arbetet med dokument. Dessutom gör en sådan lösning lätt att implementera och sparsam på senare tid med en tillräcklig mängd tillgänglig datorkraft och högkvalitativ programvara för dem.

Genom automatisering av arbetsflödet kan du mer effektivt organisera företagets arbete. Snabbt mottagande av papper och elektroniska prover dokument genom användning av skanningsteknik, igenkänning och utskrift av dokumentet gör övergången från pappersversion dokument till elektronisk och tillbaka. Således öppnas en metod för smärtfri överföring av dokument från papper till elektronisk inlämning, medan det blir möjligt att använda fördelarna med datorer.

Möjligheten att införa juridiskt betydande elektronisk dokumenthantering i befintliga

INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL "SCIENCE SYMBOL" Nr 5/2016 ISSN 2410-700X_

informationssystem och affärsprocesser hos kunder hjälper till att föra stora, medelstora och små företags arbete till en kvalitativt ny nivå. Användningen av mekanismer för dokumentutbyte online ger följande fördelar: oberoende av geografisk plats, ökad produktivitet för finansiella tjänster och redovisningstjänster och optimering av kostnaderna för att göra affärer.

Automatisering kommer också att göra det möjligt att omedelbart fördela kostnader till ekonomiskt ansvariga centra och budgetposter, analysera genomförandet av budgetar för avdelningar för att fatta operativa beslut och utvärdera effektiviteten av deras arbete online, analysera i detalj enskilda, särskilt betydande kostnadsposter.

Om vi ​​pratar om effektivitet ger automatiseringen av dokumentflödet i företaget betydande besparingar. Antalet pappersdokument reduceras avsevärt, vilket minskar kostnaden för förbrukningsbara material... Anställda lägger mindre tid på att söka efter den information de behöver, skapa standarddokument från grunden och sammanställa olika rapporter. Förberedelse och godkännande av dokument går många gånger snabbare, vilket bland annat ökar förtroendet för företaget från partners sida.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet låter dig automatisera utveckling och godkännande av alla dokument i organisationen, skicka ut dokument för bekantskap med ett brett spektrum av anställda, utfärda order och övervaka deras genomförande, samt skapa godtyckliga affärsprocesser för att lösa alla organisatoriska uppgifter.

Systemet innehåller ett antal inbyggda standardprocesser som täcker de flesta uppgifterna för dokumentflödesautomatisering. Med hjälp av dessa processer kan du komma igång med systemet mycket snabbt. Utöver de vanliga kan användarna utveckla sina egna processer samt göra nödvändiga justeringar av befintliga processer med hjälp av praktiska verktyg inbyggda i systemet.

Varje affärsprocess kan startas av en systemanvändare med rätt behörighet. Dessutom erbjuder systemet flexibla händelseplaneringsmöjligheter, så att du kan förkonfigurera datum och frekvens för att starta vissa processer och meddelanden.

Systemet låter dig arbeta inte bara med organisationens interna dokument, utan också helt automatisera behandlingen av inkommande och utgående dokument. Sådan automatisering minskar avsevärt behandlingstiden för inkommande dokument och förenklar deras bokföring, gör hela processen från mottagandet av ett inkommande dokument till att ett utgående dokument skickas helt transparent och hanterbart.

Nedan visas den tid som används för typiska operationer vid bearbetning av papper och elektroniska dokument.

Burden spenderas på typiska operationer, timmar per månad

Figur 3 - Diagram som visar den tid som används för typiska operationer vid bearbetning av papper och elektroniska dokument.

En av de viktigaste fördelarna med att automatisera affärsprocesser i en organisation med elektronik

INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL "SCIENCE SYMBOL" Nr 5/2016 ISSN 2410-700X_

dokumenthanteringssystem - framväxten av full kontroll över genomförandet av alla uppgifter som löses i organisationen. Utöver tidpunkten för utveckling och godkännande av dokument kan ledningen styra alla aspekter av arbetet hos sina underordnade: tiden för deras arbete i systemet, antalet uppgifter som utförs, den tid det tar att slutföra uppgifterna, antal försenade uppgifter och den tid då de var försenade. Auktoriserade medarbetare får i god tid meddelanden om att uppgiften kanske inte slutförs i tid, så att de kan kontakta den anställda som fördröjer processen och snabbt lösa ett potentiellt problem. Dessutom kan du när som helst begära detaljerade rapporter om hur de nuvarande uppgifterna i organisationen fortskrider.

Genom utförandekontroll kan du radikalt förändra en organisations arbete, göra komplexa processer enkla och transparenta, visa kvaliteten på alla anställdas arbete och låta dig snabbt påverka alla processer.

Nyligen har lådbaserade lösningar för elektroniska dokumenthanteringssystem börjat dyka upp, riktade till små och medelstora företag, som har kapacitet som finns i företagens system, till exempel en grafisk ruttdesigner, en designer av registreringskort och rapportmallar eller möjligheten för användare att skriva ytterligare programvarumoduler.

Införandet av EDMS är tillrådligt i stora företag, där dokumentmängden ibland är mycket stor och pappersarbetsflödet ofta bromsar hela avdelningar, vilket helt enkelt är oacceptabelt. Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett effektivt verktyg för att förbättra arbetshastigheten hos alla företag eller organisationer.

Först och främst är detta en minskning av kostnaden för pappersmedia. Dessutom behöver anställda i organisationen inte slösa tid på att springa till en grannavdelning för en underskrift, en annan för ett sigill. Detta påverkar naturligtvis informationsflödenas bearbetningshastighet. Beställningar kommer att utföras mycket snabbare, dokument kommer att behandlas utan förseningar.

V modern värld Med ständigt ökande konkurrens och ökande informationsflöden uppmanas du varje dag att göra din infrastruktur effektivare, hålla alla produktiva, förbättra affärsprocesser och göra ditt företag mer transparent och säkert. Och gör allt snabbare, säkrare och till en lägre kostnad. Under dessa förhållanden blir tillgängligheten av ett effektivt elektroniskt dokumenthanteringssystem avgörande för framgångsrika affärer.

Lista över begagnad litteratur:

1. Bondaletov V.V. En chefs karriär och yrkeskompetens i det moderna Rysslands förhållanden. / I samlingen: Professionell social utbildning: nivåer, erfarenhet och utvecklingsutsikter. Materialsamling från XIII All-Russian Social and Pedagogical Congress. 2013 S. 38-40.

2. Veretekhina S.V. Problem med genomförandet av det elektroniska dokumenthanteringssystemet i förskolans utbildningsinstitutioner // Kadrovik 2014, nr 11. s. 122-129.

3. Veretekhina S.V. Psykometriska tester och mjukvarulösningar. Material från Afanasiev -avläsningarna. 2015. T.1. 13.P.116-121.

4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Automatiserade system kontroll över utförandet av dokument. Modern vetenskap: aktuella problem med teori och praktik. Serie: Ekonomi och juridik 2015. Nr 3-4, s. 12-16.

5. Veretekhina S.V. Översyn av kraven i den europeiska specifikationen MOREG-2 och problemet med importersättning av programvara EDMS / ECM-lösningar på den ryska marknaden. Material från Ivanovo -avläsningarna. 2015. Nr 5.P.203-209.

6. Veretekhina S. V. Automatiserade personalbedömningssystem / S. V. Veretekhina // Personalhantering och intellektuella resurser i Ryssland. 2015. T. 4. Nej. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinichenko M.V. Effektivitet som grund för KPI. Material från Ivanovo -avläsningarna. 2015. Nr 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Personalreserv handböcker. / Vinichenko M.V. // Problemanalys och statshanteringsdesign. - 2014. - Nr 5 (37), volym 7. - s.16-30

9. Kibanov A.Ya. Grunderna för personalhantering. - M.: INFRA-M, 2014.- 440 s.

INTERNATIONELL SCIENTIFIC JOURNAL "SCIENCE SYMBOL" Nr 5/2016 ISSN 2410-700X

10. Kirillov A.V. Problematiska frågor kring utvecklingen av personalhanteringsteknik i hemmapraxis och sätt att lösa dem: Monograph / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M.: Rusays, 2015.- 280 s

11. Aksenov, A.S. Funktioner i implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem för småföretag / A.S. Aksenov // Innovativa perspektiv av Donbass: material av internationellt vetenskapligt-praktiskt. Konf., 20-22 maj 2015 V. 7: Reformering av ledningen i samband med innovativ utveckling. -Donetsk, 2015.-s.7-11.

12. Mansurova N.A. Förutsättningar och steg för införandet av elektronisk dokumenthantering inom små och medelstora företag // Ekonomisk forskning. Nr 1., 2014

© Vladychansky T.V., 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Alexandrovna

Tredje års student vid ekonomiska fakulteten, Novosibirsk State University of Economics and Management - "NINH", Novosibirsk, RF E -post: [e -postskyddad]

PROBLEM FÖR AKTIV ANVÄNDNING AV SOCIALA MEDIER FÖR UNGDOMEN OCH SÄTTEN FÖR LÖSNINGEN

anteckning

Artikeln avslöjar kärnan i de viktigaste problemen som uppstår vid aktiv och frekvent användning av sociala nätverk, deras möjliga skäl. Metoder för att lösa de övervägda problemen i förhållande till en individ och en grupp människor föreslås. Möjligheterna att lösa problem oberoende av användaren av ett socialt nätverk avslöjas.

För närvarande är sociala nätverk och särskilt relaterade problem av största relevans i vida kretsar. Sociala nätverk blir mer och mer populära för varje år, nästan ingen person, främst unga människor, kan tänka sig sitt liv utan att använda Internet för kommunikation (det är trots allt kommunikation som är det främsta målet för att skapa en sådan resurs som sociala nätverk) . Naturligtvis eftersträvar unga människor andra mål (förutom informell kommunikation), registrering på alla typer av webbplatser, till exempel: titta på nyheter, lyssna på musik, företagskorrespondens, arbete. Men den mesta tiden som spenderas på sociala nätverk ägnar unga människor sig åt informell kommunikation med släktingar, nära och kära, vänner.

Den aktiva användningen av sociala nätverk har, trots deras tidiga framträdande mot bakgrund av vetenskapliga och tekniska framsteg, trots att deras existens är omöjlig att leva i samband med utvecklingen av fjärrkommunikation, fortfarande negativa sidor och problem som kan beröra både en individ och grupper av människor (och dessa grupper kan vara helt olika när det gäller antalet medlemmar) och kan vara orsaken till mer ambitiösa problem som måste lösas och lösas utan att skada det normala tidsförloppet, nämligen: framsteg, teknisk och teknisk utveckling av samhället.

För att formulera förslag för att lösa problem i samband med aktiv

EDMS är ett av de mest mystiska och mytologiserade IT -områdena. Sektorn har vuxit med myter sedan starten. Naturligtvis är några av dem redan föråldrade och har tappat sin relevans, men ny bransch och IT -trender lägger till missuppfattningar på marknaden. Det är dags att debunk de mest relevanta.

1. EDMS är automatisering av kontoret, inkommande / utgående och administrativa dokument

Trots att elektroniska dokumenthanteringssystem länge har förankrats på den ryska marknaden är denna synvinkel ganska vanlig.

Faktum är att alla har elektronisk dokumenthantering. Så snart du skapade en fil i Word och skickade den via e -post eller tog emot filen via post - har det elektroniska dokumentflödet redan skett.

"Kontoret är bara en av formerna för att organisera EDF, som bäst passar den inhemska praxisen att arbeta med pappersdokument", förklarade han Sergey Kuryanov, Strategisk marknadsdirektör, DocsVision. Detta formulär innebär en total centraliserad redovisning av alla officiella dokument, samt kontroll av processen för att utföra instruktionerna från ledningen.

Företagets innehåll är emellertid inte begränsat till officiella handlingar; innan de och under beredningsprocessen skapas och sprids inofficiella dokument. Och deras flöden är mycket mer komplexa och mer.

En riktig EDMS bör lösa problemet med att hantera alla, utan undantag elektroniska dokument- både officiella och inofficiella - Sergey Kuryanov

"Vi lever i informationsvärlden, och nästan 100% av informationen finns i form av elektroniska dokument. En riktig EDMS bör lösa problemet med att hantera alla elektroniska dokument utan undantag - både officiella och inofficiella", säger Sergey Kuryanov. Det skulle enligt honom vara mer korrekt att inte producera separata system för varje typ av dokument, utan att kräva av sin egen EDMS en heltäckande lösning på problemet.

2. EDMS i sig kommer att rädda företaget från internt rör

Detta är en av de djupt rotade myterna. Faktum är att EDMS inte löser problemen med organisatorisk röra, om det redan finns i företaget.

"Om systemet implementeras i ett företag där det inte finns någon förståelse för intern interaktion, affärsprocesser och ansvarsområden, kommer implementeringen av systemet bara att förvärra dessa problem", förklarade han Ivan Tarkhanov, Chef för elektronisk dokumenthantering på Cognitive Technologies. Beslutsfattare i genomförandet bör vara tydliga med vilka mål de eftersträvar med detta projekt.

Om systemet implementeras i ett företag där det inte finns någon förståelse för intern interaktion, affärsprocesser och ansvarsområden, kommer implementeringen av systemet bara att förvärra dessa problem - Ivan Tarkhanov

3. Om dokumentflödet är elektroniskt är det effektivt.

Denna myt var på topp för några år sedan. Nu förstår de flesta kunder redan att så inte är fallet, men många fortsätter att tro på denna vanföreställning.

"Elektroniskt dokumentflöde kan också vara ineffektivt, allt beror på hur effektivt affärsprocessen i sig är byggd, och inte på dess tekniska genomförande", sa han. Sergey Plaunov, Chef för BPM och ECM på CROC.

"Du bör svara dig själv på frågorna: genomfördes omstrukturering, förstod de befintliga bästa praxiserna i företaget, tog hänsyn till och enade förfaranden som är viktiga för företaget som helhet", förklarade han Ilya Konstantinov, Institutionen för företagssystem, Teknisk expert på Digital design. Det är också viktigt vem som använder systemet och i vilket läge, om ledningen fungerar i EDMS eller allt som krävs görs av assistenterna. Dessa är alla nyanser, men enligt Konstantinov följer de av implementeringskundens mål.

Så om omstrukturering och optimering av affärsprocessen för dokumentflöde är tidsinställd till övergången till elektroniskt dokumentflöde, kan du, enligt Sergei Plaunov, omedelbart implementera det i den mest effektiva formen.

Om du har tid att omarbeta och optimera affärsprocessen för arbetsflödet med övergången till elektroniskt dokumentflöde kan du omedelbart implementera det i den mest effektiva formen - Sergey Plaunov

4. Det bästa valet är marknadsledarnas lösningar

Denna myt ligger på ytan och på grund av sin enkelhet och självklarhet fångar kundernas sinnen, förutbestämmer eller åtminstone allvarligt påverkar deras val. Men i verkligheten är inte allt så enkelt.

"Systemen, toppen av deras popularitet idag, erövrade marknaden under de senaste åren, när de tekniska och andra fördelar som var inneboende i dem var mest efterfrågade", sa han Alexander Nazarov, Försäljningschef på Haulmont. Nu förändras marknadens behov och lösningar som utvecklats för 4-5 år sedan blir mer och mer relevanta.

Systemen, toppen av deras popularitet idag, erövrade marknaden under de senaste åren, när de tekniska och andra fördelar som var inneboende i dem var mest efterfrågade - Alexander Nazarov

Sådana system med färre implementeringar än ledarnas, enligt Nazarov, kan vara mycket mer progressiva, mer tekniska, de bygger på modern teknik och kommer att vara relevant i minst 5-7 år efter genomförandet. Samtidigt kan deras närvaro på marknaden och följaktligen deras erfarenhet av projektimplementering vara mer än tillräcklig för genomförandet av projekt i vilken skala som helst.

5. Västtillverkade system är mer funktionella och flexibla

Denna myt har en verklig grund. Historiskt sett var ryska system sämre än västerländska ECM -lösningar, men de var mer fokuserade på de processer som krävs specifikt Ryska företag, som ur ledningens organisation har en viss specificitet.

"Under de senaste decennierna av EDMS -marknadsutvecklingen har de mest mogna inhemska tillverkarna implementerat kraftfulla och flexibla automatiseringsplattformar som inte är sämre än västerländska system", förklarade han. Vladimir Andreev, President för Doksvision. Samtidigt har de enligt honom vissa fördelar, eftersom de innehåller färdiga moduler och applikationer som är inriktade på att automatisera processer med inhemska detaljer, för att inte tala om kostnaden för programvara och tillgängligheten av tjänster.

Under de senaste decennierna av EDMS -marknadsutvecklingen har de mest mogna inhemska tillverkarna implementerat kraftfulla och flexibla automatiseringsplattformar som inte är sämre än västerländska system - Vladimir Andreev

6. EDMS endast för organisationer med tydliga regler och beskrivna affärsprocesser

Faktum är att om organisationen är en röra, finns det liten mening från en fungerande EDMS. Men det är inte alls nödvändigt att allt är korrekt och tydligt.

"Nyligen använder fler och fler företag som använder flexibla hanteringsmetoder adaptiv ärendehantering", säger Ivan Tarkhanov. EDMS, enligt honom, anpassar sig också till denna trend och ändrar sina klassiska konfigurationer och arbetsregler.

Nyligen använder fler och fler företag som använder flexibla hanteringsmetoder adaptiv ärendehantering - Ivan Tarkhanov

7. Omedelbart efter implementeringen av systemet kan du börja använda det aktivt

På grund av karaktären hos automatiseringsobjektet - processer bolagsstyrning- införandet av EDMS kan inte uppfattas som ett normalt projekt som slutar med idrifttagning. Alla hanteringsprocesser är en ständigt föränderlig enhet. Dessutom, i början av implementeringen av EDMS, har den mottagande parten en dålig uppfattning om de potentiella systemets verkliga möjligheter.

"I praktiken är implementeringen av EDMS en kedja av sammanhängande projekt både för utveckling av utbudet av automatiserade processer och för utökning av deras funktionella innehåll och modernisering av processer", säger Vladimir Andreev. Det är därför specifika krav ställs på EDMS -verktygssatsen, om möjligt, anpassning av redan implementerade applikationer och snabb automatisering av fler och fler nya processer.

I praktiken är implementeringen av EDMS en kedja av sammanhängande projekt både för utveckling av utbudet av automatiserade processer och för utökning av deras funktionella innehåll och modernisering av processer - Vladimir Andreev

8. Vid implementering av EDMS krävs ingenting av kunden, allt kommer att göras av entreprenören

Denna vanföreställning är främst typisk för små företag, liksom för dem som inte är förtjusta i informatisering och sällan genomför sådana projekt. Faktum är att införandet av ett EDMS nästan alltid är en förändring av företagets interna arbete och rutin.

"Om laget inte är redo för detta och det inte finns någon kraftfull motivation för förändring, då blir effekten motsatt eller noll", säger Ivan Tarkhanov. Samtidigt finns det nyligen, enligt honom, en tendens att förändras, tk. kunderna har blivit mer erfarna.

9. Små företag behöver inte en bra EDMS

Myten är ganska uppenbar och är förknippad med en vanlig missuppfattning att små företag behöver MS Office och 1C.

Om företaget har tio anställda kan du ordna registrering och redovisning av dokument i Excel, lagra bilder av dokument i molnet och dirigera dem till Outlook.

"En liten organisation kan hitta en lämplig molnlösning. Det här är både Google Apps och Microsoft Office 365", säger Sergey Kuryanov.

"Det kan mycket väl vara ett bra och begripligt system för detta lag under givna förhållanden", förklarade Ilya Konstantinov. Frågan är, vilka uppgifter ställer småföretag och IT för sig?

"Det beror helt på vad som anses vara ett litet företag. Om vi ​​utesluter mikroföretag från denna definition, där arbetsflödesprocessen är ganska specifik, finns det en fördel från EDMS för småföretag", säger Dmitry Shushkin, chef för företagsprojekt på ABBYY Ryssland. Naturligtvis, på grund av skalan, blir effekten av att använda EDMS för små företag mindre uppenbar än för medelstora eller stora.

"Självklart är funktioner som att registrera inkommande korrespondens, övervaka genomförandet av order, automatisera förfaranden för att godkänna dokument för besvärliga för små företag och behövs inte, eftersom sådana saker är lättare och snabbare för en liten grupp människor att diskutera bara genom att sitter vid samma bord ", förklarade han Sergey Plaunov. Samtidigt kan medlen för att skapa en arbetsinformationsmiljö, där det är möjligt att kvalitativt strukturera information, söka och ge snabb åtkomst till den, bilda dokumentmallar, diskutera dem etc., vara mycket lämpliga även i fallet av ett litet företag.

"Om en entreprenör planerar att växa, är det nödvändigt att tänka på utveckling och felsökning av intern kommunikation, affärsprocesser", förklarade Ilya Konstantinov. Och förr eller senare blir frågan om att välja en dokumenthanteringsplattform aktuell.

10. Mobil EDMS är farligt

I verkligheten är mobil EDMS inte farligare än andra företagsapplikationer med mobil åtkomst.

"Hotet ligger inte i den mobila EDMS, utan i genomförandet av en specifik mobil arbetsstation, i avsaknad eller felaktig tillämpning av säkerhetspolicyer från kundens IT -personal", förklarade Sergey Kuryanov.

Hotet ligger inte i den mobila EDMS, utan i genomförandet av en specifik mobil arbetsstation, i frånvaro eller felaktig tillämpning av säkerhetspolicyer från kundens IT -personal, - Sergey Kuryanov

"Mycket beror på företagets policy, den teknik som används och tillvägagångssättet för att säkerställa informationssäkerhet- både organisatoriska och tekniska åtgärder måste utarbetas ", - sade Sergey Plaunov. Med vederbörlig uppmärksamhet på denna fråga med användning av moderna medel det är säkert. Och enligt Plaunov är det livsviktigt i modern verklighet.

"För närvarande löser EDMS -leverantörer frågan om säkerhet för åtkomst till företagsdata. För vissa plattformar finns det separata programvaruprodukter tillhandahålla säker mobil åtkomst till EDMS ", - förklarade Ilya Konstantinov. En mängd olika åtkomstmetoder, sade han, kräver komplexa säkerhetsåtgärder. Och denna uppgift löses av IT -tjänster inte så mycket inom ramen för EDMS, utan inom ramen för hela IT -landskapet i företaget.

"Svaret på denna myt kommer också att vara det faktum att stora företag, inklusive finansiella och statliga, har mobil åtkomst till EDMS och används på de högsta ledningsnivåerna", säger Ilya Konstantinov.

I stora företag, inklusive finansiella och statliga, är mobil åtkomst till EDMS tillgänglig och används på högsta ledningsnivå - Ilya Konstantinov

11. Det finns ingen rättslig grund för genomförandet av EDS

Faktiskt lagstiftningsramen för introduktionen av EDS är helt klar.

"Nu hindrar ingen företag från att byta till papperslöst dokumentflöde med några dokument, förutom en liten överenskommen lista (personal och andra speciella typer av kontorsarbete)", förklarade Sergei Kuryanov. Problemet är ofta inte att det inte finns några lagar och regler, utan att företaget inte har utvecklat internt föreskrifter, som legitimerar användningen av EDS -medel och kan därför inte byta till papperslöst dokumentflöde.

Detta, enligt Kuryanov, är som ett "sista mil" -problem i det trådbundna internet - när det finns ryggradskanaler och routningsinfrastruktur, men det finns ingen anslutning av hemdatorn till denna infrastruktur.

"När allt kommer omkring kommer ingen att ringa leverantören för dig och organisera anslutningen och routingen inne i lägenheten", förklarar han.

12.EMS tar för lång tid att implementera

Detta påstående var en gång riktigt sant, men för närvarande är det en fullfjädrad myt.

"Ja, för fem år sedan var det långt och svårt att implementera EDMS i bilden, likheten och reglerna för pappersarbete. SED", - sa Alexander Nazarov. Och om du tar hänsyn till tiden för fördesignad undersökning, lång installation av systemet och dess integration i IT -infrastrukturen i organisationen, tid att installera applikationen för varje användare och andra faktorer, implementeringen av EDMS tog verkligen mycket tid och resurser. Men nu är situationen en annan.

"Moderna EDMS-plattformar innehåller många verktyg för snabbare implementering, från en uppsättning färdiga applikationer till verktyg som låter dig gradvis öka funktionaliteten från enkel till komplex", förklarade Sergey Kuryanov. Så du kan börja snabbt och billigt och utvecklas vid behov till vilken nivå som helst.

"Tidpunkten för implementeringen av EDMS beror på komplexiteten i själva arbetsflödesprocessen, behovet av dess optimering, mängden förbättringar och anpassning av en viss lösning, antalet användare och integrerade system i organisationen, etc.", - sa Sergey Plaunov. När det gäller tiotusentals användare och många integrerade system är 2-3 år en helt normal period. Medelstora företag, enligt Plaunov, kan få en industriell EDMS i genomsnitt på sex månader.

Medelstora företag kan få en industriell EDMS i genomsnitt på sex månader - Sergey Plaunov

"Hastigheten för genomförandet av EDMS beror på uppgifternas bredd", säger Dmitry Shushkin. För att inte vänta på effekten i flera år måste du göra implementeringen i etapper. Korrekt prioritering av uppgifter, enligt Shushkin, hjälper till att få konkreta resultat efter det första steget i genomförandet.

Korrekt prioritering av uppgifter, enligt Shushkin, kommer att hjälpa till att få konkreta resultat efter det första steget i genomförandet - Dmitry Shushkin

Liknande publikationer