Det erkänns som ett elektroniskt dokument. Format och former för elektroniska dokument. Vad är skillnaden? Hur mycket kostar elektroniska dokument

Artikel 6. Villkor för erkännande av undertecknade elektroniska dokument elektronisk signatur, motsvarande handlingar på papper, signerade med handskriven signatur

1. Information i elektronisk form, undertecknad med en kvalificerad elektronisk signatur, erkänns som ett elektroniskt dokument, motsvarande ett pappersdokument undertecknat med en handskriven signatur, och kan användas i alla rättsförhållanden i enlighet med lagen Ryska Federationen, med undantag för de fall då federala lagar eller reglerande rättsakter antagna i enlighet med dem kräver att ett dokument uteslutande måste upprättas på papper.

2. Information i elektronisk form, undertecknad med en enkel elektronisk signatur eller en okvalificerad elektronisk signatur, erkänns som ett elektroniskt dokument som motsvarar ett pappersdokument undertecknat med en handskriven signatur, i fall som fastställts av federala lagar, reglerande rättsakter antagna i enlighet med dem, eller ett avtal mellan deltagare i en elektronisk interaktion. Reglerande rättsakter och överenskommelser mellan deltagare i elektronisk interaktion som fastställer fall för att erkänna elektroniska dokument undertecknade med en okvalificerad elektronisk signatur som likvärdiga med pappersdokument undertecknade med en handskriven signatur bör föreskriva förfarandet för att verifiera en elektronisk signatur. Normativa rättsakter och överenskommelser mellan deltagare i elektronisk interaktion som upprättar fall av erkännande av elektroniska dokument undertecknade med en enkel elektronisk signatur som likvärdiga med pappersdokument undertecknade med en handskriven signatur måste uppfylla kraven i artikel 9 i denna federala lag.

3. Om, i enlighet med federala lagar, reglerande rättsakter antagna i enlighet med dem, eller affärspraxis, måste ett dokument intygas med ett sigill, ett elektroniskt dokument signerat med en förbättrad elektronisk signatur och erkänt som likvärdigt med ett pappersdokument som är undertecknat med en handskriven signatur erkänns som likvärdig med ett dokument på papperskopia, signerat med en handskriven signatur och bestyrkt med ett sigill. Federala lagar, reglerande rättsakter som antagits i enlighet med dem, eller ett avtal mellan deltagare i elektronisk interaktion kan ge ytterligare krav för ett elektroniskt dokument för att erkänna det som likvärdigt med ett dokument på papper, certifierat med ett sigill.

3.1. Om federala lagar och reglerande rättsakter antagna i enlighet med dem föreskriver att ett dokument måste undertecknas av flera personer, måste ett elektroniskt dokument undertecknas av personer (auktoriserade tjänstemän organ, organisation) som producerade detta dokument, med den typ av signatur som fastställts i Rysslands lagstiftning för att underteckna det förberedda elektroniska dokumentet med en elektronisk signatur.

4. Flera sammanlänkade elektroniska dokument (elektroniskt dokumentpaket) kan signeras med en elektronisk signatur. Vid signering av ett paket elektroniska dokument med elektronisk signatur anses vart och ett av de elektroniska dokument som ingår i detta paket vara undertecknat med en elektronisk signatur av den typ som användes för att signera paketet med elektroniska dokument. Undantaget är fall då paketet med elektroniska dokument av den person som undertecknade paketet innehåller elektroniska dokument som skapats av andra personer (organ, organisationer) och undertecknats av dem med den typ av elektronisk signatur som fastställs i Rysslands lagstiftning för underteckna sådana dokument. I dessa fall anses det elektroniska dokumentet som ingår i paketet vara undertecknat av den person som ursprungligen skapade ett sådant elektroniskt dokument, med den typ av elektronisk signatur som detta dokument undertecknades med vid tillkomsten, oavsett vilken typ av elektronisk signatur som undertecknats av paket med elektroniska dokument.

Ryska federationens skattelag (som också är relevant för "förenklingarna") anger att utgifter som beaktas för skatteändamål måste bekräftas av dokument som upprättats i enlighet med Rysslands lagstiftning. Skattelagen upprättar inte en specifik lista över dokument som bekräftar de utgifter som skattebetalaren ådragit sig. Därför bekräftelse av uppgifterna skatteredovisningär primära dokument som uppfyller kraven i redovisningslagstiftningen (Finansministeriet uppmärksammade denna nyans i brev daterade 2016-06-22 nr. Med andra ord spelar den "primära" utöver huvudfunktionen - redovisning och registrering av det ekonomiska livets fakta - en viktig roll i skatteredovisningen. Trots det faktum att mycket material ägnas åt problemet med att behandla primära dokument (inklusive i vår tidskrift), uppstår alltid frågor om detta ämne. Vi kommer att ge svar på några av dem i dag, med hänsyn till de officiella organens förtydliganden.

Regler för utfärdande av primära dokument

Vid sammanställning av primära dokument måste en ekonomisk enhet först och främst följa reglerna i art. 9 i den federala lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ (nedan - lag nr 402-FZ). Det är i denna artikel som kravet är fastställt att upprätta varje (!) Faktum om det ekonomiska livet som ett primärt redovisningsdokument. Dessutom definierar den namngivna artikeln en lista nödvändiga detaljer att en sådan handling bör innehålla (klausul 2):

Dokumentets titel;

datum för upprättandet av dokumentet;

namnet på den ekonomiska enhet som utarbetade dokumentet;

värdet av det naturliga och (eller) monetära måttet på det ekonomiska livet, med angivande av måttenheterna;

namnet på ställningen för den person (personer) som gjorde (har gjort) transaktionen, driften och ansvarig (ansvarig) för dess genomförande;

underskrifter från de personer som utförde transaktionen, operationen och de som är ansvariga för dess genomförande, med angivande av efternamn och initialer eller andra uppgifter som är nödvändiga för att identifiera dessa personer.

Del 5 av art. 9 i lag nr 402-FZ ger möjligheten att sammanställa ett bokföringsdokument i elektronisk form.

Viktig punkt : redovisningslagstiftningen ger möjlighet att utfärda primära redovisningshandlingar på papper och/eller v i elektroniskt format. Det visar sig att lag nr 402-FZ kräver inte samtidiga primära pappers- och elektroniska dokument. Med ett ord, en ekonomisk enhet har rätt att självständigt välja i vilken form den ska upprätta redovisningsdokument och utbyta dem med motparter - i pappersform eller elektronisk form, eftersom ingen av dem nämns som en prioritet enligt lag nr 402-FZ ( förutsatt att de är utförda och undertecknade med hänsyn till kraven i gällande lagstiftning). Det är sant att kraven i skatte- och redovisningslagstiftningen är olika.

Nyanser av registrering av elektroniska primära dokument

För att ett dokument som upprättats i elektronisk form ska vara likvärdigt med ett pappersdokument måste det innehålla alla nödvändiga uppgifter om det primära redovisningsdokumentet (deras lista anges ovan) och en elektronisk signatur (ES).

Kom ihåg att den nuvarande lagstiftningen tillåter användning av tre typer av signaturer för att signera elektroniska dokument - enkla, förbättrade okvalificerade och förbättrade kvalificerade.

Enligt punkt 3 i art. 21 i lag nr 402-FZ typer av elektroniska signaturer som används för att underteckna dokument bokföring, är installerade federala standarder bokföring. Standarden, vars bestämmelser skulle avgöra med vilken signatur (av de tre ovan) det är nödvändigt att signera elektroniska primära dokument, har dock ännu inte antagits. Det nuvarande RAS säger inget om vilka typer av elektroniska signaturer som ska användas för att signera primära dokument.

I detta avseende tillåter finansministeriet, för redovisnings- och beskattningsändamål, möjligheten att underteckna en "elektronisk" primär några tillhandahålls av lag nr 402-FZ med en elektronisk signatur (se t.ex. brev nr 03-03-06/2/53176 daterat den 12 september 2016).

För redovisning är detta antagande om finansiärer kanske rättvist.

Notera: att organisera lagringen av redovisningshandlingar, inklusive primära redovisningshandlingar, redovisningsregister, upprättade i form av ett elektroniskt dokument undertecknat med en elektronisk signatur, förordningen om dokument och arbetsflöde i redovisning, godkänd av USSR:s finansministerium daterad 29 juli , 1983 nr 105 (delvis, utan motsägelse av relevanta lagar och andra lagar som utfärdats senare), och reglerna som godkänts genom order från Rysslands kulturministerium daterad 31 mars 2015 nr 526 (se bilaga till brev av Rysslands finansministerium daterat den 22 januari 2016 nr 07-04-09 / 2355).

Men inte i skattehänseende. I denna fråga bör man ta hänsyn till de senaste förtydligandena från tjänstemän i finansdepartementet i skrivelse nr 03-03-06/1/85248 daterad 20 december 2017. De betonade det relationer inom området användning av elektroniska signaturer i civilrättsliga transaktioner regleras av federal lag nr 63-FZ daterad 6 april 2011. Villkoren för att erkänna elektroniska handlingar som intygats av ES som likvärdiga med pappersdokument som innehåller den handskrivna underskriften av de personer som har utfärdat dem definieras i art. 6 i lag nr 63-FZ.

Till exempel, av punkt 1 i den nämnda artikeln följer att ett elektroniskt dokument undertecknat kvalificerad ES , accepteras för utförande eller för information på ett par med pappersdokument i nästan alla fall , med undantag för situationen när kravet på att upprätta ett pappersdokument är inskrivet i federala lagar och reglerande rättsakter. Och punkt 2 definierar villkoren för erkännande av ett undertecknat elektroniskt dokument enkel eller okvalificerad ES , motsvarande ett pappersdokument i ett avtal mellan deltagare i elektronisk interaktion. Två villkor:

1. Vid användning enkel EP avtalet måste innehålla reglerna (artikel 9 i lag nr 63-FZ) för att fastställa vem som undertecknar det elektroniska dokumentet, samt skyldigheten för den person som skapar och (eller) använder den enkla ES-nyckeln att hålla det konfidentiellt.

2. Vid användning okvalificerad ES avtalet bör innehålla bestämmelser om förfarandet för verifiering av den elektroniska signaturen.

Alltså när man organiserar elektronisk dokumenthantering mellan "förenklaren" och dess motparter har parterna rätt att använda vilken som helst elektronisk signatur (till exempel en enkel elektronisk signatur). För interaktion med motparter (att upprätta dokument om transaktioner) är en sådan signatur tillräckligt. Samtidigt ska skattelagen inte innesluten Det finns inga ytterligare krav för utförande av primära handlingar i elektronisk form.

På samma gång fall , i vilken information i elektronisk form, undertecknad av en enkel ES, erkänd elektroniskt dokument, likvärdig dokument på papper, signerat med en handskriven signatur, inte definierat i skattelagen (Se brev nr 03-03-06/1/85248). Men! Den nämner uttryckligen ett antal fall där skattebetalare är skyldiga att ansöka kvalificerad ES , Till exempel:

under elektronisk interaktion med skattemyndigheter (sändning av informationsmeddelanden) (klausuler 5.1, 7, artikel 23 i Ryska federationens skattelag);

när du skickar ansökningar om återbetalning (kompensation) av skatter (artikel 78, Ryska federationens skattelag);

vid inlämnande av skattedeklarationer, rapporter om försäkringspremier (klausuler 1, 5, artikel 80, klausul 1, artikel 431 i Ryska federationens skattelag).

Utifrån ovanstående normer sammantaget kom Finansdepartementet i skrivelse nr 03-03-06 / 1 / 85248 till slutsatsen att ett dokument som utförs i elektronisk form och undertecknat med en kvalificerad elektronisk signatur kan vara ett dokument som bekräftar de utgifter som skattebetalaren ådragit sig, i fall där federala lagar eller andra lagar inte fastställer ett krav på att upprätta ett sådant dokument på papper.

Observera: elektronisk dokument undertecknat kvalificerad ES, är ett vederbörligt bevis på den skattskyldiges utgifter som beaktats vid beskattningen. Men bara om den nuvarande lagstiftningen inte föreskriver obligatorisk utarbetande av ett pappersdokument.

På det här sättet, för skatteredovisningsändamål har endast en av de tre möjliga ES en tydlig prioritet - förstärkt kvalificerad EP . Detta innebär att ”förenklaren” inte har rätt att välja tillämpning av en eller annan typ av ES för skatteredovisning.

Notera: Ryska federationens skattelag ger en tjänstemans rätt skattekontor genomföra en skatterevision, att av den granskade kräva de handlingar som behövs för revisionen. Samtidigt föreskrivs i punkt 2 möjligheten att lämna in elektroniska dokument (via TCS-kanaler). Men endast dessa dokument kan skickas in i elektronisk form, vars överföringsformat via TCS-kanalerna är godkända av Federal Tax Service (se Brev från Federal Tax Service i Ryssland daterat den 9 februari 2016 nr ED-4-2 / [e-postskyddad]). Till exempel ett avtal (avtal, kontrakt), inklusive tillägg (ändringar); handling för godkännande och leverans av arbeten (tjänster); fraktsedel; fraktsedel (TORG-12). Följaktligen, om elektroniskt format att överföra ett eller annat primärt dokument som bekräftar skattebetalarens utgifter inte godkänns av den federala skattetjänsten, ett sådant dokument lämnas in på papper i form av en bestyrkt kopia (se brev från Rysslands federala skattetjänst daterat den 29 februari 2016 nr. SD-3-3/808).

Är det lagligt att faxa på primära dokument?

Det har tidigare nämnts att en av de obligatoriska uppgifterna vid upprättandet av en primär handling är underskriften av den eller de personer som föreskrivs i punkt 2 i art. 9 i lag nr 402-FZ, med angivande av efternamn och initialer eller andra uppgifter som är nödvändiga för att identifiera denna person (personer). Metoden för att anbringa en sådan signatur - i egen hand (mekaniskt) eller via fax - specificeras inte av lag nr 402-FZ. Samtidigt innehåller den inget direkt förbud mot att använda en faxsignatur vid behandling av primära handlingar. Fördelen med den senare metoden är trots allt obestridlig, särskilt i en situation där skattebetalaren måste upprätta ett stort antal "primära dokument" varje dag.

För ett innehållsligt samtal anser vi att det är vettigt att förklara vad en faksimil är. Till exempel, i dekretet från presidiet för Högsta skiljedomstolen i Ryska federationen av den 27 september 2011 nr 4134/11, definieras begreppet "faksimil" som en kliché, det vill säga den exakta reproduktionen av en signatur med hjälp av fotografering och tryckning. Och i klausul 2 i instruktionen om förfarandet för tillverkning, redovisning, lagring och förstörelse av sigill, stämplar och telefax, samt deras utfärdande och användning i systemet för Rysslands inrikesministerium, föreskrivs att en faksimil är en analog personens ursprungliga personliga signatur, gjord på mekanisk väg.

Tillsynsmyndigheter invänder i regel mot användning av telefax på primära handlingar. En annan påminnelse om detta gjordes i det nyligen publicerade brevet från Rysslands finansministerium daterat den 8 december 2017 nr 03-03-06/1/81951. Tidigare, i brev nr 03-03-06/20808 daterat den 13 april 2015, har finansiärer också påpekat att den nuvarande lagstiftningen inte ger utrymme för användning av en faxsignatur vid behandling av primära handlingar, de ska bära den personliga signaturen av ansvarsfull person.

Tjänstemän underbygger dock inte sitt förbud på något sätt, de insisterar bara på att dokumentet ska innehålla personlig namnteckning av den person som utfärdade den. Det är sant att omnämnandet av en personlig signatur fanns i art. 9 i lag nr 129-FZ, föregångaren till lag nr 402-FZ. I strömmen normativ handling hänvisar till signaturen utan att nämna dess personliga tillhörighet. Men hänvisningen till normen som tappat sin kraft stör inte finansiärerna alls.

Dock även om uppgift om att personlig underskrift krävs på en handling i mom. 7 s. 2 art. 9 i lag nr 402-FZ kan denna indikation, enligt vår mening (med hänsyn till ovanstående definitioner av begreppet "faksimil"), inte entydigt tolkas på så sätt att signaturen måste anbringas manuellt eller mekaniskt.

Inte av en slump arbitrage i denna fråga är tvetydig.

Möjligheten att använda en faxsignatur för att utfärda en "primär" anges till exempel i RF-försvarets utslag daterad 29 mars 2017 nr 307-KG17-1822 i mål nr A42-3320 / 2015. Avsaknaden i skattelagstiftningen av ett förbud mot faxreproduktion av signaturer på primära dokument framgår av AC VVO:s dekret av den 9 februari 2016 nr F01-6109/2015 i mål nr A29-3865/2015.

Men det finns rättsakter som säger att primära dokument som är undertecknade med en fax inte kan betraktas som dokument som upprättats i enlighet med Rysslands lagstiftning. Skiljemännen vid Moskvaregionens skiljedomstol noterade i resolution nr Ф05-3258/2015 daterad 04.06.2015 i mål nr А40-4051/14 att användningen av en fax inte gäller för de korrekta behandlingsmetoderna primära och skattemässiga redovisningshandlingar. De upprepas av domarna vid skiljedomstolen i Moskvaregionen, som i resolutionen av den 10 maj 2016 nr F05-5570 / 2016 i mål nr A40-5400 / 15 angav att bokföringslagstiftningen föreskriver ett direkt förbud mot användning av faxreproduktion av huvudets namnteckning vid upprättande av primära handlingar som medför ekonomiska konsekvenser. Det faktum att bokföringshandlingar måste innehålla de relevanta personernas personliga underskrifter redovisas också i AS UO:s dekret av den 19.08.2016 nr F09-7693 / 16 i mål nr A71-6027 / 2015 (Beslut av Högsta domstolen av Ryska federationen daterad 12.19.2016 nr 309-KG16 -16803 fastställts).

För vår del tillägger vi att enbart det faktum att faxundertecknandet av primära handlingar inte kan vara tillräckliga skäl för att hävda att det inte finns några skriftliga bevis för de kostnader som den skattskyldige ådragit sig. Men i alla fall kommer skattemyndigheterna att uppmärksamma sådana dokument (se till exempel resolutionen från AC för centralorganet av 16 november 2017 nr F10-4607 / 2017 i ärende nr A09-15640 / 2016) .

Notera: för bildandet av skatteredovisningsdata krävs korrekt upprättade dokument som bekräftar de utgifter som den "förenklade" ådragit sig. I detta avseende är det säkrare för en "förenklad" person att sätta en "live" personlig signatur på primära dokument, annars är anspråk från skattemyndigheterna möjliga och deras position måste försvaras i domstol.

Primära dokument: "ersättning kan inte fixas"

I skrivelse nr 03-03-10/69280 av den 23 oktober 2017 noterade finansdepartementet att lag nr 402-FZ tillhandahålls inte fullständig ersättning av det primära redovisningsdokumentet som tidigare godkänts för redovisning med ett nytt korrekt dokument vid fel i primärhandlingen. Det finns dock inget förbud mot sådana handlingar heller. Förresten, skattelagstiftningen förbjuder inte heller att mata in saknad information i primära dokument och korrigera dem genom att helt ersätta dem med nya dokument med samma detaljer i enlighet med lagens krav. AS PO uppmärksammade denna nyans i resolutionen av den 24 maj 2017 nr F06-20469/2017 i mål nr A72-5811/2016.

Skiljemännen anser att ett sådant utbyte är möjligt. Således, i dekretet från den nittonde skiljedomsdomstolen av den 21 februari 2013 i mål nr A64-3569 / 2012, noteras att lagen (i detta fall talar vi om lag nr 129-FZ) inte utesluter försökspersonens och hans motparters rätt att göra korrigeringar av de primära dokument som upprättats i strid med det etablerade förfarandet eller innehåller opålitlig information om utförda affärstransaktioner, och förbjuder inte enheten från att eliminera inkonsekvensen av primära dokument med kraven av redovisningslagstiftningen genom att göra korrigeringar av ett felaktigt utfört dokument, utfärda det på nytt, ersätta det med ett dokument som utfärdats i i sinom tid och skicka återutgivna primära dokument till skattemyndighet eller till domstolen för att motivera lagligheten av uppkomna kostnader.

Således, om inte en ersättning, är korrigeringar och korrigeringar av den "primära" möjliga. En liknande rätt för undersåtar är inskriven i punkt 7 i art. 9 i lag nr 402-FZ. Samma regel föreskriver att inte varje handling är föremål för rättelse. Det är till exempel inte möjligt att ändra kontanter och bankdokument (klausul 4.7 i Bank of Russia-förordningen nr 3210-U daterad 11 mars 2014, klausul 16 i förordningen om redovisning och bokslut i RF).

Samtidigt är mekanismen för att göra korrigeringar av primära dokument i punkt 7 i art. 9 i lag nr 402-FZ vagt formulerat (vilket så småningom blev orsaken till tvister om förfarandet för rättelse av "primärhandlingen"), fastställer den endast minimikraven för innehållet i det korrigerade primärdokumentet. I själva verket fastställer denna paragraf de grundläggande reglerna för den korrigerande metoden för att göra korrigeringar, vars förfarande anges i avsnitt 4 i föreskrifterna om handlingar och arbetsflöde i bokföring (nedan kallade föreskrifterna) - ska rättelserna åtföljas av en uppgift om datum för de gjordes och information om den som gjort dem.

Samtidigt tillåter frånvaron i lag nr 402-FZ av ett detaljerat förfarande för att göra korrigeringar av primära redovisningsdokument enheter att utveckla sådana regler på egen hand och fixa dem i redovisningsprinciper. I praktiken finns det två vanliga sätt att göra korrigeringar av det "primära".

* Denna metod, som föreskrivs i Sect. 4 i förordningen gäller handlingar som upprättas manuellt eller automatiskt (det vill säga med hjälp av specialiserade redovisningsprogram, till exempel 1C). I det senare fallet, trots den elektroniska metoden att skapa ett dokument, är det faktiskt inte sådant, eftersom det används i ämnets arbetsflöde som ett vanligt pappers-.

** Denna metod bör inte användas vid korrigering av dubbelsidiga dokument, eftersom ändringarna måste göras på båda kopiorna. En ensidig ändring av information i primära handlingar utan parternas ömsesidiga vilja strider mot lagen och medför inte rättsliga konsekvenser (se t.ex. Första skiljedomstolens beslut av den 30 juni 2015 i mål nr. A43-27322 / 2014). Det är också obekvämt när man gör flera korrigeringar av dokumentet - i det här fallet blir dokumentet oläsligt.

* Den namngivna metoden bygger på metoden att göra korrigeringar i analogi med det godkända förfarandet för att sammanställa korrigerade fakturor. Namnet - ett nytt (korrigerande) dokument - är hämtat från NRBU-stiftelsens rekommendationer BMC R-41/2013-KpR "Introduktion av korrigeringar till primära handlingar". Det är sant, enligt innebörden av den analyserade frågan och med hänsyn till analogin som används med fakturor, är det i detta fall mer korrekt att tala om ett nytt (korrigerat) dokument. Faktum är att med den här metoden kompileras ett nytt primärt dokument för att ersätta det felaktiga.

Viktig punkt : Ovanstående metoder för att göra korrigeringar gäller endast för "primärt" papper. Fel i elektroniska dokument, på grund av de tekniska egenskaperna i deras sammanställning, kan inte korrigeras på ett korrigerande sätt. det enda möjligt sätt deras eliminering är utarbetandet av ett nytt (korrigerande) elektroniskt dokument.

Att koppla ihop traditionellt kontorsarbete med elektronisk dokumenthantering är inte alltid lätt. I artikeln hittar du svar på de fem populäraste frågorna om elektroniska dokument. Vi kommer att berätta vad ett elektroniskt dokument är, när det kan och bör överföras till papper, hur man gör det elektroniska dokumentutbytet juridiskt betydelsefullt, hur man utfärdar ett elektroniskt dokument som en bilaga till ett pappersbrev och hur man lagrar elektroniska dokument .

FRÅGA 1: VAD ÄR ETT ELEKTRONISKT DOKUMENT?

Ett elektroniskt dokument förbrukar allt livscykel- från skapande till förstörelse - i elektronisk form. Ett utskrivet elektroniskt dokument - som ett skannat papper - är bara en kopia av originalet.

V senaste åren teorin och praktiken för kontorsarbete försöker "skaffa vänner" elektroniska och pappersdokument för att hålla jämna steg med dokumentflödet som snabbt lämnar onlineutrymmet och samtidigt spara det juridisk betydelse. Till exempel finns det flera varianter av ett e-postmeddelande, varav bara en är ett riktigt elektroniskt dokument:

ett brev undertecknat med en elektronisk signatur är ett riktigt elektroniskt dokument;
ett meddelande som skickas via e-post är inte ett dokument, men det kan vara ett, förutsatt att deltagarna i kommunikationen har kommit överens om detta;
en skannad kopia av ett brev på papper är inte ett elektroniskt dokument, men om avsändaren och mottagaren har kommit överens om att utbytet av sådana kopior har rättskraft, då kan en sådan kopia som skickas med e-post likställas med ett e-postmeddelande. Vi kommer att prata om detta mer i detalj i svaret på den tredje frågan.

FRÅGA 2: VILKA MEDIA ATT ARBETA MED ELEKTRONISKA DOKUMENT PÅ?

Arbete med elektroniska dokument kan utföras både online och på papper. Naturligtvis är det enklare och snabbare att utbyta elektroniska dokument med e-post eller ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (nedan kallat EDMS), men det är inte alltid möjligt. Resultatet är papperskopior av elektroniska dokument.

skriva ut e-post för att arbeta med det kan du, men glöm inte: om du utbyter brev med en mottagare på en elektronisk plattform, måste svaret på detta brev vara elektroniskt. Dessutom: en medborgare kan kräva att få ett svar på hans överklagande via e-post.

Organisationens interna regler kan ange att ett visst dokument endast finns i elektronisk form. Memon är i regel de första som visas online. Anställda utbyter dem i EDMS, molntjänster eller via e-post.

Det finns dock regler som föreskriver att elektroniska handlingar ska skrivas ut för att läggas i ärendet på papper.

FRÅGA 3: HUR MAN FÅR LEGATIGT DOKUMENTFLÖDE MED ELEKTRONISKA DOKUMENT?

Elektroniska dokument signeras med elektroniska digitala signaturer (nedan kallat EDS). Samtidigt är endast en förbättrad kvalificerad EDS, det vill säga registrerad i ett certifieringscenter ackrediterat av Rysslands ministerium för telekom och masskommunikation, en absolut analog till en handskriven. Det kan användas i kommunikation med statliga myndigheter. Organisationer kan kommunicera med varandra med hjälp av dokument signerade av alla typer av EDS: förbättrad kvalificerad, förbättrad okvalificerad eller enkel. Vilken typ av EDS som ska användas måste fastställas i avtalet.

Ett fragment av avtalet om dess parters användning av elektroniska signaturer ges i exempel 1.

Om så önskas kan parterna i avtalet föreskriva att meddelanden i mailklienter och snabbmeddelanden, sms har laga kraft.

FRÅGA 4: HUR FOGAR JAG ETT ELEKTRONISKT DOKUMENT TILL ETT PAPPERSBREV?

Paket med dokument skickas från organisationen med följebrev. Elektroniska dokument är inget undantag. Men ibland behöver du skicka ett följebrev med flera papper och flera elektroniska bilagor. I det här fallet måste du först förbereda en elektronisk applikation: bränn den på en CD eller flash-kort. Skriv sedan ett följebrev. Lägg till sist en insats i ett kuvert med en skiva eller flashenhet.

Huvudrekvisita Personligt brev- erforderligt 19 "Ansökningsmärke".

Låt oss ge exempel på att designa ett följebrev (exempel 2) och ett skivomslag (exempel 3).

FRÅGA 5: HUR FÖRVARAR MAN ELEKTRONISKA DOKUMENT?

Huvudprincipen för att lagra elektroniska dokument är ingen diskriminering av media! Arkivreglerna är desamma för både pappers- och elektroniska filer. Det finns dock vissa funktioner för att lagra elektroniska dokument. De specificeras i reglerna för organisation av lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument från Ryska federationens arkivfond och andra dokument i organen statsmakten, lokala myndigheter och organisationer (nedan - Reglerna 2015).

Ett elektroniskt dokument laddas ur programmet där det skapades och sparas i ett oföränderligt format innan det skickas till lagring: 2015 års förordningar rekommenderar PDF/A, men organisationen måste köpa programvara att arbeta med honom. Det optimala formatet för att spara elektroniska dokument, som är lämpligt för många organisationer, är PDF.

En elektronisk fil registreras på ett separat elektroniskt medium. Det bästa alternativet är en CD med möjlighet att skriva en gång. 2015 års regler kräver att en elektronisk fil spelas in på två diskar: en kopia är en arbetskopia, den andra är den huvudsakliga. Detta gäller endast fall av permanent och långvarig (över 10 år) lagringsperioder. Om filen har en lagringstid på fem år kan den lämnas utanför arkivet genom att helt enkelt spara den i oförändrat format. Om en sådan fil fortfarande behöver överföras för lagring räcker det att bränna den på en disk.

Ett omslag upprättas för varje fall (exempel 4).

Elektroniska fodral på skivor överförs till arkivet i enlighet med det förfarande som antagits av organisationen.

SAMMANFATTNING

Elektroniska dokument från skapande till förstörelse finns i elektronisk form.
Du kan arbeta med elektroniska dokument på vilket medium som helst.
Organisationer fastställer reglerna för utbyte av elektroniska dokument i ett avtal sinsemellan.
Ett elektroniskt dokument kan bifogas ett pappersbrev. Ansökan är upprättad i enlighet med GOST R 7.0.97. System av standarder för information, bibliotek och publicering. Organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.
Elektroniska dokument överförs till organisationens arkiv på CD-skivor, utfärdade i enlighet med Reglerna 2015.

1. Information i elektronisk form, undertecknad med en kvalificerad elektronisk signatur, erkänns som ett elektroniskt dokument som motsvarar ett pappersdokument undertecknat med en handskriven signatur, och kan användas i alla rättsliga förhållande i enlighet med Rysslands lagstiftning, utom om federala lagar eller antagna i enlighet med deras reglerande rättsakter fastställer kravet på behovet av att upprätta ett dokument uteslutande på papper.

(se text i tidigare upplaga)

3.1. Om federala lagar och reglerande rättsakter antagna i enlighet med dem föreskriver att ett dokument måste undertecknas av flera personer, måste ett elektroniskt dokument undertecknas av de personer (auktoriserade tjänstemän för organet, organisationen) som utarbetade detta dokument, med typen av signatur som upprättats av Rysslands lagstiftning för att underteckna det förberedda elektroniska dokumentet med en elektronisk signatur.