Office-program. Elektroniskt kontor. Skickar brev till korrespondenter

Stora företag korrespondenserar årligen med tiotusentals motparter och tusentals anställda skapar interna dokument. En del av korrespondensen kan tas emot och behandlas i pappersform. E-kontorssystem hjälper företag att öka sin effektivitet flera gånger och bilda ett enda arkiv med alla dokument.

"Office" täcker hela cykeln av att arbeta med pappersdokument: från inmatning och registrering till inlämning till arkivet. Funktionaliteten är helt konsekvent ryska standarder kontorsarbete, så att du kan automatisera de flesta "manuella" operationer.

Upprätthålla nomenklaturen för ärenden och registreringsloggar

Den godkända sammansättningen av ärendenomenklaturen upprätthålls i en särskild katalog i systemet. Vid decentraliserad redovisning av handlingar tillhandahålls registreringsplatser inom strukturella avdelningar.

Ärendenomenklatur

När du förbereder handlingar för överföring till arkivet för varje nomenklaturärende kan du automatiskt skriva ut ärendets omslag, samt en inventering av handlingar. Tiden att förbereda för arkivförvaring och sökning i arkivet minskar flera gånger.

Registrering av handlingar

För att ange ett dokument i DIRECTUM, fyll i de obligatoriska fälten på registreringskontrollkortet (RCC), och registreringsnumret tilldelas automatiskt. Ett flexibelt numreringssystem låter dig tilldela ett nummer till ett dokument inom ramen för varje registreringslogg godtyckligt och automatiskt. Numret kan innehålla en avdelningskod, en journalkod och eventuella nödvändiga detaljer. Med implementeringen av lösningen minskar den genomsnittliga tiden för registrering av dokument med 35-50%.

RKK exempel

RKK innehåller primära uppgifter (underindelning, registreringsdatum, registreringsnummer, etc.), samt information om statusen för varje pappersdokument, till exempel dess plats. När man flyttar ett dokument mellan avdelningar har varje registreringsort sin egen RSC. Du kan spåra förflyttningen av ett pappersdokument inom företaget längs kedjan av skapade RCM.

Du kan också bifoga ett dokument eller dess skannade bild till RKK. För snabb inmatning av en stor volym dokument används streaminginmatningstjänsten DIRECTUM Capture Service. Hon stöttar olika sätt ange dokument: fånga från e-post eller från filsystemet (till exempel från en skanner).

Funktionen att skapa RCM och fylla i data kan överföras till de intelligenta mekanismerna i Ario. Efter att ha mottagit dokumentet klassificerar de det självständigt, känner igen texten och fyller i RKK med den extraherade meningsfulla informationen. Expediten kan endast kontrollera att fyllningen är korrekt. Detta gör att du kan minska tiden för registrering ytterligare och minska antalet rutinoperationer.

Behandling och utförande av inkommande handlingar

Efter att ha registrerat det inkommande dokumentet skickar expediten den till huvudet för övervägande med ett par klick. Baserat på resultatet av behandlingen av handlingen formar sekreteraren eller chefen själv instruktioner för dokumentet.

Om ledaren har en assistent utförs den preliminära granskningen av dokumentet med utarbetandet av ett förslag till resolution av hans assistent. Ledaren kan endast godkänna resolutionsförslaget och skicka instruktioner för verkställighet.

I processen för att utföra order säkerställs följande:

fastställande av korrespondens om utförande;
möjligheten att delegera och skicka för översyn;
kontroll av tidsfrister, önskemål om ny deadline.

Handledare spårar prestanda visuellt. Alla deltagare i arbetet har tillgång till en kort sammanfattning som speglar status för relaterade uppgifter.

Quest träd

Skickar brev till korrespondenter

Lösningen är nära integrerad med modulen "Utbyte med motparter". När ett utgående brev har godkänts är det enkelt att skicka det till mottagarna genom dokumentutbytessystem – detta eliminerar behovet av att upprepade gånger skriva ut ett dokument och minskar leveranskostnaderna.

Dessutom, för utgående dokument, kan du ange en e-postlista för organisationer och skicka automatiskt e-postmeddelanden mottagare eller skriva ut kuvert som uppfyller standarderna för den ryska posten.

Utskrift av kuvert

Förberedelse och bekantskap med organisatoriska och administrativa dokument

Registrering och sändning för godkännande av administrativa handlingar är helt automatiserad. Det räcker med att fylla i nödvändiga uppgifter i åtgärdsguiden, varefter systemet kommer att generera ett dokument och skicka det till de nödvändiga anställda för godkännande och signering:

Efter undertecknandet kan det organisatoriska och administrativa dokumentet skickas till intresserade medarbetare för granskning. För att göra detta behöver du fylla i en e-postlista i RKK. Denna lista kan även användas i framtiden för att distribuera ett annat dokument.

Anställda från e-postlistan får uppgifter att bekanta sig med dokumentet. I DIRECTUM-systemet, för att bekräfta bekantskap, räcker det att slutföra uppgiften. Och om en uppgift skickas för att bekanta sig med ett dokument som inte är inskrivet i systemet, så anges detta i uppgiftens text och utövarna bekantar sig med dokumentet i pappersform.

Sök och analys

Enligt de kända detaljerna kan både det elektroniska dokumentet i sig och dess RSC hittas tillsammans med information om platsen och utförandestadiet för dokumentet.

Sök på RKK

Hitta snabbt önskat dokument tillsammans med RKK är det också möjligt med en streckkod på en pappersanalog av dokumentet. Tack vare den snabba identifieringstekniken läses streckkoden av en speciell skanner, varefter systemet automatiskt hittar dokumentet och relaterade jobb.

Åtgärdsfönster för hittat dokument

För att analysera effektiviteten av användarnas arbete tillhandahåller systemet specialiserade rapporter: "Familiariseringslista", "Kontroll av tidpunkten för utförande av order", "Statistik för utförande av order", "Dokument som ska returneras", etc.

Rapportexempel

Webbklienten kan användas på fjärrkontor i en geografiskt distribuerad organisation eller som huvudklient, vilket ger plattformsoberoende och enkel administration. Allt du behöver är tillgång till internet för att arbeta.

Inkommande RKK i webbkontoret

Implementeringseffekt

Med hjälp av lösningen kommer anställda att få order och instruktioner för utförande i tid. Utförandekontroll ledningsbeslut blir helt transparent.

Till ett minimum minskar risken för att förlora dokument
2 gånger tiden för att förbereda och godkänna ett utgående brev kommer att förkortas
12 gånger påskynda sökningen efter platsen för pappersdokument
2 gånger utarbetandet av information till ledningen för genomförandet av instruktioner kommer att påskyndas
med 20 %öka genomförandet av instruktioner från ledningen

Normalt faller bördan av att säkerställa "pappers" arbetsflöde och övervaka utförandet av order på organisationens divisioner som är involverade i kontorsarbete: kontoret, ärendehanteringen samt de som ansvarar för kontorsarbete i strukturella divisioner. Det är för dem som modulen "Office" i DIRECTUMs elektroniska dokumenthanterings- och interaktionshanteringssystem är avsedd. Denna modul gör det lättare att utföra rutinoperationer för att bearbeta pappersdokument i enlighet med kraven i GSDOU, på vilken den traditionella ryska kontorstekniken är baserad:

enhetlig registrering av all inkommande och utgående korrespondens, såväl som interna dokument med registrerings- och kontrollkort (RCC);
registrering av platsen för ett pappersdokument i något skede av dess livscykel: behandling av ledningen, godkännande av utkastet till dokument, utförande etc.;
kontroll över genomförandet av instruktioner, beslut och instruktioner från ledningen i tid;
avskrivning av handlingar i ärendet i enlighet med nomenklaturen över ärenden som antagits i organisationen;
snabb sökning efter nödvändig information om status, tillgänglighet, förflyttning av pappersdokument;
skaffa det nödvändiga standardformulär och tidningar, och statistiska rapporter organisationens dokumentflöde.

Dessutom låter modulen "Kontor" dig organisera utbytet mellan olika organisationer. Med detta utbyte är det möjligt att använda elektronisk signatur(ES) och systemets speciella mekanismer låter dig kontrollera leveransen av dokument. Utbytesprinciper är baserade på industristandardutbyte elektroniska dokument"Interaktion mellan automationssystem för dokumentationshantering", godkänd av Guild of Document Managers.

Upprätthålla nomenklaturen för ärenden och registreringsloggar

Flexibelt numreringssystem låter dig tilldela ett nummer till ett dokument i en sektion elektronisk journal registrering. För varje journal sätts en godtycklig metod för automatisk numrering av dokument inom journalen. Numret kan innehålla en avdelningskod, en journalkod och andra nödvändiga detaljer.

Vid upprättande av handlingar för överföring till arkivet för varje nomenklaturärende kan man skriva ut ärendets omslag, samt en inventering av ärendehandlingarna, vilket avsevärt minskar tiden för att förbereda handlingar för arkivförvaring.

Registrering av handlingar

För att registrera dokument i modulen "Office" används registrerings- och kontrollkort (RCC), som innehåller alla primära uppgifter (korrespondent, organisationsenhet, representant för organisationen, registreringsdatum, registreringsnummer, ämne och sammanfattning dokument, leveranssätt, etc.), samt nödvändig information om statusen för alla pappersdokument från organisationen (plats, tillstånd för utförande, etc.). För utgående dokument kan du ange en distributionslista för organisationer.

Systemet implementerar möjligheten att registrera handlingar från både organisationer och medborgare.

För organisationer som använder decentraliserad registrering av dokument använder systemet registreringsplatser - arbetsplatser för sekreterare och kontorspersonal. Varje registreringsort kan betjäna en eller flera avdelningar. Beroende på registreringsställena är det möjligt att särskilja åtkomsträttigheter till data.

När man flyttar ett dokument mellan avdelningar kan varje registreringsort ha sin egen RSC. Således uppstår en RKK-kedja, längs vilken det är möjligt att spåra förflyttningen av ett pappersdokument inte bara mellan anställda inom en avdelning, utan också mellan avdelningar. Dessutom, genom RSC, utförs sammankopplingen av de registrerade dokumenten i systemet sinsemellan, såsom: "Som svar på", "I utförande", etc.

Registreringsproceduren är enkel och består i att fylla i de obligatoriska fälten i RKK, medan registreringsnumret tilldelas automatiskt.

Vid registrering direkt från RKK är det möjligt att lägga in ett skannat (elektroniskt) dokument i modulen "Elektronisk dokumenthantering" med dess automatiska bifogning till RKK. För snabb inmatning av en stor volym dokument används systeminmatningstjänsterna, som säkerställer in-line-inmatning av dokument i modulen. I framtiden kan RKK, såväl som det inmatade elektroniska dokumentet, lätt hittas med streckkoden på dokumentets pappersanalog, tack vare den inbyggda tekniken för snabb identifiering i systemet.

Enligt RKK skrivs loggar över inkommande och utgående dokument ut. För utgående dokument kan du automatiskt generera och skriva ut ett klistermärke på kuvertet.

Förflyttning och utförande av dokument

Efter registreringen går det inkommande dokumentet igenom stadierna för behandling, upplösning, kontroll och utförande av dokumentet. Samtidigt kan vidare arbete av utförare med handlingen utföras helt in i elektroniskt format. Detta minskar avsevärt tiden som artisterna spenderar och förhindrar oavsiktlig förlust av originalet.

Beroende på chefens arbetsstil betraktas dokumentet av honom antingen på papper eller i elektronisk form.

Baserat på den resolution som utfärdats av chefen, kan dokumentet sättas under kontroll med utnämning av exekutörer, instruktioner och tidsfrister. För chefer som arbetar med modulen Business Process Management kan sekreteraren eller chefen själv snabbt skapa en uppgift direkt från RKK. Att arbeta med uppgifter gör det möjligt att till fullo utnyttja systemets möjligheter för att övervaka utförandet av instruktioner, såsom: fixa den fullständiga korrespondensen om utförandet av instruktioner; möjligheten att skicka för revision; flexibla routinginställningar etc.

Därefter, för uppgifter relaterade till RSC, kan du snabbt återskapa historiken för arbetet med dokumentet, godkännandeförfarandet och motiveringen för beslutet.

Om modulen "Chancery" används oberoende, skrivs alla instruktioner som utfärdas till artisterna av sekreteraren i dokumentets RSC, varefter deras snabba utförande övervakas. Samtidigt kan instruktioner skrivas ut för icke-automatiserade användare.

När du arbetar med elektroniska dokument utförs alla rörelser av dokument genom uppgifter, medan platsen för ett pappersdokument när som helst registreras på en speciell flik i RKK. Detta gör att du snabbt kan hitta dokumentets pappersoriginal genom RKK. Arbetet med utgående och interna dokument bygger på samma principer.

Utbyte av elektroniska dokument mellan system

Med hjälp av systemet är det möjligt att organisera utbyte av officiella, juridiskt betydelsefulla elektroniska dokument mellan organisationer. Utbytet av dokument baseras på användningen av branschstandarden för utbyte av elektroniska dokument "Interaction of automation systems for document management", godkänd av Guild of Document Managers.

Dokument kan utbytas mellan strukturella uppdelningar ett företag (holding), och mellan oberoende partnerorganisationer. I detta fall kan parterna i utbytet använda olika system elektronisk dokumenthantering eller inte fungera med sådana system alls.

Om utbytet görs mellan divisioner i ett företag (innehav) så sker arbetet med dokument i modulerna "Elektronisk dokumenthantering", "Business Process Management" och "Kontor". Om utbytet är mellan utomstående, sedan exporteras det elektroniska dokumentet från systemet till en ESD-fil. Den andra parten kan antingen importera ett ESD-dokument till sitt eget elektroniska dokumenthanteringssystem (förutsatt att detta format stöds av detta system; ESD-formatet är öppet), eller använda det fritt distribuerade programmet DIRECTUM OverDoc för att arbeta med ett ESD-dokument. DIRECTUM OverDoc låter dig se dokumentet, dess attribut och alla ES som dokumentet signerades med, inklusive autenticitetsmarkören.

Sökning och analys av information

Från och med registreringstillfället av ett dokument i systemet kan du hitta både dess registreringskort, tillsammans med information om platsen och processen för utförande av dokumentet, och själva det elektroniska dokumentet.

Systemet söker efter registreringsnummer, korrespondenten, upphovsmannen till resolutionen, såväl som alla RKK:s krav och deras godtyckliga kombination.

Dessutom tillhandahåller systemet specialiserade rapporter som avsevärt ökar användarnas effektivitet: Dokument som övervägs, försenade beställningar, Dokument som ska returneras, etc.

Webbmodul "Kontor"

Webbmodulen "Office" är utformad för att automatisera arbetet med officiella pappersdokument, såsom administrativa dokument, inkommande och utgående brev, instruktioner, PM och PM. Underlättar hanteringen av pappersdokument.

Behandling av pappersdokument utförs i enlighet med kraven i GSDOU, på vilken den traditionella ryska kontorstekniken är baserad.

Webbmodulen "Office" syftar till att lösa följande uppgifter:

enhetlig registrering av all inkommande och utgående korrespondens, såväl som interna dokument, med hjälp av registrerings- och kontrollkort;
kontroll över genomförandet av instruktioner, beslut och instruktioner från ledningen i tid;
snabb sökning efter nödvändig information om status, tillgänglighet, förflyttning av pappersdokument;
skaffa erforderliga standardformulär och journaler, samt statistiska rapporter om organisationens arbetsflöde.

Grunden för webbmodulen "Chancery" är uppbyggd av referensböcker "Registrerings- och kontrollkort", "Uppdrag för RRC", "Ärendenomenklatur".

Fördelar med att integrera "Office"-modulen med andra moduler i systemet

Således, tack vare interaktionen mellan modulerna "Elektronisk dokumenthantering", "Business Process Management" och "Kontor" inom enhetligt systemökningen av effektiviteten i organisationens arbete säkerställs i full överensstämmelse med inhemska traditioner och kontorsarbetsstandarder. Alla mekanismer som tillhandahålls av varje modul kan användas i olika kombinationer av "papper" och "elektroniska" stadier av att arbeta med dokument. Samtidigt passar det traditionella "pappers" kontorsarbetet harmoniskt in i elektronisk dokumenthantering organisationer med utvecklade horisontella kopplingar.

När du köper en mängd olika komponenter för mobil- och hemelektronik i Sotovik-M-butiken rekommenderar vi att du fyller på med pappersvaror längs vägen - arbetsprocesserna i alla företag eller ideella organisationer klarar sig inte utan dem. Om du vill köpa pappersvaror i lösvikt, se vårt sortiment.

Att köpa grossist pappersvaror från tillverkaren (papper grossist, brevpapper grossist Moskva) är ett effektivt sätt att avsevärt spara på den ständiga tillhandahållandet av företagets kontor med grossist brevpapper. Vill du ha pappersvaror i grossistledet billigt? Genom att beställa ett stort parti pennor, pennor, gem, anteckningsblock och andra småsaker en gång i kvartalet eller halvåret behöver du inte lägga tid på att göra ytterligare en månadsleverans. Grossistköp grossist kontorsmateriel är användbara för statliga organisationer- många förvaltningar läroanstalter köpa brevpapper i lösvikt till skolan, dagis eller universitet. Grossist brevpapper företag upprätthålla en tillräcklig prispolicy, så "Sotovik-M" säljer skrivtillbehör till ett fyndpris - pappersvaror i grossistledet är billigt. Grossist brevpapper i Moskva (grossist brevpapper Moskva, grossist brevpapper Moskva) i vår onlinebutik.

Grossisthandel med pappersvaror är mycket billigt. Grossistförsäljning av pappersvaror i Moskva

Brevpapper i lösvikt i vår butik till ett av de bästa priserna. Om du planerar att köpa skolpapper i lösvikt, pappersvaror grossist av låga priser eller beställ ovanligt brevpapper till en souvenirbutik i lösvikt, Sotovik-M är vad du behöver! Köp pappersvaror i lösvikt, från vanliga anteckningsböcker till stämpelprodukter och visitkort, till ett attraktivt pris med snabb leverans över hela Ryssland. Vi grossist brevpapper är mycket billigt!