Elektroniskt kontor. Partihandel med pappersvaror till låga priser. Köp brevpapper i grossistledet Tkz brevpapper

I stora företag sker korrespondens med tiotusentals motparter årligen och tusentals anställda skapar interna dokument. En del av korrespondensen kan tas emot och behandlas i pappersform. Elektroniska arkivsystem hjälper företag att öka sin arbetseffektivitet flera gånger och skapa ett enda arkiv med alla dokument.

"Chancery" täcker hela arbetscykeln med pappersdokument: från inmatning och registrering till inlämning till arkivet. Funktionaliteten är helt konsekvent ryska standarder kontorsarbete, så att du kan automatisera de flesta "manuella" operationer.

Upprätthålla nomenklaturen för ärenden och registreringsjournaler

Den godkända sammansättningen av ärendenomenklaturen förvaras i en särskild uppslagsbok för systemet. Vid decentraliserad redovisning av handlingar tillhandahålls registreringsplatser inom strukturella indelningar.

Ärendenomenklatur

När du förbereder handlingar för överföring till arkivet för varje nomenklaturärende kan du automatiskt skriva ut ärendets omslag, samt en lista över handlingar. Tiden för att förbereda arkivlagring och sökning i arkivet minskas flera gånger.

Registrering av handlingar

För att ange ett dokument i DIRECTUM, fyll i de obligatoriska fälten på registreringskontrollkortet (RCC), och registreringsnumret tilldelas automatiskt. Ett flexibelt numreringssystem låter dig tilldela ett nummer till ett dokument inom ramen för varje loggbok godtyckligt och automatiskt. Numret kan inkludera avdelningskod, journalkod och eventuella nödvändiga uppgifter. Med implementeringen av lösningen minskar den genomsnittliga tiden för registrering av dokument med 35-50%.

Exempel RKK

RKK innehåller primärdata (avdelning, registreringsdatum, registreringsnummer, etc.), samt information om tillståndet för varje pappersdokument, till exempel dess plats. När en handling flyttas mellan avdelningar sätts en egen RKK upp på varje registreringsort. Det är möjligt att spåra förflyttningen av ett pappersdokument inom ett företag längs kedjan av skapade RCK:er.

Du kan också bifoga ett dokument eller dess skannade bild till RKK. DIRECTUM Capture Service används för att snabbt mata in en stor mängd dokument. Hon stöttar olika sätt mata in dokument: fånga från e-post eller från filsystemet (till exempel från en skanner).

Funktionen att skapa ALS och fylla i data kan överföras till Arios intelligenta mekanismer. Efter att ha mottagit dokumentet klassificerar de det självständigt, känner igen texten och fyller RKK med den extraherade meningsfulla informationen. Expediten kan bara kontrollera fyllningens riktighet. Detta gör att du kan minska tiden för registrering ytterligare och minska antalet rutinoperationer.

Behandling och utförande av inkommande handlingar

Efter att ha registrerat det inkommande dokumentet skickar expediten med ett par klick det till chefen för övervägande. Utifrån resultatet av behandlingen av handlingen formulerar sekreteraren eller chefen själv instruktioner för handlingen.

Om ledaren har en assistent utför hans assistent en preliminär granskning av dokumentet med utarbetande av ett resolutionsförslag. Chefen behöver bara godkänna resolutionsförslaget och skicka instruktioner för verkställighet.

I processen för att utföra order tillhandahålls följande:

• fixering av korrespondens om utförande;
• förmågan att delegera och skicka för revision;
• tidskontroll, önskemål om ny deadline.

Handledare spårar prestanda visuellt. Alla deltagare i arbetet har tillgång till en kort sammanfattning som reflekterar situationen kring relaterade uppdrag.

Missionsträd

Skickar brev till korrespondenter

Lösningen är tätt integrerad med modulen "Utbyte med motparter". När det utgående brevet har godkänts är det enkelt att skicka det till mottagarna genom dokumentutbytessystem – detta eliminerar behovet av flera utskrifter av dokumentet och minskar leveranskostnaderna.

Dessutom, för utgående dokument, kan du ange en e-postlista för organisationer och automatiskt skicka e-post till mottagare eller skriva ut kuvert som uppfyller Russian Posts standarder.

Skriva ut kuvert

Registrering och bekantskap med organisatoriska och administrativa dokument

Registrering och inlämning av administrativa dokument för godkännande är helt automatiserad. Det räcker med att fylla i nödvändiga uppgifter i åtgärdsguiden, varefter systemet kommer att generera ett dokument och skicka det till de nödvändiga anställda för godkännande och signering:

Efter undertecknandet kan det organisatoriska och administrativa dokumentet skickas till intresserade medarbetare för granskning. För att göra detta behöver du fylla i RKK-sändlistan. Denna lista kan även användas i framtiden för att distribuera ett annat dokument.

Anställda på e-postlistan får uppdrag att bekanta sig med dokumentet. I DIRECTUM-systemet, för att bekräfta bekantskapen, räcker det att slutföra uppgiften. Och om en uppgift skickas för att bekanta sig med ett dokument som inte är inskrivet i systemet, anges detta i uppgiftens text och utövarna bekantar sig med dokumentet i pappersform.

Sök och analys

Enligt de kända detaljerna kan både det elektroniska dokumentet i sig och dess RKK återfinnas tillsammans med information om platsen och utförandestadiet för dokumentet.

Sök på RKK

Det är också möjligt att snabbt hitta önskat dokument tillsammans med RKK genom streckkoden på dokumentets analoga papper. Tack vare snabb identifieringsteknik läses streckkoden av en speciell skanner, varefter systemet automatiskt hittar dokumentet och tillhörande jobb.

Åtgärdsfönster för det hittade dokumentet

För att analysera effektiviteten av användarnas arbete tillhandahåller systemet specialiserade rapporter: "Granskningslista", "Kontroll av utförandetiden för order", "Statistik om utförande av order", "Dokument som ska returneras", etc.

Provrapport

Webbklienten kan användas på fjärrkontor i en geografiskt distribuerad organisation eller som en huvudklient som tillhandahåller plattformsoberoende funktionalitet och enkel administration. För att fungera behöver du bara tillgång till internet.

Inkommande RKK i webbkontoret

Implementeringseffekt

Med hjälp av lösningen kommer anställda att få order och instruktioner för utförande i tid. Utförandekontroll ledningsbeslut blir helt transparent.

• Till ett minimum risken för förlust av dokument minskar
• 2 gånger tiden för att förbereda och godkänna ett utgående brev kommer att förkortas
• 12 gånger snabbare sökning efter platsen för pappersdokument
• 2 gånger utarbetandet av information till ledningen om utförande av order kommer att påskyndas
• 20 % genomförandet av instruktioner från ledningen kommer att öka

När du köper en mängd olika tillbehör för mobil- och hemelektronik i Sotovik-M-butiken rekommenderar vi också att du fyller på med kontorsmaterial - de är väsentliga för arbetsprocesserna i alla företag eller ideella organisationer. Om du vill köpa pappersvaror i grossistledet, bläddra i vårt sortiment.

Att köpa pappersvaror i bulk från tillverkaren (papper i grossistledet, grossist pappersvaror i Moskva) är ett effektivt sätt att avsevärt spara på företagets ständiga tillhandahållande av pappersvaror i bulk. Vill du ha pappersvaror i grossistledet billigt? Genom att beställa ett stort parti pennor, pennor, gem, anteckningsböcker och andra småsaker en gång i kvartalet eller halvåret behöver du inte slösa tid på registrering av nästa månadsleverans. Grossistköp grossistkontorsvaror är också användbara för statliga organisationer - många förvaltningar läroanstalter köpa brevpapper i lösvikt till skolan, dagis eller universitet. Grossist brevpapper företag behålla tillräcklig prispolicy, därför säljer "Sotovik-M" skrivredskap till en förmånlig kostnad - partihandel med pappersvaror är billigt. Grossist brevpapper i Moskva (grossist brevpapper Moskva, grossist brevpapper Moskva) i vår onlinebutik.

Grossisthandel med pappersvaror är mycket billigt. Grossist brevpapper i Moskva

Grossist brevpapper i vår butik till ett av de mest förmånliga priserna. Om du planerar att köpa grossist skolpapper, grossist brevpapper av låga priser eller för att beställa ovanligt brevpapper för en presentbutik i grossistledet, "Sotovik-M" är vad du behöver! Köp pappersvaror i lösvikt, från vanliga anteckningsböcker till stämpelprodukter och visitkort, till ett attraktivt pris med snabb leverans över hela Ryssland. Vi har grossist pappersvaror mycket billigt!

Vanligtvis faller bördan av att säkerställa "pappers" dokumentflödet och kontroll av utförandet av order på organisationens avdelningar som är involverade i kontorsarbete: kontoret, ärendehantering, samt på de som ansvarar för kontorsarbete i strukturella divisioner. Det är för dem som modulen "Office" i DIRECTUMs elektroniska dokumenthanterings- och interaktionshanteringssystem är avsedd. Denna modul underlättar genomförandet av rutinoperationer för bearbetning av pappersdokument i enlighet med kraven från den statliga utbildningsinstitutionen, på vilken den traditionella ryska tekniken för kontorsarbete är baserad:

• enhetlig registrering av all inkommande och utgående korrespondens, såväl som interna dokument med registreringskontrollkort (RCC);
• registrering av platsen för ett pappersdokument i något skede av dess livscykel: övervägande av ledningen, godkännande av utkastet till dokument, utförande, etc.;
• kontroll över det rätta utförandet av order, beslut och instruktioner från ledningen;
• avskriva handlingar till ärendet i enlighet med nomenklaturen över ärenden som antagits i organisationen;
• snabb sökning efter nödvändig information om tillstånd, tillgänglighet, förflyttning av pappersdokument;
• skaffa erforderliga standardformulär och tidskrifter, samt statistiska rapporter på organisationens dokumentflöde.

Dessutom låter modulen "Kontor" dig organisera utbyte mellan olika organisationer. Med ett sådant utbyte är det möjligt att använda elektronisk signatur(ES) och speciella mekanismer i systemet låter dig kontrollera leveransen av dokument. Bytesprinciperna är baserade på industriutbytesstandarden elektroniska dokument"Interaktion mellan automationssystem för dokumenthanteringsstöd", godkänd av Guild of Managers of Documentation.

Upprätthålla nomenklaturen för ärenden och registreringsjournaler

Flexibelt numreringssystem låter dig tilldela ett nummer till ett dokument i sammanhanget elektronisk journal registrering. För varje journal sätts en godtycklig metod för automatisk numrering av dokument inom journalen. Numret kan inkludera avdelningskoden, journalkoden samt andra nödvändiga uppgifter.

Vid upprättande av handlingar för överföring till arkivet för varje nomenklaturärende kan man skriva ut ärendets omslag, samt inventeringen av ärendehandlingarna, vilket avsevärt minskar tiden för att förbereda handlingar för arkivförvaring.

Registrering av handlingar

För att registrera dokument i modulen "Office" används registrerings- och kontrollkort (RCC), som innehåller alla primärdata (korrespondent, organisationsenhet, representant för organisationen, registreringsdatum, registreringsnummer, ämne och sammanfattning dokument, leveransmetod etc.), samt nödvändig information om statusen för organisationens pappersdokument (plats, utförandestatus etc.). För utgående dokument kan du ange en e-postlista per organisation.

Systemet implementerar möjligheten att registrera dokument från både organisationer och medborgare.

För organisationer som använder decentraliserad registrering av dokument använder systemet registreringsplatser - arbetsplatserna för sekreterare och kontorspersonal. Varje incheckningsplats kan betjänas av en eller flera avdelningar. Efter registreringsställen är det möjligt att skilja åtkomsträttigheter till data.

Vid flyttning av en handling mellan avdelningar, på varje registreringsort, kan en egen RKK startas. Således uppstår en kedja av RKK, längs vilken det är möjligt att spåra förflyttningen av ett pappersdokument inte bara mellan anställda inom en avdelning, utan också mellan avdelningar. Dessutom, genom RKK, utförs förhållandet mellan de registrerade dokumenten i systemet sinsemellan, såsom: "Som svar på", "I verkställighet", etc.

Registreringsproceduren är enkel och består i att fylla i de obligatoriska fälten i RKK, medan registreringsnumret tilldelas automatiskt.

Vid registrering direkt från RKK är det möjligt att lägga in ett skannat (elektroniskt) dokument i modulen "Elektronisk dokumenthantering" med dess automatiska bifogning till RKK. För snabb inmatning av en stor mängd dokument används systemets inmatningstjänster, som ger strömmande inmatning av dokument i modulen. I framtiden kan RKK, liksom det inmatade elektroniska dokumentet, enkelt hittas med streckkoden på dokumentets analoga papper, tack vare den snabba identifieringstekniken som är inbyggd i systemet.

Enligt RKK-data skrivs loggar över inkommande och utgående dokument ut. För utgående dokument kan du automatiskt generera och skriva ut ett kuvertdekal.

Förflyttning och utförande av dokument

Efter registreringen går det inkommande dokumentet igenom stadierna för övervägande, upplösning, kontroll och utförande av dokumentet. Samtidigt kan ytterligare arbete av utförare med ett dokument utföras helt i i elektroniskt format... Detta minskar avsevärt tiden som krävs för artister och förhindrar oavsiktlig förlust av originalet.

Beroende på chefens arbetsstil granskas dokumentet av honom antingen på papper eller i elektronisk form.

Baserat på den resolution som utfärdats av chefen, kan dokumentet sättas under kontroll med utnämning av artister, instruktioner och deadlines. För utförare som arbetar med modulen "Business Process Management" kan sekreteraren eller chefen själv snabbt skapa en uppgift direkt från ALAC. Genom att arbeta med uppgifter kan du få ut det mesta av systemets möjligheter för att kontrollera utförandet av order, till exempel: spela in fullständig korrespondens om utförandet av order; förmågan att skicka för revision; flexibel konfiguration av routing, etc.

Därefter, enligt uppgifterna relaterade till RKK, kan du snabbt återskapa historiken för arbetet med dokumentet, godkännandeförfarandet och motiveringen för beslutet.

Om modulen "Kontor" används oberoende, skrivs alla instruktioner som utfärdas till utövarna av sekreteraren i dokumentets RKK, varefter deras snabba utförande övervakas. Samtidigt kan beställningar skrivas ut för icke-automatiserade användare.

När du arbetar med elektroniska dokument utförs alla rörelser av dokument genom uppgifter, medan på en speciell flik i RKK registreras pappersdokumentets plats när som helst. Detta gör att du snabbt kan hitta ett pappersoriginal av dokumentet genom RKK. Arbetet med utgående och interna dokument bygger på samma principer.

Utbyte av elektroniska dokument mellan system

Med hjälp av systemet är det möjligt att organisera utbyte av officiella, juridiskt betydelsefulla elektroniska dokument mellan organisationer. Utbytet av dokument bygger på användningen av branschstandarden för utbyte av elektroniska dokument "Interaction of automation systems for document management support", godkänd av Guild of Managers of Documentation.

Utbytet av dokument kan genomföras både mellan strukturella enheter ett företag (holding), och mellan oberoende partnerorganisationer. I detta fall kan parterna i utbytet använda olika system elektronisk dokumenthantering eller inte fungera alls med sådana system.

Om utbytet genomförs mellan divisioner i ett företag (innehav) så sker arbetet med dokument i modulerna "Elektronisk dokumenthantering", "Business Process Management" och "Kontor". Om utbytet är mellan externa organisationer, sedan exporteras det elektroniska dokumentet från systemet till en ESD-fil. Den andra parten kan antingen importera ESD-dokumentet till sitt elektroniska dokumenthanteringssystem (förutsatt att detta format stöds av detta system; ESD-formatet är öppet), eller använda det kostnadsfria programmet DIRECTUM OverDoc för att arbeta med ESD-dokumentet. DIRECTUM OverDoc låter dig se ett dokument, dess attribut och alla elektroniska signaturer som dokumentet signerades med, inklusive giltighetstoken.

Sökning och analys av information

Från och med registreringstillfället av ett dokument i systemet kan du hitta både dess registreringskort tillsammans med information om platsen och processen för dokumentexekveringen, såväl som själva det elektroniska dokumentet.

Systemet söker efter registreringsnummer, korrespondent, författare till resolutionen, samt för alla detaljer om RKK och deras godtyckliga kombination.

Dessutom tillhandahåller systemet specialiserade rapporter som avsevärt ökar effektiviteten i användarnas arbete: Dokument under övervägande, Försenade beställningar, Dokument som ska returneras, etc.

Webbmodul "Skrivpapper"

Webbmodulen "Office" är utformad för att automatisera arbetet med officiella pappersdokument, till exempel med administrativa dokument, inkommande och utgående brev, instruktioner, rapporter och PM. Underlättar hanteringen av pappersdokument.

Behandling av pappersdokument utförs i enlighet med kraven från den statliga utbildningsinstitutionen för utbildning, på vilken den traditionella ryska tekniken för kontorsarbete är baserad.

Webbmodulen "Office" syftar till att lösa problem:

• enhetlig registrering av all inkommande och utgående korrespondens, såväl som interna dokument, med hjälp av registrerings- och kontrollkort;
• kontroll över det rätta utförandet av order, resolutioner och instruktioner från ledningen;
• snabb sökning efter nödvändig information om tillstånd, tillgänglighet, förflyttning av pappersdokument;
• skaffa erforderliga standardformulär och journaler, samt statistiska rapporter om organisationens arbetsflöde.

Grunden för webbmodulen "Office" utgörs av uppslagsböckerna "Registrerings- och kontrollkort", "Instruktioner för RKK", "Ärendenomenklatur".

Fördelar med att integrera modulen "Stationsmaterial" med andra moduler i systemet

Således, tack vare samspelet mellan modulerna "Elektronisk dokumenthantering", "Business Process Management" och "Kontor" inom enhetligt system en ökad effektivitet i organisationen säkerställs med full överensstämmelse med inhemska traditioner och kontorsarbetsstandarder. Alla mekanismer som tillhandahålls av varje modul kan användas i olika kombinationer av "papper" och "elektroniska" stadier av att arbeta med dokument. Samtidigt passar traditionellt "pappers" kontorsarbete harmoniskt in i elektronisk dokumenthantering organisationer med utvecklade horisontella länkar.

Särskiljande drag Olympus elektroniska kontor är dess rika funktionalitet, som härstammar från det klassiska kontorsarbetet.

På en stor industriföretag sekreterarens (tjänstemannens) uppgifter är inte bara registrering av dokument, utan också många andra uppgifter:

• fastställande av chefen till vilken den inkommande handlingen ska överföras till resolutionen
• utarbetande av förhandsbeslut
• leverans av handlingen till entreprenören
• kontroll över återlämnandet av originalet
• sammanfattande analys av uppgiftens genomförande
• kontroll av utförandet av order
• bildande av slutrapportering om ouppfyllda uppgifter
• skicka utgående dokument
• söka efter den nödvändiga handlingen på begäran
• skriva ut, skanna
• och till och med lagring av en enorm mängd dokument. En bra kontorist är ansvarig för allt detta.

Elektroniskt kontor Olympus kan göra jobbet goda människor enklare och effektivare!

Automatisk registrering:

Automatisk kontroll av återmottagna dokument

Systemet fångar själv upp dokument som kommer in i organisationen igen och varnar för det.

Automatiska meddelanden om återlämnande av originalet

Systemet tillhandahåller ett schema för förflyttning av originalet, och om det inte returneras i tid kommer det att meddela registraren.

Bekvämt kommunikationssystem

Länkar till dokument i Olympus innebär möjligheten att erhålla en detaljerad historik över alla sammanlänkade dokument, inklusive arkivdokument, som skapats i tillägg, i annulleringen eller ändringen.

Rapportdesigner

Med hjälp av rapportdesignern för Olympus-systemet kan en anställd skapa de rapporter han behöver utan att behöva ta hjälp av en administratör eller programmerare. Så genereras ofta rapporter om utestående dokument eller styrdokument.

Flexibelt filtreringssystem

Olymp-systemet ger möjlighet att utföra en dokumentsökningsförfrågan med hjälp av en filtersträng. Filtreringsraden låter dig formulera många variabla söktermer för det önskade dokumentet.

Elektroniskt kontor i Olympus-systemetär ett verktyg för att organisera digitalt kontorsarbete. Detta segment ackumulerar all information relaterad till företagets dokument. Den innehåller historien om användarnas arbete; lagrar alla dokumentlänkar; informerar om förfallodatum; inkluderar alla filer som skapats med dokumentet; ger svar på frågor från utförare och ansvariga för dokumentet, samt resultatet av deras arbete.

Utförandekontroll

Utförandekontroll i Olympus-systemetär en djup funktionalitet som ger information om tidpunkt, stadier och resultat av utförandet av order. Denna funktion finns i hela systemet, från elektronisk kontor till strukturerad lagring. Funktionaliteten bygger på tidpunkten för genomförandet av dokumentet och instruktionerna och på att informera om misslyckande med dessa deadlines.

Visualisering av exekveringskontroll

1. Färgindikering och meddelanden från Olympus-systemet om misslyckande med deadline.
2. Specialiserat läge med det totala antalet mottagna uppgifter, tas i arbete, slutförda i tid, slutförda med fördröjning av perioder som inte slutförts i tid.
3. Ett helt system med rapporter om utförande av order i samband med dokumentet, utförare, kontrollanter.

Särskild kontroll

För att utföra uppgifter i rätt tid och av hög kvalitet har Olympus ett speciellt kontrollsystem. Dess väsen är att alla de viktigaste uppgifterna som sätts för kontroll måste gå igenom proceduren för avlägsnande från kontroll, dvs. stängning. I vissa fall, för att ta bort en uppgift från kontroll, krävs det att man bedömer kvaliteten på det arbete som utförs av en kompetent specialist. Då kan systemet dessutom tillämpa bekräftelseproceduren.

Bildande av en kontrollorder

1. Utfärdandet av kontrollorder åtföljs av utnämningen av en arbetsledare och, om nödvändigt, en anställd som bekräftar prestanda av hög kvalitet.
2. Prestandadisciplinförhållandet beräknas automatiskt för testorder.
3. Specialläget "Analys av utförande av kontrolluppgifter" visar information om aktualiteten för utförande av kontrolluppgifter.
4. Desktop-instrumentpaneler förvandlas denna informationen till en grafisk vy.

Dokumenthantering

Kompetent dokumenthantering är ett löfte effektivt arbete avdelning, division, service och organisation som helhet. "Dokumenthantering" i Olympus-systemetär ett modernt verktyg för att hantera ett storskaligt företag, specifikt inriktat på affärsprocesser på hög nivå.

"Document Management" är ett Segment av Document Management - Olympus-modulen, byggd på principen om en planerare, dvs. alla uppgifter och dokument som den anställde tar emot är uppradade i en lista.

Listan visar typen av uppgift, ämne, innehåll, mottagningsdatum, förfallodatum, från vem den kom. Denna lista kan enkelt kompletteras med önskad kolumn.

En röd bakgrund signalerar en försenad uppgift, vilket hjälper dig att inte glömma att den är klar. Systemet har avancerad kontroll, när färgindikeringen informerar om närmande datum för exekvering av dokumentet.

Under listan på flikarna alla ytterligare information, som kommer att krävas för att fatta ett beslut. Dessa är dokumenttext, detaljerad uppgift, rörelsehistorik och relaterade dokument.

Det är lätt att hitta det önskade dokumentet i programmet, samt att lyfta historien om att arbeta med det. Dessutom visar historien hur många cirklar dokumentet redan cirkulerar, vem som har tagit det i arbete och vem som inte har gjort det ännu.

Snabbt mottagande av information:

• vem som initierade dokumentet;
• vem höll med;
• vem har det för tillfället;
• vilka kommentarer gavs och av vem på dokumentet;
• om detta dokument är relaterat till andra dokument och hur, med möjlighet att öppna, inklusive relaterade dokument;
• för en anställd, tjänst, avdelning eller hela företaget som helhet, se en bild av genomförda och ouppfyllda beställningar.

Bekvämt att arbeta med ett stort utbud av dokument:

• systemet självt genererar en lista över dokument för övervägande;
• systemet frågar om vilka dokument du behöver för att snabbt fatta ett beslut;
• systemet informerar om en period som närmar sig sitt slut;
• systemet gör det möjligt att delegera ditt arbete och enkelt kontrollera att det utförs i tid;
• systemet låter dig få historien om arbetet på alla dokument;
• systemet gör att du kan utse suppleanter under hans frånvaro och se hur suppleanten arbetade.

Enkel dokumenthantering:

• öka hastigheten på informationsutbytet;
• öka nivån på verkställande disciplin hos anställda;
• efterlevnad av tidsfristerna för genomförandet av kontrakt;
• förmågan att snabbt få nödvändig information utan att resa sig från arbetsplatsen.

Förvaringsstruktur

Den strukturerade lagringen av dokument i Olympus-systemet är inte bara ett bibliotek med avgränsad tillgång till mappar, det är en individuell "kunskapsbas" för varje anställd. Principen för att bygga Olympus-förvaret är baserad på användarens åtkomsträttigheter till sektioner, mappar, dokument, filer. Systemet bygger automatiskt upp en individuell arkivstruktur för varje anställd. Användaren ser bara de avsnitt och dokument som han har rättigheter till.

Dessutom har den anställde möjligheten att kopiera en del av strukturen i arkivet, mappar, dokument till personlig lagring. En sådan möjlighet kommer att tillåta användaren att få den information han behöver, dokumentet ännu snabbare.

Fyller förrådet

Lagringen i Olympus-systemet fylls automatiskt med dokument baserat på resultatet av slutförandet av cykeln att arbeta med dokumentet. Denna teknik låter dig ackumulera nödvändiga dokument i de aktuella avsnitten utan att särskilt avsätta tid för detta arbete.

När ett nytt dokument dyker upp i förrådet meddelar systemet den anställde om han är prenumererad på sådana meddelanden.

Bekvämt att arbeta med dokument

Olymp-lagringen kännetecknas av funktionella tjänster som bestämmer bekvämligheten med att arbeta med dokument:

• Versionering;
• Förhållandedokument (inställda, ogiltigförklarade, dessutom);
• Utdrag ur arkivet;
• Utfärdande av originalet;
• Lagringsattribut (lagernummer, lager, ställ, hylla, antal exemplar).