Automatiserat system för elektronisk dokumenthantering SED. Elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS): vad är det, funktioner och rekommendationer. Regeringsinitiativ kring det "elektroniska dokumentet"

"," Avhandling "och 1C: Dokumentflöde. Andelen av dessa lösningar i TA-rådgivarens bas överstiger 60 %.

Dessutom för Förra året information om 600 nya projekt dök upp i den. Under 2019 fylldes TAdviser-basen oftast på med information om implementeringen av systemen Elma, Thesis, DirectumRX och 1C: Document Management.

Om vi överväger implementeringar av leverantör, med hänsyn till alla beslut från ett visst företag relaterade till EDMS / ECM, kommer i det här fallet Top 5, från slutet av 2019, att se ut så här: Directum, Elma, Doxvision och Haulmont ...

2018

Enligt data för december 2018 inkluderade databasen över EDMS / ECM-projekt från TAdviser information om mer än 5,1 tusen implementeringar. Sedan december 2017, d.v.s. sedan den tidigare rapporten publicerades har den vuxit med nästan 700 nya och arkiverade projekt.

Hälften av alla projekt, som information om vilka finns på sajten, faller på 5 inhemska system- Directum, Elma, Docsvision, Delo och Thesis.

Om vi tittar på implementeringarna av alla EDMS / ECM-klassprodukter från specifika leverantörer, så kommer de fem bästa ledarna att se ut så här: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision och Haulmont, baserat på antalet projekt.

2017

De mest populära EDMS/ECM-systemen

Enligt uppgifterna i början av december 2017 inkluderade databasen för EDMS / ECM-projekten från TAdviser information om cirka 4440 tusen implementeringar. Sedan november 2016, d.v.s. Sedan den tidigare rapporten publicerades har den utökats med 460 nya och arkiverade projekt.

Mer än hälften av alla projekt, som information om vilka finns på webbplatsen, faller på 5 inhemska system - Directum, Docsvision, ELMA, Delo och 1C: Document Management.

Om vi tittar på implementeringen av alla EDMS / ECM-klassprodukter från specifika leverantörer, kommer de fem bästa ledarna, som för ett år sedan, att se ut så här, med antalet projekt: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision och IC.

2016

De mest populära EDMS/ECM-systemen

I början av november 2016 inkluderade basen för TAdviser-projekt information om 3980 implementeringar av EDMS/ECM-system i olika branscher. Enligt dessa uppgifter slutfördes det största antalet projekt med Directum (677 projekt), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) och 1C: Document Management (164).

Naturligtvis är dessa siffror långt ifrån det verkliga antalet implementeringar, eftersom till exempel bara på 1C-webbplatsen finns information om mer än 1,5 tusen implementeringar av 1C: Document Management. Ändå gör den röstade datan det möjligt att förstå vilka system som oftast används i Ryssland.

Endast två utländska lösningar presenteras i topp tio av de mest implementerade systemen – Documentum och SharePoint. Detta förklaras först och främst av att projekt där utländska produkter används tas efter volym, inte kvantitet.

Leverantörer efter antalet EDMS/ECM-implementeringar

Grafen ovan visar de totala implementeringarna av alla system från specifika leverantörer som tillhör EDMS/ECM-klassen. Om i ett projekt användes två eller flera lösningar från samma leverantör, som i TAdviser-databasen klassificeras som EDMS (ECM), så togs implementeringen av varje lösning i beaktande separat.

2015

De mest populära EDMS/ECM-systemen

Enligt TAdviser är Delo elektroniska dokumenthanteringssystem ledande i antalet implementeringar. I TArådgivarens bas för hela observationsperioden finns 418 projekt som utförs med denna lösning. Något färre projekt genomfördes med DocsVision - 416 implementeringar. De fem ledarna i kvantitativa termer inkluderar också ELMA, Directum och 1C: Document Management 8-system - 393, 368 respektive 124. Totalt innehåller TAdviser-basen, från och med november 2015, information om mer än 3,3 tusen projekt.

Bland alla projekt som slutfördes under 2014, och det finns cirka 500 av dem i TAdviser-databasen, föll det största antalet implementeringar på ELMA, Directum, Delo, DocsVision och

Att arbeta med dokumentation tar lejonparten av tiden och resurserna för alla organisationer, eftersom papper följer med alla stadier företagande verksamhet... Att effektivisera arbetsflödesprocesserna ökar omedelbart dramatiskt effektiviteten i förvaltning och redovisning, bristerna i dokumentcirkulationssystemet skapar många problem för verksamheten.

Automatisering har påverkat även denna sida av entreprenörskap.

Tänk på funktionerna i skapandet och funktionen av ett enda organisationssystem på företaget, vilket säkerställer överföring av dokument i elektronisk form,
vi kommer att diskutera hur man väljer det mest lämpliga systemet,
låt oss bekanta oss med de mest populära EDMS.

Kärnan i EDMS-system

Dokumentflöde- en term som kännetecknar alla processer på företaget i samband med fixeringen av olika handlingar i form av dokumentation:

första skrivning eller mottagande;
registrering;
säkerställa utförandet av lämpliga åtgärder på dokumentet;
kontroll över utförande;
bokföring;
arkivering;
lagring;
återanvändning;
förfrågan;
utskick.

REFERENS! Arbetsflödet inkluderar också processen att organisera alla ovanstående aktiviteter. Det är viktigt att skilja mellan pappersarbete och kontorsarbete: det sistnämnda begreppet är bredare, det betecknar hela affärsbranschen relaterat till dokumentation, och inkluderar det förra.

Under lång tid genomfördes arbetsflödesprocessen uteslutande i pappersform, men modern teknik låter dig automatisera detta system och byta till ett helt papperslöst alternativ eller avsevärt minska flödet av dokumentation på papper.

Det finns flera alternativ för att namnge en sådan automatiserad elektroniskt system arbeta med dokumentation:

EDMS - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
SEDD - ett system för elektronisk dokumenthantering och kontorsarbete;
SAD - kontorsautomationssystem;
SEDO - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
SADO är ett dokumentflödesautomationssystem.

Den vanligaste förkortningen är SED.

En obligatorisk komponent i EDMS är användningen elektronisk signatur- Identifieraren för det elektroniska dokumentet, som garanterar dess äkthet (spelar rollen som ett personligt visum på ett pappersdokument).

Fördelar med EDMS-implementeringen

Den mest uppenbara fördelen med att använda elektronisk dokumenthantering i ett företag är möjligheten att glatt undvika många problem som nästan är oundvikliga i traditionellt pappersbaserat kontorsarbete. Dessa inkluderar:

Mänskligt misstag;
förlust av det nödvändiga dokumentet;
tid som ägnas åt att leta efter det papper som krävs;
problem med att skicka, leverera och ta emot dokumentation;
svårigheter att vid behov göra dubbletter;
ytterligare åtgärder relaterade till lagring, arkivering och förstörelse av ackumulerade papper;
kostnader för pappersvaror;
en lägre grad av skydd mot förfalskning och eventuell skada m.m.

De positiva egenskaperna hos EDMS, som dramatiskt påverkar effektiviteten i affärsprocesser, härrör från principerna för att använda detta system.

Unik identifiering- i elektronisk form registreras handlingen en gång, varefter den lätt kan identifieras automatiskt.
Parallella operationer- i elektronisk form kan du interagera med flera dokument nästan samtidigt, vilket ökar effektiviteten och minskar tidskostnaderna.
Dokumentärbasens enhet- Alla dokument samlas i ett överenskommet system, vilket gör att de inte dupliceras eller går förlorade.
Enkel sökning- automatiskt identifieringssystem gör att du snabbt kan hitta krävs dokument till ett minimum av initiala data.
Möjlighet att fästa- en eller flera filer kan bifogas till alla dokument i elektronisk form, vilket gör att du kan förse den med de nödvändiga applikationerna och attributen.
Avancerad rapportering – elektronisk form låter dig gruppera dokument på de nödvändiga grunderna, vilket gör att du kan kontrollera alla stadier av rörelsen av dokument och säkerställa fullständig och tillförlitlig redovisning av nödvändiga faktorer.
Flexibel anpassning- elektronisk dokumenthantering är lätt att snabbt anpassa till alla produktionsbehov.

NOTERA! För att tillhandahålla alla noterade fördelar med EDMS måste personalen som arbetar med dokumentationen omskola sig och lära sig nya färdigheter.

Vad är EDMS

En mjukvaruprodukt utformad för att utföra funktionerna för dokumentflödesautomatisering skiljer sig åt i uppsättningen av funktioner som är inbäddade i den.

Universal EDMS(de kallas också "paketerade" eller "förpackade" - standardiserade system som tillhandahåller grundläggande kontorsarbetsfunktioner.
- relativt liten funktionalitet;
- oanpassning till företagets särdrag;
- tillgänglighet och enkel installation och implementering;
- den billigaste kostnadsmässigt.

UPPMÄRKSAMHET! När man inför ett universellt EDMS på ett företag måste arbetsgivaren skaffa en licens för nya jobb som införs.

EDMS för individuell utveckling- system gjorda speciellt för att möta behoven hos en viss kund. Dessa produkter kännetecknas av:
- maximal personifiering;
- ytterligare utgifter för omskolning av anställda och inköp av utrustning;
- högt pris;
- tar mer tid att utveckla, installera och implementera.
Kombinerad EDMS- Ytterligare individuella tillägg introduceras på basis av den universella plattformen. Genom att installera ett sådant system kan du lösa följande uppgifter:
- fullt lämpad för att möta organisationens behov;
- kostnader för utveckling, installation och driftsättning minskar;
- grundläggande moduler låter dig snabbt bemästra systemet och utbilda personal;
- kan interagera med andra mjukvaruprodukter;
- kunden får fullständiga rättigheter till mjukvaruprodukten.

Beroende på konfigurationen ger kapaciteten hos ett eller annat EDMS automatisering av olika produktionsområden, som kan kombineras på olika sätt:

Kontorsarbete.
Allmän spridning av dokument.
Avtalshantering.
Arkivering.
Projektledning.
Särskild dokumentation.
Interaktion med inkommande dokumentation.

Hur man väljer en lämplig EDMS

För att välja det bästa alternativet för att automatisera dokumentflödet i en organisation från ett ganska brett utbud av produkter på marknaden, måste du veta vilka parametrar du bör vara uppmärksam på.

Nyckelfaktorerna i urvalet är följande organisationsspecifika punkter:

beredskap att ersätta pappersdokumentation med dess elektroniska motsvarighet ("mognad" för dokumentflödet);
mål implementering av EDMS;
möjligheten till vidareutveckling;
resurser som avsatts för genomförande (tid och pengar).

Låt oss överväga varje faktor mer detaljerat:

Det ursprungliga arbetsflödets mognad. Ju bättre pappersarbetsflödet är organiserat i företaget, desto lättare är det att implementera EDMS, eftersom det omedelbart tar bort alla svårigheter, vilket i gengäld ger fördelarna med ett effektivare kontorsarbete. Relativt små tid- och ekonomiska kostnader kommer att krävas för installation av systemet och utbildning av personal. På de lägre nivåerna av dokumenthantering måste du först lägga energi på att formalisera de viktigaste dokumenthanteringsprocesserna och sedan översätta dem till elektronisk form.
Genomförandemål. Valet dikteras av en uppsättning funktioner som kommer att tillhandahållas av ett eller annat EDMS. I varje fall krävs hantering av siktarna, om de grundläggande egenskaperna kommer att räcka eller personifiering.
Reserver... När automatisering krävs för redan formaliserade processer är det stor sannolikhet för deras specificitet. Organisationens utveckling ger förutsättningar för förändringar i arbetsflödet, vilket systemet potentiellt borde kunna. Därför, med tanke på reserverna för utveckling, bör det implementerade EDMS vara så flexibelt som möjligt.
Resurser... Värde i termer av tid och pengar är i slutändan investeringskomponenten. Därför måste du inte bara ta hänsyn till priset. programvara och dess installation, men också hur mycket det kommer att kosta att äga detta system. Ytterligare kostnader kan vara medel för "uppgradering" av ett redan fungerande EDMS, omskolning av anställda m.m.

En kort översikt över flera populära EDMS

På den moderna ryska marknaden idag används ett 20-tal olika EDMS. Låt oss analysera de mest använda av dem, som framgångsrikt har visat sig för att förbättra effektiviteten i företagsledningen.

"Öva". 2012 introducerade ministeriet för telekom och masskommunikation detta system som det viktigaste för dokumentcirkulation, det har cirka 4 tusen kunder. Systemet används av de flesta statliga myndigheter staden Moskva. Detta program kan användas i moln- eller serverversion. Kostnaden för en prenumerationsavgift för en organisation är relativt låg, en extra betalning görs för varje ytterligare användare.
"Naumen DMS"- utveckling baserad på NauDoc (på senare tid en av de mest populära EDMS), men i en förbättrad och utökad version. En del av mer brett system Affärsprocessledning.
"Directum"- ett system som fokuserar på principerna för kollektiv interaktion. Innehåller bekväma mekanismer för att skapa databaser för dokumentation, organisera konferenser, intervjuer, möten, etc.
CompanyMedia– tvärtom ger det maximal personifiering. Med hjälp av detta EDMS är det enkelt att skapa personliga jobb och säkerställa att de fungerar.
"Fall"- en ledande produkt som upptar nästan hälften av EDMS-marknaden i Ryska federationen, som används av centralbanken, Sberbank, Rostelecom och andra stora organisationer.

Idag går de flesta företag från papper till elektroniskt arbetsflöde. Detta sparar både tid och pengar för organisationen. Elektronisk dokumenthantering eliminerar pappersarbete. Du kan utbyta information 24 timmar om dygnet från kontoret eller någon annan plats. Det räcker bara att ha en dator med elektronisk signatur och tillgång till internet. Dessutom gör det elektroniska dokumenthanteringssystemet det möjligt att övervaka arbetets framsteg i realtid.

Vad är elektronisk dokumenthantering

Om vi pratar med enkla ord, elektronisk dokumenthantering är utbyte av elektroniska dokument genom lokalt nätverk, Internet eller andra kanaler. Elektroniskt dokumentflöde kan förekomma både inom en organisation och mellan företag.

Med EDM kan du inte bara utbyta dokument, utan också organisera arbetet utan att använda pappersmedia: söka efter dokument, upprätta rapporter, underhålla ett arkiv och mycket mer.

Elektronisk dokumentcirkulation utförs genom systemet för EDM-operatören som ingår i förtroendenätverket för Federal Tax Service of Russia. Ett företag skickar ett annat elektroniskt dokument. Adressaten får det inom några sekunder på sin PC. Vid denna tidpunkt kontrollerar operatören automatiskt den elektroniska signaturen som dokumentet är påskrivet med, och om dokumentformatet överensstämmer med lagkraven. Med hjälp av statusar kan avsändaren se hur dokumentet rör sig.

Typer av elektroniska dokument

Nästan alla dokument kan översättas till elektronisk vy... Vanligtvis går företag över till elektroniska kontrakt, fakturor, olika fakturor, rapporter och så vidare.

Elektroniska handlingar delas in i icke-formaliserade handlingar och formaliserade handlingar.

Oformaliserade dokument - brev, kontrakt, fullmakter, teknisk dokumentation och andra dokument, de är undantagna från strikt reglering av staten.

Formaliserade dokument har strikta krav på format och överföringsbestämmelser. Formaliserat dokument - ett dokument som skapades i formatet av Federal Tax Service, till exempel en handling för att acceptera arbete. Formaliserade dokument påverkar riktigheten av skatteberäkningar, därför är det viktigt att följa alla överföringsförfaranden för dem.

Observera att oformaliserade elektroniska dokument kan vara i vilket format som helst: doc, xlsx, pdf, jpg och andra, medan formaliserade dokument endast kan vara i form av en fil med xml-tillägget.

Funktioner i det elektroniska dokumenthanteringssystemet

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet utför följande funktioner:

registrering av ett dokument;
kontroll över utförande av dokument;
skapande av referensböcker;
kontroll av förflyttningen av papper och elektroniska dokument, hålla historien om arbetet med dokument;
skapa och redigera detaljer i dokument;
generering av rapporter om företagets dokumentflöde;
import av dokument från filsystemet och Internet;
skapa ett dokument direkt från systemet med hjälp av en mall;
arbeta med dokumentversioner, komplexa dokument med flera komponenter och flera format, bilagor;
elektronisk distribution av dokument;
arbeta med dokument i mappar;
erhålla dokument med skanning och igenkänning;
minska kostnaderna för att få tillgång till data och bearbeta dokument.

EDF-alternativ

Det finns två sätt att organisera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. För det första är det möjligt att sluta avtal om elektronisk dokumenthantering med motparter och utbyta dokument som kommer att undertecknas med elektronisk signatur via e-post.

För det andra är det möjligt att organisera EDM genom en speciell operatör. I det här fallet måste du ansluta dig till reglerna för utbyte av elektroniska dokument. Därefter finns ett utbyte med motparter, både formaliserade handlingar och icke-formaliserade.

Automatisering av elektronisk dokumenthantering. För- och nackdelar med EDF

Elektronisk dokumenthantering är ett helt informationssystem som inkluderar specialiserad programvara, e-post, Internet, lokala nätverk och andra.

Elektroniskt dokumentflöde i jämförelse med papper ser mycket mer attraktivt ut. Låt oss lyfta fram de viktigaste fördelarna med EDI.

den enklaste - kostnader förknippade med papperskostnader reduceras;
sparar tid - anställda lägger mindre tid på att hitta ett pappersdokument;
transparensen i företagets interna arbete ökar - det elektroniska dokumenthanteringssystemet gör det möjligt att spåra dokumentets status;
en personlig historik för varje fil och tillhörande dokument sparas - du kan när som helst öppna alla Nödvändiga dokument som innehåller krav relaterade till olika typer relationen mellan företaget och externa aktörer;
rapporter från organisationen förbereds omedelbart;
ökad datasäkerhet.

Bland nackdelarna kan man notera de höga kostnaderna för programvara och kostnaderna för att utbilda anställda och digitalisera alla tillgängliga dokument.

Vad som behövs för att gå över till elektronisk dokumenthantering

För att införa elektronisk dokumentcirkulation är det nödvändigt att utveckla och godkänna förfarandet för elektronisk dokumentcirkulation; namnge de som är ansvariga för dess underhåll; organisera Elektroniskt arkiv mottagna och skickade dokument; föreskriva i redovisningsprincipen reglerna för att skapa, ta emot och lagra elektroniska dokument; utse ansvariga för bildandet och undertecknandet av elektroniska dokument.

Alla anställda som är behöriga att skriva under dokument ska ha en elektronisk signatur.

Ungefärlig algoritm för åtgärder:

ett tekniskt uppdrag utvecklas;
en IT-lösning väljs;
affärsprocesser beskrivs;
uppskattningar, scheman, listor över nödvändiga resurser och allmän arbetsplan upprättas;
EDF håller på att införas;
programmet testas;
det elektroniska dokumenthanteringssystemet lanseras;
användningen av systemet övervakas.

Elektroniskt dokumenthanteringssystem

Alla EDI-system kan innehålla egenskaperna för kategorierna som listas nedan, men de flesta av dem har en specifik orientering förknippad med produktpositionering.

1. Elektroniskt arkiv är ett EDM-system, som syftar till effektiv lagring och hämtning av data.

2. Elektroniska dokumenthanteringssystem med avancerade arbetsflödesverktyg - tillhandahåller förflyttning av vissa objekt längs en viss väg, som är inställd i förväg. I varje skede kan föremålet förändras, varför det kallas det allmänna ordet "arbete". Handlingar bifogas verket, men de är inte huvudobjekten här. Tack vare dessa system organiseras visst arbete.

3. EDI-system, som är inriktade på att stödja ledningen av organisationen och ackumulering av kunskap. Dessa är system som kombinerar egenskaperna hos de ovan beskrivna systemen. Här kan grundelementet vara vad som helst - ett verk eller ett dokument. Dessa system används av statliga myndigheter, stora företag, där det finns vissa regler och förfaranden för förflyttning av dokument.

4. EDF-system som är inriktade på att stödja samarbete – sådana system skiljer sig från de tidigare och har ingen tydlig hierarki i organisationen och formaliseringen av arbetsflödet. En sådan EDF har till uppgift att säkerställa de anställdas arbete i företaget, var de än befinner sig, och att bevara resultatet av det utförda arbetet.

5. EDM-system som har utvecklat tilläggstjänster. Ett utmärkt exempel är tjänsten kundrelationshantering (CRM). Dessa typer av tjänster är olika och kan inkludera olika uppsättningar tjänster.

Alla företag funderar förr eller senare på att optimera och effektivisera affärsprocesser, som kan etableras med hjälp av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS).

EDMS tillåter att lösa problem med att automatisera arbetet med dokument från företag av olika storlekar och verksamhetsområden, inklusive geografiskt distribuerade. Programvarusystem av denna klass säkerställer organisationen av företagets juridiskt betydelsefulla arbetsflöde, upprätthålla ett arkiv med dokument, automatisera kontorets arbete (registrera inkommande och utgående korrespondens, skanna dokument och kommunicera med artisterna i elektronisk form), övervaka den verkställande disciplinen, avtala kontrakt och betalningar, koordinera och övervaka utförande organisatoriskt - administrativa dokument, bearbetning och lagring av primär redovisningsdokumentation, samt automatisering av processer specialiserade för olika verksamhetsområden. Dessutom är en funktion för de flesta moderna EDMS stöd för mobila enheter och möjligheten att integrera med befintliga informationsplattformar i företaget.

Det finns ett stort utbud av elektroniska dokumenthanteringssystem på den ryska marknaden, och för att göra det lättare för företag att göra ett val har vi sammanställt ett urval av sådana lösningar. Alla är uteslutande inhemsk produktion, de uppfyller de lagstiftande och reglerande och metodologiska kraven inom området för dokumenthantering som rysk regelverk och internationella standarder samt krav på IT-säkerhet. Separat bör det noteras att nästan alla produkter som anges nedan är inkluderade i registret över inhemsk programvara och rekommenderas för användning i statliga myndigheter och organisationer i Ryska federationen, såväl som i företag som genomför projekt under programmet för import av programvara. .

"Dialog". Utvecklare: State Unitary Enterprise "Crimea Technologies" (med stöd av ministeriet för inre politik, information och kommunikation i Republiken Krim).
Företags elektroniska dokumenthanteringssystem CSED 3.0. Utvecklare: KROK Region.
Elektroniskt dokumenthanteringssystem "SED-Sirius". Utvecklare: Center informationsteknik och system för verkställande myndigheter (CITiS).
Processautomationssystem för vägbyggnadsorganisationer "Epyura" (byggt på basis av plattformen "1C: Enterprise"). Utvecklare: Armen Rafikovich Arakelyan.
EDMS "Sinkopa-dokument". Utvecklare: Kuban-Inform-Holding-Yug företag.
Mjukvarupaketet "Öppet modulsystem för elektronisk dokumenthantering och kontroll över utförande av order" (SEDKP). Utvecklare: FGAU GNII ITT "Informika".
Elektroniskt dokumenthanteringssystem Directum. Utvecklare: Directum company.
Mjukvaruprodukt "STEK - Dokumenthantering". Utvecklare: JSC STC STEK.
"Röd plattform för dokumenthantering". Utvecklare: Red Soft company.
System "Bureaucrat". Utvecklare: LLC "Bureaucrat"
Informationssystem "Elektroniskt kontorsarbete och dokumenthantering". Utvecklare: Breeze Plus företag.
Komita Courier JE-system. Utvecklaren: aktiebolag"Comita".
Modul "Dokumentflöde" (levereras som en del av affärssystemet "Kompass"). Utvecklare: Compass company.
EDMS WSS Docs (baserat på Microsoft SharePoint-plattform). Utvecklare: WSS-Konsultföretag.
Automatiserat system för hemligt kontorsarbete AS SDP. Utvecklare: LLC "Center for New Technologies" Impulse ".
Automatiseringssystem för organisatoriskt och administrativt dokumentflöde (kontorsarbete) för företag "Lotsman: ORD". Utvecklare: ASKON-Design Systems LLC.
EOS för SharePoint-system (byggt på basis av Microsoft SharePoint-plattform). Utvecklare: Electronic Office Systems (EOS) företag.
Informationssystem EtaxReport. Utvecklare: Electronic Business Systems company.
EDMS "Aurora: Dokumentflöde". Utvecklare: Aurora Digital Group LLC.
Elektroniskt dokumenthanteringssystem Comsoft Docs. Utvecklare: Komsoft JSC.
EDS-system Comindware (byggd på basis av Comindware Business Application Platform). Utvecklare: Comindware-företag.
Express dokumentsystem. Utvecklare: Electronic Express LLC.
Codex: Programvarupaket för dokumenthantering. Utvecklare: Kodeks Consortium.
Automatiserat system "Gosekspertiza". Utvecklare: Ekomash info LLC.
Säkert elektroniskt dokumenthanteringssystem "Stack-Trust". Utvecklare: Stack grupp av företag.
EDMS OPTIMA-WorkFlow. Utvecklare: Optima företagsgrupp.
EDMS LandDocs. Utvecklare: Lanit företagsgrupp.
Mjukvarukomplex "Dokumentflöde". Utvecklare: Federal State Unitary Enterprise "Main Research Computing Center" vid presidentens kansli Ryska Federationen(FSUE "GlavNIVTs").
SEDO lösning. Utvecklare: ID - Management Technologies LLC.
Elektroniskt dokumenthanteringssystem för statliga organisationer och affärs "Övning". Utvecklare: "Document Management Systems" företag.
EDMS DoXLogic. Utvecklare: BFT-företag.
Alpha Dock-system. Utvecklare: "Alpha Doc".
System "Extern". Utvecklare: SKB Kontur.
Säkert elektroniskt dokumenthanteringssystem

När du väljer ett elektroniskt dokumenthanteringssystem moderna företag styrs av en generell utvecklingsstrategi, mål, närvaron av en konkurrensutsatt miljö, den önskade strukturen och förväntade ekonomisk effekt från genomförandet av en sådan lösning. Målen med att införa EDMS inkluderar att förbättra kontrollen över prestationsdisciplin, minska antalet förlorade dokument; minskning av godkännandetiden; minska antalet fel i arbetet med standarddokument.

Det finns ett antal nyckelkrav för ECM-funktionerna. Den fortsatta framgången med att optimera företagets arbetsflöde beror på systemets överensstämmelse med dessa krav. Processerna för dokumentgodkännande och tilldelning av uppgifter utförs snabbare när de överförs från "papper" till elektronisk form, tiden för hantering av dokument och beställningar minskar också, och det blir möjligt att följa arbetets framsteg med dokumentet. När de arbetar med systemet meddelas utförare automatiskt om nya dokument, och tidpunkten för deras bearbetning är under kontroll. För snabb åtkomst till dokument, enkel sökning och säkerhet av dokument är en elektronisk lagring organiserad.

Det är viktigt att åtkomsträttigheterna till skyddade uppgifter är avgränsade. Avsevärt minskar arbetstiden och automatisk fyllning avsnitt av standarddokument om befintliga referensdata. Det är viktigt för en chef att ha bekväma sätt att övervaka deadlines för att slutföra uppgifter och konsoliderad rapportering. För att upprätthålla informationsinnehåll i företagets arbete bör EDMS enkelt integreras med det befintliga postsystemet och med befintliga redovisningssystem i företaget (personal-, ekonomi-, redovisnings- och produktionsledningssystem).

Fler och fler organisationer uppmärksammar också möjligheten till distansarbete i systemet. Viktiga kriterier för att utvärdera systemet inkluderar möjligheten att generera rapporter om dokument, utförare, dokumentstatus, etc.; snabb implementering av systemet; kostnaden för att installera och underhålla systemet; enkel systemutveckling; möjligheten att använda systemprogramvaran för att lösa ytterligare uppgifter.

Och ytterligare krav:

närvaron av strömmande inmatning av dokument i systemet, förmågan att arbeta med en skanner;
förkonfigurerad kontraktshanteringsmodul;
surfplatta version;
mobila klienter.

Jämförelse

Låt oss överväga hur dessa funktioner implementeras i Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow och 1C: Dokumenthanteringssystem 8. Alla dessa system förenas av ett gemensamt koncept baserat på en kombination av klassiska EDMS och verktyg för affärsprocesshantering. Genom att kombinera fördelarna med elektronisk dokumenthantering och BPM-system utvecklar företag processer och ökar effektiviteten i den operativa verksamheten.

Funktionalitet och integrationsmöjligheter

Directum

De funktionella fördelarna med Directum-systemet inkluderar mer än en utökad katalog av affärslösningar. Från de funktioner som används varje dag i arbetet kan man peka ut bekväma påminnelser, möjligheten att anpassa täljare och arbeta med streckkodsmärken. Närvaro av en förhandsvisning av bifogade filer, fillagringar, ett stort urval av färdiga referensböcker i grundkonfigurationen, interaktiva guider för att skapa dokument.

Negativa sidor av denna EDMS: bristen på sida för sida utdata av objekt i listan över dokument och sökresultat, oförmågan att använda ytterligare stilar i listan över dokumentet.

Dessa funktioner är implementerade i Docsvision. Alla webbsidor och anpassade rapporter visas i programmets huvudfönster. Arkiverade dokument flyttas till separata tabeller i databasen. Systemanvändare kan välja ett autentiseringsalternativ. XSLT-transformation tillämpas på XML-beskrivningen av registreringskortet.

ELMA

ELMA-systemet kännetecknas av en utökad linje av affärslösningar. Bland dem är ECM+-modulen (en kombination av funktionerna i BPM-systemet och det klassiska EDMS), Projects + - standardfunktioner för projektledning plus processledning; ELMA CRM + - implementerar ett kundorienterat tillvägagångssätt genom implementering av end-to-end-processer. Och en KPI-lösning som Directum-systemet inte har.

På frågan om integrationsmöjligheter - ELMA ECM + och två andra lösningar har en plug-in för att arbeta med MS Outlook. Dessutom kan ELMA enkelt integreras med 1C: Enterprise (med alla aktuella versioner).

För att inte bli förvirrad i ett stort antal filer med ändringar och ändringar kan dokument i applikationen ha ett obegränsat antal versioner, men endast en kan betecknas som aktuell. Hela historiken för dokumentändringar finns samlad på dokumentkortet.

Allt nödvändiga verktyg att arbeta med dokumentet och kontrollera prestationsdisciplinen för att arbeta med dessa dokument är till användarens fingertoppar.

Om dokumentet mottagits av företaget i pappersform, sparas det automatiskt efter skanning.

Chefen kan se en rapport om den aktuella prestationssituationen och användarna förses med ett antal filter för att forma resultaten som de tycker är lämpliga.

ECM+-applikationen kan anpassas efter det enskilda företagets behov och dess organisationsstruktur.

För att påskynda skapandet av dokument kan du skapa mallar. Den är tillgänglig för alla användare, även utan programmeringskunskaper.

Du kan konfigurera automatisk infogning av en streckkod i mallen för omedelbar igenkänning i systemet.

Alla system som beaktas i denna recension har sina egna mobil app att styra systemfunktionerna via en surfplatta eller mobil enhet. Detta gör det möjligt för högsta chefer att ta del av företagets operativa aktiviteter var som helst med en Internetanslutning. Mobila klienter är kompatibla med alla mobila operativsystem.

Optima WorkFlow

Fördelarna med systemet inkluderar möjligheten att använda ytterligare stilar i listan över dokument, visa bilder i listan över dokument och visningsområdet. Filtrering av den laddade listan med dokument är möjlig. Optima WorkFlow stöder inställning av rubriker i dokumentjournaler, inställning av visningsområdet för en vald post i listan över dokument. Anpassning av orderregistreringskortet fungerar. Webbapplikationer från tredje part kan bäddas in i huvudfönstret. Det finns integration med IBM WebSphere MQ. För att automatisera verksamheten på arkivavdelningar har en speciell modul Arkiv utvecklats.

1C: Dokumentflöde 8

De huvudsakliga arbetsområdena för denna lösning är kontorsarbete, allmänt dokumentflöde, hantering av avtalsverksamhet, elektroniskt arkiv och arbete med förfrågningar. Funktionaliteten kan utökas med plugins. När du bearbetar dokumentrutter kan du bifoga filer och sedan ändra dem. Det finns en Windows Explorer-registrering.

Du kan konfigurera automatiskt skapande, registrering och sändning längs vägen av dokument från olika källor (mapp, e-post, webb).

Brister: det finns ingen intern post. Du kan inte skapa uppgifter för gruppen och mappar med beställningar. Dessutom har denna lösning ingen projektledningsmodul. Det går inte att registrera sig från MS Office, Open Office. Arbete med QMS-dokumentation stöds inte. Dessutom finns det inget sätt att behålla användarens personliga mappar.

Gränssnitt

Directum

Gränssnitten för alla driftsätt i Directum-systemet är enhetliga, du kan konfigurera reglerna för att behandla dokument och uppgifter. I substitutionsläget behåller systemet sitt informationsinnehåll. Arbeta med filer är möjligt online. Åtkomsträttigheter till en separat fil distribueras, var och en av dem beskrivs attributivt. Du kan också notera transparensen i arbetsflödesprocesserna. Uppgifter läggs till i MS Outlook-kalendern. Fördelen med systemet är anpassningsbara sökmallar och bekväma filtreringsmekanismer efter listkolumner.

Men det finns ett antal nackdelar: det finns ingen möjlighet till paginering av element (i Win32). Minimala inställningar för visuella effekter. Det är omöjligt att lokalisera namnen på rekvisiten på olika språk. Kortet kan inte ändras i storlek. När du skapar länkar mellan elektroniska dokument kan du inte lägga till kommentarer för att beskriva förhållandet. Gränssnittet är överbelastat.

Ris. ett. Directums systemgränssnitt

Docsvision

Docsvision använder förkonfigurerade teman och kommandobandet är anpassningsbart. Länkar mellan dokument visas i en trädvy. Länkar kan kommenteras. Det finns möjlighet att designa uppgiftskort. Verktygsfältet är anpassningsbart. Fulltextsökning från en enda rad fungerar, det finns anpassningsbara sökmallar, utformningen av sökformulär är också anpassningsbar.

Samtidigt är nackdelarna med systemet att det inte går att automatiskt bifoga ett dokument till en uppgift. Processer är inte transparenta, påminnelser fungerar bara när MS Outlook är på.

Ris. 2. Docsvision systemgränssnitt

ELMA

Externt är ELMA ECM +-gränssnittet en standardfillagring, en användare utan erfarenhet av sådana system kan enkelt navigera självständigt.

Registrering av dokument utförs i en speciell guide i flera steg i följd. När du går in i systemet behöver du bara ange de nödvändiga detaljerna i dokumentet och bifoga elektronisk version, genererar systemet automatiskt ett dokumentkort med all data på.

All information om organisationen finns i den interna portalen. Alla verktyg du behöver för att arbeta finns på ett ställe: ett arkiv med dokument, uppgifter, kalender, meddelandeflöde, rapporter, webbdokument.

Verksamheten kan förenklas eller utökas under anpassning.

Ris. 3. ELMA gränssnitt

Optima WorkFlow

Systemet har ett intuitivt gränssnitt. Systemet konfigurerar applikationsdesignstilar, utdata till listan över dokument och visningsområdet för attribut och bilder är tillgängligt, stilar för att rita listan över dokument (typsnitt, fyllning, ikon) tillämpas.

Det är värt att notera de bekväma sökningarna i fält-listorna med registreringskort, närvaron av visuell kontroll av den obligatoriska ifyllningen av fälten, förmågan att arbeta med filer, länkar och dokumentrörelse i ett enda fönster.

Det är bekvämt att arbeta med bifogade filer - arbetet utförs online i ett enda fönster, i in- och utcheckningsläge. End-to-end-länkar mellan dokument återges som ett träd.

Du kan designa ett uppdragskort när du skapar ett uppdrag.

Brister: användare kan inte skapa nya tidskrifter, dokumentuppsättningar, inställningar sparas inte i databasen. Det är omöjligt att anpassa verktygsfältet i registreringskortet, för att lokalisera namnen på fordringarna. Storleken på kortet är oföränderlig. Dra & släpp-mekanismer är inte implementerade. Det finns inga grundläggande funktioner för gränssnittsval av kort för kommunikation. En annan nackdel är processens opacitet när du skapar ett uppdrag; du kan inte ställa in påminnelser för utförare.

Ris. 4. Optima WorkFlow-gränssnitt

1C: Dokumentflöde 8

Gränssnittet är anpassningsbart för användartyper. Du kan se en lista över användare som för närvarande är inloggade i systemet. Det finns designverktyg för RKK (designer), möjligheten att utöka och anpassa RKK, medan du kan använda komplexa element - tabeller, strukturer.

Brister: inga inbyggda visningsprogram för bifogade filer, ingen vy av gruppuppgifter, ingen tilldelning av en exekutor som ledare från gruppen.

Ris. 5. Gränssnitt 1C: Dokumenthantering 8

Sökfunktioner

Directum

Fördelarna med systemet inkluderar tillgången till fulltextsökning efter dokument och uppgifter om registreringskort (RK). Sökmallar kan anpassas efter detaljerna i RK. Filtret för dokumentlistan efter kolumnvärden är i kraft. Bekväma funktioner för att anpassa sökmallar. Sökmappar kan skapas.

Negativa egenskaper: det är omöjligt att distribuera åtkomsträttigheter till konfigurerade sökningar; inga webbklientsökningar konfigurerade; det finns ingen möjlighet att skapa komplexa sökfrågor, det finns ingen sida-för-sida-visning av objekt i listan över dokument och sökresultat, ytterligare stilar tillämpas inte i listan över dokument.

Docsvision

Docsvision stöder skapandet av komplexa sökfrågor med hjälp av XML och distribution av sökrättigheter.

Fel- Långsam verkan av tittarpanelen.

ELMA

ELMA ECM + samlar dokument i ett enda elektroniskt arkiv. Sökningen efter dokument utförs snabbt och bekvämt, inte bara med namn, utan också av detaljerna på dokumentkortet eller RK. Sökresultat visas endast om du har behörighet att komma åt dokumenten. Sökparametrar sparas i ett filterformat, i framtiden kan du snabbt söka efter dokument med sparade parametrar.

Fel: brist på fulltextsökning i dokument.

Optima WorkFlow

En direkt databasfråga används för att bilda en komplex sökfråga i dokumentjournaler. En fulltextsökning görs över innehållet i dokumentet och en sökning görs med hjälp av ett registreringskortexempel (inget behov av att anpassa sökmallar). Du kan ange sökfrågor genom uppgifterna på registreringskorten. Filter tillämpas på alla tillgängliga dokumentjournaler.

Nackdelen med systemet är oförmågan att spara anpassade sökmallar. Det finns ingen fulltextsökning efter uppgifter om registreringskort för dokument. Användare kan inte skapa sökmappar och komplexa sökningar. Det finns ingen fulltextsökning efter uppgifter om registreringskort.

1C: Dokumentflöde 8

En attributiv sökning utförs enligt detaljerna i dokumentet. Du kan skapa sökmönster, deras lagring är hierarkisk och kategoriserad. Baserat på sökresultaten genereras rapporter.

I en begäran är det omöjligt att genomföra olika sorter Sök. Det finns ingen inställning av en uppsättning krav för automatisk sökning efter dubbletter av dokument under registrering.

Administrativa inställningar

Directum

Systemet tillåter dig att samtidigt upprätthålla organisations- och personalstrukturen för flera företag. Detaljerad information om avdelningar och anställda lämnas, den kan utökas. Om det är nödvändigt att ersätta (fullständig eller av en assistent), skapas "in/ut"-mappar automatiskt. Delsträngsfiltret och genomsökningen fungerar.

Brister: OShS-visningen är inte visuell, det finns ingen möjlighet att sortera element i en viss ordning, det är svårt att skapa och fylla i kataloger, det finns ingen lokalisering av katalogposter. Minimiinställningar utseende och RK:s beteende.

Ris. 6. Utseende av registreringskort i Directum-systemet

Docsvision

Docsvision stödjer underhållet av OShS för flera företag samtidigt. Det finns substitutionsfunktioner (permanent eller tillfällig ersättare). Delsträngsfiltret fungerar. Nackdelarna duplicerar delvis egenskaperna hos Directum: inte en visuell visning av OSH, det finns ingen sortering av element i en given ordning, du kan inte behålla en kataloghistorik, skapa maskinskrivna kataloger, skapa hierarkiska kataloger, det finns ingen inbyggd "Nomenklatur över fall"-katalogen. Låg prestanda hos designern.

Ris. 7. Register över anställda i Docsvision-systemet

ELMA

Det är bekvämt att övervaka situationen i filialerna till stora företag. Flera system kombineras i ett fönster och organiserar ett enda informationssystem uppdelningar och högkvalitativt informationsutbyte. Användaren har all nödvändig information om det externa systemet utan att lämna sin sida. Det är bekvämt att växla mellan sidorna i företagsavdelningarna. Dessutom finns information om utförande av aktiviteter, aktuella nyheter, visning av dokument, lansering av utförande av affärsprocesser tillgänglig.

Ris. åtta. Uppsättning av filialsidor i ELMA

Allmän information om alla grenar och divisioner finns tillgänglig för chefen. Uppgifter om avdelningar och anställda kan utökas.

Ersättningar av anställda genomförs i en särskild sektion. Byten avbryts automatiskt i slutet av terminen. När en ersättningsprocess är installerad, överförs uppgifter för process automatiskt till den. Systemet informerar om en engångsuppgift och om denna medarbetares frånvaro och erbjuder sig att välja en annan utförare.

Ris. 9. Konfigurera avsnittet "Substitution" i ELMA

Ett särskilt avsnitt "Frånvaroschema" visar en lista över anställda som är frånvarande från arbetsplatsen under en viss period.

Optima WorkFlow

Systemet stöder underhållet av OShS för flera företag, strukturen visas tydligt. Ersättningsfunktioner (permanent / temporär ersättning) är implementerade, det pågår en sökning med första bokstäver. Objekt kan sorteras i angiven ordning; ganska enkelt att fylla i referensboken, skapa hierarkiska referensböcker, ställa in utgångsdatumet för referensboken.

Det finns en designer av mallar för registreringskort, anpassningsbara storlekar, bakgrunder, bokmärken, fält, typsnitt, skript används för registreringskorthändelser.

Brister: det finns ingen möjlighet att upprätthålla historiken för katalogen, det finns ingen spegelinformation om ersättningen. Information om avdelningar och anställda är minimal. Du kan inte skapa maskinskrivna referensböcker, hålla en historik över referensböcker, lokalisera referensposter. Det finns ingen funktion för att kontrollera syntaxen för skriptkoden, det finns inga fält av typen "radioknapp".

Ris. 10. Lägga till en ny medarbetare i organisationsschemat i Optima WorkFlow

1C: Dokumentflöde 8

Användarens skrivbord anpassas efter deras roll. Ger snabb tillgång till data om anställda, en lista med telefonnummer, rekommendationer för att skriva korrespondens etc. För avdelningschefen kan du sätta upp en panel för fulltextsökning efter dokument av valfritt syfte, chefen förses med en panel för snabb åtkomst till rapporter. Informationen distribueras enligt åtkomsträttigheter. Organisationsstruktur Organisationer och utförarroller kan användas för att välja utförare av affärsprocesser.

Delsystemet "Medarbetares uppgifter och processer" innehåller verktyg för att skapa och hantera affärsprocesser, samt sätta upp rollbaserad adressering av uppgifter, sätta upp en matris för att ersätta/byta ut anställda.

Affärsprocessmodellering

Directum

Systemet implementerar bekväma modelleringsfunktioner. Felsökning av ruttdiagrammet genomförs steg för steg. Plattformen har ett inbyggt högnivåprogrammeringsspråk IS-Builder. Det är möjligt att skapa dina egna funktioner och skript med ditt eget API. Rapportredigeraren är implementerad i IS-Builder-språket. Minus: antalet grundblock är otillräckligt.

Ris. elva. Modellering av affärsprocesser i Directum-systemet

Docsvision

Systemet har bekväma funktioner för att modellera och designa ett ruttschema utan användning av mjukvaruverktyg. Du kan utveckla dina egna funktioner. Det är möjligt att skapa skript med sitt eget API, ring webbtjänster. Verktygsverktyg- MS-rapportering.

Fel: det är nödvändigt att ersätta en grupp enkla block med ett skriptblock för optimering.

Ris. 12. Modellering av affärsprocesser i Docsvision-systemet

ELMA

Modellering av affärsprocesser utförs i en speciell grafisk editor "ELMA Designer" med ett enkelt och intuitivt grafiskt gränssnitt. Notationen för att beskriva affärsprocesser är BPMN 2.0, som är praktiskt för att beskriva arbetsflöden och innehåller nästan alla nödvändiga primitiver. En affärsanalytiker kan designa affärsprocesser utan hjälp av en programmerare. Du kan utveckla en ledningsmodell i ett företag och göra förändringar i processer på språng, utan att stoppa systemet.

Förflyttningen av dokument i företaget kan organiseras längs vägar av vilken komplexitet som helst. Rutten för dokumentet återspeglar vilka anställda detta dokument kommer att passera, såväl som ordningen och arten av det planerade arbetet med det. En grafisk modell av processen skapas genom att dra de nödvändiga operationsblocken från paletten med musen, varefter operationerna kopplas samman med övergångar. Du kan lägga till kommentarer till övergångar.

Ris. tretton. Dokumentväg beskriven som en affärsprocess i ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Systemet har en designer av modeller av affärsprocesser, skript används.

Ris. 14. Modellera affärsprocesser i Optima WorkFlow

Att ställa in blockegenskaper är enkelt. Skapande av skript med hjälp av eget API, skapande av egna funktioner och block, avlastning av objekt i utbytesformat utförs. Verktyg - Crystal Reports 11.0.

Det är möjligt att anpassa utseendet på applikationen, anpassa listan över dokument (synlighet och ordning på kolumner, sortering), anpassa meddelanden.

Modelleringsmekanismer är obekväma, funktionerna för att ställa in affärslogik är minimala, det blir nödvändigt att skriva skript för dokumentbehandling, det finns ingen designer livscyklar dokument.

1C: Dokumentflöde 8

Systemet skapar standardrutter för förflyttning av dokument, det finns stöd för ruttgrenar och villkorade övergångar. Det finns även en designer av rapporteringsformulär.

Ris. 15. Blockschema över en affärsprocess i 1C: Dokumentflöde 8

Data- och åtgärdssäkerhet

Directum

Dataskyddet i systemet utförs med hjälp av ett inloggningslösenord och Windows-konton. Du kan skapa användargrupper och roller. Det finns en diskret och rollbaserad åtkomstkontrollmodell, samt möjligheten att utfärda behörigheter och privilegier. Differentiering av åtkomsträttigheter görs på nivån mapp, RK, fil och referensbok. Du kan konfigurera överföringen av rättigheter. Kryptering och EDS används.

Nackdelar med systemet: det finns ingen distribution av åtkomsträttigheter till anpassade sökningar, det finns inga anpassade sökningar i webbklienten och komplexa sökfrågor kan inte skapas.

Prestandan för visningsrutorna är ganska långsam.

Docsvision

Fördelarna med systemet när det gäller datasäkerhet är följande: tillgång till obligatorisk åtkomstkontroll, differentiering av åtkomsträttigheter på alla nivåer; fastställande av överlåtelse av rättigheter. Tillämpning av kryptering och digital signatur.

ELMA

Alla användare var som helst med tillgång till Internet kan ange sitt användarnamn och lösenord och logga in på ELMA-systemet. Denna inloggning är konfigurerad som standard för alla användare, men det finns tre huvudsakliga sätt att skydda inloggningen:

Logga in endast via betrodda enheter. Om du loggar in från en dator eller mobilenhet, som inte finns i listan över betrodda, kommer systemet att rapportera om det är omöjligt att logga in.
Logga in med Token. En token är en enhet som är kopplad till ett användarkonto och endast kommer att motsvara det. Dessutom har en enskild användare sin egen PIN-kod. Flera elektroniska nycklar-behållare kan skrivas till en token på en gång - för att komma in olika system, och inte bara i ELMA, så att användaren inte bär en hel hög med nycklar.
Logga in med certifikat. Mekanismen fungerar ungefär på samma sätt. Användaren binder certifikatet till sitt konto. Du kan komma in i systemet med ett certifikat endast från en specifik arbetsplats. Denna möjlighet är endast tillgänglig i Mozilla webbläsare Firefox och Internet Explorer.

För godkännande, signering av ett dokument eller dess version används en elektronisk digital signatur. I det här fallet kommer ingen annan användare, ens efter att ha lärt sig lösenordet, inte att kunna godkänna eller underteckna dokumentet.

ELMA tillhandahåller konfiguration av åtkomsträttigheter till olika objekt i systemet. I hjärtat av rättighetshanteringen är rollen som organisatoriska strukturelement och individuella användare av systemet, konfigurationsprocessen består av grafisk visning av positioner, avdelningar och divisioner samt ansvarsfördelning.

Optima WorkFlow

Dataskydd utförs med hjälp av inloggning / lösenord, Windows-konto. Användargrupper och roller skapas, samt en diskret och rollbaserad åtkomstkontrollmodell. Det är möjligt att utfärda befogenheter, skilja åtkomsträttigheter på mappnivå, ställa in relativa åtkomsträttigheter enligt organisationens organisationsstruktur, använda en EDS.

Du kan inte tilldela åtkomsträttigheter till en enskild fil. Det finns ingen förhandsgranskning av filen.

1C: Dokumentflöde 8

Det finns mjukvaruverktyg för att kontrollera dokumentens integritet, support olika sätt autentisering. Användaren ges rättigheter för tidpunkten för utförande av ordern eller dokumentet. Dokument signerade av EDS skickas med sparinformation om signaturer. Åtkomsträttigheter tilldelas i enlighet med användarens position, hans roll, grad av deltagande i affärsprocesser, stämpel eller individuellt. Rättigheter är satta för mappar och typer av dokument och gäller även för bifogade filer, de kan innehålla begränsningar för läsning eller skrivning. Tillgången till rapporter är också begränsad - endast hans rapporter är tillgängliga för medarbetaren, och rapporterna från hans avdelning är tillgängliga för chefen.

Det finns ingen differentiering av åtkomsträttigheter för delar av dokumentet (registreringsformulärets fält, bifogade filer). Det finns inget system med verktyg för säkerhetskopiering och återställning av data.

Slutsats

Företag som väljer EDMS står inför samma problem - de måste kombinera det förvärvade systemet och de befintliga affärsprocesserna i organisationen under lång tid. För att optimera hela företagets arbete är det viktigt att bygga in arbetsflödesprocesser i huvudprocesserna, och ju tidigare en sådan sammanslagning sker, desto bättre. Denna tidskrävande aktivitet kräver dock tid, erfarenhet och konstant kommunikation av alla anställda vars arbete är relaterat till dokument. I en eller annan grad kan systemen, med hjälp av sina funktioner, påskynda denna process. Genom att sammanfatta och utvärdera resultaten så motsvarar ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 och Directum mest av allt de viktigaste kraven.