Och behöver du det? Eller är det värt att göra en förprojektundersökning. Förprojektundersökning som en del av implementeringen av EDMS: intervjuer och förhör Förprojektundersökning vad

1. Är det överhuvudtaget nödvändigt att genomföra en sådan undersökning? Vad kommer det att ge till kunden och själva IT-företaget?
2. Vilka är målen med förprojektundersökningen?
3. Vad bör dess resultat bli?
4. Ska jag göra en förprojektundersökning gratis eller ta pengar för det?
5. Hur motiverar man effektiviteten av en sådan undersökning för kunden, kan det löna sig?

Här fattar varje företag ett beslut på sitt eget sätt: någon anser generellt att en sådan undersökning är olämplig ("vi kommer att hamna i strid, och då får vi se ..."); andra, som utför det under implementeringen, pekar inte ut detta arbete i en separat artikel; ytterligare andra utför det som ett självständigt arbete, men tar inte pengar för det; den fjärde anser med rätta att förprojektundersökningen är en separat kommersiell produkt. Min erfarenhet som chef och konsult visar att en förprojektundersökning är en nödvändig komponent i nästan alla IT-företags arbete kring implementering av automationssystem. Och framgången för hela projektet beror ibland på korrekt organisation och genomförande av detta skede.

I den här artikeln kommer jag att försöka svara på frågorna ovan, baserat både på min egen praktik och på erfarenheterna från kunder som jag var tvungen att kommunicera med, och introducera tekniken för att genomföra en förprojektundersökning från grunden.

Behovet av en förprojektundersökning

En uppfinnare kommer till kommissionen och friar ny apparat rakning utomhus.
"Men hur fungerar din enhet?" frågar utskottsledamöterna.
"Mycket enkelt", svarar uppfinnaren. "Du kastar ett mynt i springan, sticker in huvudet i maskinen och två blad börjar raka dig."
"Förlåt, kollega, men människor har olika ansiktsformer!" ledamöter av kommissionen anmärker till honom.
"Ja", säger uppfinnaren, "men det är bara innan den första rakningen...".

Huvuduppgiften för all automatisering är att bevara unika konkurrensfördelar automatiserat företag. Det är omöjligt att tillåta, som i detta skämt, att alla företag efter automatisering blir "på samma ansikte". Därför, om vi vill upprätthålla de unika konkurrensfördelarna med kundens verksamhet, är det med all modernisering av affärsprocesser absolut nödvändigt att genomföra en förprojektundersökning.

Naturligtvis kan man göra en djupgående analys av orsakerna som avgör ett sådant behov. Dessa kan vara den höga uppskattade kostnaden för projektet, behovet av att ändra befintliga affärsprocesser under automatisering, inkludering av arbete i projektet, vars omfattning inte kan bestämmas i förväg, etc. Kom dock ihåg hur i en mycket lärorik cykel befälhavaren avbröt generalens rapport om orsaken till nederlaget:

"Vårt nederlag orsakades av ett antal skäl," började generalen. - För det första var krutet rått ...
"Det räcker", stoppade befälhavaren honom.

Det finns en liknande situation här, eftersom det för en förprojektundersökning räcker att kunden har unika affärsegenskaper (och alla företag borde ha dem, annars skulle den helt enkelt inte överleva på marknaden och ge vika för konkurrenter).

Så globalt löses frågan om behovet av denna typ av arbete ganska enkelt - de måste utföras om det automatiserade företaget är på en konkurrensutsatt marknad.

Vad ger en förprojektundersökning till kunden och själva IT-företaget

Under förprojektundersökningen kan kunden:

• få en detaljerad beskrivning av de befintliga affärsprocesserna i företaget och jämför den verkliga verksamheten med din idé om det;
• optimera befintliga affärsprocesser genom att använda den praktiska erfarenhet som konsulter från ett IT-företag fått under tidigare implementeringar i liknande företag;
• bedöma graden av överensstämmelse med det föreslagna systemets funktionalitet med kundens verkliga affärsprocesser;
• lyfta fram deras unika fördelar i tid och ta hänsyn till dem i skedet av systemimplementering och inte efter att det har tagits i kommersiell drift;
• klargöra budgeten och tidpunkten för automationsprojektet, med hänsyn till möjliga förbättringar av systemet för de unika funktionerna i deras affärsprocesser;
• utvärdera de resurser (både tekniska och mänskliga) som kommer att behövas vid systemets implementering. Planera i tid tilldelningen av dessa resurser för att slutföra projektet i optimal tid och utan att överskrida budgeten;
• bedöma möjliga risker som kan påverka kvaliteten på arbetet;
• optimera kostnaderna för att distribuera systemet på grund av eventuell implementering av en del av arbetet på egen hand;
• få en mer korrekt bedömning av den ekonomiska effekten och avkastningen på investeringen.

Fördelar med due diligence för ett IT-företag:

• öka nivån på kundtillfredsställelse genom att anpassa sina förväntningar, som bildades vid förköpsstadiet (när säljare erbjuder en "dröm"), i linje med systemets verkliga förmåga att stödja specifika affärsprocesser;
• förtydligande av tidpunkten för implementeringen av systemet och de resurser som krävs för detta, så att du kan planera deras tilldelning i förväg;
• snabb förtydligande av kundens unika fördelar för att ta hänsyn till dem när du konfigurerar eller slutför automatiseringssystemet;
• minska implementeringstiden och minska risken för att utföra fritt arbete. Nödvändiga förbättringar av systemet kommer att utföras före eller parallellt med utbyggnaden, och inte efter slutet av provdriftsfasen, som vanligtvis avslöjar brister. Situationen när en avvikelse i funktionalitet upptäcks vid projektets slutförande medför automatiskt ytterligare oplanerat arbete. Samtidigt har kunden oftast svårigheter med att finansiera sådant arbete, och för att lyckas med projektet måste de ofta göras kostnadsfritt;
• identifiering av sannolika risker som kan påverka kvaliteten och tidpunkten för genomförandet. Tillhandahållande av åtgärder i rätt tid för att minimera effekterna av dessa risker på projektets framgång;
• inhämta data för att motivera antalet licenser och projektets struktur;
• fastställande av det nuvarande tillståndet i automatiserade enheter och huvudparametrarna för deras arbete kommer att göra det möjligt att motivera effektiviteten hos det föreslagna systemet;
• Att etablera personliga kontakter för konsulter med kundens huvudansvariga för projektet kommer att förenkla deras gemensamma arbete ytterligare;
• utöka kunskapsbasen (om någon) om de viktigaste affärsprocesserna för kunder i denna bransch.

Naturligtvis listas inte alla argument för en förprojektundersökning här, men som praxis visar är detta tillräckligt för att övertyga kunden om dess nödvändighet.

Huvuduppgifterna för förprojektundersökningen

Självklart är den näst viktigaste uppgiften för förprojektundersökningen att identifiera kundens unika konkurrensfördelar. Som praxis visar, sammanfaller cirka 75% av affärsprocesserna som används av kunden med processerna i liknande företag i samma bransch, 10% inser dess unika konkurrensfördelar, och de återstående 15% är resultatet av termodynamikens andra lag: ) (en konsekvens av den "naturliga tillväxten av kaos") och bör elimineras under projektets gång. Men de konkurrenskraftiga 10 % som är så viktiga för företag behöver helt enkelt bevaras med någon automatisering (naturligtvis förutsatt att dessa fördelar kan formaliseras). Oftast löses detta problem genom att konfigurera systemet för kunden, men ibland krävs programmerares tjänster för att ta hänsyn till verksamhetens unika egenskaper. Jag noterar att vi här inte talar om anpassad utveckling, utan om införandet av cirkulationsautomationssystem.

Genom att förstå hur kundens konkurrensfördel kommer att stödjas kommer IT-företaget att kunna bedöma behovet och kostnaden för produktförädling, samt förstå vilka ytterligare resurser som kan behövas för detta.

Ett viktigt mål med förprojektundersökningen är att diagnostisera tillståndet för kundens IT-miljö, det vill säga att bedöma den datorutrustning, programvara, kommunikation som han använder, IT-specialisternas kompetensnivå etc. I detta skede är det är nödvändigt för att förstå om kunden har tillräckligt med resurser för en framgångsrik implementering av systemautomatiseringen. Här kommer vi till en annan uppgift för förprojektundersökningen - analysen av de potentiella riskerna med projektet och beskrivningen av deras sannolika konsekvenser. Samtidigt bör konsulter inte bara registrera alla möjliga risker, utan också erbjuda kunden sätt att minska var och en av dem.

Varje CIS involverar ackumulering av information om avdelningarnas operativa verksamhet, så nästa ämne i förprojektundersökningen bör vara insamlingen av krav för arbetsflödet för automatiserade avdelningar.

Informationen som samlas i systemet kommer att förbli en dödvikt om det inte går att analysera den, därför är det mycket viktigt att under förprojektundersökningen ta reda på vilka typer och former av rapportering kunden behöver. Vanligtvis innehåller automationsverktyg redan en standarduppsättning rapporter, men varje kund anser med rätta att hans verksamhet är unik och kräver därför ett unikt system av detta slag, implementerat som regel med hjälp av en speciell rapportgenerator.

En brådskande uppgift för förprojektundersökningen är att klargöra den slutliga budgeten för projektet och tidpunkten för dess genomförande, med hänsyn till alla mottagna uppgifter. Dessa villkor kan påverkas av en mängd olika faktorer, såsom beredskapen hos kundens ledningspersonal att delta i projektet, motivationen hos kundens och entreprenörens representanter, sannolikheten för sabotage av anställda på automatiserade avdelningar, eventuell uppsägning (eller , omvänt, anställning) av en nyckelchef efter en tid efter projektets start, otillräcklig befintlig datorpark och teknisk bas för att uppnå alla automatiseringsmål, avsaknad av en upphandlingsbudget nödvändig utrustning och mycket mer. Därför måste konsulten ta reda på alla dessa omständigheter i detalj och återspegla dem i rapporten, inklusive för internt bruk. Att utarbeta den andra - interna - rapporten gör det möjligt att i detalj återspegla alla nyanser i förhållandet och rekommendationer för specialisterna på implementerings- och integrationsavdelningen.

En annan viktig fråga som måste tas upp i förprojektundersökningsstadiet är utvecklingen av rekommendationer om val av projektgenomförandemetoder. Här är det viktigt att tydligt fixa vilka av de problem som tidigare formulerats av kunden som inte kan lösas med det föreslagna automatiseringssystemet, och att föreslå organisatoriska eller andra vägar ur denna situation.

Varje företag kan enkelt lägga till ytterligare ett dussin uppgifter som det skulle vilja lösa i undersökningsstadiet, men som verklig praxis visar, att få svar på frågorna ovan gör redan förprojektundersökningen ganska effektiv.

Vad är vanligtvis resultatet av en förprojektundersökning

• beskrivning av kundens befintliga affärsprocesser;
• en lista över de viktigaste uppgifterna som måste lösas med hjälp av ett automationssystem;
• bedömning av kundens affärsprocesser och rekommendationer för att ändra eller optimera avdelningarnas arbete, med hänsyn till fördelarna som tillhandahålls av IS;
• unika konkurrensfördelar för kunden, som måste beaktas vid implementering av systemet;
• analys av befintlig IT-miljö för efterlevnad av systemkrav företagsstyrning, rekommendationer för dess förändring;
• bedömning av arbetet med att integrera CIS i kundens befintliga IT-infrastruktur;
• beskrivning av arbetsflöde på automatiserade avdelningar och krav på analys;
• bedömning av möjliga risker vid genomförandet av projektet och fastställande av nödvändiga åtgärder för att minimera deras inverkan;
• en beskrivning av kundens önskemål som inte kan implementeras i det föreslagna kontrollsystemet och kommer att kräva förbättring, en uppskattning av tid och kostnad för sådan förbättring;
• ett förslag för genomförande av projektet med en motivering för det föreslagna alternativet, fastställande av antalet arbetsstationer som krävs för kunden och förtydligande av projektbudgeten.

Ett separat dokument av förprojektundersökningen bör vara ett preliminärt arbetsschema, inklusive bland annat en överenskommen lista över ansvariga personer (både från beställaren och från entreprenören), deras ansvarsområden och de grundläggande reglerna för samverkan mellan dem. För en effektiv implementering av systemet rekommenderas det att utarbeta en förordning om informationsutbyte mellan kundens anställda och specialister på IT-företaget som genomför undersökningen, och, viktigare, att fastställa tidpunkten och förfarandet för att övervaka arbetets utförande .

Vissa företag (oftast de som sysslar med kundanpassad utveckling) förser kunden med ett utkast till specifikation efter avslutad förprojektundersökning.

Gör en förprojektundersökning gratis eller ta pengar för det?

Om syftet med undersökningen motsvarar de uppgifter som beskrivs ovan, kommer det att kräva avledning av betydande företagsresurser och måste nödvändigtvis betalas. Denna förprojektundersökning är en fullfjädrad konsulttjänst som gör det möjligt att inte bara bedöma behovet, timingen och budgeten för automatisering, utan också att optimera kundens befintliga affärsprocesser.

Som praxis har visat är det inte svårt att sälja förprojektundersökningstjänster om företaget har implementerat lämplig teknik och säljarna tydligt vet (och tydligt kan förklara för kunden) syftet med undersökningen och vilka fördelar kunden kommer att få. från det.

Hur man för kunden motiverar effektiviteten av förprojektundersökningen

Överväg potentiella sparkanaler, vars övervägande kan bidra till att motivera behovet av en förprojektundersökning.

1. Spara mänskliga resurser och tid:
   • när man slutför systemet för kundens unika konkurrensfördelar i det inledande skedet av implementeringen och inte efter driftsättningen;
   • vid integreringen av systemet i kundens IT-infrastruktur på grund av att all information om tillståndet i företagets IT-miljö och nyanserna av integrationen förtydligas före starten och inte under implementeringen;
   • tack vare den snabba tilldelningen av materiella och mänskliga resurser både från entreprenörens och kundens sida;
   • på grund av en tidig bedömning av möjliga risker som kan påverka processen för att implementera systemet, och utveckling av åtgärder som är nödvändiga för att minimera deras negativa konsekvenser.
     Varje försening i projektets framsteg leder till allvarliga extrakostnader för kunden, som ganska enkelt kan beräknas i varje specifikt fall.
2. Möjlig minskning av kostnaden för implementering:
   • genom att identifiera tjänster och arbeten som kunden kan utföra på egen hand;
   • genom att justera tidpunkten för en del arbete efter att ha klarlagt deras verkliga arbetsintensitet.
3. Förbättra effektiviteten av CIS och anställdas produktivitet genom att optimera affärsprocesser, med hänsyn till kundens unika egenskaper.
4. Avstående automatiserat system, om det vid förprojektundersökningen visar sig att det inte kommer att tillåta att lösa kundens uppgifter eller att dess översyn kommer att kosta för mycket.
   I min praktik fanns det ett fall när en kund med mycket specifika affärsprocesser, baserat på resultaten av en förprojektundersökning, rekommenderades att inte distribuera CIS, utan att genomföra organisatoriska förändringar och optimera tekniken för att arbeta med sina kunder, eftersom effekten av implementeringen av systemet (det krävde en dyr översyn) inte skulle betala av kostnaderna. Som ett resultat sparade kunden tiotusentals dollar, och förprojektundersökningen lönade sig endast genom att förbättra avdelningens effektivitet, vilket förändrade tekniken för de anställdas arbete på rekommendation av konsulter.

Avsaknaden av ett förprojektundersökningsskede leder i de flesta fall till en betydande försening av genomförandet av projekt och en ökning av deras kostnad, både på grund av organisatoriska och tekniska problem som uppstår under genomförandet. Ganska ofta slutar sådana projekt i allmänhet i fullständigt misslyckande. Enligt en studie från Standish Group var nästan en tredjedel av de 2,5 tusen IT-projekt som de analyserade inte bara misslyckade, utan slutfördes inte alls. I Ryssland är sådana uppgifter mycket svårare att få, men jag är säker på att andelen misslyckade implementeringar inte kommer att vara mindre.

Därför, om ett konsultföretag inte vill ha orealiserade projekt i sin meritlista, så behöver det helt enkelt göra en förprojektundersökning av kundernas verksamhet. Det är bättre att vägra kontraktet i det inledande skedet än att fastna i arbetet och sluta med en fläck på ditt rykte.

Nyckelord: företagsundersökning, intervjuer och förhör, register för inkommande information, internt informationsregister, register för utgående information, företagsexpressundersökningsrapport, referensmodell, organisationens fullständiga affärsmodell, funktionell domänmodell.

Uppgifter och stadier av förprojektinspektion av automationsobjektet

En företagsundersökning är ett viktigt och avgörande steg i utformningen av en IS. Undersökningens längd är vanligtvis 1-2 veckor. Under denna tid bör systemanalytikern inte undersöka mer än 2-3 typer av aktiviteter (personalredovisning, redovisning, transport, marknadsföring, etc.).

Insamling av information för byggnad organisationens fullständiga affärsmodell handlar ofta om studier av dokumenterade informationsflöden och avdelningars funktioner, och genomförs även genom intervjuer och enkäter.

I början av undersökningen tillhandahåller organisationen vanligtvis en uppsättning dokument, som vanligtvis inkluderar:

Sammanfattande information om företagets verksamhet.

Information om företagets administrativa, finansiell-ekonomiska produktionsverksamhet.

Information om redovisningsprincip och rapportering.

Regelbundet dokumentflöde av företaget.

Register över inkommande uppgifter.

Register över intern information.

Register över utgående information.

Information om företagets informations-beräkningsinfrastruktur.

Information om ansvariga personer.

Listor med frågor för intervjuer och frågeformulär sammanställs för varje undersökt enhet och godkänns av företagschefen. Detta görs för att:

förhindra tillgång till konfidentiell information;

stärka undersökningens inriktning;

minimera distraktionen för anställda i företag från att utföra sina uppgifter.

Allmän lista med frågor(med efterföljande detaljer) inkluderar följande artiklar:

enheternas huvuduppgifter;

insamlad och registrerad information;

rapportering;

samverkan med andra avdelningar.

Frågeformulär för chefer och specialister kan innehålla följande frågor:

Vilka (ur din divisions synvinkel) bör målen vara med att skapa ett integrerat företagsledningssystem?

Enhetens organisationsstruktur.

Avdelningens uppgifter.

Sekvensen av åtgärder när du utför uppgifter.

Vilka typer av externa organisationer (bank, kund, leverantör etc.) interagerar enheten med och vilken information utbyts?

Vilket referensmaterial använder du?

Hur mycket tid (i minuter) lägger du ner på grundläggande operationer? Vilka är toppdagarna? (periodicitet per månad, kvartal, år etc.) Enhetens tekniska utrustning (datorer, nätverk, modem, etc.). Använda mjukvaruprodukter för automatisering av affärsprocesser.

Vilka rapporter och hur ofta förbereder du för förvaltning? Divisionens nyckelspecialister som kan svara på alla frågor om affärsprocesser som används inom divisionen.

Egenskaper för fjärrkontrollobjekt.

Dokumentation på arbetsplatsen.

De uppgifter som samlas in på detta sätt täcker i regel inte alla väsentliga aspekter av organisatorisk verksamhet och har en hög grad av subjektivitet. Och viktigast av allt, sådana undersökningar avslöjar inte stabila faktorer förknippade med organisationens specifika egenskaper, som bara kan påverkas av metoder för funktionell justering av organisationssystemet.

En analys av undersökningarna av cheferna för de undersökta organisationerna och företagen visar att deras idéer om organisationens struktur, de allmänna och lokala målen för att fungera, avdelningarnas uppgifter och funktioner, liksom de anställdas underordning, ibland är motsägande. Dessutom avviker dessa idéer ibland från officiellt deklarerade mål och regler eller motsäger faktiska aktiviteter.

Om strukturen för informationsflöden kan identifieras av exempeldokument och konfigurationer av datornätverk och databaser, förblir strukturen av verkliga mikroprocesser som utförs av personal i informationskontakter (till stor del odokumenterade) okänd.

Svar på dessa frågor kan ges genom strukturell-funktionell diagnostik baserad på metoderna för kontinuerlig (eller selektiv) fotografering av personalens arbetstid. Syftet med diagnostik är att få tillförlitlig kunskap om organisationen och organisatoriska relationer mellan dess funktionella element.

I detta avseende inkluderar de viktigaste uppgifterna för funktionell diagnostik av organisationsstrukturer:

klassificering av funktionsämnen (kategorier och grupper av arbetare);

klassificering av delar av den fungerande processen (åtgärder, förfaranden);

klassificering av riktningar (problem som ska lösas), mål för att fungera;

klassificering av delar av informationsflöden;

genomföra en undersökning av verksamheten hos organisationens personal;

distributionsstudie (efter tid och frekvens) organisatoriska egenskaper: rutiner, personalkontakter, verksamhetsområden, delar av informationsflöden - individuellt och i kombination med varandra efter kategorier av anställda, typer av procedurer och deras riktningar (enligt forskningens resultat och logik);

identifiering av den verkliga strukturen av funktionella, informativa, hierarkiska, tillfälliga, problematiska relationer mellan chefer, anställda och avdelningar;

upprättande av en struktur för fördelning av arbetstid för chefer och personal i förhållande till organisationens funktioner, problem och mål;

identifiering av de viktigaste teknologierna för organisationens funktion (informationsprocesser, inklusive odokumenterade sådana), deras målsättning i jämförelse med de deklarerade målen för organisationen;

identifiering av homogena när det gäller specifika aktiviteter, målinriktning och verklig underordning av grupper av arbetare, bildandet av en verklig modell av organisationsstrukturen och dess jämförelse med den deklarerade;

fastställande av orsakerna till diskrepansen mellan den deklarerade och verkliga strukturen för organisatoriska relationer.

Ett kontinuerligt "foto" av arbetstid är den kontinuerliga observationen och registreringen av arbetarnas egenskaper som arbetar under hela arbetsdagen. I det här fallet skrivs de visade parametrarna in sekventiellt i ett förberett arbetsblad. Nedan är formuläret för systemanalytikerns arbetsblad:

Omedelbart efter avslutad undersökningsprocedure fylls tabellen på med ytterligare egenskaper: teknisk gren, systemfunktion, ämne, aspekt, känslomässig bakgrund, etc.

En del av indikatorerna, de markerade med en asterisk, fylls i under undersökningen, resten - efter. Innehållet i bidragen är som följer:

nummer (i ordning);

agent (den granskade arbetstagarens position);

den tid under vilken proceduren utfördes;

procedur (namnet på innehållet i uppsättningen av elementära åtgärder förenade av allmänheten hos den specifika uppgift som löses);

information (riktning för informationsflödet mellan agenten och motparten);

initiativ (initiativtagaren till starten av detta förfarande);

motpart (positionen för den anställde som är i kontakt med ämnet);

relation (som återspeglar agentens och motpartens underordning, formen av interaktion i detta förfarande);

problem (verbal beskrivning av problemet som ska lösas).

Resultatet av förprojektundersökningen borde komma" Rapport om den uttryckliga undersökningen av företaget», vars struktur anges nedan.

Kort schematisk beskrivning av affärsprocesser, till exempel:

inköp och lagerhantering;

Produktionsledning;

försäljningsledning;

förvaltning av finansiella resurser.

Grundläggande krav och prioriteringar för automatisering.

Utvärdering av kundens resurser nödvändiga för att säkerställa projektet.

Skapandet av ett projekt för en ny byggnad, struktur eller rekonstruktion av ett objekt föregås nödvändigtvis av ett antal förberedande åtgärder som gör att du kan ta hänsyn till alla funktioner och initiala data för strukturen, marken och verktygen. Startstadiet för det preliminära designskedet är en förprojektundersökning, som gör det möjligt att, i processen för vidareutveckling av design och tekniska lösningar, fullt ut uppfylla kraven i nuvarande SNiP och föreskrifter, alla villkor för kunden och hans önskemål. Preliminära aktiviteter kommer att bero på sammansättningen av utkastet till design, tidpunkten för utarbetandet av design och teknisk dokumentation och komplexiteten i arbetet.

Egenskaper för proceduren och dess egenskaper

Förprojektundersökning - ett komplex av specialiserade arbeten om insamling, bearbetning och systemanalys av objekt för olika ändamål. Baserat på de insamlade uppgifterna utförs en omfattande motivering av konstruktionen eller återuppbyggnaden, deras genomförbarhet, förekomsten av eventuella svårigheter och problem. För att uppnå de mest tillförlitliga och effektiva resultaten i processen för att genomföra undersökningen används olika typer av högteknologiska verktyg och utrustning.

Proffs som presterar forskningsarbete måste ha specialiserad utbildning, ha officiella tillstånd från statliga myndigheter och strukturer i SRO-systemet.

Varför genomförs en förprojektundersökning:

1. Att bedöma objektets verkliga tillstånd innan dess rekonstruktion, expansion, färdigställande eller modernisering.
2. Vid förlust av design och teknisk dokumentation.
3. När man gör misstag i förberedelserna av projektet.
4. Vid justeringar under byggprocessen, som inte återspeglades i ritningarna och i själva arbetet.
5. Vid bedömning av den fysiska och moraliska försämringen av strukturer och tekniska nätverk.

Beställs ofta idag förprojektdokumentation vid förinvesteringsfasen för att ge en motiverad motivering för finansiella investeringar, deras ändamålsenlighet och ett systematiskt genomförande av projektet.

Huvudstadier i arbetet:

• Förberedelseskede: studie av Kundens önskemål, insamling av nödvändig dokumentation och annan data.
• Bekantskap med objektet, samordning av villkoren och kostnader för tjänster, utveckling av ett aktivitetsprogram och förberedelse av TOR (detaljerad referensram).
• Omfattande visuell och instrumentell inspektion av objektet.
• Analys av de erhållna resultaten och utförandet av nödvändiga beräkningar.
• Att dra en slutsats om objektets tillstånd.

Var kan man beställa en förprojektbesiktning?

Det diversifierade företaget "Region" förser privatpersoner, bygg- och entreprenadorganisationer, investerings- och utvecklingsföretag med ett komplett utbud av tjänster för preliminär kartläggning av objekt, byggarbetsplatser, pågående konstruktion och tekniska system. Tid för förprojektarbete och utkast till designkostnad beror på objektets strukturella komplexitet, omfattningen av de kommande arbetena och deras sammansättning, platsen för byggarbetsplatsen och tillgången på tillförlitliga data om det faktiska tillståndet för jordar, tekniska motorvägar och kommunikationer.

Vi startar en serie artiklar om införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ett företag. Ämnet för den första artikeln är en förprojektundersökning innan införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS).

Antag att organisationens ledning är mogen för implementering av EDMS. Och vad händer härnäst? Vilka åtgärder bör företaget vidta och bör det?

Det enklaste sättet är att omedelbart kontakta den organisation som ska implementera det elektroniska dokumenthanteringssystemet, med andra ord ta ställningen "vi kommer att lösa problem när de blir tillgängliga." Den enkla metoden är dock inte alltid billigare. Först och främst måste den upphandlande myndigheten utvärdera omfattningen av genomförandet av EDMS. Därför, innan det börjar, måste du analysera sakernas tillstånd. För att göra detta är det nödvändigt att studera de processer som kommer att automatiseras, med andra ord att utföra en förprojektundersökning.

FÖRDESIGNUNDERSÖKNING UR DEN GENOMFÖRANDE ORGANISATIONENS PERSPEKTIV

Från den implementerande organisationens position är en förprojektundersökning ett fullfjädrat första steg i genomförandet av ev. informationssystem och ingår i kontraktet för tillhandahållande av implementeringstjänster. Och SED är inget undantag.

I det här fallet inkluderar förprojektundersökningen:

Diagnostik av befintligt system i organisationen

kontorsarbete;

Analys av överensstämmelsen med det faktiska arbetsläget med dokument med organisationens interna regeldokument som reglerar dokumentationsstöd;

Optimering av dokumentflöden och kontorsarbete;

Göra lämpliga ändringar i interna regleringsdokument;

Identifiering av risker vid implementering av EDMS;

Att fastställa gränserna för automatisering, granska den befintliga IT-infrastrukturen i organisationen, erbjuda en specifik IT-lösning för EDMS;

Utvärdering av arbetet med att integrera EDMS i befintlig IT-infrastruktur.

Resultatet av förprojektundersökningen blir dokumentet "Funktionella krav", eller "Rapport om undersökningen", eller projektet " uppdragsbeskrivning» (beroende på projektets komplexitet och villkoren i kontraktet). Dessa dokument kommer att innehålla följande undersökningsresultat:

Beskrivning av de studerade affärsprocesserna och dokumentflödena i organisationen vad gäller kontorsarbete och dokumentationsstöd;

Listan över dokument och rapporteringsformulär som används i organisationen för att systematisera de övervägda processerna;

Beskrivning av användarroller;

Teknisk revision av befintlig IT-infrastruktur i organisationen;

Bedömning av organisationens beredskap att implementera EDMS;

Förslag för att optimera de övervägda affärsprocesserna, med hänsyn till implementeringen av EDMS;

Projektplan (utveckling och konfiguration av EDMS, utbildning av anställda, pilotdrift av EDMS, industriell drift av EDMS) med en bedömning av nödvändiga kostnader (mänskliga och ekonomiska);

Specifikationer för nödvändig utrustning;

Förslag om anordnande av fortbildning av anställda.

Ibland erbjuder implementerande organisationer att genomföra en förprojektundersökning utan kostnad. Detta görs för att attrahera organisationen som kund,

dock praktiseras det sällan.

Vissa implementerande organisationer tillhandahåller också en gratis demoversion av programmet för arbete (vanligtvis under en månad). Detta gör att du kan vänja dig vid programmet, utvärdera alla dess plus och minus, vänja dig vid gränssnittet.

FÖRDESIGNUNDERSÖKNING FRÅN KUNDORGANISATIONENS SYNPUNK

Från kundorganisationens position är en förprojektundersökning en revision: en analys av processerna för dokumentstöd för ledningen för att förstå den aktuella situationen och identifiera de ögonblick som är mest problematiska när det gäller dokumentflödeshantering. Det blir svårt för den upphandlande myndigheten att helt och hållet genomföra en sådan fullvärdig undersökning på egen hand av flera skäl. Först och främst på grund av bristen på erfarenhet och information om hur exakt en sådan undersökning går till. En rimlig fråga uppstår: om det är så svårt, varför återuppfinna hjulet då? Är det inte lättare att omedelbart kontakta den implementerande organisationen? Det är möjligt, men enklare betyder inte billigare...

Fundera på vad som ger kundorganisationen en kartläggning av dokumentationsprocesser.

■ Formulera målen för att implementera ett EDMS.

■ Bestämma de uppgifter och funktioner som EDMS kommer att behöva utföra i framtiden (bestämma gränserna för implementering). Ofta, istället för tydliga mål och målsättningar, börjar kundorganisationen lista de problem som behöver lösas genom implementeringen av EDMS. Men det är inte samma sak. Därför måste organisationen vara tydlig med vad den vill få till följd av implementeringen av EDMS, och sätta specifika uppgifter för den implementerande organisationen.

■ Utvärdering av den verkliga bilden av organisationens liv (dess organisationsstruktur, funktioner, samverkan mellan avdelningar, etc.). Denna möjlighet ges av analysen av organisationens interna regleringsdokument om hur de implementeras i praktiken. Under analysen av bestämmelserna strukturella uppdelningar, arbetsbeskrivningar, regler för interaktion, nyfikna fakta förtydligas. Det kan till exempel visa sig att vissa anställdas arbetsbeskrivningar är hopplöst förlegade eller helt frånvarande. Och strukturella underavdelningar utför inte sina funktioner eller, omvänt, inte de som de är skyldiga att, och så vidare.

■ Beskrivning av befintliga dokumentationsprocesser. Även här kan det bli en hel del överraskningar.

■ Möjlighet att optimera undersökta och beskrivna affärsprocesser. Om det finns behov av det. Efter en sådan analys kan det bli nödvändigt att uppdatera interna regelverk.

■ Kvalitet egna resurser(mänskligt och tekniskt). Innan du implementerar systemet är det nödvändigt att förstå hur mycket deltagande i projektimplementeringen kommer att krävas av specialister och hur redo de är för detta. Om vi ​​pratar om specialister-exekutorer, räcker det för dem att ge en order. Men med ledare är situationen mycket mer komplicerad. Den administrativa personalens deltagande i implementeringen av EDMS bör diskuteras innan processen påbörjas. Dessutom skulle det inte vara överflödigt att analysera din egen IT-infrastruktur för att ta reda på om det finns tillräckligt med datorer, om den är föråldrad programvara etc.

■ Identifiering av risker och sätt att övervinna dem vid implementering av ett EDMS. Att identifiera risker innan systemet implementeras kommer att minimera dem. Vilka är riskerna? Vad som helst:

Risken för frånvaron eller irrelevans av nödvändiga regleringsdokument;

Risk för otillräcklig teknisk utrustning organisationer;

Risk för felaktiga ekonomisk utvärdering implementering och support av EDMS m.m.

HUR MAN GENOMFÖR EN FÖRDESIGN-UNDERSÖKNING SJÄLV

■ Steg 1: utse en projektledare. Projektledaren ska förstå dokumenthanteringsfrågor och ha god kunskap om organisationens IT-infrastruktur. Inte varje organisation har en specialist som uppfyller dessa krav, så oftast leds projektet av två anställda - kontorets chef och IT-direktören.

■ Steg 2: analysera regelverk . I detta skede är det nödvändigt att studera lokalt föreskrifter organisationer när det gäller dokumentation. Det handlar inte bara om företagsinstruktioner. Du kommer också att behöva studera interna regler för hantering av kontrakt, cirkulation av redovisningshandlingar m.m.

■ Steg 3: genomför en intervju. För att genomföra en intervju är det nödvändigt att bestämma kretsen av respondenter. Studiet av lokala regleringsdokument kommer att hjälpa till med detta. Listan över respondenter kan till exempel inkludera chefer för strukturella enheter, deras ställföreträdare och potentiella nyckelanvändare av EDMS (specialister med ansvar för

för skapande, godkännande av dokument etc.). För intervjun är det nödvändigt att förbereda en lista med frågor (se exempel).

Listan med frågor i frågeformuläret för kontorets chef och ungefärliga svar på dem

1 . Beskriv de funktioner som utförs av din strukturella enhet.

Organisation av arbetet med registrering, redovisning, lagring och överföring till relevanta strukturella uppdelningar av dokument av pågående kontorsarbete, inklusive order och ledningsordrar, samt arbete med bildandet av ärenden och deras deponering.

Säkerställa snabb behandling av inkommande och utgående korrespondens, dess leverans till sin destination.

Kontroll över tidsfristerna för utförande av dokument och deras korrekta utförande.

Utveckling och implementering av instruktioner för journalföring.

Metodisk ledning av organisationen av kontorsarbete på avdelningar.

Kontroll över korrekt bildande, lagring och snabb leverans av ärenden till arkivet.

Säkerställa extern och intern dokumenthantering.

Deltagande i förberedelser av möten som sammankallats av ledningen och organisation av deras underhåll.

Säkerställa den etablerade ordningen för tillgång till dokumentation.

Implementering av nya metoder och sätt att arbeta med dokument.

2 . Beskriv enhetens struktur och kvantitativa sammansättning.

Sekretariat - 4;

expedition - 1;

mottagning - 2;

arkiv - 2.

3. Vilka funktioner utför du direkt?

Kontorsledning.

4. Vilken är den aktuella volymen av dokumentflödet på avdelningen (antal dokument per dag, deras storlek i sidor eller MB). Vad tror du, vilken volym av dokument kommer att bli nästa år (öka eller minska)?

Inkommande dokument - 14 000 enheter;

utgående dokument - 13 500 enheter;

interna dokument - 4 enheter.

Troligtvis kommer volymen av dokumentflödet inte att förändras nästa år.

5. Använder du för närvarande ett informationssystem (system) på din avdelning för att automatisera aktuella uppgifter? I så fall vilken? Vilka funktioner utförs i den?

6. Lista de aktuella regleringsdokumenten som styr dokumentationen av organisationen, divisionen (instruktioner för kontorsarbete, arbetsbeskrivningar, arbetsföreskrifter etc.). Vilka av dem använder du i ditt arbete, och vilka anser du vara irrelevanta?

Organisationsstandard:

Administrativa dokument. Beställningar och direktiv. Ordningen för utveckling, godkännande, signering, registrering och avbokning.

inkommande dokument. Förfarandet för godkännande, övervägande, överföring för utförande och operativ lagring.

utgående dokument. Förfarandet för att förbereda, godkänna, underteckna, registrera och skicka.

Ärendenomenklatur. Lagring, användning och förstörelse av organisationens dokument.

7. Är interaktion med andra delar av företaget reglerad?

Interaktion med alla strukturella divisioner, förutom den administrativa och ekonomiska avdelningen (AHO), regleras av företagets interna regeldokument. Interaktion med ACS är inte reglerad (ansökningar om bud, ansökningar om att skicka korrespondens med expresspost, etc.).

8. Vilka funktioner, enligt din åsikt, bör EDMS utföra?

Dokumenthantering i i elektroniskt format. Skapande och lagring av olika dokument i elektronisk form (i MS Word, MS Excel, MS Visio-format); söka efter dokument; lagring av versioner av dokument; strukturera dokument i mappar; tilldela åtkomsträttigheter till dokument; dokumenthistorik.

Hantering av dokumentationsprocesser. Stöd för processerna för godkännande och bearbetning av dokument i alla stadier; utfärda order och övervaka deras genomförande.

Registrering av pappersdokument; upprätthålla nomenklaturen av ärenden; kontroll av placeringen av pappersdokument.

Avtalshantering. Organisation av processen för godkännande och registrering av kontrakt.

Mötesledning. Organisering av förberedelser och hållande av möten (samordning av plats och tid, sammansättning av deltagare, dagordning); bildande och distribution av protokollet; kontroll över genomförandet av beslut som fattas på mötena.

9. Lista vilka typer av arbete du utför med dokument av alla slag.

Inkommande dokument (dokument som tagits emot av organisationen):

. mottagning och bearbetning;

. övervägande av chefen (resolution);

. registrering;

. avrättning;

. kontroll av utförande;

. nuvarande lagring och användning;

. överföra till arkivlagring.

Utgående dokument (dokument skapade i organisationen och skickade till dotterbolag och dotterbolag till organisationen, tredjepartsorganisationer eller individer):

. utarbeta ett projekt;

. godkännande av utkastet till dokument;

.

. signering;

. godkännande (om nödvändigt);

. registrering av korrespondens;

. skicka dokumentet till adressaten;

. inlämnande av det andra exemplaret i målet.

Interna dokument (order, instruktioner, memo, förklarande brev, förklarande anmärkning, ansökan):

. utarbeta ett dokument;

. projektgodkännande;

. kontrollera riktigheten av designen;

. signering;

. registrering;

. överföring av dokumentet till artisterna;

. utförande av dokumentet;

. kontroll av utförande av dokument;

. arkivering av den verkställda handlingen i målet.

10. Beskriv förfarandet för vidarebefordran av behandling och registrering av inkommande handlingar.

All inkommande korrespondens tas emot och registreras på kansliet.

Korrespondens märkt "personligt" levereras personligen till adressaten eller dennes behöriga representant. Korrespondens märkt "konfidentiell" hanteras av en person som ansvarar för att upprätthålla konfidentiella register.

Kuvert från inkommande korrespondens förvaras och bifogas dokument i de fall kalenderstämpeln på kuvertet ska tjäna som bekräftelse på tidpunkten för avsändning eller mottagande av detta dokument eller om avsändarens adress endast anges på kuvertet. Var noga med att spara kuvert med brev av anspråkskaraktär, såväl som med överklaganden från medborgare.

Förfarande för registrering av inkommande handlingar

Alla dokument som är adresserade till organisationens ledning är föremål för registrering (förutom dokument som ingår i den ungefärliga listan över icke-registrerbara dokument).

På de mottagna dokumenten är en registreringsstämpel anbringad som anger datum för mottagning, inkommande serienummer. Om det finns en bilaga till dokumentet görs en anteckning om detta bredvid det inkommande numret. Stämpeln placeras på framsidan av dokumentets första ark i det nedre högra hörnet.

Serienummer registreras i registret över registreringsserienummer.

På handlingar som inte är registreringspliktiga sätts en stämpel och endast datum för mottagande av handlingen anges.

Vid registrering måste principen om enkel inträde iakttas: varje handling registreras på kontoret endast en gång.

11. Beskriv hur ledningen granskar inkommande dokument och utfärdar resolutioner.

Handlingar som kräver övervägande av chefen överförs till honom efter registrering.

Om det behövs väljer sekreteraren ytterligare material (kontrakt, brev, handlingar etc.) och överför dem till huvudet tillsammans med de mottagna dokumenten.

Chefens beslut om dokumentet återspeglas i resolutionen.

Resolutionen anger utövaren, föreskriver vad och till vilket datum han måste göra, sedan anbringas datum och underskrift av huvudet.

Efter att ha mottagit handlingarna från chefen lägger sekreteraren in informationen från resolutionen i registret för inkommande post.

Därefter överförs dokumentet till den entreprenör som anges i resolutionen.

Dokument som utförs av flera avdelningar överförs till dem en efter en eller samtidigt i kopior (med hjälp av fotokopiering).

12. Beskriv proceduren för att ställa in dokument för kontroll.

Efter övervägande och påläggande av beslutsledaren (resolutionen inkluderar namnet på utföraren, innehållet i ordern, tidsfristen för utförande, underskrift och datum), vilket kan ligga till grund för att ta handlingen under kontroll, dokumentet överförs till entreprenören mot mottagande i registret över inkommande handlingar hos entreprenören med angivande av mottagningsdatum.

Om flera exekutorer anges i resolutionen, görs ytterligare kopior av dokumentet.

Originalet av handlingen sänds först till den i beslutet angivna exekutor.

Vid utsändande av handling till flera testamentsexekutorer ansvarar den i beslutet angivna först (ansvarig testamentsexekutor) för att materialet upprättas. Återstående exekutorer (medexekutorer) är skyldiga att lämna erforderligt material till ansvarig utförare inom de villkor som överenskommits med denne.

Prestationsrapporten måste godkännas av alla artister som anges i resolutionen.

13. Beskriv processen för att kontrollera utförandet av dokument, förfarandet för redovisning av dokument som tagits emot för utförande, förfarandet för att ta bort handlingar från kontroll.

a) Utförandet av vilka dokument (beställningar) är föremål för obligatorisk kontroll?

. Administrativa dokument (beställningar, instruktioner);

. dokument (protokoll, brev, PM, planer etc.) som innehåller specifika instruktioner för arbetet

med dem och deadlines; kräva förberedelse av ett svar, hålla evenemang, en rapport, etc.;

. instruktioner som finns i de utfärdade resolutionerna (inklusive i elektronisk form) om de övervägda dokumenten (brev, etc.);

. separat, inte relaterat till något dokument, instruktioner från chefen, dokumenterade (inklusive i elektronisk form).

b) I vilka fall anses handlingar (order) vara verkställda?

. De slutliga dokument som utarbetats på dem returneras inte för granskning, och ett lämpligt beslut har fattats om dem;

. slutfört samordningen och undertecknandet av utkast till dokument som utarbetats i enlighet med instruktionerna.

. utgående brev som upprättats i enlighet med handlingen (ordern) registreras och skickas;

. avtalshandlingar registreras;

. chefen, vars uppgifter inkluderar att övervaka utförandet av instruktioner (kontrollant), bekräftar deras uppfyllelse på grundval av de frågor som ställs i dem.

c) Vilka rättigheter har den ansvarige utföraren och medförrättarna?

. Ge instruktioner till dina direkta underordnade och övervaka deras genomförande av instruktioner;

. begära från anställda den information som är nödvändig för att verkställa dokumentet (ordern);

. bestämma förfarandet för utförande av ett dokument (order) (inklusive förfarandet för att förbereda och samordna material för utförande av ordern, villkoren och formen för medverkande medverkande i arbetet för utförande av ordern);

. samordna medexekutorernas arbete;

. sammankalla medexekutorer för att föra en kollegial diskussion och lösa frågor om utförande av dokumentet (ordern);

. fatta ett motiverat beslut att inkludera eller vägra att inkludera i utkastet till slutdokument de förslag och kommentarer som lämnats av medverkställarna;

. utarbeta förslag till förlängning av tidsfristen för utförande av handlingar (beställningar) med angivande av de objektiva skälen för förlängningen och det planerade datumet för utförande.

d) Vad ansvarar entreprenören för?

. Kvaliteten på förberedelserna (fullständighet och tillförlitlighet av informationen som används vid utarbetandet av det slutliga dokumentet), riktigheten av utförandet av dokument som utarbetats i enlighet med dokumentet (beställning);

. fullständighet och korrekthet av reflektion av kommentarer och förslag från medarbetare och samordnande personer (organisationer) i ny utgåva dokument (order);

. överensstämmelse med de fastställda tidsfristerna för utförande av dokumentet (order);

. originalhandlingens säkerhet (vid överföring av originalhandlingen till honom).

e) Vilka är tidsfristerna för utförande av dokument (beställningar)?

I ett dokument eller en instruktion (resolution) fastställs som regel en tidsfrist (kalenderdatum) för dess verkställande.

Om det i texten till resolutionen, istället för datumet eller tidsperioden, finns en definition av termen i verbala termer, är instruktionen föremål för verkställighet inom lämplig period:

. "mycket brådskande", "omedelbart" - inom en arbetsdag;

. "brådskande" - inom en period av högst tre arbetsdagar;

. "omgående" - inom en period av högst 10 arbetsdagar.

Om tidsfristen för utförande av instruktionen inte är angiven, ska instruktionen verkställas inom en period som inte överstiger 30 kalenderdagar eller i enlighet med den tid som anges i den handling som instruktionen (beslutet) avser.

f) Vilka rättigheter har den registeransvarige?

. Begär information om hur utförandet av ett dokument (order) fortskrider;

. returdokument som upprättats i strid med kraven i organisationens lokala bestämmelser för revision;

. ta bort dokument (beställningar) från kontroll.

14. Beskriv förfarandet för registrering och vidarebefordran av utgående handlingar.

Handlingar undertecknade av ledningen samma dag ska lämnas till kansliet för registrering och utskick.

Innan du registrerar ett dokument som tagits emot för avsändning kontrolleras korrektheten av dess utförande:

. förekomsten av delar av formuläret, signatur, datum, nödvändiga visum och information om utövaren;

. förekomsten av en titel på texten, nummer och datum för dokumentet som svaret ges;

. riktigheten av mottagarens adress;

. närvaron av de bilagor som anges i dokumentet, såväl som materialet på grundval av vilket det utgående dokumentet förbereddes (om detta är ett svar på ett inkommande brev);

. förekomsten av en försegling i de fall det krävs.

Felaktigt utförda handlingar returneras till utövarna.

Om handlingen sänds till flera adresser ska testamentsexekutor överlämna så många exemplar av det undertecknade brevet som behövs för att skicka till alla mottagare samt ett exemplar av kopian.

Efter kontroll av utförandet registreras handlingen i journalen och utgående nummer läggs i ordning på samtliga kopior av handlingen.

Det utgående numret består av indexet för den strukturella enhet som utarbetat svaret, ärendenumret enligt ärendenomenklaturen och serienumret.

En bekräftelseregistreringsstämpel placeras på kopian av den utgående handlingen i det övre vänstra hörnet.

Korrespondens överlämnas för att skickas till posten eller levereras med bud.

Bestyrkta kopior av de skickade dokumenten samma dag överförs till de berörda avdelningarna till verkställarna för arkivering.

15. Beskriv proceduren för att ta fram en order (instruktion).

Före överlämnande för underskrift tillstyrks ett utkast till order (order) av suppleanterna för generaldirektören för verksamhetsområden, chefen för juridiska avdelningen och cheferna för övriga intresserade strukturella enheter.

När de godkänner ett utkast till dokument kontrollerar advokater dess överensstämmelse med gällande lagstiftning, såväl som riktigheten av hänvisningar till regleringsdokument.

Visum är fästa på baksidan av den sista sidan av den ursprungliga beställningen.

Kommentarer till utkastet till order anges på baksidan av det sista bladet eller på ett separat blad, om vilket motsvarande anteckning görs på utkastet.

Om entreprenören gör ändringar och kompletteringar bör förslaget till beställning komma överens med alla som tidigare godkänt dokumentet.

De av ledningen undertecknade beställningarna på undertecknandedagen överförs till kansliet för registrering i särskild journal och replikering.

Beställningar utfärdas i ett strikt begränsat antal exemplar och skickas endast till de strukturella enheter som behöver dem.

Ansvaret för att bestämma cirkulationen och korrektheten i distributionen av dokumentet vilar på cheferna för de strukturella enheter som förberedde beställningen.

Utkast till order för personal utarbetas av personalavdelningen.

Vid beställningar av personal finns förlikningsvisum antecknade på framsidan av dokumentet, under kravet "Underskrift".

Beställningar för personal registreras, formas till fall separat från andra beställningar och har oberoende numrering: indexet "k" läggs till registreringsnumret.

Originalen av beställningar för huvudverksamheten förvaras på kontoret, och beställningar för personal - i personalavdelningen på personalavdelningen.

Adoption ledningsbeslut och själva besluten dokumenteras av protokoll från produktionsmöten med ledningen.

16. Hur anser du att det är nödvändigt att ändra förfarandet för att arbeta med dokument?

Organisationen har inte något lokalt dokument som reglerar processen för utförande och kontroll över utförande av dokument (ordrar). Processen inkluderar inte kontoret, men kontroll över utförande av dokument (ordrar) är en av dess funktioner.

17. Vilka former av redovisning och registrering av dokument används i organisationen?

18. Hur är förfarandet för att förbereda ärenden för överföring till arkivförvaring?

Innan ärenden överförs till arkivet genomförs en granskning av handlingars vetenskapliga och praktiska värde.

Granskning av värdet av dokument utförs av en permanent expertkommission från organisationen (EC).

EG:s sammansättning godkänns på order av generaldirektören.

I sitt arbete vägleds EG av den federala lagen av den 22 oktober 2004 nr 125-FZ "Om arkivering i Ryska Federationen”, de grundläggande reglerna för arbetet i organisationers arkiv (godkända av beslutet från Collegium of the Federal Archives av den 6 februari 2002), de reglerande och metodologiska dokumenten från Federal Archives.

Organisationens EC utför följande funktioner:

. Parlamentet överväger utkast till nomenklaturer över fall av strukturella uppdelningar av organisationen.

. organiserar det årliga urvalet av dokument för lagring och destruktion;

. överväger inventeringar av fall av permanent lagring, handlingar om personal och långtidsförvaring (över 10 år).

. Parlamentet överväger och godkänner rättsakter om tilldelning för destruktion av ärenden som inte är föremål för ytterligare lagring.

. Parlamentet överväger förslag om att ändra lagringstiderna för vissa kategorier av handlingar som fastställts av de nuvarande förteckningarna över dokumentärt material med lagringsperioder, och fattar beslut om att lägga fram dessa förslag för behandling av arkivinstitutionen.

. deltar i utarbetande och granskning av utkast till listor över dokument, standard och exemplarisk nomenklatur över ärenden och andra undervisningshjälpmedel om kontorsarbete och arbetet i organisationens arkiv.

Medlemmar av EG, med deltagande av andra specialister, kontrollerar om urvalet av dokument för lagring och destruktion genomfördes korrekt genom att granska inventeringar, handlingar och dokument. Det direkta urvalet av dokument utförs av anställda vid strukturavdelningar som ansvarar för journalföring och anställda vid arkivet.

Valet av handlingar och ärenden för förstörelse formaliseras genom en handling. Rättsakterna behandlas av EG, undertecknas av ordföranden, dess medlemmar och godkänns av organisationens ledning.

Överföring av ärenden till organisationens centralarkiv.

Filer med permanent och långvarig (över 10 år) lagringstid överförs till organisationens arkiv tidigast ett år efter att de är avslutade i det pågående kontorsarbetet. Överföringen till arkivet av ärenden med en tillfällig lagringstid (upp till 10 år) görs efter ledningens bedömning och med hänsyn till graden av arbetsbelastning för arkivet.

Arkivet tar emot handlingar för förvaring enligt leveranslistorna över separata permanenta och tillfälliga förvaringsperioder i två exemplar.

Om enskilda ärenden är nödvändiga för någon strukturell enhet för pågående arbete, utfärdar arkivet dessa ärenden till det för tillfälligt bruk.

Arkivarbetaren skriver under för mottagande av ärenden på alla exemplar av leveranslistorna, med angivande av datum för mottagande och antal antagna ärenden.

En kopia av inventariet returneras till levereraren, resten finns kvar i organisationens arkiv.

Utfärdande av filer för tillfällig användning till anställda i strukturella avdelningar av organisationen utförs på grundval av en särskild begäran.

Utfärdande av ärenden sker genom ett kvitto från den anställde i organisationen och en motsvarande anteckning i registret för utfärdande av ärenden från arkivet.

Ärenden utfärdas för en tid som inte överstiger en månad. Anställda vid strukturella avdelningar ansvarar för att dokument som utfärdats av arkivet för tillfälligt bruk i rätt tid returneras.

Under verksamhetsåret fylls ett ersättningskort i ett ärende som utfärdats vid tjänstebehov. Den anger den strukturella enheten, ärendets nummer, datumet för dess utfärdande, till vem ärendet utfärdades, datumet för dess återkomst, kolumner finns för kvitton för mottagande och godkännande av ärendet.

19. Ange formen för enhetens nomenklatur och beskriv organisationen av lagringen av dokument i enheten.

I organisationens strukturella underavdelningar utvecklas nomenklaturer av fall årligen i den föreskrivna formen.

De sammanställs av den som ansvarar för kontorsarbetet, med inblandning av specialister.

På grundval av nomenklaturerna för de strukturella avdelningarnas angelägenheter upprättar kontoret en konsoliderad nomenklatur över organisationens angelägenheter.

Nomenklaturen för ärenden för en strukturell enhet omfattar alla ärenden och dokument som genereras i enhetens verksamhet, samt alla referensfiler, journaler och andra redovisningsformulär.

Alla fall måste ha ett index, som består av en konventionell numerisk beteckning för den strukturella enheten och fallets serienummer enligt nomenklaturen.

Nomenklaturen anger namn (rubriker) på fall.

Vid sammanställning av ärendets rubrik anges, förutom namnet på ämnet (ämne, fråga), vilken typ av ärende som öppnas (material, korrespondens, etc.), liksom datum för händelser, uppgifter om korrespondenter , anteckning görs om handlingen är ett original eller en kopia etc. d.

Lagringsperioderna för ärenden och artikelnummer anges i enlighet med listan över typiska administrativa arkivdokument som genererats i samband med verksamheten hos statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, med angivande av lagringstiderna (godkänd på order av kulturministeriet Ryssland daterat den 25 augusti 2010 nr 558).

Villkoren för lagring av ärenden som inte anges i listan fastställs av specialister på strukturella avdelningar tillsammans med det centrala arkivet.

Ärenden som bildats under förvaltningsåret och som inte ingår i ärendenomenklaturen förs in ytterligare i motsvarande avsnitt.

Ärendenomenklaturen ses över årligen: ärendens rubriker och lagringstider specificeras, nya ärenden som inletts under året införs.

Passerande (oavslutade fall) av den strukturella enheten överförs till nomenklaturen av fall för nästa år, samtidigt som det ursprungliga kontorsindexet bibehålls.

I slutet av året, i slutet av ärendenomenklaturen, görs en slutlig post om kategorierna och antalet anlagda ärenden, separat för permanenta, långsiktiga (över 10 år) och tillfälliga (upp till 10 år inklusive) ) lagringsperioder. Den slutliga journalen är attesterad och denna information överförs till arkivet.

Ärenden i det nuvarande kansliarbetet bildas enligt ärendenomenklaturen.

Alla dokument grupperas i filer och lagras tills de överförs till arkivet i organisationens strukturella divisioner.

Endast ifyllda handlingar arkiveras i akten. Entreprenören skriver av de utförda dokumenten "I ärende nr ____", vilket bekräftar att frågan som tas upp i brevet har lösts.

Kopior av handlingar som arkiveras i filer är bestyrkta.

Utförda handlingar arkiveras i akten i ordningsföljd för att lösa frågor i kronologi, alfabetiskt, indexering (numrering), och svarsdokumentet ska följa förfrågningsunderlaget.

Handlingar för ett verksamhetsår grupperas i ärenden, med undantag för överlåtelseärenden som har en lång, mer än ett år, bildningstid (t.ex. långsiktiga planer, personliga angelägenheter etc.).

Varje fil bör innehålla högst 250 ark (fodraltjocklek 30-40 mm). Med en stor volym dokument utförs antingen den kronologiska uppdelningen av komplexet i oberoende fall, eller så är frågan uppdelad i delfrågor.

Återtagande av handlingar från ärendena om pågående kontorsarbete utförs med tillstånd från ledningen för strukturenheten. Handlingar från ärenden utfärdas mot kvitto på ett vikariekort, som förvaras av kontorsarbetaren.

Personer som ansvarar för journalföringen säkerställer redovisning och säkerhet för dokument. Det är förbjudet att ta tillbaka dokument från arkiven för den permanenta lagringsperioden efter avslutat kontorsarbete.

20. Finns det ett behov av att skapa en historik över arbetet med dokument, spåra genomförandet och godkännandeprocessen?

21. Står du ofta inför otillgänglighet för nätverksresurser (delade enheter, skrivare)?

Ja. Misslyckanden inträffar varje månad.

22. Kan du säga att din dator går långsamt och att det ofta inte finns tillräckligt med utrymme på din hårddisk?

23. Upplever du ofta misslyckanden när du arbetar med e-post?

Sällan.

För att förenkla bearbetningen av intervjuresultat kan de presenteras i följande form:

■ Steg 4: Gör en undersökning. Förfrågningar genomförs för att få mer detaljerad information om organisationens dokumentflöde. Dessutom kommer konfidentiella undersökningar att låta dig ta reda på de anställdas sanna inställning till projektet för implementering av EDMS. Ett exempel på frågor i frågeformuläret kan se ut så här:

Din inställning till implementeringen av EDMS (positiv, negativ, ambivalent, etc.).

Vilka skäl, enligt din åsikt, kan hindra implementeringen av EDMS (mycket korta projekttidsramar, anställdas ovilja att arbeta i EDMS, otillräckliga kvalifikationer hos anställda, etc.)?

Vad förväntar du dig av implementeringen av EDMS (minskning av kostnader, minskning av tiden för godkännande av dokument, ökad kontrollnivå över utförandet av instruktioner)?

Vilken, enligt din åsikt, är nivån på dokumentbevarande i organisationen (hög, medel, låg)?

Hur mycket tid lägger du ner på att söka efter det nödvändiga dokumentet?

Hur snabbt är det enligt din åsikt att söka efter nödvändig information i organisationen (hög, tillfredsställande, låg)?

Hur lång tid tar det att godkänna ett dokument? (Ange för varje typ av överenskomna dokument.)

Resultaten av undersökningen kan presenteras i en Excel-tabell (Tabell 2), och sedan, baserat på dessa data, kan diagram skapas för tydlighetens skull.

KOSTNADER FÖR IMPLEMENTERING OCH ÄGANDE AV EDMS

Många organisationer, som fokuserar på kostnaden för att implementera ett ERMS, förlorar den totala ägandekostnaden för ett ERMS ur sikte.

Ett av kriterierna för att välja en EDMS bör vara ägandekostnaden. De nödvändiga uppgifterna (åtminstone beräkningen av implementering och underhåll) på begäran kommer att kunna tillhandahålla potentiella verkställande organisationer. Ägandekostnaden består av kapital- och driftskostnader.

En grov kapitalkostnadsuppskattning för implementering (CAPEX) kan se ut så här:

Utrustning (om det behövs, till exempel en kraftfullare server, ytterligare köp av en PC): 300 000 rubel;

Licenser för implementerad programvara (server- och klientlicenser): 400 000 rubel;

Verk (arbetskostnader för konsulter): 1 500 000 rubel.

Totalt: 2 200 000 rubel.

När det gäller driftskostnader (OPEX) kan de vara följande:

Utbildning av nya användare att arbeta med systemet: 100 000 rubel;

Underhåll av informationssystemet (per år): 500 000 rubel;

Teknisk användarsupport (per år): 200 000 rubel.

Totalt: 800 000 rubel. i år.

Exemplen visar den ungefärliga kostnaden för kostnaderna, men det låter dig också fastställa att driftskostnaderna för EDMS kan vara upp till 40 % av implementeringskostnaderna.

Därför, när du väljer ett EDMS, är det nödvändigt att vara uppmärksam på kostnaden för licenser, möjligheten att utbilda nya användare, kostnaden för underhåll och support.

Du kan utbilda en eller två specialister på egen hand. Och om det finns tio av dem, och till och med från olika strukturella divisioner, kommer de att utföra olika uppgifter i EDMS ... I det här fallet kan utbildning krävas av specialisterna i den verkställande organisationen. När det gäller underhåll och teknisk support erbjuder implementerande organisationer som regel flera alternativ.

Du bör inte direkt välja det billigaste eskorterbjudandet – det kan sluta bli dyrt. Det är nödvändigt att analysera alla villkor, nämligen: svarstiden på ansökan (det kan vara 24 timmar, 36 timmar etc.), felsökningstiden (3-5 arbetsdagar) etc.

NÄR SKA DU skjuta upp DIN EDMS

I praktiken finns det situationer när det är bättre att inte skynda sig in i implementeringen av EDMS och först göra organisatoriska förändringar, optimera processerna för att arbeta med dokument, etc.

Det är bättre att skjuta upp implementeringen av EDMS i fall där:

Implementeringsinitiativet kommer inte från högsta ledningen, utan från cheferna för strukturella divisioner;

Det råder kaos i organisationen när det gäller processreglering (automatiserat kaos kommer inte att upphöra att vara kaos);

Anställda, av en eller annan anledning, "uppror" mot införandet av EDMS ("det är mycket arbete, få människor, och sedan är det införandet").

SAMMANFATTNING

1. En förprojektundersökning före införandet av EDMS är obligatorisk, och i själva verket är det en revision av arbetsflödet.

2. Genomför en förprojektundersökning på egen hand, vänd dig omedelbart till den verkställande organisationens tjänster, eller gör båda - det är upp till kundorganisationen att bestämma.

3. En förprojektundersökning gör att du kan bedöma organisationens beredskap att implementera ett EDMS och minska tids- och ekonomiska kostnader i framtiden vid genomförandet av ett projekt.

4. Ibland är det bättre att skjuta upp införandet av EDMS och göra organisatoriska förändringar, optimera processerna för att arbeta med dokument osv.

För närvarande sker en snabb utveckling och implementering informationsteknik inte bara i statliga myndigheter utan också i många ryska företag, och själva genomförandets framgång beror på hur tillvägagångssättet för genomförandet av EDMS, hur väl det är planerat, beror på.

När verksamheten växer ökar också mängden pappersarbete. Och när antalet bearbetade dokument överstiger tröskelvärdet, kommer processerna för att arbeta med dokument utom kontroll, upphör att vara hanterbara och som ett resultat börjar bromsa utvecklingen av företaget, då förståelsen av vikten av implementera ett EDMS kommer. Vid denna tidpunkt står många företag inför ett problem som kallas "var ska man börja."

Processen att implementera EDMS i framgångsrik världs- och inhemsk praxis inkluderar följande steg:

1. Informationsundersökning.
   1. Intervjuar.
   2. Frågande.
2. Analys av insamlad data.
3. Utformning av tekniska och funktionella krav för EDMS.
4. Övervakning EDMS-marknaden och anbud.
5. Demotestning.
6. Ingåendet av kontraktet.
7. Utveckling av regelverk för EDMS.
8. Installera och konfigurera programvara.
9. EMS användarutbildning.
10. Programvarutestning med användare.
11. Eliminering av fel som identifierats under systemtestning.
12. Industriell drift.

Varför inte göra utan en informationsundersökning?

Varför är det så viktigt att göra en informationsundersökning? Man tror att en högkvalitativ förprojektundersökning garanterar 80 % framgångsfrekvens för EDMS-implementering. När allt kommer omkring tillåter det:

• få ett tydligare "porträtt" av organisationen: dess uppdrag, verksamhetsområden; Företagsstruktur; indelningarnas funktioner (och deras samverkan) som fastställs i bestämmelserna om strukturella indelningar; kärnverksamhetens processer;
• bestämma det allmänna tillståndet för organisationen av kontorsarbete på företaget;
• fastställa informations- och dokumentationsflödena (inklusive de typer av dokument som används);
• identifiera och ta hänsyn till risker och sätt att övervinna dem när systemet implementeras;
• bestämma syftet med genomförandet;
• fastställa de uppgifter och funktioner som EDMS kommer att behöva utföra i framtiden;
• identifiera EDMS-användare;
• lära sig och beskriva befintliga affärsprocesser (som ska automatiseras) etc.

Du kan få svar på dessa frågor genom att självstudier allmän information om syftet med implementeringen av EDMS. Det hjälper till att förbereda sig för intervjua ledning och nyckelpersoner. Och att analysera resultaten av intervjun hjälper dig att utvecklas frågeformulär med mer detaljerade frågor för ett bredare spektrum av människor. Således låter varje steg i undersökningen dig dyka djupare in i problemet och få en mer detaljerad beskrivning av problemet som ett resultat.

Endast genom att förstå företagets verkliga behov är det möjligt att bestämma vilka funktioner EDMS ska utföra. Då kommer dess utseende att kunna optimera människors arbete och de kommer inte att uppfatta det som vagnens femte hjul.

När undersökningen startade hade vår köttbearbetningsanläggning en grupp geografiskt fördelade kontor, en komplex struktur i företaget och en stor volym pappersarbetsflöde, vilket ledde till ett spritt okontrollerat arbetsflöde, brott mot villkoren för samordning och utförande, som samt förlust av dokument.

Med tillväxten av produktionsvolymer och ökningen av de uppgifter som lösts av vårt företag, växte mängden ledning och annan dokumentation som utvecklades, togs emot och skickades, och rollen som verkställande disciplin ökade också. I samband med att köttbearbetningsanläggningen nådde en ny nivå, beslutade företagets ledning att införa ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS), som möjliggör automatisering av inte bara arbete med organisatoriska och administrativa dokument (beställningar, korrespondens, etc.), utan även vissa affärsprocesser åtföljda av bearbetning och exekvering av dokument.

För detta ändamål bildades ett team av specialister från viktiga strukturella divisioner av företaget. Chefen för detta projekt utsågs till biträdande chef för förskoleutbildning - författaren till denna artikel.

Intervjuar

Vi beslutade att implementera EDMS i etapper. Det första "synliga" steget i informationsundersökningen för teamet var undersökning av den första raden av chefer och nyckeldeltagare i affärsprocesser som kommer att arbeta i EDMS, dvs. kommer att vara dess användare. V utan misslyckande denna undersökning bör omfatta chefer och ämnesspecialister från intresserade strukturella enheter, som kommer att kunna uttrycka sina önskemål och synpunkter.

Innan början detta stadium Biträdande direktör för DOW var frågor förberedda, vars svar kan ge en uppfattning om problemen i organisationen av arbetet med dokument.

En lista över framtida respondenter sammanställdes, som omfattade cirka 30 personer (detta avdelningschefer, deras ställföreträdare och specialister som ansvarar för att skapa dokument, godkänna, underteckna och godkänna dem). Ett separat möte avtalades med var och en, där syftet med det personliga samtalet först angavs, och sedan blev det en dialog, vars ”program” var en förberedd lista med teser och frågor (se exempel 1). För bekvämligheten med att genomföra och analysera intervjun kan du spela in samtalet på en röstinspelare. Men det är bättre för undersökningsdeltagaren att inte veta att en inspelning pågår, för vid åsynen av en röstinspelare går de flesta vilse.

Exempel 1

Intervjumall för en undersökning av en köttbearbetningsanläggning för implementering av ett EDMS

Kollapsa Show

Vid ett möte med varje respondent berättade ställföreträdaren för förskoleutbildning i början av samtalet:

1. Syftet med undersökningen:

"Kartläggning av tillståndet för kontorsarbete och dokumentflöde, förståelse för befintliga affärsprocesser som bör automatiseras och vars aktiviteter åtföljs av bearbetning och exekvering av dokument."

2. Varför behöver vårt företag implementera ett EDMS:

"Syftet med EDMS är att kvalitativt förbättra processen för att arbeta med dokument från chefer och ämnesspecialister på alla nivåer, för att minska tiden för rutinarbete med dokument."

3. Vilka är fördelarna med EDMS, till exempel:

“Systemet låter dig minska söktiden krävs dokument, ger dig tillgång till en gemensam databas med dokument med differentiering av användarrättigheter, du kan arbeta i systemet på distans, arbeta med ett dokument tillsammans med flera användare, samordna dokument snabbt och enkelt, automatisera registrering och distribution av dokument, organisera kontroll över utförandet av order och dokument ( ledningsverksamhet blir transparent), är det möjligt att signera dokument i systemet med hjälp av elektronisk signatur, organisera arbete med kontrakt, integrera EDMS med andra program som används av organisationen, minska kostnaderna för att underhålla arkivet.

1. Vilka problem har du med att arbeta med dokument?
2. Vad skulle du vilja förbättra, förbättra, förändra i organisationen av arbetet med dokument?
3. Hur snabbt och effektivt är leveransen av dokument?
4. Var finns enligt dig de svaga områdena som orsakar problem i arbetet med dokument?
5. Är de befintliga dokumentformerna bekväma i arbetet?
6. Hur lång tid tar det att behandla ett dokument? Denna fråga bör ställas i relation till varje typ av dokument som är massivt närvarande i organisationens affärsprocesser.
7. Hur mycket pappersarbete är det inom ditt arbetsområde?

Processen för att genomföra intervjun påverkades av undersökningsdeltagarnas upptagenhet, vilket påverkade tidpunkten för intervjun, och visade även på underskattningen av projektets betydelse från de anställdas sida.

Som ett resultat av analysen av den information som samlades in under intervjun bildades en tabell, som visas i exempel 2. Det hjälpte till att strukturera den mottagna informationen och dra de nödvändiga slutsatserna, som väl återspeglas i den.

Exempel 2

Systematisering av information som erhållits under intervjun

Kollapsa Show

Baserat på resultaten från intervjun identifierades följande affärsprocesser som kräver automatisering av EDMS i första hand:

• avtalshantering;
• avstämning av fakturor för betalning;
• samordning av organisatoriska och administrativa dokument:
• kontroll över utförandet av instruktioner (resolutioner).

Intervjuerna banade väg för enkäten som innebär större noggrannhet i att ge svar på frågor.

Frågeformulär

Syftet med undersökningen var att få mer detaljerad (exakt) information om det aktuella läget för dokumentcirkulation och kontorsarbete på företaget. Deltagarna i undersökningen var chefer för strukturavdelningar och ämnesspecialister, som sedan skulle bli användare av EDMS. Undersökningen genomfördes i frånvaro, vilket innebar att enkäten fylldes i i forskarens frånvaro.

Frågeformuläret bestod av tre delar (se exempel 4):

1. Den inledande delen - dess huvudsakliga uppgift var att uppmuntra respondenten att ge svar på de frågor som ställdes. Studiens syfte och mål, vikten av respondentens roll beskrevs; instruktioner för att fylla i frågeformuläret.
2. Huvuddelen som innehåller frågor med enkel formulering, och deras fullständighet och antal beror på det önskade målet (frågorna i exempelenkäten från exempel 4 är rådgivande och kan skilja sig från de optimala frågorna för att kartlägga ditt företag, du kan använda dem som en början exempel för att utveckla ditt eget frågeformulär).
3. Den sista delen - här gavs svaranden en garanti för att hans åsikt konfidentiellt; tackade för att du deltog i studien.

På begäran av respondenten skrevs frågeformuläret ut och överlämnades till denne personligen eller skickades till dennes e-post. Enkätformuläret var utformat på ett sådant sätt att det var bekvämt för respondenten att fylla i det direkt i en word-fil.

Om frågeformuläret skickades i form av en word-fil, då i brödtexten e-post mottagaren såg först den medföljande texten (alla kontaktuppgifter i exemplet är fiktiva):

Exempel 3

Medföljande text och ämne för e-postmeddelandet när du skickar frågeformuläret som en bilaga via e-post

Kollapsa Show

Exempel 4

Frågeformulär för att genomföra en undersökning av företaget före införandet av EDS

Kollapsa Show

De insamlade uppgifterna fördes in i ett MS Excel-kalkylblad, vilket gjorde det möjligt att automatiskt generera diagram över åsiktsfördelningen i varje fråga. De där. resultaten presenterades för ledningen på det mest synliga sättet (se exempel 6). Antalet valda svarsalternativ för varje fråga återspeglades på ett ark av filen, och diagram baserade på dessa data byggdes på det andra arket:

I framtiden kommer vi att ta hänsyn till alla identifierade risker för att Så snart som möjligt gå till jobbet i SED:

• risken för frånvaro eller felaktig definition av EDMS:s uppgifter och funktioner;
• risken för att underskatta de nödvändiga resurserna (monetära, tillfälliga);
• risken för överträdelse av tidsfristerna för genomförandet av projektstadier;
• risken för otillräcklig information till företagets anställda om arbetets framsteg, liksom risken för försummelse, passivitet, motstånd från anställda, svagt engagemang från chefer i projektet;
• risk för dålig teknisk utrustning;
• risken för avsaknad av regelverk.

Generellt visade undersökningen en positiv inställning till införandet av elektronisk dokumenthantering, men det fanns också ett antal anställda som var negativa till införandet av EDS, eftersom de uppfattade detta projekt som ytterligare en innovation som bara skulle bidra till deras arbete .

Därefter, baserat på analysen av resultaten från intervjun och frågeformuläret, bestämdes målet och kraven för EDMS togs fram, men detta är ett annat och inte mindre viktigt steg i implementeringsarbetet. För närvarande genomför vårt företag en jämförande analys av EDMS-marknaden.

Fotnoter

Kollapsa Show