Analys av det nuvarande tillståndet på världens sedmarknad. Elektronisk dokumenthantering i Ryska federationens regioner. EDMS inom vården

RYSSK EDM -MARKNAD: PROBLEM OCH UTSIKTER FÖR MARKNADEN FÖR SYSTEMET AV ELEKTRONISK OMVÄNDNING: PROBLEM OCH PERSPEKTIV FÖR UTVECKLING

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South Russian Institute of Management - en gren av Russian Academy of National Economy and Public Administration

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South -Russia Institute of Management - gren av ryska presidenten

Nationell ekonomi och offentlig förvaltning

Sammanfattning: Artikeln analyserar problemen och utsikterna för utvecklingen av EDMS -marknaden i Ryssland. Begreppen elektroniska dokumenthanteringssystem, deras syfte och aktualisering i modern värld, presenterar statistiska uppgifter om utveckling och användning av specifika elektroniska dokumenthanteringssystem, både i den kommersiella strukturen och i den offentliga sektorn. Slutsatser görs om problemen med EDMS och behovet av deras utveckling, förbättring och användning i organisationer och myndigheter för att öka deras effektivitet och effektivitet.

Nyckelord: elektronisk dokumenthantering, elektroniskt dokumenthanteringssystem, EDMS -marknad, EDMS -funktionalitet, EDMS i den offentliga sektorn.

Kommentar: Artikeln analyserar problemen och perspektiven för marknadsutvecklingen av systemet för elektronisk omsättning i Ryssland. Följande begrepp berörs: systemen för elektronisk dokumentomsättning, deras mål och förverkligande i den moderna världen, statistikdata om utveckling och användning av konkreta system för e-dokumentomsättning ges både i den kommersiella strukturen och i den offentliga sektorn. Slutsatser görs om problemen med systemen för elektronisk omsättning, nödvändigheten av att deras utveckling är felaktig och används i organisationen och statliga logier för att öka deras effektivitet och resultat.

Nyckelord: elektronisk dokumentomsättning, elektronisk dokumentomsättningssystem, marknaden för system för elektronisk dokumentomsättning, system för elektronisk dokumentomsättning i den offentliga sektorn.

I den moderna världen har utvecklingen av teknik och deras utbredda introduktion lett till att elektronisk dokumenthantering och arkivarbete har en ledande position i jämförelse med deras pappersmotstycke. Idag kan vi observera en ökning av antalet och volymen av dokument som används i världen. Dessutom förändras förhållandet mellan elektroniska och pappersdokument över tiden till förmån för det senare.

2014 firade EDMS -marknaden 20 -årsjubileum. Dess ursprung och bildning orsakades främst av behovet av att automatisera statliga myndigheters arbete - den första inhemska system elektronisk dokumenthantering skapades enligt deras order.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är ett organisatoriskt och tekniskt system som tillhandahåller processen för att skapa, åtkomstkontroll och distribution av elektroniska dokument i datornätverk, samt tillhandahålla kontroll över dokumentflödet i en organisation.

EDMS på informationsteknologimarknaden är fortfarande ett av de mest efterfrågade systemen, eftersom det tillåter:

Öka företagsledningens effektivitet genom att ge ledningen all nödvändig information för att fatta beslut;

Optimera arbetet för anställda med dokument;

företagets tillgångar (information som kan gå förlorad till följd av uppsägningar eller uppsägningar av anställda), dvs. för att säkerställa kontinuiteten i affärs- eller affärsprocesser.

År 2013 växte den ryska EDMS -marknaden, inklusive implementeringstjänster, med 20% jämfört med 2012 till 30,72 miljarder RUB. Den höll höga tillväxttakter från 2011 till 2013: från 20 till 35%. Till skillnad från andra segment på affärsmjukvarumarknaden, där enligt TLew1Beg, började en liten nedgång (B1 -system) eller tillväxten stoppades (BIR -system), EDMS -marknaden bör visa tvåsiffrig tillväxt i slutet av 2014: den främsta drivkraften för denna marknad är den offentliga sektorn, där projekt inom automatisering av elektronisk dokumenthantering genomförs med hög intensitet. I antalet projekt är den offentliga sektorns andel på EDMS -marknaden upp till 25%, i monetära termer - upp till 40%. ...

Marknadens positiva dynamik under 2013 bekräftas av uppgifterna om integratorernas intäkter. Bland de företag som lämnade in uppgifter om intäkter på EDMS -marknaden, inklusive implementeringstjänster (i rubel, inklusive moms), var tillväxten 2013 jämfört med föregående år 15% eller mer för de flesta företag. (Bord 1) .

Tabell 1. Systemintegratörers inkomst på EDMS -marknaden i

Ryssland, 2012-2013, tusen rubel

Företagens intäkter 2013 Projekt 2013 Projekt 2012 Projekt 2012 Omsättningstillväxt 2012-2013

1C (alla franchisetagare) 1240742103 3 041691948 19,1%

Affärslogik 760 000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3263997 - 95,5%

InterTrust 420864478406759289 3,5%

ID Management Technologies 380970 - 238035 - 60%

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Drag 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38000 9 34500 5 10,1%

1 FRÅGA 23200 57 17600 35 31,8%

Totalt 4.219.775 3.257.835 29,5%

Den mest aktiva implementeringen av EDMS i Ryssland utförs i den offentliga sektorn, först och främst gäller detta myndigheterna, men också företag med statligt deltagande.

Bland statliga företag för perioden från början av 2013 till september 2014 sticker ut i skala, det elektroniska dokumenthanteringssystemet inom GAS Justice, som fungerar på grundval av Delo (EOS) -plattformen (mer än 67 tusen användare), liksom implementeringen av EMC Documentum i Rosatom (30 tusen) och införandet av Etlas (EDM) i avdelningen för hälsa och social utveckling i Oryolregionen för 10 tusen arbetsstationer. I den kommersiella sektorn är det största EDMS -projektet implementeringen av DocsVision i Sberbank i Ryska federationen, replikeringen av systemet pågår fortfarande: enligt banken själv arbetar nu 100 tusen bankanställda i EDMS på denna plattform (tabell 2).

Tabell 2. Topp -5 EDMS / ESM -projekt i Rysslands offentliga sektor efter antalet användare 2013 - de tre första kvartalen 2014

GAS Justice EOS Case 67 835

Customer System Integrator Antal användare

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Institutionen för hälsa och social utveckling i Oryolregionen Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10.000

Riksåklagarmyndigheten för Ryska federationen AIK Övervakning av EOS 9 123

Regeringen i Rostovregionärendet (EOS) EOS 7 639

En paradoxal situation har utvecklats inom EDMS -industrin: vanligtvis

lagstiftning är en broms för sättet att tillämpa ny teknik. I dag lagstiftningsramen före de tekniska möjligheterna för de flesta av de implementerade systemen. Å andra sidan möjliggör principerna för själva ECM -plattformarna själva, som EDMS är byggda på (både importerade och inhemska), att lösa alla nya problem. Idag försvåras utvecklingen av bristen på kompetens hos funktionella kunder som fortfarande håller sig till konservativa synpunkter på dokumentflöde.

Uppenbarligen finns det på systemnivå en förståelse för vikten av denna uppgift: enligt dekretet från Ryska federationens regering av den 09/06/2012 N 890 "Om åtgärder för att förbättra elektroniskt dokumentflöde i statliga organ" var det fastställt att övergången till EDM i statliga organ måste slutföras senast den 31 december 2017

Men det aktuella läget lämnar utrymme för tvivel - stora investeringar i IKT i den offentliga sektorn, mer än 1 biljon. rubel, tills de ger ett konkret praktiskt resultat.

Tyvärr finns det idag inte en enda juridiskt betydande offentlig tjänst som innebär att några juridiskt viktiga åtgärder utförs - utfärdande av ett dokument, ändring av medborgares status etc. - överförd till elektronisk form. Alla tjänster som tillhandahålls på EPGU är endast av informationssyfte.

EDMS -system syftar till att förbättra en organisations verksamhet, men var och en av dem har sin egen breda funktionalitet, som innehåller ett antal egenskaper. Under undersökningen var vi det

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Dokumentflöde * Referentboss

■ VERKSAMHET ■ EVFRA T ■ MOTIV

9 system har identifierats. Vi kommer att visa deras funktionella utrustning, på grundval av vilken vi kommer att belysa fördelarna och nackdelarna med systemen (fig. 1,2). Ris. 1. Tekniska möjligheter för moderna EDMS

Ris. 2. Kostnaden för licenser för 100 användare, exklusive kostnaden för DBMS, ytterligare moduler och rabatter

Vid jämförelse av funktionaliteten hos EDMS antas följande beteckningar: "+" - möjligheten implementeras; "+/-" - alternativet är tillgängligt inom den begränsade funktionaliteten eller så krävs ytterligare programvara; " -" - möjligheten har inte genomförts.

Enligt funktionen "Arbeta med dokument" intar de ledande positionerna sådana EDMS som: Boss-assistent, Delo och Efrat. Gräsrotsnivån upptogs av PayDox (tabell 3).

ARBETA MED DOKUMENT MED Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Inbyggda verktyg

visa bifogade filer

Byte av bilagor

Arbeta med dokumentprojekt / - / - / -

Tabell 3. Arbeta med dokument

Enligt utvecklingen av funktionen "Sök och analys av information" är ledarna sådana EDMS som: Efrat, Delo och DocsVision. De sista positionerna intas av 1C, Directum, GlobusProfessional (tabell 4).

SÖKNING OCH ANALYS AV INFORMATION Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Attributsökning (sök efter dokumentinformation)

Sök efter uppgifter och uppdrag (inklusive tidsfrister, exekutörer, kontroller)

Sökning i fulltext med hänsyn till det ryska språkets morfologi / - / - / - / - / -

Implementering av olika typer av sökningar i en förfrågan / -

Tabell 4. Hitta analysinformation

Tabell 5. Informationssäkerhet

INFORMATION SÄKERHET Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Stöd för olika autentiseringsmetoder / - / - / - / - / - / - / -

Tilldela användarrättigheter

Tilldela rättigheter till användargrupper

Stöd för anpassade roller

Enligt utvecklingen av informationssäkerhetsfunktionen är de ledande positionerna Boss-Referent, Efrat, Delo och DocsVision. På de sista positionerna: 1C och GlobusProfessional (tabell 5).

Baserat på den analys som gjorts kan flera EDMS med störst funktionell utrustning urskiljas. Dessa inkluderar: Eufrat, som är den obestridda ledaren, även Delo och DocsVision. Av 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox utmärkte sig med otillräcklig funktionell utrustning. Resten av EDMS ockuperade den mellersta nischen.

Sammanfattningsvis kan vi säga att EDMS är nödvändigt i den moderna världen och dess ständiga förbättring är också ett viktigt kriterium. Elektroniska dokumenthanteringssystem är välkända på den ryska marknaden. Idag har deras implementeringar blivit utbredda och nått en topp i produktivitet. Ytterligare tillväxt

marknaden är möjlig inte genom att öka antalet ECM -användare, utan genom att förbättra deras funktionalitet. Idag är bland de främsta orsakerna till att ersätta befintliga lösningar prestandaproblem, brist på funktionalitet, höga utvecklingskostnader och stöd för den nuvarande lösningen, sluten plattformskod, obekvämt gränssnitt, problem med territoriell distribution och integration, samt bindning till föråldrad programvara och hårdvaruplattformar.

Bibliografi:

1. Mansurova NA, Veselov PS Förutsättningar och steg för implementering av det elektroniska dokumenthanteringssystemet för små och medelstora företag // Ekonomisk forskning 2010 № 1 - S. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektroniskt dokumentflöde i systemet för utbildning och avancerad utbildning av specialister // Statlig och kommunal ledning. Vetenskapliga anteckningar från SKAGS. 2009. Nr 4. S. 66-75

3. [Elektronisk resurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektronisk resurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektronisk resurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Hasheva I. A. Praktiken att använda information och kommunikationsteknik vid tillhandahållande av offentliga tjänster// Statlig och kommunal förvaltning. Vetenskapliga anteckningar från SKAGS. 2009. Nr 4. S. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektronisk teknik i statspolitiska och systemiska ledningsaktiviteter för apparater: bedömning av förutsättningar // Statlig och kommunal ledning. Vetenskapliga anteckningar från SKAGS. 2009. Nr 1. S. 56-61.

8. [Elektronisk resurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

IDC -analytiker noterar följande utvecklingstrender på den globala EDMS -marknaden :

1. Ytterligare utveckling marknaden, dess konsolidering, framväxten av nya aktörer på marknaden, differentiering av erbjudanden från marknadsaktörer. På EDMS -marknaden fortsätter fusioner och förvärv, och i stor utsträckning - av världsberömda IT -företag (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, etc.) som har gått in i ett nytt verksamhetsområde.

2. Integration av EDMS med vanliga företagsapplikationer. Integration av företagsdata och applikationer är en av de största utmaningarna företag står inför idag och kommer att fortsätta att vara ett problem i framtiden. I e-businessens era tror IDC-analytiker att endast företag med den mest intelligenta formuleringen av sina Enterprise Information Management (EIM) strategier kommer att lyckas i e-business-eran. Målet med EIM -strategin för alla företag är att ge enkel och snabb åtkomst till all företags kunskap och data och möjligheten att hantera företagsinformation var som helst (den måste vara relevant och tillgänglig i alla sammanhang). Dessa företag kommer att behöva en djup integration av alla sina företagsapplikationer som kommunicerar med varandra.

I detta avseende är möjligheten att integrera EDMS med andra företagsapplikationer (både våra egna och andra utvecklare) av särskild relevans. Trots den nuvarande konjunkturnedgången tror IDC -analytiker att företag kommer att fortsätta att delta i integrationsprojekt av följande skäl:

· Integration av företagsapplikationer möjliggör bättre användning av komplexa system;

· Behovet av gemensamt arbete med äldre system med nya applikationer har bevarats.

· Den pågående processen med fusioner och förvärv på den globala IT -marknaden tvingar företag att integrera applikationer i sina företagsinformationssystem.

IT -branschen tar aktivt upp frågor om enande av EDMS -utveckling och deras integration med vanliga operativsystem, applikationer och olika gränssnittsmiljöer. Integrationsmetoderna som leverantörerna av integrationslösningar erbjuder förändras också. För närvarande är det viktigaste integrationsskiktet (virtualisering) det API som tillhandahålls av enda leverantör infrastruktur för företagets innehållshantering. Men i framtiden förväntas det gå från integration via API: er till allestädes närvarande integration via webbtjänster baserat på kommunikation via XML-meddelanden med systemoberoende ordförråd och protokoll. Detta kommer att eliminera företagets beroende av en enda leverantör, även om det kommer att kräva skapande av nya standarder.

3. Stor efterfrågan på OMS -system. Efterfrågan på OMS -system på medellång sikt kommer att förbli stark, eftersom de flesta ERP -användare inte vill ha problem med bildandet och utmatningen av olika rapporter och dokument. En viss drivkraft för utvecklingen av OMS -system kommer också att ges genom den vidare spridningen av elektroniska affärer, vilket är mycket krävande för tillgängligheten av distribuerad generering av utgångsdokument i informationssystemen för företag.

4. Tekniska förändringar i IT -branschen:

· För att ersätta EDMS med en tvåstegsarkitektur av typen "klient-server" kom nu system med tre nivåer arkitektur, som är mycket lättare att integrera med andra företagsprogram via API (även om gränserna för CORBA, COM / DCOM, etc. finns kvar),

· Förenklad dokumenthantering i många EDMS.

IDC förutspår att det i framtiden kommer att ske ett fokusskifte från rena ERMS till elektronisk dokumenthanteringsteknologi, kunskapshantering och innehålls- och informationshanteringslösningar (portaler). Nu, i den överväldigande majoriteten av EDMS, för att uppnå marknadens attraktivitet, implementeras det flerspråkighet.

5. Förändringar i konsumenternas preferenser. Den ökade funktionaliteten hos EDMS är nu i många fall helt enkelt inte efterfrågad av konsumenterna. Ett ganska stort antal EDMS är helt enkelt övermättade med funktioner som ofta inte behövs i ett vanligt företag. På grund av denna omständighet, billig grundläggande dokumenthanteringsfunktion(implementeras till exempel i ett antal programvaruprodukter från Microsoft, Lotus, Oracle, etc.) blir mer och mer attraktivt för konsumenterna.

Samtidigt är marknaden fortfarande efterfrågad efter komplexa vertikala EDMS -lösningar för läkemedel, bygg, försäkring och andra industrier. Ett antal branscher (såsom tillverkning av medicinsk utrustning, rymdkonstruktion, transport, rättsvetenskap etc.) kräver i allmänhet särskilt strikt kontroll över vissa dokument och deras innehåll.

Analytiker förutspår intensiv efterfrågan på arbetsflödesteknik främst för deras användning i applikationsintegration och affärsprocessautomatisering.

Tanken att köpa företagsanvändare EDMS från små företag blir allt mindre populär. Som ett resultat finns det goda möjligheter för den snabba utvecklingen på denna marknad för stora och välkända leverantörer inom utvecklingsindustrin. programvara.

6. Utveckling av Internet-orienterade EDMS. Nyckelförutsättningen för EDMS framgång på världsmarknaden är deras webborientering. System för webbinnehåll börjar spela en central roll och kommer bara att bli mer funktionella i framtiden. Utvecklingen av webbaserat EDMS kommer också att underlättas av den mobila Internetåtkomstens växande popularitet - för att leverera en mängd innehåll via dessa system till mobila enheter. Därför implementerar dessa system nu funktionerna för mobil åtkomst. Dessutom kommer fortsatt branschspecialisering och integration att påskynda utvecklingen av webbinnehållshanteringssystem.

Det sker också en gradvis övergång från teknik för innehållshantering till kunskapshanteringsteknik.

7. Snabb förändring av EDMS -utvecklarnas marknadsorientering. En dynamisk förändring i marknadsorienteringen för EDMS -utvecklare har blivit i ordningsföljd, men deras huvudsakliga uppgift återstår att lösa problemen med att hantera kritisk företagsinformation.

8. Erbjuder ledande EDMS -utvecklare universella lösningar för stora företag att hantera all företagsinformation. EDMS-leverantörer erbjuder tjänster från leverans av kontorslösningar till implementering av en komplett företagslösning (från behandling av inkommande e-post till Intranät / Extranät-innehåll och Internet). Branschanalytiker noterar att det imponerande fantasiprojektet att skapa ett "helt samarbetsvilligt" företag (som alla anställda använder EDMS: s kapacitet) fortfarande ligger på nivå med en vacker idé. Västeuropa är nu närmast dess genomförande.

9. Öka intensiteten i programvaruutvecklarnas aktiviteter för att skapa och främja gemensamma lösningar

10. Gemensam utveckling av branschstandarder. Detta är en stadig trend i utvecklingen av IT -branschen. Vi kan särskilt notera arbetet med att skapa ett öppet protokoll för datasynkronisering SyncML, där företag som IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion och Starfish Software deltar.

11. Vidareutveckling av ECM -konceptet- Enterprise Content Management ("hantering av företagsinnehåll", inte hantering av företagets elektroniska dokumenthantering), som har blivit allt populärare sedan 2001.

Ur ett analytikerperspektiv erbjuder ECM -konceptet många affärsfördelar. Ett ECM-system som integrerar allt innehåll och processorienterad teknik inom ett företag, ger en gemensam infrastruktur för att hantera sitt arbetsflöde, vilket minimerar behovet av att distribuera och stödja flera tekniker för att implementera olika affärsfunktioner .

Kärnan i detta tillvägagångssätt (kallad infrastruktur) är att företagsinnehåll inte ska tillhöra bara en applikation eller ett system - det ska vara tillgängligt för flera applikationer och fritt fördelas mellan dem.

ECM är en strategisk infrastruktur och teknisk arkitektur för att stödja en enda livscykel ostrukturerad information (innehåll) av olika typer och format. ECM -system består av applikationer som kan interagera med varandra och användas och säljas oberoende. Följande nyckelkomponenter implementeras i moderna ECM -system:

· Dokumenthantering - export / import, versionskontroll, säkerhet och bibliotekstjänster för affärsdokument;

· Hantering av bilder av dokument (Document Imaging) - fånga, transformera och hantera pappersdokument;

· Dokumenthantering (eller, i enlighet med den senaste översättningen av IEEE 15489-standarden-GOST R ISO 15489-1-2007, "dokumenthantering")-långsiktig arkivering, automatisering av lagringspolicyer och regelefterlevnad, vilket säkerställer efterlevnad av lagar och branschregler;

· Arbetsflödeshantering (arbetsflöde) - stöd för affärsprocesser, överföring av innehåll längs rutter, tilldelning av arbetsuppgifter och tillstånd, skapande av granskningsloggar;

· Web Content Management (WCM) - automatisering av webbansvarig roll, dynamisk innehållshantering och användarinteraktion;

· Multimedia content management (DAM) - hantering av grafik-, video- och ljudfiler, olika marknadsföringsmaterial, till exempel flashbanners, reklam;

· Kunskapshantering (Knowledge Management) - stöd för system för ackumulering och leverans av information som är relevant för verksamheten;

· Dokumentorienterad interaktion (Collaboration) - delning av dokument med användare och stöd för projektteam.

En viktig egenskap hos ECM -infrastrukturen är dess oberoende av ett enda universellt arkiv av innehåll. ECM-infrastrukturen integrerar många specialiserade datalagrar, inklusive men inte begränsat till elektroniska produktdokumentlagrar, e-post, webbinnehållslager, filsystem och till och med DBMS.

Dessutom, med hjälp av ECM -infrastrukturen, implementeras sådana tjänster för företagets innehållshantering som personalisering, åtkomstkontroll, hantering av användarrättigheter etc. (vilket förenklar administrationen och underhållet av ECM -systemet).

ECM -systemens funktioner kan delas in i flera huvudkategorier:

· allmänna innehållshanteringsfunktioner, vilket förstås som förmågan att hantera en mängd olika elektroniska objekt (bilder, kontorsdokument, grafik, ritningar, webbinnehåll, e-post, video, ljud och multimedia). ECM -systemet tillhandahåller ett arkiv för alla dessa typer av elektroniska objekt med olika bibliotekstjänster (innehållsprofilering, versionskontroll, revisionshistorik, dokumentåtkomstsäkerhet, etc.), liksom möjligheten att hantera dessa objekt under hela deras livscykel;

· processkontrollfunktioner, som förstås som förmågan att automatisera och hantera affärsprocesser och arbetsflöden;

· integration med andra ECM -system, vilket innebär möjligheten att integrera ECM -system med externa ERP -system, kontorsapplikationer, innehållsförråd och andra EDMS. Integration kan göras med en mängd olika tillvägagångssätt, inklusive användning av objektorienterade gränssnitt (t.ex. EJB), kontakter, API: er, integreringsteknik för företagsprogram EAI (Enterprise Application Integration) och så vidare.

Fram till nu finns ECM bara som ett koncept, och ECM -infrastrukturen idag är i hög grad bara en titt på utsikterna för utvecklingen av EDMS -marknaden.

12. Utveckling av teknik för hantering av dokument och kunskap. Begreppet kunskapshanteringssystem, enligt IDC, innefattar utveckling och användning av känd och ny teknik för information och kunskapshantering (i minskande betydelse):

Överföring av meddelanden,

· E -post,

Dokumenthantering,

Sökverktyg,

Företagsinformation portaler,

Datalagring,

Medel för lagarbete,

Workflow -teknik,

· Webbaserad utbildning.

Riktningen för utveckling av teknik för hantering av dokument och kunskap presenteras enligt följande (i stigande prioritetsordning för genomförandet):

Kommunikationsinfrastruktur (tillhandahåller meddelandeöverföring, delade databaser, kataloger, referensböcker, elektroniska blanketter dokument, säkerhet),

Arbetsflödeshantering (för routning av formulär och inmatade dokument via e -post, övervakning av affärsprocesser, tillhandahållande av samarbetsverktyg),

Sökverktyg och dokumenthantering (för att söka och hämta dokument från interna och externa informationskällor),

· Medel för hantering av interaktion med kunder-CRM-system (för implementering av säljledning, kundsupport, fältpersonal, marknadsföring, e-handel).

Således är EDMS och ISUD en del av ett bredare begrepp om kunskapshantering, vilket innebär en ständig förstärkning av informationens och expertisens roll för att uppnå fyra affärsmål: innovation, kompetens, effektivitet, lyhördhet. Dokument innehåller en betydande del av organisationens kunskap, och deras hantering säkerställer effektiv användning av kunskap och erfarenhet.

Ryska EDMS -marknaden har också sina egna egenskaper: Ryska företags och organisationers behov av att optimera sitt arbetsflöde är fortfarande stort och fortsätter att växa. Per senaste åren i Ryssland har dussintals företag dykt upp som är engagerade i utveckling och leverans av EDMS, både utländsk och egen design. De första storskaliga EDMS-implementeringarna (mestadels pilot) finns redan i Ryssland. Det kan anses vara grunden för den ryska marknaden för programvara för dokumenthantering.

Utsikterna för den ryska EDMS -marknaden förbättras genom antagandet av lagen om elektronisk digital signatur, vilket skapar rättslig grund för spridning av EDMS under interkorporerad interaktion.

Det bör noteras att den för närvarande observerade små storleken på den ryska EDMS -marknaden inte minst är förknippad med den relativa obetydligheten av andelen elektroniskt dokumentflöde i det totala dokumentflödet för ryska företag och organisationer (som har råd att köpa EDMS -kostnader från flera tiotals till flera hundra tusen dollar). I överväldigande majoritet av fallen dominerar pappersarbete på ryska företag. Denna omständighet förklaras inte bara av traditioner och en viss konservatism, utan också av det svåra ekonomiska och tekniska tillståndet hos majoriteten av ryska företag och organisationer.

Enligt IDC -klassificeringen hör majoriteten av inhemska EDMS till klassen av system fokuserade på affärsprocesser (ofta med arbetsflödeskontrollelement). I olika källor noteras att i de flesta inhemska EDMS följande funktioner implementeras:

· Behandling / lagring av dokument;

· Arbetsflödeshantering (överföring av dokument mellan artister);

· Kontroll av utförandet av dokument;

· Dokumentsökning med attribut och fulltextsökning;

· Arbeta med relaterade dokument;

· Reglering av tillträdesrättigheter.

· Avskrivning av dokument;

· Integration med externa e-postsystem etc.

Den största fördelen med inhemsk EDMS är att ta hänsyn till de ryska särdragen och traditionerna för att arbeta med dokument, som ursprungligen införlivades i deras affärslogik.

Den huvudsakliga utvecklingstrender på den ryska EDMS -marknaden :

1. inträde på den inhemska EDMS -marknaden för tvärvetenskapliga IT -företag(tabell 5) .

Tabell 5 - Elektroniska dokumenthanteringssystem

Fortsättning av tabell 5.

Slut på tabell 5.

Bland hundratals ryska IT -företag som fast intar sin plats på den inhemska IT -marknaden tar ett antal stora diversifierade företag EDMS -marknaden på allvar och diversifierar sin verksamhet och erbjuder sina egna lösningar inom dokumentflödesautomatisering. Här kan vi nämna företag som IBS, Aquarius (dess dotterbolag Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT, etc.;

2. gemensamt arbete med EDMS -standardisering.

Ett antal ryska företag (STC IRM, InterTrust, EOS) arbetar tillsammans inom standardisering av EDMS -interaktionsprotokoll. I april 2002 skapade de en särskild, permanent "arbetsgrupp för standardisering av protokoll" för detta ändamål;

3. växande intresse för den ryska marknaden för utländska utvecklare och leverantörer av EDMS . Detta intresse manifesteras i utländska EDMS -leverantörers inträde på den ryska marknaden genom partnerföretag. Ett exempel är det kanadensiska företaget Hummingbird som agerar genom sin partner, det ryska företaget HBS, för att marknadsföra DOCS Open / Fusion -systemet, Fulcrum -kunskapshanteringssystem, Genio -dataintegreringsverktyg och Hummingbird EIP -portal. FileNet gick också in på den ryska marknaden (i synnerhet med hjälp av Galaktika, som blev partner för FileNet för att marknadsföra Panagon EDMS på den ryska marknaden);

4. utveckling av integrerade lösningar. Närvaron av flera dussin EDMS på den ryska marknaden tvingar utvecklare att skapa verktyg för deras integration. Ett exempel på detta är utgivningen av IT Co. av en XML-gateway i sitt BOSS-Referent EDMS, vilket gör det möjligt att kombinera EDMS byggt på olika plattformar och använda olika dataformat till ett enda informationsutrymme;

5. samarbete och gemensam marknadsföring av integrerade lösningar. Vissa ryska företag erbjuder sina EDMS i form av OEM -versioner förinstallerade på datorerna i deras partners församling. Ett exempel på detta är samarbetet mellan de ryska företagen IT Co. och Inel-Data, som erbjuder sina kunder en integrerad lösning, som är en OEM-version av BOSS-Referent EDMS förinstallerad på en Excimer persondator.

De viktigaste kraven som det elektroniska dokumenthanteringssystemet måste uppfylla:

• Säker lagring och enkel hämtning av dokumentation.
• Stöd och genomförande av kontorstjänster.
• Tidig kontroll över utförandet av dokument och deras routning.
• Skapa analytiska rapporter.
• Informationssäkerhet.

Modern EDMS har också funktioner för att interagera med klienter, bearbeta deras förfrågningar och ytterligare användbara verktyg som låter dig lösa många tillämpade problem.

Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

Det finns olika typer av klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem, men den mest vägledande klassificeringen är uppdelningen av EDMS efter titelfunktionalitet. Alla EDMS placeras av dess utvecklare som främst avsedda för att utföra en viss typ av uppgift. Detta betyder inte att det inte tillhandahåller någon ytterligare teknik som finns i de flesta av "bröderna". Det är bara att verktygslådan i varje elektroniskt dokumenthanteringssystem har sina egna styrkor och svaga sidor... I klassificeringen efter titelfunktionalitet beaktas EDMS: s styrkor.

Så det ser ut så här:

• EDMS utformat för att skapa och arbeta med elektronisk dokumentation, liksom digitala analoger av pappersdokument.
• Bokföringssystem som automatiserar registrering av händelser och dokument under hela deras livscykel (elektroniska arkivskåp).
• EDMS, vars huvudsakliga uppgift är att automatisera arbetet med stora förråd av företagsinformation.
• System för hantering av elektroniska arkiv med dokumentation.
• EDMS, vars funktionalitet är specialiserad på att extrahera nödvändig information från arkiv och andra elektroniska källor.
• System som hanterar företagsprocesser, dokumentbehandling och verksamheten hos organisationsanställda som är involverade i arbetet med affärsdokument.
• Information EDMS som styr datalagringsenheter.

Det finns också en kort klassificering av EDMS efter ursprungsland, som endast används i Ryssland. Enligt den är elektroniska dokumenthanteringssystem i vårt land indelade i inhemska, import och ryska, utvecklade på den utländska plattformen Lotus / Domino. Vår recension innehåller exempel på endast två utländska EDMS - EMC Documentum och Lotus Domino.Doc. Alla andra EDMS har "medborgarskap" i Ryssland.

TOP-10 elektroniska dokumenthanteringssystem

Vi utvärderade de elektroniska dokumenthanteringssystemen med fokus på jämförelse av fem parametrar, som är avgörande när vi väljer ett EDMS för automatisering av dokumentcirkulation i ett företag. Skalan är tio punkter.

Obs: den slutliga bedömningen av systemet i tabellen låtsas inte vara hundra procent objektiv och reflekterar författarens åsikt baserat på en djup analys av detta ämne. Denna översyn av elektroniska dokumenthanteringssystem görs endast bland högkvalitativa mjukvaruprodukter som du säkert kan välja att använda i olika typer företag.

ETT FÖRETAG

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en erkänd ledare i sitt segment i hela det post-sovjetiska utrymmet. I den genomför både de största innehaven och företagen och småföretagen framgångsrikt dokumentflöde och kontorsarbete. I förhållande till detta system är det lämpligt att tillämpa tautologin: "BUSINESS" kan sin verksamhet. Denna programvara är verkligen idealisk för djup kontorsautomatisering och arbetsflöde.

fördelar

• Möjligheten att spåra alla stadier av rörelse för alla elektroniska dokument.
• Enkelhet och bekvämlighet i att skapa dokumentationsprojekt.
• Allmän felsökning och funktionalitet för systemet.

Minus

• De "ansträngda" nackdelarna inkluderar ett något arkaiskt gränssnitt och en viss svårighet att behärska.

Vad är priset?

Priset för en licens för att använda DELO-systemet inom en arbetsplats (DBMS-Oracle) beror på det planerade totala antalet platser och varierar från 11 000 rubel (201-500 rubel / m) till 13 400 rubel (1-5 rubel / m ). Om organisationen använder Microsoft SQL Server DBMS kostar en licens för en arbetsplats från 7200 till 9500 rubel.

Logik

Fram till 2012 kallades programmet "Logic EDMS" "Boss-Referent" och var ett av de mest populära ryska elektroniska dokumenthanteringssystemen, en seriös konkurrent till EDMS "Delo". Namnbytet påverkade inte kvaliteten på detta mjukvaruprodukt och det fortsätter att tillhandahålla ett robust och robust registerhanteringssystem för företag av alla typer och storlekar.

fördelar

• Möjligheten att bygga komplexa flernivåvägar för dokumentgodkännande.
• Hög skyddsnivå för användardata.
• Relativ lätt att behärska systemets huvudkomponenter.
• Flexibla och modifierbara processer för dokumentbehandling.

Minus

• Obekväm differentiering av rättigheter vid allvarlig personalomsättning.
• Inte det mest samvetsgranna tekniska supportjobbet.
• Arkaiskt gränssnitt.

Vad är priset?

Kostnaden för en licens för att använda detta program beror på antalet anställda som är anslutna till det. Om deras antal inte överstiger 49 personer blir priset 5 900 för varje jobb; från 50 till 199 anslutna anställda - 5 200 rubel; och om det finns mer än 200 jobb kommer priset på en licens att vara minimalt - 4900 rubel.

Eufrat

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem har utvecklats i full överensstämmelse med kraven i kvalitetsstandarden ISO 9000 och ryska GOSTs inom kontorsarbete. "EVFRAT" skiljer sig från sina "kollegor i butiken" genom att det finns många av sina egna unika mjukvaruutvecklingar som inte kan hittas i konkurrerande EDMS. Rent tekniskt är detta system ett av de mest "avancerade" på den moderna ryska EDMS -marknaden.

fördelar

• Leveransuppsättningen för detta system innehåller en inbäddad DBMS "Nika", som automatiskt befriar användarorganisationen från att köpa ytterligare programvara.
• Vänligt gränssnitt med en trevlig och minnesvärd design.
• Inbyggd rollmekanism för hantering av åtkomsträttigheter.

Minus

• Tillräckligt låg hastighet arbete, särskilt på svaga datorer.
• Periodiska avbrott i arbetet och trög teknisk support.

Vad är priset?

En standardlicens med installation av systemet på en organisations egen server kostar från 5200 till 7300 rubel per arbetsplats, fler användare - ett lägre pris. Men det finns också möjlighet att placera serverkomponenten på tillverkarens utrustning. I detta fall tillämpas ett prenumerationsavgiftssystem - fyra tariffer, som kostar från 10 000 till 95 000 rubel per månad.

1C: Arkiv

Det är en av de bästa och säkert den mest mångsidiga dokumenthanteringsprogramvaran för ett företag. "1C: Arkiv" ger tillförlitlig och, viktigast av allt, centraliserad lagring av affärsdokument i olika format, med åtkomst till den av auktoriserad personal som kan redigera filer.

fördelar

• Debugged algoritm för att snabbt hitta nödvändig data.
• Möjligheten att lagra dokument av vilken typ som helst - från text och grafik till ljud- och videofiler.
• De bredaste skalbarhetsalternativen som gör att du framgångsrikt kan använda denna programvara i både stora och små företag.
• Den största fördelen med 1C: Archive, som skiljer detta program från sina konkurrenter, är den optimala kombinationen av produktens pris och dess funktioner.
• Stöd för integration med externa applikationer.

Minus

• Konsumerar mycket systemresurser.
• Ökad inlärningskomplexitet, även för erfarna användare.

Vad är priset?

Priset för "montering" av detta program varierar från 12 000 till 57 000 rubel, och det första beloppet måste betalas uteslutande för uppgraderingen av den tidigare versionen av 1C: Archive.

DIRECTUM

Enkelt och funktionellt EDMS DIRECTUM kommer att vara en utmärkt lösning för små och medelstora företag. Tack vare detta system kan elektronisk dokumenthantering framgångsrikt kombineras med traditionellt papper arbetsflöde, så att man senare "smärtfritt" helt överför organisationen till arbete i DIRECTUM. Avancerad Workflow -teknik ger effektiv automatisering av kontorsarbetsflöden.

fördelar

• Tillgänglighet av specialiserade mjukvaruverktyg som maximalt förenklar sökning och identifiering av dokumentation.
• Gott om möjligheter till självmodifiering av systemet för specifika uppgifter.
• Avancerad integration med andra program.

Minus

• Systemet är inriktat på företagets ledningspersonal - det är svårare för vanliga kontorister att arbeta i det.
• En lite förvirrande och otransparent prispolicy.

Vad är priset?

Licenser för att använda detta EDMS köps både separat och som en del av paketerbjudanden. Den billigaste grundläggande klientlicensen kostar 7 800 rubel. Kostnaden för licenspaket börjar från 148 200 rubel (bas för 20 anställda) och går upp till 2 010 000 rubel (för 200 anställda).

OPTIMA-WorkFlow

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en stark mellanbonde i sitt segment. Det är i ständig utveckling och kan hittills inte konkurrera på lika fot med marknadens erkända mastodonter. OPTIMA -WorkFlow har dock ett antal "knep i ärmen" - unik teknik som skiljer den från den allmänna bakgrunden.

fördelar

• Implementering av funktionen för serieinmatning av samma typer av dokument och deras registreringsinformation.
• Skanna med ett antivirusprogram.
• Valfri indexering av vanliga och krypterade dokument.
• Flerspråkigt användargränssnitt.

Minus

• Nackdelar med typisk funktionalitet, som elimineras permanent genom kommande uppdateringar.

Vad är priset?

Typiska lösningar baserade på denna plattform kostar från 55 000 till 75 000 rubel.

EMC Documentum

Denna plattform för automatisering av arbetsflödesprocesser utvecklades av världsledande inom IT -branschen, EMC. Kraftfull funktionalitet i kombination med flexibel anpassning av enskilda verktyg gör EMC Documentum till det bästa utländska EDMS som finns på den ryska marknaden.

fördelar

• En hög grad av enkel hantering av designdokument.
• Implementering av en in- och utcheckningsmekanism som gör att du kan hantera fördelningen av åtkomsträttigheter.
• Närvaron av en funktion som gör att du kan implementera godkännandeförfarandet på flera nivåer.
• Stöd för enheter för skanning och dokumentigenkänning.

Minus

• Arbeta endast med webbläsaren Internet Explorer.
• Brist på allmänt tillgänglig teknisk och praktisk dokumentation om systemet.
• Frekventa "bromsar" och eftersläpningar vid hög systembelastning.

Vad är priset?

Det finns inga fasta priser för att använda denna plattform. Kostnaden för dess genomförande diskuteras individuellt med varje kund.

LanDocs

Utvecklad 1997 av det inhemska företaget LANIT, är denna plattform för automatisering av dokumenthantering fortfarande efterfrågad av många företag och institutioner än idag. LanDocs låter dig bygga ett bekvämt kontorsarbete och arbetsflödesmiljö, vilket ger alla kategorier av användare den nödvändiga uppsättningen verktyg för att hantera den.

fördelar

• Tillgänglighet av integrerade kryptografiska skyddsverktyg.
• Möjligheten att inkludera anställda från avlägsna grenar i arbetsflödesprocessen.
• Tillgänglighet för funktionen för batchskanning av pappersdokument.

Minus

• Detta är ett ganska vanligt prestandaproblem.
• Svaga möjligheter för att utöka funktionaliteten.
• Svårighet att behärska systemet från grunden.

Vad är priset?

Serverlicenspriset varierar från 30 000 till 216 000 rubel. Användarlicenser kan köpas till priser från 5 600 till 8 400 rubel.

CompanyMedia

CompanyMedia är en hel uppsättning mjukvarulösningar som är utformade för att automatisera affärsprocesser, arbetsflöden och kontorsarbete. Denna EDMS skiljer sig från sina konkurrenter i sin oöverträffade flexibilitet i inställningar och närvaron av oberoende moduler som kan installeras separat.

fördelar

• Möjligheten till framgångsrik drift av systemet på företag med en komplex företagsstruktur och territoriell struktur.
• Oöverträffad tillförlitlighet för systemet, vilket gör att det kan fungera aktivt dygnet runt, 365 dagar om året.
• Automatiserat stöd för arbete med flera typer av arbetsplatser.
• Differentiering av åtkomsträttigheter, enligt organisationens hierarkiska struktur.

Minus

• Webbgränssnittet har begränsat stöd för vissa webbläsare, särskilt FireFox.
• Systemets fokus ligger främst på medelstora och stora företag.

Vad är priset?

Det slutliga priset på denna programvara består av många komponenter, inklusive personalutbildning, installation av ytterligare moduler och överföring av rättigheter att använda systemet. Den övre gränsen för det totala beloppet är 99 000 rubel. Den billigaste tematiska modulen kommer att kosta 4000 rubel.

Lotus Domino.Doc

Denna EDMS är en applikation till den välkända Notes / Domino-plattformen, som har ett datasäkerhetssystem på hög nivå. Lotus Domino.Doc har också ett avancerat elektroniskt arkiv som låter dig implementera en stor lagring av företagsdokument.

fördelar

• Tillgänglighet för unika replikeringssystem som är utformade för att på ett omfattande sätt hantera dokumentflödeshanteringsuppgifter i en distribuerad miljö.
• Möjligheten att söka efter dokument i separata delar av informationslagringen.
• LDAP -kataloger skala ner till företagsnivå.

Minus

• Nackdelarna med detta system härrör främst från dess västerländska ursprung - det finns vissa frågor om gränssnittet och implementering av vissa funktioner.

Vad är priset?

Kostnaden för användar- och serverlicenser beräknas individuellt på plattformens webbplats.

Så småningom

Sammanfattningsvis en viss rad under granskningen vill jag notera en viktig nyans: införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ditt företag garanterar inte alls en omedelbar ökning av lönsamheten, och i vissa fall kan det göra skada. Om din organisation fungerar framgångsrikt och tjänar vinst utan EDMS, tänk sedan tusen gånger innan du bestämmer dig för hur de ska implementeras. Det finns ingen anledning att jaga det "progressiva sättet" och installera dessa system utan ett seriöst behov av dem. Men med expansionen av verksamheten och den höga arbetsbelastningen för de anställda kan det elektroniska dokumenthanteringssystemet bli en slags livlina som hjälper företaget att komma ur pappersarbetets malström.

Den ryska marknaden för EDMS / ECM -system visar en lugn utveckling och går in i konsolideringsstadiet. Positiv dynamik fortsätter på grund av stödprojekt, samt modernisering och skalning av system. Detta dokument analyserar den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem. Tillväxtens dynamik, drivkrafter för utveckling beaktas, expertutlåtanden presenteras. Nuvarande och prognostiserade marknadsvärden presenteras. Problemet med tillståndet på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem under krisens förhållanden övervägs. Ett obestridligt faktum är behovet av att implementera elektroniska dokumenthanteringssystem i organisationer av alla storlekar. De mest populära EDMS som används i Ryssland beaktas och deras egenskaper bestäms.

elektronisk dokumenthantering

informationsteknologi

Ryska EDMS -marknaden.

1. Marknadsöversikt över elektroniska dokumenthanteringssystem 2017 [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (åtkomstdatum 25.12.2017).

2. Läget på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem i en kris [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (behandlingsdatum 25/12/2017).

4. EDMS -marknaden i Ryssland - 2016 [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (datum för åtkomst 25.12.2017).

5. EDMS (Rysslands marknad) [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C % D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8) (cirkulationsdatum 25 december 2017).

6. Ledare för den ryska SED/ECM -marknaden [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (datum för åtkomst 25.12.2017).

7. Helt enkelt om elektronisk dokumenthantering [Elektronisk resurs]. - Åtkomstläge: https://ecm-journal.ru/mustknow (behandlingsdatum 25/12/2017).

För närvarande växer mängden intern företagsinformation i organisationer snabbt, vilket medför behov av att bearbeta och lagra en enorm mängd pappersdokument. Som ett resultat blir denna process svår och ineffektiv. För att lösa det här problemet, automatiserade system elektronisk dokumenthantering (EDMS). Detta gjorde det möjligt att gå över till en ny nivå av affärsutveckling, vilket ökar effektiviteten i arbetet med dokument utan att förlora information.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett organisatoriskt och tekniskt system som låter dig skapa och distribuera elektroniska dokument i informationsdatornätverk i en organisation, styra flödet av dokument enligt etablerade rutter och hierarkisk distribution av användare. Samtidigt syftar EDMS -tekniken till att säkerställa en mycket effektiv hantering av organisationens dokumentära aktiviteter på olika ledningsnivåer, samt upprätthålla kvalitetskontroll av dokumentflöde och optimera affärsprocesser.

EDMS innehåller många produktioner, strukturella egenskaper, krav och företagsstandarder. Valet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem som är optimalt för arbete beror på ett visst antal pappersdokument i organisationen, behovet av operativ hantering av arbetsflöden, närvaron av särskilda uppgifter samt möjligheten att söka information, säkerställa datasäkerhet etc.

Trots den svåra ekonomiska situationen i Ryssland fortsätter hemmamarknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS / ECM) att utvecklas. Vissa företag som är specialiserade på utveckling och implementering av sådana lösningar visar mycket stor tillväxt.

Enligt Tadviser -data, som publicerades i slutet av 2017, kvarstod den positiva dynamiken på den ryska EDMS / ECM -systemmarknaden under 2016. Liksom föregående år, 2015, uppgick den till 10%, medan marknadsvolymen i rubel ökade till 41,6 miljarder rubel.

Marknadens fortsatta tillväxt påverkas av både den allmänna ekonomiska återhämtningen och enskilda drivkrafter. För EDMS / ECM -sfären är detta en växande process för importersättning, en kurs mot den digitala ekonomin, ökad rörlighet och den snabba utvecklingen av ny teknik.

Enligt TAdviser kommer dynamiken i slutet av 2017 att förbli på nivån 2016.

Dynamik på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem, miljarder rubel

De flesta av deltagarna på den ryska EDMS / ECM -marknaden visade i slutet av 2016 en positiv trend i intäkter från projekt inom detta område. Endast två företag av 16 hade negativa indikatorer. Ledaren var återigen företaget "Business Logic", vars intäkter från EDMS / ECM -projekt ökade med 25,7% och nådde 1,86 miljarder rubel. Nästan en tredjedel av detta belopp stod för licensförsäljning och två tredjedelar - av implementerings- och supporttjänster. De tre ledarna inkluderade också Croc- och TerraLink -företagen.

Importsubstitution har trängt djupt in i IT -branschen och effekten av denna process märks i alla dess segment. Inom EDMS / ECM -system är utbyte av utländska lösningar med inhemska produkter en av de främsta drivkrafterna.

Staten strävar konsekvent efter att se till att registret över inhemsk programvara är fullt operativt. Trycket på att företag ignorerar registret ökar. Som ett resultat börjar fler och fler organisationer använda inhemska ECM -system.

EDMS -lösningsleverantörer noterar en ökad efterfrågan på inhemska plattformar, först och främst associerad med den lagstiftande konsolideringen av övergången till ryska lösningar för statliga organisationer och statliga organ. Lanseringen av ministeriet för telekommunikation och masskommunikation i Ryska federationen för registret över inhemsk programvara för att stödja importsubstituerande produkter bidrog mycket till detta - IT -systemen som ingår i det rekommenderas för inköp i statliga organisationer.

Stora branschföretag med statligt deltagande - huvudkunderna i EDMS -system - antar att de inom en snar framtid också måste överge utländska plattformar till förmån för ryska lösningar. I detta sammanhang utvecklar många ryska IT -företag sina egna plattformar för EDMS.

En annan uppenbar drivkraft för EDMS -marknaden är den snabba utvecklingen av digital teknik för företag i Ryssland.

Användningen av moderna verktyg för lagring och bearbetning av data i EDMS (blockchain, Big Data, AI) utökar funktionaliteten för lösningar inom bearbetning, standardisering och analys av data (BI), och EDMS används alltmer som företags datalager. Datavisualiseringsverktyg visas i system.

Utvecklingen av marknaden drivs av den totala avgången från företag till mobil. Idag är 4,8 miljarder människor - mer än hälften av världens befolkning - aktiva användare av mobila enheter, och det kan förutses att denna siffra kommer att växa till 6 miljarder år 2020. Naturligtvis blir surfplattor och smartphones ett vanligt inslag i IT -infrastrukturen av företag. V för närvarande Det mest populära konceptet är BYOD (Bring Your Own Device), vilket innebär att anställda använder sina egna enheter för arbetsuppgifter - företagsledningen behöver inte lägga pengar på att köpa mobil utrustning.

Politisk osäkerhet har ökat riskerna med att använda utländska lösningar i Ryssland, plus att de har blivit mycket kostsamma. Om moln -EDMS, inklusive importerade, fram till 2016 snabbt utvecklades som en tjänst, finns det nu ett problem med att använda dem i Ryssland (och ryska utomlands). ...

Många företag lämnar marknaden, och de som finns kvar - minskar investeringarna och kontrollerar ekonomin hårt. Många börjar för första gången utvärdera effektiviteten i sina affärsprocesser, för att leta efter sätt att optimera dem. Och medel för detta är EDMS \ ECM -system. Men för att starta ett nytt IT -projekt under sådana förhållanden är det nödvändigt att dokumentera dess effektivitet i detalj. Därför är det bara de systemen som efterfrågas som verkligen ökar effektiviteten i verksamheten, säger han.

Konstigt nog, men importersättning kan vara ett marknadshinder. behovet av att snabbt implementera stöd för inhemsk infrastruktur gör det svårt att investera i lovande innovationer som artificiell intelligens.

Ett annat exempel på en barriär är processen att involvera motparter i EDF. Företag som har förstått och behovet av att använda EDF står inför motvilja att använda EDF av motparter. I detta avseende tvingas företag att genomföra separata projekt för deras engagemang och motivation.

Det största hindret för marknaden är avsaknaden av en enda standard, regler och otillräcklig förening av elektroniska dokumenthanteringssystem i ryska företag. Således är anställda i industriföretag vana, förutom standardrapporter, att använda många tekniska dokument: till exempel ritningar i AutoCAD. Detta komplicerar övergången till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Under 2016-2017 skedde viktiga lagändringar som i grunden kommer att förändra tillvägagångssättet för IT-implementering i statliga myndigheter. År 2016 utfärdades en order från Ryska federationens regering av den 26 juli 2016 nr 1588-r, som tvingades byta till inhemsk kontorsprogramvara Federala myndigheter verkställande myndigheten och statliga extrabudgetfonder. Dessutom gavs en mycket kraftfull impuls till marknaden genom ytterligare krav på kontorsprogramvara, godkänd genom dekret av Ryska federationens regering nr 325 av den 23 mars 2017, och de metodologiska rekommendationer som följde i juli samma år om övergången av statliga organ till inhemsk programvara, godkänd av ministeriet för telekom och masskommunikation.

Kursen mot den digitala ekonomin ger den ryska IT -marknaden i allmänhet och EDMS / ECM -systemmarknaden i synnerhet enorm potential och många nya möjligheter.

Elektroniskt dokumentflöde, tillhandahållande av offentliga tjänster i elektronisk form, utveckling av portaler - alla dessa områden är faktiskt element i den digitala ekonomin, och i Ryssland är dessa tekniker ganska överensstämmande med världen. Kursen mot den digitala ekonomin kommer medföra ytterligare förändringar. Prognoserna är uppenbara: detta är en lavinliknande tillväxt i volym och sorter av digital information, alla medarbetares engagemang i intensiv elektronisk kommunikation, digitalisering av "papper" och aktivering av relaterade affärsprocesser.

Bibliografisk referens

FrågorPCVecka svarar Konstantin Istomin, företagets verkställande direktörDIRECTUM. Frågor ställdes som en del av PC Week / RE 20th Anniversary Survey.

När EDMS / ECM -systemsegmentet började bildas i Ryssland, vilka är de viktigaste punkterna och stadierna i dess utveckling?

Början på bildandet av segmentet kan kallas 1995, då de första cirkulationssystemen fokuserade på kontorsarbete blev märkbara. Eufrat och Delo är exempel på sådana system. Den ryska traditionen för vertikal dokumentcirkulation, där ett dokument, innan han kom till entreprenören, måste gå igenom ledningen, bestämde funktionerna i de första automatiseringssystemen. Huvuduppgifterna för automatisering var registrering och kontroll av körning av dokument, upprättande av rapporter. Arbetet i sådana system baserades på registreringskort. Det är för tidigt att tala om företagets innehållshantering i detta skede, men det var så som början på segmentets utveckling indikerades.

I nästa steg, som varade från cirka 1997 till 2000, dök elektroniska arkiv med dokument upp på den ryska marknaden. En av representanterna är DOCS Open -systemet. Denna riktning fick inte mycket utveckling i Ryssland då, igen på grund av den specifika traditionen av kontorsarbete och dokumentflöde.

Ungefär samma period dök de första arbetsflödessystemen upp, de var endast avsedda att automatisera interaktion och arbetade isolerat från dokumenthanteringsprocesser. Ett exempel är det ryska OPTIMA WorkFlow -systemet och Western Staffware.

Komplexa system dök upp 2002-2003. De kombinerade arbetsflödesmekanismerna och möjligheterna att organisera elektroniska arkiv av dokument. Det är i detta skede som vi kan prata om framväxten av fullvärdiga elektroniska dokumenthanteringssystem, vilket gjorde det möjligt att arbeta, inklusive innehållet i dokument. En teknisk milstolpe för närvarande var skapandet av våra egna utvecklingsplattformar baserade på Microsoft SQL Server och / eller Oracle DBMS. En bra illustration av den perioden var utställningen och konferensen DOCFLOW 2004. Då var evenemanget mer som en utställning: deltagarna samlades för att se Jukeboxar utbredda utomlands, kraftfulla industriscannrar ... Efter ett par år blev konferensen mer affärsmässigt; praktiskt intresse för att använda lösningar märks. Docsvision och DIRECTUM blev framstående representanter för komplexa ryska system, det västra Documentum -systemet började aktivt marknadsföra i Ryssland. Dessutom utvecklades inhemska system baserade på Lotus Notes aktivt som en separat filial.

2006 kan kallas året för bildandet av moderna ECM -system som kombinerade funktionaliteten för dokumenthantering och interaktion. Samtidigt formulerade forskningsföretaget Gartner de kriterier som ECM -system måste uppfylla. De nya versionerna av ryska komplexa system återspeglar också det nya ECM -konceptet. Även under denna period började olika affärslösningar aktivt utvecklas, utformade för att täcka en mängd olika företagsuppgifter på grundval av en ECM -plattform.

Från 2011 till idag har ECM, liksom inom hela IT-området, en tydlig tendens att fokusera på användaren: system blir mer användarvänliga, tonvikt läggs på att skapa intuitiva gränssnitt. Mobila lösningar utvecklas överallt, som under de senaste åren inte har blivit en trend, utan en nödvändig förutsättning för att det finns moderna ECM -system. Trenden med utveckling av molnprodukter utvecklas, marknaden signalerar kundernas beredskap för SaaS -lösningar och inom arbetsflödet. Även om här ligger Ryssland efter sensationella västerländska marknader i 2-3 år.

Hur överlevde detta segment av IT -marknaden kriserna 1998 och 2008?

1998 fanns den ryska EDMS / ECM -marknaden som sådan ännu inte (den var mycket liten). Krisens huvudkarakteristik kan kallas vägran från användare från västerländska system - standardinställningen påverkas med alla dess konsekvenser.

Under 2008 var det en aktiv tillväxt av EDMS / ESM -segmentet, ett stort intresse för kunderna. Därför, med den allmänna ekonomiska nedgången i IT -branschen, har detta segment drabbats minst. Försäljningen minskade, men det blev inga allvarliga chocker, återhämtningen tog ungefär ett år.

Hur skiljer sig situationen från den som observerades under kriserna 1998 och 2008? Vilka är utsikterna för detta marknadssegment för en nära framtid?

Den nuvarande situationen liknar krisen 2008 med ”vanliga” krismanifestationer. Det finns en allmän nedgång i affärsverksamheten, säljdynamiken har minskat.

Generellt sett skiljer sig den nuvarande situationen markant från 2008.

För det första verkar den nuvarande krisen vara långvarig, eftersom de grundläggande orsakerna till Ryssland - oljepriser och sanktioner - kommer sannolikt inte att förändras snabbt, återhämtningen tar 2-3 år.

För det andra, idag har ECM -marknaden nått sin mognad: kunderna vet vad de behöver från system, det ställs ganska tydliga krav på lösningar. Generellt sett har tillvägagångssättet för automatisering förändrats: effektivitet har blivit en påtaglig indikator. Och om kunden ser "i siffror" fördelarna med att implementera ett ECM-system, tar han ett fullt medvetet och balanserat beslut.

Som tidigare har stora företag ett verkligt behov av automatisering, för vilka skalfördelar gör det möjligt att bättre bedöma fördelarna med att implementera ECM -lösningar. Marknadens främsta stimulatorer är representanter för olje- och gasindustrin, försvarsindustrin och statliga företag samt exportorienterade företag.

Statens aktiva ställning i förhållande till IT -sektorn stöds också: hindren för användning av elektroniska dokument har minskat avsevärt, trenden med importersättning mot bakgrund av den stigande dollarkursen och västerländska sanktioner ökar chansen att inhemska utvecklare.

I framtiden förväntas ytterligare tillväxt på EDMS / ECM -marknaden bli mycket större än IT -marknaden som helhet, medan tillväxttakten under krisperioden beror på ekonomins tillstånd. Främst kommer tillväxttrenden att fortsätta i stora företag, medelstora företag kommer att föredra lättare, färdiga, billiga lösningar. I den här delen ser molneteknologier fördelaktiga ut. Större lågkonjunktur väntas i statliga organ på grund av kraftiga budgetnedskärningar. Arbetsflödesmarknaden för företag, som är lite från ECM, men har betydelse för den, befinner sig nu i sina tidiga utvecklingsstadier och förväntas växa snabbt, vilket skapar nya möjligheter.