I form av elektroniska provdokument. Vad är ett elektroniskt dokument. Juridisk betydelse av ett elektroniskt dokument

Det är inte alltid lätt att koppla traditionellt kontorsarbete till elektronisk dokumenthantering. I den här artikeln hittar du svar på de fem mest populära frågorna om elektroniska dokument. Vi kommer att berätta vad ett elektroniskt dokument är, när det kan och bör överföras till papper, hur man gör elektroniskt dokumentbyte juridiskt viktigt, hur man utfärdar ett elektroniskt dokument som bilaga till ett pappersbrev och hur man lagrar elektroniska dokument .

FRÅGA 1: VAD ÄR ETT ELEKTRONISKT DOKUMENT?

Det elektroniska dokumentet håller hela livscykel- från skapelse till förstörelse - in i elektroniskt format... Ett tryckt elektroniskt dokument - som ett skannat pappersdokument - är bara en kopia av originalet.

V senaste åren teori och praxis för kontorsarbete strävar efter att "få vänner" elektroniska och pappersdokument för att hålla jämna steg med det snabbt lämna onlineutrymmet för dokumentflöde och samtidigt bevara dess juridiska betydelse. Till exempel finns det flera varianter av ett e-postmeddelande, varav bara en är ett verkligt elektroniskt dokument:

• ett brev signerat med en elektronisk signatur är ett verkligt elektroniskt dokument;
• meddelandet som skickas via e-post är inte ett dokument, men det kan vara det, förutsatt att deltagarna i kommunikationen har kommit överens om detta;
• en skannad kopia av brevet på papper är inte ett elektroniskt dokument, men om avsändaren och mottagaren har kommit överens om att utbytet av sådana kopior har rättslig kraft, då kan en sådan kopia som skickas via e-post likställas med ett e-postmeddelande. Vi kommer att prata mer om detta i svaret på den tredje frågan.

FRÅGA 2: VILKA MEDIER ATT ANVÄNDA DE ELEKTRONISKA DOKUMENTEN?

Du kan arbeta med elektroniska dokument både online och på papper. Naturligtvis är det enklare och snabbare att utbyta elektroniska dokument med hjälp av e -post eller ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (nedan - EDMS), men detta är inte alltid möjligt. Resultatet är papperskopior elektroniska dokument.

Skriva ut e-post för att arbeta med det kan du, men glöm inte: om du utbyter brev med mottagaren på en elektronisk plattform måste svaret på detta brev vara elektroniskt. Dessutom: en medborgare kan kräva att han skickar ett svar på hans överklagande via e-post.

Organisationens interna regler kan fastställa att ett visst dokument endast finns i elektronisk form. Som regel är memon de första som visas på onlineutrymmet. Anställda utbyter dem i EDMS, molntjänster eller via e-post.

Det finns dock normer som föreskriver utskrift av elektroniska dokument för att placera dem i filen på papper.

FRÅGA 3: HUR MAN SKALL BEHÅLLA JURIDISKT VÄSENTLIGT DOKUMENTFLÖDE MED ELEKTRONISKA DOKUMENT?

Elektroniska dokument är signerade med elektroniska digitala signaturer (nedan - EDS). Samtidigt är bara en förstärkt kvalificerad EDS, det vill säga registrerad i ett certifieringscenter som är ackrediterat av Rysslands telekom- och masskommunikationsministerium, en absolut analog av en handskriven. Det kan användas vid kommunikation med myndigheter. Organisationer kan kommunicera med varandra med hjälp av dokument signerade av alla typer av EDS: förbättrad kvalificerad, förbättrad okvalificerad eller enkel. Vilken typ av digital signatur som ska användas måste anges i avtalet.

Ett fragment av avtalet om parternas användning av elektroniska signaturer ges i exempel 1.

Om så önskas kan parterna i avtalet föreskriva att meddelanden i e -postklienter och budbärare, sms -meddelanden har rättslig kraft.

FRÅGA 4: HUR FÄSTER DU ETT ELEKTRONISKT DOKUMENT PÅ ETT PAPPERSBREV?

Paket med dokument skickas från organisationen med personliga brev. Elektroniska dokument är inget undantag. Men ibland måste du skicka ett personligt brev med flera papper och flera elektroniska bilagor. I det här fallet måste du först förbereda en elektronisk applikation: bränn den till en CD eller flash -kort. Skriv sedan ett personligt brev. Lägg till sist inlägget i ett kuvert med en disk eller flash -enhet.

Huvudsakliga rekvisita Personligt brev- variabel 19 "Anmälan".

Här är exempel på ett personligt brev (exempel 2) och ett skivomslag (exempel 3).

FRÅGA 5: HUR FÖRVARAS ELEKTRONISKA DOKUMENT?

Huvudprincipen för lagring av elektroniska dokument är ingen diskriminering av mediet! Arkiveringsreglerna är desamma för både papper och elektroniska filer. Det finns dock vissa särdrag för att lagra elektroniska dokument. De specificeras i reglerna för att organisera lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument från arkivfonden. Ryska Federationen och andra dokument i offentliga myndigheter, lokala myndigheter och organisationer (nedan - Reglerna 2015).

Ett elektroniskt dokument, innan det skickas till lagring, laddas ur programmet där det skapades och sparades i ett omodifierbart format: 2015 års regler rekommenderar PDF / A, men organisationen måste köpa programvara att arbeta med det. Det optimala formatet för att spara elektroniska dokument som passar många organisationer är PDF.

En elektronisk fil spelas in på en separat elektronisk operatör. Det bästa alternativet är en CD-gång. 2015 års regler kräver att du spelar in en elektronisk fil på två skivor: en kopia är en fungerande kopia, den andra är den huvudsakliga. Detta gäller endast för permanenta och långsiktiga (över 10 år) lagringsperioder. Om filen har en lagringsperiod på fem år kan den inte överföras till arkivet, bara genom att spara den i ett oföränderligt format. Om ett sådant fall fortfarande måste överföras till lagring räcker det att skriva det till en disk.

För varje fall upprättas ett omslag (exempel 4).

Elektroniska filer på skivor överförs till arkivet i enlighet med det förfarande som antagits i organisationen.

SAMMANFATTNING

1. Elektroniska dokument från skapandet till förstörelsen finns i elektronisk form.
2. Du kan arbeta med elektroniska dokument på vilket medium som helst.
3. Organisationen fastställer reglerna för utbyte av elektroniska dokument i ett avtal med varandra.
4. Ett elektroniskt dokument kan bifogas ett pappersbrev. Ansökan upprättas i enlighet med GOST R 7.0.97. Standardsystem för information, bibliotekari och publicering. Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete.
5. Elektroniska dokument överförs till organisationens arkiv på CD-ROM-skivor, upprättade i enlighet med 2015 års regler.

En gång i tiden motsatte sig tjänstemännen övergången från papperstidningar registrering i elektroniska dokumenthanteringssystem. Nu, i de flesta organisationer, utförs det interna godkännandet av dokument redan i EDMS (elektroniskt dokumenthanteringssystem) och orsakar inte oro. Nu har vi nya möjligheter som ger ännu fler möjligheter för övergången till helt elektroniska dokument. Samtidigt börjar nya rädslor övervinna oss.

Vissa människor kan ha en obehaglig känsla av osäkerhet och tvivel när de läser frasen "elektroniskt dokument". Så många frågor dyker upp direkt: Är det pålitligt? Hur förvaras? Kommer domstolarna att acceptera?

Men varför ingen ställer samma frågor när man arbetar med papper, utan helt enkelt för att det är bekant och verkar vara pålitligt. Även om "pappers" lagstiftningen är ofullkomlig och du kan hitta brister. Ja, normativ bas elektronisk dokumenthantering är också långt ifrån perfekt och det finns fortfarande vita fläckar, men den utvecklas och förbättras ständigt, medan "pappers" lagstiftning gradvis blir föråldrad.

Men hur är det med våra frågor? Vi måste leta efter svar på dem. Elektroniskt dokument -lagra det och domstolarna.

Nu är det dags att besluta om övergången till elektroniska dokument, och inte att leva ut sin ålder med papper. Det är dags att få svar på dina frågor och funderingar, för att inte vara i rollen som en återhämtning senare.

Juridisk betydelse av ett elektroniskt dokument

För att förstå vad dokument kan göra utan papper är det först och främst nödvändigt att ta reda på hur ett elektroniskt dokument betraktas ur juridisk synvinkel.

Men elektroniska dokument erövrar också detta konservativa område. Även en sådan till synes orubblig pappersgrej som anställnings historia, snart planerar lagstiftare att överföra till elektronisk form.

Det finns dock personaljournaler som redan kan omvandlas till elektronisk form:

• journal över registrering av arbetskontrakt och ändringar av dem;
• register över anställningar;
• blankett T-60 (notberäkning om beviljande av ledighet till en anställd);
• formulär T-61 (not-beräkning vid uppsägning (uppsägning) anställningsavtal med en anställd (uppsägning));
• tidrapport etc.

När det gäller lagring av dessa dokument, enligt lagstiftningen, lagras elektroniska dokument under samma tid som är föreskrivet för deras pappersmotparter. Men på grund av att detta inte bara är ett dokument som helt enkelt kan tas från hyllan som papper, läggs det över ytterligare insättningskrav som säkerställer reproduktion av elektroniska dokument, liksom medel för att verifiera äktheten av en elektronisk signatur. Lagringstiden för dessa medel är lika med lagringstiden för dokumentet.

När du byter till elektroniska dokument måste du komma ihåg att de måste vara redo att överföras av motparter, tillsynsmyndigheter och, om nödvändigt, rättsliga. I synnerhet ställer FTS strikta krav på format och metod för utbyte. Med motparter är utbytet lättare.

Tabellen nedan visar alla möjliga dokument som vid tidpunkten för detta skrivande accepteras av Federal Tax Service (enligt Federal Tax Service: s order den 29 juni 2012 nr ММВ-7-6 / [e -postskyddad]). Dokumenten är indelade i de som måste skickas strikt i ett specifikt format (xml) och de som kan skickas i skannade bilder.

Elektroniska dokument som genereras enligt godkända format som kan skickas till inspektionen i en xml -fil (formaliserade dokument)

Elektroniska dokument i valfritt format (eller dokument på papper) som kan skickas till inspektionen via Internet i grafiskt format jpg, tif, pdf eller pgn (icke-formaliserade dokument)

Efter ikraftträdandet av Federal Tax Service order den 18 januari 2017 nr ММВ-7-6 / [e -postskyddad], som godkände det nya formatet för xml -filen för inventering av dokument, blev det möjligt att skicka både xml -filer och pappersdokument i form av skanningsbilder (i jpg, tif, pdf -format) via TCS. Den nya inventeringen är giltig från och med den 1 juni 2017. Därmed kan inte bara elektroniska dokument skickas via TCS, utan också dokument som ursprungligen upprättats på papper.

Det bör komma ihåg att i behållaren överförd till skattemyndighet kan innehålla både filer med xml -tillägget och skannade filer i lämpliga format.

Listan över dokument som ges i tabellen ovan är uttömmande (för närvarande) och om andra uppgifter begärs från skattebetalaren kommer det inte att vara möjligt att använda heller personligt konto skattebetalaren eller det elektroniska dokumenthanteringssystemet. I detta fall måste du använda någon annan metod som anges i artikel 93 i Ryska federationens skattekodex.

Istället för output

För att hänga med i tiden måste du alltid gå och ibland köra hand i hand med nya produkter. Och för att denna löpning ska bli en enkel promenad måste du använda alla tillgängliga verktyg. I det här fallet mest viktigt verktygär det elektroniska dokumenthanteringssystemet (internt) och juridiskt betydande elektroniska utbytestjänster (externa). Leverantörer och operatörer håller fingret på pulsen för lagstiftning och teknik, kan ge råd och hjälpa dig att bygga ett papperslöst jobb korrekt. Det är med deras stöd som din övergång till elektroniska dokument kommer att gå smärtfritt.

Fråga 5. Klassificering av handlingar

Klassificering av dokument- Fördelning av dokument i grupper (typer) baserat på tecken på innehåll, form av förberedelser etc. för att organisera och förbättra effektiviteten i arbetet med dem.

Klassificering låter dig utveckla vissa metoder för att arbeta med varje grupp av dokument, fixa dem i instruktioner, organisera dokument i kontorsarbete. 2. Konventionellt kan dokument delas in i följande grupper: genom dokumentation: handskriven; elektronisk;

Grafisk;

film, foto, ljudspår;

efter användningsområde: organisatoriska och administrativa; ekonomi och redovisning; vetenskapliga och tekniska; enligt arbete; rapportering och statistik;

på sammanställningsplatsen:

Inkommande (mottagen av organisationen);

Utgående (skickad från organisationen);

Intern (sammanställd och används inom organisationen själv);

genom åtkomstbegränsningsstämpel:

öppen (oklassificerad);

med en stämpel för åtkomstbegränsning. Dokument kan ha följande frimärken:

"För officiellt bruk" (officiell information endast avsedd för anställda i en viss organisation eller bransch); "Hemlighet", "Topphemlighet", "Särskild vikt" (information som innehåller statshemligheter); "Konfidentiellt" (information vars tillgång är begränsad av Ryska federationens lagstiftning);

"Kommersiell hemlighet" (information som har kommersiellt värde på grund av dess okända för tredje parter, som det inte finns fri tillgång till rättslig grund och för vilken ägaren av sådan information har ingått ett skyddssystem);

efter ursprung:

tjänsteman (tjänst) (påverkar organisationens intressen, upprättad av en juridisk eller naturlig person utfärdas på föreskrivet sätt); personliga (rörande en viss persons intressen och att vara nominella);

på th löjlig betydelse:

original eller original (första eller enstaka kopior av officiella dokument, personligen signerade av författaren);

kopior (dokument som fullständigt återger informationen i originaldokumentet och alla dess externa funktioner eller delar av dem som inte har någon rättslig kraft);

bestyrkta kopior (kopior av dokument som, i enlighet med upprättad ordning ange nödvändiga detaljer som ger dem rättslig kraft);

dubbletter (kopior av originaldokumentet som är juridiskt bindande);

i presentationsform:

individ (vars innehåll presenteras i fri form);

stencil (när strukturen, en del av dokumentet, standardfraser förbereds i förväg, och den andra delen fylls i när du sammanställer till exempel ett certifikat från arbetsplatsen);

typisk (skapad för att dokumentera standardsituationer, till exempel affärsresor och används i alla organisationer);

efter hållbarhet:

permanent lagring;

långtidsförvaring (över 10 år); tillfällig lagring (upp till 10 år).

1 . Elektroniskt dokument- Ett dokument där informationen presenteras i elektronisk form, med de nödvändiga kraven för att den ska erkännas som giltig.

Det elektroniska dokumentet måste uppfylla följande krav:

skapad, bearbetad, lagrad, överförd och mottagen med hjälp av programvara och hårdvara;

visas (återges) i en form som är begriplig för uppfattning.

Elektroniskt dokument kanske återges i form och form, begripligt: ​​på skärmen; på papper;

ett annat materialobjekt som kan separeras från maskinmediet i en form som är tillgänglig för visuell inspektion. När du använder ett elektroniskt dokument är det inte nödvändigt att tillhandahålla en kopia av det på papper, med undantag för fall som föreskrivs i juridiska handlingar RF eller efter överenskommelse mellan parterna. Fördelaranvändning av elektroniska dokument:

datoruppsättning av dokument minimeras genom att använda färdiga prover som finns i PC-minnet; datorbehandling av elektroniska dokument (till exempel beställningar av varor) är mycket snabbare än behandling av pappersdokument;

insamling, systematisering och sökning av dokument eller information från dokument påskyndas och förenklas; med hjälp av e-post utförs snabb överföring av dokument till valfritt avstånd; lagring av elektroniska dokument låter dig spara en stor mängd information på små medier och kräver därför inte stora områden för arkiv; volymen av rutinmässiga tekniska operationer med dokument minskar, tid frigörs för att lösa meningsfulla hanteringsuppgifter;

antalet förluster av dokument, vars plats är okänd, minskas;

det blir möjligt att använda den mottagna informationen för att förbereda ett annat dokument (rapport, sammanfattning, granskning, etc.), och därigenom öka effektiviteten och kvaliteten på det dokument som sammanställs.

Godkännande av utkastet till elektroniskt dokument har följande Fördelar:

läsa ett dokument på en datorskärm utan att skriva ut på papper; korrigeringar görs i utkastet till dokument;

Till nackdelarnaelektroniska dokument kan tillskrivas: bräcklig lagring jämfört med pappersdokument;

behovet av tekniska medel för läsning; möjligheten att göra obehöriga ändringar (i avsaknad av en elektronisk digital signatur (EDS) eller andra skyddsmetoder).

3. Elektronisk dokumenthantering- processen för förflyttning, bearbetning, lagring och utbyte av elektroniska dokument. Deltagare i utbyte av elektroniska dokument - fysiska och juridiska personer, Ryska federationens regeringsorgan, lokala myndigheter som deltar i utbytet av elektroniska dokument.

Avsändare av ett elektroniskt dokument- en deltagare i utbytet av elektroniska dokument, som upprättar ett elektroniskt dokument, signerar det med sin EDS och skickar det till mottagarens adress direkt eller via en informationsförmedlare.

Mottagare av ett elektroniskt dokument- deltagaren i utbytet av elektroniska dokument, till vars adress det elektroniska dokumentet mottogs.

Förmedlare vid utbyte av elektroniska dokument (informationsförmedlare)- juridisk person eller individuell entreprenör, som utför tjänster relaterade till utbyte av elektroniska dokument mellan avsändare och mottagare av elektroniska dokument.

Vid utbyte av elektroniska dokument måste informationssäkerhetsmedel användas i enlighet med kraven i Ryska federationens rättsakter.

Ett elektroniskt dokument måste kontrolleras för att bekräfta dess äkthet EDS -verifiering... Bekräftelsen av det elektroniska dokumentets äkthet utförs av mottagaren av det elektroniska dokumentet med hjälp av EDS -verifieringsverktygen som tillhandahålls av avsändaren eller distributören av EDS -verifieringsverktygen. Det elektroniska dokumentets äkthet Det anses vara bekräftat om, till följd av mottagarens uppfyllande av det elektroniska dokumentet av de förfaranden som föreskrivs genom verifiering av den digitala signaturen, att alla dess detaljer är oföränderliga. Elektronisk dokumenthanteringregleras av föreskrifter:

stat;

intersektoriell;

branschspecifika;

lokala (företag).

Lagstiftning inom cirkulation av elektroniska dokument riktad:

för genomförande av en enhetlig statlig politik inom elektronisk dokumentcirkulation;

säkerställa säkerheten och skyddet av information under skapandet, bearbetningen, lagringen, överföringen och mottagningen;

säkerställa rättigheter och legitima intressen för användare av elektroniska dokument;

juridiskt stöd för tekniken för skapande, bearbetning, lagring, överföring och mottagning av elektroniska dokument. Arbete med elektroniska dokument som skickas via e-post utförs liknande arbeta med pappersdokument. Därför kallas också elektronisk dokumenthantering automatiserat kontorsarbete. Varje prenumerant i e-post tilldelas en individuell postlåda, som tilldelas en användarkod, och utbytet av elektroniska meddelanden utförs genom dessa brevlådor.

Avsändaren av ett elektroniskt dokument skapar en meddelandefil, anger dess namn, datum, tidpunkt för sändning och startar programmet för att skicka e-post.

Elektroniska dokument skickas till adressater i enlighet med instruktionerna för e -postlistan.

Adressaten tar emot dokumentet på datorskärmen, som vid behov kan överföras till papper. Elektroniska dokument registreras med en PC.

Chefen, efter att ha mottagit ett elektroniskt dokument, lägger upp en upplösning på det och dokumentet skickas till datorn till artisten (artister) via det interna nätverket.

Elektronisk dokumentkörningsprocess liknande utförande av pappersdokument. Elektronisk dokumentcirkulation växer ständigt, särskilt i samband med utvecklingen av internethandel. Lagringstid för elektroniska dokument samma, som med papper (till exempel bankmeddelanden och överföringskrav - 5 år). Att lagra filer under en sådan period kan leda till att de går förlorade, därför rekommenderas det att skapa speciella arkiv med elektroniska dokument på CD-ROM-skivor.

På lagring av elektroniska dokument v elektroniskt arkiv måste säkerställas:

skydd av elektroniska dokument mot obehörig åtkomst och förvrängning;

möjligheten att ge berörda parter tillgång till lagrade elektroniska dokument på det sätt som föreskrivs i lagstiftningsföreskrifter.

förmågan att bekräfta äktheten av elektroniska dokument under hela lagringsperioden;

möjligheten att presentera lagrade elektroniska dokument i form av en papperskopia.

I framtiden är utvecklingen av elektronisk dokumenthantering inriktad på maximal användning av elektroniska dokument, vilket innebär en förändring av de befintliga inhemska traditionerna för kontorsarbete och gradvis övergivande av pappersinformationsbärare.

29.05.18 71 255 13

Dokument kan signeras på papper eller elektroniskt. På papper under lång tid, elektroniskt - det är inte klart hur.

Pavel Ovchinnikov

12 års arbete med elektroniska dokument

Men här har jag hanterat elektroniska dokument i tolv år och jag ska berätta: det här är en otrolig spänning. Låt mig berätta hur det hela fungerar, med exempel.

Kort sagt

För att börja underhålla elektronisk dokumenthantering behöver du:

1. Övertyga motparterna att börja utbyta elektroniska dokument.
2. Köp ett elektroniskt signaturcertifikat.
3. Bestäm metoden för att skicka dokument: genom en särskild tjänst eller utan den.

Vem behöver elektroniska dokument

Trots bekvämligheten och moderniteten bedriver få människor elektronisk dokumenthantering. Om en företagare med förenklad beskattning sluter ett par kontrakt om året är det kanske inte så skrämmande för honom att skicka tryckta dokument ett par gånger. Men det finns fall där elektronisk dokumenthantering är extremt användbar.

Stora företag elektroniska dokument hjälper till att minska kostnaderna om volymen av extern korrespondens överstiger flera hundra dokument per månad. För dem påverkar leveransen av värdepapper direkt transaktionshastigheten. Kostnaderna för dokumentcirkulation kan uppgå till hundratusentals rubel per år, och riskerna med förluster, fel och böter från skattemyndigheterna ökar kostnaderna ytterligare.

Även om du nu undertecknar en akt var sjätte månad betyder det inte att ditt företag inte kommer att växa. Du kan ha stora partners som arbetar med elektroniska dokument, och de kommer att kräva detsamma av dig.

Till exempel

Onlinebutiken ackumulerade regelbundet kundfordringar för tiotals miljoner på grund av att de återigen gjorde ett misstag i fakturan: varorna finns i lastbilen, de kan inte föras till lagret. Medan de väntar på att kuriren med det korrigerade dokumentet ska komma från leverantören går dagarna. Vi har infört elektroniska dokument, och nu tar alla korrigeringar i dokument mindre än en timme.

Och i ett stort strömförsörjningsföretag, under fältskatteinspektioner, fann inspektörer årligen kränkningar och fel i dokument. Kontrollen av böter nådde 120 000 rubel per år. Det kom till den punkten att ekonomiavdelningen lagt in dessa pengar i budgeten i förväg som overheadkostnader. Vi har infört elektronisk dokumenthantering, och nu styrs dokumentens korrekthet av program, inte av människor. Det finns inga fler misstag.

Vad är ett elektroniskt dokument

Ett elektroniskt dokument är en vanlig docknings- eller pdf -fil som kan skapas och läsas i valfri redigerare. Det är viktigt att den signeras med en särskild elektronisk signatur och skickas på ett speciellt sätt.

För att en partner, advokat eller domare inte skulle tvivla på att det var du som undertecknade det elektroniska dokumentet och ingen ändrade det, kom digitala säkerhetsspecialister med en elektronisk signatur. Det är som ett fingeravtryck överlagrat på en unik uppsättning bitar och byte i ditt dokument. Grovt sagt, när du signerar något med en elektronisk signatur, säger du: "Jag bekräftar äktheten av denna uppsättning bitar."

En elektronisk signatur bifogas alla dokument, varefter den anses vara signerad. Dokumentet kan läsas utan signatur. Det garanterar bara att du har samma oförändrade dokument i den form som det skickades till dig. Om du ändrar något i dokumentet och sparar det, ändras dess uppsättning bitar - signaturen blir ogiltig.

Till exempel

De två företagen bestämde sig för att teckna ett elektroniskt kontrakt. Vi tecknade ett avtal, kom överens om villkoren. Nu tecknar ett företag kontraktet med sin signatur och skickar det till det andra. Hon öppnar kontraktet och bestämmer sig för att fixa något i smyg, till exempel bötesbeloppet. Korrigerar. Sparar. Skickar först. Hon ser ut - oj! - den ursprungliga signaturen på detta avtal gick sönder. Det betyder att något har åtgärdats, skurkarna. Sedan går de för att slå ansiktet, förmodligen.

Var kan man få en elektronisk signatur

En elektronisk signatur köps på ett särskilt certifieringscenter. Du behöver bara hitta ett bekvämt centrum i din stad. Det viktigaste är att det finns med på listan över ackrediterade centra för Ryska federationens kommunikationsministerium.

Detsamma kan göras direkt på kontoret för certifieringscentret: kom bara med alla dokument och fyll i en ansökan. Men i det här fallet måste du vänta på att betalningen utan kontanter ska ske - det kan ta flera timmar. Det är omöjligt att betala för certifikatet för företaget kontant, precis som det är omöjligt att få det på distans.

Hur en elektronisk signatur fungerar

Rättskraften för en elektronisk signatur beskrivs i den federala lagen "On Electronic Signatures".

Lagen definierar typer av underskrifter: enkla, okvalificerade och kvalificerade. Du kan underteckna någon av dem, men med förbehåll: kvalificerad - för skatt, budgivning och, i vissa fall, för domstolen; enkelt och okvalificerat - för allt annat.

Enkel eller okvalificerad signatur

Ett prisvärt och billigt alternativ, men med begränsad användning. Den okvalificerade signaturen innehåller kryptografiska algoritmer men verifieras inte av någon certifieringsmyndighet. En enkel är bara en kombination av ett användarnamn och lösenord, ett konto på webbplatsen för offentliga tjänster eller en motparts e -postadress.

Sådana underskrifter är lämpliga om du inte deltar i elektroniska auktioner, inte utbyter elektronisk primärdata och inte skickar skattedeklarationer. Enkel signatur kan användas för kontrakt, konton och handlingar, men du måste teckna ett separat avtal med motparten och registrera samtycke från parterna för att lita på en sådan underskrift.

Om du har dussintals entreprenörer och olika dokument fungerar inte schemat. Du måste signera ett sådant dokument med alla, och med tiden kommer denna process att sakta ner, inte påskynda arbetet. Då är det bättre att tänka på ett annat elektroniskt signaturcertifikat.

För att använda en enkel elektronisk signatur måste du skriva ut och underteckna en pappersversion av avtalet eller inkludera en särskild klausul i kontraktet med motparten - detta är ett lagkrav.

Kvalificerad signatur

Denna signatur är lämplig för fakturor och skatt. Enligt lag kan elektroniska fakturor endast signeras med denna signatur. Det finns ett kvalificerat certifikat från 1000 RUR, du kan bara köpa det på ett certifieringscenter, som är en del av FTS: s förtroendezon.

Varje år måste det kvalificerade signaturcertifikatet förnyas, vilket ökar oron: du måste övervaka giltighetstiden och beställa en ny utgivning i tid.

För att arbeta med en kvalificerad signatur måste du installera ett speciellt program - ett medel för kryptografiskt skydd av information. Programmet fäster en elektronisk signatur på dokumentet och verifierar signaturerna från andra deltagare i utbytet.

Du kan välja ett betalt program ("CryptoPro CSP") eller gratis ("Vipnet CSP"). Funktionellt är de nästan desamma, men med den fria kan det finnas kompatibilitetsproblem. Båda fungerar på Windows och Mac. Den betalade kostar cirka 1000 RUR, den årliga betalningen för certifikatet för elektronisk signatur är cirka 1000 RUR.

Vissa människor använder en molnbaserad elektronisk signatur, som inte kräver att ett kryptografiskt skyddsprogram installeras. Molnsignaturen lagras i utbytestjänsten, och varje gång du signerar ett dokument får du ett SMS som bekräftar åtgärden på din telefon. Ett sådant certifikat är billigare och bekvämare att använda, men mindre säkert än ett kryptoskyddsprogram.

Varför behöver du en dokumentflödesoperatör

Ett signerat elektroniskt dokument kan skickas med vanlig e -post, men detta är inte säkert. Om posten hackas kommer dokumenten att hamna i inkräktarnas ägo. Därför är till exempel skattekontor accepterar deklarationer endast genom specialtjänster. Genom samma tjänster måste du utbyta elektroniska fakturor, annars bryter du mot Rysslands finansministeriums order. Sådana tjänster kallas dokumentflödesoperatörer.

För en enkel användare är detta ett pumpat e-postmeddelande. Fungerar via en webbläsare, det finns mappar med inkommande och utgående, adresskatalog, inbyggd sökning, dokumentredigerare. Inuti - en mycket laddad tjänst med säkra kommunikationskanaler och kryptering, som säkerställer säkerheten vid överföring av dokument.

Det är inte ens nödvändigt att ingå ett avtal med en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Registrera dig bara, ladda ner certifikatet för elektronisk signatur och betala fakturataxan. Resten av oron tas av operatören: meddelar Federal Tax Service att du har anslutit dig till växeln, övervakar formaten och garanterar att Rysslands lagstiftning följs.

Det finns flera dussin sådana tjänster i Ryssland. När det gäller pris, funktionalitet, tillförlitlighet och hastighet är de ungefär desamma. Det är vanligt att välja operatörer beroende på tjänstens kvalitet: hur snabbt teknisk support fungerar, är operatören redo att hjälpa till att ansluta motparter, vilka möjligheter han erbjuder och om han har analytiska konsulter som hjälper dig att implementera tjänsten i arbete.

Din motpart måste också ansluta till operatören. Han kan välja din eller vilken annan som helst - då kommer utbytet att gå igenom roaming, som i cellulär.

Hur mycket kostar elektroniska dokument

Genom att arbeta via en operatör betalar du bara för ett dokument signerat av båda parter. I genomsnitt är kostnaden för att skicka ett dokument cirka 6-8 R, och alla inkommande dokument är gratis.

Vanligtvis köper nybörjare ett minimipaket på 300 dokument, vilket slutar mycket snabbt. Då måste du köpa nästa paket. Det är mer lönsamt att köpa ett obegränsat årspaket eller komma överens om individuella villkor.

Att byta till elektroniska dokument är fördelaktigt om du skickar 100 eller fler dokument per månad eller minst 1000 dokument per år. Då kommer du att minska ditt papper och fraktkostnader upp till 5 gånger.

Hur mycket kostar arbetsflödet

1000 pappersdokument