Vad finns i ett namn? Professionella krav för olika kategorier av sekreterare Sekreteraren kallas annorlunda

Sekreteraren kallas chefens lojala assistent och högra hand, och av goda skäl, eftersom chefens sekreterares uppgifter inkluderar att säkerställa effektiv lednings- och administrativ verksamhet. Chefens sekreterare är engagerad i utarbetande och utförande av affärspapper och dokument, hjälper chefen i affärer och löser många organisatoriska frågor.

Sekreterarassistentens ställning kan också betraktas som representativ, eftersom han är företagets ansikte - han träffar gäster, svarar på samtal och brev. Sådant arbete kräver mycket lugn, kommunikationskunskaper och organisation. Av denna anledning kan yrket som sekreterare lova stora framtidsutsikter - i framtiden kan en specialist bli kontorschef och sedan en av direktörerna eller toppcheferna.

Posten som verkställande sekreterare krävs i nästan alla företag som har ett kontor för kunder och besökare. Dessa kan vara både stora företag och organisationer för småföretag.

Yrkets historia

Med tiden har sekreterarens befogenheter expanderat betydligt och idag kan de utföra en mängd olika funktioner. Således uppstod behovet av specialister på smal specialisering, vilket resulterade i att yrket sekreterare-assistent, kontorist, sekreterare-översättare och kontorschef dök upp.

Sekreterarens uppgifter

Sekreterarassistentens uppgifter inkluderar:

• mottagande av besökare;
• ta emot telefonsamtal;
• journalföring;
• planera chefens arbetsdag;
• organisering av möten;
• boka biljetter och boka hotell för chefen och andra anställda under en affärsresa;
• beställning av kontorsmaterial;
• uppfyllande av huvudets önskemål.

Ibland inkluderar exekutivsekreterarens funktioner korrespondens på engelska.

Sekreterarkrav

Kraven för en verkställande sekreterare inkluderar:

• sekundär eller högre utbildning;
• PC -ägande;
• kunskap om grunderna för kontorsarbete;
• kunskaper i engelska (ibland).

Sekretariatsposten förutsätter också följande färdigheter:

• punktlighet;
• förmågan att se bra ut (presentabel);
• organisation.

Sekreterare återuppta prov

Återuppta provet

Hur man blir sekreterare

Hur blir jag sekreterare? Detta kan vara ägare till någon högre utbildning som har gått sekreterarassistentkurser eller fått utbildning direkt på arbetsplatsen. Som regel ställer arbetsgivare inte särskilda krav på sökandens specialitet, utan fokuserar på att säkerställa att den sökande har de nödvändiga personliga egenskaperna och kan utföra uppgifter på rätt nivå.

Sekreterarlön

Sekreterarens lön kan vara annorlunda - från 15 till 45 tusen rubel. Inkomsten beror på omfattningen av den anställdes ansvar och regionen där han arbetar. Medelönen för en assisterande sekreterare är 30 tusen rubel.

Tillbaka till ledarskapsansvar

Sekreteraren utför följande arbetsuppgifter:

- Utför arbete med det organisatoriska och tekniska stödet för chefens administrativa och administrativa verksamhet.

- Godkänner korrespondensen som kommer för övervägande av chefen, överför den i enlighet med beslutet till de strukturella avdelningarna eller en specifik utförare för användning i arbetet eller förberedelse av svar.

- Accepterar dokument och personliga ansökningar för huvudets signatur.

- Besvarar telefonsamtal, registrerar och överför serviceinformation till huvudet, organiserar telefonsamtal med huvudet.

- För huvudets räkning, upprättar brev, förfrågningar och andra dokument.

- Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, informera deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), upprätthåller och upprättar protokoll från möten och möten.

- Utför kontroll över verkställandet av de utfärdade orderna och orderna från företagets anställda, samt övervakning av tidsfristerna för utförandet av instruktionerna och instruktionerna från chefen, som tagits under kontroll.

- Förser chefens arbetsplats med nödvändig organisatorisk utrustning, brevpapper, skapar förutsättningar som leder till ett effektivt arbete hos chefen.

- Organiserar mottagning av besökare, främjar effektiviteten vid behandling av förfrågningar och förslag från anställda.

- Formulerar ärenden i enlighet med den godkända nomenklaturen, garanterar deras säkerhet och lämnar dem i arkivet i god tid.

- Organiserar affärsresor för huvudet: beställer flyg- och tågbiljetter, bokar hotell.

- Utför individuella serviceuppdrag av sin närmaste chef.

Sekreteraren har rätt:

- Få information, inklusive konfidentiell information, i det belopp som krävs för att lösa de tilldelade uppgifterna.

- Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och företagets arbete.

- Begära information och dokument som är nödvändiga för att utföra sina officiella uppgifter personligen eller för chefens räkning från företagets och andra specialister.

- Kräv att ledningen skapar normala förutsättningar för utförandet av officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras till följd av företagets verksamhet.

- Ta beslut inom deras kompetens.

Sekreteraren ansvarar för:

- För icke-uppfyllande och / eller för tidigt, oaktsamt fullgörande av sina plikter.

- För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order för bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.

- För brott mot reglerna i interna arbetsföreskrifter, arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter och brandsäkerhet.

Direktörens uppgifter
Före detta direktör
Extern kontroll
Operativ ledning
Kontrollsystem

Tillbaka | | Upp

© 2009-2018 Ekonomihanteringscenter. Alla rättigheter förbehållna. Publicering av material
tillåtet med obligatorisk indikation på en länk till webbplatsen.

Vad sekreteraren bör veta och kunna göra framgår av kvalifikationsprofilen.

Kvalificeringsegenskap- Det här är ett normativt dokument som fastställer vad en viss medarbetare ska göra på sitt jobb, vad han bör veta och kunna göra för detta och vad hans utbildningsnivå ska vara.

Arbetsansvar (sekreteraren måste kunna) Utför tekniska funktioner för att säkerställa och underhålla chefen för företaget (eller avdelningen), hjälpa till att planera chefens arbetsdag. Ta emot den information som behövs för chefen från avdelningar eller artister, ring arbetare för hans räkning. Organisera telefonsamtal med huvudet, ta emot och överföra telefonmeddelanden, spela in mottagna meddelanden i hans frånvaro och uppmärksamma huvudet på deras innehåll. Organisera resor och affärsresor för huvudet. Arbeta med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats och dagordning för mötet eller mötet, deras registrering), spara och upprätta protokoll. Förse chefens arbetsplats med kontorsmaterial, organisationsteknik, skapa förutsättningar som bidrar till hans effektiva arbete. Skicka och ta emot information om mottagnings- och intercom -enheter, skriv ut snabbt olika material i huvudets riktning. Utföra dokumentationsarbete, acceptera korrespondens som mottagits i chefens namn, organisera den i enlighet med det förfarande som antagits på företaget och överför den efter övervägande till avdelningscheferna eller specifika artister för användning i deras arbete eller för att förbereda en svar. Behåll informationstjänster för chefen och de anställda (muntligt, dokumentärt, skriv pressrecensioner, ge kopior av intressanta artiklar). Övervaka tidsfristerna för genomförandet av order från huvudet på personliga ansökningar av medborgare. Att organisera mottagandet av besökare, samtidigt som de visar takt och uppmärksamhet för dem, för att underlätta snabb behandling av förfrågningar och förslag från anställda, att bilda ärenden i enlighet med den godkända nomenklaturen för ärenden, för att säkerställa deras säkerhet och för att lämna dem till arkivet i tid. Skapa och använda databaser (inklusive Internetinformation).

Sekreteraren bör veta: företagets verksamhet och anställdas uppgifter och kompetenser; föreskrifter och instruktioner för dokumentation; typskrift; arbete på en persondator, moderna datorredigerare (Word, Excel, etc.); regler för stavning och skiljetecken; ordningen för materialets placering vid utskrift av olika dokument; driftsregler för kontorsutrustning (fax, mini-automatiska telefonväxlar, kopiatorer, röstinspelare, bandspelare); regler för användning av intercom -system; standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation; interna arbetsföreskrifter; grunderna för vetenskaplig organisation av sekretariatsarbete; mänsklig psykologi och lagarna för effektiv kommunikation; serviceetikett; regler och normer för arbetsskydd, säkerhet, industriell sanitet och brandskydd; främmande språk för kunder och partners; Ryska federationens arbetslag.

För att utveckla och konkretisera kvalifikationsegenskaperna hos företag (företag) utvecklas arbetsbeskrivningar.

Arbetsbeskrivning - det viktigaste organisatoriska och juridiska dokumentet som reglerar sekreterarens verksamhet, definierar hans rättigheter, position i organisationen, arbetets art. Sekreteraren förlitar sig på detta dokument i sin relation med anställda. Det som står i arbetsbeskrivningen, sedan kommer det att tillfrågas vilka rättigheter som ges i det, har sekreteraren.

Arbetsbeskrivningen för sekreteraren är ett individuellt dokument, eftersom sekreterarens tjänst har många grader. I en liten organisation (eller ett företag) kommer det att finnas en sekreterare (assisterande sekreterare). I större organisationer kan sekreterare stå i spetsen och hans suppleanter i varje strukturell enhet. Det finns styrelsessekreterare, vetenskapliga sekreterare för vetenskapliga råd, etc. Varje sekreterare har alltid, baserat på volymen och detaljerna i organisationens verksamhet, chefens krav och hans förtroende för sekreteraren, ett eget ansvarsområde och rättigheter, olika kombinationer av kreativa, logiska och tekniska typer av arbete. Samtidigt finns det en typisk uppsättning dokument- och icke-dokumensom utförs av alla sekreterare. Dessutom är det speciella och komplexa med att utarbeta sekreterarens arbetsbeskrivning på mångsidigheten i hans verksamhet. Därför är det omöjligt att tala om någon enda standard för sekreterarens (sekreterare-assistent) arbetsbeskrivning.

Men som med alla jobbbeskrivningar ställs allmänna krav på den. Först och främst har den en redan etablerad enhetlig struktur i texten, nämligen sektionerna:

1. Allmänna bestämmelser;

2) funktioner;

3) arbetsuppgifter;

5) ansvar;

6) relationer;

7) anslutningar per position.

Ett avsnitt som kallas ”Utvärdering av arbete” skulle kunna läggas till, och under de senaste åren visas ett avsnitt ”Arbetsorganisation (daglig rutin)” allt oftare.

Avsnittet "Allmänna bestämmelser" innehåller det exakta namnet på tjänsten i enlighet med bemanningstabellen, platsen i ledningssystemet, det vill säga namnet på den strukturella enheten och underordning, förfarandet för tillsättning och avskedande och proceduren för ersättning . I stora organisationer som har en förskoleutbildningsinstitution har sekreteraren en dubbel underordning - direkt till huvudet och chefen för förskoleutbildningsinstitutionen. Sekreterare utses och avskedas på order av chefen (i en stor organisation - på förslag av chefen för förskoleutbildningsinstitutionen).

Samma avsnitt anger kraven för yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet. Idag har attityden till sekreteraren och kraven på honom förändrats dramatiskt. Företag söker en sekreterare med högre eller sekundär specialutbildning, som kan ett främmande språk och är flytande i en dator. Sekreteraren, såväl som utomlands, måste alltmer kunna ett, utan två eller flera främmande språk, eftersom företag har många kontakter med utländska partner och sekreteraren kommunicerar med dem. Den innehåller också instruktioner om de viktigaste lagstiftnings- och reglerings-, reglerings-, metodologiska, organisatoriska, administrativa dokument som sekreteraren vägleds av i sitt arbete.

I avsnittet "Funktioner" listas sekreterarens (sekreterarassistent) huvudaktiviteter, till exempel: informations- och dokumentationsstöd för chefen, organisatoriskt stöd för huvudet, deltagande i förberedelser av utställningar och presentationer etc.

I avsnittet "Jobbansvar" listas alla typer av arbete, operationer och tekniker som används vid deras genomförande. Den listar det arbete som sekreteraren utfört i en logisk sekvens. Alla typer av arbete är indelade i operationer med en indikation på teknik för utförande. Till exempel är funktionen "informations- och dokumentationsstöd" uppdelad i två delar: dokumentation och arbete med dokument. I dokumentationen ingår i sin tur att skriva bokstäver (inbjudningsbrev, påminnelser, etc.), telegram, etc., enligt projektledarens instruktioner; utskrift på chefens dokument på datorn; kontrollera att dokumenten är korrekta när de presenteras för huvudet för signatur (visum, tillgänglighet och korrekthet av uppgifterna i enlighet med kraven i standarden, etc.); ta och intyga kopior av dokument, etc. Arbeta med dokument inkluderar att ta emot inkommande dokument (timmar anges, till exempel: kl. 09 och 16 timmar), ta emot fax och e-post (under dagen); primär behandling av mottagna dokument i enlighet med kraven i instruktionerna för kontorsarbete; förhandsgranskning av dokument (om det anförtrotts sekreteraren); registrering av dokument enligt de regler som fastställts i organisationen; rapportering av dokument till huvudet etc.

Avsnittet "Rättigheter" är kanske det viktigaste. Han betonar sekreterarens plats i ledningssystemet, hans betydelse, position i organisationen. Det är genom rättigheterna som de befogenheter som chefen delegerar till sekreteraren och graden av hans oberoende är synliga. Detta avsnitt tillåter sekreteraren att frigöra chefens tid för att lösa de viktigaste strategiska och taktiska uppgifterna.

Det är denna del av arbetsbeskrivningen som ger sekreteraren (sekreteraren-assistenten) mer eller mindre befogenheter och bestämmer graden av hans förmåga.

Avsnittet "Ansvar" är upprättat i strikt överensstämmelse med lagen.

Avsnittet "Relationer (förbindelser per position)" är också mycket viktigt för att organisera arbetet hos alla ledande medarbetare, och först och främst beror detta på ett aktivt implementering av automatiserade system som kräver detaljerad information om vilken information, i vilken form , till vem det överförs och från vem det tas emot ...

Under de senaste åren har avsnittet Jobbutvärdering ofta dykt upp i arbetsbeskrivningen. Det anger vanligtvis kriterierna för arbetets aktualitet och dess kvalitet, till exempel: inga klagomål, påståenden och klagomål; frånvaro av fel i dokument; efterlevnad av tidsfristerna för utförande av instruktioner från ledningen m.m.

I regel slutar arbetsbeskrivningen med en indikation på förfarandet för dess revidering. Förutsättningarna för att revidera arbetsbeskrivningen kan vara förändringar i organisationens struktur, vilket innebar en omfördelning av de anställdas arbetsuppgifter, en förändring av de typer av arbete som utförs av sekreteraren, införandet av datorteknik. Men mycket oftare anger de perioden för obligatorisk översyn eller godkännande av instruktionen (3 år eller 5 år).

Ett valfritt avsnitt är "Organisation av arbete", men på sistone är det väldigt populärt och mer och mer vanligt. Det ger en ungefärlig daglig rutin för en sekreterare. Det kan se ut så här.

FÖRSTA HALVEN AV ARBETSDAGEN:

1) kom till jobbet 10 minuter före chefen, för att kontrollera arbetsplatsernas tillstånd (ditt eget och huvudet), sätt dig i ordning, upprätta eller förtydliga en plan för den kommande dagen;

2) välj nödvändiga dokument och filer i enlighet med planen;

3) ta emot korrespondens, bekanta sig med innehållet, skjuta upp dokument som kräver ett topprioriterat beslut av chefen;

4) omedelbart överföra telegram, brådskande fax och telefonmeddelanden till huvudet;

5) för resten av dokumenten, förbered alternativ för möjliga svar eller resolutioner, fördela mellan artisterna;

6) visa mottagna recensioner, rapporter, inbjudningar etc.

etc .; skriv ner datum och tider för alla händelser i din dagbokskalender;

7) behålla de dokument som är nödvändiga för aktuell information och referensarbete;

8) rapportera till chefen för den mottagna korrespondensen;

9) tillsammans med chefen förtydliga innehållet i de planerade aktiviteterna för den aktuella dagen;

10) överföra telefoniskt och personligen instruktionerna från chefen till berörda exekutörer och påminna om utgångna tidsfrister för utförande av dokument.

DAGENS ANDRA HALVA:

1) insamling och förberedelse för undertecknandet av utförda dokument;

2) rapportera till chefen om de utförda dokumenten, ta de handlingar som han behandlat från huvudet;

3) bearbeta och skicka utgående dokument;

4) schemalägg aktiviteter för nästa dag.

Under hela arbetsdagen utförs följande:

a) arbeta med besökare, telefonsamtal;

b) arkivering av exekverade dokument till filer;

c) arbete på en dator;

d) organisation av kopieringsdokument i enlighet med huvudets riktning.

SLUT AV ARBETSDAGEN:

1) se din dagbok och informera berörda avdelningar om behovet av att förbereda sig för vissa evenemang;

2) om chefen återstår att arbeta efter arbetsdagens slut är det nödvändigt att förse honom med all nödvändig information och material;

3) städa upp din arbetsplats, ta bort dokument, stäng kassaskåpet och alla skåp med dokument, koppla bort elektronisk och teknisk utrustning från nätverket.

Arbetsbeskrivningen är en integrerad del av hela paketet med dokument som är nödvändiga för att organisera ledningsapparatens arbete.

RÅD. Organisera din arbetsdag så att du kan göra allt och vara användbart för alla. Ge upp dig själv i ditt arbete, men glöm inte att det finns frågor som inte ligger i din kompetens. Så gör bara det du behöver göra.

Summering: det bör än en gång noteras att arbetsbeskrivningen för en sekreterare är ett individuellt dokument, eftersom en sekreterares ställning har många grader. Varje sekreterare, baserat på volymen och detaljerna i organisationens verksamhet, chefens krav och hans förtroende för sekreteraren, har sitt eget ansvarsområde och sina rättigheter, olika kombinationer av kreativa, logiska och tekniska typer av arbete.

Huvudingenjören för ett företag betraktas vanligtvis som direktörens högra hand, och ställföreträdaren för handel är vänstern, men när sekreteraren är frånvarande har direktören inga händer alls.

Sekreterarkoncept och sorter
Sekreterare tillräckligt bred. Översatt från latin betyder ordet "sekretarius" "förtrolig".

Vanligtvis är förhållandet mellan sekreteraren och chefen ganska tillitsfull, och det borde vara så, eftersom tvinga officiella befogenheter.

Begreppet sekreterare idag är ganska komplext och har många grader, jag ska ge ett exempel på några av dem:
Teknisk sekreterare- arbetar med kontorsutrustning (fax, multifunktionell enhet, persondator), använder Internet, utför order från chefer och anställda, ringer upp företag och institutioner för chefens räkning, tar emot och skickar meddelanden med hjälp av kommunikation.
Receptionist- accepterar inkommande brev och fax, e-postmeddelanden, svarar på telefonsamtal, omdirigerar dem till avdelningar eller specifika anställda, träffar besökare.
Kontorsekreterare- accepterar och analyserar korrespondens, fullföljer order från chefen och hans suppleanter, skriver texterna i dokument, underhåller dokumentation.
Sekreterare-assistent- inte bara en sekreterare, utan också en specialist som är väl förtrogen med företagets verksamhet, som i vissa fall kan fatta vissa oberoende beslut. Assisterande sekreteraren förbereder rapporter för chefen, söker efter nödvändig dokumentation för chefen, planerar chefens arbetsdag och löser administrativa frågor inom hans kompetens.
Kontors chef- säkerställer att hela kontoret fungerar: förbereder material för presentationer, säkerställer oavbrutna transporttjänster, tydlig kommunikation, säkerställer driften av kontorsutrustning och tillgången på brevpapper. Kontorschefen är ansvarig för utseendet på kontoret; i en liten institution kan han samtidigt utföra funktioner som personalofficer.
I små kommersiella organisationer skiljer sig sekreterare, vad de än heter, genom att de måste göra ett universellt jobb.
Sekreteraryrket är kanske närmast skådespelarens yrke. Specificiteten och komplexiteten i sekreterarens arbete beror på att han alltid är i sikte, i centrum för kommunikation med ledning, kollegor, klienter. Ett leende, en trevlig röst, ett snyggt utseende, självsäkra gester och välvilja, oavsett stämning, skapar en speciell atmosfär på kontoret.

Sekreterarens arbetsbeskrivning

GODKÄND
General manager
Efternamn I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Sekreteraren tillhör kategorin tekniska exekutörer.
1.2. Sekreteraren utses och avskedas på order av bolagets generaldirektör.
1.3. Sekreteraren rapporterar direkt till generaldirektören / chefen för företagets strukturella enhet.
1.4. Under frånvaron av sekreteraren överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket meddelas i ordningen för organisationen.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till sekreterarposten: utbildning - högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad, erfarenhet av liknande arbete från sex månader, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare), Microsoft Office -program (Word, Excel).
1.6. Sekreteraren guidas i sin verksamhet av:
- Ryska federationens rättsakter;
- Företagets stadga, Internal Labor Regulations, andra företagsregler;
- order och order från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.

2. Sekreterarens officiella uppgifter

Sekreteraren utför följande arbetsuppgifter:
2.1. Utför arbete med det organisatoriska och tekniska stödet för chefens administrativa och administrativa aktiviteter.
2.2. Accepterar den korrespondens som mottagits för övervägande av chefen, överför den i enlighet med det beslut som fattats till strukturavdelningarna eller en specifik utförare för användning i arbetet eller förberedelser av svar.
2.3. Accepterar dokument och personliga ansökningar för huvudets signatur.
2.4. Besvarar telefonsamtal, registrerar och överför serviceinformation till huvudet, organiserar telefonsamtal med huvudet.
2.5. För huvudets räkning, upprättar brev, förfrågningar och andra dokument.
2.6. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), för och upprättar protokoll från möten och möten.
2.7. Utför kontroll över utförandet av de utfärdade orderna och orderna från företagets anställda, samt övervakning av tidsfristerna för utförandet av instruktionerna och orderna från chefen, som tagits under kontroll.
2.8. Förser chefens arbetsplats med nödvändig organisatorisk utrustning, brevpapper, skapar förutsättningar som bidrar till ett effektivt arbete hos chefen.
2.9. Organiserar mottagning av besökare, främjar effektiviteten vid behandling av förfrågningar och förslag från anställda.
2.10. Formulerar ärenden i enlighet med den godkända nomenklaturen, garanterar deras säkerhet och lämnar dem i arkivet i god tid.
2.11. Organiserar affärsresor för huvudet: beställer flyg- och tågbiljetter, bokningshotell.
2.12.

Utför individuella serviceuppdrag av sin närmaste chef.

3. Sekreterares rättigheter

Sekreteraren har rätt:
3.1. Få information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning som är nödvändig för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och företagets arbete.
3.3. Begär information och dokument som är nödvändiga för att utföra sina officiella uppgifter personligen eller för chefens räkning från företagets avdelningar och andra specialister.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala villkor för utförandet av officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom deras kompetens.

4. Sekreterarens ansvar

Sekreteraren ansvarar för:
4.1. För icke-uppfyllande och / eller för tidigt, oaktsamt fullgörande av sina plikter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order för bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot reglerna i interna arbetsföreskrifter, arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter och brandsäkerhet.

Om du inte får ett definitivt svar efter att ha läst denna artikel, be om snabb hjälp.

Sekretariat, kort historisk bakgrund

Låt oss för en stund glömma FN: s generalsekreterare, många vetenskapliga sekreterare vid högt respekterade akademier, andra invånare i makthavarna, kallade sekreterare. Detta är från ett annat område. Det kommer att handla om den "sekreterare rang" som etablerades 1720 av Peter den store. Enligt de allmänna förordningar som antogs av reformatorens tsar, som lade grunden för ryskt kontorsarbete, var detta namnet på en tjänsteman som fick ett brett spektrum av ansvar för att använda modern terminologi, för dokumentärt ledningsstöd. Utrustad med stort förtroende måste han fullgöra sin plikt utan "förseningar och oklarhet i affärer". Idag upplever "sekreterarens rang" i vårt land en pånyttfödelse. Detta dikteras av den ryska ekonomins inträde i marknadsförhållanden och den utbredda användningen av högteknologi i näringslivet. Sekreterarens anställdas ansvar i de nya förutsättningarna har ökat avsevärt, gränsen för dess betydelse i företagets dagliga verksamhet har stigit. Företagets framgång, tillståndet för det psykologiska klimatet i teamet beror till stor del på hans yrkesutbildning, erfarenhet, inställning till affärer. Tyvärr motsvarar de facto officiella statusen för en sekreterare i många ryska företag inte den ökade volymen av utfört arbete. Dess roll, rättsliga och ekonomiska situation förringas omotiverat. Ganska ofta finns det en otillräcklig inställning till sekreterararbetaren från chefer som ser denna position genom prisma av föråldrade stereotyper. Underskattningen av sekreterarens betydelse och hans plats i den allmänna produktionsprocessen i marknadsförhållandena och fri konkurrens påverkar. Till skillnad från de utvecklade kapitalistiska länderna är skyldigheter och rättigheter för en sekreterare, som ibland kallas en assisterande sekreterare eller en kontorschef, i huvudsak inte klart definierade än idag. Själva sekretariatsavdelningen är fortfarande fragmenterad. Sekreterare är inte professionellt förenade. De har inte nationella organisationer som skulle räknas med av makthavare och arbetsgivare och som skulle vara redo att skydda sina intressen, ta hand om sin yrkesutbildning och karriärtillväxt.

Amerikanerna tror att konsolideringen av en officiell position och dess framgångsrika arbete bygger på en syntes av två egenskaper: flit och initiativ. Vägen börjar nå höjderna för karriärtillväxt och få grundutbildning på en anständig nivå. I elektronikens moderna era innefattar detta nödvändigtvis att behärska grunderna i informationsteknik, ledning och ekonomi, juridik, affärsetik och främmande språk. Men du kan bli en fullvärdig sekreterare bara om du har samlat en viss erfarenhet och tjänstgöringstid.

När det gäller positionen som en sekreterare i vårt land för närvarande, i kvalifikationshandboken för befattningar för chefer, specialister och andra anställda, godkänd av dekretet från Rysslands ministerium för arbete och social utveckling den 21 augusti, 1998 nr 37 (med ytterligare tillägg och ändringar), den ges från tillägg: sekreterare-stenograf, sekreterare-maskinskrivare, sekreterare för en blind specialist, chef för huvudet, vetenskaplig sekreterare. Listan över sekreterarens positioner i kvalifikationshandboken visar att begreppet "sekreterare" är ganska komplext och att det verkligen har många grader - från den vetenskapliga sekreteraren till sekreteraren. Därför finns det en mängd olika funktioner som utförs av sekreterare, en uppsättning ansvar och rättigheter, olika krav på utbildning, arbetslivserfarenhet och färdigheter.

Befattningen som chefssekreterare kräver högre yrkesutbildning och sekreterar -maskinskrivarens ställning - "primär yrkesutbildning eller gymnasial allmän utbildning och specialutbildning enligt det fastställda programmet."

I ordböcker definieras ordet "sekreterare" som "en person som driver företagskorrespondens för en individ eller någon institution, liksom ansvarig för kontorsarbete", och i ordlistan för SI Ozhegov - "en anställd som ansvarar för företagskorrespondens , aktuella angelägenheter för en individ eller institution ". Således betonar definitionerna att sekreteraren kan tjäna både en individ (chef) och en institution.

Ordet "sekreterare" kommer från det medeltida franska ordet "sekretär" och betydde ursprungligen en förtrolig (hemlighet på franska). En bra sekreterare förblir i huvudsak så idag. I Ryssland framträder posten som sekreterare på 1700 -talet, till en början just som posten som personlig sekreterare för kejsaren, och i Förklarande ordbok definierar V. Dahl: "statssekreteraren, suveränens betrodda brevskrivare." Under 1700 -talets första kvartal. sekreteraren blir tjänsteman vid institutionen och i lagstiftningsakterna under denna period beskrivs omfattningen av hans verksamhet och officiella uppgifter. I definitionerna markeras således arbete med dokument. Dessutom betonar de att sekreteraren kan tjäna både en individ (chef) och en institution. Sekreteraren ska alltid vara i "uniform": noggrant och eftertänksamt klädd, snygg, redo att snabbt och effektivt utföra instruktionerna som han fått, kunna lugnt, utan förvirring, hårdhet, krångel och med värdighet lösa frågor inom hans kompetens . Han behöver gåvan att känna "nyanserna" i fallet, vilket gör att han fritt kan ta sig ur svåra situationer, i synnerhet för att inte se eller höra det som inte bör ses eller höras. Sekreteraren är alltid i sikte och vet om många saker: han arbetar med dokument, deltar i affärsmöten och förhandlingar, svarar på ett telefonsamtal och gör en beställning själv på ledningens vägnar, bokar tid med besökare. Men ibland måste du göra engångsuppdrag, till exempel överföra pengar, telefonsamtal på distans, besöka en sjuk kollega osv.

Assisterande sekreterarens roll i strukturen för hanteringsdokumentation. Sekreterarkategorier.

Sekreterare är ett av de vanligaste yrkena på den moderna arbetsmarknaden. Inte en enda organisation klarar sig utan en sekreterare. En sekreterare är höger hand för en chef, en anställd som äger operativ information och är medveten om ett företags, företags, organisations, företags eller institutioners aktuella angelägenheter.

Under de senaste åren har sekreteraryrket genomgått betydande förändringar. Om det nyligen var vanligt att kalla sekreteraren "företagets ansikte", så kan han idag jämföras med huvudets högra hand och reglera olika produktionsprocesser. I vårt land har efterfrågan på kvalificerade sekreterare ökat dramatiskt. Detta beror främst på att ett stort antal strukturer uppstår.

International Professional Secretaries International gav följande definition till den moderna sekreteraren: "Han är en företagsam och försiktig assistent till chefen, besitter alla yrkeskunskaper som krävs för ett kontor, fattar beslut inom hans kompetens och vid behov tar han kontroll över sig själv . "

Idag, i organisationer och företag av olika organisatoriska och juridiska former, finns det många sorter av sekreteraryrket. Ansvaret för de olika sekreterarpersonalen är mycket olika.

Operatören på telefonen i stora organisationer accepterar alla telefonsamtal och ansluter med nödvändiga prenumeranter. Sekreteraren på telefonen accepterar telefonbeställningar och meddelanden, ger per telefon den nödvändiga informationen om utbudet av varor eller tjänster som företaget tillhandahåller, på huvudets vägnar, kontaktar sina egna anställda och företrädare för tredjepartsorganisationer per telefon. Tekniska sekreteraren arbetar med kontorsutrustning. Receptionisten tar emot brev, fax, e-post, svarar på telefonsamtal och vidarebefordrar dem till sin destination, tar emot besökare. Kontorssekreteraren tar emot och analyserar korrespondens, förbereder utkast till dokument, organiserar arbete med dokument, fullföljer order från chefen och hans suppleanter, är koordinator och avsändare för kontoret.

I kvalifikationshandboken för chefer, specialister och andra anställda (godkänd av resolutionen från Rysslands arbetsministerium den 21 augusti 1998 nr 37) ges sekreterarens ställning med tillägg: sekreterare -typist, sekreterare för en blind specialist, sekreterare för huvudet, sekreterare-stenograf, akademisk sekreterare. Alla kännetecknas av en mängd olika funktioner, en uppsättning ansvar och rättigheter, olika krav på utbildning, arbetslivserfarenhet och färdigheter. Kvalificeringsegenskaperna hos dessa specialister presenteras i bilaga A.

Utvecklingen av nya socioekonomiska förbindelser i Ryssland har orsakat den snabba tillväxten hos olika typer av icke-statliga företag och företag. Chefen för varje sådan organisation har en sekreterare. Sekreterare arbetar också för företrädare för de liberala yrkena - advokater, notarier, samt för små privata företag.

Ledarstaben för icke-statliga kommersiella organisationer är som regel mycket liten. Ledarna för dessa företag är huvudsakligen engagerade i att lösa de viktigaste produktionsfrågorna, strategiska problem i utvecklingen av deras företag och överlåter en betydande del av ledningsarbetet (främst administrativa) åt sina sekreterare. Sekreteraren för chefen för ett modernt företag måste inte bara snabbt skriva ut och korrekt upprätta dokument, utan också komponera texterna i olika dokument, redigera projekt, inte bara rationellt organisera mottagning av besökare och telefontjänster, utan också självständigt lösa många frågor i enlighet med instruktionerna från huvudet.

Denna nya typ av sekreteraryrke kallas assisterande sekreterare.

Som du vet är en sekreterare och en assistent ganska olika varianter av sekreteraryrket. Sekreteraren för organisationens chef är en assistent som organiserar det första chefens aktiviteter, förbereder dokument för honom, organiserar möten, förhandlingar, affärsresor och tillhandahåller telefontjänster. En assistent är specialist inte bara inom sekretariatsfrågor, utan också inom företagets huvudsakliga verksamhet; han förbereder beslut, rapporter, rapporter, huvudtal, analytiska dokument; analyserar situationen och deltar i utvecklingen av företagets strategi och taktik.

Ordet "sekreterare" kommer från det latinska ordet hemlighet ("hemligt, hemligt"), och ordet "referent" betyder "en person som kommunicerar något." Ursprunget till namnet "sekreterare-assistent" förklarar delvis sekreterarens roll och betydelse i ledningsstrukturen.

En sekreterare-assistent är en förtrolig till en chef som äger viss information och befriar sin chef från nuvarande arbete för att han ska kunna fokusera på att lösa företagets huvudfrågor. Tack vare sekreterarassistentens arbete kan chefen koncentrera sig så mycket som möjligt på att fullgöra sina professionella uppgifter.

Assisterande sekreterare är ett yrke som innehåller många funktioner. De moderna sekreterarassistentens många och varierade arbetsuppgifter kan (med tillräcklig konvention) delas in i två stora grupper:

Hanteringsdokumentationsfunktioner;

Funktioner för den så kallade papperslösa förvaltningstjänsten.

Sekreterarassistenten, som uppfyller funktionerna för dokumentärt stöd för ledningen, är engagerad i utarbetande och utförande av officiella dokument, organisering av dokumentflöde, lagring och användning av dokument i organisationens nuvarande verksamhet. Det bör noteras att i icke-statliga strukturer där sekreterare-assistenter arbetar, skapas som regel inte en särskild kontorstjänst, funktioner för prästtjänster i sekretariatet. Samtidigt är sekreterarassistentens arbetsplats vanligtvis utrustad med moderna tekniska medel och stöds av programvara. Detta gör att du optimalt, med minsta arbetstid kan organisera kontortjänster och kombinera det med utförandet av många andra arbetsuppgifter.

Sekreterarassistentens funktioner för icke-dokumentär tjänst inkluderar: att organisera mottagning av besökare, telefontjänst, säkerställa chefens arbetsvila, kontakter med företagets personal och ta hand om företagets gäster, organisera möten och förhandlingar för chefen, förbereda affärsresor för chefen, organisera och delta i möten, övervaka genomförandet av ledningens instruktioner, organisation av chefens arbetsdag, tidsbokning, organisation av chefens arbetsplats, kontroll över användbarheten och korrekt drift av kontorsutrustning.

Ofta definieras sekretariatsfunktioner för dokumentlös hantering som funktioner för organisatoriskt stöd för chefens verksamhet. Detta är inte helt korrekt. Sekreteraren-assistenten är faktiskt en pålitlig assistent för chefen. Samtidigt stängs alla (eller de flesta av dem) interna och externa relationer i organisationen, det är länken mellan chefen och de anställda, samt affärspartners. Således upptar en betydande plats i sekreterarassistentens funktioner för icke-dokumentära tjänster kommunikationsfunktioner. Idag kallas befattningshavarens sekreterare-assistent inte bara ofta för en chefs ”högra hand”, utan jämförs också med ett företags ”centrala nervsystem”, vilket återigen understryker kommunikationskomponentens betydelse för papperslösa tjänster.

En särskild grupp av funktioner för sekreteraren-assistenten består av referentfunktioner, som är svåra att entydigt definiera som dokumentär eller icke-dokumentär. Med en viss grad av konvention definieras dessa funktioner ibland som funktioner för informationsstöd för chefens aktiviteter. Referenskomponenten inkluderar främst:

Visa speciallitteratur och tidskrifter efter företagets profil,

Sök och bearbetning av den information som är nödvändig för huvudet,

Kunskap om böcker, referensböcker och andra källor, som innehåller information som är nödvändig för en chefs dagliga verksamhet.

Omfattningen av referensfunktioner i olika organisationer är mycket olika, men varje sekreterare-referent bör kunna organisera arbetet med information på ett kompetent sätt. Sekreteraren-assistenten måste ha omfattande information om företagets anställda (telefoner, adresser etc.), kunna hitta den anställda som är nödvändig för chefen inte bara under arbetet, utan också på fritiden, veta om det viktigaste händelser i de anställdas personliga liv (jubileer, andra fester).

Utöver de traditionella arbetsuppgifterna för en chefsassistent och assistent, delegeras idag assisterande sekreteraren en mängd funktioner som aldrig tidigare har varit en del av sekreterarverksamheten. Omfattningen av dessa ansvarsområden är ganska bred och varierad i olika företag.

Vissa administrativa funktioner och mindre bokföringsverksamhet överförs ofta till sekreterarassistenten. Sekreterarassistentens uppgifter inkluderar mottagande av kunder och gäster i företaget, verksamhet inom ramen för PR (PR), bildande av arkiv etc. Sekreterarassistenten tittar igenom chefens korrespondens och skickar en del av dokumenten direkt till specialister och chefer; han registrerar och kontrollerar utförandet av alla huvudordningar, både skriftliga och muntliga. Alla fakta, dokument, instruktioner relaterade till huvudets verksamhet registreras i hans dagbok.

I små kommersiella organisationer interagerar sekreteraren-assistenten som regel med säkerhetstjänsten, personal och ekonomiska tjänster. I avsaknad av positioner som chef för dessa tjänster, koordinerar han ibland direkt dessa enheters aktiviteter. Sekreterare-domare överförs ofta till vissa funktioner hos anställda som är involverade i arbete med personal (till exempel att dokumentera arbetsförhållanden). I vissa små företag är sekreterarassistentens uppgifter närmare en biträdande chef för allmänna frågor.

Ofta är en medarbetare som utför uppgifterna som en juniorsekreterare underordnad assistentsekreteraren.

Varje verkställande sekreterare måste kunna fatta beslut, ge anvisningar och representera sin chef i affärssituationer.

Betydelsen av assisterande sekreterare i ledningsstrukturen ökar stadigt. Enligt tidningen "Profil" är sekreterarassistenten idag ett av de tjugo mest populära yrkena. Enligt graden av prestige och framtidsutsikter för de kommande fem åren fick detta yrke maximal bedömning. Livligt och intressant arbete, bra löner (särskilt i stora städer) gör detta yrke ganska attraktivt. Efterfrågan på professionella sekreterare-assistenter upprätthålls oavsett kriser, politiska och valutafluktuationer.

Bildandet av ett nytt sekreteraryrke är lika baserat på inhemska och utländska erfarenheter av att organisera sekreterartjänster.

Det bör noteras att i USA och Västeuropa har en certifierad sekreterares arbete länge ansetts vara ganska respekterat och betalt i enlighet därmed. Sekreterare utbildas i specialiserade utbildningsinstitutioner med hög undervisningsnivå. Många länder har infört en särskild prövning för titeln professionell sekreterare, utan vilken det är omöjligt att räkna med en hög sekreterartjänst.

Arbetet som en assisterande sekreterare i ett modernt ryskt företag har sina egna detaljer:

En mängd olika uppgifter med betydande skillnader i dem när det gäller komplexitet, betydelse, etc.

En mycket hektisk arbetsdag;

Behovet av att utföra flera verk parallellt;

Konstant övertid, oplanerade uppgifter, behovet av att stanna sent efter arbetsdagens slut vid brådskande arbete;

Särskilda arbetsförhållanden: telefonsamtal, samtal etc.

Specificiteten och komplexiteten i sekretariatsarbetet är också förknippad med det faktum att sekreteraren alltid är i sikte, i centrum för kommunikation med ledning, kollegor, klienter. Det är ingen slump att de säger att "sekreteraren är företagets ansikte". Assisterande sekreterare är ett serviceyrke. I hemmet praktiseras tjänsten som assisterande sekreterare främst av kvinnor, som är mer benägna att förverkliga sig som assistent.

I samband med förändringen av sekreterarens ställning i ett modernt företags ledningsstruktur har högre krav dykt upp på utbildningsnivån för sekreterarassistenten, hans yrkesutbildning, kommunikationskunskaper och förmågan att lösa olika affärsproblem .

Idag kräver yrket som sekreterare-assistent att en person är mycket förberedd, en rad personliga och affärsmässiga egenskaper på grund av sekretessarbetets särdrag.

Låt oss vända oss till de många annonser som inbjuder sekreterare-assistenter att arbeta. Följande krav ställs på sökande till denna tjänst: kunskap om kontorsarbete (detta innebär kunskap om reglerna för utarbetande och utförande av huvudtyperna av hanteringsdokument och de grundläggande reglerna för att organisera arbete med dokument); PC -färdigheter (det vill säga kunskap om Microsoft World -textredigeraren, Microsoft Excel -kalkylsystem och allmän förtrogenhet med Windows -operativsystemet); kunskaper inom vissa gränser för ett främmande språk, oftare engelska, mindre ofta tyska eller franska.

Faktum är att kvalifikationerna och andra krav för moderna sekreterare är mycket bredare. Tyvärr kan chefen inte alltid tydligt formulera dessa krav när han anställer en sekreterare. Och arbetsbeskrivningen, där den är tillgänglig, ger inte en fullständig bild av en assisterande sekreterares uppgifter.

En professionell sekreterare-assistent måste ha vissa kunskaper och färdigheter, ha vissa affärsmässiga och personliga egenskaper.

Yrkeskunskaper och färdigheter som krävs för en modern sekreterare-assistent kan grovt delas in i tre grupper:

1. Kunskap som är nödvändig för dokumentation och informationsstöd från ledningen och företaget som helhet.

Den assisterande sekreteraren bör veta:

Lagstiftnings- och metoddokument om hanteringsdokumentation,

Grundläggande principer för dokumenthantering,

Grunderna för arkivering,

Grundläggande applikationsprogram,

Ryska språket,

Ett eller flera främmande språk (beroende på företagets profil).

Utarbeta och verkställa de viktigaste typerna och sorterna av hanteringsdokument;

Rationellt organisera arbetet med hanteringsdokument, spara ett arkiv;

Hitta, organisera och lagra information;

Använd en skrivmaskin, persondator, skrivare och andra sätt att rita, göra, kopiera dokument.

2. Kunskap som är nödvändig för kommunikativt stöd för företaget och dess administration:

Företags konversationsregler;

Principerna för att organisera mottagande av besökare, möten, affärsresor;

Moderna kommunikationsmedel;

Grundläggande för yrkesetik.

Baserat på denna kunskap bör sekreteraren kunna:

Genomföra affärssamtal och telefonsamtal;

Organisera möten, presentationer, affärsresor;

Använd moderna kommunikationsmedel;

Organisera mottagandet av besökare;

Planera ditt arbete, planera och spara chefens tid.

3. Kunskap om företagets huvudverksamhet, dess interna struktur och yttre förbindelser:

Principer för organisationen av chefsarbete, juridiska grunder för ledningen;

Grunderna i administrativ, arbets- och affärsjuridik;

Lagar och förordningar för företagets och dess anställdas verksamhet.

Baserat på denna kunskap bör sekreteraren kunna säkerställa ledarens effektiva arbete.

Dessutom kan vi säga om de speciella kunskaper som en vetenskaplig sekreterare bör ha, som vanligtvis inte bara har en högre utbildning, utan också en akademisk examen.

Den vetenskapliga sekreteraren behöver veta:

Vetenskapliga problem inom det relevanta kunskapsområdet, vetenskap och teknik;

Anvisningar för ekonomisk utveckling inom ett specifikt verksamhetsområde för institutionen;

Inhemska och utländska prestationer inom ett liknande kunskapsområde;

Det fastställda förfarandet för att organisera, planera, finansiera, bedriva och genomföra vetenskaplig forskning och utveckling, samt deras patentering;

Tillämplig lagstiftning för upphovsrätt och patentskydd;

Metoder för att organisera forskarnas arbete och hantera vetenskaplig forskning och utveckling etc.

Således måste sekreterarassistenten kunna utföra alla typer av arbete: från det enklaste tekniska till kreativa. Men hans arbete skiljer sig från andra sekreterares arbete främst genom den högsta professionalismen, närvaron av referenstyper av arbete relaterade till insamling, analys, inlämning av material och utarbetande av dokument, flytande kunskaper i främmande språk och oklanderlig kunskap om datateknik. En sekreterare-assistent är en högutbildad, kreativt begåvad, mycket professionell assistent till chefen, som han alltid litar på och som han fullt ut kan lita på när han utför uppdrag av vilken komplexitet som helst.

Professionella krav för olika kategorier av sekreterare

Kvalificeringskatalog över medarbetarposter inom kategorierna sekreterare. Sekreterare-maskinskrivare. Sekreterare-stenograf. Sekreteraren för blindspecialisten. Huvudsekreterare. Allmänna krav för olika kategorier av sekreterare. Karriärstadier för en modern sekreterare. Sekreterare-assistent. Kontors chef. Sekreterare-assistent till chefen. Sekreterarkategorier. Sekreterarens verksamhet i ledningsapparatens struktur. Kvalifikationskrav för sekreterarens arbete, utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet, praktiska färdigheter. Reglering av sekreterarens arbetsansvar i organisatoriska och juridiska dokument. Utnämning, innehåll, förfarande för utveckling av arbetsbeskrivningar och utbildningsinstruktioner för en sekreterare i en viss kategori. Beroendet av sekreterarens funktioner på huvudets nivå, organisationens riktning, arbetsflödets volym, systemet för dokumentationsstöd. Sekretärens interaktion med personalen i organisationen.

Affärs- och personliga egenskaper hos assisterande sekreterare.

Modern psykologi förstår en personlighet som ett mer eller mindre autonomt, stabilt system med socialt signifikanta individuella psykologiska egenskaper hos en person, vilket gör honom exakt densamma, och inte bestämmer hans identitet, beteende, förmågor, kreativa möjligheter, inställning till sig själv och andra människor, i ett ord - hela hans utseende, ambitionsnivån och verkliga beteendet. Dessa egenskaper beror på människors naturliga egenskaper, till exempel ålder, kön, temperament etc., deras nuvarande behov, intressen, värdeorienteringar och sociala roller i samhället, men samtidigt och tidigare livserfarenhet som erhållits genom kunskap, färdigheter, vanor, tidigare generationers kultur, familjetraditioner etc.

Baserat på data som erhållits från naturen (och vid behov, något korrigerat dem) du kan bilda dig själv som en person som kan bemästra det önskade yrket, gynnar samhället och dig själv och får tillfredsställelse av det utförda arbetet. V fullt ut allt som har sagts tillhör yrket sekreterare.

Vi talar om sekreteraren för ett företag, en institution, en organisation för alla former av företag. Detta yrke är mycket vanligt över hela världen, särskilt bland flickor och unga kvinnor, men män är också anställda i sekreterararbete. Utomlands anses positionen som sekreterare i ett företag för en ung man vara prestigefylld och ganska högt betald. Detta yrkes popularitet i moderna Ryssland ökar i samband med övergången till en marknadsekonomi och uppkomsten av en massa nya affärer och andra strukturer. Men samtidigt ökar också nivån på professionella och andra krav på sekreterarens personlighet.

Sekreteraren är institutionens ansikte. Ett företag bedöms efter hans arbete och beteende. Sekreteraren måste hålla sig till "företagsidentitet". Noggrannhet, kompetens, korrekthet, effektivitet, lakonism, artighet och välvillighet - det är dess huvudprinciper och de måste iakttas i arbetet.

Den genomsnittliga säljaren fokuserar på någon annan aktivitet än den som gör honom mest av sina pengar. På utbildningar får jag sällan frågan: ”Vad är det bästa sättet att starta en konversation? Vilka ord ska man säga? " - men när en konversation om kalla samtal hörs hör jag: ”Tänk om vi får höra” nej ”?” Det är färdigheten att korrekt starta en konversation och upprätta kontakt som ger 80% av resultaten och färdigheten att svara på avslag - bara 20%. Att lägga din huvudsakliga energi och fokusera på att arbeta med avslag är som att ropa "Spara!" Istället för simträning. Därför kommer vi att analysera i detalj hur man kommer igenom sekreteraren.

Alla metoder för att passera genom sekreteraren kan delas in i tre typer.

1. Ärliga mottagningarär baserade på vårt förtroende och vår inställning, kunskap om affärsprocesser och andra funktioner i arbetet hos både sekreteraren själv och företaget som helhet.

2. Tekniker med inslag av bedrägeri eller manipulation baserat på en viss vilseledning av sekreteraren. Jag är inte en anhängare av dessa tekniker, men de finns och fungerar, så de är värda att nämnas.

3. Tekniker med inslag av intriger och att bryta mallen- tekniker där våra ord inte passar in i sekreterarens tankemodell, hans "program" misslyckas och han släpper igenom oss.

Det första ärliga mottagandet genom sekreteraren är att ta reda på namnet på beslutsfattaren i förväg. Det är så enkelt att många inte gör det! Att känna till namnet är en av huvudnycklarna för att kontakta en beslutsfattare!

Det finns flera enkla sätt att ta reda på namnet.

Metod nummer 1. Förberedelse. När du förbereder dig för samtalet kan du ta reda på namnet på beslutsfattaren på företagets webbplats, i dess nyheter eller i media.

Metod nummer 2. Ett samtal från en kollega, eller metoden för två samtal. Din kollega ringer din kontakt först, lär sig namnet på beslutsfattaren, ger det till dig och du ringer ditt samtal med namnet på beslutsfattaren. Förresten, din kollega bör ringa samtalet så effektivt som möjligt och vara redo att slutföra det om han oväntat är ansluten till beslutsfattaren ☺. En kollegas samtal ser standard ut:

– God dag! Igor Stalevarov, Unicstream -företag. Ta kontakt med regissören.

- Och på vilken fråga?

– I frågan om samarbete. Vi skulle vilja leverera våra produkter till dig.

- Skicka information till e -post.

– Ja, ok, jag är redo att spela in!(Skriver ner e -postmeddelandet.)

– Vad heter regissören? Jag kommer att markera den informationen för honom. (Eller "Vems namn ska jag skicka brevet till?")

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Skriver ner namnet).

– Tack så mycket! När ska jag ringa tillbaka baserat på resultaten?

- Ring på fredag ​​efter två.

– Ja OK! Med vänliga hälsningar!

Så din kollega fick reda på regissörens namn, nu om ett par timmar kan du ringa. Naturligtvis är det lämpligt att din kollega kommer med ett annat namn för företaget, så att sekreteraren inte kommer att tvivla när du ringer. Ibland en erfaren assistent till frågan: ”Vad heter regissören? Vems namn ska brevet skickas till? " kommer att svara: ”Skriv till företagets namn. Han kommer ändå till mig. " I det här fallet misslyckades ditt försök.

Metod nummer 3. Ett samtal till distriktspolisen. I det här fallet är det naturligtvis manipulation. Du tittar på webbplatsen efter företagets juridiska adress, ringer på distriktspolisens vägnar och får reda på namnet på beslutsfattaren. Det hände så att i vårt land behandlar de flesta brottsbekämpande myndigheter med viss rädsla och svarar först på sina frågor och tänker först varför. Sekreteraren är oftast inget undantag. Det viktigaste är att du måste känna till beslutsfattarens ställning och komma med ett namn och efternamn på regissören i förväg. Uppmaningen är kort, gjord i en absolut allvarlig, men likgiltig ton, utan onödiga ord, känslor och respektfulla ord som vanliga människor använder:

– En distriktsmilitsofficer för ett sådant distrikt Gordeev! Ange namn och efternamn på din regissör (paus), Sergey Leshchinsky? (Paus.)

- Nej. Ipatov Andrey Ivanovich. (Försiktig.)

– Öh-va, Andrey Ipatov. tack... (Lägger på telefonen.)

I de flesta fall dikterar sekreteraren utan tvekan namnet på beslutsfattaren. På samma sätt kan du också be om ett direktnummer, eftersom du "vände" dig för att få hjälp till distriktspolisen.

Metod nummer 4. Skatteinspektör samtal. Mottagningen upprepar den föregående helt, men görs på uppdrag av skatteinspektören.

– Inspektörens skattenummer för det och det här distriktet Gordeev. Detta är Unicstream LLC, eller hur?

- Ja varför?..

– Kontrollerar detaljer: du är LLC "Unicstream", juridisk adress 5-ya Stolbovaya street, 7, och för närvarande chef för företaget Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Vi säger något namn och efternamn.)

Nej nej. (Eller så säger hon omedelbart rätt namn och efternamn själv.)

– Så du måste fixa ... Och vem?

- Ipatov Andrey Ivanovich. (Försiktig.)

– Så, I-pa-tov Andrei Iva-no-vich. Förblev hans telefon densamma?

– Dikta, jag ska kolla.

- Sju hundra tjugotre ... (sekreteraren dikterar numret.)

– Ja. Allt är korrekt. Tack!

Metod nummer 5. Ring din sekreterare. Det är mer bekvämt att göra denna teknik med hjälp av en partner. Din kollega bör ringa företaget du är intresserad av på uppdrag av din personliga sekreterare. Således blir din status ett steg med hennes chef, och det är mycket lättare för "din sekreterare" att förhandla med en kollega. Han kan både ta reda på namnet på beslutsfattaren och ordna ditt möte eller, om du behöver, ungefär när du ringer till hennes chef, då kommer kontakten att förväntas och kommer inte att vara kall!

Så här kan det se ut:

- God eftermiddag, företaget "Unicstream", assisterande direktör Ivanova Svetlana. Jag skulle vilja ordna ett möte (kontakt) mellan min direktör och din. När är det bekvämt att göra det?

- Hej! .. Och ange vem du är och i vilken fråga?

- Jag är assistent för Sergey Vladimirovich Nikiforov, chef för Unicstream, vi planerar vissa projekt tillsammans med dig, och min direktör instruerade mig att boka tid med din regissör, ​​när skulle det vara praktiskt att göra det? Sergej Vladimirovich hinner till exempel imorgon eftermiddag. Vad har du?

- So-ak. Låt mig se. Klockan 16.00 kan du. Hur registrerar du dig?

- "Unicstream", Sergey Nikiforov. Förresten, vad är din regissörs rätt namn?

- Ipatov Andrey Ivanovich.

- Så, Ipatov Andrey Ivanovich. Bra. Det betyder att i morgon är Sergey hos dig vid 16:00. Med vänliga hälsningar.

Naturligtvis måste du prata helt tryggt, som om du (eller din kollega) faktiskt var en assistent och inte "ångade" med några anslutningsproblem.

Det är viktigt att notera hur frasen "vi planerar vissa projekt med dig" fungerar. Detta är bara fallet när vi inte är i tid, men sekreteraren bestämmer själv att vi redan samarbetar. Åtminstone kan han bestämma det, eftersom frasen sägs i nuet - "planering" och vag - "vissa projekt". Samtidigt ser det väldigt imponerande ut.

Metod nummer 6. Ring en tredje part direkt. Denna metod är baserad på "Preparation". När du studerar en potentiell klients webbplats hittar du ibland namn, efternamn och telefonnummer till vissa anställda på den. Du kan ringa en av dem, chatta och få direktörens namn, en rekommendation från en "tredje part", eller kanske omedelbart gå till beslutsfattaren:

- Sergey Ivanovich?

- Sergey Ivanovich, god eftermiddag, jag heter Sergey Nikiforov, företaget "Unicstream". Jag letar efter en person som hanterar inköp från dig, tittade på informationen på din webbplats och bestämde att det kan vara du (paus).

- Nej nej. Förmodligen något misstag ...

- Sergej Ivanovich, snälla, hjälp mig, och vem är engagerad i inköp från dig? Vi planerar att arbeta med dig, och det är viktigt för mig att klargöra några frågor nu.

Låt mig påminna dig om att en tredje part inte belastas med ansvaret, och om vi låter positivt är det inget som hindrar oss från att ta emot information.

- Det här är Andrey Nikolaevich, kommersiell chef, han fattar ett beslut, och sedan hanterar cheferna tekniska frågor.

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Hur kan det vara lättare för mig att kontakta honom?

- Så. Nu ska jag berätta ... 975 31 10, du kommer att föras till sekreteraren Andrey Nikolaevich.

- Jag ser, tack, Sergej Ivanovich! Kan jag säga att du rekommenderade mig att kontakta honom?

- För Guds skull.

- Vad heter förresten sekreteraren?

- Albina.

- Tack så mycket, Sergey Ivanovich!

Således lärde vi oss namnet på beslutsfattaren, namnet på sekreteraren och fick också pseudo-rekommendationer som hjälper till att kommunicera med Albina. Ibland kan tredje parten själv kontakta beslutsfattaren direkt. Då är det vettigt att säga en fras annorlunda:

- Jag ser: Andrei Nikolaevich. Vad är hans efternamn?

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Sergej Ivanovich, kan du ansluta mig till Andrei Nikolaevich?

Naturligtvis finns det aldrig 100% garanti för att en tredje part kommer att kunna ansluta, men kom ihåg att med kalla samtal, som med aktiv försäljning, det är viktigt att bara använda alla möjligheter! Statistikregeln har inte avbrutits!

Slutsatser

1. Alla metoder för att passera genom sekreteraren kan delas in i tre typer.

- Ärliga.

- Med inslag av bedrägeri eller manipulation.

- Med inslag av intriger och bryta mönstret.

2. Det första sättet att komma fram till beslutsfattaren är att ta reda på namnet i förväg. Vi har nu minst sex sätt att ta reda på namnet.

Ett kontor kan fungera utan chef, men inte utan sekreterare

Jane Fonda

Sekreteraryrket är ett av de mest efterfrågade idag. För bara några år sedan behövde ett företag vanligtvis bara en enda sekreterare. En person tog hand om allt, inklusive samtal, distribution av arbete, till exempel en hel bilpark, utskrift av dokument, te och kaffe för besökare och utarbetande av chefens dag.

Idag är det helt enkelt omöjligt att klara så många ansvarsområden bara i stora och medelstora företag. Det finns många företag där en anställd utför alla sekretariatsuppgifter, och i andra organisationer finns en hel avdelning för sekreterare, som hanteras av chefen för sekretariatet, allt beror på företagets storlek såväl som på detaljerna av dess verksamhet.

Vi försökte identifiera och klassificera alla befintliga sekreterartjänster beroende på de utförda funktionerna och medarbetarens plats i organisationens struktur.

Om vi ​​antar att företaget har maximalt antal sekreterare, kan sekretariatsavdelningens arbete se ut så här.

Personalen hos telefonisterna ringer potentiella kunder med ett erbjudande om varor eller tjänster. Samtidigt finns det en ström av samtal från kunder eftersom företaget annonserar i media. Dessa samtal besvaras av sekreteraren i telefonen och kommer att utse uppringarna till tidpunkten för besöket. När besökare anländer till kontoret hälsas de av en receptionist som kommer att eskortera kunder till ett speciellt rum. Där kommer den uppmärksamma kontorsadministratören att erbjuda te eller kaffe medan besökaren väntar på mottagningen. Och om kundflödet någon gång har slutat, så gör administratören ordning på saker i besökarens rum, lägger ut tidningar och vattnar blommor. Samtidigt finns det en ekonomisk kontorschef, han skickar ut kurirer och chaufförer och övervakar tillgången på brevpapper, kontrollerar kontoret. Varje chef har en personlig sekreterare och högre chefer har också sekreterare-assistenter och personliga assistenter. För att komplettera bilden kan du lägga till PC -operatörer som fyller i databaser, skriver ut all dokumentation, prislistor, broschyrer, häften med ständigt uppdaterad information, samt kontorister som håller register, registrerar och arkiverar. Alla sekreterartjänster leds av chefen för sekretariatsavdelningen.

Och det här är långt ifrån en komplett lista över sekretariatspositioner, så vi kommer att försöka kombinera de närmaste specialiseringarna till vissa grundläggande grupper som oftast förekommer i praktiken, nämligen:

telefonoperatör;
receptionist / administratör / receptionist;
avdelningssekreterare;
sekreterare-assistent;
kontorschef / chef för sekretariatet;
personlig assistent / personlig assistent.

Operatör i telefonen

Detta är kanske den lägst betalda, men mest eftertraktade tjänsten av alla kontors tjänster. Det finns många andra namn för den här tjänsten, till exempel anställd, oftare en anställd, för att arbeta i telefon, chef för förhandlingar, avsändare i telefon etc.

En sådan medarbetares huvudansvar är att arbeta med inkommande eller utgående samtal. Som regel är arbetet inte kopplat till direkt service av besökare eller utförandet av uppgifter från ledningen.

, förmågan att ha för sig själv under ett telefonsamtal
förmåga till telefonförsäljningsteknik

Typiska funktioner:

Samtal från klienter och kunder i organisationen;
- samtal till anställda i organisationen med ytterligare vidarebefordran;
- samtal från anställda i organisationen som är involverade i produktionscykler.

2. Genomförande av försäljning via telefon med utgående samtal, eller med inkommande samtal från kunder.

3. Överföring av referensinformation per telefon.

4. Visa i specialiserade program för att organisera resultaten av att ta emot telefonsamtal:

Registrering av kundinformation;
- Försäljningsresultat;
- Annonseringskällor för samtalsförfrågningar;
- etc.

En sådan position finns vanligtvis i stora företag eller i företag fokuserade på ett stort flöde av kunder (service, hjälp och andra tjänster). Kravlistan för den här medarbetaren är inte lång och är vanligtvis begränsad till att ha en trevlig röst och en lust att arbeta.

Receptionist / administratör / receptionist

Detta namn kommer från namnet på receptionen, bakom vilken sekreterarens arbetsplats ligger. Därför en mängd olika stavnings- och uttalalternativ: mottagning, mottagning, liksom namnet på yrket som receptionist. Ursprungligen existerade sådana positioner, precis som receptionerna själva, bara på hotell och skönhetssalonger. Nu, på många kontor där de aktivt arbetar med besökare, behövs en sådan person. Liknande ansvar för avsändaren, vakthavande sekreteraren, sekreteraren i telefon etc.

Receptionistens vakans öppnas av företag vars kontor tar emot ett stort antal telefonsamtal och många besökare. Därför är flickor med bra extern data vanligtvis inbjuden till posten som receptionist.

Grundläggande krav:

säker användning av datorer och kontorsutrustning
kunskaper i främmande språk är valfria
God kommunikationsförmåga

Typiska funktioner:

1. Ta emot samtal på ryska och / eller främmande språk:

Från organisationens kunder och kunder
- samtal till anställda i organisationen med ytterligare vidarebefordran

2. Möte och registrering av besökare i receptionen

3. Ta emot brev, fax, elektronisk dokumentation
4. Utför några andra mindre uppdrag av ledningen. I vissa fall håller han statistik, accepterar kontanter, fyller i former av dokument, skriver ut brev (utan att sammanställa sig själv).
Oftast finns denna position i utländska företag och ryska företag med inriktning på utländska kunder. Som regel är ett av huvudkraven för kandidater för denna vakans kunskaper i ett främmande språk åtminstone på en bra konversationsnivå.

Avdelningssekreterare

En sekreterare som arbetar som en del av en strukturell avdelning i företaget (avdelning, division, sektor, etc.), som ofta har särskild kunskap om detaljerna i arbetet i motsvarande strukturavdelning.

Grundläggande krav:

säker användning av datorer och kontorsutrustning

högre utbildning är önskvärd eller speciell kunskap relaterad till detaljerna i arbetet i motsvarande strukturella enhet
kunskaper i främmande språk för utländska företag
God kommunikationsförmåga

Typiska funktioner:

1. Ta emot samtal, svara på standardförfrågningar inom ramen för arbetet i denna strukturella enhet, vidarekoppla samtal till specifika anställda.
2. Träffa besökare.
3. Köpa kontorsmaterial.
4. Utförande av kontorsarbete på konstruktionsenheten.
5. Visa e -post, välja och strukturera nödvändig korrespondens.

Denna position finns bara i stora företag med strukturella divisioner eller många avdelningar.

Sekreterare-assistent

Sekreterarassistenten är mer fokuserad på att arbeta utanför företaget, det vill säga han uppfyller chefens order angående kommunikation med kunder och partners, därför måste han kunna främmande språk. Chefens sekreterares kompetens inkluderar frågor relaterade till processerna som sker inom företaget, det vill säga han utför uppgifter relaterade till företaget självt och dess anställda.
Denna sekreterare, liksom en personlig assistent, arbetar med en person, men dessa är oftast företagets andra personer (biträdande direktörer, vice presidenter, avdelningschefer och divisioner, etc.). Assisterande sekreteraren kan också arbeta med den första personen, utan att utföra representant och några andra funktioner hos en personlig assistent.

Grundläggande krav:

högre utbildning
arbetslivserfarenhet i liknande tjänst från ett år
flit, ansvar, lärande
säker användning av datorer och kontorsutrustning

Typiska funktioner:

1. Självkomponerande bokstäver.
2. Kontroll över utförandet av dokument och uppdrag som är underordnade den närmaste chefen för struktur / enheter.
3. Utarbeta ett arbetsschema för huvudet.
4. Granska och förbereda information för huvudet.
5. Upprätta analytiska anteckningar och referenser för chefen.
6. Förberedelse och stöd för förhandlingar.

Kontorschef / chef för sekretariatet

En kontorschef är en slags kontorsadministratör. Förutom de vanliga sekretariatsuppgifterna kan han anförtros att samordna aktiviteterna för ett antal företagstjänster (till exempel bil), utföra order från anställda, både ledning och rangordnade. Denna position kräver mer självständighet än bara att vara sekreterare eller receptionist. Kontorschefen har rätt att utföra vissa projekt inom sin kompetens (studie av nya produkter och tjänster, förbättring av företagets arbetssystem). Och ofta är det också denna sekreterare som ansvarar för att organisera företagsevenemang, konferenser, leverera luncher till kontoret, etc.

Grundläggande krav:
högre utbildning
säker användning av datorer och kontorsutrustning
ansvar, energi

Typiska funktioner:

1. Säkra kontors livslängd (organisera inköp av brevpapper, vattenleverans, kontroll över tillgängligheten av papper i skrivare, kopiatorer och mycket mer).

2. Lösa administrativa frågor (hyra en byggnad, städare, förare, sekreterare och mycket mer).
3. Introduktion av nya former av arbetsorganisation.
4. Representativa befogenheter (i statliga myndigheter etc.).
5. Urval, ledning och utbildning av underordnad personal.
Positionen är mer typisk för företag med stora kontorsytor.
Sekreterarens chef träffas endast i stora företag, med en personal av sekreterare på minst 58 kontor.

Personlig assistent / personlig assistent

En av de mest ansvarsfulla sekreterartjänsterna, som kräver aerobatik och professionalism. En bra hjälpare, förutom sina yrkeskunskaper och färdigheter, måste ha mycket utvecklade förmågor för analytisk aktivitet, vara oberoende i att fatta beslut, och viktigast av allt, vara en mycket bra psykolog och inte känna sin chefs karakteristiska vanor inte sämre än hans nära släktingar. Alla dokument som passeras genom assistenten och går till chefens skrivbord måste vara felfria. Kunskap om affärsetikett är mycket efterfrågad i denna position. Den personliga assistentens förmåga att bete sig vid affärsmöten avgör hur deltagarna i detta möte kommer att uppfatta ledaren.
Med andra ord är det en oersättlig assistent som är medveten om alla arbetsmoment och problem med sin chef. Det antas att denna sekreterare arbetar uteslutande med den första personen. Huvuduppgiften för en sådan specialist är att bli sin chefs "högra hand", spara hans mycket dyra arbetstid och spara honom maximalt med de rutinfrågor och problem som en professionell, kvalificerad sekreterare enkelt kan hantera.

Grundläggande krav:

psykologisk kompatibilitet med ledaren
högre utbildning
arbetslivserfarenhet i liknande tjänst minst två år
flit, ansvar, inlärningsförmåga, exceptionell artighet
säker användning av datorer och kontorsutrustning

Typiska funktioner:

1. Koordinerar huvudets handlingar.
2. Upprättar dokument självständigt.
3. Förbereder material för möten och förhandlingar.
4. Förbereder analytiska anteckningar och referenser.
5. För protokoll från möten, förhandlingar, möten med aktieägare och styrelsen.
6. Översätter från ett främmande språk efter behov.
7. Förbereder affärsresor för huvudet (urval, beställning av hotell, biljetter för transport, taxi, etc.).
8. Lämnar endast för sin närmaste handledare. I sällsynta fall kan hans arbete samordnas av en kontorschef.

Sekreterarnas lönenivå beror på sekreterarens krav på kunskap, erfarenhet, färdigheter och kvalifikationer. Det är också omöjligt att inte ta hänsyn till ett visst företags ekonomiska ställning och den politik som bedrivs av det i förhållande till lönerna för sina anställda.
Följande faktorer påverkar vanligtvis sekreterarnas lönenivå:

• kunskaper i ett eller flera främmande språk;
• arbetserfarenhet i en liknande tjänst;
• tillgång till högre utbildning;
• speciella färdigheter som krävs för en specifik position, samt kunskap om speciella datorprogram;
• krav på utseende av kandidater.

Nedan visas genomsnittslönen i Moskva för sekreterare, beroende på tjänsten och ovanstående faktorer som påverkar lönenivån.

Vi har nämnt mer än en gång att det är mycket svårt att definiera det typiska ansvaret för en sekreterare eller biträdande chef. Mycket beror på företagets omfattning, dess storlek, huvudets fantasi och är praktiskt taget inte reglerat av någonting. Dessutom finns det en uppdelning inom själva yrket, vilket, som praktiken visar, förstås annorlunda av arbetare och arbetsgivare.

Sekreterarna själva känner skillnaden, ibland intuitivt, det är därför som tvister om vem som är "viktigare", vilken hierarki som finns inom yrket, vilket är det högsta steget i en administrativ arbetares karriär, inte avtar på forumet. Det finns ingen konsensus om denna poäng bland mina kollegor än.

Men om dessa många namn finns, måste fenomenen som de beskriver också finnas.

Låt oss förstå alla invecklingar i klassificeringen av administrativa positioner.

Förstå begreppen

Låt oss lista de viktigaste administrativa tjänsterna: "sekreterare", "assistent", "sekreterare-assistent", "assisterande chef", "sekreterare i receptionen", "kontorschef". Innan vi tittar mer på dem, låt oss förstå vad som menas med var och en av dessa positioner.

Wikipedia definierar inte positionen som "sekreterare". Den innehåller endast artikeln "Sekreterare-assistent", som innehåller följande definition: sekreterare-assistent- en kontorsarbetare med ett stort antal ansvarsområden, från att ta emot telefonsamtal (receptionist) till en chefsassistent (personlig sekreterare).

Här är listan över uppgifter som utförs av sekreteraren-assistenten:

• ta emot telefonsamtal till chefen;
• arbeta med dokument: bestämning av vikt, förberedelse, registrering, distribution, kvitto, lagring, systematisering;
• planering och förberedelse av mottagandet av besökare;
• hjälp med att planera chefens arbetsschema, ibland - bokning av hotell och flygbiljetter;
• deltagande i förberedelserna av affärsförhandlingar;
• beställa brevpapper och andra saker som är nödvändiga för kontorets liv, ibland - förse chefen med produkter.

Det fanns ingen särskild klarhet efter att ha läst denna artikel. Vi vet alla redan att ansvarsområdet är stort, och ovanstående kan utföras av både sekreteraren och den assisterande chefen. Dessutom är detta långt ifrån hälften av det ansvar som typiska representanter för vårt yrke måste uppfylla. Eller kanske är detta ett allmänt namn för hela gruppen av yrken? Det är osannolikt att de flesta hör om "sekreteraren", utan några prefix.

Ordet "sekreterare" kommer som bekant från lat. hemlighet("Hemlighet, hemlighet"). Och i det gamla Rom kallades ombud sekreterare. Slutsats: sekreteraren har tillgång till viss information som inte är föremål för offentliggörande, och för att han ska kunna utföra sina uppgifter måste han tjäna chefens förtroende.

När det gäller ursprunget till ordet "referent" är namnet också latin - "reproducerar, kommunicerar". Därför arbetar denna person med information. I allmänhet är ordens ursprung utan tvekan relaterat till det moderna yrket, men förklarar inte helt vad den här medarbetaren gör i organisationen.

För att sammanfatta: de flesta av oss är alla samma sekreterare-referenter. Detta återspeglas dock väldigt sällan i bemanningsbordet och arbetsboken: många av mina kollegor ”kallas” olika.

För att undvika förvirring

Sekreterare påreception- en position som i massmedvetandet är associerad med mottagning och distribution av samtal och korrespondens. Ibland kan sådana anställda också utföra den första mottagningen av besökare. Bland sekreterartjänsterna är detta den enda, från namnet på vilket det är omedelbart klart vad som måste göras. Även om det naturligtvis finns undantag.
Kontors chefär ett spårpapper från engelska. kontor chef, d.v.s. kontors chef. Hans huvudsakliga ansvar är att hantera administrativa, ekonomiska och andra resurser för att säkerställa att ett enda kontor och dess personal fungerar väl. Kontorschef är en av de yngre chefspositionerna.
En sådan medarbetares underordnande kan vara förare, städare och ofta sekreterare. På grund av det faktum att kontorschefen är ansvarig för livsstödet för kontoret och dess anställda, tror många att denna position liknar en chefs position. De har ganska många liknande ansvar, men gud förbjuda dig att förvirra och kalla kontorschefen som vaktmästare! Det finns inget skamligt i det senare, men graden av ansvar för en kontorschef är mycket högre och förutsätter högre kvalifikationer.
Assisterande chef- en position som många anser vara det högsta steget i en administrativ medarbetares karriär. I västerländska företag låter positionen ofta som "personlig assistent" (bokstavlig översättning från engelska. personlig assistent). Jag gillar den traditionella versionen mer, eftersom titeln på positionen innehåller hela essensen av den. Assistent - från ordet "hjälp". En handledarassistent hjälper sin handledare att fullgöra sitt ansvar. Vad som kommer att ingå i hjälpfunktionerna beror på många faktorer.

Ansvaret för två yrkesverksamma som formellt intar samma position kan således vara radikalt olika: en av dem arbetar med dokumentation, distribuerar telefonsamtal och tar emot besökare, medan den andra deltar i ledningsmöten och har befogenhet att fatta viktiga beslut. Detta förresten utesluter inte alls det faktum att både den ena och den andra syr på de avrivna knapparna och letar efter en barnflicka till barnen till deras ledare. Återigen finns det ingen ordning: namnet i det här fallet förtydligar bara ditt syfte, och hur exakt du kommer att utföra det är okänt.

Vi studerar regleringsdokument

Det finns ett dokument som beskriver alla positioner representerade på vårt lands territorium - "Helrysk klassificering av arbetaryrken, anställdas positioner och lönegrader"(OKPDTR, OK 016-94). Om du har några svårigheter med definitionen av någon position i företaget, kan du hänvisa till det här dokumentet och välja den som passar bäst.

Denna klassificerare finns på webbplatserna: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. På den senare finns, förutom OK 016-94, "Unified Tariff and Qualification Reference Book" (ETKS) och "All-Russian Classifier of Occupations" (OKZ 010-93, OKZ). Det här är två avsnitt i OK 016-94. Det första inkluderar arbetarnas yrken, det andra - de anställdas positioner.

Arbetstagarnas yrken (och de är i klassificeraren 5491) är inte av intresse för oss i det här fallet, låt oss vända oss till de anställdas positioner. Det finns 2598 av dem, och allt vi behöver hittar du säkert här.

Låt oss börja med tjänsten som sekreterare. Som ett resultat av en alfabetisk sökning får vi följande tabell (se tabell 1).

bord 1

Positioner i OK 016-94 som innehåller namnet "sekreterare"

Varje position har sin egen koda... Dessutom har olika positioner en OKZ -kod, vilket innebär att de kombineras till en grupp. Namnet "sekreterare för chefen" avser grupp 4115 (grupp "sekreterare"). Denna grupp består av följande positioner:

• kontorist;
• sekreterare för en blind specialist;
• chefssekreterare;
• domstolsskrivare;
• sekreterare för utbildningsenheten;
• sekreterare-maskinskrivare;
• sekreterare-stenograf.

Här är vad som sägs om sekreterarna i gruppen: Sekreterare utför tekniska funktioner för att säkerställa och upprätthålla arbetet för chefen för institutionen för en organisation eller ett företag, med hjälp av en dator, kontorsutrustning och andra tekniska medel.

Deras ansvar inkluderar:

På den här webbplatsen finns det en bekväm uppdelning av positioner i grupper, från vilka det kan ses att grupp 4115 ingår i seniorgruppen 411 "Sekreterare, operatörer för beräkning (beräkning) maskiner och relaterade yrken." Den senare inkluderar, förutom sekreterare, datoroperatörer, stenografer, maskinskrivare etc.

I allmänhet strider ovannämnda ansvar inte mot verkligheten, förutom att omnämnandet av en skrivmaskin och en skrivmaskin kommer att få någon att le (och lite vika). Vilken som helst - även nybörjare - sekreterare, som tittar på den föreslagna ansvarsförteckningen, kommer att fråga: ”Hur? Och det är allt? Var är visumstöd, organisering av affärsresor, mötesprotokoll? " När allt kommer omkring har vi sagt mer än en gång att en sekreterare är ett yrke som förutsätter att du ägnar åtminstone hälften av din arbetstid åt dokumentlöst underhåll av chefen och de anställda. Raden "mottagande av besökare" förmedlar inte den mängd olika uppgifter som sekreteraren måste utföra. Resten av arbetsuppgifterna är rent tekniska och avser arbete med dokument. Om man tittar på den tillgängliga beskrivningen kan man tro att sekreteraren sitter i ett separat rum och bara skriver på datorn och skriver något i registret. Men vi vet att detta är långt ifrån fallet. Därför är det osannolikt att en sådan definition passar specialister.

Låt oss återgå till klassificeraren: positionen som "kontorschef", liksom "kontorschef" och "assisterande chef", saknas i den. Men det finns en position "referent" (kod 26088), inkluderad i grupp 3431 - "Administrativ och ledande personal".

Denna grupp, förutom olika namn på administratörer, chefer, består av positionerna som en inspektör för att övervaka genomförandet av order, en assistent, en assistent för huvudaktiviteten.

Roligt grannskap, eller hur? I samma grupp med assistenten finns en inspektör för kontroll över utförandet av order. Många sekreterare känner till denna kontroll på egen hand, eftersom de själva utför den.

Sajten http://www.etks.info/ säger att administrativ och ledande personal och personal inom närstående yrken löser administrativa och samordningsfrågor i organisationers verksamhet och deras strukturella avdelningar, underhåller dokumentation och informationsstöd.

Deras ansvar inkluderar:

• bedriva företagskorrespondens, protokoll och annan administrativ dokumentation;
• planera och organisera möten, affärsmöten och resor;
• komma överens om tidpunkten för olika händelser, övervaka deras efterlevnad;
• bistånd till chefer och anställda i att lösa frågor av administrativ och organisatorisk karaktär;
• utarbetande av utkast till kontrakt, avtal, förhandlingar, organisation av mottagning av besökare och anställda;
• fullgörande av relaterat ansvar;
• övervakning av andra arbetare.

Hur många ansvar från den här listan utför du? Vad heter din titel? "Sekreterare"? "Kontors chef"? "Assistentchef"?

Om vi ​​kommer ihåg att en sekreterares arbete traditionellt är uppdelat i dokumentära och icke-dokumentära tjänster, och de flesta av oss utför uppgifter från listorna för båda grupperna ("sekreterare" och "administrativ och ledande personal"), kan vi avsluta att utifrån ansvar är de flesta av oss verkställande assistenter.

Vad betyder det? Varför speglar klassificeraren inte sådana positioner som "assisterande chef" eller "kontorschef"? Varför finns det i praktiken positioner, men de finns inte i klassificeraren? Kanske är det föråldrat eller sammanställarna inte brydde sig om att förstå situationen på den moderna arbetsmarknaden?

Naturligtvis är denna klassificerare något konservativ. Men stavningsordböcker är också konservativa. Människor talar och skriver annorlunda, men det finns vissa regler, en norm som accepteras av specialister, och läskunniga personer styrs av den. Alla instruktioner, klassificerare och andra officiella dokument som utvecklats av specialister innebär att det finns en idealisk organisation där sekreteraren behandlar dokument, inspektörer kontrollerar deras utförande och visumstöd och arbete med delegationer är protokolltjänstens ansvar.

Tänk inte att detta inte händer. Så är arbetet med många stora statliga myndigheter och företag, förvaltningar och fabriker uppbyggt. För det första, eftersom de har funnits i mer än ett dussin år och i sin verksamhet styrs de av arbetsbeskrivningar och regler som utvecklats tillbaka i Sovjetunionen, när det var svårt att föreställa sig situationen "vem gick till skogen, som köpte ved". För det andra har en sådan arbetsfördelning mycket att göra med sekretess. Till exempel i fabriker som utför militära order har exekutivsekreterare inte tillgång till Internet och de lämnar sina mobiltelefoner i ett kassaskåp vid ingången. I en sådan situation är det svårt att söka information eller beställa biljetter. Detta görs av enskilda specialister som har tillgång till webben.

Dessutom är det en sak om sekreteraren i ett företag där hundra personer arbetar är ”en schweizare, en skördare och en spelare”, och en helt annan när företaget har flera tusen anställda. I det här fallet är de flesta arbetsprocesserna strikt reglerade och centraliserade. En specialist kan inte ansvara för dem, det finns hela avdelningar.

förresten

När det gäller förekomsten av vid första anblicken föråldrade namn (till exempel "sekreterare-maskinskrivare"), finns det i vårt land än idag organisationer där vissa dokument bara skrivs ut på en skrivmaskin (på grund av sekretess). Dessutom indikerar förekomsten av ordet "maskinskrivare" i denna definition oftast en stor mängd arbete som är specifikt associerat med förberedelse av dokument. I sovjettiden var det maskinskrivare som utförde detta arbete, och i stora företag med centraliserat kontorsarbete har detta bevarats än idag.
Kan denna position kallas, säg "PC -operatör"? Naturligtvis gör många företag detta. Men varför, om i massmedvetandet redan en viss ansvarsförteckning har tilldelats detta koncept? Språket gillar inga konstgjorda innovationer. När denna term förlorar sin relevans kommer den att försvinna.

Varför finns det i praktiken sekreterare som utför både referenter och inspektörers uppgifter för att kontrollera utförandet av dokument och till och med översättare? Eftersom teori alltid skiljer sig från praktiken. Företag, särskilt små, försöker främst spara pengar genom att tilldela en anställd många olika ansvarsområden. En av mina kollegor gav följande definition av sekreterartjänsten: ”en person som gör vad andra anställda inte vill göra”. Tja, det händer också. Dessutom, som vi redan har sagt, är skillnaden i ansvarsområden ofta förknippad med omöjligheten att gå in i en viss enhet i bemanningsbordet, liksom en bristande förståelse av arbetsgivare för de graderingar som finns inom yrket.

Jämför ansvar

Låt oss se vad arbetsgivaren menar med det eller det namnet. För att göra detta, gå till webbplatser för jobbsökning. Låt oss välja flera tillkännagivanden med namnen: "sekreterare", "sekreterare-assistent", "assisterande chef", "kontorschef", välj tre för varje grupp och jämför listorna över utförda uppgifter (vi kommer inte att duplicera uppgifter som upprepas i olika lediga platser).

Kontors chef

1. Utförande av huvudorder.
2. Kontorslivsstöd.
3. Hjälp att planera chefens arbetstid.
4. Beredning och genomförande av korrespondens och intern dokumentation.
5. Mottagning av gäster och besökare av chefen, organisering av möten och förhandlingar.
6. Kommunikation med kunder på kontoret, vilket skapar en vänlig och mysig atmosfär för dem. Författarens anmärkning: denna arbetsgivare bestämde sig för att spara pengar på kontoansvarig.
7. Ta emot samtal till reklamlinjen och överföra dem till önskad avdelning.
8. Kontroll av ordning och renlighet på kontoret.
9. Systematisering och klassificering av dokument och information, vilket leder dem till de närmaste utförarna. Författarens anmärkning: som om det här är kontorsarbetet? Men nej, i denna vakans anges det på en separat rad.
10. Att föra information från kunder till chefernas uppmärksamhet.
11. Uppfyllande av instruktioner från kontorspersonal för utförande och överföring av nödvändiga instruktioner och information.
12. Kontrollera att pappersarbetet är korrekt i enlighet med de fastställda kraven vid anställning av nya medarbetare. Notera: Jag visste att det inte fanns någon HR -officer i företaget!
13. Utför kopierings- och kopieringsarbeten.
14. Fråga om fullmakter.
15. Upprätthålla en tidrapport. Författarens anmärkning: Definitivt ingen HR -officer!
16. Utförande av dokument och upprättande av rapporter om utgifter för medel för ekonomiska behov.

Sekreterare

1. Organisation av dokumentflöde, affärskorrespondens.
2. Utförande av huvudorder.
3. Utarbetande av nödvändig dokumentation och rapportering.
4. Organisation och samordning av möten, förhandlingar, möten.
5. Organisation av affärsresor (beställning av flyg- och tågbiljetter, transfer, bokning av hotell, etc.).
6. Ordna partnerns ankomst (hotellbokningar, transfer etc.).
7. Mottagning och distribution av inkommande samtal.
8. Stödjer kontorslivet.
9. Genomförande av order från ledningen (sökning efter information, upprättande av rapporter, kommunikation med råvaruleverantörer, ofta på engelska).
10. Tillhandahållande av post- och kurirutskick.
11. Tillhandahållande av intrakorporerat dokumentflöde.
12. Post.
13. Administrativt stöd för huvudet.
14. Kontroll över genomförandet av instruktioner från ledningen.
15. Arbeta med kontorsutrustning.
16. Utarbetande av organisatoriska och administrativa dokument.

Sekreterare-assistent

1. Organisering av kontorslivet.
2. Mottagning och distribution av samtal.
3. Mottagning av besökare.
4. Organisation av möten och förhandlingar.
5. Organisation av affärsresor (bokning och bokning av biljetter, hotell, taxi, visumstöd).
6. Affärskorrespondens.
7. Skicka och ta emot post, utfärda fullmakter.
8. Kontorsarbete.
9. Utförande av instruktioner från ledningen.
10. Arbetar med en budtjänst.
11. Interaktion med divisioner i företaget.
12. Upprätthålla ordning på kontoret, en vänlig atmosfär.
13. Ger administrativt stöd för direktörens dagsschema.
14. Kontroll över genomförandet av order och godkännande av dokumentation initierad av direktören.
15. Utarbetande av organisatorisk och administrativ dokumentation.

Assisterande chef

1. Ta emot inkommande / utgående samtal.
2. Arbeta med post / korrespondens, företagskorrespondens.
3. Informationsanalys, datainsamling, rapportering.
4. Kommunikation med avdelningschefer.
5. Utförande av order från huvudet inom en given tidsram.
6. Övervakning av snabb genomförande av order / serviceuppdrag.
7. Medföljande affärsresor (visumbehandling, bokning av järnvägs- och flygbiljetter, transfer, hotell, evenemang, utflykter).
8. Organisation och stöd för mottagning av ledningen för företaget av delegationer, besökare, organisering av möten, förhandlingar, presentationer.
9. Kontrollera utgifterna för brevpapper, vid behov, beställ.
10. Registrering, lagring av original av information och organisations- och administrativa dokument.
11. Kontorslivsstöd.
12. Kontorsarbete, dokumentflöde.
13. Registrering av inkommande, utgående, intern dokumentation.
14. Hjälp att planera chefens arbetsdag.

Som du kan se har proffsen på dessa positioner många liknande ansvar. Alla är engagerade (eller deltar) i livsstödet på kontoret, tar emot och distribuerar samtal, organiserar arbetsflödet och utför order från huvudet.

Titta på listorna över ansvar för sekreteraren, exekutivsekreteraren och assisterande chefen. De är nästan identiska. Om inte ett av företagen också förväntar sig analytiskt arbete från assistenten. Positionen som kontorschef är något utöver det vanliga, från vilka arbetsgivare förväntar sig att utföra funktioner som personal- och arbetsinspektör. Och kanske är han den enda som inte förväntas hjälpa ledaren (eller är det helt enkelt inte angivet i annonsen?). Vi kan med säkerhet säga att chefsassistenten kommer att behöva hjälpa chefen, vilket inte befriar honom från behovet av att "stödja" kontoret.

Innan vi drar slutsatser, låt oss vända oss till ytterligare en parameter: vad är arbetsgivarens krav på specialisterna på dessa positioner (tabell 2).

Tabell 2

Krav från arbetsgivaren för kontorschef, sekreterare, sekreterare-assistent, biträdande chef

Tja, arbetsgivare slumpmässigt utvalda av oss kräver inte snygg utseende och högre utbildning från en kontorschef. Enligt vår mening ser de inte stor skillnad mellan en sekreterare och en kontorschef. Kraven för de tre andra positionerna, liksom de utförda arbetsuppgifterna, är nästan identiska. Bara från assistentchefen vill de ha erfarenhet av att arbeta som personlig assistent, samtidigt som de inte glömmer förmågan att arbeta i ett team (det är ingen hemlighet att många assistenter tenderar att bryta sig loss från teamet - detaljerna i arbetet kräver det) .

Naturligtvis, vid intervjun visar det sig att hälften av ansvaret helt enkelt "glömdes" att skriva, och från någon annanstans kommer två dussin krav på kandidaten att dyka upp. Men på det stora hela är trenden tydlig: arbetsgivaren ser kontorschefen som en person som kommer att ta hand om kontoret, alla anställda och till och med kunder. Men det är inte så stor skillnad mellan sekreteraren, assisterande sekreteraren och assisterande chefen.

Det vill säga, teori och denna gång avvek från praktiken. Det är klart för oss att sekreteraren bör utföra, låt oss säga, teknisk funktionalitet (arbeta med dokument, etc.), och chefens assistent eller assistent bör utföra mer komplexa funktioner (skriva affärsbrev, skriva analytiska recensioner, etc.). Jag känner bara till ett företag där ansvar fördelas på detta sätt. Men hon är från kategorin ideal. I praktiken är denna uppdelning undantaget snarare än regeln.

Jag misstänker att arbetsgivare i de flesta fall helt enkelt vill spara pengar genom att anlita en specialist som kombinerar flera funktioner. Dessutom är det fortfarande ett krångel att införa ytterligare enheter i bemanningsbordet.

Varför är det vanligaste namnet på denna grupp av administrativa tjänster just "sekreterare"? För det första eftersom alla har hört talas om det länge. För det andra, teoretiskt kan chefsassistenten vägra att hjälpa avdelningens anställda, och sekreteraren har ingenstans att ta vägen. För det tredje vet inte alla vem denna mystiska "referent" är, så det är bättre att inte skapa onödiga komplikationer med terminologi.

Uppenbarligen är den tyst accepterade uppdelningen, som sätter chefsassistenter högre än sekreterare eller verkställande sekreterare, i själva verket en formalitet. Utan tvekan låter "assisterande regissör" mer solid än "regissörens sekreterare". Detta är kanske hela skillnaden. Arbetsgivaren är mer intresserad av dina personliga egenskaper och arbetserfarenhet än vad som står i din arbetsbok. Naturligtvis slutade vi aldrig med förvirringen i positionerna. Men för dem som är oroliga för det faktum att hans position kallas "sekreterare" med alla utförda arbetsuppgifter, råder vi dig att kasta alla komplex och på frågan om vem du arbetar, svarar du stolt: "Sekreterare ".