Нові правила заповнення графіка відпусток. Графік відпусток і правила його складання. Що робити, якщо співробітник влаштувався після складання графіка відпусток

Складання графіка відпусток - обов'язок усіх роботодавців, незалежно від чисельності співробітників в компанії. Цей документ регламентує черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році і містить відомості про час розподілу відпочинку співробітників (). При його складанні враховуються побажання працівників і особливості робочого процесу. Встигнути скласти графік відпусток роботодавці повинні до 17 грудня.

Особливості складання графіка відпусток

Процедура складання графіка відпусток може бути встановлена ​​в колективному договорі, або інших локальних нормативних актах. Причому Роструд вважає, що графік відпусток в кожному структурному підрозділі може бути свій. Особливо це актуально для великих компаній, в яких працюють сотні або тисячі співробітників. В цьому випадку підготовкою проектів графіків займаються керівники підрозділів, а потім передають документ кадровикам, які зі свого боку формують зведений єдиний графіквідпусток.

За прийнятим правилом в графіку відпусток повинна міститися інформація про час і тривалості відпустки кожного співробітника, який працює за трудовим договором.

Як правило, тривалість відпустки залежить від кількості днів відпустки, на які співробітник має право, і від кількості днів невикористаної відпустки за станом на 1 січня 2020 року.

При складанні графіка відпусток не варто забувати про новачків, які на початок календарного року не відпрацювали шести місяців. Як ми знаємо, право на використання відпустки за перший рік роботи виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи у конкретного роботодавця. Тому при складанні графіка важливо врахувати, щоб новачки до кінця 2019 роки змогли скористатися належними днями відпочинку.

1. Співробітники, які ми можемо претендувати на оплачувану відпустку за заявою до закінчення шести місяців безперервної роботи.

• жінки - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього;
• працівники молодше 18 років;
• працівники, які всиновили дитину у віці до 3-х місяців.

Згідно, за бажанням працівника щорічну відпустку йому може бути надано в період знаходження його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, незалежно від часу його безперервної роботи у роботодавця.

2. Сумісники.

Згідно відпустку сумісників надається одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Якщо на роботі за сумісництвом працівник не відпрацював шести місяців, то відпустка надається авансом.

3. Багатодітні співробітники з дітьми до 12 років.

Доповнив Трудовий кодекс. Тепер роботодавцям потрібно враховувати, що батьки 3-х і більше дітей віком до 12 років мають право брати щорічну оплачувану відпустку за власним бажанням у зручний для них час.

У уточнюється, що вік дітей розраховується на рік надання відпустки. Це означає, що якщо на початок року надання відпустки багатодітний співробітник мав право використовувати відпустку у зручний час, то це право за ним зберігається навіть в тому випадку, якщо на момент початку відпустки старшій дитині вже виповниться 12 років.

В огляді актуальних питань за лютий 2019 року Роструд розглянув питання про те, чи може працівник, який має трьох дітей віком до 12 років, брати відпустку у зручний час частинами. На думку експертів, право на використання відпустки у зручний час не означає права на поділ відпустки на частини за бажанням працівника. Такий поділ відповідно до можливо тільки за згодою сторін. При цьому одна з частин відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів.

4. Ветерани, працівники, нагороджені нагрудним знаком «Почесний донор Росії», співробітники, які виховують дитину-інваліда віком до 18 років, дружини військовослужбовців.

Як вказувати дату початку відпочинку у графіку відпусток

Роструд вважає, що вказівка ​​в графіку тільки місяці відпустки, без точних дат початку і закінчення відпочинку, неправомірно.

Про право перенесення відпустки на наступний рік

Цілком можливо, що при складанні графіка відпусток на 2020 рік якийсь працівник направить до вас заяву з проханням не надавати йому відпустку в наступному році, а перенести його на 2021 рік. На це прохання потрібно відповісти відмовою. Так радять вчинити експерти Роструда.

Вони посилаються на те, що щорічна оплачувана відпустка повинна надаватися щороку. А якщо перенесення і допускається, що тільки у виняткових ситуаціях (), до яких відносяться, наприклад, виробнича необхідність і тимчасова непрацездатність працівника.

Форма для графіка відпусток

При оформленні графіка відпусток можна використовувати (). На етапі планування відпусток слід заповнити графи з 1 по 6.

У графу 6 вноситься дата початку відпустки співробітників, в тому числі тих, хто має право брати відпустку в будь-який зручний для них час.

Графи 7, 8 і 9 не заповнюються. Дані в них носиться від руки протягом року, у міру відходу працівників у відпустку.

Роструд рекомендує внести в форму додаткову графу «з графіком ознайомлений» або скласти лист ознайомлення, який буде додатком до графіка відпусток. Не варто забувати про те, що згідно про час початку відпустки кожен працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку.

До моменту затвердження графік відпусток є всього лише проектом. Після того, як його завізували керівник кадрової служби та керівники структурних підрозділів, документ направляється в профспілкову організацію (). Його підтвердження виражається в форматі виписки з протоколу засідання профспілкового комітету. Але сьогодні профспілка є далеко не в кожній компанії. Тоді в формі в рядку грифа узгодження потрібно про це зробити позначку.

З затвердженим графіком відпусток співробітників необхідно ознайомити під розпис. Документ слід:

• зберігати в бухгалтерії і відділі кадрів;
• вивісити в зручному місці для ознайомлення;
• вислати в структурні підрозділи компанії (копії графіка).

Якщо роботодавець попередив працівника про настання відпустки пізніше, ніж за два тижні до його початку, працівник має право подати письмову заяву з вимогою про перенесення відпустки на інший узгоджений термін. При цьому він може не писати заяву на ім'я роботодавця про надання йому відпустки, якщо використовує його відповідно до графіка.

Є кілька випадків, коли працівник зобов'язаний подавати заяву про надання відпустки:

• відпустку використовується раніше шести місяців безперервної роботи у роботодавця;
• відпустку використовується раніше шести місяців безперервної роботи на підставі угоди з роботодавцем;
• працівник відноситься до однієї з категорій, яким роботодавець зобов'язаний надавати відпустку у зручний час.

Зміна графіка відпусток

Оскільки графік відпусток відноситься до обов'язкових документів не тільки для роботодавця, але і для працівника, то в разі внесення в нього змін потрібно угоду сторін.

Щоб в формі Т-7 зафіксувати перенесення відпусток в поточному календарному році, використовуються графи 7-9.

Графу 10 ( «примітки») слід використовувати в наступних випадках:

• коли відпустку або його частини переносяться відповідно до причини, зазначеної в - надання відпустки може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації;
• коли відпустку або його частини переносяться з причини, зазначеної в - і перенесення відпустки на наступний календарний рік.

Як правило, протягом року в компанії з'являються нові співробітники. У зв'язку з цим нерідко виникає питання: що робити, якщо людина вчинила на роботу вже після затвердження графіка відпусток? Роструд спирається в цьому питанні на правозастосовчу практику і наводить на своєму офіційному сайті два варіанти:

• внести зміни до зведеного графік відпусток;
• скласти додатковий графік і долучити його до зведеного.

Штраф за відсутність графіка відпусток

Відсутність графіка відпусток є адміністративним правопорушенням, за вчинення якого передбачено заходи відповідальності () - попередження або накладення адміністративного штрафу:

• на посадових осіб в розмірі від 1 000 до 5 000 руб .;
• на підприємців - від 1 000 до 5 000 руб .;
• на юросіб - від 30 000 до 50 000 руб.

Залишилося трохи більше місяця, щоб скласти і затвердити графік відпусток. Як правильно його підготувати і які моменти при цьому слід врахувати, розповімо в статті.

СКЛАДАТИ АБО НЕ СКЛАДАТИ?

У багатьох організаціях графік відпусток не становлять, працівники йдуть у відпустку за погодженням з керівником. Ця практика порушує права працівника, оскільки він позбавлений можливості планувати час відпочинку і організувати його найбільш ефективним чином. Іноді співробітник взагалі не може скористатися гарантованим правом на відпочинок протягом календарного року.

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

Складання графіка відпусток наказано Трудовим кодексом (ч. 1 і 2 ст. 123 ТК РФ). Графік відпусток відноситься до тих документів, які перш за все перевіряють співробітники Рострудинспекции. Якщо в організації його немає, за недотримання трудового законодавства роботодавця можуть оштрафувати на суму від 30 000 до 50 000 руб. або призупинити діяльність компанії на термін до 90 діб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Навіщо роботодавцю графік відпусток

Складання графіка відпусток не тільки забезпечує право працівників на щорічний відпочинок, а й дає ряд переваг роботодавцю.

По-перше, якщо відпустка надається відповідно до графіка, це дозволяє завчасно його оформити і підготуватися до оподаткування податком на прибуток. Вони видаються не менше ніж за три дні до початку відпустки (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

По-друге, у роботодавця при необхідності буде час знайти заміну іде у відпустку співробітнику.

По-третє, графік дозволяє контролювати своєчасність надання працівникам відпусток. За умови його дотримання у сот копалень не будуть накопичуватися НЕ відгуляли відпустки.

З ЧОГО ПОЧАТИ

Перш ніж скласти графік відпусток, необхідно врахувати:
-положення чинного законодавства РФ про відпустки;
-специфіка діяльності організації (наприклад, наявність шкідливих або небезпечних умов праці, що дають право на додаткову відпустку, розподіл штатних співробітників по підрозділах, можливість взаємозамінності, плани розвитку (згортання) виробництва);
-побажання працівників.

Право на відпустку

Тривалість щорічної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на його використання у співробітника виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи в одного роботодавця (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИКЛАД 1.

Інженер Н.А. Гайкин приступив до роботи 23 квітня 2008 ро ку. З якого дня він має право взяти перший відпустку?

РІШЕННЯ.Право на відпустку за перший рік роботи виникне у Н.А. Гайкин 23 жовтня 2008 року.

Графік відпусток складається на черговий календарний рік (з 1 січня по 31 грудня) з урахуванням того, коли почався робочий рік кожного співробітника. Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час відповідно до черговості, встановленої графіком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИКЛАД 2.

Інженер Н.А. Гайкин, що приступив до роботи 23 квітня 2008року, в 2008 році не скористався правом піти у відпустку. У графіку відпусток на 2009 рік заплановано три відпускних періоду для цього працівника:
- з 12 січня 2009 року - 28 календарних днів за 2008 рік;
- з 16 березня 2009 року - 14 календарних днів за 2009 рік;
- з 31 серпня 2009 року - 14 календарних днів за 2009 рік.

Чи правильно складено графік відпусток?

РІШЕННЯ.Неправильним є надання відпустки за робочий рік, який ще не почався (його початок припадає на 23 квітня 2009 року), оскільки він надається за відпрацьований, так званий робочий, а не календарний рік.

Перший відпустку з 12 січня 2009 року буде правомірно надано за період з 23 квітня 2008 року по 22 квітня 2009 року.

Другий відпустку на 14 календарних днів з 16 березня 2009 року заплановано неправомірно, оскільки період, за який він надається (другий робочий рік з 23 квітня 2009 року по 22 квітня 2010 року), до моменту початку відпустки ще не настане. У працівника не виникне права на відпустку за другий робочий рік.

Відпустка з 31 серпня на 14 календарних днів заплановано правомірно, оскільки відповідно до трудового законодавства відпустку за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час цього робочого року.

Необхідно внести зміни в графік відпусток і перенести дату початку другого періоду відпусток на більш пізній час (після 23 квітня 2009 року).

відпускної стаж

Відповідно до частини 1 статті 121 трудового кодексудо стажу роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, включається:
-час фактичної роботи;
-час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада);
-час вимушеного прогулупри незаконне звільненняабо відсторонення від роботи й наступному поновленні на колишній організації;
-період відсторонення від роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медичний огляд(Обстеження) не зі своєї вини;
-час надаються на прохання працівника відпусток без зі зберігання заробітної плати, Що не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

Зверніть увагу: в попередній редакції статті 121 Трудового кодексу говорилося, що час відпустки за свій рахунок не включається до трудового стажу, якщо його загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року. Фахівці тлумачили це по-різному. Одні вважали, що, якщо загальна кількість відгулів, узятих працівником за свій рахунок, перевищило 14 днів, вони повністю не враховуються при розрахунку стажу. Інші наполягали, що потрібно виключити лише дні починаючи з 15-го. В нової редакціїця неясність усунена: тепер чітко вказано, що в стажі роботи не враховуються відпустки за свій рахунок, що перевищують 14 днів.

У стаж роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, не включається час (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
-Відсутність співробітника на роботі без поважних причин;
-отпусков по догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку.

У стаж роботи, що дає право на щорічні додаткові оплачувані відпустки за роботу із шкідливими (небезпечними) умовами праці, включається лише фактично відпрацьований у відповідних умовах час (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Відпускної стаж впливає на момент завершення чергового робочого року. Якщо працівник, наприклад, брав тривалу відпустку за свій рахунок, закінчення робочого року зрушиться на кількість календарних днів, що перевищує 14.

Якщо останній день робочого року переноситься на більш пізній термін, кількість календарних днів щорічної оплачуваної відпустки, на яке може претендувати працівник, змінюється. Якщо відпускної стаж не переривається, то після закінчення робочого року співробітник зможе відгуляти 28 календарних днів. В іншому випадку йому належить менше відпускних днів. Як їх розрахувати? Особливою методики для цього не передбачено. На практиці використовується два варіанти.

Перший варіант. Спочатку потрібно визначити кількість повних місяців, які включаються в відпускної стаж за певний робочий рік. За кожен з них працівникові покладається 2,33 дня відпустки (28 календ. Дн.: 12 міс.). Складність виникає при розрахунку днів відпустки, які покладаються співробітникові за неповністю відпрацьований місяць робочого року. В цьому випадку можна застосувати інший спосіб розрахунку.

Другий варіант. Він дає можливість більш точно розрахувати кількість днів відпустки, на які працівник має право у визначений момент. Розрахунок будується не на основі календарних місяців, а виходячи з календарних днів. Визначається кількість календарних днів, що припадають на відпрацьоване протягом робочого року час. У повністю відпрацьований робочий році - 365 (366) календарних днів. За цей час працівник має право 28 календарних днів відпустки. Якщо в робочому році були періоди, що виключаються з відпускного стажу, то співробітник має право на меншу кількість календарних днів відпустки. Наприклад, 326 календарних днів з 365 можливих, що припадають на відпрацьоване в робочому році час, дають право на 25 календарних днів від пуску (28 календ. Дн.: 365 календ. Дн. X 326 календ. Дн.). Розглянемо приклад.

ПРИКЛАД 3.

К.С. Бубликів надійшов на роботу в ТОВ «Ласощі» 2 травня 2007 року. У червні 2008 року він перебував у неоплачуваній відпустці тривалістю 20 календарних днів.

С2 травня 2009 року працівник планує піти у відпустку. Необхідно визначити, скільки календарних днів відпустки належить працівнику за станом на 1 травня 2009 року включно, якщо відпустка за перший робочий рік він використовував повністю.

РІШЕННЯ.Перший робочий рік співробітника закінчилася 1 травня 2008 року. За цей період він використав щорічну оплачувану відпустку в повному обсязі.

Тепер потрібно з'ясувати, коли закінчиться другий робочий рік. Якби К.С. Бубликів не брав відпустку без збереження зарплати в 2008 році, другий робочий рік закінчився б 1 травня 2009 року. Але в даній ситуації робочий рік зрушиться на шість календарних днів (20 календ. Дн. - 14 календ. Дн.). Тобто 14 календарних днів відпустки за свій рахунок не виключаються з стажу. Таким чином, за період с 2 травня 2008 року по 1 травня 2009 року відпускної стаж співробітника складе 359 календ. дн. (365 календ. Дн. - 6 календ. Дн.).

За один календарний день, що припадає на відпрацьоване час у другому робочому році, співробітник заробив 0,0767 дня відпустки (28 календ. Дн.: 365 календ. Дн.). Отже, за 359 календарних днів працівник має право 27,54 календарного дня відпустки (359 календ. Дн. X 0,0767 дн.). Фактично співробітнику можна надати 27 календарних днів відпустки, оскільки 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) До зазначеної дати він ще не заробив.

Тривалість відпустки збільшується

Тривалість відпустки, планованого на наступний календарний рік, залежить не тільки від дати виникнення відповідного права і відпускного стажу. До розрахованої тривалості щорічної оплачуваної відпустки слід додати не використане працівником кількість календарних днів відпустки за попередній період.

Крім того, необхідно врахувати, що деякі працівники мають право на додаткові оплачувані відпустки (ст. 116-119, 173- 176 і 350 ТК РФ). Відповідно до частини 2 статті 120 Трудового кодексу при обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з щорічною основною оплачуваною відпусткою. Це означає, що в графіку від пусків вказується загальна тривалість оплачуваної відпустки.

ЧАС ВІДПУСТКИ ВИБИРАЄ ПРАЦІВНИК

Деяким працівникам роботодавець зобов'язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час (навіть до закінчення шести місяців з початку роботи у даного роботодавця). Перелік таких осіб наведено в таблиці на стор. 1, стор. 2.

Враховується специфіка ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ

Як правило, працівники хочуть відпочивати влітку або на початку осені. Але при складанні графіка відпусток роботодавець повинен не тільки враховувати побажання співробітників, але і забезпечити безперервну роботу організації. З цієї причини керівник вправі рівномірно розподіляти від пуску працівників організації протягом всього року. Він може встановити, що протягом кожного місяця у відпустках може перебувати не більше 8,33% персоналу (100%: 12 міс), або застосувати іншу підставу розподілу часу початку відпусток. Має сенс встановлювати якусь черговість відпусток серед працівників споріднених професій (посад) одного підрозділу, наприклад серед продавців магазину, фахівців відділу, робітників однієї спеціальності окремого цеху (ділянки).

Враховуємо побажання працівників

У деяких випадках при підготовці графіка роботодавець має можливість врахувати побажання працівників з приводу планування відпустки.

Форма, в якій працівники можуть висловити свої побажання щодо дати початку відпустки, поділу його на частини і перенесення, законодавчо не встановлена, тому кадрова службавирішує це питання самостійно. Можна попросити працівника написати заяву із зазначенням передбачуваної дати початку відпустки в довільній формі. Це зручно, коли в організації чисельність працівників невелика (до 20 осіб) (див. Зразок заяви).

Безпосередній начальник працівника повинен поставити на заяві свою візу.

В організації з великою чисельністю співробітників зручніше складати відомість планування відпусток по кожному підрозділу. У ній потрібно передбачити вільні графи, в яких працівники можуть викласти свої побажання (див. Зразок відомості).

СКЛАДАЄМО ГРАФІК ОТПУСКОВ

Графік складається за уніфікованою формою № Т-7, затвердженої наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1.

Відомості про час розподілу відпусток працівників усіх структурних підрозділів на календарний рік відображаються в графіку по місяцях відповідно до Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженими наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1.

Графік відпусток повинен бути затверджений не пізніше ніж за дві які поділи до настання календарного року (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, графік на 2009 рік - не пізніше 17 грудня 2008 року.

Графік підписується керівниками кадрової служби та структурних підрозділів і затверджується керівником організації або уповноваженим на те особою.

Якщо в організації є профспілковий орган, графік узгоджується з ним в обов'язковому порядку (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок врахування думки виборного органу працівників встановлений в статті 372 Трудового кодексу.

Термін зберігання графіка - один рік (ст. 356 розд. 8 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархивом від 06.10.2000).

Які види відпусток відображаються в графіку

Додаткові щорічні оплачувані відпустки.Крім основних щорічних відпусток у графіку відображаються додаткові щорічні оплачувані відпустки.

Зверніть увагу: додаткові відпустки без збереження заробітної платні в графіку не відображаються. Категорії осіб, які мусять таку відпустку, перераховані в статті 263 Трудового кодексу.

Невідгуляні відпустки.Відпустки, які не були використані працівниками протягом поточного року, в тому числі і перенесені на наступний рік, також враховуються при складанні графіка.

Відпустки, надані зовнішнім сумісникам. Про можливості обліку таких відпусток у графіку в Трудовому кодексі не йдеться. Але якщо зовнішній сумісник повідомить про дату початку відпустки на основній роботі, то кадрова служба врахує це при складанні графіка, а роботодавець зможе вирішити, коли надати відпустку іншим співробітникам.

Заповнюємо форму № Т-7

На етапі планування відпусток співробітник кадрової служби заповнює лише графи 1-6 форми № Т-7.

Найменування посад в графі 2 вказуються відповідно до штатного розкладу. Якщо в організації працівникам не присвоюються табельні номери, графа 4 не заповнюється.

Графи 7, 8 і 9 заповнюються від руки в міру відходу працівників у від пуск. У графі 7 позначки робляться після фактичного закінчення відпустки. У графі 8 вказується документ, на підставі якого відпустку переноситься (особиста заява працівника, наказ керуєте ля про перенесення відпустки у зв'язку з виробничою необхідністю і т. П.).

Див. Приклад заповнення графіка відпусток.

Зверніть увагу: в графіку відпусток повинно бути відображено час відпусток всіх без винятку працівників, в тому числі і мають право на відпустку в будь-який зручний для них час. Дата початку відпустки таких працівників вказується в графі 6 графіка, а її зміна фіксується в графах 8 і 9.

Знайомимо ПРАЦІВНИКІВ до графіка відпусток

Роботодавець зобов'язаний не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки сповістити про це працівника під розпис (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Що б працівник міг заздалегідь спланувати свій відпочинок, затверджений графік відпусток також можна довести до його відома одним із таких способів.

Внести доповнення до форми № Т-7.Щоб поінформувати працівників про початок відпустки, графік відпусток можна доповнити графою 11, в якій співробітники будуть ставити позначки про те, що дата початку від пуску їм відома.

Cм. зразок наказу про внесення змін до форми «Графік відпусток».

Скласти повідомлення.Ознайомити працівників про дату початку щорічної оплачуваної відпустки можна і за допомогою повідомлення (листа ознайомлення), складеного в довільній формі. Така заява повинна бути додатком до графіка відпусток (див. Зразок повідомлення).

Вносяться зміни до ФОРМУ № Т-7

Відповідно до частини 2 статті 123 Трудового кодексу затверджений графік від пусків обов'язковий для виконання як роботодавцем, так і працівниками. Однак за угодою сторін дата початку відпустки може бути змінена.

Кожна зміна має відображатися у відповідних графах форми № Т-7. Зміни вносяться з дозволу особи, яка затвердила графік, або уповноваженої ним особи.

Зміна дати початку відпустки з ініціативи працівника

Перенесення дати.Якщо працівника не влаштовує час відпустки, встановлене в графіку, він може попросити роботодавця змінити його. У цьому випадку співробітник повинен написати заяву в довільній формі. Якщо керівник згоден на перенесення відпустки, він ставить на заяві свою резолюцію. Cм. зразок заяви про перенесення відпустки з ініціативи працівника.

Розбивання відпустки на частини.Іноді працівник не хоче використовувати всі 28 календарних днів відпустки, а вважає за краще розбити відпустку на частини.

У цьому випадку працівник також повинен написати заяву в довільній формі, на підставі якого в графік відпусток вносяться необхідні зміни.

Видаємо наказ.На підставі заяви працівника керівник організації видає наказ або про внесення змін до графіку відпусток, або про внесення змін до наказу про надання працівнику чергової щорічної оплачуваної відпустки.

У наказі необхідно вказати:
-на якій підставі переноситься відпустку (на прохання співробітника, в зв'язку з його хворобою і т. д.);
-на який термін він переноситься.

Зверніть увагу: в деяких випадках наказ керівника про перенесення або продовження відпустки не потрібен. До них відносяться (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
тимчасова непрацездатність працівника, яка настала під час відпустки;
-виконання працівником під час відпустки державних обов'язків, якщо для цього законом передбачено звільнення від роботи.

Вносимо зміни в графік.Для відображення перенесення відпусток в поточному календарному році в формі № Т-7 використовуються графи 8-9.

Реквізити наказу керівника про зміну дати початку відпустки вказуються в графі 8 «Підстава перенесення відпустки» графіка.

Графу 10 «Примітка» працівник кадрової служби заповнює якщо:
-в поточному році відпустка працівнику не надавався (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
-працівникам був відкликаний з відпустки і його частина переноситься на наступний рік (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
-отпуск працівникові був продовжений (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В цьому випадку в графі 10 співробітник кадрової служби вказує підстави для відкликання з відпустки, його перенесення або продовження.

Зміна графіка відпусток з ініціативи роботодавця

Черговість надання відпусток може змінюватися і з ініціативи роботодавця, якщо, наприклад, те що працівника у відпустку в поточному робочому році може негативно позначитися на роботі організації (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Щоб дії роботодавця зі зміни графіка були правомірними, він повинен:
-Отримати письмову згоду працівників (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (див. зразок заяви про згоду працівника на перенесення відпустки);

-видає наказ або розпорядження про перенесення відпусток (див. зразок наказу).

Зверніть увагу: роботодавець зобов'язаний надати працівникові невикористану частину відпустки в будь-який зручний для нього час протягом поточного робочого року або приєднати до відпустки за наступний робочий рік (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А тепер розглянемо приклад заповнення графіка відпусток на 2009 рік.

ПРИКЛАД 4.

У ТОВ «Пастораль» працює дев'ять осіб. При плануванні відпусток на 2009 рік фахівець відділу кадрів з'ясував наступне:
-ні один із співробітників організації права на додатковий від пуск не має;
-працівників, які мають право на відпустку в будь-який зручний для них час, в компанії немає;
-в зв'язку з виробничою необхідністю головний бухгалтер Е.А. Овечкіна в 2008 році знаходилася у відпустці тільки 14 календарних днів;
—генеральний директорІ.В. Пастухов і менеджер відділу телефонних продажів Е.Л. Кролікова вирішили розбити щорічну відпустку на частини, з цього їх прізвища вписані в графік два рази.

Протягом 2009 року:
маркетологів А.Н. Гірський під час відпустки захворів, на підставі листка непрацездатності його відпустку був продовжений на п'ять днів;
-начальник відділу з обслуговування клієнтів І.Р. Баранов написав заяву про перенесення відпустки за сімейними обставинами;
-експедітор В.О. Струмків був відкликаний з відпустки в зв'язку з виробничою необхідністю.

Виборного профспілкового органу в ТОВ «Пастораль» немає, тому рядок, в якій відбивається його думку, не заповнюється. Додаткова графа 11 в графік не введена. Як графік відпусток повинен виглядати в кінці 2009 року?

РІШЕННЯ.Розглянемо, як потрібно заповнювати графік відпусток протягом року. Відзначимо, що працівники ознайомилися з датою початку відпусток, розписавшись у повідомленні. Цей документ співробітник кадрової служби доклав до графіку. Графік відпусток працівників ТОВ «Пастораль» наведено в таблиці.

На 2019 рік, щоб уникнути нарікань і штрафів з боку державного інспектора з праці? У статті ми пропонуємо вам практичний посібник, як правильно сформувати графік відпусток, зразок заповнення 2019, скачати стандартизований бланк документа.

Графік відпусток: ТК РФ про обов'язкові вимоги

Питання надання тих чи інших видів відпусток працівникам, розглядають норми Глави 19 Трудового Кодексу РФ.

Основні і додаткові відпустки надаються працівникам за графіком відпусток, ведення якого поставлено роботодавцю нормами ст. 123 ТК РФ. Згідно положень цієї статті:

наявність графіка є обов'язковим для роботодавця і працівника;

формування графіка на наступний робочий рік проводиться не пізніше ніж за два тижні до кінця поточного року;

графік формується з урахуванням побажань і за погодженням з працівниками і профспілкою (при його наявності).

Відсутність графіка загрожує роботодавцю штрафом за ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тис. Руб. для ІП і посадових осіб, 30-50 тис.руб. для юросіб.

Г рафік відпусток на 2014 рік необхідно затвердити не пізніше 17 грудня 2013 г. Ви дізнаєтеся, як зібрати відомості з співробітників про бажаних відпустки на наступний рік; як їх систематизувати і зістикувати; за якою формою складати графік відпусток (адже уніфікована форма № Т-7 Держкомстату більше не є обов'язковою); в якому порядку заповнюються відомості в графіку і як вони потім коригуються, якщо співробітники фактично йдуть у відпустку не в заплановані періоди.

Але найпоширенішим видом відпустки, який стосується всіх працівників, є щорічна оплачувана відпустка. Кожен співробітник вашої організації повинен (в ідеалі) піти в щорічну оплачувану відпустку в наступному році. Зрозуміло, що більшість хочуть відпочити влітку. Але не можуть же всі разом піти у відпустку - комусь треба залишитися і підтримувати працездатність організації. Ось і доводиться домовлятися між собою: хто йде влітку цього року, а хто в наступному, в якій черговості взаємозамінні співробітники будуть йти у відпустку, встигаючи передавати справи один одному, і щоб це було максимально зручно всім. Результати таких домовленостей фіксуються в графіку відпусток, який повинен бути складений на наступний рік не пізніше, ніж за 2 тижні до його початку (у 2013 році дата затвердження графіка відпусток на 2014 рік повинна бути не пізніше 17 грудня). При цьому варто враховувати, що:

• спочатку підготовлений проект графіка повинен пройти узгодження з виборним профспілковим органом вашої організації, якщо такий є (див. дату, зазначену цифрою 1 в Прімері 6);
• далі документ підписує керівник кадрової служби (цифра 2) і
• тільки після цього він затверджується керівником організації (цифра 3).

Хоча дати оформлення цих реквізитів можуть і збігатися.

Якщо в організації відсутній графік відпусток або він створений з порушенням чинного законодавства, то роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 15.27 КоАП РФ (про її санкції ми розповімо далі).

Хто не зможе потрапити в графік відпусток?

Щорічна оплачувана відпустка надається всім співробітникам, які працюють за трудовим договором, незалежно від терміну, на який його укладено (невизначений термін або строковий). На нього мають право також сезонні працівники та ті співробітники, чиї трудові відносини оформлені за сумісництвом.

Особам, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, щорічна оплачувана відпустка не надається, так як трудове законодавство і інші акти, що містять норми трудового права, На них не поширюються (ст. 11 ТК РФ).

Припустимо, в грудні 2013 року в вашій організації затвердять графік відпусток на 2014 рік, а в січні 2014 року або пізніше будуть прийняті на роботу нові співробітники. У них в 2014 році у Вашій організації буде йти тільки перший рік роботи - відпустки саме цих працівників в графіку не можуть бути відображені при його складанні. Тому алгоритм оформлення документів на надання щорічної оплачуваної відпустки має 2 варіанти (див. Схему 1):

• для надання відпустки за 2-й і наступні роки роботи у даного роботодавця на підставі затвердженого графіка відпусток та
• за 1-й рік роботи - на підставі заяви працівника та за погодженням із керівництва (в нестандартних випадках, які не могли бути заздалегідь заплановані в графіку відпусток, наприклад, при перенесенні відпустки у давно працюючих співробітників його нові дати теж визначаються по даному алгоритму).

схема 1

Комплект документів для оформлення щорічної оплачуваної відпустки

Згорнути Показати

Ключові аспекти

Щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 28 календарних днів(Ст. 115 ТК РФ). причому неробочі святкові дні, Що припадають на період щорічної оплачуваної відпустки, в число його календарних днів не включаються (ст. 120 ТК РФ). Тому багато хто намагається «захопити» такі дні в свою відпустку (див. Приклад 1).

приклад 1

Неробочі та святкові дні в період відпустки не включаються

Згорнути Показати

Припустимо, працівник бере відпустку тривалістю 14 календарних днів починаючи з 03.03.2014. Період відпустки виділено на календарі помаранчевої заливкою.

Якби в цей період не входив святковий день, то вийти на роботу людина повинна була б 17.03.2014 в понеділок.

Але 10 березня - неробочий день (на нього перенесено Міжнародний жіночий день 8 березня, яке в 2014 році припадає на суботу), тому він в число 14 календарних днів не входить і людина може вийти на роботу на день пізніше - у вівторок 18.03.2014 .

Але при цьому треба бути дуже обережним. Щоб продовжити свою відпустку за рахунок святкових днів, в заяві краще вкажіть не тільки період відпустки (дати його початку і закінчення), а й кількість календарних днів. В даному випадку слід написати: «Прошу надати мені чергову відпустку з 03.03.2014 по 17.03.2014 включно на 14 календарних днів».

У трудовому законодавстві передбачені категорії працівників, яким встановлена ​​інша тривалість відпустки:

• інваліди - не менше 30 календарних днів;
• педагогічні працівники- від 42 до 56 календарних днів;
• працівники у віці до 18 років - 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ);
• працівники, які уклали трудовий договір на термін до 2 місяців, отримують оплачувані відпустки або компенсацію при звільненні з розрахунку 2 робочих дня за 1 місяць роботи (ст. 291 ТК РФ);
• сезонним працівникам - 2 робочих дні за кожний місяць роботи (ст. 295 ТК РФ).

За загальним правилом право на відпустку у працівника виникає, якщо він пропрацював в організації безперервно не менше 6 місяців. Причому в ТК РФ не передбачено подання неповного щорічно оплачуваної відпустки, тобто пропорційно до відпрацьованого часу. Він надається в повному обсязі, встановленої тривалості (лист Роструда від 24.12.2007 № 5277-6-1). Таким чином, якщо працівник, відпрацювавши півроку, просить відпустку в розмірі 28 календарних днів, які покладаються за цілий рік роботи, роботодавець повинен його дати.

Право на наступні 28 календарних днів відпустки виникає у працівника після початку 2-го робочого року, а не з 1-го січня найближчого календарного року. Такий порядок закріплений в ст. 122 ТК РФ, тому що робочий рік починається з дня надходження людини на роботу на підставі трудового договору(Це наочно показано в Прімері 2). Однак відпустку за 2-й і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановлених в графіку у конкретного роботодавця.

приклад 2

Визначаємо рік роботи у конкретного роботодавця

Згорнути Показати

Співробітник був прийнятий на роботу 01.08.2010, тоді роки його роботи в цій організації будуть виглядати наступним чином (за загальним правилом, якщо немає винятків, передбачених ст. 121 ТК РФ):

Для обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, слід керуватися ст. 121 ТК РФ. При цьому, якщо будь-які періоди часу, відповідно до цієї статті, не включаються до стажу роботи для відпустки, то закінчення робочого року відсувається на число днів відсутності працівника, виключених зі стажу роботи для відпустки.

приклад 3

Згорнути Показати

У стаж, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, включається час надаються на прохання працівника відпусток без збереження заробітної плати, що не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

Якщо у співробітника загальна тривалість відпусток без збереження заробітної плати протягом робочого року склала 19 календарних днів, то при розрахунку стажу, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, не враховуються календарні дні починаючи з 15-го дня. Такі роз'яснення дані в листі Роструда від 14.06.2012 № 854-6-1.

У той же час за згодою сторін оплачувана відпустка співробітнику може бути представлений і до закінчення 6 місяців роботи.

Крім того, роботодавець зобов'язаний надати його ряду категорій працівників як вони заявили в будь-якому випадку (ст. 122 ТК РФ):

• жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього;
• працівникам у віці до 18 років;
• працівникам, які усиновили дитину (дітей) у віці до 3 місяців;
• в інших випадках, передбачених федеральними законами.

Що стосується жінок, які збираються в декрет, то незалежно від стажу роботи за їх бажанням надається щорічна оплачувана відпустка. Для цього жінці необхідно написати заяву і прикласти документи, що підтверджують вагітність, і роботодавець зобов'язаний таку відпустку надати (лист Роструда від 18.03.2008 № 659-6-0).

Слід пам'ятати, що забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпусткипротягом двох років поспіль, а також ненадання щорічної оплачуваної відпустки працівникам віком до 18 років і працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці (ст. 124 ТК РФ).

В іншому випадку роботодавцю загрожують санкції відповідно до ст. 5.27 КоАП РФ:

• штраф для посадових осіб становить від 1000 до 5000 рублів, а за повторне порушення - дискваліфікація на строк від 1 до 3 років;
• штраф для ІП - від 1000 до 5000 рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб;
• штраф для юридичних осіб- від 30 000 до 50 000 рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб.

По згоді сторін відпустка може бути розділений на дві частини, Одна з яких (будь-яка по порядку) не може бути менше 14 календарних днів. У той же час законодавчо не встановлено, на яку кількість частин може бути розбитий відпустку. Тому якщо досягнуто згоди між працівником і роботодавцем, то тривалість окремої частини відпустки може бути будь-який (хоч два дні).

Зверніть увагу на наведену нижче позицію Федеральної службиз праці та зайнятості РФ, викладену в листі від 17.07.2009 № 2143-6-1 (далі - Лист):

• роботодавець не має права самостійно вирішити питання не тільки про поділ щорічної оплачуваної відпустки на частини, а й про тривалість цих частин (зокрема, в обов'язковому порядку вимагати від працівника включення у відпустку вихідних днів), це питання вирішується тільки за згодою сторін трудового договору;
• таким чином, при наданні працівнику частини відпустки, наприклад, тривалістю 2 календарні дні (четвер і п'ятниця), відповідно до його заяви вихідні дні в нього (у відпустку) не включаються.

Але на практиці дуже часто саме ця ситуація і зустрічається, коли роботодавець, надаючи відпустку на 5 календарних днів (з понеділка по п'ятницю), в обов'язковому порядку приплюсовує до них ще 2 календарних дня (суботи та неділі). Разом виходить, що працівник йде у відпустку на 7 календарних днів (і дорогоцінні для людини 28 днів відпустки тануть на очах).

Якщо вам потрібні аргументи для захисту своїх прав щодо тривалості відпустки, можете скористатися вищевказаним Листом в свій захист.

Як врахувати думки працівників?

Графік відпусток складається для всіх структурних підрозділів на рік. При його складанні враховуються положення законодавства РФ, особливості діяльності організації та побажання працівників. Підкреслимо, що побажання співробітників враховуються в міру можливості (законодавець чітко обмовив, чиї прохання і в яких випадках стають для роботодавця обов'язковими, наприклад, дружині військовослужбовця необхідно надати відпустку одночасно з її чоловіком).

Щоб легше було зібрати побажання працівників, ви можете розробити для них форму заяви або опитувального листа, на якому легше відображати думки узгоджувальних осіб і рішення керівника. Краще складати опитувальний лист:

• 1 варіант - для відпустки кожного працівника - окремий опитувальник:
  • співробітник висловлює свій намір;
  • далі його оцінює безпосередній керівник, що знає ситуацію в відділі у цілому, і, якщо потрібно, коригує запитаний період відпустки. Свою думку можуть вносити на опитувальний лист не тільки безпосередній керівник, а й управлінці вищого рівня або суміжних підрозділів;
  • думка самого високопоставленого керівника (якщо їх декілька на опитувальнику) є остаточним,
  • якщо воно відрізняється від початкового запиту працівника на свою відпустку, то важливо, щоб працівник письмово на цьому аркуші відобразив своє ознайомлення (а краще - згода) на зміни, проставивши дату і підпис;
• 2 варіант - на 1 аркуші збирається інформація про відпустки всіх співробітників підрозділу: по кожному оформляється своя рядок в таблиці.

Опитувальний лист ви можете зробити будь-яким, спираючись на запропоновані нами напрацювання. Якщо у вас на руках будуть заповнені документи, з яких видно, хто коли хоче піти у відпустку, це означає, що ви провели роботу з обліку думки працівників при підготовці графіка відпусток(Саме цього вимагає ТК РФ від роботодавця).

Коли побажання всіх працівників зібрані в таблиці одного документа або окремими опитувальними листами, керівнику легше аналізувати інформацію і побачити, які побажання легко здійснимі, а які - взаємовиключні і вимагають коректування.

Результат аналізу заноситься в проект графіка відпусток.

За якою формою складати графік відпусток?

Нагадуємо, що форма № Т-7 графіка відпусток була затверджена наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1. Але в зв'язку зі вступом в силу з 01.01.2013 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», згідно його ст. 9, форми первинних облікових документів комерційної організаціїтепер стверджує її керівник, вони лише повинні містити обов'язкові реквізити, Перераховані в цій статті.

На практиці легше скористатися перевіреною часом і всім знайомої формою № Т-7 і затвердити її в організації (якщо потрібно, то трохи підкоригувати).

Як заповнювати графік?

Таблична частина графіка (ми говоримо про звичну формі № Т-7) може бути складена як в алфавітному порядку, Так і в порядку підлеглості. Можливо прийняти порядок заповнення за черговістю запланованих дат відпусток. У графі «Кількість календарних днів» вказується загальна кількість календарних днів щорічної оплачуваної відпустки, при цьому підсумовуються основний і додатковий відпустку.

Відпустка включає в себе не тільки основний і додаткова оплачувана відпустка, але і не використані працівником календарні дні за попередні періоди. При цьому щорічні відпустки за попередні робочі періоди (які раніше не вдалося відгуляти) можуть надаватися або в рамках графіка відпусток на черговий календарний рік, або за згодою між працівником і роботодавцем (обидва алгоритму показані у Схемі). Такі роз'яснення дає Роструд у листі від 01.03.2007 № 473-6-0.

Але слід пам'ятати, що відповідно до ст. 124 ТК РФ щорічна оплачувана відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він видається.

На момент затвердження в табличній частині графіка відпусток повинні бути заповнені графи з 1-го по 6-ю:структурний підрозділ, посада (спеціальність, професія) по штатним розкладом, П.І.Б., табельний номер(В разі його присвоєння), кількість запланованих днів відпустки і запланована дата його початку (див. Приклад 4).

Наступні графи (7-10) заповнюються у міру використання співробітниками відпустки.Так, фактична дата відпустки (графа 7) заповнюється після його закінчення.

Графи 8 і 9 (документ-підставу перенесення відпустки і нова дата його початку) заповнюються на підставі наказу про перенесення відпустки в рамках того ж року. Якщо ж відпустка зовсім не надавався або зміщений на інший рік, то такі відомості відображаються в останній 10-й графі «Примітка». Сюди можуть вноситися і інші відомості, наприклад, чому щорічну відпустку у працівника більше 28 календарних днів або чому в даному році йому надається менше 28 календарних днів відпустки.

Як повідомляти працівників про майбутню відпустку?

Роботодавець зобов'язаний попередити працівника під підпис про час початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до його початку (ст. 123 ТК РФ). Для цього можна завести журнал, в якому відбивається факт повідомлення.

У деяких організаціях відразу ознайомлюють усіх співробітників з графіком відпустокпісля його затвердження, але до такого варіанту перевіряючі органи ставляться скептично - адже якщо відпустка у людини в листопаді 2014 року, а повідомляють його шляхом ознайомлення під підпис з графіком в кінці 2013 року, то він цілком може про це забути. До речі, обов'язок знайомити працівників з самим графіком відпусток організації або відділу на законодавчому рівні не встановлена. Таке рішення може бути прийнято всередині організації шляхом внесення додаткової графи в графік відпусток, де співробітники поставлять підпис про ознайомлення під своїми даними про відпустку - і тут важливо:

• поруч з підписом про ознайомлення ставити дату ознайомлення;
• ознайомлювати співробітників з графіком не відразу після його затвердження, а кожного окремо тижні за 2-3 до дати початку його відпустки.

Тим самим вони будуть своєчасно повідомлені про час початку своєї відпустки.

Третій спосіб повідомлення - направляти працівника не пізніше двох тижнів до його відпустки окремий документ. Цей варіант в порівнянні з попередніми має ряд переваг:

• працівник отримує інформацію про себе і не бачить «зайвого»;
• якщо обставини у людини змінилися і він хотів би перенести свою відпустку, то в даному документі він зможе це відобразити;
• більш того, можна розробити форму сповіщення так, щоб повідомляти про відпустку і безпосереднього керівника майбутнього «відпускника», який теж зможе оцінити перспективи швидкої втрати бійця і встигнути внести свої корективи;
• хто б не був ініціатором перенесення відпустки, інша сторона повинна мати можливість позначити письмово свою позицію.

Адже затверджений графік відпусток обов'язковий як для працівника, так і для роботодавця. Тому можливість відступу від нього в більшості випадків допустима лише за згодою обох сторін (якщо особливий порядок не прописаний законодавцем для даного випадку, адже працівник, наприклад, може бути необхідний організації для усунення наслідків аварії на виробництві, які загрожують життю та здоров'ю інших членів колективу) .

Коли вигідніше йти у відпустку в 2014 році?

Щоб подовжити свою відпустку, ви можете підбирати його дати так, щоб вони примикали до вихідним і неробочим святковим дням або «захоплювали» свята (як в прикладі 1). Тому багато хто намагається «приєднати» до відпустки такі тривалі свята, як травневі або новорічні.

Але тут потрібно зрозуміти, що для вас важливіше. У місяці, щедрі на святкові дні, розмір відпускних буде менше, ніж в інших. Розглянемо це наочно:

приклад 5

Співвідношення вартості робочого дня і відпусток в різних місцях 2014 р

Згорнути Показати

Припустимо, оклад працівника - 40 000 руб. і він працює повністю розрахунковий період. Тоді легко розрахувати вартість його робочого дня, а також середньоденного заробітку для оплати відпускних. Скористаємося даними нижченаведеної таблиці. Наприклад, в січні:

• вартість робочого дня: 40 000,00 руб. / 17 робочих днів місяця = 2 352,94 руб .;
• вартість відпускного дня: 40 000,00 руб. × 12 міс. / 12 міс. × 29,4 = 1 360,54 руб.

За різницею цих двох показників (див. Останню графу) видно, в якому місяці, йдучи у відпустку, працівник більше втрачає.

Чим менше відхилення між вартістю робочого дня і вартістю відпускного дня, тим менше працівник втрачає, йдучи у відпустку в цьому місяці.

Складання графіків відпусток співробітників на прийдешній календарний рік з підписом керівника проводиться в кожній організації не пізніше двотижневого терміну перед 1 січня. Дане правило закладено в 123-ю статтею Трудового кодексу. Тобто, наприклад, 17.12.2016 р - остання дата його затвердження при складанні графіка відпусток на 2017 рік.

Що він містить

Призначення його - відобразити інформацію про порядок розподілу оплачуваних щорічних відпусток кожного з працівників. Плануються такі дані на весь календарний рік в щомісячному розрізі. Розробкою графіка займається кадрова служба, що забирає у її фахівців чимало часу.

Організація процедури збору і обробки потрібної інформації може бути різною. В одних організаціях дана роботадоручається конкретно виділеного під це фахівцеві, в інших обов'язки розподіляються інакше. Кожен із співробітників відділу кадрів відає конкретними підрозділами.

Складання графіка відпусток - процедура відповідальна. Потрібно облік великої кількості чинників - від побажань самих працівників щодо актуальних термінів до важливих потреб процесу виробництва. Одночасно необхідно стежити за дотриманням норм трудового законодавства. Можна і потрібно відображати порядок і всі нюанси і умови щодо даного питання в основних локальних актах організації. Тобто вони повинні бути прописані на сторінках колективного договору або ПВТР.

Наказ про складання графіка відпусток: зразок і головний зміст

Процедура заповнення такого графіка повинна бути детально описана в інструкції, що стосується питань кадрового діловодства. Якщо ж вона там відсутня, робота повинна починатися з виходу відповідного наказу - про складання графіка відпусток. Що він зобов'язаний утримувати?

1. П. І. Б. фахівця, на якого покладається обов'язок підготовки даного документа.

2. Терміни узгодження з працівниками їх конкретних побажань щодо дат початку відпустки кожного.

3. День, до якого керівник структурного підрозділу утрясає вищезгадані побажання з планами виробничих робіт кожного відділу.

4. Термін надання проекту графіка керівництву на затвердження.

Нижче ми пропонуємо поглянути на зразок складання графіка відпусток у вигляді відповідного наказу.

Головні принципи роботи

Які вимоги обов'язково повинні братися до уваги при складанні графіка відпусток? Він зобов'язаний мати на увазі особливості виробництва, дотримання технології робіт і принцип взаємозамінності співробітників. Можливості цього закладені Трудовим Кодексом РФ. Щоб уникнути розбіжностей і суперечок черговість відпусток з порядком її визначення в обов'язковому порядку прописується в колективному договорі або іншому нормативному локальному акті. Наприклад, обов'язкова вказівка ​​неможливості одночасного виходу у відпустку керівника підрозділу і його зама.

Залежно від специфіки організації на документальному рівні може бути зафіксовано надання щорічних відпусток лише протягом певних місяців. Наприклад, в школах вони бувають тільки влітку, інакше процес навчання може бути дезорганізований. Бувають ситуації, коли зручно відправити відпочивати відразу більшу частину колективу. Це часто пов'язано з сезонними підйомами і затишшя в роботі того чи іншого виробництва.

Але в більшості випадків оптимальний варіант - приблизно однакову відпусток на протязі календарного року.

З чого почати?

Які основні правила складання графіка відпусток? Підготовкою проекту його в організаціях зазвичай займається кадрова служба. Для зручності використовуються спеціальні бланки. В сучасних умовахзагальноприйняті комп'ютерні програмидля складання графіка відпусток. На попередньому етапі аналізується інформація про використання їх співробітниками за минулий період з визначенням можливої ​​кількості днів відпочинку на поточний рік. Уточнюється наявність працівників, що відносяться до пільгових категорій і мають право на перевагу в черговості.

Потім дані по співробітниках передаються керівництву окремих підрозділів. Завдання їх - уточнити думку працівника при складанні графіка відпусток (кожного особисто) стосовно дати догляду або можливості поділу на частини. Такі побажання повинні бути розумно узгоджені з планами роботи підрозділу протягом року, на основі чого виробляється оптимальна черговість. Таким чином, всі відділи утрясають власні проекти.

Зібравши результати воєдино, кадрова служба займається підготовкою на їх основі зведеного графіка відпусток на всю організацію, який потім передається для затвердження керівництву.

Що обов'язково для включення

Туди входять оплачувані щорічні відпустки - основний і додатковий, а також ті календарні дні, які залишилися невикористаними співробітниками в поточному році. Стандартна тривалість основної відпустки - 28 днів (календарних) Частина категорій працюючих за законом користується відпустками більшої тривалості. Про кого йде мова?

Неповнолітні (до 18 років) працівники, згідно 267-й статті Трудового кодексу, користуються правом відпустки довжиною в 31 календарний день. Відпустки інвалідів, по 23-й статті ФЗ № 181, що стосується питань соціального захистуцієї категорії, не повинні бути коротше 30 днів. та інших педпрацівників - від 42 до 56 днів (у всіх випадках мова йде про дні саме календарних) в залежності від виду ОУ ( дитячий садок, Школа) і посади. Дане положення регламентується статтею 334 ТК РФ, а також спеціальною Постановою уряду № 724, прийнятому в 2002 році.

Права передбачають відпочинок протягом 30-35 днів щорічно на підставі ФЗ № 79, прийнятого в 2004 році.

Щодо додаткових відпусток

Вище йшлося про основні щорічні оплачувані відпустки. Крім того, згідно з 116-ю статтею ТК РФ, існують ще й додаткові відпустки. Право на них мають ті, хто зайнятий на небезпечних і шкідливих роботах(Або мають особливий характер), трудяться в ненормованих умовах, в місцевостях Крайньої Півночі і т. П., А також в деяких інших конкретних випадках, обумовлених законом.

Кожен з роботодавців, враховуючи свої фінансові та виробничі можливості, має повне право встановлювати працівникам додаткові відпустки у зв'язку з власною ініціативою. Порядок такої процедури, як і типові правила складання графіка відпусток, затверджується колективним договором з урахуванням думки профспілкової організації. При розрахунку загальної тривалості підсумовують дні додаткових відпусток з основними і відображають в графіку.

Про пільгові категорії

Складаючи його, не слід забувати про те, що в організації можуть бути працівники, які мають право на відпустку в той час, який зручно для них. Почати складати графік слід безпосередньо з цих людей. Кому ж світить такий привілей?

1. Неповнолітнім, які не досягли 18 років (по ст. № 267 ТК).

2. Працівникам-сумісникам (відпустки на основній роботі і додаткової повинні збігатися за часом - стаття 286 TK).

3. чоловіка і дружини в даному випадку мають співпадати - стаття 11 ФЗ № 76 про статус військовослужбовців).

4. Жінкам до або безпосередньо після відпустки, покладеного по вагітності та пологах, або після закінчення відпустки, зайнятість в яких дає для тривалого догляду за дитиною - стаття № 260 TK.

5. Тим працівникам, чиї дружини використовують відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами - стаття 123 TK.

Навіть узгодивши всі дати і терміни з представниками вищезгаданих категорій, керівник повинен бути готовий до ситуації, коли хтось із них протягом року поміняє прийняте рішенняі подасть заяву на відпустку з іншої дати. Права відмови в даному випадку начальник не має.

Порядок складання графіка відпусток в окремих випадках

Планувати відпустки працівники можуть і цілком, і по частинах. Поділяючи його, слід дотримуватися вимог 125-ї статті Кодексу. Вони полягають в наступному: як мінімум одна з частин повинна дорівнювати 14 календарним дням або більше. Причина проста і пов'язана з турботою про здоров'я громадян. Термін відновлення після напруженої роботи протягом року для людини становить не менше двох тижнів.

Інший нюанс - такий поділ по частинах відпускного часу можливо лише за погодженням між працівником і керівництвом. Якщо хтось один з них проти, роздрібнити відпустку не можна. Свою згоду на такий поділ керівник підтверджує підписом в графіку або наказі відпусток. А де саме розписується інша сторона - працівник - законом не регламентується. У конкретних організаціях користуються для отримання даного підтвердження різними методами.

1. Коли ініціатива поділу відпустки - справа працівника, їм подається заява з проханням про це. Це робиться до тієї дати, коли графік повинен бути затверджений. У разі згоди роботодавця на заяві їм проставляється резолюція "дозволити" з датою і підписом.

2. У ситуації ініціативи з боку керівництва при розробці відпускного графіка роботодавцем може бути запропоновано співробітнику поділ основної відпустки на потрібну кількість частин із зазначенням дат початку і закінчення кожної з них. Якщо ініціатива зустрічає розуміння, підлеглому належить підтвердити - "ознайомлений і згоден" - точно так само, з власним підписом, її розшифровкою і поточною датою. Така форма досягнення угод відповідає юридично прийнятим нормам. Але даний спосіб вимагає деяких витрат часу.

3. У формі графіка вводиться додаткова колонка - "ознайомлений і згоден" - і рядки, передбачені для підписів працівників з розшифровкою. Після офіційної церемонії, співробітник підтверджує відсутність претензій по датах відпустки і фактами можливого поділу його за "шматках". Таким чином, економиться робочий час.

Зверніть увагу

Спосіб цей відноситься до повсюдно поширеним, але тут існують деякі нюанси. Повністю коректним назвати його не можна. Припустимо, отримані підписи всіх співробітників, крім одного. При категоричній відмові змусити його керівництво права не має. Доведеться або складати новий графік, або потурбуватися збором підписів усіх інших повторно. Тобто даний спосіб з точки зору закону досить сумнівний.

У деяких організаціях вже в правилах внутрішнього розпорядку прописаний пункт про надання відпусток двічі на рік (кожен дорівнює 14 календарним дням). За замовчуванням мається на увазі підпис співробітника при ознайомленні з цим документом в якості згоди на такий поділ. Але стаття 8-я ТК РФ розцінює це як погіршення становища працюючого. Справа в тому, що ПВТР - організації, і висловлює лише волю керівника, але не є угодою сторін трудових відносин. Даного його статусу не змінює і врахування думки представників профспілки.

Про новачків, сумісників і мам з дітьми

Що слід знати щодо нових співробітників? Право на оплачувану відпустку з'являється через півроку безперервної діяльності в даному місці(122-я стаття ТК). За угодою з роботодавцем цей термін може бути зменшений. Для певної категорії працюючих (неповнолітніх, сумісників і т. П.) Він не залежить від стажу в даній організації.

Яким чином плануються Це не так просто. Часом відсутня інформація про час догляду такого співробітника у відпустку за основним місцем. Найчастіше так виходить, якщо процедура розробки графіків в обох організаціях ведеться одночасно. Так як обов'язковість одночасного надання строго регламентується, терміни складання графіка відпусток доведеться планувати, орієнтуючись на слова співробітника. Причому слід бути готовим до можливого переносу дати.

Чи повинен графік містити прізвища робітниць, які перебувають у відпустках по догляду за дітьми? У багатьох організаціях в нього включають прізвища всього Жінок, що сидять з малюками, закон туди включати не зобов'язує, але і не забороняє цього. Фактично чергові відпустки даної категорії розпланувати заздалегідь неможливо. Адже кожна з працівниць користується правом перервати відпустку по догляду і повернутися до службових обов'язківв будь-який зручний для себе момент.

Крім того, відсутня будь-яка інформація про те, коли дана співробітниця захоче скористатися правом щорічної відпустки. Тому такі випадки завжди слід розглядати в індивідуальному порядку.

А за минулі роки?

Як бути з невикористаними відпустками? Чи включаються вони в графік чи ні? Чи справді дні, не використані протягом 2-х років, можуть "згоріти"? Згідно з Листом Роструда № 473-6-0 від 2007 року, такі відпустки включаються в загальний графік або надаються за заявою працівника. Зручніше, якщо вони будуть відображені при складанні графіка відпусток на 2017 (або будь-який інший) календарний рік, так як це дасть можливість наочно уявити стан справ з накопиченими невикористаними днями відпочинку в розрізі всієї організації.

Згідно із законодавством, в відпустки слід відправляти працівників щорічно. Випадки перенесення їх на наступний рік відносяться до числа виключень. Надати такий "прострочений" відпустку потрібно не пізніше 12 місяців після закінчення року, за який він покладений (124-я стаття). Тобто складання графіка відпусток на 2017 рік передбачає внесення в нього всієї "заборгованості" по днях відпочинку перед працівниками за 2016 й.

Відмовляти в наданні відпусток два роки поспіль забороняється, а пільговим категоріям (неповнолітнім і працюючим в небезпечних, шкідливих умовах) Належить відпочивати щорічно. "Згоріти" відпустку не може. Права працівника на нього зберігаються, але керівника при виявленні в разі перевірки трудової інспекцією факту подібної економії можуть серйозно покарати.

Написано пером ...

Після закінчення процедури затвердження відпускного графіка він обов'язковий для виконання. Це означає, що перенести без особливо вагомої причини терміни, зазначені в документі, начальство не має права. А працівник зобов'язується належні йому дні використовувати згідно з написаним. У разі виникнення необхідності будь-яких відхилень будь-яке з них оформляється відповідним наказом з проставленням в графіку позначки про причини.

Якщо співробітник приймається вже після затвердження документа, відпочивати його відправляють на підставі додаткового наказупро складання графіка відпусток або за особистою заявою.

Оформлення - у чому особливості?

Форма відпускного графіка може бути розроблена організацією самостійно з урахуванням вимог 9-й статті ФЗ № 402 "Про бухгалтерський облік". Вона містить в собі список реквізитів первинних документів з обліку, які є обов'язковими. Найзручніше при складанні графіка відпусток брати за основу Т-7 (уніфіковану форму). При необхідності зайва інформація звідти може бути видалена, і внесені додаткові графи. Наприклад, при відсутності профспілкового органу колонку про облік його думки можна викреслити.

Найменування організації, кожного структурного підрозділу, всі посади, П. І. Б. співробітників наводяться цілком, без скорочень. У разі надання відпусток по частинах на кожну з них виділяється окрема строчка. Підписується документ головним кадровиком і затверджується керівництвом організації. Обов'язкова дата складання графіка відпусток. Думка профспілкового органу враховується при його наявності на підприємстві.

Подбаймо про людей

Чи необхідно обов'язкове знайомство кожного співробітника до складеного графіку? В даному випадку єдності думок серед експертів по трудовому законодавству не спостерігається. Частина з них відносить такий графік до локальних актів з необхідністю ознайомлення кожного під підпис. Інші сходяться на думці, що це не обов'язково.

На практиці в більшості організацій складання графіка відпусток все ж має на увазі збір підписів працівників під ним - в цілях інформування останніх. Графік зазвичай розміщують в загальнодоступному місці на інформаційному стенді.

Примітки до нього можуть містити будь-яку інформацію, необхідну кадровим працівникам. Наприклад - причини перенесення відпусток і т. П. Оригінал документа прийнято зберігати в відділі кадрів. Копія зазвичай надається фінансовим службам з метою бухгалтерського облікудля оцінки та планування матеріальних резервів на виплату відпускних. решті структурним підрозділам, Як правило, видаються виписки з графіка для зручності організації виробничої діяльності.

Термін зберігання подібного документа - рік після закінчення поточного календарного періоду. Відсутність його на підприємстві загрожує відповідальністю адміністративного характеру, так як вважається порушенням. Стаття 5.27 КоАП РФ призначає покарання за це у вигляді штрафу від однієї до п'яти тис. Руб. (Посадові особи) або 30 000-50 000 руб. (Юридичні).