Загублений трудовий договір роботодавцем що робити. Відновлення кадрових документів. Працівник звернувся з проханням завірити йому копію трудового договору. Як правильно це зробити

питання

При кадровому аудиті з'ясувалося, що у роботодавця і працівника немає жодного підписаного трудового договору з працівниками. Яким чином буде зараз правильно відновити кадрову документацію та укласти з усіма трудові договори і накази про прийом на роботу?

відповідь

Порядок відновлення трудового договору нормативними актами не встановлено.

Рекомендується укласти новий трудовий договір. При цьому дату укладення договору вказати справжню, а дату початку трудових відносин - коли працівник був прийнятий в організацію. Для відновлення документації роботодавцю рекомендується видати наказ про втрату документації, перелік втрачених документів, терміни їх відновлення і вказати особу, на яку покладається обов'язок по відновленню кадрової документації. Даний наказ може бути видано на підставі Службовим або Доповідній записки відповідальної особи, в якій зафіксований факт відсутності трудових договорів.

обгрунтування

Питання організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів регулюються Федеральним законом від 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. Від 18.06.2017) «Про архівну справу в Російській Федерації». Правове регулювання порядку та строків зберігання кадрових документів здійснюється на основі Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558. Розділ 8 «Кадрове забезпечення »зазначеного Переліку містить інформацію про термін зберігання особистих справ, включаючи копії наказів працівників. Організації зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, А також переліками документів, передбаченими ст. 23 Федерального закону N 125-ФЗ. Дані документи мають термін зберігання 75 років. Термін зберігання в 1 рік встановлений для графіка відпусток і 3 роки для іншої документації по відпустках.

Таким чином, в разі втрати кадрових документів з підписами працівників роботодавцеві слід їх відновлювати, оскільки чинне законодавство покладає на роботодавця обов'язок щодо забезпечення схоронності кадрових документів.

Порядок відновлення трудового договору нормативними актами не встановлено.

Для відновлення документації роботодавцю рекомендується видати наказ про причини втрати документації, перелік втрачених документів, терміни їх відновлення і вказати особу, на яку покладається обов'язок по відновленню кадрової документації. Даний наказ може бути видано на підставі Службовим або Доповідній записки відповідальної особи, в якій зафіксований факт відсутності трудових договорів (і, якщо можливо, причина їх втрати).

На думку фахівців контролюючих органів (див. Питання: У нас в офісі сталася пожежа і всі кадрові документи втрачені. З відновленням трудових книжок ми вирішили питання. А як відновити екземпляри трудових договорів, не знаємо. Ситуацію ускладнює і втрата деякими працівниками своїх примірників трудових договорів. Як вчинити в такій ситуації? ("Відділ кадрів комерційної організації», 2014 року, N 2) (КонсультантПлюс)), Якщо трудовий договір зберігся в електронній формі, потрібно видати дублікат трудового договору. При цьому дублікат документа повинен відповідати всім вимогам, які пред'являються до оформлення трудового договору, і бути ідентичним втраченим екземплярів трудового договору. Якщо ж електронної формитрудового договору немає, вони рекомендують укласти новий трудовий договір. При цьому дату укладення договору вказати справжню, а дату початку трудових відносин - коли працівник був прийнятий в організацію. Крім цього, в тексті трудового договору рекомендуємо вказати, що він укладений замість втраченого.

На нашу думку, найбільш безпечним варіантом для роботодавця є другий варіант, так як можливість оформлення дубліката трудового договору прямо не передбачена чинним трудовим законодавством (як, наприклад, можливість оформляти дублікат трудової книжки).

Рекомендуємо:додаткового ознайомитися з матеріалом, розміщеним в СПС КонсультантПлюс - Питання: Що може зробити роботодавець при втраті кадрових наказів з підписами працівників (зокрема, по відпустках і кадрових переміщень)? Який порядок їх відновлення? Чи потрібно відновлювати такі накази по звільненим працівникам? (Консультація експерта, 2012) (КонсультантПлюс)

загублені всі трудові договори. Як роботодавцю можна їх відновити? Як правильно оформити дублікат трудового договору? Чи полягає трудовий договір заново? Працівник звернувся з проханням завірити йому копію трудового договору. Як правильно цю копію запевнити? Яких санкцій чекати роботодавцю, що не видав на руки працівникові примірника його трудового договору?

Загублені всі трудові договори. Як роботодавцю можна їх відновити?

У трудовому законодавстві прямо не прописано порядок відновлення трудових договорів. Тому роботодавець може своїми силами його розробити індивідуально для своєї компанії. Наприклад, скласти окремий локальний нормативний акт, присвячений цьому питанню, внести відповідну графу в Інструкцію по кадровому діловодству ().

Заздалегідь можна домовитися про те, що якщо в силу будь-яких причин відбудеться втрата оригіналу трудового договору, оформляється його дублікат (ГОСТ Р 7.0.8-2013) Одночасно необхідно вказати, на підставі яких документів відбувається оформлення і в які терміни.

До слова, роботодавець може визначити такий порядок: загублені оригінали трудових договорів можна відновити на підставі примірників, наявних на руках у працівників. Таким чином, якщо це право роботодавця буде прописано у внутрішніх нормативних актах компанії, законним буде протягом трьох робочих днів з моменту виявлення втрати зажадати у співробітників їх трудові договори. Роботодавець, керуючись ними, складе дублікати і поверне екземпляри співробітникам. Подібні дії повинні бути обмежені певними часовими рамками. Наприклад, роботодавець або кадровик як його представник зобов'язується все зробити протягом робочого тижня.

Увага!

У трудовому законодавстві не прописані терміни для складання дубліката трудового договору. Термін, отже, може бути будь-яким, але в межах розумного, а не розтягнутий на довгі місяці.

Роботодавець може додатково занести свої екземпляри трудових договорів в електронну базу. Тоді в локальному нормативному акті можна прописати, що паперові дублікати договорів будуть складатися на підставі електронних документів. Значить, не доведеться вимагати у співробітників їх екземпляри, що допоможе помітно знизити паперову тяганину.

Як правильно оформити дублікат трудового договору?

Якщо обидва примірника трудового договору загублені, як правильно оформити його дублікати?

Повторимося, що в законодавстві немає встановленого порядкуоформлення дубліката трудового договору. Роботодавець залишає за собою право самостійно створити його, прописавши в локальному нормативному акті.

При створенні порядку оформлення дублікатів кадровик не повинен забувати про такі обставини:

За правилами, оригінал трудового договору в письмовій формі укладається у двох примірниках, на яких кожна зі сторін ставить свій підпис (). Значить, і дублікати втрачених документів теж повинні бути оформлені і скріплені подібним чином. Крім того, працівник обов'язково повинен розписатися на дублікаті роботодавця, запевнивши цим підписом отримання свого примірника документа.

Увага!

Відомості, зазначені в дублікаті, повинні відповідати змісту загубленого оригіналу трудового договору. Необхідні для складання трудового договору відомості і умови, прописані в Трудового кодексу.

Роботодавець може також відтворити ці відомості і умови, керуючись наказами про прийом на роботу, почерпнув їх з трудової книжки, особової картки або інших знаходяться в наявності документів співробітника.

Чи полягає трудовий договір заново?

У відділі кадрів заводу загублений трудовий договір з працівником, співробітник також не знайшов свій екземпляр. Чи можна укласти трудовий договір заново, не оформляючи його дублікат?

Відповідь ствердна. При відсутності в законодавстві норм щодо відновлення втрачених трудових договорів, роботодавець вільний у своїх діях при вирішенні подібної проблеми. Навіть якщо зникли обидва примірники, керівник цілком може створити і оформити новий трудовий договір з працівником, не вдаючись до виготовлення дубліката, проте не забуваючи при цьому про відомості і умови, які були прописані в загубленому першому документі (ст.57 ТК РФ).

Дату ставимо фактичну, на момент укладення та підписання договору, а окремим пунктом, виносимо дату прийому співробітника на роботу. Настійно рекомендується включити в текст нового договору позначку про те, що укладений і підписаний він замість втраченого.

Працівник, що втратив свій екземпляр, просить роботодавця видати йому копію трудового договору. Чи зобов'язана компанія задовольнити прохання співробітника?

Законодавчо встановлено, що на документи, пов'язані з роботою, роботодавець зобов'язаний видати працівнику копії за його письмовою заявою (). Так як перелік цих паперів відкритий, працівник має право витребувати копію трудового договору. Роботодавець зобов'язаний абсолютно безкоштовно протягом трьох робочих днів надати співробітнику таку копію після подачі заяви.

Порада

Може так статися, що у відділі кадрів абсолютно випадково, через непорозуміння, взяли у працівника гроші за виготовлення копії трудового договору. Негайно ж поверніть йому суму з вибаченнями.

Працівник звернувся з проханням завірити йому копію трудового договору. Як правильно це зробити?

Законодавчо встановлений порядок засвідчення копій (), значить видана співробітнику копія трудового договору повинна бути завірена належним чином ().

Для правильного закріплення паперової копії необхідно в нижній частині листа після всіх внесених відомостей написати слово «Вірно» (без лапок та інших розділових знаків), вказати посаду уповноваженої особи, яка засвідчує копію, попросити його поставити підпис і розшифровку, проставити дату запевнення документа ().

Чи варто проставляти на копії договору друк, вирішує роботодавець, але, для надання документу юридичної значимості, Копія скріплюється печаткою.

На вимогу співробітника видати йому нотаріально завірену копію трудового договору роботодавець має право відповісти відмовою. За трудовим законодавством (ст. 62 ТК РФ) він зовсім не зобов'язаний видавати такі документи, якщо, звичайно, подібне не прописано в локальному нормативному акті. При наявності такого запису роботодавець повинен виконати вимогу співробітника, при цьому оплатити послуги нотаріуса зі своєї кишені (ст. 62 ТК РФ).

Яких санкцій чекати роботодавцю, що не видав на руки працівнику примірник трудового договору?

Співробітника прийняли на роботу, він підписав два примірника трудового договору, після чого документи були передані керівнику на узгодження. Минув деякий час, але співробітник так і не отримав назад свій екземпляр договору. Чи загрожує це покаранням роботодавцю?

Трудовий договір оформляється в двох примірниках. І якщо один документ знаходиться на зберіганні у роботодавця, то другий неодмінно передається на руки працівнику ().

Норми трудового законодавства є обов'язковими до виконання. Якщо роботодавець порушує існуюче правило, вільно чи мимоволі, він може піддатися адміністративному покаранню (ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення).

За подібне правопорушення загрожує штраф, для посадових осіб- в розмірі від 1 тис. До 5 тис. Руб., Організація, крім штрафу від 30 тис. До 50 тис. Руб., Може бути піддана адміністративному призупинення діяльності на строк до 90 діб.

Посадова особа, яка не передала співробітнику його екземпляр трудового договору і раніше здійснювало аналогічне правопорушення за цією статтею, може бути піддано дискваліфікації на термін від року до трьох років.

Увага!

Під вчиненням за той самий злочин розуміється не тільки повторна невидача працівникові його примірника договору, а й вчинення іншого порушення трудового законодавства.

Трудовий договір - це угода між роботодавцем та працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством і іншими актами, що містять норми трудового права, Колективним договором, угодами, локальними нормативними актами та цією угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові зарплату, а той - особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, Дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця (ст. 56 ТК РФ). Обов'язковість укладення трудового договору передбачена ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Порядок відновлення трудового договору нормативними актами не встановлено, тому вважаємо, що якщо трудовий договір зберігся в електронній формі, потрібно видати дублікат трудового договору. При цьому дублікат документа повинен відповідати всім вимогам, які пред'являються до оформлення трудового договору, і бути ідентичним втраченим екземплярів трудового договору.
Якщо електронної форми трудового договору немає, рекомендуємо укласти новий трудовий договір. При цьому дату укладення договору вказати справжню, а дату початку трудових відносин - коли працівник був прийнятий в організацію. Крім цього, в тексті трудового договору рекомендуємо вказати, що він укладений замість втраченого у зв'язку з пожежею.

Дуже часто в компаніях не на всіх співробітників є трудові договори в письмовій формі, не дивлячись на те, що ця вимога закріплена в статті 67 Трудового кодексу РФ. Їх може не бути або вони можуть бути застарілими - без внесення необхідних відомостей або змін в процесі трудової діяльностіпрацівника. Буває, що працівник втратив свій екземпляр трудового договору і просить видати йому дублікат.

Ні порядок видачі дубліката, ні відновлення трудового договору не регламентовані законом. Проте, видавати необхідні документи роботодавець видає. Як це правильно робити?

Якщо мова йде про відновлення трудового договору, якого немає, то трудовий договір рекомендується оформляти поточною датою, з зазначенням в ньому усіх дій з дати початку трудових відносин: коли працівник був прийнятий, на яку посаду, в яку організацію, з яким окладом, і т . Д. При зміні найменування організації вказується, з якої дати воно змінилося. Якщо були переклади, зміна оплати та інших умов - це так само бажано вказати в трудовому договорі. Безумовно, якщо якихось даних у роботодавця немає і їх нема звідки взяти, то вони не вказуються. Так само в договорі необхідно вказати посадову позицію, яку працівник зараз займає і все обов'язкові умови, На сьогоднішній день встановлені чинним трудовим законодавством.

Ще одним варіантом є укладення трудового договору поточною датою з зазначенням в ньому дати прийняття працівника на роботу (реальна дата прийому) і прописаний діючих умов зараз - відповідно до займаної працівником позицією та вимогами чинного законодавства. Чи не тому числі всю хронологію з дати прийому.

Якщо з працівником колись був оформлений трудовий договір до вступу в силу Трудового кодексу РФ (наприклад, у 2000 році), який згодом був загублений працівником і самого договору немає, а є тільки письмові угоди до нього - можна оформити дублікат.

На відміну від дубліката трудової книжки, порядок видачі якої передбачений законодавчо, порядок оформлення дубліката трудового договору не регламентований законом, тому чітких інструкцій немає. На практиці відновлюють трудовий договір відновлюють по-різному.

Дублікат документа - це його копія. Внесення змін до копію неприпустимо, тому при видачі дубліката трудового договору важливо його правильно завірити. Якщо працівник просить надати йому дублікат трудового договору, то необхідно вказати на ньому напис: «Дублікат трудового договору № __ від 00.00.0000, далі вказати фактичну дату видачі дубліката»

При видачі дубліката додаткові угоди та додатки до трудового договору при їх наявності не повинні коректуватися або знищуватися, а повинні зберігатися 75 років, так як вони мають оригінальні підписи працівника і роботодавця.

У разі зміни назви організації в період дії трудових відносин в дублікаті трудового договору коректним буде вказівка колишнього найменування роботодавця - без внесення правок в документ, із запевненням дубліката печаткою нової організації з прямою вказівкою на дублікаті, коли і яка реорганізація юридичного лицябула і на підставі яких документів.

Для захисту інтересів роботодавця, в разі якщо договори відсутні, рекомендується спочатку їх відсутність закріпити актом, в якому вказати, у кого зі співробітників немає трудового договору.

Якщо працівник втратив свій екземпляр трудового договору і доп. угод, у нього залишилися лише скановані версії, що робити? Для чого працівникові може знадобитися оригінал трудового договору? Якими документами (крім трудового договору) він може підтвердити свій трудовий стаж роботи в компанії?

відповідь

Відповідь на запитання:

Розглянувши ваше запитання, можна сказати, що законодавство не містить будь-якої порядок дій у разі втрати трудового договору однією зі сторін.

Трудовий договір укладають у письмовій формі і складають в двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору роботодавець передає співробітникові, інший зберігає у себе. Отримання співробітником примірника трудового договору має бути підтверджено підписом співробітника на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця.

Відповідно, якщо екземпляр трудового договору загублений лише однієї зі сторін, то відновити його можна, оформивши дублікат з примірника, що зберігається в іншої сторони.

Якщо трудовий договір відсутній у обох сторін, тобто як у працівника, так і у роботодавця:

наявність трудових відносин, не підкріплених трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то в разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. В цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів в трудовій книжціі особистій картці співробітника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому співробітника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно із записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленим договором рекомендується прикласти документи, що підтверджують трудові відносинизі співробітником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладення трудового договору.

Якщо ж, раптом ви не зможете відновити трудовий договір працівника, зважаючи на відсутність інших підтверджуючих документів (наприклад, наказ про прийом і т.д.), то оформите з працівником новий трудовий договір, відбивши в ньому фактичні умови роботи (заробітну плату, Режим праці і т. П.) І гарантії, що надаються працівнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде Поточна дата, А ось датою прийому співробітника на роботу (дата початку роботи) - фактична дата його виходу на роботу(Згідно із записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується також додати документи, що підтверджують трудові відносини з працівником (копії наказів про прийом, переведення, переміщення і т.п.) починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладення трудового договору.

Примітка:

Якщо збережена ксерокопія трудового договору, то можна на її основі скласти дублікат трудового договору.

Щодо питання про те, якими ще документами працівник може підтвердити роботу в організації:

В першу чергу, працівник може підтвердити свою роботу трудовою книжкою, так само при необхідності працівник може запросити довідку з місця роботи про періоди роботи в організації.

Подробиці в матеріалах Системи Кадри:

Якщо співробітник втратив свій екземпляр трудового договору, то роботодавець може відновити його, оформивши дублікат з примірника, що зберігається у нього. Дублікат - це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.

Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з примірника трудового договору роботодавця, потім на титульному аркуші написати слово «Дублікат». Далі в дублікаті повинні поставити свої підписи роботодавець і працівник. Після цього дублікат трудового договору потрібно видати співробітникові.

ситуація:Як вчинити, якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору

Однозначної відповіді на це питання законодавство не містить.

Трудовий договір укладають у письмовій формі і складають у двох примірниках за підписом обох сторін. Один примірник трудового договору передають співробітнику, інший - зберігають у роботодавця. Отримання співробітником примірника трудового договору має бути підтверджено його підписом на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця. Про це йдеться в Трудового кодексу РФ.

Якщо роботодавець втратив свій екземпляр трудового договору, то він може відновити його, оформивши дублікат з примірника, що зберігається у співробітника. Дублікат - це другий або наступний екземпляр будь-якого письмового документа, що має, на відміну від копії, однакову з оригіналом юридичну силу. Дублікат видається при втраті справжнього документа.

Для оформлення дубліката трудового договору необхідно зробити звичайну копію з примірника трудового договору працівника, потім на титульному аркуші написати слово «Дублікат». Далі в дублікаті повинні поставити свої підписи роботодавець і працівник. Після цього дублікат трудового договору зберігається у роботодавця і має таку ж юридичну силу, як і оригінал.

Імовірна ситуація, коли у співробітника також буде відсутній його екземпляр трудового договору. Наявність трудових відносин, не підкріплених трудовим договором у письмовій формі, не скасовує самого факту трудових відносин. Але оскільки чинне законодавство все ж вимагає наявності письмово оформленого трудового договору, то в разі втрати його двома сторонами необхідно укласти новий трудовий договір. В цьому випадку його можна відновити на підставі наказу про прийом на роботу, записів у трудовій книжці і особистій картці співробітника. При цьому датою оформлення договору буде поточна дата, а датою прийому співробітника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно із записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До оформленим договором рекомендується прикласти документи, що підтверджують трудові відносини з працівником (копії наказів, табелі обліку робочого часу), починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладення трудового договору.

Іван Шкловец,
заступник керівника Федеральної службиз праці та зайнятості

ситуація:Як вчинити, якщо співробітник втратив свій екземпляр трудового договору
ситуація:Чи потрібно укладати письмовий трудовий договір з працівником, який прийнятий на роботу до 1992 року і продовжує працювати в організації. При прийомі на роботу трудовий договір був укладений в усній формі

Так потрібно.

Відповідно до діючого порядку трудові відносини між співробітником і роботодавцем виникають на підставі (ст., ТК РФ).

Таким чином, з співробітниками, прийнятим на роботу починаючи з 6 жовтня 1992 року, трудові договори укладаються виключно в письмовій формі. А щодо співробітників, прийнятих на роботу до зазначеної дати, склався наступний підхід.

Якщо співробітник погоджується на пропозицію роботодавця оформити відносини в письмовому вигляді, то останній складає трудовий договір в загальному порядку. У укладається договорі відобразіть фактичні умови роботи (заробітну плату, режим праці і т. П.) І гарантії, що надаються працівнику, що діють на поточну дату, а не на дату прийому на роботу. Датою оформлення договору також буде поточна дата, а ось датою прийому співробітника на роботу - фактична дата його виходу на роботу (згідно із записом про прийом на роботу в трудовій книжці). До договору рекомендується прикласти документи, що підтверджують трудові відносини з працівником (копії наказів, табелі обліку робочого часу) починаючи з моменту прийому на роботу до дня укладення трудового договору.

Якщо співробітник відмовляється оформляти письмовий трудовий договір, то потрібно отримати від нього письмову відмову. Наявність такої відмови дозволить роботодавцю підтвердити фахівцям контролюючих відомств той факт, що їм були зроблені належні заходи з оформлення трудового договору в письмовій віде.Должностная інструкція кадровика - 2020: актуальні вимоги і функціонал
У Трудовому кодексі про посадової інструкції немає жодної згадки. Але кадровикам цей необов'язковий документ просто необхідний. У журналі «Кадрове справа» ви знайдете актуальну посадову інструкціюдля кадровика з урахуванням вимог ПРОФСТАНДАРТ.

Перевірте ваші ПВТР на актуальність. Через зміни 2019 року положення вашого документа можуть порушувати закон. Якщо ГИТ знайде застарілі формулювання, то оштрафує. Які правила прибрати з ПВТР, а що додати - читайте в журналі «Кадрове справа».

У журналі «Кадрове справа» ви знайдете актуальний план, як скласти безпечний графік відпусток на 2020 рік. У статті всі нововведення в законах і практиці, які тепер треба враховувати. Для вас - готові рішенняситуацій, з якими при підготовці графіка стикаються чотири компанії з п'яти.

Готуйтеся, Мінпраці знову змінює Трудовий кодекс. Всього поправок шість. Дізнайтеся, як поправки позначаться на вашій роботі і що зробити вже зараз, щоб зміни не застали зненацька, дізнаєтеся зі статті.