У вигляді електронних зразків документів. Що таке електронний документ. Юридична значимість електронного документа

Зв'язати традиційне діловодство з електронним документообігом не завжди легко. У статті ви знайдете відповіді на п'ять найпопулярніших питань про електронні документи. Розповімо, що таке електронний документ, коли його можна і потрібно переносити на папір, як зробити електронний обмін документами юридично значущим, як оформити електронний документ у вигляді додатку до паперового листа і як зберігати електронні документи.

ПИТАННЯ 1: ЩО ВВАЖАЄТЬСЯ електронним ДОКУМЕНТОМ?

Електронний документ проводить весь свій життєвий цикл- від створення до знищення - в електронному вигляді. Роздрукований електронний документ - як і відсканований паперовий - всього лише копія оригіналу.

В Останніми рокамитеорія і практика діловодства прагнуть «подружити» електронні та паперові документи, щоб встигнути за стрімко йдуть в онлайн-простір документообігом і при цьому зберегти його юридичну значимість. Наприклад, існують кілька варіантів електронного листа, з яких цим електронним документом є тільки одне:

• лист, підписаний електронним підписом, - справжній електронний документ;
• повідомлення, відправлене по електронній пошті, - це не документ, але може їм бути за умови, що учасники комунікації домовилися про це;
• скан-копія листа на паперовому носії - не електронний документ, але якщо відправник і отримувач домовились про те, що обмін такими копіями має юридичну силу, То таку копію, відправлену по електронній пошті, можна прирівняти до електронного листа. Детальніше про це поговоримо у відповіді на третє питання.

ПИТАННЯ 2: НА ЯКОМУ НОСІЇ ВЕСТИ РОБОТУ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Робота з електронними документами можна вести як онлайн, так і на паперовому носії. Звичайно, обмінюватися електронними документами за допомогою електронної пошти або системи електронного документообігу (далі - СЕД) простіше і швидше, але це не завжди можливо. В результаті виникають паперові копії електронних документів.

Роздрукувати електронного листадля роботи над ним можна, але не варто забувати: якщо ви ведете обмін листами з адресатом на електронній платформі, то і відповідь на цей лист повинен бути електронним. Більш того: громадянин може зажадати надіслати йому відповідь на своє звернення саме по електронній пошті.

Внутрішніми правилами організації може бути встановлено, що певний документ існує тільки в електронному вигляді. Як правило, першими виводять в онлайн-простір службові записки. Працівники обмінюються ними в СЕД, хмарних сервісах або по електронній пошті.

Однак зустрічаються норми, які веліли роздруковувати електронні документи, щоб поміщати їх у справу на паперовому носії.

ПИТАННЯ 3: ЯК ВЕСТИ ЮРИДИЧНО ЗНАЧУЩИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ЗА ДОПОМОГОЮ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ?

Електронні документи підписують електронно-цифровими підписами (далі - ЕЦП). При цьому тільки посилена кваліфікована ЕЦП, тобто зареєстрована в засвідчувальному центрі, акредитованому Мінкомзв'язку Росії, - абсолютний аналог власноручного. Її можна використовувати при комунікаціях з державними органами. Організації можуть спілкуватися між собою за допомогою документів, підписаних будь-яким видом ЕЦП: посиленою кваліфікованої, посиленою некваліфікованої або простий. Яку саме ЕЦП використовувати, потрібно закріпити в угоді.

Фрагмент договору про використання його сторонами електронних підписів наведено в прикладі 1.

При бажанні сторони можуть обумовити в угоді, що юридичну силу мають повідомлення в поштових клієнтах і месенджерах, sms-повідомлення.

ПИТАННЯ 4: ЯК ПРЕДСТАВТЕ ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ До паперові листи?

Пакети документів відправляють з організації з супровідними листами. Електронні документи - не виняток. Але іноді потрібно відправити супровідний лист з декількома паперовими і декількома електронними додатками. У такому випадку спочатку потрібно підготувати електронний додаток: записати його на компакт-диск або флеш-карту. Потім скласти супровідний лист. В останню чергу оформити вкладиш в конверт з диском або флешкою.

головний реквізит супровідного листа- реквізит 19 «Відмітка про програму».

Наведемо приклади оформлення супровідного листа (Приклад 2) і обкладинки диска (Приклад 3).

ПИТАННЯ 5: ЯК ЗБЕРІГАТИ ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ?

Головний принцип зберігання електронних документів - жодної дискримінації за носію! Архівні правила однакові як для паперових, так і електронних справ. Однак для зберігання електронних документів є деякі особливості. Вони вказані в Правилах організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федераціїта інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (далі - Правила 2015).

Електронний документ перед відправкою на зберігання вивантажують з програми, в якій він створений, і зберігають в незмінному форматі: Правила 2015 рекомендують PDF / A, але організації доведеться придбати програмне забезпеченнядля роботи з ним. Оптимальний формат збереження електронних документів, який підійде багатьом організаціям, - PDF.

Електронне справа записують на окремий електронний носій. Оптимальний варіант - компакт-диск з можливістю одноразового запису. Правила 2015 потребує записувати електронне справу на два диски: один екземпляр - робочий, другий - основний. Це стосується тільки справ постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання. Якщо справа має п'ятирічний термін зберігання, то його можна не передавати в архів, просто зберігши його в незмінному форматі. Якщо така справа все-таки необхідно передати на зберігання, то буде достатньо записати його на один диск.

Для кожної справи оформляють обкладинку (Приклад 4).

Електронні справи на дисках передають в архів відповідно до прийнятого в організації порядком.

РЕЗЮМЕ

1. Електронні документи від створення до знищення існують в електронному вигляді.
2. Працювати з електронними документами можна на будь-якому носії.
3. Правила обміну електронними документами організації встановлюють в угоді між собою.
4. Електронний документ може бути прикладений до паперового листа. Додаток оформляють відповідно до ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів.
5. Електронні документи передають до архіву організації на компакт-дисках, оформлених відповідно до Правил 2015.

Колись діловоди пручалися переходу з паперових журналівреєстрації в системи електронного документообігу. Зараз в більшості організацій внутрішнє погодження документів уже проводиться в СЕД (системі електронного документообігу) і не викликає побоювань. Тепер перед нами з'явилися нові можливості, які дають ще більше перспектив для переходу на повністю електронні документи. Однак разом з тим нас починають долати і нові страхи.

У декого може виникнути неприємне відчуття невпевненості і сумніву при прочитанні словосполучення «електронний документ». Відразу в голову лізе стільки питань: Чи надійно це? Як зберігати? А суди приймуть?

Але чому ніхто не задається такими ж питаннями при роботі з папером, та просто тому що це звично і здається надійним. Хоча і «паперовий» законодавство недосконале і можна знайти недоліки. Так, нормативна базаз електронного документообігу теж далека від досконалості і ще є білі плями, але вона розвивається і постійно поліпшується, в той час як «паперовий» законодавство поступово зживає себе.

Але що робити з нашими питаннями? Потрібно шукати на них відповіді. Електронний документ -, зберігати його і судами він.

Зараз саме час, щоб зважитися на перехід на електронні документи, а не доживати з папером її вік. Пора отримати відповіді на ваші питання і побоювання, щоб потім не бути в ролі наздоганяючого.

Юридична значимість електронного документа

Для того, щоб зрозуміти які документи можуть обходитися без паперу, необхідно в першу чергу дізнатися, як з юридичної точки зору розцінюється електронний документ.

Але електронні документи завойовують і цю консервативну область. Навіть таку здавалося б непорушно паперову річ, як трудова книжка, Незабаром законодавці планують перевести в електронний вигляд.

Однак є документи кадрового обліку, які вже можна повністю перевести в електронний вигляд:

• журнал реєстрацій трудових договорів і змін до них;
• журнал обліку наказів про прийом на роботу;
• форма Т-60 (записка-розрахунок про надання відпустки працівнику);
• форма Т-61 (записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договоруз працівником (звільнення));
• табель обліку робочого часу і т.д.

Що ж стосується зберігання даних документів, то згідно із законодавством електронні документи зберігаються ту ж кількість часу, яке обумовлено для їх паперових аналогів. Однак у зв'язку з тим, що це не просто документ, який як паперовий можна просто взяти з полиці, накладається додаткова вимога на зберігання коштів, Що забезпечують відтворення електронних документів, а також засобів перевірки дійсності електронного підпису. Термін зберігання даних засобів дорівнює терміну зберігання документа.

При переході на електронні документи необхідно пам'ятати, що вони повинні бути готові до передачі контрагентами, контролюючим органам і, при необхідності, судовим. Зокрема ФНС висуває суворі вимоги до формату і способу обміну. З контрагентами обмін простіше по.

У таблиці нижче представлені всі можливі документи, які на момент написання статті приймаються ФНС (згідно з наказом ФНС від 29.06.2012 № ММВ-7-6 / [Email protected]). Документи розбиті на ті, які необхідно відправляти строго в певному форматі (xml) і ті, які можливо відправити в скан-образах.

Електронні документи, сформовані за затвердженими форматам, які можуть бути передані в інспекцію в xml-файлі (формалізовані документи)

Електронні документи в довільному форматі (або документи на папері), які можуть бути передані в інспекцію через інтернет в графічному форматі jpg, tif, pdf або pgn (неформалізовані документи)

Після вступу в силу Наказу ФНС від 18.01.2017 № ММВ-7-6 / [Email protected], Що затвердив новий формат xml-файлу опису документів, з'явилася можливість представити по ТКС і xml-файли, і паперові документи у вигляді скан-образів (в форматах jpg, tif, pdf). Нова опис діє з 1 червня 2017. Таким чином, по ТКС можна спрямовувати не тільки електронні документи, а й документи, спочатку складені на папері.

При цьому необхідно пам'ятати, що в контейнері, переданому в Податковий органможуть міститися одночасно як файли з розширенням xml, так і відскановані файли у відповідних форматах.

Наведений в таблиці вище перелік документів є вичерпним (на даний момент) і якщо у платника податків запитують інші дані, то для їх передачі не вийде скористатися ні особистим кабінетомплатника податків, ні системою електронного документообігу. В такому випадку необхідно скористатися будь-яким іншим способом, зазначеним у статті 93 НК РФ.

замість висновку

Щоб встигати в ногу з часом, необхідно завжди йти, а часом і бігти рука об руку з новинками. І щоб цей біг був легкою прогулянкою, потрібно використовувати всі доступні інструменти. В даному випадку самим важливим інструментомє система електронного документообігу (внутрішній) і сервіси юридично значущого електронного обміну (зовнішній). Вендори і оператори тримають руку на пульсі законодавства і технологій, можуть проконсультувати і допомогти вам правильно вибудувати безпаперову роботу. Саме з їх підтримкою ваш перехід на електронні документи буде безболісним.

Питання 5. Класифікація документів

Класифікація документів- розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання і ін. З метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві. 2. Умовно документи можна розділити на наступні групи: за способом документування: рукописні; електронні;

графічні;

кіно-, фото -, фонодокументи;

по сфері використання: організаційно-розпорядчі; фінансово-бухгалтерські; науково-технічні; з праці; звітно-статистичні;

за місцем складання:

Вхідні (що надійшли в організацію);

Вихідні (відправляються з організації);

Внутрішні (складені і використовувані в самій організації);

по грифу обмеження доступу:

відкриті (несекретні);

з грифом обмеження доступу. Документи можуть мати такі грифи:

"Для службового користування" (службова інформація, призначена тільки для працівників конкретної організації або галузі); "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої ​​важливості" (інформація, яка містить державну таємницю); "Конфіденційно" (інформація, доступ до якої обмежено законодавством РФ);

«Комерційна таємниця» (інформація, яка має комерційну цінність в силу невідомості її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставіі по відношенню до якої власником такої інформації введений режим захисту);

за походженням:

офіційні (службові) (зачіпають інтереси організації, складені юридичною або фізичною особою, Оформлені в установленому порядку); особисті (стосуються інтересів конкретної особи і є іменними);

по ю рідіческой значущості:

оригінали або оригінали (перші або одиничні екземпляри офіційних документів, власноруч підписані автором);

копії (документи, повністю відтворюють інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не мають юридичної сили);

завірені копії (копії документів, на яких відповідно до встановленим порядкомпроставляють необхідні реквізити, що надають їм юридичну силу);

дублікати (повторні екземпляри оригіналу документа, що мають юридичну силу);

за формою викладу:

індивідуальні (зміст яких викладається у вільній формі);

трафаретні (коли структура, частина документа, стандартні фрази заздалегідь підготовлені, а інша частина заповнюється при складанні, наприклад, довідка з місця роботи);

типові (створені для документування стандартних ситуацій, наприклад, відрядження, і використовуються в усіх організаціях);

за термінами зберігання:

постійного зберігання;

довготривалого зберігання (понад 10 років); тимчасового зберігання (до 10 років).

1 . Електронний документ- документ, в якому інформація представлена ​​в електронній формі, з реквізитами, необхідними для визнання його дійсним.

Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам:

створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;

бути відображеним (відтвореним) в формі, зрозумілою для сприйняття.

Електронний документможе бути відтворено у вигляді і формі, зрозумілих для сприйняття: на екрані дисплея; паперовому носії;

іншому віддільного від машинного носія матеріальному об'єкті в доступному для візуального огляду вигляді. При використанні електронного документа не потрібно надання його копії на паперовому носії, за винятком випадків, передбачених нормативними правовими актамиРФ або угодою сторін. перевагивикористання електронних документів:

комп'ютерний набір документів зводиться до мінімуму при використанні готових зразків, що містяться в пам'яті ПК; комп'ютерна обробка електронних документів (наприклад, заявок на товари) виконується значно швидше, ніж обробка паперових документів;

прискорюється і спрощується збір, систематизація та пошук будь-якого документа або інформації з документів; за допомогою електронної пошти здійснюється оперативна передача документів на будь-які відстані; зберігання електронних документів дозволяє зберегти на малих носіях велика кількість інформації і тому не потрібно великих площ для архівів; зменшується обсяг рутинних технічних операцій з документами, звільняється час для вирішення змістовних завдань управління;

зменшується кількість втрат документів, місцезнаходження яких невідоме;

з'являється можливість використання отриманої інформації для підготовки іншого документа (звіту, зведення, огляду і т. п.), тим самим підвищується оперативність і якість складається документа.

Узгодження проекту електронного документамає наступні переваги:

прочитання документа на екрані ПК без виведення на папір; виправлення вносяться в проект документа;

До недоліківелектронних документів можна віднести: недовговічність зберігання в порівнянні з паперовими документами;

необхідність наявності технічних засобів для прочитання; можливість внесення несанкціонованих змін (при відсутності електронного цифрового підпису (ЕЦП) або інших засобів захисту).

3. Електронний документообіг- процес руху, обробки, зберігання та обміну електронними документами. Учасники обміну електронними документами - фізичні і юридичні особи, Органи державної влади РФ, органи місцевого самоврядування, які беруть участь в обміні електронними документами.

Відправник електронного документа- учасник обміну електронними документами, який становить електронний документ, підписує його своїм ЕЦП та направляє його на адресу одержувача безпосередньо або через інформаційного посередника.

Одержувач електронного документа- учасник обміну електронними документами, на адресу якого надійшов електронний документ.

Посередник в обмін електронними документами (інформаційний посередник)- юридична особа або індивідуальний підприємець, Який виконує послуги, пов'язані з обміном електронними документами між відправниками та одержувачами електронних документів.

При обміні електронними документами повинні використовуватися засоби захисту інформації відповідно до вимог нормативних правових актів РФ.

Електронний документ підлягає перевірці для підтвердження його автентичності засобами перевірки ЕЦП. Підтвердження справжності електронного документа здійснюється одержувачем електронного документа з використанням засобів перевірки ЕЦП, наданих йому відправником або розповсюджувачем засобів перевірки ЕЦП. Справжність електронного документавважається підтвердженою, якщо в результаті виконання одержувачем електронного документа процедур, передбачених засобами перевірки ЕЦП, встановлюється незмінність всіх його реквізитів. Електронний документообертрегулюється нормативними актами:

державними;

міжгалузевими;

галузевими;

локальними (підприємства).

Правове регулюванняв сфері обігу електронних документів направлено:

на реалізацію єдиної державної політики у сфері обігу електронних документів;

забезпечення безпеки і захисту інформації при її створенні, обробці, зберіганні, передачі і прийомі;

забезпечення прав і законних інтересів користувачів електронних документів;

правове забезпечення технології створення, обробки, зберігання, передачі і прийому електронних документів. Робота з електронними документами, що посилаються по електронній пошті, проводиться аналогічно роботі з документами на паперових носіях. Тому електронний документообіг називають також автоматизованим діловодством.Кожному абоненту в електронній пошті виділяється індивідуальний поштову скриньку, якому присвоюється код користувача, і обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Відправник електронного документа створює файл повідомлення, вказує його ім'я, дату, час відправлення і запускає програму відправки електронної пошти.

Електронні документи передаються адресатам відповідно до вказівки на розсилку.

Адресат отримує документ на екран ПК, який при необхідності можна перенести на паперовий носій. За допомогою ПК відбувається реєстрація електронних документів.

Керівник, отримавши електронний документ, проставляє на ньому резолюцію, і по внутрішній мережі документ пересилається на ПК виконавцю (виконавцям).

Процес виконання електронних документів аналогічнийвиконання документів на паперових носіях. Електронний документообіг постійно зростає, особливо в зв'язку з розвитком Інтернет-торгівлі. Термін зберігання електронних документів такий же,як і у паперових (наприклад, сповіщення банків і переказні вимоги - 5 років). Зберігання файлів протягом такого терміну може призвести до їх втрати, тому рекомендується формувати спеціальні архіви електронних документів на компакт-дисках.

при зберіганні електронних документів в електронному архіві повинні забезпечуватися:

захист електронних документів від несанкціонованого доступу і спотворень;

можливість надання зацікавленим особам доступу до збережених електронних документів в порядку, передбаченому нормативними актами;

можливість підтвердження достовірності електронних документів протягом всього терміну їх зберігання;

можливість подання збережених електронних документів у вигляді копії на паперовому носії.

У перспективі розвиток електронного документообігу спрямовано на максимальне використання електронних документів, що передбачає зміну існуючих вітчизняних традицій діловодства і поступова відмова від паперових носіїв інформації.

29.05.18 71 255 13

Документи можна підписувати на папері, а можна електронно. На папері довго, електронно - незрозуміло як.

Павло Овчинников

12 років працює з електронними документами

Але ось я дванадцять років займаюся електронними документами і скажу вам: це неймовірний кайф. Дозвольте розповісти, як це все влаштовано, з прикладами.

коротше

Щоб почати вести електронний документообіг, потрібно:

1. Переконати контрагентів почати обмінюватися електронними документами.
2. Купити сертифікат електронного підпису.
3. Визначитися зі способом надсилання документів: через спеціальний сервіс або без нього.

Кому потрібні електронні документи

Незважаючи на зручність і сучасність, мало хто ведуть електронний документообіг. Якщо підприємець на спрощене оподаткування укладає пару контрактів на рік, йому, може, не так страшно пару раз відправити друковані документи. Але є випадки, коли електронний документообіг гранично корисний.

великим компаніямелектронні документи допомагають знизити витрати, якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць. Для них доставка паперів безпосередньо впливає на швидкість угод. Витрати на документообіг можуть становити сотні тисяч рублів на рік, а ризики, пов'язані з втратами, помилками і штрафами від податкової, ще більше збільшують витрати.

Навіть якщо зараз ви підписуєте один акт на півроку, це не означає, що ваш бізнес не виросте. У вас можуть з'явитися великі партнери, які працюють з електронними документами, і вони зажадають від вас того ж.

наприклад

У інтернет-магазину регулярно збиралася дебіторська заборгованість на десятки мільйонів через те, що в накладній в черговий раз допустили помилку: товар коштує в фурі, на склад прийняти не можна. Поки чекають, коли кур'єр з виправленим документом доїде від постачальника, йдуть дні. Впровадили електронні документи, і тепер все коригування в документах займають менше години.

А у великій енергозбутової компанії під час виїзних податкових перевірок інспектори щорічно знаходили порушення і помилки в документах. Чек на штрафи досягав 120 000 рублів на рік. Дійшло до того, що фінансовий відділ заздалегідь закладав ці гроші в бюджет як накладні витрати. Впровадили електронний документообіг, і тепер правильність документів контролюють програми, а не люди. Помилок більше немає.

Що таке електронний документ

Електронний документ - це звичайний док або ПДФ-файл, який можна створити і прочитати в будь-якому редакторі. Важливо, щоб він був підписаний спеціальної електронним підписом і відправлений особливим чином.

Щоб партнер, юрист або суддя не сумнівалися, що саме ви підписали електронний документ і ніхто його не змінив, фахівці з цифрової безпеки придумали електронний підпис. Це як відбиток пальця, накладений на унікальний набір бітів і байтів вашого документа. Грубо кажучи, підписуючи щось електронним підписом, ви говорите: «Я підтверджую автентичність цього набору бітів».

Електронний підпис прикріплюють до будь-якого документу, після чого він вважається підписаним. Документ можна прочитати і без підпису. Вона лише гарантує, що перед вами той самий незмінний документ, в тому вигляді, в якому його вам відправили. Якщо поміняти щось в документі і зберегти, зміниться його набір бітів - підпис буде недійсною.

наприклад

Дві компанії вирішили підписати електронний контракт. Склали договір, узгодили умови. Тепер одна компанія підписує договір своїм підписом і відправляє інший. Та відкриває договір і вирішує щось нишком виправити, наприклад суму штрафів. Виправляє. Зберігає. Відправляє першої. Та дивиться - оп! - початкова підпис на цьому договорі зламалася. Значить, щось виправили, лиходії. Потім йдуть бити морду, напевно.

Де взяти електронний підпис

Електронний підпис купують в спеціальному засвідчувальному центрі. Досить просто знайти зручний центр в вашому місті. Головне, щоб він входив в список акредитованих центрів Міністерства зв'язку РФ.

Все те ж саме можна зробити прямо в офісі, що засвідчує,: просто приходите з усіма документами і оформляєте заявку. Але в цьому випадку вам доведеться чекати, поки пройде безготівкова оплата, - це може зайняти кілька годин. Готівкою оплатити сертифікат для фірми не можна, як і не можна отримати віддалений доступ.

Як працює електронний підпис

Юридична сила електронного підпису описана в федеральному законі «Про електронний підпис».

Закон визначає типи підписів: просту, некваліфіковану і кваліфіковану. Підписувати документи можна будь-який з них, але з застереженнями: кваліфікована - для податкової, торгів і в деяких випадках для суду; проста і некваліфікована - для всього іншого.

Проста або некваліфікована підпис

Доступний і дешевий варіант, але з обмеженим застосуванням. Некваліфікована підпис містить криптографічні алгоритми, але не підтверджується жодним документом з центром. Проста зовсім являє собою лише комбінацію з логіна і пароля, обліковий запис на сайті держпослуг або електронну адресу контрагента.

Такі підписи підійдуть, якщо ви не берете участь в електронних торгах, які не обмінюєтеся електронною первинкою і не відправляєте податкову звітність. просту підписможна використовувати для договорів, рахунків і актів, але доведеться підписати окрему угоду з контрагентом і зафіксувати згоду сторін довіряти такого підпису.

Якщо у вас десятки контрагентів і різні документи, схема працювати не буде. Вам доведеться з кожним підписати такий документ, і з часом цей процес буде сповільнювати, а не прискорювати роботу. Тоді краще пошукати інший сертифікаті електронного підпису.

Щоб використовувати просту електронну підпис, треба роздрукувати і підписати паперовий варіант угоди або включити спеціальний пункт в договір з контрагентом - це вимога закону.

кваліфікована підпис

Такий підпис підійде для рахунків-фактур і податкової. Згідно із законом електронні рахунки-фактури можна підписувати тільки таким підписом. Варто кваліфікований сертифікат від 1000 Р, купити його можна тільки в засвідчувальному центрі, що входить в зону довіри ФНС.

Щороку сертифікат кваліфікованої підпису необхідно оновлювати, що додає турбот: треба стежити за терміном дії і вчасно замовляти перевипуск.

Для роботи з кваліфікованої підписом треба встановити спеціальну програму - засіб криптографічного захисту інформації. Програма зміцнює електронний підпис на документ і перевіряє підписи інших учасників обміну.

Можна вибрати платну програму ( «КріптоПро ЦСП») або безкоштовну ( «Віпнет ЦСП»). Функціонально вони майже не відрізняються, але з безкоштовною можуть виникнути проблеми сумісності. Обидві працюють на Віндоус і на Маке. Платна коштує близько 1000 Р, щорічна оплата сертифіката електронного підпису ще близько 1000 Р.

Деякі використовують хмарну електронний підпис, для неї не треба встановлювати програму криптозахисту. Хмарна підпис зберігається в сервісі обміну, і кожен раз, коли ви підписуєте документ, вам на телефон приходить смс з підтвердженням дії. Такий сертифікат дешевше і зручніше у використанні, але менш безпечний, ніж програма криптозахисту.

Навіщо потрібен оператор документообігу

Підписаний електронний документ можна відправити звичайною електронною поштою, але це небезпечно. Якщо пошту зламають, документи виявляться у зловмисників. Тому, наприклад, податкова інспекціяприймає декларації тільки через спеціальні сервіси. Через такі ж послуги ви повинні обмінюватися електронними рахунками-фактурами, інакше порушите наказ Мінфіну Росії. Такі сервіси називаються операторами документообігу.

Для простого користувача - це прокачаних електронна пошта. Працює через браузер, є папки з вхідними та вихідними, довідник адрес, вбудований пошук, редактор документів. Всередині - високонавантажених сервіс з захищеними каналами зв'язку і шифруванням, які забезпечують безпеку передачі документів.

З оператором електронного документообігу навіть не треба укладати договір. Просто реєструєтеся, завантажуєте сертифікат електронного підпису і оплачуєте тариф за рахунком. Решта турботи бере на себе оператор: повідомляє ФНС, що ви приєдналися до обміну, стежить за форматами і гарантує дотримання законодавства РФ.

Таких сервісів в Росії кілька десятків. За ціною, функціональності, надійності і швидкості роботи вони приблизно однакові. Операторів прийнято вибирати за якістю сервісу: як швидко працює техпідтримка, чи готовий оператор допомагати підключати контрагентів, які можливості він пропонує і чи є у нього консультанти-аналітики, які допоможуть вам впровадити сервіс в роботу.

Вашій контрагенту теж доведеться підключитися до оператора. Він може вибрати вашого або будь-якого іншого - тоді обмін піде через роумінг, як в стільникового зв'язку.

Скільки коштують електронні документи

Працюючи через оператора, ви платите тільки за документ, який підписали обидві сторони. В середньому вартість відправки документа становить близько 6-8 Р, а всі вхідні безкоштовні.

Зазвичай новачки купують мінімальний пакет на 300 документів, який дуже швидко закінчується. Потім треба купувати наступний пакет. Вигідніше купити безлімітний річний пакет або домовитися про індивідуальні умови.

Переходити на електронні документи вигідно, якщо ви відправляєте 100 і більше документів в місяць або мінімум 1000 документів на рік. Тоді ви скоротите витрати на папір і доставку майже в 5 разів.

Скільки коштує документообіг

1000 паперових документів