Канцелярія програма. Електронна канцелярія. Надсилання листів кореспондентам

У великих компаніях щорічно ведеться листування із десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити та оброблятися у паперовому вигляді. Системи електронного діловодства допомагають компаніям підвищити ефективність роботи у кілька разів та сформувати єдине сховище всіх документів.

"Канцелярія" охоплює весь цикл роботи з паперовими документами: від введення та реєстрації до здачі в архів. Функціональність повністю відповідає російським стандартамділоводства, дозволяючи автоматизувати більшість «ручних» операцій.

Ведення номенклатури справ та журналів реєстрації

Затверджений склад номенклатури справ ведеться у спеціальному довіднику системи. У разі децентралізованого обліку документів передбачено місця реєстрації всередині структурних підрозділів.

Номенклатура справ

Під час підготовки документів для передачі до архіву по кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи та опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання та пошук в архіві скорочується у кілька разів.

Реєстрація документів

Щоб занести документ у DIRECTUM, заповніть необхідні поля реєстраційно-контрольної картки (РКК), а реєстраційний номер надається автоматично. Гнучка система нумерації дозволяє надавати номер документу в розрізі кожного журналу реєстрації довільно та автоматично. Номер може включати код підрозділу, код журналу, і будь-який необхідний реквізит. З впровадженням рішення середній час реєстрації документів скорочується на 35-50%.

Приклад РКК

РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер тощо), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.

Також до РКК можна прикріпити документ або його скан-образ. Для оперативного внесення великого обсягу документів використовується служба потокового введення DIRECTUM Capture Service. Вона підтримує різні способизанесення документів: захоплення з електронної пошти або файлової системи (наприклад, зі сканера).

Функцію створення РКК та заповнення даних можна передати інтелектуальним механізмам Ario. Отримавши документ, вони самостійно класифікують його, розпізнають текст і заповнюють РКК одержаної значущою інформацією. Діловоду залишається лише перевірити коректність заповнення. Це дозволяє додатково скоротити час на реєстрацію та зменшити кількість рутинних операцій.

Розгляд та виконання вхідних документів

Після реєстрації вхідного документа діловод у кілька кліків відправляє його на розгляд керівнику. За підсумками розгляду документа секретар чи сам керівник формують доручення документу.

Якщо керівник має помічника, попередній розгляд документа з підготовкою проекту резолюції виконує його помічник. Керівнику залишається лише затвердити проект резолюції та надіслати доручення на виконання.

У процесі виконання доручень забезпечується:

фіксація листування щодо виконання;
можливість делегування та відправлення на доопрацювання;
контроль термінів; запити нового терміну.

Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступне коротке зведення, що відображає ситуацію щодо пов'язаних доручень.

Дерево доручень

Надсилання листів кореспондентам

Рішення тісно інтегроване з модулем «Обмін із контрагентами» . Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами - це позбавляє необхідності багаторазового друку документа і скорочує витрати на доставку.

Крім цього, для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціях та автоматично розіслати електронні листиадресатам чи роздрукувати конверти, що відповідають стандартам Пошти Росії.

Друк конвертів

Оформлення та ознайомлення з організаційно-розпорядчими документами

Оформлення та надсилання на погодження розпорядчих документів повністю автоматизовано. Достатньо заповнити необхідні дані у майстрі дій, після чого система сформує документ та відправить його потрібним співробітникам на погодження та підписання:

Після підписання організаційно-розпорядчого документа можна розіслати заінтересованим співробітникам для ознайомлення. Для цього необхідно заповнити перелік розсилки в РКК. Цей список також можна використовувати для розсилки іншого документа.

Співробітники зі списку розсилки одержують завдання на ознайомлення з документом. У системі DIRECTUM для підтвердження ознайомлення достатньо виконати завдання. А якщо надсилається завдання на ознайомлення з документом, який не занесений до системи, то це вказується в тексті завдання та виконавці знайомляться з документом у паперовому вигляді.

Пошук та аналіз

За відомими реквізитами може бути знайдено як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження та стадію виконання документа.

Пошук по РКК

Швидко знайти потрібний документразом із РКК також можна за штрихкодом на паперовому аналогу документа. Завдяки технології швидкої ідентифікації штрих-код зчитується спеціальним сканером, після чого система автоматично знаходить документ і пов'язані з ним завдання.

Вікно дій над знайденим документом

Для аналізу ефективності роботи користувачів у системі передбачені спеціалізовані звіти: "Список ознайомлення", "Контроль термінів виконання доручень", "Статистика виконання доручень", "Документи, що підлягають поверненню" та ін.

Приклад звіту

Веб-клієнт може використовуватися у віддалених офісах територіально розподіленої організації або як основний клієнт, що забезпечує крос-платформність та зручність адміністрування. Для роботи потрібен лише доступ до Інтернету.

РКК, що входить у веб-канцелярії

Ефект від застосування

З використанням рішення співробітники будуть своєчасно отримувати накази та розпорядження для виконання. Контроль виконання управлінських рішеньстане повністю прозорий.

До мінімумузводиться ризик втрати документів
У 2 разискоротиться час на підготовку та погодження вихідного листа
У 12 разівприскориться пошук місцезнаходження паперових документів
У 2 разиприскориться підготовка інформації до керівництва з виконання доручень
на 20%збільшиться виконання доручень керівництва

Зазвичай навантаження із забезпечення " паперового " документообігу та контролю виконання доручень лягає на підрозділи організації, які займаються діловодством: канцелярію, управління справами, і навіть на відповідальних діловодство у структурних підрозділах. Саме для них і призначений модуль «Канцелярія» системи електронного документообігу та управління взаємодією DIRECTUM. Цей модуль полегшує виконання рутинних операцій з обробки паперових документів відповідно до вимог ДСДОУ, на яких базується традиційна російська технологія діловодства:

єдина реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів із використанням реєстраційно-контрольних карток (РКК);
реєстрація місця знаходження паперового документа на будь-якому етапі його життєвого циклу: розгляд керівництвом, погодження проекту документа, виконання тощо;
здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій та вказівок керівництва;
списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
швидкий пошук необхідної інформації щодо стану, наявності, руху паперових документів;
отримання необхідних стандартних форм та журналів, а також статистичних звітівз документообігу організації.

Крім того, модуль "Канцелярія" дозволяє організувати обмін між різними організаціями. За такого обміну можливе використання електронного підпису(ЕП), а спеціальні механізми системи дають змогу здійснювати контроль доставки документів. Принципи обміну ґрунтуються на галузевому стандарті обміну електронними документами"Взаємодія систем автоматизації документаційного забезпечення управління", затвердженого Гільдією Керуючих Документацією.

Ведення номенклатури справ та журналів реєстрації

Гнучка система нумерації дозволяє надавати номер документу в розрізі електронного журналуреєстрації. До кожного журналу задається довільний спосіб автоматичної нумерації документів усередині журналу. Номер може включати код підрозділу, код журналу, а також будь-який інший необхідний реквізит.

При підготовці документів для передачі до архіву по кожній номенклатурній справі можна надрукувати обкладинку справи, а також опис документів справи, що значно скорочує час на підготовку документів для архівного зберігання.

Реєстрація документів

Для реєстрації документів у модулі «Канцелярія» використовуються реєстраційно-контрольні картки (РКК), які містять усі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації, реєстраційний номер, тема та короткий змістдокумента, спосіб доставки і т.д.), а також необхідну інформацію про стан будь-якого паперового документа організації (місцезнаходження, стан виконання тощо). Для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціям.

У системі реалізовано можливість реєстрації документів як від організацій, так і від громадян.

Для організацій, які використовують децентралізовану реєстрацію документів, у системі використовуються місця реєстрації – робочі місця секретарів та співробітників канцелярії. Кожне місце реєстрації може обслуговувати один чи кілька підрозділів. За місцями реєстрації можливе розмежування прав доступу до даних.

При переміщенні документа між підрозділами кожному місці реєстрації може заводитися своя РКК. Таким чином, з'являється ланцюжок РКК, яким можна відстежити рух паперового документа як між співробітниками всередині підрозділи, а й між підрозділами. Крім того, через РКК здійснюється взаємозв'язок зареєстрованих документів системи між собою, а саме: «У відповідь на», «На виконання» тощо.

Процедура реєстрації проста і полягає у заповненні необхідних полів РКК, при цьому реєстраційний номер надається автоматично.

Під час реєстрації безпосередньо з РКК можливе занесення відсканованого (електронного) документа до модуля «Управління електронними документами» з автоматичним приєднанням його до РКК. Для оперативного занесення великого обсягу документів використовуються служби введення системи, що забезпечують потокове занесення документів модуль. Надалі РКК, як і занесений електронний документ, легко може бути знайдена за штрихкодом на паперовому аналогу документа завдяки вбудованій у систему технології швидкої ідентифікації.

За даними РКК роздруковуються журнали вхідних та вихідних документів. Для вихідних документів можна автоматично сформувати та роздрукувати наклейку на конверт.

Рух та виконання документів

Після реєстрації вхідний документ проходить етапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль та виконання документа. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестись повністю у електронному вигляді. Це значно скорочує витрати часу виконавців та запобігає випадковій втраті оригіналу.

Залежно від стилю роботи керівника, документ розглядається ним або в паперовому, або в електронному вигляді.

На підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль із призначенням виконавців, доручень та строків. Для виконавців, які працюють із модулем «Управління діловими процесами», секретар чи сам керівник може швидко створити завдання прямо з РКК. Робота із завданнями дозволяє максимально повно використовувати такі можливості системи контролю виконання доручень, як: фіксація повного листування щодо виконання доручень; можливість відправки на доопрацювання; гнучке налаштування маршрутизації тощо.

Згодом із завдань, пов'язаних з РКК, можна швидко відтворити історію роботи над документом, процедуру узгодження, обґрунтування прийнятого рішення.

Якщо модуль «Канцелярія» використовується самостійно, всі доручення, видані виконавцям, заносяться секретарем в РКК документа, після чого відстежується їх своєчасне виконання. При цьому для неавтоматизованих користувачів доручення можна надрукувати.

Працюючи з електронними документами все переміщення документів здійснюються через завдання, у своїй на спеціальній закладці РКК фіксується місцезнаходження паперового документа у час. Це дозволяє оперативно знаходити паперовий оригінал документа через РКК. За тими самими принципами будується і з вихідними і внутрішніми документами.

Обмін електронними документами між системами

З допомогою системи можна організувати обмін офіційними, юридично значимими електронними документами між організаціями. Обмін документами ґрунтується на використанні галузевого стандарту обміну електронними документами "Взаємодія систем автоматизації документаційного забезпечення управління", затвердженого Гільдією Керуючих Документацією.

Обмін документами може здійснюватися як між структурними підрозділамиоднієї компанії (холдингу), і між незалежними организациями–партнерами. При цьому сторони обміну можуть використовувати різні системиелектронного документообігу чи взагалі працювати з такими системами.

Якщо обмін здійснюється між підрозділами однієї компанії (холдингу), то робота з документами відбувається у модулях «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами» та «Канцелярія». Якщо обмін проводиться між сторонніми організаціями, то електронний документ експортується із системи до файлу ESD-формату. Друга сторона може або імпортувати ESD-документ у систему електронного документообігу (за умови, що цей формат підтримується даною системою; формат ESD є відкритим), або використовувати для роботи з ESD-документом вільно розповсюджувану програму DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc дозволяє переглядати документ, його атрибути та всі ЕП, якими документ було підписано, включаючи маркер достовірності.

Пошук та аналіз інформації

З моменту реєстрації будь-якого документа в системі можна знайти як його реєстраційну картку разом з інформацією про місцезнаходження та процес виконання документа, так і сам електронний документ.

Система здійснює пошук по реєстраційним номерам, кореспонденту, автору резолюції, а також за всіма реквізитами РКК та їх довільним поєднанням.

Крім того, в системі передбачені спеціалізовані звіти, які суттєво підвищують ефективність роботи користувачів: Документи на розгляді, Прострочені доручення, Документи, що підлягають поверненню тощо.

Веб-модуль "Канцелярія"

Веб-модуль «Канцелярія» призначений для автоматизації роботи з офіційними паперовими документами, наприклад, з розпорядчими документами, вхідними та вихідними листами, дорученнями, доповідними та службовими записками. Полегшує обробку паперових документів.

Обробка паперових документів здійснюється відповідно до вимог ДСДОУ, на яких базується традиційна російська технологія діловодства.

Веб-модуль «Канцелярія» спрямований на розв'язання задач:

єдиної реєстрації всієї вхідної та вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток;
контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій та вказівок керівництва;
швидкого пошуку необхідної інформації щодо стану, наявності, руху паперових документів;
отримання необхідних стандартних форм та журналів, а також статистичних звітів з документообігу організації.

Основу веб-модуля «Канцелярія» складають довідники «Реєстраційно-контрольні картки», «Доручення з РКК», «Номенклатура справ».

Переваги інтеграції модуля "Канцелярія" з іншими модулями системи

Таким чином, завдяки взаємодії модулів «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами» та «Канцелярія» у рамках єдиної системизабезпечується підвищення ефективності роботи організації за повної відповідності вітчизняним традиціям та стандартам діловодства. Усі механізми, що надаються кожним модулем, можуть використовуватись у різних комбінаціях «паперових» та «електронних» етапів роботи з документами. При цьому традиційне «паперове» діловодство гармонійно вписується в електронний документооберторганізації із розвиненими горизонтальними зв'язками.

Купуючи різноманітні комплектуючі для мобільної та побутової електроніки в магазині «Сотовик-М», принагідно рекомендуємо запастися канцелярським приладдям – без них не обходяться робочі процеси будь-якого бізнесу чи некомерційної установи. Якщо ви хочете купити канцтовари оптом, то перегляньте наш асортимент.

Купити канцтовари оптом від виробника (канцелярія оптом, канцтовари опт москва) - це дієвий спосіб суттєво заощадити на постійному забезпеченні офісу компанії канцелярськими товарами оптом. Бажаєте канцтовари оптом дешево? Замовивши велику партію ручок, олівців, скріпок, блокнотів та інших дрібниць раз на квартал чи півроку, вам не доведеться витрачати час на оформлення чергового щомісячного постачання. Оптові закупівліканцелярії оптом корисні і для державних організацій – багато адміністрацій освітніх установкупують канцтовари оптом для школи, дитячого садкачи університету. Оптові компанії канцтоварів ведуть адекватну цінову політикуТому «Сотовик-М» реалізує письмові приналежності за вигідною вартістю - канцтовари оптом дешево. Канцелярські товари оптом у Москві (канцтовари оптом Москва, канцтовари опт Москва) у нашому інтернет-магазині.

Канцтовари оптом дуже дешево. Канцелярські товари оптом у Києві

Канцелярія оптом у нашому магазині за одним із найвигідніших цін. Якщо ви плануєте купити шкільні канцтовари оптом, канцелярські товариоптом по низькими цінамиабо замовити для сувенірного магазину оптом незвичайні канцтовари, «Сотовик-М» – це те, що вам потрібно! Купуйте канцелярські товари оптом, від звичайних зошитів до штемпельної продукції та візиток, за привабливою ціною з оперативною доставкою по Росії. У нас канцтовари оптом дуже дешево!