Електронним документом визнається. Формати та форми електронних документів. В чому різниця? Скільки коштують електронні документи

Стаття 6 Умови визнання електронних документів, підписаних електронним підписом, рівнозначними документами на паперовому носії, підписаними власноручним підписом

1. Інформація у електронної форми, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, та може застосовуватись у будь-яких правовідносинах відповідно до законодавства Російської Федерації, крім випадку, якщо федеральними законами чи прийнятими відповідно до ними нормативними правовими актами встановлено вимогу необхідність складання документа виключно паперовому носії.

2. Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативними правовими актами або угодою між учасниками електронного взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, які встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, мають передбачати порядок перевірки електронного підпису. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних простим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, повинні відповідати вимогам статті 9 цього Закону.

3. Якщо відповідно до федеральних законів, що приймаються відповідно до них нормативних правових актів або звичаєм ділового обороту, документ повинен бути засвідчений печаткою, електронний документ, підписаний посиленим електронним підписом і визнаний рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, визнається рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом та завіреному печаткою. Федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативними правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії можуть бути передбачені додаткові вимоги до електронного документа з метою визнання його рівнозначним документом на паперовому носії, завіреному печаткою.

3.1. Якщо федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативними правовими актами передбачено, що документ має підписуватися кількома особами, електронний документ має бути підписаний особами (уповноваженими) посадовими особамиоргану, організації), які виготовили цей документ, тим видом підпису, який встановлений законодавством Російської Федерації для підписання виготовленого електронного документа електронним підписом.

4. Одним електронним підписом може бути підписано кілька пов'язаних між собою електронних документів (пакет електронних документів). Під час підписання електронним підписом пакета електронних документів кожен із електронних документів, що входять до цього пакета, вважається підписаним електронним підписом того виду, яким підписано пакет електронних документів. Виняток становлять випадки, коли до складу пакету електронних документів особою, яка підписала пакет, включені електронні документи, створені іншими особами (органами, організаціями) та підписані ними тим видом електронного підпису, який встановлений законодавством Російської Федерації для підписання таких документів. У цих випадках електронний документ, що входить до пакета, вважається підписаною особою, яка спочатку створила такий електронний документ, тим видом електронного підпису, яким цей документ був підписаний під час створення, незалежно від того, яким видом електронного підпису підписано пакет електронних документів.

НК РФ (актуальної та для «спрощенців») сказано, що витрати, що враховуються для цілей оподаткування, повинні бути підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ. Податковим кодексом не встановлено конкретний перелік документів, що підтверджують вироблені платником податків витрати. Тому підтвердженням даних податкового облікує первинні документи, які відповідають вимогам законодавства про бухгалтерський облік (на цей нюанс Мінфін звернув увагу у листах від 22.06.2016 № 03-07-11/36393, від 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458). Іншими словами, «первинка» крім основної функції – обліку та оформлення фактів господарського життя – відіграє важливу роль у податковому обліку. Незважаючи на те, що проблемі оформлення первинних документів присвячено чимало матеріалів (у тому числі у нашому журналі), на цю тему завжди виникають питання. Відповіді на деякі з них ми надамо сьогодні з урахуванням роз'яснень офіційних органів.

Правила оформлення первинних документів

При складанні первинних документів суб'єкт господарювання повинен дотримуватися насамперед правил, встановлених ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ (далі – Закон № 402-ФЗ). Саме у цій статті закріплено вимогу оформляти кожен (!) факт господарського життя первинним обліковим документом. Крім того, названою статтею визначено перелік обов'язкових реквізитів, які має містити такий документ (п. 2):

Назва документу;

дата складання документа;

найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідальної (відповідальних) за її оформлення;

підписи осіб, які вчинили правочин, операцію та відповідальних за її оформлення, із зазначенням прізвища та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Частиною 5 ст. 9 Закону № 402-ФЗ передбачено можливість складання облікового документа в електронній формі.

Істотний момент : законодавством про бухоблік передбачено можливість оформлення первинних облікових документів на папері та (або) в електронному вигляді. Виходить, що Закон №402-ФЗ не вимагає одночасної наявності первинного паперового та електронного документів. Словом, господарюючий суб'єкт має право самостійно вибрати, у якому вигляді оформляти облікові документи та обмінюватися ними з контрагентами – у паперовому чи електронному, оскільки жоден із них Законом № 402-ФЗ не названий як пріоритетний (за умови, що вони оформлені та підписані з врахуванням вимог чинного законодавства). Щоправда, вимоги податкового та бухгалтерського законодавства різняться.

Нюанси оформлення електронних первинних документів

Щоб документ, складений в електронному вигляді, був рівнозначний паперовому документу, він повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного облікового документа (наведений вище перелік) та електронний підпис (ЕП).

Нагадаємо: чинним законодавством передбачено застосування для підписання електронних документів підписів трьох видів – простого, посиленого некваліфікованого та посиленого кваліфікованого.

З огляду на п. 3 ст. 21 Закону № 402-ФЗ види ЕП, що використовуються для підписання документів бухгалтерського обліку, встановлюються федеральними стандартамибухобліку. Проте стандарт, положення якого визначали б, яким підписом (з трьох вищезгаданих) необхідно підписувати електронні первинні документи, досі не прийнято. У діючих ПБО нічого не йдеться про види електронного підпису, які потрібно використовувати для підписання первинних документів.

У зв'язку з цим Мінфін з метою бухгалтерського обліку та оподаткування припускає можливість підписання «електронної» первинки будь-який передбаченим Законом № 402-ФЗ електронним підписом (див., наприклад, Лист від 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

Для бухгалтерського обліку подібне припущення фінансистів, мабуть, є справедливим.

Зверніть увагу:для організації зберігання документів бухгалтерського обліку, у тому числі первинних облікових документів, регістрів бухобліку, складених у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом, застосовуються Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене Мінфіном СРСР від 29.07.1983 № 105 (у частині, не суперечить відповідним законодавчим та іншим нормативним правовим актам, виданим пізніше);

Але не для податкового обліку. З цього питання слід врахувати нещодавні роз'яснення чиновників Мінфіну у Листі від 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248. Вони наголосили, що відносини у сфері використання електронних підписів під час здійснення цивільно-правових угодрегулює Федеральний закон від 06.04.2011 №63-ФЗ. Так, умови визнання електронних документів, засвідчених ЕП, рівнозначними паперовими документами, що містять власноручний підпис осіб, які їх оформили, визначено у ст. 6 Закону №63-ФЗ.

Наприклад, з п. 1 цієї статті випливає, що електронний документ, підписаний кваліфікованої ЕП , приймається до виконання або до відома нарівні з паперовим документом практично у всіх випадках Крім ситуації, коли вимога про складання саме паперового документа закріплена федеральними законами та нормативними правовими актами. А пунктом 2 визначено умови визнання електронного документа, підписаного простий або некваліфікованої ЕП , рівнозначним паперовому документу в угоді між учасниками електронної взаємодії Умов дві:

1. При використанні простий ЕП в угоді повинні бути прописані правила (ст. 9 Закону № 63-ФЗ) визначення особи, яка підписує електронний документ, а також обов'язок особи, яка створює та (або) використовує ключ простий ЕП, дотримуватися її конфіденційності.

2. При використанні некваліфікованої ЕП угода має передбачати порядок перевірки електронного підпису.

Таким чином, при організації електронного документообігуміж «спрощенцем» та його контрагентами сторони мають право використовувати будь-який вид електронного підпису (наприклад, просту ЕП). Для взаємодії з контрагентами (оформлення документів щодо угод) такого підпису цілком достатньо. При цьому у Податковому кодексі не міститься жодних додаткових вимог щодо оформлення первинних документів в електронному вигляді.

В той же час випадки , у яких інформація в електронній формі, підписана простою ЕП, зізнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у Податковому кодексі не визначено (Див. Лист № 03-03-06/1/85248). Але! У ньому прямо названо низку випадків, коли платники податків зобов'язані застосовувати кваліфіковану ЕП , наприклад:

при електронній взаємодії з податковими органами (напрямок інформаційних повідомлень) (п. 5.1, 7 ст. 23 НК РФ);

при направленні заяв щодо повернення (заліку) сум податків (ст. 78, НК РФ);

при здачі податкової звітності, звітів зі страхових внесків (п. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ).

Виходячи з наведених норм у сукупності, Мінфін у Листі № 03-03-06/1/85248 дійшов висновку, що документ, оформлений в електронному вигляді та підписаний кваліфікованим електронним підписом, може бути документом, що підтверджує витрати, здійснені платником податків, у випадках, якщо федеральними законами чи іншими нормативними правовими актами не встановлюється вимога про складання такого документа на паперовому носії.

Зверніть увагу: електроннийдокумент, підписаний кваліфікованої ЕП, є належним документальним підтвердженням витрат платника податків, що враховуються при оподаткуванні. Але лише у разі, якщо чинним законодавством не передбачено обов'язкового складання паперового документа.

Таким чином, з метою податкового обліку явний пріоритет має лише з трьох можливих ЕП – посилена кваліфікована ЕП . Отже, «спрощенець» не має права вибору застосування того чи іншого виду ЕП для податкового обліку.

Зверніть увагу:у НК РФ закріплено право посадової особи податкової інспекції, що проводить податкову перевірку, витребувати в особи, що перевіряється необхідні для перевірки документи. При цьому у п. 2 обумовлено можливість подання електронних документів (по каналах ТКС). Однак в електронній формі можна подати тільки ті документи, формати передачі яких каналами ТКС затверджені ФНП (див. Лист ФНП Росії від 09.02.2016 № ЕД-4-2/ [email protected]). Наприклад, договір (угода, контракт), зокрема доповнення (зміни); акт приймання-здачі робіт (послуг); товарно-транспортну накладну; товарну накладну (ТОРГ-12). Відповідно, якщо електронний формат для передачі того чи іншого первинного документа, що підтверджує витрати платника податків, не затверджено ФНП, такий документ подається на паперовому носії у вигляді засвідченої копії (див. Лист ФНП Росії від 29.02.2016 № СД-3-3/808) .

Чи законно факсиміле на первинних документах?

Раніше згадувалося, що одним із обов'язкових реквізитів при оформленні первинного документа є підпис особи (осіб), передбаченої п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ, із зазначенням прізвища та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цієї особи (осіб). Спосіб проставлення такого підпису – власноруч (механічно) або факсимиле – Законом № 402-ФЗ не обговорюється. Водночас не міститься у ньому і прямої заборони застосування факсимільного підпису при оформленні первинних документів. Адже перевага останнього способу є незаперечною, особливо в ситуації, коли платнику податків щодня доводиться оформлювати велику кількість «первинки».

Для предметної розмови, гадаємо, можна пояснити, що таке факсиміле. Наприклад, у Постанові Президії ВАС РФ від 27.09.2011 № 4134/11 поняття «факсиміле» визначено як кліше, тобто точне відтворення підпису засобами фотографії та друку. А в п. 2 Інструкції про порядок виготовлення, обліку, зберігання та знищення печаток, штампів та факсиміле, а також їх видачі та використання у системі МВС Росії закріплено, що факсиміле є аналогом оригінального особистого підпису особи, зробленого механічним способом.

Контролюючі органи, як правило, заперечують використання факсиміле на первинних документах. Чергове нагадування про це зроблено у нещодавньому Листі Мінфіну Росії від 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. Раніше, у Листі від 13.04.2015 № 03-03-06/20808, фінансисти також вказували на те, що чинне законодавство не передбачає використання факсимільного підпису при оформленні первинних документів, на них має стояти особистий підпис відповідальної особи.

Однак свою заборону чиновники ніяк не доводять, лише наполягають, що на документі має стояти особиста підпис особи, яка її оформила. Щоправда, згадка саме про особистий підпис містилася у ст. 9 Закону № 129-ФЗ – попередника Закону № 402-ФЗ. У чинному ж нормативному актійдеться про підпис без згадки про її особистісну належність. Але посилання на норму фінансистів, що втратила силу, анітрохи не бентежить.

Втім, навіть у разі збереження вказівки про обов'язковість особистого підпису на документі у пп. 7 п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ цю вказівку, на нашу думку (з огляду на наведені вище визначення поняття «факсиміле»), не можна однозначно тлумачити так, що підпис повинен проставлятися власноруч чи механічно.

Не випадково судова практиказ цього питання складається неоднозначно.

Наприклад, на можливість використання факсимільного підпису для оформлення «первинки» зазначено у Визначенні ЗС РФ від 29.03.2017 № 307-КГ17-1822 у справі № А42-3320/2015. Про відсутність у податковому законодавстві заборони на факсимільне відтворення підписів на первинних документів йдеться у Постанові АС ВПО від 09.02.2016 № Ф01-6109/2015 у справі № А29-3865/2015.

Але є судові акти, які свідчать, що первинні документи, підписані з використанням факсиміле, що неспроможні вважатися документами, оформленими відповідно до законодавством РФ. Так, арбітри АС МО у Постанові від 06.04.2015 № Ф05-3258/2015 у справі № А40-4051/14 наголосили, що використання факсиміле не відноситься до належних способів оформлення документів первинного та податкового обліку. Вторять їм судді АС МО, які вказали у Постанові від 10.05.2016 № Ф05-5570/2016 у справі № А40-5400/15, що законодавство про бухгалтерський облік передбачає пряму заборону використання факсимільного відтворення підпису керівника під час оформлення первинних документів, що тягнуть за собою фінансові наслідки.Про те, що документи бухгалтерського обліку повинні містити особисті підписи відповідних осіб, повідомляється і в Постанові АС УО від 19.08.2016 № Ф09-7693/16 у справі № А71-6027/2015 (Визначенням ЗС РФ від 19.12.09-2016 -16803 залишено в силі).

Зі свого боку додамо, що сам собою факт візування первинних документів факсимільним підписом не може бути достатньою підставою для затвердження про відсутність документального підтвердження витрат, понесених платником податків. Але у будь-якому разі на такі документи податківці звернуть увагу (див., наприклад, Постанова АС ЦО від 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 у справі № А09-15640/2016).

Зверніть увагу:на формування даних податкового обліку необхідні належним чином складені документи, що підтверджують понесені «спрощенцем» витрати. У зв'язку з цим спрощенцю безпечніше ставити живий особистий підпис на первинних документах, інакше можливі претензії з боку податкових органів і свою позицію доведеться відстоювати в суді.

Первинні документи: "замінити не можна виправити"

У Листі від 23.10.2017 № 03-03-10/69280 Мінфін зазначив, що Законом № 402-ФЗ не передбачена повна заміна раніше прийнятого до бухгалтерського обліку первинного облікового документа новим коректним документом у разі виявлення помилок у первинному документі. Втім, заборони на подібні дії також немає. До речі, у Податковому кодексі також немає заборони на внесення відсутніх відомостей до первинних документів та їх виправлення шляхом повної заміни на нові документи з тими самими реквізитами відповідно до вимог законодавства. На цей нюанс АС ПЗ звернув увагу у Постанові від 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 у справі № А72-5811/2016.

Арбітри вважають можливою подібну заміну. Так, у Постанові Дев'ятнадцятого арбітражного апеляційного суду від 21.02.2013 у справі № А64-3569/2012 зазначено: закон (у даному випадку йдеться про Закон № 129-ФЗ) не виключає права суб'єкта та його контрагентів вносити виправлення до первинного з порушенням встановленого порядку або які містять недостовірні відомості про скоєні господарські операції, та не забороняє суб'єкту усувати невідповідність первинних документів вимогам бухгалтерського законодавства шляхом внесення до неправильно оформленого документа виправлень, його переоформлення, заміни на оформлений у установленому порядкута подавати переоформлені первинні документи в Податковий органабо до суду для обґрунтування правомірності понесених видатків.

Таким чином, якщо не заміна, то коригування та внесення виправлень до «первинки» – можливі. Подібне право суб'єктів закріплено у п. 7 ст. 9 Закону №402-ФЗ. Цією нормою обумовлено, що виправленню підлягає не всякий документ. Наприклад, не можна змінити касові та банківські документи (п. 4.7 Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностіу РФ).

Водночас механізм внесення виправлень до первинних документів у п. 7 ст. 9 Закону №402-ФЗ прописаний нечітко (що у результаті стало приводом для суперечок про порядок виправлення «первинки»), у ньому встановлено лише мінімальні вимоги до змісту виправленого первинного документа. По суті, у цьому пункті викладено основні правила коректурного способу внесення виправлень, порядок здійснення якого наведено у розд. 4 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (далі – Положення) – виправлення слід супроводжувати зазначенням дати їх внесення та відомостей про особу, яка їх зробила.

Тим часом відсутність у Законі № 402-ФЗ деталізованого порядку внесення виправлень до первинних облікових документів дозволяє суб'єктам розробити такі правила самостійно та закріпити їх в обліковій політиці. На практиці поширені два способи внесення виправлень до «первинки».

* Даний спосіб, передбачений розд. 4 Положення, застосовується щодо документів, складених вручну або автоматизованим способом (тобто за допомогою спеціалізованих бухгалтерських програм, наприклад, «1С»). У разі, незважаючи на електронний метод створення документа, він таким, по суті, не є, оскільки в документообігу суб'єкта використовується як звичайний паперовий.

** Цей метод не слід застосовувати при виправленні двосторонніх документів, оскільки зміни мають бути внесені в обидва екземпляри. Одностороння зміна відомостей у первинних документах без взаємного волевиявлення сторін суперечить закону та не тягне за собою правових наслідків (див., наприклад, Постанова Першого арбітражного апеляційного суду від 30.06.2015 у справі № А43-27322/2014). Незручний він і при внесенні до документа кількох виправлень – у цьому випадку документ стає нечитаним.

* Названий метод заснований на способі внесення виправлень за аналогією із затвердженим порядком складання виправлених рахунків-фактур. Назва – новий (коригуючий) документ – взята з Рекомендацій Фонду НРБУ БМЦ Р-41/2013-КпР «Внесення виправлень до первинних документів». Щоправда, за змістом аналізованого питання і з урахуванням аналогії, що використовується, з рахунками-фактурами в цьому випадку правильніше говорити про новий (виправлений) документ. Фактично при цьому методі складається новий первинний документ замість неправильного.

Істотний момент : вищезазначені способи внесення виправлень застосовуються тільки щодо паперової «первинки». Помилки в електронних документах через технічні особливості їх складання не можна виправити коректурним способом. Єдиним можливим способомїх усунення є складання нового (коригувального) електронного документа.

Зв'язати традиційне діловодство з електронним документообігом не завжди легко. У статті ви знайдете відповіді на п'ять найпопулярніших питань щодо електронних документів. Розкажемо, що таке електронний документ, коли його можна і потрібно переносити на папір, як зробити електронний обмін документами юридично значущим, як оформити електронний документ як додаток до паперового листа та як зберігати електронні документи.

ПИТАННЯ 1: ЩО ВВАЖАЄТЬСЯ ЕЛЕКТРОННИМ ДОКУМЕНТОМ?

Електронний документ проводить весь свій життєвий цикл- від створення до знищення – в електронному вигляді. Роздрукований електронний документ - як і відсканований паперовий - лише копія оригіналу.

У останні рокитеорія і практика діловодства прагнуть «подружити» електронні та паперові документи, щоб встигнути за документообігом, який стрімко йде в онлайн-простір, і при цьому зберегти його. юридичну значимість. Наприклад, є кілька варіантів електронного листа, з яких цим електронним документом є лише одне:

лист, підписаний електронним підписом, - цей електронний документ;
повідомлення, надіслане електронною поштою, - це не документ, але може ним бути за умови, що учасники комунікації домовилися про це;
скан-копія листа на паперовому носії - не електронний документ, але якщо відправник та одержувач домовилися про те, що обмін такими копіями має юридичну силу, то таку копію, відправлену електронною поштою, можна прирівняти до електронного листа. Докладніше про це поговоримо у відповіді на третє запитання.

ПИТАННЯ 2: НА ЯКОМУ НОСІЇ ВЕСТИ РОБОТУ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Робота з електронними документами можна проводити як онлайн, так і на паперовому носії. Звичайно, обмінюватися електронними документами за допомогою електронної пошти або системи електронного документообігу (далі – СЕД) простіше та швидше, але це не завжди можливо. Внаслідок цього виникають паперові копії електронних документів.

Роздрукувати електронного листадля роботи над ним можна, але не варто забувати: якщо ви ведете обмін листами з адресатом на електронній платформі, то й відповідь на цей лист має бути електронним. Більше того: громадянин може вимагати надіслати йому відповідь на своє звернення саме електронною поштою.

Внутрішніми правилами організації може бути встановлено, що певний документ існує лише у електронному вигляді. Як правило, першими виводять в онлайн-простір службові записки. Працівники обмінюються ними у СЕД, хмарних сервісах або електронною поштою.

Проте трапляються норми, які наказують роздруковувати електронні документи, щоб поміщати в справу на паперовому носії.

ПИТАННЯ 3: ЯК ВЕСТИ ЮРИДИЧНО ЗНАЧИМИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ПРИ ДОПОМОГІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ?

Електронні документи підписують електронно-цифровими підписами (далі – ЕЦП). При цьому тільки посилена кваліфікована ЕЦП, тобто зареєстрована в центрі, що засвідчує, акредитованому Мінкомзв'язку Росії, - абсолютний аналог власноручної. Її можна використовувати для комунікації з державними органами. Організації можуть спілкуватися між собою за допомогою документів, підписаних будь-яким видом ЕЦП: посиленою кваліфікованою, посиленою некваліфікованою або простою. Яку саме ЕЦП використовувати потрібно закріпити в угоді.

Фрагмент договору про використання його сторонами електронних підписів наведено у Прикладі 1.

За бажанням сторони можуть обмовити в угоді, що юридичну силу мають повідомлення у поштових клієнтах та месенджерах, SMS-повідомлення.

ПИТАННЯ 4: ЯК ДОДАТОК ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ ДО ПАПЕРОВОГО ЛИСТА?

Пакети документів надсилають із організації з супровідними листами. Електронні документи – не виняток. Але іноді потрібно надіслати супровідний лист із декількома паперовими та декількома електронними програмами. У такому випадку спочатку потрібно підготувати електронну програму: записати її на компакт-диск або флеш-карту. Потім скласти супровідний лист. В останню чергу оформити вкладку в конверт із диском або флешкою.

Головний реквізит супровідного листа- Реквізит 19 «Відмітка про додаток».

Наведемо приклади оформлення супровідного листа (Приклад 2) та обкладинки диска (Приклад 3).

ПИТАННЯ 5: ЯК ЗБЕРІГАТИ ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ?

Головний принцип зберігання електронних документів – жодної дискримінації щодо носія! Архівні правила однакові як для паперових, так і для електронних справ. Однак, для зберігання електронних документів є деякі особливості. Вони зазначені у Правилах організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (далі – Правила 2015).

Електронний документ перед відправкою на зберігання вивантажують із програми, в якій він створений, і зберігають у незмінному форматі: Правила 2015 рекомендують PDF/A, але організації доведеться придбати програмне забезпеченнядо роботи з ним. Оптимальний формат збереження електронних документів, який підійде багатьом організаціям – PDF.

Електронну справу записують на відокремлений електронний носій. Оптимальний варіант – компакт-диск з можливістю одноразового запису. Правила 2015 року вимагають записувати електронну справу на два диски: один екземпляр – робітник, другий – основний. Це стосується лише справ постійного та довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання. Якщо справа має п'ятирічний термін зберігання, його можна не передавати в архів, просто зберігши його в незмінному форматі. Якщо таку справу все-таки необхідно передати на зберігання, достатньо буде записати її на один диск.

До кожної справи оформляють обкладинку (Приклад 4).

Електронні справи на дисках передають до архіву відповідно до прийнятого в організації порядку.

РЕЗЮМЕ

Електронні документи від створення до знищення існують у електронному вигляді.
Працювати з електронними документами можна будь-якому носії.
Правила обміну електронними документами організації встановлюють між собою у угоді.
Електронний документ може бути доданий до паперового листа. Додаток оформлюють відповідно до ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів.
Електронні документи передають до архіву організації на компакт-дисках, оформлених відповідно до Правил 2015 року.

1. Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, і може застосовуватися в будь-яких правовідносинах відповідно до законодавства Російської Федерації, крім випадку, якщо федеральними законами або прийнятими відповідно до ними нормативними правовими актами встановлено вимогу щодо необхідності складання документа виключно на паперовому носії.

(Див. текст у попередній редакції)

3.1. Якщо федеральними законами, прийнятими відповідно до ними нормативними правовими актами передбачено, що документ повинен підписуватися кількома особами, електронний документ має бути підписаний особами (уповноваженими посадовими особами органу, організації), які виготовили цей документ, тим видом підпису, який встановлений законодавством України підписання виготовленого електронного документа електронним підписом.