Що таке електронний документообіг і його переваги для бізнесу. Огляд безкоштовних систем електронного документообігу Системи організації архіву документів

Про т відповіді на питання «Навіщо вашої компанії потрібен електронний документообіг?» залежить, як мінімум, половина успіху проекту по впровадженню системи електронного документообігу(СЕД). Як не дивно, дуже часто можна почути відповідь типу: «У конкурента / партнера вже є - чим ми гірші?» Але якщо поставити таку мету впровадження СЕД, результати навряд чи будуть вражаючими.

Отже, які цілі можуть стояти перед компанією при впровадженні СЕД? Розглянемо можливі варіанти.

Оскільки досягнення кожної з цих цілей послідовно збільшує як бюджет проекту автоматизації, так і ризики того, що проект не буде успішно завершено, до постановки завищених цілей слід ставитися з максимальною обережністю.

Ще однією розповсюдженою помилкою при впровадженні системи є очікування того, що автоматизація сама по собі допоможе оптимізувати сам процес документообігу. Але як кажуть програмісти в таких випадках: «При автоматизації хаосу вийде лише «Автоматизований хаос»».

До речі, важливе зауваження щодо формування бюджету проекту: його треба розраховувати виходячи з загальної кількості співробітників компанії. Пілотні проекти типу «на одному відділі спробуємо» в більшості випадків не допоможуть навіть зрозуміти, потрібен електронний документообіг компанії чи ні.

Коли мета поставлена, а завдання автоматизації визначені, можна переходити до наступного етапу - вибору системи електронного документообігу.

Як вибрати?

Практично до другої половини 2000-х років ринок СЕД в Росії був орієнтований виключно на великих клієнтів, у малих і середніх компаній не було вибору: існував дуже мале коло «коробкових» СЕД, придатних для впровадження в компаніях такого розміру. Причому в більшості випадків ці СЕД були лише урізаними версіями «великих» систем, а значить, вартість покупки і супроводу, складність використання були не цілком адекватні очікуванням невеликих і середніх компаній.

В останні рокиринок СЕД для малих і середніх фірм значно розширився: у постачальників сформувалося бачення автоматизації документообігу середнього і малого бізнесу, з'явилося багато нових рішень, орієнтованих саме на цей сегмент ринку. Тому вибір системи електронного документообігу зараз - досить непросте завдання. Спробуємо систематизувати процес вибору СЕД виходячи з тих цілей, які ставить перед собою компанія, впроваджуючи електронний документообіг.

Всі системи електронного документообігу можна умовно розділити на 3 великі групи:

1. Системи організації архіву (сховища) документів.
2. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу.
3. Комплексні системи автоматизації документообігу.

Більшість сучасних СЕД містить елементи кожної з трьох груп, але «повноцінні універсали» зустрічаються рідко. Як правило, кожна система орієнтована на автоматизацію якоїсь певної групи процесів.

1. Системи організації архіву документів

У терміна «архів (сховище) документів» є два значення. Під такими системами розуміють:

• Спеціалізовані системи зберігання та обробки надвеликих обсягів документів.Такі системи необхідні вузькому колу компаній, наприклад, організаціям масового обслуговування ( комунальні послуги, Держсектор, страхування, кредитно-банківський сектор). Таких систем не так вже й багато, вони вирішують досить вузьке коло завдань, і ми їх в даній статті розглядати не будемо.
• «Полегшені» системи документообігу, що забезпечують тільки базові функціїроботи з документами: централізоване зберігання файлів документів і організацію доступу співробітників до них.

Якщо говорити про архів документів як про «полегшеної» системі документообігу, то в даному підході до автоматизації документообігу найбільш популярні наступні рішення:

В цілому організація документообігу в вигляді «архіву документів» має сенс або для малих підприємств (з управлінським штатом менше 10 осіб), або для підприємств з невеликим обсягом документообігу (до 10-20 документів в місяць). Основним бонусом таких систем є лише їх дешевизна і простота використання.

2. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу

Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу складають зараз більшість пропонованих на російському ринку СЕД. Типові функціїсистем цієї групи:

• Архів документів:
• зберігання та архівування документів,
• пошук за реквізитами реєстраційно-контрольних карток документів, повнотекстовий пошук по документам,
• сканування і розпізнавання документів;
• діловодство(В даній групі систем блок автоматизації діловодства найбільш розвинений):
• реєстрація документів,
• організація номенклатури справ,
• розмежування прав доступу.
• документообіг:
• маршрутизація документів,
• видача доручень,
• візуалізація бізнес-процесів.

Всі системи мають практично ідентичні характеристиками, але у кожної, зрозуміло, є свої конкурентні переваги. Детальну інформацію про системах можна отримати сайті http://www.doc-online.ru і на сайтах виробників СЕД.

3. Комплексні системи автоматизації документообігу

Ця група систем найбільш «сильна» в автоматизації процесів, пов'язаних з документообігом і оперативним управлінням підприємства, - видача та контроль виконання доручень, маршрутизація документів і ін.

Впровадження подібних СЕД, скоріше, виправдано в великих організаціях (холдингах) за рахунок того, що системи такого класу розробляються тільки під замовлення, а отже, мають високу вартість, досить складні в освоєнні, при впровадженні вимагають участі ІТ-фахівців. Однак вибір СЕД даної групи надає також великі можливості по модифікації системи під потреби компанії, можна створити систему, збалансовану за функціями як в області діловодства, так і в області документообігу.

Що далі?

Після того як визначилися фаворити на покупку, не забудьте врахувати такі аспекти, які обов'язково позначаться на успішності проекту впровадження СЕД:

• Поцікавтеся, які у системи можливості «на виріст», Щоб не довелося з ростом масштабу бізнесу витрачати гроші на впровадження нової СЕД.
• При порівнянні вартості систем оцінюйте повну вартість проекту. Дуже часто значна частина вартості прихована в додаткових модулях, інфраструктурному програмному забезпеченні, послуги з обстеження, впровадження та супроводу системи.
• перед покупкою подивіться на систему «вживу», А ще краще - у клієнтів постачальника рішення. Жодна красива презентація або «лабораторна» демонстрація системи не покажуть реальні особливості роботи з нею.
• Деякі з представлених на ринку систем відносяться до так званим «Коробочним»СЕД. Під цим мається на увазі можливість встановити і налаштувати систему власними силами. Порахуйте, такий варіант може виявитися вигідніше, навіть якщо доведеться відправити на навчання ваших ІТ-фахівців.
• Переконайтеся в тому, що співробітники вашої компанії «потягнуть» систему- будь-яка автоматизація зазвичай призводить до збільшення обсягу роботи, особливо на етапі впровадження. Якщо в компанії нестача персоналу - треба або збільшити його кількість, або вибрати СЕД з більш простими функціями.
• Процедура впровадження системи- важливий елемент успішності проекту. Перед покупкою системи обов'язково заздалегідь сплануйте цей етап і обговоріть його особливості з постачальником рішення! Дуже часто без ретельного опрацювання цього етапу СЕД повисає «мертвим вантажем» на компанії.

Впровадження системи електронного документообігу - відповідальний крок для компанії, особливо для середніх і малих компаній, де будь-які витрати помітно позначаються на «життєвому тонусі». Тому правильність вибору СЕД і постачальника рішення, які враховують особливості роботи компаній середнього і малого бізнесу, - дуже важливий фактор. У даній статті ми постаралися дати уявлення про сучасний стан ринку СЕД для компаній середнього та малого бізнесу і допомогти в правильному виборі системи електронного документообігу. Успіхів вам.

Згорнути Показати

При підборі СЕД ви можете звернутися за аналітичною інформацією на сайти http://www.doc-online.ru і http://www.docflow.ru, а також безпосередньо до розробників:

• Система «Бос-референт» компанії «Ай-Ті». сайт http://www.boss-referent.ru
• Система «ДІЛО» компанії «ЕОС». сайт http://www.eos.ru
• Система «Євфрат-документообіг» компанії «Cognitive Technologies». сайт http://www.evfrat.ru
• Система «CompanyMedia» компанії «ІнтерТраст». сайт http://www.intertrust.ru
• Система «NauDoc» компанії «Наум». сайт http://www.naumen.ru
• Система «Акта» компанії «DuxSoft». сайт http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - якісно поліпшити процес роботи з документами керівників і предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами, іншими словами, автоматизація документообігу на підприємстві

NAUDOC - програмний продукт для автоматизації діловодства, документообігу і бізнес-процесів, розроблений фірмою NAUMEN. NAUDOC дозволяє керувати процесами обробки документів і здійснювати контроль виконавської дисципліни, отримуючи вичерпну інформацію про хід виконання завдань.

Система електронного документообігу NauDoc оптимальним чином підходить для автоматизації документообігу підприємств середнього і малого бізнесу, керівників компаній, проектних організацій, підрозділів холдингових структур, а також для вирішення конкретних завдань по автоматизації документообігу, що постають перед підрозділами великих компаній (забезпечення роботи з нормативною документацією у відповідність з вимогами ISO 9001: 2000, взаємодія між співробітниками і службою персоналу та ін.).

Використовуючи NAUDOC, є можливість організувати єдине сховище документів з розмежуванням прав доступу на підставі ролей, що дозволяє співробітникам в будь-який час отримати доступ до документів і в найкоротший термінвідшукати всю потрібну інформацію незалежно від присутності на робочому місці власника документів. Журнали реєстрації дозволяють реєструвати вхідні, внутрішні та вихідні паперу, відстежуючи переміщення паперових копій документів всередині підприємства.

Наявність у NAUDOC засобів контролю виконавської дисципліни дозволяє призначати співробітникам завдання в системі, контролювати їх виконання, відстежувати терміни виконання, направляти паперу на узгодження і розсилати узгоджені паперу для ознайомлення іншим користувачам системи. Налаштування життєвого циклудля категорій документів дозволяє вказати типові маршрути рухи документів, налаштувати їх автоматичну маршрутизацію і призначення завдань.

Всі дії з документами і завданнями Виконуємо допомогою web-інтерфейсу, підключені до системи з будь-якої точки світу, цим створюючи єдиний інформаційний простір організації, включаючи віддалені філії та мобільних працівників.

Переваги, які надасть використання системи електронного документообігу NauDoc:

Спрощення процедури візування документів посадовими особами

• Після того, як документ створений, співробітник відправляє його на візування певному колу осіб згідно з порядком узгодження документів, прийнятому в організації.
• При колективній роботі всі дії виконуються над одним екземпляром документа. Користувачі NauDoc, що погоджують документ, отримують доступ до нього в процесі роботи.
• На будь-якому етапі може бути створено звіт про узгодження (із зазначенням імені та посади візує особи і точного часу візування документа).

Можливість реєстрації електронних і паперових документів в системі

• Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом.
• Для паперових документів в системі створюється спеціальна електронна картка, до картки може бути приєднана відсканована копія документа.

Прискорення пошуку документів за реквізитами та змістом

• Система NauDoc надасть Вам можливість миттєво знайти всі документи за певним реквізиту (наприклад, реєстраційним номером або короткого опису).

Спрощення роботи з організаційно-розпорядчими документами

• Користувач створює документ в системі NauDoc, за наперед визначеним шаблоном. Для створення документа необхідно змінити в його реєстраційній картці значення реквізитів, вони будуть автоматично проставлені в текст документа. При необхідності, можна дозволити користувачеві змінювати текст шаблону.
• Після того, як документ створений, співробітник відправляє його в роботу певному колу осіб згідно з порядком, прийнятим в організації.
• Порядок узгодження «знає» система: вона контролює регламентні терміни на етапах, повідомляє відповідальних осіб, система також висилає повідомлення про переміщення документа з етапу на етап.
• Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом. При цьому документу присвоюється реєстраційний номер і встановлюється дата реєстрації.

управління процесами

• Система NauDoc дозволяє автоматизувати виробничі або управлінські процеси компанії. Дозволяє виділити етапи, відповідальних осіб, регламентні терміни. Це дозволяє коштувати звіти по тому, на якому етапі перебуває кожен з примірників процесу, знаходити « вузькі місця»І відповідальних осіб через яких відбувається зрив контрольних термінів, зробити процесу перед внесенням змін.

Спрощення роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією

• NauDoc може бути налаштований як поштовий клієнт, надаючи можливість роботи з вхідною та вихідною документацією, як зі звичайними документами в системі.
• При обробці вхідної кореспонденції, листи приймає секретар, реєструє листи в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, документу автоматично присвоюється реєстраційний номер. Після підготовки документ відправляється на резолюцію керівнику, згідно з порядком, прийнятим в організації. Після розгляду документ відправляється на ознайомлення або виконання співробітникам організації.
• При обробці вихідної кореспонденції, співробітник створює лист за шаблоном прийнятому в організації, відправляє його на узгодження керівнику, згідно з порядком, прийнятим в організації. Після узгодження документа він автоматично відправляється секретарю. Секретар реєструє лист в Журналі реєстрації і відправляє його по електронній пошті. При цьому всі документи зберігаються в системі і доступні для пошуку.

Створення корпоративного веб-порталу та інтернет-ресурсу компанії

• NAUDOC дозволяє створювати інтернет- і інтранет-сайти і керувати розміщенням контенту (функціонал ДВИЖОК). Як контенту можуть виступати паперу, графічні зображення та інші об'єкти NAUDOC.
• Зручна розробка і редагування сторінок ресурсу у вбудованому WISYWIG-редакторі, контроль версій.
• Управління публікацією звісток, анкет і голосувань.
• Вбудовані можливості розробки і зміни дизайну сторінок ресурсу.
• Централізоване управління доступом в розділах ресурсу, можливість проведення узгодження документів перед публікацією на веб-ресурсі.

Технологічні особливості системи

• 100% -ний web-інтерфейс дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, створюючи єдиний інформаційний простір для організації, її віддалених філій і мобільних працівників.
• система вбудована з програмним забезпеченням для сканування і розпізнавання тексту ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• система дозволяє проводити аутентифікацію і авторизацію людей в зовнішніх службах каталогів, наприклад LDAP або Microsoft Active Directory;
• в системі є модуль роботи з електронно-цифровим підписом () і закладена можливість експлуатації ЕЦП будь-якого криптопровайдера, що підтримує інтерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система електронного документообігу NauDoc оптимальним чином підходить для автоматизації документообігу підприємств середнього і малого бізнесу, керівників компаній, проектних організацій, підрозділів холдингових структур, а також для вирішення конкретних завдань по автоматизації документообігу, що постають перед підрозділами великих компаній (забезпечення роботи з нормативною документацією у відповідність з вимогами ISO 9001: 2000, взаємодія між співробітниками і службою персоналу та ін.

Система електронного документообігу NauDoc призначена для комфортної роботи до 50 користувачів, які можуть створювати до 5 000 документів на рік. Це технологічні обмеження програмної платформи Zope, на якій розроблено продукт.

З практичних зауважень можна виділити наступні фактори:

• Висока надійність системи. За 4 роки експлуатації не єдиного збою.
• Високий ступінь захищеності системи від хакерських атак
• Непоганий функціонал для безкоштовної системи, але вкрай убогий для платного
• Високе навантаження на сервер навіть при невеликій базі даних. По всій видимості винна погана оптімізція потоків. Звідси повільна робота з документами.
• Незручність внесення даних в базу.
• Юзабіліті як таке відсутнє , Таке враження що програмісти писали систему для себе, а не на продаж.
• Враження недоработанности системи.
• Погане (повільне) технічне та інформаційний супровід на форумі, навіть для платних клієнтів
• У безкоштовної версії, починаючи з певної кількості накопичених завдань - пошук видає невірні відповіді.
• У платній версії, починаючи з певної кількості накопичених завдань - пошук починає помилятися при виборі області пошуку, шукає документи не там, не розуміє стандартних логічних умов пошуку.
• Код системи відкритий, але змінити вручну щось нереально.

платформа: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC є в 2-х редакціях: NAUDOC Free і NAUDOC Enterprise

Залиште свій коментар!

Не секрет що успішне ведення будь-якого бізнесу в першу чергу залежить від того, як працює механізм упорядкування документації. Адже робота з паперовою тяганиною хоча і не приносить задоволення, але є важливою ланкою в управлінні компанією.

До того ж документацією слід займатися своєчасно, інакше вона почне збиратися і губитися. Для того щоб уникнути можливих втрат була введена система електронного документообігу.

У цій статті ми розповімо: Що таке СЕД? Які вона має види, переваги та недоліки?

З розвитком інтернету час товстих папок, і запорошених архівів пішло далеко в минуле. Тепер процес роботи з документами повністю автоматизований. Необхідні папери можна знайти в один клік, а архівація проводиться взагалі без участі людини. Такі можливості підприємствам відкриває СЕД.

Система електронного документообігу (СЕД) - це спеціальне програмне забезпечення, завдяки якому відбувається обробка документів в електронному вигляді. Іншими словами, завдяки СЕД можлива передача документів між співробітниками, видача індивідуальних завдань, архівування тощо

Напевно багато організацій вміють створювати електронні документи, зберігати і передавати їх. Однак просто електронний форматне матиме ніякої юридичної сили. Для того щоб електронний папір знайшла вага, важливо щоб вона була підписана обома сторонами. В даному випадку, документи повинні бути скріплені спеціальної електронним підписом.

Отже, СЕД можна розділити на два види:

1. Документообіг всередині компанії між співробітниками;
2. документообіг між різними підприємствамиі організаціями за допомогою спеціальних каналів зв'язку.

Для використання СЕД всередині організації необхідно спеціальне програмне забезпечення. Зазвичай таку програму називають - платформою ЕДО. Крім того, для безперебійної роботи такого ПО буде потрібно додаткове обладнання. Наприклад, сервера, мережеві канали та інше.

Оператор електронного документообігу знадобиться в тому випадку, якщо необхідна робота з паперами між двома різними фірмами. Такий оператор стане хорошим помічником. Адже він вміє доставляти повідомлення, перевіряє, в якому форматі документи пересилаються, вимагає і контролює проставлення електронного підпису, зберігає і архівує паперу самостійно і т.д.

Таким чином, СЕД - це «кровоносна система» всього бізнесу. Вона в значній мірі економить час, і, безсумнівно, позитивно позначається на роботі організації в цілому. Але чи завжди від такого виду обробки інформації є користь? І чи здатна СЕД завдати шкоди бізнесу? Щоб відповісти на ці питання потрібно розглянути позитивні і негативні сторониелектронного документообігу.

Плюси і мінуси ЕДО

Як і будь-який інший процес ЕДО має як плюси, так і мінуси. Основні параметри представлені в таблиці нижче.

переваги

недоліки

Упорядкування. Система автоматично проставляє номери документів, що позбавляє від усіляких помилок Відстеження. У будь-який момент можна дізнатися, хто працює з документом Збереження. Співробітник не зможе втратити або зіпсувати електронний документ Відновлення. Віддалений документ можна в будь-який момент відновити Збереження тимчасових ресурсів. Електронний вид документа потрапляє кожному співробітнику в лічені секунди незважаючи від місць їх знаходження. Зручно працювати. При необхідності співробітник може змінювати вихідну версію документа. ЕДО дає можливість відновити кожну з них. Крім того можна відстежити прізвища тих фахівців, які працювали над папером. Доступність. Система ЕДО працює в режимі 24/7. Більш того при підключенні до неї за допомогою інтернету, співробітник може в будь-який час працювати з документацією, навіть якщо він знаходиться в лікарні, або у відпустці. Планування. Система дає можливість фахівцеві запланувати хід роботи з паперами. Можна вказати дні, час виконання, а так само черговість. І в потрібний момент програма сама підкаже співробітнику про необхідність виконання його роботи. Зручний пошук. Програма розроблена таким чином, що вона дає можливість знайти необхідний документне тільки за назвою, а й за ключовим словом. Економія паперу. Немає ніякої необхідності роздруковувати документацію, зшивати її в папки і робити опис. Вся інформація зберігається в електронному вигляді, і в будь-який момент потрібний документможна вивести на паперовий носій.

грошові витрати. Створення ЕДО потребуватиме певних фінансових витрат. Гроші потрібні на ПЗ та устаткування. Величина витрат буде залежати від кількості підключених співробітників. В середньому ця сума скласти близько 100 000 рублів (*). Відразу користуватися СЕД - не вийти. Після придбання установка, впровадження та налагодження програми займає велику кількість часу, а також спеціальних навичок. Навчання персоналу. Для того щоб правильно користуватися СЕД всі задіяні співробітники повинні пройти спеціальне навчання. Забезпечення безпеки. Для збереження інформації керівники компанії повинні приділити особливу увагу безпеці. А саме випустити електронний підпис, Визначити хто із співробітників, і який доступ до паперів матиме, а так само буде потрібно захистити програму від проникнення із зовні. Буде потрібно адміністратор СЕД. У штаті організації повинен бути людина, яка буде здатна вирішувати поточні завдання по роботі в СЕД. А саме налагоджувати роботу сервера, допомагати користувачам, стежити за функціонуванням системи. Потрібне постійне резервне копіювання. З метою збереження інформації користувачі повинні постійно зберігати документи. У деяких випадках потрібно існування електронного і паперового документа. Якщо, наприклад, у партнера не встановлена ​​СЕД, то при роботі з ним документація повинна бути як в електронному, так і в паперовому вигляді.

Реальна вартість ведення електронного документообігу для малого бізнесу

(*) Якщо фірма невелика, і підписувати документи збирається особисто власник бізнесу (або сам ІП), то витрати будуть мінімальними. Вони складаються з покупки електронного цифрового підпису - 1500 рублів і доступу до сервісу електронного документообігу - від 100 рублів.

для невеликих обсягівнаша редакція рекомендує сервіс Контур.Діадок. Якщо вибрати тариф « універсальний«, То витрати складуть всього 9 рублів за відправлений документ. Якщо порівнювати з пересилкою оригіналів документів поштою, то тут відправка одного рекомендованого листавсередині області складе мінімум 50 рублів. Різниця очевидна:

Всім новим користувачам система дає 50 привітальних бонусних пересилань електронних документів.

Як видно з таблиці, незважаючи на позитивні сторони, СЕД має і негативні моменти. В основному вони зводяться до матеріальних витрат, Які як виявилося, можуть бути не маленькими.

компанія понесе значні витратине тільки на установку програмного забезпечення, І покупку необхідного устаткування, але і повинна прийняти в штат працівника, без спеціальних навичок якого, система електронного документообігу просто не буде працювати. Такому співробітникові теж потрібно платити зарплату. А це ще одна стаття у витратах.

Але не варто забувати, що витрачені зусилля надалі окупляться, і фірми, що працюють з СЕД, тільки виграють. Адже вони зекономлять не тільки на часу обробки інформації, але і значно скоротять витрати на оплату послуг, наприклад, архіваріуса. Плюс до всього іншого електронного архіву не потрібно додаткового приміщення, покупки додаткової канцелярії та інших моментів.

Що являє собою система електронного документообігу?

Як правило, це система електронного документообігу (ЕДО), в якій можна формувати, відправляти, отримувати і підписувати електронні документи. Вони рівносильні паперовим з власноручним підписом. Щоб вести електронний документообіг, потрібен сертифікат електронного підпису.

Інтерфейс зазвичай складається з 2-3 вкладок, серед яких контрагенти (ваші партнери і клієнти беруть участь в ЕДО) і основна вкладка - Документи. В даній вкладці в розділах Вхідні і Вихідні будуть міститися відправлені вами і прийняті документи.

види ЕДО

Безсумнівно, при впровадженні електронного документообігу організації роблять великий акцент саме на ефективність. Складно сказати який вид ЕДО для певної організації буде найбільш ефективний. Все залежить від напрямку діяльності підприємства і від його бізнес процесів.

Однак існує загальна кваліфікація ЕДО по функціональності, технології управління, складових компонентів і т.д. У зв'язку з цим можна виділити основні види СЕД:

• система діловодства. Такий вид призначений для ведення діловодства підприємства. Причому робота проводиться по всім прийнятим правилам з вертикальним керуванням, тобто від начальника до підлеглого;
• електронні архіви. Головна мета такої системи - це організація роботи зі зберігання документації. Крім іншого програма дозволяє користувачеві легко знайти необхідний папір. Однак передача документації в такій системі буде неможлива;
• Workflow-системи. Такий вид системи широко поширений серед користувачів завдяки тому, що її Головна задача- це організація і автоматизація бізнес процесів. З таким ПО легко вести бізнес, а документообіг - це всього лише привід для існування робочих моментів;
• ЄСМ-системи. ПО дозволяє користувачеві внести новизну в систему управління організацією. За допомогою комплексних систем, можливо, управляти: документами, підписами, потоками робіт, знаннями співробітників та інше. Даний вид ЕДО буде значно дорожче, адже він пропонує користувачеві розширений функціонал.

Варто зазначити, що кожен вид СЕД стає найбільш масштабніше попереднього, і дає більше можливостейкористувачам. Однак для того щоб оцінити всю користь електронного документообігу необхідно правильно зробити вибір.

Як правильно вибрати СЕД

Як уже зазначалося, вибір СЕД - це складний процес, який вимагає особливої ​​уваги. Крім усього іншого керівництву фірми потрібно врахувати величезну кількість вирішальних чинників, таких як напрямок діяльності підприємства, штат співробітників, і т.д.

Наприклад, для комерційної організаціїбуде правильно встановити СЕД як між співробітниками, так і між партнерами. Тільки так підприємство зможе отримати необхідну економічну вигоду.

для державної установикраще зробити акцент на специфіці його роботи, і приділити більшу увагу саме створення електронних архівів. А так же потрібно навчити співробітників для роботи з ними.

При виборі тієї чи іншої СЕД важливо враховувати, чи відповідає система заявленим вимогам. До таких належать:

• Повнота функціональності;
• Зручність використання;
• З якою швидкістю ця система вселиться в робочий процес;
• Наявність налаштувань, причому вони повинні бути гнучкими;
• Чи є в системі можливість розширення функціоналу;
• Можливо, чи підігнати СЕД під існуюче програмне забезпечення підприємства;
• Легкість адаптації;
• наявність технічної підтримки. Важливо щоб така допомога була на високому рівні;
• Репутація виробника і т. Д.

Беручи до уваги цей факт, користувачеві слід дотримуватися наступних дій:

1. Вивчити функціонал. Необхідно приділити особливу увагу главі «Можливості». Важливо щоб виробник конкретно вказав список виконуваних програмою завдань. Якщо конкретики немає, то варто відмовитися від такої системи СЕД;
2. Наявність тематичних презентацій. Важливо щоб програма містила демонстраційний матеріал, тим самим пояснювала користувачеві, як користуватися функціоналом;
3. Вивчити скріншоти. Так керівник зможе переконатися чи дійсно, простий функціонал, і чи має він заявленим вимогам;
4. Обов'язково вивчити відгуки реальних користувачів. самий кращий варіант- це перегляд відеороликів на ютубі;
5. Багато виробників пропонують керівникам безкоштовні пробні версії. Так користувач зможе зрозуміти чи підходить обраний продукт чи ні;
6. Що стосується вартості товару, то очевидно, що цей пункт не може не хвилювати покупця. Складно визначити якою повинна бути реальна вартість СЕД, однак варто вивчити, з чого складається та чи інша цифра. Тому докладне вивчення прейскуранта допоможе покупцеві уникнути непередбачених витрат і витрат.

Варто пам'ятати, що зробити правильний вибір допоможе тільки фахівець. Тому вибір і установка СЕД повинна проводитися тільки під пильною увагою людини, який володіє спеціальними навичками.

Через дорожнечу, далеко не всі організації в нашій країні працюють з СЕД. На сьогоднішній момент поки тільки великі фірми роблять обробку паперів в електронному вигляді. Але все змінюється, і цілком ймовірно, що найближчим часом належним чином оціниться необхідність роботи за допомогою СЕД, і багато фірм зможуть дозволити собі вести електронний бізнес. А значить, стануть найбільш ефективними і успішними!

6. Хто такі харизмати? [Електронний ресурс] // Журнал «Благословення». 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Піньотті М. Мої дев'ять життів в Саєнтології / пер. з англ. А. Кондрашова, 2007. М .: 201 с.

8. Чернишов В. М. Меч Двосічний. Конспект по сектознавства. К: Київська Духовна Семінарія, 2000. 169 с.

© А.А. Вайкін, 2016

Владичанського Тимур Валерійович

Студент факультету управління, Російського державного соціального університету

м Москва, РФ Е-mail: [Email protected]Науковий керівник: Веретехіна С.В., кандидат економічних наук, доцент кафедри управління персоналом та кадрової політики

e-mail: [Email protected]

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ПІДПРИЄМСТВ МАЛОГО БІЗНЕСУ

анотація

У роботі розглядаються питання впровадження електронного документообігу, а також основні плюси і економічна доцільність його впровадження.

Ключові слова Електронний документообіг, автоматизація документообігу, інформаційні системи, Бізнес-процеси, документ.

The paper discusses the implementation of electronic document management, as well as the main advantages and economic feasibility of its implementation.

Electronic document management, workflow automation, information systems, business-processes, document.

Сучасний порядок ведення справ на підприємствах і в організаціях вимагає великого обсягу роботи з документами. Пошук, затвердження й узгодження стають досить складними і обтяжливими процедурами, виключити які не представляється можливим. Єдино ефективним підходом в подібній ситуації є використання сучасних технологій і максимальна автоматизація всіх етапів роботи з документами. До того ж, поява за останні час достатньої кількості доступних обчислювальних потужностей і якісного програмного забезпечення до них робить подібне рішення легко реалізованим і економічним.

Автоматизація документообігу дозволяє більш продуктивно організувати роботу підприємства. Швидке отримання паперового та електронного зразків документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнавання і друку документа робить легко доступним перехід від паперової версіїдокумента до електронної і назад. Таким чином, відкривається спосіб безболісного перенесення документів з паперового подання до електронне, при цьому з'являється можливість використання переваги комп'ютерів.

Можливість впровадження юридично значущого електронного документообігу в існуючі

МІЖНАРОДНИЙ НАУКОВИЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5 / 2016 ISSN 2410-700X_

інформаційні системи і бізнес-процеси замовників допомагає вивести роботу підприємств великого, середнього і малого бізнесу на якісно новий рівень. Використання механізмів обміну документами в онлайн-режимі забезпечить наступні переваги: ​​незалежність від географічного розташування, підвищення продуктивності праці фінансових і бухгалтерських служб, оптимізація витрат на ведення бізнесу.

Також автоматизація дасть можливість миттєво розподіляти витрати за центрами фінансової відповідальності і бюджетними статтями, аналізувати виконання бюджетів підрозділів для прийняття оперативних рішень і оцінки ефективності їх роботи в онлайн-режимі, детально аналізувати окремі, особливо істотні статті витрат.

Якщо говорити про ефективність, то автоматизація документообігу на підприємстві забезпечує значну економію. Істотно зменшується число паперових документів, за рахунок чого зводяться до мінімуму витрати на витратні матеріали. Співробітники витрачають менше робочого часу на пошук потрібної інформації, на створення типових документів з нуля і складання різних звітів. Підготовка та узгодження документів проходять в рази швидше, що, крім іншого, підвищує довіру до підприємства з боку партнерів.

Система електронного документообігу дозволяє автоматизувати розробку і узгодження всіх документів організації, здійснювати розсилку документів для ознайомлення широким колом співробітників, видавати доручення і контролювати їх виконання, а також створювати довільні бізнес-процеси для вирішення будь-яких завдань організації.

Система містить ряд вбудованих стандартних бізнес-процесів, що покривають більшу частину завдань по автоматизації документообігу. Використовуючи ці процеси, можна дуже швидко приступити до роботи з системою. На додаток до стандартних, користувачі можуть розробити свої власні процеси, а також внести необхідні корективи в існуючі процеси, за допомогою зручного інструментарію, вбудованого в систему.

Будь-який бізнес-процес може бути запущений користувачем системи, які мають відповідні повноваження. Крім цього, система забезпечує можливості гнучкого планування подій, дозволяючи заздалегідь налаштувати дати і періодичність запуску тих чи інших процесів і повідомлень.

Система дозволяє працювати не тільки з внутрішніми документами організації, але і повністю автоматизувати обробку вхідних і вихідних документів. Така автоматизація значно скорочує час обробки вхідних документів і спрощує їх облік, робить весь процес від надходження вхідного документа до відправлення вихідного документа абсолютно прозорим і керованим.

Нижче показано час, що витрачається на типові операції при обробці паперових і електронних документів.

Тягар, що витрачається на типові операції, годин в місяць

Малюнок 3 - Графік, що показує час, що витрачається на типові операції при обробці паперових і електронних документів.

Одне з ключових переваг автоматизації бізнес-процесів організації за допомогою електронної

МІЖНАРОДНИЙ НАУКОВИЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5 / 2016 ISSN 2410-700X_

системи документообігу - поява повного контролю над виконанням всіх вирішуваних в організації завдань. Крім термінів розробки та узгодження документів, керівництво може контролювати всі аспекти роботи своїх підлеглих: час їх роботи в системі, кількість виконуваних завдань, час виконання завдань, кількість прострочених завдань і час, на яке вони були прострочені. Уповноважені співробітники отримують своєчасні повідомлення про те, що завдання може бути не виконано в термін, з тим, щоб можна було звернутися до затримують процес співробітнику і оперативно вирішити потенційну проблему. Крім цього, в будь-який момент можна запросити докладні звіти про хід виконання поточних завдань організації.

Контроль виконання дозволяє докорінно змінити роботу організації, зробити складні процеси простими і прозорими, показати якість роботи всіх співробітників і дозволити оперативно впливати на всі процеси.

Останнім часом почали з'являтися коробкові рішення систем електронного документообігу, спрямовані на малий і середній бізнес, які володіють можливостями, властивими корпоративних систем, такими як, наприклад, графічний дизайнер маршрутів, дизайнер реєстраційних карток та шаблонів звітів або можливість користувачам писати додаткові програмні модулі.

Впровадження СЕД доцільно на великих підприємствах, де обсяги документів часом дуже великі і паперовий документообіг нерідко гальмує діяльність цілих відділів, що просто неприйнятно. Система електронного документообігу - ефективний засіб для поліпшення швидкості роботи будь-якого підприємства або організації.

В першу чергу це скорочення витрат на паперові носії. Крім цього, співробітникам організації не потрібно буде втрачати час на те, щоб бігти в сусідній відділ за підписом, інший - за печаткою. Природно, це і вплине на швидкість обробки інформаційних потоків. Розпорядження будуть виконуватися набагато швидше, документи оброблятися без затримок.

В сучасному світіз все більш зростаючої конкурентною боротьбою і збільшуються потоками інформації вас кожен день просять робити вашу інфраструктуру більш ефективної, підтримувати продуктивність кожного співробітника, покращувати бізнес-процеси, робити ваш бізнес більш прозорим і захищеним. І робити все це швидше, безпечніше і з меншими витратами. У цих умовах наявність ефективної системи електронного документообігу набуває вирішальне значення для успішного ведення бізнесу.

Список використаної літератури:

1. Бондалетов В.В. Кар'єра і професійна компетентність керівника в умовах сучасної Росії. / В збірнику: Професійне соціальне утворення: рівні, досвід і перспективи розвитку. Збірник матеріалів XIII Всеросійського соціально-педагогічного конгресу. 2013. С. 38-40.

2. Веретехіна С.В. Проблеми впровадження системи електронного документообігу в ДОУ підприємств // Кадровик 2014 року, № 11. С. 122-129.

3. Веретехіна С.В. Психометричні тести і програмні рішення. Матеріали Афанасіївського чтеній.2015. Т.1 .; 13. С.116-121.

4. Веретехіна С.В., Рубцова Є.В. автоматизовані системиконтролю за виконанням документів. Сучасна наука: актуальні проблеми теорії та практики. Серія: Економіка та право.2015. № 3-4.С.12-16.

5. Веретехіна С.В. Огляд вимог європейської специфікації MOREG-2 і проблеми імпортозаміщення програмного забезпечення СЕД / ЄСМ-рішень на Російському ринку. Матеріали Іванівських чтеній.2015. № 5. С.203-209.

6. Веретехіна С. В. Автоматизовані системи оцінки персоналу / С. В. Веретехіна // Управління персоналом і інтелектуальними ресурсами в Росії. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Виниченко М.В. Ефективність, як основа KPI. Матеріали Іванівських читань. 2015. № 5. С. 209-216.

8. Виниченко М.В. Кадровий резервкерівництва. / Виниченко М.В. // Проблемний аналіз та державно-управлінське проектування. - 2014. - № 5 (37), тому 7. - С.16-30

9. Кібанов А.Я. Основи управління персоналом. - М .: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.

МІЖНАРОДНИЙ НАУКОВИЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5 / 2016 ISSN 2410-700X

10.Кіріллов А.В. Проблемні питання розвитку технологій управління персоналом у вітчизняній практиці та шляхи їх вирішення: Монографія / А.В. Кирилов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. - М .: Русайнс, 2015. - 280 с

11. Аксьонов, А.С. Особливості реалізації систем електронного документообігу для підприємств малого бізнесу / А.С. Аксьонов // Інноваційні перспективи Донбасу: матеріали междунар.науч.-практ. конф., 20-22 травня 2015 М. Т. 7: Реформування менеджменту в умовах інноваційного розвитку. - Донецьк, 2015.-С.7-11.

12.Мансурова Н.А. Передумови та етапи впровадження електронного документообігу в сфері малого та середнього бізнесу // Економічні дослідження. № 1., 2014

© Владичанського Т.В., 2016

УДК 316.346.32-053.6

Гольденберг Катерина Олександрівна

Студент 3 курсу економічного факультету Новосибірський державний університет економіки і управління - «НІНХ» Новосибірськ, РФ E-mail: [Email protected]

ПРОБЛЕМИ АКТИВНОГО ВИКОРИСТАННЯ молоддю СОЦІАЛЬНИХ МЕРЕЖ ТА ШЛЯХИ ЇХ ВИРІШЕННЯ

анотація

У статті розкривається суть основних проблем, що виникають в результаті активного і частого використання молоддю соціальних мереж, Можливі їх причини. Запропоновано способи вирішення розглянутих проблем стосовно окремої людини і до групи людей. Виявлено можливості вирішення проблем самостійно користувачем соціальної мережі.

В даний час соціальні мережі і особливо пов'язані з ними проблеми мають найбільшу актуальність в широких колах. Соціальні мережі з кожним роком стають все більш популярними, практично жодна людина, в основному з молоді, не може уявити своє життя без використання мережі Інтернет для спілкування (адже саме спілкування є першочерговою метою створення такого ресурсу як соціальні мережі). Звичайно, молоді люди переслідують і інші цілі (крім неформального спілкування), реєструючись на всіляких сайтах, наприклад: перегляд новин, прослуховування музики, ділові листування, робота. Однак все ж більшу частину часу, проведеного в соціальних мережах, молодь присвячує саме неформальному спілкуванню з родичами, близькими, друзями.

Активне використання соціальних мереж, незважаючи на їх своєчасне поява на тлі науково-технічного прогресу, незважаючи на невід'ємність їх існування в сучасному світі в зв'язку з розвиненістю саме віддаленої комунікації, має все-таки негативні сторони і проблеми, які можуть стосуватися як окремої людини, так і групи людей (причому групи ці можуть бути абсолютно різними за кількістю членів) і можуть бути причиною проблем більш масштабних, які необхідно вирішувати, причому вирішувати без нанесення шкоди нормальному перебігу часу, а саме: прогресу, технічного і технологічного розвитку суспільства.

Для того щоб сформувати пропозиції щодо вирішення проблем, пов'язаних з активним

СЕД - одна з найзагадковіших і заміфологізірованних областей IT. Сектор став обростати міфами з моменту його утворення. Природно, частина з них вже застаріли і втратили актуальність, але нові галузеві і IT-тренди додають ринку помилок. Прийшла пора розвінчати найактуальніші з них.

1. СЕД - це автоматизація канцелярії, вхідних / вихідних і розпорядчих документів

Незважаючи на те що системи електронного документообігу вже давно закріпилися на російському ринку, така точка зору зустрічається досить часто.

За фактом електронний документообіг є у всіх. Як тільки ви зробили файл в Word і відправили його по електронній пошті або отримали файл поштою - електронний документообіг вже трапився.

"Канцелярія - це тільки одна з форм організації ЕДО, найкращим чином відповідає вітчизняній практиці роботи з паперовими документами", - пояснив Сергій Кур'янов,директор зі стратегічного маркетингу "ДоксВіжн". Ця форма передбачає тотальний централізований облік усіх офіційних документів, а також контроль процесу виконання виданих по ним доручень керівництва.

Однак офіційними документами контент підприємства не вичерпується, до них і в процесі їх підготовки створюються і циркулюють неофіційні документи. І потоки їх набагато складніше і більше.

Справжня СЕД повинна вирішувати завдання управління всіма без винятку електронними документами - як офіційними, так і неофіційними - Сергій Кур'янов

"Ми живемо в інформаційному світі, і майже 100% інформації існує в формі електронних документів. Справжня СЕД повинна вирішувати завдання управління всіма без винятку електронними документами - як офіційними, так і неофіційними", - розповів Сергій Кур'янов. Правильніше, за його словами, не плодити окремі системи для кожного виду документів, а вимагати від власної СЕД комплексного вирішення завдання.

2. СЕД сама по собі позбавить компанію від внутрішнього безладу

Це один з міцно вкоренилися міфів. Насправді СЕД не вирішують проблем організаційного бардаку, якщо він вже є в компанії.

"Якщо система впроваджується в компанії, в якій немає розуміння внутрішньої взаємодії, бізнес-процесів і зон відповідальності, то впровадження системи тільки посилить ці проблеми", - пояснив Іван Тарханов, Керівник напрямку електронного документообігу Cognitive Technologies. Особи, які приймають рішення про запровадження, повинні чітко уявляти, які цілі вони переслідують цим проектом.

Якщо система впроваджується в компанії, в якій немає розуміння внутрішньої взаємодії, бізнес-процесів і зон відповідальності, то впровадження системи тільки посилить ці проблеми - Іван Тарханов

3. Якщо документообіг електронний, значить він ефективний

Цей міф був на піку популярності кілька років тому. Зараз більшість замовників вже розуміють, що це не так, але багато хто продовжує вірити в це помилка.

"Електронний документообіг теж може бути неефективним, все залежить від того, наскільки ефективно збудований сам бізнес-процес, а не від його технічної реалізації", - розповів Сергій плавун, Керівник напрямку BPM і ECM компанії КРОК.

"Слід відповісти собі на питання: чи був проведений реінжиніринг, осмислені існуючі кращі практики в компанії, враховані і уніфіковані процедури, які важливі для компанії в цілому", - пояснив Ілля Константинов, департамент корпоративних систем, Технічний експерт Digital Design. Важливо також, хто і в якому режимі користується системою, чи працює в СЕД керівництво або все, що потрібно, роблять помічники. Це все нюанси, але, за словами Константинова, випливають вони з цілей замовника впровадження.

Так, якщо до переходу на електронний документообіг приурочити реінжиніринг і оптимізацію бізнес-процесу документообігу, то, за словами Сергія плаунових, можна відразу втілити його в найбільш ефективній формі.

Якщо до переходу на електронний документообіг приурочити реінжиніринг і оптимізацію бізнес-процесу документообігу, то можна відразу втілити його в найбільш ефективній формі - Сергій плавун

4. Кращий вибір - рішення лідерів ринку

Цей міф лежить на поверхні і за рахунок своєї простоти і очевидності захоплює уми замовників, зумовлюючи або як мінімум серйозно впливаючи на їх вибір. Але насправді не все так просто.

"Системи, пік популярності яких припадає на сьогоднішній день, завойовували ринок в минулі роки, коли закладені в них технологічні та інші переваги були найбільш затребуваними", - розповів Олександр Назаров, Керівник відділу продажів компанії Haulmont. Зараз потреби ринку змінюються, і все більш актуальними стають рішення, розроблені 4 - 5 років тому.

Системи, пік популярності яких припадає на сьогоднішній день, завойовували ринок в минулі роки, коли закладені в них технологічні та інші переваги були найбільш затребуваними - Олександр Назаров

Такі системи з меншим, ніж у лідерів, кількістю впроваджень, за словами Назарова, можуть бути набагато прогресивніше, більш технологічні, вони засновані на сучасних технологіяхі будуть актуальні як мінімум 5 - 7 років після впровадження. При цьому термін їх присутності на ринку, а отже, і досвід реалізації проектів може бути більш ніж достатнім для реалізації проектів будь-якого масштабу.

5. Системи західного виробництва більш функціональні і гнучкі

Цей міф має під собою реальне підгрунтя. Історично російські системи поступалися західним ECМ-рішень, однак вони були більшою мірою орієнтовані на процеси, що вимагаються саме російським компаніям, Які з точки зору організації управління мають певну специфіку.

"За минулі десятиліття розвитку ринку СЕД найбільш зрілі вітчизняні виробники реалізували потужні й гнучкі платформи автоматизації, які не поступаються західним системам", - пояснив Володимир Андрєєв,президент "Доксвіжн". При цьому, за його словами, вони мають певні переваги, так як містять готові модулі та програми, орієнтовані на автоматизацію процесів з вітчизняної специфікою, не кажучи вже про вартість ПО і доступності сервісів.

За минулі десятиліття розвитку ринку СЕД найбільш зрілі вітчизняні виробники реалізували потужні й гнучкі платформи автоматизації, які не поступаються західним системам - Володимир Андрєєв

6. СЕД тільки для організацій з чіткими регламентами і описаними бізнес-процесами

Дійсно, якщо в організації бардак, толку від працюючої СЕД мало. Але зовсім не обов'язково, щоб все було правильно і чітко.

"Останнім часом все більше компаній, які користуються гнучкими методологіями управління, застосовують адаптивний кейс-менеджмент", - розповів Іван Тарханов. СЕД, за його словами, теж пристосовуються до цієї тенденції і змінюють свої класичні конфігурації і правила роботи.

Останнім часом все більше компаній, які користуються гнучкими методологіями управління, застосовують адаптивний кейс-менеджмент - Іван Тарханов

7. Відразу після впровадження системи можна починати активно використовувати її

В силу природи об'єкта автоматизації - процесів корпоративного управління- впровадження СЕД не може сприйматися як звичайний проект, який закінчується здачею в промислову експлуатацію. Будь-які процеси управління - постійно змінюється сутність. Крім того, на початку впровадження СЕД приймаюча сторона погано уявляє собі реальні можливості потенційної системи.

"На практиці впровадження СЕД - це ланцюг взаємопов'язаних проектів як з розвитку номенклатури автоматизованих процесів, так і по розширенню їх функціонального наповнення та модернізації процесів", - розповів Володимир Андрєєв. Саме тому до інструментарію СЕД пред'являються специфічні вимоги, по можливості кастомизация вже впроваджених програм і швидка автоматизація все нових і нових процесів.

На практиці впровадження СЕД - це ланцюг взаємопов'язаних проектів як з розвитку номенклатури автоматизованих процесів, так і по розширенню їх функціонального наповнення та модернізації процесів - Володимир Андрєєв

8. При впровадженні СЕД від замовника нічого не потрібно, все зробить виконавець

Помилка в першу чергу характерно для невеликих компаній, а також для тих, хто не захоплюється інформатизацією і нечасто проводить подібні проекти. Насправді впровадження СЕД - це майже завжди зміна внутрішньої роботи і розпорядку компанії.

"Якщо колектив до цього не готовий і немає найпотужнішою мотивації на зміну, то ефект буде зворотним або нульовим", - розповів Іван Тарханов. При цьому останнім часом, за його словами, тенденція до зміни є, тому що замовники стали більш досвідченими.

9. Малому бізнесу не потрібна хороша СЕД

Міф досить очевидний і пов'язаний із загальним помилкою про те, що невеликим компаніям досить MS Office і "1С".

Дійсно, якщо в компанії працює 10 чоловік, можна налагодити реєстрацію та облік документів в Excel, зберігати образи документів в хмарі, а маршрутизировать в Outlook.

"Невеликий організації може підійти хмарне рішення. Це і Google Apps, і Microsoft Office 365", - розповів Сергій Кур'янов.

"Це цілком може бути хороша і зрозуміла система для даної команди в даних умовах", - пояснив Ілля Константинов. Питання в тому, які завдання ставить малий бізнес перед собою і IT?

"Все залежить від того, що вважати малим бізнесом. Якщо з цього визначення виключити мікробізнес, де процес документообігу досить специфічний, то користь від СЕД для малого бізнесу є", - розповів Дмитро Шушкін, директор з корпоративних проектів ABBYY Росія. Звичайно, через масштаби ефект від використання СЕД для малого бізнесу буде менш очевидний, ніж для середнього або великого.

"Звичайно, такі функції, як реєстрація вхідної кореспонденції, контроль виконання доручень, автоматизація процедур узгодження документів, для малого бізнесу надто громіздкі і не потрібні, так як такі речі невеликій групі людей простіше і швидше обговорити, просто сівши за один стіл", - пояснив Сергій плавун. У той же час кошти формування робочої інформаційного середовища, в якій можна якісно структурувати інформацію, здійснювати пошук і забезпечувати до неї швидкий доступ, формувати шаблони документів, обговорювати їх і т.д., можуть бути дуже до місця навіть в разі малого бізнесу.

"Якщо підприємець планує рости, то необхідно думати про розвиток і налагодження внутрішніх комунікацій, бізнес-процесів", - пояснив Ілля Константинов. І рано чи пізно питання про вибір платформи документообігу стане актуальним.

10. Мобільні СЕД небезпечні

В реальності мобільні СЕД не більше небезпечні, ніж інші корпоративні додатки з мобільним доступом.

"Загроза не в мобільній СЕД, а в реалізації конкретного мобільного АРМ, у відсутності або неправильному застосуванні політик безпеки IT-персоналом замовника", - пояснив Сергій Кур'янов.

Загроза не в мобільній СЕД, а в реалізації конкретного мобільного АРМ, у відсутності або неправильному застосуванні політик безпеки IT-персоналом замовника, - Сергій Кур'янов

"Тут багато що залежить від політики компанії, використовуваних технологій і підходу до забезпечення інформаційної безпеки- повинні бути опрацьовані як організаційні, так і технічні заходи ", - розповів Сергій плавун. При належній увазі до цього питання з застосуванням сучасних засобівце безпечно. І, за словами плаунових, життєво необхідно в сучасних реаліях.

"В даний час вендори СЕД вирішують питання безпеки доступу до корпоративних даних. Для деяких платформ існують окремі програмні продукти, Що забезпечують захищений мобільний доступ до СЕД ", - пояснив Ілля Константинов. Різноманітність способів доступу, за його словами, вимагає комплексних засобів захисту. І це завдання вирішується IT-службами не стільки в контексті СЕД, скільки в контексті всього IT-ландшафту компанії.

"Також відповіддю на цей міф буде факт, що у великих корпораціях, в тому числі фінансових і державних, мобільний доступ до СЕД є і використовується на найвищих рівнях менеджменту", - розповів Ілля Константинов.

У великих корпораціях, в тому числі фінансових і державних, мобільний доступ до СЕД є і використовується на найвищих рівнях менеджменту - Ілля Константинов

11. Для впровадження ЕЦП немає законодавчої бази

Насправді законодавча базадля впровадження ЕЦП повністю готова.

"Зараз вже ніхто не заважає підприємствам переходити на безпаперовий документообіг з будь-якими документами, крім невеликого обумовленого переліку (кадрове та інші спеціальні види діловодства)", - пояснив Сергій Кур'янов. Проблема частіше не в тому, що немає законів і підзаконних актів, а в тому, що підприємство не розробило внутрішні нормативні документи, Легітимізує використання засобів ЕЦП, і тому не може перейти на безпаперовий документообіг.

Це, за словами Курьянова, як проблема "останньої милі" в дротовому інтернеті - коли є і магістральні канали, і інфраструктура маршрутизації, але немає підключення домашнього комп'ютера до цієї інфраструктури.

"Адже ніхто за вас не викличе провайдера і не організує у себе підключення і маршрутизацію всередині квартири", - пояснює він.

12. СЕД занадто довго впроваджувати

Це твердження колись було цілком справедливим, але на даний момент це повноцінний міф.

"Дійсно, п'ять років тому впроваджувати СЕД за образом, подобою і регламентам паперового документообігу було довго і складно. Причиною тому були: неприйняття нових стандартів роботи користувачами," важкі "десктопні інтерфейси СЕД, дублювання роботи з електронними та паперовими документами, тривалі навчання роботі в СЕД ", - розповів Олександр Назаров. А якщо врахувати час на передпроектну обстеження, Довгі настройки системи і вбудовування її в ІТ-інфраструктуру організації, час на установку додатка для кожного користувача і інші фактори, то впровадження СЕД дійсно забирало багато часу і ресурсів. Але зараз ситуація інша.

"Сучасні платформи СЕД містять багато інструментів для прискореного впровадження, від набору готових до використання додатків до інструментів, що дозволяють поступово нарощувати функціональність від простого до складного", - пояснив Сергій Кур'янов. Так що почати можна досить швидко і недорого і розвивати в разі потреби до будь-якого рівня.

"Терміни впровадження СЕД залежать від складності самого бізнес-процесу документообігу, необхідності його оптимізації, обсягу доробок і кастомізації того чи іншого рішення, кількості користувачів і інтегрованих систем в організації та ін.", - розповів Сергій плавун. Коли мова йде про десятки тисяч користувачів і про безліч інтегрованих систем, то 2 - 3 роки - це цілком нормальний термін. Середній бізнес, За словами плаунових, може отримати промислову СЕД в середньому через півроку.

Середній бізнес може отримати промислову СЕД в середньому через півроку - Сергій плавун

"Швидкість впровадження СЕД залежить від широти постановки задачі", - розповів Дмитро Шушкін. Щоб не чекати ефекту кілька років, потрібно робити реалізацію поетапно. Правильна пріоритизація завдань, за словами Шушкіна, допоможе отримати відчутні результати вже після першого етапу впровадження.

Правильна пріоритизація завдань, за словами Шушкіна, допоможе отримати відчутні результати вже після першого етапу впровадження - Дмитро Шушкін