Корпоративна соціальна мережа. Огляд корпоративних соціальних мереж: порівнюємо можливості і функціонал. Використання корпоративних соціальних мереж в HR-брендингу

За оцінками різних джерел, в середньому за місяць кожен співробітник витрачає близько 12 години на особисте спілкування в соціальних мережах. Можна заборонити до них доступ з робочих місць, обмежити час відвідування для деяких груп, а можна взяти найкраще, що мають в своєму інструментарії соціальні мережі, і задовольнити потребу працівників у віртуальному спілкуванні.

Хтось скаже, що у нас є корпоративний портал і навіщо нам щось ще. Давайте подивимося, що таке корпоративний портал? Це внутрішній сайт компанії, який об'єднує велику кількість інформаційних сервісіві надає доступ до відомостей, що належать до виробничих процесів компанії. Крім класичних функцій з надання довідкових даних про працівників і структурі компанії, портал служить для об'єднання зі спеціальними інформаційними системами і сервісами, системами фінансового та бухгалтерського обліку, управління проектами, файловими ресурсами, форумами та ін. Що ж дасть інтеграція функцій соціальної мережі з корпоративним порталом ?

терміни та визначення

Для подальшого розуміння додамо кілька скорочень і визначень:

КСС - корпоративна соціальна мережа, аналог звичної багатьом соціальної мережі з її функціоналом, але створена для задоволення бізнес-потреб. Це професійна соціальна мережа, яка вирішує завдання організації і супроводу діяльності компанії.

Робоча сторінка в КСС- аналог особистої сторінки в соціальній мережі по функціоналу, її основним призначенням стає забезпечення працівника зручним і єдиним інструментом для виконання його посадових обов'язків. Це свого роду єдине автоматизоване робоче місцепо посадовий функції. У більшості випадків робоча сторінка є персональною, але при необхідності може бути знеособлена для деяких посад, наприклад робоча сторінка «черговий щодо інженерного забезпечення». Вона має функцію заміщення, коли в період відсутності співробітника робоча сторінка цілком або деякі її функції передаються іншим фахівцям або на інші робочі сторінки.

Функціонал робочої сторінки- набір правил відображення підписок на новини, участь в групах і інші функції, відповідні посадовий обов'язки. Так, функціонал робочої сторінки технолога служби релейного захисту та автоматики включає посилання на всі програмні комплекси, які використовуються працівником, повідомлення від цих комплексів, повідомлення від планувальників, що вказують на необхідність виконання регламентних дій, підписку про що приходять заявках, осцилограмах, запитах від інших структурних підрозділів, Зміни в регламентах тощо.

Власник робочої сторінки- співробітник, який виконує посадові обов'язки, відповідні функціоналу даної робочої сторінки.

вигідний тандем

Отже, повернемося до переваг інтеграції КСС і порталу. Працівники компанії зможуть мати свій профіль, який функціонально відрізняється від профілю в соціальній мережі і містить крім особистої інформації (фотографії, хобі) додаткові професійні відомості - посаду, розміщення, телефон, компетенції та основні посадові обов'язки. Це допоможе налагодити неформальне спілкування між колегами і сприятиме зміцненню корпоративного духу, дозволить скоротити часові витрати при вирішенні ділових питань, узгодження дій і пошук потрібних компетенцій.

Кожен співробітник відповідно до своїх посадових обов'язків має набір налаштованих уявлень, повідомлень і фільтрів і своєчасно отримує необхідну виробничу інформацію, накази і положення, повідомлення про настання планових заходів, а також додаткові відомості, наприклад про дні народження колег. Далі, виконуючи інтеграцію функцій соціальної мережі з системою електронного документообігу і забезпечення управління, процес видачі доручень і узгодження документів спрощується. Включивши функцію календарного планування в ці системи, можна не боятися, що якесь доручення буде забуто.

Корпоративна соціальна мережа повністю бере на себе функцію внутрішнього спілкування і замінює електронну пошту, розширюючи її функції. Створення конференцій, чату, коментування і заміток у взаємозв'язку з функціями діловодства, організації доручень і календарного планування діяльності роблять інформацію про ділові процеси більш доступній, наочній і прозорою, а самі процеси - контрольованими. Що ще можна реалізувати за допомогою впровадження соціальної мережі? Супровід практично всіх ділових процесів компанії, розвиток корпоративного духу колективу, скорочення слабких місць в організації діяльності в разі відсутності або недостатньої компетенції працівників, впровадження нових автоматизованих систем і ділових процесів, підготовку нових працівників, формування системи мотивації, усунення виникаючих конфліктних ситуацій всередині організації та ін . Розглянемо деякі питання докладніше.

Ті, що йдуть разом

Яку користь можна отримати від впровадження корпоративної соціальної мережі? Якщо відповідати коротко, то це створення банку знань компанії, мозкового центру з налагодженими семантичними зв'язками між діловими процесами. Це зручна організація робочого місця, де все знаходиться під рукою, як у диригента, де створено єдиний інформаційний простір для кожного робочого місця і де різні сервіси інтегровані в одній інформаційному середовищі для виконання посадових обов'язків. Це і можливість направити потреби людини в віртуальному спілкуванні для вирішення завдань компанії. Це і зручна організація виконання доручень, контролю за дорученнями, завданнями, можливості комунікації і зворотного зв'язку. Це і служба підтримки користувачів, максимально наближена до їх проблем або потреб.

Підписка, дошка оголошень, повідомлення та спеціалізована стрічка новин, як аналогічні сервіси соціальних мереж, Допоможуть в повсякденній діяльності будь-якого працівника. Так, матеріально-відповідальна особа і інші співробітники, пов'язані з постачанням обладнання, отримають повідомлення на своїй «стіні» про те, що договір укладений і відвантаження товару розпочато. А особам, які беруть участь в розгляді заявок, надійдуть повідомлення про те, що прийшла ще одна заявка для розгляду.

Групи в соціальній мережі знаходять своє застосування і об'єднують працівників, залучених у спільну справу. Наприклад в ситуації з автоматизацією виробничих завдань, зрозуміло, що в організації існує безліч ділових процесів, що знаходяться на різній стадії автоматизації. У цих взаєминах є замовник проекту (технологічні підрозділи, фінансово-господарських блок і ін.), Який має свої потреби, і є виконавець проекту (власний розробник або ІТ-куратор при виконанні автоматизації третіми особами). Для кожного ділового процесу створюється група у відповідній категорії і з відповідними тегами, в цю групу включаються учасники, визначаються їх ролі і обов'язки.

Для зовнішніх клієнтів компанії, контрагентів, державних і контролюючих суб'єктів ситуація аналогічна. Скажімо, за діючими або планованим договорами надання послуг та поставки товарів ведеться ділове листування і узгодження документів. Для контрагента організовується доступ в спеціалізований розділ КСС (або налаштовується шлюз електронної пошти для конкретного контрагента по його електронну адресу так, що листи від нього потрапляють на робочі сторінки зацікавлених осіб в КСС). Державні та інші суб'єкти, які контролюють органи, з якими ведеться обмін інформацією, теж отримують свій доступ до ресурсів корпоративної мережі.

Точне визначення цільової аудиторії для вирішення всього різноманіття завдань компанії дозволить структурувати і упорядкувати діяльність, зробити так, щоб тільки необхідна інформація була під рукою, а потрібні дані могли бути знайдені простими і доступними діями.

Такий інструмент, як форум або групою чат, буде корисний під час активної фази впровадження будь-якого проекту або, наприклад, при проведенні дослідної експлуатації деякої системи, при вирішенні ситуації за договором технічної підтримки або при наданні методичної та консультаційної допомоги вищим філією.

Повідомлення, стрічка новин, дошка оголошень на робочій сторінці в мережі - дайджест ділової інформації про ту предметної області, на яку підписано власник сторінки. КСС підкаже, що потрібно зробити і як вирішити виробничу завдання, навіть якщо працівник відсутній.

Кадри в мережі

Які можливості надає система в плані управління персоналом? Робоча сторінка кожного співробітника містить інформацію про їх компетенції і посадові обов'язки, Задану ключовими словами, тегами або довільним описом. Організація доступу HR-персоналу до таких відомостей дозволить запропонувати можливі зміни в кадровому складі в разі утворення вакансії. Підготовка персоналу, стажування, проведення навчання та обмін досвідом за посадами виконується значно швидше. Кадрові питання можна вирішувати віддалено, за допомогою засобів телекомунікацій.

Класичний менеджмент багато говорить про горизонтальних і вертикальних зв'язках в структурі управління, але КСС створить структуру взаємовідносин, засновану на процесах, додавши легку організацію робочих груп, діагональні зв'язку між підрозділами і матричні структури управління. Мережа зможе взяти на себе будь-який процес, починаючи від робочої групи впровадження складних комплексів по стандартам PJM і закінчуючи узгодженням часу роботи комісії з проведення інвентаризації матеріальних активів.

На робочій сторінці можна помістити закладки на улюблені посилання для однотипних функціональних обов'язків, зокрема, посилання на сайти регіональних і федеральних енергетичних компаній, сайти нормативної документації з проектування будівель, сайти компаній за договорами технічної підтримки засобів обчислювальної техніки.

До звичного способу спілкування по електронній пошті додадуться коментарі до повідомлень, створення доручень з повідомлень, календарне планування на основі повідомлень, зв'язок і групування повідомлень за темами, виставлення тегів і ключових слів. Це дозволить не тільки легко організувати виконання доручення, а й зібрати разом всі джерела інформації по будь-якій задачі або процесу, знайти його в майбутньому і відновити повну картину того, що відбувається.

Що бачить президент компанії, голова правління, генеральний директор, заступник директора компанії? Виробничі показники, фінансові звіти, зведення щодо порушень, виконання доручень і групові KPI - відповідно до того, як налаштовані фільтри і яка обрана агрегація.

Що далі? Можливо, галузева корпоративна соціальна мережа, яка об'єднує суб'єктів енергетики, контролюючі органи і державні структури. Чи державна соціальна мережа, якщо державна реформа в сфері інформаційних технологій побачить доцільність створення своєї власної корпоративної соціальної мережі.

Проблеми при впровадженні

Незважаючи на стрімке зростання популярності рішень корпоративних соціальних мереж, великі розподілені компанії стикаються з труднощами при впровадженні КСС. Чому, хоча кількість інсталяцій за кордоном зростає в геометричній прогресії, російські компанії не поспішають з вибором рішення для корпоративної мережі? Які труднощі виникають у компаній? Які способи вирішення подібних конфліктів?

З точки зору технології, впровадження КСС зачіпає практично всі ділові процеси компанії, і, як наслідок, це довгостроковий проект зі складним технічним завданням і високою вартістю. Багато вендори рішень SaaS і КСС розуміють це і пропонують безкоштовні версії, одні шляхом обмеження функціонала, інші - обмеженням кількості ліцензій. Нам залишається виділити філія або бізнес-напрямок для використання в якості «пілотного» проекту.

Викликає сумніви економічна ефективність від впровадження мережі оскільки представляється досить складним підрахувати ROI. У такому випадку для аналізу ефективності потрібно включити до складу КСС інструменти статистики і KPI, наприклад, для оцінки вартості операцій, часу на проведення процесу, відсутність переробок тощо.

Перешкодою для впровадження може бути психологічне неприйняття КСС топ-менеджментом, в основі якого лежить небажання вищого керівництва компаній особисто використовувати цю технологію і бути як би нарівні з усіма працівниками. Деякі розробники враховують цей факт і спеціально пропонують соціальні інструменти для топ-менеджменту. Наприклад, збирати круглі столи за участю керівників, де кожен учасник соціальної мережі може підготувати своє питання, а керівник дати відповідь в режимі конференції на питання, які потребують уваги з його точки зору. Дуже схоже на інтернет-конференції, які влаштовує Президент Росії перед журналістами.

Керівники компанії схильні вважати, що просунуті рішення потрібні тільки ІТ-орієнтованим компаніям, а рядові працівники вважають, що це чергова інформаційна система, яка нікому не потрібна. Але практика показує, що численні закордонні компанії, не пов'язані з інформаційними технологіями, успішно використовую у своїй повсякденній роботі КСС.

Також негативне ставлення до соціальних мереж складається з певного стереотипу про марність соціальної мережі для бізнесу. На практиці ж виявляється, що працівники завжди залишаються на зв'язку і залучені в процес в будь-який час, а недостатня інформованість співробітників збільшує терміни вирішення завдань і веде до упущеної вигоди.

У звичайних соціальних мережах практично немає модерації, учасники мережі дозволяють собі будь-які висловлювання, що неприпустимо в корпоративному середовищі. Насправді, якщо компанія має свою корпоративну культуру, то в корпоративній мережі не буде ніяких порушень цієї культури, і якщо листування працівника почне втрачати діловий характер, завжди є колеги або безпосередній керівник, які втрутяться і відновлять нормальний перебіг діалогу.

Служби інформаційної безпеки скажуть, що соціальна мережа містить величезну кількість відомостей, доступних всім. Але якщо визначити політику безпеки для КСС, то подібне питання реалізується не складніше, ніж обмеження будь-яких інших інформаційних ресурсів. А узгодження і контроль над доступом до інформації залишиться в руках служб інформаційної безпеки.

Більшість з наявних КСС пропонують різноманітні способи для мотивації працівників, оцінки їх внеску в процес і формування компенсації за роботу. З огляду на, що мережа може реалізувати функції електронного документообігу, виникає питання юридичної сили дій в мережі, скажімо, таких як, фіксація фактів ознайомлення з діловою документацією та правомірність застосування методів оцінки мотивації в корпоративній мережі. Дана проблема технічно вирішується застосуванням засобів ЕЦП, а організаційно - розробкою локальних нормативних актів, що встановлюють рівнозначність віртуальних дій в КСС з реальними діями.

Підводячи підсумок, можна сказати, що якщо соціальні мережі ефективно вирішили проблему спілкування людей в більшості країн, то корпоративні соціальні мережі зможуть зробити ефективним корпоративне спілкування. Найчастіше, щоб чогось досягти, досить лише скористатися наявними можливостями. Можливості соціальних мереж нам відомі - потрібно взяти їх на озброєння і застосовувати для досягнення цілей організації, компанії або органів влади.

Корпоративні соціальні мережі, що базуються в цілому на тих же принципах, що і класичні, з'явилися недавно, проте вже стали трендом. Пояснити це нескладно. Прогресивні керівники усвідомили той факт, що йти по шляху заборони на використання соцмереж в компанії - справа невдячна і часто не приносить очікуваного результату. А ось взяти на озброєння цей мегапопулярний інструмент, забезпечивши його корисним для бізнесу функціоналом, - рішення з великими перспективами. Серед явних переваг - зростання лояльності співробітників, економія робочого часу на офіційну переписку, статус прогресивної компанії. Як підсумок - підвищення ефективності бізнес-процесів і зростання прибутку.

Концептуальний фундамент корпоративних мереж було закладено ще в середині минулого століття японцями - основоположниками системи менеджменту якості. Саме в цій країні прийшли до обгрунтованого висновку, що ефективна компанія - та, в якій працюють задоволені і щасливі фахівці. Вирішувалася ця задача дуже цікавими методами. Наприклад, на одному з великих концернів країни на прохідній встановили боксерську грушу, яка імітує керівника компанії. Кожен співробітник при вході повинен був «відважити» манекену то кількість ляпасів, яке, на його думку, заслуговував керівник на даний момент. Що це дало? По-перше, менеджери змогли оцінити емоційний фон в компанії, популярність тих чи інших рішень, а значить, отримали можливість вжити необхідних заходів щодо стабілізації обстановки. По-друге, співробітники отримали право голосу і можливість зняти емоційну напругу, нехай і таким нестандартним способом. В результаті продуктивність праці підвищилася в рази, як і якість продукції, що випускається підприємством продукції.

Прикладів можна наводити багато - висновок один: концепція, створена японцями і відома як кайдзен, довела свою життєздатність. Недарма в Японії показник плинності кадрів один з найнижчих. Люди часто працюють на одному і тому ж підприємстві все життя. А на зміну їм приходять їх же діти і внуки.

Соцмережа для бізнесу - це взагалі-то віртуалізація ідей кайдзен. Це трансформований для сучасного суспільства, його потреб і технологічних можливостей спосіб створити в компанії ефективний колектив. Команду, кожен член якої може в повній мірі реалізувати на робочому місці свій творчий хист.

Корпоративна соціальна мережа: що в імені тобі моєму ...

Соцмережа для бізнесу дозволяє формувати всередині компанії інформаційне співтовариство з добре розвиненими вертикальними і горизонтальними зв'язками. Це означає, що працівники компанії можуть взаємодіяти в мережі не тільки один з одним, але і з керівництвом, причому незалежно від того, де вони в даний момент знаходяться. Особливо актуальні корпоративні соцмережі для великих компаній, чиї офіси знаходяться в різних містах або навіть по всьому світу. При цьому їх наявність сприймається співробітниками як частина корпоративної культури, така ж, як заходи щодо тімбілдінгу або безкоштовний тренажерний зал, як свідчення того, що керівництво компанії зацікавлене в своїх підлеглих і прагне створити для них комфортні умови праці.

Для чого потрібні корпоративні мережі? Вони можуть зіграти істотну роль в прискоренні бізнес-процесів, в обміні досвідом, в обговоренні і прийнятті рішень з будь-яких робочих питань. При цьому процес залучення співробітників в корпоративну соціальну мережу відбувається набагато швидше, ніж, наприклад, в роботу з корпоративним порталом. Це відбувається тому, що більшість соціальних мереж для бізнесу адаптовані для користувачів соціальних медіа, мають аналогічний інтерфейс.

Згідно з дослідженнями McKinsey Global Institute, використання корпоративних мереж дозволяє збільшити продуктивність праці на 20-25%. Головні області, в яких внутрішні корпоративні мережі підвищують продуктивність праці співробітників:

1. Пошук і збір інформації. Завдяки можливості створення «бази знань», куди співробітники можуть додавати різні нормативні та інші важливі документи, час на пошук інформації скорочується.
2. Спільна робота і спілкування. Наявність і функціонування корпоративної мережі в компанії дозволяє економити робочий часна спілкуванні. За допомогою внутрішньої соцмережі працівники компанії можуть безпосередньо звернутися до потрібного колезі і практично моментально отримати відповідь, минаючи поштовий ящик і не витрачаючи час на очікування.

В одній з найбільших в світі медичних страхових компаній Humana корпоративної соціальної мережею користується 26 000 співробітників. У мережі існує близько 1200 груп самої різної тематики - від музики до проблем материнства. Проте 70% спілкування співробітників між собою стосується робочих питань.

Незважаючи на явну користь від впровадження корпоративних соціальних мереж, в деяких компаніях цього нововведення активно противляться. Відбувається це навіть не від того, що керівники вважають мережі марною тратою часу, а з тієї причини, що багато хто з них не бачать різниці між мережами і, наприклад, корпоративним порталом. А оскільки в більшості серйозних компаній такі портали є, то, на думку керівництва, не варто витрачати час і гроші на дублювання того, що вже існує.

Це серйозна помилка. Спробуємо розібратися, що ж таке інтранет, корпоративний портал і корпоративна соціальна мережа компаніїі чим вони відрізняються один від одного.

Існує три основних технології:

• інтранет;
• корпоративний портал, або соціальний інтранет;
• корпоративна соціальна мережа.

інтранет- інструмент, вирішальний тільки бізнес-завдання, але соціальних функцій не виконує. Дане рішення поступово втрачає свою популярність.

Корпоративний портал, або соціальний інтранет- крім того, що інструмент має на увазі наявність бази знань, об'єднує інформаційні системи і системи бухгалтерського обліку, управління проектами, файловими ресурсами, портал частково вирішує і соціальні функції.

Що стосується корпоративної соцмережі, То це проект для співробітників, створений ними ж. У мережі будь-який фахівець за пару хвилин зможе створити, наприклад, робочу групу для розробки та обговорення нового проекту або ідеї. Кожному співробітнику цілодобово відкритий доступ до бази знань, сформованої на основі особистого досвіду- його і його колег. Досить просто задати питання в мережі або забити його в пошуку. При цьому пошук в соцмережі має більш гнучкі алгоритми в порівнянні з порталом. Але головне - те, що це не просто робочий інструмент і робочий простір, це в першу чергу місце, де можна трохи розслабитися, обговорити з колегами у неформальній обстановці новий проект, Регламент або документ, а може, і нове плаття головного бухгалтера.

Привертає користувачів і звичний інтерфейс мережі, простота і доступність сервісів.

Огляд інтранет, корпоративних порталів і соцмереж для бізнесу

За прогнозами аналітиків і розробників ПЗ, ринок корпоративних соціальних мереж в найближчі два-три роки буде інтенсивно розвиватися, причому відбуватися це буде як в області рішень, так і в області використання. На ринок прийшли розробки західних компаній, вони переведені і частково адаптовані під вітчизняного користувача. Найближчим часом варто чекати активності і від російських вендорів.

Що стосується процесу організації корпоративної соціальної мережі в компаніях, то він, за оцінками експертів, в Росії все ще перебуває на ранній стадії. Пояснюється це тим, що багато керівників, не бачачи від мереж моментальної віддачі, просто не хочуть витрачати кошти на невигідне, на їхню думку, нововведення. Ситуація може змінитися в найближчі два-три роки. Лідерами по використанню соцмереж в Росії, за якими згодом потягнуться і найбільш консервативні компанії, є підприємства з банківської галузі та рітейлу.

В даний час на російському ринку найбільш затребуване всього близько десятка продуктів.

«Бітрікс24»

Цей інструмент відноситься до категорії інтранет з окремим соціальним модулем. В рамках модуля передбачені функції ведення мікроблогів, месенджера, створення фотогалереї і ряд інших. Інтерфейс і функціонал додатка трохи нагадує соцмережі в варіації 2005 року. Соціальне додаток само по собі безкоштовно, однак воно не запрацює, поки не буде придбаний базовий пакет «Бітрікс24». Вартість залежить від обраного тарифу та числа співробітників, а також варіанти реалізації: версія з установкою на своєму сервері обійдеться дорожче хмарної.

DaOffice

Перша російська корпоративна соціальна мережа. Основна увага, на відміну від «Бітрікса24», приділяється саме соціальним інструментам. Мікроблоги в цій мережі підтримують # теги і @ імена як в «Твіттері», є можливість ставити вподобаним публікаціям «лайки», бачити список рекомендованих друзів, як в Facebook. Ще одна відмінна риса сервісу - елементи Гейміфікація: за додавання повідомлень з актуальних і корисним темам співробітники отримують очки.

Доступ до DaOffice можливий з мобільних пристроїв за допомогою додатків для Android і iOS. Вартість установки визначається конкретно для кожної компанії і залежить від кількості користувачів (може бути будь-яким), варіанти впровадження (свій сервер або хмара), необхідності інтеграції з іншими системами і розробки додаткових опцій. Що стосується безкоштовної версії, то вона доступна тільки для великих компаній, з кількістю співробітників понад 250 чоловік.

Одним з мінусів безкоштовної версії є те, що при установці на свій сервер з'являються обмеження на інструменти адміністрування.

Jive

Це рішення відноситься до категорії інтранет з соціальними функціями. Користувачі Jive можуть налаштовувати своє індивідуальне робоче простір. Додаток містить інструменти для управління завданнями, корпоративним контентом і проектами.

Jive доступний для мобільних пристроїв і може бути інтегрований з Office365 і продуктами Google. Ціна додатка залежить від обраного пакета: Select, Premier або Premier +. Серйозним недоліком програми є відсутність русифікованої версії. До того ж, за відгуками клієнтів, навігація в Jive сильно відрізняється від звичної навігації в соціальних мережах.

Yammer

На даний момент це найпопулярніший в світі соціальний інтранет. Доступний користувачам в складі Office365. За структурою нагадує «Твіттер», дозволяючи співробітникам обмінюватися коротким повідомленнями, формувати робочі групи і контролювати «статус» підлеглих. Серед інших можливостей сервісу - обмін файлами і зображеннями, підтримка тегів в повідомленнях, перегляд онлайн-контактів, пошук людей, груп і текстів, формування та використання бази знань. Завдяки підтримці 25 мов при користуванні програми не було мовний бар'єр.

Після того, як Yammer став частиною онлайн-офісу Office365, його окрема установка стала неможлива. Інший істотний мінус - відсутність варіанту організації на серверах споживача (on premise). Доступно тільки хмарне рішення з серверами за кордоном (off premise).

«Пряники»

Вітчизняна корпоративна соціальна мережа. Її відмінною характеристикою є Гейміфікація - за певні досягнення в мережі користувачі отримують призи та бонуси, в даному випадку у вигляді віртуальних пряників. Серед можливостей «Пряників» - перегляд загальної стрічки подій і їх обговорення в групах, швидке проведення опитувань на будь-яку тему, обмін файлами всіх типів, залучення до обговорень зацікавлених осіб і експертів, складання бази знань за принципом wiki, швидкий доступ до контактної інформації співробітників, перегляд їх публікацій, компетенцій і заслуг.

У «Пряників» є додаток для смартфонів і планшетів на Android і iOS. Мережа може бути інтегрована з «1С-Бітрікс» і Microsoft SharePoint. Вартість рішення залежить від виду пакета. «Пряники» пропонують три типи тарифів: «Для перспективних» - безкоштовно (15 осіб), «Для пізнали силу» - близько 16 000 рублів на місяць (хмарне рішення, 100 чоловік), «Все і назавжди» з установкою на сервер замовника - приблизно 230 000 рублів на місяць. Використання мережі доцільно, якщо в компанії працює більше 30 чоловік.

IBM Connections

Йдеться про корпоративну соціальну мережі. Рішення дозволяє налаштовувати персоналізовану домашню сторінку, створювати власні документи і блоги, брати участь в обговореннях і обмінюватися повідомленнями. В рамках програми можливе формування інформаційної бази, створення форумів і опитувань. Інтеграція з Microsoft Office дозволяє редагувати документи прямо з мережі. Працює на пристроях Android, WindowsPhone, iOS, Blackberry.

Ціна на додаток залежить від виду пакета і входять до нього опцій. Завдяки можливості організації форумів, блогів та інформаційних баз, додаток підходить для великих компаній. Серед недоліків IBM Connections користувачі відзначають сумну колірну палітру інтерфейсу. Додаток доступний у варіантах on premise і off premise.

Facebook Workplace

Це корпоративна соціальна мережа в чистому її вигляді. Являє собою практично точну копію класичного Facebook. При цьому профілі користувачів ніяк не пов'язані з їх Facebook-акаунтами. В іншому в мережі доступні ті ж інструменти - стрічка новин, можливості створення особистого профілю, груп, чатів, презентацій, здійснення відеодзвінків. Головним плюсом Facebook Workplace є його звичний інтерфейс, що не вимагає від користувача перенавчання і звикання. Продукт для великих компаній, що відбилося навіть на способі оплати за його інсталяцію. Якщо чисельність працівників в компанії не перевищує 1000 чоловік, то вартість складе близько 3 доларів за співробітника, а при чисельності від 1000 до 10 000 чоловік ціна знизиться до двох. Для тестування програми надається безкоштовний тримісячний період.

Головні мінуси - відсутність можливості кастомізації і варіанти організації на власному сервері. Доступна тільки хмарна версія з серверами за кордоном.

Salesforce Chatter

Поки маловідома в Росії платформа для організації корпоративної соцмережі на базі Force.com. Дозволяє створювати особисті сторінки користувачів, групи, мікроблоги з додаванням статусу, обмінюватися повідомленнями, зображеннями, документами. У новій версії програми можна бачити онлайн-статус користувачів, спілкуватися з ними в чаті в режимі реального часу і навіть робити screen-sharing. Остання функція доступна і для групового режиму. До речі, платформа одна з перших запровадила можливість спілкування з зовнішніми користувачами, створюючи групи і запрошуючи туди партнерів і клієнтів. За допомогою Chatter Connect легко інтегрується з зовнішніми системами, в першу чергу, MS Sharepoint. Ще одна перевага Chatter - мобільний інтерфейс, розрахований на будь-які мобільні пристрої з тачскріном.

Додаток має безкоштовну версію, правда, в дещо скороченому варіанті. Притому Salesforce Chatter не припускав розміщення на серверах, платна версія також пропонує тільки інтернет-доступ.

До недоліків платформи можна віднести відсутність можливості кастомізації і русифікації (навіть «Керівництво користувача» написано англійською мовою).

Podio

Додаток, що представляє собою інтранет, який можна використовувати в тому числі для створення соціальної мережі, належить компанії Citrix. Основна його відмінність від інших корпоративних мереж полягає в тому, що воно в прямому сенсі є конструктором. Якщо більшістю мереж надається тільки стандартний набір функцій для комунікацій, створення груп, обміну файлами, а для додавання специфічною функції потрібно інтеграція з іншими додатками, то в Podio ці додатки можна створювати в візуальному конструкторі методом drag'n'drop. Створене додаток можна підключати до робочих просторів всередині мережі. За замовчуванням в конструкторі вже є 200 додатків. Ще одна перевага Podio - можливість роботи в ньому і запрошеним контрагентам: партнерам, клієнтам, кандидатам на вакансії. У додатку російськомовний інтерфейс, що істотно полегшує роботу вітчизняних користувачів.

Безкоштовна версія програми розрахована на 5 співробітників, 5 контрагентів і 1 Гб пам'яті. Платна версія обійдеться компанії в 9 доларів за користувача, плюс-версія - в 14 доларів, преміум - в 24 долара.

До недоліків цієї платформи, як і попередньої, відноситься відсутність русифікації. Крім того, розробники пропонують тільки хмарну версію системи.

CyberCloud

Цей сервіс дозволяє створювати повноцінну корпоративну соцмережу зі складним функціоналом: новини, приватні повідомлення, файли зі спільним доступом, загальна база знань, форуми, опитування, завдання для себе і співробітників, каталог користувачів, збирач ідей, блоги. Характерна рисасервісу - Гейміфікація. У мережі присутній дошка пошани, що формується автоматично на основі різних критеріїв - від корисних порад до геніальних ідей і важливих для компанії публікацій.

В соціальну мережу можна заходити з будь-якого пристрою - комп'ютера, смартфона або планшета. Розробники пропонують дві версії системи - хмарну і коробочки. Сервіс розрахований на великі компанії, його вартість починається від 2999 рублів на місяць за 100 користувачів.

Головні мінуси - наявність у даної платформи тільки веб-версії (зручне мобільний додатокне розроблено), а також застарілий дизайн кінця 90-х років.

Далеко не всі існуючі рішення виконують всі функції корпоративних мереж, і далеко не всі вони однаково зручні. Деякі перевантажені функціоналом, інші не адаптовані під російськомовних користувачів. Останнє стосується імпортних розробок. Тому вельми актуальною є проблема розробки універсального вітчизняного продукту.

Корпоративний портал повинен бути, по-перше, корисний для роботи, а по-друге, цікавий для співробітників. Тим часом, розгорнувши необхідний функціонал для забезпечення «по-перше», багато компаній недооцінюють необхідність другої складової. З впровадженням технологій соціальних мереж для корпоративних потреб у організацій з'являються принципово нові можливості для розвитку.

Розвиток сучасних технологій привело до справжньої революції в області роботи з корпоративною інформацією. Як відомо, професор Ендрю Макафі (Andrew McAfee) з Гарвардської школи бізнесу, автор поняття і концепції Enterprise 2.0, спочатку визначив концепцію як «використання нових платформ соціального програмного забезпечення всередині компаній або між компаніями і їх партнерами і клієнтами». Макафі зазначив, що такі інструменти створюють численні, часто нові зв'язки між співробітниками і різними робочими групами компанії. Ці зв'язки сприяють поширенню корпоративних знань і досвіду за методом «перехресного запилення», що створює хвилі реальні комерційні переваги.

Сьогодні яскраво і наочно проявляється тенденція переходу від «спільноти читачів» до «спільноти письменників» не тільки в Інтернеті (в блогах, форумах і мережах), а й в корпоративному середовищі. Тому зростає роль порталу як точки тяжіння соціально і бізнес-активних співробітників. Ті компанії, які, з одного боку, створюють на порталі зручний майданчик для спілкування, а з іншого - стимулюють співробітників саме там спілкуватися на професійні теми, можуть отримати для себе дуже цікаві і корисні результати.

Однак структурування інформації на порталі найчастіше організовано у вигляді багатоярусного «шафи» з «ящиками» -Розділ, де складені ті чи інші документи і де знайти їх не так-то просто. У подібному вигляді інформацією дуже складно обмінюватися: її можна розшукати, але не вийде передати колегам, обговорити, змінити.

«Як тільки ми починаємо думати, яким чином підвищити коефіцієнт використання корпоративної інформації, ми приходимо до технологій соціальних мереж: користувачі не тільки споживають інформацію, а й можуть прокоментувати її, отримати зворотній зв'язок, - розповідає Віктор Комар, директор департаменту інтеграційних рішень компанії IBS. - Саме так ми можемо змусити інформацію працювати. Тим компаніям, у яких стандартний функціонал корпоративного порталу працює давно і успішно, є сенс придивитися до нових можливостей організації взаємодії співробітників ».

Обмін миттєвими повідомленнями і постійна присутність в віртуальному інформаційному корпоративному середовищі - найважливіший інструментоперативних комунікацій, - підтверджує генеральний директор компанії «1С-Бітрікс» Сергій Рижиков. - Внутрішньокорпоративна соціальна мережа (персональні блоги, жива стрічка, мікроблогінг) - це дзеркало компанії, де з точністю до найдрібніших деталей відображаються люди і їхні стосунки, структура компанії з усією її ефективністю і неоптимальна.

Рішення для організації корпоративних соціальних мереж стають все більш затребувані з суто практичних міркувань керівництва. Компанії все виразніше починають усвідомлювати, що найбільш значущі компетенції співробітників лежать в сфері «неявного знання». Неявне знання знаходиться в головах співробітників, на відміну від явного - документованого на папері, у вигляді файлів або даних в різних інформаційних системах. За оцінками аналітиків, зазвичай співвідношення неявного і явного знання в організації становить приблизно 80 до 20.

«Організації, яка прагне до успішного розвитку, необхідно спонукати співробітників викласти на корпоративний портал або будь-який інший ресурс компанії хоч якусь частину знань, які перебувають тільки в їх головах, - каже Ірина Максимець, начальник відділу програмного забезпечення компанії« СІТРОНІКС Інформаційні технології" в Росії. - Корпоративні соціальні мережі з підтримкою внутрішніх неформальних технологій для роботи з інформацією, - один з дієвих інструментів досягнення цієї мети ».

«Завдяки активності співробітників, - продовжує тему Віктор Комар, - на порталі створюється так званий UGC (user-generated content -« контент, створюваний користувачами »), який є основним елементом і для корпоративної соціальної мережі, і для системи управління знаннями. Зрозуміло, що майданчики всередині порталу переважно будуть згруповані за професійною ознакою - аналогічно тому, як створюються спільноти за інтересами в Інтернеті: юристи будуть спілкуватися з юристами, а технологи - з технологами. Так, наприклад, в одному з великих холдингів реалізується глобальна програма трансформації бухгалтерського обліку. І бухгалтерам кількох десятків підприємств холдингу, розкиданих по всій країні, дуже потрібна площадка для обговорення їх проблем, обміну досвідом, генерації рішень. Де вони можуть це зробити? Природно, на порталі - і найкраще на спеціально відведеній для цих цілей майданчику всередині нього ».

Зокрема, портальні технології дозволяють створити навчальну соціальну мережу на основі корпоративного порталу, де фахівці обговорюють важливі теми, дають поради і навчають новачків, створюють документи і пропонують ідеї. Фактично співробітники створюють і формують спільноту однодумців і професіоналів. Вирішення цього завдання дозволяє їм створювати цінності компанії, «зарядити» новачків і підтягнути менш активних співробітників до участі в корпоративних командних заходах. Крім того, на думку Ірини Максимець, портал може стати незамінним інструментом впровадження стратегії всієї корпорації або переходу її на нову брендинг-програму.

Правильне використання запропонованих технологій корпоративного порталу допомагає компаніям зберегти унікальність і не втратити свою цінність на ринку.

Можливості корпоративних соціальних мереж доповнені тим, що в сучасних платформах з'явилися кошти прозорою інтеграції робочого столу і призначених для користувача додатків з порталом. Наприклад, людина прямо з Word може опублікувати версію документа, і вона стає доступна іншим користувачам. А прогрес в технологіях пошуку (тегування, ключові слова, типізація, голосовий пошук), можливість формування пошуку за різними джерелами, в тому числі з урахуванням рівня доступу, які надає портал користувачам, дозволяють зробити будь-який контент доступним.

Добре забуте старе

Інструментарії для створення внутрішніх соціальних мереж і спільної роботи включені практично в усі сучасні розвинені технології, програмні лінійки великих ECM-вендорів - таких, наприклад, як IBM, Documentum або Microsoft. Крім того, на ринку існує велика кількість спеціалізованих рішень, «заточених» саме під корпоративний сегмент.

Костянтин Жуков зазначає: «Концепція Enterprise 2.0 і входять до неї Wiki, Блоги і mash-up-додатки продовжують набирати популярність. Хочеться відзначити, що нова версія SAP NetWeaver Portal 7.3 широко підтримує всі ці сучасні віяння ».

Організація і робота внутрішніх корпоративних соціальних мереж аналогічна відкритим. У них кожен користувач також заповнює свій профіль, вказує компетенції, інтереси, цілі, веде блоги, встановлює зв'язки з колегами. При цьому можуть формуватися вільно, на умовах самоорганізації групи людей, яким цікаві ті чи інші речі. важливим факторомпри цьому є візуалізація всього цього господарства і швидке знаходження необхідної інформації в рамках корпоративної мережі. В ідеалі чим більша компанія, тим більше затребувані в ній ці технології.

Однак необхідно розуміти, що сприйняття деякими людьми терміна «соціальна мережа» як чогось наднового і самого останнього є невірним, - нагадує Дмитро Романов, директор з розвитку технологій інформаційного менеджменту компанії АйТі. - Насправді соціальна мережа - це сукупність взаємодій / взаємин між різними людьми, що існує з моменту появи людини як біологічного виду. І ця тема активно вивчається соціологами з 20-30-х років минулого століття. Тому можна з абсолютною впевненістю говорити, що взаємини в рамках соціальної мережі існують завжди і всюди, в будь-якій організації і є невід'ємною частиною будь-якої соціальної структури. В даний час мова йде тільки про те, щоб за допомогою сучасних технологій додати до вже існуючих і нових соціальні мережі ще один канал спілкування людей, який дозволяє всю інформацію взаємодій робити видимою.

Сергій Рижиков радить розгортати корпоративну соціальну мережу під девізом «Його приклад - іншим наука»: для популяризації нового інструменту дуже важливо, щоб керівники одними з перших розміщували повідомлення в своїх блогах.

Бажано якомога швидше визначити корпоративний регламент, який визначає, що накази компанії, поточна інформація, яка цікава співробітникам (наприклад, про премії) публікуються тільки на корпоративному порталі. Необхідно якомога швидше здійснити перенесення туди документів з файл-сервера.

Втім, не всі розробники портальних рішень є прихильниками ідеї створення власних корпоративних соціальних мереж в організаціях. Глобальні мережі на кшталт Facebook вже об'єднують співробітників однієї компанії, надаючи їм необхідні можливості для спілкування та соціалізації.

«Логічніше і ефективніше буде акуратно впровадити, инкапсулировать ці мережі в корпоративний портал, забезпечивши, природно, необхідний рівень конфіденційності даних і безпеки, - радить Артак Оганесян, заступник генерального директора компанії EPAM Systems з розвитку бізнесу і роботі з замовниками. - Таке «зрощування» дозволить співробітникам спілкуватися в звичній соцмережі, дасть можливість підвищити творчий і командний дух їх роботи - за рахунок організації форумів, стимулювання обговорень ідей і завдань, підтримки спільних ініціатив і так далі. По суті, це буде ще один інструмент для зворотного (або, краще сказати, двобічної) зв'язку між компанією в особі її керівників різного рівня і співробітниками ».

Мобільні, «хмарні», інноваційні

З розвитком мобільних пристроїв (в тому числі планшетів) все більше і більше буде затребуваний віддалений доступ до корпоративних даних. З цієї точки зору варто відзначити активний розвиток мобільного напряму портальних технологій, їх підтримку роботи з мобільними пристроями різних форматів та платформ пов'язані з ними високі очікування замовників щодо доступності портальних рішень через мобільні пристрої. Портал стає єдиним вікном доступу і зручним інструментом роботи віддалених співробітників: багато портальні рішення вже мають адаптований інтерфейс для відображення на мобільних пристроях.

«Думаю, що портали повинні розвиватися в бік підвищення мобільності, - розповідає Артак Оганесян. - Уже зараз доступність корпоративної пошти, засобів обміну миттєвими повідомленнями і соціальних мереж на смартфонах, нетбуках і планшетах дозволяє співробітникам постійно перебувати в інформаційному просторі організації. Відкривши доступ через такі мобільні пристрої до інших функцій порталу (до корпоративних інформаційних систем, Баз знань), компанія забезпечить безперервний зв'язок зі своїм персоналом і його постійну залученість в робочі процеси. Так що теоретично (з точки зору технологій) у працівників не буде перешкод для того, щоб жити всі 24 години на добу на роботі, нехай і «віртуально»: можливість «попрацювати» буде обмежена тільки розумними тимчасовими рамками, які кожен може встановити для себе сам ».

З'являються розробки спеціальних додатків і інтерфейсів портальних сервісів для роботи на найбільш популярних мобільних пристроях, зокрема на iPad.

За допомогою таких рішень можна в режимі реального часу виводити на мобільному пристрої дані систем підтримки прийняття рішень, корпоративних системуправління та аналітики, систем моніторингу, - коментує Віктор Комар. - Керівник компанії, незалежно від того, де він знаходиться, одним дотиком отримує на екрані свого мобільного пристрою оперативні дані з продажу, бізнес-аналітику, налаштовані під нього KPI, причому все це швидко, в красивому і візуального огляду. Тут же він може прийняти необхідне управлінське рішення. Такі рішення на стику мобільних платформ, портальних технологій і корпоративних додатків все більш і більш затребувані, вони дозволяють завжди тримати «руку на пульсі» і управляти компанією дуже швидко в будь-яких ситуаціях.

Оскільки в багатьох компаніях корпоративний портал вже реалізує можливості віддаленого доступу, роботи з ним співробітників з дому або під час відрядження, то наступною сходинкою його розвитку може стати організація взаємодії з зовнішніми партнерами, контрагентами, підрядниками. Немає ніяких технічних перешкод і проблем, щоб створити на базі порталу спеціальну партнерську зону і забезпечити доступ до актуальних довідників, прайсів та іншої необхідної інформації, реалізувати там потрібні партнерам сервіси.

Дмитро Романов радить звернути увагу на технології Social Network Analysis, що дозволяють візуалізувати і аналізувати внутрішні соціальні взаємодії в компанії. З їх допомогою можна знаходити неформальні спільноти людей, визначати формальних та неформальних лідерів, дивитися, як влаштовані взаємодії всередині спільнот і між ними. Технології дозволяють також аналізувати характер використання різних каналів спілкування. Їх застосування дає можливість дійсно витягувати багато користі з наявної картини.

«Справа в тому, що раніше всі ці процеси довгий час були невидимими, - пояснює Дмитро Романов. - Люди спілкувалися між собою і відсилали в кращому випадку паперові документи; це взаємодія втрачалося, і відстежити загальну картину було важко, а скоріше, неможливо. Зараз же практично всі види спілкування людей залишають сліди. І програмні продукти класу Social Network Analysis якраз дозволяють цю інформацію спостерігати, робити видимою, аналізувати і використовувати для підвищення ефективності роботи ».

Незабаром можна очікувати використання можливостей порталу для візуалізації даних в просторовому вимірі, побудови на його основі спеціалізованих геоінформаційних сервісів, що може бути актуально для транспортних і логістичних компаній.

Костянтин Жуков прогнозує розвиток портальних технологій в «хмарах». Для малих і середніх компаній це дозволить використовувати всі переваги портальних рішень, не розгортаючи їх у себе на підприємстві і не піклуючись про підтримку і обслуговуванні рішення.

Цікаво, на думку Сергія Рижикова, розвивається сегмент відеоконференцій і IP-телефонії: «Ми очікуємо в цьому сегменті великих змін і збільшення попиту: ці технології дозволяють організації робити більше за менший час і підвищувати ефективність роботи окремих співробітників і компанії в цілому».

Портальні технології - «клондайк» нових можливостей для компанії. У будь-якій організації є багато цікавих даних та інформації. До розвитку портальних технологій не було ні інтерфейсів, ні майданчиків, щоб ці дані знайти і зробити доступними. Знайти і показати їх - ось головне призначення порталу. Наприклад, якщо в компанії є система документообігу, можна зробити просту річ - вивести на портал інформацію про те, скільки на якому співробітника «висить» неузгоджених документів або, наприклад, опублікувати показники роботи підрозділів (виходять такі своєрідні онлайнові «Дошки пошани»).

«Така інформація буде цікава багатьом; з'явиться елемент змагальності, може бути, продуктивність праці зросте, - вважає Віктор Комар. - Подібних даних в будь-якій компанії багато, просто ще не всі знають, як їх використовувати. А щоб це зробити, потрібно просто дати людям до них доступ, дати можливість порівнювати ці дані з іншими. Тоді користувачі будуть ходити на корпоративний портал, писати в корпоративний форум, брати участь в обговореннях, ставити запитання керівництву. А керівництво може проводити онлайнові та офлайнові зустрічі. Портал, що надає можливості двосторонніх комунікацій, - це хороший інструмент для скорочення дистанції між керівництвом і співробітниками. Керівництво бачить, які проблеми турбують співробітників, а ті в свою чергу отримують можливість спілкуватися безпосередньо з топ-менеджментом, минаючи безліч ієрархічних ступенів ».

Ще одна тенденція в області портальних сервісів пов'язана з тим, що компанії в більшому обсязі виносять на портал окремі функції своїх спеціалізованих систем, щоб вони в зручній і зрозумілій формі були доступні користувачам. Зрозуміло, що у всіх спеціалізованих систем свої особливості, свій інтерфейс, але у співробітників, чия робота не пов'язана з ними безпосередньо, немає ні часу, ні бажання розбиратися в ці системах. Для них набагато зручніше простий портальний сервіс, що пропонує адаптований функціонал.

Портал дозволяє вибудувати навіть складний бізнес-процес зрозумілим чином і допомагає покроково пройти по ньому навіть недосвідченому користувачу, - пояснює Віктор Комар. - Це дуже зручний інструмент для всіх співробітників і вигідний для компанії, так як за рахунок використання схеми самообслуговування економляться ресурси. Причому спектр інтегрованих додатків і, відповідно, завдань, що вирішуються через портал, дуже широкий: від замовлення перепусток і проектора аж до роботи з SAP і аналітичними системами. В останньому випадку організація доступу через портал до корпоративних додатків дозволяє заощадити на оплаті ліцензій робочих місць. І чим більшій кількості співробітників необхідно дати доступ до даних конкретного додатка, тим більше буде економія.

Це неправильно, так як все-таки це досить різні інструменти з різними властивостями і різними завданнями.

• Коментарі до новин на порталі - це НЕ соціальна мережа!
• Сторінки з профілями користувачів на порталі - це НЕ соціальна мережа!
• Навіть блоги і вікі - це ще НЕ соціальна мережа!

Це все не залучає людей! Відвідуваність коливається між низькою і дуже низькою, а кількість постів і коментарів можна перерахувати по пальцях. Знайоме?

Блоги

Блоги - хороший інструмент для ґрунтовного вираження своїх думок. Але найбільший їх недолік - це те, що далеко не всі користувачі готові писати довгі докладні нотатки.

Вважається, що з 100 читачів тільки 1 буде писати замітки в блог. І тільки 10 коментуватимуть. Таким чином, нові пости будуть з'являтися пару раз в тиждень. Це занадто рідко, щоб у ваших співробітників виробилася звичка регулярно заходити читати нове в блогах.

А якщо у людей немає звички читати, то і писати в такий блог не буде навіть той 1% користувачів, який хотів би це робити. Адже який сенс писати те, що майже ніхто не прочитає? Саме тому корпоративні блоги рідко отримують справжню популярність.

вікі

Вікі - хороший корисний інструмент для спільної роботи або для накопичення і систематизації знань.

Але сам по собі він не є залучають. Мало хто буде ходити в вікі кожен день і перечитувати статті - чи не з'явилося щось новеньке. Підписка на зміни теж не дає потрібного результату, так як більшість змін незначні і не стосуються особисто вас (грунтуюся на особистому досвіді).

В результаті вікі часто стає долею лише для кількох ентузіастів, які просто дуже вірять в її корисність.

Форуми

Форуми можуть давати досить хорошу ступінь залучення користувачів. Але все-таки меншу, ніж можуть дати соціальні мережі. Можна сказати, що форуми - це прабатько нинішніх соціальних мереж.

На мій погляд, основна проблема форумів - це їх складна структура з розділами, підрозділами і топіки. Щоб дістатися до потрібного тобі контенту, кожен раз доводиться трошки попотіти :)

Соціальні мережі в цьому сенсі привносять хороший інструмент підписок (або «додавань у друзі»). Це дозволяє вам один раз підписатися на потрібних людей і потрібні теми і після цього читати тільки ОДНУ сторінку новин, яка містить тільки те, що вам дійсно цікаво.

Тому форуми - це хоч і непоганий інструмент, але все сильніше йде в минуле.

Електронна пошта

Хоча електронна пошта і має позитивні сторонизастосування, не варто закривати очі і на багато проблем, що виникають при роботі з нею, зокрема проблеми з комунікаціями:

• Інформація прихована в поштових скриньках і доступ до неї неможливий для людей, які не беруть участі в розмові;
• Для кожного одержувача листа інформація дублюється. Як вірус;
• Надлишкові додатки до листів з'їдають місце на диску;
• Утрудняється спілкування з кожною новою людиною, залученим в обговорення.

Але існує ще одна річ, яка зробила електронну пошту найбільшим зливом продуктивності для співробітників - нав'язування спілкування по електронній пошті одержувачу листи. Так, це відноситься саме до одержувача, а не до відправника. Розробляти структуру зберігання листів і розбирати хаос в папках з вхідними повідомленнями - до цього призводить відсутність в пошті власної комунікаційної структури. В результаті фільтрація листів стає важким завданням - необхідно визначати актуальну інформацію, Знаходити ставляться один до одного листа і розкидати все це по папках. Ці дії проробляє кожна людина, що бере участь в обговоренні, для кожної окремої гілки листів. А якщо додати до цього високоінтелектуальному праці «професійний спам» - коли у одержувача немає можливості відмовитися від деяких обговорень, до яких він був доданий відправником - ситуація стає некерованою для багатьох людей і купа часу витрачається в порожню.

Ілюстрація різниці між «культурою професійного спаму» і «культури вибору».

У «культурі вибору» у всіх і кожного є можливість визначати в яких розмовах вони хочуть активно брати участь. Швидше за все, це будуть обговорення представляють цінність для співробітника і цікаві йому теми. Це означає, що теми розмов за замовчуванням відкриті і розміщуються на відкритих платформах. У цьому випадку відправник приймає той факт, що одержувач не зобов'язаний витрачати свій час на ознайомлення з усіма публікаціями, а читає лише ті, які йому найбільш цікаві та цінні.

Навіть людей, що використовують електронну пошту за звичкою можна заманити в новий вид комунікації. Вони як і раніше мають можливість писати коментарі по електронній пошті, автоматично залишаючи повідомлення в корпоративної соціальної мережі, а не списку адресатів в електронній пошті. Таким чином, вони точно доставлять інформацію саме тим, кому вона буде цікава. Навіть якщо інші члени команди вибирають підписку на групу / тему через електронну пошту, інформація залишиться доступною в мережі всім, хто в ній будь-коли потребуватиме. Як тільки одержувачі прочитають інформацію, вони спокійно можуть видалити повідомлення електронної пошти і при цьому будуть впевнені, що вони знайдуть вміст листа в групі / темі. Іншими словами, немає необхідності витрачати час на організацію листів в папках поштового клієнта для спрощення пошуку в подальшому. Вони просто заходять в групу в корпоративної соцмережі, щоб знайти потрібне обговорення, знаходять його за допомогою загального пошуку або в списку тем. Якщо вони захочуть залишити коментар до обговорення, чому б не зробити це в групі, де всі побачать, хто і що прокоментував, замість того, щоб створювати численні зв'язки електронних листів, натискаючи на кнопку «відповісти всім».

Як отримати користь з корпоративної соцмережі

На відміну від блогів, вікі писати в соцмережу дуже легко, оскільки вона не вимагає створення великих ґрунтовних статей. А написати пост на пару пропозицій - це легко, це може майже кожен. Наша статистика показує, що активних письменників в корпоративної соцмережі - 30%. Тобто залученість на порядок більше, ніж у блогів (1% авторів і 10% коментують).

Корпоративна соціальна мережа вирішує завдання залучення людей краще, ніж будь-який інший з інструментів Enterprise 2.0. Вона дійсно дозволяє досягти того, що ваші співробітники будуть ходити туди щодня. Просто тому, що там завжди буде щось нове і цікаве.

А вже якщо ваші співробітники почнуть ходити в вашу соцмережа кожен день, то вона відразу стане способом підвищити відвідуваність і всіх інших ваших внутрішніх ресурсів - корпоративного порталу, блогів, вікі, систем управління проектами, систем дистанційного навчання та інших. Для цього достатньо буде просто публікувати в соцмережі посилання на нові події в цих ресурсах, при чому це може робитися автоматично.

Якщо говорити зовсім коротко, то корпоративна соціальна мережа покликана підвищити відвідуваність і затребуваність всіх існуючих у вас в компанії інструментів комунікацій і спільної роботи. І тому її не можна плутати ні з чим іншим!

Недавнє дослідження, проведене McKinsey Global Institute, під назвою «The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies», стверджує, що за допомогою соціальних технологій, компанії можуть підвищити продуктивність праці на цілих 25%.

За результатами досліджень вчені в McKinsey Global Institute визначили чотири основні області, в яких платформи для спільної роботи найбільш ефективно підвищують продуктивність праці офісного персоналу:

1. Електронна пошта.Близько 28% часу (11,2 години на тиждень) в середньому витрачатися на відповіді і читання електронної пошти. При використанні корпоративних соціальних мереж, тимчасові витрати скорочуються на цілих 30% (приблизно на 4 години на тиждень), за рахунок можливості пошуку по всьому створеним повідомленнями.
2. Пошук і збір інформації. 19% (7,6 годин в тиждень) в середньому, витрачатися на пошук внутрішньої інформації, якою володіють певні співробітники в компанії. Знову ж таки, через можливість пошуку серед абсолютно всього створеного контенту ця цифра може бути зменшена майже на 35% (до ~ 4,9 годин в тиждень), економлячи, в середньому, 2,7 години на одного співробітника.
3. Спілкування і спільна робота.Використання телефону, електронної пошти, особистих зустрічей між співробітниками займає близько 5,6 годин робочого тижня (14%). За допомогою внутрішньої соціальної мережі, співробітник може безпосередньо звернутися до потрібної людини, минаючи поштовий ящик, і не захаращуючи його, що допоможе вашій компанії заощадити до 35% робочого часу (2 години) на одного працівника.
4. Виконання конкретних завдань.Працівники компанії на виконання завдань витрачають найбільшу кількість часу, приблизно 39% або 15,6 годин на тиждень. Внутрішні соціальні мережі допомагають збільшити продуктивність праці приблизно на 15% (2,3 години на тиждень). З одного боку корпоративні інструменти дозволяють централізувати всі робочі процеси в одному місці, а з іншого - всі ваші співробітники можуть використовувати дані функції для безпосереднього виконання завдань.

Міфи про соціальні корпоративних інструментах

Багато хто не наважується використовувати соціальні інструменти для спільної роботи через помилок або відсутності чіткого маршруту до успіху. Крім того, нечіткі описи переваг з'єднання і залучення співробітників залишають поза передачею істинного значення обміну знаннями та соціального співробітництва для розв'язання найважливіших проблем бізнесу. Ну і не варто забувати про питання безпеки.

Нижче наведено п'ять поширених міфів, які перешкоджають отриманню передових інструментів для соціальної співпраці всередині компанії, і коментарі до них.

міф 1- Соціальні платформи для спільної роботи не є надійними і безпечними.

Так як більшість соціальних інструментівдля спільної роботи розташовуються усередині ІТ-інфраструктури організації, можна бути впевненим, що всі ваші дані знаходяться в безпечному навколишньому середовищі - ідеальної платформі для фахівців і груп, що працюють над конфіденційними проектами або завданнями.

міф 2- Корпоративні соціальні інструменти більше для об'єднання співробітників, спілкування і веселощів, вони не можуть бути використані для виконання завдань.

Компанії звертаються до корпоративних соціальних платформ для досягнення критичних бізнес цілей, в тому числі для швидкого взаємодії, обміну знаннями і вибудовування більш раціональних комунікацій, щоб уникати зайвих головних болів і обмежень електронної пошти, про які йшла мова вище. Замість просіювання ланцюжка з декількох email-листів, лише тільки для того щоб знайти найбільш важливу та актуальну інформацію, а потім чекати відповіді, співробітники отримують миттєвий доступ до експертів, відділам та інформації для виконання критичних завдань!

міф 3- Корпоративні соціальні інструменти допомагають співробітникам використовувати соціальні медіа для комунікації з їх ключовий аудиторією.

Традиційні соціальні мережі, такі як Facebook, LinkedIn і Twitter, в першу чергу, об'єднують людей на особистісному, рівному рівні за межами корпоративних брандмауерів. Корпоративні соціальні інструменти, навпаки, використовуються для залучення користувачів всередині організації для вирішення бізнес-завдань, розкриття знань експертів для створення інновацій, прийняття рішень і поліпшення результатів. Ці інструменти взаємодії безпечні, раціональні, працюють в режимі реального часу і синхронізують взаємодія і комунікацію команд, що призводить до збільшення їх продуктивності і рентабельності.

міф 4- Корпоративні соціальні інструменти не вирішують реальних проблем бізнесу / не показують справжнє ROI.

Існує велика потреба в неформальному робочому інструменті, який обходить типові бар'єри програмного забезпечення, існуючі в більшості організацій. Сучасні технології(CRM, ERM, автоматизація бізнес процесів та інші) роблять свою роботу, зберігаючи інформацію і надаючи допомогу стандартним бізнес-процесів, але не підтримують динамічні неформальні комунікації, необхідні для інноваційного мислення і прийняття спільних рішень. Корпоративні соціальні інструменти для спільної роботи показали позитивний приріст ефективності, продуктивності і прозорості бізнесу, допомагаючи командам вирішувати реальні проблеми і виконувати завдання. Головне, що потрібно зробити - зв'язати ці показники в бізнес-цілям організації. Після відповідності з бізнес-цілями, справжні переваги корпоративних соціальних інструментів для спільної роботи бути виміряні для отримання реального ROI.

міф 5- Соціальний корпоративний інструмент для спільної роботи не може бути адаптований для задоволення моїх потреб. У мене немає вибору, окрім як вкладати гроші в повністю надійну платформу.

Компанія завжди може вибрати, які саме інструменти соціальної взаємодіїзабезпечать ті можливості і переваги, які найбільш важливі для організації. Formicary Collaboration Group вважає, що ці інструменти можуть бути розділені на три категорії: залучення співробітників, інформування співробітників і колективного розум. Компанії можуть почати з категорій, що відповідають найбільш актуальним потребам бізнесу і продовжити впровадження вже звідти. Наприклад, має сенс вибрати інструменти, які максимізують базу талантів вашої організації для формування кадрового резервуабо покращать безпосередні взаємодії між командами для прийняття рішень по критично важливих питань. Незалежно від категорії або потреб компанії впровадження повинно відбутися не відразу, а стати процесом.

Що таке корпоративна соціальна мережа? Корпоративна соціальна мережа 3 Для особистого спілкування з усім зовнішнім світом Для спільної роботи всередині компанії -Створіть спеціально для бізнесу, -Допомагає людям ефективно співпрацювати, -А компаніям - успішно розвиватися.

Корпоративна соціальна мережа в структурі внутрішніх комунікацій Корпоративна соціальна мережа 5 НАПРЯМКИ КОМУНІКАЦІЙ ІНСТРУМЕНТИ Вертикальні, односторонні, зверху-вниз, один до багатьох Корпоративне видання Корпоративний портал (Інтранет) Електронні розсилки Стенди, інформаційні дошки Корпоративне радіо і ТБ Горизонтальні, односторонні, один до одного Корпоративна пошта месенджери (ICQ, Skype) Курилка, кухня, кулер Горизонтальні, вертикальні, багатосторонні, багато до багатьох Корпоративна соціальна мережа

Соціальна база знань Корпоративна соціальна мережа 7 Експерти вказують свої теми Читачі підписуються на теми, задають питання Експерти пишуть контент, відповідають на питання Читачі обговорюють і оцінюють Формуються рейтинги експертів і тим Документи Посилання Новини Питання і відповіді Ідеї ... Мотивація експертів за допомогою соціальної системиоцінки та визнання

Очікувані результати впровадження. Бенчмаркінг (1) Корпоративна соціальна мережа 12 McKinsey: комунікації за допомогою соцмереж можуть підвищити продуктивність взаємодіючих співробітників (Interaction Workers) на 20-25% Джерело: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, McKinsey Global Institute, July 2012

Очікувані результати впровадження. Бенчмаркінг (2) Вимірні вигоди: Скорочення витрат від виключення дублювання завдань Скорочення витрат від реорганізації бізнес-процесів Економія витрат в проектах за рахунок поліпшення спільної роботи і комунікацій Підвищення продуктивності співробітників за рахунок швидких комунікацій і доступу до експертизи Прискорення адаптації нових співробітників Незліченні вигоди: Поліпшення вертикальних комунікацій між співробітниками і керівництвом Організація відкритого середовища для спілкування і збереження обговорень Посилення драйверів успіху Корпоративна соціальна мережа 13 ROI Термін окупності Сумарна вигода (PV) Всього витрат (PV) NPV 365% 4.3 місяці $ $ $ Джерело: Forrester Research, The Total Economic Impact Of Yammer ROI протягом трьох років з урахуванням ризиків

Очікувані результати впровадження. Бенчмаркінг (3) Корпоративна соціальна мережа 14 39% Більше горизонтальних зв'язків 25% Швидше адаптація нових співробітників 29% Більше комунікацій з топ-менеджментом 34% Менше часу на пошук експертів та інформації 27% Менше листування по 26% Менше нарад 24% Менше часу на відрядження 27% Менше дублювання завдань 32% Більше ідей, згенерованих всередині компанії 23% Більше успішних завдань 32% Швидше отримання відповідей на питання 37% Вище продуктивність спільної роботи 30% Підвищення задоволеність співробітників Джерело: Jive Software, The business value of social business. Customer survey results.

Оцінка результатів. Приклади KPI Використання системи Кількість активних профілів Відвідуваність: кількість входів в день Зв'язки: підписки (followers) Активність: кількість повідомлень, коментарів, рекомендацій (likes) Використання тим, швидкість відповідей на питання ... Цінність для бізнесу Витрати часу на листування по, дзвінки, наради швидкість вирішення проблем клієнтів Кількість ідей, запропонованих співробітниками Виявлення прихованого кадрового резерву Залученість, лояльність, мотивація, плинність ... Корпоративна соціальна мережа 15

Методологія впровадження Корпоративна соціальна мережа 16 ЕТАПОПІСАНІЕ КОНЦЕПЦІЯ Формування робочої групи, включно з представниками HR, IT, Маркетингу та інших підрозділів. Узгодження цілей проекту і показників його успішності (KPI). Узгодження плану пілотного запуску. ПІЛОТНИЙ ЗАПУСК Створення першого спільноти активних користувачів, виявлення груп, інтересів, тем для обговорення, розробка типових сценаріїв. «Посів» контенту. Оцінка результатів пілотного запуску і план розгортання. РІШЕННЯ - ВПРОВАДЖУВАТИ ЧИ НІ РОЗГОРТАННЯ Розгортання КСС для всіх співробітників і підрозділів. Пояснення співробітникам цілей і завдань КСС, навчання, тиражування кращих практик, виявлених в пілотному проекті, «посів» контенту. Програма залучення співробітників. Інтеграція з іншими системами. УПРАВЛІННЯ Моніторинг використання КСС, модерація, відстеження метрик і оцінка результатів впровадження (KPI), отримання і аналіз зворотного зв'язку. Розвиток функціоналу і контенту КСС.

Команда проекту Корпоративна соціальна мережа 17 Керівник проекту Розвиток мережі Комьюніті- менеджер Бізнес- користувачі Лідери груп Експерти Сприяння проекту HR менеджер T & D менеджер Маркетинг & PR менеджер Технології Системний адміністратор Фахівець з LDAP Спеціаліст по MS SharePoint Консалтинг Керівник проекту Консультант з впровадження Інструктор Розробники Куратор проекту Співробітники DaOffice

Історія успіху: Роздрібна мережаМТС Корпоративна соціальна мережа 18 Основна мета: навчання нових і утримання досвідчених продавців. Ситуація до запуску: Плинність в середньому 7-10% на місяць Витрати на прийом і навчання нового продавця 6000 руб. + 1 місяць його роботи (