Програма складання табеля. Програми обліку робочого часу, в тому числі безкоштовні. Присутність на робочому місці

Трудове законодавство зобов'язує роботодавців вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Враховувати відпрацьовані години повинні організації незалежно від юридичного статусу і індивідуальні підприємці. Спеціально для цього Держкомстатом розроблені і затверджені форми Табеля обліку робочого часу N Т-12 і N Т-13.

Наведемо інструкцію щодо заповнення, яка допоможе правильно відобразити дані і використовувати табель раціонально.

Для чого потрібен табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу, затверджений наказом Мінстату від 05.01.2004 № 1, допомагає кадровій службі і бухгалтерії підприємства:

• враховувати час, відпрацьоване або невідпрацьований найманим працівником;
• контролювати дотримання графіка робочого часу (явки, неявки, запізнення);
• мати офіційні відомості про відпрацьований кожним працівником часу для розрахунку зарплати або складання статистичної звітності.

Бухгалтеру він допоможе підтвердити правомірність нарахування або ненарахування сум зарплати і компенсацій кожному працівнику. Кадровику - відстежити явку і в разі необхідності обґрунтувати стягнення, накладене на працівника.

Табель обліку робочого часу відноситься до форм документів, які видаються працівникові при звільненні разом з трудовою книжкоюза його запитом (ст. 84.1 НК РФ).

Варто відзначити, що уніфіковані форми табелів N Т-12 і N Т-13 з 1 січня 2013 р не обов'язкові для застосування. Однак облік вести роботодавці зобов'язані (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Організації та ВП можуть використовувати інші способи контролю часу знаходження співробітників на робочих місцях. Але за фактом формат бланка, розроблений Госткомстатом, досить зручний і продовжує повсюдно застосовуватися.

Хто веде табель в організації

Згідно Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинних облікових документів:

• табель робочого часу на 2019 рік становить і веде уповноважена особа;
• підписують документ керівник підрозділу і працівник кадрової служби;
• після чого він передається в бухгалтерію.

Як ми бачимо, правила не встановлюють посаду працівника, який веде табель обліку використання робочого часу. Керівництво має право призначити будь-якого для виконання цього завдання. Для цього видається наказ із зазначенням посади та прізвища відповідальної особи. Якщо наказ про призначення такого працівника не випущений, то обов'язок вести облік повинна бути прописана в трудовому договорі. Інакше вимагати від співробітника ведення обліку неправомірно. У великих організаціях в кожному відділі призначається такий працівник. Він заповнює протягом місяця бланк, віддає на підпис начальнику відділу, той в свою чергу, перевіривши дані, передає форму кадровику. Співробітник відділу кадрів звіряє інформацію, заповнює на її основі необхідні для своєї роботи документи, підписує табель і передає бухгалтеру.

У маленьких фірмах така довга ланцюжок не дотримується - табель обліку веде кадровий працівник, А потім відразу передає в бухгалтерію.

Чим відрізняються форми N Т-12 і N Т-13 Табеля обліку робочого часу

Відрізняються дві затверджені форми тим, одна з них (Т-13) використовується в установах і фірмах, де встановлено спеціальний турнікет - автоматична система, Яка контролює явку співробітників. А форма Т-12 вважається універсальною і містить, крім того, додатковий Розділ 2. В ньому можна відображати розрахунки з працівниками по оплаті праці. Але якщо фірма веде розрахунки з персоналом як окремий видобліку, розділ 2 просто залишається порожнім.

Заповнення табеля робочого часу

Застосовуються два способи заповнення табеля:

• суцільне заповнення - кожен день відзначаються все явки і неявки;
• заповнення за відхиленнями - відзначаються тільки запізнення, неявки.

Наведемо для прикладу інструкцію щодо заповнення форми Т-13 методом суцільного заповнення.

Крок 1 - назва організації і структурного підрозділу

Вгорі вписують назву фірми (ПІБ ІП) і найменування структурної одиниці. Це може бути відділ продажів, відділ маркетингу, виробничий відділ і т.п.

Крок 2 - код за ЄДРПОУ

ОКПО - загальноросійський класифікаторпідприємств і організацій. Міститься в базах Росстату, складається з:

• 8 цифр для юросіб;
• 10 цифр для ВП.

Крок 3 - номер документа і дата складання

• Номер документу присвоюється по порядку.
• Датою складання зазвичай проставляється останній день звітного місяця.

Крок 4 - звітний період

Табель обліку робочого часу здають за місяць - період з першого по останнє число серпня в нашому випадку.

Крок 5 - інформація про працівника

Для кожного співробітника відділу заповнюється окремий рядок.

• Порядковий номер у табелі.
• Прізвище та посаду працівника.

• Табельний номер присвоюється кожному працівнику і використовується у всіх внутрішніх документах обліку. Зберігається за співробітником на весь час роботи в організації і не передається іншій людині ще кілька років після звільнення.

Крок 6 - відомості про явки та кількості годин

Для заповнення інформації про явки та неявки співробітників використовують скорочені умовні позначення. Їх список ви знайдете в кінці статті в окремому пункті. У нашому прикладі для працівника Петрова А.А. використано 4 скорочення:

• Я - явка (у разі явки в нижній осередку записують кількість відпрацьованих годин);
• У вихідний;
• К - відрядження;
• ВІД - відпустка.

Крок 7 - підсумкове кількість днів і годин за місяць

• У 5-й графі вказують число відпрацьованих днів і годин за кожні півмісяця.

• У 6-й графі - підсумкове число днів і годин за місяць.

Крок 8 - відомості для нарахування зарплати

Код виду оплати визначає конкретний вид грошової виплати, зашифрований цифрами. Повний списоккодів дивіться в кінці статті. У прикладі використані:

• 2000 - зарплата (оплата праці);
• 2012 - відпускні.

• Корреспондирующий рахунок - бухгалтерський рахунок, з якого списуються витрати на вказаний вид оплати праці. У нашому случає рахунок списання зарплати, відрядних виплат і відпускних один і той же.

• У стовпці 9 вказується кількість опрацьованих днів або годин по кожному виду оплати праці. У нашому випадку в верхньому осередку внесені дні явки і відрядження, в нижній - дні перебування у відпустці.

Якщо до всіх працівників протягом місяця застосуємо один вид оплати праці (зарплата), то код виду оплати і номер рахунку пишуть зверху, графи 7 і 8 залишають порожніми, вказуючи тільки відпрацьовані дні або годинник в графі 9. Ось таким чином:

Крок 9 - відомості про причини і часу неявки

Графи 10-12 містять код причини неявки і кількість годин відсутності. У нашому прикладі працівник був відсутній 13 днів:

• 3 дні - в зв'язку з відрядженням;
• 10 днів був у відпустці.

Крок 10 - підписи відповідальних осіб

Табель обліку підписують в кінці місяця:

• співробітник, відповідальний за ведення;
• керівник відділу;
• кадровий працівник.

Як відзначати відпустку в табелі робочого часу

Перед тим як відзначати відпустку в табелі обліку робочого часу, важливо знати наступні моменти:

• який саме вид відпустки проставляти;
• період відпустки - з якого по яке число відпочиває працівник;
• яким методом заповнюється табель - суцільним або реєструються тільки відхилення.

Різні види відпустки позначаються в табелі такими скороченнями:

При використанні обох методів заповнення табеля умовне позначення відпустки проставляється за кожен день відсутності працівника. Просто при використанні суцільного методу інші дні заповнюються явками (умовний код «Я»), а при методі обліку відхилень - залишаються порожніми.

Інші позначення і коди в табелі

Наведемо літерні позначення, Використовувані в табелі обліку робочого часу у вигляді таблиць.

Присутність на робочому місці:

Відсутність на робочому місці:

Наведемо лише основні цифрові коди видів оплати праці(Повний перелік - в Наказі ФНС Росії від 13.10.2006 N САЕ-3-04 / [Email protected]):

Заповнений зразок табеля робочого часу

Програми обліку робочого часу орієнтовані, перш за все, на сучасні компанії, Які прагнуть підвищити продуктивність свого персоналу. Такі програми, представлені вітчизняними і зарубіжними розробниками, істотно розрізняються по функціональному наповненню, вартості та цільової аудиторії.

Мій графік

Хмарний сервіс «Мій графік» оснащений зручною технологією розпізнавання осіб від компанії VisionLabs. Він відстежує час приходу і відходу співробітників за допомогою їх особистих телефонів і Wi-Fi роутера. Ідентифікує співробітників по зовнішнім виглядом, Реєструє їх переміщення всередині офісу.

Сфера використання: роздрібна торгівля, Громадське харчування, сфера послуг, сервісні центри, Аптеки, медичні установи.

Вартість: від 1 390 руб. / Міс. за перших 50 співробітників. За кожну наступну по 20 руб. / Міс.

Звіти представлені в зручній таблиці

ОфісМЕТРІКА

Додаток фіксує час початку і закінчення робочого дня, обідні перерви, паузи в роботі. Контролює активність працівника при використанні комп'ютера, реєструє кліки, переміщення курсора, скролінг, час роботи з різними сайтами. Отримані дані узагальнює в аналітичні таблиці та графіки.

Сфери застосування: невеликі і середні компанії.

Вартість: на 5 робочих місць - 4 250 руб., На 10 - 7 565 руб., На 20 - 14 240 руб., На 30 - 18 690 руб.

Великий Брат (Big Brother)

Додаток розроблений для персоналу з гнучким графіком роботи. Фіксує тривалість робочого дня, зазначає в табелі відхилення від заданої норми. Прямо з табеля дозволяє перейти на особисту сторінку співробітника, щоб проаналізувати структуру відпрацьованого часу. Узагальнює дані в таблиці і діаграми. Дозволяє контролювати роботу співробітників віддалених офісів.

Цільова аудиторія: персонал з гнучким графіком роботи, співробітники віддалених структурних підрозділів.

StaffCop

Програма дозволяє бачити час початку і закінчення роботи співробітників, їх активність за комп'ютерами. Інформацію узагальнює в барвисті PDF-звіти з таблицями і діаграмами, які щодня відправляє на електронну пошту керівника. Зміст звітів і час їх доставки керівник визначає самостійно. Програму можна використовувати для складання табеля робочого часу та розрахунку заробітної плати.

Цільова аудиторія: приватні і державні підприємства з чисельністю персоналу від 5 до 25 000 чол.

Вартість: безстрокова ліцензія на 5-25 комп'ютерів - 4 200 руб., На 12 місяців - 2 970 руб., На 6 місяців - 1 732 руб., На 3 місяці - 990 руб.

Yaware

Програма працює як в відкритому режимі, так і в режимі інкогніто. Запускається і відключається разом з комп'ютером. Фіксує початок і закінчення робочого дня, перерви, підраховує загальну кількість відпрацьованого часу. Групує сайти і програми по мірі їх продуктивності. Запам'ятовує час відсутності співробітника на робочому місці і пропонує йому написати короткий звіт для керівництва. Налаштовується під потреби конкретних співробітників і структурних підрозділів.

Цільова аудиторія: компанії будь-якого розміру, в яких працюють віддалені співробітники, фрілансери.

Вартість: до 5 співробітників безкоштовно. Більше 5 співробітників - від 150 до 450 руб. / Міс.

Мобільний додаток Yaware.Mobile призначене для обліку робочого часу співробітників з роз'їзним характером роботи. Додаток встановлюється на мобільний телефонспівробітника. З його допомогою можна контролювати вхідні та вихідні дзвінки, СМС-повідомлення, час використання мобільних додатківі сайтів, якими користується фахівець.

Цільова аудиторія: мобільний персонал.

Вартість: 380 руб. / Міс. за кожного мобільного співробітника.

StaffCounter

додаток моніторить поточну діяльністьспівробітників за допомогою комп'ютерів, ноутбуків, планшетів і телефонів. Аналізує активність користувача, групує використовувані програми і сайти по мірі корисності. Відстежує активність клавіатури, миші, робить скріншоти монітора, записує звуки з вбудованого мікрофона, фіксує спілкування в месенджерах, відстежує переміщення по карті, перерви в роботі. Працює в прихованому режимі. Автоматично формує звіти про роботу персоналу, графіки динаміки продуктивності.

Цільова аудиторія: організації будь-якого профілю і розміру.

Вартість: 69 грн. / Міс. за одного співробітника при покупці до 10 ліцензій, 65 руб. / міс. при покупці від 11 до 90 ліцензій та 59 руб. / міс. за одного співробітника при покупці від 91 до 500 ліцензій.

Annual Leave

Система націлена на узгодження і контроль відсутності співробітників на робочих місцях, а також підрахунок пов'язаних з цим витрат. Співробітники за допомогою системи можуть відправляти заявки на відгули, а представники HR-служби схвалювати або відхиляти їх, складати звіти про те, скільки днів і з яких причин працівник був відсутній на робочому місці протягом року.

Цільова аудиторія: компанії з чисельністю персоналу до 1 000 чол.

Вартість: індивідуально обговорюється з кожним клієнтом.

CrocoTime

Тайм-трекер призначений для обліку робочого часу і оцінки ступеня завантаженості персоналу. Перевага трекера полягає в можливості синхронізації з IP-телефонією, турнікетами і календарем. Завдяки цій корисної функції керівництво компанії отримує повну картину робочого дня підлеглих. Звіт про прогули, запізнення і передчасних відходах з робочого місця відправляється керівництву.

Цільова аудиторія: будь-які компанії, незалежно від профілю і розмірів

Вартість хмарної версії для одного робочого місця становить 250 руб. / Міс. Локальна версія доступна на індивідуальних умовах.

Time Doctor (Тайм Доктор)

Програма моніторить сайти і додатки, які використовуються співробітником. Відображає структуру робочого часу за допомогою діаграм ( зелений колір- робота за комп'ютером, жовтий - простої, синій - мобільна робота). Програма відстежує активність клавіатури і миші, робить скріншоти екрану через певні інтервали часу. Функція GPS-відстеження незамінна для управління виїзними працівниками.

Цільова аудиторія: компанії, в яких є співробітники з виїзним характером роботи (доставка піци, квітів, кореспонденції).

Вартість: 600 руб. / Міс. за одне робоче місце.

Toggl

Основна перевага сервісу полягає в його простоті. Сервіс орієнтований на самостійний контроль: користувач записує назву завдання, запускає таймер, а після закінчення роботи зупиняє його. Він може переглядати список виконаних справ, будувати діаграми завдань і стежити за їх виконанням.

Цільова аудиторія: фрілансери, індивідуальні підприємці, приватні користувачі.

Вартість: безкоштовно. За 5 дол. США можна істотно розширити функціонал програми.

За допомогою перерахованих програм можна оптимізувати структуру робочого часу персоналу і підвищити його продуктивність за рахунок скорочення числа запізнень, передчасних доглядів і простоїв в роботі. Програмне забезпеченнядає можливість керівництву та представникам відділу кадрів виявити ключових співробітників і аутсайдерів, ефективніше розподіляти винагороду між ними, а також контролювати робочий часперсоналу віддалених структурних підрозділів та співробітників з роз'їзним характером роботи і гнучким графіком.

У кожній організації щодня повинен вестися облік наявності співробітників на своїх робочих місцях, для цього відділ кадрів застосовує уніфіковану форму табеля обліку робочого часу за формою Т-13. Він дозволяє фіксувати їх присутність, запізнення і відсутність, причини якого можуть виникати по різними причинами, як поважних, так і не поважним. На підставі даних табеля по закінчення місяця бухгалтерія розраховує заробітну платуспівробітників, особливо це стосується тих співробітників, у яких оплата праці формується виходячи з часу присутності на робочому місці.

Табель виконує важливу роль в роботі підприємства, від обліку відвідуваності співробітниками робочого місця, до нарахування їм заробітної плати. Для кожної події введений свій спеціальний код, який може відображати час трудового дня, хвороба, відрядження, відпустка, в тому числі запізнення і відсутність працівника на роботі. Крім того, даний документ дозволяє відстежувати норми робочого тижня і вносити певні корективи в робочий процес.

Так, на підставі даних табеля керівник може приймати певні рішення щодо зміни трудового тижня співробітника, якщо виникла переробка, таке досить часто може виникати при плаваючому графіку або заміщення хворіє співробітника. Також на підставі даних табеля можна прийняти рішення, як про преміювання та заохочення співробітника, так і про де преміювання та накладення стягнення.

Звертаємо вашу увагу, що перша частина табеля, за першу половину місяця надається в бухгалтерію для розрахунку авансу по заробітній платі, а на підставі повністю заповненого табеля проводиться повний розрахунок по оплаті праці.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель може бути заповнений двома способами, слід вибирати той, який буде найбільш зручний і зрозумілий:

1. Дані вносяться щодня - в формі вказуються дані про явку співробітників на роботу і неявки, якщо такий факт був виявлений.
2. Дані в форму вносяться тільки в разі відхилень від нормованих значень, наприклад, якщо співробітник раптом не прийшов на роботу, в такому випадку зазначається його відсутність.

Позначення в табелі обліку робочого часу

Код виду оплати праці в табелі

• Заробітна плата та витрати на відрядження - 2000
• Оплата працівникам за договорами цивільно-правового характеру (не входять авторські винагороди) - 2010
• Оплата відпускних - 2012
• Оплата тимчасової непрацездатності - 2300

Форма т-13 зразок заповнення

Заповнення табеля не представляє собою особливої ​​складності, для цього вибирає зручний для вас варіант ведення обліку і проставляєте відповідні дані і коди:

• В "Граф 1"необхідно вказати черговий порядковий номер.
• В "Граф 2"- персональні дані по кожному співробітнику організації, за правилами, посада та ПІБ.
• "Графа 3"містить табельний номерпрацівника.
• В "Граф 4"використовуючи літерні коди по кожному співробітнику вносяться дані за кожен день раби, у верхній клітці відповідний код, а в нижній клітці вказується тривалість робочого співробітника. Так якщо встановлений графік 5/2, то робочий день становить 8 годин, а тривалість робочого дня при графіку 2/2, складе - 11 годин. Вносяться дані за першу половину місяця і за другу в окремі графи. Вгорі - за першу, а нижче за другу половину. При виникненні переробки роботодавець повинен компенсувати працівникові надміру перероблений час або в грошовому еквіваленті, або відгулами.
• В "Граф 5"Вказуються сумарно відпрацьований час окремо за першу половину, і окремо за другу половину місяця.
• "Графа 6"містить підсумкове значення відпрацьованого часу (сума графи 5).
• В "Граф 7"вносяться дані про код оплати праці.
• "Графа 8"містить дані про рахунок бухгалтерського облікудля відображення витрат по заробітній платі.
• графи 10-13застосовуються для обліку неявок співробітника із зазначенням відповідного коду і кількості днів.

нестандартні ситуації

Відпустка без збереження зарплати

Згідно із законодавством можна виділити наступні види таких відпусток:

• За сімейними обставинами - "ДО"
• Відпустка без збереження зарплати, що надається відповідно до ТК РФ, наприклад, з нагоди весілля - "ОЗ"
• На підставі рішення за колективним договором або за галузевим рішенням - "ДБ"

Якщо під час відпустки присутні святкові дні

При наявності святкових днівпід час відведеного відпустки, відповідно до виробничим календаремна поточний рік, такі ні відзначаються кодом "В". Так, наприклад, якщо працівник пішов у відпустку з 9 по 16 червня, а в цей період є святковий день 12 червня, то замість коду (ОТ) необхідно написати код "В". Це день не входить в період оплачуваної відпустки.

Хвороба під час щорічної відпустки

Якщо під час відпустки співробітник переніс хворобу і на підтвердження надав лікарняний лист, то замість коду "ВІД" необхідно записати код "Б", відповідно до лікарняним. При цьому відпустка буде продовжений на час хвороби.

Табель обліку робочого часу- служить підставою для розрахунку зарплати співробітникам. Даний документ містить відомості про наявність працівників на своїх робочих місцях або ж про їх відсутність із зазначенням причини. Для заповнення можна скористатися уніфікованою формою Т-13 або ж формою Т-12. В рамках цієї статті ми детально розглянемо особливості заповнення табеля форми Т-13, наведемо зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі форми Т-13. Крім того, ви можете завантажити бланки обох форм нижче.

Табель обліку робочого часу представляє собою таблицю, в якій для кожного співробітника підприємства враховується явки і неявки на роботу. Виводиться загальна кількість відпрацьованих днів і годин за місяць. Крім цього, вказуються кодові позначення причин неявок на роботу.

Табель обліку робочого часу форма Т-13 - зразок заповнення

Перш за все, варто відзначити, що заповнення бланка може виконуватися двома способами:

• відзначаються всі явки, неявки на роботу щодня;
• відзначаються тільки невиходи на роботу, запізнення та інші відхилення від нормального робочого дня.

У нашому зразку табеля використаний перший метод обліку робочого часу.

Перш за все, потрібно внести дані про виходи співробітників на роботу протягом місяця в табель обліку робочого часу. Бланк Т-13 для цього має таблицю, в якій для кожного співробітника заповнюється окремий рядок.

У графі 2 і 3 ставиться ПІБ, посада працівника, його табельний номер.

У графі 4 зазначаються явки і неявки на роботу. Для кожного календарного дня місяця - окрема клітина, зверху вказується кодове позначення, нижче кількість годин відпрацьованих за цей день. Можливий варіант, коли нижня клітина не заповнюється, при цьому облік робочого часу ведеться в днях.

Кодові позначення можна знайти на титульному аркуші табеля форма Т-12.

У представленому нижче зразку заповнення форми Т-13 для обліку робочого часу були використані наступні літерні коди:

• Я - день відпрацьований повністю;
• У вихідний день;
• К - знаходження працівника у відрядженні;
• Б - на лікарняному;
• ВІД - у відпустці.

Після закінчення місяця слід порахувати кількість відпрацьованих днів і годин в першій і другій половині місяця, для цього табель має графи 5, 6. У п'ятій - у верхній клітці відображається кількість відпрацьованих днів за першу і другу половину місяця, в нижній клітці - кількість відпрацьованих годин за кожну половину місяця. У шостий - вказується кількість відпрацьованих днів (верхня клітка) і годин (нижня клітина) за весь місяць. На малюнку нижче показаний приклад заповнення 1-6 колонку табеля обліку робочого часу.

Приклад заповнення 1-6 колонку табеля обліку робочого часу (форма Т-13)

Графи 7-9 бланка Т-13 містять відомості, які стануть в нагоді для.

Для кожного виду оплати праці існує окреме кодове позначення, наприклад:

• 2000 - це кодове позначення оплати праці та відрядних;
• 2012 - код табеля обліку робочого часу для оплати відпускних;
• 2300 - код при оплаті лікарняного листа та ін.

Наш приклад заповнення табеля обліку використання робочого часу містить зазначені вище три коду.

Якщо для всіх працівників використаний тільки один вид оплати праці, то слід заповнити такі дані:

• код виду оплати - вгорі граф 7-9, єдиний для всіх працівників;
• кореспондуючий рахунок - рахунок, на який відносяться витрати по даному виду оплати праці;
• 7, 8 графи залишаються порожніми;
• 9 - кількість відпрацьованих за місяць днів (годин) для кожного працівника.

Якщо ж використовуються кілька видів оплати праці, то заповнювати потрібно все три графи: 7, 8, 9.

У сьомий ставиться код оплати праці, в восьмий - рахунок для віднесення витрат по даному виду оплати, в дев'ятій - кількість днів або годин, відповідних даному виду оплати. Ці дані заповнюються для кожного працівника, зазначеного в табелі робочого часу.

Інші графи таблиці містять відомості про причини неявок, запізнень працівників.

Тут також є свої кодові позначення причин неявок, наприклад:

• К - відрядження;
• Б - лікарняний;
• ВІД - відпустка тощо.

Поруч із зазначенням коду причини ставиться кількість годин або днів відсутності працівника з цієї причини. Заповнення табеля обліку робочого часу зазвичай покладається на керівників відділів або підрозділів або ж на працівників кадрової служби.

Заповнення табеля обліку робочого часу за формою Т-13 (колонки 7-13)

Для організації кадрового обліку в компанії початківцям кадровикам і бухгалтерам відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіній (бухгалтера М. Відео менеджмент) ⇓

Завантажити табель обліку робочого часу (форма Т-13). Зразок і бланк в Excel

Нижче ви можете завантажити бланк табеля обліку робочого часу на одному аркуші, а також в якості прикладу нижче можна подивитися заповнений зразок документа.

Відео-урок "Табель обліку робочого часу. Форма Т-13 "

В даному відео-уроці показаний детальний приклад заповнення табеля обліку робочого часу за формою Т-13.

Табель обліку робочого часу призначений для внесення відомостей про фактично відпрацьований працівниками організацій часу. Треба сказати, що бланк табельного обліку не є строго обов'язковим - в принципі, він може бути довільним, тобто кожне підприємство вільно використовувати свій табельний бланк при виникненні такої необхідності. Однак форма розроблена і рекомендована до застосування Держкомстатом РФ і є кращою.

ФАЙЛИ

Хто заповнює табель обліку робочого часу

Бланк заповнюється або працівником відділу кадрів, або керівником структурного підрозділу, Або спеціально найнятим для цієї функції табельщиком. На основі внесених до нього відомостей, фахівці відділу бухгалтерії нараховують працівникам організації заробітну плату та інші виплати. По суті справи, табель обліку робочого часу є одним з найважливіших облікових документів. І якщо невеликі компанії цілком можуть без нього обійтися, то великі підприємствав обов'язковому порядкуведуть такий табельний облік.

Залежно від прийнятої на підприємстві системи кадрового обліку, табель може формуватися або один на всіх працівників організації, або в кожному підрозділі вестися окремо.

Табель - документ регулярний, тобто кожен місяць потрібно складати новий екземпляр, тому порядковий номер табеля буде рівнозначний порядковому номеру того місяця, в якому він був створений. Період складання табеля охоплює всі дні місяця.

Заповнювати табель можна як в електронному, так і в письмовому вигляді. Однак після внесення всієї необхідної інформації його все одно доведеться роздрукувати для підписів відповідальних осіб.

Форма Т-13. особливості форми

Почнемо з форми Т-13, яка використовується для ведення табеля обліку робочого часу зараз куди частіше.

Уніфікована форма Т-13 або електронний табель обліку робочого часу добре знайома працівникам відділу кадрів. Це не єдиний, але, безумовно, самий стандартний спосіб враховувати опрацьовані годинник. Якщо ви ведете облік вручну, слід використовувати форму Т-12.

Табель обліку робочого часу - звичний інструмент для відстеження відвідуваності співробітників. Форма Т-13 дозволяє фіксувати в деталях причини неявки на роботу, включаючи відпустки студентів на час сесії, підвищення кваліфікації і кілька типів відпустки по непрацездатності. Термін, за який заповнюється документ, може бути менше 31 дня.

Заповнена Т-13 є підставою для нарахування зарплати.

Формат заповнення табеля робочого часу в Т-13

На відміну від довільних таблиць схожого змісту, Т-13 містить дані про підприємство, включаючи форму власності і ОКПО. Номер документа проставляється у відповідності з внутрішніми вимогами щодо ведення табелів.

У верхній частині також зазначено назву відділу. Потрібно пам'ятати, що керівнику цього відділу (навіть якщо заповнювати табель - не входить в його або її обов'язки) слід розписатися на заповненій формі.

Порядок співробітників визначається рішенням відповідальної особи. Найчастіше зустрічається сортування за алфавітом, як в нашому прикладі, але можливий варіант розстановки по табельної номером (графа 3).

У графі 4 ставимо позначки по днях:

Я- (явка) робочий день,
В- вихідний,
ВІД- відпустка,
РП- явка в вихідний день (відпрацювання),
До- відрядження,
ПК- підвищення кваліфікації,
У- навчальну відпустку з викликом з освітнього закладу,
Б- лікарняний з лікарняним листом,
Т- неоплачувану лікарняний без лікарняного листа.

Під відміткою Я ставимо кількість відпрацьованих в цей день годин. У графі 5 підсумовуємо кількість Я в рядку і кількість годин. Отримуємо 4 значення для 2 половин місяці. У графі 6 підсумовуємо значення і отримуємо підсумкову цифру по роботі за місяць.

Кількість годин для В, ВІД, К, Б та інших випадків в четвертій графі не вказується. Для цього існують стовпчики 10-13.

Облік лікарняних, відпусток або неявки з інших причин

Коди позначень можуть бути іншими (наприклад, числовими). Законодавчо конкретний формат заповнення не встановлено.

Позначення Х показує, що ми не враховуємо цей день: для зручності місяць розбитий на два рядки з нерівними значеннями. Для місяців, в яких 30 днів (наприклад, листопад, колонка буде виглядати так (для зручності "неіснуюче" 31-е число виділено червоним):

Т-13 для листопада

За аналогією заповнюється Т-13 для відвідувань в лютому.

У графах 7-9 вказується код оплати, кількість днів і тип нарахувань. У нашому прикладі використовуються коди:

• 2000 - звичайний робочий день,
• 2300 - лікарняний (допомога з непрацездатності),
• 2012 - відпустка.

альтернативне рішення

Деякі підприємства стверджують злегка спрощений варіант табеля без деталізації причини пропусків. У графі 4 вказуються тільки 2 коду:

• Я- робочий день,
• Н- невідпрацьований день.

Цей спосіб може бути незручний тим, що не фіксує лікарняні.

окремі випадки

1. Як заповнювати Т-13 для співробітників, що беруть участь в конференціях та інших навчальних заходах?

Залежить від позиції підприємства. Ці дні можуть бути зараховані як робочі (Я), а можуть - як підвищення кваліфікації (ПК). Ставка оплати також може відрізнятися.

2. Чи може код Я мати значення більше 8 годин?

Так. Може, якщо є спеціальне розпорядження про подовженому робочому дні. понаднормові годиниможна позначати позначенням С.

3. У чому відмінність табелів Т-12 і Т-13?

Перший - форма для ведення відвідуваності, що заповнюється вручну. Друга - електронним способом. Багато бухгалтерії сьогодні перейшли на Т-13, оскільки її можна автоматично зібрати за допомогою спеціальної програми.

Форма Т-12

В першу чергу, як і в будь-якому іншому документі кадрового обліку, в табель спочатку потрібно внести реквізити організації: її повне найменування із зазначенням коду ОКПО (потрібно взяти з реєструючих документів), організаційно-правового статусу (ІП, ТОВ, ЗАТ, ВАТ), а також структурного підрозділу (відділу), за яким ведеться даний табель(якщо це необхідно).

Потім потрібно вписати у відповідну графу номер документа по внутрішньому документообігу, а також вказати звітний період, Який враховує даний табель.

Цифрові та літерні коди в табелі обліку робочого часу

Ця частина табеля включає в себе використовувані для заповнення необхідних відомостей по працівникам літерні і числові шифри, а також їх розшифровку. Їх необхідно вписувати в основній частині табеля для того, щоб коротко і зрозуміло відображати кількість фактично проведеного тим чи іншим співробітників часу на робочому місці, а також причини його неявки на роботу. У разі, якщо у фахівців кадрового відділу з'являється потреба внесення якихось додаткових кодів в дану форму табеля, їх можна розробити самостійно і вписати в цю таблицю.

Облік робочого часу в Т-12

Цей розділ в табелі є основним - саме в ньому і ведеться облік робочого часу. Для початку необхідно вписати в перший стовпчик цього розділу порядковий номер співробітника, потім, у другій - його ПІБ (бажано ім'я та по батькові повністю, щоб не виникало плутанини і помилок). У третю графу потрібно вставити табельний номер працівника, присвоєний йому при працевлаштуванні (він індивідуальний і ніколи не повторюється).

Для кожного співробітника в табелі відведено два рядки - в них вписуються зашифровані відомості про присутність або відсутність на робочому місці в кожен календарний день місяця. Крім цього, тут же необхідно вказувати причину неявки на робоче місце, якщо така була встановлена.

У верхньому рядку навпроти ПІБ співробітника вказується причина, а в нижній - кількість реально відпрацьованих годин, причому, якщо співробітник на робочому місці не з'являвся, нижню клітинку можна залишати порожньою.

Наступний етап - підрахунок загальної кількості реально відпрацьованих годин і днів за двотижневі періоди, а в кінці таблиці - результат підрахунків за місяць.

При цьому слід уважно відстежувати, щоб загальна кількість календарних днів у місяці збігалося з вказаною по кожному працівнику сумою робочих, вихідних і святкових днів.

Слід сказати, що іноді відповідальні за заповнення табеля особи, вносять в нього тільки ті відомості, які стосуються днів, коли працівник був відсутній на робочому місці. Однак, такий варіант може спричинити кадрові та бухгалтерські помилки, тому користуватися їм не доцільно.

Дата та підписи відповідальних осіб

Після того, як табель обліку робочого часу заповнений, співробітник, відповідальний за нього, повинен вказати свою посаду, а також проставити у відповідних осередках підпис з обов'язково розшифровкою. Затвердити табель повинен і керівник структурного підрозділу або директор підприємства - теж із зазначенням посади та підписом з розшифровкою. Останнє, що потрібно поставити - це дату заповнення табеля.