Чому в 1с зуб не заповнюється табель. Як зберегти дані обліку

Організації мають вести облік робочого дня співробітників. І тому використовують уніфіковану форму Т13 – табель обліку робочого дня. У цьому документі по кожному працівнику заповнюють дані про відпрацьовані ним дні та години. Табель обліку робочого дня в 1С 8.3 Бухгалтерія формується за даними виробничого календаря. Тут ми розповімо, де знайти табель робочого часу та як налаштувати його під себе.

Читайте у статті:

Є два варіанти ведення табелю:

Варіант 1. Суцільна реєстрація явок та неявок на роботу;
Варіант 2. Реєстрація лише відхилень (відпусток, лікарняних тощо).

Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується другим способом. Програма автоматично заповнює його за прийнятими на роботу співробітниками, з урахуванням їх відпусток та лікарняних. За основу 1С 8.3 бере 5-денний 40 годинний робочий тиждень з виробничого календаря. Як настроїти виробничий календар 1С 8.3 Бухгалтерія читайте тут. Облік неоплачуваних відпусток («за власний рахунок») та прогулів у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія не передбачена.

Для обліку робітників та неробочих дніву табелі обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія використовують такі позначення:

• "Я". робочий день (явка);
• "В". Вихідні;
• "ВІД". Відпустка;
• "Б". Лікарняний.

Розкажемо, як у 5 кроків у 1С 8.3 знайти та налаштувати табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.

Крок 1. Налаштуйте в 1С 8.3 облік лікарняних та відпусток

Зайдіть до розділу «Зарплата та кадри» (1) та натисніть посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.

У вікні, натисніть на посилання «Розрахунок зарплати» (3) і поставте галочку (4) навпроти «Вісти облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів».


Тепер табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія формуватиметься з урахуванням введених лікарняних та відпусток.

Крок 2. Відкрийте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу для заповнення

Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та натисніть на посилання «Звіти з кадрів» (2). Відкриється вікно «Звіти розділу «Кадровий облік»».


У вікні, натисніть на посилання «Табель обліку робочого часу (Т-13)» (3). Відкриється вікно заповнення документа.

Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу

У формі заповнення вкажіть:

• вашу організацію (1);
• період, протягом якого треба сформувати табель (2). Введіть початкову та кінцеву дату періоду;
• підрозділ, яким потрібен табель (3). Якщо це поле залишити порожнім, табель заповниться по всіх підрозділах.

Щоб завершити операцію, натисніть кнопку «Сформувати» (4).


У сформованому табелі буде інформація:

• по співробітникам та їх посадам(5);
• кількості відпрацьованих днів за вибраний період щодо кожного співробітника (6);
• кількості відпрацьованих годин за вибраний період щодо кожного співробітника (7).

Крок 4. Формування табеля в 1С 8.3 за окремими працівниками

Табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія можна сформувати за окремим співробітником або їх групою. Для цього натисніть кнопку «Налаштування» (1). У вікні «Налаштування звіту …» натисніть посилання «Підбір» (2). Відкриється.


У списку натисніть на потрібних співробітників і натисніть кнопку «Вибрати» (3). Натисніть кнопку «х» (4), щоб закрити список.


Тепер у вікні «Налаштування звіту…» вказано обраного працівника (5). Натисніть кнопку «Закрити та сформувати» (6), щоб завершити формування документа.


За вказаним співробітником сформується табель (7).

На жаль, типова редакція бухгалтерії не дозволяє формувати табелі робочого часу. Ця обробкавиправляє цей недолік.

Можливості обробки "Табель обліку робочого часу":

• Автоматичне заповнення списку працівників;
• Автоматичний розрахунок годинника за виробничим календарем з конфігурації;
• Зміна ставки робочого дня (від 0 до 1);
• Збереження заповнених табелів на диск;
• Друкарська форма Т-13.

Увага!Якщо при використанні табеля з'являється помилка і вона не працює, це означає, що у вас не заповнений виробничий календар. Про те, як його заповнити читайте.
Ще доповнення!

Завантажити для трійки

Важливо #2!У разі виникнення будь-якої іншої помилкипісля відкриття або в процесі роботи обробки - слідуйте.
Корисно!

З повагою,
Володимир Мількін(Викладач та розробник).

Для 1С: Бухгалтерія 8.2 (редакція 2.0)

Завантажити для двійки

Минулого тижня одразу два відвідувачі хотіли дізнатися про зведене введення відпрацьованого часучерез табельв 1С ЗУП 3. Розберемо це питання докладніше:

«Допоможіть пож-та, налаштувати ЗУП 3 розрахунок, аналогічний, розрахунку ЗУП 2.5. Ми раніше вводили Табель обліку відпрацьованого часу зі способом введення часу "Зведено, загалом за період". Як це зробити в ЗУП 3?

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевіркаобліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкціядля початківців:

У ЗУП 3 також є документ Табель, яким можна вводити відпрацьований час співробітників. Однак, цей документ не має можливості зведеного введення відпрацьованого часу.

Реалізувати таке введення можна за допомогою документа. Для цього у довіднику "Шаблони введення вихідних даних"потрібно створити новий елемент. У ньому на вкладці «Види часу» вказати види часу, за якими необхідно вводити відомості. Наприклад, вкажемо види часу Явка та Нічний годинник.

Також необхідно встановити прапорець « Загалом за період«.

В результаті в журналі документів «Дані для розрахунку зарплати»з'явиться новий вид документа для введення відпрацьованого часу. Введемо співробітнику Христенка та Цвєтаєву відпрацьований час. Христенко працював у нічний час.

Після цього у документі «Нарахування зарплати та внесків»для розрахунку за цими співробітниками буде використано відпрацьоване саме з документа «Дані для розрахунку зарплати».

Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу:

Експерти 1С розповідають, як у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред.3 реалізовано ведення типовихта індивідуальнихграфіків роботи, а також особливості обліку фактично відпрацьованого часу.

Для розуміння методології обліку робочого часу в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» редакції 3 нагадаємо формулу розрахунку зарплати:

Заробітна плата = (Фактично відпрацьований час/Норма часу) х Оклад

Тобто для розрахунку зарплати потрібно знати, яку частку часу працівник відпрацював фактично стосовно належної йому норми за графіком роботи. Залежно від того, яким чином Положення про заробітну плату організації передбачає обчислювати оклад - щодня або щогодини - час у формулі використовується, відповідно, в днях і годинах.

Норма робочого часу

Норма часу задається графіком роботи. У програмі передбачено ведення типових графіків на цілий рік та індивідуальних на один місяць.

Типові графіки налаштовуються у меню Налаштування - Графіки роботи працівниківта встановлюються кадровими документами. Якщо ведеться штатний розклад, то встановлюється відповідність позиції штатного розкладута типового графіка роботи. Типовий графік може бути зазначений як групі співробітників, і лише одному працівнику. Довідник Графіки роботи працівниківналаштовується на рік. Про те, як налаштовувати графіки, дивіться відео-відповіді експертів 1С:

Якщо працівник протягом місяця переходить з одного типового графіка роботи на інший, для формування норми часу може бути корисним документ індивідуальний графік.У Положенні про заробітну плату організації слід передбачити, як розраховується норма робочого дня у разі. При розрахунку зарплати за кожний період часу можливі два варіанти:

• норма враховується окремо за кожним періодом;
• застосовується сумарна норма часу.

У випадку, якщо норма часу враховується окремо за кожним періодом (див. Приклад 1), то для обчислення заробітку в кожному періоді час, фактично відпрацьований у зазначеному періоді, ділиться на повну місячну норму за графіком цього періоду.

Якщо норма враховується сумарно за всіма періодами (див. приклад 2), спочатку необхідно розрахувати цю сумарну норму за всіма графіками за всіма періодами.

У програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 для цього призначено документ Індивідуальний графік(меню Зарплата - Індивідуальні графіки). Вказаний документ автоматично за кнопкою Заповнитизбирає єдиний графікроботи співробітника за всіма періодами із фрагментів типових графіків. Крім того, документ Індивідуальний графікможна використовувати для реєстрації в програмі деякого особливого графіка співробітника на один місяць, оскільки після автоматичного заповненняцей документ можна скоригувати вручну.

Наприклад, якщо при змінній роботі один співробітник виходить працювати за іншого, за аналогічну заміну себе в майбутньому, то передбачається змінювати графіки співробітників за допомогою документа індивідуальний графік.

Якщо у співробітника зареєстровано Індивідуальний графік, то дані норму робочого дня беруться з нього, а чи не з графіків, зазначених у кадрових документах.

Приклад 1

Приклад 2

У розглянутих прикладах 1 і 2 видно, що варіант формування норми часу впливає на результат розрахунку заробітної плати, причому лише за варіанті використання сумарної норми часу можна гарантувати, що з повному відпрацьованому за графіком місяці співробітник отримає точно призначений йому кадровими документами оклад.

Фактично відпрацьований час

Для обліку фактичного використання робочого часу в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» редакції 3 передбачено два методи:

• реєстрація відхилень фактичних виходів працювати від планових за графіком;
• суцільна реєстрація явок на роботу та інших подій.

У випадку рекомендується використовувати перший метод. При цьому відхилення від графіка можуть збільшувати відпрацьований час (наприклад, понаднормові, робота у вихідні дні і свята), так і зменшувати, якщо у співробітника були неявки - невиходи на роботу (наприклад, хвороби, відпустки, прогули і т. д.) . Відхилення реєструються у програмі відповідними документами.

Робота у вихідні, свята та понаднормово реєструється, відповідно, документами Робота у вихідні та свята, Робота понаднормово. Відсутності працівника протягом місяця також реєструються документами-відхиленнями ( Лікарняний лист, Відпустка, Прогул, неявкаі т.п.).

У окремих випадках, наприклад, при необхідності коригування відпрацьованих годин при погодинної оплатиабо під час роботи співробітника з кількох видів основного часу, відхилення реєструється документами Дані для розрахунку зарплати. Оплата відхилень формується на підставі документів-відхилень, що їх зареєстрували.

Відпрацьований час для оплати визначається автоматично на підставі даних графіка роботи та зареєстрованих документів відхилень від графіка. Створювати та заповнювати документ Табель(меню Зарплата - Табелі) не слід. Табель формою Т-13 формується у програмі у вигляді звіту (меню Зарплата - Звіти із зарплати - Табель обліку робочого часу Т-13).

Приклад 3

Метод «суцільної реєстрації», у якому поруч із реєстрацією документів-відхилень ведеться реєстрація фактично використаного часу, у випадку не рекомендується застосовувати. Цей метод може бути корисним лише у виняткових випадках, в інших же невиправдано ускладнює роботу. Так, якщо застосувати його для випадку, поданого в умови Прикладу 3, це призведе лише до зайвої роботи - ведення документа Табель.

Важливо дотримуватись послідовності дій при «суцільній реєстрації»:

• усі відсутності працівника протягом місяця реєструються відповідними документами-відхиленнями ( Відпустка, Відрядження, Лікарняний лист, Прогул, неявкаі т.п.);
• робота у вихідні, свята, а також робота понаднормово реєструється документами Робота у вихідні та свята, Робота понаднормово;
• реєструються спеціальні випадки (коригування відпрацьованого годинника при погодинній оплаті, при роботі співробітника за декількома видами основного часу тощо) документами Дані для розрахунку зарплати;
• вводиться документ Табель, який формується автоматично, на підставі графіка роботи та документів-відхилень та може бути відкоригований;
• провадиться нарахування заробітної плати.

Порушення цієї послідовності дій може призвести до колізій. Наприклад, якщо провести документ Відпусткапісля проведення документа Табель, то відпустка буде обчислена та врахована при розрахунку зарплати, але звіт за формою Т-13 не буде відповідати зареєстрованому в інформаційної базидокументу Табель.

Використати документ Табельдля коригування часу за будь-якими неявками не можна, оскільки Табельмає пріоритет перед іншими документами обліку відпрацьованого часу. Якщо документ Табельпроведено, а потім вносяться зміни до даних для розрахунку зарплати, то необхідно внести ці зміни і до Табель. Інакше зарплата може розрахуватись за невірними даними.

Документ Табельдозволяє коригувати відпрацьований час та вводити види часу, не передбачені у графіку роботи. У Табелівикористовуються літерні позначення з довідника видів часу, і вказується відповідна кількість годин (Я 8, Н 6, 2 і т. п.). Якщо необхідно вказати кілька видів часу (явка, нічний, вечірній годинник), то кожен вид вказується на окремому рядку. Кількість таких рядків визначається у полі Максимальна кількість видів часу на одну дату(Рис. 6).

Мал. 6. Документ "Табель"

При спробі зареєструвати документ Табельявку у вихідний за графіком співробітника (або навпаки) програма видає відповідне попередження. Ця перевірка включається прапором Перевіряти відповідність фактичного часу плановомуу меню Налаштування - Розрахунок зарплати. Для забезпечення можливості коригування Табелящодо графіка слід вимкнути цей прапор.

Зверніть увагу: перед тим, як прийняти рішення про використання методу «суцільної реєстрації», слід переконатися, що завдання дійсно не можна вирішити рекомендованим методом «реєстрації відхилень».