Що таке електронний документообіг та його переваги для бізнесу. Електронний документообіг: за та проти. поради досвідчених Електронний документообіг між контрагентами плюси та мінуси

Інертність людських навичок є основною перешкодою для впровадження на підприємствах систем електронного документообігу (СЕД). Їхні переваги незабаром стануть визначальними у конкурентній боротьбі, тому вже зараз потрібно замислюватися про переведення офісної роботи на цифрові рейки.

Юридична основа СЕД

Великі підприємства з розгалуженою мережею філій стрімко переходять на електронний документообіг, чому сприяє наявність достатньої законодавчої бази.

Законами, що регламентують роботу СЕД, є:

1. №149-ФЗ «Про інформацію, інформатизацію та захист інформації».
2. №63-ФЗ «Про електронного підпису».
3. №263-ФЗ «Про відміну обмежень на електронний документообіг».
4. Цивільний кодекс.
5. Арбітражний процесуальний кодекс.

Прямі законодавчі норми однакові всім, але за впровадженні СЕД підприємство має розробити додатково ряд внутрішніх розпорядчих документов:

• регламент використання ЕЦП;
• корпоративні правила електронного документообігу з алгоритмом розв'язання спірних ситуацій;
• документ про приєднання до правил, який мають підписати усі працівники.

Співробітники компанії зобов'язані використовувати лише сертифіковані ЕЦП та засоби криптозахисту інформації. Дотримання цього правила та узгодженість законодавчої бази дозволяють зробити дії працівника у корпоративній СЕД юридично значущими.

Суть та функції СЕД

Система електронного документообігу - автоматизована системауправління робочими процесами, що дозволяє взаємодіяти працівникам у вигляді цифрових пристроїв без використання паперових носіїв інформації.

Базовими функціями СЕД є:

• створення, передача, зберігання електронних документів (ЕД);
• оцифрування паперових документів;
• створення картки документа з його атрибутами;
• формування документів з урахуванням готових шаблонів із заданими атрибутами;
• пошук документів у централізованій базі;
• маршрутизація документів;
• контроль прийому документа та виконання наявних у ньому розпоряджень;
• ведення журналів, класифікаторів;
• конвертація ЕД у сумісні формати;
• автоматична реєстрація вхідної документації;
• розсилання повідомлень;
• узгодження документів;
• колективна робота з ЕД;
• взаємодія у вигляді ЕД з контрагентами підприємства;
• формування звітів про виконання та рух документів.

Важливим параметром СЕД є її модульність, що дозволяє розширювати функціональність без суттєвої зміниосновних налаштувань.

Види СЕД

Очевидно, що великі промислові підприємствата які займаються торгівлею компанії мають різні вимоги до СЕД. Саме тому програмні продуктиподіляються на дві категорії, залежно від стандартизації робочих процесів:

• "коробкові";
• базові із широкими можливостями конфігурування.

«Коробкові» продукти розроблені для , складських операцій, офісних процесів та дрібних виробництв. Вони вимагають лише модульного налаштування та введення первинної інформації.

Їх особливості:

• швидке налаштування;
• стандартизоване навчання;
• не потрібно доопрацювання;
• низька вартість обслуговування.

Базові платформи розгортаються на великих підприємствах з унікальною організаційною та виробничою структурою. Такі СЕД вимагають тривалого доопрацювання, зокрема власними IT-фахівцями замовника.

Вони мають такі характеристики:

• можливість підлаштовування під конкретні бізнес-процеси;
• створення додаткових програмних модулів згідно з вимогами замовника;
• змінність інтерфейсу;
• складність планування вартості через неможливість оцінити обсяг доробок.

Для більшості малих підприємств та торгових організацій цілком вистачить стандартних «коробкових» рішень.

Переваги системи електронного документообігу

Переведення документообігу підприємства в електронний вигляд дає компанії переваги на кількох організаційних рівнях. СЕД дозволяє спростити роботу як керівного складу, і рядових співробітників.

Тактичні переваги

Електронний документообіг дозволяє скоротити поточні операційні витрати бізнесу. При вирішенні встановити СЕД у межах всього підприємства рекомендується виміряти продуктивність співробітників до впровадження системи. Можна порахувати час виконання шаблонних завдань, затвердження пропозицій, пошук необхідних документів. Окремо можна визначити поточні витрати на офісну техніку та канцелярію.

Виходячи з ефективності базових процесів компанії, виділяють такі переваги СЕД:

1. Визволення фізичного простору на робочих місцях користувачів.
2. Зниження витрат за оренду архівних приміщень.
3. Економія часу працівників на копіювання документів, їх опрацювання, занесення до журналів.
4. Зниження витрат на папір, матеріали для копіювальної техніки.
5. Зменшення часу на передачу паперових документів між відділами.
6. Економія часу працівників з допомогою повної автоматизації частини операційних процесів.
7. Збільшення продуктивності працівників з допомогою зниження рутинної роботи.

Тактичні переваги СЕД полегшують роботу рядовим співробітникам, тому саме вони відзначать поліпшення в першу чергу.

Стратегічні переваги

Стратегічні цілі при впровадженні СЕД торкаються основних бізнес-процесів: показники прибутку, швидкість і результативність комунікацій з контрагентами, захист комерційної інформації.

У цих областях можна виділити такі переваги електронного документообігу:

1. Створення централізованого інформаційного простору з базою ЕД та регульованим віддаленим доступом до нього.
2. Прискорення пошуку інформації щодо атрибутів.
3. Можливість комплексного захисту комерційної інформації у комп'ютерній мережі.
4. Підвищення прозорості робочих процесів, запобігання корупційним схемам.
5. Можливість паралельного узгодження внутрішніх документів.
6. Віддалений доступ до робочих процесів поза робочим місцем.
7. Підвищення безпеки документів і неможливість їх фальсифікації.
8. Різке зростання старанності доручень за рахунок онлайн-моніторингу дій працівників.

Стратегічні переваги сприяють зростанню керованості та іміджу компанії, що дає суттєву вигоду у залученні нових клієнтів.

Переваги для пересічних користувачів

Тривалі за часом рутинні операції визнані шкідливими для здоров'я та різко знижують продуктивність. Монотонна обробка запитів та документів у різних програмах відволікає від обов'язків, забираючи левову частку робочого часу.

СЕД має ряд переваг для вирішення зазначених користувацьких проблем:

1. Зручне розташування ЕД в архіві дозволяє знаходити їх за атрибутами протягом 1-2 хвилин.
2. Регламентація операційних процесів. У результаті працівник отримує лише ті завдання, які зобов'язаний виконувати за посадовою інструкцією.
3. Прискорення адаптації нових працівників до робочих процесів за рахунок автоматизації внутрішньокорпоративної взаємодії.
4. Можливість отримання інформації про ланцюжок погоджень та етапи виконання проектів.
5. Скорочення рутинних операцій за рахунок об'єднання робочих середовищ у комп'ютерах, використання шаблонів, виключення етапу друку документів та їх підпису.

Скорочення кількості та тривалості неспецифічних операцій дозволяє приділяти час безпосередньо робочим процесам, що потребують високої кваліфікації.

Переваги для IT-структури підприємства

При впровадженні СЕД вона інтегрується існуючою IT-інфраструктурою, надаючи такі переваги:

• полегшення контролю за системою, що знижує кваліфікаційні вимоги до її адміністратору;
• можливість налаштування нових шаблонів та маршрутів документів без засобів стандартного програмування;
• об'єднання кількох додатків у єдине робоче середовище;
• можливість масштабування системи без додаткових витрат;
• відсутність потреби у заміні наявних комп'ютерів;
• комплексний захист мережі від шкідливих програм

СЕД передбачає певні капіталовкладення в технічні засоби, але вони окупаються в стислі терміни.

Комп'ютерне обладнання стає сумісним, у результаті підвищується рівень використання його ресурсів.

Переваги для керівників

Електронний документообіг робить ефективної роботиуправлінського складу за рахунок наступних переваг системи:

1. Мобільність СЕД, можливість доступу до ЕД через віддалені комп'ютери у відрядженнях.
2. Зручність моніторингу співробітників за допомогою звітів про ефективність їх роботи, продуктивність та своєчасність виконання доручень.
3. за рахунок інтеграції з .
4. Прискорення логістичних процедур між постачальниками та покупцями під час спільного використання СЕД. Існує можливість обміну первинними ЕД за допомогою підключення до єдиного зовнішнього оператора, що гарантує юридичну легітимність документів.
5. Надання доступу до фінансової інформації виключно топ-менеджерам, за винятком секретаріату.
6. Зниження ймовірності втрати важливих документів.

Керівник завжди може зайти до системи та сформувати звіт про старанність кожного співробітника.

Усвідомлення цього факту працівниками не дозволяє їм розслаблятися і займатися власними справами.

Недоліки електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу для підприємства має і недоліки. Саме вони не дають малому бізнесу вводити повномасштабну складську операцію та управління на базі СЕД.

До мінусів відносять:

1. Можливість пошкодження бази даних невідомим шкідливим кодом. Вирішити цей недолік може регулярно резервувати інформацію на непідключених до мережі пристроях.
2. Складність адаптації працівників вікової категорії 40+ до цифрової форми взаємодії.
3. Висока вартість. Ціна вітчизняної СЕД для малих підприємств коливається в межах 1000-10 000 доларів.
4. Ефективність СЕД знижується за відсутності електронного документообігу у контрагентів компанії.
5. Користь від системи в компактних офісах без додаткових робочих підрозділів та приміщень є сумнівною.
6. Необхідність дублювання ЕД у паперовому вигляді під час роботи з деякими контрагентами.

Зазначені недоліки багато в чому обумовлені запізненням прийняття необхідних правових нормта низьким ступенем проникнення СЕД у бізнес-середовище. Але тенденції свідчать, що за 10-20 років електронний документообіг для підприємства вважатиметься більше правилом, ніж винятком.

Як вибрати правильну СЕД?

Вибір СЕД нелегкий, тому що є велика можливість купити невідповідний продукт або укласти договір з некомпетентною компанією.

Тому при ухваленні рішення про купівлю програми електронного документообігу необхідно враховувати низку її характеристик:

1. Час роботи виробника СЕД на ринку. Для підлаштовування під національне законодавство потрібні роки практичного досвіду впровадження подібних систем.
2. Відповідність галузевим стандартам.
3. Сумісність із структурою компанії.
4. Можливість та вартість подальшого супроводу програмного продукту.
5. Масштабованість СЕД при розширенні підприємства.
6. Доступність документації з налаштування ПЗ штатним IT-фахівцям.
7. Рівень захисту інформації.
8. Можливості резервування даних
9. Час відновлення після збоїв.

Для остаточного вибору компанії для впровадження СЕДрекомендується проаналізувати декілька провайдерів, вивчити демонстраційні матеріали та попросити встановити демо-версію програмного забезпечення. При вирішенні важливо враховувати витрати на оновлення обладнання та рівень професійної підготовкивласних IT-фахівців.

Складності застосування СЕД

На процес впровадження СЕД у Росії впливає використання користувачами безлічі неліцензійних програм, їх несумісність та переважання ручного управління бізнес-процедурами.

В результаті провайдери електронного документообігу стикаються на підприємствах із такими труднощами:

1. Різношерстий формат зберігання даних у різних відділах.
2. Відсутність структурованості інформації у додатках, що використовуються.
3. Неврегульованість системи доступу співробітників до конкретних бізнес-процесів. Типова форма посадових інструкційслабо допомагає організації СЕД.
4. Завантаженість інфопотоку бюрократичними процедурами та погодженнями.
5. Збої через зберігання даних у різних додатках.
6. Комп'ютерна безграмотність співробітників підприємства та саботаж навчальних заходів на рівні виконавців.
7. Невідповідність СЕД галузевим нормам та підзаконним нормативно-правовим актам.

Для переходу на електронний документообіг мало вольового рішення керівництва. Потрібна системна перебудова посадових обов'язківспівробітників та управлінської структури компанії. Для бажана інтеграція із системою, яку необхідно встановити згідно із законом.

Важливим напрямом під час впровадження СЕД є жорстка кадрова політика щодо некомпетентних і необучаемых співробітників. Тому що їхнє небажання працювати за новими принципами значно збільшить витрати на процес впровадження та супровід електронного. СЕД повинна взаємодіяти з людьми в рамках єдиного механізму, тому його елементи, що погано працюють, необхідно вчасно виправляти або замінювати.

Читайте також

У нас є готове рішеннята обладнання для

Випробуйте всі можливості платформи ЕКАМ безкоштовно

Угода про конфіденційність

та обробка персональних даних

1. Загальні положення

1.1.Ця угода про конфіденційність та обробку персональних даних (далі - Угода) прийнята вільно і своєю волею, діє щодо всієї інформації, яку ТОВ «Інсейлс Рус» та/або його афілійовані особи, включаючи всі особи, що входять до однієї групи з ТОВ «Інсейлс Рус» (у тому числі ТОВ «ЕКАМ сервіс»), можуть отримати про Користувача під час використання ним будь-якого з сайтів, сервісів, служб, програм для ЕОМ, продуктів або послуг ТОВ «Інсейлс Рус» (далі - Сервіси) та в ході виконання ТОВ «Інсейлс Рус» будь-яких угод та договорів з Користувачем. Згода Користувача з Угодою, виражене ним у межах відносин із однією з перелічених осіб, поширюється попри всі інші перелічені особи.

1.2.Використання Сервісів означає згоду Користувача з цією Угодою та зазначеними в ній умовами; у разі незгоди з цими умовами Користувач повинен утриматися від використання Сервісів.

«Інсейлс»- Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ІПН 7714843760, КПП 771401001, зареєстроване за адресою: 125319, м.Москва, вул.Академія Іллюшина, д.1. ), з одного боку, та

«Користувач» -

або фізична особа, що володіє дієздатністю та визнане учасником цивільних правовідносин відповідно до законодавства Російської Федерації;

або юридична особа, зареєстроване відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

або індивідуальний підприємець, зареєстрований відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

яка прийняла умови цієї Угоди.

1.4.Для цілей цієї Угоди Сторони визначили, що конфіденційна інформація - це відомості будь-якого характеру (виробничі, технічні, економічні, організаційні та інші), у тому числі про результати інтелектуальної діяльності, а також відомості про способи провадження професійної діяльності (включаючи, але не обмежуючись: інформацію про продукцію, роботи та послуги, відомості про технології та науково-дослідні роботи, дані про технічні системи та обладнання, включаючи елементи програмного забезпечення, ділові прогнози та відомості про передбачувані купівлі, вимоги та специфікації конкретних партнерів та потенційних партнерів; що стосується інтелектуальної власності, а також плани та технології, що стосуються всього перерахованого вище), які повідомляються однією стороною іншій стороні в письмовій та/або електронній формі, явно позначені Стороною як її конфіденційна інформація.

1.5.Метою цієї Угоди є захист конфіденційної інформації, якою Сторони обмінюватимуться в ході переговорів, укладення договорів та виконання зобов'язань, а також будь-якої іншої взаємодії (включаючи, але не обмежуючись, консультування, запит та надання інформації та виконання інших доручень).

2.Обов'язки Сторін

2.1.Сторони погоджуються зберігати в таємниці всю конфіденційну інформацію, отриману однією Стороною від іншої Сторони при взаємодії Сторін, не розкривати, не розголошувати, не оприлюднювати або іншим способом не надавати таку інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу іншої Сторони, за винятком випадків, зазначених у чинному законодавстві, коли надання такої інформації є обов'язком Сторін.

2.2. Кожна із Сторін вживатиме всіх необхідних заходів для захисту конфіденційної інформації як мінімум із застосуванням тих самих заходів, які Сторона вживає для захисту власної конфіденційної інформації. Доступ до конфіденційної інформації надається лише тим співробітникам кожної із Сторін, яким він обґрунтовано необхідний для виконання службових обов'язківщодо виконання цієї Угоди.

2.3.Зобов'язання щодо збереження в таємниці конфіденційної інформації дійсне в межах строку дії цієї Угоди, ліцензійного договору на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договору приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ, агентських та інших договорів та протягом п'яти років після припинення їх дії, якщо Сторонами окремо не буде обумовлено інше.

(а)якщо надана інформація стала загальнодоступною без порушення зобов'язань однієї із Сторін;

(b)якщо надана інформація стала відома Стороні внаслідок її власних досліджень, систематичних спостережень або іншої діяльності, здійсненої без використання конфіденційної інформації, отриманої від іншої Сторони;

(в)якщо надана інформація правомірно отримана від третьої сторони без зобов'язання про збереження її в таємниці до її надання однією із Сторін;

(г)якщо інформація надана на письмовий запит органу державної влади, іншого державного органу, або органу місцевого самоврядування з метою виконання їх функцій та її розкриття цим органам обов'язково для Сторони. При цьому Сторона повинна негайно сповістити іншу Сторону про запит, що надійшов;

(д)якщо інформація надана третій особі за згодою тієї Сторони, інформація про яку передається.

2.5.Інсейлс не перевіряє достовірність інформації, яку надає Користувач, і не має можливості оцінювати його дієздатність.

2.6.Информация, яку Користувач надає Інсейлс під час реєстрації у Сервісах, перестав бути персональними даними, як визначено у Федеральному законі РФ №152-ФЗ від 27.07.2006г. "Про персональні дані".

2.7.Інсейлс має право вносити зміни до цієї Угоди. При внесенні змін до актуальної редакції вказується дата останнього оновлення. Нова редакція Угоди набирає чинності з її розміщення, якщо інше не передбачено новою редакцієюУгоди.

2.8.Приймаючи цю Угоду Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Інсейлс може надсилати Користувачеві персональні повідомлення та інформацію (включаючи, але не обмежуючись) для підвищення якості Сервісів, для розробки нових продуктів, для створення та відправки Користувачеві персональних пропозицій, для інформування змін у Тарифні планита оновлень, для направлення Користувачеві маркетингових матеріалів за тематикою Сервісів, для захисту Сервісів та Користувачів та в інших цілях.

Користувач має право відмовитися від отримання вищезгаданої інформації, повідомивши про це письмово на адресу електронної пошти Інсейлс - .

2.9.Приймаючи цю Угоду, Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Сервісами Інсейлс для забезпечення працездатності Сервісів в цілому або їх окремих функцій зокрема можуть використовуватися файли cookie, лічильники, інші технології та Користувач не має претензій до Інсейлсу у зв'язку з цим.

2.10.Користувач усвідомлює, що обладнання та програмне забезпечення, що використовуються ним для відвідування сайтів в мережі інтернет можуть мати функцію заборони операцій з файлами cookie (для будь-яких сайтів або для певних сайтів), а також видалення раніше отриманих файлів cookie.

Інсейлс має право встановити, що надання певного Сервісу можливе лише за умови, що прийом та отримання файлів cookie дозволені Користувачем.

2.11.Користувач самостійно несе відповідальність за безпеку вибраних ним засобів для доступу до облікового запису, а також самостійно забезпечує їхню конфіденційність. Користувач самостійно несе відповідальність за всі дії (а також їх наслідки) в рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача, включаючи випадки добровільної передачі Користувачем даних для доступу до облікового запису Користувача третім особам на будь-яких умовах (у тому числі за договорами чи угодами) . При цьому всі дії в рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача вважаються зробленими самим Користувачем, за винятком випадків, коли Користувач повідомив Інсейлс про несанкціонований доступ до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності засобів доступу до облікового запису.

2.12.Користувач зобов'язаний негайно повідомити Інсейлс про будь-який випадок несанкціонованого (не дозволеного Користувачем) доступу до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності своїх засобів доступу до облікового запису. З метою безпеки Користувач зобов'язаний самостійно здійснювати безпечне завершення роботи під своїм обліковим записом після закінчення кожної сесії роботи з Сервісами. Інсейлс не відповідає за можливу втрату або псування даних, а також інші наслідки будь-якого характеру, які можуть статися через порушення Користувачем положень цієї частини Угоди.

3.Відповідальність Сторін

3.1.Сторона, яка порушила передбачені Угодою зобов'язання щодо охорони конфіденційної інформації, переданої за Угодою, зобов'язана відшкодувати на вимогу постраждалої Сторони реальні збитки, заподіяні таким порушенням умов Угоди відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

3.2.Відшкодування збитків не припиняють обов'язки Сторони, що порушила, з належного виконання зобов'язань за Угодою.

4.Інші положення

4.1.Усі повідомлення, запити, вимоги та інша кореспонденція в рамках цієї Угоди, в тому числі включають конфіденційну інформацію, повинні оформлятися в письмовій формі та вручатися особисто або через кур'єра, або надсилатися електронною поштою адресам, зазначеним у ліцензійному договорі на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договорі приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ та у цій Угоді або іншим адресам, які можуть бути надалі письмово зазначені Стороною.

4.2.Якщо одне або кілька положень (умов) цієї Угоди є або стають недійсними, то це не може спричиняти припинення дії інших положень (умов).

4.3.До цієї Угоди та відносин між Користувачем та Інсейлс, що виникають у зв'язку із застосуванням Угоди, підлягає застосуванню право Російської Федерації.

4.3.Всі пропозиції чи питання щодо цієї Угоди Користувач має право надсилати до Служби підтримки користувачів Інсейлс або на поштову адресу: 107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12 БЦ "Stendhal" ТОВ "Інсейлс Рус".

Дата публікації: 01.12.2016р.

Повне найменування російською мовою:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус»

Скорочене найменування російською мовою:

ТОВ «Інсейлс Рус»

Найменування англійською мовою:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридична адреса:

125319, м. Москва, вул. Академіка Іллюшина, буд. 4, корп.1, офіс 11

Поштова адреса:

107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12, БЦ "Stendhal"

ІПН: 7714843760 КПП: 771401001

Банківські реквізити:

Інформаційні технології проникають у різні сфери бізнесу з такою швидкістю, що інколи складно оцінити їхню доречність. Яскравим прикладом є використання системи електронного документообігу (СЕД). Вона призводить до зникнення стосів паперових документів, що набридли. На перший погляд – відмінний результат та чи іншу подібну техніку скоро стане неможливо. Чи так це?

Аргументи «за» СЕД

На користь електронного документообігу свідчать цифри, отримані в результаті проведених у США досліджень:

1. За проведеними підрахунками у країні використовується близько 4 трильйонів документів на паперових носіях та його кількість зростає на 22 % на рік.
2. Близько 90% їх не виходить за межі офісу, а просто передається від співробітника до співробітника.
3. У середньому кожен документ копіюється 19 разів.
4. Половина робочого часу йде на пошук необхідної інформації і лише 10% на її вивчення.
5. Близько 8% документів просто втрачається.

Компанія Advanced Processing & Imaging, провівши своє дослідження, дійшла висновку, що невелике підприємство, Що складається з 20 співробітників, витрачає на копіювання або друк різних документів близько $ 180 000. Досить значна цифра, щоб задуматися про електронний документообіг.

Особливо активно впроваджуються інформаційні технологіїу Сінгапурі. Наприклад, всі телеграфні відділення були закриті ще в 2002 році, оскільки ці послуги виявилися не затребуваними.

Переваги

Електронний документообіг має низку істотних переваг:

• Він забезпечує прозорість та ефективний контроль над створенням, отриманням та виконанням документів, максимально прискорює бізнес-процеси;
• Насправді частина доручень працівниками просто виконується. СЕД дозволяє контролювати як процес роботи, а й її результат;
• Скорочення часу на розсилку, пошук та створення документів. Система здатна самостійно створювати реєстри, звіти та зведення, що позитивно позначається на оперативності роботи компанії;
• Будь-яке підприємство приділяє серйозну увагу збереженню конфіденційності. Втрата цінної інформації може призвести до мільйонних втрат. Паперові документи досить просто вилучити та передати набік. СЕД неспроможна повністю виключити такі ситуації, але чітко регламентує доступом до інформації залежно від повноважень працівника. При цьому завжди можна проконтролювати, хто користувався чи вносив зміни до конкретних документів;
• СЕД максимально прискорює процедуру ознайомлення співробітників із новими документами та забезпечує роботу компанії в єдиному інформаційному просторі.

Недоліки

Система електронного документообігу не позбавлена ​​певних недоліків:

• Головним її мінусом є небезпека проникнення вірусу на комп'ютерах компанії та подальша втрата всієї інформації. Щоб убезпечитись, знадобиться система резервування;
• Ще одним недоліком є ​​непідготовленість кадрів до впровадження такої системи. Багато працівників не мають достатніх знань для грамотної роботи в СЕД. Тим часом від цього залежить безперебійність її функціонування;
• Впровадження електронного документообігу потребує значних фінансових вливань;
• Слід зазначити, що у Росії чи СНД ще сформувалося єдине інформаційний простір. Відповідно, не з кожним підприємством можна вести електронний документообмін;
• Існують певні обмеження щодо впровадження СЕД. Наприклад, для будь-якого відділу кадрів необхідний особистий підпис працівника на низці документів. Порядок ведення трудових книжок також чітко регламентований.

Система електронного документообігу корисна насамперед для великих підприємств, що мають розгалужену структуру підрозділів Вона може підвищити ефективність їх функціонування, але недоліки, що є на даному етапі, гальмують процес її впровадження. СЕД вимагає серйозного доопрацювання, а доки її становлення триває, чорно-білі і будуть, як і раніше, затребувані.

“Кадровик. Кадрове діловодство“, 2009, N 2

Перехід від паперового до змішаного документообігу

Широке поширення електронних систем підготовки та управління паперовими документами поступово призводить до стирання межі між електронними та неелектронними документами. Незважаючи на всі розмови про "безпаперові технології", реально ми переходимо від традиційного паперового документообігу не до електронного, а до змішаного документообігу.

Словник кадрового діловодства. Електронний документообіг - система ведення документації, за якої весь масив створюваних, переданих та збережених документів підтримується за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій на комп'ютерах, об'єднаних у мережеву структуру, що передбачає можливість формування та ведення розподіленої бази даних. При цьому не заперечується використання паперових документів, але пріоритетним визнається електронний документ, який створюється, коригується та зберігається в комп'ютері.

Плюси та мінуси електронних документів

Хоч би як сперечалися оптимісти та скептики щодо електронних документів, проте ніхто вже не заперечує той факт, що переважна більшість офісних документів створюється в комп'ютерах. Причини такої беззаперечної перемоги інформаційних технологій цілком зрозумілі:

Електронні документи легко створювати, редагувати, розмножувати, розповсюджувати та пересилати;

Стало набагато легше шукати необхідну інформацію, а контекстний пошук дає можливості, про які при веденні паперового діловодства можна було лише мріяти;

Простіше та з меншими зусиллями вирішуються питання резервування інформації та документів, створення страхових фондів тощо;

У діловій діяльності та в державному управлінні електронні документи, при грамотному їх використанні, дозволяють прискорити прийняття рішень та підвищити їхню якість.

Широке поширення електронних систем підготовки та управління паперовими документами поступово призводить до стирання межі між електронними та неелектронними документами. У ряді законів та стандартів різних країн світу роздруківка, наприклад, визначається як форма подання електронного документа на паперовому носії.

У нормативних документах наших органів державної влади також з'являються такі формулювання:

Положення про вимоги до здійснення діяльності учасників фінансових ринків під час використання електронних документів (утв. наказом) Федеральної службиз фінансових ринків від 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :

“...документ в електронній формі та (або) його копію на паперовому носії, засвідчену в установленому порядку...“.

Положення про порядок визнання осіб кваліфікованими інвесторами (утв. наказом Федеральної служби з фінансових ринків від 18.03.2008 N 08-12/пз-н):

“4.7. Особа, яка здійснює визнання кваліфікованим інвестором, зобов'язана на вимогу ФСФР Росії та відповідно до зазначеної вимоги подати реєстр в електронній формі та (або) його копію на паперовому носії, засвідчену в установленому порядку“.

Проте електронні документи, як і будь-яка технологія, мають свої недоліки, які доводиться брати до уваги:

Швидке моральне старіння технологій, що змушує організації постійно вдосконалювати методи роботи, що використовуються, регулярно переміщати документи та інформацію з одних систем в інші, проводити їх міграцію з застарілих носіїв і форматів на нові;

Короткий термін служби носіїв інформації та їх різноманіття, що призводить до досить частого їхнього оновлення, що вимагає від постійного контролю над збереженням інформації;

Невирішені юридичні проблеми та насамперед питання про законодавче визнання юридичної силиелектронних документів, що реально використовуються;

Складність як забезпечення безпеки, а й знищення електронних документів проти паперовими документами;

Необхідність використання висококваліфікованого персоналу, зарплата якого автоматично збільшує витрати на управління документами та інформацією.

Крім того, абсолютно відмовитися від паперу та інших аналогових носіїв інформації зараз неможливо з цілого ряду причин:

Насамперед це існуючі вимоги законодавства та нормативних актів щодо оформлення низки документів на папері. Це в першу чергу стосується найбільш значущих у діловій діяльності документів, таких як статутні документи, документи на власність, ліцензії тощо;

Скільки б ми не говорили про переваги електронних документів, слід враховувати й те, що багатьом керівникам та спеціалістам при прийнятті відповідальних рішень зручніше працювати з папером;

Не менш важливим є те, що за кілька століть склалася налагоджена технологія створення, обробки, довготривалого зберігання та знищення документів на паперових носіях, існує як повноцінна законодавчо-нормативна база, так і методичні розробкита рекомендації, які можна використовувати у практичній роботі;

Для роботи з папером і мікроплівкою не потрібно жодних спеціальних технічних засобів, що робить ці види носіїв кращими для зберігання дублікатів або копій тих документів, які можуть терміново знадобитися у разі різноманітних надзвичайних подій та катастроф, коли електронні документи можуть виявитися недоступними.

Незважаючи на те, що повністю відмовлятися від паперових документів світове співтовариствопоки не готово, все частіше дають про себе знати їхні недоліки, які посилюються внаслідок постійно зростаючих вимог до швидкості обробки інформації та прийняття рішень:

Низька швидкість створення, обробки та передачі документів та інформації на паперових носіях гірше несумісна з потребами ділової діяльності та державного управління, в яких дедалі активніше використовуються інформаційні технології. Документувати "електронну" діяльність тільки на папері практично неможливо;

Набагато складніше та повільніше йде пошук інформації у паперових документах, що вкрай незручно під час оперативної роботи;

Для зберігання паперових документів потрібні значні площі, що вимагає витрат на оренду або придбання приміщень, їх обладнання і на збільшення чисельності персоналу, що обслуговує ці сховища;

Управління паперовими документами (включно з управлінням доступом до них) зазвичай йде на рівні справ, що все частіше виявляється недостатнім як при вирішенні завдань основної ділової діяльності, так і при забезпеченні інформаційної безпеки.

Змішаний документообіг - реальність сьогодення

Незважаючи на всі розмови про "безпаперові технології", реально ми переходимо від традиційного паперового документообігу не до електронного, а до змішаного документообігу. Прояви змішаного документообігу можна спостерігати повсюдно:

Електронна реєстрація документів у системах електронного документообігу (СЕД) дозволяє використовувати їх як засіб управління як електронними, так і паперовими документами;

Використання штрих-кодів та RFID-радіоміток дозволяє вести реєстрацію та облік паперових документів та справ у електронному вигляді;

Ведення різних державних реєстрів (у тому числі постійного терміну зберігання) здійснюється одночасно на електронних та паперових носіях;

Ведення справ та досьє, що містять як електронні, так і паперові документи.

Якщо багатовіковий досвід роботи з паперовими документами дозволяє говорити про те, що всі основні проблеми тут вирішені, то щодо електронних документів можна лише констатувати, що накопичено двадцятирічний досвід роботи з ними, зрозумілі основні проблеми та є певний досвід їх вирішення.

Ще один вид документів, що з'явився нещодавно, ставить перед фахівцями в галузі управління документами ще складніші завдання. Йдеться про гібридні документи, які одночасно містять інформацію як в аналоговому, так і в електронному вигляді.

Такі документи вже стали широко поширеними, досить назвати хоча б такі добре всім знайомі види документів: біометричний паспорт, кредитна картка, податкова декларація з одночасно нанесеним на неї двовимірним штрихкодом, нові грошові знаки, забезпечені RFID-радіометками, різноманітні смарт-картки, які широко застосовуються. у складській справі, на транспорті та торгівлі, ярлики, що містять як текстову інформацію, так і штрих-коди та/або радіочастотні мітки.

Виникає досить нетривіальна проблема управління такими документами, з урахуванням їхньої “подвійної” природи. Можна сказати, що основні проблеми роботи з гібридними документами вже виявлено, але поки що немає ані ґрунтовного практичного досвіду, ані рекомендацій щодо їх використання.

В даний час робота з документами в організаціях будується на основі поділу потоків інформації:

Оперативні рішення приймаються на підставі інформації (паперової та електронної);

Юридично значущі рішення оформляються, як правило, у вигляді паперових документів (часто - із запізненням, що є порушенням правил роботи, але на це здебільшого заплющують очі, оскільки потреба в оперативних рішеннях переважує ризики, пов'язані із запізнілим оформленням рішень за допомогою паперових документів. ). Водночас поступово збільшується кількість видів документів, які законодавство дозволяє створювати в електронному вигляді;

Все частіше “внутрішні” рішення приймаються та фіксуються в електронному вигляді, і можливість використання при цьому електронних документів визначається у внутрішніх нормативних документах організації.

Примітка. Все частіше управлінські рішення, прийняті всередині організації, фіксуються в електронному вигляді, і можливість використання цього електронних документів визначається локальними нормативними актами.

Однією з проблем проблем змішаного документообігу, що вже проявилися, є необхідність відповіді на запитання: “Як зберігати інформацію у змішаному діловодстві?” При веденні змішаного документообігу виникає проблема забезпечення повноти справ, адже досить часто одні документи створюються на паперових носіях, а інші існують тільки в електронному вигляді. І лише разом вони утворюють повний комплект документів – гібридна справа.

Ряд фахівців дотримуються думки, що для зручності роботи хоча б один із комплектів документів (паперовий чи електронний) має бути повним за рахунок доповнення його копіями чи дублікатами. Можливі два рішення, кожне з яких досить трудомістке:

Сканувати паперові документи;

Друкувати електронні документи.

Існують помітні відмінності й у методах управління інформацією, збереженої на різних носіях, що також доводиться враховувати у змішаному документообігу:

Неелектронні (аналогові) документи зазвичай управляються лише на рівні носіїв (справа, мікроплівка тощо.);

Електронні документи в системах електронного документообігу керуються лише на рівні окремого документа;

Електронні документи на знімних носіях (CD, DVD, дискети, стрічки тощо), залежно від обставин, можуть керуватися як на рівні носіїв, так і на рівні документів.

Терміни зберігання у змішаному документообігу

В даний час загальновизнаним є принцип, згідно з яким термін зберігання не залежать від виду носія, а визначаються виходячи зі змісту та цінності зафіксованої в документі інформації. У той же час все частіше можна зіткнутися з ситуаціями, коли термін зберігання електронних документів починають відрізнятися від термінів зберігання відповідних паперових аналогів. Це з тим, що масив електронних документів, забезпечений засобами пошуку та систематизації, може мати більшу цінність, ніж окремі документи.

Американські Національні архіви (NARA) вже сьогодні вимагають від державних органів зважати на цю обставину при встановленні термінів зберігання для електронних документів. У своїх рекомендаціях щодо складання переліків документів із зазначенням термінів зберігання вони звертають увагу на наступні моменти:

Переліки повинні, як правило, визначати термін зберігання документів, незалежно від виду носія (електронні документи, папір і т.д.);

При перекладі документів у електронну формуїхня цінність може змінитися, тому Національними архівами США було розроблено механізм перегляду термінів зберігання при переході державних організацій на електронний документообіг;

Якщо буде встановлено, що документи (у тому числі після переведення їх у електронну форму) містять суттєво більше інформаціїабо використовуються по-іншому, термін зберігання повинен бути переглянутий.

Аналогічний підхід був продемонстрований і нашими державними органами, коли у 2002 р. було ухвалено рішення про встановлення постійного терміну зберігання для графічних образів переписних листів:

Положення про порядок та строки зберігання переписних листів та інших документів Всеросійського перепису населення 2002 р.:

“2. Переписні листи Всеросійського перепису населення 2002 року після завершення їх автоматизованої обробки зберігаються в територіальних органівДержавного комітету Російської Федерації зі статистики... протягом року з офіційного опублікування підсумків Всеросійської перепису населення 2002 року й підлягають знищенню у порядку.

4. Зберігання графічних образів переписних листів Всеросійського перепису населення 2002 р. на машинному носії здійснюється так:

Один екземпляр зберігається в Державному комітетіРосійської Федерації за статистикою в установленому порядку до наступного перепису населення;

Другий екземпляр з програмним забезпеченнямпередається до 1 січня 2004 р. на постійне зберігання до Державного архіву Російської Федерації“.

Що необхідно: внутрішні нормативні документи
та кваліфікований персонал

Аналіз сучасної законодавчо- нормативної базиуправління документами показує, що спостерігається посилення вимог як до наявності внутрішніх нормативних документів, до їх суворого виконання організацією. За допомогою внутрішніх нормативних документів в організаціях створюється нормативна база для електронного та змішаного документообігу, і це дає можливість мінімізувати ризики використання електронних документів у сірій зоні, там, де порядок роботи з документами слабо регулюється законодавством та нормативними правовими актами.

Про необхідність розробки внутрішньої нормативної бази організації йдеться і в Стандарті ДСТУ ISO 15489-1-2007:

Стандарт ДСТУ ISO 15489-1-2007 “Управління документацією“:

“Управління документами в організації включає:

a) прийняття політики та стандартів у сфері управління документами;

розподіл відповідальності та повноважень з управління документами;

c) встановлення, впровадження та розповсюдження керівних вказівок та регламентів роботи з документами“.

Відносини із зовнішніми організаціями та використання при взаємодії з ними електронних документів будуються, як правило, на основі ДК РФ. Все, що стосується обміну електронними документами, фіксується у контрактах та угодах.

Основні складнощі розробки внутрішньої нормативної бази змішаного документообігу виникають з таких причин:

У Росії поки не встановлено порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами та судами, який би повною мірою відповідав потребам ділової діяльності та державного управління, а також практиці застосування електронних документів та інформації, що склалася;

Майже повністю відсутні російські методики та стандарти експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення електронних документів, роботи з конфіденційними та секретними електронними документами;

Певною мірою, звичайно, може врятувати зарубіжний досвід, але найчастіше вітчизняні фахівці в галузі управління документами просто не можуть до нього "дістатись" через слабке володіння іноземними мовамита відсутності перекладів.

Для успішної роботив умовах змішаного документообігу особливо важливим завданням стає підготовка персоналу. Саме особливості персоналу організації, його кваліфікація, загальний настрій на освоєння нового, розуміння необхідності змін є наріжним каменем для успішного впровадження сучасних технологійуправління документами.

Навчання та підвищення кваліфікації всього персоналу в галузі управління документами дозволяє значно знизити ризики при використанні в роботі електронних документів, підвищити ефективність праці співробітників, у більш короткий термін запровадити електронний документообіг та міжвідомчу електронну взаємодію. Грамотна організація цієї роботи з навчання лежить насамперед на службі персоналу організації.

Перший етап переходу до змішаного документообігу, коли комп'ютери використовуються для підготовки паперових документів, вже пройдено. Більшість російських організаційзнаходяться на другому етапі - електронні системивикористовуються для реєстрації, обліку та контролю виконання документів. Для прискорення роботи активно використовують електронні копії документів. Крім того, вже ухвалено низку законів, що дозволяють (у окремих випадках- Вимагають) вести певні документи тільки в електронному вигляді.

На наступному етапі, який у більшості організацій не за горами, справжні електронні документи поступово почнуть витісняти паперові. Насамперед це стосуватиметься масових внутрішніх документів організації, таких як службові та доповідні записки. На цьому етапі важливо грамотно відрегулювати роботу у змішаному документообігу у внутрішніх нормативних документах – зокрема такі питання, як використання ЕЦП у документообігу організації.

Словник кадрового діловодства. Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) і що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність електронний документ. Відповідно до Федерального закону від 10.01.2002 N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" ЕЦП в електронному документі рівнозначна власноручному підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов: а) сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї ЕЦП, не втратив діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;

б) підтверджено справжність ЕЦП в електронному документі;

в) ЕЦП використовується відповідно до відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису.

З одного боку, необхідно подолати страх співробітників перед впровадженням нових технологій, з іншого - потрібно усвідомлювати, що кожна технологія має свої слабкі місця. Дотепер не вирішено до кінця як питання законодавчого та нормативного регулювання використання електронних документів, так і питання довгострокового зберігання електронних документів, особливо підписаних ЕЦП.

Багаторічний досвід показує, що технічні проблеми переходу до змішаного документообігу зазвичай досить успішно вирішуються. Найбільші складнощі викликають вирішення організаційних проблем, які тісно пов'язані з “людським фактором”. Для успішного просування вперед до електронного документообігу дуже важливо правильно організувати добір кадрів, виховання та навчання персоналу організації.

Примітка. Налагодити змішаний документообіг неможливо без кваліфікованого персоналу.

Література

1. Положення про вимоги до здійснення діяльності учасників фінансових ринків під час використання електронних документів: затв. Наказом Федеральної служби фінансових ринків від 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої. – 2006, N 6.

2. Положення про порядок визнання осіб кваліфікованими інвесторами: затв. Наказом Федеральної служби фінансових ринків від 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої. – 2008, N 19.

3. Federal Register v. 69, N 223, p. 67692, 19 листопада 2004 р., URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Впровадження системи електронного документообігу також дозволяє підвищити рівень конфіденційності. Кожен учасник отримує саме той ступінь доступу до документів компанії, який відповідає його повноваженням: читання, редагування документа або повні права. Всі дії протоколюються в комп'ютерній системі, тому будь-якої миті можна подивитися, хто працював з даними, вносив зміни до них. Взагалі проблема конфіденційності стоїть дуже гостро. Втрата деяких документів компанії може спричинити мільйонні збитки. Адже паперові документи можна без проблем вилучити з папки та всю інформацію передати набік. При впровадженні в компанію системи електронного документообігу повністю виключити витік інформації, звичайно, не вдасться, проте завжди можна подивитися, хто зі співробітників коли, в який момент і яким чином користувався цими документами.

Плюси та мінуси електронного документообігу

Організація, яка вирішила використовувати електронні рахунки-фактури, має вжити таких кроків. По-перше, укласти договір з оператором електронного документообігу, який забезпечує обмін відкритою та конфіденційною інформацією по телекомунікаційним каналам зв'язку в рамках електронного документообігу рахунків-фактур між продавцем та покупцем. Зазначимо, що оператор має входити до мережі довірених операторів електронного документообігу, організатором якої виступає ФНП Росії.

Електронний документообіг: плюси та мінуси

Інфо

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності та підтвердження справжності електронних документів. ЕДО можна використовувати для автоматизації канцелярії, створення електронного архіву документів, корпоративного електронного документообігу (workflow), управління договірним процесом, автоматизація роботи з документацією СМЯ (системи управління якістю) та для автоматизації звернень громадян. ЕДО можна використовувати у будь-якій компанії, незалежно від її чисельності та форми власності, систему можна налаштувати на роботу як у рамках невеликої структури (відділу, департаменту), так і в рамках територіально-розподіленої організації з розвиненою схемою інформаційних потоків.

Плюси та мінуси використання електронного документообігу

Якщо жорсткий диск вийде з ладу, зникнуть усі документи, що зберігаються на ньому. Щоб не втратити дані, потрібно використовувати зовнішню систему резервного копіювання. Безпека. Конфіденційність інформації є серйозною проблемою безпаперових офісів.

Електронні первинні документи: плюси та мінуси

На основі багаторічних практик впровадження типових редакцій ТЕЗ - Базової та Стандартної склалася така схема:

• Встановлення системи – максимум 1 робочий день.
• Навчання адміністратора системи -1 робочий день.
• Налаштування системи – 5-10 робочих днів.
• Навчання користувачів - кількість днів залежить кількості груп користувачів, максимум 5 робочих днів.
• Досвідчена експлуатація – 22 робочі дні.

На цьому впровадження вважається завершеним, і система переходить у промислову експлуатацію «На практиці етапи впровадження «коробки» відбуваються значно швидше. На установку виділяється 4 години, ще 4 – на навчання адміністратора, і ще 4 – на навчання однієї групи користувачів», – коментує Катерина Корольова, провідний спеціаліст технічної підтримкиТЕЗА.

Електронний документообіг у компанії — плюси та мінуси

ІТ та бізнес Ідея відмовитися від паперового документообігу обговорюється дуже давно. Нові технології дозволяють практично повністю відмовитись від паперу. Але це не означає, що це рішення підійде будь-якій компанії і його так легко здійснити.
На жаль, поки що можливість електронного документообігу обмежена законодавчо, та й користувачі до такого режиму поки що не готові. Розглянемо плюси та мінуси електронного документообігу. Плюси Економія. Відмова від паперового документообігу може дати значну економію коштів.
Подумайте, скільки ви щомісяця витрачаєте на папір, чорнило, оплату поштових послуг тощо. До того ж, ці документи треба десь зберігати. Все це може стати вам у копієчку. Доступ. Електронний документообіг передбачає цифровий формат усіх документів.
Їх можна зберігати у хмарі, отримуючи доступ до даних через веб-програми.

/ електронний документооберт

Вибір між «стандартним» та «проектним» впровадженням є досить складним для компаній, які шукають шляхи прискорення роботи з документами та переходу на «безпаперовий» документообіг. Що важливіше - автоматизувати обробку документів, витративши мінімальний бюджет і терміни, або ж спростити працівникам роботу, використовуючи максимально адаптоване під потреби бізнесу рішення? У цій статті ми розглянемо плюси та мінуси СЕД на прикладі проектів впровадження трьох редакцій системи ТЕЗІС – Базової, Стандартної та Розширеної. Коротко про них можна почитати тут, а докладний огляд – нижче.

Функціональність СЕД у різних редакціях Від вибору варіанта застосування СЕД безпосередньо залежить результуюча функціональність.

Плюси та мінуси сед у різних редакціях

Електронний документообіг дозволяє оптимізувати процес навчання нових співробітників та впровадження нових процесів у компанію. Впровадження нових інструкцій та положень при електронному документообігу відбувається значно швидше, ніж інформування кожного співробітника окремо та ознайомлення його з паперовими документами. Електронний документообіг підвищує корпоративну культуру.
Усі структури компанії працюють у єдиному інформаційному просторі, що дозволяє практично кожного співробітника залучити до корпоративних процесів. Існування електронного документообігу на підприємстві дозволяє швидше адаптуватися до змін на ринку міжнародних стандартів. При виникненні нових стандартів компанія, що працює в системі електронного документообігу, може змінити свої документи під новий шаблон, що підвищує рівень конкурентоспроможності над ринком.

Документообіг

У разі ТЕЗ - це візуальний конструктор процесів.

• Інструменти для створення різних звітів, зокрема графічних.
• Можливість використання ЕП (посилена некваліфікована).
• Модуль розпізнавання тексту.

Опціонально Стандартна редакція системи також пропонує шлюз із корпоративним порталом та можливість використання мобільної версії. Найбільш широкий набір можливостей Розширеної редакції, що передбачає тонке налаштування рішення. Крім всього вищезгаданого, вона дає можливість прямої модифікації програмного коду та підтримує складні багатосерверні архітектури, щоб зробити систему максимально масштабованою, продуктивною та адаптованою під конкретну компанію.

Мінуси електронного документообігу

Спільно із ключовими користувачами системи на території замовника проводиться вивчення та аналіз бізнес-процесів, які планується автоматизувати. Результат обстеження фіксується та узгоджується.

• Розробка та узгодження функціональної специфікації (ФС). На підставі отриманої за підсумками обстеження інформації розробляється та узгоджується функціональна специфікація майбутньої системи документообігу, що включає опис автоматизованих бізнес-процесів, дизайн форм і вимоги до системи.
• Налаштування та розширення типової функціональності системи ТЕЗ, згідно з ФС. Крім робіт з налаштування системи, зазначених у типовому плані впровадження, здійснюються роботи з налаштування та доопрацювання СЕД ТЕЗ відповідно до вимог затвердженої функціональної специфікації.
• Передача параметрів, демонстрація системи.

Недоліки електронного документообігу

Слід зазначити, що електронний документообіг має свої недоліки. Істотним мінусом системи електронного документообігу є проблема збереження документів. Адже будь-якої миті до комп'ютера може проникнути вірус, не спрацювати система збереження документів.

Проблему можна вирішити створенням системи резервування. Одним із мінусів системи електронного документообігу є кадри, або персонал, який зайнятий у системі. У процесі автоматизації документообігу, можливо, не вдасться уникнути стресів серед співробітників, які звикли до ручної праці та мають недостатні знання про електронний документообіг. У системі електронного документообігу особливо важливим є грамотне введення даних. Людський фактортут особливо важливий, адже від якісної роботи кваліфікованого персоналу залежатиме подальше безперебійне функціонування системи.

Недоліки електронного документообігу порівняно з паперовим

Більше того, вона має унікальний механізм розширення, завдяки якому всі модифікації, зроблені на одній версії системи, сумісні з новою версією при оновленні. Це дозволяє автоматизувати на базі СЕД унікальні і невластиві даній групі систем процеси, що може бути важливо для компаній, яким потрібний специфічний документообіг. Стандартна редакція також задовольняє більшість потреб у розширенні функціональності системи, зокрема у найважливішому - створенні нових бізнес-процесів та звітів. Візуальний дизайнер бізнес-процесів, вбудований у СЕД, дозволяє прокладати нові маршрути руху та обробки документів, причому без застосування будь-яких засобів програмування.

Поки що на більшості підприємств документообіг існує у паперовій формі. Безумовно, у такому вигляді документообіг більш звичний і традиційний, але при цьому він має низку недоліків, які суттєво перекривають гідність його звичності.

Мінуси паперового документообігу

• Повільний пошук документів;
• Труднощі відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;
• Складність організації ефективного контролю та звітності щодо виконання резолюцій;
• Тривалість термінів підготовки та погодження документів;
• Складність організації документообігу, якщо з тими самими документами одночасно працює кілька користувачів;
• Неможливість чи трудомісткість отримання зведених звітів та журналів.

Таким чином, традиційний документообіг виявляється неефективним. Усі ці мінуси усуваються із запровадженням систем електронного документообігу. Для організацій, де кількість документів та складність їх ведення великі, стає життєво важливим завдання автоматизації документообігу з метою усунення перерахованих вище недоліків.

Плюси електронного документообігу

• на пошук документів витрачаються не години, а секунди чи хвилини; очікування документів не потрібно - документи одночасно доступні всім працівникам, які мають до них право доступу;
• процес узгодження та затвердження документів стає прозорим і відбувається в режимі реального часу;
• час на передачу документів між підрозділами не витрачається взагалі - картки та файли документів у режимі реального часу доступні всім працівникам, які мають до них право доступу;
• підготовка стандартних звітів про рух документів робиться одним натисканням кнопки;
• відсутність ключових співробітників в офісі не зупиняє роботу з документами – система електронного документообігу нового покоління забезпечує можливість віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і електронною поштою;
• організація єдиного корпоративного інформаційного простору Інформація зберігається в корпоративної системиуправління документами, а чи не на комп'ютерах співробітників;
• підвищення керованості підприємства загалом. Прискорення інформаційних потоків та зменшення кількості помилок при прийнятті управлінських рішень за рахунок використання актуальних та своєчасних даних призводить до підвищення керованості компанії загалом.

Впровадження системи електронного документообігу веде не лише до економічних плюсів (таких як економія витратних матеріалів, економії робочого дня працівників), а й до підвищення якості управління організацією (приймати рішення якомога швидше, наочно бачити хід виконання робіт над документами).