А воно Вам потрібне? Чи варто робити передпроектне обстеження. Передпроектне обстеження в рамках впровадження СЕД: інтерв'ювання та анкетування Передпроектне обстеження

1. Чи потрібно взагалі проводити таке обстеження? Що воно дасть замовнику і самій ІТ-компанії?
2. Якими є завдання передпроектного обстеження?
3. Що має бути його наслідком?
4. Чи робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за це гроші?
5. Як обґрунтувати для замовника ефективність такого обстеження, чи зможе воно окупитись?

Тут кожна компанія приймає рішення по-своєму: хтось взагалі вважає подібне обстеження недоцільним («вв'яжемося в бій, а там побачимо...»); інші, проводячи його в ході застосування, не виділяють цю роботу в окрему статтю; треті проводять його як самостійний етап роботи, проте грошей за це не беруть; четверті справедливо вважають передпроектне обстеження окремим комерційним товаром. Мій досвід як керівника та консультанта показує, що передпроектне обстеження є необхідною складовою робіт практично будь-якої ІТ-компанії, пов'язаної із впровадженням систем автоматизації. А від правильної організації та проведення цього етапу часом залежить успіх усього проекту.

У рамках цієї статті я спробую відповісти на поставлені вище питання, ґрунтуючись як на власній практиці, так і на досвіді клієнтів, з якими мені довелося спілкуватися, впроваджуючи з нуля технологію проведення обстеження.

Необхідність передпроектного обстеження

Приходить винахідник до комісії та пропонує новий апаратдля гоління на вулиці.
"А як же працює ваш апарат?" — питають його члени комісії.
«Дуже просто, – відповідає винахідник. — Кидаєш у проріз монету, засовуєш в апарат голову, і два леза починають тебе голити».
«Вибачте, колега, але ж у людей форма обличчя різна!» — зауважують члени комісії.
"Так, - каже винахідник, - але це тільки до першого гоління ...".

Головне завдання будь-якої автоматизації – зберегти унікальні конкурентні перевагиавтоматизованої компанії. Не можна допустити, щоб, як у цьому анекдоті, усі компанії після автоматизації стали "на одну особу". Тому якщо ми хочемо зберегти унікальні конкурентні переваги бізнесу замовника, то за будь-якої модернізації бізнес-процесів обов'язково потрібно проводити передпроектне обстеження.

Звичайно, можна зробити глибокий аналіз причин, що визначають таку необхідність. Ними можуть бути висока передбачувана вартість проекту, потреба в зміні існуючих бізнес-процесів при автоматизації, включення до проекту робіт, обсяг яких неможливо визначити заздалегідь, і т.п. :

«Наша поразка була спричинена цілою низкою причин, — почав генерал. — По-перше, порох був сирим...
"Досить", - зупинив його полководець.

Тут аналогічна ситуація, оскільки для проведення передпроектного обстеження цілком достатньо того, що замовник має унікальні особливості бізнесу (а вони повинні бути у кожної компанії, інакше б вона просто не вижила на ринку і поступилася своїм місцем конкурентам).

Тож глобально питання необхідності такого роду робіт вирішується досить легко — їх треба проводити, якщо автоматизована компанія перебуває на конкурентному ринку.

Що дає передпроектне обстеження замовнику та самої ІТ-компанії

У ході передпроектного обстеження замовник може:

• отримати детальний опис існуючих у компанії бізнес-процесів та порівняти реальний бізнес зі своїм уявленням про нього;
• оптимізувати існуючі бізнес-процеси за рахунок використання того практичного досвіду, який консультанти з ІТ-компанії отримали під час попередніх впроваджень в аналогічних компаніях;
• оцінити ступінь відповідності функціональних можливостей запропонованої системи реальним бізнес-процесам замовника;
• своєчасно виділити свої унікальні переваги та врахувати їх на етапі впровадження системи, а не після її введення у промислову експлуатацію;
• уточнити бюджет та терміни реалізації проекту автоматизації з урахуванням можливих доопрацювань системи під унікальні особливості своїх бізнес-процесів;
• оцінити ресурси (як технічні, і людські), які будуть потрібні на етапі впровадження системи. Своєчасно спланувати виділення цих ресурсів для завершення проекту у оптимальні терміни та без перевищення бюджету;
• оцінити можливі ризики, які можуть спричинити якість роботи;
• оптимізувати витрати на розгортання системи за рахунок можливого виконання частини робіт власними силами;
• отримати більш точну оцінку економічного ефекту та терміну повернення інвестицій.

Вигоди передпроектного обстеження для ІТ-компанії:

• підвищення рівня задоволеності замовника за рахунок приведення у відповідність його очікувань, що сформувалися на етапі попередніх продажів (коли продавці пропонують «мрію»), з реальними можливостями системи підтримки конкретних бізнес-процесів;
• уточнення термінів впровадження системи та необхідних для цього ресурсів, що дозволяє заздалегідь спланувати їх виділення;
• своєчасне з'ясування унікальних переваг замовника для їхнього обліку при конфігуруванні або доопрацюванні системи автоматизації;
• скорочення термінів впровадження та зменшення ризику виконання безкоштовних робіт. Необхідні доопрацювання системи будуть виконуватися до початку її розгортання або паралельно з ним, а не після закінчення етапу дослідної експлуатації, на якому зазвичай виявляються недоліки. Ситуація, коли невідповідність функціональних можливостей виявляється на стадії завершення проекту, автоматично спричиняє додаткові незаплановані роботи. При цьому у замовника зазвичай виникають складнощі з фінансуванням таких робіт, і для успішного завершення проекту часто доводиться робити їх безкоштовно;
• визначення можливих ризиків, які можуть вплинути на якість та терміни застосування. Своєчасне забезпечення заходів, необхідні мінімізації впливу цих ризиків успіху проекту;
• отримання даних для обґрунтування кількості ліцензій та структури проекту;
• фіксація поточного стану справ у підрозділах, що автоматизуються, та основних параметрів їх роботи дозволить обґрунтувати ефективність застосування запропонованої системи;
• встановлення особистих контактів консультантів з основними виконавцями замовника щодо проекту надалі спростить їхню спільну роботу;
• розширення бази знань (якщо така ведеться) за основними бізнес-процесами замовників у цій галузі.

Звичайно, тут перераховані не всі аргументи на користь передпроектного обстеження, проте, як показує практика, цього цілком достатньо, щоб переконати замовника у його необхідності.

Основні завдання передпроектного обстеження

Очевидно, що завдання передпроектного обстеження за значущістю — виявлення унікальних конкурентних переваг замовника. Як показує практика, близько 75% бізнес-процесів, що використовуються замовником, збігаються з процесами в аналогічних компаніях тієї ж галузі, 10% реалізують його унікальні конкурентні переваги, а 15%, що залишилися, є результатом дії другого закону термодинаміки:) (наслідком «природного зростання хаосу ») і мають бути усунені під час проекту. А ось ті настільки важливі для бізнесу конкурентні 10% просто необхідно зберегти за будь-якої автоматизації (звісно, ​​за умови, що ці переваги можна формалізувати). Найчастіше це питання вирішується конфігуруванням системи під замовника, проте іноді для обліку унікальних особливостей бізнесу потрібні послуги програмістів. Зауважу, що тут йдеться не про розробку на замовлення, а про впровадження тиражних систем автоматизації.

Розуміючи, яким чином буде підтримано конкурентні переваги замовника, ІТ-компанія зможе оцінити необхідність та вартість доопрацювання продукту, а також зрозуміти, які додаткові ресурси можуть для цього знадобитися.

Важливою метою передпроектного обстеження є діагностика стану ІТ-середовища замовника, тобто оцінка комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, комунікацій, рівня кваліфікації ІТ-фахівців і т.п. автоматизації. Тут ми підходимо ще до одного завдання передпроектного обстеження — аналізу потенційних ризиків проекту та опису їх можливих наслідків. При цьому консультанти повинні не лише зафіксувати всі можливі ризики, а й запропонувати замовнику способи зниження кожного з них.

Будь-яка КІС передбачає накопичення інформації про оперативну діяльність підрозділів, тому наступною темою передпроектного обстеження має стати збір вимог до документообігу департаментів, що автоматизуються.

Накопичена в системі інформація залишиться мертвим вантажем, якщо не буде можливості її аналізувати, тому дуже важливо в ході передпроектного обстеження з'ясувати, які види та форми звітності необхідні замовнику. Зазвичай засоби автоматизації вже включають стандартний набір звітів, але кожен замовник справедливо вважає свій бізнес унікальним, тому і вимагає для себе унікальної системи такого роду, що реалізується, як правило, за допомогою спеціального генератора звітів.

Актуальним завданням передпроектного обстеження є уточнення остаточного бюджету проекту та термінів його реалізації з урахуванням усіх отриманих даних. На ці терміни можуть впливати найрізноманітніші чинники, такі як готовність управлінського апарату клієнта до участі у проекті, мотивація представників замовника та виконавця, ймовірність саботажу з боку працівників автоматизованих підрозділів, можливе звільнення (або, навпаки, прийом на роботу) ключового менеджера через деяке час після початку проекту, недостатність існуючого парку комп'ютерів та технологічної бази для досягнення всіх цілей автоматизації, відсутність бюджету на закупівлю необхідного обладнанняі багато іншого. Тому консультант повинен детально з'ясувати всі зазначені обставини та відобразити їх у звіті, у тому числі для внутрішнього використання. Упорядкування другого — внутрішнього — звіту дозволить детально відобразити всі нюанси взаємовідносин та рекомендації для фахівців відділу впровадження та інтеграції.

Ще одним важливим питанням, яке необхідно вирішити на етапі передпроектного обстеження, є вироблення рекомендацій щодо вибору методів реалізації проекту. Тут важливо чітко зафіксувати, які з проблем, сформульованих раніше замовником, не вирішуються за допомогою запропонованої системи автоматизації та запропонувати організаційні чи інші способи виходу з цього положення.

Кожна компанія зможе легко додати ще з десяток завдань, які їй хотілося б вирішити на етапі обстеження, але, як показує реальна практика, отримання відповідей на перелічені вище питання вже робить передпроектне обстеження досить ефективним.

Що зазвичай є результатом передпроектного обстеження

• опис існуючих бізнес-процесів замовника;
• перелік основних завдань, які необхідно вирішити за допомогою системи автоматизації;
• оцінка бізнес-процесів замовника та рекомендації щодо зміни або оптимізації роботи підрозділів з урахуванням переваг, що надаються ІВ;
• унікальні конкурентні переваги замовника, які слід обов'язково врахувати під час впровадження системи;
• аналіз наявного ІТ-середовища на відповідність вимогам системи корпоративного управління, рекомендації щодо її зміни;
• оцінка робіт з інтеграції КІС до існуючої ІТ-інфраструктури замовника;
• опис документообігу в підрозділах, що автоматизуються, та вимог до аналітики;
• оцінка можливих ризиків при реалізації проекту та визначення заходів, необхідних для мінімізації їхнього впливу;
• опис побажань замовника, які не можуть бути реалізовані в запропонованій системі управління та вимагатимуть доопрацювання, оцінка часу та вартості такого доопрацювання;
• пропозиція щодо реалізації проекту з обґрунтуванням запропонованого варіанту, завдання необхідної для замовника кількості автоматизованих робочих місць та уточнення бюджету проекту.

Окремим документом передпроектного обстеження має бути попередній план-графік робіт, що включає у тому числі узгоджений список відповідальних осіб (як з боку замовника, так і від виконавця), зони їхньої відповідальності та базовий регламент взаємодії між ними. Для ефективного впровадження системи рекомендується скласти регламент інформаційного обміну між співробітниками замовника та фахівцями ІТ-компанії, яка проводить обстеження, а також, що важливо, обумовити терміни та порядок контролю за виконанням робіт.

Деякі компанії (найчастіше ті, що займаються розробками на замовлення) після закінчення передпроектного обстеження надають замовнику проект технічного завдання.

Робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за нього гроші?

Якщо ж мета обстеження відповідає описаним вище завданням, тоді воно вимагатиме відволікання значних ресурсів компанії і обов'язково має бути платним. Справжнє передпроектне обстеження є повноцінною консалтинговою послугою, що дозволяє не лише оцінити необхідність, терміни та бюджет автоматизації, а й оптимізувати існуючі бізнес-процеси замовника.

Як показала практика, послуги передпроектного обстеження нескладно продавати, якщо в компанії впроваджено відповідну технологію і продавці чітко знають (і можуть зрозуміло пояснити клієнту), з якою метою проводиться обстеження і яку вигоду від цього отримає замовник.

Як обґрунтувати для замовника ефективність проведення передпроектного обстеження

Розглянемо потенційні канали економії, облік яких може допомогти обґрунтувати необхідність передпроектного обстеження.

1. Економія людських ресурсів та часу:
   • при доопрацюванні системи під унікальні конкурентні переваги замовника на початковому етапі впровадження, а чи не після введення у промислову експлуатацію;
   • на етапі інтеграції системи до ІТ-інфраструктури замовника за рахунок того, що вся інформація про стан ІТ-середовища підприємства та про нюанси інтеграції з'ясовується до початку, а не під час впровадження;
   • завдяки своєчасному виділенню матеріальних та людських ресурсів як з боку виконавця, так і з боку замовника;
   • за рахунок завчасної оцінки можливих ризиків, здатних вплинути на процес впровадження системи та розробки заходів, необхідних для мінімізації їх негативних наслідків.
     Будь-яка затримка ходу проекту виливається для замовника в серйозні додаткові витрати, які можна легко підрахувати в кожному конкретному випадку.
2. Можливе зменшення вартості впровадження:
   • за рахунок виявлення послуг та робіт, які замовник може виконати власними силами;
   • за допомогою коригування термінів виконання деяких робіт після уточнення їхньої реальної трудомісткості.
3. Підвищення ефективності КІС та продуктивності праці співробітників шляхом оптимізації бізнес-процесів з урахуванням унікальних особливостей замовника.
4. Відмова від застосування автоматизованої системиЯкщо на етапі передпроектного обстеження з'ясується, що вона не дозволить вирішити завдання замовника або її доопрацювання коштуватиме надто дорого.
   У моїй практиці був випадок, коли клієнту з специфічними бізнес-процесами за результатами передпроектного обстеження було рекомендовано не розгортати КІС, а провести організаційні зміниі оптимізувати технологію роботи зі своїми замовниками, оскільки ефект від впровадження системи (там була потрібна дорога доопрацювання) не окупив би витрат. У результаті клієнт заощадив десятки тисяч доларів, а передпроектне обстеження окупилося лише за рахунок підвищення ефективності діяльності підрозділу, який за рекомендацією консультантів змінив технологію роботи співробітників.

Відсутність етапу передпроектного обстеження у більшості випадків призводить до значного затягування термінів реалізації проектів та збільшення їх вартості як через організаційні, так і технічні проблеми, що виникають у ході впровадження. Нерідко такі проекти взагалі закінчуються повною невдачею. Згідно з дослідженням Standish Group, майже третина з 2,5 тис. проаналізованих ними ІТ-проектів виявилася не просто неуспішною, а взагалі не була завершена. У Росії такі дані отримати набагато складніше, але впевнений, що частка неуспішних впроваджень буде не меншою.

Тому якщо консалтингова компанія не хоче мати у своєму послужному списку нереалізовані проекти, їй просто необхідно проводити передпроектне обстеження бізнесу замовників. Краще ще на початковому етапі відмовитися від контракту, ніж зав'язнути у роботах та отримати в результаті пляму на своїй репутації.

Ключові слова:обстеження підприємства, інтерв'ювання та анкетування, реєстр вхідної інформації, реєстр внутрішньої інформації, реєстр вихідної інформації, звіт про експрес-обстеження підприємства, референтна модель, повна бізнес-модель організації, функціональна модель предметної галузі.

Завдання та етапи передпроектного обстеження об'єкта автоматизації

Обстеження підприємства є важливим та визначальним етапом проектування ІВ. Тривалість обстеження зазвичай становить 1-2 тижні. Протягом цього часу системний аналітик повинен обстежити трохи більше 2-3 видів діяльності (облік кадрів, бухгалтерія, перевезення, маркетинг та інших.).

Збір інформації для побудови повної бізнес-моделі організаціїчасто зводиться до вивчення документованих інформаційних потоків та функцій підрозділів, а також проводиться шляхом інтерв'ювання та анкетування.

До початку робіт із обстеження організація зазвичай надає комплект документів, до складу якого зазвичай входять:

Зведена інформація про діяльність підприємства.

Інформація про управлінську, фінансово-економічну, виробничу діяльність підприємства.

Відомості про облікову політику та звітність.

Регулярний документообіг підприємства.

Реєстр вхідної інформації.

Реєстр внутрішньої інформації

Реєстр вихідної інформації.

Відомості про інформаційно-обчислювальну інфраструктуру підприємства.

Відомості про відповідальних осіб.

Списки питань для інтерв'ювання та анкетуванняскладаються по кожному обстежуваному підрозділу та затверджуються керівником компанії. Це робиться з метою:

запобігання доступу до конфіденційної інформації;

посилення цільової спрямованості обстеження;

мінімізації відволікання працівників підприємств від виконання посадових обов'язків.

Загальний перелік питань(З їх подальшою деталізацією) включає наступні пункти:

основні завдання підрозділів;

інформація, що збирається та реєструється;

звітність;

взаємодію Космосу з іншими підрозділами.

Анкети для керівників та фахівцівможуть містити такі питання:

Які (з позицій вашого підрозділу) мають бути цілі створення інтегрованої системи управління підприємством?

Організаційна структура підрозділу.

Завдання підрозділу.

Послідовність дій у виконанні завдань.

З якими типами зовнішніх організацій (банк, замовник, постачальник тощо) взаємодіє підрозділ та якою інформацією обмінюється?

Яким довідковим матеріалом ви користуєтесь?

Скільки часу (у хвилинах) ви витрачаєте на виконання основних операцій? На які дати припадають «пікові навантаження»? (Періодичність на місяць, квартал, рік і т.д.) Технічне оснащення підрозділу (комп'ютери, мережа, модем тощо). Програмні продукти для автоматизації бізнес-процесів.

Які звіти і як часто ви готуєте керівництво? Ключові фахівці підрозділу, здатні відповісти на будь-які питання щодо бізнес-процесів, що застосовуються у підрозділі.

Характеристики віддалених об'єктів керування.

Документообіг робочому місці.

Зібрані таким чином дані, як правило, не охоплюють усіх істотних сторін організаційної діяльності і мають високий рівень суб'єктивності. І найголовніше, що такого роду обстеження не виявляють стійких факторів, пов'язаних із специфічними особливостями організації, впливати на які можна виключно методами функціонального налаштування організаційної системи.

Аналіз опитувань керівників обстежуваних організацій та підприємств показує, що їхні уявлення про структуру організації, загальні та локальні цілі функціонування, завдання та функції підрозділів, а також підпорядкованості працівників іноді мають суперечливий характер. Крім того, ці подання часом розходяться з офіційно декларованими цілями та правилами або суперечать фактичній діяльності.

Якщо структуру інформаційних потоків можна виявити за зразками документів та конфігураціями комп'ютерних мереж та баз даних, то структура реальних мікропроцесів, що здійснюються персоналом в інформаційних контактах (значною мірою недокументованих) залишається невідомою.

Відповіді ці питання може дати структурно-функциональная діагностика, заснована на методах суцільний (або вибіркової) фотографії робочого дня персоналу. Мета діагностики - отримання достовірного знання про організацію та організаційні відносини її функціональних елементів.

У зв'язку з цим до найважливіших завдань функціональної діагностики організаційних структур належать:

класифікація суб'єктів функціонування (категорій та груп працівників);

класифікація елементів процесу функціонування (дій, процедур);

класифікація напрямків (розв'язуваних проблем), цілей функціонування;

класифікація елементів інформаційних потоків;

проведення обстеження діяльності персоналу організації;

дослідження розподілу (за часом та частотою) організаційних характеристик: процедур, контактів персоналу, напрямів діяльності, елементів інформаційних потоків - окремо та в комбінаціях один з одним за категоріями працівників, видами процедур та їх напрямами (згідно з результатами та логікою досліджень);

виявлення реальної структури функціональних, інформаційних, ієрархічних, тимчасових, проблемних відносин між керівниками, співробітниками та підрозділами;

встановлення структури розподілу робочого часу керівників та персоналу щодо функцій, проблем та цілей організації;

виявлення основних технологій функціонування організації (інформаційних процесів, включаючи і недокументовані), їх цілепокладання у порівнянні з декларованими цілями організації;

виявлення однорідних за специфікою діяльності, цільової орієнтації та реальної підпорядкованості груп працівників, формування реальної моделі організаційної структури та порівняння її з декларованою;

визначення причин неузгодженості декларованої та реальної структури організаційних відносин.

Суцільною "фотографією" робочого часу називається безперервне спостереження та реєстрація характеристик працівників у процесі функціонування протягом усього робочого дня. При цьому параметри, що індикуються, послідовно вносяться в заздалегідь заготовлену робочу таблицю. Нижче наведено форму робочої таблиці системного аналітика:

Відразу після закінчення процедури обстеження таблиця поповнюється додатковими характеристиками: технологічна гілка, системна функція, предмет, аспект, емоційне тло та ін.

Частина показників, ті, що позначені зірочкою, заповнюються у процесі обстеження, інші – після. Зміст записів таке:

номер по порядку);

агент (посада обстежуваного працівника);

час, протягом якого виконувалась процедура;

процедура (найменування змісту сукупності елементарних дій, об'єднаних спільністю вирішуваного приватного завдання);

інформація (напрямок руху інформації між агентом та контрагентом);

ініціатива (ініціатор початку виконання цієї процедури);

контрагент (посада працівника, який перебуває з обстежуваним у контакті);

відношення (що відображає субординацію агента та контрагента форма взаємодії в даній процедурі);

проблема (словесна характеристика розв'язуваної проблеми).

Результатом передпроектного обстеженняповинен з'явитися Звіт про експрес-обстеження підприємства», структура якого наведена нижче.

Короткий схематичний опис бізнес-процесів, наприклад:

управління закупівлями та запасами;

управління виробництвом;

управління продажами;

керування фінансовими ресурсами.

Основні вимоги та пріоритети автоматизації.

Оцінка необхідних забезпечення проекту ресурсів замовника.

Створенню проекту нової будівлі, споруди або реконструкції об'єкта обов'язково передує низка підготовчих заходів, які дозволяють врахувати всі особливості та вихідні дані конструкції, земельної ділянки та інженерних комунікацій. Стартовим етапом попередньої стадії проектування є передпроектне обстеження, що дозволяє в процесі подальшої розробки конструктивних і технічних рішень повністю дотримуватись вимог діючих СНіП та нормативних актів, всі умови Замовника та його побажання. Від попередніх заходів залежатиме склад ескізного проекту, терміни підготовки проектно-технічної документації та складність робіт

Характеристики процедури та її особливості

Передпроектне обстеження - комплекс спеціалізованих робіт зі збирання, обробки та системного аналізу об'єктів різного призначення. З зібраних даних проводиться всебічне обгрунтування будівництва чи реконструкції, їх доцільності, виникнення можливих труднощів і проблем. Для досягнення максимально достовірного та ефективного результату у процесі проведення обстеження використовуються різноманітні види високотехнологічних інструментів та обладнання.

Фахівці, які виконують дослідні роботиповинні мати профільну освіту, мати офіційні дозволи державних інстанцій та структур системи СРО.

Навіщо проводиться передпроектне обстеження:

1. Для оцінки реального стану об'єкта перед його реконструкцією, розширенням, добудовою чи модернізацією.
2. При втраті проектно-технічної документації.
3. При здійсненні помилок у складанні проекту.
4. При внесенні коректив у процесі будівництва, які не були відображені у кресленнях та фактичних роботах.
5. При оцінці фізичного та морального зносу конструкцій та інженерних мереж.

Найчастіше сьогодні замовляється передпроектна документаціяна передінвестиційній фазі з метою аргументованого обґрунтування фінансових вкладень, їхньої доцільності та системності реалізації проекту.

Основні етапи робіт:

• Підготовча стадія: вивчення побажань Замовника, збирання необхідної документації та інших даних.
• Ознайомлення з об'єктом, погодження термінів та вартості послуг, розробка програми заходів та складання ТЗ (детального технічного завдання).
• Всебічне візуальне та інструментальне обстеження об'єкта.
• Аналіз отриманих результатів та виконання необхідних розрахунків.
• Упорядкування висновку про стан об'єкта.

Де замовити передпроектне обстеження?

Багатопрофільна компанія «Регіон» надає приватним особам, будівельним та підрядним організаціям, інвестиційним та девелоперським фірмам весь комплекс послуг із попереднього обстеження об'єктів, будівельних майданчиків, незавершеного будівництва та інженерних систем. Час проведення передпроектних робіт та вартість ескізного проектузалежить від конструктивної складності об'єкта, обсягу майбутніх робіт та їх складу, розташування будівельного майданчика та наявності достовірних даних про фактичний стан ґрунтів, інженерних магістралей та комунікацій.

Ми розпочинаємо цикл статей, присвячених впровадженню системи електронного документообігу на підприємстві. Тема першої статті – проведення передпроектного обстеження перед запровадженням системи електронного документообігу (СЕД).

Припустимо, що керівництво організації дозріло запровадження СЕД. А що далі? Які кроки компанія має зробити і чи має?

Найпростіший спосіб - відразу звернутися до організації, яка здійснюватиме впровадження системи електронного документообігу, іншими словами, зайняти позицію «проблеми вирішуватимемо в міру їх надходження». Однак простий спосіб не завжди менш затратний. Насамперед організація-замовник має оцінити масштаб впровадження СЕД. Тому до його початку потрібно проаналізувати стан справ. Для цього необхідно вивчити процеси, які будуть автоматизовані, тобто виконати передпроектне обстеження.

ПРЕДПРОЕКТНЕ ОБСТЕЖЕННЯ З ТОЧКИ ЗОРУ ОРГАНІЗАЦІЇ-ВИКОНАВЦЯ

З позиції організації-виконавця передпроектне обстеження є повноцінним першим етапом впровадження будь-якої інформаційної системита включається до договору надання послуг із впровадження. І СЕД не є винятком.

У цьому випадку передпроектне обстеження включає:

Діагностику існуючої в організації системи

діловодства;

Аналіз відповідності фактичного стану роботи з документами внутрішнім нормативним документам організації, які регламентують документаційне забезпечення;

Оптимізацію документопотоків та діловодства;

Внесення відповідних змін до внутрішніх нормативних документів;

Виявлення ризиків під час впровадження СЕД;

визначення меж автоматизації, аудит існуючої ІТ-інфраструктури організації, пропозиція конкретного ІТ-рішення СЕД;

Оцінку робіт з інтеграції СЕД у існуючу ІТ-інфраструктуру.

Результатом передпроектного обстеження стане документ «Функціональні вимоги» або «Звіт про обстеження» або проект « Технічного завдання»(залежно від складності проекту та умов договору). Ці документи будуть містити такі результати обстеження:

Опис вивчених бізнес-процесів та документопотоків організації в частині діловодства та документаційного забезпечення;

Перелік документів та звітних форм, що використовуються в організації для систематизації розглянутих процесів;

Опис ролей користувачів;

Технічний аудит існуючої в організації ІТ-інфраструктури;

Оцінка готовності організації до запровадження СЕД;

Пропозиції щодо оптимізації розглянутих бізнес-процесів з урахуванням впровадження СЕД;

План проекту (розробка та налаштування СЕД, навчання працівників, дослідно-промислова експлуатація СЕД, промислова експлуатація СЕД) з оцінкою необхідних витрат (людських та фінансових);

Специфікації на потрібне обладнання;

Пропозиції щодо організації підвищення кваліфікації працівників.

Іноді організації-виконавці пропонують провести передпроектне обстеження безплатно. Це робиться для залучення організації як замовника,

проте практикується нечасто.

Також деякі організації-виконавці безкоштовно пропонують демонстраційну версію програми для роботи (як правило, на місяць). Це дозволяє освоїтись у програмі, оцінити всі її плюси та мінуси, звикнути до інтерфейсу.

ПРЕДПРОЕКТНЕ ОБСТЕЖЕННЯ З ТОЧКИ ЗОРУ ОРГАНІЗАЦІЇ-ЗАМОВНИКА

З позиції організації-замовника передпроектне обстеження - це аудит: аналіз процесів документаційного забезпечення управління розуміння поточної ситуації та виявлення моментів, найбільш проблемних з погляду управління потоками документів. Організації-замовнику повною мірою складно самостійно виконати подібне повноцінне обстеження з кількох причин. Насамперед – через відсутність досвіду та інформації про те, як саме проводиться подібне обстеження. Виникає резонне питання: якщо це так складно, то навіщо винаходити велосипед? Чи не простіше одразу звернутися до організації-виконавця? Можна, але простіше не означає дешевше.

Розглянемо, що пропонує організації-замовнику обстеження процесів документаційного забезпечення.

■ Формулювання цілей впровадження СЕД.

■ Визначення завдань та функцій, які в подальшому СЕД має виконувати (визначення меж впровадження) . Найчастіше замість чітких цілей та завдань організація-замовник починає перераховувати проблеми, які необхідно вирішити за допомогою впровадження СЕД. Але це не одне й те саме. Тому організація повинна ясно уявляти, що вона хоче отримати в результаті впровадження СЕД, і поставити організації-виконавцю конкретні завдання.

■ Оцінка реальної картини життя організації (її організаційна структура, функції, взаємодія підрозділів і т.д.). Таку можливість дає аналіз внутрішніх нормативних документів організації щодо того, як вони реалізуються на практиці. У ході аналізу положень структурних підрозділів, Посадових інструкцій, регламентів взаємодії з'ясовуються цікаві факти. Наприклад, може виявитися, що посадові інструкції тих чи інших працівників безнадійно застаріли або зовсім відсутні. А структурні підрозділи виконують свої функції чи, навпаки, не виконують тих, що зобов'язані, тощо.

■ Опис існуючих процесів документаційного забезпечення. Тут також може бути безліч несподіванок.

■ Можливість оптимізації обстежених та описаних бізнес-процесів. Якщо в цьому є потреба. Після такого аналізу може знадобитися актуалізація внутрішніх регламентів.

■ Оцінка власних ресурсів(людських та технічних). До впровадження системи необхідно зрозуміти, який обсяг участі у реалізації проекту буде потрібний від фахівців і наскільки вони готові до цього. Якщо говорити про спеціалістів-виконавців, то їм достатньо дати доручення. А ось з керівниками справа набагато складніша. Участь управлінського апарату у впровадженні СЕД необхідно обговорити до початку процесу. Також не зайвим буде аналіз власної ІТ-інфраструктури, щоб з'ясувати, чи достатньо комп'ютерів, чи не застаріло. програмне забезпеченняі т.д.

■ Виявлення ризиків та способів їх подолання під час впровадження СЕД. Виявлення ризиків перед впровадженням системи дозволить їх звести до мінімуму. Які це можуть бути ризики? Які завгодно:

Ризик відсутності чи неактуальності необхідних нормативних документів;

Ризик недостатній технологічної оснащеностіорганізації;

Ризик некоректний фінансової оцінкивпровадження та підтримки СЕД і т.д.

Як провести передпроектне обстеження самостійно

■ Етап 1: призначаємо керівника проекту. Керівник проекту має розбиратися у питаннях документообігу та добре знати ІТ-інфраструктуру організації. Далеко не в кожній організації знайдеться фахівець, який відповідає цим вимогам, тому найчастіше керують проектом два працівники – начальник канцелярії та ІТ-директор.

■ Етап 2: аналізуємо нормативну базу . На цьому етапі необхідно вивчити локальні нормативні актиорганізації у частині документаційного забезпечення. Йдеться не лише про інструкцію з діловодства. Також потрібно вивчити внутрішні нормативи щодо управління договорами, обороту бухгалтерської документації тощо.

■ Етап 3: проводимо інтерв'ю. Для проведення інтерв'ю слід визначити коло респондентів. Допоможе цьому вивчення локальних нормативних документів. У списку опитуваних можуть бути, наприклад, керівники структурних підрозділів, їх заступники та потенційні ключові користувачі СЕД (фахівці, відповідальні

за створення, узгодження документів та ін.). Для інтерв'ю необхідно підготувати перелік питань (див. приклад).

Перелік питань опитувального листа для керівника канцелярії та зразкові відповіді на них

1 . Опишіть функції, які виконує ваш структурний підрозділ.

Організація роботи з реєстрації, обліку, зберігання та передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів та розпоряджень керівництва, а також роботи з формування справ та їх здачі на зберігання.

Забезпечення своєчасної обробки кореспонденції, що надходить і відправляється, її доставки за призначенням.

Здійснення контролю за строками виконання документів та їх правильним оформленням.

Розробка та впровадження інструкцій щодо ведення діловодства.

Методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах.

Контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасною здаванням справ до архіву.

Забезпечення зовнішнього та внутрішнього документообігу.

Участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом, та організація їх технічного обслуговування.

Забезпечує встановлений режим доступу до документації.

Впровадження нових методів та засобів роботи з документами.

2 . Опишіть структуру та кількісний склад підрозділу.

Секретаріат – 4;

експедиція – 1;

приймальня – 2;

архів – 2.

3. Які функції виконуєте безпосередньо ви?

Керівництво канцелярією.

4. Який на даний момент обсяг документообігу у підрозділі (кількість документів на день, їх розмір у сторінках або Мб). Як ви вважаєте, який обсяг документів буде наступного року (збільшиться чи зменшиться)?

Вхідні документи – 14 000 од.;

вихідні документи – 13 500 од.;

внутрішні документи – 4 од.

Швидше за все, обсяг документообігу не зміниться наступного року.

5. Чи Ви використовуєте зараз у вашому підрозділі для автоматизації поточних завдань інформаційну систему (системи)? Якщо так, то яку? Які функції у ній виконуються?

6. Перерахуйте діючі нормативні документи, що регламентують документаційне забезпечення організації, підрозділи (інструкція з діловодства, посадові інструкції, регламенти робіт тощо). Які з них Ви використовуєте у своїй роботі, а які ви вважаєте неактуальними?

Стандарт організації:

Розпорядчі документи. Накази та розпорядження. Порядок розробки, погодження, підписання, реєстрації та скасування.

Вхідні документи. Порядок прийому, розгляду, передачі виконання та оперативне зберігання.

Вихідні документи. Порядок підготовки, погодження, підписання, реєстрації та відправлення.

Номенклатура справ. Зберігання, використання та знищення документів організації.

7. Чи регламентована взаємодія з іншими підрозділами підприємства?

Взаємодія з усіма структурними підрозділами, крім адміністративно-господарського відділу (АХО), регламентується внутрішніми нормативними документами підприємства. Взаємодія з АХО не регламентована (заявки на кур'єра, заявки на відправку кореспонденції експрес-поштою тощо).

8. Які функції, на Вашу думку, має виконувати СЕД?

Управління документами в електронному вигляді. Створення та зберігання різних документів в електронному вигляді (у форматах MS Word, MS Excel, MS Visio); пошук документів; зберігання версій документів; структурування документів з папок; призначення прав доступу документи; історія роботи із документами.

Управління процесами документаційного забезпечення. Підтримка процесів узгодження та опрацювання документів на всіх стадіях; видача доручень та контроль їх виконання.

Реєстрація паперових документів; ведення номенклатури справ; контроль місцезнаходження паперових документів.

Управління договорами. Організація процесу узгодження та реєстрації договорів.

Управління нарадами. Організація підготовки та проведення нарад (узгодження місця та часу, складу учасників, порядку денного); формування та розсилання протоколу; контроль за виконанням рішень, винесених на нарадах.

9. Перерахуйте, які види робіт Ви робите з документами всіх типів.

Вхідні документи (документи, що надійшли до організації):

. прийом та обробка;

. розгляд керівником (резолюція);

. реєстрація;

. виконання;

. контроль виконання;

. поточне зберігання та використання;

. передача на архівне зберігання.

Вихідні документи (документи, створені в організації та надіслані дочірнім та залежним товариствам організації, стороннім організаціям або фізичним особам):

. складання проекту;

. узгодження проекту документа;

.

. підписання;

. затвердження (якщо необхідне);

. реєстрація кореспонденції;

. надсилання документа адресату;

. підшивка другого екземпляра у справу.

Внутрішні документи (наказ, розпорядження, службова записка, Пояснювальна записка, пояснювальна записка, заявка):

. складання проекту документа;

. узгодження проекту;

. перевірка правильності оформлення;

. підписання;

. реєстрація;

. передача документа виконавцям;

. виконання документа;

. контроль за виконанням документа;

. підшивка виконаного документа у справу.

10. Опишіть порядок експедиційної обробки та реєстрації вхідних документів.

Вся кореспонденція приймається і реєструється в канцелярії.

Кореспонденція з позначкою «особисто» вручається особисто адресату або його довіреній особі. Кореспонденцію, що має позначку «конфіденційно», опрацьовує відповідальний за ведення конфіденційного діловодства.

Конверти від кореспонденції, що надійшла, зберігаються і додаються до документів у випадках, якщо календарний штемпель на конверті повинен служити підтвердженням часу відправки або отримання цього документа або якщо адреса відправника вказана тільки на конверті. Обов'язково зберігаються конверти із листами претензійного характеру, а також із зверненнями громадян.

Порядок реєстрації вхідних документів

Усі документи, адресовані керівництву організації, підлягають реєстрації (крім документів, включених до приблизного переліку документів, що не реєструються).

На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначається дата надходження, порядковий вхідний номер. Якщо є додаток до документа, то поруч із вхідним номером робиться про це позначка. Штамп проставляється на лицьовій стороні першого аркуша документа в нижньому правому кутку.

Порядкові номери фіксуються у журналі обліку реєстраційних порядкових номерів.

На документах, які не підлягають реєстрації, ставиться штамп та вказується лише дата надходження документа.

При реєстрації повинен дотримуватися принципу одноразовості: кожен документ реєструється в канцелярії лише один раз.

11. Опишіть порядок розгляду керівництвом вхідних документів та видачі резолюцій.

Документи, які вимагають розгляду керівником, передаються йому після реєстрації.

При необхідності секретар підбирає додаткові матеріали (контракти, листи, акти тощо) і передає їх керівнику разом з документами, що надійшли.

Рішення керівника за документом відображається у резолюції.

У резолюції зазначається виконавець, прописується, що і до якого терміну він має зробити, потім проставляється дата та підпис керівника.

Отримавши документи від керівника, секретар вносить відомості з резолюції журнал реєстрації вхідної кореспонденції.

Після цього документ передається виконавцю, зазначеному у резолюції.

Документи, що виконуються декількома підрозділами, передаються ним по черзі або одночасно у копіях (використовують ксерокопіювання).

12. Опишіть порядок постановки документів на контроль.

Після розгляду та накладання керівником резолюції (резолюція включає прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис та дату), яка може бути підставою для взяття документа на контроль, документ передається виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням виконавцем дати отримання.

Якщо в резолюції вказано кілька виконавців, знімаються додаткові копії документа.

Оригінал документа надсилається виконавцю, вказаному в резолюції першим.

При направленні документа кільком виконавцям відповідальність за підготовку матеріалу несе виконавець, зазначений у резолюції першим (відповідальний виконавець). Інші виконавці (співвиконавці) зобов'язані подати необхідні матеріали відповідальному виконавцю у погоджені з ним терміни.

Звіт про виконання має бути завізований усіма виконавцями, переліченими у резолюції.

13. Опишіть процес контролю за виконанням документів, порядок обліку документів, що надійшли на виконання, порядок зняття документів з контролю .

а) Виконання яких документів (доручень) підлягає обов'язковому контролю?

. Розпорядчі документи (накази, розпорядження);

. документи (протоколи, листи, службові записки, плани тощо), що містять конкретні вказівки щодо роботи

з ними та строки виконання; що вимагають підготовки відповіді, проведення заходів, доповіді тощо;

. доручення, що містяться в оформлених резолюціях (у тому числі в електронному вигляді) за розглянутими документами (листами та ін.);

. окремі, які не належать до будь-якого документа, доручення керівника, оформлені документально (у тому числі в електронному вигляді).

б) У яких випадках документи (доручення) вважаються виконаними?

. Підготовлені за ними підсумкові документи не повертаються на доопрацювання, і щодо них прийнято відповідне рішення;

. завершено погодження та підписання проектів документів, підготовлених на виконання доручень.

. вихідні листи, підготовлені на виконання документа (доручення), зареєстровані та надіслані;

. договірні документи зареєстровані;

. керівник, в обов'язки якого входить контроль виконання доручень (контролер), підтверджує їх виконання сутнісно поставлених них питань.

в) Які права відповідального виконавця та співвиконавців?

. Давати доручення своїм безпосереднім підлеглим та контролювати виконання ними доручень;

. запитувати у працівників необхідну виконання документа (доручення) інформацію;

. визначати порядок виконання документа (доручення) (у тому числі порядок підготовки та погодження матеріалів щодо виконання доручення, строки та форму участі співвиконавців у роботі з виконання доручення);

. координувати роботу співвиконавців;

. скликати співвиконавців для проведення колегіального обговорення та вирішення питань виконання документа (доручення);

. приймати мотивоване рішення про включення або відмову від включення до проекту підсумкового документа поданих співвиконавцями пропозицій та зауважень;

. готувати пропозиції щодо продовження терміну виконання документів (доручень) із зазначенням об'єктивних причин продовження та запланованої дати виконання.

г) За що відповідає виконавець?

. Якість підготовки (повнота та достовірність інформації, використаної для підготовки підсумкового документа), правильність оформлення документів, підготовлених на виконання документа (доручення);

. повноту та коректність відображення зауважень та пропозицій співвиконавців та узгоджуючих осіб (організацій) у нової редакціїдокумента (доручення);

. дотримання встановлених строків виконання документа (доручення);

. збереження оригіналу документа (у разі передачі йому оригіналу документа).

д) Які терміни виконання документів (доручень)?

У документі чи дорученні (резолюції), як правило, встановлюється строк (календарна дата) його виконання.

Якщо у тексті резолюції замість дати чи періоду часу є визначення терміну у словесному виразі, доручення підлягає виконанню у відповідний термін:

. "дуже терміново", "негайно" - протягом одного робочого дня;

. терміново - у строк не більше трьох робочих днів;

. «оперативно» - у термін трохи більше 10 робочих днів.

Якщо термін виконання доручення не вказано, доручення має бути виконане у строк не більше 30 календарних днів або відповідно до терміну, зазначеного в документі, до якого належить доручення (резолюція).

е) Які права контролера?

. Запитувати інформацію про хід виконання документа (доручення);

. повертати документи, оформлені з порушенням вимог локальних нормативних актів організації, на доопрацювання;

. знімати документи (доручення) з контролю.

14. Опишіть порядок реєстрації та експедиційної обробки вихідних документів.

Підписані керівництвом документи того ж дня мають здаватися до канцелярії для реєстрації та відправлення.

Перед реєстрацією документа, що надійшов на відправку, перевіряється правильність його оформлення:

. наявність елементів бланка, підпису, дати, необхідних віз та відомостей про виконавця;

. наявність заголовка до тексту, номера та дати документа, на який дається відповідь;

. правильність адреси одержувача;

. наявність зазначених у документі додатків, а також матеріалів, на підставі яких готувався вихідний документ (якщо це відповідь на лист, що надійшов);

. наявність друку у випадках, коли вона полагается.

Неправильно оформлені документи повертаються до виконавців.

Якщо документ надсилається за декількома адресами, виконавець здає стільки екземплярів підписаного листа, скільки необхідно для надсилання всім адресатам, і один екземпляр копії.

Після перевірки оформлення документ реєструється у журналі та на всіх примірниках документа проставляється вихідний номер по порядку.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, який підготував відповідь, номери справи за номенклатурою справ та порядкового номера.

На копії вихідного документа у верхньому лівому куті ставиться завірювальний реєстраційний штамп.

Кореспонденція здається на відправлення до відділення зв'язку або доставляється з кур'єрами.

Завірені копії надісланих документів того ж дня передаються до відповідних підрозділів виконавцям для підшивки у справи.

15. Опишіть порядок розроблення наказу (розпорядження).

До подання на підпис проект наказу (розпорядження) візується заступниками генерального директора за напрямами діяльності, начальником правового управління та керівниками інших заінтересованих структурних підрозділів.

Юристи під час візування проекту документа перевіряють його відповідність чинному законодавству, а також правильність посилань на нормативні документи.

Візи проставляються на звороті останнього листа першотвору наказу.

Зауваження щодо проекту наказу викладаються на обороті останнього аркуша чи окремому аркуші, що на проекті робиться відповідна позначка.

У разі внесення виконавцем поправок та доповнень проект наказу слід погодити з усіма, хто раніше візував документ.

Підписані керівництвом накази в день підписання передаються до канцелярії для реєстрації у спеціальному журналі та тиражування.

Накази видаються в строго обмеженій кількості екземплярів і розсилаються лише тим структурним підрозділам, яким вони необхідні.

Відповідальність за визначення тиражу та правильність складання розсилки документа покладається на начальників структурних підрозділів, які підготували наказ.

Проекти наказів з особового складу готуються відділом кадрів.

У наказах з особового складу погоджувальні візи фіксуються на лицьовій стороні документа, нижчому за реквізит «Підпис».

Накази по особовому складу реєструються, формуються у справі окремо від інших наказів та мають самостійну нумерацію: до реєстраційного номера додається індекс «к».

Оригінали наказів з основної діяльності зберігаються у канцелярії, а наказів з особового складу - у відділі кадрів управління з персоналу.

Прийняття управлінських рішеньта самі рішення документуються протоколами виробничих нарад у керівництва.

16. Яким чином необхідно, на Вашу думку, змінити порядок роботи з документами?

В організації відсутній локальний документ, що регулює процес виконання та контролю виконання документів (доручень). У процес не включено канцелярію, проте контроль виконання документів (доручень) є однією з її функцій.

17. Які форми обліку та реєстрації документів застосовуються в організації?

18. Яким є порядок підготовки справ для передачі їх на архівне зберігання?

Перед передачею справ до архіву проводиться експертиза наукової та практичної цінності документів.

Експертиза цінності документів здійснюється постійно діючою експертною комісією організації (ЕК).

Склад ЕК затверджується наказом генерального директора.

У своїй роботі ЕК керується Федеральним законом від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу Російської Федерації», основними правилами роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002), нормативно-методичними документами Росархіву.

ЕК організації здійснює такі функції:

. розглядає проекти номенклатури справ структурних підрозділів організації;

. організовує щорічний відбір документів на зберігання та знищення;

. розглядає описи на справи постійного зберігання, справи за особовим складом та довготривалого (понад 10 років) зберігання;

. розглядає та затверджує акти про виділення до знищення справ, що не підлягають подальшому зберіганню;

. розглядає пропозиції щодо зміни термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених чинними переліками документальних матеріалів із строками зберігання, та виносить рішення про подання цих пропозицій на розгляд архівної установи;

. бере участь у підготовці та розгляді проектів переліків документів, типових та зразкових номенклатур справ та інших методичних посібниківз діловодства та роботи архіву організації.

Члени ЕК за участю інших фахівців перевіряють, наскільки правильно було проведено відбір документів на зберігання та знищення шляхом перегляду описів, актів та документів. Безпосередній відбір документів провадиться працівниками структурних підрозділів, відповідальними за ведення діловодства, та працівниками архіву.

Відбір документів та справ до знищення оформляється актом. Акти розглядаються ЕК, підписуються головою, її членами та затверджуються керівництвом організації.

Передача справ до центрального архіву організації.

До архіву організації передаються справи постійного та довготривалого (понад 10 років) терміну зберігання не раніше ніж через рік після завершення їх у поточному діловодстві. Передача до архіву справ тимчасового терміну зберігання (до 10 років) здійснюється на розсуд керівництва та з урахуванням ступеня завантаженості архівосховища.

Архів приймає документи на зберігання за здавальними описами окремо постійного та тимчасового термінів зберігання у двох примірниках.

Якщо окремі справи потрібні якомусь структурному підрозділу для поточної роботи, архів оформляє видачу йому цих справ у тимчасове користування.

Працівник архіву розписується у прийомі справ на всіх примірниках здавачів, вказуючи дату прийому та кількість прийнятих справ.

Один екземпляр описів повертається здачу, інші залишаються в архіві організації.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів організації провадиться на підставі спеціального запиту.

Видача справ оформляється розпискою працівника організації та відповідним записом у книзі обліку видачі справ із архіву.

Справи видаються терміном трохи більше одного месяца. Працівники структурних підрозділів відповідають за своєчасне повернення документів, виданих архівом у тимчасове користування.

Протягом діловодного року на видану за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник. У ній зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому видана справа, дата її повернення, передбачаються графи для розписки в отриманні та прийнятті справи.

19. Наведіть форму номенклатури справ підрозділу та опишіть організацію зберігання документів у підрозділі.

У структурних підрозділах організації щорічно розробляються номенклатури справ за встановленою формою.

Складає їх особу, відповідальну за діловодство, із залученням фахівців.

З номенклатур справ структурних підрозділів канцелярією складається зведена номенклатура справ організації.

До номенклатури справ структурного підрозділу включаються всі справи та документи, що утворюються у діяльності підрозділу, а також усі довідкові картотеки, журнали та інші облікові форми.

Усі справи повинні мати індекс, що складається з умовного цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи за номенклатурою.

У номенклатурі зазначаються найменування (заголовки) справ.

При складанні заголовка справи крім найменування теми (предмету, питання) вказується рід справи (матеріали, листування тощо), а також дати подій, дані про кореспондентів, робиться відмітка про те, є документ оригіналом або копією, і т.д. буд.

Терміни зберігання справ та номери статей зазначаються відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Терміни зберігання справ, не зазначених у Переліку, встановлюють спеціалісти структурних підрозділів разом із центральним архівом.

Справи, що утворилися у діловодному році і не увійшли до номенклатури справ, вносяться додатково до її розділу.

Номенклатура справ щорічно переглядається: уточнюються заголовки справ та термін зберігання, вносяться нові справи, заведені протягом року.

Перехідні (незакінчені справи) структурного підрозділу переносяться до номенклатури справ наступного року із збереженням початкового діловодного індексу.

Після закінчення року наприкінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ, окремо постійного, довготривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання. Підсумковий запис засвідчується, і ці відомості передаються до архіву.

Справи у поточному діловодстві формуються відповідно до номенклатури справ.

Усі документи групуються у відносини і зберігаються до передачі в архів у структурних підрозділах організації.

У справу підшиваються лише виконані документи. Виконавець списує виконані документи «У справу №____», підтверджуючи цим, що питання, поставлене у листі, вирішене.

Копії документів, що підшиваються до справ, засвідчуються.

Виконані документи підшиваються у справу в порядку вирішення питань щодо хронології, алфавіту, індексації (нумерації), причому документ-відповідь має слідувати за документом-запитом.

До справ групуються документи одного діловодного року, за винятком перехідних справ, які мають тривалий, більше одного року, строк формування (наприклад, перспективні плани, особисті відносини і т.п.).

Кожна справа має містити не більше ніж 250 листів (товщина справи 30-40 мм). При великому обсязі документів виробляють або хронологічний поділ комплексу на самостійні відносини, або поділ питання на запитання.

Вилучення документів із справ поточного діловодства провадиться з дозволу керівництва структурного підрозділу. Документи зі справ видаються під розписку у картці-заступнику, яка зберігається у працівника канцелярії.

Особи, відповідальні за ведення діловодства, забезпечують облік та безпеку документів. Вилучення документів із справ постійного терміну зберігання після завершення їх діловодством забороняється.

20. Чи існує необхідність формування історії роботи з документами, відстеження ходу виконання та процесу узгодження?

21. Чи часто Ви стикаєтеся з недоступністю мережевих ресурсів (загальних дисків, принтерів)?

Так. Збої відбуваються щомісяця.

22. Чи можете ви сказати, що ваш комп'ютер працює повільно, а на жорсткому диску часто недостатньо місця?

23. Чи часто у Вас виникають збої під час роботи з електронною поштою?

Дуже рідко.

Для спрощення обробки результатів інтерв'ю їх можна подати у такому вигляді:

■ Етап 4: проводимо анкетування. Анкетування проводиться з метою більш детальної інформації про документообіг організації. Крім того, конфіденційне анкетування дозволить дізнатися про справжнє ставлення працівників до проекту з впровадження СЕД. Приблизний перелік питань в анкеті може виглядати так:

Ваше ставлення до впровадження СЕД (позитивне, негативне, подвійне тощо).

Які причини, на Вашу думку, можуть перешкодити впровадженню СЕД (дуже стислий термін проекту, небажання працівників працювати в СЕД, недостатній рівень кваліфікації працівників тощо)?

Чого Ви очікуєте від запровадження СЕД (скорочення витрат, скорочення термінів узгодження документів, підвищення рівня контролю за виконанням доручень)?

Який, на Вашу думку, рівень забезпечення збереження документів в організації (високий, середній, низький)?

Яка кількість часу Ви витрачаєте на пошук необхідного документа?

Яка, на Вашу думку, швидкість пошуку необхідної інформації в організації (висока, задовільна, низька)?

Яка кількість часу витрачається на узгодження документа? (Уточнити по кожному виду документів, що узгоджуються.)

Результати анкетування можна подати у таблиці Excel (Таблиця 2), та був на основі цих даних побудувати діаграми для наочності.

ВАРТІСТЬ ВПРОВАДЖЕННЯ ТА ВЛАДАННЯ СЕД

Багато організацій, акцентуючи увагу вартості впровадження СЕД, не беруть до уваги сукупну вартість володіння СЕД.

Одним із критеріїв вибору СЕД має бути вартість володіння. Необхідні дані (принаймні розрахунок впровадження та супроводу) на запит зможуть надати потенційні організації-виконавці. Вартість володіння складається з капітальних та операційних витрат.

Приблизний кошторис капітальних витрат на впровадження (CAPEX) може виглядати так:

Обладнання (якщо потрібно, наприклад, потужніший сервер, дозакупівля ПК): 300 000 руб;

Ліцензії на впроваджуване ПЗ (серверні та клієнтські ліцензії): 400 000 руб;

Роботи (трудовитрати консультантів): 1500000 руб.

Разом: 2200000 руб.

Щодо операційних витрат (OPEX), то вони можуть бути такими:

Навчання нових користувачів роботі із системою: 100 000 руб;

Супровід інформаційної системи (на рік): 500 000 руб;

Технічна підтримка користувачів (на рік): 200 000 руб.

Разом: 800 000 руб. на рік.

У прикладах наведено приблизну вартість витрат, проте вона дозволяє визначити, що операційні витрати на СЕД можуть становити до 40 % від витрат на впровадження.

Тому, обираючи СЕД, необхідно звертати увагу на вартість ліцензій, можливість навчання нових користувачів, вартість супроводу та підтримки.

Навчити одного або двох фахівців можна самостійно. А якщо їх десять, та ще з різних структурних підрозділів, значить, вони виконуватимуть різні завдання у СЕД… У цьому випадку може знадобитися проведення навчання фахівцями організації-виконавця. Що стосується супроводу та техпідтримки, то, як правило, організації-виконавці пропонують кілька варіантів.

Не варто відразу вибирати найдешевшу пропозицію щодо супроводу - вона в результаті може дорого обійтися. Необхідно проаналізувати всі умови, а саме: час відповіді на заявку (це може бути 24 години, 36 годин тощо), час усунення несправностей (3-5 робочих днів) та ін.

КОЛИ КРАЩЕ ВІДПОВІДАТИ ВПРОВАДЖЕННЯ СЕД

На практиці бувають ситуації, коли краще не поспішати з впровадженням СЕД та насамперед провести організаційні зміни, оптимізувати процеси роботи з документами тощо.

Краще відкласти впровадження СЕД у випадках, коли:

Ініціатива застосування виходить немає від вищого керівництва, як від керівників структурних підрозділів;

У організації хаос з погляду регламентації процесів (автоматизований хаос не перестане бути хаосом);

Співробітники з тих чи інших причин «бунтують» проти застосування СЕД («роботи багато, людей мало, а тут ще використання»).

РЕЗЮМЕ

1. Передпроектне обстеження перед використанням СЕД обов'язково, і насправді воно є аудит документообігу.

2. Проводити передпроектне обстеження самотужки, одразу звернутися до послуг організації-виконавця або зробити те й інше – вирішувати організації-замовнику.

3. Передпроектне обстеження дозволяє оцінити готовність організації до впровадження СЕД та скоротити надалі при реалізації проекту тимчасові та фінансові витрати.

4. Іноді краще відкласти впровадження СЕД та провести організаційні зміни, оптимізувати процеси роботи з документами тощо.

В даний час спостерігається бурхливий розвиток та впровадження інформаційних технологійне тільки в держорганах, а й на багатьох російських підприємствах, і від того, яким буде підхід до впровадження СЕД, наскільки його буде грамотно сплановано, залежить успіх самого впровадження.

Разом із зростанням бізнесу збільшується й обсяг паперової документації. А коли кількість оброблюваних документів перевищує граничне значення, процеси роботи з документами виходять з-під контролю, перестають бути керованими і, як наслідок, починають гальмувати розвиток підприємства, тоді й розуміння важливості впровадження СЕД. У цей момент багато підприємств стикаються із проблемою під назвою «з чого почати».

Процес впровадження СЕД в успішній світовій та вітчизняній практиці включає наступні етапи:

1. Інформаційне обстеження.
   1. Інтерв'ювання.
   2. Анкетування.
2. Аналіз зібраних даних.
3. Формування технічних та функціональних вимог до СЕД.
4. Моніторинг ринку СЕДта проведення тендеру.
5. Тестування демоверсії.
6. Укладання договору.
7. Розробка регламентів для СЕД.
8. Встановлення та налаштування ПЗ.
9. Навчання користувачів СЕД.
10. Тестування ПЗ з користувачами.
11. Усунення помилок, виявлених під час тестування системи.
12. Промислова експлуатація.

Чому не обійтись без інформаційного обстеження?

Чому так важливо проводити інформаційне обстеження? Вважається, що якісне проведення передпроектного обстеження гарантує 80% успіху впровадження СЕД. Адже воно дозволяє:

• отримати чіткіший «портрет» організації: її місія, напрями діяльності; структура підприємства; функції підрозділів (та їх взаємодія), закладені у положеннях про структурні підрозділи; основні бізнес-процеси;
• визначити загальний стан організації діловодства для підприємства;
• визначити інформаційні та документаційні потоки (в т.ч. види документів, що використовуються);
• виявити та врахувати ризики та способи їх подолання при впровадженні системи;
• визначити мету впровадження;
• визначити завдання та функції, які в подальшому СЕД має виконувати;
• визначити користувачів СЕД;
• дізнатися та описати існуючі бізнес-процеси (що підлягають автоматизації) та ін.

Отримати відповіді на ці запитання можна шляхом самостійного вивчення загальної інформаціїпро об'єкт застосування СЕД. Це допомагає підготуватися до інтерв'юваннякерівництва та ключових фахівців. А аналіз результатів інтерв'ю допоможе розробити анкетуз більш детальними питаннями для ширшого кола осіб. Таким чином, кожен етап обстеження дозволяє занурюватися в проблему все глибше і отримувати на виході більш детальний опис завдання.

Тільки зрозумівши реальні потреби підприємства, можна визначити, які функції має виконувати СЕД. Тоді її поява зможе оптимізувати працю людей і вони не сприйматимуть її як п'яте колесо воза.

На момент проведення обстеження наш м'ясопереробний завод мав групу територіально-розподілених офісів, складну структуру підприємства та великий обсяг паперового документообігу, що призвело до розрізненого неконтрольованого документообігу, порушення термінів узгодження та виконання, а також до втрати документів.

Зі зростанням обсягів виробництва та збільшенням завдань, що вирішуються нашим підприємством, кількість управлінської та іншої документації, що розробляється, надходить і надсилається, лише зростала, зросла і роль виконавської дисципліни. У зв'язку з виходом м'ясопереробного заводу на новий рівень керівництвом підприємства було вирішено впровадити систему електронного документообігу (СЕД), що дозволяє автоматизувати не лише роботу з організаційно-розпорядчими документами (накази, листування тощо), а й деякі бізнес-процеси, що супроводжуються обробкою та виконанням документів.

Для цієї мети було сформовано команду зі спеціалістів ключових структурних підрозділів підприємства. Керівником цього проекту було призначено заступника директора з ДНЗ - автора цієї статті.

Інтерв'ювання

Нами було вирішено запроваджувати СЕД поетапно. Першим «видимим» для колективу етапом інформаційного обстеження було проведення опитування першої лінійки керівників та основних учасників бізнес-процесів, які працюватимуть у СЕД, тобто. будуть її користувачами. У обов'язковому порядкудо цього обстеження повинні входити керівники та предметні спеціалісти зацікавлених структурних підрозділів, які зможуть висловити свої побажання та зауваження.

Перед початком даного етапузаступником директора з ДОП були підготовлені питання, відповіді на які могли б дати уявлення про проблеми в організації роботи з документами.

Було складено список майбутніх респондентів, куди увійшли близько 30 осіб (це керівники підрозділів, їх заступники та фахівці, відповідальні за створення документів, що візують, підписують та затверджують їх). З кожним домовлялися про окрему зустріч, під час якої спочатку викладалася мета особистої бесіди, а далі йшов діалог, «програмою» якого служив заздалегідь підготовлений список тез та питань (див. Приклад 1). Для зручності проведення та аналізу інтерв'ю можна записувати розмову на диктофон. Але учаснику опитування краще не знати, що відбувається запис, бо, побачивши диктофон, більшість людей губляться.

Приклад 1

Заготівля для проведення інтерв'ю у рамках обстеження м'ясопереробного заводу для впровадження СЕД

Згорнути Показати

Під час зустрічі з кожним респондентом заступником ДОП на початку розмови були докладно викладені:

1. Мета опитування:

«Обстеження стану діловодства та документообігу, розуміння існуючих бізнес-процесів, які мають бути автоматизовані та діяльність яких супроводжується обробкою та виконанням документів».

2. Навіщо нашому підприємству необхідне використання СЕД:

«Призначення СЕД – якісно покращити процес роботи з документами керівників та предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами».

3. Які переваги дає СЕД, наприклад:

«Система дозволяє скоротити час на пошук потрібного документа, дозволяє мати доступ до загальної бази документів з розмежуванням прав користувачів, можна працювати в системі віддалено, працювати з одним документом спільно кільком користувачам, погоджувати документи швидко і просто, автоматизувати реєстрацію та розподіл документів, організувати контроль за виконанням доручень та документів ( управлінська діяльністьстає прозорою), є можливість підписувати документи в системі за допомогою електронного підписуорганізувати роботу з договорами, інтегрувати СЕД з іншими програмами, що використовуються організацією, скоротити витрати на утримання архіву».

1. Які проблеми у Вас виникають у роботі з документами?
2. Що Ви хотіли б покращити, удосконалити, змінити в організації роботи з документами?
3. Як швидко та якісно відбувається доставка документів?
4. Де знаходяться, на Вашу думку, слабкі ділянки, через які виникають проблеми в роботі з документами?
5. Чи потрібні в роботі існуючі бланки документів?
6. Який час витрачається на опрацювання одного документа? Це питання слід поставити стосовно кожного виду документів, що є масово присутнім у бізнес-процесах організації.
7. Який обсяг документообігу на ділянці роботи?

На процесі проведення інтерв'ю далася взнаки зайнятість учасників опитування, що позначилося на термінах його проведення, а також продемонструвало недооціненість важливості проекту з боку співробітників.

Як результат аналізу зібраних під час інтерв'ю відомостей було сформовано таблицю, показана в Прикладі 2. Вона допомогла структурувати отриману інформацію та зробити необхідні висновки, які добре відображаються у ній.

Приклад 2

Систематизація відомостей, отриманих під час інтерв'ю

Згорнути Показати

За підсумками інтерв'ювання було виявлено такі бізнес-процеси, що вимагають автоматизації силами СЕД насамперед:

• управління договорами;
• узгодження рахунків на оплату;
• погодження організаційно-розпорядчих документів:
• контроль за виконанням доручень (резолюцій).

Інтерв'ювання дозволило підготувати ґрунт для анкетування, яке передбачає велику точність у наданні відповідей на запитання.

Анкетування

Метою анкетування було отримання більш детальних (точних) відомостей про поточний стан документообігу та діловодства на підприємстві. Учасниками анкетування були керівники структурних підрозділів та предметні фахівці, які потім мають стати користувачами СЕД. Анкетування проводилося заочно, що мало на увазі заповнення анкети за відсутності дослідника.

Анкета складалася з трьох частин (див. приклад 4):

1. Вступна частина - головне її завдання було спонукати респондента дати відповіді поставлені питання. Описувалася мета та завдання дослідження, значущість ролі респондента; інструкція із заповнення анкети.
2. Основна частина, що містить питання з простими формулюваннями, а їхня повнота і кількість залежать від бажаної мети (питання в зразку анкети з Прикладу 4 є рекомендаційними і можуть відрізнятися від оптимальних питань для обстеження вашого підприємства, ви можете використовувати їх як стартовий зразок для розробки власної анкети ).
3. Заключна частина - тут респонденту давалася гарантія конфіденційності висловленої їм думки; висловлювалася подяка за участь у дослідженні.

За бажанням респондента анкета роздруковувалась та вручалася йому особисто або вирушала на його електронну пошту. Форма анкети була складена так, щоб респонденту було зручно заповнювати її прямо в word`івському файлі.

Якщо анкета направлялася у вигляді word`івського файлу, то в тілі електронного листаодержувач спочатку бачив супровідний текст (всі контактні дані у прикладі вигадані):

Приклад 3

Супровідний текст та тема електронного листа при надсиланні анкети у вигляді вкладеного файлу на e-mail

Згорнути Показати

Приклад 4

Анкета щодо обстеження підприємства перед впровадженням СЕД

Згорнути Показати

Зібрані дані були внесені до таблиці MS Excel, що дозволило автоматично формувати діаграми розподілу думок з кожного питання. Тобто. результати були представлені керівництву найбільш наочним способом (див. приклад 6). Кількість обраних варіантів відповідей у ​​кожному питанні відбивалося одному листі файла, а діаграми за цими даними будувалися в іншому його аркуші:

Надалі ми збираємося враховувати всі виявлені ризики, щоб у найкоротший термінперейти на роботу в СЕД:

• ризик відсутності чи некоректного визначення завдань та функцій СЕД;
• ризик недооцінки необхідних ресурсів (грошових, тимчасових);
• ризик порушення термінів реалізації етапів проекту;
• ризик недостатнього інформування працівників підприємства про перебіг робіт, а також ризик зневаги, пасивності, опору працівників, слабкої залученості до проекту керівників;
• ризик слабкої технологічної оснащеності;
• ризик відсутності нормативної бази.

Загалом обстеження показало позитивне ставлення до впровадження електронного документообігу, але була й низка співробітників, які негативно ставляться до впровадження СЕД, бо вони сприйняли цей проект як чергове нововведення, яке лише додасть їм роботи.

У подальшому на підставі аналізу результатів інтерв'ю та анкетування було визначено мету та складено вимоги до СЕД, але це вже інший і не менш важливий етап роботи з впровадження. Нині нашим підприємством проводиться порівняльний аналіз ринку СЕД.

Виноски

Згорнути Показати