Документування діяльності колегіальних органів. Колегіальний орган - це що таке? Які бувають колегіальні органи? Фактори, що впливають на ефективну роботу колегіальних органів

Управління різними компаніями або всією державою здійснюється не однією людиною, а групою осіб, для чого формуються колегіальні органи. Вони можуть використовуватися в різних сферах діяльності, а також володіють різноманітними параметрами. Колегіальний орган - це певна група фахівців, що володіють освітою і досвідом в конкретній сфері, які займаються управлінням довіреною відомством.

Плюси такого способу управління

Колегіальний орган - це досить поширений спосіб управління різними компаніями або державними установами. До плюсів застосування цього методу відноситься те, що працює спільно кілька фахівців, що дозволяє приймати дійсно правильні і раціональні рішення.

Слід розібратися не тільки в тому, що таке колегіальний орган, а й які його види існують, а також якими особливостями вони володіють.

Найбільш ефективним такий метод управління вважається в разі, якщо члени такої організації мають однаковий освітою, схожим мисленням і вони приблизно одного віку. Тому об'єднуються в групи економісти і управлінці, а також працівники різних служб, що мають відповідний досвід роботи.

Нерідко, навпаки, формується колегіальний орган, в основі якого лежить об'єднання людей, що володіють різною точкою зору щодо того чи іншого питання. Це призводить до виникнення суперечок, на підставі яких можуть прийматися найбільш вірні і дієві рішення.

Існує кілька видів таких рад, причому всі вони мають своє призначення і особливості.

дорадчий

Такий колегіальний орган - це різноманітні колегії, або комісії. Вони найбільш часто зустрічаються в державних установах. Розглядаються фахівцями численні запитання:

варіанти прийняття різних управлінських рішень;
обговорення всіх питань, що стосуються роботи конкретної організації;
акумулюються знання різних фахівців, а також збираються численні думки, що дозволяє за рахунок колективного досвіду знаходити найкраще рішення будь-якої задачі;
враховуються інтереси кожної групи.

Дорадчі колегії не приймають будь-які рішення, так як в їх завдання входить лише обговорення різноманітних питань, а також надання порад або рекомендацій. Керівник наявного установи на підставі отриманої інформації приймає рішення.

керуючий

Такий колегіальний орган - це спеціальна рада, призначений для управління установою. Всі рішення, які ним приймаються, є обов'язковими для виконання, але вони не повинні порушувати Статут організації.

Найбільш часто такі керуючі ради формуються в численних державних освітніх установах.

інформаційного характеру

Такий колегіальний орган полягає в формуванні спеціальних рад, на яких керівники різних підрозділів діляться інформацією. На зборах контактують керівники численних відділень однієї компанії.

Керівник фірми інформує інших учасників про різні складнощі, специфічних питаннях, прийняті рішення або важливі події. Допускається уточнювати заходи вирішення різних завдань.

Використовується така порада зазвичай при наявності великих компаній, що володіють великою кількістю різноманітних підрозділів.

контролюючий

Дане організаційна ланка зазвичай виступає органом, що дозволяє прийняття тих чи інших рішень, причому, ймовірно, оцінюються, чи відповідають вони вимогам і можливостям всієї організації.

Контроль може здійснюватися над різними напрямками роботи фірми, тому він може ставитися до рішень, що мають відношення до загальної політиці роботи, до актів управління, до адміністративних дій або виконавчої діяльності.

виконавчий

Колегіальний виконавчий орган - це спеціальна рада, що володіє директивними функціями. Він може використовуватися в комерційній або некомерційній сфері. Порядок і особливості його функціонування повинні регламентуватися в Статуті компанії, але при цьому вони не повинні порушувати будь-яким чином законодавство.

Нерідко в установчій документації вказується необхідність формування виконавчого колегіального ради, а в цьому випадку він обирається на зборах засновників.

Колегіальні зазвичай представлені виконавчими зборами. При цьому неодмінно призначається Голова для них.

Колегіальні влади виконує різні функції, до яких відносяться:

управління конкретною організацією, яка може бути комерційною, некомерційної або державної;
захист інтересів фірми;
вчинення різних угод на підставі даних, що містяться в статутний документації;
видача довіреностей;
видання наказів, на підставі яких можуть звільнятися працівники або прийматися фахівці на роботу, а також можуть застосовуватися різні санкції, причому вони можуть бути не тільки негативними, але і позитивними.

Можуть виконуватися і інші функції, якщо вони передбачаються Статутом організації.

Як приймаються рішення?

Колегіальний виконавчий орган - це спеціальна рада, що складається з декількох фахівців, тому рішення приймаються ними спільно.

Для цього збираються відповідні засідання, причому термін, протягом якого вони проводяться, визначається радою директорів. Всі члени одного органу мають одним голосом, причому не допускається передавати його іншим особам.

Скільки може бути учасників?

Колегіальні можуть складатися з різної кількості членів, причому воно залежить від числа співробітників в організації.

Чим більше працівників у фірмі, тим з більшої кількості членів може складатися рада. Якщо у фірмі працює приблизно 50 фахівців, то в колегіальний орган входить 6 осіб.

Членами цих органів можуть ставати тільки великі управлінці компанії, представлені директорами або менеджерами, а також обов'язково сюди включається сам генеральний директор.

Нюанси роботи державних органів

Різні державні організації в більшості випадків представлені колегіальними органами. Вони працюють на підставі всіляких принципів, до яких відноситься:

облік змісту Конституції;
пріоритетними є права громадян, тому всі рішення повинні прийматися таким чином, щоб вони не були ущемлені;
принцип гласності передбачає, що всі прийняті рішення відкриті для громадськості;
неодмінно членами такого органу виступають тільки кваліфіковані і досвідчені професіонали в різних областях;
при роботі таких організацій поєднується одноголосно ухвалене рішення коллегиальностью;
принцип ієрархічності передбачає, що такі органи можуть перебувати на різних рівнях державної влади.

Таким чином, колегіальні органи представлені спеціальними радами, що володіють численними функціями. Вони поділяються на кілька різновидів, причому кожен вид має своє призначення і особливості. Приймаються всі рішення виключно шляхом голосування, тому за рахунок різниці думок різних фахівців вдається досягти високих і потрібних результатів.

При використанні різних типів організаційних структурважливого значення набувають колегіальні форми роботи. Це комітети, цільові робочі групи, комісії, ради, колегії. Зрозуміло, дані форми не є будь-якого відокремленого типу структури. Варто зауважити, що вони можуть бути постійними або тимчасовими, мати неоднаковий статус, рівень надаваних повноважень і виконувати різні завдання в організації. Колегіальні органи нерідко наділяються повноваженнями приймати певні рішення, здійснювати керівництво (або передавати повноваження по здійсненню керівництва) Відома практика освіти таких органів для виконання дорадчих функцій, т. Е. Уявлення керівнику будь-якого рівня обґрунтованої думки з того чи іншого питання. Вивчимо докладніше питання організації їх діяльності та рівня повноважень.

1. Колегіальний орган інформаційного характеру. На нарадах ϶ᴛᴏго органу здійснюються контакти між керівниками підрозділів. Їх загальний керівник інформує учасників наради про ситуацію, що склалася, про прийнятих і намічені рішеннях. В результаті можуть бути уточнені методи реалізації рішень. Органи інформаційного характеру бувають необхідні перш за все на вищих рівнях управління. Використання їх на нижчих рівнях служить для поліпшення взаєморозуміння, зокрема між фахівцями (або працівниками функціональних підрозділів) і лінійними керівниками. Діяльність такого органу покликана привести до посилення зв'язків і поліпшенню особистих взаємин.

2. Колегіальний дорадчий орган. Такий орган (комітет, експертна рада і т. П.) Може мати завдання вивчити будь-яку проблему і надати висновок про неї. Варто зауважити, що він не замінює, а доповнює діяльність наявних в організації фахівців-експертів. Слід при ϶ᴛᴏм розрізняти органи, що займаються дослідженнями, і органи, кᴏᴛᴏᴩие користуються проведеними дослідженнями для складання ςʙᴏего ув'язнення. Дорадчий орган може здійснювати діяльність за допомогою фахівців або експертів, коли виявляється можливим об'єднати їх знання за певною складної проблеми. Зустрічаються випадки, коли керівник організації збирає некᴏᴛᴏᴩое число фахівців, що працюють в дорадчих і штабних службах, для колегіальної роботи. При ϶ᴛᴏм розглянуте питання відрізняється складністю і вимагає знань різних фахівців, а орган може виконувати некᴏᴛᴏᴩую координуючу роль.

3. Колегіальний орган, уповноважений приймати рішення. Такого роду орган може бути використаний при відсутності лінійного керівника для виконання даної функції, а також для надання допомоги лінійному керівнику в прийнятті особливо важливих рішень. Наприклад, існують комітети по прийняттю рішень з питань загальної політики організації. Такий орган очолюється вищим керівником організації, а входять до нього керівники найважливіших підрозділів і експерти відіграють дуже активну роль.

4. Колегіальний орган, який здійснює контроль. Таке організаційне ланка реалізує по відношенню до керівників головним чином роль органу, що дає дозвіл на прийняття рішень, які відповідають певним вимогам. Варто зауважити, що він же здійснює контроль за виконанням цих рішень. Діяльність колегіальних органів може охоплювати різні напрямки діяльності організації: 1) рішення, ᴏᴛʜᴏςᴙщіеся до загальної стратегії і політики; 2) акти управління і адміністративні дії; 3) безпосередню виконавчу діяльність, що реалізує прийняті рішення.

переваги такої організаційної формипов'язані насамперед зі спільною роботою групи людей.
Варто зазначити, що особливе взаєморозуміння між людьми досягається в групах, члени кᴏᴛᴏᴩих характерізуютсятрадіціонно однаковим поведінкою і навіть специфічними навичками (лінійні і функціональні керівники, фахівці в області технології, економіки, комерційної діяльностіі т. п.) При ϶ᴛᴏм забезпечується координація роботи різних служб або працівників апарату управління. Суттєвим є і те, що відбувається зіткнення різних точок зору осіб, що займаються зазвичай різними видами діяльності, а головне - мають неоднакові підготовку і досвід. У багатьох випадках ϶ᴛᴏ сприяє виникненню нових ідей. Виключаючи вище сказане, колегіальні органи сприяють стабільності організації, оскільки дають можливість певного числа керівників перебувати в курсі проблем суміжних служб, а також створюють умови для підготовки молодих керівних кадрів.

Досить часто мелькає в ЗМІ, в діловій літературі, в документації. Спробуємо детально розібратися, що ж воно означає в загальному, а також у вузьких спеціалізацій.

загальне значення

У найбільш широкому сенсіколегіальний орган управління - це організація виконавчої влади, в якій основні проблеми та питання вирішуються шляхом спільного обговорення, дискутування, врахування думки кожного з членів колегії. Правильним вважається то вирішення питання, за яке висловлюється більшість. Потім дане рішення оформляється у вигляді правового актаі підтверджується підписом голови колегії. Прикладом такого органу може служити Уряд РФ.

Види колегіальних органів

В цілому діляться на одноосібні і колегіальні, в залежності від числа відповідальних осіб. Колегіальність, в свою чергу, підрозділяється на вертикальну і горизонтальну.

Вертикальна колегіальність - такий тип, при якому нижчі посадові особиберуть участь в обговоренні питань і проблем, що входять в компетенцію вищих посадових осіб.

Горизонтальна колегіальність - такий тип, при якому групове обговорення проблем відбувається тільки колом осіб, які мають компетенцію на їх рішення.

Колегіальний вищий орган управління

Їм є орган влади, який має найбільшу загальну компетенцію і найширші повноваження, що є чільним над іншими органами управління. У сучасній російській системі влади їм можна назвати Уряд. А, скажімо, в Банку Росії вищим колегіальним органом управління є Рада директорів.

Але таким головним підрозділом управління можуть ще мати, наприклад, комерційні та некомерційні організації. Там основне призначення, яким може володіти колегіальний орган управління, - це відповідальність за чітке дотримання цілей, заради яких створювалася організація. Його компетенція поширюється на зміну статуту, визначення пріоритетних ліній діяльності, участь у формуванні вирішення питань, що стосуються розпорядження майном, твердження фінансового плану, Відкриття філій і представництв, реорганізація та ліквідація організації.

Державне управління

Колегіальні управління - самостійна частина держапарату, що має певну область впливу, наділена публічною формою влади. В першу чергу це політична організація, обов'язково володіє державно-владними повноваженнями. Вона має право видавати правові акти, обов'язкові до виконання тим, кому ці акти адресовані. Але при цьому орган державного апарату не наділений правом виходити за межі своєї чітко обмеженою компетенції. Важливо й те, що даний колегіальний орган повинен і зобов'язаний вимагати виконання своїх рішень, здійснювати нагляд за їх виконанням. При недотриманні він має право застосовувати заходи примусу до порушників.

Таким чином, основні риси органу держуправління такі:

він обов'язково є частиною державного апарату;
здійснює від імені держави його функції, цілі і завдання;
має повноваження державної влади;
це обов'язково виразно оформлена осередок людського суспільства;
він утворений в порядку, строго прописаному законом;
має строго разграниченную структуру і ступінь компетенції;
несе відповідальність за свою діяльність перед державою;
є виконавчо-розпорядчим органом влади;
здійснює специфічну форму державної діяльності- управління.

Управління освітньою організацією

Виходячи з третьої частини 26 статті ФЗ №273, в освітньому закладі обов'язково повинен бути присутнім одноосібний керівник - ректор, директор або завідувач. А четверта частина цього закону передбачає колегіальні органи управління освітньою організацією, Що підрозділяються на обов'язкові та факультативні.

Обов'язковий колегіальний орган управління - це:

Збори працівників даного освітнього закладу- в складі його повноважень трудові, професійні, соціально-економічні питання щодо відносин працівник-керівник.
- орган шкільного самоврядування, який вирішує питання щодо якості та рівня знань учнів або студентів, підвищення рівня кваліфікації викладачів або вчителів.

Факультативний колегіальний орган управління - це:

Опікунська рада - орган, що здійснює контроль за витрачанням матеріальної підтримки, що надається освітній установі.
Керуючий рада - орган, куди входять батьки учнів, рішення якого обов'язкові для адміністрації організації.
Наглядова рада - контрольно-наглядовий орган управління освітньою організацією.
Інші органи.

джерела колегіальності

Тема 5.2. Колегіальність в менеджменті

Характеристики різних стилівкерівництва

Поняття і зміст керівництва

Тема 5.1. стилі керівництва

Розділ 5. Керівництво, лідерство, влада

Керівництвоможна визначити як процес впливу менеджера на інших людей для досягнення поставленої мети.

Керівництво характеризується різними стилями. стиль керівництва – характерні рисиповедінки, прийомів, дій, використовуваних керівником в процесі управління персоналом.

Ø Важливий тільки результат

Ø Мотивація заснована на беззаперечному підпорядкуванні

Ø Підлеглі не залучаються до управління

Ø Жорстка вимогливість

демократичнийстиль:

Ø Важливими є й результати і способи досягнення

Ø Мотивація заснована на задоволенні як матеріальних, так і нематеріальних потреб

Ø Підлеглі беруть активну і по суті залучаються до управління

Ø Вимогливість в поєднанні з довірою

Ліберальний (клубний)стиль:

Ø Результати не важливі

Ø Мотивація практично відсутня

Ø Створюється вид, що підлеглі беруть участь в управлінні

Ø Низька вимогливість

Всі види стилів керівництва є теоретичними моделями. На практиці в конкретній ситуації один і той же керівник може використовувати будь-який з перерахованих стилів керівництва.

ситуаційне лідерствопередбачає використання різних стилів управління в залежності від рівня зрілості робочої групи, ступеня кваліфікації співробітників і прагненні до її зростання.

Основним джерелом колегіальності в менеджменті є демократизація процесу управління. Демократичний стільруководства означає використання колегіальності,тобто різні формиучасті працівників в розробці і прийнятті рішень.

Іноді такий менеджмент називають партісіпатівний менеджмент.

Колегіальність може бути горизонтальноїі вертикальної.

горизонтальна колегіальність- групове обговорення проблем, безпосередньо пов'язаних з виконанням посадових обов'язківучасників, які перебувають у сфері їх компетенції.

Вертикальна колегіальність -участь працівників нижчих рівнів в постановці і обговоренні питань, що входять в компетенцію вищих рівнів, і участь в ухваленні рішень з цих питань.

формизабезпечення колегіальності:

Ø Рада при керівникові- допомагає у формуванні стратегії, обговорює загальні питання; формується за посадовим принципом; збирається регулярно

Ø нарада -обговорює шляхи вирішення конкретної проблеми; формується з числа найбільш компетентних працівників, здатних до групового обговорення питань; збирається по мірі необхідності. Оптимальна кількість учасників засідання - 10 осіб.

Якщо рішення по організації роботи і виконання поставлених завдань приймається товариством (групою посадових або уповноважених осіб) на загальних зборах(Нараді), то таке управління називають колегіальним. Тобто колегіальні органи - це такі органи, в яких основні рішення приймаються за принципом голосування більшості його членів після попереднього обговорення, з урахуванням усіх висловлених зауважень. При такому управлінні контроль здійснює не одна людина, а частина товариства, кожен член якого має рівні права і несе особисту відповідальність.

Принцип колегіальності використовується в роботі всіх гілок влади: законодавчої, виконавчої і судової. Таким же принципом керуються і політичні партії, комерційні і некомерційні організації.

Причини виникнення

Колегіальні органи - це органи влади, які створені були в зв'язку з виниклою потребою виключити різні помилки в процесі прийняття рішень. Крім в колегіальності пов'язана з іншими моментами:

з життєвою необхідністю освіти законодавчих органів і судової системи;
щоб інтереси всіх сторін були повністю враховані;
щоб у не було спокуси здійснювати свавілля і беззаконня.

Тобто колегіальність виступила в ролі противаги єдиноначальності і стала захисним механізмом проти людського фактора.

різновиди

Законодавчі колегіальні органи: Парламент, Сенат або Національна асамблея; судові: Рада суддів (Верховний судова рада), Вища кваліфікаційна колегія суддів; виконавчі органи: Кабінет міністрів, Рада міністрів, Рада міністерства, Муніципальна рада міжнародні колегіальні органи: Рада міністрів закордонних справ СНД, Північноатлантична рада.

Винятком є Збройні сили (практично будь-якої країни), принципом діяльності яких є єдиноначальність. Колегіальність може мати місце (наприклад, в, але носить виключно рекомендаційний характер. У Збройних силах Росії колегіальним органом є тільки Суд офіцерської честі, який стоїть на захисті честі та гідності офіцерства. Члени цього органу виробляють певні рішення в рамках своєї компетенції. Командир формування ніяк вплинути на прийняття цих рішень не може. У нього є тільки можливість їх оскаржити.

Існують сфери, в яких колегіальність може необов'язково бути виражена наявністю того чи іншого колегіально Рішення з приводу проблем, що виникли приймаються на робочих нарадах, організованих у міру необхідності. Така система існує, наприклад, в сфері освіти, охорони здоров'я, бізнесу, спорту, а також в релігійному управлінні.

Як організована робота і що входить в повноваження

Яким чином вибудовують діяльність колегіальних органів (КО)? Що входить в спектр їх повноважень?

Обов'язки колегіального органу:

сприяти здійсненню взаємодії керівників різних підрозділів;
доводити до відома учасників наради про рішення, прийняті в ситуації, що склалася;
уточнювати і удосконалювати методи реалізації рішень;
сприяти поліпшенню особистих взаємин членів колегіально виконавчого органу.

Функції колегіального дорадчого органу (наприклад, експертної ради, комітету), який не підміняє роботу фахівців-експертів, а доповнює її:

поглиблено вивчати будь-яке питання і представляти висновок про його сутності;
координувати дії з об'єднання знань декількох фахівців з конкретної проблеми.

Діяльність колегіального органу, до повноважень якого входить прийняття остаточних рішень, актуальна в тому випадку, якщо лінійне керівництво для виконання цієї функції відсутній або йому потрібна допомога в прийнятті особливо відповідальних рішень.

Робота колегіального органу влади, який контролює процес виконання рішень, спрямована на різні види діяльності організацій:

стратегію і політику (в загальному плані);
управління та адміністративні дії;
діяльність виконавців, які займаються реалізацією схвалених рішень.

Яким чином виробляють остаточне рішення

Загальне рішення виробляють шляхом тривалих дискусій, в ході яких всі приходять до єдиної думки (тобто остаточне рішення приймають простою більшістю голосів). Стратегія більшості хороша тим, що вона досить проста і очевидна. До мінуса можна віднести той факт, що меншість залишається непочутим.

Документально оформлене спільне рішення складається з двох частин:

Перша частина являє собою констатацію факту існування певного питання, а також аналіз ситуації в зв'язку з цим ситуації.
Друга частина включає в себе перелік заходів, які необхідно здійснити для вирішення сформованих проблем, з обов'язковим зазначенням відповідальних і термінів їх виконання.

Проект остаточного рішення може бути написаний завчасно, відкоректований в процесі дискусії, а потім прийнятий на зборах в цілому. Прийняте рішеннявідображають в нормативному документі (наприклад, в наказі або розпорядженні).

переваги

Основні переваги роботи колегіального органу:

то, що група людей працює спільно (адже колегіальні органи - це товариства);
відбувається чітка координація всіх служб;
обговорюються різні точки зору на одну й ту ж проблему, в результаті народжуються нові ідеї;
подібна робота сприяє створенню умов для підготовки молодих, початківців керівників;
забезпечує стабільність організації за рахунок того, що в процесі спільної роботи керівники перебувають в курсі проблем служб, з якими їм доводиться контактувати.

Фактори, що впливають на ефективну роботу колегіальних органів

Щоб істотно підвищить ефективність роботи КО, необхідно звернути увагу на деякі моменти:

Тривалість засідання не повинна бути більше 45 хвилин (1 академічної години). Не варто йти на поводу у тих, хто любить гаяти час.
Необхідно заздалегідь підготувати перелік питань, які будуть винесені на обговорення.
Продуктивність роботи багато в чому залежить від кількості учасників: чисельність колегіальної групи не повинна перевищувати 10 осіб (і бути не менше 5 осіб).
Необхідно грамотно проводити підготовку до засідання: організовувати роздачу нормативних документів, Сповіщати всіх зацікавлених осіб про дату і час проведення заходу.
Встановити регламент засідання.

Виконавчий колегіальний орган

Основні моменти діяльності виконавчого колегіального органу (КВО):

На чолі КИО варто голова.
тільки фізична особа(Не юридичне) може бути членом колегіально виконавчого органу. Причому якщо він не є учасником компанії, то може брати участь в зборах, маючи право лише дорадчого голосу.
Прийняття рішень і організація роботи відбуваються на розсуд членів колегіального органу.
Всі рішення приймаються більшістю голосів, а в разі їх рівності вирішальний голос належить голові.

Кожен член має право одного голосу.
При необхідності з числа членів колегіального виконавчого органу можуть бути утворені комітети, які займуться вирішенням конкретних проблем.
У Раді директорів члени КИО не повинні за чисельністю складати більшість.
Визначення кількості членів колегіального виконавчого органу залежить від загальної чисельності співробітників компанії: наприклад, при штаті в 30-40 чоловік колегіальний орган налічує до 5 чоловік.
ІПН колегіального органу включає в себе ІПН всіх членів-засновників. Це означає, що тільки після того, як кожен із засновників отримав свій індивідуальний ІПН, можна скласти повний ІПН організації.
Тривалість існування такого органу становить 1-5 років. Після закінчення цього терміну повноваження можуть бути продовжені або на нараді ради директорів, або на загальних зборах. У цей же самий час може пройти і процедура затвердження нового складу.

На закінчення

Отже, колегіальні органи - це органи, робота яких полягає в прийнятті об'єктивних і обґрунтованих рішень, що стосуються діяльності організації. Колегіальність, а також залучення до роботи компетентних осіб дозволяють звести помилки практично до нуля і вивести якість прийнятих рішень на високий рівень. Щоб уникнути зловживання повноваженнями функції і компетенція кожного такого органу повинна бути регламентована Статутом організації.