Автоматизована система електронного документообігу СІД. Система електронного документообігу (СЕД): що таке, особливості та рекомендації. Державні ініціативи навколо «Електронного документа»

», «Теза» та 1С: Документообіг. Частка цих рішень на базі TAdviser перевищує 60%.

При цьому, за останній ріку ній з'явилася інформація приблизно про 600 нових проектів. У 2019 році база TAdviser найчастіше поповнювалася інформацією про впровадження систем Elma, «Теза», DirectumRX та «1С:Документообіг».

Якщо розглядати впровадження по вендорам, враховуючи всі рішення конкретної компанії, що стосуються СЕД/ECM, то в цьому випадку Топ-5 станом на кінець 2019 року виглядатиме таким чином: «Директум», Elma, «Доксвіжн» і Haulmont .

2018

За даними на грудень 2018 року, база СЕД/ECM-проектів TAdviser включала інформацію про більш ніж 5,1 тис. впроваджень. Із грудня 2017 року, тобто. з моменту публікації попереднього звіту, вона поповнилася майже на 700 нових та архівних проектів.

Половина всіх проектів, інформація про які доступна на сайт, припадає на 5 вітчизняних систем- Directum, Elma, Docsvision, «Дело» та «Теза».

Якщо дивитися на впровадження всіх продуктів класу СЕД/ECM конкретних вендорів, то за кількістю проектів п'ятірка лідерів виглядатиме так: «Директум», Elma, «Електронні офісні системи» (ЕОС), «Доксвіжн» та Haulmont.

2017

Найпопулярніші СЕД/ECM-системи

За даними на початок грудня 2017 року, база СЕД/ECM-проектів TAdviser включала інформацію приблизно про 4440 тис. впроваджень. З листопада 2016, тобто. з моменту публікації попереднього звіту, вона поповнилася на 460 нових та архівних проектів.

Більше половини всіх проектів, інформація про які доступна на сайт, припадає на 5 вітчизняних систем – Directum, Docsvision, ELMA, «Дело» та «1С:Документообіг».

Якщо дивитися на впровадження всіх продуктів класу СЕД/ECM конкретних вендорів, то за кількістю проектів п'ятірка лідерів, як і рік тому, виглядатиме так: «Директум», «Електронні офісні системи» (ЕОС), ELMA, «Доксвіжн» та 1С.

2016

Найпопулярніші СЕД/ECM-системи

Станом на початок листопада 2016 року база проектів TAdviser включала інформацію про 3980 впроваджень СЕД/ECM-систем у різних галузях. Згідно з цими даними, найбільша кількість проектів виконана за допомогою систем Directum (677 проектів), ELMA (446), «Дело» (430), DocsVision (428) та «1С:Документообіг» (164).

Звичайно, ці цифри далекі від реальної кількості впроваджень, тому що, наприклад, лише на сайті компанії «1С» є інформація про більш ніж 1,5 тис. впроваджень «1С:Документообіг». Проте озвучені дані дозволяють зрозуміти які системи найчастіше використовуються в Росії.

У першій десятці систем, що найчастіше впроваджуються, представлено лише два іноземні рішення – Documentum і SharePoint. Пояснюється це насамперед тим, що проекти, де застосовуються зарубіжні продукти, беруть обсягом, а чи не кількістю.

Вендори за кількістю впроваджень СЕД/ECM

На графіці вище вказано сумарні впровадження всіх систем конкретних вендорів, які належать до класу СЕД/ECM. Якщо в одному проекті використовувалися два або більше рішень одного вендора, які в базі TAdviser віднесені до категорії СЕД (ECM), враховувалося впровадження кожного рішення окремо.

2015

Найпопулярніші СЕД/ECM-системи

За даними TAdviser, за кількістю впроваджень лідирує система електронного документообігу "Дело". У базі TAdviser за період спостережень налічується 418 проектів, виконаних з допомогою цього рішення. Дещо менше проектів реалізовано за допомогою DocsVision – 416 впроваджень. Також до п'ятірки лідерів у кількісному вираженні входять системи ELMA, Directum та «1С:Документообіг 8» - 393, 368 та 124 відповідно. Загалом у базі TAdviser, станом на листопад 2015 року, міститься інформація про більш ніж 3,3 тис. проектів.

Серед усіх проектів, виконаних у 2014 році, а їх у базі TAdviser налічується близько 500, найбільша кількість впроваджень припала на системи ELMA, Directum, «Дело», DocsVision та «

Робота з документацією займає левову частку часу та ресурсів будь-якої організації, адже папери супроводжують усі етапи. підприємницької діяльності. Упорядкування процесів документообігу відразу вражає підвищення ефективності управління та обліку, недоліки системи обороту документації створюють для бізнесу безліч проблем.

Автоматизація торкнулася і цієї сторони підприємництва.

  • Розглянемо особливості створення та функціонування на підприємстві єдиної організаційної системи, що забезпечує рух документів в електронній формі,
  • обговоримо, як вибрати найбільш відповідну систему,
  • познайомимося із найпопулярнішими СЕД.

Суть систем СЕД

Документообіг- Термін, що характеризує всі процеси на підприємстві, пов'язані з фіксацією різних актів у формі документації:

  • первісне написання чи отримання;
  • реєстрація;
  • забезпечення виконання відповідних дій у документі;
  • контроль за виконанням;
  • облік;
  • архівування;
  • зберігання;
  • використання повторно;
  • наведення довідок;
  • розсилання.

ДОВІДКА!До документообігу також належить процес організації всієї вищезгаданої діяльності. Важливо розрізняти документообіг і діловодство: останнє поняття ширше, воно позначає всю ділову галузь, пов'язану з документацією, і включає перше.

Довгий час процес документообігу здійснювався виключно у паперовій формі, але сучасні технологіїдозволяють автоматизувати цю систему та перейти на повністю безпаперовий варіант або значно скоротити потік документації на папері.

Існує кілька варіантів найменування такої автоматизованої електронної системироботи з документацією:

  • СЕД – система електронного документообігу;
  • СЕДД – система електронного документообігу та діловодства;
  • САД - система автоматизації діловодства;
  • СЕДО – система електронного документообігу;
  • САДО – система автоматизації документообігу.

Найбільш загальновживаною є абревіатура СЕД.

Обов'язковим компонентом СЕД є вживання електронного підпису– ідентифікатор електронного документа, що гарантує його справжність (виконує роль особистої візи на паперовому документі).

Плюси застосування СЕД

Найбільш очевидною перевагою використання на підприємстві електронного документообігу є можливість щасливо уникнути багатьох проблем, практично неминучих за традиційної паперової форми діловодства. До них відносяться:

  • помилки внаслідок людського чинника;
  • втрата необхідного документа;
  • час, витрачений пошуки необхідного паперу;
  • проблеми з відправкою, доставкою та отриманням документації;
  • складності за необхідності виготовлення дублікатів;
  • додаткові дії, пов'язані зі зберіганням, архівуванням і знищенням паперів, що накопичилися;
  • витрати на канцелярські товари;
  • менший ступінь захищеності від підробок та можливої ​​шкоди та ін.

Позитивні якості СЕД, які різко впливають на ефективність бізнес-процесів, випливають із принципів застосування цієї системи.

  1. Однозначна ідентифікація– в електронній формі документ реєструється один раз, після чого його легко можна автоматично ідентифікувати.
  2. Паралельні операції– в електронній формі можна взаємодіяти з кількома документами майже одночасно, звідси підвищується оперативність та знижуються тимчасові витрати.
  3. Єдність документальної бази– всі документи зведені до узгодженої системи, внаслідок чого не дублюються і не губляться.
  4. Легкий пошук- Система автоматичної ідентифікації дозволяє швидко знайти потрібний документз мінімуму вихідних даних.
  5. Можливість прикріплення– до будь-якого документа в електронному вигляді можна приєднати один або кілька файлів, що дозволяє забезпечити його необхідними програмами та атрибутами.
  6. Розвинена звітність- електронна форма дозволяє групувати документи з необхідних підстав, що дозволяє контролювати всі стадії руху документації та забезпечувати повний та достовірний облік за потрібними факторами.
  7. Гнучка адаптація- Електронний документообіг нескладно швидко пристосувати під будь-які виробничі потреби.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Щоб забезпечити всі зазначені плюси СЕД, персоналу, який працює з документацією, необхідно буде перекваліфікуватися та освоїти нові навички.

Які бувають СЕД

Програмний продукт, покликаний виконувати функції автоматизації документообігу, відрізняється набором закладених у нього функций.

  1. Універсальні СЕД(їх ще називають "пакетними" або "коробковими" - стандартизовані системи, що забезпечують базові функції діловодства. Їх відмінні риси:
    • порівняно невеликий функціонал;
    • неадаптованість під конкретику фірми;
    • доступність та простота в установці та впровадженні;
    • найдешевші за вартістю.

    2. УВАГА!При впровадженні на підприємстві універсальної СЕД роботодавцю доведеться купувати ліцензію на нові робочі місця, що впроваджуються.

  2. СЕД індивідуальної розробки- Системи, що виготовляються спеціально для задоволення потреб конкретного замовника. Для таких продуктів характерні:
    • максимальна персоніфікація;
    • додаткові витрати на перенавчання співробітників та закупівлю обладнання;
    • висока вартість;
    • вимагає більше часу на розробку, встановлення та впровадження.
  3. Комбіновані СЕД– на основі універсальної платформи вносяться додаткові індивідуальні надбудови. Встановлення такої системи дозволяє вирішити такі завдання:
    • повністю підходить для забезпечення потреб організації;
    • витрати на розробку, встановлення та введення в експлуатацію знижуються;
    • базові модулі дозволяють швидко освоїти систему та навчити персонал;
    • може взаємодіяти з іншими програмними продуктами;
    • Замовник отримує повне право на програмний продукт.

Залежно від комплектації можливості тієї чи іншої СЕД забезпечують автоматизацію різних областей виробничої діяльності, які можна по-різному комбінувати:

  1. Діловодство.
  2. Загальний обіг документів.
  3. Управління договорами.
  4. Архівування.
  5. Керівництво проектами.
  6. Спеціальна документація.
  7. Взаємодія із вхідною документацією.

Як вибрати відповідну СЕД

Щоб підібрати оптимальний варіант для автоматизації документообігу організації досить широкого асортименту представлених на ринку, потрібно знати, на які параметри слід звертати увагу.

Ключовими чинниками під час відбору є такі характерні в організацію моменты:

  • готовність до заміни паперової документації її електронним аналогом (зрілість документообігу);
  • цілі впровадження СЕД;
  • можливість подальшого розвитку;
  • ресурси, виділені на застосування (тимчасові та фінансові).

Розглянемо кожен фактор докладніше:

  1. Зрілість вихідного документообігу.Чим краще організований у компанії паперовий документообіг, тим легше запровадити СЕД, оскільки вона відразу зніме всі складнощі, надавши переваги більш ефективного діловодства. Потрібно порівняно невеликі тимчасові та фінансові витрати на встановлення системи та підготовку персоналу. На нижчих рівнях організації документообігу спочатку доведеться витратити сили на формалізацію основних документознавчих процесів, а потім переводити їх в електронну форму.
  2. Цілі застосування.Вибір обумовлюється набором функцій, які забезпечуватиме та чи інша СЕД. У кожному конкретному випадку керівництво вирішить, чи буде базових характеристик чи буде потрібно персоніфікація.
  3. Резерви. Коли автоматизація потрібна вже формалізованих процесів, є висока ймовірність їх специфічності. Розвиток організації передбачає зміни й у документообігу, куди система має бути потенційно здатна. Тому при закладених резервах розвитку впроваджувана СЕД має бути якомога гнучкішою.
  4. Ресурси. Вартість, виражена в часі та в грошах, зрештою є інвестиційною складовою. Тому потрібно брати до уваги не лише ціну програмного забезпеченнята його установки, але й те, скільки обійдеться саме володіння цією системою. Додатковими витратами може бути кошти на «апгрейд» вже функціонуючої СЕД, перенавчання співробітників тощо.

Короткий огляд кількох популярних СЕД

На сучасному ринку Росії на сьогоднішній день застосовується близько 20 різних СЕД. Проаналізуємо найуживаніші з них, які успішно себе зарекомендували у справі підвищення ефективності управління підприємством.

  1. "Практика".У 2012 році цю систему Мінкомзв'язку впровадило як основну для документообігу, має близько 4 тис. клієнтів. Системою користується більшість державних установм. Москви. Цю програму можна використовувати у хмарній або серверній версії. Вартість абонентської плати для організації порівняно невисока, за кожного додаткового користувача вноситься доплата.
  2. "Naumen DMS"– розробка, виконана на основі NauDoc (нещодавно однією з найпопулярніших СЕД), але в удосконаленій та доповненій версії. Є частиною більше широкої системиуправління процесами підприємництва.
  3. "Directum"- Система, яка наголошує на принципах колективної взаємодії. Містить зручні механізми створення баз документації, організації конференцій, співбесід, нарад та ін.
  4. "CompanyMedia"– навпаки, забезпечує максимальну персоніфікацію. За допомогою цієї СЕД легко створити персональні робочі місця та забезпечити їхнє функціонування.
  5. «Справа»- лідируючий продукт, що займає майже половину ринку СЕД у РФ, яким користується Центробанк, Ощадбанк, Ростелеком та інші великі організації.

Сьогодні більшість компаній переходять від паперового документообігу до електронного. Це заощаджує і час, і гроші організації. Електронний документообіг позбавляє паперової тяганини. Обмінюватися інформацією можна 24 години на добу з офісу чи іншого місця. Достатньо лише мати під рукою комп'ютер з електронним підписомта доступ до Інтернету. Крім того, система електронного документообігу дає можливість контролювати хід роботи в режимі реального часу.

Що таке електронний документообіг

Якщо казати простими словами, електронний документообіг - це обмін електронними документами через локальну мережу, Інтернет чи інші канали. Електронний документообіг може відбуватися як усередині організації, і між компаніями.

ЕДО дозволяє не лише обмінюватися документами, а й організовувати роботу без використання паперових носіїв: пошук документів, складання звітів, ведення архіву та багато іншого.

Електронний документообіг здійснюється через систему оператора ЕДО, включеного до мережі довіри ФНП Росії. Одна компанія надсилає інший електронний документ. Адресат отримує його протягом кількох секунд на своєму ПК. У цей час оператор проводить автоматичну перевірку електронного підпису, яким завізовано документ, та чи відповідає формат документа вимогам законодавства. За допомогою статусів відправник може переглянути, як рухається документ.

Види електронних документів

Майже кожен документ можна перекласти в електронний вигляд. Зазвичай компанії переходять на електронні договори, товарні накладні, різні рахунки, звіти та інше.

Електронні документи поділяють на неформалізовані документи та формалізовані документи.

Неформалізовані документи – листи, договори, довіреності, технічна документація та інші документи, вони звільнені від жорсткого регулювання з боку держави.

До формалізованих документів пред'являють жорсткі вимоги до формату та регламенту передачі. Формалізований документ - документ, створений за форматом ФНП, наприклад, акт приймання роботи. Формалізовані документи впливають правильність податкових розрахунків, тому дотримання всіх процедур передачі їм має значення.

Зазначимо, що неформалізовані електронні документи можуть у будь-якому форматі: doc, xlsx, pdf, jpg та інше, у той час як формалізовані документи тільки у вигляді файлу з розширенням xml.

Функції системи електронного документообігу

Система електронного документообігу виконує такі функції:

  • реєстрація документа;
  • контроль за виконанням документів;
  • створення довідників;
  • контроль руху паперового та електронного документа, ведення історії роботи з документами;
  • створення та редагування реквізитів документів;
  • формування звітів щодо документообігу підприємства;
  • імпорт документів із файлової системи та Інтернету;
  • створення документа прямо із системи за допомогою шаблону;
  • робота з версіями документа, складними багатокомпонентними та багатоформатними документами, вкладеннями;
  • електронне розповсюдження документів;
  • робота з документами у папках;
  • отримання документів за допомогою сканування та розпізнавання;
  • зменшення витрат на доступ до даних та опрацювання документів.

Варіанти ЕДО

Організувати систему електронного документообігу можна двома способами. По-перше, можна укласти з контрагентами угоду про електронний документообіг та обмінюватися документами, які будуть підписані електронним підписом через електронну пошту.

По-друге, можна організувати ЕДО через спеціальний оператор. І тут потрібно приєднатися до регламенту обміну електронними документами. Після цього доступний обмін із контрагентами як формалізованими документами, так і неформалізованими.

Автоматизація електронного документообігу. Плюси та мінуси ЕДО

Електронний документообіг - це ціла інформаційна система, що включає спеціалізоване програмне забезпечення, електронну пошту, інтернет, локальну мережу та інше.

Електронний документообіг у порівнянні з паперовим виглядає набагато привабливіше. Виділимо основні переваги ЕДО.

  • найпростіше - знижуються витрати, пов'язані з витратами на папір;
  • економиться час – співробітники витрачають менше часу, щоб знайти паперовий документ;
  • підвищується прозорість внутрішньої роботи компанії – система електронного документообігу дає можливість відстежувати статус документа;
  • ведеться особиста історія кожного файлу та супутніх йому документів - у будь-який час можна відкрити все необхідні документи, Що містять вимоги, пов'язані з різними типами взаємовідносин між компанією та зовнішніми суб'єктами;
  • оперативно складаються звіти організації;
  • підвищується безпека даних.

Серед мінусів можна відзначити дорожнечу програмного забезпечення та витрати, пов'язані з навчанням співробітників та оцифровкою всіх наявних документів.

Що потрібне для переходу на електронний документообіг

Для того, щоб запровадити електронний документообіг, потрібно розробити та затвердити порядок електронного документообігу; назвати відповідальних за його ведення; організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів; прописати в обліковій політиці правила створення, отримання та зберігання електронних документів; призначити відповідальних за формування та підписання електронних документів.

Усі працівники, які мають право підпису документів, повинні мати електронний підпис.

Орієнтовний алгоритм дій:

  • розробляється технічне завдання;
  • вибирається IT-рішення;
  • описуються бізнес-процеси;
  • складаються кошториси, графіки, списки необхідних ресурсів та загального плану робіт;
  • впроваджується ЕДО;
  • тестується програма;
  • запускається система електронного документообігу;
  • контролюється використання системи.

Система електронного документообігу

Будь-яка система ЕДО може містити властивості наведених нижче категорій, проте, більшість має конкретну орієнтацію, пов'язану з позиціонуванням продукту.

1. Електронний архів - це система ЕДО, яка спрямована на ефективне зберігання та пошук даних.

2. Системи електронного документообігу з розвиненими засобами workflow - забезпечують рух деяких об'єктів певним шляхом, який заданий заздалегідь. На кожному етапі об'єкт може змінюватися, через що його називають загальним словом "робота". До роботи прив'язані документи, однак вони не є тут головними об'єктами. Завдяки цим системам організовується певна робота.

3. Системи ЕДО, які спрямовані на підтримку управління організацією та накопичення знань. Це системи, які поєднують у собі властивості описаних вище систем. Тут базовий елемент може бути будь-яким – робота чи документ. Цими системами користуються державні органи, великі підприємства, де є певні правила та процедури руху документів.

4. Системи ЕДО, які спрямовані на підтримку спільної роботи - такі системи відрізняються від попередніх і не мають чіткої ієрархії в організації та формалізації потоку робіт. Завдання таких ЕДО - забезпечення роботи співробітників у компанії, де б вони не знаходилися, та збереження результатів виконаної роботи.

5. Системи ЕДО, які мають розвинені додаткові послуги. Яскравий приклад - обслуговування управління зв'язками з клієнтами (CRM). Такі послуги різноманітні і можуть включати різні набори послуг.

Будь-яка компанія рано чи пізно замислюється про оптимізацію та підвищення ефективності бізнес-процесів, налагодити злагоджену роботу яких можна за допомогою систем електронного документообігу (СЕД).

СЕД дозволяють вирішувати завдання автоматизації роботи з документами підприємств різних масштабів і сфер діяльності, зокрема територіально розподілених. Програмні комплекси такого класу забезпечують організацію юридично значущого документообігу компанії, ведення архіву документів, автоматизацію роботи канцелярії (реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, сканування документів та доведення до виконавців в електронному вигляді), контроль виконавчої дисципліни, погодження договорів та платежів, погодження та контроль виконання -розпорядчих документів, обробку та зберігання первинної бухгалтерської документації, а також автоматизацію процесів, спеціалізованих для різних сфер бізнесу. Крім того, особливістю більшості сучасних СЕД є підтримка мобільних пристроїв та можливість інтеграції з існуючими інформаційними платформами підприємства.

На російському ринку представлено безліч систем електронного документообігу, і щоб компаніям було простіше визначитися з вибором, ми склали добірку таких рішень. Усі вони - виключно вітчизняного виробництва, відповідають законодавчим та нормативно-методичним вимогам у галузі управління документами як російської нормативної бази, так і міжнародним стандартам, а також вимог IT-безпеки. Окремо варто відзначити, що практично всі перелічені нижче продукти включені до реєстру вітчизняного софту та рекомендовані для використання в державних відомствах та організаціях РФ, а також у компаніях, що реалізують проекти в рамках програми імпортозаміщення ПЗ.

  1. «Діалог». Розробник: державне унітарне підприємство "Кримтехнології" (за підтримки Міністерства внутрішньої політики, інформації та зв'язку Республіки Крим).
  2. Корпоративна система електронного документообігу КСЕД 3.0. Розробник: «КРОК Регіон».
  3. Система електронного документообігу «СЕД-Сіріус». Розробник: Центр інформаційних технологійта систем органів виконавчої влади (ЦИТіС).
  4. Система автоматизації процесів дорожньо-будівельних організацій «Епюра» (збудована на базі платформи «1С:Підприємство»). Розробник: Аракелян Армен Рафікович.
  5. СЕД «Сінкопа-документ». Розробник: компанія "Кубань-Інформ-Холдинг-Південь".
  6. Програмний комплекс «Відкрита модульна система електронного документообігу та контролю за виконанням доручень» (СЕДКП). Розробник: ФДАУ ДНДІ ІТТ «Інформіка».
  7. Система електронного документообігу Directum. Розробник: компанія Directum.
  8. Програмний продукт «Стек – документообіг». Розробник: АТ "НТЦ СТЕК".
  9. "Ред Платформа Документообігу". Розробник: компанія "Ред Софт".
  10. Система "Бюрократ". Розробник: ТОВ «Бюрократ»
  11. Інформаційна система «Електронне діловодство та документообіг». Розробник: компанія "Бріз Плюс".
  12. Система «Коміта Кур'єр JE». Розробник: акціонерне товариство"Коміта".
  13. Модуль "Документообіг" (постачається у складі ERP-системи "Компас"). Розробник: компанія "Компас".
  14. СЕД WSS Docs (збудована на базі платформи Microsoft SharePoint). Розробник: компанія WSS-Consulting.
  15. Автоматизована система секретного діловодства АС СДП. Розробник: ТОВ «Центр нових технологій Імпульс».
  16. Система автоматизації організаційно-розпорядчого документообігу (діловодства) підприємств «Лоцман: ОРД». Розробник: ТОВ "АСКОН-Системи проектування".
  17. Система EOS for SharePoint (побудована на базі платформи Microsoft SharePoint). Розробник: компанія "Електронні офісні системи" (ЕОС).
  18. Інформаційна система EtaxReport. Розробник: компанія "Електронні бізнес-системи".
  19. СЕД «Аврора: Документообіг». Розробник: ТОВ «Аврора Діджітал Груп».
  20. Система електронного документообігу Comsoft Docs. Розробник: АТ "Комсофт".
  21. СЕД-система Comindware (побудована з урахуванням платформи Comindware Business Application Platform). Розробник: компанія Comindware.
  22. Система «Експрес Документ». Розробник: ТОВ "Електронний експрес".
  23. Програмний комплекс «Кодекс: Документообіг». Розробник: консорціум "Кодекс".
  24. Автоматизована система «Держекспертиза». Розробник: ТОВ "Екомаш інфо".
  25. Система захищеного електронного документообігу "Стек-Траст". Розробник: група компаній "Стек".
  26. СЕД OPTIMA-WorkFlow. Розробник: Група компаній Optima.
  27. СЕД LanDocs. Розробник: група компаній «Ланіт».
  28. Програмний комплекс «Документообіг». Розробник: Федеральне державне унітарне підприємство "Головний науково-дослідний обчислювальний центр" Управління справами президента Російської Федерації(ФДУП «ГоловНІВЦ»).
  29. Рішення СЕДО. Розробник: ТОВ «АйДі – Технології управління».
  30. Система електронного документообігу для державних організацій та бізнесу «Практика». Розробник: компанія "Системи документообігу".
  31. СЕД DoXLogic. Розробник: компанія "БФТ".
  32. Система "Альфа Док". Розробник: "Альфа Док".
  33. Система «Екстерн». Розробник: «СКБ Контур».
  34. Захищена система електронного документообігу

У виборі системи електронного документообігу сучасні компаніїкеруються загальною стратегією розвитку, цілями, наявністю конкурентного середовища, бажаною структурою та очікуваним економічним ефектомвід запровадження такого рішення. До цілей застосування СЕД можна віднести поліпшення контролю виконавчої дисципліни, скорочення кількості втрачених документів; скорочення часу узгодження; зменшення кількості помилок у роботі з типовими документами.

Є низка ключових вимог до функцій СЕД (ECM). Від відповідності системи до цих вимог залежить подальший успіх оптимізації документообігу компанії. Процеси узгодження документів та призначення завдань виконуються швидше, коли переведені з «паперового» в електронний вигляд, також скорочується час на обробку документів та доручень, і з'являється можливість відстежувати хід роботи з документом. Під час роботи з системою виконавці сповіщаються про нові документи автоматично, а терміни їхньої обробки перебувають під контролем. Для швидкого доступу до документів, легкого пошуку та збереження документів організується електронне сховище.

Важливо, щоб права на доступ до захищених даних були розмежовані. Значно скорочує час роботи та автоматичне заповненнярозділів типових документів за наявними довідковими даними. Керівнику важливо мати зручні засоби контролю термінів виконання завдань та зведену звітність. Для підтримки інформативності у роботі компанії СЕД має легко інтегруватися з існуючою поштовою системою та з існуючими в компанії обліковими системами (кадровими, фінансовими, бухгалтерськими та системами управління виробничою діяльністю).

Також дедалі більше організацій звертають увагу можливість віддаленої роботи у системі. До важливих критеріїв оцінки системи належать можливість формування звітності за документами, виконавцями, статусами документів та ін; швидке використання системи; вартість встановлення та підтримки системи; простота розвитку; можливість використання програмного забезпечення системи на вирішення додаткових завдань.

І додаткові вимоги:

  • наявність потокового введення документів у систему; можливість роботи зі сканером;
  • налаштований модуль управління договорами;
  • планшетна версія;
  • мобільних клієнтів.

Порівняння

Розглянемо, як реалізуються ці функції в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow та 1С: Документообіг 8. Всі ці системи поєднує загальна концепція, яка базується на поєднанні класичної СЕД та засобів управління бізнес-процесами. Поєднуючи переваги електронного документообігу та BPM-систем, компанії отримують розвиток процесів та підвищення ефективності операційної діяльності.

Функціональність та можливості інтеграції

Directum

До функціональних переваг системи Directum належить не лише розширений каталог бізнес-рішень. З функцій, що використовуються щодня в роботі, можна виділити зручні нагадування, можливості налаштування нумераторів та роботи зі штрих-кодовими мітками. Наявність попереднього перегляду вкладених файлів, файлових сховищ, великий вибір заповнених довідників у базовій конфігурації, інтерактивні майстри створення документів.

Негативні сторони цієї СЕД: відсутність посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, відсутність додаткових стилів в описі документа.

Дані функції реалізуються в Docsvision. У головному вікні програми відображаються будь-які веб-сторінки та налаштовані звіти. Архівні документи переміщуються окремі таблиці бази даних. Користувачі системи можуть вибирати варіант автентифікації. Застосовується XSLT-перетворення до XML опису реєстраційної картки.

ELMA

Систему ELMA відрізняє розширена лінійка бізнес-рішень. Серед них модуль ECM+ (поєднання функцій BPM-системи та класичної СЕД), Проекти+ - стандартні функції для управління проектами плюс управління процесами; ELMA CRM+ – реалізує клієнт-орієнтований підхід через реалізацію наскрізних процесів. І KPI-рішення, якого немає у системи Directum.

До питання про можливості інтеграції – плагін для роботи з MS Outlook є і ELMA ECM+, і у двох інших рішень. Крім того, ELMA легко інтегрується з «1С:Підприємство» (з усіма актуальними версіями).

Щоб не плутатися у великій кількості файлів із поправками та змінами, документи в додатку можуть мати необмежену кількість версій, але лише одну можна призначити актуальною. Уся історія змін документа збирається на картку документа.

всі необхідні інструментидля роботи з документом та контролю виконавчої дисципліни по роботі з цими документами знаходяться у користувача під рукою.

Якщо документ надійшов до компанії у паперовому вигляді, він автоматично зберігається після сканування.

Керівник може переглядати звіт щодо поточної ситуації з виконавчою діяльністю, а користувачам надано низку фільтрів, щоб формувати результати так, як вони вважають за потрібне.

Додаток ECM+ можна настроїти довільно відповідно до потреб окремого підприємства та його організаційної структури.

Ви можете створювати шаблони для прискорення створення документів. Це доступно для будь-якого користувача, що навіть не має навичок у програмуванні.

Можна налаштувати автоматичне внесення штрих-коду в шаблон для моментального розпізнавання системи.

У всіх систем, що розглядаються в огляді, є своє мобільний додатокдля роботи із функціями системи через планшетний комп'ютер або мобільний пристрій. Це дозволяє топ-менеджерам брати участь в оперативній діяльності компанії з будь-якої точки, де є інтернет. Клієнти для мобільних пристроїв сумісні з усіма мобільними операційними системами.

Optima WorkFlow

До переваг системи можна віднести можливість застосування додаткових стилів в описі документів, виведення зображень в опис документів та область перегляду. Можлива фільтрація завантаженого опису документів. У Optima WorkFlow підтримується налаштування рубрикаторів у журналах документів, налаштування області перегляду вибраного запису в описі документів. Працює кастомізація реєстраційної картки доручення. Інші веб-програми можуть вбудовуватися в головне вікно. Існує інтеграція з IBM WebSphere MQ. Для автоматизації діяльності архівних підрозділів розроблено спеціальний модуль Архів.

1С: Документообіг 8

Основні напрями роботи цього рішення – діловодство, загальний документообіг, управління договірною діяльністю, електронний архів та робота зі зверненнями. Функціонал можна розширювати за допомогою плагінів. При обробці маршрутів документів можна прикріплювати файли та згодом змінювати їх. Є реєстрація Провідника Windows.

Можна налаштувати автоматичне створення, реєстрацію та відправку за маршрутом документів із різних джерел (папка, електронна поштова скринька, web).

Недоліки:відсутня внутрішня пошта. Не можна створювати завдання для групи та папки з дорученнями. Крім того, дане рішення не має модуля управління проектами. Неможлива реєстрація із MS Office, Open Office. Не підтримується робота з документацією СУЯ. Також немає можливості вести особисті папки користувача.

Інтерфейси

Directum

Інтерфейси всіх режимів роботи в системі Directum уніфіковані, можна налаштувати правила обробки документів та завдань. У режимі заміщення система зберігає свою інформативність. Робота з файлами можлива онлайн. Розподіляються права доступу до окремого файлу, кожен із них атрибутивно описується. Також можна відзначити прозорість процесів документообігу. Завдання додаються до календаря MS Outlook. Плюсом системи є пошукові шаблони, що настроюються, і зручні механізми фільтрації по колонках списків.

Але є і ряд недоліків: відсутня можливість посторінкового виведення елементів (Win32). Мінімальні налаштування візуальних ефектів. Не можна локалізувати назви реквізитів різними мовами. Розмір картки не можна змінити. Під час створення посилань між електронними документами не можна внести коментарі для опису зв'язку. Інтерфейс перевантажений.

Мал. 1.Інтерфейс системи Directum

Docsvision

У Docsvision використовуються передналаштовані теми, стрічка команд налаштовується. Наскрізні зв'язки між документами відображаються як дерева. Посилання можна коментувати. Є можливість проектування карток завдання. Панель інструментів налаштовується. Працює повнотекстовий пошук з єдиного рядка, є пошукові шаблони, що настроюються, дизайн пошукових форм теж налаштовується.

При цьому недоліки системи полягають у відсутності можливості автоматичного вкладення документа у завдання. Процеси не прозорі, нагадування працюють лише при включеному MS Outlook.

Мал. 2.Інтерфейс системи Docsvision

ELMA

Зовні інтерфейс ELMA ECM+ є стандартним файловим сховищем, користувач без досвіду роботи з такими системами цілком може зорієнтуватися самостійно.

Реєстрація документів реалізується у спеціальному майстрі за кілька послідовних кроків. При введенні в систему необхідно лише вказати потрібні реквізити документа і прикріпити електронну версію, система автоматично генерує картку документа з усіма даними по ньому.

Вся інформація щодо організації міститься у внутрішньому порталі. Усі необхідні для роботи інструменти знаходяться в одному місці: архів документів, завдання, календар, стрічка повідомлень, звіти, веб-документи.

Операції можуть бути спрощені або розширені під час налаштування.

Мал. 3.Інтерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. В системі налаштовуються стилі оформлення програми, доступний висновок в опис документів та область перегляду реквізитів та зображень, застосовуються стилі відтворення списку документів (шрифт, заливка, піктограма).

Варто відзначити зручні пошуки в полях-списках реєстраційних карток, наявність візуального контролю обов'язковості заповнення полів, можливість роботи з файлами, зв'язками та рухом документа в єдиному вікні.

Зручно працювати з прикріпленими файлами - робота здійснюється онлайн у єдиному вікні, в режимі check-in & check-out. Наскрізні зв'язки між документами візуалізуються як дерева.

Можна проектувати картку завдання під час створення доручення.

Недоліки:користувачі не можуть створювати нові журнали, добірки документів, налаштування не зберігаються до бази даних. У реєстраційній картці не можна настроїти панель інструментів, локалізувати назви реквізитів. Розмір картки незмінний. Не реалізовано механізмів drag&drop. Немає базових функцій інтерфейсного вибору карток зв'язку. Ще один недолік – непрозорість процесу під час створення завдання, для виконавців не можна налаштувати нагадування.

Мал. 4.Інтерфейс Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Інтерфейс настроюється під типи користувачів. Можна переглянути список користувачів, що працюють у системі. Є засоби проектування РКК (дизайнер), можливість розширення та налаштування РКК, у своїй можна використовувати складні елементи – таблиці, структури.

Недоліки:немає вбудованих засобів перегляду прикріплених файлів, немає перегляду завдань групи, призначення виконавця керівником групи.

Мал. 5.Інтерфейс 1С: Документообіг 8

Функції пошуку

Directum

До плюсів системи можна віднести наявність повнотекстового пошуку за документами та реквізитами реєстраційних карток (РК). Шаблони пошуку можна налаштувати за реквізитами РК. Чинний фільтр опису документів за значеннями колонок. Зручні функції налаштування шаблонів пошуку. Можна створювати пошукові папки.

Негативні якості: не можна розподілити права доступу до налаштованих пошуків; немає налаштованих пошуків у веб-клієнті; немає можливості створювати складні пошукові запити, немає посторінкового виведення об'єктів в опис документів та результатів пошуку, не застосовуються додаткові стилі в описі документа.

Docsvision

Docsvision підтримує створення складних пошукових запитів за допомогою XML, а також розподіл прав доступу до пошуків.

Нестача- Повільна дія панелі перегляду.

ELMA

У ELMA ECM+ документи збираються до єдиного електронного архіву. Пошук документів здійснюється швидко та зручно не лише за назвами, а й за реквізитами картки документа чи РК. Результати пошуку відображаються лише за наявності прав доступу до документів. Параметри пошуку зберігаються у форматі фільтра, у майбутньому можна швидко шукати документи за збереженими параметрами.

Недолік:відсутність повнотекстового пошуку у документах.

Optima WorkFlow

Застосовується прямий запит до бази даних формування складного пошукового запиту у журналах документів. Здійснюється повнотекстовий пошук за змістом документа та пошук за зразком реєстраційної картки (не треба налаштовувати шаблони пошуку). Можна вводити пошукові запити щодо реквізитів реєстраційних карток. Застосовуються накладені фільтри для всіх доступних журналів документів.

Недолік системи в неможливості збереження пошукових шаблонів користувача. Немає повнотекстового пошуку за реквізитами реєстраційних карток документів. Користувачі не можуть створювати пошукові папки та складні пошукові запити. Відсутній повнотекстовий пошук за реквізитами реєстраційних карток.

1С: Документообіг 8

Здійснюється атрибутивний пошук за реквізитами документа. Можна створювати шаблони пошуку, їх зберігання є ієрархічним та класифікованим. За результатами пошуку провадиться побудова звітів.

В одному запиті не можна здійснювати різні видипошуку. Немає налаштування набору реквізитів для автоматичного пошуку дублікатів документа під час реєстрації.

Адміністративні налаштування

Directum

Система дозволяє одночасно вести організаційно-штатну структуру кількох компаній. Надається докладна інформація про підрозділи та співробітників, її можна розширювати. При необхідності заміщення (повного або асистентом) автоматично створюються папки "вхідні/вихідні". Працює фільтр з підрядки і пошук, що біжить.

Недоліки:відображення ЗШС не наочно, немає можливості сортування елементів у певному порядку, важко створювати та заповнювати довідники, немає локалізації записів довідників. Мінімальні налаштування зовнішнього виглядута поведінки РК.

Мал. 6.Зовнішній вигляд реєстраційних карток у системі Directum

Docsvision

Docsvision підтримує ведення ЗШС відразу кількох компаній. Є функції заміщення (постійний чи тимчасовий заступник). Працює фільтр з підрядки. Недоліки частково дублюють властивості Directum: не наочне відображення ЗШС, немає сортування елементів у заданому порядку, не можна вести історію довідника, створювати типізовані довідники, створювати ієрархічні довідники, немає вбудованого довідника «Номенклатура справ». Низька швидкодія роботи конструктора.

Мал. 7.Довідник співробітників у системі Docsvision

ELMA

Зручно стежити за ситуацією у філіях великих компаній. Декілька систем об'єднуються в одному вікні, організовуючи єдину інформаційну системупідрозділів та якісний обмін інформацією. Користувач має всю необхідну інформацію про зовнішню систему, не залишаючи свою сторінку. Зручно перемикатися між сторінками підрозділів компанії. Крім того, доступна інформація щодо виконавчої діяльності, актуальні новини, перегляд документів, запуск виконання бізнес-процесів.

Мал. 8.Налаштування сторінок філій у системі ELMA

Загальна інформація щодо всіх філій та підрозділів доступна керівнику. Дані про підрозділи та співробітників можна розширювати.

Заміщення працівників здійснюються у спеціальному розділі. Заміщення автоматично знімаються після закінчення терміну. При встановленні завдання, що заміщає, по процесах автоматично переносяться на нього. Система повідомляє про разове завдання та про відсутність даного співробітника, пропонуючи обрати іншого виконавця.

Мал. 9.Налаштування розділу «Заміщення» в системі ELMA

У спеціальному розділі «Графік відсутності» виводиться список працівників, яких немає на робочому місці протягом певного терміну.

Optima WorkFlow

Система підтримує ведення ЗШС кількох компаній, структура наочно відображається. Реалізуються функції заміщення (постійний/тимчасовий заступник), є пошук по перших літерах. Елементи можна сортувати у заданому порядку; досить просте наповнення довідника, створення ієрархічних довідників, встановлення терміну дії запису довідника.

Є дизайнер шаблонів реєстраційних карток, налаштовуються розміри, фон, закладки, поля, шрифти, застосовуються сценарії скриптів за подіями реєстраційної картки.

Недоліки:немає можливості ведення історії довідника, відсутня дзеркальна інформація про заміщення. Інформація про підрозділи та співробітників мінімальна. Не можна створювати типізовані довідники, вести історію довідників, локалізувати записи довідників. Відсутня функція перевірки синтаксису коду сценаріїв скриптів, немає полів типу «радіокнопка».

Мал. 10.Внесення нового співробітника до оргструктури в Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Робочий стіл користувача налаштовується відповідно до його ролі. Забезпечується швидкий доступ до даних про співробітників, списку телефонів, рекомендацій зі складання кореспонденції та ін. Для керівника відділу можна налаштувати панель повнотекстового пошуку документації будь-якого призначення, керівнику надається панель швидкого доступу до звітів. Інформація розподіляється згідно з правами доступу. Організаційна структураорганізації та ролі виконавців можуть використовуватись для вибору виконавців бізнес-процесів.

Підсистема «Завдання та процеси співробітників» містить засоби створення та управління бізнес-процесами, а також налаштування рольової адресації завдань, налаштування матриці заміни/заміщення співробітників.

Моделювання бізнес-процесів

Directum

У системі реалізуються зручні функції моделювання. Налагодження маршрутної схеми реалізується покроково. У платформу вбудовано високорівневу мову програмування IS-Builder. Можливе створення власних функцій та скриптових сценаріїв за допомогою власного API. Редактор звітів реалізується мовою IS-Builder. Мінус: кількість базових блоків недостатня.

Мал. 11.Моделювання бізнес-процесів у системі Directum

Docsvision

Система має зручні функції моделювання та проектування маршрутної схеми без використання програмних засобів. Можна розробляти власні функції. Доступно створення скриптових сценаріїв за допомогою власного API, виклик веб-сервісів. Інструментальні засоби – MS Reporting.

Недолік:доводиться замінювати групу простих блоків однією блок скриптового сценарію для оптимізації.

Мал. 12.Моделювання бізнес-процесів у системі Docsvision

ELMA

Моделювання бізнес-процесів проводиться у спеціальному графічному редакторі «Дизайнер ELMA» із простим та зрозумілим графічним інтерфейсом. Нотація для опису бізнес-процесів - BPMN 2.0, зручна для опису ланцюжків робіт і містить практично всі необхідні примітиви. Проектувати бізнес-процеси може бізнес-аналітик без допомоги програміста. Розвивати модель управління в компанії та вносити зміни до процесів можна на ходу, без зупинки системи.

Рух документів у компанії можна організувати за маршрутами будь-якої складності. У маршруті документа відображається, через яких працівників пройде цей документ, а також порядок та характер запланованих робіт по ньому. Графічна модель процесу створюється шляхом перетягування мишею необхідних блоків операцій із палітри, після чого операції з'єднуються переходами. У переходи можна вписати коментарі.

Мал. 13.Маршрут документа, описаний як бізнес-процес, в СЕД ELMA

Optima WorkFlow

У системі є дизайнер моделей бізнес-процесів, використовуються скриптові сценарії.

Мал. 14.Моделювання бізнес-процесів у Optima WorkFlow

Налаштування властивостей блоку є простим. Здійснюється створення сценаріїв скриптів з використанням власного API, створення власних функцій і блоків, вивантаження об'єктів в обмінний формат. Інструментальні засоби – Crystal Reports 11.0.

Є можливість налаштування зовнішнього вигляду програми, налаштування опису документів (видимість та порядок колонок, сортування), налаштування повідомлень.

Механізми моделювання незручні, функції налаштування бізнес-логіки мінімальні, виникає необхідність написання сценаріїв обробки скриптів обробки документів, немає дизайнера життєвих циклівдокументів.

1С: Документообіг 8

У системі створюються типові маршрути руху документів, є підтримка маршрутних розгалужень та умовних переходів. Також є дизайнер звітних форм.

Мал. 15.Блок-схема бізнес-процесу в 1С: Документообіг 8

Безпека даних та дій

Directum

Захист даних у системі здійснюється за допомогою логіна-паролю та облікових записів Windows. Можна створювати групи та ролі користувачів. Є дискретна та рольова модель управління доступом, також є можливість видавати повноваження та привілеї. Розмежування прав доступу здійснюється на рівні папки, РК, файлу та довідника. Можна настроїти передачу прав. Застосовується шифрування та ЕЦП.

Недоліки системи:немає розподілу прав доступу до налаштованих пошуків, немає налаштованих пошуків у веб-клієнті, не можна створювати складні пошукові запити.

Швидкодія панелей перегляду досить низька.

Docsvision

Переваги системи щодо безпеки даних можна назвати такі: наявність мандатного управління доступом, розмежування прав доступу всіх рівнях; налаштування передачі прав. Застосування шифрування та ЕЦП.

ELMA

Будь-який користувач із будь-якого місця, де є інтернет, може ввести свій логін та пароль і зайти в систему ELMA. Такий вхід до системи налаштований за замовчуванням для всіх користувачів, але є три основні способи, як захистити вхід до системи:

  1. Вхід лише через довірені пристрої. Якщо вхід здійснюється з комп'ютера або мобільного пристрою, якого немає у списку довірених, система повідомить про неможливість входу.
  2. Вхід Токеном. Токен - пристрій, який прив'язується до облікового запису користувача і відповідатиме лише йому. Плюс до всього, окремий користувач має свій пін-код. На токен може бути записано відразу кілька електронних ключів-контейнерів – для входу різні системи, а не тільки в ELMA, щоб користувачеві не носити цілу зв'язку ключів.
  3. Вхід за Сертифікатом. Механізм здійснюється приблизно так само. Користувач прив'язує сертифікат до свого облікового запису. Зайти в систему за сертифікатом можна лише з певного робочого місця. Така можливість є лише у браузерах Mozilla Firefoxта Internet Explorer.

Для узгодження, підписання документа чи його версії використовується електронно-цифровий підпис. При цьому жодний інший користувач, навіть дізнавшись пароль, не зможе погодити чи підписати документ.

В ELMA доступне налаштування прав доступу на різні об'єкти системи. В основі управління правами - ролі елементів оргструктури та окремих користувачів системи, процес налаштування полягає у графічному відображенні посад, відділів та підрозділів, та розподілі відповідальності.

Optima WorkFlow

Захист даних здійснюється за допомогою логіну/паролю, облікового запису Windows. Створюються групи та ролі користувачів, дискретна та рольова модель управління доступом. Є можливість надання повноважень, розмежування прав доступу на рівні папки, налаштування відносних прав доступу по оргштатній структурі організації, застосування ЕЦП.

До окремого файлу не можна розподілити права доступу. Немає попереднього перегляду файлів.

1С: Документообіг 8

Є програмні засобиконтролю цілісності документів, підтримка різних способівавтентифікації. Користувачеві видаються права на виконання доручення чи документа. Підписані ЕЦП документи надсилаються із збереженням інформації про підписи. Права доступу призначаються відповідно до посади користувача, його ролі, ступеня участі в бізнес-процесах, грифу або індивідуально. Права встановлюються до папок та видів документів і також поширюються на прикріплені файли, вони можуть містити обмеження на читання або на запис. Доступ до звітів також обмежений – співробітнику доступні лише його звіти, керівнику – звіти свого підрозділу.

Немає розмежування прав доступу до частини документа (поля реєстраційної форми, приєднані файли). Немає системи засобів резервного копіювання та відновлення даних.

Висновок

Компанії, які обирають СЕД, стикаються з однією і тією самою проблемою – їх чекає довге об'єднання придбаної системи та існуючих бізнес-процесів організації. Для оптимізації роботи всієї компанії важливо вбудувати процеси документообігу в основні наскрізні процеси, і чим раніше відбудеться таке об'єднання, тим краще. Однак цей трудомісткий захід потребує часу, досвіду та постійної комунікації всіх співробітників, робота яких пов'язана з документами. Тією чи іншою мірою системи, використовуючи свої функції, дозволяють прискорити цей процес. Якщо підбити підсумки та оцінити результати, то найбільше ключовим вимогам відповідають ELMA ECM+, 1С: Документообіг 8 та Directum.

Подібні публікації