Stand und Entwicklung cloudbasierter Eds im öffentlichen Sektor. Cloud-Technologien und ihre Fähigkeiten im Bereich der Dokumentenflussautomatisierung Cloud-Dokumentenfluss

Die Diskussion über Dokumentenmanagement mithilfe von Cloud-IT-Modellen begann vor etwa fünf Jahren, als die ersten Angebote auf den Markt kamen. Zu diesem Zeitpunkt sagten viele Experten, dass es die EDMS-Richtung sei, die hinsichtlich der Nutzung von Cloud-Diensten zu einem der Spitzenreiter unter den verschiedenen Arten von Unternehmensanwendungssystemen werden könnte, aber es wurde schnell klar, dass diese Prognosen nicht wahr wurden. Natürlich gab es hier einige Fortschritte, aber keineswegs so schnell wie zunächst gesehen.

Wie ist der aktuelle Stand beim Einsatz von Cloud-Dokumentenmanagementsystemen? Was sind die Trends, was sind die Herausforderungen und wie wird ihnen begegnet? Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, haben wir uns an Experten gewandt – Entwickler und Benutzer von EDMS/ECM-Tools.

Cloud-Modelle der EDMS-Nutzung

Cloud Computing ist ein allgemeines Konzept, das impliziert, dass der Kunde in gewissem Umfang und in bestimmten Formaten bestimmte Rechenressourcen des IT-Anbieters auf Leasingbasis nutzt. Diese Formulierung zeigt, dass der Grad der Bewölkung von IT-Systemen über einen ziemlich großen Bereich variieren kann und dieser Grad oft nicht durch ein einzelnes Merkmal bestimmt wird, sondern multiparametrisch ist.

Wahrscheinlich ist dieser Multiparameter-Charakter besonders typisch für den Bereich des Dokumentenmanagements. Denn hier können verschiedene Optionen für Cloud-Modelle zum Einsatz kommen, zum Beispiel SaaS (vorgefertigte Cloud-Dienste, für die der Cloud-Anbieter die alleinige Verantwortung trägt) oder die Platzierung klassischer On-Premises-Lösungen in einer Cloud-IaaS-Infrastruktur (dann liegt die Verantwortung beim Anbieter). für die Infrastruktur, nicht aber für die Softwarelösung selbst). Auch Hybridkonzepte sind möglich, wenn die EDMS-Lösung beim Kunden vor Ort eingesetzt wird und die Cloud als Dokumentenspeicher genutzt wird. Was meinen wir also mit der Definition von „Cloud EDMS“ oder „Dokumentenfluss in den Clouds“, welche Modelle sind auf dem Markt am gefragtesten?

DIRECTUM-Marketingdirektor Vasily Babintsev bestätigt die Nachfrage der Kunden nach verschiedenen Cloud-Optionen, wobei die wichtigste davon eine SaaS-Lösung in öffentlichen und privaten Clouds ist. Ihm zufolge erwägen Kunden sowohl IaaS-Lösungen in einer privaten Cloud auf Basis eines herkömmlichen On-Premise-Systems als auch hybride Systeme mit der Entfernung einiger Geschäftsfunktionen außerhalb der Cloud (z. B. Scannen und Erkennen von Dokumenten, Erstellung komplexer Berichte, Dokumentenaustausch mit Gegenparteien, langfristige Aufbewahrung von Dokumenten). Unabhängig davon stellt er fest, dass EDMS-Anbieter im Rahmen der Implementierung von Cloud-Modellen Partnerschaften mit Dienstleistern nutzen können, eine breite Nachfrage nach EDMS-Lösungen durch Anbieter jedoch noch nicht erkennbar ist.

Alexey Rozhdestvensky, Business Development Manager bei DoxVision, hält es für richtiger, den Begriff „Cloud-EDMS“ als SaaS-Modell zu verstehen, das im Vergleich zur traditionellen On-Premises-Option die Beziehung zwischen Verbraucher und Anbieter, einschließlich der Implementierung und des Betriebs, grundlegend verändert vom System. In diesem Fall ähnelt das Cloud-EDMS eher einer Online-Version einer Box-Abonnementlösung, die keine Installation, Konfiguration, langwierige Schulung usw. erfordert Wartung. Ja, stellt er fest, dass Kunden manchmal die On-Premis-Lösung in die Cloud-Infrastruktur verlagern, dies habe jedoch praktisch keine Auswirkungen auf die Prinzipien der Arbeit mit dem EDMS selbst. Anbieter von SaaS-Lösungen können sowohl Anbieter als auch deren Partner sein und die Möglichkeiten ihrer Interaktion können unterschiedlich sein. Heutzutage handelt es sich bei den Cloud-Anbietern meist um traditionelle Implementierungspartner, die sich eher auf Box-Versionen von EDMS als auf komplexe kundenspezifische Projekte konzentrieren.

Angesichts der Vielfalt des EDMS-Anwendungsbereichs und der Tatsache, dass sich der Cloud-EDMS-Markt noch in der Entstehungsphase befindet, sollten Anbieter bereit sein, je nach Kundenbedarf mit unterschiedlichen Modellen zu arbeiten, ist sich Ilya Ipatov, leitender Berater bei InterTrust, sicher. Ihm zufolge ist die Hauptrichtung immer noch die SaaS-Option, bei der sich das Produkt auf externen Ressourcen (in einer privaten oder öffentlichen Cloud) befindet und über eine Webschnittstelle oder einen am Arbeitsplatz des Benutzers installierten Thick Client genutzt wird. Der Benutzer muss sich lediglich identifizieren und mit seiner Kopie des Systems arbeiten – in der von ihm bestellten Konfiguration. Er kann das System entweder selbstständig oder mit Hilfe der Spezialisten des Lieferanten konfigurieren. Der grundlegende Vorteil der SaaS-Option besteht laut Ilya Ipatov darin, dass alle Aspekte der Systemskalierung (Erhöhung der Kapazität, Bereitstellung von zusätzlichem Speicherplatz oder Anbindung neuer Benutzer) im Wesentlichen automatisch gelöst werden, ohne dass ein neuer Vertrag abgeschlossen werden muss Warten Sie auf die Bereitstellung der Lizenzen vom Anbieter – in der Cloud. Hierzu gibt es einfache Einstellungen für das Abrechnungssystem.

Er stellte fest, dass heute nur wenige russische EDMS-Entwickler ein eigenes Rechenzentrum für die Bereitstellung eines SaaS-Dienstes einrichten können. Typischerweise sucht und mietet der Anbieter selbstständig Rechenzentrumskapazitäten und beginnt dann damit, Dienste zu bewerben und zu verkaufen und das System zu replizieren. Aber gleichzeitig kann der Eigentümer eines Rechenzentrums Partner werden – dann fungiert das Rechenzentrum nach der Schulung seiner Mitarbeiter als Dienstleister und verkauft eine Lösung eines bestimmten Anbieters und möglicherweise mehrere Produkte verschiedener Entwickler. Laut Ilya Ipatov erscheint ein Modell recht vielversprechend, wenn der Anbieter die Ressourcen eines externen Rechenzentrums nutzt, aber vor der Bereitstellung des Systems eine spezielle Umfrage beim Kunden auf seiner Website durchführt. Darüber hinaus kann der Kunde auch EDMS-Anbieter in der Cloud sein, wenn er eine Private Cloud erstellt und den Service anschließend seinen eigenen Tochtergesellschaften oder externen Organisationen zur Verfügung stellt.

Dmitry Shmailov, Leiter der Entwicklungsabteilung für ECM-Lösungen bei ELAR, stimmt zu, dass das Konzept des „Cloud-EDMS“ immer noch hauptsächlich mit SaaS in Verbindung gebracht wird, und glaubt, dass die wichtigste Innovation von Cloud-Systemen das Outsourcing der Dokumentenmanagementsysteme selbst ist. „Heutzutage findet dieser Ansatz immer mehr Verständnis und Akzeptanz in der Wirtschaft, vor allem aufgrund der Aussicht auf Kostensenkung auf Basis des Kriteriums der Gesamtbetriebskosten“, sagt er. „Auf dem russischen Markt gibt es IT-Unternehmen, die über das Fachwissen verfügen, einen sicheren und zuverlässigen Service bereitzustellen. In den meisten Fällen handelt es sich bei den Anbietern solcher Lösungen um Integratoren, die in der Regel eng mit Anbietern zusammenarbeiten und über eine Reihe von Services verfügen, die der Kunde benötigt. ” Der Experte weist darauf hin, dass die Implementierung eines Hybridschemas und die Integration eines Cloud-Dienstes in eine On-Premises-Architektur eine Alternative für diejenigen Kunden sein könnte, die das letzte Wort sich selbst überlassen möchten. Eine vielversprechende Option ist auch die Nutzung der Cloud als elektronischer Speicher. Die Wahl des Implementierungsmodells hängt jedoch in der Regel vom CIO und dem Informationssicherheitsdienst des Unternehmens ab.

Der aktuelle Stand der Dinge beim Einsatz von Cloud EDMS

Wie beliebt sind Clouds heute bei Kunden? Den Antworten unserer Experten nach zu urteilen, befindet sich diese Richtung eher in der Anfangsphase der Entstehung, allerdings wächst der Cloud-Anteil am EDMS-Markt immer stetiger.

Alexey Rozhdestvensky äußert sich hierzu insbesondere wie folgt: „Der Cloud-EDMS-Markt in Russland steckt noch in den Kinderschuhen und es gibt heute nur sehr wenige Akteure auf ihm. Dies liegt daran, dass die Nachfrage von Seiten der Kunden nach solchen Lösungen noch sehr gering ist; viele blicken nur auf die Cloud und führen dort höchstens kleine Pilotprojekte durch; von großen Cloud-Implementierungen ist noch keine Rede; Wenn wir über Trends sprechen, stelle ich fest, dass die Cloud zunehmend ernst genommen wird. Seiner Meinung nach stehen jetzt Cloud-Lösungen im Mittelpunkt des Interesses Handelsunternehmen, die keine strengen Sicherheitsanforderungen haben, wie beispielsweise im öffentlichen Sektor, und die während einer Krise ihre Kosten so weit wie möglich optimieren müssen, ohne an Effizienz zu verlieren.

Vasily Babintsev betont, dass sich Kunden bei der Umsetzung von EDMS-Projekten in erster Linie von Fragen leiten lassen Wirtschaftlichkeit, gleichzeitig aber verständlicherweise misstrauisch gegenüber neuen Ideen. Er zitierte Forschungsdaten, die sein Unternehmen in den Jahren 2014–2016 bei Kunden durchgeführt hatte: Das größte Interesse an SaaS-Modellen zeigten Vertreter des KMU-Sektors und Moskauer Organisationen (egal ob sie ein EDMS nutzen oder nicht). Unternehmen, die bereits über ein EDMS verfügen, sind bei der Änderung der Architektur konservativer und bleiben lieber beim On-Premise-Modell. Große Unternehmen erwägen den Einsatz von SaaS bei der Anbindung neuer Geschäftsfunktionen. Alle Unternehmen, unabhängig von Kategorie und Größe, haben immer noch Bedenken, einen Teil ihrer Geschäftsprozesse extern (Public Clouds) zu verlagern, insbesondere im Finanzsektor. Aber kleine Unternehmen zwingen aufgrund von Einschränkungen in der IT-Infrastruktur in einigen Fällen den Übergang zum Cloud-Austausch elektronische Dokumente mit geschäftlichen Gegenparteien. Die großen Kunden, die Cloud-Dienste nutzen, speichern Dokumente immer noch in ihren geschlossenen Unternehmenssystemen.

Dmitry Shmailov gibt eine optimistischere Einschätzung: „In Russland wechseln viele Unternehmen in die Cloud.“ Gleichzeitig bestätigt er, dass KMU-Kunden dies aktiver tun; die Tendenz, Cloud-Dienste von außen in die IT-Strategie einzubeziehen großes Geschäft und Regierungsbehörden ist erst in jüngster Zeit spürbar geworden.

Es gibt jedoch auch andere Standpunkte. „Wir glauben, dass große und mittleres Unternehmen nicht bereit für das klassische Cloud-EDMS-Modell, sagt Generaldirektor Business Logic-Unternehmen (IT-Gruppe) Victor Weinstein. - Die klassische Umsetzung eines modernen EDMS ist zunächst eine Cloud-Lösung; die private Cloud, in der es sich befindet, „lebt“ beim Kunden in seinem Rechenzentrum. Aus technologischer Sicht bedeutet eine Cloud-Lösung, dass sie mithilfe des Cloud-Modells skaliert, indem Rechenleistung und Speichersysteme hinzugefügt werden. Kleine Unternehmen benötigen derzeit kein spezielles EDMS, nicht einmal ein Cloud-System. Meiner Meinung nach werden kleine Unternehmen auf spezialisiertes EDMS (Cloud) achten, wenn sie über integrierte Funktionen für den rechtlich bedeutsamen Dokumentenfluss verfügen, einschließlich natürlich einer elektronischen Signatur. Jetzt besteht im Großunternehmenssegment kein Bedarf an Cloud-basiertem EDMS, und die Zeit für kleine Unternehmen ist noch nicht gekommen.“

Was lockt Kunden in die Cloud?

Laut unseren Experten besteht die Hauptattraktivität von Cloud-EDMS für Kunden in der Möglichkeit, die Gesamtbetriebskosten zu senken. Obwohl es wahrscheinlich ist, dass diese Vorstellung von den Vorzügen von Wolken nicht ganz richtig ist, und dies schafft bestimmte Probleme, weil die Realität nicht immer den Erwartungen entspricht. Tatsächlich ist es sehr wichtig, dass Unternehmen die Vor- und Nachteile neuer Modelle klar verstehen, um bei der Wahl der benötigten Automatisierungsoption keine falsche Wahl zu treffen.

Abteilungsleiter der Finanzuniversität unter der Regierung Russische Föderation Vladimir Soloviev sieht unter den möglichen Vorteilen von Clouds vor allem die finanzielle Komponente: „Der Haupttreiber des Transfers in die Cloud ist die Wirtschaftlichkeit.“ Das heißt, der Cloud-Dokumentenfluss als Ersatz für den lokalen kann entweder dann in Betracht gezogen werden, wenn der Kauf eines Cloud-Dienstes günstiger ist als seine Bereitstellung in der Infrastruktur des Unternehmens, oder wenn bei vergleichbaren Kosten die Produktivität der Mitarbeiter steigt, beispielsweise durch Reduzierung des EDMS Ausfallzeiten oder durch Erhöhung der Arbeitsgeschwindigkeit. Es ist überhaupt nicht offensichtlich, dass die Cloud-Option günstiger ist ... Aus diesem Grund haben wir innerhalb der Universität ein EDMS für 1.300 Benutzer bereitgestellt. Aber wenn die Cloud-Option mindestens viermal günstiger wäre, dann würde ich natürlich für die Cloud stimmen.“

Alexey Rozhdestvensky formulierte drei Cloud-Vorteile, denen alle Experten zustimmen: 1) Reduzierung der Kosten für den Kauf und die Wartung von Geräten; 2) eine flexiblere IT-Infrastruktur, die jederzeit schnell an die Geschäftsanforderungen angepasst werden kann; 3) Gewährleistung einer sicheren Datenspeicherung durch den Anbieter (Backup, Sicherheitssysteme usw.).

Bei der Klärung dieser Thesen betont Dmitry Shmailov, dass Cloud-Lösungen definitiv eine Reduzierung der Kapitalkosten und ein garantierteres Erfolgsergebnis bei der Implementierung eines EDMS bieten. Was die Betriebskosten betrifft, ist die Antwort nicht so eindeutig positiv, und auf jeden Fall ist es notwendig, sie nicht nur rein zu berücksichtigen Finanzielle Auslagen, sondern auch ein qualitativer Gewinn für den Kunden. Kosteneinsparungen lassen sich insbesondere dadurch erzielen, dass man nur für die eingesetzten Ressourcen bezahlt und rechtzeitig Kapazitäten für bestimmte Aufgaben beschafft. Qualitative Verbesserungen können mit der Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten und dem sicheren Zugriff darauf verbunden sein. Erst jetzt beginnen russische Kunden, andere, vielleicht wichtigere Vorteile von Clouds zu erkennen, wie z. B. die Unterstützung der Mobilität moderner Unternehmen durch die Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen (Anbindung der erforderlichen Benutzerzahl, räumliche und zeitliche Unabhängigkeit). Zu den Vorteilen des Cloud-Dokumentenflusses im SaaS-Modell gehört auch die Bereitstellung einer fehlertoleranten Lösung durch den Anbieter, eine einheitliche Versionierung für Benutzer und damit eine Standardisierung des Dokumentenflusses und der Arbeit in einer für Teilnehmer verständlichen Oberfläche.

Die Minimierung der Kapitalkosten sei besonders für kleine und mittlere Unternehmen interessant, die in der Regel über keine eigene IT-Infrastruktur und große Budgets für den Kauf und die Implementierung von Software verfügen, es aber Einschränkungen beim Ausbau von IT-Dienstleistungen gebe, bemerkt Vasily Babintsev . Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, Zugang zu Lösungen auf Unternehmensebene zu erhalten, die für sie bisher (hinsichtlich Preis und Komplexität der Implementierung) praktisch unzugänglich waren. Großkunden lockt seiner Meinung nach die Möglichkeit, neue Prozesse auszuprobieren, in die Cloud. Cloud-Dienste ermöglichen es Ihnen, ohne Änderung der aktuellen Architektur neue Geschäftslösungen von ECM-Systemen zu testen und diese, wenn sie sich als praktisch und effektiv erweisen, in Ihre Infrastruktur zu implementieren. Beziehen sich neue Prozesse auf die Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern, dann können sich solche End-to-End-Business-Lösungen auf Cloud-Ebene durchsetzen, während bestehende Anwender davon nichts merken und weiterhin in der Oberfläche des gewohnten ECM-Systems arbeiten.

Allerdings müssen Kunden die problematischen Aspekte von Cloud-EDMS im Auge behalten. In diesem Zusammenhang weist Ilya Ipatov darauf hin, dass die Anpassungsfähigkeit einer Cloud-Lösung deutlich geringer ist als bei herkömmlichen Implementierungsprojekten, bei denen nahezu alle Kundenanforderungen umgesetzt werden können. Einzigartige Verbesserungen sind in einer Cloud-Lösung praktisch unmöglich – es wird zu viel kosten. Für ein cloudbasiertes EDMS besteht jedoch keine Notwendigkeit, Administratoren zu beschäftigen. „Die Zielgruppe von Cloud EDMS sind mittlere und kleine Unternehmen sowie Regierungsorganisationen auf kommunaler Ebene“, glaubt er. - Diese Kundenkategorie ist bereit, einige Einschränkungen der Funktionalität in Kauf zu nehmen, um die minimalen Kosten für Dienstleistungen zu erhalten. Große Kunden sind jedoch in der Regel daran interessiert, sicherzustellen, dass die Funktionalität des EDMS so umfassend wie möglich ist und gleichzeitig den einzigartigen Anforderungen und Dokumentenflusstraditionen entspricht, die sich in der Organisation entwickelt haben. In den Clouds lässt sich dieser Ansatz kaum umsetzen.“

Was behindert und was hilft Anbietern und Kunden bei der Implementierung von Cloud-EDMS?

Die Erstellung eines cloudbasierten EDMS selbst verursacht laut Experten keine technischen Probleme. Bereits bestehende On-Premise-Lösungen lassen sich gut in die Cloud übertragen, was in der Regel ausreicht, um die heutigen Kundenbedürfnisse zu erfüllen, allerdings muss dann noch die Systemarchitektur für die Cloud-Option optimiert werden.

Aber wie Dmitry Shmailov anmerkt, besteht eine ernste Angelegenheit für Anbieter darin, dass sie entweder zu Anbietern werden oder lernen müssen, mit Anbietern zusammenzuarbeiten. Die Hauptaufgaben bestehen darin, die Katastrophenresistenz der vorgeschlagenen Lösungen, die Kontinuität des Zugriffs auf den Dienst und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen mit dem Qualitätsniveau der Dienstleistungen entsprechend den Kundenanforderungen. Auch aus regulatorischer Sicht kommt unter Berücksichtigung der sich ständig ändernden wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen den Wünschen zur Platzierung von Rechenzentren in Russland und der Einhaltung von Vertraulichkeitsanforderungen eine wichtige Rolle zu.

Auch neue Gestaltungsformate sind gefragt vertragliche Beziehungen mit dem Kunden. „Wir haben ein neues Organisationsmodell für einen schnellen Verkauf vom ersten Kontakt mit dem Verbraucher bis zur Rechnungsstellung und der automatischen Erstellung einer Cloud-Instanz des EDMS geschaffen. Das heißt, sie sind auf das Modell einer Beitrittsvereinbarung (Angebots) per Verordnung umgestiegen“, sagt Wassili Babinzew. - In diesem Fall findet der Prozess statt im elektronischen Format, beginnt der Kunde am Tag der Antragstellung mit der Arbeit im System. Es ist zwar erwähnenswert, dass nicht alle Kunden bereit sind, papierlos zu arbeiten, aber das ist eine Frage der Zeit.“

Das Hauptproblem bei Clouds ist das Misstrauen der Kunden. Natürlich gibt es keine so stark ablehnende Haltung gegenüber Clouds mehr wie noch vor ein paar Jahren, aber die meisten Unternehmen sind immer noch vorsichtig und teilweise deutlich übertrieben. „Obwohl in letzter Zeit viele Sicherheitsprobleme beseitigt wurden und Anbieter an regelmäßigen Audits und Inspektionen teilnehmen, um die Einhaltung der Anforderungen von Standards und Gesetzen zu bestätigen, wurden technische und psychologische Widerstände nicht vollständig beseitigt“, erklärt Vasily Babintsev. - Eines der Argumente ist die völlige Abhängigkeit von Internetanbietern (und hier müssen wir zugeben, dass die Bereitstellung von Backup-Kommunikationskanälen erforderlich sein wird). Manchmal stoßen wir auch auf die Unvorbereitetheit einzelner IT-Spezialisten, die gegenüber auf dem Markt aufkommenden Technologien voreingenommen sind, und selbst klare Vorteile bei der Kosteneffizienz ändern möglicherweise nicht immer ihre Sicherheitsprioritäten.“ Allerdings räumt er ein, dass solche Probleme ein rein technisches Argument gegen Cloud-Lösungen seien, da die IT-Infrastruktur des Kundenunternehmens über spezifische Sicherheitseinstellungen verfüge. Beispielsweise können Kunden Proxyserver mit vielen Einschränkungen verwenden, und einige Cloud-Anwendungen unterstützen bestimmte Protokolle und können nicht mit allen Arten von Proxyservern funktionieren. Darüber hinaus führen Tools zur Überwachung von Datenverkehr und Lecks zu erheblichen Verzögerungen bei Cloud-Anwendungen, wodurch die Leistung verringert und diese in einigen Fällen unbrauchbar werden.

Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Ausstieg aus der Cloud oder Anpassung der eigenen IT-Infrastruktur an die Anforderungen der Cloud-Anbieter. Ebenso müssen Kunden Standard-SLA-Bedingungen (garantierte Serviceverfügbarkeit, Zeit für geplante Arbeiten, Informationen zur Backup-Speicherung von Informationen usw.) akzeptieren oder nicht akzeptieren. Diese Frage stellt sich beispielsweise dann, wenn das bestehende SLA für Kunden nicht geeignet ist und Sonderkonditionen deutlich mehr kosten, was den Arbeitsbeginn erschwert. Doch laut Vasily Babintsev zeigt die Praxis, dass viele Probleme völlig lösbar sind; Anbieter und Kunden von Cloud-Systemen rücken aufeinander zu, versuchen, die Anforderungen so nahe wie möglich zu bringen und eine gemeinsame Infrastruktur zu entwickeln.

Alexey Rozhdestvensky ist zuversichtlich, dass die Branche eine kritische Masse an Cloud-Projekten ansammeln und deren Zuverlässigkeit und Sicherheit unter Beweis stellen muss, um das Misstrauen gegenüber Cloud-EDMS zu beseitigen. Gleichzeitig stellt er fest, dass das Problem der Instabilität der Kommunikationskanäle immer noch relevant ist, weshalb es zu Schwierigkeiten beim Zugriff auf die Cloud kommen kann.

In Gesprächen über den Einsatz von Clouds wird jedoch häufig die Meinung vertreten, dass bei der Umstellung von einem On-Premise-Modell auf die Cloud das Hauptproblem nicht einfach in der Verlagerung einiger IT-Funktionen ins Outsourcing liegt, sondern in der Notwendigkeit einer internen Transformation das Unternehmen selbst. Laut Ilya Ipatov muss der Kunde vor der Auslagerung des Dokumentenflusses oder der Datenspeicherung Ordnung in seine Geschäftsprozesse und -vorschriften bringen. Gleichzeitig muss er für die Nutzung der Cloud oft seine eigenen einzigartigen „Erfindungen“ (zur Organisation von Geschäftsprozessen) zugunsten anderer aufgeben Standardschaltungen. „Eines der Hauptprobleme besteht darin, dass ein Kunde mit einem stark angepassten EDMS nicht bereit ist, die gewohnten Arbeitsabläufe aufzugeben, um die Betriebskosten zu senken. Daher werden Cloud-EDMS-Dienste bei Neukunden, die das elektronische Dokumentenmanagement von Grund auf implementieren, stärker nachgefragt“, sagt er.

Die gleiche Idee vertritt Dmitry Shmailov: „Die Änderung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit dem Übergang zum Cloud-Dokumentenmanagement erfordert die Arbeit an organisatorischen Veränderungen – wie die Praxis zeigt, stoßen alle Transformationen von Geschäftsprozessen im Unternehmen auf Widerstand seitens der IT-Benutzer.“ Der Auftragnehmer muss nicht nur eine optimale Strategie zur Verlagerung des Dokumentenflusses in einen Cloud-Service entwickeln, sondern auch die Verantwortung für deren Umsetzung übernehmen.“

Das Problem des Vertrauens in Cloud-EDMS hängt direkt mit dem zunehmenden Vertrauen in bestimmte Anbieter zusammen, ist sich Vladimir Solovyov sicher: „Die Frage, was passiert, wenn der Anbieter alle Daten verliert, bleibt relevant, da Anbieter von Cloud-Dokumentenmanagement nicht vergleichbar sind.“ im Maßstab zu Microsoft, AWS, Google“

„Es gibt nur sehr wenige rein technische Probleme beim Wechsel auf die Cloud-Ebene, wenn der Übergang zu einem ähnlichen System erfolgt und im Falle eines Übergangs zu neues System Es gibt nicht mehr Probleme als bei jeder lokalen Migration“, sagt Sergey Avdalyan, unabhängiger Experte mit umfangreicher Erfahrung als IT-Servicemanager auf Kundenseite. - Die grundlegenden Techniken zur Datenübertragung sind recht standardisiert und stellen Spezialisten auf der Ebene von System- und Datenbankadministratoren keine besonderen Schwierigkeiten dar. Viel mehr Probleme liegen im Bereich organisatorischer, regulatorischer und sicherheitstechnischer Fragen. Viele Manager, insbesondere in Russische Unternehmen Sie trauen die Speicherung der wichtigsten Stammdaten des Unternehmens über Kunden, Produkte, Dienstleistungen, Technologien und Know-how (die im Wesentlichen den Wert des Unternehmens ausmachen) offenkundig nicht an Drittunternehmen, da sie sich der Risiken von Verlusten und Datenlecks bewusst sind dieser Daten kann der letzte Schritt zur Zerstörung des Unternehmens sein.

Typische Missverständnisse von Kunden (laut Anbieter) bezüglich Cloud-EDMS-Diensten

· Cloud-EDMS ist in seiner Funktionalität stark eingeschränkt, es ist schwierig, sich an Kundenanforderungen anzupassen und in bestehende On-Premis-Lösungen zu integrieren (hauptsächlich im Vergleich zu kostenlosen Cloud-Diensten für Verbraucher, obwohl die Cloud-Dokumentenverwaltungssoftware für Unternehmen bereits leistungsstarke Funktionen enthält);

· unzureichender Informationsschutz beim Arbeiten in der Cloud, Lecks sind möglich (dies erfordert ernsthafte Arbeit zur Erläuterung der Funktionsprinzipien von Cloud-Software und Analyse der Erfahrungen mit ihrer Nutzung);

· Die Gesamtnutzung des SaaS-Modells ist teurer als die On-Premise-Option (Kunden vergessen oft, alle Komponenten der Kosten von On-Premis-Lösungen zu berücksichtigen, zum Beispiel den Besitz von Infrastruktursoftware und die Notwendigkeit, diese zu haben). eigene bezahlte IT-Spezialisten);

· Cloud-Technologien können nicht eingesetzt werden Regierungsorganisationen(Gleichzeitig vergessen sie das kommunale, abteilungsbezogene Cloud-Modell).

Es besteht kein Zweifel daran, dass die Cloud-Technologie das Geschäft verändert. Kleine Unternehmen schätzen die Möglichkeit, Dokumente in der Cloud zu speichern und bequem zu verwalten. Hauptakteure Unternehmen - die Möglichkeit, beim Kauf und der Wartung Ihrer eigenen Datenspeicherinfrastruktur Geld zu sparen.

Was uns die Wolken bieten

Das wichtigste - Cloud-Speicher. Digitale Dokumente sind jederzeit von jedem Ort der Welt aus zugänglich und nehmen nicht als Akten Platz im Büro ein. Bei einigen Cloud-Diensten können Sie Dateien und Dokumente ohne Größenbeschränkung speichern. Es gibt auch Dienste, die über ein Portal Zugriff auf verschiedene Clouds ermöglichen, d. h. Beim Zugriff auf Daten werden Sie nicht bemerken, dass Sie von Server zu Server wechseln.

Zusammenarbeit mit Daten organisieren. Dies ist einer von die wichtigsten Aspekte in der Cloud arbeiten. Jeder Mitarbeiter kann von jedem Gerät aus auf die Dienste zugreifen, was eine verbesserte Zusammenarbeit an einem Projekt ermöglicht, den Zeitaufwand für die Arbeit reduziert und endlose Korrespondenz per E-Mail reduziert. Im Hinblick auf die Datensicherheit können Dokumente mit einem Passwort geschützt oder so eingestellt werden, dass sie nach einer bestimmten Zeit (einige Minuten, Stunden oder Tage) gelöscht werden.

Neuer Trend - Cloud-CRM, ERP undECM-Systeme. Ein solches lokales System wird in fast jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, eingesetzt. Sie verfügen über alle Vorteile der Cloud-Speicherung und -Zusammenarbeit und verfügen gleichzeitig über eine einzige strukturierte Datenbank zum Speichern von Informationen. Der Vorteil eines cloudbasierten Systems besteht darin, dass Sie jederzeit auf wichtige Daten zugreifen können. Gleichzeitig sind Sie vor Datenverlust geschützt, falls Ihr interner Server plötzlich ausfällt.

Es besteht keine Notwendigkeit, Server direkt im Büro zu platzieren. Sie können verwenden Dienstleistungen eines Drittunternehmens, das Ihnen eine komplette Computerinfrastruktur zur Verfügung stellt: Server, Datenspeichersysteme, Netzwerkausrüstung sowie Software zur Verwaltung dieser Ressourcen. Die Kontrolle und Verwaltung der Infrastruktur verbleibt beim Anbieter, sodass Sie Geld bei der Gerätewartung sparen können.

Im Falle eines Systemausfalls haben Sie es immer Notfallwiederherstellungsplan. Unternehmen, die ihre Informationen auf Ressourcen Dritter speichern, müssen sich keine Sorgen machen, dass diese Informationen im Falle eines Brandes oder einer Naturkatastrophe (Überschwemmung usw.) verloren gehen, denn Alle notwendigen Daten können über das Internet bezogen werden.

Bei der Beurteilung der Leistungsfähigkeit neuer Technologien ist ein kritischer Blick erforderlich mögliche Risiken:

● Ihre Daten befinden sich in den Händen Dritter. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, müssen Sie das Sicherheitsproblem sorgfältig prüfen.

● Cloud-Dienstanbieter tauchen schnell auf und verschwinden genauso schnell. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass sämtliche Daten verloren gehen. Sie vermeiden dies, wenn Sie mehrere Backups haben.

● Zuverlässige und hochwertige Internetverbindung. Bei Kommunikationsproblemen müssen Sie mit Papierdokumenten (oder lokalen Kopien) arbeiten.

● Erhöhte Kosten können auch dann überraschend kommen, wenn der Cloud-Migrationsprozess nicht sorgfältig geplant wurde. Es ist notwendig, die Skalierbarkeit des Systems für die Zukunft zu berücksichtigen und gleichzeitig das Budget einzuhalten.

● Möglicherweise gelten auch andere Bundesgesetze zur Datenspeicherung, wenn sich Ihr Cloud-Speicher physisch in einem anderen Land befindet. Sie müssen wissen, in welchem ​​Land sich Ihre Daten befinden.

Das Misstrauen gegenüber Clouds hängt in erster Linie mit Sicherheitsproblemen zusammen. Es ist erwähnenswert, dass einige Anbieter Unternehmen die Nutzung gestatten Ihre Verschlüsselungsschlüssel. Sie können Dateien auch verschlüsseln, bevor Sie sie in den Cloud-Speicher übertragen. Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen haben. Außerdem:

● Die meisten Anbieter schützen Informationen mithilfe von AES mit Schlüssellängen von 128 oder 256 Bit.

● Cloud-Anbieter sichern immer Daten, was die Sicherheit der Dateien gewährleistet, auch wenn auf sie längere Zeit nicht zugegriffen wurde.

● Der Cloud-Speicher ist gut gesichert und schützt Ihre Daten, wohingegen eine externe Festplatte oder USB-Sticks mit Informationen leicht gestohlen werden können.

Warum Wolken?

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Der größte Faktor bei der Migration in die Cloud ist die Benutzerfreundlichkeit der Infrastruktur und Kosteneinsparungen*.

*Laut AIIM. An der Umfrage nahmen 362 Befragte teil; es konnten bis zu 3 Antworten ausgewählt werden.

Hybride Clouds und die Zukunft

Viele Experten in diesem Marktbereich sehen die Zukunft in Hybrid Clouds und denken dabei an die Sicherheit des Informationsaustauschs. In einer Hybrid Cloud werden IT-Ressourcen gebündelt: Einige davon befinden sich in der internen (privaten) Cloud der Organisation, andere in der öffentlichen Cloud, die von einem kommerziellen Anbieter bereitgestellt wird. Dadurch erhöht sich die Anzahl der Ressourcen und die interne Kontrolle der Anwendungen wird gestärkt. „Wenn sich Hybrid Clouds durchsetzen, ist das für viele Unternehmen die richtige Lösung. Sie werden noch an Dynamik gewinnen“,

Dokumentenfluss in der Cloud – Lösung der Probleme mittlerer und kleiner Unternehmen

Das Problem der Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements ist für Unternehmen jeder Größe relevant. Allerdings sind die Lösungen auf dem Markt vor allem für große und mittelständische Unternehmen konzipiert und können KMUs nicht weiterhelfen. Kleine Unternehmen benötigen ein leichtes, einfaches und kostengünstiges EDMS. Es ist Zeit, sich den „Wolken“ zuzuwenden.

Die Implementierung der Zusammenarbeit mit Dokumenten ist für kleine Unternehmen eine ebenso wichtige Aufgabe wie für mittlere und große Unternehmen. Oftmals wird es dadurch erschwert, dass einige der Mitarbeiter solcher Unternehmen (z. B. ein Buchhalter) „entfernt“ sind und keinen Arbeitsplatz im Büro haben. Es kommt vor, dass es kein Büro als solches gibt und alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Gleichzeitig ist klar, dass die auf dem Markt vorherrschenden Großsysteme mit aufwendiger Implementierung nicht für KMUs geeignet sind – es macht für den Chef eines Kleinunternehmens keinen Sinn, für zusätzliche Funktionalität zu bezahlen, es gibt keinen Standort mit einem leistungsstarken Server und Administratoren, die bereit sind, ein solches EDMS zu konfigurieren und zu unterstützen.

KMUs mussten sich damit begnügen, Dokumente mit herkömmlichen Office-Editoren und E-Mail zu bearbeiten. Das Versenden, die gemeinsame Entwicklung und Genehmigung von Dokumenten auf diese Weise hilft jedoch nicht nur nicht, die Hauptprobleme eines Kleinunternehmens zu lösen, sondern verkompliziert sie auch erheblich. Der Manager hat keine klare Vorstellung davon, wo und in welchem ​​Zustand sich die erforderliche Version des Dokuments befindet, wann und welche Änderungen daran vorgenommen wurden. All dies führt zu Chaos und zwingt Sie dazu, zusätzliche Zeit für Ordnung und Kontrolle aufzuwenden.

Dank der Entwicklung von Cloud-Diensten tauchten auf dem russischen Markt Systeme auf, die das Problem der Organisation der Zusammenarbeit mit Dokumenten speziell für lösen sollten kleine Geschäfte. Eine solche Lösung ist das cloudbasierte elektronische Dokumentenmanagementsystem Docloud.

Wie „Wolken“ EDMS verändern

Unter Cloud-Technologien (engl. Cloud Computing, auch der Begriff „Cloud Computing“ wird gebräuchlich) versteht man eine Datenverarbeitungstechnologie, bei der dem Nutzer Computerressourcen und -leistung als über das Internet zugänglicher Dienst zur Verfügung gestellt werden. Der Nutzer hat Zugriff auf seine eigenen Daten und muss sich nicht um die Infrastruktur, das Betriebssystem und die eigentliche Software, mit der er arbeitet, kümmern.

In Bezug auf EDMS bedeutet dies, dass für die Nutzung des Systems keine teure Ausrüstung angeschafft, keine Implementierung durchgeführt und keine Mitarbeiter zur Schulung geschickt werden müssen. Um auf alle Features und Funktionen des Dienstes zuzugreifen, registrieren Sie sich einfach auf der Website. Der Nutzer zahlt nur für die Menge an Ressourcen, die er benötigt, und kann sich jederzeit und überall von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus in das System einloggen.

Was kann ein Cloud-EDMS leisten?

Betrachten wir die wichtigsten Funktionsmerkmale des Systems.

Beginnen wir mit der Tatsache, dass Sie mit dem System beliebige Dokumente nach Typ oder Richtung speichern und organisieren können. Dazu müssen Sie diese lediglich von einem PC oder Scanner in das System übertragen und bei Bedarf mit Kommentaren versehen oder zusätzliche Metadaten angeben. Es ist erwähnenswert, dass angehängte Dateien der wichtigsten Textformate (TXT, RTF, DOC) direkt vom System aus angezeigt werden können, ohne dass sie auf das Gerät heruntergeladen werden müssen und ohne dass über die zum Anzeigen von Dateien dieses Typs erforderliche Software verfügen muss. Beispielsweise können Sie auf einem Smartphone, auf dem keine Dateiverwaltungsprogramme installiert sind, Word- und Excel-Dateien anzeigen. Dies erleichtert das Arbeiten auf Tablets und Mobilgeräten erheblich.

Manager können außerdem schnell und einfach Zugriffseinstellungen konfigurieren, indem sie festlegen, welche Mitarbeiter bestimmte Dokumente sehen oder bearbeiten dürfen.

Um die Arbeit mit Standarddokumenten zu vereinfachen, bietet das System die Erstellung von Vorlagen. Mit ihrer Hilfe können Sie das Erstellen und Ausfüllen häufig nachgefragter Dokumente wie „Rechnung“ oder „Urkunde“ erheblich vereinfachen.

Eine wichtige Funktion des Dokumentenmanagements ist die Koordination und Genehmigung eines Dokuments, daher sollte seine Umsetzung klar und einfach sein. In Docloud kann ein Dokument sofort nach der Erstellung zur Genehmigung gesendet werden. Dabei werden die Mitarbeiter angegeben, von denen eine Genehmigung oder Änderungen erforderlich sind. Alle Informationen über die Bewegung des Dokuments, seine aktuelle Version und seinen Status stehen allen Benutzern, die damit arbeiten, jederzeit zur Verfügung.

Mit der schnellen und komfortablen Volltextsuche können Sie die benötigten Dokumente anhand des Inhalts der angehängten Dateien finden, und die parametrische Suche in Ordnern ermöglicht die Auswahl nach den erforderlichen Parametern.

Was bietet ein Cloud-EDMS?

Betrachten wir die Vorteile von Cloud-Lösungen für KMU. Erstens muss das Unternehmen beim Einsatz einer solchen Software nicht für die Systemimplementierung bezahlen. Docloud bietet bereits eine Lösung, die alles enthält, was Sie brauchen. Nach der Anmeldung im System findet der Benutzer Ordner, die entsprechend den Tätigkeitsbereichen des Unternehmens konfiguriert sind, sieht die wichtigsten, häufig verwendeten Dokumenttypen und eine komfortable Lösung für deren Anzeige. Alle bereits im System enthaltenen Dokumente decken die meisten Bedürfnisse jedes Kleinunternehmens ab und können bei Bedarf angepasst werden.

Zweitens ermöglicht die Docloud-Schnittstelle jedem Benutzer, sofort mit der Arbeit mit dem System zu beginnen – er kann in den ersten Arbeitstagen alle grundlegenden Aktionen für die Arbeit mit Dokumenten erlernen.

Drittens muss ein Unternehmen bei der Nutzung von Cloud-Software weder für den Support bezahlen noch einen Systemadministrator beauftragen, da diese Art von Service bereits im Lizenzpreis enthalten ist. Bei Problemen kann der Nutzer schnell eine Antwort von Spezialisten erhalten und sich auch im Forum umsehen technische Unterstützung und erfahren Sie Lösungen für das Problem von Benutzern, die bereits darauf gestoßen sind.

Viertens besteht keine Notwendigkeit, für die Nutzungsdauer des Systems zu viel zu bezahlen. Eine flexible Lizenzierungsrichtlinie hilft Ihnen bei der Auswahl Ihres Abonnementtyps und der Angabe der erforderlichen Benutzeranzahl. Bei Problemen kann der Manager die Arbeit für bis zu sechs Monate unterbrechen, um sie später wieder aufzunehmen. In diesem Fall werden alle Einstellungen und Dokumente dazu gespeichert.

Wie „Wolken“ Riesen anlocken

Wir haben uns die Vorteile der Nutzung eines Cloud-EDMS für Manager kleiner Unternehmen angesehen, aber diese Funktionalität könnte nicht nur für sie von Interesse sein.

Stellen wir uns den Leiter einer Abteilung eines großen Unternehmens vor – seine Abteilung benötigte ein kostengünstiges und einfaches System zur internen Genehmigung von Dokumenten, aber das in seiner Organisation installierte EDMS ist zu überlastet mit Funktionen oder lässt sich nicht davon trennen allgemeine Struktur. In diesem Fall ist für ihn Docloud geeignet, mit dem er seine Aufgaben umsetzen kann, ohne zusätzliche Systeme in den Büros des Unternehmens einzusetzen und ohne dafür viel Geld aus dem Abteilungsbudget auszugeben.

Oder stellen Sie sich ein Projektteam vor, das aus Mitarbeitern verschiedener Organisationen besteht, die Dokumente untereinander koordinieren müssen. In einer solchen Situation ist es nicht möglich, eine lokale Lösung bereitzustellen und Sie können das Docloud-System verwenden. Gleichzeitig müssen sie diese Lösung nicht über einen längeren Zeitraum kaufen – nachdem sie den optimalen Tarif für die Projektlaufzeit gewählt haben, können sie die Nutzung des Systems sofort nach dessen Fertigstellung beenden.

Anmerkung: Der Artikel liefert eine Analyse aktuellen Zustand EDMS-Markt in Russland. Die Vorteile des Einsatzes von Cloud-Technologien im öffentlichen Sektor wurden identifiziert. Berücksichtigt werden die Besonderheiten der Implementierung cloudbasierter EDMS in Regierungsbehörden.

Stichworte: Cloud-Technologien, EDMS, öffentlicher Sektor.

Derzeit finden in Russland bedeutende Veränderungen im Bereich der Büroautomatisierung und des Dokumentenflusses statt. Experten weisen auf das aktive Interesse inländischer Organisationen hin, die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements zu nutzen.

Die Förderung der Entwicklung des russischen Marktes für elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) ist auf Trends wie Importsubstitution, die Erstellung eines Registers russischer Software, die Entwicklung von Cloud-Technologien sowie den Prozess der Skalierung oder Ersetzung veralteter IT zurückzuführen Lösungen.

Laut TAdviser wurden EDMS-Projekte im Jahr 2016 am aktivsten im öffentlichen Sektor und in sozialen Strukturen umgesetzt. Etwa 19 % der fast 4.000 Implementierungen dieser Systemklasse beziehen sich speziell auf Regierungsbehörden. Hohe Nachfrage zu EDMS wurden auch in der Finanzindustrie, im Baugewerbe, im Handel, im Maschinenbau und in der Energiebranche verzeichnet.

Laut TAdviser-Daten ist das Unternehmen KS-Consulting, ein Partner des Unternehmens Electronic Office Systems (Entwickler des EDMS Delo), führend bei der Implementierung von EDMS im öffentlichen Sektor. Als nächstes kommen das Unternehmen EOS selbst, Digital Design (Docsvision-Integratorpartner), ELAR und Office-Doc (Abbildung 1).

Abbildung 1. Anteile der Unternehmen nach Anzahl der EDMS-Projekte im öffentlichen Sektor

Ich möchte darauf hinweisen, dass ein bedeutender Trend, der mittlerweile von allen Experten beobachtet wird und erhebliche Auswirkungen auf die gesamte inländische Dokumentenmanagementbranche hat, das „Cloud-Dokumentenmanagement“ ist.

„Cloud-Dokumentenmanagement“ ist Moderne Technologie Dokumentenfluss, bei dem dem Benutzer die für die Arbeit mit Dokumenten notwendige Software als Internetdienst zur Verfügung gestellt wird. Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, die auf dem SaaS-Modell (Software as a Service) basiert – Software as a Service. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, ein Softwareprodukt nicht zu kaufen, sondern es bei Bedarf vorübergehend zu nutzen und für die tatsächliche Nutzungszeit der Ressource zu zahlen.

Der Einsatz von EDMS im SaaS-Format bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die sich vor allem in Einsparungen äußern Geld für den Kauf, die Installation und den Support relevanter Software. Die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud-Lösung ermöglicht es Ihnen, jederzeit und überall auf der Welt beliebig viele Benutzer mit dem System zu verbinden – ein Bedarf, der durch die zunehmende Mobilität moderner Unternehmen entsteht. Der Einsatz des Cloud-Dokumentenflusses ermöglicht es Unternehmen mit Niederlassungen und Tochtergesellschaften außerdem, den Dokumentenfluss durch die Verwendung einer einzigen Version der Software durch alle Unternehmensstrukturen zu standardisieren. Daher werden EDMS auf Basis des SaaS-Modells für viele Unternehmen zur einzigen Option für ein intelligentes Ressourcen- und Kostenmanagement.

Experten gehen davon aus, dass der Einsatz cloudbasierter EDMS in Zukunft noch zunehmen wird, insbesondere für mittlere und kleine Unternehmen. Experten zufolge elektronische Dokumentenmanagementsysteme Großunternehmen wird sich in sogenannten „privaten“ Clouds entwickeln, die es ermöglichen, die Dokumentenmanagement-Tools geografisch verteilter Unternehmen in einem einzigen Rechenzentrum zu zentralisieren.

Ich möchte anmerken, dass die Tendenz, Cloud-Dienste in die IT-Strategie von Regierungsbehörden einzubeziehen, erst in jüngster Zeit spürbar ist. Die Implementierung von Software mithilfe eines Cloud-Modells durch russische Ministerien und Abteilungen spiegelt nationale Besonderheiten im Kontext sich verändernder internationaler Beziehungen einerseits und der Komplikation der wirtschaftlichen Lage in Russland andererseits wider. IN momentan Behörden sind vor dem Hintergrund des allgemeinen Entwicklungstrends gezwungen, die Kosten für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu optimieren, einschließlich der Einsparung von IT-Dienstleistungen E-Government.

Im Allgemeinen sind Regierungskunden eher bereit, ihre eigenen privaten Clouds aufzubauen, als öffentliche Dienste zu mieten. Die Arbeit von Regierungsbehörden mit öffentlichen Clouds wird durch Sicherheits- und Regulierungsanforderungen behindert, darunter Einschränkungen beim Kauf ausländischer Dienste. Mithilfe des SaaS-Modells nutzen Regierungsbehörden heute Lösungen im Bereich Content Management, elektronisches Dokumentenmanagement, zusammen arbeiten oder Projekte.

Im Jahr 2016 führten das Unternehmen New Cloud Technologies und das Analysezentrum TAdviser eine Studie „Cloud-Dienste in Regierungsbehörden“ durch. Laut der Studie sind elektronische Dokumentenmanagementsysteme und Datenspeicherdienste die häufigsten Arten von Cloud-Software bei den befragten Behörden (ca. 80 %) (Abbildung 2).

Abbildung 2. Arten von Software, die gemäß dem Cloud-Modell verwendet werden

Die am weitesten fortgeschrittenen Regionen in Bezug auf den Einsatz von Cloud-Lösungen im öffentlichen Sektor sind: Moskau, St. Petersburg, Tatarstan, Autonomer Kreis der Chanten und Mansen-Jugra, Region Tula (Tabelle 1).

Tabelle 1.

TOP 5 Regionen der Russischen Föderation für die Migration zu Cloud-Lösungen auf einer 10-Punkte-Skala

In diesen Regionen ist die Migration des öffentlichen Sektors zu Cloud-EDMS weit verbreitet. Insbesondere wurde die cloudbasierte EDMS „Practice“ in Regierungsbehörden in Moskau und der Region Moskau implementiert. Insgesamt wird diese Lösung von mehr als 40 Bundes- und Landesbehörden genutzt.

Es ist erwähnenswert, dass der Hauptfaktor, der die Verbreitung von Cloud-Technologien, einschließlich Cloud-EDMS, in russischen Regionen einschränkte, lange Zeit die Einschränkungen der Kommunikationskanäle und vor allem der unzureichende Ausbau des Breitbandzugangs waren.

Im Moment beruhigt sich die Lage. Wie die Studie „Cloud-Dienste in Behörden“ ergab, bestätigen mehr als 60 % der befragten regionalen Organisationen den Einsatz von Cloud-Diensten oder Migrationspläne. Ein eindeutiger Treiber für die regionale Cloud-Abdeckung war die O7-Plattform des Rostelecom-Betreibers, die sich hauptsächlich auf Dienste für Regionen und Kommunen konzentrierte.

Auf Basis dieser Plattform hat das Unternehmen EOS einen Cloud-Dienst für das elektronische Dokumentenmanagement O7.DOK erstellt. Der Service kombiniert mit einem einheitlichen Identifikations- und Autorisierungssystem (USIA), mit der regionalen E-Government-Infrastruktur, einschließlich des Systems der interdepartementalen elektronischen Interaktion (SMEI), und ermöglicht den Datenaustausch mit WEB-Diensten von Regierungsbehörden.

Natürlich bedarf der Einsatz von SaaS-basiertem EDMS in Regierungsbehörden einer ernsthaften Überlegung im Zusammenhang mit den Anforderungen an Sicherheit und Qualität der Fernverbindung zum System. Der Hauptweg zur Lösung des Problems der Informationssicherheit besteht heute darin, ein EDMS für nachgeordnete Unternehmen und Organisationen sowie für lokale Regierungen nicht im Internet, sondern im Netzwerk einer regionalen Regierungsbehörde mit der Organisation des Kanalschutzes zu platzieren. was berücksichtigt notwendigen Anforderungen. Heute hat sich diese Praxis bereits in vielen Regionen des Landes entwickelt. So entwickelt die Moskauer Regierung seit 2011 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem auf Basis des Praktika-Produkts und verbindet damit Abteilungen und Haushaltsinstitutionen.

Bei Verwendung dieses Schemas wird auf der Ebene einer Teileinheit der Russischen Föderation eine private Cloud erstellt, in der alle erforderlichen Lösungen zur Automatisierung sowohl der regionalen Regierungsbehörde selbst als auch aller nachgeordneten Institutionen bereitgestellt werden. Dies bietet effiziente Übertragung Dokumente sowohl an höhere Behörden als auch zwischen nachgeordneten Organisationen, einschließlich zwischen Kommunalbehörden, und transparente Überwachung des Status der Ausführung der von höheren Institutionen erhaltenen Dokumente. Gleichzeitig wird ein einheitlicher Ansatz sowohl bei der Arbeitsregulierung als auch beim Informationsschutz gewährleistet.

Zu beachten ist auch, dass der Bereich der Dokumentenautomatisierung in Russland ungleichmäßig entwickelt ist. Bei großen Regierungsbehörden Bundesebene Diese Komponente ist besser entwickelt als auf regionaler und lokaler Ebene. Experten weisen darauf hin, dass Regierungsbehörden, die hinsichtlich der Informatisierung schwach sind, am meisten von der Einführung cloudbasierter EDMS profitieren. Darüber hinaus sind weiterhin die dominanten Gründe für die Nichtnutzung von Cloud-Diensten Informationssicherheit sowie regulatorische Einschränkungen. Auch Vertreter regionaler Gebietskörperschaften sehen in der begrenzten Finanzierung ein Problem.

Abschließend möchte ich darauf hinweisen, dass der Trend zur „Umstellung“ auf die „Cloud“ von Diensten zur Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements und insbesondere zur Bereitstellung von Lösungen nach dem SaaS-Modell zu einem der Haupttrends in der betrachteten Branche geworden ist . Fortschritte im Bereich Cloud Computing machen das Modell, EDMS in der Cloud zu hosten und Organisationen die entsprechenden Dienste für deren Nutzung bereitzustellen, bereits heute in vielen Fällen kosteneffektiv.

Referenzliste:

1. „Clouds“ im öffentlichen Sektor: Forschung von TAdviser und „Neue Cloud-Technologien“. [Elektronische Ressource] – Zugriffsmodus: http://www.tadviser.ru (Zugriffsdatum: 20. November 2017)
2. Dokumentenfluss in den Clouds. Vorteile und Risiken. [Elektronische Ressource] – Zugriffsmodus: https://www.eos.ru (Zugriffsdatum: 21.11.2017)
3. Wie man den Staat in die Wolken bringt. [Elektronische Ressource] – Zugriffsmodus: https://www.eos.ru (Zugriffsdatum: 22. November 2017)
4. EDMS im SaaS-Format. [Elektronische Ressource] – Zugriffsmodus: http://www.tadviser.ru (Zugriffsdatum: 22.11.2017)

Büroarbeit und Dokumentenfluss sind wichtige Hilfsverfahren des Managementsystems eines Unternehmens, die dessen Struktur eigentlich prägen Managementprozesse sich direkt auf die Arbeit der gesamten Organisation auswirken. Allerdings erfordert die Bereitstellung eines vollwertigen elektronischen Dokumentenmanagementsystems dedizierte Server, zugehörige Infrastruktur und Personal, was für Unternehmen kostspielig sein kann. Das Servicemodell und die Clouds ermöglichen es, die Zielgruppe elektronischer Dokumentenmanagementsysteme deutlich zu erweitern. Die meisten Hersteller elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) konzentrieren sich auf Unternehmen und Organisationen mit einer ausgeprägten territorialen Verteilung und einer relativ großen Anzahl von Arbeitsplätzen. Gerade diese Unternehmen müssen dringend den Dokumentenfluss optimieren und die elektronische Interaktion organisieren. Allerdings verfügt nicht jedes Unternehmen über genügend Ressourcen, um die „Eintrittskarte“ für den Prozess zu bezahlen Implementierung von EDMS. Die Bereitstellung von Dokumentenverwaltungsdiensten mithilfe des SaaS-Modells (Software as a Servise) erweist sich für Organisationen jeder Größe und jedes Profils, die dies benötigen, als durchaus akzeptabel unterschiedliche Anforderungen zum Informationsschutz.

EDMS-Funktionalität

Basierend auf der Funktionalität lässt sich EDMS einteilen (Abb. 1): klassische Lösungen zur Dokumentenautomatisierung, die vor allem von Regierungskunden nachgefragt werden – Funktionalität und Schnittstellen sind hier längst definiert; Dokumentationsmanagementsysteme (Industrie, Regulierung, Verwaltung); Werkzeuge für die Gruppenarbeit mit Dokumenten; Standard-Prozessmanagementsysteme (Automatisierung von Arbeitsabläufen); beliebige Prozessleitsysteme.

Cloud-EDMS-Architektur

Jedes moderne EDMS, unabhängig vom Konzept, auf dem seine Vertriebsmethodik basiert und welche Prozesse es automatisiert (Büroarbeit, Dokumentenfluss, Informationsunterstützung für Managementmodelle), basiert auf einer dreistufigen Architektur (Abb. 2). . Die Basis bildet ein DBMS und ggf. ein kryptografisches Schutzsystem. Die zweite und dritte Ebene werden von System- und Anwendungsdiensten sowie dem Anwendungsserver eingenommen. Darüber hinaus gibt es eine vierte Ebene, die Schnittstellenlösungen umfasst, mit denen Sie die funktionalste Schnittstelle für ein bestimmtes Gerät (Desktop-PC, Tablet-Computer usw.) erstellen können. Mobiltelefon usw.).

Es basiert auf einem industriellen DBMS von Microsoft, IBM oder Oracle. Zu seinen Aufgaben gehören die sichere Speicherung elektronischer Dokumentation und die Organisation des Zugriffs darauf, einschließlich des hierarchischen Zugriffs (IBM Lotus Domino/Notes). Die untere Ebene der klassischen dreistufigen EDMS-Architektur kann neben dem DBMS auch eine Informations- und Transportinfrastruktur sowie ein Informationssicherheitssystem mit Unterstützung für kryptografische Verfahren und elektronische Signaturen umfassen.
In einem Cloud-System kann die Datenspeicherung sowohl in einem einzigen, dedizierten Speicher als auch verteilt erfolgen, beispielsweise an dem Ort, an dem Dokumente in das System eingegeben werden, was besonders für die Cloud-Automatisierung des Dokumentenflusses in einer Organisation relevant sein kann mit einer großen Anzahl von Büros in verschiedenen Regionen.

Als Basis eines modernen EDMS können spezifische dokumentenorientierte Lösungen für das Corporate Content Management genutzt werden. Die Lotus-Plattform macht einen erheblichen Anteil dieses Marktteils aus. Wenn die zuvor besprochenen DBMS einen relationalen Ansatz zur Datenbankverwaltung darstellen und die darin enthaltenen Informationen in Form rechteckiger Tabellen dargestellt werden, werden Daten in Lotus Domino hierarchisch gespeichert, d. h. in einer Struktur, die der üblichen Speicherung von Dokumenten in ähnelt eine Organisation. Dieser Ansatz verbessert die Dokumentenverwaltungsverfahren erheblich, wodurch diese Technologie einen herausragenden Platz einnimmt moderner Markt EDMS-Lösungen.

Etwas abseits in dieser Gruppe steht die Lösung von Microsoft, die eher für Corporate Content Management gedacht ist: SharePoint. Als ECM-Plattform findet SharePoint vor allem in mittelständischen Unternehmen viele Anhänger, da sich auf dieser Basis aufgebaute Systeme sowohl im Umfang als auch in der Funktionalität je nach aktuellen Geschäftsanforderungen problemlos skalieren lassen, Ansätze auf Basis von SharePoint sind jedoch noch praktisch nicht umgesetzt; in Form von Cloud EDMS.

Viele inländische EDMS-Entwickler, insbesondere diejenigen, die eng mit Anbietern interagieren, haben gleichzeitig mehrere Industrielösungen erstellt, sowohl im Rahmen einer gemeinsamen dreistufigen Architektur als auch als Überbau über einer dokumentenorientierten Umgebung, die es Ihnen ermöglicht, Dokumentdaten effektiv unabhängig zu verwalten.

Die zweite und dritte Ebene der dreistufigen Architektur werden durch einen Anwendungsserver und verschiedene Systemdienste implementiert, deren Ressourcen von EDMS-Anwendungsmodulen genutzt werden – Softwarepaket, das die Grundfunktionalität des EDMS bereitstellt. Beispielsweise stellt ein solcher Universalkomplex im Verfahren zur Bearbeitung eingehender Korrespondenz dem System folgende Funktionalität zur Verfügung: Dokumentennummerierung; Speicherung von Dokumentinhalten (Bild, Text); Automatisierung von Standardverfahren (Koordinierung, Genehmigung oder Unterzeichnung).

Natürlich gibt es noch viel mehr Aufgaben, die von einem Anwendungsserver gelöst werden können, diese sollten jedoch ausschließlich im Kontext der von ihnen bereitgestellten Funktionalität betrachtet werden.

Das EDMS in der „Cloud“-Version unterscheidet sich nicht grundlegend. Daher sind für diese Verbraucherkategorie die architektonischen Aspekte der Lösung sowie die Aspekte des Lizenzmanagements nicht wichtig.
Eine Besonderheit der von uns betrachteten Architektur ist die vierte Ebene, die Ebene der Benutzeroberflächen (UI), die dazu dient, eine bequeme und vollständige Interaktion des Endbenutzers mit dem EDMS als solchem ​​sowie den zusätzlich enthaltenen Peripheriegeräten zu organisieren das EDMS im Arbeitsplatzkomplex des Benutzers (Scanner, Drucker, Barcodescanner usw.).

Benutzeroberflächenebene können je nach Art der verwendeten Schnittstellen in Kategorien eingeteilt werden:

. „Fett“ Kunde. Das älteste EDMS, das jedoch eine voll funktionsfähige Interaktion zwischen dem Benutzer und dem EDMS bietet. Es wird normalerweise in Form eines Softwaremoduls präsentiert, das direkt auf der Benutzerstation installiert wird, was auf seine Hauptnachteile hinweist: kostspielige Bereitstellung und weiterer Betrieb. „Fat“-Clients sind typabhängig Betriebssystem Anwendungen. Dieser Ansatz gilt als ziemlich veraltet und darauf basierende Lösungen werden nicht für Cloud-EDMS verwendet.
. "Dünner Kunde. Ein modernes EDMS, das über eine Webschnittstelle mit einem Internetbrowser mit dem Benutzer interagiert. Darüber hinaus kann diese Interaktion sowohl intern organisiert werden lokales Netzwerk Organisationen sowie über VPN und das Internet. Dies erleichtert die Bereitstellung und Wartung. Die Funktionalität eines solchen Systems kann ohne eine massive Neuanordnung der Client-Anwendungen aktualisiert werden, was auch die Kosten erheblich senkt. In modernen „Cloud“-EDMS ist diese Art von Schnittstelle, unabhängig von der Arbeitsplatzplattform, die wichtigste.
. Ein mobiler Client, der für den Einsatz auf modernen mobilen, geschäftsorientierten Plattformen entwickelt wurde: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android und MS Windows Phone. Nur Lösungen, die auf iOS und BlackBerry OS basieren, bieten das entsprechende Maß an Sicherheit bei der Datenübertragung von und zu Ihrem Telefon.

Moderne elektronische Dokumentenmanagementsysteme entwickeln sich weiter, erobern neue Marktsektoren und bieten Dienstleistungen im Rahmen neuer Geschäftsmodelle an, deren Hauptmodell SaaS ist.
Viele architektonische Aspekte sind sowohl beim klassischen EDMS als auch beim Cloud-System gleich. Allerdings weisen Cloud-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement auch viele Unterschiede zu herkömmlichen Unternehmensinformationssystemen auf, die eine Umgestaltung einer klassischen EDMS-Lösung in eine Cloud-Lösung praktisch ausschließen, was die derzeit ausgesprochen schwache Präsenz von Cloud-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement erklärt elektronische Dokumentenmanagementsysteme auf dem heimischen Markt. Im vergangenen Jahr wurden mindestens drei solcher Systeme offiziell in den kommerziellen Betrieb genommen, für 2012 versprechen die Entwickler mindestens fünf cloudbasierte dokumentenorientierte Lösungen. Neue Lösungen sollten sowohl technische als auch rechtliche neue Ansätze für Lizenzierungs- und Abrechnungsmöglichkeiten bieten und die Verbindung mit Regierungsportallösungen, Systemen der abteilungsübergreifenden elektronischen Interaktion (SMEI) und der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung (EDF) sicherstellen.

Probleme der Wahl

Wenn für ein Unternehmen die Aufgabe, einen Cloud-Dokumentenfluss zu wählen, mit der ersten Automatisierung des Dokumentenflusses im Allgemeinen zusammenfällt, steht das Unternehmen vor der Wahl, „ob es ein klassisches EDMS implementiert oder einfach eine Verbindung zu einer bestehenden Cloud-Lösung herstellt“. Der finanzielle Vorteil der „Cloud-Option“ ist deutlich spürbar. Das Problem des Vertrauens in den Cloud-Lösungsanbieter kann jedoch sehr akut sein. Und hier gilt es, eine Reihe von Fragen zu beantworten: Gewährleistet der Anbieter die tatsächliche und nicht deklarierte Vertraulichkeit der im System gespeicherten Dokumente, wird rechtzeitig eine Datensicherung erstellt usw.
Eines der zentralen Dokumente, die das Rechtsverhältnis zwischen Anbieter und Kunde regeln, ist das SLA (Service Level Agreement). Eine SLA-Vereinbarung impliziert im Gegensatz zu einer regulären Servicevereinbarung nicht nur und nicht so sehr eine Liste der vom Anbieter durchgeführten Arbeiten, sondern definiert alle Cloud-EDMS-Dienste, die dem Kunden während der Laufzeit der Vereinbarung bereitgestellt werden, sowie die Fristen, innerhalb derer diese Leistungen in angemessenem Umfang und in angemessener Qualität erbracht werden. Der Vertrag definiert klar alle Fristen für die Lösung auftretender Vorfälle und Probleme und legt Disziplinarmaßnahmen gegen den Anbieter bei Nichteinhaltung fest unsachgemäße Ausführung Verpflichtungen.

Cloud EDMS oder nicht?

Obwohl der SaaS-Ansatz in vielen Situationen gut funktioniert und es zahlreiche Argumente dafür gibt, stößt die Einführung eines cloudbasierten EDMS im Unternehmen immer noch auf Widerstand. Welche Kriterien können Hinweise zur Automatisierung des Dokumentenflusses geben?

Kriterium 1. Rascher Anstieg des Dokumentenflussvolumens.
Für ein kleines oder mittleres Unternehmen ist dieses Zeichen das erste Signal, dass es an der Zeit ist, über die Automatisierung dieser Prozessgruppe nachzudenken. Der rasante Anstieg des Inhaltsvolumens sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen Unternehmen hat die Implementierung effektiver Dokumentenmanagementsysteme und -technologien erforderlich gemacht. Webservices ermöglichen vielen Unternehmen eine schnelle Automatisierung des Content Managements mit Vorteilen wie deutlich geringeren Anschaffungskosten und einer einfacheren IT-Systemadministration. Der Anbieter ist für die Verwaltung der Infrastruktur und die Wartung des Dienstes verantwortlich; der Benutzer muss nichts kaufen, warten oder verwalten.
Es wird angenommen, dass dies in den meisten Fällen der Fall ist große Unternehmen Durch die Wahl eines SaaS-Modells für die Dokumentenverwaltung können potenziell mehr als 50 % der Infrastruktur- und Verwaltungskosten im Vergleich zu einer herkömmlichen Softwareimplementierung eingespart werden. Für kleine Unternehmen wird die Automatisierung des Dokumentenflusses durch ein cloudbasiertes EDMS sogar noch kostengünstiger sein, weil Die relativen Kosten für die Infrastruktur sowie der Verwaltungsaufwand werden spürbar reduziert.

Kriterium 2. Benötigt das Unternehmen eine einzelne Anwendung oder ein System aus mehreren miteinander verbundenen Modulen?
Einige Unternehmen benötigen zahlreiche Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus einer Anwendung zu empfangen und zu senden. OCR zum Konvertieren von Faxen und gescannten Dokumenten in Textdokumente sowie weitere Funktionen zur besseren Inhaltsorganisation. Solch wichtige Kleinigkeiten Nur ein Anbieter kann es deutlich günstiger und qualitativ besser umsetzen.

Kriterium 3. Wie hoch ist die erforderliche Umsetzungsgeschwindigkeit?
Traditionell umfasst die Phase des Kaufs von Standardsoftware, zu der auch die Durchführung einer Ausschreibung gehört, die Entwicklung Leistungsbeschreibung, Tests und Verhandlungen können einen Monat dauern, danach kommt die Arbeitsfrist, die unter den Bedingungen einer durchschnittlichen Organisation mit 50-100 Arbeitsplätzen im EDMS noch ein paar Monate beträgt. Bei der Wahl eines Cloud-EDMS sieht der Kunde die Anwendung bereits während der Testbetriebsphase in Betrieb und der Return on Investment wird viel früher eintreten.

Kriterium 4. Gibt es welche? praktische Werkzeuge Migration von Daten in ein Cloud-System von einem EDMS, das bereits im Unternehmen verwendet wird. Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten teilweise oder vollständig beschädigt werden oder verloren gehen? Im Gegenzug müssen Sie die Risiken bewerten, die sowohl bei der Migration als auch beim Betrieb des Dokumentenmanagementsystems auf der Cloud-Plattform entstehen.

Kriterium 5. Haben Sie ein begrenztes Projektbudget? Bei der Implementierung eines cloudbasierten EDMS werden die Anlaufkosten deutlich reduziert und sind mit den Betriebskosten vergleichbar. Möchten Sie Ihre Gründungskosten senken?
Der Kauf generischer Software ist oft mit hohen Lizenzkosten verbunden. Eine Expertenschätzung der Kosten eines typischen Softwarepakets beträgt etwa 15 % der Kosten für den Besitz und Betrieb dieser Anwendung über einen Zeitraum von 5 Jahren. Bei einer cloudbasierten Lösung können die Betriebskosten eher als kleine monatliche Gebühr denn als große Investition angesehen werden.

Kriterium 6: Benötigen Sie ein sich kontinuierlich verbesserndes ECM-System?
Wenn sich das Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens schnell entwickelt, kann der Einsatz eines modifizierbaren „Cloud“-EDMS die Kosten des Unternehmens für das Softwaremanagement erheblich senken: Änderungen in einem solchen System erfolgen für alle gleichzeitig, die Installation zusätzlicher Software ist ausgeschlossen. Dadurch führt der Lösungsanbieter Updates auf dem Server durch, die über den Webzugriff sofort verfügbar sind, so dass die Aktualisierung der Versionen für den Betreiber unsichtbar ist und keine zusätzliche Zahlung erfordert.

Kriterium 7. Können Sie die Risiken abschätzen, die entstehen, wenn der Informationssystemanbieter aus dem Markt ausscheidet? Die Antwort auf diese Frage sind in vielerlei Hinsicht technische Lösungen, die eine Datenmigration sowohl aus der Cloud selbst als auch aus Sicherungskopien ermöglichen. Andererseits kann die Wahrscheinlichkeit einer Diskreditierung von Dokumenten, die bei einem Wechsel eines Systemanbieters vor allem aufgrund politischer Motivation für solche Maßnahmen entsteht, durch den Einsatz ausreichend leistungsfähiger kryptografischer Inminimiert werden.

Kriterium 8. Können Sie Ihr Unternehmen nach dem Pareto-Prinzip führen, wenn die Kernfunktionen des Produkts die maximale Anzahl der ihm zugewiesenen Aufgaben lösen können? Wenn ja, dann ist die Implementierung auf Basis eines „Cloud“-EDMS für die jeweilige Organisation geeignet, wenn die Funktionalität jedoch stärker fragmentiert ist und es auch Aufgaben gibt, die mit seiner Hilfe nicht gelöst werden können, dann ist die Umsetzung von Zielen auf Basis der gewählten „Cloud“-EDMS ist höchstwahrscheinlich zweifelhaft und es sind zusätzliche Analysen erforderlich, um eine Managemententscheidung über die Dokumentenautomatisierung auf diese Weise zu treffen. Dies liegt daran, dass die meisten gut konzipierten Cloud-Systeme große Angebote bieten Funktionalität. Einige spezielle Funktionen können jedoch nicht bereitgestellt werden. Daher befürchten viele Unternehmen, dass sie an Flexibilität verlieren. Bei effizienterer Nutzung ist jedoch eine Lösung zulässig, bei der das EDMS nur Standardfunktionen bereitstellt. Weitere vom Unternehmen benötigte Funktionalitäten können zusätzlich implementiert werden.