Analyse des aktuellen Zustands des Sed-Weltmarktes. Elektronische Dokumentenverwaltung in den Regionen der Russischen Föderation. EDMS im Gesundheitswesen

RUSSISCHER EDM-MARKT: PROBLEME UND AUSSICHTEN FÜR DIE MARKIERUNG DES SYSTEMS DES ELEKTRONISCHEN UMSATZES: PROBLEME UND PERSPEKTIVEN DER ENTWICKLUNG

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South Russian Institute of Management - eine Zweigstelle der Russischen Akademie für Volkswirtschaft und Öffentlicher Dienst

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - Zweig des russischen Präsidenten

Volkswirtschaft und öffentliche Verwaltung

Zusammenfassung: Der Artikel analysiert die Probleme und Perspektiven für die Entwicklung des EDMS-Marktes in Russland. Die Konzepte elektronischer Dokumentenmanagementsysteme, ihr Zweck und ihre Aktualisierung in moderne Welt, präsentiert statistische Daten über die Entwicklung und Nutzung spezifischer elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme sowohl in der Handelsstruktur als auch im öffentlichen Sektor. Es werden Schlussfolgerungen zu den Problemen von EDMS und der Notwendigkeit ihrer Entwicklung, Verbesserung und Anwendung in Organisationen und Behörden gezogen, um ihre Effizienz und Effektivität zu steigern.

Schlüsselwörter: elektronisches Dokumentenmanagement, elektronisches Dokumentenmanagementsystem, EDMS-Markt, EDMS-Funktionalität, EDMS im öffentlichen Sektor.

Anmerkung: Der Artikel analysiert die Probleme und Perspektiven der Marktentwicklung des Systems des elektronischen Umsatzes in Russland. Dabei handelt es sich um folgende Begriffe: die Systeme des elektronischen Dokumentenumsatzes, ihre Ziele und Aktualisierung in der modernen Welt, statistische Daten über die Entwicklung und Nutzung konkreter Systeme des elektronischen Dokumentenumsatzes werden sowohl im kaufmännischen als auch im öffentlichen Sektor vermittelt. Es werden Schlussfolgerungen zu den Problemen der Systeme des elektronischen Umsatzes gezogen die Notwendigkeit ihrer Weiterentwicklung verbessert und genutzt in die Organisation und staatliche Einrichtungen zur Steigerung ihrer Effizienz und Ergebnisfähigkeit.

Schlüsselwörter: elektronischer Dokumentenumschlag, System des elektronischen Dokumentenumschlags, Markt der Systeme des elektronischen Dokumentenumschlags, Systeme des elektronischen Dokumentenumschlags im öffentlichen Sektor.

In der modernen Welt hat die Entwicklung von Technologien und deren flächendeckende Einführung dazu geführt, dass das elektronische Dokumentenmanagement und die Archivarbeit im Vergleich zu ihrem Pendant auf Papier eine führende Position einnehmen. Heute können wir eine Zunahme der Anzahl und des Umfangs der weltweit verwendeten Dokumente beobachten. Zudem verändert sich das Verhältnis von elektronischen und Papierdokumenten im Laufe der Zeit zugunsten der letzteren.

2014 feierte der EDMS-Markt sein 20-jähriges Bestehen. Sein Ursprung und seine Entstehung wurden in erster Linie durch die Notwendigkeit verursacht, die Arbeit von Regierungsbehörden zu automatisieren - die erste Haushaltssysteme elektronische Dokumentenverwaltung wurden nach ihren Aufträgen erstellt.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein organisatorisches und technisches System, das den Prozess der Erstellung, Zugriffskontrolle und Verteilung von elektronischen Dokumenten in Computernetzwerken sowie die Kontrolle über den Dokumentenfluss in einer Organisation gewährleistet.

EDMS auf dem Markt Informationstechnologien bleiben unter den am meisten nachgefragten Systemen, da sie Folgendes ermöglichen:

Steigern Sie die Effizienz der Unternehmensführung, indem Sie der Geschäftsführung alle notwendigen Informationen zur Entscheidungsfindung zur Verfügung stellen;

Optimieren Sie die Arbeit der Mitarbeiter mit Dokumenten;

Unternehmensvermögen (Informationen, die aufgrund von Entlassungen oder Entlassungen von Mitarbeitern verloren gehen können), d. h. um die Kontinuität von Geschäften oder Geschäftsprozessen zu gewährleisten.

Im Jahr 2013 wuchs der russische EDMS-Markt, einschließlich der Implementierungsdienste, im Vergleich zu 2012 um 20 % auf 30,72 Mrd. RUB. Es konnte im Zeitraum von 2011 bis 2013 hohe Wachstumsraten halten: von 20 auf 35 % Im Gegensatz zu anderen Segmenten des Unternehmenssoftwaremarktes, wo laut TLew1Beg ein leichter Rückgang begann (B1-Systeme) oder das Wachstum gestoppt wurde (BIR-Systeme). Bis Ende 2014 soll der EDMS-Markt zweistellig wachsen: Haupttreiber dieses Marktes ist der öffentliche Sektor, wo mit hoher Intensität Projekte im Bereich der Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements umgesetzt werden. Bei der Anzahl der Projekte beträgt der Anteil des öffentlichen Sektors am EDMS-Markt bis zu 25 %, in monetärer Hinsicht bis zu 40 %. ...

Die positive Marktdynamik im Jahr 2013 wird durch die Daten zum Umsatz der Integratoren bestätigt. Unter den Unternehmen, die Daten zum Umsatz auf dem EDMS-Markt einschließlich Implementierungsdienstleistungen (in Rubel, einschließlich MwSt.) vorgelegt haben, betrug das Wachstum im Jahr 2013 im Vergleich zum Vorjahr für die meisten Unternehmen 15 % oder mehr. (Tabelle 1) .

Tabelle 1. Einkommen von Systemintegratoren im EDMS-Markt in

Russland, 2012-2013, Tausend Rubel

Unternehmensumsatz 2013 Projekte 2013 Projekte 2012 Projekte 2012 Umsatzwachstum 2012-2013

1C (alle Franchisenehmer) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1 %

Geschäftslogik 760.000 88 534 900 86 42,1 %

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5 %

ID-Management-Technologien 380 970 - 238 035 - 60%

Lan t 188.000 80 180.000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Transport 50 54 28 49 73,6%

mont (Homemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38.000 9 34.500 5 10,1 %

1 FRAGEN SIE AN 23 200 57 17 600 35 31,8%

Gesamt 4.219.775 3.257.835 29,5 %

Am aktivsten Implementierung von EDMS in Russland werden sie im öffentlichen Sektor umgesetzt, dies gilt zunächst für Behörden, aber auch für Unternehmen mit staatlicher Beteiligung.

Unter den staatseigenen Unternehmen ragen für den Zeitraum von Anfang 2013 bis September 2014 in Bezug auf die Größe das elektronische Dokumentenmanagementsystem innerhalb der GAS Justiz heraus, das auf der Basis der Delo (EOS)-Plattform (mehr als 67 Tausend Benutzer) sowie die Implementierung von EMC Documentum in Rosatom (30 Tausend) und die Einführung von Etlas (EDM) im Ministerium für Gesundheit und soziale Entwicklung der Region Orjol für 10 Tausend Arbeitsplätze. Im kommerziellen Bereich ist das größte EDMS-Projekt die Implementierung von DocsVision in der Sberbank der Russischen Föderation, die Replikation des Systems ist noch im Gange: Nach Angaben der Bank selbst arbeiten jetzt 100.000 Bankmitarbeiter im EDMS auf dieser Plattform (Tabelle 2).

Tabelle 2. Top-5-EDMS-/ESM-Projekte im öffentlichen Sektor Russlands nach Anzahl der Nutzer im Jahr 2013 – die ersten drei Quartale 2014

GAS Justice EOS Fall 67 835

Kunde Systemintegrator Anzahl der Benutzer

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Ministerium für Gesundheit und soziale Entwicklung der Region Orjol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Generalstaatsanwaltschaft der Russischen Föderation AIK Überwachung von EOS 9 123

Regierung der Region Rostow Fall (EOS) EOS 7 639

In der EDMS-Branche hat sich eine paradoxe Situation entwickelt: normalerweise

Rechtsvorschriften bremsen den Weg zur Anwendung neuer Technologien. Heute der rechtliche Rahmen den technischen Möglichkeiten der meisten implementierten Systeme voraus. Auf der anderen Seite erlauben die Fähigkeiten der ECM-Plattformen selbst, auf denen die EDMS aufgebaut sind (sowohl importierte als auch inländische), im Prinzip alle neuen Probleme zu lösen. Heutzutage wird die Entwicklung durch die mangelnde Kompetenz funktionaler Kunden behindert, die immer noch an konservativen Ansichten zum Dokumentenfluss festhalten.

Auf Systemebene besteht offensichtlich ein Verständnis für die Bedeutung dieser Aufgabe: Mit dem Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 09.06.2012 N 890 "Über Maßnahmen zur Verbesserung des elektronischen Dokumentenflusses in Regierungsbehörden" wurde festgestellt, dass der Übergang zu EDM in staatlichen Stellen bis zum 31. Dezember 2017 abgeschlossen sein muss

Aber der aktuelle Stand der Dinge lässt Zweifel - Großinvestitionen in IKT im öffentlichen Sektor, mehr als 1 Billion. Rubel, bis sie ein greifbares praktisches Ergebnis liefern.

Leider gibt es heute keinen einzigen rechtlich bedeutsamen öffentlichen Dienst, der die Durchführung von rechtlich bedeutsamen Handlungen - Ausstellung eines Dokuments, Änderung des Status eines Bürgers usw. - in elektronischer Form beinhaltet. Alle bei EPGU bereitgestellten Dienste dienen ausschließlich zu Informationszwecken.

EDMS-Systeme zielen darauf ab, die Aktivitäten einer Organisation zu verbessern, aber jedes von ihnen hat seine eigene breite Funktionalität, die eine Reihe von Merkmalen umfasst. Während der Recherche waren wir

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Dokumentenfluss * Chef-Assistent

■ UNTERNEHMEN ■ EVFRA T ■ MOTIV

9 Systeme wurden identifiziert. Wir zeigen deren funktionale Ausstattung, anhand derer wir die Vor- und Nachteile der Systeme aufzeigen (Abb. 1,2). Reis. 1. Technische Möglichkeiten moderner EDMS

Reis. 2. Lizenzkosten für 100 Benutzer, ohne DBMS-Kosten, Zusatzmodule und Rabatte

Beim Vergleich der Funktionalität des EDMS werden die folgenden Bezeichnungen verwendet: "+" - die Gelegenheit wird umgesetzt; "+/-" - die Möglichkeit ist innerhalb der eingeschränkten Funktionalität verfügbar oder es wird zusätzliche Software benötigt; "-" - die Opportunity wurde nicht umgesetzt.

Entsprechend der Funktion "Arbeiten mit Dokumenten" werden die führenden Positionen von EDMS besetzt wie: Chef-Assistent, Delo und Efrat. Die Grassroots-Ebene wurde von PayDox besetzt (Tabelle 3).

ARBEITEN MIT DOKUMENTEN MIT Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Eingebaute Werkzeuge

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Arbeiten mit Dokumentprojekten / - / - / -

Tabelle 3. Arbeiten mit Dokumenten

Nach der Entwicklung der Funktion "Suche und Analyse von Informationen" sind die führenden EDMS-Unternehmen wie: Efrat, Delo und DocsVision. Die letzten Positionen besetzen 1C, Directum, GlobusProfessional (Tabelle 4).

SUCHE und ANALYSE VON INFORMATIONEN Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Chef-Referent CASE EVFRAT MOTIV

Attributsuche (Suche nach Dokumentdetails)

Suche nach Aufgaben und Zuweisungen (u.a. nach Fristen, Ausführenden, Controllern)

Volltextsuche unter Berücksichtigung der Morphologie der russischen Sprache / - / - / - / - / -

Umsetzung verschiedener Sucharten in einer Anfrage / -

Tabelle 4. Analyseinformationen finden

Tabelle 5. Informationssicherheit

INFORMATIONSSICHERHEIT Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Chef-Referent CASE EVFRAT MOTIV

Unterstützung verschiedene Wege Authentifizierung / - / - / - / - / - / - / -

Benutzerrechte vergeben

Rechte an Benutzergruppen vergeben

Unterstützung für benutzerdefinierte Rollen

Entsprechend der Entwicklung der Funktion „Information Security“ sind die führenden Positionen Boss-Referent, Efrat, Delo und DocsVision. In den letzten Positionen: 1C und GlobusProfessional (Tabelle 5).

Anhand der durchgeführten Analyse lassen sich mehrere EDMS mit der größten Funktionsausstattung unterscheiden. Dazu gehören: Euphrat, der unangefochtene Marktführer ist, sowie Delo und DocsVision. Von 9 EDMS zeichneten sich 1C, Globus Professional, PayDox durch eine ungenügende Funktionsausstattung aus. Der Rest des EDMS besetzte die mittlere Nische.

Zusammenfassend können wir sagen, dass das EDMS in der modernen Welt notwendig ist und seine ständige Verbesserung ebenfalls ein wichtiges Kriterium ist. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme sind auf dem russischen Markt gut bekannt. Heute ist ihre Implementierung weit verbreitet und hat den Höhepunkt der Produktivität erreicht. Weiteres Wachstum

Markt nicht durch eine Erhöhung der Zahl der ECM-Nutzer, sondern durch die Verbesserung ihrer Funktionalität möglich ist. Leistungsprobleme, fehlende Funktionalität, hohe Entwicklungs- und Supportkosten der aktuellen Lösung, geschlossener Plattformcode, unpraktische Schnittstelle, Probleme mit der territorialen Verteilung und Integration sowie die Bindung an veraltete Software gehören heute zu den Hauptgründen für das Ablösen bestehender Lösungen und Hardwareplattformen.

Referenzliste:

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IDC-Analysten stellen Folgendes fest Entwicklungstrends des globalen EDMS-Marktes :

1. Weitere Entwicklung Markt, seine Konsolidierung, das Aufkommen neuer Marktteilnehmer, die Differenzierung der Angebote von den Marktteilnehmern. Auf dem EDMS-Markt werden Fusionen und Übernahmen fortgesetzt, und zwar größtenteils durch weltbekannte IT-Firmen (Oracle, Microsoft, SAP, Baan usw.), die ein neues Betätigungsfeld betreten haben.

2. Integration von EDMS mit gängigen Unternehmensanwendungen. Die Integration von Unternehmensdaten und -anwendungen ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und wird auch in Zukunft ein Thema bleiben. Laut IDC-Analysten in der Ära E-Business Nur Unternehmen werden mit der durchdachtesten Formulierung ihrer Enterprise Information Management (EIM)-Strategie erfolgreich sein. Das Ziel einer EIM-Strategie für jedes Unternehmen besteht darin, einen einfachen und schnellen Zugriff auf das gesamte Unternehmenswissen und -daten sowie die Möglichkeit zur Verwaltung von Unternehmensinformationen von überall (sie müssen in allen Kontexten relevant und zugänglich sein) bereitzustellen. Diese Unternehmen benötigen eine tiefe Integration aller ihrer Unternehmensanwendungen, die miteinander kommunizieren.

Von besonderer Relevanz ist in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, das EDMS mit anderen Unternehmensanwendungen (sowohl eigenen als auch anderen Entwicklern) zu integrieren. Trotz des aktuellen Wirtschaftsabschwungs glauben IDC-Analysten, dass Unternehmen aus folgenden Gründen weiterhin an Integrationsprojekten teilnehmen werden:

· Integration von Unternehmensanwendungen ermöglicht eine bessere Nutzung komplexer Systeme;

· Die Notwendigkeit der gemeinsamen Arbeit von Altsystemen mit neuen Anwendungen wurde beibehalten;

Der anhaltende Prozess von Fusionen und Übernahmen auf dem globalen IT-Markt zwingt Unternehmen dazu, Anwendungen in ihre Unternehmensabläufe zu integrieren Informationssysteme.

Die IT-Branche befasst sich aktiv mit den Problemen der Vereinheitlichung der EDMS-Entwicklung und ihrer Integration mit gemeinsamen Betriebssysteme, Anwendungen, verschiedene Schnittstellenumgebungen. Auch die Integrationsmethoden der Anbieter von Integrationslösungen ändern sich. Derzeit ist die Hauptintegrationsebene (Virtualisierung) die API von Alleinlieferant Content-Management-Infrastruktur für Unternehmen. In Zukunft wird jedoch erwartet, dass es von der Integration über APIs zu einer allgegenwärtigen Integration über Webdienste übergeht, die auf der Kommunikation über XML-Nachrichten unter Verwendung systemunabhängiger Vokabulare und Protokolle basieren. Dadurch wird die Abhängigkeit des Unternehmens von einem einzigen Anbieter beseitigt, erfordert jedoch die Schaffung neuer Standards.

3. Starke Nachfrage nach OMS-Systemen. Die Nachfrage nach OMS-Systemen wird mittelfristig stark bleiben, da die Mehrheit der ERP-System-Anwender keine Probleme mit der Erstellung und Ausgabe diverser Berichte und Dokumente haben möchte. Einen gewissen Schub für die Entwicklung von OMS-Systemen wird auch die weitere Verbreitung des elektronischen Geschäftsverkehrs geben, die sehr hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit einer verteilten Erzeugung von Ausgabedokumenten in den Informationssystemen von Unternehmen stellt.

4. Technologische Veränderungen in der IT-Branche:

· Um das EDMS durch eine zweistufige Architektur vom Typ "Client-Server" zu ersetzen, kam jetzt Systeme mit dreistufiger Architektur, die über die API viel einfacher in andere Unternehmensanwendungen zu integrieren sind (obwohl die Fähigkeiten von CORBA-, COM/DCOM-, etc.-Schnittstellen erhalten bleiben),

· Vereinfachte Dokumentenverwaltung in vielen EDMS.

IDC prognostiziert, dass sich der Fokus der Zukunft vom reinen ERMS hin zu kollaborativen Technologien für das elektronische Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und Content- und Informationsmanagementlösungen (Portalen) verlagern wird. In der überwältigenden Mehrheit von EDMS, um Marktattraktivität zu erreichen, Mehrsprachigkeit.

5. Änderungen der Verbraucherpräferenzen. Die gesteigerte Funktionalität des EDMS wird heute in vielen Fällen von den Verbrauchern einfach nicht mehr nachgefragt. Eine ziemlich große Anzahl von EDMS ist einfach mit Funktionen übersättigt, die in einem normalen Unternehmen oft nicht benötigt werden. Aufgrund dieses Umstandes, kostengünstige Basisfunktionalität für das Dokumentenmanagement(implementiert beispielsweise in einer Reihe von Softwareprodukten von Microsoft, Lotus, Oracle etc.) wird für Verbraucher immer attraktiver.

Gleichzeitig bleibt der Markt nach komplexen vertikalen EDMS-Lösungen für die Pharma-, Bau-, Versicherungs- und andere Industrien gefragt. Eine Reihe von Branchen (z. B. Medizintechnik, Luft- und Raumfahrttechnik, Verkehr, Rechtsprechung etc.) verlangen generell eine besonders strenge Kontrolle bestimmter Dokumente und deren Inhalte.

Analysten prognostizieren hohe Nachfrage nach Workflow-Technologien hauptsächlich für ihre Verwendung in der Anwendungsintegration und Geschäftsprozessautomatisierung.

Die Idee, EDMS von kleinen Unternehmen durch Unternehmensanwender zu kaufen, wird immer weniger populär. Dadurch ergeben sich günstige Chancen für die schnelle Entwicklung in diesem Markt großer und namhafter Anbieter aus der Entwicklungsbranche. Software.

6. Entwicklung eines internetorientierten EDMS. Die wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von EDMS auf dem Weltmarkt ist ihre Web-Orientierung. Web-Content-Management-Systeme beginnen eine zentrale Rolle zu spielen und werden im Laufe der Zeit an Funktionalität weiter zunehmen. Die wachsende Popularität des mobilen Internetzugangs wird auch zur Entwicklung des weborientierten EDMS beitragen – für die Bereitstellung verschiedener Inhalte über diese Systeme an mobile Geräte. Daher implementieren diese Systeme jetzt die Funktionen des mobilen Zugangs. Darüber hinaus wird die kontinuierliche Spezialisierung und Integration der Branche die Entwicklung von Web-Content-Management-Systemen beschleunigen.

Es findet auch eine allmähliche Verlagerung von Content-Management-Technologien hin zu Wissensmanagement-Technologien statt.

7. Rasanter Wandel in der Marktorientierung der EDMS-Entwickler. Ein dynamischer Wandel in der Marktorientierung von EDMS-Entwicklern ist an der Tagesordnung, aber ihre Hauptaufgabe die Lösung für die Probleme der Verwaltung kritischer Unternehmensinformationen bleibt bestehen.

8. Bietet von führenden EDMS-Entwicklern universelle Lösungen für große Unternehmen zur Verwaltung all ihrer Unternehmensinformationen. EDMS-Anbieter bieten Dienstleistungen von der Bereitstellung von Office-Lösungen bis hin zur Implementierung einer kompletten Unternehmenslösung (von der Verarbeitung eingehender E-Mails über Intranet-/Extranet-Inhalte bis hin zum Internet). Branchenanalysten stellen fest, dass das beeindruckende Vorstellungsprojekt der Schaffung eines "vollständig kollaborativen" Unternehmens (in dem alle Mitarbeiter die Fähigkeiten des EDMS nutzen) immer noch auf dem Niveau einer schönen Idee bleibt. Westeuropa ist nun seiner Umsetzung am nächsten.

9. Steigerung der Intensität der Aktivitäten von Softwareentwicklern zur Schaffung und Förderung gemeinsamer Lösungen

10. Gemeinsame Entwicklung von Industriestandards. Dies ist ein stetiger Trend in der Entwicklung der IT-Branche. Besonders hervorzuheben sind die Arbeiten an der Schaffung eines offenen Datensynchronisationsprotokolls SyncML, an denen Unternehmen wie IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion und Starfish Software beteiligt sind.

11. Weiterentwicklung des ECM-Konzepts- Enterprise Content Management ("Management von Unternehmensinhalten", nicht Management des elektronischen Dokumentenmanagements von Unternehmen), das seit 2001 immer beliebter wird.

Aus Analystensicht bietet das ECM-Konzept viele geschäftliche Vorteile. Ein ECM-System, das alle inhalts- und prozessorientierten Technologien innerhalb des Unternehmens integriert, bietet eine gemeinsame Infrastruktur für die Verwaltung seines Workflows und minimiert die Notwendigkeit, mehrere Technologien bereitzustellen und zu unterstützen, um verschiedene Geschäftsfunktionen zu implementieren .

Der Kern dieses Ansatzes (als Infrastruktur bezeichnet) besteht darin, dass Unternehmensinhalte nicht nur zu einer Anwendung oder einem System gehören sollten, sondern für mehrere Anwendungen verfügbar und frei zwischen ihnen verteilt werden sollten.

ECM ist eine strategische Infrastruktur und technische Architektur zur Unterstützung eines einzelnen Lebenszyklus unstrukturierte Informationen (Inhalte) verschiedener Arten und Formate. ECM-Systeme bestehen aus Anwendungen, die miteinander interagieren und unabhängig voneinander verwendet und verkauft werden können. In modernen ECM-Systemen sind folgende Schlüsselkomponenten implementiert:

· Dokumentenmanagement - Export/Import, Versionskontrolle, Sicherheit und Bibliotheksdienste für Geschäftsdokumente;

· Verwaltung von Dokumentenbildern (Document Imaging) - Erfassung, Umwandlung und Verwaltung von Papierdokumenten;

· Records Management (oder, gemäß der neuesten Übersetzung des Standards IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "Document Management") - Langzeitarchivierung, Automatisierung von Aufbewahrungsrichtlinien und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenvorschriften;

· Workflow-Management (Workflow) - Unterstützung von Geschäftsprozessen, Übertragung von Inhalten entlang von Routen, Zuweisung von Arbeitsaufgaben und Zuständen, Erstellung von Audit-Logs;

· Web Content Management (WCM) - Automatisierung der Webmaster-Rolle, dynamisches Content-Management und Benutzerinteraktion;

· Multimedia Content Management (DAM) - Verwaltung von Grafik-, Video- und Audiodateien, verschiedenen Marketingmaterialien, zB Flash-Banner, Werbespots;

· Wissensmanagement (Wissensmanagement) - Unterstützung von Systemen zur Sammlung und Bereitstellung von geschäftsrelevanten Informationen;

· Dokumentenorientierte Interaktion (Collaboration) – gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch Benutzer und Unterstützung von Projektteams.

Eine wichtige Eigenschaft der ECM-Infrastruktur ist ihre Unabhängigkeit von einem einzigen universellen Inhaltsarchiv. Die ECM-Infrastruktur integriert viele spezialisierte Datenspeicher, einschließlich, aber nicht beschränkt auf elektronische Produktdokumentenspeicher, E-Mail, Webinhaltsspeicher, Dateisysteme und sogar DBMS.

Darüber hinaus werden mit Hilfe der ECM-Infrastruktur solche Corporate Content Management Services wie Personalisierung, Zugangskontrolle, Benutzerrechteverwaltung etc. implementiert (was die Administration und Wartung des ECM-Systems vereinfacht).

Die Fähigkeiten von ECM-Systemen lassen sich in mehrere Hauptkategorien einteilen:

· allgemeine Funktionen Inhaltsverwaltung, worunter die Fähigkeit verstanden wird, eine Vielzahl von elektronischen Objekten (Bilder, Office-Dokumente, Grafiken, Zeichnungen, Web-Inhalte, E-Mail, Video, Audio und Multimedia) zu verwalten. Das ECM-System bietet ein Repository für all diese Arten von elektronischen Objekten mit verschiedenen Bibliotheksdiensten (Inhaltsprofilierung, Versionskontrolle, Revisionshistorie, Dokumentenzugriffssicherheit usw.) sowie die Möglichkeit, diese Objekte während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten;

· Funktionen Prozessmanagement, was als die Fähigkeit verstanden wird, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu verwalten;

· Integration mit anderen ECM-Systemen, was die Fähigkeit zur Integration von ECM-Systemen mit externen ERP-Systemen, Office-Anwendungen, Content-Repositorys und anderen EDMS impliziert. Die Integration kann mit einer Vielzahl von Ansätzen erfolgen, einschließlich der Verwendung von objektorientierten Schnittstellen (wie EJB), Konnektoren, APIs, Technologien zur Integration von Unternehmensanwendungen EAI (Integration von Unternehmensanwendungen) usw.

Bisher existiert ECM nur als Konzept, und die ECM-Infrastruktur ist heute weitgehend nur ein Blick auf die Perspektiven für die Entwicklung des EDMS-Marktes.

12. Entwicklung von Dokumenten- und Wissensmanagement-Technologien. Das Konzept von Wissensmanagementsystemen beinhaltet laut IDC die Entwicklung und Nutzung bekannter und neuer Technologien für das Informations- und Wissensmanagement (in absteigender Bedeutung):

Übermittlung von Nachrichten,

· E-Mail,

Dokumenten-Management,

Suchwerkzeuge,

Unternehmensinformationsportale,

Datenspeicher,

Teamwork-Tools,

Workflow-Technologien,

· Webbasiertes Training.

Die Entwicklungsrichtung von Technologien zum Management von Dokumenten und Wissen wird wie folgt dargestellt (in aufsteigender Reihenfolge der Priorität der Implementierung):

Kommunikationsinfrastruktur (bietet die Übertragung von Nachrichten, gemeinsame Datenbanken, Kataloge, Nachschlagewerke, elektronische Formulare Dokumente, Sicherheit),

Workflow-Management (zum Weiterleiten von Formularen und Eingabedokumenten per E-Mail, Überwachung von Geschäftsprozessen, Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit),

Suchtools und Dokumentenmanagement (zum Suchen und Abrufen von Dokumenten aus internen und externen Informationsquellen),

· Mittel zur Steuerung der Interaktion mit Kunden - CRM-Systeme (für die Implementierung von Vertriebsmanagement, Kundenbetreuung, Außendienst, Marketing, E-Commerce).

Somit sind EDMS und ISUD Teil eines umfassenderen Konzepts des Wissensmanagements, das eine ständige Stärkung der Rolle von Informationen und Expertise mit sich bringt, um vier Geschäftsziele zu erreichen: Innovation, Kompetenz, Effizienz, Reaktionsfähigkeit. Dokumente enthalten einen wesentlichen Teil des Wissens der Organisation, und ihre Verwaltung gewährleistet die effektive Nutzung von Wissen und Erfahrung.

Russischer EDMS-Markt hat auch seine eigenen Eigenschaften. Russische Unternehmen und Organisationen bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe bleibt hoch und wächst weiter. Pro letzten Jahren in Russland sind Dutzende von Unternehmen erschienen, die sich mit der Entwicklung und Lieferung von EDMS, sowohl ausländischer als auch eigener Konstruktion, befassen. Die ersten groß angelegten EDMS-Implementierungen (meist Pilotprojekte) existieren bereits in Russland. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Grundlagen des russischen Marktes für Dokumentenmanagement-Software geschaffen wurden.

Die Aussichten des russischen EDMS-Marktes werden durch die Verabschiedung des Gesetzes über die elektronische digitale Signatur verbessert, das rechtliche Grundlage zur Verbreitung von EDMS während der Interaktion zwischen Unternehmen.

Es sei darauf hingewiesen, dass die derzeit beobachtete geringe Größe des russischen EDMS-Marktes nicht zuletzt mit der relativ geringen Bedeutung des Anteils des elektronischen Dokumentenumlaufs am gesamten Dokumentenumlauf russischer Unternehmen und Organisationen (die es sich leisten können, EDMS-Kosten von mehreren zehn bis mehrere hunderttausend Dollar). In den allermeisten Fällen dominiert bei russischen Unternehmen der Papierkram. Dieser Umstand erklärt sich nicht nur aus Traditionen und einem gewissen Konservatismus, sondern auch aus der schwierigen finanziellen und technischen Lage der meisten russischen Unternehmen und Organisationen.

Laut IDC-Klassifikation gehören die meisten inländischen EDMS zur Klasse der auf Geschäftsprozesse fokussierten Systeme (oft mit Workflow-Kontrollen). In verschiedenen Quellen wird darauf hingewiesen, dass in den meisten inländischen EDMS die folgenden Funktionen implementiert sind:

· Bearbeitung / Aufbewahrung von Dokumenten;

· Workflow-Management (Übergabe von Dokumenten zwischen Ausführenden);

· Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;

· Suche nach Dokumenten nach Attributen und Volltextsuche;

· Arbeiten Sie mit verwandten Dokumenten;

· Regulierung der Zugangsrechte;

· Abschreiben von Dokumenten;

· Integration mit externen E-Mail-Systemen etc.

Der Hauptvorteil des inländischen EDMS besteht darin, die russischen Besonderheiten und Traditionen der Arbeit mit Dokumenten zu berücksichtigen, die ursprünglich in ihre Geschäftslogik integriert wurden.

Das Wichtigste Entwicklungstrends des russischen EDMS-Marktes :

1. Eintritt in den heimischen EDMS-Markt multidisziplinärer IT-Unternehmen(Tabelle 5) .

Tabelle 5 – Elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Fortsetzung von Tabelle 5.

Ende der Tabelle 5.

Unter Hunderten von russischen IT-Unternehmen, die ihren Platz auf dem heimischen IT-Markt fest einnehmen, nehmen eine Reihe großer diversifizierter Unternehmen den EDMS-Markt ernst und diversifizieren ihre Aktivitäten, indem sie ihre eigenen Lösungen im Bereich der Automatisierung des Dokumentenflusses anbieten. Hier kann man Unternehmen wie IBS, Aquarius (ihre Tochtergesellschaft Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT usw .;

2. gemeinsame Arbeit zur EDMS-Standardisierung.

Mehrere russische Unternehmen (NTC IRM, InterTrust, EOS) arbeiten im Bereich der Standardisierung von EDMS-Interaktionsprotokollen zusammen. Zu diesem Zweck haben sie im April 2002 eine eigene ständige „Protocol Standardization Working Group“ eingerichtet;

3. wachsendes Interesse ausländischer Entwickler und Anbieter von EDMS am russischen Markt . Dieses Interesse manifestiert sich im Eintritt ausländischer EDMS-Anbieter in den russischen Markt über Partnerunternehmen. Ein Beispiel ist die kanadische Firma Hummingbird, die über ihren Partner, das russische Unternehmen HBS, das DOCS Open / Fusion-System, das Fulcrum-Wissensmanagementsystem, das Genio-Datenintegrationstool und das Hummingbird EIP-Portal fördert. FileNet trat auch in den russischen Markt ein (insbesondere mit Hilfe von Galaktika, die ein Partner von FileNet bei der Förderung des Panagon EDMS auf dem russischen Markt wurde);

4. Entwicklung integrierter Lösungen. Die Präsenz von mehreren Dutzend EDMS auf dem russischen Markt zwingt Entwickler dazu, Tools für ihre Integration zu entwickeln. Ein Beispiel hierfür ist die Veröffentlichung eines XML-Gateways durch IT Co. in seinem BOSS-Referent EDMS, das die Kombination von EDMS auf verschiedenen Plattformen und unter Verwendung verschiedener Datenformate in einem einzigen Informationsraum ermöglicht;

5. Zusammenarbeit und gemeinsame Förderung integrierter Lösungen. Einige russische Unternehmen bieten ihr EDMS in Form von OEM-Versionen vorinstalliert auf den Rechnern der Montage ihrer Partner an. Ein Beispiel hierfür ist die Kooperation der russischen Unternehmen IT Co. und Inel-Data, die ihren Kunden eine integrierte Lösung anbieten, nämlich eine OEM-Version des BOSS-Referent EDMS vorinstalliert auf einem Excimer Personal Computer.

Die wichtigsten Anforderungen, die das elektronische Dokumentenmanagementsystem erfüllen muss:

• Sichere Aufbewahrung und einfacher Abruf der Dokumentation.
• Unterstützung und Durchführung von kaufmännischen Aufgaben.
• Rechtzeitige Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und deren Weiterleitung.
• Erstellung von Analyseberichten.
• Gewährleistung der Informationssicherheit.

Moderne EDMS verfügen außerdem über Funktionen zur Interaktion mit Kunden, zur Bearbeitung ihrer Anfragen und zusätzliche nützliche Tools, mit denen Sie viele angewandte Probleme lösen können.

Arten von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen

Es gibt verschiedene Arten der Klassifizierung von elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen, aber die aussagekräftigste Klassifizierung ist die Aufteilung des EDMS nach Titelfunktionalität. Jedes EDMS wird von seinem Entwickler so positioniert, dass es in erster Linie für die Ausführung einer bestimmten Art von Aufgabe bestimmt ist. Dies bedeutet nicht, dass es keine zusätzlichen Technologien vorsieht, die den meisten "Brüdern" innewohnen. Nur der Werkzeugkasten jedes elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat seine Stärken und Schwächen... Bei der Klassifizierung nach Titelfunktionalität werden die Stärken des EDMS berücksichtigt.

Es sieht also so aus:

• EDMS zum Erstellen und Arbeiten mit elektronischer Dokumentation sowie digitalen Analoga von Papierdokumenten.
• Buchhaltungssysteme, die die Erfassung von Ereignissen und Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus automatisieren (elektronische Aktenschränke).
• EDMS, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Arbeit mit großen Repositorys von Unternehmensinformationen zu automatisieren.
• Systeme zur Verwaltung elektronischer Archive mit Dokumentation.
• EDMS, dessen Funktionalität darauf spezialisiert ist, die erforderlichen Informationen aus Archiven und anderen elektronischen Quellen zu extrahieren.
• Systeme, die Unternehmensprozesse, die Dokumentenverarbeitung und die Aktivitäten von Mitarbeitern der Organisation verwalten, die an der Arbeit mit Geschäftsdokumenten beteiligt sind.
• Informations-EDMS, das Geräte zum Speichern von Daten steuert.

Es gibt auch eine kurze Klassifizierung von EDMS nach Herkunftsland, die nur in Russland verwendet wird. Demnach werden die elektronischen Dokumentenmanagementsysteme in unserem Land in inländische, importierte und russische unterteilt, die auf der ausländischen Plattform Lotus / Domino entwickelt wurden. Unser Review enthält Beispiele von nur zwei ausländischen EDMS - EMC Documentum und Lotus Domino.Doc. Alle anderen EDMS haben die "Staatsbürgerschaft" Russlands.

TOP-10 elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Wir haben die elektronischen Dokumentenmanagementsysteme bewertet und uns dabei auf den Vergleich von fünf Parametern konzentriert, die bei der Auswahl eines EDMS zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs in einem Unternehmen entscheidend sind. Die Skala beträgt zehn Punkte.

Hinweis: Die abschließende Bewertung des Systems in der Tabelle erhebt keinen Anspruch auf hundertprozentige Objektivität und spiegelt die Meinung des Autors aufgrund einer eingehenden Analyse dieses Themas wider. Diese Überprüfung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme erfolgt nur unter qualitativ hochwertigen Softwareprodukten, die Sie sicher für den Einsatz in auswählen können verschiedene Typen Geschäft.

FALL

Dieses elektronische Dokumentenmanagementsystem ist in seinem Segment im gesamten postsowjetischen Raum anerkannt führend. Darin erledigen sowohl die größten Beteiligungen und Konzerne als auch kleine Unternehmen erfolgreich Dokumentenfluss und Büroarbeit. In Bezug auf dieses System gilt die Tautologie: „BUSINESS“ kennt sich aus. Tatsächlich ist diese Software ideal für eine umfassende Büroautomatisierung und Arbeitsabläufe.

Profis

• Die Möglichkeit, alle Bewegungsphasen jedes elektronischen Dokuments zu verfolgen.
• Einfachheit und Komfort beim Erstellen von Dokumentationsprojekten.
• Allgemeines Debugging und Funktionalität des Systems.

Minuspunkte

• Zu den "angestrengten" Nachteilen zählen eine etwas archaische Oberfläche und eine gewisse Schwierigkeit beim Beherrschen.

Wie viel es kostet?

Der Preis für eine Lizenz zur Nutzung des DELO-Systems an einem Arbeitsplatz (DBMS - Oracle) hängt von der geplanten Gesamtzahl dieser Orte ab und variiert von 11.000 Rubel (201-500 Rubel / m) bis 13.400 Rubel (1-5 Rubel / m²). ). Wenn die Organisation das Microsoft SQL Server DBMS verwendet, dann ist die Lizenz für eins Arbeitsplatz kostet jeweils 7200 bis 9500 Rubel.

Logik

Bis 2012 hieß das Programm "Logic EDMS" "Boss-Referent" und war eines der beliebtesten russischen elektronischen Dokumentenmanagementsysteme, ein ernsthafter Konkurrent des EDMS "Delo". Die Namensänderung hat die Qualität dieses Softwareprodukts in keiner Weise beeinträchtigt und es bleibt ein zuverlässiges und funktionales System für die Verwaltung der Büroarbeit in Unternehmen jeder Art und Größe.

Profis

• Die Möglichkeit, komplexe mehrstufige Routen für die Dokumentengenehmigung zu erstellen.
• Hohes Schutzniveau der Benutzerdaten.
• Relativ einfache Beherrschung der Hauptkomponenten des Systems.
• Flexible und modifizierbare Dokumentationsverarbeitungsprozesse.

Minuspunkte

• Unbequeme Differenzierung der Zugriffsrechte bei starker Personalfluktuation.
• Nicht der gewissenhafteste Job im technischen Support.
• Archaische Schnittstelle.

Wie viel es kostet?

Die Kosten für eine Lizenz zur Nutzung dieses Programms hängen von der Anzahl der damit verbundenen Mitarbeiter ab. Wenn ihre Zahl 49 Personen nicht überschreitet, beträgt der Preis 5.900 für jede Stelle; von 50 auf 199 verbundene Arbeitnehmer - 5.200 Rubel; und wenn es mehr als 200 Arbeitsplätze gibt, ist der Preis für eine Lizenz minimal - 4900 Rubel.

Euphrat

Dieses elektronische Dokumentenmanagementsystem wurde in voller Übereinstimmung mit den Anforderungen der Qualitätsnorm ISO 9000 und der russischen GOSTs im Bereich der Büroarbeit entwickelt. „EVFRAT“ unterscheidet sich von seinen „Kollegen im Laden“ durch das Vorhandensein vieler eigener einzigartiger Softwareentwicklungen, die in konkurrierenden EDMS nicht zu finden sind. Rein technologisch ist dieses System eines der "fortschrittlichsten" auf dem modernen russischen EDMS-Markt.

Profis

• Im Lieferumfang dieses Systems ist ein eingebettetes DBMS „Nika“ enthalten, das die Nutzerorganisation automatisch vom Kauf zusätzlicher Software befreit.
• Freundliche Schnittstelle mit einem angenehmen und einprägsamen Design.
• Integrierter Rollenmechanismus zum Verwalten von Zugriffsrechten.

Minuspunkte

• Genügend langsame Geschwindigkeit arbeiten, insbesondere auf schwachen Computern.
• Regelmäßige Arbeitsunterbrechungen und träge technische Unterstützung.

Wie viel es kostet?

Eine Standardlizenz mit Installation des Systems auf einem organisationseigenen Server kostet 5200 bis 7300 Rubel pro Arbeitsplatz, mehr Benutzer - ein niedrigerer Preis. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Serverkomponente auf den Geräten des Herstellers zu platzieren. In diesem Fall wird ein Abonnementgebührensystem angewendet - vier Tarife, die zwischen 10.000 und 95.000 Rubel pro Monat kosten.

1C: Archiv

Es ist eine der besten und sicherlich vielseitigsten Dokumentenmanagement-Software für ein Unternehmen. "1C: Archive" bietet eine zuverlässige und vor allem zentralisierte Speicherung von Geschäftsdokumenten verschiedener Formate mit Zugriff darauf durch autorisiertes Personal, das Dateien bearbeiten kann.

Profis

• Ausgetesteter Algorithmus zum schnellen Auffinden der erforderlichen Daten.
• Die Möglichkeit, Dokumente jeder Art zu speichern - von Text und Grafik bis hin zu Audio- und Videodateien.
• Die umfassendsten Skalierbarkeitsoptionen, mit denen Sie diese Software sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen erfolgreich einsetzen können.
• Der Hauptvorteil von 1C: Archive, der dieses Programm von seinen Mitbewerbern unterscheidet, ist die optimale Kombination aus dem Preis des Produkts und den Fähigkeiten seiner Funktionalität.
• Unterstützung für die Integration mit externen Anwendungen.

Minuspunkte

• Verbraucht viele Systemressourcen.
• Erhöhte Lernkomplexität, auch für erfahrene Benutzer.

Wie viel es kostet?

Der Preis für die "Montage" dieses Programms variiert zwischen 12.000 und 57.000 Rubel, und der erste Betrag muss ausschließlich für das Upgrade der vorherigen Version von 1C: Archive bezahlt werden.

DIREKTUM

Einfaches und funktionales EDMS DIRECTUM ist eine hervorragende Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Dank dieses Systems lässt sich elektronisches Dokumentenmanagement erfolgreich mit klassischer Papierarbeit verbinden, um die Organisation später „schmerzlos“ komplett auf die Arbeit in DIRECTUM umzustellen. Die fortschrittliche Workflow-Technologie bietet eine effiziente Automatisierung von Büroabläufen.

Profis

• Verfügbarkeit von spezialisierten Software-Tools die das Auffinden und Identifizieren von Dokumenten so einfach wie möglich machen.
• Vielfältige Möglichkeiten zur Selbstmodifikation des Systems für spezifische Aufgaben.
• Erweiterte Möglichkeiten der Integration mit anderen Programmen.

Minuspunkte

• Der Fokus des Systems liegt auf den Führungskräften des Unternehmens - für normale Angestellte ist es schwieriger, darin zu arbeiten.
• Eine etwas verwirrende und intransparente Preispolitik.

Wie viel es kostet?

Lizenzen zur Nutzung dieses EDMS werden sowohl separat als auch im Rahmen von Paketangeboten erworben. Die günstigste Basis-Client-Lizenz kostet 7.800 Rubel. Die Kosten für Lizenzpakete beginnen bei 148.200 Rubel (Basis für 20 Mitarbeiter) und gehen bis zu 2.010.000 Rubel (für 200 Mitarbeiter).

OPTIMA-WorkFlow

Dieses elektronische Dokumentenmanagementsystem ist ein starker Mittelbauer in seinem Segment. Es befindet sich in ständiger Weiterentwicklung und kann bisher nicht auf Augenhöhe mit den anerkannten Mastodons des Marktes konkurrieren. Allerdings hat OPTIMA-WorkFlow eine Reihe von „Tricks im Ärmel“ – einzigartige Technologien, die es vom allgemeinen Hintergrund abheben.

Profis

• Implementierung der Funktion der seriellen Eingabe von Dokumenten gleicher Art und ihrer Registrierungsinformationen.
• Scannen mit einem Antivirenprogramm.
• Optionale Indizierung von gewöhnlichen und verschlüsselten Dokumenten.
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche.

Minuspunkte

• Nachteile der typischen Funktionalität, die durch kommende Updates dauerhaft beseitigt werden.

Wie viel es kostet?

Typische Lösungen, die auf dieser Plattform basieren, kosten zwischen 55.000 und 75.000 Rubel.

EMC Documentum

Diese Plattform zur Automatisierung von Workflow-Prozessen wurde vom Weltmarktführer der IT-Branche, EMC, entwickelt. Leistungsstarke Funktionalität gepaart mit flexibler Anpassung individueller Tools machen EMC Documentum zum besten ausländischen EDMS auf dem russischen Markt.

Profis

• Ein hohes Maß an einfacher Verwaltung von Konstruktionsdokumenten.
• Implementierung eines Check-in / Check-out-Mechanismus, mit dem Sie die Verteilung von Zugriffsrechten verwalten können.
• Das Vorhandensein einer Funktion, mit der Sie das Genehmigungsverfahren auf mehreren Ebenen implementieren können.
• Unterstützung für Scan- und Dokumentenerkennungsgeräte.

Minuspunkte

• Arbeiten Sie nur mit dem Internet Explorer-Browser.
• Mangel an öffentlich zugänglicher technischer und praktischer Dokumentation zum System.
• Häufiges "Bremsen" und Verzögerungen bei hoher Systemlast.

Wie viel es kostet?

Für die Nutzung dieser Plattform gibt es keine Festpreise. Der Aufwand für die Umsetzung wird individuell mit jedem Kunden besprochen.

LandDocs

1997 vom heimischen Unternehmen "LANIT" entwickelt, ist diese Plattform zur Automatisierung des Dokumentenmanagements bis heute bei vielen Unternehmen und Institutionen gefragt. Mit LanDocs können Sie eine komfortable Büroarbeits- und Workflow-Umgebung aufbauen, die allen Benutzerkategorien die erforderlichen Tools zur Verwaltung zur Verfügung stellt.

Profis

• Verfügbarkeit integrierter kryptografischer Schutztools.
• Die Möglichkeit, Mitarbeiter aus entfernten Niederlassungen in den Workflow-Prozess einzubeziehen.
• Verfügbarkeit der Funktion zum Stapelscannen von Papierdokumenten.

Minuspunkte

• Dies ist ein ziemlich häufiges Leistungsproblem.
• Schwache Möglichkeiten zur Erweiterung der Funktionalität.
• Schwierigkeiten, das System von Grund auf zu beherrschen.

Wie viel es kostet?

Der Preis einer Serverlizenz variiert zwischen 30.000 und 216.000 Rubel. Benutzerlizenzen können zu Preisen von 5.600 bis 8.400 Rubel erworben werden.

UnternehmenMedien

CompanyMedia ist eine Reihe von Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, Arbeitsabläufen und Büroarbeit. Dieses EDMS unterscheidet sich von seinen Mitbewerbern durch seine unübertroffene Flexibilität der Einstellungen und das Vorhandensein unabhängiger Module, die separat installiert werden können.

Profis

• Gelegenheit erfolgreiche Arbeit Systeme in Unternehmen mit komplexer Unternehmensstruktur und territorialer Struktur.
• Beispiellose Zuverlässigkeit des Systems, die es ermöglicht, rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr aktiv zu funktionieren.
• Automatisierte Unterstützung für die Arbeit mit mehreren Arten von Arbeitsplätzen.
• Differenzierung der Zugriffsrechte, entsprechend der hierarchischen Struktur der Organisation.

Minuspunkte

• Die Weboberfläche unterstützt einige Browser, insbesondere FireFox, nur eingeschränkt.
• Der Fokus des Systems liegt hauptsächlich auf mittleren und großen Unternehmen.

Wie viel es kostet?

Der Endpreis dieser Software setzt sich aus vielen Komponenten zusammen, darunter Personalschulung, Installation zusätzlicher Module und Übertragung von Nutzungsrechten am System. Die Obergrenze des Gesamtbetrags beträgt 99.000 Rubel. Das billigste thematische Modul kostet 4000 Rubel.

Lotus Domino.Doc

Dieses EDMS ist eine Anwendung auf der bekannten Notes/Domino-Plattform, die über ein High-Level-Datensicherheitssystem verfügt. Auch Lotus Domino.Doc verfügt über ein fortschrittliches elektronisches Archiv, mit dem Sie eine große Speicherung von Unternehmensdokumenten implementieren können.

Profis

• Verfügbarkeit einzigartiger Replikationssysteme, die für eine umfassende Lösung der Aufgaben der Verwaltung von Dokumentenflüssen in einer verteilten Umgebung ausgelegt sind.
• Die Möglichkeit, nach Dokumenten in separaten Teilen des Informationsspeichers zu suchen.
• LDAP-Verzeichnisse werden auf Unternehmensebene herunterskaliert.

Minuspunkte

• Die Nachteile dieses Systems liegen hauptsächlich in seinem westlichen Ursprung - es gibt einige Fragen zur Schnittstelle und zur Implementierung einiger Funktionen.

Wie viel es kostet?

Die Kosten für Benutzer- und Serverlizenzen werden auf der Plattform-Website individuell berechnet.

Zusammenfassend

Zusammenfassend möchte ich eine wichtige Nuance anmerken: Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen garantiert keine sofortige Steigerung der Rentabilität und kann in einigen Fällen schaden . Wenn Ihre Organisation erfolgreich funktioniert und Gewinn macht, ohne EDMS zu arbeiten, dann denken Sie tausendmal darüber nach, bevor Sie sich für die Implementierung entscheiden. Es besteht keine Notwendigkeit, der "progressiven Mode" hinterherzulaufen und diese Systeme ohne ernsthaften Bedarf zu installieren. Mit der Expansion des Geschäfts und der hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter kann das elektronische Dokumentenmanagementsystem jedoch zu einer Art Lebensader werden, die dem Unternehmen helfen soll, aus dem Strudel des Papierkrams herauszukommen.

Russischer Markt EDMS-Systeme/ ECM zeigt eine ruhige Entwicklung und geht in die Konsolidierungsphase. Durch Förderprojekte sowie Modernisierung und Skalierung von Systemen setzt sich die positive Dynamik fort. Dieses Papier analysiert den russischen Markt für elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Wachstumsdynamiken, Treiber der Entwicklung, werden berücksichtigt, Expertenmeinungen präsentiert. Dargestellt werden die aktuellen und prognostizierten Marktwerte. Das Problem des Zustands des russischen Marktes für elektronische Dokumentenmanagementsysteme unter den Bedingungen der Krise wird betrachtet. Eine unbestreitbare Tatsache ist die Notwendigkeit, elektronische Dokumentenmanagementsysteme in Organisationen jeder Größe zu implementieren. Die in Russland am häufigsten verwendeten EDMS werden berücksichtigt und deren Eigenschaften bestimmt.

elektronische Dokumentenverwaltung

Informationstechnologie

Russischer EDMS-Markt.

1. Marktübersicht elektronischer Dokumentenmanagementsysteme 2017 [Elektronische Ressource] - Zugriffsmodus http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (Datum des Zugriffs 25.12.2017).

2. Der Zustand des russischen Marktes für elektronische Dokumentenmanagementsysteme in einer Krise [Elektronische Ressource] - Zugriffsmodus:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (Datum der Behandlung 25.12.2017).

4. EDMS-Markt in Russland – 2016 [Elektronische Ressource] – Zugangsmodus: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (Datum der Behandlung 25.12.2017).

5. EDMS (Russischer Markt) [Elektronische Ressource] - Zugriffsmodus: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (Auslieferungsdatum 25.12.2017).

6. Führer des russischen SED-/ECM-Marktes [Elektronische Ressource] - Zugriffsmodus: http://www.cnews.ru/news/line/2016-11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (Zugriffsdatum 25.12.2017).

7. Einfach über elektronische Dokumentenverwaltung [Elektronische Ressource]. - Zugangsmodus: https://ecm-journal.ru/mustknow (Datum der Behandlung 25.12.2017).

Derzeit wächst die Menge an internen Unternehmensinformationen in Organisationen rasant, was die Verarbeitung und Speicherung einer großen Menge an Papierdokumenten mit sich bringt. Als Ergebnis wird dieser Prozess schwierig und ineffektiv. Um dieses Problem zu lösen, wurden entwickelt automatisierte Systeme elektronisches Dokumentenmanagement (EDMS). Dies ermöglichte es, eine neue Ebene der Geschäftsentwicklung zu erreichen und die Effizienz der Arbeit mit Dokumenten zu steigern, ohne Informationen zu verlieren.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ist ein organisatorisches und technisches System, das es Ihnen ermöglicht, elektronische Dokumente in den Informationscomputernetzwerken einer Organisation zu erstellen und zu verteilen, den Dokumentenfluss nach festgelegten Routen und hierarchischer Verteilung der Benutzer zu steuern. Gleichzeitig zielt die EDMS-Technologie darauf ab, eine hochwirksame Verwaltung der dokumentarischen Aktivitäten der Organisation auf verschiedenen Managementebenen sicherzustellen sowie die Qualitätskontrolle des Dokumentenflusses aufrechtzuerhalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.

EDMS umfasst viele Produktions-, Strukturmerkmale, Anforderungen und Unternehmensstandards. Die Wahl eines für die Arbeit optimalen elektronischen Dokumentenmanagementsystems hängt von einer bestimmten Anzahl von Papierdokumenten in der Organisation, dem Bedarf an Betriebsführung Arbeitsabläufe, das Vorhandensein spezieller Aufgaben sowie die Möglichkeit der Informationssuche, Gewährleistung der Datensicherheit etc.

Trotz der schwierigen wirtschaftlichen Lage in Russland entwickelt sich der Heimatmarkt für elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS / ECM) weiter. Einige Unternehmen, die sich auf die Entwicklung und Implementierung solcher Lösungen spezialisiert haben, verzeichnen ein sehr deutliches Wachstum.

Laut Tadviser-Daten, die Ende 2017 veröffentlicht wurden, blieb 2016 die positive Dynamik des russischen EDMS / ECM-Systemmarktes bestehen. 2015 betrug es wie im Vorjahr 10 %, während das Marktvolumen in Rubel auf 41,6 Mrd. Rubel gestiegen ist.

Das anhaltende Marktwachstum wird sowohl von der allgemeinen Konjunkturerholung als auch von einzelnen Treibern beeinflusst. Für den EDMS / ECM-Bereich ist dies ein wachsender Prozess der Importsubstitution, ein Kurs in Richtung digitale Wirtschaft, erhöhte Mobilität und die rasante Entwicklung neuer Technologien.

Ende 2017 wird die Dynamik laut TAdviser auf dem Niveau von 2016 bleiben.

Dynamik des russischen Marktes für elektronische Dokumentenmanagementsysteme, Milliarden Rubel

Die meisten Teilnehmer am russischen EDMS / ECM-Markt zeigten Ende 2016 eine positive Umsatzentwicklung aus Projekten in diesem Bereich. Nur zwei von 16 Unternehmen hatten negative Indikatoren. An der Spitze stand erneut das Unternehmen "Business Logic", dessen Umsatz aus EDMS / ECM-Projekten um 25,7% gestiegen ist und 1,86 Milliarden Rubel erreichte. Fast ein Drittel davon entfiel auf Lizenzverkäufe und zwei Drittel auf Implementierungs- und Supportleistungen. Zu den drei Spitzenreitern gehörten auch Croc und TerraLink.

Die Importsubstitution ist tief in die IT-Branche vorgedrungen und die Auswirkungen dieses Prozesses sind in all ihren Segmenten spürbar. Im Bereich EDMS / ECM-Systeme ist die Ablösung ausländischer Lösungen durch heimische Produkte einer der Haupttreiber.

Der Staat bemüht sich konsequent darum, dass das Register heimischer Software voll funktionsfähig ist. Der Druck auf Unternehmen, das Register zu ignorieren, steigt. Infolgedessen beginnen immer mehr Organisationen, inländische ECM-Systeme zu verwenden.

Anbieter von EDMS-Lösungen stellen eine steigende Nachfrage nach inländischen Plattformen fest, die vor allem mit der gesetzlichen Konsolidierung des Übergangs zu russischen Lösungen für staatliche Organisationen und Regierungsbehörden verbunden ist. Die Einführung des Registers für inländische Software zur Unterstützung von importsubstituierenden Produkten durch das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation hat viel dazu beigetragen - die darin enthaltenen IT-Systeme werden zum Kauf in staatlichen Organisationen empfohlen.

Große Industrieunternehmen mit staatlicher Beteiligung - die Hauptkunden von EDMS-Systemen - gehen davon aus, in naher Zukunft auch ausländische Plattformen zugunsten russischer Lösungen aufgeben zu müssen. In diesem Zusammenhang entwickeln viele russische IT-Unternehmen eigene Plattformen für EDMS.

Ein weiterer offensichtlicher Treiber des EDMS-Marktes ist die rasante Entwicklung digitaler Technologien für Unternehmen in Russland.

Der Einsatz moderner Tools zur Speicherung und Verarbeitung von Daten in EDMS (Blockchain, Big Data, AI) erweitert die Funktionalität von Lösungen im Bereich der Verarbeitung, Standardisierung und Analyse von Daten (BI) und EDMS wird zunehmend als Corporate Data Warehouse eingesetzt. Datenvisualisierungstools erscheinen in Systemen.

Beflügelt wird die Marktentwicklung durch die totale Abkehr vom Geschäft hin zum Mobilfunk. Heute sind 4,8 Milliarden Menschen – mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung – aktive Nutzer mobile Geräte, und bis 2020 sind es voraussichtlich 6 Mrd. Tablets und Smartphones werden natürlich zu einem festen Bestandteil der IT-Infrastruktur von Unternehmen. V zur Zeit Am beliebtesten ist das Konzept von BYOD (Bring Your Own Device), das bedeutet, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für Arbeitsaufgaben verwenden – die Unternehmensleitung muss kein Geld für die Anschaffung mobiler Geräte ausgeben.

Politische Unsicherheit hat die Risiken beim Einsatz ausländischer Lösungen in Russland erhöht und sie sind sehr kostspielig geworden. Wenn sich bis 2016 Cloud-EDMS, einschließlich importierter, als Service schnell entwickelt haben, gibt es jetzt ein Problem bei der Verwendung in Russland (und russischen im Ausland). ...

Viele Unternehmen verlassen den Markt, und diejenigen, die verbleiben, reduzieren Investitionen und kontrollieren die Finanzen streng. Viele beginnen zum ersten Mal damit, die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu bewerten, um nach Möglichkeiten zu ihrer Optimierung zu suchen. Und die Mittel dazu sind EDMS \ ECM-Systeme. Um aber unter solchen Bedingungen ein neues IT-Projekt auf den Weg zu bringen, ist es notwendig, dessen Wirksamkeit im Detail zu belegen. Daher seien nur solche Systeme gefragt, die die Effizienz des Unternehmens wirklich steigern, - sagt er.

Seltsamerweise kann die Importsubstitution jedoch ein Markthindernis sein. Die dringend notwendige Unterstützung der heimischen Infrastruktur erschwert Investitionen in vielversprechende Innovationen wie Künstliche Intelligenz.

Ein weiteres Beispiel für eine Barriere ist der Prozess der Einbeziehung von Kontrahenten in EDM. Unternehmen, die die Notwendigkeit des Einsatzes von EDF verstanden haben, sehen sich mit der Zurückhaltung der Gegenparteien konfrontiert, EDF zu verwenden. Diesbezüglich sind Unternehmen gezwungen, separate Projekte durchzuführen, um sie einzubeziehen und zu motivieren.

Das Haupthindernis für den Markt ist das Fehlen eines einheitlichen Standards, Vorschriften und die unzureichende Vereinheitlichung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme in Russische Unternehmen... Also, Mitarbeiter Industrieunternehmen verwendet, um neben Standardberichten viele technische Dokumente zu verwenden, beispielsweise Zeichnungen in AutoCAD. Dies erschwert den Übergang zu elektronisches System Arbeitsablauf.

In den Jahren 2016-2017 fanden wichtige Gesetzesänderungen statt, die den Ansatz zur IT-Implementierung in Regierungsbehörden grundlegend verändern werden. Im Jahr 2016 wurde eine Anordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 26. Juli 2016 Nr. 1588-r erlassen, die verpflichtet war, auf inländische Bürosoftware umzusteigen Bundesorgane die Exekutive und die außerbudgetären Mittel des Staates. Darüber hinaus gaben zusätzliche Anforderungen an Office-Software, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 325 vom 23. März 2017 genehmigt wurden und im Juli desselben Jahres folgten, dem Markt einen sehr starken Impuls. Richtlinienüber den Übergang von Regierungsbehörden zu inländischer Software, genehmigt vom Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation.

Der Kurs auf die digitale Wirtschaft bietet dem russischen IT-Markt im Allgemeinen und dem EDMS / ECM-Systemmarkt im Besonderen enormes Potenzial und viele neue Chancen.

Der elektronische Dokumentenfluss, die Bereitstellung öffentlicher Dienste in elektronischer Form, die Entwicklung von Portalen - all diese Bereiche sind eigentlich Elemente der digitalen Wirtschaft, und in Russland sind diese Technologien durchaus mit der Welt vereinbar. Der Kurs in Richtung Digitalwirtschaft wird weitere Veränderungen mit sich bringen. Die Prognosen liegen auf der Hand: Es handelt sich um ein lawinenartiges Wachstum der Menge und Vielfalt digitaler Informationen, die Einbindung aller Mitarbeiter in eine intensive elektronische Kommunikation, die Digitalisierung des „Papiers“ und die Aktivierung der damit verbundenen Geschäftsprozesse.

Bibliographische Referenz

FragenPCWoche antwortet Konstantin Istomin, Geschäftsführer des UnternehmensDIREKT. Im Rahmen der PC Week / RE 20th Anniversary Survey wurden Fragen gestellt.

Als sich das Segment EDMS / ECM-Systeme in Russland zu bilden begann, was sind die wichtigsten Punkte und Phasen seiner Entwicklung?

Den Beginn der Segmentbildung kann man 1995 nennen, als sich die ersten auf Büroarbeit ausgerichteten Umlaufsysteme bemerkbar machten. Der Euphrat und Delo sind Beispiele für solche Systeme. Die russische Tradition der vertikalen Dokumentenzirkulation, bei der ein Dokument, bevor es zum Auftragnehmer gelangt, die Verwaltung durchlaufen muss, bestimmte die Merkmale der ersten Automatisierungssysteme. Die Hauptaufgaben der Automatisierung waren die Registrierung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten, die Erstellung von Berichten. Die Arbeit in solchen Systemen basierte auf Registrierungskarten. Es ist noch zu früh, über Enterprise Content Management zu sprechen, aber so wurde der Beginn der Entwicklung des Segments angezeigt.

In der nächsten Phase, die von etwa 1997 bis 2000 dauerte, erschienen elektronische Dokumentenarchive auf dem russischen Markt. Einer der Vertreter ist das System DOCS Open. Diese Richtung hat sich in Russland damals nicht stark entwickelt, wiederum aufgrund der spezifischen Tradition der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements.

Etwa zur gleichen Zeit erschienen die ersten Workflow-Systeme, die rein auf die Automatisierung der Interaktion ausgerichtet waren und losgelöst von Dokumentenmanagementprozessen arbeiteten. Ein Beispiel ist das russische OPTIMA WorkFlow-System und die Western Staffware.

Komplexe Systeme erschienen 2002-2003. Sie kombinierten die Workflow-Mechanismen und die Möglichkeiten, elektronische Dokumentenarchive zu organisieren. Gerade in dieser Phase können wir über das Aufkommen vollwertiger elektronischer Dokumentenmanagementsysteme sprechen, die es ermöglichten, auch mit dem Inhalt von Dokumenten zu arbeiten. Ein technologischer Meilenstein in dieser Zeit war die Erstellung eigener Entwicklungsplattformen auf Basis der Fähigkeiten des Microsoft SQL Servers und/oder Oracle DBMS. Ein gutes Beispiel für diese Zeit war die Ausstellung und Konferenz DOCFLOW 2004. Damals war die Veranstaltung eher eine Ausstellung: Die Teilnehmer versammelten sich, um im Ausland weit verbreitete Jukeboxen, leistungsstarke Industriescanner ... eher sachlich, praktisches Interesse am Umgang mit Lösungen ist spürbar. Docsvision und DIRECTUM wurden zu prominenten Vertretern komplexer russischer Systeme, das westliche Documentum-System begann in Russland aktiv zu werben. Darüber hinaus wurden heimische Systeme auf Basis von Lotus Notes als eigener Zweig aktiv weiterentwickelt.

2006 kann als das Jahr der Entstehung moderner ECM-Systeme bezeichnet werden, die die Funktionalität von Dokumentenmanagement und Interaktion vereinten. Gleichzeitig formulierte das Forschungsunternehmen Gartner die Kriterien, die ECM-Systeme erfüllen müssen. Auch die neuen Versionen russischer Komplexsysteme spiegeln das neue ECM-Konzept wider. In dieser Zeit wurden auch verschiedene Geschäftslösungen aktiv entwickelt, die eine Vielzahl von Aufgaben von Unternehmen auf Basis einer ECM-Plattform abdecken.

Von 2011 bis heute zeichnet sich im ECM wie in der gesamten IT ein klarer Trend der Nutzerorientierung ab: Systeme werden benutzerfreundlicher, der Schwerpunkt liegt auf intuitiven Oberflächen. Überall werden mobile Lösungen entwickelt, die in den letzten Jahren kein Trend, sondern eine notwendige Bedingung für die Existenz moderner ECM-Systeme geworden sind. Der Trend zur Entwicklung von Cloud-Produkten entwickelt sich, der Markt signalisiert die Bereitschaft der Kunden für SaaS-Lösungen und im Bereich Workflow. Obwohl Russland hier hinterherhinkt westliche Märkte Fühlt sich an wie 2-3 Jahre.

Wie hat dieses Segment des IT-Marktes die Krisen von 1998 und 2008 überstanden?

1998 existierte der russische EDMS/ECM-Markt als solcher noch nicht (er war sehr klein). Als Hauptmerkmal der Krise kann man die Weigerung der Nutzer westlicher Systeme nennen - der Ausfall mit all seinen Folgen.

Im Jahr 2008 gab es ein aktives Wachstum des EDMS / ESM-Segments, ein großes Interesse der Kunden. Daher hat dieses Segment unter dem allgemeinen Wirtschaftsabschwung in der IT-Branche am wenigsten gelitten. Das Verkaufsvolumen ging zurück, aber es gab keine ernsthaften Schocks, die Erholung dauerte etwa ein Jahr.

Wie unterscheidet sich die Situation von der während der Krisen von 1998 und 2008? Wie sind die Aussichten für dieses Marktsegment in naher Zukunft?

Die gegenwärtige Situation ähnelt der Krise von 2008 mit „üblichen“ Krisenerscheinungen. Die Geschäftstätigkeit ist allgemein rückläufig, die Verkaufsdynamik hat nachgelassen.

Generell unterscheidet sich die aktuelle Situation deutlich von 2008.

Erstens scheint die aktuelle Krise langwierig zu sein, denn Die fundamentalen Gründe für Russland - Ölpreise und Sanktionen - werden sich wahrscheinlich nicht so schnell ändern, die Erholung wird 2-3 Jahre dauern.

Zweitens ist der ECM-Markt heute ausgereift: Kunden wissen, was sie von Systemen brauchen, an Lösungen werden ganz klare Anforderungen gestellt. Generell hat sich der Umgang mit dem Thema Automatisierung verändert: Effizienz ist zu einem greifbaren Indikator geworden. Und wenn der Kunde die Vorteile der Einführung eines ECM-Systems „in Zahlen“ sieht, trifft er eine bewusste und wohlüberlegte Entscheidung.

Große Unternehmen haben nach wie vor einen echten Automatisierungsbedarf, der es durch Skaleneffekte ermöglicht, die Vorteile der Implementierung von ECM-Lösungen besser einzuschätzen. Die Hauptstimulatoren des Marktes sind Vertreter der Öl- und Gasindustrie, der Verteidigungsindustrie und Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie exportorientierte Unternehmen.

Auch die aktive Position des Staates gegenüber dem IT-Sektor wird unterstützt: Die Barrieren für die Nutzung elektronischer Dokumente wurden deutlich abgebaut, der Trend der Importsubstitution vor dem Hintergrund des steigenden Dollarkurses und westlicher Sanktionen erhöht die Chancen heimischer Entwickler .

Für die Zukunft wird ein weiteres Wachstum des EDMS / ECM-Marktes erwartet, das deutlich über dem des gesamten IT-Marktes liegt, während die Wachstumsrate während der Krisenzeit von der konjunkturellen Lage abhängt. Hauptsächlich wird sich der Aufwärtstrend fortsetzen in große Unternehmen, werden mittelständische Unternehmen leichtere, handelsübliche und kostengünstige Lösungen bevorzugen. In diesem Teil sehen Cloud-Technologien von Vorteil aus. In den Regierungsbehörden wird aufgrund starker Haushaltskürzungen mit einer größeren Rezession gerechnet. Der konzernübergreifende Dokumentenflussmarkt, der etwas abseits von ECM steht, diesen jedoch beeinflusst, befindet sich derzeit in einem frühen Entwicklungsstadium und wird voraussichtlich schnell wachsen, was neue Möglichkeiten eröffnet.