Automatisiertes System der elektronischen Dokumentenverwaltung SED. Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS): Was ist das, Funktionen und Empfehlungen. Regierungsinitiativen rund um das "Elektronische Dokument"

"," These "und 1C: Dokumentenfluss. Der Anteil dieser Lösungen an der TAdviser-Basis übersteigt 60 %.

Außerdem für Letztes Jahr darin erschienen Informationen über 600 neue Projekte. Im Jahr 2019 wurde die TAdviser-Basis am häufigsten mit Informationen über die Implementierungen der Systeme Elma, Thesis, DirectumRX und 1C: Document Management aufgefüllt.

Betrachten wir Implementierungen nach Anbietern unter Berücksichtigung aller Entscheidungen eines bestimmten Unternehmens in Bezug auf EDMS / ECM, dann sehen in diesem Fall die Top 5 per Ende 2019 so aus: Directum, Elma, Doxvision und Haulmont ...

2018

Laut Daten für Dezember 2018 enthielt die Datenbank der EDMS / ECM-Projekte von TAdviser Informationen zu mehr als 5,1 Tausend Implementierungen. Seit Dezember 2017, d.h. seit der Veröffentlichung des vorherigen Berichts ist es um fast 700 neue und archivierte Projekte gewachsen.

Die Hälfte aller Projekte, über die auf der Website Informationen verfügbar sind, fällt auf 5 Haushaltssysteme- Directum, Elma, Docsvision, Delo und Abschlussarbeit.

Wenn wir uns die Implementierungen aller EDMS / ECM-Klasse-Produkte bestimmter Anbieter ansehen, dann werden die Top-5-Leader nach Anzahl der Projekte wie folgt aussehen: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision und Haulmont.

2017

Die beliebtesten EDMS / ECM-Systeme

Laut den Daten von Anfang Dezember 2017 enthielt die Datenbank der EDMS / ECM-Projekte von TAdviser Informationen über etwa 4440 Tausend Implementierungen. Seit November 2016, d.h. seit der Veröffentlichung des vorherigen Berichts sind 460 neue und archivierte Projekte hinzugekommen.

Mehr als die Hälfte aller Projekte, deren Informationen auf der Website verfügbar sind, entfallen auf 5 inländische Systeme - Directum, Docsvision, ELMA, Delo und 1C: Dokumentenmanagement.

Betrachtet man die Implementierung aller EDMS / ECM-Klasse-Produkte bestimmter Anbieter, dann werden die Top 5 nach Anzahl der Projekte wie vor einem Jahr so ​​aussehen: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision und 1C.

2016

Die beliebtesten EDMS / ECM-Systeme

Stand Anfang November 2016 umfasste die Basis der TAdviser-Projekte Informationen zu 3980 Implementierungen von EDMS / ECM-Systemen in verschiedenen Branchen. Diesen Daten zufolge wurden die meisten Projekte mit Directum (677 Projekte), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) und 1C: Document Management (164) abgeschlossen.

Natürlich sind diese Zahlen weit von der tatsächlichen Anzahl der Implementierungen entfernt, denn beispielsweise gibt es nur auf der 1C-Website Informationen über mehr als 1,5 Tausend Implementierungen von 1C: Document Management. Dennoch lässt sich anhand der sondierten Daten nachvollziehen, welche Systeme in Russland am häufigsten eingesetzt werden.

In den Top Ten der am häufigsten eingesetzten Systeme werden nur zwei ausländische Lösungen vorgestellt – Documentum und SharePoint. Dies erklärt sich vor allem dadurch, dass Projekte, bei denen ausländische Produkte verwendet werden, nach Volumen und nicht nach Menge genommen werden.

Anbieter nach Anzahl der EDMS/ECM-Implementierungen

Die obige Grafik zeigt die Gesamtimplementierungen aller Systeme bestimmter Hersteller, die zur EDMS / ECM-Klasse gehören. Wurden in einem Projekt zwei oder mehr Lösungen desselben Herstellers verwendet, die in der TAdviser-Basis als EDMS (ECM) klassifiziert sind, wurde die Implementierung jeder Lösung separat berücksichtigt.

2015

Die beliebtesten EDMS / ECM-Systeme

Laut TAdviser ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem von Delo führend in der Anzahl der Implementierungen. In der TAdviser-Basis für den gesamten Beobachtungszeitraum wurden 418 Projekte mit dieser Lösung durchgeführt. Mit DocsVision wurden etwas weniger Projekte umgesetzt - 416 Implementierungen. Zu den fünf quantitativ führenden Systemen zählen auch die Systeme ELMA, Directum und 1C: Document Management 8 - 393, 368 bzw. 124. Insgesamt enthält die TAdviser-Datenbank (Stand November 2015) Informationen zu mehr als 3,3 Tausend Projekten.

Von allen 2014 abgeschlossenen Projekten, von denen sich etwa 500 in der TAdviser-Datenbank befinden, entfielen die meisten Implementierungen auf ELMA, Directum, Delo, DocsVision und

Die Arbeit mit Dokumentation nimmt den Löwenanteil der Zeit und der Ressourcen jeder Organisation in Anspruch, da Papiere alle Phasen begleiten unternehmerische Tätigkeit... Durch die sofortige Straffung der Workflow-Prozesse wird die Effizienz der Verwaltung und des Rechnungswesens drastisch erhöht, die Mängel des Dokumentenumlaufsystems verursachen viele Probleme für das Unternehmen.

Die Automatisierung hat auch diese Seite des Unternehmertums beeinflusst.

• Berücksichtigen Sie die Merkmale der Schaffung und Funktionsweise eines einzigen Organisationssystems im Unternehmen, das den Transport von Dokumenten in elektronischer Form gewährleistet,
• wir besprechen, wie man das am besten geeignete System auswählt,
• Machen wir uns mit den beliebtesten EDMS vertraut.

Die Essenz von EDMS-Systemen

Dokumentenfluss- ein Begriff, der alle Prozesse im Unternehmen charakterisiert, die mit der Fixierung verschiedener Handlungen in Form von Dokumentationen verbunden sind:

• anfängliches Schreiben oder Empfangen;
• Anmeldung;
• Sicherstellung der Ausführung der entsprechenden Aktionen am Dokument;
• Kontrolle über die Ausführung;
• Buchhaltung;
• Archivierung;
• Lagerung;
• Wiederverwendung;
• Anfrage;
• Mailing.

HINWEIS! Der Workflow umfasst auch den Prozess der Organisation aller oben genannten Aktivitäten. Es ist wichtig, zwischen Papierkram und Büroarbeit zu unterscheiden: Letzterer Begriff ist weiter gefasst, er bezeichnet die gesamte Wirtschaftsbranche rund um die Dokumentation und umfasst erstere.

Lange Zeit wurde der Workflow-Prozess ausschließlich in Papierform durchgeführt, aber moderne Technologien können Sie dieses System automatisieren und auf eine vollständig papierlose Option umstellen oder den Dokumentationsfluss auf Papier erheblich reduzieren.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine solche automatisierte zu benennen elektronisches System mit Dokumentation arbeiten:

• EDMS - elektronisches Dokumentenmanagementsystem;
• SEDD - System der elektronischen Dokumentenverwaltung und Büroarbeit;
• SAD - Büroautomationssystem;
• SEDO - elektronisches Dokumentenmanagementsystem;
• SADO ist ein Automatisierungssystem für den Dokumentenfluss.

Die gebräuchlichste Abkürzung ist SED.

Ein obligatorischer Bestandteil des EDMS ist die Nutzung elektronische Unterschrift- die Kennung des elektronischen Dokuments, die seine Authentizität garantiert (spielt die Rolle eines persönlichen Visums auf einem Papierdokument).

Vorteile der EDMS-Implementierung

Der offensichtlichste Vorteil des Einsatzes des elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen ist die Möglichkeit, viele Probleme, die bei der traditionellen Papierform der Büroarbeit fast unvermeidlich sind, glücklich zu vermeiden. Diese beinhalten:

• menschlicher Fehler;
• Verlust des erforderlichen Dokuments;
• Zeitaufwand für die Suche nach dem benötigten Papier;
• Probleme beim Senden, Liefern und Empfangen von Dokumenten;
• Schwierigkeiten, gegebenenfalls Duplikate zu erstellen;
• zusätzliche Maßnahmen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von angesammelten Papieren;
• Schreibwarenkosten;
• ein geringerer Schutz gegen Fälschungen und mögliche Schäden usw.

Die positiven Eigenschaften des EDMS, die sich dramatisch auf die Effizienz von Geschäftsprozessen auswirken, ergeben sich aus den Prinzipien der Verwendung dieses Systems.

1. Eindeutige Identifizierung- In elektronischer Form wird das Dokument einmal registriert und kann danach leicht automatisch identifiziert werden.
2. Parallelbetrieb- in elektronischer Form können Sie fast gleichzeitig mit mehreren Dokumenten interagieren, was die Effizienz erhöht und den Zeitaufwand reduziert.
3. Einheit der dokumentarischen Basis- alle Dokumente werden in einem vereinbarten System zusammengeführt, wodurch sie nicht dupliziert werden oder verloren gehen.
4. Einfache Suche- automatisches Identifikationssystem ermöglicht schnelles Auffinden benötigtes Dokument auf ein Minimum an Ausgangsdaten.
5. Befestigungsmöglichkeit- An jedes Dokument können in elektronischer Form eine oder mehrere Dateien angehängt werden, die es Ihnen ermöglichen, es mit den erforderlichen Anwendungen und Attributen zu versehen.
6. Erweiterte Berichterstellung- Mit dem elektronischen Formular können Sie Dokumente nach den erforderlichen Gründen gruppieren, wodurch Sie alle Phasen des Dokumentenverkehrs kontrollieren und eine vollständige und zuverlässige Abrechnung der erforderlichen Faktoren gewährleisten können.
7. Flexible Anpassung- Die elektronische Dokumentenverwaltung lässt sich leicht an alle Produktionsanforderungen anpassen.

BEACHTEN SIE! Um alle genannten Vorteile des EDMS zu nutzen, muss sich das mit der Dokumentation arbeitende Personal umschulen und neue Fähigkeiten erlernen.

Was sind die EDMS

Ein Softwareprodukt, das entwickelt wurde, um die Funktionen der Dokumentenflussautomatisierung auszuführen, unterscheidet sich in der Menge der darin enthaltenen Funktionen.

1. Universelles EDMS(sie werden auch "packaged" oder "boxed" genannt - standardisierte Systeme, die grundlegende Bürofunktionen bereitstellen.
   • relativ kleine Funktionalität;
   • Unanpassung an die Besonderheiten des Unternehmens;
   • Verfügbarkeit und einfache Installation und Implementierung;
   • vom Preis her am günstigsten.

BEACHTUNG! Bei der Einführung eines universellen EDMS in einem Unternehmen muss der Arbeitgeber eine Lizenz für die Einführung neuer Arbeitsplätze erwerben.

2. EDMS der individuellen Entwicklung- Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden zugeschnitten sind. Diese Produkte zeichnen sich aus durch:
   • maximale Personifikation;
   • zusätzliche Aufwendungen für Umschulung von Mitarbeitern und Anschaffung von Ausrüstung;
   • hoher Preis;
   • braucht mehr Zeit für Entwicklung, Installation und Implementierung.
3. Kombiniertes EDMS- Auf Basis der universellen Plattform werden zusätzliche individuelle Add-Ons eingeführt. Durch die Installation eines solchen Systems können Sie die folgenden Aufgaben lösen:
   • vollständig geeignet, um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen;
   • Kosten für Entwicklung, Installation und Inbetriebnahme werden reduziert;
   • Basismodule ermöglichen eine schnelle Beherrschung des Systems und Schulung des Personals;
   • kann mit anderen Softwareprodukten interagieren;
   • der Kunde erhält die vollen Rechte an dem Softwareprodukt.

Je nach Konfiguration ermöglichen die Fähigkeiten des einen oder anderen EDMS die Automatisierung verschiedener Bereiche der Produktionstätigkeit, die auf unterschiedliche Weise kombiniert werden können:

1. Büroarbeiten.
2. Allgemeine Verbreitung von Dokumenten.
3. Vertragsmanagement.
4. Archivierung.
5. Projektmanagement.
6. Spezielle Dokumentation.
7. Interaktion mit eingehender Dokumentation.

So wählen Sie ein geeignetes EDMS

Um aus einer recht breiten Produktpalette auf dem Markt die beste Option zur Automatisierung des Dokumentenflusses einer Organisation auszuwählen, müssen Sie wissen, auf welche Parameter Sie achten sollten.

Ausschlaggebend für die Auswahl sind folgende organisationsspezifische Punkte:

• Bereitschaft, die Papierdokumentation durch ihr elektronisches Pendant zu ersetzen („Reife“ des Dokumentenflusses);
• Tore Implementierung von EDMS;
• die Möglichkeit der Weiterentwicklung;
• für die Umsetzung bereitgestellte Ressourcen (Zeit und Geld).

Betrachten wir jeden Faktor genauer:

1. Die Reife des ursprünglichen Workflows. Je besser der Papier-Workflow im Unternehmen organisiert ist, desto einfacher lässt sich das EDMS implementieren, da es sofort alle Schwierigkeiten beseitigt und im Gegenzug die Vorteile einer effizienteren Büroarbeit bietet. Die Installation des Systems und die Schulung des Personals werden relativ wenig Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Auf den unteren Ebenen des Dokumentenmanagements müssen Sie zunächst Energie aufwenden, um die wichtigsten Dokumentenmanagementprozesse zu formalisieren und diese dann in elektronische Form zu übersetzen.
2. Umsetzungsziele. Die Wahl wird durch eine Reihe von Funktionen diktiert, die von dem einen oder anderen EDMS bereitgestellt werden. Im Einzelfall entscheidet das Siebmanagement, ob die Grundmerkmale ausreichen oder eine Personifizierung erforderlich ist.
3. Reserven... Wenn Automatisierung für bereits formalisierte Prozesse erforderlich ist, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit ihrer Spezifität. Die Entwicklung der Organisation sieht Veränderungen im Workflow vor, zu denen das System potentiell fähig sein sollte. Daher sollte das implementierte EDMS angesichts der Entwicklungsreserven so flexibel wie möglich sein.
4. Ressourcen... Der zeitliche und finanzielle Wert ist letztendlich die Investitionskomponente. Daher müssen Sie nicht nur den Preis berücksichtigen. Software und seine Installation, sondern auch, wie viel es kosten wird, dieses System zu besitzen. Zusätzliche Kosten können Mittel für das „Upgrade“ eines bereits funktionierenden EDMS, Umschulung von Mitarbeitern etc. sein.

Ein kurzer Überblick über mehrere beliebte EDMS

Auf dem modernen Markt Russlands werden heute etwa 20 verschiedene EDMS verwendet. Lassen Sie uns die am häufigsten verwendeten analysieren, die sich bei der Verbesserung der Effizienz des Unternehmensmanagements erfolgreich bewährt haben.

1. "Üben". Im Jahr 2012 hat das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation dieses System als wichtigstes System für die Dokumentenzirkulation eingeführt, es hat etwa 4 Tausend Kunden. Das System wird von der Mehrheit genutzt Regierungsbehörden Moskau. Dieses Programm kann in der Cloud- oder Serverversion verwendet werden. Die Kosten für eine Abonnementgebühr für eine Organisation sind relativ gering, für jeden zusätzlichen Benutzer wird eine zusätzliche Zahlung geleistet.
2. "Naumen DMS"- Entwicklung basierend auf NauDoc (in der jüngsten Vergangenheit eines der beliebtesten EDMS), jedoch in einer verbesserten und erweiterten Version. Teil von mehr breites System Geschäftsprozessmanagement.
3. "Direktum"- ein System, das sich auf die Prinzipien der kollektiven Interaktion konzentriert. Enthält praktische Mechanismen zum Erstellen von Datenbanken zur Dokumentation, Organisation von Konferenzen, Interviews, Meetings usw.
4. UnternehmenMedien- im Gegenteil, es bietet maximale Personifizierung. Mit Hilfe dieses EDMS ist es einfach, persönliche Arbeitsplätze zu schaffen und deren Funktionieren sicherzustellen.
5. "Ein Geschäft"- ein führendes Produkt, das fast die Hälfte des EDMS-Marktes in der Russischen Föderation einnimmt und von der Zentralbank, der Sberbank, Rostelecom und anderen großen Organisationen verwendet wird.

Heutzutage wechseln die meisten Unternehmen vom Papier- zum elektronischen Workflow. Das spart Zeit und Geld für die Organisation. Elektronisches Dokumentenmanagement macht Papierkram überflüssig. Sie können Informationen rund um die Uhr im Büro oder an jedem anderen Ort austauschen. Sie brauchen nur einen Computer mit elektronische Unterschrift und Internetzugang. Darüber hinaus ermöglicht das elektronische Dokumentenmanagementsystem die Überwachung des Arbeitsfortschritts in Echtzeit.

Was ist elektronisches Dokumentenmanagement

Wenn wir sprechen in einfachen Worten, elektronische Dokumentenverwaltung ist der Austausch elektronischer Dokumente durch lokales Netzwerk, Internet oder andere Kanäle. Der elektronische Dokumentenfluss kann sowohl innerhalb einer Organisation als auch zwischen Unternehmen erfolgen.

Mit EDF können Sie nicht nur Dokumente austauschen, sondern auch ohne Papiermedien die Arbeit organisieren: Dokumente suchen, Berichte erstellen, ein Archiv führen und vieles mehr.

Die elektronische Dokumentenzirkulation erfolgt über das System des EDM-Betreibers, der im Treuhandnetz des Föderalen Steuerdienstes Russlands enthalten ist. Ein Unternehmen sendet ein anderes elektronisches Dokument. Der Adressat erhält es innerhalb weniger Sekunden auf seinem PC. Zu diesem Zeitpunkt führt der Betreiber eine automatische Überprüfung der elektronischen Signatur durch, mit der das Dokument versehen ist, und ob das Format des Dokuments den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Anhand von Status kann der Absender sehen, wie sich das Dokument bewegt.

Arten von elektronischen Dokumenten

Fast jedes Dokument kann übersetzt werden in elektronische Ansicht... Normalerweise wechseln Unternehmen zu elektronischen Verträgen, Rechnungen, verschiedenen Rechnungen, Berichten und mehr.

Elektronische Dokumente werden in nicht formalisierte Dokumente und formalisierte Dokumente unterteilt.

Nicht formalisierte Dokumente - Briefe, Verträge, Vollmachten, technische Dokumentationen und andere Dokumente, sie sind von der strengen Regulierung durch den Staat ausgenommen.

Formalisierte Dokumente haben strenge Anforderungen an das Format und die Übertragungsvorschriften. Formalisiertes Dokument - ein Dokument, das im Format des Föderalen Steuerdienstes erstellt wurde, beispielsweise eine Arbeitsannahme. Formalisierte Dokumente beeinträchtigen die Richtigkeit der Steuerberechnungen, daher ist die Einhaltung aller Überweisungsverfahren für sie unerlässlich.

Beachten Sie, dass nicht formalisierte elektronische Dokumente ein beliebiges Format haben können: doc, xlsx, pdf, jpg und andere, während formalisierte Dokumente nur in Form einer Datei mit der Erweiterung xml vorliegen können.

Funktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem erfüllt folgende Funktionen:

• Registrierung eines Dokuments;
• Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
• Erstellung von Nachschlagewerken;
• Kontrolle der Bewegung von Papier- und elektronischen Dokumenten, Führung des Arbeitsverlaufs mit Dokumenten;
• Erstellen und Bearbeiten von Details von Dokumenten;
• Erstellung von Berichten über den Dokumentenfluss des Unternehmens;
• Import von Dokumenten aus dem Dateisystem und dem Internet;
• Erstellen eines Dokuments direkt aus dem System mithilfe einer Vorlage;
• mit Dokumentversionen, komplexen Mehrkomponenten- und Mehrformatdokumenten, Anhängen arbeiten;
• Elektronische Verteilung von Dokumenten;
• mit Dokumenten in Ordnern arbeiten;
• Erhalten von Dokumenten durch Scannen und Erkennen;
• Reduzierung der Kosten für den Zugriff auf Daten und die Verarbeitung von Dokumenten.

EDF-Optionen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu organisieren. Zum einen ist es möglich, mit Auftragnehmern eine Vereinbarung zum elektronischen Dokumentenmanagement abzuschließen und Dokumente auszutauschen, die mit einer elektronischen Signatur per E-Mail signiert werden.

Zweitens können Sie EDI über einen speziellen Operator organisieren. In diesem Fall müssen Sie sich den Regeln für den Austausch elektronischer Dokumente anschließen. Danach ist ein Austausch mit Gegenparteien sowohl mit formalisierten als auch mit nicht formalisierten Dokumenten möglich.

Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements. Vor- und Nachteile von EDF

Die elektronische Dokumentenverwaltung ist ein vollständiges Informationssystem, das spezialisierte Software, E-Mail, das Internet, ein lokales Netzwerk und mehr umfasst.

Der elektronische Dokumentenfluss sieht im Vergleich zu Papier viel attraktiver aus. Lassen Sie uns die Hauptvorteile von EDF hervorheben.

• die einfachste - die mit den Papierkosten verbundenen Kosten werden reduziert;
• spart Zeit - Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, ein Papierdokument zu finden;
• die Transparenz der internen Arbeit des Unternehmens steigt - das elektronische Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, den Status des Dokuments zu verfolgen;
• eine persönliche Historie jeder Akte und Begleitdokumente wird geführt - Sie können jederzeit alle öffnen Erforderliche Dokumente mit Anforderungen in Bezug auf verschiedene Arten von Beziehungen zwischen dem Unternehmen und externen Einheiten;
• Berichte der Organisation werden zeitnah erstellt;
• erhöhte Datensicherheit.

Unter den Minuspunkten sind die hohen Kosten für Software und die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und die Digitalisierung aller verfügbaren Dokumente zu nennen.

Was wird benötigt, um auf elektronisches Dokumentenmanagement umzusteigen?

Zur Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs ist es erforderlich, das Verfahren für den elektronischen Dokumentenumlauf zu entwickeln und zu genehmigen; die für die Wartung verantwortlichen Personen benennen; ein elektronisches Archiv der empfangenen und gesendeten Dokumente organisieren; in der Rechnungslegungsrichtlinie die Regeln für die Erstellung, den Empfang und die Speicherung elektronischer Dokumente vorschreiben; ernennen Sie die Verantwortlichen für die Erstellung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente.

Alle Mitarbeiter, die zur Unterschrift befugt sind, müssen über eine elektronische Signatur verfügen.

Ungefährer Aktionsalgorithmus:

• ein technischer Auftrag wird entwickelt;
• eine IT-Lösung wird ausgewählt;
• Geschäftsprozesse werden beschrieben;
• Schätzungen, Zeitpläne, Listen der benötigten Ressourcen und ein allgemeiner Arbeitsplan werden erstellt;
• EDF wird eingeführt;
• das Programm wird getestet;
• das elektronische Dokumentenmanagementsystem wird eingeführt;
• die Nutzung des Systems wird überwacht.

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem

Jedes EDI-System kann die Eigenschaften der unten aufgeführten Kategorien enthalten, jedoch haben die meisten von ihnen eine spezifische Ausrichtung im Zusammenhang mit der Produktpositionierung.

1. Elektronisches Archiv ist ein EDM-System, das auf eine effiziente Speicherung und Wiederauffindbarkeit von Daten ausgerichtet ist.

2. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme mit fortschrittlichen Workflow-Tools - ermöglichen die Bewegung einiger Objekte entlang eines bestimmten Pfads, der im Voraus festgelegt wird. In jeder Phase kann sich das Objekt ändern, weshalb es allgemein als "Arbeit" bezeichnet wird. Der Arbeit sind Dokumente beigefügt, sie sind hier jedoch nicht die Hauptgegenstände. Dank dieser Systeme werden bestimmte Arbeiten organisiert.

3. EDI-Systeme, die darauf ausgerichtet sind, das Management der Organisation und die Ansammlung von Wissen zu unterstützen. Dies sind Systeme, die die Eigenschaften der oben beschriebenen Systeme vereinen. Das Grundelement kann hier alles sein - ein Werk oder ein Dokument. Diese Systeme werden von Regierungsbehörden und großen Unternehmen verwendet, bei denen bestimmte Regeln und Verfahren für den Dokumentenverkehr gelten.

4. EDF-Systeme, die auf die Unterstützung der Zusammenarbeit ausgerichtet sind – solche Systeme unterscheiden sich von den vorherigen und haben keine klare Hierarchie in der Organisation und Formalisierung des Arbeitsablaufs. Aufgabe eines solchen EDF ist es, die Arbeit der Mitarbeiter im Unternehmen, wo immer sie sich befinden, zu sichern und die Ergebnisse der geleisteten Arbeit zu erhalten.

5. EDM-Systeme, die zusätzliche Dienste entwickelt haben. Ein Paradebeispiel ist der Service Customer Relationship Management (CRM). Diese Arten von Diensten sind vielfältig und können unterschiedliche Dienste umfassen.

Jedes Unternehmen denkt früher oder später über die Optimierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen nach, die mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) aufgebaut werden können.

EDMS ermöglicht die Lösung von Problemen bei der Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten von Unternehmen verschiedener Größenordnungen und Tätigkeitsbereiche, einschließlich geografisch verteilter. Softwaresysteme dieser Klasse stellen die Organisation des rechtlich bedeutsamen Dokumentenflusses des Unternehmens sicher, führen ein Dokumentenarchiv, automatisieren die Arbeit der Geschäftsstelle (Erfassen von ein- und ausgehender Korrespondenz, Scannen von Dokumenten und Kommunikation mit den Ausführenden in elektronischer Form), Überwachung Exekutive Disziplin, Vereinbarung von Verträgen und Zahlungen, Koordination und Überwachung der Ausführung organisatorisch - Verwaltungsdokumente, Verarbeitung und Aufbewahrung der primären Buchhaltungsunterlagen sowie Automatisierung von Prozessen, die auf verschiedene Geschäftsbereiche spezialisiert sind. Darüber hinaus ist ein Merkmal der meisten modernen EDMS die Unterstützung für mobile Geräte und die Möglichkeit, sich in bestehende Informationsplattformen des Unternehmens zu integrieren.

Auf dem russischen Markt gibt es eine große Vielfalt an elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen, und um Unternehmen die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Auswahl solcher Lösungen zusammengestellt. Alle von ihnen stammen ausschließlich aus inländischer Produktion, sie entsprechen den gesetzlichen und behördlichen und methodischen Anforderungen im Bereich des Dokumentenmanagements als russischer rechtliche Rahmenbedingungen, so und internationale Standards sowie Anforderungen an die IT-Sicherheit. Unabhängig davon ist anzumerken, dass fast alle der unten aufgeführten Produkte im Register der inländischen Software enthalten sind und für den Einsatz in Regierungsbehörden und Organisationen der Russischen Föderation sowie in Unternehmen empfohlen werden, die Projekte im Rahmen des Softwareimport-Ersatzprogramms durchführen .

1. "Dialog". Entwickler: Staatliches Einheitsunternehmen "Crimea Technologies" (mit Unterstützung des Ministeriums für Innenpolitik, Information und Kommunikation der Republik Krim).
2. Elektronisches Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens CSED 3.0. Entwickler: KROK-Region.
3. Elektronisches Dokumentenmanagementsystem "SED-Sirius". Entwickler: Center Informationstechnologien und Systeme der Exekutivbehörden (CITiS).
4. Prozessautomatisierungssystem für Straßenbauorganisationen "Epyura" (auf Basis der Plattform "1C: Enterprise"). Entwickler: Armen Rafikovich Arakelyan.
5. EDMS "Sinkopa-Dokument". Entwickler: Kuban-Inform-Holding-Yug-Firma.
6. Das Softwarepaket „Offenes Baukastensystem zur elektronischen Dokumentenverwaltung und Kontrolle der Auftragsausführung“ (SEDKP). Entwickler: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Entwickler: Directum-Unternehmen.
8. Softwareprodukt "STEK - Dokumentenmanagement". Entwickler: JSC STC STEK.
9. "Rote Plattform des Dokumentenmanagements". Entwickler: Firma Red Soft.
10. System "Bürokrat". Entwickler: LLC "Bürokrat"
11. Informationssystem "Elektronische Büroarbeit und Dokumentenmanagement". Entwickler: Breeze Plus-Unternehmen.
12. Komita Courier JE-System. Entwickler: Aktiengesellschaft"Komita".
13. Modul "Dokumentenfluss" (wird als Bestandteil des ERP-Systems "Compass" geliefert). Entwickler: Kompass-Firma.
14. EDMS WSS Docs (basierend auf der Microsoft SharePoint-Plattform). Entwickler: WSS-Beratungsunternehmen.
15. Automatisiertes System der geheimen Büroarbeit AS SDP. Entwickler: LLC "Center for New Technologies" Impulse".
16. Automatisierungssystem des organisatorischen und administrativen Dokumentenflusses (Büroarbeit) von Unternehmen "Lotsman: ORD". Entwickler: ASKON-Design Systems LLC.
17. EOS für SharePoint-System (auf Basis der Microsoft SharePoint-Plattform). Entwickler: Unternehmen für elektronische Bürosysteme (EOS).
18. Informationssystem EtaxReport. Entwickler: Unternehmen für elektronische Geschäftssysteme.
19. EDMS "Aurora: Dokumentenfluss". Entwickler: Aurora Digital Group LLC.
20. Elektronisches Dokumentenmanagementsystem Comsoft Docs. Entwickler: Komsoft JSC.
21. EDS-System Comindware (aufgebaut auf Basis der Comindware Business Application Platform). Entwickler: Comindware.
22. Express-Dokumentensystem. Entwickler: Electronic Express LLC.
23. Codex: Softwarepaket zur Dokumentenverwaltung. Entwickler: Kodeks-Konsortium.
24. Automatisiertes System "Gosekspertiza". Entwickler: Ekomash info LLC.
25. Sicheres elektronisches Dokumentenmanagementsystem "Stack-Trust". Entwickler: Stack-Unternehmensgruppe.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Entwickler: Optima Unternehmensgruppe.
27. EDMS-LandDocs. Entwickler: Lanit Unternehmensgruppe.
28. Softwarekomplex "Dokumentenfluss". Bauherr: Landeseinheitliches Unternehmen "Hauptforschungsrechenzentrum" des Präsidialamtes Russische Föderation(FSUE "GlavNIVTs").
29. SEDO-Lösung. Entwickler: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektronisches Dokumentenmanagementsystem für Regierungsorganisationen und Unternehmen "Praktika". Entwickler: Unternehmen "Dokumentenverwaltungssysteme".
31. EDMS DoXLogic. Entwickler: Firma BFT.
32. Alpha Dock-System. Entwickler: Alpha-Doc.
33. Externes System. Entwickler: SKB Kontur.
34. Sicheres elektronisches Dokumentenmanagementsystem

Bei der Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems moderne Unternehmen werden geleitet von einer allgemeinen Entwicklungsstrategie, Zielen, dem Vorhandensein eines Wettbewerbsumfelds, der gewünschten Struktur und erwarteten wirtschaftliche Wirkung von der Implementierung einer solchen Lösung. Zu den Zielen der Einführung von EDMS gehören die Verbesserung der Kontrolle über die Leistungsdisziplin, die Verringerung der Anzahl verlorener Dokumente; Verkürzung der Genehmigungszeit; Reduzierung von Fehlern bei der Arbeit mit Standarddokumenten.

Es gibt eine Reihe von Schlüsselanforderungen für die ECM-Funktionen. Der weitere Erfolg der Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen hängt von der Erfüllung dieser Anforderungen durch das System ab. Die Prozesse der Dokumentenfreigabe und Aufgabenzuweisung werden durch die Überführung von „Papier“ in die elektronische Form schneller durchgeführt, die Zeit für die Bearbeitung von Dokumenten und Aufträgen wird ebenfalls reduziert und es wird möglich, den Arbeitsfortschritt mit dem Dokument zu verfolgen. Bei der Arbeit mit dem System werden die Darsteller automatisch über neue Dokumente informiert und der Zeitpunkt ihrer Verarbeitung ist unter Kontrolle. Für schnellen Zugriff auf Dokumente, einfache Suche und Sicherheit von Dokumenten ist eine elektronische Ablage organisiert.

Wichtig ist, dass die Zugriffsrechte auf geschützte Daten abgegrenzt werden. Reduziert die Arbeitszeit deutlich und automatisches Füllen Abschnitte von Standarddokumenten zu bestehenden Referenzdaten. Für einen Manager ist es wichtig, die Fristen für die Erledigung von Aufgaben und die konsolidierte Berichterstattung bequem überwachen zu können. Um den Informationsgehalt in der Arbeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten, sollte das EDMS einfach in das bestehende Mailsystem und in die bestehenden Buchhaltungssysteme im Unternehmen (Personal-, Finanz-, Buchhaltungs- und Produktionsmanagementsysteme) integriert werden.

Außerdem achten immer mehr Organisationen auf die Möglichkeit der Remote-Arbeit im System. Wichtige Kriterien für die Bewertung des Systems sind die Möglichkeit, Berichte zu Dokumenten, Bearbeitern, Dokumentenstatus usw. zu erstellen; schnelle Implementierung des Systems; die Kosten für die Installation und Wartung des Systems; einfache Systementwicklung; die Fähigkeit, die Systemsoftware zur Lösung zusätzlicher Aufgaben zu nutzen.

Und zusätzliche Anforderungen:

• das Vorhandensein einer Streaming-Eingabe von Dokumenten in das System, die Möglichkeit, mit einem Scanner zu arbeiten;
• vorkonfiguriertes Vertragsmanagementmodul;
• Tablet-Version;
• mobile Kunden.

Vergleich

Betrachten wir, wie diese Funktionen in Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow und 1C implementiert sind: Dokumentenmanagementsysteme 8. Alle diese Systeme werden durch ein gemeinsames Konzept vereint, das auf einer Kombination aus klassischen EDMS- und Geschäftsprozessmanagement-Tools basiert. Durch die Kombination der Vorteile von elektronischem Dokumentenmanagement und BPM-Systemen entwickeln Unternehmen Prozesse und steigern die Effizienz der betrieblichen Tätigkeiten.

Funktionalität und Integrationsfähigkeiten

Direktum

Zu den funktionalen Vorteilen des Directum-Systems gehört mehr als ein erweiterter Katalog an Geschäftslösungen. Aus den im Arbeitsalltag genutzten Funktionen lassen sich bequeme Erinnerungen, die Möglichkeit, Zähler individuell anzupassen und mit Barcode-Etiketten zu arbeiten, herausgreifen. Vorhandensein einer Vorschau auf angehängte Dateien, Dateiablagen, eine große Auswahl an fertigen Nachschlagewerken in der Grundkonfiguration, interaktive Assistenten zum Erstellen von Dokumenten.

Negative Seiten dieses EDMS: das Fehlen einer seitenweisen Ausgabe von Objekten im Inventar von Dokumenten und Suchergebnissen, die Unfähigkeit, zusätzliche Stile im Inventar des Dokuments zu verwenden.

Diese Funktionen sind in Docsvision implementiert. Alle Webseiten und benutzerdefinierten Berichte werden im Hauptanwendungsfenster angezeigt. Archivierte Dokumente werden in separate Tabellen in der Datenbank verschoben. Systembenutzer können eine Authentifizierungsoption auswählen. Die XSLT-Transformation wird auf die XML-Beschreibung der Registrierungskarte angewendet.

ELMA

Das ELMA-System zeichnet sich durch ein erweitertes Angebot an Business-Lösungen aus. Darunter das Modul ECM+ (eine Kombination der Funktionen des BPM-Systems und des klassischen EDMS), Projects+ - Standardfunktionen für Projektmanagement plus Prozessmanagement; ELMA CRM + - implementiert einen kundenorientierten Ansatz durch die Implementierung von End-to-End-Prozessen. Und eine KPI-Lösung, die Directum nicht hat.

Zum Thema Integrationsmöglichkeiten haben ELMA ECM+ und zwei weitere Lösungen ein Plug-In für die Arbeit mit MS Outlook. Darüber hinaus lässt sich ELMA problemlos in 1C: Enterprise (mit allen aktuellen Versionen) integrieren.

Um bei einer großen Anzahl von Dateien nicht mit Ergänzungen und Änderungen verwechselt zu werden, können Dokumente in der Anmeldung eine unbegrenzte Anzahl von Versionen haben, der tatsächlichen jedoch kann nur eine zugeordnet werden. Auf der Dokumentenkarte wird die gesamte Historie der Dokumentänderungen gesammelt.

Alles notwendige Werkzeuge an dem Dokument zu arbeiten und die Leistungsdisziplin der Arbeit mit diesen Dokumenten zu kontrollieren, sind an den Fingerspitzen des Benutzers.

Wenn das Dokument in Papierform beim Unternehmen eingegangen ist, wird es nach dem Scannen automatisch gespeichert.

Der Manager kann den Bericht über die aktuelle Leistungssituation anzeigen, und den Benutzern stehen eine Reihe von Filtern zur Verfügung, um die Ergebnisse nach Belieben zu gestalten.

Die ECM+-Anwendung kann an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens und seiner Organisationsstruktur angepasst werden.

Um die Erstellung von Dokumenten zu beschleunigen, können Sie Vorlagen erstellen. Es steht jedem Benutzer auch ohne Programmierkenntnisse zur Verfügung.

Sie können das automatische Einfügen eines Barcodes in die Vorlage zur sofortigen Erkennung im System konfigurieren.

Alle in dieser Überprüfung berücksichtigten Systeme haben ihre eigenen App um die Systemfunktionen über einen Tablet-Computer oder ein mobiles Gerät zu bedienen. Damit können Top-Manager von überall mit Internetanschluss an den operativen Aktivitäten des Unternehmens teilnehmen. Mobile Clients sind mit allen mobilen Betriebssystemen kompatibel.

Optima-WorkFlow

Zu den Vorteilen des Systems zählen die Möglichkeit, zusätzliche Stile in der Dokumentenliste zu verwenden, Bilder in der Dokumentenliste und im Anzeigebereich anzuzeigen. Die Filterung der geladenen Dokumentenliste ist möglich. Optima WorkFlow unterstützt das Einrichten von Rubriken in Dokumentjournalen, das Einrichten des Anzeigebereichs eines ausgewählten Datensatzes in der Dokumentenliste. Die Anpassung der Bestellregistrierungskarte funktioniert. Webanwendungen von Drittanbietern können in das Hauptfenster eingebettet werden. Es gibt eine Integration mit IBM WebSphere MQ. Um die Tätigkeiten von Archivabteilungen zu automatisieren, wurde ein spezielles Modul Archiv entwickelt.

1C: Dokumentenfluss 8

Die Hauptarbeitsgebiete dieser Lösung sind Büroarbeit, allgemeiner Dokumentenfluss, Verwaltung von Vertragsaktivitäten, elektronisches Archiv und Bearbeitung von Anfragen. Die Funktionalität kann durch Plugins erweitert werden. Bei der Verarbeitung von Dokumentenrouten können Sie Dateien anhängen und diese nachträglich ändern. Es gibt eine Windows-Explorer-Registrierung.

Sie können die automatische Erstellung, Registrierung und den Versand von Dokumenten aus verschiedenen Quellen (Ordner, E-Mail, Web) konfigurieren.

Nachteile: Es gibt keine interne Post. Sie können keine Aufgaben für die Gruppe und Ordner mit Aufträgen erstellen. Darüber hinaus verfügt diese Lösung über kein Projektmanagement-Modul. Registrierung von MS Office, Open Office nicht möglich. Das Arbeiten mit der QMS-Dokumentation wird nicht unterstützt. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, die persönlichen Ordner des Benutzers zu verwalten.

Schnittstellen

Direktum

Die Schnittstellen aller Betriebsarten im Directum-System sind vereinheitlicht, Sie können die Regeln für die Bearbeitung von Dokumenten und Aufgaben konfigurieren. Im Vertretungsmodus behält das System seinen Informationsgehalt. Das Arbeiten mit Dateien ist online möglich. Zugriffsrechte auf eine separate Datei werden verteilt, jede von ihnen wird attributiv beschrieben. Beachten Sie auch die Transparenz der Workflow-Prozesse. Aufgaben werden dem MS Outlook-Kalender hinzugefügt. Der Vorteil des Systems sind anpassbare Suchvorlagen und komfortable Filtermechanismen nach Listenspalten.

Es gibt jedoch eine Reihe von Nachteilen: Es gibt keine Möglichkeit der Paginierung von Elementen (in Win32). Minimale Einstellungen für visuelle Effekte. Es ist unmöglich, die Namen der Requisiten in verschiedenen Sprachen zu lokalisieren. Die Größe der Karte kann nicht geändert werden. Beim Erstellen von Verknüpfungen zwischen elektronischen Dokumenten können Sie keine Kommentare hinzufügen, um die Beziehung zu beschreiben. Die Schnittstelle ist überlastet.

Reis. 1. Directum-Systemschnittstelle

Docsvision

Docsvision verwendet vorkonfigurierte Themes und die Befehlsleiste ist anpassbar. Verknüpfungen zwischen Dokumenten werden in einer Baumansicht angezeigt. Links können mit Anmerkungen versehen werden. Es besteht die Möglichkeit, Aufgabenkarten zu gestalten. Die Symbolleiste ist anpassbar. Die Volltextsuche aus einer einzigen Zeile funktioniert, es gibt anpassbare Suchvorlagen, das Design der Suchformulare ist ebenfalls anpassbar.

Gleichzeitig hat das System die Nachteile, dass es nicht möglich ist, ein Dokument automatisch an eine Aufgabe anzuhängen. Prozesse sind nicht transparent, Erinnerungen funktionieren nur, wenn MS Outlook eingeschaltet ist.

Reis. 2. Docsvision-Systemschnittstelle

ELMA

Äußerlich ist die ELMA ECM+ Schnittstelle ein Standard-Dateispeicher, ein Benutzer ohne Erfahrung mit solchen Systemen kann problemlos selbstständig navigieren.

Die Registrierung von Dokumenten erfolgt in einem speziellen Wizard in mehreren aufeinander folgenden Schritten. Bei der Eingabe in das System müssen Sie nur die notwendigen Details des Dokuments angeben und die elektronische Version anhängen, das System generiert automatisch eine Dokumentenkarte mit allen darauf enthaltenen Daten.

Alle Informationen zur Organisation sind im internen Portal enthalten. Alle Werkzeuge, die Sie zum Arbeiten benötigen, befinden sich an einem Ort: ein Archiv mit Dokumenten, Aufgaben, Kalender, Nachrichtenfeeds, Berichten, Webdokumenten.

Operationen können während der Anpassung vereinfacht oder erweitert werden.

Reis. 3. ELMA-Schnittstelle

Optima-WorkFlow

Das System verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche. Das System konfiguriert die Stile der Anwendung, die Ausgabe in die Dokumentenliste und der Anzeigebereich von Details und Bildern ist verfügbar, die Zeichnungsstile der Dokumentenliste (Schriftart, Füllung, Symbol) werden angewendet.

Bemerkenswert ist die bequeme Suche in den Feldlisten von Registrierungskarten, das Vorhandensein einer visuellen Kontrolle des obligatorischen Ausfüllens der Felder, die Möglichkeit, mit Dateien, Links und Dokumentenbewegungen in einem einzigen Fenster zu arbeiten.

Es ist bequem, mit angehängten Dateien zu arbeiten - die Arbeit erfolgt online in einem einzigen Fenster im Check-in- und Check-out-Modus. End-to-End-Links zwischen Dokumenten werden als Baum gerendert.

Sie können beim Erstellen einer Aufgabe eine Aufgabenkarte entwerfen.

Nachteile: Benutzer können keine neuen Journale erstellen, Dokumentensets, Einstellungen werden nicht in der Datenbank gespeichert. In der Registrierungskarte ist es nicht möglich, die Symbolleiste anzupassen oder die Namen der Requisiten zu lokalisieren. Die Größe der Karte ist unveränderlich. Drag & Drop-Mechanismen sind nicht implementiert. Es gibt keine Grundfunktionen der Schnittstellenauswahl von Karten für die Kommunikation. Ein weiterer Nachteil ist die Undurchsichtigkeit des Prozesses beim Erstellen einer Aufgabe, Sie können keine Erinnerungen für Ausführende einrichten.

Reis. 4. Optima WorkFlow-Schnittstelle

1C: Dokumentenfluss 8

Die Benutzeroberfläche ist für Benutzertypen anpassbar. Sie können die Liste der derzeit am System angemeldeten Benutzer anzeigen. Es gibt Designtools für den RKK (Designer), die Möglichkeit, den RKK zu erweitern und anzupassen, während Sie komplexe Elemente verwenden können - Tabellen, Strukturen.

Nachteile: keine eingebauten Viewer für angehängte Dateien, keine Ansicht von Gruppenaufgaben, keine Zuweisung eines Ausführenden als Leiter aus der Gruppe.

Reis. 5. Schnittstelle 1C: Dokumentenverwaltung 8

Suchfunktionen

Direktum

Zu den Vorteilen des Systems zählen die Volltextsuche für Dokumente und Angaben zu Meldekarten (RK). Suchvorlagen können entsprechend den Angaben des RK angepasst werden. Der Filter der Dokumentenliste nach Spaltenwerten ist aktiv. Komfortable Funktionen zum Anpassen von Suchvorlagen. Suchordner können erstellt werden.

Negative Eigenschaften: Es ist unmöglich, Zugriffsrechte auf konfigurierte Suchen zu verteilen; keine Web-Client-Suchen konfiguriert; es gibt keine Möglichkeit, komplexe Suchabfragen zu erstellen, es erfolgt keine seitenweise Ausgabe von Objekten in der Liste der Dokumente und Suchergebnisse, zusätzliche Stile werden nicht in die Liste des Dokuments übernommen.

Docsvision

Docsvision unterstützt die Erstellung komplexer Suchanfragen mittels XML sowie die Verteilung von Suchzugriffsrechten.

Mangel- langsame Aktion des Viewer-Panels.

ELMA

ELMA ECM + sammelt Dokumente in einem einzigen elektronischen Archiv. Die Suche nach Dokumenten erfolgt schnell und bequem nicht nur nach dem Namen, sondern auch nach den Angaben der Dokumentenkarte oder RK. Suchergebnisse werden nur angezeigt, wenn Sie über die Berechtigung zum Zugriff auf die Dokumente verfügen. Suchparameter werden in einem Filterformat gespeichert, in Zukunft können Sie schnell nach Dokumenten nach gespeicherten Parametern suchen.

Mangel: fehlende Volltextsuche in Dokumenten.

Optima-WorkFlow

Eine direkte Datenbankabfrage wird angewendet, um eine komplexe Suchabfrage in Dokumentjournalen zu bilden. Es wird eine Volltextsuche über den Inhalt des Dokuments und eine Suche anhand eines Registrierungskartenmusters durchgeführt (keine Anpassung der Suchvorlagen erforderlich). Sie können Suchanfragen über die Details von Registrierungskarten eingeben. Filter werden auf alle verfügbaren Dokumentjournale angewendet.

Der Nachteil des Systems ist die Unfähigkeit, benutzerdefinierte Suchvorlagen zu speichern. Es gibt keine Volltextsuche für die Details von Registrierungskarten von Dokumenten. Benutzer können keine Suchordner und komplexe Suchen erstellen. Es gibt keine Volltextsuche nach Registrierungskartendetails.

1C: Dokumentenfluss 8

Es wird eine attributive Suche nach den Details des Dokuments durchgeführt. Sie können Suchmuster erstellen, deren Speicherung hierarchisch und kategorisiert ist. Basierend auf den Suchergebnissen werden Berichte erstellt.

In einer Anfrage ist es unmöglich, auszuführen Verschiedene Arten Suche. Es gibt keine Einstellung einer Reihe von Voraussetzungen für die automatische Suche nach doppelten Dokumenten während der Registrierung.

Administrative Einstellungen

Direktum

Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Organisationsstruktur mehrerer Unternehmen gleichzeitig zu pflegen. Es werden detaillierte Informationen zu Abteilungen und Mitarbeitern bereitgestellt, die erweitert werden können. Wenn ein Austausch erforderlich ist (vollständig oder durch einen Assistenten), werden automatisch Ordner "in / out" erstellt. Der Teilstringfilter und die Crawling-Suche funktionieren.

Nachteile: Die OShS-Anzeige ist nicht visuell, es gibt keine Möglichkeit, Elemente in einer bestimmten Reihenfolge zu sortieren, es ist schwierig, Verzeichnisse zu erstellen und auszufüllen, es gibt keine Lokalisierung von Verzeichniseinträgen. Mindesteinstellungen Aussehen und Verhalten der RK.

Reis. 6. Erscheinen der Registrierungskarten im Directum-System

Docsvision

Docsvision unterstützt das Management von OShS für mehrere Unternehmen gleichzeitig. Es gibt Vertretungsfunktionen (ständige oder vorübergehende Vertretung). Der Teilstringfilter funktioniert. Die Nachteile duplizieren teilweise die Eigenschaften von Directum: keine visuelle Anzeige von OSH, es gibt keine Sortierung der Elemente in einer bestimmten Reihenfolge, Sie können keinen Verzeichnisverlauf führen, typisierte Verzeichnisse erstellen, hierarchische Verzeichnisse erstellen, es gibt keine eingebaute "Nomenklatur von Fälle" Verzeichnis. Geringe Leistung des Designers.

Reis. 7. Verzeichnis der Mitarbeiter im Docsvision-System

ELMA

Es ist praktisch, die Situation in den Filialen großer Unternehmen zu überwachen. Mehrere Systeme sind in einem Fenster zusammengefasst und organisieren ein einziges Informationssystem Abteilungen und einen qualitativ hochwertigen Informationsaustausch. Der Benutzer hat alle notwendigen Informationen über das externe System, ohne seine Seite zu verlassen. Es ist bequem zwischen den Seiten der Unternehmensbereiche zu wechseln. Darüber hinaus stehen Informationen zur Durchführung von Aktivitäten, aktuelle Nachrichten, das Anzeigen von Dokumenten und das Starten der Ausführung von Geschäftsprozessen zur Verfügung.

Reis. acht. Einrichtung von Filialseiten in ELMA

Dem Leiter stehen allgemeine Informationen zu allen Niederlassungen und Divisionen zur Verfügung. Daten zu Abteilungen und Mitarbeitern können erweitert werden.

Arbeitnehmervertretungen werden in einem gesonderten Bereich durchgeführt. Vertretungen werden zum Ende der Laufzeit automatisch storniert. Wenn ein ersetzender Prozess installiert wird, werden ihm automatisch Aufgaben nach Prozess übertragen. Das System informiert über eine einmalige Aufgabe und über die Abwesenheit eines bestimmten Mitarbeiters und bietet an, einen anderen Bearbeiter zu wählen.

Reis. neun. Konfigurieren des Abschnitts "Substitution" in ELMA

Ein spezieller Abschnitt "Abwesenheitsplan" zeigt eine Liste der Mitarbeiter an, die für einen bestimmten Zeitraum vom Arbeitsplatz abwesend sind.

Optima-WorkFlow

Das System unterstützt die Pflege des Arbeitsschutzes mehrerer Unternehmen, die Struktur wird übersichtlich dargestellt. Vertretungsfunktionen (Ständige/Kurzfristige Vertretung) sind implementiert, es erfolgt eine laufende Suche nach Anfangsbuchstaben. Elemente können in der angegebenen Reihenfolge sortiert werden; ganz einfaches Ausfüllen des Nachschlagewerks, Erstellen von hierarchischen Nachschlagewerken, Festlegen der Gültigkeitsdauer des Nachschlagewerkssatzes.

Es gibt einen Designer von Vorlagen für Registrierungskarten, anpassbare Größen, Hintergründe, Lesezeichen, Felder, Schriftarten und Skripte werden für Registrierungskartenereignisse verwendet.

Nachteile: es gibt keine Möglichkeit, die Historie des Verzeichnisses zu pflegen, es gibt keine Spiegelinformationen über die Ersetzung. Informationen über Abteilungen und Mitarbeiter sind minimal. Sie können keine typisierten Nachschlagewerke erstellen, eine Historie von Nachschlagewerken pflegen, Nachschlagewerke lokalisieren. Es gibt keine Funktion zur Überprüfung der Syntax des Skriptcodes, es gibt keine Felder vom Typ "Radiobutton".

Reis. zehn. Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zur Organisationsstruktur in Optima WorkFlow

1C: Dokumentenfluss 8

Der Desktop des Benutzers wird entsprechend seiner Rolle angepasst. Bietet schnellen Zugriff auf Daten über Mitarbeiter, eine Liste von Telefonnummern, Empfehlungen zum Schreiben von Korrespondenz usw. Für den Abteilungsleiter können Sie ein Panel für die Volltextsuche nach Dokumenten jeglichen Zwecks einrichten, das dem Manager zur Verfügung gestellt wird ein Panel für den schnellen Zugriff auf Berichte. Informationen werden nach Zugriffsrechten verteilt. Organisatorische Struktur Organisationen und Bearbeiterrollen können verwendet werden, um Bearbeiter für Geschäftsprozesse auszuwählen.

Das Subsystem „Aufgaben und Mitarbeiterprozesse“ enthält Werkzeuge zum Anlegen und Verwalten von Geschäftsprozessen, sowie zum Einrichten einer rollenbasierten Adressierung von Aufgaben, zum Aufbau einer Matrix für den Austausch / Austausch von Mitarbeitern.

Geschäftsprozessmodellierung

Direktum

Das System implementiert komfortable Modellierungsfunktionen. Das Debugging des Streckendiagramms wird Schritt für Schritt implementiert. Die Plattform verfügt über eine integrierte Hochprogrammiersprache IS-Builder. Es ist möglich, eigene Funktionen und Skripte mit einer eigenen API zu erstellen. Der Berichtseditor ist in der Sprache IS-Builder implementiert. Minus: Die Anzahl der Basisblöcke ist unzureichend.

Reis. elf. Modellierung von Geschäftsprozessen im Directum-System

Docsvision

Das System verfügt über komfortable Funktionen zum Modellieren und Entwerfen eines Routenschemas ohne den Einsatz von Softwaretools. Sie können Ihre eigenen Funktionen entwickeln. Es ist möglich, Skripte mit einer eigenen API zu erstellen, Webdienste aufzurufen. Werkzeuge - MS-Berichterstellung.

Mangel: Zur Optimierung ist es notwendig, eine Gruppe einfacher Blöcke durch einen Skriptblock zu ersetzen.

Reis. 12. Modellierung von Geschäftsprozessen im Docsvision-System

ELMA

Die Modellierung von Geschäftsprozessen erfolgt in einem speziellen Grafikeditor „ELMA Designer“ mit einer einfachen und intuitiven grafischen Oberfläche. Die Notation zur Beschreibung von Geschäftsprozessen ist BPMN 2.0, die sich für die Beschreibung von Arbeitsketten eignet und fast alle notwendigen Primitive enthält. Ein Business-Analyst kann ohne die Hilfe eines Programmierers Geschäftsprozesse entwerfen. Sie können ein Managementmodell in einem Unternehmen entwickeln und Prozesse unterwegs ändern, ohne das System zu stoppen.

Der Dokumentenverkehr im Unternehmen kann entlang beliebig komplexer Routen organisiert werden. Der Weg des Dokuments spiegelt wider, welche Mitarbeiter dieses Dokument durchlaufen wird, sowie die Reihenfolge und Art der geplanten Arbeiten daran. Ein grafisches Modell des Prozesses wird erstellt, indem die erforderlichen Operationsblöcke mit der Maus aus der Palette gezogen werden, wonach die Operationen durch Übergänge verbunden werden. Sie können Übergängen Kommentare hinzufügen.

Reis. 13. Dokumentenweg als Geschäftsprozess in ELMA EDMS beschrieben

Optima-WorkFlow

Das System verfügt über einen Designer von Modellen von Geschäftsprozessen, Skripte werden verwendet.

Reis. vierzehn. Modellierung von Geschäftsprozessen in Optima WorkFlow

Das Einrichten von Blockeigenschaften ist einfach. Erstellung von Skripten mit eigener API, Erstellung eigener Funktionen und Blöcke, Entladen von Objekten in einem Austauschformat wird durchgeführt. Werkzeuge - Crystal Reports 11.0.

Es ist möglich, das Aussehen der Anwendung anzupassen, die Liste der Dokumente anzupassen (Sichtbarkeit und Reihenfolge der Spalten, Sortierung) und Benachrichtigungen anzupassen.

Modellierungsmechanismen sind umständlich, die Funktionen zum Einrichten der Geschäftslogik sind minimal, es wird notwendig, Skripte für die Dokumentenverarbeitung zu schreiben, es gibt keinen Designer Lebenszyklen Unterlagen.

1C: Dokumentenfluss 8

Das System erstellt Standardrouten für die Bewegung von Dokumenten, es werden Routenverzweigungen und bedingte Übergänge unterstützt. Es gibt auch einen Designer für Meldeformulare.

Reis. fünfzehn. Blockschaltbild eines Geschäftsprozesses in 1C: Dokumentenfluss 8

Daten- und Aktionssicherheit

Direktum

Die Datensicherung im System erfolgt über ein Login-Passwort und Windows-Konten. Sie können Benutzergruppen und Rollen erstellen. Es gibt ein diskretes und rollenbasiertes Zugriffskontrollmodell sowie die Möglichkeit, Berechtigungen und Privilegien zu erteilen. Die Differenzierung der Zugriffsrechte erfolgt auf der Ebene Ordner, RK, Akte und Nachschlagewerk. Sie können die Übertragung von Rechten konfigurieren. Verschlüsselung und EDS werden verwendet.

Nachteile des Systems: es gibt keine Verteilung von Zugriffsrechten auf benutzerdefinierte Suchen, es gibt keine benutzerdefinierten Suchen im Webclient und es können keine komplexen Suchanfragen erstellt werden.

Die Performance der Ansichtsfenster ist eher langsam.

Docsvision

Die Vorteile des Systems in Bezug auf die Datensicherheit sind folgende: Verfügbarkeit einer obligatorischen Zugangskontrolle, Differenzierung der Zugangsrechte auf allen Ebenen; die Übertragung von Rechten festlegen. Anwendung von Verschlüsselung und digitaler Signatur.

ELMA

Jeder Benutzer von überall mit Internetzugang kann seinen Benutzernamen und sein Passwort eingeben und sich in das ELMA-System einloggen. Diese Anmeldung ist standardmäßig für alle Benutzer konfiguriert, es gibt jedoch drei Hauptmethoden, um die Anmeldung zu schützen:

1. Melden Sie sich nur über vertrauenswürdige Geräte an. Wenn Sie sich von einem Computer aus anmelden oder Mobilgerät, die sich nicht in der Vertrauensliste befindet, informiert das System über die Unmöglichkeit der Eingabe.
2. Anmeldung per Token. Ein Token ist ein Gerät, das mit einem Benutzerkonto verknüpft ist und nur diesem entspricht. Außerdem hat ein einzelner Benutzer eine eigene PIN. Mehrere elektronische Schlüssel-Container können gleichzeitig auf einen Token geschrieben werden - zum Betreten verschiedene Systeme, und zwar nicht nur in ELMA, damit der Nutzer nicht gleich einen ganzen Schlüsselbund mit sich herumschleppt.
3. Anmeldung per Zertifikat. Der Mechanismus funktioniert ähnlich. Der Benutzer bindet das Zertifikat an sein Konto. Sie können nur von einem bestimmten Arbeitsplatz aus mit einem Zertifikat in das System einsteigen. Diese Funktion ist nur in Browsern verfügbar. Mozilla Firefox und Internet-Explorer.

Zur Genehmigung, Unterzeichnung eines Dokuments oder seiner Version wird eine elektronische digitale Signatur verwendet. Gleichzeitig kann kein anderer Benutzer, auch wenn er das Passwort kennengelernt hat, dem Dokument nicht zustimmen oder es unterschreiben.

ELMA ermöglicht die Einstellung von Zugriffsrechten auf verschiedene Objekte des Systems. Im Zentrum des Rechtemanagements steht die Rolle von Organisationsstrukturelementen und einzelnen Benutzern des Systems, der Konfigurationsprozess besteht in der grafischen Darstellung von Planstellen, Abteilungen und Abteilungen sowie der Verteilung der Verantwortlichkeiten.

Optima-WorkFlow

Der Datenschutz erfolgt über Login / Passwort, Windows-Konto. Es werden Benutzergruppen und Rollen sowie ein diskretes und rollenbasiertes Zugriffskontrollmodell erstellt. Es ist möglich, Befugnisse zu erteilen, Zugriffsrechte auf Ordnerebene zu differenzieren, relative Zugriffsrechte entsprechend der Organisationsstruktur der Organisation einzurichten, ein EDS zu verwenden.

Sie können einer einzelnen Datei keine Zugriffsrechte zuweisen. Es gibt keine Dateivorschau.

1C: Dokumentenfluss 8

Es gibt Software Dokumentenintegritätskontrolle, Support verschiedene Wege Authentifizierung. Dem Benutzer werden Rechte für die Zeit der Ausführung des Auftrages oder Dokuments eingeräumt. Mit EDS signierte Dokumente werden mit Speicherinformationen zu Signaturen versendet. Zugriffsrechte werden je nach Position des Benutzers, seiner Rolle, Beteiligungsgrad an Geschäftsprozessen, Stempel oder individuell vergeben. Rechte werden für Ordner und Dokumententypen gesetzt und gelten auch für angehängte Dateien, sie können Einschränkungen beim Lesen oder Schreiben enthalten. Der Zugriff auf Berichte ist ebenfalls eingeschränkt – dem Mitarbeiter stehen nur seine Berichte zur Verfügung, dem Vorgesetzten die Berichte seiner Abteilung.

Für Teile des Dokuments (Felder des Anmeldeformulars, angehängte Dateien) gibt es keine Differenzierung der Zugriffsrechte. Es gibt kein System von Datensicherungs- und Wiederherstellungstools.

Abschluss

Unternehmen, die sich für EDMS entscheiden, stehen vor dem gleichen Problem – sie müssen das erworbene System und die bestehenden Geschäftsprozesse der Organisation für lange Zeit kombinieren. Um die Arbeit des gesamten Unternehmens zu optimieren, ist es wichtig, Workflow-Prozesse in die Main-End-to-End-Prozesse einzubauen, und je früher ein solcher Zusammenschluss erfolgt, desto besser. Diese zeitaufwendige Tätigkeit erfordert jedoch Zeit, Erfahrung und ständige Kommunikation aller Mitarbeiter, deren Arbeit mit Dokumenten zu tun hat. Bis zu einem gewissen Grad können die Systeme mit ihren Funktionen diesen Prozess beschleunigen. Zusammenfassend und bewertend entsprechen ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 und Directum vor allem den wesentlichen Anforderungen.