Was ist elektronisches Dokumentenmanagement und seine Vorteile für Unternehmen. Überprüfung kostenloser elektronischer Dokumentenmanagementsysteme Dokumentenarchiv-Organisationssysteme

Von der Antwort auf die Frage "Warum braucht Ihr Unternehmen elektronisches Dokumentenmanagement?" Der Erfolg des Systemimplementierungsprojekts hängt mindestens zur Hälfte davon ab elektronische Dokumentenverwaltung(SED). Seltsamerweise hört man sehr oft eine Antwort wie: "Der Wettbewerber / Partner hat schon - warum sind wir schlechter?" Aber wenn Sie sich ein solches Ziel setzen, das EDMS zu implementieren, werden die Ergebnisse wahrscheinlich nicht beeindruckend sein.

Welche Ziele kann sich ein Unternehmen bei der Implementierung eines EDMS stellen? Betrachten wir die möglichen Optionen.

Da das Erreichen jedes dieser Ziele nacheinander sowohl das Budget des Automatisierungsprojekts als auch das Risiko erhöht, dass das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird, Das Setzen von überschätzten Zielen sollte mit größter Vorsicht behandelt werden.

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Implementierung eines Systems ist die Erwartung, dass die Automatisierung selbst dazu beiträgt, den Workflow selbst zu optimieren. Aber wie Programmierer in solchen Fällen sagen: „Wenn du Chaos automatisierst, bekommst du nur "Automatisiertes Chaos"».

Übrigens ein wichtiger Hinweis zur Bildung des Projektbudgets: Es muss auf Basis der Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens berechnet werden. In den meisten Fällen helfen Pilotprojekte vom Typ „Versuchen wir es in einer Abteilung“ nicht einmal, zu verstehen, ob das Unternehmen einen elektronischen Dokumentenfluss benötigt oder nicht.

Wenn das Ziel gesetzt und die Automatisierungsaufgaben definiert sind, können Sie mit der nächsten Stufe fortfahren - der Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

Wie man wählt?

Praktisch bis in die zweite Hälfte der 2000er Jahre konzentrierte sich der EDMS-Markt in Russland ausschließlich auf Großkunden, kleine und mittelständische Unternehmen hatten keine Wahl: Es gab einen sehr kleinen Kreis von „boxed“ EDMS, die sich für den Einsatz in Unternehmen dieser Größe eignen . Zudem handelte es sich bei diesen EDMS in den meisten Fällen nur um abgespeckte Versionen von „großen“ Systemen, sodass die Anschaffungs- und Wartungskosten sowie die Komplexität der Nutzung nicht ganz den Erwartungen kleiner und mittelständischer Unternehmen entsprachen.

V letzten Jahren der EDMS-Markt für kleine und mittelständische Unternehmen hat sich deutlich erweitert: Die Anbieter haben eine Vision der Dokumentenfluss-Automatisierung für mittlere und kleine Unternehmen entwickelt, und viele neue Lösungen sind erschienen, die speziell auf dieses Marktsegment ausgerichtet sind. Daher ist die Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems heute eine ziemlich schwierige Aufgabe. Versuchen wir, den Prozess der Auswahl eines EDMS anhand der Ziele zu systematisieren, die sich das Unternehmen selbst setzt, indem wir ein elektronisches Dokumentenmanagement einführen.

Alle elektronischen Dokumentenmanagementsysteme lassen sich bedingt in 3 große Gruppen einteilen:

1. Systeme zum Organisieren eines Archivs (Speichern) von Dokumenten.
2. Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen.
3. Integrierte Systeme zur Dokumentenflussautomatisierung.

Die meisten modernen EDMS enthalten Elemente jeder der drei Gruppen, aber "vollwertige Universalien" sind selten. In der Regel ist jedes System auf die Automatisierung einer bestimmten Gruppe von Prozessen ausgerichtet.

1. Dokumentenarchiv-Organisationssysteme

Der Begriff "Archiv (Aufbewahrung) von Dokumenten" hat zwei Bedeutungen. Unter solchen Systemen versteht man:

• Spezialisierte Systeme zur Speicherung und Verarbeitung extrem großer Dokumentenmengen. Solche Systeme sind für einen engen Kreis von Unternehmen notwendig, zum Beispiel für Warteschlangenorganisationen ( Versorgungsunternehmen, öffentlicher Sektor, Versicherungs-, Kredit- und Bankensektor). Es gibt nicht so viele solcher Systeme, sie lösen ein ziemlich enges Spektrum von Problemen, und wir werden sie in diesem Artikel nicht betrachten.
• "Leichte" Dokumentenmanagementsysteme, die nur Grundfunktionalität mit Dokumenten arbeiten: zentrale Ablage von Dokumentendateien und Organisation des Mitarbeiterzugriffs darauf.

Wenn wir über das Archivieren von Dokumenten als "leichtes" Dokumentenflusssystem sprechen, dann sind bei diesem Ansatz zur Dokumentenflussautomatisierung die folgenden Lösungen am beliebtesten:

Im Allgemeinen ist die Organisation des Workflows in Form eines "Dokumentenarchivs" entweder für kleine Unternehmen (mit einem Führungspersonal von weniger als 10 Personen) oder für Unternehmen mit einem kleinen Workflowvolumen (bis zu 10-20 Dokumente pro Monat). Der Hauptvorteil solcher Systeme sind nur ihre geringen Kosten und ihre Benutzerfreundlichkeit.

2. Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen

Büroautomatisierungssysteme mit Dokumentenflusselementen machen mittlerweile den Großteil des auf dem russischen Markt angebotenen EDMS aus. Typische Funktionen Systeme dieser Gruppe:

• Archiv der Dokumente:
• Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten,
• Suche nach Registrierungsvoraussetzungen und Dokumentenkontrollkarten, Volltextsuche nach Dokumenten,
• Scannen und Erkennen von Dokumenten;
• Büroarbeiten(In dieser Systemgruppe ist die Büroautomationseinheit am weitesten entwickelt):
• Registrierung von Dokumenten,
• Organisation der Nomenklatur der Fälle,
• Differenzierung der Zugriffsrechte.
• Dokumentenfluss:
• Routing-Dokumente,
• Aufträge erteilen,
• Visualisierung von Geschäftsprozessen.

Alle Systeme haben fast identische Eigenschaften, aber jedes hat natürlich seine eigenen Wettbewerbsvorteile... Detaillierte Informationen zu den Systemen finden Sie auf der Website http://www.doc-online.ru und auf den Websites der EDMS-Hersteller.

3. Komplexe Systeme zur Automatisierung des Dokumentenflusses

Diese Systemgruppe ist die "stärkste" in der Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss und der Betriebsführung des Unternehmens - Ausgabe und Überwachung der Ausführung von Aufträgen, Weiterleitung von Dokumenten usw.

Die Einführung eines solchen EDMS ist in großen Organisationen (Beteiligungen) eher dadurch gerechtfertigt, dass Systeme dieser Klasse nur auf Bestellung entwickelt werden und daher hohe Kosten verursachen, eher schwer zu beherrschen sind und die Teilnahme erfordern von IT-Spezialisten bei der Implementierung. Die Wahl des EDMS dieser Gruppe bietet jedoch auch große Möglichkeiten, das System an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Sie können ein System erstellen, das sowohl im Bereich der Büroarbeit als auch im Bereich des Dokumentenflusses ausgewogene Funktionen aufweist.

Was weiter?

Nachdem Sie sich für den Favoriten für den Kauf entschieden haben, vergessen Sie nicht, folgende Aspekte zu berücksichtigen, die sich sicherlich auf den Erfolg des EDMS-Einführungsprojekts auswirken werden:

• Fragen Sie, was das System hat Wachstumschancen um mit zunehmendem Geschäftsumfang kein Geld für die Implementierung eines neuen EDMS ausgeben zu müssen.
• Beim Vergleich der Systemkosten Bewertung Vollständige Kosten Projekt. Sehr oft steckt ein erheblicher Teil der Kosten in Zusatzmodulen, Infrastruktursoftware, Vermessungsdiensten, Implementierung und Wartung des Systems.
• Vor dem Kauf schau dir das System "live" an oder besser noch, mit den Kunden des Lösungsanbieters. Keine einzige schöne Präsentation oder "Labor"-Demonstration des Systems wird die wahren Eigenschaften der Arbeit damit zeigen.
• Einige der auf dem Markt befindlichen Systeme sind sogenannte "verpackt" SED. Dies bedeutet die Möglichkeit, das System selbst zu installieren und zu konfigurieren. Bedenken Sie, dass diese Option möglicherweise rentabler ist, auch wenn Sie Ihre IT-Spezialisten zur Schulung schicken müssen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das System "ziehen"- jede Automatisierung führt in der Regel zu einem erhöhten Arbeitsaufwand, insbesondere während der Implementierungsphase. Bei Personalmangel im Unternehmen muss entweder die Zahl erhöht oder ein EDMS mit einfacheren Funktionen gewählt werden.
• Verfahren zur Systemimplementierung- ein wichtiges Element für den Erfolg des Projekts. Planen Sie diesen Schritt vor dem Kauf eines Systems unbedingt und besprechen Sie dessen Eigenschaften mit dem Lösungsanbieter! Ohne eine gründliche Untersuchung dieser Phase hängt das EDMS sehr oft wie ein "Totgewicht" am Unternehmen.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist ein entscheidender Schritt für ein Unternehmen, insbesondere für mittelständische und kleine Unternehmen, bei denen jegliche Ausgaben die „Lebenskraft“ erheblich beeinträchtigen. Daher ist die richtige Wahl eines EDMS und eines Lösungsanbieters unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeit kleiner und mittelständischer Unternehmen sehr Wichtiger Faktor... In diesem Artikel haben wir versucht, für kleine und mittelständische Unternehmen einen Eindruck vom aktuellen Stand des EDMS-Marktes zu geben und bei der Auswahl des richtigen elektronischen Dokumentenmanagementsystems zu helfen. Ich wünsche Ihnen Erfolg.

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Bei der Auswahl eines EDMS können Sie analytische Informationen auf den Seiten http://www.doc-online.ru und http://www.docflow.ru sowie direkt bei den Entwicklern beantragen:

• BOSS-Referenzsystem des IT-Unternehmens. Website http://www.boss-referent.ru
• System "BUSINESS" der Firma "EOS". Website http://www.eos.ru
• System "Euphrat-Dokumentenfluss" der Firma "Cognitive Technologies". Website http://www.evfrat.ru
• Das "CompanyMedia"-System der Firma "InterTrust". Website http://www.intertrust.ru
• Das NauDoc-System der Firma Naumen. Website http://www.naumen.ru
• Das "Akta"-System der Firma "DuxSoft". Website http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - den Prozess der Arbeit mit Dokumenten von Managern und Fachspezialisten aller Ebenen qualitativ zu verbessern, die Zeit der routinemäßigen Arbeit mit Dokumenten zu reduzieren, d. h. die Automatisierung des Dokumentenflusses im Unternehmen

NAUDOC ist ein Softwareprodukt für Büroautomation, Workflow und Geschäftsprozesse, entwickelt von NAUMEN. Mit NAUDOC können Sie die Prozesse der Verarbeitung von Dokumenten verwalten und die Leistungsdisziplin überwachen, indem Sie umfassende Informationen über den Fortschritt der Ausführung von Aufgaben erhalten.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc eignet sich optimal zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs von mittelständischen und kleinen Unternehmen, Verwaltungsgesellschaften, Gestaltungsorganisationen, Holding-Aufteilungen sowie zur Lösung spezifischer Aufgaben zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs, die sich auf Abteilungen großer Unternehmen stellen (Gewährleistung Arbeit mit regulatorischen Dokumenten gemäß den Anforderungen der ISO 9001:2000, Interaktion zwischen Mitarbeitern und Personaldienst, etc.).

Mit NAUDOC ist es möglich, ein einziges Repository von Dokumenten mit differenzierten Zugriffsrechten nach Rollen zu organisieren, das es Mitarbeitern jederzeit ermöglicht, auf Dokumente zuzugreifen und so schnell wie möglich finden Sie alle notwendigen Informationen, unabhängig von der Anwesenheit des Eigentümers der Dokumente am Arbeitsplatz. Mit Protokollen können Sie eingehende, interne und ausgehende Papiere aufzeichnen und die Bewegung von Papierkopien von Dokumenten innerhalb des Unternehmens verfolgen.

Die Verfügbarkeit von Leistungsdisziplinkontrollen von NAUDOC ermöglicht es, Mitarbeitern im System Aufgaben zuzuweisen, ihre Leistung zu überwachen, Fristen zu verfolgen, Dokumente zur Genehmigung zu senden und genehmigte Dokumente zur Überprüfung durch andere Benutzer des Systems zu versenden. Anpassung Lebenszyklus für Dokumentkategorien können Sie typische Bewegungsrouten von Dokumenten festlegen, deren automatische Weiterleitung und Aufgabenzuweisung konfigurieren.

Alle Aktionen mit Dokumenten und Aufgaben werden über die Webschnittstelle ausgeführt, die sich von überall auf der Welt mit dem System verbindet, wodurch ein einziger Informationsraum für das Unternehmen geschaffen wird, einschließlich entfernter Niederlassungen und mobiler Mitarbeiter.

Die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagementsystems NauDoc:

Vereinfachung des Verfahrens zur Genehmigung von Dokumenten durch Beamte

• Nachdem das Dokument erstellt wurde, sendet der Mitarbeiter es gemäß dem von der Organisation angenommenen Verfahren zur Genehmigung von Dokumenten an einen bestimmten Personenkreis zur Genehmigung.
• Beim gemeinsamen Arbeiten werden alle Aktionen an einer Kopie des Dokuments ausgeführt. NauDoc-Benutzer, die das Dokument genehmigen, erhalten dabei Zugriff darauf.
• Zu jedem Zeitpunkt kann ein Genehmigungsbericht erstellt werden (mit Angabe des Namens und der Position der bevollmächtigenden Person und des genauen Zeitpunkts der Genehmigung des Dokuments).

Möglichkeit der Registrierung von elektronischen und Papierdokumenten im System

• Die Registrierung eines Dokuments im Registrierungsprotokoll erfolgt automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt der Arbeit mit dem Dokument.
• Für Papierdokumente wird im System eine spezielle elektronische Karte erstellt, an die eine gescannte Kopie des Dokuments angehängt werden kann.

Beschleunigung der Suche nach Dokumenten nach Details und Inhalten

• Das NauDoc-System bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente für einen bestimmten Bedarf (zB Registriernummer oder Kurzbeschreibung) sofort zu finden.

Vereinfachung der Arbeit mit organisatorischen und administrativen Dokumenten

• Der Benutzer erstellt ein Dokument im NauDoc-System nach einer vordefinierten Vorlage. Um ein Dokument zu erstellen, müssen Sie die Werte der Details in seiner Registrierungskarte ändern, sie werden automatisch in den Text des Dokuments eingefügt. Bei Bedarf können Sie dem Benutzer erlauben, den Text der Vorlage zu ändern.
• Nachdem das Dokument erstellt wurde, sendet der Mitarbeiter es gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren an einen bestimmten Personenkreis.
• Das System „kennt“ das Genehmigungsverfahren: Es steuert die geplanten Termine in den Stufen, benachrichtigt die Verantwortlichen, das System sendet auch Benachrichtigungen über die Bewegung des Dokuments von Stufe zu Stufe.
• Die Registrierung eines Dokuments im Registrierungsprotokoll erfolgt automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt der Arbeit mit dem Dokument. In diesem Fall wird dem Dokument eine Registrierungsnummer zugewiesen und das Registrierungsdatum wird festgelegt.

Prozessmanagement

• Mit dem NauDoc-System können Sie die Produktions- oder Verwaltungsprozesse des Unternehmens automatisieren. Ermöglicht das Hervorheben von Phasen, verantwortlichen Personen und geplanten Fristen. Auf diese Weise können Sie Kostenberichte über die Phase, in der sich jede der Prozessinstanzen befindet, finden. enge Stellen»Und Verantwortliche, durch die die Fristen gestört werden, machen den Prozess, bevor sie Änderungen vornehmen.

Arbeitserleichterung bei eingehender und ausgehender Korrespondenz

• NauDoc kann als Mail-Client konfiguriert werden und bietet die Möglichkeit, mit ein- und ausgehenden Dokumenten wie mit normalen Dokumenten im System zu arbeiten.
• Bei der Bearbeitung der Eingangskorrespondenz nimmt die Sekretärin Briefe entgegen, registriert die Briefe im Eingangskorrespondenzprotokoll, dem Dokument wird automatisch eine Registriernummer zugewiesen. Nach der Vorbereitung wird das Dokument gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren zur Beschlussfassung an den Leiter gesendet. Nach Prüfung wird das Dokument zur Überprüfung oder Ausführung an die Mitarbeiter der Organisation gesendet.
• Bei der Verarbeitung ausgehender Korrespondenz erstellt der Mitarbeiter einen Brief gemäß der in der Organisation akzeptierten Vorlage und sendet ihn gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren zur Genehmigung an den Leiter. Nach Freigabe des Dokuments wird es automatisch an das Sekretariat gesendet. Die Sekretärin trägt den Brief in das Register ein und versendet ihn per E-Mail. Gleichzeitig werden alle Dokumente im System gespeichert und stehen für die Suche zur Verfügung.

Erstellung eines Unternehmens-Webportals und einer Unternehmens-Internet-Ressource

• Mit NAUDOC können Sie Internet- und Intranet-Sites erstellen und die Platzierung von Inhalten verwalten (ENGINE-Funktionalität). Der Inhalt kann Papiere, Grafiken und andere NAUDOC-Objekte sein.
• Komfortable Entwicklung und Bearbeitung von Ressourcenseiten im integrierten WISYWIG-Editor, Versionskontrolle.
• Verwaltung der Veröffentlichung von Nachrichten, Fragebögen und Abstimmungen.
• Integrierte Entwicklungsfunktionen und Neugestaltung von Ressourcenseiten.
• Zentralisierte Zugriffskontrolle in Ressourcenbereichen, die Möglichkeit, Dokumente vor der Veröffentlichung auf einer Webressource zu koordinieren.

Technologische Merkmale des Systems

• Die 100 % Web-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, sich von überall auf der Welt mit dem System zu verbinden und so einen einzigen Informationsraum für das Unternehmen, seine Außenstellen und mobile Mitarbeiter zu schaffen.
• das System ist mit der Scan- und OCR-Software ABBYY FINEREADER Scripting Edition ausgestattet;
• das System ermöglicht die Authentifizierung und Autorisierung von Personen in externen Verzeichnisdiensten, beispielsweise LDAP oder Microsoft Active Directory;
• das System verfügt über ein Modul zum Arbeiten mit einer elektronischen digitalen Signatur () und kann ein EDS eines beliebigen Kryptoanbieters betreiben, der die Microsoft CRYPTOAPI-Schnittstelle unterstützt.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc eignet sich optimal zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Verwaltungsgesellschaften, Konstruktionsorganisationen, Holding-Abteilungen sowie zur Lösung spezifischer Aufgaben zur Automatisierung des Dokumentenumlaufs, die bei großen Unternehmensbereichen auftreten Unternehmen (Sicherstellen der Arbeit mit regulatorischen Dokumenten gemäß ISO 9001:2000 Anforderungen, Interaktion zwischen Mitarbeitern und Personaldienst, etc.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem NauDoc ist für komfortables Arbeiten für bis zu 50 Benutzer ausgelegt, die bis zu 5.000 Dokumente pro Jahr erstellen können. Dies sind die technologischen Einschränkungen der Zope-Softwareplattform, auf der das Produkt entwickelt wird.

Aus praktischen Hinweisen lassen sich folgende Faktoren unterscheiden:

• Hohe Systemzuverlässigkeit. Für 4 Jahre Betrieb kein einziger Ausfall.
• Hohe Systemsicherheit gegen Hackerangriffe
• Schöne Funktionalität für ein kostenloses System, aber extrem knapp für ein kostenpflichtiges
• Hohe Serverlast auch bei kleiner Datenbank. Schuld ist am wahrscheinlichsten eine schlechte Thread-Optimierung. Daher die langsame Arbeit mit Dokumenten.
• Unannehmlichkeiten bei der Eingabe von Daten in die Datenbank.
• Usability als solche fehlt , es scheint, dass die Programmierer das System für sich selbst geschrieben haben und nicht zum Verkauf.
• Eindruck von der Unvollständigkeit des Systems.
• Schlechter (langsamer) technischer und informativer Support im Forum, auch für zahlende Kunden
• In der kostenlosen Version gibt die Suche ab einer bestimmten Anzahl von angesammelten Aufgaben falsche Antworten.
• In der kostenpflichtigen Version ab einer bestimmten Anzahl von angesammelten Aufgaben - die Suche macht Fehler bei der Auswahl des Suchbereichs, sucht nach Dokumenten an der falschen Stelle, versteht die standardmäßigen logischen Suchbedingungen nicht.
• Der Systemcode ist offen, aber es ist unmöglich, manuell etwas zu ändern.

Plattform: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC ist in 2 Editionen erhältlich: NAUDOC Free und NAUDOC Enterprise

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Es ist kein Geheimnis, dass die erfolgreiche Führung eines Unternehmens in erster Linie davon abhängt, wie der Mechanismus zur Organisation der Dokumentation funktioniert. Denn Papierkram macht zwar keinen Spaß, ist aber ein wichtiges Glied in der Unternehmensführung.

Darüber hinaus sollte die Dokumentation rechtzeitig bearbeitet werden, da sie sich sonst ansammelt und verloren geht. Um mögliche Verluste zu vermeiden, wurde ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingeführt.

In diesem Artikel sagen wir Ihnen: Was ist ein EDMS? Welche Arten, Vor- und Nachteile hat es?

Mit der Entwicklung des Internets gehört die Zeit dicker Ordner und verstaubter Archive der Vergangenheit an. Jetzt ist der Prozess der Arbeit mit Dokumenten vollständig automatisiert. Die notwendigen Papiere sind mit einem Klick auffindbar und die Archivierung erfolgt ohne menschliches Zutun. Solche Möglichkeiten für Unternehmen eröffnet das EDMS.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist eine spezielle Software, dank der Dokumente in in elektronischer Form... Mit anderen Worten, dank des EDMS ist es möglich, Dokumente zwischen Mitarbeitern zu übertragen, einzelne Aufgaben zu vergeben, zu archivieren usw.

Sicherlich wissen viele Organisationen, wie man elektronische Dokumente erstellt, speichert und überträgt. Aber einfach elektronisches Format wird keine Rechtswirkung haben. Damit elektronisches Papier an Gewicht gewinnt, ist es wichtig, dass es von beiden Parteien unterschrieben wird. In diesem Fall müssen die Dokumente mit einer speziellen elektronischen Signatur versehen werden.

Daher kann das EDMS in zwei Typen unterteilt werden:

1. Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens zwischen Mitarbeitern;
2. Dokumentenfluss zwischen verschiedene Unternehmen und Organisationen über spezielle Kommunikationskanäle.

Um das EDMS innerhalb der Organisation nutzen zu können, ist eine spezielle Software erforderlich. Normalerweise wird ein solches Programm als EDF-Plattform bezeichnet. Außerdem ist für den reibungslosen Betrieb einer solchen Software zusätzliche Hardware erforderlich. Zum Beispiel Server, Netzwerkkanäle usw.

Ein elektronischer Dokumentenmanagement-Operator wird benötigt, wenn mit Papieren zwischen zwei verschiedenen Firmen gearbeitet werden muss. Ein solcher Operator wird ein guter Helfer sein. Schließlich weiß er, wie man Nachrichten übermittelt, prüft, in welchem ​​Format Dokumente versendet werden, verlangt und kontrolliert die Anbringung einer elektronischen Unterschrift, speichert und archiviert selbst Papiere etc.

Somit ist das EDMS das „Kreislaufsystem“ des gesamten Unternehmens. Es spart viel Zeit und wirkt sich zweifellos positiv auf die Arbeit der gesamten Organisation aus. Aber hat diese Art der Informationsverarbeitung immer einen Vorteil? Und ist das EDMS in der Lage, dem Geschäft zu schaden? Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie die positiven und negative Seiten elektronische Dokumentenverwaltung.

Vor- und Nachteile von EDF

Wie jedes andere EDF-Verfahren hat es sowohl Vor- als auch Nachteile. Die wichtigsten Parameter sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Würde

Nachteile

Bestellung. Das System weist Dokumenten automatisch Nummern zu, wodurch alle Arten von Fehlern ausgeschlossen werden Verfolgung. Sie können jederzeit herausfinden, wer mit dem Dokument arbeitet Sicherheit. Der Mitarbeiter kann das elektronische Dokument nicht verlieren oder verderben Erholung . Ein gelöschtes Dokument kann jederzeit wiederhergestellt werden Erhaltung temporärer Ressourcen... Die elektronische Form des Dokuments gelangt in Sekundenschnelle zu jedem Mitarbeiter, unabhängig von seinem Standort. Es ist bequem zu arbeiten. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter die Originalversion des Dokuments ändern. EDF ermöglicht es, jeden von ihnen wiederherzustellen. Darüber hinaus können Sie die Namen der Spezialisten verfolgen, die an dem Papier gearbeitet haben. Verfügbarkeit . Das EDM-System arbeitet rund um die Uhr. Darüber hinaus kann ein Mitarbeiter über das Internet verbunden mit der Dokumentation jederzeit arbeiten, auch wenn er im Krankenhaus oder im Urlaub ist. Planung. Das System ermöglicht einem Spezialisten, den Arbeitsablauf mit Papieren zu planen. Sie können das Datum, die Uhrzeit der Ausführung sowie die Reihenfolge einstellen. Und zum richtigen Zeitpunkt wird das Programm den Mitarbeiter selbst auf die Notwendigkeit hinweisen, seine Arbeit auszuführen. Komfortable Suche. Das Programm ist so konzipiert, dass es das Auffinden ermöglicht benötigtes Dokument nicht nur nach Namen, sondern auch nach Stichworten. Papier sparen. Sie müssen die Dokumentation nicht ausdrucken, in Ordner heften und eine Bestandsaufnahme machen. Alle Informationen werden elektronisch und jederzeit gespeichert benötigtes Dokument kann auf Papier ausgedruckt werden.

Geldausgaben... Die Schaffung von EDF wird bestimmte finanzielle Kosten erfordern. Für Soft- und Hardware wird Geld benötigt. Die Höhe der Kosten hängt von der Anzahl der angeschlossenen Mitarbeiter ab. Im Durchschnitt beträgt dieser Betrag etwa 100.000 Rubel (*). Um das EDMS sofort zu verwenden - es wird nicht funktionieren... Nach der Anschaffung, Installation, Implementierung und Debugging des Programms braucht es viel Zeit sowie spezielle Fähigkeiten. Ausbildung... Um das ERMS richtig anwenden zu können, müssen alle beteiligten Mitarbeiter speziell geschult werden. Sicherheit... Aus Gründen der Informationssicherheit müssen Unternehmensleiter der Sicherheit besondere Aufmerksamkeit schenken. Nämlich zum freigeben elektronische Unterschrift, bestimmen, welcher der Mitarbeiter welchen Zugriff auf die Papiere haben soll, und müssen das Programm auch vor dem Eindringen von außen schützen. Sie benötigen einen EDMS-Administrator... Das Personal der Organisation muss eine Person haben, die in der Lage ist, die aktuellen Aufgaben der Arbeit im EDMS zu lösen. Nämlich, um den Server zu debuggen, Benutzern zu helfen, die Funktion des Systems zu überwachen. Erfordert kontinuierliche Sicherung... Um Informationen aufzubewahren, müssen Benutzer jederzeit Aufzeichnungen führen. In einigen Fällen ist das Vorhandensein eines elektronischen und Papierdokuments erforderlich... Wenn beispielsweise ein Partner kein EDMS installiert hat, sollte die Dokumentation bei der Zusammenarbeit mit ihm sowohl in elektronischer als auch in Papierform vorliegen.

Die wahren Kosten des elektronischen Dokumentenmanagements für kleine Unternehmen

(*) Wenn das Unternehmen klein ist und der Geschäftsinhaber (oder der Einzelunternehmer) die Dokumente persönlich unterschreibt, sind die Kosten minimal. Sie bestehen aus dem Kauf einer elektronischen digitalen Signatur - 1.500 Rubel und dem Zugang zu einem elektronischen Dokumentenverwaltungsdienst - ab 100 Rubel.

Zum kleine Mengen unsere Redaktion empfiehlt den Dienst Kontur.Diadok. Wenn Sie den Tarif wählen „ Universal“, Dann betragen die Kosten für das gesendete Dokument nur 9 Rubel. Im Vergleich zum Versenden von Originaldokumenten per Post, dann ist hier die Versendung eines eingeschriebener Brief innerhalb der Region werden mindestens 50 Rubel betragen. Der Unterschied ist offensichtlich:

Das System bietet allen neuen Benutzern 50 Willkommensbonus-Überweisungen von elektronischen Dokumenten.

Wie der Tabelle zu entnehmen ist, hat die SED trotz der positiven Aspekte auch negative Aspekte. Sie laufen hauptsächlich auf Materialkosten, die, wie sich herausstellte, nicht klein sein mag.

Dem Unternehmen entstehen erhebliche Kosten nicht nur für die installation Software, und die Anschaffung der notwendigen Geräte, sondern muss auch einen Mitarbeiter beschäftigen, ohne dessen besondere Fähigkeiten das elektronische Dokumentenmanagementsystem einfach nicht funktioniert. Ein solcher Arbeitnehmer ist auch verpflichtet, ein Gehalt zu zahlen. Und das ist ein weiterer Kostenpunkt.

Aber vergessen Sie nicht, dass sich der Aufwand in Zukunft auszahlen wird und Unternehmen, die mit EDMS arbeiten, nur profitieren. Schließlich sparen sie nicht nur Zeit für die Informationsverarbeitung, sondern reduzieren auch die Kosten für die Zahlung von Dienstleistungen, beispielsweise für einen Archivar, erheblich. Außerdem erfordert das elektronische Archiv neben allem anderen keine zusätzlichen Räumlichkeiten, den Kauf von zusätzlichem Büromaterial und anderen Punkten.

Was ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem?

In der Regel handelt es sich dabei um ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDM), in dem Sie elektronische Dokumente erstellen, versenden, empfangen und signieren können. Sie entsprechen denen auf Papier mit handschriftlicher Unterschrift. Für die elektronische Dokumentenverwaltung benötigen Sie ein elektronisches Signaturzertifikat.

Die Benutzeroberfläche besteht normalerweise aus 2-3 Registerkarten, einschließlich der Gegenparteien (Ihre Partner und Kunden, die an EDF teilnehmen) und der Hauptregisterkarte - Dokumente. Auf dieser Registerkarte finden Sie in den Abschnitten Posteingang und Postausgang die von Ihnen gesendeten und empfangenen Dokumente.

EDF-Typen

Zweifellos legen Unternehmen bei der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements großen Wert auf Effizienz. Es ist schwer zu sagen, welcher EDI-Typ für eine bestimmte Organisation am effektivsten ist. Alles hängt von der Ausrichtung des Unternehmens und seinen Geschäftsprozessen ab.

Es besteht jedoch eine allgemeine EDF-Qualifikation hinsichtlich Funktionalität, Steuerungstechnik, Bestandteilen etc. In dieser Hinsicht lassen sich die Haupttypen von EDMS unterscheiden:

• Büroarbeitssystem... Dieser Typ ist für das Management des Unternehmens bestimmt. Darüber hinaus werden die Arbeiten nach allen anerkannten Regeln mit vertikaler Steuerung ausgeführt, d.h. vom Chef zum Untergebenen;
• Elektronische Archive... Der Hauptzweck eines solchen Systems besteht darin, die Aufbewahrung der Dokumentation zu organisieren. Unter anderem ermöglicht das Programm dem Benutzer, das benötigte Papier leicht zu finden. Die Übertragung der Dokumentation in ein solches System wird jedoch nicht möglich sein;
• Workflow-Systeme... Diese Art von System ist unter den Benutzern weit verbreitet, da es Die Hauptaufgabe Ist die Organisation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es ist einfach, mit einer solchen Software Geschäfte zu machen, und der Workflow ist nur ein Grund für die Existenz von Arbeitsmomenten;
• ECM-Systeme... Die Software ermöglicht es dem Benutzer, Neuheiten in das Managementsystem der Organisation einzuführen. Mit Hilfe komplexer Systeme lassen sich verwalten: Dokumente, Unterschriften, Arbeitsabläufe, Mitarbeiterwissen etc. Diese Art von EDF wird viel teurer sein, da sie dem Benutzer erweiterte Funktionen bietet.

Es ist erwähnenswert, dass jede Art von SED die größte Skala der vorherigen wird und Weitere Möglichkeiten Benutzer. Um jedoch die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements voll ausschöpfen zu können, ist es notwendig, die richtige Wahl zu treffen.

So wählen Sie das richtige EDMS

Wie bereits erwähnt, ist die Wahl eines EDMS ein komplexer Vorgang, der besondere Aufmerksamkeit erfordert. Unter anderem muss das Management des Unternehmens eine Vielzahl von entscheidenden Faktoren berücksichtigen, wie die Ausrichtung des Unternehmens, die Mitarbeiter usw.

Zum Beispiel für Handelsorganisation wird das ERMS sowohl zwischen Mitarbeitern als auch zwischen Partnern korrekt einrichten. Nur so kann das Unternehmen den notwendigen wirtschaftlichen Nutzen erzielen.

Zum Staatsinstitution Es ist besser, sich auf die Besonderheiten seiner Arbeit zu konzentrieren und der Schaffung elektronischer Archive mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Und es ist auch erforderlich, die Mitarbeiter für die Arbeit mit ihnen zu schulen.

Bei der Auswahl des einen oder anderen EDMS ist zu beachten, ob das System die genannten Anforderungen erfüllt. Diese beinhalten:

• Vollständigkeit der Funktionalität;
• Die Benutzerfreundlichkeit;
• Wie schnell wird dieses System in den Workflow eingeführt;
• Das Vorhandensein von Einstellungen, und sie müssen flexibel sein;
• Verfügt das System über die Fähigkeit, die Funktionalität zu erweitern?
• Ist es möglich, das EDMS an die vorhandene Software des Unternehmens anzupassen;
• Einfache Anpassung;
• Verfügbarkeit technischer Support... Es ist wichtig, dass diese Hilfe auf hohem Niveau ist;
• Ruf des Herstellers usw.

Unter Berücksichtigung dieser Tatsache sollte der Benutzer die folgenden Maßnahmen einhalten:

1. Entdecken Sie die Funktionalität. Besonderes Augenmerk ist auf das Kapitel „Chancen“ zu richten. Es ist wichtig, dass der Hersteller die Liste der vom Programm ausgeführten Aufgaben speziell angibt. Wenn keine Besonderheiten vorliegen, lohnt es sich, auf ein solches EDMS-System zu verzichten;
2. Verfügbarkeit thematischer Präsentationen. Es ist wichtig, dass das Programm Demomaterial enthält, um dem Benutzer die Verwendung der Funktionalität zu erklären;
3. Untersuchen Sie Screenshots. So kann sich der Manager vergewissern, ob die Funktionalität wirklich einfach ist und ob sie die genannten Anforderungen erfüllt;
4. Achten Sie darauf, die Bewertungen von echten Benutzern zu studieren. Die meisten die beste Weise- Dies ist das Ansehen von Videos auf YouTube;
5. Viele Hersteller bieten Führungskräften kostenlose Testversionen an. So kann der Benutzer erkennen, ob das ausgewählte Produkt geeignet ist oder nicht;
6. Was die Warenkosten angeht, ist es offensichtlich, dass dieser Punkt den Käufer nur beunruhigen muss. Es ist schwierig zu bestimmen, wie hoch die tatsächlichen Kosten des EDMS sein sollten, aber es lohnt sich zu untersuchen, was diese oder jene Zahl ausmacht. Daher hilft ein detailliertes Studium der Preisliste dem Käufer, unvorhergesehene Ausgaben und Ausgaben zu vermeiden.

Es sei daran erinnert, dass nur ein Spezialist hilft, die richtige Wahl zu treffen. Daher sollte die Auswahl und Installation des EDMS nur unter Aufsicht einer Person mit besonderen Fähigkeiten durchgeführt werden.

Aufgrund der hohen Kosten arbeiten nicht alle Organisationen in unserem Land mit EDMS. Derzeit erledigen nur große Firmen den Papierkram in elektronischer Form. Aber alles ändert sich, und es ist wahrscheinlich, dass in naher Zukunft die Notwendigkeit, mit Hilfe des EDMS zu arbeiten, erkannt wird und sich viele Unternehmen die Durchführung leisten können E-Business... Dies bedeutet, dass sie die effektivsten und erfolgreichsten werden!

6. Wer sind Charismatiker? [Elektronische Ressource] // Blessing-Magazin. 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Meine neun Leben in Scientology / trans. aus dem Englischen A. Kondrashova, 2007.M.: 201 S.

8. Chernyshev VM Zweischneidiges Schwert. Synopse zur Sektenforschung. K: Kiewer Theologisches Seminar, 2000.169 p.

Russischer Originaltext © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Student der Fakultät für Management, Russische Staatliche Sozialuniversität

Moskau, RF E-Mail: [E-Mail geschützt] Akademische Betreuerin: Veretekhina S.V., Kandidatin der Wirtschaftswissenschaften, außerordentliche Professorin des Lehrstuhls für Personalmanagement und Personalpolitik

Email: [E-Mail geschützt]

ELEKTRONISCHER DOKUMENTENFLUSS VON KLEINEN UNTERNEHMEN

Anmerkung

Der Beitrag befasst sich mit der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements sowie den wichtigsten Vorteilen und der wirtschaftlichen Realisierbarkeit seiner Implementierung.

Schlüsselwörter Elektronischer Dokumentenfluss, Dokumentenflussautomatisierung, Informationssysteme, Geschäftsprozesse, Dokument.

Der Beitrag diskutiert die Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements sowie die wichtigsten Vorteile und die wirtschaftliche Machbarkeit seiner Implementierung.

Elektronisches Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Informationssysteme, Geschäftsprozesse, Dokument.

Die moderne Art der Geschäftsabwicklung in Unternehmen und Organisationen erfordert viel Arbeit mit Dokumenten. Suchen, genehmigen und zustimmen werden recht komplexe und umständliche Verfahren, die nicht auszuschließen sind. Der einzig wirksame Ansatz in einer solchen Situation ist der Einsatz moderner Technologien und die maximale Automatisierung aller Arbeitsschritte mit Dokumenten. Darüber hinaus macht das neuere Aufkommen einer ausreichenden Anzahl verfügbarer Rechenleistung und hochwertiger Software eine solche Lösung einfach zu implementieren und wirtschaftlich.

Die Automatisierung des Workflows ermöglicht es Ihnen, die Arbeit des Unternehmens effizienter zu organisieren. Die schnelle Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumentenmustern durch den Einsatz von Dokumentenscan-, Erkennungs- und Drucktechnologien ermöglicht den Übergang von Papierversion Dokument in elektronische und zurück. Damit wird ein Verfahren zur schmerzlosen Übertragung von Dokumenten von Papier in die elektronische Einreichung eröffnet, während gleichzeitig die Vorteile von Computern genutzt werden können.

Die Möglichkeit, rechtlich bedeutsame elektronische Dokumentenverwaltung in bestehende einzuführen

INTERNATIONALES WISSENSCHAFTLICHES JOURNAL "SYMBOL OF SCIENCE" Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_

Informationssysteme und Geschäftsprozesse der Kunden hilft, die Arbeit großer, mittlerer und kleiner Unternehmen auf ein qualitativ neues Niveau zu heben. Der Einsatz von Mechanismen zum Online-Dokumentenaustausch bietet folgende Vorteile: Unabhängigkeit vom geografischen Standort, höhere Produktivität von Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen und Optimierung der Geschäftskosten.

Die Automatisierung wird es auch ermöglichen, Kosten sofort auf Finanzverantwortungszentren und Budgetpositionen zu verteilen, die Ausführung der Budgets von Abteilungen zu analysieren, um operative Entscheidungen zu treffen und die Effektivität ihrer Arbeit online zu bewerten, einzelne, insbesondere signifikante Kostenpositionen detailliert zu analysieren.

Wenn wir über Effizienz sprechen, bietet die Automatisierung des Dokumentenflusses im Unternehmen erhebliche Einsparungen. Die Anzahl der Papierdokumente wird deutlich reduziert, wodurch die Kosten für Verbrauchsmaterialien... Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen, erstellen von Grund auf Standarddokumente und erstellen verschiedene Berichte. Die Erstellung und Freigabe von Dokumenten erfolgt um ein Vielfaches schneller, was unter anderem das Vertrauen der Partner in das Unternehmen erhöht.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, die Entwicklung und Genehmigung aller Dokumente der Organisation zu automatisieren, Dokumente zur Einarbeitung mit einer Vielzahl von Mitarbeitern zu versenden, Aufträge zu erteilen und deren Umsetzung zu kontrollieren sowie beliebige Geschäftsprozesse zu erstellen, um jede Organisation zu lösen Aufgaben.

Das System enthält eine Reihe von integrierten Standardgeschäftsprozessen, die die meisten Aufgaben der Dokumentenflussautomatisierung abdecken. Mit diesen Prozessen können Sie sehr schnell mit dem System beginnen. Zusätzlich zu den Standardprozessen können Benutzer ihre eigenen Prozesse entwickeln sowie die notwendigen Anpassungen an bestehenden Prozessen mit komfortablen, in das System integrierten Tools vornehmen.

Jeder Geschäftsprozess kann von einem Systembenutzer mit der entsprechenden Berechtigung gestartet werden. Darüber hinaus bietet das System flexible Ereignisplanungsfunktionen, mit denen Sie das Datum und die Häufigkeit des Startens bestimmter Prozesse und Benachrichtigungen vorkonfigurieren können.

Das System ermöglicht es Ihnen, nicht nur mit den internen Dokumenten der Organisation zu arbeiten, sondern auch die Verarbeitung ein- und ausgehender Dokumente vollständig zu automatisieren. Eine solche Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeit eingehender Dokumente erheblich und vereinfacht deren Abrechnung, macht den gesamten Prozess vom Eingang eines eingehenden Dokuments bis zum Versand eines ausgehenden Dokuments absolut transparent und überschaubar.

Unten sehen Sie die Zeit, die für typische Vorgänge bei der Verarbeitung von Papier- und elektronischen Dokumenten aufgewendet wird.

Belastung für typische Operationen, Stunden pro Monat

Abbildung 3 - Diagramm, das den Zeitaufwand für typische Vorgänge bei der Verarbeitung von Papier- und elektronischen Dokumenten zeigt.

Einer der Hauptvorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen einer Organisation mit elektronischen

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Dokumentenmanagementsysteme - das Entstehen einer vollständigen Kontrolle über die Umsetzung aller in der Organisation gelösten Aufgaben. Neben dem Zeitpunkt der Entwicklung und Genehmigung von Dokumenten kann das Management alle Aspekte der Arbeit seiner Untergebenen kontrollieren: die Zeit seiner Arbeit im System, die Anzahl der durchgeführten Aufgaben, die Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird, die Anzahl der überfälligen Aufgaben und die Zeit, zu der sie überfällig waren. Autorisierte Mitarbeiter erhalten rechtzeitig Benachrichtigungen, dass die Aufgabe möglicherweise nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann, damit sie den Mitarbeiter, der den Prozess verzögert, kontaktieren und ein potenzielles Problem schnell beheben können. Darüber hinaus können Sie jederzeit detaillierte Berichte über den Fortschritt der aktuellen Aufgaben der Organisation anfordern.

Mit der Ausführungskontrolle können Sie die Arbeit einer Organisation radikal verändern, komplexe Prozesse einfach und transparent machen, die Arbeitsqualität aller Mitarbeiter aufzeigen und schnell Einfluss auf alle Prozesse nehmen.

Kürzlich erscheinen boxbasierte Lösungen für elektronische Dokumentenmanagementsysteme, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richten, die über die Fähigkeiten von Unternehmenssystemen verfügen, wie zum Beispiel ein grafischer Routendesigner, ein Designer von Registrierungskarten und Berichtsvorlagen oder die Möglichkeit für Benutzer, zusätzliche Softwaremodule zu schreiben.

Die Einführung von EDMS empfiehlt sich in großen Unternehmen, wo das Dokumentenvolumen teilweise sehr groß ist und der Papierworkflow oft die Aktivitäten ganzer Abteilungen verlangsamt, was schlicht inakzeptabel ist. Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ist ein wirksames Werkzeug, um die Arbeitsgeschwindigkeit eines Unternehmens oder einer Organisation zu verbessern.

Dies ist zunächst einmal eine Reduzierung der Kosten für Papiermedien. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter der Organisation keine Zeit damit verschwenden, zur nächsten Abteilung für eine Unterschrift, eine andere für ein Siegel zu rennen. Dies wirkt sich natürlich auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Informationsflüssen aus. Aufträge werden viel schneller ausgeführt, Dokumente werden ohne Verzögerungen bearbeitet.

V moderne Welt Bei ständig zunehmendem Wettbewerb und steigenden Informationsflüssen sind Sie täglich gefordert, Ihre Infrastruktur effizienter zu gestalten, alle produktiv zu halten, Geschäftsprozesse zu verbessern und Ihr Geschäft transparenter und sicherer zu machen. Und das alles schneller, sicherer und kostengünstiger. Unter diesen Bedingungen wird die Verfügbarkeit eines effektiven elektronischen Dokumentenmanagementsystems entscheidend für ein erfolgreiches Geschäft.

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© Vladychansky TV, 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Alexandrowna

Student im 3. Jahr der Wirtschaftsfakultät der Staatlichen Universität für Wirtschaft und Management Novosibirsk - "NINH", Novosibirsk, RF E-Mail: [E-Mail geschützt]

PROBLEME DER AKTIVEN NUTZUNG VON SOZIALEN MEDIEN DURCH JUGENDLICHE UND DIE WEGE IHRER LÖSUNG

Anmerkung

Der Artikel enthüllt die Essenz der Hauptprobleme, die sich aus der aktiven und häufigen Verwendung von soziale Netzwerke, ihre möglichen Gründe. Es werden Methoden zur Lösung der betrachteten Probleme in Bezug auf ein Individuum und eine Gruppe von Menschen vorgeschlagen. Es werden Möglichkeiten aufgezeigt, Probleme selbstständig durch den Nutzer eines sozialen Netzwerks zu lösen.

Derzeit sind soziale Netzwerke und insbesondere damit verbundene Problemstellungen in weiten Kreisen von größter Relevanz. Soziale Netzwerke werden von Jahr zu Jahr beliebter, fast kein Mensch, hauptsächlich junge Menschen, kann sich ein Leben ohne die Nutzung des Internets zur Kommunikation vorstellen (schließlich ist Kommunikation das Hauptziel bei der Schaffung einer solchen Ressource wie soziale Netzwerke). . Natürlich verfolgen Jugendliche auch andere Ziele (neben der informellen Kommunikation), indem sie sich auf allen möglichen Seiten registrieren, zum Beispiel: Nachrichten schauen, Musik hören, Geschäftskorrespondenz, Arbeit. Die meiste Zeit, die sie in sozialen Netzwerken verbringen, widmen junge Menschen jedoch speziell der informellen Kommunikation mit Verwandten, Angehörigen und Freunden.

Die aktive Nutzung sozialer Netzwerke hat trotz ihres zeitgemäßen Auftretens vor dem Hintergrund des wissenschaftlich-technischen Fortschritts, trotz der Unveräußerlichkeit ihrer Existenz in der modernen Welt im Zusammenhang mit der Entwicklung der Fernkommunikation immer noch negative Seiten und Probleme, die sowohl Einzelpersonen und Personengruppen (und diese Gruppen können in Bezug auf die Anzahl der Mitglieder völlig unterschiedlich sein) und können ehrgeizigere Probleme verursachen, die unbeschadet des normalen Laufs gelöst werden müssen, nämlich: Fortschritt, technische und technologische Entwicklung der Gesellschaft.

Um Vorschläge zur Lösung von Problemen im Zusammenhang mit aktiven

EDMS ist einer der mysteriösesten und mythologisierten Bereiche der IT. Die Branche ist seit ihrer Gründung von Mythen überwuchert. Natürlich sind einige von ihnen bereits veraltet und haben ihre Relevanz verloren, aber neue Branchen- und IT-Trends bringen Missverständnisse in den Markt. Es ist an der Zeit, die relevantesten zu entlarven.

1. EDMS ist die Automatisierung der Büro-, Eingangs-/Ausgangs- und Verwaltungsdokumente

Trotz der Tatsache, dass elektronische Dokumentenmanagementsysteme längst auf dem russischen Markt fest verankert sind, ist diese Sichtweise weit verbreitet.

Tatsächlich verfügt jeder über ein elektronisches Dokumentenmanagement. Sobald Sie eine Datei in Word erstellt und per E-Mail versendet oder die Datei per Post erhalten haben, hat der elektronische Dokumentenfluss bereits stattgefunden.

„Das Büro ist nur eine der Formen der Organisation von EDF, die am besten zur häuslichen Praxis der Arbeit mit Papierdokumenten passt“, erklärte er Sergej Kurjanow, Strategischer Marketingleiter, DocsVision. Dieses Formular beinhaltet eine vollständige zentralisierte Buchführung aller offiziellen Dokumente sowie die Kontrolle des Prozesses der Ausführung der von der Geschäftsleitung erteilten Anweisungen.

Der Inhalt des Unternehmens beschränkt sich jedoch nicht auf offizielle Dokumente, vor ihnen und im Prozess ihrer Erstellung werden inoffizielle Dokumente erstellt und in Umlauf gebracht. Und ihre Abläufe sind viel komplexer und komplexer.

Dieses EDMS sollte das Problem der Verwaltung aller elektronischen Dokumente ausnahmslos lösen - sowohl offizielle als auch inoffizielle - Sergey Kuryanov

„Wir leben in der Informationswelt, und fast 100 % der Informationen liegen in Form von elektronischen Dokumenten vor. Ein echtes EDMS sollte das Problem der Verwaltung aller elektronischen Dokumente, sowohl offizielle als auch inoffizielle, lösen“, sagte Sergey Kuryanov. Richtiger sei es, nicht für jeden Dokumententyp eigene Systeme zu erstellen, sondern vom eigenen EDMS eine umfassende Lösung des Problems zu verlangen.

2. EDMS allein wird das Unternehmen vor internem Durcheinander bewahren

Dies ist einer der tief verwurzelten Mythen. Tatsächlich löst EDMS nicht die Probleme des organisatorischen Durcheinanders, wenn es bereits im Unternehmen existiert.

„Wenn das System in einem Unternehmen implementiert wird, in dem es kein Verständnis für interne Interaktionen, Geschäftsprozesse und Verantwortungsbereiche gibt, dann wird die Einführung des Systems diese Probleme nur verschärfen“, erklärte er Ivan Tarkhanov, Leiter elektronisches Dokumentenmanagement bei Cognitive Technologies. Umsetzungsentscheider sollten sich darüber im Klaren sein, welche Ziele sie mit diesem Projekt verfolgen.

Wenn das System in einem Unternehmen implementiert wird, in dem kein Verständnis für interne Interaktionen, Geschäftsprozesse und Verantwortungsbereiche besteht, wird die Implementierung des Systems diese Probleme nur verschärfen - Ivan Tarkhanov

3. Wenn der Dokumentenfluss elektronisch ist, ist er wirksam.

Dieser Mythos war vor einigen Jahren auf seinem Höhepunkt. Dass dies nicht der Fall ist, verstehen die meisten Kunden bereits, aber viele glauben weiterhin an diese Täuschung.

„Der elektronische Dokumentenfluss kann auch ineffektiv sein. Alles hängt davon ab, wie effektiv der Geschäftsprozess selbst aufgebaut ist, und nicht von seiner technischen Umsetzung“, sagte er. Sergey Plaunov, Leiter BPM und ECM bei CROC.

„Die Fragen sollten Sie sich selbst beantworten: Wurde ein Reengineering durchgeführt, die bestehenden Best Practices im Unternehmen erfasst, die für das Gesamtunternehmen wichtigen Vorgehensweisen berücksichtigt und vereinheitlicht“, erklärte er Ilya Konstantinov, Abteilung Unternehmenssysteme, Technischer Experte bei Digital Design. Wichtig ist auch, wer das System in welchem ​​Modus nutzt, ob die Verwaltung im EDMS arbeitet oder alles Notwendige von den Assistenten erledigt wird. Das sind alles Nuancen, aber laut Konstantinov folgen sie aus den Zielen des Implementierungskunden.

Wenn also das Reengineering und die Optimierung des Geschäftsprozesses des Dokumentenflusses auf den Übergang zum elektronischen Dokumentenfluss abgestimmt sind, können Sie ihn laut Sergei Plaunov sofort in der effektivsten Form implementieren.

Wenn Sie das Reengineering und die Optimierung des Workflow-Geschäftsprozesses mit dem Übergang zum elektronischen Dokumentenfluss planen, können Sie ihn sofort in der effektivsten Form implementieren - Sergey Plaunov

4. Die beste Wahl sind die Lösungen der Marktführer

Dieser Mythos liegt an der Oberfläche und zieht aufgrund seiner Einfachheit und Offensichtlichkeit die Köpfe der Kunden ein, indem er ihre Wahl vorgibt oder zumindest stark beeinflusst. Aber in Wirklichkeit ist nicht alles so einfach.

"Die Systeme, die heute den Höhepunkt ihrer Popularität darstellen, haben den Markt in den letzten Jahren erobert, als die ihnen innewohnenden technologischen und anderen Vorteile am gefragtesten waren", sagte er. Alexander Nazarov, Verkaufsleiter bei Haulmont. Jetzt ändern sich die Marktbedürfnisse und Lösungen, die vor 4 - 5 Jahren entwickelt wurden, werden immer relevanter.

Die Systeme, die heute den Höhepunkt ihrer Popularität darstellen, haben den Markt in den letzten Jahren erobert, als die ihnen innewohnenden technologischen und anderen Vorteile am gefragtesten waren - Alexander Nazarov

Solche Systeme mit weniger Implementierungen als die der Marktführer können laut Nazarov viel fortschrittlicher, technologischer sein, sie basieren auf moderne Technologien und wird für mindestens 5 - 7 Jahre nach der Implementierung relevant sein. Gleichzeitig kann die Dauer ihrer Marktpräsenz und damit ihre Erfahrung in der Projektumsetzung für die Umsetzung von Projekten jeder Größenordnung mehr als ausreichend sein.

5. Im Westen hergestellte Systeme sind funktionaler und flexibler

Dieser Mythos hat eine echte Grundlage. Historisch gesehen waren russische Systeme westlichen ECM-Lösungen unterlegen, aber sie waren stärker auf die speziell erforderlichen Prozesse ausgerichtet Russische Unternehmen, die aus Sicht der Organisation des Managements eine gewisse Besonderheit aufweisen.

"In den letzten Jahrzehnten der EDMS-Marktentwicklung haben die reifsten einheimischen Hersteller leistungsstarke und flexible Automatisierungsplattformen implementiert, die westlichen Systemen in nichts nachstehen", erklärte er. Wladimir Andrejew, Präsident von Doksvision. Gleichzeitig haben sie seiner Meinung nach gewisse Vorteile, da sie vorgefertigte Module und Anwendungen enthalten, die sich auf die Automatisierung von Prozessen mit inländischen Besonderheiten konzentrieren, ganz zu schweigen von den Kosten für Software und die Verfügbarkeit von Diensten.

In den letzten Jahrzehnten der EDMS-Marktentwicklung haben die reifsten einheimischen Hersteller leistungsstarke und flexible Automatisierungsplattformen implementiert, die westlichen Systemen in nichts nachstehen - Vladimir Andreev

6. EDMS nur für Organisationen mit klaren Vorschriften und beschriebenen Geschäftsprozessen

In der Tat, wenn die Organisation durcheinander ist, macht ein funktionierendes EDMS wenig Sinn. Aber es ist keineswegs notwendig, dass alles richtig und klar ist.

„In letzter Zeit verwenden immer mehr Unternehmen, die flexible Managementmethoden verwenden, adaptives Fallmanagement“, sagte Ivan Tarkhanov. Auch EDMS passen sich diesem Trend an und ändern ihre klassischen Konfigurationen und Arbeitsregeln.

In letzter Zeit verwenden immer mehr Unternehmen, die flexible Managementmethoden verwenden, adaptives Fallmanagement - Ivan Tarkhanov

7. Unmittelbar nach der Implementierung des Systems können Sie damit beginnen, es aktiv zu nutzen

Aufgrund der Natur des Automatisierungsobjekts - Prozesse Unternehmensführung- Die Einführung des EDMS kann nicht als normales Projekt betrachtet werden, das mit der Inbetriebnahme endet. Alle Managementprozesse sind eine sich ständig verändernde Einheit. Darüber hinaus hat die empfangende Partei zu Beginn der Implementierung des EDMS eine schlechte Vorstellung von den tatsächlichen Möglichkeiten des potenziellen Systems.

„In der Praxis ist die Einführung von EDMS eine Kette von miteinander verbundenen Projekten sowohl für die Entwicklung des Spektrums automatisierter Prozesse als auch für die Erweiterung ihrer funktionalen Inhalte und die Modernisierung von Prozessen“, sagte Vladimir Andreev. Deshalb werden an das EDMS-Toolkit spezifische Anforderungen gestellt, nach Möglichkeit die Anpassung bereits implementierter Anwendungen und die schnelle Automatisierung immer neuer Prozesse.

In der Praxis ist die Einführung von EDMS eine Kette miteinander verbundener Projekte sowohl für die Entwicklung des Spektrums automatisierter Prozesse als auch für die Erweiterung ihrer funktionalen Inhalte und die Modernisierung von Prozessen - Vladimir Andreev

8. Bei der Implementierung des EDMS wird vom Kunden nichts verlangt, alles wird vom Auftragnehmer erledigt

Dieser Wahn ist in erster Linie typisch für kleine Unternehmen, aber auch für diejenigen, die keine Lust auf Informatisierung haben und solche Projekte selten durchführen. Tatsächlich ist die Einführung eines EDMS fast immer eine Veränderung der internen Arbeit und Routine des Unternehmens.

"Wenn das Team dazu nicht bereit ist und es keine starke Motivation für Veränderungen gibt, wird der Effekt das Gegenteil oder null sein", sagte Ivan Tarkhanov. Gleichzeitig gibt es seiner Meinung nach in letzter Zeit eine Tendenz zur Veränderung, tk. Kunden sind erfahrener geworden.

9. Kleine Unternehmen brauchen kein gutes EDMS

Der Mythos liegt auf der Hand und ist mit dem weit verbreiteten Missverständnis verbunden, dass kleine Unternehmen MS Office und 1C benötigen.

Wenn das Unternehmen 10 Mitarbeiter beschäftigt, können Sie die Registrierung und Abrechnung von Dokumenten in Excel veranlassen, Bilder von Dokumenten in der Cloud speichern und an Outlook weiterleiten.

"Eine kleine Organisation kann eine geeignete Cloud-Lösung finden. Dies sind sowohl Google Apps als auch Microsoft Office 365", sagte Sergey Kuryanov.

„Unter den gegebenen Bedingungen kann es für dieses Team ein gutes und verständliches System sein“, erklärte Ilya Konstantinov. Die Frage ist, welche Aufgaben stellen sich Kleinunternehmen und IT?

„Alles hängt davon ab, was als Kleinunternehmen gilt. Wenn wir Mikrounternehmen von dieser Definition ausschließen, bei denen der Workflow-Prozess ziemlich spezifisch ist, dann bietet EDMS für kleine Unternehmen einen Vorteil“, sagte Dmitry Shushkin, Direktor für Unternehmensprojekte bei ABBYY Russland. Aufgrund der Größe sind die Auswirkungen des Einsatzes von EDMS für kleine Unternehmen natürlich weniger offensichtlich als für mittlere oder große.

„Natürlich sind Funktionen wie die Erfassung eingehender Korrespondenz, Kontrolle der Auftragsausführung, Automatisierung von Dokumentenfreigabeverfahren für kleine Unternehmen zu umständlich und werden nicht benötigt, da solche Dinge für einen kleinen Personenkreis einfacher und schneller zu besprechen sind , nur am selben Tisch sitzend", erklärte er Sergey Plaunov. Gleichzeitig kann die Gestaltung einer Arbeitsinformationsumgebung, in der es möglich ist, Informationen qualitativ zu strukturieren, zu recherchieren und schnell darauf zuzugreifen, Dokumentvorlagen zu bilden, zu diskutieren usw eines Kleinunternehmens.

"Wenn ein Unternehmer wachsen will, muss man über die Entwicklung und das Debugging der internen Kommunikation und der Geschäftsprozesse nachdenken", erklärte Ilya Konstantinov. Und früher oder später wird die Frage nach der Wahl einer Dokumentenmanagement-Plattform relevant.

10. Mobile EDMS sind gefährlich

Tatsächlich ist mobiles EDMS nicht gefährlicher als andere Unternehmensanwendungen mit mobilem Zugriff.

"Die Bedrohung liegt nicht im mobilen EDMS, sondern in der Implementierung eines bestimmten mobilen Arbeitsplatzes, bei fehlender oder falscher Anwendung von Sicherheitsrichtlinien durch das IT-Personal des Kunden", erklärte Sergey Kuryanov.

Die Bedrohung liegt nicht im mobilen EDMS, sondern in der Implementierung eines bestimmten mobilen Arbeitsplatzes, wenn Sicherheitsrichtlinien durch das IT-Personal des Kunden nicht oder falsch angewendet werden, - Sergey Kuryanov

"Vieles hängt von der Unternehmenspolitik, den verwendeten Technologien und der Herangehensweise an die Gewährleistung ab Informationssicherheit- Es müssen sowohl organisatorische als auch technische Maßnahmen ausgearbeitet werden ", - sagte Sergey Plaunov. Mit gebührender Aufmerksamkeit auf dieses Problem mit dem Einsatz von moderne Mittel es ist sicher. Und laut Plaunov ist es in der modernen Realität von entscheidender Bedeutung.

„Derzeit lösen EDMS-Anbieter das Problem der Sicherheit des Zugriffs auf Unternehmensdaten. Für einige Plattformen gibt es separate Softwareprodukte Bereitstellung eines sicheren mobilen Zugriffs auf EDMS ", - erklärte Ilya Konstantinov. Eine Vielzahl von Zugriffsmethoden, sagte er, erfordert komplexe Sicherheitsmaßnahmen. Und diese Aufgabe wird von IT-Diensten nicht so sehr im Kontext von EDMS gelöst, sondern im Rahmen der gesamte IT-Landschaft des Unternehmens.

"Außerdem wird die Antwort auf diesen Mythos die Tatsache sein, dass große Unternehmen, einschließlich Finanz- und Staatsunternehmen, mobilen Zugang zu EDMS haben und auf den höchsten Managementebenen eingesetzt werden", sagte Ilya Konstantinov.

In großen Unternehmen, einschließlich Finanz- und Staatsunternehmen, ist der mobile Zugang zu EDMS verfügbar und wird auf den höchsten Managementebenen verwendet - Ilya Konstantinov

11. Es gibt keine Rechtsgrundlage für die Umsetzung von EDS

Tatsächlich der rechtliche Rahmen für die Einführung von EDS ist komplett fertig.

"Jetzt hindert niemand Unternehmen daran, mit irgendwelchen Dokumenten auf den papierlosen Dokumentenfluss umzusteigen, außer einer kleinen vereinbarten Liste (Personal und andere spezielle Arten von Büroarbeit)", erklärte Sergei Kuryanov. Das Problem ist oft nicht, dass es keine Gesetze und Vorschriften gibt, sondern dass sich das Unternehmen nicht intern entwickelt hat Vorschriften, legitimiert den Einsatz von EDS-Mitteln und kann daher nicht auf den papierlosen Dokumentenfluss umstellen.

Dies sei, so Kuryanov, ein Problem der „letzten Meile“ im kabelgebundenen Internet – wenn zwar Backbone-Kanäle und Routing-Infrastruktur vorhanden seien, der Heimcomputer aber nicht an diese Infrastruktur angeschlossen sei.

„Schließlich ruft niemand für Sie den Anbieter an und organisiert nicht die Verbindung und das Routing innerhalb der Wohnung“, erklärt er.

12.Die Implementierung von EMS dauert zu lange

Diese Aussage war einmal ganz richtig, aber im Moment ist sie ein vollwertiger Mythos.

"In der Tat, vor fünf Jahren war es lang und schwierig, EDMS in das Bild, das Abbild und die Vorschriften des Papier-Workflows zu implementieren. SED ", - sagte Alexander Nazarov. Und wenn man die Zeit für . einkalkuliert Pre-Design-Umfrage, lange Einrichtung des Systems und seine Integration in die IT-Infrastruktur der Organisation, die Zeit für die Installation der Anwendung für jeden Benutzer und andere Faktoren, die Implementierung des EDMS hat wirklich viel Zeit und Ressourcen gekostet. Aber jetzt ist die Situation anders.

"Moderne EDMS-Plattformen enthalten viele Tools für eine beschleunigte Implementierung, von einer Reihe gebrauchsfertiger Anwendungen bis hin zu Tools, mit denen Sie die Funktionalität schrittweise von einfach auf komplex erhöhen können", erklärte Sergey Kuryanov. So können Sie schnell und kostengünstig starten und sich bei Bedarf bis zu jedem Level weiterentwickeln.

"Der Zeitpunkt der EDMS-Implementierung hängt von der Komplexität des Workflow-Geschäftsprozesses selbst, der Notwendigkeit seiner Optimierung, dem Umfang der Verbesserungen und Anpassungen einer bestimmten Lösung, der Anzahl der Benutzer und integrierten Systeme in der Organisation usw. ab.", - sagte Sergey Plaunov. Bei Zehntausenden von Nutzern und vielen integrierten Systemen sind 2-3 Jahre ein ganz normaler Zeitraum. Mittleres Geschäft, so Plaunov, kann in durchschnittlich sechs Monaten ein industrielles EDMS erhalten.

Mittelständische Unternehmen können durchschnittlich in sechs Monaten ein industrielles EDMS erhalten - Sergey Plaunov

"Die Geschwindigkeit der Implementierung des EDMS hängt von der Breite der Aufgabe ab", sagte Dmitry Shushkin. Um nicht mehrere Jahre auf die Wirkung zu warten, müssen Sie die Implementierung schrittweise vornehmen. Die richtige Priorisierung der Aufgaben wird laut Shushkin dazu beitragen, nach der ersten Implementierungsphase greifbare Ergebnisse zu erzielen.

Die richtige Priorisierung der Aufgaben wird laut Shushkin dazu beitragen, nach der ersten Implementierungsphase greifbare Ergebnisse zu erzielen - Dmitry Shushkin