Was ist elektronisches Dokumentenmanagement und seine Vorteile für Unternehmen. Elektronische Dokumentenverwaltung: Vor- und Nachteile. erfahrene Beratung Elektronischer Dokumentenfluss zwischen Auftragnehmern Vor- und Nachteile

Die Trägheit menschlicher Gewohnheiten ist das Haupthindernis für die Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) in Unternehmen. Ihre Vorteile werden im Wettbewerb bald entscheidend sein, deshalb müssen Sie jetzt über die Verlagerung der Büroarbeit auf digitale Schienen nachdenken.

Rechtsgrundlage des EDMS

Große Unternehmen mit einem ausgedehnten Filialnetz stellen schnell auf den elektronischen Dokumentenfluss um, was durch die Verfügbarkeit ausreichender Rechtsrahmen.

Die Gesetze, die die Arbeit des EDMS regeln, sind:

1. Nr. 149-FZ "Über Information, Informatisierung und Informationsschutz".
2. Nr. 63-FZ "Ein elektronische Unterschrift».
3. Nr. 263-FZ "Zur Aufhebung der Beschränkungen der elektronischen Dokumentenverwaltung."
4. Bürgerliches Gesetzbuch.
5. Kodex für das Schiedsverfahren.

Direkte Gesetzesnormen sind für alle gleich, aber bei der Einführung eines EDMS muss ein Unternehmen zusätzlich eine Reihe interner Regulierungsdokumente entwickeln:

• Vorschriften für die Verwendung digitaler Signaturen;
• Unternehmensregeln für das elektronische Dokumentenmanagement mit einem Algorithmus zur Streitbeilegung;
• ein Dokument über den Beitritt zu den Regeln, das von allen Mitarbeitern zu unterzeichnen ist.

Die Mitarbeiter des Unternehmens sind verpflichtet, nur zertifizierte digitale Signaturen und kryptografische Schutzmittel für Informationen zu verwenden. Die Einhaltung dieser Regel und die Konsistenz des rechtlichen Rahmens ermöglichen es, die Handlungen des Mitarbeiters im Unternehmens-EDMS rechtlich bedeutsam zu machen.

Das Wesen und die Funktionen des EDMS

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem - automatisiertes System Workflow-Management, das es Mitarbeitern ermöglicht, über digitale Geräte zu interagieren, ohne Papiermedien zu verwenden.

Die Grundfunktionen des EDMS sind:

• Erstellung, Übertragung, Speicherung von elektronischen Dokumenten (ED);
• Digitalisierung von Papierdokumenten;
• Erstellen einer Dokumentenkarte mit ihren Attributen;
• Bildung von Dokumenten basierend auf vorgefertigten Vorlagen mit festgelegten Attributen;
• Suche nach Dokumenten in einer zentralisierten Datenbank;
• Routing-Dokumente;
• Kontrolle der Dokumentenannahme und Ausführung der darin enthaltenen Aufträge;
• Führen von Zeitschriften, Klassifikatoren;
• Konvertierung von ED in kompatible Formate;
• automatische Registrierung eingehender Dokumente;
• Senden von Benachrichtigungen;
• Genehmigung von Dokumenten;
• gemeinsame Arbeit mit ED;
• Interaktion über ED mit den Gegenparteien des Unternehmens;
• Erstellung von Berichten über die Ausführung und Bewegung von Dokumenten.

Ein wichtiger Parameter des EDMS ist seine Modularität, die eine Erweiterung der Funktionalität ohne signifikante Veränderung Grundeinstellungen.

Arten von EDMS

Offensichtlich groß Industrieunternehmen und Handelsunternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an EDMS. Genau deshalb Softwareprodukte werden je nach Standardisierung der Arbeitsabläufe in zwei Kategorien eingeteilt:

• "Kasten";
• Basic mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten.

Verpackte Produkte sind für Lagerhaltung, Büroprozesse und Kleinindustrien konzipiert. Sie erfordern lediglich einen modularen Aufbau und die Einführung von Primärinformationen.

Ihre Eigenschaften:

• schnelle Einrichtung;
• standardisierter Unterricht;
• keine Überarbeitung erforderlich;
• geringe Wartungskosten.

Kernplattformen werden in großen Unternehmen mit einzigartigen organisatorischen und Produktionsstruktur... Solche EDMS erfordern eine langfristige Überarbeitung, auch durch kundeneigene IT-Spezialisten.

Sie haben folgende Eigenschaften:

• die Fähigkeit, sich an spezifische Geschäftsprozesse anzupassen;
• Erstellung zusätzlicher Softwaremodule nach Kundenwunsch;
• Veränderlichkeit der Schnittstelle;
• die Komplexität der Kostenplanung aufgrund der Unmöglichkeit, den Umfang der Verbesserungen abzuschätzen.

Für die meisten kleinen Unternehmen und Handelsorganisationen reichen Standard-"Box"-Lösungen aus.

Vorteile eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Die Überführung des Dokumentenflusses des Unternehmens in elektronische Form bringt dem Unternehmen Vorteile nicht auf mehreren Organisationsebenen. EDMS ermöglicht es Ihnen, die Arbeit sowohl des Managementteams als auch der normalen Mitarbeiter zu vereinfachen.

Taktische Vorteile

Mit der elektronischen Dokumentenverwaltung können Sie die laufenden Betriebskosten des Unternehmens reduzieren. Bei der Entscheidung, ein ERMS im gesamten Unternehmen zu installieren, wird empfohlen, die Leistung der Mitarbeiter vor der Implementierung des Systems zu messen. Sie können die Zeit zählen, um Vorlagenaufgaben zu erledigen, Vorschläge zu genehmigen und nach erforderlichen Dokumenten zu suchen. Separat können Sie die aktuellen Kosten für Büroausstattung und Schreibwaren ermitteln.

Basierend auf der Effizienz der Basisprozesse des Unternehmens werden folgende Vorteile des EDMS unterschieden:

1. Schaffen von physischem Platz an den Arbeitsplätzen der Benutzer.
2. Reduzierung der Kosten für die Anmietung von Archivraum.
3. Zeitersparnis der Mitarbeiter für das Kopieren von Dokumenten, deren Bearbeitung und das Eintragen in Journale.
4. Reduzierung der Kosten für Papier, Materialien für Kopiergeräte.
5. Verkürzung der Zeit für die Übertragung von Papierdokumenten zwischen Abteilungen.
6. Zeitersparnis der Mitarbeiter durch die vollständige Automatisierung einiger betrieblicher Prozesse.
7. Steigern Sie die Produktivität der Mitarbeiter, indem Sie Routinearbeiten reduzieren.

Die taktischen Vorteile des EDMS erleichtern den normalen Mitarbeitern die Arbeit am meisten, sodass sie die Verbesserungen zuerst bemerken.

Strategische Vorteile

Strategische Ziele bei der Implementierung von EDMS wirken sich auf die wichtigsten Geschäftsprozesse aus: Gewinnindikatoren, Geschwindigkeit und Effizienz der Kommunikation mit Gegenparteien, Schutz von Geschäftsinformationen.

In diesen Bereichen lassen sich folgende Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements unterscheiden:

1. Schaffung eines zentralen Informationsraums mit einer ED-Datenbank und kontrolliertem Fernzugriff darauf.
2. Beschleunigung der Suche nach Informationen nach Attributen.
3. Möglichkeit des komplexen Schutzes von kommerziellen Informationen in einem Computernetzwerk.
4. Erhöhung der Transparenz von Arbeitsabläufen, Verhinderung von Korruptionsmodellen.
5. Möglichkeit der parallelen Abstimmung interner Dokumente.
6. Fernzugriff auf Workflows außerhalb des Arbeitsplatzes.
7. Verbesserung der Sicherheit von Dokumenten und der Unmöglichkeit ihrer Fälschung.
8. Starker Anstieg der Auftragsausführung durch Online-Überwachung der Mitarbeiteraktionen.

Strategische Vorteile tragen zum Wachstum der Überschaubarkeit und des Images des Unternehmens bei, was erhebliche Vorteile bei der Gewinnung neuer Kunden bietet.

Vorteile für normale Benutzer

Langfristige Routinearbeiten haben sich als gesundheitsschädlich erwiesen und reduzieren die Produktivität drastisch. Die monotone Bearbeitung von Anfragen und Dokumenten in verschiedenen Programmen lenkt von Verantwortlichkeiten ab und nimmt den Löwenanteil der Arbeitszeit weg.

Das EDMS hat eine Reihe von Vorteilen zur Lösung der angegebenen Anwenderprobleme:

1. Bequeme Lokalisierung von ED im Archiv, sodass Sie sie innerhalb von 1-2 Minuten nach Attributen finden können.
2. Regelung betrieblicher Abläufe. Dadurch erhält der Arbeitnehmer nur die Aufgaben, zu denen er laut Stellenbeschreibung verpflichtet ist.
3. Beschleunigung der Anpassung neuer Mitarbeiter an Arbeitsprozesse durch Automatisierung der unternehmensinternen Interaktion.
4. Die Möglichkeit, Informationen über die Genehmigungskette und die Phasen der Projektdurchführung zu erhalten.
5. Reduzierung von Routinevorgängen durch Kombination von Arbeitsumgebungen in Computern, Verwendung von Vorlagen, Wegfall des Druckens von Dokumenten und deren Unterschrift.

Durch die Reduzierung von Anzahl und Dauer unspezifischer Arbeitsgänge können Sie sich direkt Arbeitsprozessen widmen, die eine hohe Qualifikation erfordern.

Vorteile für die Unternehmens-IT-Struktur

Bei der Implementierung des EDMS wird es in die bestehende IT-Infrastruktur integriert und bietet folgende Vorteile:

• Erleichterung der Kontrolle über das System, Verringerung der Qualifikationsanforderungen für seinen Administrator;
• die Möglichkeit, neue Vorlagen und Dokumentrouten ohne Standardprogrammierwerkzeuge anzupassen;
• Kombinieren mehrerer Anwendungen in einer einzigen Arbeitsumgebung;
• die Möglichkeit, das System ohne zusätzliche Kosten zu skalieren;
• keine Notwendigkeit, vorhandene Computer zu ersetzen;
• umfassender Netzwerkschutz vor Malware.

EDMS erfordert gewisse Investitionen in technische Mittel, die sich jedoch auszahlen kurze Zeit.

Die Computerhardware wird kompatibel, was zu einer erhöhten Nutzung ihrer Ressourcen führt.

Vorteile für Führungskräfte

Elektronische Dokumentenverwaltung macht effektive Arbeit Führungspersonal aufgrund der folgenden Vorteile des Systems:

1. EDMS-Mobilität, die Möglichkeit, auf Geschäftsreisen über Remote-Computer auf ED zuzugreifen.
2. Einfache Überwachung der Mitarbeiter mithilfe von Berichten über ihre Leistung, Produktivität und Pünktlichkeit der Auftragsausführung.
3. durch Integration mit.
4. Beschleunigung der Logistikabläufe zwischen Lieferanten und Abnehmern durch den gemeinsamen Einsatz von EDMS. Es ist möglich, primäre ED durch Verbindung mit einem einzigen externen Betreiber auszutauschen, der die rechtliche Legitimität von Dokumenten garantiert.
5. Zugang zu Finanzinformationen ausschließlich für Top-Manager, mit Ausnahme des Sekretariats.
6. Verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, wichtige Dokumente zu verlieren.

Der Manager kann sich jederzeit in das System einloggen und einen Bericht über die Leistung jedes Mitarbeiters erstellen.

Das Bewusstsein der Mitarbeiter für diese Tatsache gibt ihnen nicht die Möglichkeit, sich zu entspannen und ihren eigenen Geschäften nachzugehen.

Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen hat seine Nachteile. Sie sind es, die kleinen Unternehmen nicht erlauben, einen umfassenden Lagerbetrieb und eine EDMS-basierte Verwaltung einzuführen.

Zu den Nachteilen zählen:

1. Möglichkeit der Datenbankbeschädigung durch unbekannten bösartigen Code. Dieses Manko kann durch regelmäßiges Sichern von Informationen auf Geräten behoben werden, die nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.
2. Schwierigkeiten, Mitarbeiter der Altersgruppe 40+ an die digitale Form der Interaktion anzupassen.
3. Hoher Preis. Der Preis für ein inländisches EDMS für kleine Unternehmen liegt zwischen 1.000 und 10.000 US-Dollar.
4. Die Effizienz des EDMS nimmt ab, wenn bei den Gegenparteien des Unternehmens kein elektronisches Dokumentenmanagement vorhanden ist.
5. Der Nutzen des Systems in Kompaktbüros ohne zusätzliche Arbeitseinheiten und Räumlichkeiten ist fraglich.
6. Die Notwendigkeit, ED in Papierform zu duplizieren, wenn mit einigen Gegenparteien gearbeitet wird.

Diese Nachteile sind im Wesentlichen auf die Verzögerung bei der Verabschiedung der notwendigen gesetzliche Regelungen und eine geringe EDMS-Durchdringung im Geschäftsumfeld. Trends zeigen jedoch, dass elektronisches Dokumentenmanagement in einem Unternehmen in 10-20 Jahren eher die Regel als die Ausnahme sein wird.

Wie wählt man das richtige EDMS aus?

Die Wahl eines EDMS ist nicht einfach, da die Wahrscheinlichkeit hoch ist, das falsche Produkt zu kaufen oder einen Vertrag mit einem inkompetenten Unternehmen abzuschließen.

Daher müssen bei der Entscheidung für den Kauf eines elektronischen Dokumentenmanagementprogramms eine Reihe seiner Eigenschaften berücksichtigt werden:

1. Arbeitszeiten des EDMS-Herstellers auf dem russischen Markt. Die Anpassung an nationale Rechtsvorschriften erfordert jahrelange praktische Erfahrung bei der Umsetzung solcher Systeme.
2. Einhaltung von Industriestandards.
3. Kompatibilität mit der Unternehmensstruktur.
4. Möglichkeit und Kosten der weiteren Pflege des Softwareprodukts.
5. Skalierbarkeit des EDMS mit der Erweiterung des Unternehmens.
6. Verfügbarkeit von Software-Konfigurationsdokumentation für Vollzeit-IT-Spezialisten.
7. Informationssicherheitsniveau.
8. Datensicherungsoptionen
9. Erholungszeit nach Fehlern.

Für die endgültige Auswahl eines Unternehmens für Implementierung von EDMS Es wird empfohlen, mehrere Anbieter zu analysieren, Demos zu studieren und um die Installation einer Demoversion der Software zu bitten. Bei der Entscheidung ist es wichtig, die Kosten für die Aktualisierung der Ausrüstung und das Niveau zu berücksichtigen Berufsausbildung eigene IT-Spezialisten.

Schwierigkeiten bei der EDMS-Implementierung

Der Prozess der Implementierung von EDMS in Russland wird durch die Verwendung vieler nicht lizenzierter Programme durch die Benutzer, deren Inkompatibilität und die Dominanz der manuellen Verwaltung von Geschäftsabläufen beeinflusst.

Infolgedessen sehen sich Anbieter von elektronischem Dokumentenmanagement in Unternehmen mit folgenden Schwierigkeiten konfrontiert:

1. Ein vielfältiges Format der Datenspeicherung in verschiedenen Abteilungen.
2. Mangel an strukturierten Informationen in den verwendeten Anwendungen.
3. Fehlende Regulierung des Systems des Mitarbeiterzugriffs auf bestimmte Geschäftsprozesse. Typische Form Stellenbeschreibungen trägt wenig zur Organisation des EDMS bei.
4. Der Informationsfluss ist mit bürokratischen Verfahren und Genehmigungen überfrachtet.
5. Abstürze durch Datenspeicherung in verschiedenen Anwendungen.
6. Computeranalphabetismus der Mitarbeiter des Unternehmens und Sabotage von Ausbildungsaktivitäten auf der Ebene der Darsteller.
7. Inkonsistenz des EDMS mit Industrienormen und -verordnungen.

Es gibt wenig willensstarke Entscheidungen des Managements, auf elektronisches Dokumentenmanagement umzusteigen. Brauchen Sie eine systemische Überholung berufliche Verantwortung Mitarbeiter und Führungsstruktur des Unternehmens. Zur wünschenswerten Integration in das System, das gesetzeskonform installiert werden muss.

Eine wichtige Richtung bei der Umsetzung des EDMS ist eine strikte Personalpolitik gegenüber inkompetenten und ungeschulten Mitarbeitern. Denn ihre mangelnde Bereitschaft, nach neuen Prinzipien zu arbeiten, wird die Kosten für die Implementierung und Wartung des elektronischen Prozesses erheblich erhöhen. Das EDMS muss im Rahmen eines einzigen Mechanismus mit Menschen interagieren, daher müssen seine schlecht funktionierenden Elemente rechtzeitig korrigiert oder ersetzt werden.

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und Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Allgemeine Bestimmungen

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1.5 Der Zweck dieser Vereinbarung besteht darin, vertrauliche Informationen zu schützen, die die Parteien während der Verhandlungen, des Abschlusses von Verträgen und der Erfüllung von Verpflichtungen sowie jeder anderen Interaktion (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Beratung, Anforderung und Bereitstellung von Informationen und Durchführung anderer Anweisungen).

2. Pflichten der Parteien

2.1 Die Parteien vereinbaren, alle vertraulichen Informationen, die eine Partei während der Interaktion der Parteien von der anderen Partei erhält, geheim zu halten, diese Informationen nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei offenzulegen, offenzulegen, offenzulegen oder anderweitig bereitzustellen Vertragspartei, mit Ausnahme der in der geltenden Gesetzgebung genannten Fälle, in denen die Bereitstellung dieser Informationen in der Verantwortung der Vertragsparteien liegt.

2.2 Jede der Vertragsparteien wird alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen ergreifen, zumindest unter Anwendung der gleichen Maßnahmen, die die Vertragspartei zum Schutz ihrer eigenen vertraulichen Informationen anwendet. Der Zugang zu vertraulichen Informationen wird nur den Mitarbeitern jeder der Vertragsparteien gewährt, die dies in angemessener Weise benötigen Offizielle Pflichten zur Ausführung dieser Vereinbarung.

2.3 Die Geheimhaltungspflicht gilt für die Laufzeit dieses Vertrages, des Lizenzvertrages für Computerprogramme vom 01.12.2016, des Beitrittsvertrages zum Lizenzvertrag für Computerprogramme, Vertretungs- und sonstige Vereinbarungen und für fünf Jahre nach Beendigung ihrer Handlungen, sofern die Parteien nicht gesondert etwas anderes vereinbaren.

(a) wenn die bereitgestellten Informationen öffentlich zugänglich geworden sind, ohne die Verpflichtungen einer der Vertragsparteien zu verletzen;

(b) wenn die übermittelten Informationen der Vertragspartei durch eigene Recherchen, systematische Beobachtungen oder andere Tätigkeiten ohne Verwendung der von der anderen Vertragspartei erhaltenen vertraulichen Informationen bekannt geworden sind;

(c) wenn die bereitgestellten Informationen rechtmäßig von einem Dritten ohne Verpflichtung zur Geheimhaltung erlangt wurden, bis sie von einer der Parteien bereitgestellt wurden;

(d) wenn die Informationen auf schriftlichen Antrag einer staatlichen Behörde, einer anderen staatlichen Behörde oder einer kommunalen Selbstverwaltungsstelle zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben bereitgestellt werden und ihre Weitergabe an diese Behörden für die Vertragspartei obligatorisch ist. In diesem Fall muss die Vertragspartei die andere Vertragspartei unverzüglich über das eingegangene Ersuchen informieren;

(e) wenn die Informationen mit Zustimmung der Partei an einen Dritten weitergegeben werden, die Informationen über die übertragen werden.

2.5 Insales überprüft nicht die Richtigkeit der vom Nutzer bereitgestellten Informationen und hat keine Möglichkeit, seine Rechtsfähigkeit zu beurteilen.

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2.8 Durch die Annahme dieser Vereinbarung erkennt der Benutzer an und stimmt zu, dass Inseils dem Benutzer personalisierte Nachrichten und Informationen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf) senden kann, um die Qualität der Dienste zu verbessern, neue Produkte zu entwickeln, persönliche Angebote zu erstellen und an die Benutzer, um den Benutzer über Änderungen in . zu informieren Tarifpläne und Updates, um dem Benutzer Marketingmaterial zum Thema der Dienste zu senden, um die Dienste und Benutzer zu schützen und für andere Zwecke.

Der Nutzer hat das Recht, den Erhalt der oben genannten Informationen zu verweigern, indem er dies schriftlich an die E-Mail-Adresse von Inseils -.

2.9 Durch die Annahme dieser Vereinbarung versteht der Nutzer und stimmt zu, dass die Inseils-Dienste Cookies, Zähler und andere Technologien verwenden können, um die Leistung der Dienste im Allgemeinen oder deren einzelne Funktionen im Besonderen sicherzustellen, und der Nutzer hat diesbezüglich keine Ansprüche gegenüber Inseils betrachten.

2.10 Der Benutzer ist sich bewusst, dass die von ihm zum Besuch von Websites im Internet verwendeten Geräte und Software die Funktion haben können, Operationen mit Cookies (für beliebige Websites oder für bestimmte Websites) zu untersagen sowie zuvor erhaltene Cookies zu löschen.

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2.12 Der Benutzer ist verpflichtet, Insails unverzüglich über jeden Fall eines unbefugten (nicht vom Benutzer autorisierten) Zugriffs auf die Dienste unter Verwendung des Benutzerkontos und / oder über jede Verletzung (Verdacht auf Verletzung) der Vertraulichkeit seiner Zugangsmittel zu informieren. Aus Sicherheitsgründen ist der Nutzer verpflichtet, am Ende jeder Arbeitssitzung mit den Diensten selbstständig eine sichere Abschaltung unter seinem Konto durchzuführen. Insails ist nicht verantwortlich für möglichen Verlust oder Beschädigung von Daten sowie für andere Folgen jeglicher Art, die aufgrund einer Verletzung der Bestimmungen dieses Teils der Vereinbarung durch den Benutzer auftreten können.

3. Verantwortung der Parteien

3.1 Eine Partei, die die Verpflichtungen aus dem Vertrag zum Schutz der im Rahmen des Vertrages übertragenen vertraulichen Informationen verletzt hat, ist auf Verlangen der betroffenen Partei verpflichtet, den tatsächlichen Schaden zu ersetzen, der durch einen solchen Verstoß gegen die Bedingungen des Vertrages verursacht wurde in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation.

3.2 Der Schadenersatz beendet nicht die Verpflichtungen der zuwiderhandelnden Partei zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus dem Vertrag.

4.Sonstige Bestimmungen

4.1 Alle Mitteilungen, Anfragen, Anforderungen und sonstige Korrespondenz im Rahmen dieser Vereinbarung, einschließlich solcher, die vertrauliche Informationen enthalten, müssen schriftlich erfolgen und persönlich oder per Kurier oder per E-Mail an die in der Lizenzvereinbarung angegebenen Adressen gesendet werden für Computerprogramme vom 01.12.2016, die Vereinbarung über den Beitritt zum Lizenzvertrag für Computerprogramme und in diesem Vertrag oder andere Adressen, die von der Partei weiter schriftlich angegeben werden können.

4.2 Sollten eine oder mehrere Bestimmungen (Bedingungen) dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, kann dies kein Grund für die Kündigung anderer Bestimmungen (Bedingungen) sein.

4.3 Für diese Vereinbarung und die Beziehung zwischen dem Benutzer und Insales, die im Zusammenhang mit der Anwendung der Vereinbarung entsteht, gilt das Recht der Russischen Föderation.

4.3 Alle Vorschläge oder Fragen zu dieser Vereinbarung kann der Benutzer an den Benutzersupport von Inseils oder an die Postanschrift: 107078, Moskau, st. Novoryazanskaya, 18, S. 11-12 Geschäftszentrum "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Erscheinungsdatum: 01.12.2016

Vollständiger Name auf Russisch:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung "Insales Rus"

Abgekürzter Name auf Russisch:

LLC "Insales Rus"

Name auf Englisch:

InSales Rus Gesellschaft mit beschränkter Haftung (InSales Rus LLC)

Juristische Adresse:

125319, Moskau, st. Akademiemitglied Iljuschin, 4, Gebäude 1, Büro 11

Postanschrift:

107078, Moskau, st. Novoryazanskaya, 18, S. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Kontrollpunkt: 771401001

Bankdaten:

Die Informationstechnologie dringt mit einer solchen Geschwindigkeit in verschiedene Geschäftsfelder ein, dass ihre Relevanz mitunter schwer einzuschätzen ist. Ein markantes Beispiel ist die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS). Es führt zum Verschwinden von Stapeln langweiliger Papierdokumente. Auf den ersten Blick wird ein hervorragendes Ergebnis und eine ähnliche Technik bald unmöglich sein. Ist es so?

Argumente für das EDMS

Für ein elektronisches Dokumentenmanagement sprechen die Zahlen, die als Ergebnis von Recherchen in den USA ermittelt wurden:

1. Es wird geschätzt, dass in diesem Land etwa 4 Billionen Papierdokumente verwendet werden und ihre Zahl wächst um 22% pro Jahr.
2. Etwa 90% von ihnen verlassen das Büro nicht, sondern werden einfach von Mitarbeiter zu Mitarbeiter versetzt.
3. Im Durchschnitt wird jedes Dokument 19-mal kopiert.
4. Die Hälfte der Arbeitszeit wird darauf verwendet, die notwendigen Informationen zu finden und nur 10 %, um sie zu studieren.
5. Ungefähr 8% der Dokumente gehen einfach verloren.

Advanced Processing & Imaging kam nach Durchführung seiner Recherchen zu dem Schluss, dass Kleinunternehmen, bestehend aus 20 Mitarbeitern, gibt rund 180.000 US-Dollar für das Kopieren oder Drucken verschiedener Dokumente aus – eine beeindruckende Zahl, um über elektronisches Dokumentenmanagement nachzudenken.

Besonders aktiv umgesetzt Informationstechnologie in Singapur. So wurden beispielsweise 2002 alle Telegrafenämter geschlossen, weil diese Dienste nicht mehr nachgefragt wurden.

Vorteile

Das elektronische Dokumentenmanagement hat eine Reihe wesentlicher Vorteile:

• Es bietet Transparenz und effektive Kontrolle über die Erstellung, den Empfang und die Ausführung von Dokumenten, maximiert die Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen;
• In der Praxis werden einige der Aufträge einfach nicht von Mitarbeitern ausgeführt. Mit EDMS können Sie nicht nur den Arbeitsprozess, sondern auch das Ergebnis kontrollieren.
• Reduzieren Sie die Zeit für das Versenden, Suchen und Erstellen von Dokumenten. Das System ist in der Lage, selbstständig Register, Berichte und Zusammenfassungen zu erstellen, was sich positiv auf die Effizienz des Unternehmens auswirkt;
• Jedes Unternehmen achtet ernsthaft auf Vertraulichkeit. Der Verlust wertvoller Informationen kann zu Millionenverlusten führen. Es genügt, Papierdokumente einfach zu entnehmen und zur Seite zu legen. Das EDMS kann solche Situationen nicht vollständig ausschließen, regelt aber den Zugang zu Informationen je nach Befugnis des Mitarbeiters klar. Gleichzeitig können Sie jederzeit kontrollieren, wer bestimmte Dokumente verwendet oder geändert hat;
• EDMS beschleunigt die Einarbeitung der Mitarbeiter in neue Dokumente und sichert die Arbeit des Unternehmens in einem einzigen Informationsraum.

Nachteile

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem ist nicht frei von gewissen Nachteilen:

• Ihr größter Nachteil ist die Gefahr, dass ein Virus in die Computer des Unternehmens eindringt und damit alle Informationen verloren gehen. Um auf der sicheren Seite zu sein, benötigen Sie ein Redundanzsystem;
• Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Ausbildung des Personals für die Implementierung eines solchen Systems. Viele Mitarbeiter verfügen nicht über ausreichende Kenntnisse, um kompetent im EDMS zu arbeiten. Davon hängt die Kontinuität seines Funktionierens ab;
• Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements erfordert erhebliche finanzielle Investitionen;
• Es sei darauf hingewiesen, dass in Russland oder der GUS noch kein einziger Informationsraum gebildet wurde. Dementsprechend ist es nicht möglich, mit jedem Unternehmen einen elektronischen Dokumentenaustausch durchzuführen;
• Für die Implementierung des EDMS gelten gewisse Einschränkungen. Beispielsweise verlangt jede Personalabteilung die persönliche Unterschrift eines Mitarbeiters auf einer Reihe von Dokumenten. Auch das Verfahren zur Führung von Arbeitsbüchern ist streng geregelt.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem ist vor allem nützlich für große Unternehmen mit einer umfangreichen Abteilungsstruktur. Es kann die Effizienz ihres Funktionierens erhöhen, aber die Mängel in dieser Phase verlangsamen den Prozess ihrer Umsetzung. Das EDMS bedarf einer ernsthaften Überarbeitung, und während seine Entstehung fortschreitet, wird Schwarzweiß weiterhin gefragt sein.

„Personalreferent. Personalverwaltung", 2009, N 2

ÜBERGANG VON PAPIER AUF GEMISCHTE DOKUMENTENARBEIT

Die weit verbreitete Verwendung elektronischer Systeme zur Erstellung und Verwaltung von Papierdokumenten verwischt allmählich die Grenze zwischen elektronischen und nicht-elektronischen Dokumenten. Bei allem Gerede über „papierlose Technologien“ bewegen wir uns in Wirklichkeit vom traditionellen Papier-Workflow nicht zum elektronischen, sondern zum gemischten Workflow.

Wörterbuch der Personalaktenverwaltung. Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Dokumentenmanagementsystem, bei dem das gesamte Spektrum der erstellten, übermittelten und gespeicherten Dokumente mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien auf Computern verwaltet wird, die in einer Netzwerkstruktur vereint sind, die die Möglichkeit bietet, eine verteilte Datenbank zu bilden und zu pflegen. Gleichzeitig wird die Verwendung von Papierdokumenten nicht verweigert, sondern ein elektronisches Dokument, das in einem Computer erstellt, korrigiert und gespeichert wird, als vorrangig anerkannt.

Vor- und Nachteile elektronischer Dokumente

So wie Optimisten und Skeptiker über elektronische Dokumente argumentieren, niemand bestreitet, dass die allermeisten Office-Dokumente in Computern erstellt werden. Die Gründe für einen so bedingungslosen Sieg der Informationstechnologie liegen auf der Hand:

Elektronische Dokumente lassen sich einfach erstellen, bearbeiten, reproduzieren, verteilen und weiterleiten;

Die Suche nach den notwendigen Informationen ist viel einfacher geworden, und die kontextbezogene Suche bietet Möglichkeiten, von denen man beim Papierkram nur träumen kann;

Es ist einfacher und mit weniger Aufwand, die Probleme der Reservierung von Informationen und Dokumenten, der Einrichtung von Versicherungsfonds usw. zu lösen.

In Unternehmen und Behörden können elektronische Dokumente bei richtiger Verwendung die Entscheidungsfindung beschleunigen und deren Qualität verbessern.

Die weit verbreitete Verwendung elektronischer Systeme zur Erstellung und Verwaltung von Papierdokumenten verwischt allmählich die Grenze zwischen elektronischen und nicht-elektronischen Dokumenten. In einer Reihe von Gesetzen und Normen weltweit wird beispielsweise der Ausdruck als eine Form der Präsentation eines elektronischen Dokuments auf Papier definiert.

Ähnliche Formulierungen finden sich auch in den Regulierungsdokumenten unserer Regierungsstellen:

Regelungen zu den Anforderungen an die Tätigkeit von Finanzmarktteilnehmern bei der Nutzung elektronischer Dokumente (genehmigt durch Verordnung Bundesdienst für Finanzmärkte vom 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

„... ein Dokument in elektronischer Form und (oder) eine Kopie davon auf Papier, beglaubigt in etablierte Ordnung...“.

Vorschriften über das Verfahren zur Anerkennung von Personen als qualifizierte Anleger (genehmigt durch Verordnung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 18. März 2008 N 08-12 / pz-n):

„4.7. Eine Person, die einen qualifizierten Anleger anerkennt, ist auf Verlangen des FFMS Russlands und gemäß der spezifizierten Anforderung verpflichtet, das Register in elektronischer Form und (oder) seine Kopie auf Papier, beglaubigt gemäß dem festgelegten Verfahren, vorzulegen. "

Allerdings haben elektronische Dokumente wie jede Technologie auch Nachteile, die berücksichtigt werden müssen:

Schnelle Veralterung von Technologien, die Unternehmen dazu zwingt, die verwendeten Arbeitsmethoden ständig zu verbessern, Dokumente und Informationen regelmäßig von einem System in ein anderes zu verschieben und sie von veralteten Medien und Formaten auf neue zu migrieren;

Die kurze Lebensdauer von Informationsträgern und ihre Vielfalt, die zu einer ziemlich häufigen Aktualisierung führt, die von der Organisation eine ständige Überwachung der Informationssicherheit erfordert;

Ungelöste Rechtsprobleme und vor allem die Frage der gesetzlichen Anerkennung rechtliche Handhabe tatsächlich genutzte elektronische Dokumente;

Die Komplexität, nicht nur die Sicherheit zu gewährleisten, sondern auch die Vernichtung elektronischer Dokumente im Vergleich zu Papierdokumenten;

Die Notwendigkeit, hochqualifiziertes Personal einzusetzen, dessen Gehalt automatisch die Kosten für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen erhöht.

Darüber hinaus ist es aus mehreren Gründen nicht möglich, vollständig auf Papier und andere analoge Medien zu verzichten:

Dies sind zunächst die bestehenden Anforderungen von Gesetzen und Verordnungen an die Ausführung einer Reihe von Dokumenten auf Papier. Dies gilt in erster Linie für die wichtigsten Dokumente im Geschäftsverkehr, wie gesetzliche Dokumente, Eigentumsdokumente, Lizenzen usw.;

So viel wir über die Vorteile elektronischer Dokumente sprechen, sollte man bedenken, dass viele Manager und Spezialisten bei wichtigen Entscheidungen bequemer mit Papier arbeiten;

Ebenso wichtig ist, dass sich über mehrere Jahrhunderte eine gut funktionierende Technologie für die Erstellung, Verarbeitung, Langzeitspeicherung und Vernichtung von Papierdokumenten entwickelt hat, es sowohl einen vollwertigen gesetzlichen und regulatorischen Rahmen gibt als auch methodische Entwicklungen und Empfehlungen, die in der praktischen Arbeit verwendet werden können;

Um mit Papier und Mikrofilm zu arbeiten, sind keine besonderen technischen Mittel erforderlich, weshalb diese Medien für die Aufbewahrung von Duplikaten oder Kopien von Dokumenten bevorzugt werden, die bei verschiedenen Notfällen und Katastrophen dringend benötigt werden, wenn elektronische Dokumente möglicherweise nicht verfügbar sind verfügbar sein.

Trotz der Tatsache, dass Papierdokumente vollständig aufgegeben werden weltweite Gemeinschaft bis zur Fertigstellung machen sich zunehmend ihre Mängel bemerkbar, die durch die ständig wachsenden Anforderungen an die Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung und Entscheidungsfindung noch verstärkt werden:

Die geringe Geschwindigkeit bei der Erstellung, Verarbeitung und Übertragung von Dokumenten und Informationen auf Papier ist noch schlimmer mit den Anforderungen von Unternehmen und Behörden vereinbar, die zunehmend Informationstechnologie einsetzen. Es ist fast unmöglich, „elektronische“ Aktivitäten allein auf Papier zu dokumentieren;

Es ist viel schwieriger und langsamer, in Papierdokumenten nach Informationen zu suchen, was für die operative Arbeit äußerst unpraktisch ist;

Die Aufbewahrung von Papierdokumenten erfordert beträchtliche Flächen, was ständig steigende Kosten für die Anmietung oder den Kauf von Räumlichkeiten, deren Ausrüstung und eine Zunahme des Personals, das diese Aufbewahrungseinrichtungen bedient, erfordert;

Die Verwaltung von Papierdokumenten (einschließlich der Verwaltung des Zugriffs auf sie) erfolgt in der Regel auf Fallebene, was sich sowohl bei der Lösung von Problemen der Hauptgeschäftstätigkeit als auch bei der Gewährleistung der Informationssicherheit zunehmend als unzureichend erweist.

Gemischter Workflow ist die Realität von heute

Bei allem Gerede über „papierlose Technologien“ bewegen wir uns in Wirklichkeit vom traditionellen Papier-Workflow nicht zum elektronischen, sondern zum gemischten Workflow. Überall sind Manifestationen eines gemischten Workflows zu beobachten:

Die elektronische Registrierung von Dokumenten in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) ermöglicht deren Verwendung als Verwaltungsinstrument für elektronische und Papierdokumente;

Die Verwendung von Barcodes und RFID-Funk-Tags ermöglicht die Registrierung und Erfassung von Papierdokumenten und Koffern in in elektronischer Form;

Die Pflege verschiedener staatlicher Register (einschließlich dauerhafter Aufbewahrungsfrist) erfolgt gleichzeitig in elektronischer und in Papierform;

Fallmanagement und Dossiers, die sowohl elektronische als auch Papierdokumente enthalten.

Wenn wir aufgrund der jahrhundertealten Erfahrung im Umgang mit Papierdokumenten sagen können, dass hier alle Hauptprobleme gelöst sind, dann können wir in Bezug auf elektronische Dokumente nur feststellen, dass zwanzig Jahre Erfahrung mit ihnen gesammelt wurden, die Hauptprobleme sind klar und es gibt einige Erfahrung in deren Lösung.

Noch komplexere Aufgaben für Spezialisten im Bereich Dokumentenmanagement stellt eine in jüngerer Zeit aufgetauchte Dokumentenart. Dabei handelt es sich um hybride Dokumente, die gleichzeitig Informationen in analoger und elektronischer Form enthalten.

Solche Dokumente sind bereits weit verbreitet, es genügt, zumindest so bekannte Dokumententypen zu nennen: ein biometrischer Reisepass, eine Kreditkarte, eine Steuererklärung mit gleichzeitig aufgebrachtem zweidimensionalen Barcode, neue Banknoten ausgestattet mit RFID-Funk-Tags, eine Vielzahl von Smartcards, die in Lager, Transport und Handel weit verbreitet sind, Etiketten mit Textinformationen und Barcodes und / oder Radiofrequenz-Tags.

Angesichts ihres „doppelten“ Charakters stellt sich bei der Verwaltung solcher Dokumente ein eher nicht triviales Problem. Wir können sagen, dass die Hauptprobleme bei der Arbeit mit hybriden Dokumenten bereits identifiziert wurden, aber bisher gibt es weder solide praktische Erfahrungen noch Empfehlungen für deren Verwendung.

Derzeit basiert die Arbeit mit Dokumenten in Organisationen auf der Trennung von Informationsflüssen:

Operative Entscheidungen werden auf Basis von Informationen getroffen (Papier und elektronisch);

Rechtlich bedeutsame Entscheidungen werden in der Regel in Form von Papierdokumenten getroffen (oft - mit einer Verzögerung, was einen Verstoß gegen die Arbeitsregeln darstellt, in den meisten Fällen jedoch ein Auge zudrückt, da die Notwendigkeit einer zeitnahen Entscheidungen überwiegt die Risiken, die mit der verspäteten Ausführung von Entscheidungen mit Papierdokumenten verbunden sind). Gleichzeitig nimmt die Zahl der Arten von Dokumenten, die die Gesetzgebung erlaubt, in elektronischer Form zu erstellen, allmählich zu;

Zunehmend werden „interne“ Entscheidungen elektronisch getroffen und protokolliert und die Möglichkeit der Verwendung elektronischer Dokumente dafür in den organisationsinternen Regelwerken festgelegt.

Notiz. Managemententscheidungen innerhalb einer Organisation werden immer häufiger in elektronischer Form festgehalten, wobei die Möglichkeit der Verwendung elektronischer Dokumente dafür durch lokale Vorschriften bestimmt wird.

Eines der bereits aufgetretenen Probleme des gemischten Workflows ist die Beantwortung der Frage: „Wie werden Informationen im gemischten Workflow gespeichert? auf Papier erstellt, während andere nur in elektronischer Form existieren. Und nur zusammen bilden sie einen vollständigen Dokumentensatz - einen Hybridfall.

Eine Reihe von Sachverständigen ist der Meinung, dass aus Gründen der Arbeitserleichterung mindestens einer der Dokumentensätze (in Papierform oder elektronisch) durch Kopien oder Duplikate ergänzt werden sollte. Es gibt zwei mögliche Lösungen, die jeweils recht arbeitsintensiv sind:

Papierdokumente scannen;

Elektronische Dokumente drucken.

Es gibt deutliche Unterschiede in der Verwaltung von Informationen, die auf verschiedenen Medien gespeichert sind, die auch bei einem gemischten Workflow berücksichtigt werden müssen:

Nicht elektronische (analoge) Dokumente werden in der Regel auf Medienebene verwaltet (Fall, Mikrofilm etc.);

Elektronische Dokumente in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen werden auf der Ebene eines einzelnen Dokuments verwaltet;

Elektronische Dokumente auf Wechselmedien (CD, DVD, Disketten, Bänder etc.) können je nach Gegebenheit sowohl auf Medienebene als auch auf Dokumentenebene verwaltet werden.

Speicherfristen im gemischten Workflow

Derzeit gilt als allgemein anerkannter Grundsatz, dass die Speicherfristen nicht von der Art des Mediums abhängen, sondern sich nach Inhalt und Wert der im Dokument festgehaltenen Informationen richten. Gleichzeitig können zunehmend Situationen auftreten, in denen die Aufbewahrungszeiten für elektronische Dokumente beginnen, sich von den Aufbewahrungszeiten für die entsprechenden Papiergegenstücke zu unterscheiden. Dies liegt daran, dass eine Reihe elektronischer Dokumente, die mit Such- und Systematisierungstools ausgestattet sind, einen höheren Wert haben können als einzelne Dokumente.

Das National Archives of America (NARA) verlangt von Regierungsbehörden bereits, dies bei der Festlegung von Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente zu berücksichtigen. In ihren Empfehlungen zur Erstellung von Dokumentenlisten mit Angabe der Aufbewahrungsfristen achten sie auf folgende Punkte:

Listen sollten grundsätzlich die Aufbewahrungsfristen für Dokumente festlegen, unabhängig von der Art des Mediums (elektronische Dokumente, Papier usw.);

Beim Übersetzen von Dokumenten in elektronisches Formular Ihr Wert kann sich ändern, daher hat das US-Nationalarchiv einen Mechanismus entwickelt, um die Aufbewahrungsfristen zu ändern, wenn Regierungsorganisationen auf die elektronische Dokumentenverwaltung umsteigen;

Wenn festgestellt wird, dass die Dokumente (auch nach ihrer Übersetzung in elektronische Form) wesentliche Mehr Informationen oder auf andere Weise verwendet werden, sollten die Aufbewahrungszeiten überarbeitet werden.

Ein ähnliches Vorgehen haben unsere staatlichen Stellen gezeigt, als 2002 beschlossen wurde, eine dauerhafte Aufbewahrungsfrist für grafische Abbildungen der Volkszählungsfragebögen einzuführen:

Vorschriften über das Verfahren und die Aufbewahrungsfristen von Volkszählungsformularen und anderen Dokumenten der Gesamtrussischen Volkszählung 2002:

„2. Volkszählungsformulare der Gesamtrussischen Volkszählung 2002 werden nach Abschluss ihrer automatisierten Verarbeitung in Gebietskörperschaften Vom Staatlichen Komitee der Russischen Föderation für Statistik ... innerhalb eines Jahres ab dem Datum der offiziellen Veröffentlichung der Ergebnisse der Gesamtrussischen Volkszählung 2002 und unterliegen der Vernichtung gemäß dem festgelegten Verfahren.

4. Die Speicherung von grafischen Bildern der Allrussischen Volkszählung 2002 auf Computermedien erfolgt wie folgt:

Eine Kopie wird aufbewahrt in Das Staatskomitee Statistik der Russischen Föderation gemäß dem festgelegten Verfahren vor der nächsten Volkszählung;

Zweites Exemplar mit Software Januar 2004 zur dauerhaften Aufbewahrung im Staatsarchiv der Russischen Föderation übergeben.

Was wird benötigt: interne Regelungen
und qualifiziertes Personal

Analyse der modernen Gesetzgebung rechtliche Rahmenbedingungen Dokumentenmanagement zeigt, dass die Anforderungen nicht nur an das Vorhandensein interner regulatorischer Dokumente, sondern auch an deren strikte Umsetzung durch die Organisation verschärft werden. Mit Hilfe interner Regulierungsdokumente schaffen Organisationen einen Regulierungsrahmen für den elektronischen und gemischten Dokumentenfluss, der es ermöglicht, die Risiken der Verwendung elektronischer Dokumente in der „Grauzone“ zu minimieren, in der das Verfahren zum Arbeiten mit Dokumenten schlecht geregelt ist durch Gesetze und Verordnungen.

Die Notwendigkeit, einen internen Regulierungsrahmen für die Organisation zu entwickeln, wird auch in der Norm GOST R ISO 15489-1-2007 genannt:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Dokumentenverwaltung":

„Dokumentenmanagement in einer Organisation umfasst:

a) Annahme von Richtlinien und Standards im Bereich der Aktenverwaltung;

Verteilung der Verantwortung und Befugnisse für das Dokumentenmanagement;

c) Erstellung, Umsetzung und Verbreitung von Richtlinien und Regelungen für die Arbeit mit Dokumenten.“

Die Beziehungen zu externen Organisationen und die Verwendung elektronischer Dokumente in deren Interaktion werden in der Regel auf der Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation aufgebaut. Alles, was mit dem Austausch elektronischer Dokumente zu tun hat, wird in Verträgen und Vereinbarungen festgehalten.

Die Hauptschwierigkeiten bei der Entwicklung eines internen Regelwerks für gemischte Arbeitsabläufe ergeben sich aus folgenden Gründen:

In Russland wurde noch kein Verfahren zur Anerkennung der Rechtskraft elektronischer Dokumente durch staatliche Stellen und Gerichte eingeführt, das den Bedürfnissen von Unternehmen und Regierungen sowie der etablierten Praxis der Verwendung elektronischer Dokumente und Informationen vollständig entspricht;

Es gibt praktisch keine russischen Methoden und Standards, um den Wert elektronischer Dokumente zu prüfen, sie in ein Archiv zu überführen, elektronische Dokumente zu vernichten, mit vertraulichen und geheimen elektronischen Dokumenten zu arbeiten;

Bis zu einem gewissen Grad kann es natürlich helfen Auslandserfahrung, aber in den meisten Fällen können einheimische Spezialisten im Bereich Dokumentenmanagement wegen schwacher Besessenheit einfach nicht „ankommen“ Fremdsprachen und fehlende Übersetzungen.

Zum erfolgreiche Arbeit Unter den Bedingungen des gemischten Dokumentenumlaufs wird die Personalschulung zu einer besonders wichtigen Aufgabe. Es sind die Eigenschaften des Personals der Organisation, ihre Qualifikationen, die allgemeine Einstellung, Neues zu meistern, das Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen, die den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung bilden. moderne Technologien im Dokumentenmanagement.

Die Aus- und Weiterbildung des gesamten Personals im Bereich Dokumentenmanagement kann Risiken beim Einsatz elektronischer Dokumente in der Arbeit deutlich reduzieren, die Effizienz der Mitarbeiter steigern und in kürzerer Zeit den elektronischen Dokumentenfluss und die abteilungsübergreifende elektronische Interaktion einführen. Die kompetente Organisation dieser Ausbildungsarbeit liegt in erster Linie im Dienst des Personals der Organisation.

Die erste Phase der Umstellung auf einen gemischten Workflow, bei der Computer zur Vorbereitung von Papierdokumenten verwendet werden, ist bereits bestanden. Mehrheitlich Russische Organisationen sind in der zweiten Phase - elektronische Systeme werden zur Registrierung, Abrechnung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten verwendet. Um die Arbeit zu beschleunigen, werden elektronische Kopien von Dokumenten aktiv verwendet. Darüber hinaus wurden bereits eine Reihe von Gesetzen verabschiedet, die (in Einzelfälle- Erfordernis), bestimmte Dokumente nur in elektronischer Form aufzubewahren.

In der nächsten Phase, die in den meisten Unternehmen vor der Tür steht, werden authentische elektronische Dokumente nach und nach Papierdokumente ersetzen. Dies betrifft vor allem die umfangreichen internen Dokumente der Organisation, wie Service und Memoranden. In dieser Phase ist es wichtig, die Arbeit im gemischten Workflow in internen regulatorischen Dokumenten korrekt zu regeln – insbesondere Themen wie die Verwendung digitaler Signaturen im Workflow der Organisation.

Wörterbuch der Personalaktenverwaltung. Elektronische digitale Signatur - Voraussetzung für ein elektronisches Dokument zum Schutz dieses elektronischen Dokuments vor Fälschung, das durch kryptografische Transformation von Informationen unter Verwendung des privaten Schlüssels einer elektronischen digitalen Signatur (im Folgenden als EDS bezeichnet) erhalten wurde und die Identifizierung des Eigentümers ermöglicht des Signaturschlüsselzertifikats sowie um festzustellen, ob Informationen im elektronischen Dokument verzerrt sind. Nach dem Bundesgesetz vom 10.01.2002 N 1-FZ „Über die elektronische digitale Signatur“ ist ein EDS in einem elektronischen Dokument einer handschriftlichen Unterschrift in einem Papierdokument gleichgestellt, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind: a) der Signaturschlüssel das Zertifikat in Bezug auf dieses EDS ist zum Zeitpunkt der Überprüfung oder zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des elektronischen Dokuments nicht abgelaufen (gültig), wenn Beweise vorliegen, die den Zeitpunkt der Unterzeichnung bestimmen;

b) die Echtheit des EDS im elektronischen Dokument wird bestätigt;

c) EDS wird gemäß den Angaben im Signaturschlüsselzertifikat verwendet.

Einerseits gilt es, die Angst der Mitarbeiter vor der Einführung neuer Technologien zu überwinden, andererseits muss man sich bewusst machen, dass jede Technologie ihre eigenen Schwachstellen hat. Sowohl die Fragen der gesetzlichen und behördlichen Regulierung der Nutzung elektronischer Dokumente als auch die Fragen der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente, insbesondere der von EDS signierten, sind bisher nicht vollständig geklärt.

Die langjährige Erfahrung zeigt, dass die technischen Probleme der Umstellung auf einen gemischten Workflow meist recht erfolgreich gelöst werden. Die größten Schwierigkeiten entstehen bei der Lösung organisatorischer Probleme, die eng mit dem „Faktor Mensch“ verbunden sind. Um erfolgreich in Richtung des elektronischen Dokumentenmanagements voranzukommen, ist es sehr wichtig, die Auswahl des Personals, die Aus- und Weiterbildung des Personals der Organisation richtig zu organisieren.

Notiz. Ohne qualifiziertes Personal ist ein gemischter Workflow nicht möglich.

Literatur

1. Regelungen zu den Anforderungen an die Tätigkeit von Finanzmarktteilnehmern bei der Nutzung elektronischer Dokumente: genehmigt. Mit Verfügung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Merkblatt der normativen Akte der Bundesorgane. - 2006, Nr. 6.

2. Reglement über das Verfahren zur Anerkennung von Personen als qualifizierter Anleger: genehmigt. Mit Verfügung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 18. März 2008 N 08-12 / pz-n / Bulletin der normativen Akte der Exekutivorgane des Bundes. - 2008, N 19.

3. Bundesregister v. 69, Nr. 223, p. 67692, 19. November 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Auch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems erhöht die Vertraulichkeit. Jeder Teilnehmer erhält genau den Zugriff auf Unternehmensdokumente, der seiner Befugnis entspricht: Lesen, Bearbeiten eines Dokuments oder volle Rechte. Alle Aktionen werden im Computersystem aufgezeichnet, sodass Sie jederzeit sehen können, wer mit den Daten gearbeitet und Änderungen vorgenommen hat. Im Allgemeinen ist das Problem der Vertraulichkeit sehr akut. Der Verlust mancher Firmendokumente kann zu Millionenverlusten führen. Immerhin lassen sich Papierdokumente problemlos aus der Mappe entnehmen und alle Informationen zur Seite übertragen. Bei der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen wird es natürlich nicht möglich sein, Informationslecks vollständig auszuschließen, aber Sie können jederzeit sehen, welcher der Mitarbeiter wann, zu welchem ​​​​Moment und wie sie diese Dokumente verwendet haben.

Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Eine Organisation, die sich für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheidet, sollte die folgenden Schritte ausführen. Erstens, einen Vertrag mit einem Betreiber elektronischer Dokumentenverwaltung abzuschließen, der den Austausch offener und vertraulicher Informationen über Telekommunikationskanäle im Rahmen des elektronischen Dokumentenumlaufs von Rechnungen zwischen dem Verkäufer und dem Käufer sicherstellt. Beachten Sie, dass der Betreiber Teil des Netzwerks vertrauenswürdiger Betreiber der elektronischen Dokumentenverwaltung sein muss, das vom Föderalen Steuerdienst Russlands organisiert wird.

Elektronischer Dokumentenfluss: Vor- und Nachteile

Die Info

Eine elektronische digitale Signatur (EDS) ist ein Analogon einer handschriftlichen Signatur, die ein Mittel zum Schutz von Informationen ist und die Möglichkeit bietet, die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente zu kontrollieren. EDM kann verwendet werden, um das Büro zu automatisieren, ein elektronisches Dokumentenarchiv zu erstellen, das elektronische Dokumentenmanagement (Workflow) des Unternehmens zu verwalten, den Vertragsprozess zu verwalten, die Arbeit mit QMS-Dokumentation (Qualitätsmanagementsystem) zu automatisieren und Bürgeranfragen zu automatisieren. EDF kann in jedem Unternehmen verwendet werden, unabhängig von Größe und Eigentumsform, das System kann so konfiguriert werden, dass es sowohl innerhalb einer kleinen Struktur (Abteilung, Abteilung) als auch innerhalb einer geografisch verteilten Organisation mit einem entwickelten Informationsflussschema funktioniert.

Vor- und Nachteile der elektronischen Dokumentenverwaltung

Wenn die Festplatte ausfällt, verschwinden alle darauf gespeicherten Dokumente. Um keine Daten zu verlieren, müssen Sie ein externes Backup-System verwenden. Sicherheit. Die Vertraulichkeit von Informationen ist ein wichtiges Anliegen in papierlosen Büros.

Elektronische Primärdokumente: Vor- und Nachteile

Basierend auf der langjährigen Praxis der Einführung von Standard-Editionen von TEZIS - Basic und Standard hat sich folgendes Schema entwickelt:

• Systeminstallation - maximal 1 Werktag.
• Systemadministratorschulung -1 Arbeitstag.
• Systemeinrichtung - 5-10 Werktage.
• Benutzerschulung - die Anzahl der Tage hängt von der Anzahl der Benutzergruppen ab, maximal 5 Arbeitstage.
• Probebetrieb - 22 Werktage.

An dieser Stelle gilt die Implementierung als abgeschlossen und das System geht in den kommerziellen Betrieb.“ In der Praxis sind die Implementierungsphasen der „Box“ viel schneller. 4 Stunden sind für die Installation vorgesehen, 4 weitere - für die Administratorschulung und 4 weitere - für die Schulung einer Benutzergruppe ", - Kommentare Ekaterina Koroleva, führende Spezialistin technischer Support THESE.

Elektronischer Dokumentenfluss im Unternehmen – Vor- und Nachteile

IT und Business Die Idee, auf Papier-Workflows zu verzichten, wird schon länger diskutiert. Neue Technologien machen es möglich, fast vollständig auf Papier zu verzichten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Lösung für jedes Unternehmen geeignet und so einfach zu implementieren ist.
Leider ist die Möglichkeit des elektronischen Dokumentenflusses zwar gesetzlich eingeschränkt, und die Benutzer sind noch nicht bereit für ein solches Regime. Bedenken Sie die Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements. Vorteile Einsparungen. Die Vermeidung von Papierkram kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Denken Sie darüber nach, wie viel Sie jeden Monat für Papier, Tinte, Porto usw. ausgeben. Außerdem müssen diese Dokumente irgendwo gespeichert werden. All dies kann Sie einen hübschen Cent kosten. Betreten. Elektronisches Dokumentenmanagement übernimmt das digitale Format aller Dokumente.
Sie können in der Cloud gespeichert werden, indem über Webanwendungen auf die Daten zugegriffen wird.

/ elektronische Dokumentenverwaltung

Die Wahl zwischen „Standard“- und „Design“-Implementierung ist für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, die Arbeit mit Dokumenten zu beschleunigen und auf einen „papierlosen“ Dokumentenfluss umzusteigen, schon schwierig genug. Was ist wichtiger - die Verarbeitung von Dokumenten zu automatisieren, das Budget und den Zeitaufwand gering zu halten oder die Arbeit der Mitarbeiter mit einer Lösung zu vereinfachen, die am besten an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist? In diesem Artikel betrachten wir die Vor- und Nachteile des EDMS am Beispiel von Projekten zur Implementierung von drei Editionen des TEZIS-Systems – Basic, Standard und Extended. Sie können sie hier kurz nachlesen, eine detaillierte Übersicht weiter unten.

EDMS-Funktionalität in verschiedenen Editionen Die resultierende Funktionalität hängt direkt von der Wahl der EDMS-Implementierungsoption ab.

Vor- und Nachteile von sed in verschiedenen Editionen

Mit dem elektronischen Dokumentenmanagement optimieren Sie den Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Einführung neuer Prozesse im Unternehmen. Die Einführung neuer Weisungen und Regelungen im elektronischen Dokumentenmanagement geht viel schneller, als jeden Mitarbeiter einzeln zu informieren und ihn mit Papierdokumenten vertraut zu machen. Elektronisches Dokumentenmanagement stärkt die Unternehmenskultur.
Alle Strukturen des Unternehmens operieren in einem einzigen Informationsraum, wodurch nahezu jeder Mitarbeiter in die Unternehmensprozesse eingebunden werden kann. Das Vorhandensein eines elektronischen Dokumentenmanagements im Unternehmen ermöglicht es Ihnen, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen internationale Standards... Wenn neue Standards entstehen, kann ein Unternehmen, das im elektronischen Dokumentenmanagementsystem arbeitet, seine Dokumente unter neue Vorlage, was die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt erhöht.

Dokumentenfluss

Im Fall von THESIS handelt es sich um einen visuellen Prozessdesigner.

• Tools zum Erstellen verschiedener Berichte, einschließlich grafischer.
• Möglichkeit der Verwendung von ES (verstärkt unqualifiziert).
• Texterkennungsmodul.

Optional bietet die Standard-Edition des Systems auch ein Gateway mit einem Unternehmensportal und die Möglichkeit, eine mobile Version zu nutzen. Den umfangreichsten Funktionsumfang bietet die Advanced Edition, die eine Feinabstimmung der Lösung beinhaltet. Darüber hinaus erlaubt es die direkte Modifikation des Programmcodes und unterstützt komplexe Multi-Server-Architekturen, um das System möglichst skalierbar, produktiv und unternehmensspezifisch zu gestalten.

Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Gemeinsam mit den Key-Usern des Systems erfolgt die Untersuchung und Analyse der zu automatisierenden Geschäftsprozesse beim Kunden vor Ort. Das Prüfungsergebnis wird protokolliert und vereinbart.

• Entwicklung und Freigabe einer funktionalen Spezifikation (FS). Auf Basis der durch die Befragung gewonnenen Informationen wird eine funktionale Spezifikation des zukünftigen Workflow-Systems entwickelt und vereinbart, inklusive Beschreibung der automatisierten Geschäftsprozesse, Gestaltung von Formularen und Anforderungen an das System.
• Auf- und Ausbau der typischen Funktionalität des TEZIS-Systems nach FS. Neben den Arbeiten zum Aufbau des im Standardimplementierungsplan spezifizierten Systems werden Arbeiten zum Aufbau und zur Weiterentwicklung des TEZIS EDMS gemäß den Anforderungen des freigegebenen Pflichtenheftes durchgeführt.
• Übertragung der Einstellungen, Demonstration des Systems.

Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Es sollte beachtet werden, dass die elektronische Dokumentenverwaltung ihre Nachteile hat. Ein wesentlicher Nachteil des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ist das Problem der Dokumentensicherheit. In der Tat kann das System zum Speichern von Dokumenten jederzeit nicht funktionieren, wenn ein Virus in den Computer eindringen kann.

Das Problem kann durch die Schaffung eines Redundanzsystems gelöst werden. Einer der Nachteile des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems ist das Personal oder das Personal, das im System beschäftigt ist. Im Prozess der Dokumentenfluss-Automatisierung ist Stress bei Mitarbeitern, die an Handarbeit gewöhnt sind und über unzureichende Kenntnisse des elektronischen Dokumentenflusses verfügen, möglicherweise nicht zu vermeiden. In einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem ist eine kompetente Dateneingabe besonders wichtig. Menschlicher Faktor hier ist es besonders wichtig, denn die weitere ununterbrochene Funktionsfähigkeit des Systems wird von der Qualitätsarbeit des qualifizierten Personals abhängen.

Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements gegenüber Papier

Darüber hinaus verfügt es über einen einzigartigen Erweiterungsmechanismus, dank dem alle an einer Version des Systems vorgenommenen Änderungen bei der Aktualisierung mit der neuen Version kompatibel sind. Damit ist es möglich, auf Basis der für diese Systemgruppe völlig einzigartigen und ungewöhnlichen EDMS-Prozesse zu automatisieren, was für Unternehmen wichtig sein kann, die einen bestimmten Dokumentenfluss benötigen. Die Standard-Edition erfüllt auch die meisten Bedürfnisse zur Erweiterung der Funktionalität des Systems, insbesondere in der wichtigsten - der Erstellung neuer Geschäftsprozesse und Berichte. Der in das EDMS integrierte visuelle Designer von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen, neue Wege für die Bewegung und Verarbeitung von Dokumenten zu planen, und zwar ohne den Einsatz von Programmierwerkzeugen.

Bisher liegt der Workflow in den meisten Unternehmen in Papierform vor. Natürlich ist der Workflow in dieser Form vertrauter und traditioneller, hat aber gleichzeitig eine Reihe von Nachteilen, die die Würde seiner Vertrautheit deutlich überschneiden.

Nachteile des Papier-Workflows

• Langsame Dokumentensuche;
• Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Bewegung eines Dokuments in allen Phasen seiner Lebenszyklus;
• Die Komplexität der Organisation einer wirksamen Kontrolle und Berichterstattung über die Umsetzung von Beschlüssen;
• Dauer der Erstellung und Genehmigung von Dokumenten;
• Die Komplexität der Organisation des Dokumentenflusses, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten;
• Die Unmöglichkeit oder Mühe, zusammenfassende Berichte und Protokolle zu erhalten.

Somit ist der traditionelle Workflow ineffektiv. All diese Nachteile werden mit der Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme beseitigt. Für Unternehmen, in denen die Anzahl der Dokumente und die Komplexität ihrer Pflege groß sind, ist es wichtig, den Workflow zu automatisieren, um die oben genannten Nachteile zu beseitigen.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

• nicht Stunden werden mit der Suche nach Dokumenten verbracht, sondern Sekunden oder Minuten; das Warten auf Dokumente ist nicht erforderlich - Dokumente stehen gleichzeitig allen Mitarbeitern zur Verfügung, die das Recht haben, darauf zuzugreifen;
• der Prozess der Vereinbarung und Genehmigung von Dokumenten wird transparent und erfolgt in Echtzeit;
• kein Zeitaufwand für die Übertragung von Dokumenten zwischen Abteilungen - Karten und Dokumentendateien stehen in Echtzeit allen Mitarbeitern zur Verfügung, die Zugriff darauf haben;
• Die Erstellung von Standardberichten über den Dokumentenverkehr erfolgt auf Knopfdruck;
• die Abwesenheit wichtiger Mitarbeiter im Büro hört nicht auf, mit Dokumenten zu arbeiten - das elektronische Dokumentenmanagementsystem der neuen Generation bietet die Möglichkeit, mit Dokumenten aus der Ferne sowohl über einen Webbrowser als auch per E-Mail zu arbeiten;
• Organisation eines einzigen Unternehmensinformationsraums. Informationen werden gespeichert in Unternehmenssystem Dokumentenverwaltung, nicht auf den Computern der Mitarbeiter;
• Verbesserung der Handhabbarkeit des gesamten Unternehmens. Die Beschleunigung des Informationsflusses und die Reduzierung von Fehlern bei Managemententscheidungen durch die Nutzung relevanter und aktueller Daten führt zu einer Erhöhung der Handhabbarkeit des gesamten Unternehmens.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems führt nicht nur zu wirtschaftlichen Vorteilen (wie z Lieferungen, Einsparung von Arbeitszeit der Mitarbeiter), sondern auch zur Verbesserung der Qualität des Organisationsmanagements (Entscheidungen können schneller getroffen werden, Arbeitsfortschritt an Dokumenten visuell sehen).