Es wird als elektronisches Dokument anerkannt. Formate und Formen elektronischer Dokumente. Was ist der Unterschied? Wie viel kosten elektronische Dokumente

Artikel 6. Bedingungen für die Anerkennung von unterzeichneten elektronischen Dokumenten elektronische Unterschrift, gleichwertig mit handschriftlich unterschriebenen Papierdokumenten

1. Informationen in elektronisches Formular mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet wird als elektronisches Dokument anerkannt, das einem handschriftlich unterzeichneten Papierdokument gleichgestellt ist und in jedem Rechtsverhältnis gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verwendet werden kann Russische Föderation, außer in den Fällen, in denen Bundesgesetze oder in Übereinstimmung mit ihnen erlassene Rechtsakte die Erfordernis festlegen, dass ein Dokument ausschließlich in Papierform erstellt werden muss.

2. Informationen in elektronischer Form, die mit einer einfachen elektronischen Signatur oder einer unqualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist, in den Fällen, die durch Bundesgesetze festgelegt sind, Rechtsakte gemäß sie oder eine Vereinbarung zwischen den Teilnehmern der elektronischen Interaktionen. Rechtsakte und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern an der elektronischen Interaktion, die Fälle der Anerkennung elektronischer Dokumente, die mit einer nicht qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet wurden, als gleichwertig mit handschriftlich signierten Papierdokumenten anerkennen, sollten das Verfahren zur Überprüfung der elektronischen Signatur vorsehen. Aufsichtsrechtliche Rechtsakte und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern an der elektronischen Interaktion, die Fälle der Anerkennung von mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokumenten als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten festlegen, müssen den Anforderungen von Artikel 9 dieses Bundesgesetzes entsprechen.

3. Ist ein Dokument nach Bundesgesetzen, nach diesen erlassenen Regulierungsgesetzen oder nach kaufmännischer Gepflogenheit durch ein Siegel beglaubigt, ein mit einer verstärkten elektronischen Signatur versehenes elektronisches Dokument, das als Papier gleichwertig anerkannt werden muss handschriftlich unterschriebenes Dokument wird einem auf Papier vorgelegten, handschriftlich unterschriebenen und mit dem Siegel beglaubigten Dokument gleichgestellt. Bundesgesetze, in Übereinstimmung mit ihnen erlassene Rechtsakte oder eine Vereinbarung zwischen Teilnehmern an elektronischer Interaktion können zusätzliche Anforderungen an ein elektronisches Dokument vorsehen, um es als gleichwertig mit einem durch das Siegel beglaubigten Papierdokument anzuerkennen.

3.1. Sehen Bundesgesetze, nach ihnen erlassene Rechtsakte vor, dass das Dokument von mehreren Personen zu unterzeichnen ist, muss das elektronische Dokument von Personen (Bevollmächtigten) unterzeichnet werden Beamte Körperschaft, Organisation), die dieses Dokument erstellt hat, nach der Art der Signatur, die in den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation für die Unterzeichnung des erstellten elektronischen Dokuments mit einer elektronischen Signatur festgelegt ist.

4. Eine elektronische Signatur kann von mehreren miteinander verbundenen elektronischen Dokumenten (ein Paket elektronischer Dokumente) signiert werden. Beim Signieren eines Pakets elektronischer Dokumente mit einer elektronischen Signatur gilt jedes der in diesem Paket enthaltenen elektronischen Dokumente als mit einer elektronischen Signatur des Typs signiert, der das Paket elektronischer Dokumente signiert hat. Ausnahmen sind Fälle, in denen das Paket elektronischer Dokumente von der Person, die das Paket unterzeichnet hat, elektronische Dokumente enthält, die von anderen Personen (Körpern, Organisationen) erstellt und von ihnen mit der Art der elektronischen Signatur unterzeichnet wurden, die in den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation für solche Dokumente unterschreiben. In diesen Fällen gilt das im Paket enthaltene elektronische Dokument als von der Person signiert, die ein solches elektronisches Dokument ursprünglich erstellt hat, mit der Art der elektronischen Signatur, mit der dieses Dokument bei der Erstellung signiert wurde, unabhängig davon, welche Art von elektronischer Signatur das Paket hat elektronischer Dokumente mit unterzeichnet wurde.

Die Abgabenordnung der Russischen Föderation (auch relevant für „vereinfacht“) besagt, dass die steuerlich abgerechneten Ausgaben durch Dokumente bestätigt werden müssen, die in Übereinstimmung mit den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation erstellt wurden. Die Abgabenordnung enthält keine spezifische Liste von Dokumenten, die die dem Steuerpflichtigen entstandenen Ausgaben bestätigen. Daher ist die Bestätigung der Daten Steuerbuchhaltung sind die Hauptdokumente, die den Anforderungen der Rechnungslegungsgesetze entsprechen (auf diese Nuance hat das Finanzministerium in Schreiben vom 22.06.2016 Nr. 03-07-11 / 36393 vom 05.12.2014 Nr. 03-03-06 / 1/62458). Mit anderen Worten, die „primäre“ spielt neben der Hauptfunktion - der Bilanzierung und Erfassung der Tatsachen des Wirtschaftslebens - eine wichtige Rolle in der Steuerbuchhaltung. Trotz der Tatsache, dass sich viele Materialien (auch in unserem Magazin) dem Problem der Registrierung von Primärdokumenten widmen, tauchen immer wieder Fragen zu diesem Thema auf. Einige davon werden wir heute unter Berücksichtigung der Erläuterungen der offiziellen Stellen beantworten.

Regeln für die Verarbeitung von Primärdokumenten

Bei der Erstellung von Primärdokumenten muss eine wirtschaftliche Einheit zunächst die Regeln des Art. 9 des Bundesgesetzes vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ (im Folgenden - Gesetz Nr. 402-FZ). In diesem Artikel wird die Anforderung festgelegt, jede (!) Tatsache des Wirtschaftslebens mit einem primären Buchführungsdokument zu formalisieren. Außerdem definiert der genannte Artikel eine Liste von erforderliche Angaben, die ein solches Dokument enthalten sollte (Absatz 2):

Titel des Dokuments;

Datum der Erstellung des Dokuments;

der Name der Wirtschaftseinheit, die das Dokument erstellt hat;

der Wert der natürlichen und (oder) monetären Messung der Tatsache des Wirtschaftslebens unter Angabe der Maßeinheiten;

den Namen der Position der Person (Personen), die die Transaktion, den Vorgang durchgeführt (durchgeführt) und für die Ausführung verantwortlich (verantwortlich) ist;

Unterschriften der Personen, die die Transaktion, des Vorgangs und der für die Ausführung verantwortlichen Personen durchgeführt haben, unter Angabe des Nachnamens und der Initialen oder anderer Angaben, die zur Identifizierung dieser Personen erforderlich sind.

Teil 5 der Kunst. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ sieht die Möglichkeit vor, ein Buchhaltungsdokument in elektronischer Form zu erstellen.

Wesentlicher Moment : Das Rechnungslegungsrecht sieht die Möglichkeit vor, primäre Rechnungslegungsdokumente auf Papier auszustellen und / oder v in elektronischer Form... Es stellt sich heraus, dass das Gesetz Nr. 402-FZ erfordert keine gleichzeitige Anwesenheit Primärpapier und elektronische Dokumente. Mit einem Wort, eine wirtschaftliche Einheit hat das Recht, unabhängig zu wählen, in welcher Form sie Buchführungsdokumente erstellt und sie mit Gegenparteien austauscht - in Papierform oder elektronisch, da keine von ihnen im Gesetz Nr. 402-FZ als vorrangig bezeichnet wird (vorausgesetzt) dass sie unter Berücksichtigung der Anforderungen der geltenden Gesetzgebung erstellt und unterzeichnet werden). Zwar unterscheiden sich die Anforderungen des Steuer- und Bilanzrechts.

Die Nuancen der Verarbeitung elektronischer Primärdokumente

Damit ein in elektronischer Form erstelltes Dokument einem Papierdokument gleichgestellt ist, muss es alle obligatorischen Angaben des primären Buchhaltungsdokuments (deren Liste ist oben aufgeführt) und eine elektronische Signatur (ES) enthalten.

Zur Erinnerung: Die geltenden Rechtsvorschriften sehen die Verwendung von drei Arten von Signaturen für die Unterzeichnung elektronischer Dokumente vor – einfache, verstärkte unqualifizierte und erweiterte qualifizierte Signaturen.

Aufgrund von Absatz 3 der Kunst. 21 des Gesetzes Nr. 402-FZ Arten von elektronischen Signaturen, die zum Unterzeichnen von Dokumenten verwendet werden Buchhaltung eingestellt sind Bundesnormen Buchhaltung. Allerdings wurde der Standard noch nicht verabschiedet, der festlegt, welche Signatur (der drei oben genannten) zur Unterzeichnung elektronischer Primärdokumente verwendet werden soll. Die aktuelle PBU sagt nichts über die Arten von elektronischen Signaturen aus, die verwendet werden müssen, um Primärdokumente zu signieren.

In diesem Zusammenhang ermöglicht das Finanzministerium aus buchhalterischen und steuerlichen Gründen die Unterzeichnung einer "elektronischen" Primär irgendein die im Gesetz Nr. 402-FZ vorgesehene elektronische Signatur (siehe z. B. Schreiben Nr. 03-03-06 / 2/53176 vom 12.09.2016).

Für die Bilanzierung ist diese Annahme der Finanziers vielleicht gerecht.

Beachten Sie: Organisation der Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten, einschließlich primärer Buchhaltungsdokumente, Buchhaltungsregister, erstellt in Form eines mit einer elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokuments, der vom Finanzministerium der UdSSR vom 29. Juli genehmigten Verordnung über Dokumente und Arbeitsabläufe in der Buchhaltung , 1983, Nr. 105 (teilweise nicht im Widerspruch zu den einschlägigen Gesetzgebungs- und anderen Rechtsakten, die später herausgegeben wurden), und den Regeln, die durch die Verordnung des russischen Kulturministeriums vom 31. März 2015 Nr. 526 genehmigt wurden (siehe Anhang der Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 22. Januar 2016 Nr. 07-04-09 / 2355).

Aber nicht für die Steuerbilanz. Hierzu sind die jüngsten Klarstellungen von Beamten des Finanzministeriums im Schreiben vom 20.12.2017 Nr. 03-03-06 / 1/85248 zu berücksichtigen. Das haben sie betont Beziehungen im Bereich der Verwendung elektronischer Signaturen im Zivilverkehr geregelt durch das Bundesgesetz vom 06.04.2011 Nr. 63-FZ. Die Voraussetzungen für die Anerkennung elektronischer Dokumente, die durch elektronische Signatur beglaubigt wurden, als gleichwertig mit Papierdokumenten, die die handschriftliche Unterschrift der Personen enthalten, die sie ausgestellt haben, sind daher in Art. 6 des Gesetzes Nr. 63-FZ.

Aus Klausel 1 des genannten Artikels folgt beispielsweise, dass ein elektronisches Dokument signiert qualifizierte ES , zur Ausführung oder Benachrichtigung genommen auf Augenhöhe mit Papierdokument in fast allen Fällen , außer in Fällen, in denen die Verpflichtung zur Erstellung eines Papierdokuments in Bundesgesetzen und Rechtsakten der Verordnung verankert ist. Und Abschnitt 2 definiert die Bedingungen für die Anerkennung eines unterzeichneten elektronischen Dokuments einfach oder unqualifizierte elektronische Signatur , gleichbedeutend mit einem Papierdokument in der Vereinbarung zwischen den Teilnehmern der elektronischen Interaktion. Es gibt zwei Bedingungen:

1. Bei Verwendung von einfache ES die Vereinbarung muss die Regeln (Art. 9 des Gesetzes Nr. 63-FZ) zur Bestimmung der Person enthalten, die das elektronische Dokument unterzeichnet, sowie die Verpflichtung der Person, die den einfachen ES-Schlüssel erstellt und (oder) verwendet, um dessen Vertraulichkeit zu wahren .

2. Bei Verwendung von unqualifizierte elektronische Signatur die Vereinbarung sollte das Verfahren zur Überprüfung der elektronischen Signatur vorsehen.

Also bei der Organisation elektronische Dokumentenverwaltung zwischen dem "vereinfachten" und seinen Gegenparteien haben die Parteien das Recht, jeglicher Art elektronische Signatur (zum Beispiel eine einfache elektronische Signatur). Für die Interaktion mit Gegenparteien (Ausführung von Dokumenten für Transaktionen) reicht eine solche Unterschrift völlig aus. Darüber hinaus ist in der Abgabenordnung nicht enthalten keine zusätzlichen Anforderungen an die Ausführung von Primärdokumenten in elektronischer Form.

Gleichzeitig Fälle bei denen Informationen in elektronischer Form, unterzeichnet mit einer einfachen elektronischen Signatur, wird erkannt elektronisches Dokument, Äquivalent ein handschriftlich unterschriebenes Papierdokument, nicht in der Abgabenordnung definiert (siehe Brief Nr. 03-03-06 / 1/85248). Aber! Es nennt direkt eine Reihe von Fällen, in denen Steuerzahler einen Antrag stellen müssen qualifizierte ES , zum Beispiel:

bei der elektronischen Interaktion mit Steuerbehörden (Senden von Informationsnachrichten) (Absätze 5.1, 7, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation);

beim Senden von Anträgen auf Rückerstattung (Verrechnung) von Steuern (Art. 78, Abgabenordnung der Russischen Föderation);

bei der Einreichung von Steuerberichten Berichte über Versicherungsprämien (§§ 1, 5 des Artikels 80, Absatz 1 des Artikels 431 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Basierend auf den oben genannten Normen insgesamt kam das Finanzministerium im Schreiben Nr. 03-03-06 / 1/85248 zu dem Schluss, dass ein in elektronischer Form erstelltes und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnetes Dokument kann ein Dokument sein, das die dem Steuerpflichtigen entstandenen Ausgaben bestätigt, wenn Bundesgesetze oder andere Rechtsakte keine Verpflichtung zur Erstellung eines solchen Dokuments auf Papier vorsehen.

Bitte beachten: elektronisch Dokument unterzeichnet qualifizierte ES, ist ein ordnungsgemäßer urkundlicher Nachweis der bei der Besteuerung berücksichtigten Aufwendungen des Steuerpflichtigen. Aber nur, wenn die geltende Gesetzgebung die obligatorische Erstellung eines Papierdokuments nicht vorsieht.

Auf diese Weise, für steuerliche Zwecke hat nur eines der drei möglichen ES eine klare Priorität - erweiterte qualifizierte elektronische Signatur ... Das bedeutet, dass der „Vereinfachte“ nicht das Wahlrecht hat, diese oder jene Art der elektronischen Signatur für die Steuerbuchhaltung zu verwenden.

Beachten Sie: die Abgabenordnung der Russischen Föderation verankert das Recht eines Beamten Finanzamt eine Steuerprüfung durchzuführen, von der geprüften Person die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen zu verlangen. Gleichzeitig sieht Ziffer 2 die Möglichkeit vor, elektronische Dokumente (über TCS-Kanäle) einzureichen. In elektronischer Form können jedoch nur solche Dokumente eingereicht werden, deren Übermittlungsformate über die TCS-Kanäle vom Föderalen Steuerdienst genehmigt wurden (siehe Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 09.02.2016 Nr. ED-4-2 / [E-Mail geschützt]). Zum Beispiel eine Vereinbarung (Vereinbarung, Vertrag), einschließlich Ergänzungen (Änderungen); Abnahmebescheinigung für Arbeit (Dienstleistungen); Frachtbrief; Frachtbrief (TORG-12). Wenn das elektronische Format für die Übermittlung des einen oder anderen Primärdokuments zur Bestätigung der Ausgaben des Steuerpflichtigen vom Eidgenössischen Steuerdienst nicht genehmigt wird, wird ein solches Dokument in Papierform in Form einer beglaubigten Kopie vorgelegt (siehe Schreiben des Eidgenössischen Steuerdienstes Russlands Nr. SD-3-3 / 808 vom 29. Februar 2016) ...

Ist Faksimile auf Primärdokumenten legal?

Zuvor wurde erwähnt, dass eine der obligatorischen Voraussetzungen für die Ausführung des Primärdokuments die Unterschrift der Person (Personen) ist, die in Absatz 2 der Kunst vorgesehen ist. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ, unter Angabe des Nachnamens und der Initialen oder anderer Details, die zur Identifizierung dieser Person(en) erforderlich sind. Die Art der Anbringung einer solchen Unterschrift – handschriftlich (mechanisch) oder per Fax – ist im Gesetz Nr. 402-FZ nicht vorgeschrieben. Gleichzeitig enthält es kein direktes Verbot der Verwendung einer Faksimile-Unterschrift bei der Ausführung von Primärdokumenten. Schließlich ist der Vorteil der letzteren Methode nicht zu leugnen, insbesondere in einer Situation, in der der Steuerzahler täglich eine Vielzahl von „Primärgütern“ erstellen muss.

Für ein sachliches Gespräch halten wir es für sinnvoll zu erklären, was ein Faksimile ist. Zum Beispiel wird in der Resolution des Präsidiums des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation vom 27. September 2011 Nr. 4134/11 der Begriff "Faksimile" als Klischee definiert, dh als genaue Wiedergabe einer Unterschrift mittels Fotografie und Druck. Und in Abschnitt 2 der Anweisung über das Verfahren zur Herstellung, Abrechnung, Lagerung und Vernichtung von Siegeln, Stempeln und Faksimiles sowie deren Ausgabe und Verwendung im System des Innenministeriums Russlands heißt es, dass die Faksimile ist analog zu originale persönliche Unterschrift der Person, die mit mechanischen Mitteln erstellt wurde.

Aufsichtsbehörden lehnen die Verwendung von Faksimiles auf Primärdokumenten grundsätzlich ab. Daran erinnerte auch das jüngste Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 08.12.2017 Nr. 03-03-06 / 1/81951. Zuvor haben die Finanziers im Schreiben vom 13. April 2015 Nr. 03-03-06 / 20808 auch darauf hingewiesen, dass die geltende Gesetzgebung die Verwendung einer Faksimileunterschrift bei der Erstellung von Primärdokumenten nicht vorsieht, diese müssen von der verantwortliche Person.

Die Beamten begründen ihr Verbot jedoch in keiner Weise, sie bestehen nur darauf, dass das Dokument Folgendes enthalten sollte: persönlich Unterschrift der Person, die es ausgestellt hat. Zwar war die Erwähnung der persönlichen Unterschrift in Art. 9 des Gesetzes Nr. 129-FZ - der Vorgänger des Gesetzes Nr. 402-FZ. Im Strom normativer Akt es spricht von der Signatur, ohne ihre Identität zu erwähnen. Doch der Hinweis auf die abgelaufene Norm stört die Finanziers überhaupt nicht.

Aber auch wenn die Hinweise zur Pflicht zur eigenhändigen Unterschrift auf dem Dokument in Absätzen. 7 S. 2 Art.-Nr. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ kann dieser Hinweis unserer Meinung nach (unter Berücksichtigung der obigen Definitionen des Begriffs "Faksimile") nicht eindeutig so ausgelegt werden, dass die Unterschrift eigenhändig angebracht werden muss oder mechanisch.

Nicht zufällig Arbitragepraxis zu diesem Thema ist umstritten.

Die Möglichkeit der Verwendung einer Faksimileunterschrift für die Erteilung einer "Primär" wird beispielsweise im Beschluss der Armee der RF vom 29.03.2017 Nr. 307-KG17-1822 in der Sache Nr. A42-3320 / 2015 angegeben. Das Fehlen eines Verbots der Faksimile-Vervielfältigung von Unterschriften auf Primärdokumenten in der Steuergesetzgebung wird in der Verordnung des AC BBO vom 09.02.2016 Nr. F01-6109 / 2015 in der Sache Nr. A29-3865 / 2015 festgestellt.

Es gibt jedoch Gerichtsakte, die besagen, dass mit Faksimile unterzeichnete Primärdokumente nicht als Dokumente gelten, die in Übereinstimmung mit den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation erstellt wurden. So stellten die Schiedsrichter der AS MO im Beschluss vom 06.04.2015 Nr. F05-3258 / 2015 in der Sache Nr. A40-4051 / 14 fest, dass die Verwendung von Faxen nicht für die ordnungsgemäße Verarbeitung von Dokumenten für Primär- und Steuerbuchhaltung. Sie werden von den Richtern des AC MO bestätigt, die im Dekret vom 05.10.2016 Nr. F05-5570 / 2016 in der Sache Nr. A40-5400 / 15 angegeben haben, dass Die Rechnungslegungsvorschriften sehen ein direktes Verbot der Verwendung der Faksimile-Wiedergabe der Unterschrift des Leiters bei der Erstellung von Primärdokumenten vor, die finanzielle Folgen haben. Die Tatsache, dass Buchhaltungsunterlagen die persönlichen Unterschriften der betreffenden Personen enthalten müssen, wird auch im Beschluss der CA UO vom 19. August 2016 Nr. F09-7693 / 16 in der Sache Nr. A71-6027 / 2015 (Nach Definition von der RF-Streitkräfte vom 19. Dezember 2016 Nr. 309-KG16 -16803 bestätigt).

Wir fügen unsererseits hinzu, dass die Tatsache des Vermerks von Primärdokumenten mit einer Faksimileunterschrift keine ausreichende Grundlage für die Behauptung sein kann, dass keine urkundliche Bestätigung der dem Steuerpflichtigen entstandenen Kosten vorliegt. Aber in jedem Fall werden die Finanzbehörden auf solche Dokumente achten (siehe z. B. Beschluss des Zentralen Organisationskomitees vom 16.11.2017 Nr. F10-4607 / 2017 in der Sache Nr. A09-15640 / 2016).

Beachten Sie: für die Bildung von Steuerbuchhaltungsdaten sind ordnungsgemäß erstellte Dokumente erforderlich, die die durch die "Vereinfachten" entstandenen Kosten bestätigen. Insofern ist es für die „Vereinfachten“ sicherer, Primärdokumente „lebendig“ zu unterschreiben, da sonst Ansprüche der Finanzverwaltung möglich sind und ihre Position vor Gericht verteidigt werden muss.

Primärdokumente: "kann nicht ersetzt werden"

Im Schreiben vom 23.10.2017 Nr. 03-03-10 / 69280 stellte das Finanzministerium fest, dass das Gesetz Nr. 402-FZ nicht bereitgestellt vollständiger Ersatz des bisher für die Buchhaltung akzeptierten Hauptbuchhaltungsbelegs durch einen neuen, korrekten Beleg bei Fehlern im Hauptbeleg. Aber auch solche Aktionen sind nicht verboten. Übrigens verbietet die Abgabenordnung auch nicht, fehlende Informationen in Primärdokumente einzutragen und zu korrigieren, indem sie gemäß den gesetzlichen Anforderungen vollständig durch neue Dokumente mit den gleichen Details ersetzt werden. Auf diese Nuance hat die AS PO im Beschluss Nr. F06-20469 / 2017 vom 24. Mai 2017 zur Sache Nr. A72-5811 / 2016 hingewiesen.

Die Schiedsrichter halten eine solche Ersetzung für möglich. In dem Beschluss des Neunzehnten Berufungsgerichts vom 21. Februar 2013 in der Sache Nr. A64-3569 / 2012 wird also festgestellt: das Gesetz (in diesem Fall handelt es sich um das Gesetz Nr. unter Verletzung der etablierten oder unrichtige Angaben über abgeschlossene Geschäftsvorfälle enthalten, und verbietet es dem Unternehmen nicht, die Widersprüchlichkeit der Primärdokumente mit den Anforderungen des Rechnungslegungsrechts dadurch zu beseitigen, dass ein falsch erstelltes Dokument korrigiert, erneut ausgestellt und durch ein erstelltes Dokument ersetzt wird oben in etablierte Ordnung und senden Sie neu ausgestellte Primärdokumente an Steuerbehörde oder an das Gericht, um die Rechtmäßigkeit der entstandenen Kosten nachzuweisen.

Wenn also kein Ersatz, dann sind Korrekturen und Korrekturen am "Primär" möglich. Ein ähnliches Recht der Untertanen ist in Art. 7 verankert. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ. Die gleiche Regel sieht vor, dass nicht jedes Dokument einer Berichtigung unterliegt. Es ist beispielsweise nicht möglich, Bargeld und Bankdokumente zu ändern (Ziffer 4.7 der Verordnung der Bank von Russland Nr. 3210-U vom 11. März 2014, Abschnitt 16 der Rechnungslegungsvorschriften und Abrechnungen im RF).

Gleichzeitig ist der Mechanismus zur Vornahme von Korrekturen an den Primärdokumenten in Artikel 7 der Kunst. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ nicht klar ausgeschrieben (was schließlich zum Anlass für Streitigkeiten über das Verfahren zur Berichtigung des "Primärdokuments" wurde), legt es nur die Mindestanforderungen an den Inhalt des korrigierten Primärdokuments fest. Tatsächlich legt dieser Absatz die Grundregeln für das Korrekturverfahren für die Vornahme von Korrekturen fest, das Verfahren zur Durchführung, das in Abschnitt beschrieben ist. 4 Vorschriften zu Dokumenten und Arbeitsabläufen in der Buchhaltung (im Folgenden: Vorschriften) - Korrekturen müssen mit der Angabe des Datums ihrer Einführung und Angaben zur Person, die sie vorgenommen hat, versehen werden.

Das Fehlen eines detaillierten Verfahrens zur Korrektur von primären Rechnungslegungsdokumenten im Gesetz Nr. 402-FZ ermöglicht es den Subjekten, solche Regeln selbst zu entwickeln und in den Rechnungslegungsgrundsätzen festzulegen. In der Praxis gibt es zwei gängige Möglichkeiten, Korrekturen am "Primär" vorzunehmen.

* Diese Methode, die in Kap. 4 der Verordnung gilt für manuell oder automatisiert erstellte Dokumente (d. h. mit speziellen Buchhaltungsprogrammen, z. B. "1C"). Im letzteren Fall ist dies trotz der elektronischen Methode zur Erstellung eines Dokuments tatsächlich nicht so, da es im Dokumentenfluss des Themas als gewöhnliches Papier verwendet wird.

** Diese Methode sollte nicht zum Korrigieren von zweiseitigen Dokumenten verwendet werden, da Änderungen an beiden Kopien vorgenommen werden müssen. Eine einseitige Änderung von Angaben in Primärdokumenten ohne gegenseitige Willensäußerung der Parteien ist rechtswidrig und zieht keine Rechtsfolgen nach sich (siehe z Nr. А43-27322 / 2014). Es ist auch unpraktisch, wenn mehrere Korrekturen am Dokument vorgenommen werden - in diesem Fall wird das Dokument unlesbar.

* Die genannte Methode basiert auf der Methode der Korrektur in Analogie zum anerkannten Verfahren zur Erstellung korrigierter Rechnungen. Der Titel - ein neues (korrigierendes) Dokument - ist den Empfehlungen der Stiftung NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Korrekturen in Primärdokumenten" entnommen. Im Sinne der zu analysierenden Frage und unter Berücksichtigung der Analogie zu Rechnungen ist es in diesem Fall zwar richtiger, von einem neuen (überarbeiteten) Dokument zu sprechen. Tatsächlich wird bei dieser Methode ein neues Primärdokument erstellt, um das falsche zu ersetzen.

Wesentlicher Moment : Die oben genannten Korrekturmöglichkeiten gelten nur für das Papier "primär". Fehler in elektronischen Dokumenten können aufgrund der technischen Besonderheiten ihrer Erstellung nicht durch ein Korrekturleseverfahren korrigiert werden. Der Einzige möglicher Weg ihre Beseitigung ist die Erstellung eines neuen (korrigierenden) elektronischen Dokuments.

Es ist nicht immer einfach, klassische Büroarbeit mit elektronischem Dokumentenmanagement zu verbinden. In diesem Artikel finden Sie Antworten auf die fünf häufigsten Fragen zu elektronischen Dokumenten. Wir sagen Ihnen, was ein elektronisches Dokument ist, wann es auf Papier übertragen werden kann und soll, wie Sie dem elektronischen Dokumentenaustausch rechtliche Bedeutung verleihen, wie Sie ein elektronisches Dokument als Anlage zu einem Papierbrief ausstellen und wie Sie elektronische Dokumente aufbewahren .

FRAGE 1: WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT?

Ein elektronisches Dokument enthält sein gesamtes Lebenszyklus- von der Erstellung bis zur Vernichtung - in elektronischer Form. Ein gedrucktes elektronisches Dokument – wie ein gescanntes Papierdokument – ist nur eine Kopie des Originals.

V letzten Jahren Theorie und Praxis der Büroarbeit streben danach, elektronische und Papierdokumente „anzufreunden“, um mit dem rasanten Verlassen des Online-Raums des Dokumentenflusses Schritt zu halten und ihn gleichzeitig zu erhalten rechtliche Bedeutung... Beispielsweise gibt es mehrere Varianten einer E-Mail, von denen nur eine ein echtes elektronisches Dokument ist:

ein mit einer elektronischen Signatur unterzeichneter Brief ist ein echtes elektronisches Dokument;
die per E-Mail versandte Nachricht ist kein Dokument, kann aber sein, sofern die Teilnehmer der Kommunikation dem zugestimmt haben;
eine gescannte Kopie des Briefes auf Papier ist kein elektronisches Dokument, aber wenn Absender und Empfänger vereinbart haben, dass der Austausch solcher Kopien rechtliche Handhabe, dann kann eine solche per E-Mail versandte Kopie einer E-Mail gleichgestellt werden. Wir werden mehr darüber in der Antwort auf die dritte Frage sprechen.

FRAGE 2: AUF WELCHEN MEDIEN DIE ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE VERWENDEN?

Sie können mit elektronischen Dokumenten sowohl online als auch auf Papier arbeiten. Natürlich ist es einfacher und schneller, elektronische Dokumente per E-Mail oder einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (im Folgenden: EDMS) auszutauschen, aber dies ist nicht immer möglich. Das Ergebnis sind Papierkopien elektronischer Dokumente.

Drucken Email um daran zu arbeiten, können Sie, aber vergessen Sie nicht: Wenn Sie Briefe mit dem Adressaten auf einer elektronischen Plattform austauschen, muss die Antwort auf diesen Brief elektronisch sein. Außerdem: Ein Bürger kann verlangen, dass ihm eine Antwort auf seine Beschwerde per E-Mail zugesandt wird.

Die internen Regeln der Organisation können festlegen, dass ein bestimmtes Dokument nur in elektronischer Form vorliegt. Memos werden in der Regel als erstes auf dem Online-Space angezeigt. Mitarbeiter tauschen sie in EDMS, Cloud-Diensten oder per E-Mail aus.

Es gibt jedoch Normen, die den Ausdruck elektronischer Dokumente vorschreiben, um sie auf Papier in die Akte zu legen.

FRAGE 3: WIE HALTE ICH MIT ELEKTRONISCHEN DOKUMENTEN EINEN RECHTSBEDEUTIGENDEN DOKUMENTENFLUSS AUF?

Elektronische Dokumente werden mit elektronischen digitalen Signaturen (nachfolgend EDS) signiert. Gleichzeitig ist nur ein verstärkter qualifizierter EDS, der in einem vom Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation Russlands akkreditierten Zertifizierungszentrum registriert ist, ein absolutes Analogon zu einem handgeschriebenen. Es kann bei der Kommunikation mit Regierungsbehörden verwendet werden. Organisationen können miteinander kommunizieren, indem sie Dokumente verwenden, die von jeder Art von EDS signiert wurden: Enhanced Qualified, Enhanced Unqualified oder Simple. Welche Art von digitaler Signatur verwendet werden soll, muss in der Vereinbarung angegeben werden.

Ein Fragment der Vereinbarung über die Verwendung elektronischer Signaturen durch die Parteien ist in Beispiel 1 enthalten.

Auf Wunsch können die Parteien in der Vereinbarung festlegen, dass Nachrichten in Mail-Clients und Messengern, SMS-Nachrichten Rechtskraft haben.

FRAGE 4: WIE HÄNGT MAN EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT AN EINEN PAPIERBRIEF AN?

Dokumentenpakete werden von der Organisation mit Anschreiben verschickt. Elektronische Dokumente sind keine Ausnahme. Aber manchmal müssen Sie ein Anschreiben mit mehreren Papier- und mehreren elektronischen Anhängen senden. In diesem Fall müssen Sie zunächst eine elektronische Bewerbung vorbereiten: auf eine CD oder Flash-Karte brennen. Dann schreibe ein Anschreiben. Legen Sie die Beilage schließlich in einen Umschlag mit einer Diskette oder einem Flash-Laufwerk.

Hauptrequisiten Motivationsschreiben- Variable 19 "Bewerbungshinweis".

Hier sind Beispiele für ein Anschreiben (Beispiel 2) und ein CD-Cover (Beispiel 3).

FRAGE 5: WIE SPEICHERN SIE ELEKTRONISCHE DOKUMENTE?

Das Hauptprinzip bei der Speicherung elektronischer Dokumente ist keine Diskriminierung durch das Medium! Die Archivierungsregeln sind für Papier- und elektronische Akten gleich. Bei der Speicherung elektronischer Dokumente gibt es jedoch einige Besonderheiten. Sie sind in den Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Buchhaltung und der Verwendung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Dokumenten in Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen und Organisationen (im Folgenden - Regeln 2015) festgelegt.

Ein elektronisches Dokument wird vor dem Versand zur Speicherung aus dem Programm, in dem es erstellt wurde, entladen und in einem unveränderlichen Format gespeichert: Die Regeln von 2015 empfehlen PDF / A, aber die Organisation muss kaufen Software damit zu arbeiten. Das optimale Format zum Speichern elektronischer Dokumente, das für viele Organisationen geeignet ist, ist PDF.

Eine elektronische Datei wird auf einem separaten elektronischen Träger aufgezeichnet. Die beste Option ist eine einmal beschreibbare CD. Die Regeln von 2015 verlangen, dass Sie eine elektronische Datei auf zwei Datenträgern aufzeichnen: eine Kopie ist eine Arbeitskopie, die zweite ist die Hauptkopie. Dies gilt nur für Fälle dauerhafter und längerer (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen. Wenn die Datei eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren hat, kann sie nicht in das Archiv übertragen werden, indem sie einfach in einem unveränderlichen Format gespeichert wird. Wenn ein solcher Fall noch in den Speicher übertragen werden muss, reicht es aus, ihn auf eine Festplatte zu schreiben.

Für jeden Fall wird ein Deckblatt erstellt (Beispiel 4).

Elektronische Dateien auf Datenträgern werden gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren in das Archiv übertragen.

ZUSAMMENFASSUNG

Elektronische Dokumente von der Erstellung bis zur Vernichtung liegen in elektronischer Form vor.
Sie können mit elektronischen Dokumenten auf jedem Medium arbeiten.
Die Organisation legt die Regeln für den Austausch elektronischer Dokumente in einer Vereinbarung untereinander fest.
An einen Papierbrief kann ein elektronisches Dokument angehängt werden. Der Antrag wird gemäß GOST R 7.0.97 erstellt. System von Standards für Information, Bibliothekswesen und Veröffentlichungen. Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram.
Elektronische Dokumente werden auf CDs in das Archiv der Organisation übertragen, die gemäß den Regeln von 2015 gestaltet sind.

1. Informationen in elektronischer Form, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem handschriftlich unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist, und können in jedem Rechtsverhältnis gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation verwendet werden, mit Ausnahme der wenn Bundesgesetze oder solche, die nach ihren Rechtsakten erlassen wurden, das Erfordernis der Erstellung eines Dokuments ausschließlich in Papierform vorsehen.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

3.1. Wenn nach ihnen erlassene Bundesgesetze, Verordnungsgesetze vorsehen, dass das Dokument von mehreren Personen zu unterzeichnen ist, muss das elektronische Dokument von den Personen (Bevollmächtigten der Stelle, Organisation), die dieses Dokument erstellt haben, mit der Art Signatur, die durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation für die Unterzeichnung des erstellten elektronischen Dokuments mit einer elektronischen Signatur festgelegt wird.