Office-Programm. Elektronisches Büro. Versenden von Briefen an Korrespondenten

Große Unternehmen führen jährlich Korrespondenz mit Zehntausenden von Gegenparteien, und Tausende von Mitarbeitern erstellen interne Dokumente. Ein Teil der Korrespondenz kann in Papierform entgegengenommen und bearbeitet werden. Elektronische Büroverwaltungssysteme helfen Unternehmen, die Arbeitseffizienz um ein Vielfaches zu steigern und bilden eine einzige Ablage aller Dokumente.

„Office“ deckt den gesamten Kreislauf der Arbeit mit Papierdokumenten ab: von der Eingabe über die Registrierung bis hin zur Einreichung im Archiv. Die Funktionalität ist vollständig konsistent Russische Maßstäbe Büroarbeit, wodurch Sie die meisten "manuellen" Vorgänge automatisieren können.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsprotokollen

Die genehmigte Zusammensetzung der Nomenklatur der Fälle wird in einem speziellen Verzeichnis des Systems geführt. Bei der dezentralen Verbuchung von Dokumenten sind Registrierungsorte innerhalb von Strukturabteilungen vorgesehen.

Nomenklatur der Fälle

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übertragung an das Archiv für jede Nomenklaturdatei können Sie automatisch das Deckblatt des Falls sowie ein Dokumentenverzeichnis ausdrucken. Die Vorbereitungszeit für die Archivierung und Suche im Archiv wird um ein Vielfaches verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Um ein Dokument in DIRECTUM einzugeben, füllen Sie die erforderlichen Felder der Registrierungskontrollkarte (RCC) aus, und die Registrierungsnummer wird automatisch zugewiesen. Ein flexibles Nummerierungssystem ermöglicht es Ihnen, einem Dokument im Rahmen jedes Registrierungsprotokolls beliebig und automatisch eine Nummer zuzuweisen. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode und alle erforderlichen Details enthalten. Mit der Implementierung der Lösung wird die durchschnittliche Zeit für die Registrierung von Dokumenten um 35-50 % reduziert.

Beispiel RKK

RKK enthalten Primärdaten (Unterteilung, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer usw.) sowie Informationen über den Status eines beliebigen Papierdokuments, z. B. seinen Standort. Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen hat jeder Registrierungsort seinen eigenen RSC. Sie können die Bewegung eines Papierdokuments innerhalb des Unternehmens entlang der Kette der erstellten RCMs verfolgen.

Sie können dem RKK auch ein Dokument oder dessen eingescanntes Bild beifügen. Für die schnelle Erfassung einer großen Menge an Dokumenten wird der Streaming-Eingabedienst DIRECTUM Capture Service verwendet. Sie unterstützt verschiedene Wege Eingabe von Dokumenten: Erfassung aus E-Mail oder aus dem Dateisystem (z. B. von einem Scanner).

Die Funktion zum Erstellen des RCM und Befüllen der Daten kann auf die intelligenten Mechanismen von Ario übertragen werden. Nach Erhalt des Dokuments ordnen sie es selbstständig ein, erkennen den Text und füllen den RKK mit den extrahierten aussagekräftigen Informationen aus. Der Sachbearbeiter kann nur die Richtigkeit der Füllung überprüfen. Dadurch können Sie die Zeit für die Registrierung weiter verkürzen und die Anzahl der Routineoperationen reduzieren.

Prüfung und Ausführung eingehender Dokumente

Nach der Registrierung des eingehenden Dokuments sendet der Sachbearbeiter es mit wenigen Klicks zur Prüfung an den Leiter. Basierend auf den Ergebnissen der Prüfung des Dokuments erstellt der Sekretär oder der Leiter selbst Anweisungen für das Dokument.

Wenn der Leiter einen Assistenten hat, wird die Vorprüfung des Dokuments mit der Vorbereitung einer Beschlussvorlage von seinem Assistenten durchgeführt. Der Leiter kann nur den Beschlussentwurf genehmigen und Anweisungen zur Ausführung erteilen.

Bei der Ausführung von Aufträgen wird Folgendes sichergestellt:

Fixierung der Korrespondenz über die Ausführung;
die Möglichkeit der Delegation und Einsendung zur Überarbeitung;
Kontrolle von Fristen, Anträge auf eine neue Frist.

Vorgesetzte verfolgen die Leistung visuell. Alle an der Arbeit Beteiligten haben Zugriff auf eine kurze Zusammenfassung, die den Status der zugehörigen Aufgaben widerspiegelt.

Questbaum

Versenden von Briefen an Korrespondenten

Die Lösung ist eng mit dem Modul „Austausch mit Kontrahenten“ integriert. Sobald ein ausgehender Brief genehmigt wurde, ist es einfach, ihn über Dokumentenaustauschsysteme an die Empfänger zu senden – dadurch entfällt das wiederholte Drucken eines Dokuments und die Zustellkosten werden reduziert.

Darüber hinaus können Sie für ausgehende Dokumente eine Mailingliste für Organisationen angeben und automatisch versenden E-Mails Empfänger oder bedrucken Sie Umschläge, die den Standards der Russischen Post entsprechen.

Umschlagdruck

Vorbereitung und Einarbeitung in organisatorische und administrative Dokumente

Die Registrierung und das Versenden von Verwaltungsdokumenten zur Genehmigung erfolgt vollständig automatisiert. Es reicht aus, die erforderlichen Daten im Aktionsassistenten einzugeben, woraufhin das System ein Dokument generiert und es zur Genehmigung und Unterzeichnung an die erforderlichen Mitarbeiter sendet:

Das Organisations- und Verwaltungsdokument kann nach Unterzeichnung an interessierte Mitarbeiter zur Einsicht versandt werden. Dazu müssen Sie einen Verteiler im RKK ausfüllen. Diese Liste kann auch in Zukunft verwendet werden, um ein anderes Dokument zu verteilen.

Mitarbeiter aus der Mailingliste erhalten Aufgaben, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen. Im DIRECTUM-System reicht es aus, die Aufgabe abzuschließen, um die Einarbeitung zu bestätigen. Und wenn eine Aufgabe gesendet wird, um sich mit einem Dokument vertraut zu machen, das nicht im System eingegeben ist, wird dies im Text der Aufgabe angegeben und die Ausführenden machen sich mit dem Dokument in Papierform vertraut.

Suche und Analyse

Nach den bekannten Angaben kann sowohl das elektronische Dokument selbst als auch dessen RKK gefunden werden, zusammen mit Informationen über den Ort und den Ausführungsstand des Dokuments.

Suche nach RKK

Schnell finden gewünschtes Dokument zusammen mit der RKK ist dies auch durch einen Barcode auf einem Papieranalog des Dokuments möglich. Dank der schnellen Identifikationstechnologie wird der Barcode von einem speziellen Scanner gelesen, wonach das System automatisch das Dokument und die damit verbundenen Aufgaben findet.

Aktionsfenster für gefundenes Dokument

Um die Effizienz der Arbeit der Benutzer zu analysieren, bietet das System spezialisierte Berichte: „Einarbeitungsliste“, „Kontrolle des Zeitpunkts der Auftragsausführung“, „Statistik der Auftragsausführung“, „Zurückzugebende Dokumente“ usw.

Beispiel melden

Der Webclient kann in entfernten Niederlassungen einer geografisch verteilten Organisation oder als Hauptclient verwendet werden und bietet plattformübergreifende und einfache Verwaltung. Alles, was Sie zum Arbeiten benötigen, ist ein Internetzugang.

Eingehende RKK im Weboffice

Implementierungseffekt

Mit der Lösung erhalten die Mitarbeiter zeitnah Aufträge und Anweisungen zur Ausführung. Ausführungskontrolle Managemententscheidungen wird komplett durchsichtig.

Auf ein Minimum verringert das Risiko, Dokumente zu verlieren
2 mal die Zeit für die Vorbereitung und Genehmigung eines ausgehenden Schreibens wird verkürzt
12 mal Beschleunigen Sie die Suche nach dem Speicherort von Papierdokumenten
2 mal die Aufbereitung von Informationen an die Geschäftsleitung zur Ausführung von Weisungen wird beschleunigt
Um 20 % Erhöhen Sie die Ausführung von Anweisungen des Managements

Typischerweise liegt die Verantwortung für die Sicherstellung des „papierenen“ Arbeitsablaufs und die Überwachung der Ausführung von Aufträgen bei den mit der Büroarbeit befassten Abteilungen der Organisation: der Geschäftsstelle, dem Fallmanagement sowie den Verantwortlichen für die Büroarbeit in den strukturellen Abteilungen. Für sie ist das Modul „Office“ des elektronischen Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystems DIRECTUM gedacht. Dieses Modul erleichtert die Durchführung von Routineoperationen zur Verarbeitung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen der GSDOU, auf denen die traditionelle russische Bürotechnologie basiert:

Einheitliche Registrierung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mithilfe von Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC);
Registrierung des Standorts eines Papierdokuments in jeder Phase seiner Lebenszyklus: Prüfung durch das Management, Genehmigung des Entwurfsdokuments, Ausführung usw.;
Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Weisungen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsleitung;
abschreibung von Dokumenten im Fall gemäß der in der Organisation angenommenen Nomenklatur der Fälle;
schnelle Suche nach den erforderlichen Informationen zu Status, Verfügbarkeit und Bewegung von Papierdokumenten;
das Notwendige zu besorgen Standardformen und Zeitschriften u Statistische Berichte Dokumentenfluss der Organisation.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Modul „Büro“, den Austausch zwischen verschiedenen Organisationen zu organisieren. Mit diesem Austausch ist es möglich, zu verwenden elektronische Unterschrift(ES) und spezielle Mechanismen des Systems ermöglichen es Ihnen, die Zustellung von Dokumenten zu steuern. Die Austauschprinzipien basieren auf dem Industriestandardaustausch elektronische Dokumente"Interaktion von Automatisierungssystemen für das Dokumentenmanagement", genehmigt von der Guild of Document Managers.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsprotokollen

Mit dem flexiblen Nummerierungssystem können Sie einem Dokument in einem Abschnitt eine Nummer zuweisen elektronisches Tagebuch Anmeldung. Für jedes Journal wird ein willkürliches Verfahren zur automatischen Nummerierung von Dokumenten innerhalb des Journals eingestellt. Die Nummer kann einen Abteilungscode, einen Journalcode und andere notwendige Details enthalten.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Archivübertragung für jede Nomenklaturdatei können Sie das Deckblatt des Falls sowie ein Inventar der Falldokumente ausdrucken, was die Zeit für die Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung erheblich verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Zur Registrierung von Dokumenten im Modul "Büro" werden Registrierungs- und Kontrollkarten (RCCs) verwendet, die alle Primärdaten enthalten (Ansprechpartner, Organisationseinheit, Vertreter der Organisation, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer, Betreff und Zusammenfassung Dokument, Liefermethode usw.) sowie die erforderlichen Informationen über den Status aller Papierdokumente der Organisation (Standort, Ausführungsstatus usw.). Für ausgehende Dokumente können Sie eine Verteilerliste für Organisationen angeben.

Das System implementiert die Möglichkeit, Dokumente sowohl von Organisationen als auch von Bürgern zu registrieren.

Für Organisationen, die eine dezentrale Registrierung von Dokumenten verwenden, verwendet das System Registrierungsorte - Arbeitsplätze von Sekretärinnen und Büropersonal. Jeder Registrierungsort kann einer oder mehreren Abteilungen dienen. Je nach Registrierungsort können Zugriffsrechte auf Daten differenziert werden.

Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen kann jeder Registrierungsort seinen eigenen RSC haben. So entsteht eine RKK-Kette, entlang der es möglich ist, die Bewegung eines Papierdokuments nicht nur zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung, sondern auch zwischen Abteilungen zu verfolgen. Darüber hinaus erfolgt über das RSC die Verknüpfung der registrierten Dokumente des Systems untereinander, wie z. B.: „In Antwort auf“, „In Ausführung“ usw.

Das Registrierungsverfahren ist einfach und besteht darin, die erforderlichen Felder der RKK auszufüllen, während die Registrierungsnummer automatisch zugewiesen wird.

Bei der Anmeldung direkt bei der RKK besteht die Möglichkeit, ein eingescanntes (elektronisches) Dokument in das Modul „Elektronische Dokumentenverwaltung“ mit automatischer Anlage an die RKK einzugeben. Für die zeitnahe Erfassung einer großen Dokumentenmenge werden die Systemeingangsdienste verwendet, die eine Inline-Erfassung der Dokumente in das Modul gewährleisten. In Zukunft kann die RKK sowie das eingegebene elektronische Dokument dank der in das System integrierten Technologie der schnellen Identifizierung leicht anhand des Strichcodes auf dem Papieranalog des Dokuments gefunden werden.

Laut RKK werden Protokolle über eingehende und ausgehende Dokumente gedruckt. Für ausgehende Dokumente können Sie automatisch einen Aufkleber generieren und auf den Umschlag drucken.

Bewegung und Ausführung von Dokumenten

Nach der Registrierung durchläuft das eingehende Dokument die Phasen der Prüfung, Lösung, Kontrolle und Ausführung des Dokuments. Gleichzeitig kann die weitere Arbeit der Testamentsvollstrecker mit dem Dokument vollständig in durchgeführt werden im elektronischen Format. Dies reduziert den Zeitaufwand der Interpreten erheblich und verhindert den versehentlichen Verlust des Originals.

Je nach Arbeitsstil des Managers wird das Dokument von ihm entweder in Papierform oder in elektronischer Form betrachtet.

Auf der Grundlage des Beschlusses des Leiters kann das Dokument mit der Bestellung von Testamentsvollstreckern, Anweisungen und Fristen unter Kontrolle gebracht werden. Für Führungskräfte, die mit dem Modul Business Process Management arbeiten, kann die Sekretärin oder der Manager selbst schnell eine Aufgabe direkt aus dem RKK erstellen. Die Arbeit mit Aufgaben ermöglicht es, solche Möglichkeiten des Systems zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen voll auszuschöpfen, wie z. B.: Festlegen der vollständigen Korrespondenz über die Ausführung von Anweisungen; die Möglichkeit, zur Überarbeitung zu senden; flexible Routing-Einstellungen etc.

Anschließend können Sie für Aufgaben im Zusammenhang mit dem RSC schnell die Historie der Arbeit am Dokument, das Genehmigungsverfahren und die Begründung für die Entscheidung nachvollziehen.

Wenn das Modul "Kanzlei" unabhängig verwendet wird, werden alle Anweisungen an die Ausführenden vom Sekretär in das RSC des Dokuments eingegeben, wonach ihre rechtzeitige Ausführung überwacht wird. Gleichzeitig können für nicht automatisierte Benutzer Anweisungen gedruckt werden.

Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden alle Dokumentenbewegungen über Aufgaben ausgeführt, während der Standort eines Papierdokuments jederzeit auf einer speziellen Registerkarte des RKK aufgezeichnet wird. So finden Sie schnell das Papieroriginal der Urkunde über die RKK. Die Arbeit mit ausgehenden und internen Dokumenten basiert auf denselben Prinzipien.

Austausch elektronischer Dokumente zwischen Systemen

Mit Hilfe des Systems ist es möglich, den Austausch offizieller, rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente zwischen Organisationen zu organisieren. Der Dokumentenaustausch basiert auf der Verwendung des Industriestandards für den Austausch elektronischer Dokumente „Interaktion von Automatisierungssystemen für das Dokumentenmanagement“, der von der Guild of Document Managers genehmigt wurde.

Dokumente können untereinander ausgetauscht werden strukturelle Einteilungen einem Unternehmen (Holding) und zwischen unabhängigen Partnerorganisationen. In diesem Fall können die Parteien den Austausch verwenden verschiedene Systeme elektronisches Dokumentenmanagement oder gar nicht mit solchen Systemen funktionieren.

Findet der Austausch zwischen Bereichen eines Unternehmens (Holding) statt, so erfolgt die Arbeit mit Dokumenten in den Modulen „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Business Process Management“ und „Office“. Wenn der Austausch zwischen ist Dritte, dann wird das elektronische Dokument aus dem System in eine ESD-Datei exportiert. Die zweite Partei kann entweder ein ESD-Dokument in ihr eigenes elektronisches Dokumentenverwaltungssystem importieren (sofern dieses Format von diesem System unterstützt wird; das ESD-Format ist offen) oder das kostenlos vertriebene Programm DIRECTUM OverDoc verwenden, um mit einem ESD-Dokument zu arbeiten. Mit DIRECTUM OverDoc können Sie das Dokument, seine Attribute und alle EUs, mit denen das Dokument unterzeichnet wurde, einschließlich des Echtheitskennzeichens, anzeigen.

Suche und Analyse von Informationen

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines Dokuments im System finden Sie sowohl die Registrierungskarte als auch Informationen über den Ort und den Ausführungsprozess des Dokuments sowie das elektronische Dokument selbst.

Das System sucht nach Registrierungsnummern, der Korrespondent, der Verfasser des Beschlusses, sowie alle Requisiten der RKK und deren beliebige Kombination.

Darüber hinaus bietet das System spezialisierte Berichte, die die Arbeitseffizienz der Benutzer erheblich steigern: Dokumente in Bearbeitung, überfällige Bestellungen, zurückzugebende Dokumente usw.

Webmodul "Büro"

Das Webmodul „Office“ dient der automatisierten Arbeit mit amtlichen Papierdokumenten, wie Verwaltungsunterlagen, ein- und ausgehenden Briefen, Weisungen, Vermerken und Notizen. Erleichtert die Handhabung von Papierdokumenten.

Die Verarbeitung von Papierdokumenten erfolgt gemäß den Anforderungen der GSDOU, auf denen die traditionelle russische Bürotechnologie basiert.

Das Webmodul „Office“ soll folgende Aufgaben lösen:

Einheitliche Erfassung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie interner Dokumente mit Registrierungs- und Kontrollkarten;
Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Weisungen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsleitung;
schnelle Suche nach den erforderlichen Informationen zu Status, Verfügbarkeit und Bewegung von Papierdokumenten;
Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Zeitschriften sowie statistischer Berichte über den Arbeitsablauf der Organisation.

Die Basis des Webmoduls „Kanzlei“ bilden die Nachschlagewerke „Melde- und Kontrollkarten“, „Aufgaben für das RRC“, „Nomenklatur der Fälle“.

Vorteile der Integration des "Office"-Moduls mit anderen Modulen des Systems

Durch das Zusammenspiel der Module „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Business Process Management“ und „Office“ innerhalb der einheitliches System Die Steigerung der Effizienz der Arbeit der Organisation wird in voller Übereinstimmung mit den einheimischen Traditionen und Büroarbeitsstandards sichergestellt. Alle von jedem Modul bereitgestellten Mechanismen können in verschiedenen Kombinationen von "Papier"- und "elektronischen" Phasen der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden. Gleichzeitig fügt sich die traditionelle „Papier“-Büroarbeit harmonisch ein elektronische Dokumentenverwaltung Organisationen mit entwickelten horizontalen Verbindungen.

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