Elektronisches Büro. Großhandel für Schreibwaren zu günstigen Preisen. Schreibwaren Großhandel kaufen Tkz Schreibwaren

In großen Unternehmen wird jährlich mit Zehntausenden von Gegenparteien korrespondiert und Tausende von Mitarbeitern erstellen interne Dokumente. Ein Teil der Korrespondenz kann in Papierform entgegengenommen und bearbeitet werden. Elektronische Ablagesysteme helfen Unternehmen, ihre Arbeitseffizienz um ein Vielfaches zu steigern und ein einziges Repository für alle Dokumente zu schaffen.

„Chancery“ deckt den gesamten Arbeitszyklus mit Papierdokumenten ab: von der Erfassung und Registrierung bis zur Abgabe an das Archiv. Die Funktionalität entspricht vollständig den russischen Büroarbeitsstandards, sodass Sie die meisten "manuellen" Vorgänge automatisieren können.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsjournalen

Die genehmigte Zusammensetzung der Nomenklatur der Fälle wird in einem speziellen Nachschlagewerk des Systems geführt. Bei der dezentralen Belegbuchhaltung werden Erfassungsplätze innerhalb von Gliederungen vorgesehen.

Nomenklatur der Fälle

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an das Archiv für jeden Nomenklaturfall können Sie automatisch das Deckblatt des Falls sowie eine Liste der Dokumente drucken. Die Vorbereitungszeit für die Archivierung und die Suche im Archiv wird um ein Vielfaches verkürzt.

Registrierung von Dokumenten

Um ein Dokument in DIRECTUM zu erfassen, füllen Sie die erforderlichen Felder der Registrierungskontrollkarte (RCC) aus, und die Registrierungsnummer wird automatisch zugewiesen. Ein flexibles Nummerierungssystem ermöglicht es Ihnen, einem Dokument im Rahmen jedes Registrierungsjournals willkürlich und automatisch eine Nummer zuzuweisen. Die Nummer kann Abteilungscode, Journalcode und alle erforderlichen Details enthalten. Mit der Implementierung der Lösung wird die durchschnittliche Zeit für die Registrierung von Dokumenten um 35-50% reduziert.

Beispiel RKK

RKK enthalten Primärdaten (Abteilung, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer usw.) sowie Informationen über den Status eines Papierdokuments, beispielsweise seinen Standort. Wenn ein Dokument zwischen Abteilungen verschoben wird, wird an jedem Registrierungsort ein eigener RKK eingerichtet. Es ist möglich, die Bewegung eines Papierdokuments innerhalb eines Unternehmens entlang der Kette der erstellten RCKs zu verfolgen.

Sie können auch ein Dokument oder sein gescanntes Bild an den RKK anhängen. Der DIRECTUM Capture Service dient der schnellen Erfassung großer Dokumentenmengen. Sie unterstützt verschiedene Wege Eingabe von Dokumenten: Erfassung aus E-Mail oder aus dem Dateisystem (z. B. von einem Scanner).

Die Funktion, den ALS zu erstellen und die Daten auszufüllen, kann auf die intelligenten Mechanismen von Ario übertragen werden. Nach Erhalt des Dokuments klassifizieren sie es selbstständig, erkennen den Text und füllen den RKK mit den extrahierten aussagekräftigen Informationen. Der Sachbearbeiter kann nur die Richtigkeit der Füllung überprüfen. Dadurch können Sie die Zeit für die Registrierung weiter verkürzen und die Anzahl der Routinevorgänge reduzieren.

Berücksichtigung und Ausführung eingehender Dokumente

Nach der Registrierung des eingehenden Dokuments sendet der Sachbearbeiter es mit wenigen Klicks an den Manager zur Prüfung. Basierend auf den Ergebnissen der Prüfung des Dokuments formuliert die Sekretärin oder der Leiter selbst Anweisungen für das Dokument.

Wenn der Leiter einen Assistenten hat, führt dieser eine Vorprüfung des Dokuments mit der Vorbereitung eines Beschlussentwurfs durch. Der Leiter muss nur den Beschlussentwurf genehmigen und Anweisungen zur Ausführung senden.

Bei der Ausführung von Aufträgen wird Folgendes bereitgestellt:

• Fixierung der Korrespondenz über die Ausführung;
• die Fähigkeit zu delegieren und zur Überarbeitung zu senden;
• Zeitkontrolle, Anträge auf eine neue Frist.

Vorgesetzte verfolgen die Leistung visuell. Alle Teilnehmer an der Arbeit haben Zugang zu einer kurzen Zusammenfassung, die die Situation zu verwandten Aufgaben widerspiegelt.

Missionsbaum

Briefe an Korrespondenten senden

Die Lösung ist eng mit dem Modul „Austausch mit Gegenparteien“ integriert. Ist der Ausgangsbrief freigegeben, kann er einfach über Dokumentenaustauschsysteme an die Empfänger versendet werden – dadurch entfällt das mehrfache Drucken des Dokuments und die Zustellkosten werden gesenkt.

Darüber hinaus können Sie für ausgehende Dokumente eine Mailingliste für Organisationen angeben und automatisch E-Mails an Empfänger senden oder Umschläge drucken, die den Standards der Russischen Post entsprechen.

Briefumschläge drucken

Registrierung und Einarbeitung in organisatorische und administrative Dokumente

Die Registrierung und Einreichung von Verwaltungsdokumenten zur Genehmigung erfolgt vollautomatisch. Es reicht aus, die erforderlichen Daten im Aktionsassistenten einzugeben, woraufhin das System ein Dokument generiert und an die erforderlichen Mitarbeiter zur Genehmigung und Unterzeichnung sendet:

Nach der Unterzeichnung kann das Organisations- und Verwaltungsdokument interessierten Mitarbeitern zur Überprüfung zugesandt werden. Dazu müssen Sie die RKK-Mailingliste ausfüllen. Diese Liste kann in Zukunft auch verwendet werden, um ein anderes Dokument zu verteilen.

Mitarbeiter auf der Mailingliste erhalten Aufgaben, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen. Im DIRECTUM-System genügt es, um die Einarbeitung zu bestätigen, die Aufgabe abzuschließen. Und wenn eine Aufgabe gesendet wird, um sich mit einem Dokument vertraut zu machen, das nicht im System erfasst ist, wird dies im Text der Aufgabe angezeigt und die Ausführenden lernen das Dokument in Papierform kennen.

Suche und Analyse

Nach den bekannten Angaben sind sowohl das elektronische Dokument selbst als auch dessen RKK zusammen mit Informationen über den Ort und den Ausführungsstand des Dokuments auffindbar.

Suche nach RKK

Es ist auch möglich, das gewünschte Dokument zusammen mit der RKK anhand des Barcodes auf dem Papieranalogon des Dokuments schnell zu finden. Dank schneller Identifikationstechnologie wird der Barcode von einem speziellen Scanner gelesen, wonach das System automatisch das Dokument und die dazugehörigen Jobs findet.

Aktionsfenster für das gefundene Dokument

Um die Effizienz der Arbeit der Benutzer im System zu analysieren, werden spezielle Berichte bereitgestellt: "Checkliste", "Kontrolle der Ausführungszeit von Aufträgen", "Statistik der Ausführung von Aufträgen", "Zurückzugebende Dokumente" usw.

Beispielbericht

Der Web-Client kann in Remote-Niederlassungen einer geografisch verteilten Organisation oder als Haupt-Client verwendet werden, der plattformübergreifende Funktionalität und einfache Administration bietet. Zum Arbeiten benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.

Eingehende RKK im Weboffice

Umsetzungseffekt

Mit der Lösung erhalten Mitarbeiter Aufträge und Aufträge zeitnah zur Ausführung. Die Kontrolle über die Ausführung von Managemententscheidungen wird vollständig transparent.

• Auf ein Minimum das Risiko des Dokumentenverlustes wird reduziert
• 2 Mal die Zeit für die Vorbereitung und Genehmigung eines ausgehenden Briefes wird verkürzt
• 12 mal schnellere Suche nach dem Speicherort von Papierdokumenten
• 2 Mal die Aufbereitung von Informationen für das Management zur Auftragsausführung wird beschleunigt
• 20% die Ausführung von Weisungen der Geschäftsleitung wird zunehmen

Beim Kauf verschiedener Zubehörteile für Mobil- und Unterhaltungselektronik im Sotovik-M-Store empfehlen wir auch, sich mit Schreibwaren einzudecken - sie sind für die Arbeitsprozesse eines jeden Unternehmens oder einer gemeinnützigen Einrichtung unerlässlich. Wenn Sie Schreibwaren im Großhandel kaufen möchten, dann stöbern Sie in unserem Sortiment.

Der Kauf von Schreibwaren in großen Mengen beim Hersteller (Schreibwarengroßhandel, Schreibwarengroßhandel moskau) ist eine effektive Möglichkeit, die ständige Bereitstellung des Büros des Unternehmens mit Schreibwaren in großen Mengen erheblich zu sparen. Wollen Sie Großhandel Schreibwaren billig? Durch die Bestellung einer großen Menge an Kugelschreibern, Bleistiften, Büroklammern, Notizbüchern und anderen Kleinigkeiten viertel- oder halbjährlich müssen Sie keine Zeit mit der Registrierung der nächsten monatlichen Lieferung verschwenden. Großhandelskäufe Bürobedarfsgroßhandel ist auch für Regierungsorganisationen nützlich - viele Verwaltungen Bildungsinstitutionen Schreibwaren in großen Mengen für die Schule kaufen, Kindergarten oder Universität. Schreibwarengroßhändler unterhalten angemessene Preispolitik, deshalb verkauft "Sotovik-M" Schreibgeräte zu günstigen Preisen - Schreibwaren im Großhandel sind günstig. Schreibwarengroßhandel in Moskau (Schreibwarengroßhandel Moskau, Schreibwarengroßhandel Moskau) in unserem Online-Shop.

Der Großhandel mit Schreibwaren ist sehr günstig. Schreibwarengroßhandel in Moskau

Großhandel für Schreibwaren in unserem Geschäft zu einem der günstigsten Preise. Wenn Sie planen, Großhandelsschulpapiere zu kaufen, Großhandelsbriefpapier von niedrige Preise oder um ausgefallene Schreibwaren für einen Geschenkladengroßhandel zu bestellen, "Sotovik-M" ist genau das Richtige für Sie! Kaufen Sie Briefpapier in großen Mengen, von gewöhnlichen Notizbüchern bis hin zu Briefmarkenprodukten und Visitenkarten, zu einem attraktiven Preis mit schneller Lieferung in ganz Russland. Wir haben Großhandelsbriefpapier sehr billig!

Typischerweise liegt die Last für die Sicherstellung des Dokumentenflusses "Papier" und die Kontrolle der Ausführung von Aufträgen bei den mit der Büroarbeit befassten Abteilungen der Organisation: dem Büro, dem Fallmanagement sowie den Verantwortlichen für die Büroarbeit in den strukturellen Abteilungen. Für sie ist das Modul „Office“ des elektronischen Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystems DIRECTUM gedacht. Dieses Modul erleichtert die Durchführung von Routinevorgängen zur Verarbeitung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen der staatlichen Bildungseinrichtung, auf der die traditionelle russische Technologie der Büroarbeit basiert:

• einheitliche Erfassung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie der internen Dokumente mittels Registrierungskontrollkarten (RCC);
• Registrierung des Standorts eines Papierdokuments zu jedem Zeitpunkt seiner Lebenszyklus: Prüfung durch die Geschäftsleitung, Genehmigung des Entwurfsdokuments, Ausführung usw .;
• Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Aufträgen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsführung;
• Abschreiben von Dokumenten zum Fall gemäß der in der Organisation angenommenen Nomenklatur der Fälle;
• schnelle Suche nach den notwendigen Informationen über Zustand, Verfügbarkeit, Bewegung von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Zeitschriften sowie statistische Berichte im Dokumentenfluss der Organisation.

Darüber hinaus können Sie mit dem Modul „Office“ den Austausch zwischen verschiedenen Organisationen organisieren. Mit einem solchen Austausch ist es möglich, elektronische Unterschrift(ES) und spezielle Mechanismen des Systems ermöglichen es Ihnen, die Lieferung von Dokumenten zu kontrollieren. Die Austauschprinzipien basieren auf dem Branchenstandard für den Austausch elektronische Dokumente"Interaktion von Automatisierungssystemen zur Unterstützung des Dokumentenmanagements", genehmigt von der Guild of Managers of Documentation.

Pflege der Nomenklatur von Fällen und Registrierungsjournalen

Flexibles Nummerierungssystem ermöglicht es Ihnen, einem Dokument im Kontext eine Nummer zuzuweisen elektronisches Journal Anmeldung. Für jedes Journal wird eine beliebige Methode zur automatischen Nummerierung von Dokumenten innerhalb des Journals festgelegt. Die Nummer kann den Abteilungscode, den Journalcode sowie alle anderen erforderlichen Details enthalten.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an das Archiv für jeden Nomenklaturfall können Sie den Umschlag des Falls sowie eine Bestandsaufnahme der Dokumente im Fall ausdrucken, wodurch die Vorbereitungszeit für die Archivierung von Dokumenten erheblich verkürzt wird.

Registrierung von Dokumenten

Zur Registrierung von Dokumenten im Modul "Büro" werden Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC) verwendet, die alle Primärdaten enthalten (Korrespondent, Organisationseinheit, Vertreter der Organisation, Registrierungsdatum, Registrierungsnummer, Betreff und Zusammenfassung Dokument, Liefermethode usw.) sowie die erforderlichen Informationen über den Status eines Papierdokuments der Organisation (Standort, Ausführungsstatus usw.). Für ausgehende Dokumente können Sie eine Mailingliste nach Organisation angeben.

Das System implementiert die Möglichkeit, Dokumente sowohl von Organisationen als auch von Bürgern zu registrieren.

Für Organisationen, die eine dezentrale Registrierung von Dokumenten verwenden, verwendet das System Registrierungsstellen - die Arbeitsplätze von Sekretärinnen und Büropersonal. Jeder Check-in-Standort kann von einer oder mehreren Abteilungen bedient werden. Nach Registrierungsstellen ist es möglich, Zugriffsrechte auf Daten zu unterscheiden.

Beim Verschieben eines Dokuments zwischen Abteilungen kann an jedem Registrierungsort ein eigener RKK gestartet werden. Somit entsteht eine Kette von RKK, entlang derer es möglich ist, die Bewegung eines Papierdokuments nicht nur zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung, sondern auch zwischen Abteilungen zu verfolgen. Darüber hinaus wird durch die RKK die Beziehung zwischen den registrierten Dokumenten des Systems untereinander ausgeführt, wie z.

Das Registrierungsverfahren ist einfach und besteht darin, die erforderlichen Felder des RKK auszufüllen, während die Registrierungsnummer automatisch vergeben wird.

Bei der Registrierung direkt aus dem RKK besteht die Möglichkeit, ein eingescanntes (elektronisches) Dokument in das Modul „Elektronische Dokumentenverwaltung“ mit automatischer Anlage an das RKK einzugeben. Für die zeitnahe Eingabe einer großen Menge von Dokumenten werden die Eingabedienste des Systems verwendet, die eine Streaming-Eingabe von Dokumenten in das Modul ermöglichen. Zukünftig kann der RKK, ebenso wie das eingegebene elektronische Dokument, dank der im System integrierten schnellen Identifikationstechnologie leicht anhand des Barcodes auf dem Papieranalog des Dokuments gefunden werden.

Nach RKK-Angaben werden Protokolle der ein- und ausgehenden Dokumente gedruckt. Für ausgehende Dokumente können Sie automatisch einen Umschlagaufkleber generieren und drucken.

Bewegung und Ausführung von Dokumenten

Nach der Registrierung durchläuft das eingehende Dokument die Phasen der Prüfung, Auflösung, der Kontrolle und der Ausführung des Dokuments. Gleichzeitig kann die Weiterarbeit von Darstellern mit einem Dokument komplett in in elektronischer Form... Dies reduziert den Zeitaufwand für die Darsteller erheblich und verhindert den versehentlichen Verlust des Originals.

Je nach Arbeitsstil des Managers wird das Dokument von ihm entweder in Papierform oder in elektronischer Form überprüft.

Auf der Grundlage des Beschlusses des Leiters kann das Dokument mit der Benennung von Darstellern, Anweisungen und Fristen unter Kontrolle gebracht werden. Für Ausführende, die mit dem Modul „Business Process Management“ arbeiten, kann die Sekretärin oder der Manager selbst schnell eine Aufgabe direkt aus dem ALAC erstellen. Durch die Arbeit mit Aufgaben können Sie die Möglichkeiten des Systems zur Steuerung der Auftragsausführung optimal nutzen, wie zum Beispiel: Aufzeichnung der vollständigen Korrespondenz über die Auftragsausführung; die Fähigkeit, zur Überarbeitung zu senden; flexible Konfiguration von Routing usw.

Anschließend können Sie entsprechend den Aufgaben im Zusammenhang mit der RKK schnell die Arbeitshistorie des Dokuments, das Genehmigungsverfahren und die Begründung für die Entscheidung nachstellen.

Bei eigenständiger Nutzung des Moduls „Büro“ werden alle an die ausübenden Künstler erteilten Weisungen von der Sekretärin in die RKK des Dokuments eingetragen und anschließend deren fristgerechte Ausführung überwacht. Gleichzeitig können Bestellungen für nicht automatisierte Benutzer ausgedruckt werden.

Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten werden alle Dokumentenbewegungen über Aufgaben durchgeführt, während auf einer speziellen Registerkarte des RKK jederzeit der Standort des Papierdokuments erfasst wird. Auf diese Weise können Sie über die RKK schnell ein Papieroriginal des Dokuments finden. Die Arbeit mit ausgehenden und internen Dokumenten basiert auf den gleichen Prinzipien.

Austausch elektronischer Dokumente zwischen Systemen

Mit Hilfe des Systems ist es möglich, den Austausch amtlicher, rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente zwischen Organisationen zu organisieren. Der Dokumentenaustausch basiert auf der Anwendung des von der Guild of Managers of Documentation genehmigten Industriestandards für den Austausch elektronischer Dokumente "Interaktion von Automatisierungssystemen zur Unterstützung des Dokumentenmanagements".

Der Dokumentenaustausch kann sowohl zwischen Struktureinheiten einem Unternehmen (Holding) und zwischen unabhängigen Partnerorganisationen. In diesem Fall können die Tauschpartner verschiedene Systeme elektronische Dokumentenverwaltung oder gar nicht mit solchen Systemen arbeiten.

Erfolgt der Austausch zwischen Bereichen eines Unternehmens (Holding), so erfolgt die Arbeit mit Dokumenten in den Modulen „Elektronisches Dokumentenmanagement“, „Geschäftsprozessmanagement“ und „Office“. Wenn der Austausch zwischen externe Organisationen, dann wird das elektronische Dokument aus dem System in eine ESD-Datei exportiert. Der Zweitanbieter kann entweder das ESD-Dokument in sein elektronisches Dokumentenmanagementsystem importieren (sofern dieses Format von diesem System unterstützt wird; das ESD-Format ist offen) oder das kostenlose DIRECTUM OverDoc-Programm verwenden, um mit dem ESD-Dokument zu arbeiten. Mit DIRECTUM OverDoc können Sie ein Dokument, seine Attribute und alle elektronischen Signaturen einsehen, mit denen das Dokument signiert wurde, einschließlich des Gültigkeitstokens.

Suche und Analyse von Informationen

Ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines beliebigen Dokuments im System finden Sie sowohl die Registrierungskarte als auch Informationen über den Standort und den Prozess der Dokumentenausführung sowie das elektronische Dokument selbst.

Das System sucht nach Registriernummern, Korrespondenten, Autor des Beschlusses sowie nach allen Angaben der RKK und deren beliebiger Kombination.

Darüber hinaus bietet das System spezialisierte Berichte, die die Effizienz der Arbeit der Benutzer erheblich steigern: In Bearbeitung befindliche Dokumente, überfällige Bestellungen, zurückzugebende Dokumente usw.

Webmodul "Briefpapier"

Das Webmodul „Office“ soll die Arbeit mit amtlichen Papierdokumenten automatisieren, zum Beispiel mit Verwaltungsdokumenten, ein- und ausgehenden Briefen, Weisungen, Berichten und Memos. Erleichtert die Verarbeitung von Papierdokumenten.

Die Verarbeitung von Papierdokumenten erfolgt gemäß den Anforderungen der staatlichen Bildungseinrichtung, auf der die traditionelle russische Technologie der Büroarbeit basiert.

Das Webmodul "Office" ist auf Problemlösungen ausgerichtet:

• einheitliche Erfassung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie der internen Dokumente mittels Registrierungs- und Kontrollkarten;
• Kontrolle über die rechtzeitige Ausführung von Aufträgen, Beschlüssen und Weisungen der Geschäftsführung;
• schnelle Suche nach den notwendigen Informationen über Zustand, Verfügbarkeit, Bewegung von Papierdokumenten;
• Beschaffung der erforderlichen Standardformulare und Journale sowie statistischer Berichte über den Arbeitsablauf der Organisation.

Die Basis des Webmoduls „Büro“ bilden die Fachbücher „Anmelde- und Kontrollkarten“, „Hinweise für RKK“, „Fallschemata“.

Vorteile der Integration des Moduls "Briefpapier" mit anderen Modulen des Systems

Dank des Zusammenspiels der Module "Elektronisches Dokumentenmanagement", "Geschäftsprozessmanagement" und "Office" innerhalb von einheitliches System eine Steigerung der Effizienz der Organisation wird unter vollständiger Einhaltung der häuslichen Traditionen und der Büroarbeitsstandards sichergestellt. Alle von jedem Modul bereitgestellten Mechanismen können in verschiedenen Kombinationen von "Papier"- und "elektronischen" Phasen der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden. Gleichzeitig fügt sich die traditionelle „Papier“-Büroarbeit harmonisch in elektronische Dokumentenverwaltung Organisationen mit entwickelten horizontalen Verbindungen.

Besonderheit Das elektronische Büro von Olympus ist seine reichhaltige Funktionalität, die aus der klassischen Büroarbeit entstanden ist.

Auf einem großen Industrieunternehmen Die Aufgaben des Sekretärs (Sachbearbeiter) sind nicht nur die Registrierung von Dokumenten, sondern auch viele andere Aufgaben:

• Festlegung des Leiters, an den das eingehende Dokument zur Beschlussfassung weitergeleitet werden soll
• Vorbereitung von Vorbeschlüssen
• Übergabe des Dokuments an den Auftragnehmer
• Kontrolle über die Rückgabe des Originals
• zusammenfassende Analyse der Aufgabenausführung
• Kontrolle der Ausführung von Aufträgen
• Erstellung der Abschlussberichterstattung über unerfüllte Aufgaben
• Senden ausgehender Dokumente
• Suche nach dem gewünschten Dokument auf Anfrage
• drucken, scannen
• und sogar die Speicherung einer großen Menge von Dokumenten. Für all das ist ein guter Sachbearbeiter verantwortlich.

Elektronisches Büro Olympus kann die Arbeit erledigen gute Menschen einfacher und effizienter!

Automatische Registrierung:

Automatische Kontrolle der erneut empfangenen Dokumente

Das System selbst fängt Dokumente ab, die wieder in die Organisation gelangen, und warnt davor.

Automatische Benachrichtigungen über die Rückgabe des Originals

Das System bietet ein Schema für den Transport des Originals und benachrichtigt den Registrar, wenn es nicht rechtzeitig zurückgegeben wird.

Komfortables Kommunikationssystem

Verknüpfungen von Dokumenten in Olympus implizieren die Möglichkeit, eine detaillierte Historie aller miteinander verbundenen Dokumente, einschließlich der Archivdokumente, die zusätzlich bei der Stornierung oder Änderung erstellt wurden, zu erhalten.

Berichtsdesigner

Mit dem Berichtsdesigner des Olympus-Systems kann ein Mitarbeiter die benötigten Berichte erstellen, ohne auf die Hilfe eines Administrators oder Programmierers zurückgreifen zu müssen. So oft werden Berichte zu offenen oder Kontrollbelegen erstellt.

Flexibles Filtersystem

Das Olymp-System bietet die Möglichkeit, eine Dokumentsuchanfrage mithilfe einer Filterzeichenfolge durchzuführen. Über die Filterzeile können Sie multivariable Suchbegriffe für das gewünschte Dokument formulieren.

Elektronisches Büro im Olympus-System ist ein Werkzeug zur Organisation der digitalen Büroarbeit. In diesem Segment werden alle Informationen zu Unternehmensdokumenten gesammelt. Es enthält die Geschichte der Arbeit der Benutzer; speichert alle Dokumentverknüpfungen; informiert über das Fälligkeitsdatum; enthält alle mit dem Dokument erstellten Dateien; gibt Antworten auf Fragen der Interpreten und der Verantwortlichen des Dokuments sowie der Ergebnisse ihrer Arbeit.

Ausführungskontrolle

Ausführungskontrolle im Olympus-System ist eine umfassende Funktionalität, die Informationen über den Zeitpunkt, die Phasen und die Ergebnisse der Ausführung von Aufträgen bereitstellt. Diese Funktionalität ist im gesamten System vorhanden, vom elektronischen Büro bis zur strukturierten Ablage. Die Funktionalität basiert auf dem Zeitpunkt der Ausführung des Dokuments und der Anweisungen und der Information über das Versäumen dieser Fristen.

Ausführungskontrollvisualisierung

1. Farbanzeige und Meldungen des Olympus-Systems über das Versäumen der Frist.
2. Spezialisierter Modus mit der Gesamtzahl der eingegangenen, in Arbeit genommenen, pünktlich abgeschlossenen, verzögerten und nicht rechtzeitig abgeschlossenen Aufgaben.
3. Ein ganzes System von Berichten über die Ausführung von Aufträgen im Kontext des Dokuments, Ausführende, Controller.

Sondersteuerung

Für die zeitnahe und qualitativ hochwertige Ausführung von Aufgaben verfügt Olympus über ein spezielles Steuerungssystem. Sein Wesen ist, dass alle wichtigen Aufgaben, die für die Kontrolle gestellt werden, das Verfahren der Entfernung aus der Kontrolle durchlaufen müssen, d. Schließen. Um eine Aufgabe aus der Kontrolle zu nehmen, ist es in einigen Fällen erforderlich, die Qualität der von einem kompetenten Spezialisten durchgeführten Arbeit zu beurteilen. Dann kann das System zusätzlich das Bestätigungsverfahren anwenden.

Bildung eines Kontrollauftrags

1. Die Erteilung von Kontrollaufträgen geht einher mit der Bestellung eines Vorgesetzten und ggf. eines Mitarbeiters, der die qualitativ hochwertige Leistung bestätigt.
2. Bei Testaufträgen wird das Leistungsdisziplinverhältnis automatisch berechnet.
3. Der Sondermodus "Analyse der Ausführung von Steuerungsaufgaben" zeigt Informationen über die Aktualität der Ausführung von Steuerungsaufgaben.
4. Desktop-Dashboards transformieren diese Information in eine grafische Ansicht.

Dokumenten-Management

Kompetentes Dokumentenmanagement ist ein Versprechen effektive Arbeit Abteilung, Abteilung, Service und Organisation als Ganzes. "Dokumentenverwaltung" im Olympus-System ist ein modernes Werkzeug für die Verwaltung eines Großunternehmens, das speziell auf Geschäftsprozesse auf hoher Ebene ausgerichtet ist.

"Document Management" ist ein Segment des Document Management - Olympus Moduls, aufgebaut nach dem Prinzip eines Planers, d.h alle aufgaben und dokumente, die der mitarbeiter erhält, sind in einer liste aufgereiht.

Die Liste zeigt die Art der Aufgabe, Betreff, Inhalt, Eingangsdatum, Fälligkeitsdatum, von wem sie stammt. Diese Liste kann leicht um die gewünschte Spalte ergänzt werden.

Ein roter Hintergrund signalisiert eine überfällige Aufgabe, die Ihnen hilft, deren Erledigung nicht zu vergessen. Das System verfügt über eine erweiterte Kontrolle, wenn die Farbanzeige über das bevorstehende Ausführungsdatum des Dokuments informiert.

Unterhalb der Liste auf den Registerkarten alle Weitere Informationen, die zur Entscheidung benötigt werden. Dies sind Dokumenttext, detaillierte Zuordnung, Bewegungshistorie und zugehörige Dokumente.

Es ist einfach, das gewünschte Dokument im Programm zu finden und die Historie der Arbeit damit zu erheben. Darüber hinaus zeigt die Geschichte, in wie vielen Kreisen das Dokument bereits zirkuliert, wer es in Arbeit genommen hat und wer noch nicht.

Sofortiger Erhalt von Informationen:

• wer hat das Dokument initiiert;
• wer hat zugestimmt;
• wer hat es im Moment;
• welche Kommentare wurden von wem zu dem Dokument abgegeben;
• ob dieses Dokument mit anderen Dokumenten in Zusammenhang steht und wie, mit der Möglichkeit zum Öffnen, einschließlich verwandter Dokumente;
• für einen Mitarbeiter, eine Dienstleistung, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen sehen Sie ein Bild von abgeschlossenen und nicht erfüllten Aufträgen.

Bequemes Arbeiten mit einer großen Anzahl von Dokumenten:

• das System selbst erzeugt eine Liste der zu berücksichtigenden Dokumente;
• das System fragt, für welche Dokumente Sie dringend eine Entscheidung treffen müssen;
• das System informiert über den zu Ende gehenden Zeitraum;
• das System ermöglicht es, Ihre Arbeit zu delegieren und die fristgerechte Ausführung leicht zu kontrollieren;
• das System ermöglicht es Ihnen, den Arbeitsverlauf für jedes Dokument abzurufen;
• Das System ermöglicht es Ihnen, während seiner Abwesenheit Stellvertreter zu ernennen und zu sehen, wie der Stellvertreter gearbeitet hat.

Einfache Dokumentenverwaltung:

• Erhöhung der Geschwindigkeit des Informationsaustauschs;
• Erhöhung der Führungsdisziplin der Mitarbeiter;
• Einhaltung der Fristen für die Ausführung von Verträgen;
• die Fähigkeit, die notwendigen Informationen zu erhalten, ohne vom Arbeitsplatz schnell aufzustehen.

Speicherstruktur

Die strukturierte Ablage von Dokumenten des Olympus-Systems ist nicht nur eine Bibliothek mit abgegrenztem Zugriff auf Ordner, sondern eine individuelle „Wissensdatenbank“ jedes Mitarbeiters. Das Prinzip des Aufbaus des Olympus-Repository basiert auf den Zugriffsrechten des Benutzers auf Abschnitte, Ordner, Dokumente und Dateien. Das System baut automatisch für jeden Mitarbeiter eine individuelle Archivstruktur auf. Der Benutzer sieht nur die Abschnitte und Dokumente, für die er Rechte besitzt.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Teil der Struktur des Archivs, Ordner, Dokumente in den persönlichen Speicher zu kopieren. Eine solche Gelegenheit ermöglicht es dem Benutzer, die benötigten Informationen, das Dokument, noch schneller zu erhalten.

Befüllen des Speichers

Der Speicher im Olympus-System wird automatisch mit Dokumenten gefüllt, basierend auf den Ergebnissen des Abschlusses des Arbeitszyklus mit dem Dokument. Mit dieser Technologie können Sie akkumulieren erforderliche Dokumente in den entsprechenden Abschnitten, ohne ausdrücklich Zeit für diese Arbeit einzuplanen.

Wenn ein neues Dokument in der Ablage erscheint, benachrichtigt das System den Mitarbeiter, wenn er solche Benachrichtigungen abonniert hat.

Bequemes Arbeiten mit Dokumenten

Der Olymp-Speicher zeichnet sich durch funktionale Dienste aus, die den Komfort beim Arbeiten mit Dokumenten bestimmen:

• Versionierung;
• Beziehungsdokumente (zusätzlich storniert, ungültig gemacht);
• Auszug aus dem Archiv;
• Ausgabe des Originals;
• Lagerattribute (Bestandsnummer, Lager, Regal, Regal, Anzahl Exemplare).