In Form von elektronischen Musterdokumenten. Was ist ein elektronisches dokument. Rechtliche Bedeutung eines elektronischen Dokuments

Es ist nicht immer einfach, klassische Büroarbeit mit elektronischem Dokumentenmanagement zu verbinden. In diesem Artikel finden Sie Antworten auf die fünf häufigsten Fragen zu elektronischen Dokumenten. Wir sagen Ihnen, was ein elektronisches Dokument ist, wann es auf Papier übertragen werden kann und soll, wie Sie den elektronischen Dokumentenaustausch rechtlich bedeutsam machen, wie Sie ein elektronisches Dokument als Anlage zu einem Papierbrief ausstellen und wie Sie elektronische Dokumente aufbewahren .

FRAGE 1: WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT?

Ein elektronisches Dokument enthält sein gesamtes Lebenszyklus- von der Schöpfung bis zur Zerstörung - in in elektronischer Form... Ein gedrucktes elektronisches Dokument – ​​wie ein gescanntes Papierdokument – ​​ist nur eine Kopie des Originals.

IN letzten Jahren Theorie und Praxis der Büroarbeit streben danach, elektronische und Papierdokumente "anzufreunden", um mit dem rasanten Ausscheiden aus dem Online-Raum des Dokumentenflusses Schritt zu halten und gleichzeitig seine rechtliche Bedeutung zu wahren. Beispielsweise gibt es mehrere Varianten einer E-Mail, von denen nur eine ein echtes elektronisches Dokument ist:

• ein mit einer elektronischen Signatur unterzeichneter Brief ist ein echtes elektronisches Dokument;
• die per E-Mail versandte Nachricht ist kein Dokument, kann aber sein, sofern die Teilnehmer der Kommunikation dem zugestimmt haben;
• eine eingescannte Kopie des Briefes auf Papier ist kein elektronisches Dokument, aber wenn Absender und Empfänger vereinbart haben, dass der Austausch solcher Kopien erfolgt ist rechtliche Handhabe, dann kann eine solche per E-Mail versandte Kopie einer E-Mail gleichgestellt werden. Wir werden mehr darüber in der Antwort auf die dritte Frage sprechen.

FRAGE 2: AUF WELCHEN MEDIEN DIE ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE VERWENDEN?

Sie können mit elektronischen Dokumenten sowohl online als auch auf Papier arbeiten. Natürlich ist es einfacher und schneller, elektronische Dokumente per E-Mail oder einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (im Folgenden - EDMS) auszutauschen, aber dies ist nicht immer möglich. Das Ergebnis sind Papierkopien elektronische Dokumente.

Drucken Email um daran zu arbeiten, können Sie, aber vergessen Sie nicht: Wenn Sie Briefe mit dem Adressaten auf einer elektronischen Plattform austauschen, muss die Antwort auf diesen Brief elektronisch sein. Außerdem: Ein Bürger kann verlangen, dass ihm eine Antwort auf seine Beschwerde per E-Mail zugesandt wird.

Die internen Regeln der Organisation können festlegen, dass ein bestimmtes Dokument nur in elektronischer Form vorliegt. Servicenotizen werden in der Regel zuerst im Online-Bereich angezeigt. Mitarbeiter tauschen sie in EDMS, Cloud-Diensten oder per E-Mail aus.

Es gibt jedoch Normen, die den Ausdruck elektronischer Dokumente vorschreiben, um sie auf Papier in die Akte zu legen.

FRAGE 3: WIE HALTE ICH MIT ELEKTRONISCHEN DOKUMENTEN EINEN RECHTSBEDEUTIGENDEN DOKUMENTENFLUSS AUF?

Elektronische Dokumente werden mit elektronischen digitalen Signaturen (im Folgenden - EDS) signiert. Gleichzeitig ist nur ein verstärktes qualifiziertes EDS, das in einem vom Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation Russlands akkreditierten Zertifizierungszentrum registriert ist, ein absolutes Analogon zu einem handgeschriebenen. Es kann bei der Kommunikation mit Regierungsbehörden verwendet werden. Organisationen können miteinander kommunizieren, indem sie Dokumente verwenden, die von jeder Art von EDS signiert wurden: Enhanced Qualified, Enhanced Unqualified oder Simple. Welche Art von digitaler Signatur verwendet werden soll, muss in der Vereinbarung angegeben werden.

Ein Fragment der Vereinbarung über die Verwendung elektronischer Signaturen durch die Parteien ist in Beispiel 1 enthalten.

Auf Wunsch können die Parteien in der Vereinbarung festlegen, dass Nachrichten in Mail-Clients und Messengern, SMS-Nachrichten Rechtskraft haben.

FRAGE 4: WIE HÄNGT MAN EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT AN EINEN PAPIERBRIEF AN?

Dokumentenpakete werden von der Organisation mit Anschreiben verschickt. Elektronische Dokumente sind keine Ausnahme. Aber manchmal müssen Sie ein Anschreiben mit mehreren Papier- und mehreren elektronischen Anhängen senden. In diesem Fall müssen Sie zunächst eine elektronische Bewerbung vorbereiten: auf eine CD oder Flash-Karte brennen. Dann schreibe ein Anschreiben. Legen Sie die Beilage schließlich in einen Umschlag mit einer Diskette oder einem Flash-Laufwerk.

Hauptrequisiten Motivationsschreiben- Variable 19 "Bewerbungshinweis".

Hier sind Beispiele für ein Anschreiben (Beispiel 2) und ein CD-Cover (Beispiel 3).

FRAGE 5: WIE SPEICHERN SIE ELEKTRONISCHE DOKUMENTE?

Das Hauptprinzip bei der Speicherung elektronischer Dokumente ist keine Diskriminierung durch das Medium! Die Archivierungsregeln sind für Papier- und elektronische Akten gleich. Bei der Speicherung elektronischer Dokumente gibt es jedoch einige Besonderheiten. Sie sind in den Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Beschaffung, Abrechnung und Verwendung von Dokumenten aus dem Archivfonds festgelegt. Russische Föderation und andere Dokumente bei Behörden, Kommunalverwaltungen und Organisationen (im Folgenden - die Regeln 2015).

Ein elektronisches Dokument wird vor dem Versand zur Speicherung aus dem Programm, in dem es erstellt wurde, entladen und in einem unveränderlichen Format gespeichert: Die Regeln von 2015 empfehlen PDF / A, aber die Organisation muss kaufen Software damit zu arbeiten. Das optimale Format zum Speichern elektronischer Dokumente, das für viele Organisationen geeignet ist, ist PDF.

Eine elektronische Datei wird auf einem separaten elektronischen Träger aufgezeichnet. Die beste Option ist eine einmal beschreibbare CD. Die Regeln von 2015 verlangen, dass Sie eine elektronische Datei auf zwei Datenträgern aufzeichnen: eine Kopie ist eine Arbeitskopie, die zweite ist die Hauptkopie. Dies gilt nur für Fälle dauerhafter und längerer (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen. Wenn die Datei eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren hat, kann sie nicht in das Archiv übertragen werden, indem sie einfach in einem unveränderlichen Format gespeichert wird. Wenn ein solcher Fall noch in den Speicher übertragen werden muss, reicht es aus, ihn auf eine Festplatte zu schreiben.

Für jeden Fall wird ein Deckblatt erstellt (Beispiel 4).

Elektronische Dateien auf Datenträgern werden gemäß dem in der Organisation festgelegten Verfahren in das Archiv übertragen.

ZUSAMMENFASSUNG

1. Elektronische Dokumente von der Erstellung bis zur Vernichtung liegen in elektronischer Form vor.
2. Sie können mit elektronischen Dokumenten auf jedem Medium arbeiten.
3. Die Organisation legt die Regeln für den Austausch elektronischer Dokumente in einer Vereinbarung untereinander fest.
4. An einen Papierbrief kann ein elektronisches Dokument angehängt werden. Der Antrag wird gemäß GOST R 7.0.97 erstellt. System von Standards für Information, Bibliothekswesen und Veröffentlichungen. Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram.
5. Elektronische Dokumente werden auf CD-ROMs in das Archiv der Organisation übertragen, die gemäß den Regeln von 2015 erstellt wurden.

Es war einmal, Angestellte widerstanden dem Übergang von Papierzeitschriften Registrierung in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen. In den meisten Organisationen erfolgt die interne Freigabe von Dokumenten bereits im EDMS (elektronisches Dokumentenmanagementsystem) und ist unbedenklich. Jetzt haben wir neue Möglichkeiten, die dem Übergang zu vollelektronischen Dokumenten noch mehr Perspektiven eröffnen. Gleichzeitig überkommen uns jedoch neue Ängste.

Manche Menschen können beim Lesen des Ausdrucks "elektronisches Dokument" ein unangenehmes Gefühl von Unsicherheit und Zweifel haben. So viele Fragen kommen einem sofort in den Sinn: Ist es zuverlässig? Wie lagern? Werden die Gerichte akzeptieren?

Aber warum stellt sich beim Arbeiten mit Papier niemand die gleichen Fragen, sondern einfach, weil es vertraut ist und zuverlässig zu sein scheint. Obwohl die "Papiergesetzgebung" unvollkommen ist und Sie Fehler finden können. Jawohl, normative Basis Auch das elektronische Dokumentenmanagement ist alles andere als perfekt und es gibt immer noch weiße Flecken, aber es entwickelt und verbessert sich ständig, während die "Papier"-Gesetzgebung allmählich obsolet wird.

Aber was ist mit unseren Fragen? Wir müssen nach Antworten darauf suchen. Elektronisches Dokument -, speichern Sie es und die Gerichte es.

Jetzt ist es an der Zeit, sich für den Übergang zu elektronischen Dokumenten zu entscheiden und das Zeitalter nicht mit Papier auszuleben. Es ist an der Zeit, Antworten auf Ihre Fragen und Anliegen zu bekommen, um später nicht in der Rolle eines Aufholers zu sein.

Rechtliche Bedeutung eines elektronischen Dokuments

Um zu verstehen, was Dokumente ohne Papier auskommen, ist es zunächst notwendig herauszufinden, wie ein elektronisches Dokument rechtlich gesehen wird.

Aber auch diesen konservativen Bereich erobern elektronische Dokumente. Sogar so ein scheinbar unerschütterliches Papierding wie Arbeitsbuch, plant der Gesetzgeber demnächst die Umstellung auf elektronische Form.

Es gibt jedoch Personalakten, die bereits vollständig in elektronische Form umgewandelt werden können:

• Journal für die Registrierung von Arbeitsverträgen und deren Änderungen;
• Verzeichnis der Arbeitsaufträge;
• Formular T-60 (Notiz-Berechnung über die Gewährung von Urlaub an einen Arbeitnehmer);
• Formular T-61 (Notiz-Berechnung bei Kündigung (Kündigung) Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer (Entlassung));
• Stundenzettel usw.

Was die Aufbewahrung dieser Dokumente anbelangt, so werden elektronische Dokumente gemäß der Gesetzgebung für die gleiche Zeit aufbewahrt, die auf ihre Gegenstücke in Papierform zurückzuführen ist. Da es sich jedoch nicht nur um ein Dokument handelt, das einfach wie Papier aus dem Regal genommen werden kann, wird es überlagert zusätzliche Einzahlungspflicht die die Reproduktion elektronischer Dokumente gewährleisten, sowie Mittel zur Überprüfung der Echtheit einer elektronischen Signatur. Die Aufbewahrungsfrist für diese Gelder entspricht der Aufbewahrungsfrist des Dokuments.

Bei der Umstellung auf elektronische Dokumente ist zu beachten, dass diese zur Übermittlung durch Gegenparteien, Aufsichtsbehörden und ggf. Justiz bereit sein müssen. Insbesondere stellt das FTS strenge Anforderungen an das Format und die Art des Austauschs. Bei Gegenparteien ist der Austausch einfacher.

Die folgende Tabelle zeigt alle möglichen Dokumente, die zum Zeitpunkt dieses Schreibens vom Föderalen Steuerdienst akzeptiert werden (gemäß der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes vom 29. Juni 2012 Nr. ММВ-7-6 / [E-Mail geschützt]). Die Dokumente werden unterteilt in solche, die unbedingt in einem bestimmten Format (xml) gesendet werden müssen, und solche, die in gescannten Bildern gesendet werden können.

Elektronische Dokumente generiert nach freigegebenen Formaten, die in einer xml-Datei zur Prüfung vorgelegt werden können (formalisierte Dokumente)

Elektronische Dokumente in beliebigem Format (oder Dokumente auf Papier), die über das Internet zur Kontrolle eingereicht werden können, im grafischen Format jpg, tif, pdf oder pgn (nicht formalisierte Dokumente)

Nach Inkrafttreten der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes vom 18. Januar 2017 Nr. ММВ-7-6 / [E-Mail geschützt], die das neue Format der xml-Datei für die Dokumentenliste genehmigt hat, ist es nun möglich, sowohl xml-Dateien als auch Papierdokumente in Form von Scanbildern (in den Formaten jpg, tif, pdf) über TCS einzureichen. Das neue Inventar gilt ab dem 1. Juni 2017. Damit können nicht nur elektronische Dokumente über TCS versendet werden, sondern auch ursprünglich auf Papier erstellte Dokumente.

Es sollte daran erinnert werden, dass in dem Behälter, der an Steuerbehörde kann sowohl Dateien mit der Erweiterung xml als auch gescannte Dateien in den entsprechenden Formaten enthalten.

Die Liste der in der obigen Tabelle aufgeführten Dokumente ist (derzeit) vollständig und wenn andere Daten vom Steuerzahler angefordert werden, können diese nicht verwendet werden persönliches Konto der Steuerzahler, noch das elektronische Dokumentenmanagementsystem. In diesem Fall müssen Sie eine andere Methode verwenden, die in Artikel 93 der Abgabenordnung der Russischen Föderation angegeben ist.

Statt Ausgabe

Um mit der Zeit zu gehen, muss man immer laufen und manchmal mit neuen Produkten Hand in Hand laufen. Und damit dieser Lauf ein einfacher Spaziergang wird, müssen Sie alle verfügbaren Werkzeuge verwenden. In diesem Fall am meisten wichtiges Werkzeug sind das elektronische Dokumentenmanagementsystem (intern) und rechtlich bedeutsame elektronische Austauschdienste (extern). Anbieter und Betreiber bleiben am Puls der Gesetzgebung und Technologie, können Sie beraten und Ihnen helfen, einen papierlosen Job richtig aufzubauen. Mit ihrer Unterstützung wird Ihr Übergang zu elektronischen Dokumenten reibungslos verlaufen.

Frage 5. Klassifizierung von Dokumenten

Klassifizierung von Dokumenten- die Verteilung von Dokumenten in Gruppen (Typen) anhand von Inhaltsmerkmalen, Form der Vorbereitung usw., um die Arbeit mit ihnen zu organisieren und effizienter zu gestalten.

Die Klassifizierung ermöglicht es Ihnen, bestimmte Methoden für die Arbeit mit jeder Dokumentengruppe zu entwickeln, sie in Anweisungen zu fixieren und Dokumente in der Büroarbeit zu organisieren. 2. Herkömmlicherweise lassen sich Dokumente in folgende Gruppen einteilen: im Wege der Dokumentation: handschriftlich; elektronisch;

Grafik;

Film, Foto, Tonspur;

nach Einsatzgebiet: organisatorisch und administrativ; Finanz- und Rechnungswesen; wissenschaftlich und technisch; nach Arbeit; Berichterstattung und Statistik;

am Ort der Zusammenstellung:

Eingehend (von der Organisation empfangen);

Ausgehend (von der Organisation gesendet);

Intern (erstellt und verwendet innerhalb der Organisation selbst);

per Zugangsbeschränkungsstempel:

offen (nicht klassifiziert);

mit einem Zugangsbeschränkungsstempel. Dokumente können folgende Stempel haben:

"Für den offiziellen Gebrauch" (offizielle Informationen, die nur für Mitarbeiter einer bestimmten Organisation oder Branche bestimmt sind); „Geheimnis“, „Streng geheim“, „Besondere Bedeutung“ (Informationen mit Staatsgeheimnissen); "Vertraulich" (Informationen, deren Zugang durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation beschränkt ist);

„Geschäftsgeheimnis“ (Informationen, die aufgrund ihrer Unbekanntheit für Dritte kommerziellen Wert haben und zu denen kein freier Zugang besteht rechtliche Grundlage und für die der Eigentümer dieser Informationen sich einem Schutzregime angeschlossen hat);

nach Herkunft:

Beamter (Dienst) (die Interessen der Organisation berührend, erstellt von einem juristischen oder natürliche Person in der vorgeschriebenen Weise ausgestellt); persönlich (in Bezug auf die Interessen einer bestimmten Person und nominell);

auf diesem lächerliche Bedeutung:

Originale oder Originale (erste oder einzelne Kopien von offiziellen Dokumenten, vom Autor persönlich unterzeichnet);

Kopien (Dokumente, die die Informationen des Originaldokuments und alle seine äußeren Merkmale oder Teile davon vollständig wiedergeben, die keine Rechtskraft haben);

beglaubigte Kopien (Kopien von Dokumenten, auf denen gemäß etablierte Ordnung die notwendigen Angaben machen, die ihnen Rechtskraft verleihen);

Duplikate (doppelte Kopien des Originaldokuments, die rechtsverbindlich sind);

in Form von Präsentationen:

Person (deren Inhalt in freier Form dargestellt wird);

schablone (wenn die Struktur, ein Teil des Dokuments, Standardsätze im Voraus vorbereitet werden und der andere Teil beim Erstellen einer Bescheinigung vom Arbeitsplatz ausgefüllt wird);

typisch (erstellt zur Dokumentation von Standardsituationen, z. B. Geschäftsreisen, und wird in allen Organisationen verwendet);

nach Haltbarkeit:

permanente Speicherung;

Langzeitlagerung (über 10 Jahre); Zwischenlagerung (bis zu 10 Jahre).

1 . Elektronisches Dokument- ein Dokument, in dem die Informationen in elektronischer Form mit den für die Anerkennung als gültig erforderlichen Voraussetzungen vorgelegt werden.

Das elektronische Dokument muss folgende Anforderungen erfüllen Bedarf:

erstellt, verarbeitet, gespeichert, übertragen und empfangen unter Verwendung von Soft- und Hardware;

in einer für die Wahrnehmung verständlichen Form dargestellt (reproduziert) werden.

Elektronisches Dokument kann sein in Form und Form wiedergegeben, verständlich: auf dem Bildschirm; auf Papier;

ein weiterer materieller Gegenstand, der in einer für die Sichtprüfung zugänglichen Form vom Maschinenmedium getrennt werden kann. Bei Verwendung eines elektronischen Dokuments ist es nicht erforderlich, eine Kopie davon in Papierform vorzulegen, mit Ausnahme der Fälle, die von den Regulierungsbehörden vorgesehen sind Rechtsakte RF oder nach Vereinbarung der Parteien. VorteileNutzung elektronischer Dokumente:

der Computersatz von Dokumenten wird minimiert, indem vorgefertigte Muster verwendet werden, die im PC-Speicher enthalten sind; Die computergestützte Verarbeitung elektronischer Dokumente (z. B. Warenbestellungen) ist viel schneller als die Verarbeitung von Papierdokumenten;

die Sammlung, Systematisierung und Suche von Dokumenten oder Informationen aus Dokumenten wird beschleunigt und vereinfacht; mit Hilfe von E-Mail erfolgt die zeitnahe Übermittlung von Dokumenten in beliebige Entfernungen; durch die Speicherung elektronischer Dokumente können Sie eine große Menge an Informationen auf kleinen Medien speichern und benötigen daher keine großen Bereiche für Archive. der Umfang technischer Routinevorgänge mit Dokumenten wird reduziert, Zeit wird für die Lösung sinnvoller Verwaltungsaufgaben frei;

die Anzahl der Verluste von Dokumenten, deren Ort unbekannt ist, wird reduziert;

es wird möglich, die erhaltenen Informationen zur Erstellung eines anderen Dokuments (Bericht, Zusammenfassung, Überprüfung usw.) zu verwenden, wodurch die Effizienz und Qualität des erstellten Dokuments erhöht wird.

Genehmigung des Entwurfs des elektronischen Dokuments hat folgendes Leistungen:

Lesen eines Dokuments auf einem PC-Bildschirm ohne Ausgabe auf Papier; Korrekturen am Entwurfsdokument vorgenommen werden;

Zu den Nachteilenelektronische Dokumente können zugeordnet werden: Zerbrechlichkeit der Aufbewahrung im Vergleich zu Papierdokumenten;

der Bedarf an technischen Mitteln zum Lesen; die Möglichkeit, unbefugte Änderungen vorzunehmen (sofern keine elektronische digitale Signatur (EDS) oder andere Schutzmaßnahmen vorhanden sind).

3. Elektronische Dokumentenverwaltung- der Prozess der Bewegung, Verarbeitung, Speicherung und des Austauschs elektronischer Dokumente. Teilnehmer am Austausch elektronischer Dokumente - körperlich und juristische Personen, Regierungsstellen der Russischen Föderation, lokale Regierungsstellen, die am Austausch elektronischer Dokumente beteiligt sind.

Absender eines elektronischen Dokuments- ein Teilnehmer am Austausch elektronischer Dokumente, der ein elektronisches Dokument erstellt, mit seinem EDS signiert und direkt oder über einen Informationsmittler an die Adresse des Empfängers sendet.

Empfänger eines elektronischen Dokuments- der Teilnehmer am Austausch elektronischer Dokumente, an dessen Adresse das elektronische Dokument eingegangen ist.

Vermittler beim Austausch elektronischer Dokumente (Informationsvermittler)- juristische Person oder Einzelunternehmer, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Austausch elektronischer Dokumente zwischen Absendern und Empfängern elektronischer Dokumente erbringt.

Beim Austausch elektronischer Dokumente müssen Informationssicherheitsmittel gemäß den Anforderungen der Rechtsakte der Russischen Föderation verwendet werden.

Ein elektronisches Dokument wird einer Überprüfung unterzogen, um seine Echtheit durch Mittel zu bestätigen EDS-Verifizierung... Die Bestätigung der Echtheit des elektronischen Dokuments erfolgt durch den Empfänger des elektronischen Dokuments mit Hilfe der ihm vom Absender oder Vertreiber der EDS-Prüftools zur Verfügung gestellten EDS-Verifizierungstools. Die Echtheit des elektronischen Dokuments Sie gilt als bestätigt, wenn durch die Erfüllung der vorgesehenen Verfahren durch den Empfänger des elektronischen Dokuments durch die Überprüfung der digitalen Signatur die Unveränderlichkeit aller seiner Angaben festgestellt wird. Elektronische Dokumentenverwaltungdurch Vorschriften geregelt:

Zustand;

branchenübergreifend;

branchenspezifisch;

lokal (Unternehmen).

Gesetzliche Regelung im Bereich des elektronischen Dokumentenumlaufs gerichtet:

für die Umsetzung einer einheitlichen Staatspolitik im Bereich des elektronischen Dokumentenumlaufs;

Gewährleistung der Sicherheit und des Schutzes von Informationen während ihrer Erstellung, Verarbeitung, Speicherung, Übertragung und Empfang;

Gewährleistung der Rechte und berechtigten Interessen der Nutzer elektronischer Dokumente;

rechtliche Unterstützung bei der Technologie der Erstellung, Verarbeitung, Speicherung, Übertragung und des Empfangs von elektronischen Dokumenten. Die Arbeit mit per E-Mail versendeten elektronischen Dokumenten wird durchgeführt ähnlich mit Papierdokumenten arbeiten. Daher wird elektronisches Dokumentenmanagement auch genannt automatisierte Büroarbeit. Jedem E-Mail-Teilnehmer wird eine individuelle Mailbox zugeordnet, der ein Benutzercode zugeordnet ist, und über diese Mailboxen erfolgt der Austausch elektronischer Nachrichten.

Der Absender des elektronischen Dokuments erstellt eine Nachrichtendatei, gibt deren Namen, Datum und Uhrzeit des Versands an und startet das E-Mail-Versandprogramm.

Elektronische Dokumente werden gemäß den Anweisungen für die Mailingliste an die Adressaten versandt.

Der Adressat erhält das Dokument auf dem PC-Bildschirm, das bei Bedarf auf Papier übertragen werden kann. Elektronische Dokumente werden über einen PC registriert.

Der Manager, der ein elektronisches Dokument erhalten hat, legt eine Auflösung fest und das Dokument wird über das interne Netzwerk an den Darsteller (die Darsteller) gesendet.

Elektronischer Dokumentenausführungsprozess ähnlich Ausführung von Papierdokumenten. Der elektronische Dokumentenumlauf nimmt ständig zu, insbesondere im Zusammenhang mit der Entwicklung des Internethandels. Speicherdauer für elektronische Dokumente gleich, wie bei Papierversionen (z. B. Banknotizen und Überweisungspflichten - 5 Jahre). Das Aufbewahren von Dateien für einen solchen Zeitraum kann zu ihrem Verlust führen, daher wird empfohlen, spezielle Archive elektronischer Dokumente auf CD-ROMs zu erstellen.

Bei Speicherung elektronischer Dokumente In elektronisches Archiv muss sichergestellt sein:

Schutz elektronischer Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Verfälschung;

die Möglichkeit, interessierten Parteien den Zugang zu gespeicherten elektronischen Dokumenten in der von den behördlichen Verordnungen vorgeschriebenen Weise zu gewähren;

die Fähigkeit, die Echtheit elektronischer Dokumente während der gesamten Dauer ihrer Aufbewahrung zu bestätigen;

die Möglichkeit, gespeicherte elektronische Dokumente in Papierform vorzulegen.

Zukünftig wird die Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements auf die maximale Nutzung elektronischer Dokumente ausgerichtet, was eine Änderung der bestehenden häuslichen Traditionen der Büroarbeit und die schrittweise Abkehr von Informationsträgern in Papierform bedeutet.

29.05.18 71 255 13

Dokumente können auf Papier oder elektronisch signiert werden. Lange auf Papier, elektronisch - es ist nicht klar, wie.

Pavel Ovchinnikov

12 Jahre Arbeit mit elektronischen Dokumenten

Aber hier beschäftige ich mich seit zwölf Jahren mit elektronischen Dokumenten und ich sage Ihnen: Das ist ein unglaublicher Nervenkitzel. Lassen Sie mich Ihnen anhand von Beispielen erklären, wie das alles funktioniert.

Kurz gesagt

Um mit der Pflege des elektronischen Dokumentenmanagements zu beginnen, benötigen Sie:

1. Überzeugen Sie die Gegenparteien, mit dem Austausch elektronischer Dokumente zu beginnen.
2. Kaufen Sie ein elektronisches Signaturzertifikat.
3. Entscheiden Sie sich für die Art des Versands von Dokumenten: über einen speziellen Dienst oder ohne.

Wer braucht elektronische Dokumente

Trotz der Bequemlichkeit und Modernität betreiben nur wenige Menschen ein elektronisches Dokumentenmanagement. Wenn ein Unternehmer mit vereinfachter Besteuerung pro Jahr ein paar Verträge abschließt, kann es für ihn nicht so beängstigend sein, ein paar Mal gedruckte Dokumente zu senden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die elektronische Dokumentenverwaltung äußerst nützlich ist.

Großunternehmen elektronische Dokumente helfen Kosten zu senken, wenn das Volumen der externen Korrespondenz mehrere hundert Dokumente pro Monat überschreitet. Für sie beeinflusst die Lieferung von Wertpapieren direkt die Geschwindigkeit der Transaktionen. Die Kosten für den Dokumentenumlauf können Hunderttausende Rubel pro Jahr betragen, und die Risiken von Verlusten, Fehlern und Bußgeldern durch die Finanzbehörden erhöhen die Kosten zusätzlich.

Auch wenn Sie jetzt alle sechs Monate ein Gesetz unterzeichnen, bedeutet dies nicht, dass Ihr Geschäft nicht wachsen wird. Möglicherweise haben Sie große Partner, die mit elektronischen Dokumenten arbeiten, und die werden dasselbe von Ihnen verlangen.

Beispielsweise

Der Online-Shop hat regelmäßig Forderungen in zweistelliger Millionenhöhe angehäuft, weil man sich bei der Rechnung mal wieder geirrt hat: Die Ware ist im LKW, sie kann nicht ins Lager gebracht werden. Während sie darauf warten, dass der Kurier mit dem korrigierten Dokument vom Lieferanten kommt, vergehen die Tage. Wir haben elektronische Dokumente eingeführt, und jetzt dauern alle Korrekturen in Dokumenten weniger als eine Stunde.

Und in einem großen Energieversorgungsunternehmen stellten die Inspektoren bei Steuerprüfungen vor Ort jährlich Verstöße und Fehler in Dokumenten fest. Der Scheck für Geldstrafen erreichte 120.000 Rubel pro Jahr. Es kam so weit, dass die Finanzabteilung dieses Geld im Voraus als Gemeinkosten in den Haushalt einzahlte. Wir haben die elektronische Dokumentenverwaltung eingeführt, und jetzt wird die Korrektheit von Dokumenten von Programmen und nicht von Menschen kontrolliert. Es gibt keine Fehler mehr.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Ein elektronisches Dokument ist eine normale Dock- oder PDF-Datei, die in jedem Editor erstellt und gelesen werden kann. Wichtig ist, dass es mit einer speziellen elektronischen Signatur unterschrieben und auf besondere Weise versendet wird.

Damit Partner, Anwalt oder Richter keinen Zweifel daran haben, dass Sie das elektronische Dokument unterschrieben haben und niemand es verändert hat, haben sich Spezialisten für digitale Sicherheit eine elektronische Signatur ausgedacht. Es ist wie ein Fingerabdruck, der einem einzigartigen Satz von Bits und Bytes in Ihrem Dokument überlagert wird. Grob gesagt sagt man beim Unterschreiben mit einer elektronischen Signatur: "Ich bestätige die Echtheit dieses Bitsatzes."

Jedes Dokument wird mit einer elektronischen Signatur versehen und gilt danach als unterzeichnet. Das Dokument kann ohne Unterschrift gelesen werden. Es garantiert nur, dass Sie das gleiche unveränderte Dokument in der Form haben, in der es Ihnen zugesandt wurde. Wenn Sie etwas im Dokument ändern und es speichern, ändert sich sein Bitsatz - die Signatur wird ungültig.

Beispielsweise

Die beiden Unternehmen beschlossen, einen elektronischen Vertrag zu unterzeichnen. Wir haben einen Vertrag erstellt, die Bedingungen vereinbart. Nun unterschreibt ein Unternehmen den Vertrag mit seiner Unterschrift und sendet ihn an das andere. Sie öffnet den Vertrag und beschließt, heimlich etwas festzulegen, zum Beispiel die Höhe der Geldstrafen. Korrigiert. Speichert. Sendet zuerst. Sie sieht aus - Ups! - Die Originalunterschrift dieser Vereinbarung ist gebrochen. Es bedeutet, dass etwas repariert wurde, die Schurken. Dann gehen sie wahrscheinlich, um das Gesicht zu schlagen.

Wo bekomme ich eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur wird in einer speziellen Zertifizierungsstelle erworben. Sie müssen nur ein geeignetes Zentrum in Ihrer Stadt finden. Die Hauptsache ist, dass es in die Liste der akkreditierten Zentren des Kommunikationsministeriums der Russischen Föderation aufgenommen wurde.

Gleiches geht direkt im Büro der Zertifizierungsstelle: einfach mit allen Unterlagen vorbeikommen und einen Antrag ausfüllen. In diesem Fall müssen Sie jedoch auf die bargeldlose Zahlung warten - dies kann mehrere Stunden dauern. Es ist unmöglich, das Zertifikat für das Unternehmen in bar zu bezahlen, ebenso wie es unmöglich ist, es aus der Ferne zu erhalten.

So funktioniert eine elektronische Signatur

Die Rechtskraft einer elektronischen Signatur ist im Bundesgesetz "Über elektronische Signaturen" beschrieben.

Das Gesetz definiert die Arten von Signaturen: einfach, unqualifiziert und qualifiziert. Sie können jede von ihnen unterzeichnen, jedoch mit Vorbehalten: qualifiziert - für Steuern, Ausschreibungen und in einigen Fällen für das Gericht; einfach und ungelernt - für alles andere.

Einfache oder unqualifizierte Signatur

Eine erschwingliche und günstige Option, aber mit begrenztem Nutzen. Die unqualifizierte Signatur enthält kryptografische Algorithmen, wird jedoch von keiner Zertifizierungsstelle überprüft. Eine einfache ist nur eine Kombination aus Benutzername und Passwort, einem Konto auf der Website eines öffentlichen Dienstes oder der E-Mail-Adresse einer Gegenpartei.

Solche Signaturen sind geeignet, wenn Sie nicht an elektronischen Auktionen teilnehmen, keine elektronischen Primärdaten austauschen und keine Steuererklärungen versenden. Einfache Unterschrift können für Verträge, Konten und Handlungen verwendet werden, aber Sie müssen eine separate Vereinbarung mit der Gegenpartei unterzeichnen und die Zustimmung der Parteien, einer solchen Unterschrift zu vertrauen, dokumentieren.

Wenn Sie Dutzende von Auftragnehmern und verschiedene Dokumente haben, funktioniert das Schema nicht. Sie müssen ein solches Dokument mit allen unterschreiben, und im Laufe der Zeit wird dieser Prozess die Arbeit verlangsamen, nicht beschleunigen. Dann ist es besser, über ein anderes elektronisches Signaturzertifikat nachzudenken.

Um eine einfache elektronische Signatur zu verwenden, müssen Sie eine Papierversion der Vereinbarung ausdrucken und unterschreiben oder eine spezielle Klausel in den Vertrag mit der Gegenpartei aufnehmen - dies ist eine gesetzliche Anforderung.

Qualifizierte Signatur

Diese Signatur ist für Rechnungen und Steuern geeignet. Laut Gesetz können elektronische Rechnungen nur mit dieser Unterschrift unterschrieben werden. Es gibt ein qualifiziertes Zertifikat ab 1000 RUR, Sie können es nur bei einer Zertifizierungsstelle kaufen, die Teil der Vertrauenszone des Federal Tax Service ist.

Jedes Jahr muss das Qualifizierte Signaturzertifikat erneuert werden, was die Sorgen noch verstärkt: Sie müssen die Gültigkeitsdauer überwachen und rechtzeitig eine Neuausstellung bestellen.

Um mit einer qualifizierten Signatur zu arbeiten, müssen Sie ein spezielles Programm installieren - ein Mittel zum kryptografischen Schutz von Informationen. Das Programm versieht das Dokument mit einer elektronischen Signatur und überprüft die Unterschriften anderer Teilnehmer am Austausch.

Sie können zwischen einem kostenpflichtigen Programm ("CryptoPro CSP") oder einem kostenlosen ("Vipnet CSP") wählen. Funktionell sind sie fast gleich, aber mit der kostenlosen Version kann es zu Kompatibilitätsproblemen kommen. Beide funktionieren unter Windows und Mac. Das bezahlte kostet ca. 1000 RUR, die jährliche Zahlung für das elektronische Signaturzertifikat beträgt ca. 1000 RUR.

Einige Leute verwenden eine Cloud-basierte elektronische Signatur, für die kein kryptografisches Schutzprogramm installiert werden muss. Die Cloud-Signatur wird im Austauschdienst gespeichert, und jedes Mal, wenn Sie ein Dokument unterschreiben, erhalten Sie eine SMS mit der Bestätigung der Aktion auf Ihrem Telefon. Ein solches Zertifikat ist billiger und bequemer zu verwenden, aber weniger sicher als ein kryptografisches Schutzprogramm.

Warum brauchen Sie einen Dokumentenfluss-Operator?

Ein signiertes elektronisches Dokument kann per E-Mail gesendet werden, dies ist jedoch nicht sicher. Wird die Mail gehackt, landen die Dokumente im Besitz der Eindringlinge. Daher zum Beispiel Steuerprüfung nimmt Erklärungen nur durch besondere Dienste entgegen. Über die gleichen Dienste müssen Sie elektronische Rechnungen austauschen, andernfalls verstoßen Sie gegen die Anordnung des russischen Finanzministeriums. Solche Dienste werden Dokumentenflussoperatoren genannt.

Für einen einfachen Benutzer ist dies eine aufgepumpte E-Mail. Funktioniert über einen Browser, es gibt Ordner mit eingehendem und ausgehendem Adressverzeichnis, integrierte Suche, Dokumenteneditor. Inside - ein hochgeladener Dienst mit sicheren Kommunikationskanälen und Verschlüsselung, die die Sicherheit der Übertragung von Dokumenten gewährleisten.

Es ist nicht einmal erforderlich, einen Vertrag mit einem Betreiber für elektronische Dokumentenverwaltung abzuschließen. Einfach registrieren, elektronisches Signaturzertifikat herunterladen und den Rechnungstarif bezahlen. Den Rest übernimmt der Betreiber: benachrichtigt den Föderalen Steuerdienst, dass Sie der Börse beigetreten sind, überwacht die Formate und garantiert die Einhaltung der Gesetzgebung der Russischen Föderation.

In Russland gibt es mehrere Dutzend solcher Dienste. In Bezug auf Preis, Funktionalität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sind sie ungefähr gleich. Es ist üblich, die Betreiber nach der Qualität des Dienstes auszuwählen: wie schnell der technische Support funktioniert, ist der Betreiber bereit, Auftragnehmer zu verbinden, welche Möglichkeiten er bietet und ob er analytische Berater hat, die Ihnen bei der Umsetzung des Dienstes helfen.

Ihre Gegenpartei muss sich ebenfalls mit dem Betreiber verbinden. Er kann Ihren oder einen anderen auswählen - dann wird der Austausch über Roaming durchgeführt, wie in Mobilfunkkommunikation.

Wie viel kosten elektronische Dokumente

Wenn Sie über einen Operator arbeiten, zahlen Sie nur für ein von beiden Parteien unterzeichnetes Dokument. Im Durchschnitt betragen die Kosten für den Versand eines Dokuments etwa 6-8 R, und alle eingehenden Dokumente sind kostenlos.

Normalerweise kaufen Anfänger ein Mindestpaket von 300 Dokumenten, was sehr schnell endet. Dann müssen Sie das nächste Paket kaufen. Es ist rentabler, ein unbegrenztes Jahrespaket zu kaufen oder individuelle Konditionen zu vereinbaren.

Der Umstieg auf elektronische Dokumente ist von Vorteil, wenn Sie 100 oder mehr Dokumente pro Monat oder mindestens 1000 Dokumente pro Jahr versenden. Dann reduzieren Sie Ihre Papier- und Versandkosten bis zu 5-mal.

Was kostet der Workflow

1000 Papierdokumente