Brauchst du es? Oder lohnt es sich, eine Vorprojektbefragung durchzuführen. Vorprojektbefragung im Rahmen der EDMS-Implementierung: Befragung und Befragung Vorprojektbefragung was

1. Muss ich eine solche Umfrage überhaupt durchführen? Was bringt es dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?
2. Was sind die Aufgaben der Vorprojektbefragung?
3. Was soll das Ergebnis sein?
4. Ist es kostenlos, die Vorprojektbefragung durchzuführen oder Geld dafür zu nehmen?
5. Wie rechtfertigt man für den Kunden die Effektivität einer solchen Umfrage, wird sie sich auszahlen?

Hier entscheidet jedes Unternehmen auf seine Weise: Jemand hält eine solche Umfrage in der Regel für unzweckmäßig („Lass uns in den Kampf eingreifen, dann sehen wir…“); andere, die sie während der Implementierung durchführen, heben diese Arbeit nicht in einem separaten Artikel hervor; andere führen es als eigenständigen Arbeitsschritt durch, nehmen dafür aber kein Geld; die vierte betrachtet die Vorprojektbefragung zu Recht als eigenständiges kommerzielles Produkt. Meine Erfahrung als Manager und Berater zeigt, dass eine Vorprojektbefragung ein notwendiger Bestandteil der Arbeit fast jedes IT-Unternehmens im Zusammenhang mit der Implementierung von Automatisierungssystemen ist. Und der Erfolg des gesamten Projekts hängt manchmal von der richtigen Organisation und Durchführung dieser Phase ab.

Im Rahmen dieses Artikels werde ich versuchen, die oben genannten Fragen sowohl aus meiner eigenen Praxis als auch aus den Erfahrungen von Kunden, mit denen ich kommunizieren musste, zu beantworten, indem ich die Technologie der Durchführung einer Vorprojektbefragung von Grund auf einführe.

Die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung

Der Erfinder kommt zum Auftrag und bietet an neues Gerät zum Rasieren im Freien.
"Wie funktioniert Ihr Gerät?" - fragen ihn die Mitglieder der Kommission.
„Es ist ganz einfach“, antwortet der Erfinder. "Du wirfst eine Münze in den Schlitz, steckst deinen Kopf in den Automaten und zwei Klingen beginnen dich zu rasieren."
"Entschuldigung, Kollege, aber die Leute haben unterschiedliche Gesichtsformen!" - Mitglieder der Kommission machen ihm eine Bemerkung.
„Ja“, sagt der Erfinder, „aber das ist nur vor der ersten Rasur…“.

Die Hauptaufgabe jeder Automatisierung besteht darin, einzigartige Wettbewerbsvorteile automatisiertes Unternehmen. Es darf nicht sein, dass, wie in dieser Anekdote, alle Unternehmen nach der Automatisierung „auf demselben Gesicht“ werden. Wenn wir daher die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kundengeschäfts erhalten wollen, ist es bei jeder Modernisierung von Geschäftsprozessen unabdingbar, eine Vorprojektbefragung durchzuführen.

Natürlich können Sie die Gründe, die diesen Bedarf bestimmen, eingehend analysieren. Dies können die hohen geschätzten Kosten des Projekts sein, die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsprozesse während der Automatisierung zu ändern, die Einbeziehung von Arbeiten in das Projekt, deren Umfang nicht im Voraus festgelegt werden kann usw. Denken Sie jedoch daran, wie in einer sehr lehrreichen Geschichte der Kommandant unterbrach den Bericht des Generals über die Ursache der Niederlage:

„Unsere Niederlage hatte verschiedene Gründe“, begann der General. - Zuerst war das Schießpulver feucht ...
„Genug“, hielt ihn der Kommandant auf.

Ähnlich verhält es sich hier, denn für die Durchführung einer Vorprojektbefragung reicht es völlig aus, dass der Kunde über einzigartige Geschäftsmerkmale verfügt (und diese sollte jedes Unternehmen haben, sonst würde es am Markt einfach nicht bestehen und den Wettbewerbern weichen).

Die Frage nach der Notwendigkeit dieser Art von Arbeit ist also weltweit relativ einfach zu lösen - sie müssen durchgeführt werden, wenn sich das zu automatisierende Unternehmen in einem wettbewerbsorientierten Markt befindet.

Was bringt eine Vorprojektbefragung dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?

Während der Vorentwurfsbefragung kann der Kunde:

• eine detaillierte Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse erhalten und das reale Geschäft mit Ihrer Vorstellung davon vergleichen;
• Optimierung bestehender Geschäftsprozesse durch Nutzung der praktischen Erfahrungen, die Berater eines IT-Unternehmens bei früheren Implementierungen in ähnlichen Unternehmen gesammelt haben;
• den Grad der Übereinstimmung der Funktionalität des vorgeschlagenen Systems mit den realen Geschäftsprozessen des Kunden beurteilen;
• rechtzeitig ihre einzigartigen Vorteile hervorheben und sie in der Phase der Implementierung des Systems und nicht nach seiner Einführung in den industriellen Betrieb berücksichtigen;
• Klären Sie das Budget und den Zeitplan des Automatisierungsprojekts unter Berücksichtigung möglicher Änderungen des Systems für die einzigartigen Merkmale ihrer Geschäftsprozesse;
• Bewertung der Ressourcen (sowohl technischer als auch personeller), die in der Phase der Systemimplementierung benötigt werden. Planen Sie rechtzeitig die Zuweisung dieser Ressourcen, um das Projekt zum optimalen Zeitpunkt und ohne Überschreitung des Budgets abzuschließen;
• Bewertung möglicher Risiken, die die Arbeitsqualität beeinträchtigen können;
• Optimierung der Kosten für die Bereitstellung des Systems aufgrund der möglichen Leistung eines Teils der Arbeit allein;
• eine genauere Einschätzung des wirtschaftlichen Effekts und der Kapitalrendite erhalten.

Vorteile einer Vorprojektbefragung für ein IT-Unternehmen:

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch Abstimmung seiner Erwartungen, die in der Phase des Vorverkaufs (wenn Verkäufer einen „Traum“ anbieten), mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Systems zur Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse;
• Klärung des Zeitpunkts der Implementierung des Systems und der dafür erforderlichen Ressourcen, damit Sie deren Zuteilung im Voraus planen können;
• rechtzeitige Klärung der einzigartigen Vorteile des Kunden, um diese bei der Projektierung oder Fertigstellung des Automatisierungssystems zu berücksichtigen;
• Verkürzung der Implementierungszeit und Reduzierung des Risikos freier Arbeit. Die notwendigen Anpassungen des Systems werden vor Beginn des Einsatzes oder parallel dazu durchgeführt und nicht am Ende der Probebetriebsphase, bei der in der Regel Mängel festgestellt werden. Eine Situation, in der in der Abschlussphase eines Projekts eine funktionale Inkonsistenz festgestellt wird, zieht automatisch zusätzliche ungeplante Arbeiten nach sich. Gleichzeitig hat der Kunde in der Regel Schwierigkeiten mit der Finanzierung solcher Arbeiten, und für den erfolgreichen Abschluss des Projekts müssen diese oft kostenlos durchgeführt werden;
• Identifizierung wahrscheinlicher Risiken, die sich auf die Qualität und den Zeitpunkt der Umsetzung auswirken können. Rechtzeitige Bereitstellung von Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen dieser Risiken auf den Projekterfolg zu minimieren;
• Beschaffung von Daten, um die Anzahl der Lizenzen und die Struktur des Projekts zu rechtfertigen;
• die Festsetzung des aktuellen Stands der automatisierten Abteilungen und der wichtigsten Parameter ihrer Arbeit wird die Wirksamkeit der Anwendung des vorgeschlagenen Systems rechtfertigen;
• der Aufbau persönlicher Kontakte von Beratern zu den wichtigsten Ausführenden des Kunden im Projekt wird deren gemeinsame Arbeit weiter vereinfachen;
• Erweiterung der Wissensbasis (sofern vorhanden) über die wichtigsten Geschäftsprozesse der Kunden in dieser Branche.

Natürlich sind hier nicht alle Argumente für die Vorprojektbefragung aufgeführt, aber wie die Praxis zeigt, reicht dies völlig aus, um den Kunden von der Notwendigkeit zu überzeugen.

Die Hauptaufgaben der Vorprojektbefragung

Die nächstwichtigste Aufgabe der Vorprojektbefragung besteht natürlich darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden zu identifizieren. Wie die Praxis zeigt, fallen etwa 75 % der vom Kunden verwendeten Geschäftsprozesse mit den Prozessen in ähnlichen Unternehmen der gleichen Branche zusammen, 10 % realisieren seine einzigartigen Wettbewerbsvorteile und die restlichen 15 % sind das Ergebnis des zweiten Gesetzes der Thermodynamik :) (eine Folge des „natürlichen Wachstums des Chaos“) und sollte während des Projekts beseitigt werden. Aber diese wettbewerbsfähigen 10 %, die für das Geschäft so wichtig sind, müssen bei jeder Automatisierung einfach erhalten bleiben (natürlich vorausgesetzt, dass diese Vorteile formalisiert werden können). In den meisten Fällen wird dieses Problem durch die Konfiguration des Systems für den Kunden gelöst, aber manchmal sind die Dienste von Programmierern erforderlich, um die einzigartigen Merkmale des Unternehmens zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass es sich hier nicht um kundenspezifische Entwicklung handelt, sondern um die Implementierung von Produktionsautomatisierungssystemen.

Durch das Verständnis, wie der Wettbewerbsvorteil des Kunden aufrechterhalten wird, kann das IT-Unternehmen den Bedarf und die Kosten von Produktüberarbeitungen einschätzen und verstehen, welche zusätzlichen Ressourcen hierfür möglicherweise erforderlich sind.

Ein wichtiges Ziel der Vorprojektbefragung ist die Diagnose des Zustands der IT-Umgebung des Kunden, dh die Bewertung der von ihm verwendeten Computerausrüstung, Software, Kommunikation, des Qualifikationsniveaus der IT-Spezialisten usw. In dieser Phase Es ist notwendig zu verstehen, ob der Kunde über genügend Ressourcen verfügt, um die Systemautomatisierung erfolgreich zu implementieren. Hier kommen wir zu einer weiteren Aufgabe der Vorprojektbefragung – der Analyse der potenziellen Risiken des Projekts und einer Beschreibung ihrer voraussichtlichen Folgen. Gleichzeitig müssen Berater nicht nur alle möglichen Risiken erfassen, sondern dem Kunden auch Möglichkeiten bieten, diese zu reduzieren.

Jedes CIS geht von der Ansammlung von Informationen über die operativen Aktivitäten von Abteilungen aus, daher sollte das nächste Thema der Vorprojektbefragung die Sammlung von Anforderungen an den Workflow von automatisierten Abteilungen sein.

Die im System gesammelten Informationen bleiben ein Totgewicht, wenn eine Analyse nicht möglich ist. Daher ist es sehr wichtig, während der Vorprojektbefragung herauszufinden, welche Arten und Formen des Berichtswesens vom Kunden benötigt werden. Normalerweise beinhalten Automatisierungstools bereits einen Standardsatz an Berichten, aber jeder Kunde hält sein Geschäft zu Recht für einzigartig und benötigt daher ein solches einzigartiges System, das in der Regel mit einem speziellen Berichtsgenerator implementiert wird.

Die eigentliche Aufgabe der Vorprojekterhebung besteht darin, unter Berücksichtigung aller gewonnenen Daten das endgültige Budget des Projekts und den Zeitpunkt seiner Umsetzung zu klären. Diese Bedingungen können durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst werden, wie z. oder umgekehrt) nach einiger Zeit die Einstellung eines Schlüsselmanagers Zeit nach Projektbeginn, Unzulänglichkeit des vorhandenen Computerparks und der technologischen Basis, um alle Automatisierungsziele zu erreichen, fehlendes Budget für die Anschaffung notwendige Ausrüstung und vieles mehr. Daher muss der Berater alle diese Sachverhalte im Detail klären und im Bericht, auch für den internen Gebrauch, wiedergeben. Die Erstellung des zweiten - internen - Berichts ermöglicht es Ihnen, alle Nuancen der Beziehung und Empfehlungen für die Spezialisten der Implementierungs- und Integrationsabteilung detailliert zu reflektieren.

Ein weiteres wichtiges Thema, das in der Phase der Vorprojektbefragung geklärt werden muss, ist die Entwicklung von Empfehlungen zur Methodenwahl für die Projektdurchführung. Hier ist es wichtig, klar zu erfassen, welche der zuvor vom Kunden formulierten Probleme mit dem vorgeschlagenen Automatisierungssystem nicht gelöst werden und organisatorische oder andere Auswege aus dieser Situation vorzuschlagen.

Jedes Unternehmen kann leicht ein Dutzend weitere Aufgaben hinzufügen, die es in der Umfragephase lösen möchte, aber wie die Praxis zeigt, macht die Beantwortung der oben genannten Fragen bereits die Vorprojektbefragung sehr effektiv.

Was ist normalerweise das Ergebnis einer Vorprojektbefragung?

• Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden;
• eine Liste der Hauptaufgaben, die mit dem Automatisierungssystem gelöst werden müssen;
• Bewertung der Geschäftsprozesse des Kunden und Empfehlungen zur Änderung oder Optimierung der Arbeit von Abteilungen unter Berücksichtigung des Nutzens von IS;
• einzigartige Wettbewerbsvorteile des Kunden, die bei der Implementierung des Systems berücksichtigt werden müssen;
• Analyse der bestehenden IT-Umgebung auf Einhaltung der Systemanforderungen Unternehmensführung, Empfehlungen für seine Änderung;
• Einschätzung der Arbeiten zur Integration von Unternehmensinformationssystemen in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden;
• Beschreibung des Workflows in automatisierten Abteilungen und Anforderungen an die Analytik;
• Einschätzung möglicher Risiken bei der Durchführung des Projekts und Festlegung von Maßnahmen, die erforderlich sind, um deren Auswirkungen zu minimieren;
• eine Beschreibung der Kundenwünsche, die in das vorgeschlagene Kontrollsystem nicht umgesetzt werden können und eine Überarbeitung erfordern, eine Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands einer solchen Überarbeitung;
• einen Vorschlag für die Umsetzung des Projekts mit Begründung der vorgeschlagenen Option, der Belegung der für den Kunden benötigten Anzahl von Arbeitsplätzen und der Klärung des Projektbudgets.

Ein separates Dokument der Vorprojektbefragung sollte ein vorläufiger Arbeitsplan sein, der unter anderem eine vereinbarte Liste der Verantwortlichen (sowohl des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers), deren Verantwortungsbereiche und die Grundregeln des Zusammenwirkens zwischen Sie. Für eine effektive Implementierung des Systems wird empfohlen, eine Regelung des Informationsaustausches zwischen den Mitarbeitern des Kunden und den Spezialisten des befragenden IT-Unternehmens zu erarbeiten sowie, was wichtig ist, den Zeitpunkt und das Verfahren für die Überwachung der Leistung der Arbeit.

Einige Unternehmen (meistens solche, die sich mit kundenspezifischer Entwicklung befassen) stellen dem Kunden nach Abschluss der Vorentwurfsuntersuchung einen Entwurf für eine technische Aufgabe zur Verfügung.

Um eine kostenlose Vorprojektumfrage zu machen oder Geld dafür zu nehmen?

Wenn der Zweck der Erhebung den oben beschriebenen Aufgaben entspricht, erfordert sie die Umleitung erheblicher Unternehmensressourcen und muss zwingend bezahlt werden. Diese Vorprojektbefragung ist eine vollwertige Beratungsleistung, die es Ihnen ermöglicht, nicht nur den Bedarf, das Timing und das Budget für die Automatisierung zu beurteilen, sondern auch die bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden zu optimieren.

Wie die Praxis gezeigt hat, ist es nicht schwierig, projektvorbereitende Umfragedienstleistungen zu verkaufen, wenn das Unternehmen die entsprechende Technologie implementiert hat und die Verkäufer genau wissen (und dem Kunden klar erklären können), warum die Umfrage durchgeführt wird und welchen Nutzen der Kunde davon hat davon erhalten.

So begründen Sie die Effektivität der Vorprojektbefragung für den Kunden

Berücksichtigen Sie potenzielle Einsparkanäle, die bei der Begründung der Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung berücksichtigt werden können.

1. Personal- und Zeitersparnis:
   • bei der Finalisierung des Systems für die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden in der Anfangsphase der Implementierung und nicht nach der kommerziellen Inbetriebnahme;
   • in der Phase der Systemintegration in die IT-Infrastruktur des Kunden, da alle Informationen über den Zustand der IT-Umgebung des Unternehmens und die Nuancen der Integration vor Beginn und nicht während der Implementierung geklärt werden;
   • durch rechtzeitige Bereitstellung von Sach- und Personalressourcen sowohl seitens des Auftragnehmers als auch seitens des Auftraggebers;
   • durch eine frühzeitige Bewertung möglicher Risiken, die die Implementierung des Systems beeinträchtigen können, und die Entwicklung von Maßnahmen, die erforderlich sind, um deren negative Folgen zu minimieren.
     Jede Verzögerung des Projektfortschritts führt zu erheblichen Mehrkosten für den Kunden, die im Einzelfall relativ einfach kalkuliert werden können.
2. Mögliche Reduzierung der Implementierungskosten:
   • durch Identifizierung von Dienstleistungen und Arbeiten, die der Kunde selbst ausführen kann;
   • durch Anpassung des Zeitplans einiger Arbeiten nach Klärung ihrer tatsächlichen Arbeitsintensität.
3. Verbesserung der Effizienz der Unternehmensinformationssysteme und der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Kunden.
4. Verweigerung der Nutzung automatisiertes System wenn sich in der Phase der Vorentwurfsuntersuchung herausstellt, dass die Aufgaben des Kunden nicht gelöst werden können oder die Überarbeitung zu teuer ist.
   In meiner Praxis gab es einen Fall, in dem einem Kunden mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen aufgrund der Ergebnisse einer Vorprojektbefragung geraten wurde, kein Unternehmensinformationssystem einzusetzen, sondern organisatorische Veränderungen und die Technologie der Zusammenarbeit mit ihren Kunden zu optimieren, da die Auswirkungen der Implementierung des Systems (die eine teure Überarbeitung erforderte) die Kosten nicht amortisiert hätten. Als Ergebnis sparte der Kunde Zehntausende von Dollar, und die Vorprojektbefragung zahlte sich nur aus, indem die Effizienz der Abteilung gesteigert wurde, die die Arbeitstechnologie der Mitarbeiter auf Empfehlung von Beratern änderte.

Das Fehlen einer Vorprojekt-Erhebungsphase führt in den meisten Fällen zu einer erheblichen Verzögerung bei der Durchführung von Projekten und zu einer Erhöhung ihrer Kosten, sowohl aufgrund organisatorischer als auch technischer Probleme, die während der Durchführung auftreten. Oftmals enden solche Projekte in der Regel komplett im Scheitern. Fast ein Drittel der 2.500 analysierten IT-Projekte war laut einer Studie der Standish Group nicht nur erfolglos, sondern wurde nie abgeschlossen. In Russland ist es viel schwieriger, solche Daten zu erhalten, aber ich bin sicher, dass der Anteil der erfolglosen Implementierungen nicht geringer sein wird.

Wenn ein Beratungsunternehmen daher keine unrealisierten Projekte in seinem Track Record haben möchte, muss es lediglich eine Vorprojektbefragung des Kundengeschäfts durchführen. Es ist besser, den Vertrag in der Anfangsphase aufzugeben, als sich in der Arbeit zu verzetteln und Ihren Ruf zu beschädigen.

Stichworte: Unternehmensbefragung, Befragung und Befragung, Register der eingehenden Informationen, Register der internen Informationen, Register der ausgehenden Informationen, Bericht über die Express-Befragung des Unternehmens, Referenzmodell, vollständiges Geschäftsmodell der Organisation, Funktionsdomänenmodell.

Aufgaben und Phasen der Pre-Design-Erhebung des Automatisierungsobjekts

Eine Unternehmensbefragung ist ein wichtiger und entscheidender Schritt bei der Gestaltung eines IC. Die Prüfungsdauer beträgt in der Regel 1-2 Wochen. Während dieser Zeit sollte der Systemanalytiker nicht mehr als 2-3 Arten von Aktivitäten untersuchen (Personalakte, Buchhaltung, Transport, Marketing usw.).

Sammeln von Informationen für den Bau komplettes Geschäftsmodell der Organisation kommt oft auf das Studium dokumentierter Informationsflüsse und Funktionen von Abteilungen an und wird auch durch Interviews und Fragebögen durchgeführt.

Zu Beginn der Umfrage stellt die Organisation in der Regel eine Reihe von Dokumenten zur Verfügung, die normalerweise Folgendes umfassen:

Zusammenfassende Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens.

Informationen über die administrative, finanzwirtschaftliche, Produktionstätigkeit des Unternehmens.

Informationen zu Bilanzierungsrichtlinien und Berichterstattung.

Regelmäßiger Dokumentenfluss des Unternehmens.

Register der eingehenden Informationen.

Internes Informationsregister.

Ausgehende Informationsregister.

Informationen über die Informations- und Computerinfrastruktur des Unternehmens.

Informationen zu den verantwortlichen Personen.

Fragenkataloge für Vorstellungsgespräche und Befragungen für jede befragte Einheit zusammengestellt und von der Unternehmensleitung freigegeben. Dies geschieht, um:

Verhindern des Zugangs zu vertraulichen Informationen;

Stärkung des Fokus der Erhebung;

Minimierung der Ablenkung der Mitarbeiter von Unternehmen von der Wahrnehmung ihrer offiziellen Aufgaben.

Allgemeine Fragenliste(mit ihrer nachfolgenden Detaillierung) umfasst die folgenden Elemente:

die Hauptaufgaben der Abteilungen;

gesammelte und registrierte Informationen;

Berichterstattung;

Interaktion mit anderen Abteilungen.

Fragebögen für Führungskräfte und Spezialisten kann folgende Fragen enthalten:

Welche Ziele sollten (aus Sicht Ihrer Abteilung) bei der Schaffung eines integrierten Unternehmensmanagementsystems verfolgt werden?

Organisationsstruktur der Einheit.

Die Aufgaben der Einheit.

Die Reihenfolge der Aktionen beim Ausführen von Aufgaben.

Mit welchen externen Organisationen (Bank, Kunde, Lieferant usw.) interagiert die Abteilung und welche Informationen tauscht sie aus?

Welche Art von Referenzmaterial verwenden Sie?

Wie viel Zeit (in Minuten) verbringen Sie mit der Durchführung grundlegender Operationen? Was sind die "Spitzenlasten"-Termine? (Periodizität pro Monat, Quartal, Jahr usw.) Technische Ausstattung der Einheit (Computer, Netzwerk, Modem usw.). Gebrauchte Softwareprodukte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Berichte und wie oft bereiten Sie sich auf das Management vor? Schlüsselspezialisten der Abteilung, die alle Fragen zu den in der Abteilung verwendeten Geschäftsprozessen beantworten können.

Eigenschaften von Fernbedienungsobjekten.

Dokumentenfluss am Arbeitsplatz.

Die so erhobenen Daten decken in der Regel nicht alle wesentlichen Aspekte der Organisationstätigkeit ab und weisen einen hohen Subjektivitätsgrad auf. Und das Wichtigste ist, dass solche Umfragen keine stabilen Faktoren aufzeigen, die mit den spezifischen Merkmalen der Organisation verbunden sind und die nur durch Methoden der funktionalen Anpassung des Organisationssystems beeinflusst werden können.

Eine Analyse der Interviews mit den Leitern der befragten Organisationen und Unternehmen zeigt, dass deren Vorstellungen über die Organisationsstruktur, allgemeine und lokale Funktionsziele, Aufgaben und Funktionen der Abteilungen sowie die Unterordnung der Mitarbeiter teilweise widersprüchlich sind. Zudem weichen diese Vorstellungen manchmal von den offiziell erklärten Zielen und Regeln ab oder widersprechen den tatsächlichen Aktivitäten.

Wenn die Struktur von Informationsflüssen anhand von Dokumentenmustern und Konfigurationen von Computernetzwerken und Datenbanken identifiziert werden kann, bleibt die Struktur realer Mikroprozesse, die von Personal in Informationskontakten durchgeführt werden (weitgehend undokumentiert), unbekannt.

Antworten auf diese Fragen kann eine Struktur- und Funktionsdiagnostik auf Basis der Methoden der kontinuierlichen (oder selektiven) Arbeitszeiterfassung des Personals geben. Der Zweck der Diagnostik besteht darin, belastbare Erkenntnisse über die Organisation und die organisatorischen Zusammenhänge ihrer Funktionselemente zu gewinnen.

Zu den wichtigsten Aufgaben der Funktionsdiagnostik von Organisationsstrukturen zählen dabei:

Klassifikation der Funktionssubjekte (Kategorien und Gruppen von Arbeitern);

Klassifizierung der Elemente des Funktionsprozesses (Aktionen, Verfahren);

Klassifikation der Richtungen (zu lösende Probleme), Funktionsziele;

Klassifizierung von Informationsflusselementen;

Durchführung einer Umfrage über die Aktivitäten des Personals der Organisation;

Verteilungsstudie (in Zeit und Häufigkeit) organisatorische Merkmale: Verfahren, Personalkontakte, Tätigkeitsbereiche, Elemente des Informationsflusses - einzeln und in Kombination miteinander nach Mitarbeiterkategorien, Verfahrensarten und deren Richtungen (nach Forschungsergebnissen und -logik);

Identifizierung der tatsächlichen Struktur funktionaler, informativer, hierarchischer, temporärer, problematischer Beziehungen zwischen Managern, Mitarbeitern und Abteilungen;

Etablierung einer Struktur zur Verteilung der Arbeitszeit von Führungskräften und Personal in Bezug auf die Funktionen, Probleme und Ziele der Organisation;

Identifizierung der wichtigsten Technologien des Funktionierens der Organisation (Informationsprozesse, einschließlich undokumentierter), ihrer Zielsetzung im Vergleich zu den erklärten Zielen der Organisation;

Identifizierung homogener Arbeitergruppen hinsichtlich der Spezifität ihrer Tätigkeiten, Zielorientierung und realer Unterordnung, Bildung eines realen Modells der Organisationsstruktur und Vergleich mit dem deklarierten;

Ermittlung der Gründe für die Diskrepanz zwischen der erklärten und der tatsächlichen Struktur der Organisationsbeziehungen.

Ein kontinuierliches "Foto" der Arbeitszeit ist die kontinuierliche Beobachtung und Aufzeichnung der Merkmale von Arbeitnehmern im Arbeitsprozess während des gesamten Arbeitstages. In diesem Fall werden die angezeigten Parameter nacheinander in ein vorbereitetes Arbeitsblatt eingetragen. Unten ist das Arbeitsblattformular für Systemanalytiker:

Unmittelbar nach Abschluss des Prüfungsverfahrens wird die Tabelle mit zusätzlichen Merkmalen aufgefüllt: Technologiezweig, Systemfunktion, Thema, Aspekt, emotionaler Hintergrund usw.

Einige der Indikatoren, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, werden während der Umfrage ausgefüllt, der Rest - danach. Der Inhalt der Einträge ist wie folgt:

Nummer (in der Reihenfolge);

Agent (Position des untersuchten Mitarbeiters);

die Zeit, in der das Verfahren durchgeführt wurde;

Verfahren (Name des Inhalts einer Reihe von elementaren Aktionen, die durch die Gemeinsamkeit des jeweiligen zu lösenden Problems vereint sind);

Informationen (Richtung der Informationsbewegung zwischen dem Agenten und der Gegenpartei);

Initiative (Initiator des Beginns dieses Verfahrens);

Gegenpartei (Position eines Mitarbeiters, der mit dem Thema in Kontakt steht);

Haltung (die die Unterordnung des Agenten und der Gegenpartei widerspiegelt, die Form der Interaktion in diesem Verfahren);

Problem (verbale Beschreibung des zu lösenden Problems).

Das Ergebnis der Vorprojektbefragung sollte erscheinen " Bericht über Express-Befragung des Unternehmens ", deren Struktur unten angegeben ist.

Kurze schematische Beschreibung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel:

Beschaffungs- und Bestandsmanagement;

Fertigungskontrolle;

Verkaufsleitung;

finanzielle Ressourcenverwaltung.

Grundanforderungen und Prioritäten der Automatisierung.

Einschätzung der notwendigen Ressourcen des Kunden zur Sicherstellung des Projekts.

Der Erstellung eines Projekts für ein neues Gebäude, eine Struktur oder eine Rekonstruktion eines Objekts gehen notwendigerweise eine Reihe von vorbereitenden Maßnahmen voraus, die es ermöglichen, alle Merkmale und Ausgangsdaten der Struktur, des Grundstücks und der Versorgungseinrichtungen zu berücksichtigen. Die Anfangsphase der Vorentwurfsphase ist eine Vorentwurfsuntersuchung, die es ermöglicht, bei der Weiterentwicklung der Entwurfs- und technischen Lösungen die Anforderungen des aktuellen SNiP und der Vorschriften, alle Bedingungen des Kunden und seine Wünsche. Vorläufige Ereignisse werden abhängen von Zusammenstellung des Entwurfsentwurfs, Bedingungen für die Erstellung der Konstruktions- und technischen Dokumentation und die Komplexität der Arbeiten.

Merkmale des Verfahrens und seiner Merkmale

Die Vorprojektinspektion ist ein Komplex von spezialisierten Arbeiten zur Sammlung, Verarbeitung und Systemanalyse von Objekten für verschiedene Zwecke. Auf Basis der erhobenen Daten ergibt sich eine umfassende Begründung des Baus oder Umbaus, deren Machbarkeit, mögliche Schwierigkeiten und Probleme. Um bei der Umfrage das zuverlässigste und effektivste Ergebnis zu erzielen, werden verschiedene Arten von Hightech-Werkzeugen und -Geräten verwendet.

Spezialisten durchführen Forschungsarbeit müssen über eine Fachausbildung verfügen, über behördliche Genehmigungen von Behörden und Strukturen des SRO-Systems verfügen.

Warum wird die Pre-Design-Befragung durchgeführt:

1. Zur Beurteilung des tatsächlichen Zustands des Objekts vor dessen Umbau, Erweiterung, Fertigstellung oder Modernisierung.
2. Bei Verlust von Konstruktion und technischer Dokumentation.
3. Wenn Sie Fehler bei der Erstellung eines Projekts machen.
4. Bei Anpassungen während des Bauprozesses, die sich nicht in den Zeichnungen und in der tatsächlichen Arbeit widerspiegelten.
5. Bei der Beurteilung der physischen und Veralterung von Bauwerken und Ingenieurnetzen.

Heute oft bestellt Vorprojektdokumentation in der Vorinvestitionsphase mit dem Ziel einer fundierten Begründung von Finanzinvestitionen, ihrer Machbarkeit und systematischen Umsetzung des Projekts.

Die wichtigsten Arbeitsschritte:

• Vorbereitungsphase: Untersuchung der Wünsche des Kunden, Sammlung der erforderlichen Unterlagen und anderer Daten.
• Kennenlernen des Objekts, Termin- und Kostenabstimmung der Leistungen, Entwicklung eines Veranstaltungsprogramms und Erstellung eines technischen Auftrages (Fachauftrag).
• Umfassende visuelle und instrumentelle Inspektion des Objekts.
• Analyse der erzielten Ergebnisse und Durchführung der erforderlichen Berechnungen.
• Erstellung einer Stellungnahme zum Zustand des Objekts.

Wo kann man eine Vorprojektbefragung bestellen?

Das diversifizierte Unternehmen "Region" bietet Privatpersonen, Bau- und Auftraggebern, Investitions- und Entwicklungsgesellschaften ein umfassendes Leistungsspektrum für die Vorvermessung von Objekten, Baustellen, Baufortschritten und Ingenieursystemen. Zeit der Vorarbeit und Kosten des Entwurfsentwurfs hängt von der baulichen Komplexität des Objekts, dem zu erledigenden Arbeitsaufwand und deren Zusammensetzung, der Lage der Baustelle und der Verfügbarkeit verlässlicher Daten über den Ist-Zustand von Böden, Leitungen und Verbindungen ab.

Wir starten eine Artikelserie, die sich der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen widmet. Thema des ersten Artikels ist eine Vorprojektbefragung vor der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS).

Angenommen, das Management der Organisation ist reif für die Implementierung des EDMS. Was kommt als nächstes? Welche Schritte sollte das Unternehmen unternehmen und unternehmen?

Am einfachsten ist es, sich sofort mit der Organisation in Verbindung zu setzen, die das elektronische Dokumentenmanagementsystem einführen wird, d. Die einfache Methode ist jedoch nicht immer günstiger. Zunächst muss die Kundenorganisation den Umfang der EDMS-Implementierung bewerten. Bevor es beginnt, müssen Sie daher den Stand der Dinge analysieren. Dazu ist es notwendig, die zu automatisierenden Prozesse zu studieren, also eine Vorentwurfsbefragung durchzuführen.

PRE-DESIGN-INSPEKTION AUS PERSPEKTIVE ORGANISATION-PERSPEKTIVE

Aus Sicht des Trägers ist die Vorprojektbefragung eine vollwertige erste Stufe der Umsetzung jeglicher Informationssystem und ist im Implementierungsservicevertrag enthalten. Und EDMS ist keine Ausnahme.

In diesem Fall umfasst die Vorprojektbefragung:

Diagnose des bestehenden Systems in der Organisation

Büroarbeiten;

Analyse der Übereinstimmung des Ist-Arbeitsstands mit Dokumenten mit internen regulatorischen Dokumenten der Organisation, die die Dokumentation regeln;

Optimierung von Dokumentenflüssen und Büroarbeit;

Einführung entsprechender Änderungen des internen Reglements;

Identifizierung von Risiken bei der Umsetzung des EDMS;

Bestimmung der Automatisierungsgrenzen, Audit der bestehenden IT-Infrastruktur der Organisation, Vorschlag einer spezifischen IT-Lösung für EDMS;

Evaluation der Arbeiten zur Integration von EDMS in die bestehende IT-Infrastruktur.

Ergebnis der Vorprojektbefragung ist das Dokument „Funktionale Anforderungen“ bzw. „Survey Report“ oder das Projekt „ Leistungsbeschreibung"(Abhängig von der Komplexität des Projekts und den Vertragsbedingungen). Diese Dokumente werden die folgenden Umfrageergebnisse enthalten:

Beschreibung der untersuchten Geschäftsprozesse und Dokumentenflüsse der Organisation in Bezug auf Büroarbeit und Dokumentation;

Liste der Dokumente und Berichtsformulare, die in der Organisation verwendet werden, um die betrachteten Prozesse zu systematisieren;

Beschreibung der Benutzerrollen;

Technisches Audit der bestehenden IT-Infrastruktur in der Organisation;

Bewertung der Bereitschaft der Organisation, das EDMS zu implementieren;

Vorschläge zur Optimierung der betrachteten Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung der Implementierung des EDMS;

Projektplan (Entwicklung und Anpassung des EDMS, Schulung der Mitarbeiter, industrieller Pilotbetrieb des EDMS, industrieller Betrieb des EDMS) mit Abschätzung der notwendigen Kosten (menschlich und finanziell);

Erforderliche Gerätespezifikationen;

Vorschläge zur Organisation der Weiterbildung der Mitarbeiter.

Manchmal bieten Trägerorganisationen an, kostenlos eine Vorprojektbefragung durchzuführen. Dies geschieht, um die Organisation als Kunden zu gewinnen,

es wird jedoch selten praktiziert.

Außerdem stellen einige Durchführungsorganisationen eine Demoversion des Programms für die Arbeit kostenlos (in der Regel für einen Monat) zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie sich an das Programm gewöhnen, alle Vor- und Nachteile bewerten und sich an die Benutzeroberfläche gewöhnen.

PRE-DESIGN-INSPEKTION AUS SICHT DES ORGANISATIONSKUNDEN

Aus Sicht der Kundenorganisation ist eine Vorprojektbefragung ein Audit: eine Analyse der Prozesse der dokumentarischen Unterstützung des Managements, um die aktuelle Situation zu verstehen und die aus Sicht des Dokumentenflusses problematischsten Momente zu identifizieren Verwaltung. Es wird aus mehreren Gründen für eine Kundenorganisation völlig schwierig sein, eine solche vollständige Umfrage unabhängig durchzuführen. Zum einen aufgrund fehlender Erfahrungen und Informationen, wie genau eine solche Befragung durchgeführt wird. Es stellt sich eine berechtigte Frage: Wenn es so schwierig ist, warum dann das Rad neu erfinden? Ist es nicht einfacher, sofort mit dem Träger in Kontakt zu treten? Es ist möglich, aber einfacher bedeutet nicht billiger ...

Betrachten wir einmal, was ein Überblick über dokumentationsunterstützende Prozesse einer Kundenorganisation bringt.

■ Formulierung von Zielen für die Umsetzung des EDMS.

■ Festlegung der Aufgaben und Funktionen, die das ERMS in Zukunft zu erfüllen hat (Abgrenzung der Umsetzung). Anstelle von klaren Zielen beginnt die Kundenorganisation oft damit, die Probleme aufzulisten, die durch die Implementierung des EDMS gelöst werden müssen. Aber sie sind nicht dasselbe. Daher muss die Organisation klar verstehen, was sie am Ende mit der Umsetzung des EDMS erreichen möchte, und der ausführenden Organisation konkrete Aufgaben stellen.

■ Einschätzung des realen Lebensbildes der Organisation (seine organisatorische Struktur, Funktionen, Interaktion der Abteilungen, etc.). Diese Möglichkeit bietet die Analyse der organisationsinternen Regulierungsdokumente im Hinblick auf ihre praktische Umsetzung. Bei der Analyse der Rückstellungen Struktureinheiten, Stellenbeschreibungen, Interaktionsregelungen, Wissenswertes werden geklärt. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass die Stellenbeschreibungen bestimmter Mitarbeiter hoffnungslos veraltet sind oder ganz fehlen. Und strukturelle Abteilungen erfüllen ihre Funktionen nicht oder im Gegenteil nicht die, die verpflichtet sind usw.

■ Beschreibung bestehender Dokumentationsprozesse... Auch hier kann es viele Überraschungen geben.

■ Die Fähigkeit, die untersuchten und beschriebenen Geschäftsprozesse zu optimieren... Falls benötigt. Nach einer solchen Analyse kann es erforderlich sein, die internen Regelungen zu aktualisieren.

■ Grad Eigenmittel(menschlich und technisch)... Vor der Implementierung des Systems ist es notwendig zu verstehen, wie viel Beteiligung von Spezialisten an der Umsetzung des Projekts erforderlich ist und wie bereit sie dafür sind. Wenn wir von ausführenden Spezialisten sprechen, reicht es aus, dass sie Anweisungen geben. Aber bei den Führern ist die Situation viel komplizierter. Die Beteiligung der Führungskräfte an der Umsetzung des EDMS sollte bereits vor Beginn des Prozesses besprochen werden. Auch wird es nicht überflüssig sein, die eigene IT-Infrastruktur zu analysieren, um herauszufinden, ob genügend Computer vorhanden sind, ob sie veraltet ist. Software usw.

■ Identifizierung von Risiken und Möglichkeiten, diese bei der Implementierung des EDMS zu überwinden... Die Identifizierung von Risiken vor der Implementierung des Systems trägt dazu bei, diese zu minimieren. Was sind diese Risiken? Irgendetwas:

Das Risiko des Fehlens oder der Unerheblichkeit der erforderlichen behördlichen Dokumente;

Risiko einer unzureichenden technologische Ausrüstung Organisationen;

Gefahr von falschen finanzielle Bewertung Implementierung und Unterstützung von EDMS, etc.

SO FÜHREN SIE EINE PRE-DESIGN-INSPEKTION SELBST DURCH

■ Phase 1: Ernennen Sie einen Projektmanager... Der Projektmanager muss die Workflow-Probleme verstehen und über gute Kenntnisse der IT-Infrastruktur des Unternehmens verfügen. Nicht jede Organisation hat einen Spezialisten, der diese Anforderungen erfüllt, daher sind meistens zwei Mitarbeiter für das Projekt verantwortlich - der Büroleiter und der IT-Leiter.

■ Stufe 2: analysieren rechtliche Rahmenbedingungen ... In dieser Phase ist es notwendig, die lokalen Vorschriften Organisationen im Hinblick auf die Dokumentationsunterstützung. Es geht nicht nur um Papierkram-Anweisungen. Sie müssen auch die internen Vorschriften in Bezug auf das Vertragsmanagement, den Umlauf von Buchhaltungsunterlagen usw.

■ Stufe 3: Interviews führen... Für die Durchführung eines Interviews ist es notwendig, den Kreis der Befragten zu bestimmen. Das Studium der lokalen Regulierungsdokumente wird dabei helfen. Die Liste der Befragten kann beispielsweise die Leiter von Strukturabteilungen, deren Stellvertreter und potenzielle Key-User des EDMS (verantwortliche Spezialisten

zur Erstellung, Genehmigung von Dokumenten etc.). Für das Interview muss ein Fragenkatalog erstellt werden (siehe Beispiel).

Die Liste der Fragen des Fragebogens für den Leiter der Geschäftsstelle und ungefähre Antworten darauf

1 . Beschreiben Sie die Funktionen Ihrer Baueinheit.

Organisation der Arbeiten zur Registrierung, Abrechnung, Aufbewahrung und Übergabe von Dokumenten der laufenden Büroarbeit, einschließlich Anordnungen und Anordnungen der Geschäftsführung, an die entsprechenden Strukturabteilungen sowie Arbeiten an der Bildung von Fällen und deren Hinterlegung.

Sicherstellung der termingerechten Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, deren Zustellung an den Bestimmungsort.

Kontrolle über die Fristen für die Ausführung von Dokumenten und deren korrekte Ausführung.

Entwicklung und Umsetzung von Anweisungen für die Durchführung von Büroarbeiten.

Methodisches Management der Organisation der Büroarbeit in den Abteilungen.

Kontrolle über die korrekte Bildung, Lagerung und rechtzeitige Übergabe der Fälle an das Archiv.

Bereitstellung des externen und internen Dokumentenflusses.

Teilnahme an der Vorbereitung von Sitzungen, die von der Geschäftsleitung einberufen werden, und der Organisation ihrer Aufrechterhaltung.

Sicherstellung des etablierten Systems des Zugangs zu Dokumentation.

Einführung neuer Methoden und Werkzeuge für die Arbeit mit Dokumenten.

2 . Beschreiben Sie den Aufbau und die quantitative Zusammensetzung der Einheit.

Sekretariat - 4;

Expedition - 1;

Empfangsraum - 2;

Archiv - 2.

3. Welche Funktionen führen Sie direkt aus?

Büromanagement.

4. Wie hoch ist das aktuelle Arbeitsvolumen in der Abteilung (die Anzahl der Dokumente pro Tag, ihre Größe in Seiten oder MB). Was denken Sie, welches Dokumentenvolumen wird im nächsten Jahr (Zunahme oder Abnahme) sein?

Eingehende Dokumente - 14.000 Artikel;

ausgehende Dokumente - 13.500 Artikel;

interne Dokumente - 4 Einheiten.

Höchstwahrscheinlich wird sich das Arbeitsvolumen im nächsten Jahr nicht ändern.

5. Verwenden Sie derzeit ein Informationssystem (e) in Ihrer Abteilung, um aktuelle Aufgaben zu automatisieren? Wenn ja, welches? Welche Funktionen werden darin ausgeführt?

6. Listen Sie die aktuellen regulatorischen Dokumente auf, die die dokumentarische Unterstützung der Organisation, des Bereichs regeln (Anweisungen für die Büroarbeit, Stellenbeschreibungen, Arbeitsordnungen usw.). Welche davon verwenden Sie in Ihrer Arbeit und welche halten Sie für irrelevant?

Organisationsstandard:

Verwaltungsdokumente. Bestellungen und Anweisungen. Die Reihenfolge der Entwicklung, Genehmigung, Unterzeichnung, Registrierung und Löschung.

Eingehende Dokumente. Das Verfahren zur Annahme, Gegenleistung, Übergabe zur Ausführung und Betriebslagerung.

Ausgehende Dokumente. Das Verfahren zur Vorbereitung, Genehmigung, Unterzeichnung, Registrierung und Versendung.

Nomenklatur der Fälle. Aufbewahrung, Verwendung und Vernichtung von Dokumenten der Organisation.

7. Ist die Interaktion mit anderen Unternehmensbereichen geregelt?

Das Zusammenspiel mit allen Strukturbereichen, mit Ausnahme der Verwaltungs- und Wirtschaftsabteilung (AXO), wird durch die internen Regulierungsdokumente des Unternehmens geregelt. Die Interaktion mit ACS ist nicht geregelt (Anträge für einen Kurierdienst, Anträge auf Zusendung von Korrespondenz per Expresspost usw.).

8. Welche Funktionen sollte Ihrer Meinung nach das EDMS erfüllen?

Dokumentenmanagement in in elektronischer Form... Erstellung und Speicherung diverser Dokumente in elektronischer Form (in MS Word, MS Excel, MS Visio); Suche nach Dokumenten; Speichern von Versionen von Dokumenten; Strukturieren von Dokumenten nach Ordnern; Vergabe von Zugriffsrechten auf Dokumente; Geschichte der Arbeit mit Dokumenten.

Management von Dokumentationsunterstützungsprozessen. Unterstützung der Prozesse zur Genehmigung und Bearbeitung von Dokumenten in allen Phasen; Erteilung von Aufträgen und Kontrolle deren Ausführung.

Registrierung von Papierdokumenten; Beibehaltung der Nomenklatur der Fälle; Kontrolle des Speicherorts von Papierdokumenten.

Vertragsmanagement. Organisation des Prozesses der Verhandlung und Registrierung von Verträgen.

Besprechungsmanagement. Organisation der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen (Ort und Zeit, Zusammensetzung der Teilnehmer, Tagesordnung); Erstellung und Verbreitung des Protokolls; Kontrolle über die Ausführung von Entscheidungen, die in Sitzungen getroffen werden.

9. Listen Sie auf, welche Arten von Arbeiten Sie mit Dokumenten aller Art ausführen.

Eingehende Dokumente (bei der Organisation eingegangene Dokumente):

. Empfang und Verarbeitung;

. Berücksichtigung durch den Kopf (Beschluss);

. Anmeldung;

. Hinrichtung;

. Ausführungskontrolle;

. aktuelle Speicherung und Nutzung;

. in den Archivspeicher überführen.

Ausgehende Dokumente (Dokumente, die in der Organisation erstellt und an Tochtergesellschaften und abhängige Unternehmen der Organisation, Drittorganisationen oder Einzelpersonen gesendet werden):

. Entwurf eines Projekts;

. Genehmigung des Dokumententwurfs;

.

. Unterzeichnung;

. Genehmigung (falls erforderlich);

. Registrierung der Korrespondenz;

. Senden des Dokuments an den Adressaten;

. eine zweite Kopie des Falles einreichen.

Interne Dokumente (Auftrag, Auftrag, Notiz, erklärendes Schreiben, Erläuterung, Anwendung):

. Erstellung eines Entwurfsdokuments;

. Projektgenehmigung;

. Überprüfung der Korrektheit des Designs;

. Unterzeichnung;

. Anmeldung;

. Übergabe des Dokuments an die ausübenden Künstler;

. Ausführung des Dokuments;

. Kontrolle über die Ausführung des Dokuments;

. Einreichen des ausgeführten Dokuments in den Fall.

10. Beschreiben Sie das Verfahren zur Weiterleitungsbearbeitung und Registrierung eingehender Dokumente.

Sämtliche eingehende Korrespondenz wird entgegengenommen und im Büro registriert.

Mit "persönlich" gekennzeichnete Korrespondenz wird dem Adressaten oder seinem Bevollmächtigten persönlich übergeben. Als „vertraulich“ gekennzeichnete Korrespondenz wird von der für die Führung vertraulicher Aufzeichnungen verantwortlichen Person bearbeitet.

Umschläge aus eingegangener Korrespondenz werden gespeichert und Dokumenten beigefügt, wenn der Kalenderstempel auf dem Umschlag als Bestätigung für den Versand- oder Empfangszeitpunkt dieses Dokuments dienen soll oder die Absenderadresse nur auf dem Umschlag angegeben ist. Bewahren Sie Umschläge mit Klageschriften und Bürgeraufrufen auf.

Verfahren zur Registrierung eingehender Dokumente

Alle an die Geschäftsführung der Organisation gerichteten Dokumente sind registrierungspflichtig (mit Ausnahme der Dokumente, die in der ungefähren Liste der nicht registrierten Dokumente enthalten sind).

Die eingegangenen Dokumente werden mit einem Registrierungsstempel versehen, der das Eingangsdatum und die fortlaufende Eingangsnummer angibt. Befindet sich ein Anhang zum Dokument, wird dieser neben der eingehenden Nummer vermerkt. Der Stempel wird auf der Vorderseite des ersten Blatts des Dokuments in der unteren rechten Ecke platziert.

Seriennummern werden im Registrierungsprotokoll der Seriennummern aufgezeichnet.

Nicht registrierungspflichtige Dokumente werden gestempelt und nur das Eingangsdatum des Dokuments angegeben.

Bei der Anmeldung ist das Prinzip der einmaligen Erfassung zu beachten: Jedes Dokument wird nur einmal im Amt angemeldet.

11. Beschreiben Sie das Verfahren für die Verwaltung eingehender Dokumente und die Erteilung von Beschlüssen.

Vom Leiter zu beachtende Unterlagen werden ihm nach der Anmeldung übergeben.

Bei Bedarf wählt die Sekretärin zusätzliche Materialien (Verträge, Briefe, Akte usw.) aus und übergibt diese zusammen mit den erhaltenen Dokumenten an den Leiter.

Die Entscheidung des Leiters des Dokuments spiegelt sich in der Resolution wider.

Der Beschluss spezifiziert den Testamentsvollstrecker, schreibt vor, was und bis zu welchem ​​Datum er zu tun hat, dann werden das Datum und die Unterschrift des Geschäftsführers angebracht.

Nach Erhalt der Unterlagen vom Leiter trägt der Sekretär die Informationen aus dem Beschluss in das Eingangsregister ein.

Danach wird das Dokument an den im Beschluss genannten Auftragnehmer übergeben.

Dokumente, die von mehreren Abteilungen ausgeführt werden, werden ihnen einzeln oder gleichzeitig in Kopien (durch Fotokopieren) übergeben.

12. Beschreiben Sie das Verfahren zum Einreichen von Dokumenten zur Kontrolle.

Nach Prüfung und Verhängung durch den Beschlussleiter (der Beschluss enthält den Namen des Testamentsvollstreckers, den Inhalt der Anordnung, die Frist, die Unterschrift und das Datum), die Grundlage für die Überprüfung des Dokuments sein können, wird das Dokument übergeben an den Testamentsvollstrecker gegen Eingang im Eingangsregister mit Datum des Eingangs beim Testamentsvollstrecker.

Wenn in der Auflösung mehrere ausübende Personen angegeben sind, werden zusätzliche Kopien des Dokuments entfernt.

Das Original des Dokuments wird dem im Beschluss zuerst genannten Interpreten zugesandt.

Beim Versenden eines Dokuments an mehrere ausübende Künstler trägt die Verantwortung für die Vorbereitung des Materials der in der Beschlussfassung zuerst genannte ausübende Künstler (verantwortlicher ausübender Künstler). Die übrigen Interpreten (Co-Performer) sind verpflichtet, dem verantwortlichen Interpreten innerhalb des mit ihm vereinbarten Zeitrahmens die erforderlichen Materialien zu übermitteln.

Der Leistungsbericht muss von allen im Beschluss aufgeführten ausübenden Künstlern gebilligt werden.

13. Beschreiben Sie den Prozess der Kontrolle der Ausführung von Dokumenten, das Verfahren zur Erfassung der zur Ausführung erhaltenen Dokumente und das Verfahren zum Entfernen von Dokumenten aus der Kontrolle.

a) Die Ausführung welcher Dokumente (Aufträge) unterliegt der zwingenden Kontrolle?

. Verwaltungsdokumente (Bestellungen, Bestellungen);

. Dokumente (Protokolle, Briefe, Memos, Pläne usw.) mit konkreten Arbeitsanweisungen

mit ihnen und Ausführungsbedingungen; die Vorbereitung einer Antwort, Durchführung von Veranstaltungen, eines Berichts usw. erfordern;

. in den Beschlüssen (auch in elektronischer Form) enthaltene Weisungen zu den betrachteten Dokumenten (Briefe etc.);

. separate, dokumentenunabhängige Anweisungen des Leiters, dokumentiert (auch in elektronischer Form).

b) In welchen Fällen gelten Dokumente (Aufträge) als ausgeführt?

. Die darauf erstellten Schlussdokumente werden nicht zur Überarbeitung zurückgegeben und es wurde eine entsprechende Entscheidung getroffen;

. Abgeschlossene Koordination und Unterzeichnung von Entwurfsdokumenten, die gemäß den Anweisungen erstellt wurden.

. ausgehende Briefe, die aufgrund eines Dokuments (Auftrags) erstellt wurden, werden registriert und versandt;

. Vertragsdokumente werden registriert;

. der Manager, zu dessen Aufgaben die Überwachung der Ausführung von Aufträgen gehört (Controller), bestätigt deren Erfüllung in Bezug auf die darin gestellten Fragen.

c) Welche Rechte haben der verantwortliche Testamentsvollstrecker und die Mitvollstrecker?

. Erteilen Sie Ihren unmittelbaren Untergebenen Anweisungen und kontrollieren Sie die Ausführung der Anweisungen durch diese;

. von Mitarbeitern die für die Ausführung des Dokuments (Bestellung) erforderlichen Informationen anfordern;

. das Verfahren für die Ausführung des Dokuments (Auftrags) festlegen (einschließlich des Verfahrens für die Vorbereitung und Genehmigung von Materialien für die Ausführung des Auftrags, die Bedingungen und die Form der Beteiligung der Mitverwalter an den Arbeiten zur Ausführung des Auftrags) ;

. die Arbeit der Mitverwalter koordinieren;

. Co-Executors einberufen, um ein kollegiales Gespräch zu führen und Probleme im Zusammenhang mit der Ausführung des Dokuments (Auftrags) zu lösen;

. eine mit Gründen versehene Entscheidung über die Aufnahme oder Verweigerung der Aufnahme der von den Mitverwaltern vorgelegten Vorschläge und Kommentare in den Entwurf des Abschlussdokuments treffen;

. Erstellung von Vorschlägen zur Verlängerung der Frist für die Ausführung von Dokumenten (Anweisungen) unter Angabe der sachlichen Gründe für die Verlängerung und des geplanten Ausführungstermins.

d) Wofür ist der Auftragnehmer verantwortlich?

. Die Qualität der Vorbereitung (Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der bei der Erstellung des Abschlussdokuments verwendeten Informationen), die Richtigkeit der Ausführung der gemäß dem Dokument erstellten Dokumente (Bestellung);

. Vollständigkeit und Korrektheit der Wiedergabe von Kommentaren und Vorschlägen von Mitausführenden und koordinierenden Personen (Organisationen) in neue Edition Dokument (Bestellung);

. einhaltung der festgelegten Fristen für die Ausführung des Dokuments (Bestellung);

. die Sicherheit des Originaldokuments (wenn ihm das Originaldokument übergeben wird).

e) Welche Fristen gelten für die Ausführung von Dokumenten (Aufträgen)?

Das Dokument oder der Auftrag (Beschluss) legt in der Regel die Frist (Kalenderdatum) für seine Ausführung fest.

Steht im Beschlusstext anstelle eines Datums oder einer Frist eine mündliche Begriffsbestimmung, so ist der Auftrag fristgerecht auszuführen:

. "sehr dringend", "sofort" - innerhalb eines Werktages;

. "Dringend" - innerhalb von drei Werktagen;

. "Prompt" - innerhalb von 10 Werktagen.

Ist die Frist für die Ausführung des Auftrages nicht angegeben, muss der Auftrag innerhalb einer Frist von höchstens 30 Kalendertagen oder gemäß der in dem Dokument, auf das sich der Auftrag (Beschluss) bezieht, angegebenen Zeit ausgeführt werden.

f) Welche Rechte hat der Verantwortliche?

. Informationen über den Fortschritt der Ausführung des Dokuments (Auftrags) anfordern;

. Rücksendung von Dokumenten, die unter Verstoß gegen die Anforderungen der lokalen Vorschriften der Organisation zur Überarbeitung erstellt wurden;

. Dokumente (Aufträge) aus der Kontrolle entfernen.

14. Beschreiben Sie das Verfahren zur Registrierung und Weiterleitungsverarbeitung ausgehender Dokumente.

Die am selben Tag von der Geschäftsführung unterschriebenen Unterlagen sind der Geschäftsstelle zur Anmeldung und zum Versand zu übergeben.

Vor der Registrierung eines zum Versand erhaltenen Dokuments wird die Richtigkeit seiner Ausführung überprüft:

. das Vorhandensein von Elementen des Formulars, der Unterschrift, des Datums, der erforderlichen Visa und der Informationen über den Auftragnehmer;

. das Vorhandensein eines Titels zum Text, die Nummer und das Datum des Dokuments, auf das die Antwort gegeben wird;

. die Richtigkeit der Empfängeradresse;

. das Vorhandensein der im Dokument angegebenen Anhänge sowie der Materialien, auf deren Grundlage das ausgehende Dokument erstellt wurde (wenn es sich um eine Antwort auf einen eingehenden Brief handelt);

. Verfügbarkeit eines Siegels in Fällen, in denen es erforderlich ist.

Fehlerhaft ausgeführte Dokumente werden an die ausübenden Künstler zurückgegeben.

Wird das Dokument an mehrere Adressen versandt, reicht der Auftragnehmer so viele Kopien des unterzeichneten Schreibens wie nötig an alle Adressaten und eine Kopie der Kopie aus.

Nach der Prüfung des Designs wird das Dokument im Journal registriert und auf allen Kopien des Dokuments der Reihe nach eine Ausgangsnummer angebracht.

Die ausgehende Nummer besteht aus dem Index der Struktureinheit, die die Antwort erstellt hat, der Fallnummer gemäß der Fallnomenklatur und der laufenden Nummer.

Auf der Kopie des Ausgangsdokuments befindet sich in der oberen linken Ecke ein beglaubigender Registrierungsstempel.

Die Korrespondenz wird zum Versand an die Post übermittelt oder per Kurier zugestellt.

Am selben Tag werden beglaubigte Kopien der übersandten Unterlagen an die zuständigen Stellen den Testamentsvollstreckern zur Aktenablage übergeben.

15. Beschreiben Sie die Vorgehensweise zur Auftragsentwicklung (Anweisung).

Der Verordnungsentwurf (Erlass) wird vor der Unterzeichnung durch die stellvertretenden Generaldirektoren für die Tätigkeitsbereiche, den Leiter der Rechtsabteilung und die Leiter anderer interessierter Strukturabteilungen gebilligt.

Bei der Genehmigung eines Dokumententwurfs überprüfen Anwälte die Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung sowie die Richtigkeit von Verweisen auf regulatorische Dokumente.

Visa sind auf der Rückseite des letzten Blattes der Originalbestellung angebracht.

Anmerkungen zum Bestellentwurf werden auf der Rückseite des letzten Blattes oder auf einem gesonderten Blatt angegeben, über das im Entwurf entsprechend vermerkt wird.

Wenn der Testamentsvollstrecker Änderungen und Ergänzungen vornimmt, sollte der Beschlussentwurf mit allen abgestimmt werden, die das Dokument zuvor unterzeichnet haben.

Von der Geschäftsführung am Tag der Unterzeichnung unterzeichnete Aufträge werden der Geschäftsstelle zur Eintragung in ein spezielles Journal und Vervielfältigung übermittelt.

Bestellungen werden in einer streng limitierten Auflage ausgestellt und nur an diejenigen Struktureinheiten versandt, die sie benötigen.

Die Verantwortung für die Bestimmung der Auflage und die Richtigkeit der Verteilung des Dokuments liegt bei den Leitern der Strukturabteilungen, die den Auftrag erstellt haben.

Entwürfe von Personalaufträgen werden von der Personalabteilung erstellt.

Bei Personalbestellungen werden Genehmigungsvisa auf der Vorderseite des Dokuments unter dem Erfordernis „Unterschrift“ vermerkt.

Personalaufträge werden registriert, getrennt von anderen Aufträgen zu Kästen zusammengefasst und haben eine eigenständige Nummerierung: Der Registriernummer wird der Index "k" hinzugefügt.

Die Originale von Aufträgen für die Haupttätigkeit werden im Büro aufbewahrt, und Aufträge für Personal - in der Personalabteilung der Personalabteilung.

Annahme Managemententscheidungen und die Entscheidungen selbst werden durch die Protokolle der Produktionsbesprechungen mit der Geschäftsführung dokumentiert.

16. Wie ist es Ihrer Meinung nach notwendig, die Vorgehensweise bei der Arbeit mit Dokumenten zu ändern?

Die Organisation verfügt nicht über ein lokales Dokument, das den Ausführungsprozess und die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten (Aufträgen) regelt. Der Prozess umfasst nicht das Büro, aber die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten (Aufträgen) ist eine seiner Funktionen.

17. Welche Formen der Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten werden in der Organisation verwendet?

18. Wie ist das Verfahren zum Vorbereiten von Dateien für die Übertragung in den Archivspeicher?

Vor der Übergabe der Fälle an das Archiv erfolgt eine Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Wertes der Unterlagen.

Die Wertprüfung von Dokumenten erfolgt durch eine ständige Expertenkommission der Organisation (EC).

Die Zusammensetzung der EK wird auf Anordnung des Generaldirektors genehmigt.

Die EG orientiert sich bei ihrer Arbeit am Bundesgesetz vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ "Über die Archivierung in Russische Föderation», Grundregeln für das Archiv von Organisationen (genehmigt durch Beschluss des Kollegiums von Rosarchiw vom 06.02.2002), regulatorische und methodische Dokumente des Rosarchiw.

Das EC der Organisation nimmt folgende Funktionen wahr:

. prüft Entwürfe von Nomenklaturen von Fällen struktureller Gliederung der Organisation;

. organisiert die jährliche Auswahl von Dokumenten zur Aufbewahrung und Vernichtung;

. berücksichtigt Vorräte für die dauerhafte Lagerung, Personal- und Langzeitlagerung (über 10 Jahre);

. prüft und genehmigt Rechtsakte über die Zuweisung zur Vernichtung von Fällen, die keiner weiteren Aufbewahrung unterliegen;

. prüft Vorschläge zur Änderung der Aufbewahrungsfristen für bestimmte Kategorien von Dokumenten, die in den aktuellen Verzeichnissen des Dokumentenmaterials mit Aufbewahrungsfristen festgelegt sind, und beschließt, diese Vorschläge der Archiveinrichtung zur Prüfung vorzulegen;

. beteiligt sich an der Vorbereitung und Prüfung von Entwürfen von Dokumentenlisten, Standard- und ungefähren Nomenklaturen von Fällen und anderen Lehrmittelüber die Büroarbeit und die Arbeit des Archivs der Organisation.

EK-Mitglieder überprüfen unter Beteiligung anderer Fachleute, wie richtig die Auswahl der Dokumente zur Aufbewahrung und Vernichtung erfolgte, indem sie Inventare, Akte und Dokumente einsehen. Die direkte Auswahl der Dokumente erfolgt durch Mitarbeiter der für die Archivierung zuständigen Strukturabteilungen und Mitarbeiter des Archivs.

Die Auswahl der zu vernichtenden Dokumente und Fälle wird durch ein Gesetz formalisiert. Die Rechtsakte werden vom EK geprüft, vom Vorsitzenden, seinen Mitgliedern unterzeichnet und von der Geschäftsführung der Organisation genehmigt.

Übertragung von Fällen an das zentrale Archiv der Organisation.

Die Akten mit dauerhafter und langfristiger (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist werden frühestens ein Jahr nach ihrer Beendigung in der laufenden Büroarbeit in das Archiv der Organisation überführt. Die Überführung in das Archiv von Fällen mit vorübergehender Aufbewahrungsdauer (bis zu 10 Jahren) erfolgt nach Ermessen der Geschäftsführung und unter Berücksichtigung des Arbeitsaufwandes des Archivs.

Das Archiv nimmt Dokumente zur Aufbewahrung nach Lieferlisten getrennt für dauerhafte und vorübergehende Aufbewahrungsfristen in zweifacher Ausfertigung entgegen.

Sind für eine Baueinheit für die laufende Arbeit einzelne Fälle erforderlich, erstellt das Archiv die Ausgabe dieser Fälle an dieses zur vorübergehenden Verwendung.

Der Archivmitarbeiter unterschreibt die Annahme von Fällen auf allen Kopien der Lieferlisten unter Angabe des Aufnahmedatums und der Anzahl der angenommenen Fälle.

Eine Kopie der Inventare geht an den Absender zurück, der Rest verbleibt im Archiv der Organisation.

Die Ausstellung von Fällen zur vorübergehenden Verwendung an Mitarbeiter von Strukturabteilungen der Organisation erfolgt auf der Grundlage eines besonderen Antrags.

Die Ausstellung von Fällen wird durch eine Quittung eines Mitarbeiters der Organisation und einen entsprechenden Eintrag im Rechnungsbuch für die Ausgabe von Fällen aus dem Archiv erstellt.

Fälle werden für einen Zeitraum von höchstens einem Monat ausgestellt. Für die rechtzeitige Rückgabe der vom Archiv zur vorübergehenden Verwendung ausgegebenen Unterlagen sind die Mitarbeiter der Strukturabteilungen verantwortlich.

Während des Amtsjahres wird bei behördlicher Notwendigkeit eine Ersatzkarte für eine Akte ausgefüllt. Es gibt die Struktureinheit, die Nummer des Koffers, das Ausstellungsdatum, an wen der Koffer ausgestellt wurde, das Datum seiner Rückgabe und die Spalten für Quittungen für den Empfang und die Annahme des Koffers sind vorgesehen.

19. Geben Sie die Form des Geschäftsverzeichnisses der Abteilung an und beschreiben Sie die Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten in der Abteilung.

In den Strukturabteilungen der Organisation werden jährlich Nomenklaturen der Fälle in der vorgeschriebenen Form entwickelt.

Sie werden vom Verantwortlichen für die Büroarbeit unter Einbeziehung von Spezialisten erstellt.

Auf der Grundlage der Nomenklatur der Fälle von strukturellen Spaltungen erstellt die Geschäftsstelle eine konsolidierte Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation.

Die Nomenklatur der Fälle einer Struktureinheit umfasst alle Fälle und Dokumente, die in der Tätigkeit der Einheit erzeugt werden, sowie alle Referenzkarten, Journale und andere Abrechnungsformulare.

Alle Koffer müssen über einen Index verfügen, der aus einer herkömmlichen digitalen Bezeichnung einer Baueinheit und einer Seriennummer des Koffers laut Nomenklatur besteht.

Die Nomenklatur enthält die Namen (Titel) von Fällen.

Bei der Erstellung der Fallüberschrift wird neben dem Namen des Themas (Thema, Ausgabe) die Art des eingeleiteten Falls (Materialien, Korrespondenz etc.) Korrespondenten wird vermerkt, ob es sich bei dem Dokument um ein Original oder eine Kopie handelt usw. usw.

Die Aufbewahrungsfristen von Akten und Artikelnummern sind gemäß der Liste der im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Behörden und Organisationen erstellten Standard-Verwaltungsarchivdokumente unter Angabe der Aufbewahrungsfristen (genehmigt durch das Kultusministerium der Russland vom 25.08.2010 Nr. 558).

Die Aufbewahrungsfristen für Fälle, die in der Liste nicht aufgeführt sind, werden von den Spezialisten der Strukturabteilungen gemeinsam mit dem Zentralarchiv festgelegt.

Fälle, die im Amtsjahr gebildet wurden und nicht in die Nomenklatur der Fälle aufgenommen wurden, werden zusätzlich in den entsprechenden Abschnitt aufgenommen.

Die Nomenklatur der Fälle wird jährlich überprüft: die Fallüberschriften und Aufbewahrungsfristen werden festgelegt, im Laufe des Jahres neu eingeleitete Fälle werden eingeführt.

Das rollierende (unerledigte Geschäft) der Struktureinheit wird in die Nomenklatur der Fälle für das nächste Jahr übertragen, wobei der ursprüngliche Aufzeichnungsindex beibehalten wird.

Am Ende des Jahres, am Ende der Nomenklatur der Fälle, wird eine endgültige Aufzeichnung über die Kategorien und die Anzahl der eröffneten Fälle erstellt, getrennt dauerhaft, langfristig (über 10 Jahre) und vorübergehend (bis einschließlich 10 Jahre) ) Aufbewahrungsfristen. Der endgültige Datensatz wird beglaubigt und diese Informationen werden an das Archiv übertragen.

Die Fälle in der laufenden Büroarbeit werden nach der Nomenklatur der Fälle gebildet.

Alle Dokumente werden in Akten gruppiert und gespeichert, bevor sie in das Archiv in den strukturellen Abteilungen der Organisation übertragen werden.

Nur ausgeführte Dokumente werden in den Fall eingeordnet. Der Auftragnehmer schreibt die erstellten Unterlagen „Im Fall Nr. ____“ ab und bestätigt damit, dass das im Schreiben angesprochene Problem gelöst ist.

Kopien der im Fall eingereichten Dokumente werden beglaubigt.

Die ausgeführten Dokumente werden in der Reihenfolge der Problemlösung in Chronologie, Alphabet, Indexierung (Nummerierung) im Fall abgelegt, und das Antwortdokument muss dem Antragsdokument folgen.

Dokumente eines Amtsjahrs werden zu Fällen zusammengefasst, mit Ausnahme von übertragbaren Fällen, die einen langen Entstehungszeitraum von mehr als einem Jahr haben (z. Langzeitpläne, persönliche Dateien usw.).

Jeder Karton sollte nicht mehr als 250 Blatt enthalten (Kartondicke 30-40 mm). Bei einem großen Dokumentenaufkommen erfolgt entweder die chronologische Aufteilung des Komplexes in eigenständige Fälle oder die Aufteilung des Sachverhalts in Teilfragen.

Die Entnahme von Dokumenten aus den Akten der laufenden Büroarbeit erfolgt mit Zustimmung der Leitung der Struktureinheit. Unterlagen aus den Akten werden gegen Quittung in einer Ersatzkarte ausgestellt, die von einem Mitarbeiter der Geschäftsstelle aufbewahrt wird.

Die für die Erledigung der Büroarbeit verantwortlichen Personen sorgen für die Buchführung und Aufbewahrung der Unterlagen. Die Entnahme von Unterlagen aus Akten der dauerhaften Aufbewahrung nach Erledigung ihrer Bürotätigkeit ist untersagt.

20. Ist es notwendig, eine Historie der Arbeit mit Dokumenten zu erstellen, den Fortschritt und den Genehmigungsprozess zu verfolgen?

21. Sind Netzwerkressourcen (gemeinsame Laufwerke, Drucker) häufig nicht verfügbar?

Jawohl. Abstürze treten monatlich auf.

22. Würden Sie sagen, dass Ihr Computer langsam ist und auf Ihrer Festplatte oft nicht genügend Speicherplatz vorhanden ist?

23. Treten bei der Arbeit mit E-Mail häufig Fehler auf?

Selten.

Um die Verarbeitung von Interviewergebnissen zu vereinfachen, können diese wie folgt dargestellt werden:

■ Stufe 4: Führen Sie eine Umfrage durch... Die Umfrage wird durchgeführt, um detailliertere Informationen über den Dokumentenfluss der Organisation zu erhalten. Darüber hinaus können Sie anhand eines vertraulichen Fragebogens die wahre Einstellung der Mitarbeiter zum Projekt zur Einführung des EDMS herausfinden. Ein beispielhafter Fragenkatalog im Fragebogen kann wie folgt aussehen:

Ihre Einstellung zur Umsetzung des EDMS (positiv, negativ, ambivalent etc.).

Welche Gründe können Ihrer Meinung nach die Einführung des EDMS verhindern (sehr enge Projekttermine, mangelnde Bereitschaft der Mitarbeiter, im EDMS zu arbeiten, unzureichende Qualifikation der Mitarbeiter etc.)?

Was erwarten Sie von der Einführung des EDMS (Kostensenkung, Verkürzung der Genehmigungszeit für Dokumente, Erhöhung der Kontrolle über die Auftragsausführung)?

Wie hoch ist Ihrer Meinung nach die Sicherheit von Dokumenten in der Organisation (hoch, mittel, niedrig)?

Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Suche nach dem gewünschten Dokument?

Wie schnell wird Ihrer Meinung nach nach den notwendigen Informationen in der Organisation gesucht (hoch, befriedigend, niedrig)?

Wie viel Zeit wird für die Dokumentenfreigabe aufgewendet? (Für jede Art von vereinbarten Dokumenten klären.)

Die Ergebnisse der Umfrage können in einer Excel-Tabelle (Tabelle 2) dargestellt werden und dann basierend auf diesen Daten Diagramme zur Verdeutlichung erstellt werden.

KOSTEN FÜR IMPLEMENTIERUNG UND BESITZ VON EDMS

Viele Organisationen, die sich auf die Kosten der Implementierung des EDMS konzentrieren, übersehen die Gesamtbetriebskosten des EDMS.

Eines der Kriterien für die Auswahl eines EDMS sollten die Betriebskosten sein. Potentielle Träger stellen auf Anfrage die erforderlichen Daten (zumindest die Berechnung der Durchführung und der Wartung) zur Verfügung. Die Betriebskosten setzen sich aus Kapital- und Betriebskosten zusammen.

Die geschätzten Kapitalkosten der Implementierung (CAPEX) können wie folgt aussehen:

Ausstattung (bei Bedarf z. B. leistungsstärkerer Server, zusätzlicher Kauf eines PCs): 300.000 Rubel;

Lizenzen für die eingesetzte Software (Server- und Client-Lizenzen): 400.000 Rubel;

Arbeiten (Arbeitskosten der Berater): 1.500.000 Rubel.

Gesamt: 2.200.000 Rubel.

Die Betriebskosten (OPEX) können wie folgt sein:

Schulung neuer Benutzer für die Arbeit mit dem System: 100.000 Rubel;

Wartung des Informationssystems (pro Jahr): RUB 500.000;

Technischer Benutzersupport (pro Jahr): 200.000 Rubel.

Gesamt: 800.000 Rubel. Im Jahr.

Die Beispiele geben ungefähre Kosten der Kosten an, können jedoch auch feststellen, dass die Betriebskosten des EDMS bis zu 40% der Implementierungskosten betragen können.

Daher müssen Sie bei der Auswahl eines EDMS auf die Lizenzkosten, die Möglichkeit der Schulung neuer Benutzer, die Kosten für Wartung und Support achten.

Sie können einen oder zwei Spezialisten selbst ausbilden. Und wenn es zehn sind und sogar aus verschiedenen strukturellen Bereichen, dann werden sie unterschiedliche Aufgaben im EDMS erfüllen ... In diesem Fall kann es erforderlich sein, Schulungen durch Spezialisten der ausführenden Organisation durchzuführen. Was die Wartung und den technischen Support betrifft, bieten Durchführungsorganisationen in der Regel mehrere Möglichkeiten.

Sie sollten sich nicht sofort für das günstigste Escort Angebot entscheiden – es kann am Ende teuer werden. Es ist notwendig, alle Bedingungen zu analysieren, nämlich: die Reaktionszeit auf die Anwendung (dies kann 24 Stunden, 36 Stunden usw. sein), die Fehlerbehebungszeit (3-5 Arbeitstage) usw.

WANN IST ES BESSER DIE UMSETZUNG VON SED . ZU VERSCHOBEN

In der Praxis gibt es Situationen, in denen es besser ist, die Implementierung des EDMS nicht zu überstürzen und zunächst organisatorische Änderungen vorzunehmen, die Prozesse der Arbeit mit Dokumenten zu optimieren usw.

Es ist besser, die Implementierung des EDMS in den Fällen zu verschieben, in denen:

Die Umsetzungsinitiative kommt nicht vom Top-Management, sondern von den Leitern der Strukturbereiche;

In der Organisation Chaos aus der Sicht der Regulierung von Prozessen (automatisiertes Chaos wird nicht aufhören, Chaos zu sein);

Aus dem einen oder anderen Grund "rebellieren" Mitarbeiter gegen die Einführung des EDMS ("Es gibt viel Arbeit, es gibt wenige Leute, und dann ist da noch die Einführung").

ZUSAMMENFASSUNG

1. Eine Vorprojektinspektion vor der Einführung des EDMS ist obligatorisch, und tatsächlich handelt es sich um eine Prüfung des Arbeitsablaufs.

2. Führen Sie selbst eine Vorprojektbefragung durch, wenden Sie sich sofort an die Dienste der ausführenden Organisation oder tun Sie beides - die Entscheidung liegt bei der Kundenorganisation.

3. Die Vorprojektbefragung ermöglicht es Ihnen, die Bereitschaft der Organisation zur Einführung des EDMS zu beurteilen und den zeitlichen und finanziellen Aufwand in der Zukunft während der Durchführung des Projekts zu reduzieren.

4. Manchmal ist es besser, die Implementierung des EDMS zu verschieben und organisatorische Änderungen vorzunehmen, die Prozesse der Arbeit mit Dokumenten zu optimieren usw.

Derzeit gibt es eine schnelle Entwicklung und Implementierung Informationstechnologien nicht nur in Regierungsbehörden, sondern auch in vielen russischen Unternehmen, und der Erfolg der Implementierung selbst hängt davon ab, wie die Implementierung des EDMS vorgehen und wie gut geplant ist.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch der Papierkram. Und wenn die Anzahl der verarbeiteten Dokumente den Schwellenwert überschreitet, die Prozesse der Arbeit mit Dokumenten außer Kontrolle geraten, nicht mehr kontrollierbar sind und dadurch die Entwicklung des Unternehmens verlangsamen, dann wird das Verständnis der Bedeutung der Einführung von EDMS kommt. An dieser Stelle stehen viele Unternehmen vor einem Problem namens "Wo soll ich anfangen".

Der Prozess der Implementierung des EDMS in die erfolgreiche internationale und nationale Praxis umfasst die folgenden Phasen:

1. Informationsumfrage.
   1. Vorstellungsgespräch.
   2. Befragung.
2. Analyse der gesammelten Daten.
3. Bildung von technischen und funktionalen Anforderungen an das EDMS.
4. Überwachung EDMS-Markt und hält eine Ausschreibung.
5. Demo-Tests.
6. Abschluss eines Vertrages.
7. Entwicklung von Vorschriften für EDMS.
8. Software installieren und konfigurieren.
9. EDMS-Benutzerschulung.
10. Softwaretests mit Benutzern.
11. Beseitigung von Fehlern, die während des Systemtests gefunden wurden.
12. Industrielle Ausbeutung.

Warum nicht auf eine Informationsumfrage verzichten?

Warum ist es so wichtig, eine Informationsumfrage durchzuführen? Es wird davon ausgegangen, dass eine qualitativ hochwertige Vorprojektbefragung garantiert 80 % Erfolg der EDMS-Implementierung... Es ermöglicht schließlich:

• um ein klareres "Porträt" der Organisation zu erhalten: ihre Mission, Tätigkeitsrichtungen; Firmenstruktur; Funktionen von Abteilungen (und deren Zusammenwirken), festgelegt in den Bestimmungen über strukturelle Abteilungen; Hauptgeschäftsprozesse;
• bestimmen Sie den allgemeinen Stand der Organisation der Büroarbeit im Unternehmen;
• Informations- und Dokumentationsflüsse (einschließlich der verwendeten Dokumententypen) definieren;
• identifizieren und berücksichtigen Sie die Risiken und Möglichkeiten, sie bei der Implementierung des Systems zu überwinden;
• den Zweck der Umsetzung bestimmen;
• die Aufgaben und Funktionen zu bestimmen, die das EDMS in Zukunft erfüllen muss;
• die Benutzer des EDMS definieren;
• Erlernen und Beschreiben bestehender Geschäftsprozesse (zu automatisieren) etc.

Antworten auf die aufgeführten Fragen erhalten Sie von Selbststudium allgemeiner Informationenüber das Ziel der Implementierung des EDMS. Es hilft bei der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräch Führung und Schlüsselspezialisten. Und die Analyse der Interviewergebnisse hilft Ihnen bei der Entwicklung Fragebogen mit detaillierteren Fragen für einen größeren Personenkreis. So können Sie in jeder Phase der Umfrage immer tiefer in das Problem eintauchen und am Ausgang eine immer detailliertere Beschreibung des Problems erhalten.

Nur durch das Verständnis der tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens ist es möglich zu bestimmen, welche Funktionen das EDMS ausführen soll. Dann kann sein Aussehen die Arbeit der Menschen optimieren und sie werden es nicht als das fünfte Rad eines Karrens wahrnehmen.

Zu Beginn der Befragung verfügte unser Fleischverarbeitungsbetrieb über eine Gruppe von geografisch verteilten Niederlassungen, eine komplexe Unternehmensstruktur und einen hohen Papier-Workflow, was zu einem verstreuten unkontrollierten Dokumentenfluss, Verstößen gegen Genehmigungs- und Ausführungsbestimmungen führte, da sowie der Verlust von Dokumenten.

Mit der Zunahme des Produktionsvolumens und der Zunahme der von unserem Unternehmen gelösten Aufgaben wuchs die Anzahl der entwickelten, erhaltenen und gesendeten Management- und anderen Dokumentationen, und auch die Rolle der Führungsdisziplin nahm zu. Im Zusammenhang mit dem Einstieg des Fleischverarbeitungsbetriebes auf eine neue Ebene beschloss die Unternehmensleitung, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) einzuführen, das es ermöglicht, nicht nur die Arbeit mit organisatorischen und administrativen Dokumenten (Bestellungen, Korrespondenz usw.) zu automatisieren .), aber auch einige Geschäftsprozesse, die mit der Bearbeitung und Ausführung von Dokumenten einhergehen.

Zu diesem Zweck wurde ein Team von Spezialisten aus wesentlichen Strukturbereichen des Unternehmens gebildet. Der Leiter dieses Projekts wurde zum stellvertretenden Direktor für vorschulische Bildungseinrichtungen ernannt - der Autor dieses Artikels.

Vorstellungsgespräch

Wir haben uns entschieden, das EDMS schrittweise einzuführen. Die erste Stufe der für das Team "sichtbaren" Informationsbefragung war - eine Umfrage unter den ersten Managern und Hauptbeteiligten an Geschäftsprozessen, die im EDMS arbeiten werden, d.h. werden seine Benutzer sein. V verpflichtend An dieser Befragung sollten Führungskräfte und Fachspezialisten der betroffenen Struktureinheiten teilnehmen, die ihre Wünsche und Anmerkungen äußern können.

Vor dem Start diese Phase stellvertretender Direktor für Vorschulbildungseinrichtungen waren vorbereitete Fragen, deren Antworten einen Eindruck von den Problemen bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten geben könnten.

Es wurde eine Liste der zukünftigen Befragten erstellt, die etwa 30 Personen umfasste (diese Abteilungsleiter, ihre Stellvertreter und Spezialisten, die für die Erstellung von Dokumenten, deren Billigung, Unterzeichnung und Genehmigung verantwortlich sind). Mit jedem wurde ein separates Treffen vereinbart, in dem zunächst der Zweck des persönlichen Gesprächs genannt wurde, und dann ein Dialog, dessen „Programm“ eine vorab erstellte Thesen- und Fragenliste war (siehe Beispiel 1). Zur bequemen Durchführung und Analyse des Interviews können Sie das Gespräch auf einem Diktiergerät aufzeichnen. Aber es ist besser für einen Umfrageteilnehmer, nicht zu wissen, dass die Aufzeichnung stattfindet, denn wenn er ein Diktiergerät sieht, sind die meisten Menschen verloren.

Beispiel 1

Billet für Interviews im Rahmen einer Befragung eines fleischverarbeitenden Betriebes zur Umsetzung des EDMS

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Im Gespräch mit jedem Befragten erläuterte der Vertreter der vorschulischen Bildungseinrichtungen zu Beginn des Gesprächs Folgendes:

1. Zweck der Umfrage:

"Erhebung des Standes der Büroarbeit und des Workflows, Verständnis bestehender Geschäftsprozesse, die automatisiert werden müssen und deren Aktivitäten von der Bearbeitung und Ausführung von Dokumenten begleitet werden."

2. Warum muss unser Unternehmen EDMS implementieren:

"Der Zweck des EDMS ist es, den Prozess der Arbeit mit Dokumenten von Managern und Fachspezialisten aller Ebenen qualitativ zu verbessern, um die Zeit der routinemäßigen Arbeit mit Dokumenten zu reduzieren."

3. Welche Vorteile bietet das EDMS zum Beispiel:

„Das System ermöglicht es Ihnen, die Zeit für die Suche zu verkürzen das erforderliche Dokument, ermöglicht Ihnen den Zugriff auf eine gemeinsame Dokumentendatenbank mit Differenzierung der Benutzerrechte, Sie können remote im System arbeiten, für mehrere Benutzer gemeinsam mit einem Dokument arbeiten, Dokumente schnell und einfach koordinieren, die Registrierung und Verteilung von Dokumenten automatisieren, organisieren Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen und Dokumenten ( Managementtätigkeiten wird transparent), ist es möglich, Dokumente im System zu unterschreiben mit elektronische Unterschrift, Arbeit mit Verträgen organisieren, EDMS in andere Programme integrieren, die von der Organisation verwendet werden, die Kosten für die Archivpflege reduzieren ”.

1. Welche Probleme haben Sie bei der Arbeit mit Dokumenten?
2. Was möchten Sie in der Arbeitsorganisation mit Dokumenten verbessern, verbessern, ändern?
3. Wie schnell und effizient erfolgt die Zustellung der Dokumente?
4. Wo liegen Ihrer Meinung nach die Schwachstellen, die bei der Arbeit mit Dokumenten Probleme bereiten?
5. Sind die vorhandenen Dokumentenformen bequem zu verwenden?
6. Wie lange dauert die Bearbeitung eines Dokuments? Diese Frage sollte in Bezug auf jede Art von Dokumenten gestellt werden, die massiv in den Geschäftsprozessen der Organisation vorhanden sind.
7. Wie hoch ist das Arbeitsvolumen in Ihrem Arbeitsbereich?

Der Interviewprozess wurde durch die Hektik der Umfrageteilnehmer beeinflusst, die sich auf den Zeitpunkt des Interviews auswirkte und auch die Unterschätzung der Bedeutung des Projekts seitens der Mitarbeiter zeigte.

Als Ergebnis der Analyse der während des Interviews gesammelten Informationen wurde eine Tabelle gebildet in Beispiel 2 gezeigt. Sie half dabei, die erhaltenen Informationen zu strukturieren und die notwendigen Schlussfolgerungen zu ziehen, die sich darin gut widerspiegeln.

Beispiel 2

Systematisierung der während des Interviews gewonnenen Informationen

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Basierend auf den Ergebnissen der Interviews wurden folgende Geschäftsprozesse identifiziert, die in erster Linie eine Automatisierung durch das EDMS erfordern:

• Vertragsmanagement;
• Abgleich von Rechnungen zur Zahlung;
• Koordination organisatorischer und administrativer Dokumente:
• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen (Beschlüssen).

Die Interviews trugen dazu bei, den Boden für den Fragebogen zu bereiten, der eine größere Genauigkeit bei der Beantwortung der Fragen voraussetzt.

Fragebogen

Ziel der Umfrage war es, detailliertere (genauere) Informationen über den aktuellen Stand der Arbeitsabläufe und der Büroarbeit im Unternehmen zu erhalten. Die Umfrageteilnehmer waren Strukturbereichsleiter und Fachspezialisten, die dann Nutzer des EDMS werden sollten. Die Befragung wurde in Abwesenheit durchgeführt, d. h. das Ausfüllen des Fragebogens in Abwesenheit des Forschers.

Der Fragebogen bestand aus drei Teilen (siehe Beispiel 4):

1. Einleitender Teil - seine Hauptaufgabe bestand darin, den Befragten zu veranlassen, Antworten auf die gestellten Fragen zu geben. Der Zweck und die Ziele der Studie, die Bedeutung der Rolle des Befragten wurden beschrieben; Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens.
2. Der Hauptteil, der Fragen mit einfacher Formulierung enthält und deren Vollständigkeit und Anzahl vom angestrebten Ziel abhängt (die Fragen im Musterfragebogen aus Beispiel 4 sind empfehlenswert und können von den optimalen Fragen für die Befragung Ihres Unternehmens abweichen, Sie können sie verwenden als Startvorlage für die Entwicklung eines eigenen Fragebogens ).
3. Der letzte Teil - hier wurde dem Befragten die Vertraulichkeit seiner Meinung zugesichert; bedankte sich für die Teilnahme an der Studie.

Auf Wunsch des Befragten wurde der Fragebogen ausgedruckt und ihm persönlich ausgehändigt oder an seine E-Mail gesendet. Die Form des Fragebogens wurde so gestaltet, dass es für den Befragten bequem war, ihn direkt in der Word-Datei auszufüllen.

Wenn der Fragebogen als Word-Datei gesendet wurde, dann im Body Email der Empfänger hat zuerst den Begleittext gesehen (alle Kontaktdaten im Beispiel sind frei erfunden):

Beispiel 3

Begleittext und Betreff der E-Mail beim Versand des Fragebogens als Anhang per E-Mail

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Beispiel 4

Fragebogen zur Durchführung einer Unternehmensbefragung vor der Einführung des EDMS

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Die gesammelten Daten wurden in eine MS-Excel-Tabelle eingegeben, die es ermöglichte, automatisch Diagramme der Meinungsverteilung zu jedem Thema zu erstellen. Jene. die Ergebnisse wurden dem Management auf die anschaulichste Weise präsentiert (siehe Beispiel 6). Die Anzahl der ausgewählten Antwortoptionen für jede Frage wurde auf einem Blatt der Datei wiedergegeben, und Diagramme basierend auf diesen Daten wurden auf dem anderen Blatt erstellt:

Zukünftig werden wir alle identifizierten Risiken berücksichtigen, damit in so schnell wie möglich gehen Sie zur Arbeit in EDMS:

• das Risiko der fehlenden oder falschen Definition der Aufgaben und Funktionen des EDMS;
• das Risiko, die notwendigen Ressourcen (Barmittel, Zeit) zu unterschätzen;
• das Risiko eines Verstoßes gegen die Durchführungsbedingungen der Projektphasen;
• das Risiko einer unzureichenden Information der Mitarbeiter des Unternehmens über den Arbeitsfortschritt sowie das Risiko von Vernachlässigung, Passivität, Widerstand der Mitarbeiter, schwacher Einbindung der Führungskräfte in das Projekt;
• das Risiko einer schlechten technologischen Ausrüstung;
• das Risiko eines fehlenden Regulierungsrahmens.

Im Allgemeinen zeigte die Umfrage eine positive Einstellung zur Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements, aber es gab auch eine Reihe von Mitarbeitern, die die Einführung des EDMS ablehnen, weil sie dieses Projekt als eine weitere Innovation wahrnahmen, die ihre Arbeit nur bereichern wird .

Anschließend wurde auf Basis der Analyse der Ergebnisse der Interviews und Fragebögen das Ziel festgelegt und die Anforderungen an das EDMS erarbeitet, dies ist jedoch bereits ein weiterer und nicht minder wichtiger Schritt in der Umsetzungsarbeit. Derzeit führt unser Unternehmen eine vergleichende Analyse des EDMS-Marktes durch.

Fußnoten

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