Was ist in einem Namen? Berufliche Anforderungen an verschiedene Kategorien von Sekretärinnen Die Sekretärin heißt anders

Die Sekretärin wird aus gutem Grund als loyale Assistentin und rechte Hand des Chefs bezeichnet, denn zu den Aufgaben der Sekretärin des Managers gehört die Sicherstellung effektiver Management- und Verwaltungstätigkeiten. Die Sekretärin des Managers beschäftigt sich mit der Vorbereitung und Ausführung von Geschäftspapieren und Dokumenten, hilft dem Chef im Geschäft und löst viele organisatorische Probleme.

Auch die Position des Sekretärs-Assistenten kann als repräsentativ angesehen werden, da er das Gesicht des Unternehmens ist - er empfängt Gäste, beantwortet Anrufe und Briefe. Diese Arbeit erfordert viel Gelassenheit, Kommunikationsfähigkeit und Organisation. Aus diesem Grund kann der Beruf der Sekretärin große Perspektiven versprechen - in Zukunft kann eine Fachkraft Büroleiterin werden und dann einer der Direktoren oder Topmanager.

Die Position des Executive Secretary wird in fast jedem Unternehmen benötigt, das über ein Büro für Kunden und Besucher verfügt. Dies können sowohl große Unternehmen als auch kleine Unternehmen sein.

Geschichte des Berufes

Im Laufe der Zeit haben sich die Befugnisse des Sekretärs erheblich erweitert und können heute eine Vielzahl von Funktionen wahrnehmen. So entstand der Bedarf an Spezialisten mit enger Spezialisierung, wodurch der Beruf der Sekretärin, des Sachbearbeiters, der Sekretärin-Übersetzerin und des Büroleiters entstand.

Aufgaben der Sekretärin

Zu den Aufgaben der stellvertretenden Sekretärin gehören:

• Empfang von Besuchern;
• Empfangen von Telefonanrufen;
• Aufzeichnungen;
• Planung des Arbeitstages des Managers;
• Organisation von Treffen;
• Buchung von Tickets und Buchung von Hotels für den Manager und andere Mitarbeiter während einer Geschäftsreise;
• Bestellung von Bürobedarf;
• Erfüllung der Wünsche des Leiters.

Manchmal gehört zu den Aufgaben des Exekutivsekretärs auch die Korrespondenz in englischer Sprache.

Anforderungen an den Sekretär

Zu den Anforderungen an einen Executive Secretary gehören:

• Sekundar- oder Hochschulbildung;
• PC-Besitz;
• Kenntnis der Grundlagen der Büroarbeit;
• Englischkenntnisse (manchmal).

Außerdem setzt die Position einer Sekretärin folgende Fähigkeiten voraus:

• Pünktlichkeit;
• die Fähigkeit, gut auszusehen (vorzeigbar);
• Organisation.

Muster für den Lebenslauf des Sekretärs

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Wie wird man Sekretärin

Wie werde ich Sekretärin? Dies kann der Inhaber einer beliebigen Hochschule sein, der eine Ausbildung zum Sekretariatsassistenten oder eine Ausbildung direkt am Arbeitsplatz absolviert hat. Arbeitgeber stellen in der Regel keine besonderen Anforderungen an die Fachrichtung des Bewerbers, sondern stellen sicher, dass der Bewerber die erforderlichen persönlichen Eigenschaften besitzt und seine Aufgaben auf angemessenem Niveau erfüllen kann.

Gehalt als Sekretärin

Das Gehalt der Sekretärin kann unterschiedlich sein - von 15 bis 45 Tausend Rubel. Das Einkommen hängt vom Umfang der Aufgaben des Arbeitnehmers und der Region ab, in der er tätig ist. Das durchschnittliche Gehalt einer stellvertretenden Sekretärin beträgt 30 Tausend Rubel.

Zurück zu Führungsverantwortung

Die Sekretärin nimmt folgende Aufgaben wahr:

- Führt Arbeiten zur organisatorischen und technischen Unterstützung der administrativen und administrativen Tätigkeiten des Leiters durch.

- Entgegennimmt die zur Prüfung durch den Leiter eingehende Korrespondenz, übergibt sie gemäß der getroffenen Entscheidung an die Strukturabteilungen oder einen bestimmten Ausführenden zur Verwendung im Arbeitsprozess oder zur Vorbereitung von Antworten.

- Akzeptiert Dokumente und persönliche Anträge zur Unterschrift des Leiters.

- Nimmt Telefonanrufe entgegen, zeichnet Serviceinformationen auf und überträgt sie an den Kopf, organisiert Telefongespräche des Kopfes.

- Erstellt im Auftrag des Leiters Briefe, Anfragen und andere Dokumente.

- Führt Arbeiten zur Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen des Leiters durch (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit und Ort der Sitzung, Tagesordnung, deren Anmeldung), führt und erstellt Sitzungs- und Sitzungsprotokolle.

- Führt die Kontrolle über die Ausführung der erteilten Aufträge und Aufträge durch die Mitarbeiter des Unternehmens sowie über die Einhaltung der Fristen für die Ausführung der Weisungen und Weisungen des unterstellten Leiters.

- Versieht den Arbeitsplatz des Managers mit der notwendigen organisatorischen Ausrüstung, Schreibwaren, schafft Bedingungen, die der effektiven Arbeit des Managers förderlich sind.

- Organisiert den Empfang von Besuchern, fördert die Effizienz der Bearbeitung von Anfragen und Vorschlägen der Mitarbeiter.

- Formt Fälle gemäß der genehmigten Nomenklatur, sorgt für deren Sicherheit und reicht sie fristgerecht an das Archiv ein.

- Organisiert Geschäftsreisen für den Kopf: Bestellungen von Flug- und Bahntickets, Reservierungen von Hotels.

- Führt einzelne Serviceeinsätze seines unmittelbaren Vorgesetzten durch.

Der Sekretär hat das Recht:

- Erhalten Sie Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, in dem Umfang, der zur Lösung der zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.

- Der Geschäftsführung Vorschläge unterbreiten, um ihre Arbeit und die Arbeit des Unternehmens zu verbessern.

- Fordern Sie persönlich oder im Namen des Leiters von den Unternehmensbereichen und anderen Spezialisten Informationen und Unterlagen an, die für die Wahrnehmung seiner Amtspflichten erforderlich sind.

- Fordern Sie die Geschäftsführung auf, normale Bedingungen für die Erfüllung der Amtspflichten und die Sicherheit aller durch die Tätigkeit des Unternehmens erstellten Dokumente zu schaffen.

- Entscheidungen innerhalb ihrer Zuständigkeit treffen.

Die Sekretärin ist zuständig für:

- Bei Nichterfüllung und/oder nicht rechtzeitiger, fahrlässiger Erfüllung ihrer Pflichten.

- Bei Nichtbeachtung der aktuellen Weisungen, Anordnungen und Anordnungen zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen.

- Für Verstöße gegen die Regeln der internen Arbeitsvorschriften, der Arbeitsdisziplin, der Sicherheitsvorschriften und des Brandschutzes.

Aufgaben des Direktors
Ehemaliger Direktor
Externe Steuerung
Betriebsführung
Steuersystem

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Was die Sekretärin wissen und können sollte, ist im Qualifikationsprofil festgelegt.

Qualifikationsmerkmal- Dies ist ein behördliches Dokument, das festlegt, was ein bestimmter Mitarbeiter bei seiner Arbeit tun sollte, was er dafür wissen und können sollte und welchen Ausbildungsstand er haben sollte.

Aufgaben (die Sekretärin muss dazu in der Lage sein) Führen Sie technische Funktionen aus, um die Arbeit des Leiters des Unternehmens (oder der Abteilung) sicherzustellen und aufrechtzuerhalten, und helfen Sie bei der Planung des Arbeitstages des Leiters. Um die für den Leiter erforderlichen Informationen von Abteilungen oder Ausführenden zu erhalten, um in seinem Namen Mitarbeiter anzurufen. Organisieren Sie Telefongespräche des Kopfes, empfangen und übertragen Sie Telefonnachrichten, zeichnen Sie empfangene Nachrichten in seiner Abwesenheit auf und machen Sie den Kopf auf deren Inhalt aufmerksam. Organisieren Sie Reisen und Geschäftsreisen für den Kopf. Durchführung von Arbeiten zur Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen des Leiters (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit, Ort und Tagesordnung der Sitzung oder Sitzung, deren Anmeldung), Führung und Erstellung von Protokollen. Den Arbeitsplatz des Managers mit Büromaterial und Organisationstechnik ausstatten, Bedingungen schaffen, die seiner effektiven Arbeit förderlich sind. Senden und empfangen Sie Informationen über Empfangs- und Kommunikationsgeräte, drucken Sie schnell verschiedene Materialien in Richtung des Kopfes. Dokumentationsarbeiten durchführen, im Namen des Leiters eingegangene Korrespondenz entgegennehmen, nach dem im Unternehmen geltenden Verfahren organisieren und nach Abwägung den Abteilungsleitern oder bestimmten Leistungsträgern zur Verwendung in deren Arbeit oder zur Vorbereitung einer Antwort. Pflegen Sie Informationsdienste für den Manager und die Mitarbeiter (mündlich, dokumentarisch, verfassen Sie Pressespiegel, stellen Sie Kopien interessanter Artikel bereit). Überwachen Sie die Fristen für die Ausführung von Anordnungen des Leiters bei persönlichen Anträgen von Bürgern. Den Empfang der Besucherinnen und Besucher taktvoll und aufmerksam zu organisieren, Anfragen und Anregungen der Mitarbeiter zeitnah berücksichtigen zu können, Fälle gemäß der genehmigten Nomenklatur zu bilden, deren Sicherheit zu gewährleisten und sie dem Archiv zu übergeben pünktlich. Erstellen und verwenden Sie Datenbanken (einschließlich Internetinformationen).

Die Sekretärin sollte wissen: die Aktivitäten des Unternehmens sowie die Pflichten und Kompetenzen der Mitarbeiter; Vorschriften und Hinweise zur Dokumentation; Typoskript; Arbeit an einem PC, modernen Computereditoren (Word, Excel usw.); Rechtschreib- und Zeichensetzungsregeln; die Reihenfolge der Anordnung des Materials beim Drucken verschiedener Dokumente; Betriebsvorschriften für Bürogeräte (Faxe, Mini-Telefonzentralen, Kopierer, Diktiergeräte, Tonbandgeräte); Regeln für die Nutzung von Gegensprechanlagen; Standards für ein einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation; interne Arbeitsvorschriften; Grundlagen der wissenschaftlichen Organisation der Sekretariatsarbeit; menschliche Psychologie und die Gesetze effektiver Kommunikation; Service-Etikette; Regeln und Normen für Arbeitsschutz, Sicherheit, industrielle Hygiene und Brandschutz; Fremdsprache von Kunden und Partnern; Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Zur Entwicklung und Konkretisierung der Qualifikationsmerkmale in Unternehmen (Firmen) werden Stellenbeschreibungen entwickelt.

Stellenbeschreibung - das wichtigste organisatorische und rechtliche Dokument, das die Aktivitäten des Sekretärs regelt, seine Rechte, seine Position in der Organisation und die Art der Arbeit definiert. Der Sekretär verlässt sich im Verhältnis zu seinen Mitarbeitern auf dieses Dokument. Was steht in der Stellenbeschreibung, dann wird gefragt, welche Rechte darin eingeräumt werden, die die Sekretärin hat.

Die Stellenbeschreibung der Sekretärin ist ein individuelles Dokument, da die Position der Sekretärin viele Abstufungen aufweist. In einer kleinen Organisation (oder Firma) gibt es nur eine Sekretärin (Assistenzsekretärin). In größeren Organisationen können in jeder Struktureinheit Sekretäre an der Spitze und seine Stellvertreter stehen. Es gibt Vorstandssekretäre, wissenschaftliche Sekretäre von wissenschaftlichen Räten usw. Jeder Sekretär hat immer, basierend auf dem Umfang und den Besonderheiten der Aktivitäten der Organisation, den Anforderungen des Leiters und seinem Vertrauen in den Sekretär, seine eigenen Verantwortungsbereiche und Rechte, verschiedene Kombinationen kreativer, logischer und technischer Arbeitsformen. Gleichzeitig gibt es eine typische Reihe von Verwaltungsvorgängen für die Dokumenten- und Nichtdokumentenverwaltung, die von allen Sekretärinnen durchgeführt werden. Darüber hinaus liegt die Besonderheit und Komplexität der Erstellung der Stellenbeschreibung des Sekretärs in der Vielseitigkeit seiner Tätigkeit. Daher ist es unmöglich, über einen einzelnen Standard der Stellenbeschreibung der Sekretärin (Sekretärassistentin) zu sprechen.

Wie bei jeder Stellenbeschreibung werden jedoch allgemeine Anforderungen gestellt. Zunächst einmal hat es eine bereits etablierte einheitliche Struktur des Textes, nämlich die Abschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen;

2) Funktionen;

3) berufliche Pflichten;

5) Verantwortung;

6) Beziehungen;

7) Verbindungen nach Position.

Ein Abschnitt mit dem Titel „Arbeitsbewertung“ könnte hinzugefügt werden, und in den letzten Jahren taucht immer häufiger ein Abschnitt „Arbeitsorganisation (Alltag)“ auf.

Der Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ enthält die genaue Bezeichnung der Planstelle gemäß Besetzungstabelle, die Stelle im Führungssystem, d . In großen Organisationen mit einer vorschulischen Bildungseinrichtung hat der Sekretär eine doppelte Unterordnung - direkt seinem Leiter und dem Leiter der vorschulischen Bildungseinrichtung. Sekretäre werden auf Anordnung des Leiters ernannt und entlassen (in einer großen Organisation - auf Vorschlag des Leiters der vorschulischen Bildungseinrichtung).

Im gleichen Abschnitt werden die Anforderungen an eine Berufsausbildung und Berufserfahrung festgelegt. Heute haben sich die Einstellung zum Sekretär und die Anforderungen an ihn dramatisch verändert. Firmen suchen eine Sekretärin mit Hochschul- oder Sekundarschulbildung, die eine Fremdsprache beherrscht und fließend einen Computer beherrscht. Zunehmend wird auch im Ausland verlangt, dass die Sekretärin nicht nur eine, sondern zwei oder mehr Fremdsprachen beherrscht, da Firmen zahlreiche Kontakte zu ausländischen Partnern haben und die Sekretärin mit ihnen kommuniziert. Es enthält auch Anweisungen zu den wichtigsten legislativen und regulatorischen, regulatorischen, methodischen, organisatorischen und administrativen Dokumenten, an denen sich der Sekretär bei seiner Arbeit orientiert.

In der Rubrik „Funktionen“ sind die Haupttätigkeiten der Sekretärin (Sekretariatsassistentin) aufgeführt, zum Beispiel: Informations- und Dokumentationsunterstützung für den Leiter, organisatorische Unterstützung für den Leiter, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Ausstellungen und Präsentationen etc.

Der Abschnitt "Arbeitsaufgaben" listet alle Arten von Arbeiten, Operationen und Technologien auf, die bei ihrer Umsetzung verwendet werden. Es listet die von der Sekretärin ausgeführten Arbeiten in einer logischen Reihenfolge auf. Alle Arten von Arbeiten sind in Operationen mit Angabe der Ausführungstechnologie unterteilt. So gliedert sich beispielsweise die Funktion "Informations- und Dokumentationsunterstützung" in zwei Teile: Dokumentation und Arbeit mit Dokumenten. Die Dokumentation wiederum umfasst das Verfassen von Briefen (Einladungsschreiben, Mahnschreiben etc.), Telegrammen etc. im Auftrag des Projektleiters; Drucken der Dokumente des Managers auf dem Computer; Überprüfung der Richtigkeit der Dokumente, wenn sie dem Leiter zur Unterschrift vorgelegt werden (Visa, Verfügbarkeit und Richtigkeit der Angaben gemäß den Anforderungen der Norm usw.); Anfertigen und Beglaubigen von Kopien von Dokumenten usw. Die Arbeit mit Dokumenten umfasst den Empfang von eingehenden Dokumenten (die Öffnungszeiten sind z. B. um 09:00 und 16:00 Uhr angegeben), den Empfang von Faxen und E-Mails (tagsüber); primäre Verarbeitung der erhaltenen Dokumente gemäß den Anforderungen der Anweisungen für die Büroarbeit; Vorschau der Dokumente (sofern der Sekretärin anvertraut); registrierung von Dokumenten gemäß den in der Organisation festgelegten Regeln; Bericht von Dokumenten an den Leiter usw.

Der Abschnitt "Rechte" ist vielleicht der wichtigste. Er betont den Platz des Sekretärs im Managementsystem, seine Bedeutung und Position in der Organisation. Durch die Rechte werden die vom Leiter an den Sekretär übertragenen Befugnisse und der Grad seiner Unabhängigkeit sichtbar. Dieser Abschnitt ermöglicht es der Sekretärin, dem Manager Zeit für die Lösung der wichtigsten strategischen und taktischen Aufgaben zu geben.

Es ist dieser Abschnitt der Stellenbeschreibung, der dem Sekretär (Sekretärassistent) mehr oder weniger Befugnisse verleiht und den Grad seiner Fähigkeiten bestimmt.

Der Abschnitt "Verantwortung" ist in strikter Übereinstimmung mit dem Gesetz erstellt.

Der Abschnitt "Beziehungen (Verbindungen nach Position)" ist auch sehr wichtig für die Organisation der Arbeit eines jeden leitenden Mitarbeiters, und dies liegt vor allem an der aktiven Implementierung automatisierter Systeme, die eine detaillierte Angabe erfordern, welche Informationen in welcher Form , an wen es übermittelt und von wem es empfangen wird. ...

In den letzten Jahren tauchte der Abschnitt Stellenbewertung häufig in der Stellenbeschreibung auf. Sie legt in der Regel die Kriterien für die Aktualität der Arbeit und deren Qualität fest, zum Beispiel: keine Reklamationen, Reklamationen und Reklamationen; Fehlen von Fehlern in Dokumenten; Einhaltung der Fristen zur Ausführung von Weisungen der Geschäftsführung etc.

In der Regel endet die Stellenbeschreibung mit einem Hinweis auf das Vorgehen zu ihrer Überarbeitung. Die Bedingungen für die Überarbeitung der Stellenbeschreibung können Änderungen in der Organisationsstruktur sein, die eine Neuverteilung der Pflichten der Mitarbeiter mit sich brachten, eine Änderung der Art der Arbeit der Sekretärin, die Einführung der Computertechnologie. Viel häufiger geben sie jedoch den Zeitraum der obligatorischen Überarbeitung oder erneuten Genehmigung der Instruktion an (3 Jahre oder 5 Jahre).

Ein optionaler Abschnitt ist "Arbeitsorganisation", der jedoch in letzter Zeit sehr beliebt und immer häufiger wird. Es bietet einen ungefähren Tagesablauf für eine Sekretärin. So könnte es aussehen.

ERSTE HÄLFTE DES ARBEITSTAGES:

1) 10 Minuten vor dem Chef zur Arbeit kommen, um den Zustand der Arbeitsplätze (Ihres und des Chefs) zu überprüfen, sich in Ordnung zu bringen, einen Plan für den kommenden Tag zu erstellen oder zu klären;

2) wählen Sie die erforderlichen Dokumente und Dateien gemäß dem Plan aus;

3) Korrespondenz erhalten, sich mit dem Inhalt vertraut machen, Dokumente verschieben, die eine vorrangige Entscheidung des Leiters erfordern;

4) Telegramme, dringende Faxe und Telefonnachrichten sofort an den Leiter weiterleiten;

5) für den Rest der Dokumente Optionen für mögliche Antworten oder Beschlüsse vorbereiten, unter den ausübenden Künstlern verteilen;

6) Erhaltene Bewertungen, Berichte, Einladungen usw. anzeigen.

etc .; Notieren Sie die Daten und Uhrzeiten aller Ereignisse in Ihrem Tagebuch-Kalender;

7) die für die aktuellen Informationen und Nachschlagewerke notwendigen Unterlagen aufzubewahren;

8) Bericht an den Leiter der eingegangenen Korrespondenz;

9) gemeinsam mit dem Leiter den Inhalt der geplanten Aktivitäten für den aktuellen Tag klären;

10) übermitteln telefonisch und persönlich die Weisungen des Leiters an die zuständigen Testamentsvollstrecker und erinnern an die auslaufenden Fristen für die Ausführung von Dokumenten.

ZWEITE TAGESHÄLFTE:

1) Sammlung und Vorbereitung zur Unterzeichnung der ausgeführten Dokumente;

2) berichten Sie dem Leiter über die ausgeführten Dokumente, nehmen Sie die von ihm bearbeiteten Dokumente vom Leiter ab;

3) Verarbeiten und Versenden von ausgehenden Dokumenten;

4) Planen Sie Aktivitäten für den nächsten Tag.

Während des gesamten Arbeitstages werden folgende Tätigkeiten ausgeführt:

a) Arbeit mit Besuchern, Telefongespräche;

b) Ablage der ausgeführten Dokumente in Akten;

c) Ausführen von Arbeiten an einem Computer;

d) Organisation des Kopierens von Dokumenten gemäß den Anweisungen des Leiters.

ENDE DES ARBEITSTAGES:

1) Ihr Tagebuch einsehen und die zuständigen Abteilungen über die Notwendigkeit informieren, sich auf bestimmte Ereignisse vorzubereiten;

2) Wenn der Manager nach dem Ende des Arbeitstages weiterarbeitet, ist es notwendig, ihm alle notwendigen Informationen und Materialien zur Verfügung zu stellen;

3) räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf, entfernen Sie Dokumente, schließen Sie den Safe und alle Schränke mit Dokumenten, trennen Sie elektronische und technische Geräte vom Netzwerk.

Die Stellenbeschreibung ist ein integraler Bestandteil des gesamten Pakets von Dokumenten, die für die Organisation der Arbeit des Verwaltungsapparats erforderlich sind.

RAT. Gestalten Sie Ihren Arbeitstag so, dass Sie alles erledigen können und für alle nützlich sind. Geben Sie sich Ihrer Arbeit hin, aber vergessen Sie nicht, dass es Fragen gibt, die nicht in Ihrer Kompetenz liegen. Also tun Sie nur das, was Sie tun müssen.

Zusammenfassen: Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei der Stellenbeschreibung einer Sekretärin um ein individuelles Dokument handelt, da die Position einer Sekretärin viele Abstufungen aufweist. Jeder Sekretär hat je nach Umfang und Spezifika der Tätigkeit der Organisation, den Anforderungen des Leiters und seinem Vertrauen in den Sekretär seine eigenen Verantwortlichkeiten und Rechte, verschiedene Kombinationen von kreativen, logischen und technischen Arbeitsarten.

Der Chefingenieur eines Unternehmens wird normalerweise als die rechte Hand des Direktors angesehen, der Stellvertreter für den Handel als die linke, aber wenn der Sekretär abwesend ist, hat der Direktor überhaupt keine Hände.

Sekretariatskonzept und Varianten
Sekretär breit genug. Aus dem Lateinischen übersetzt bedeutet das Wort „secretarius“ „Vertrauter“.

Normalerweise ist das Verhältnis zwischen der Sekretärin und dem Manager sehr vertrauensvoll, und das sollte es auch sein, denn behördliche Befugnisse verpflichten.

Das Konzept einer Sekretärin ist heute ziemlich komplex und hat viele Abstufungen, ich werde einige davon beispielhaft nennen:
Technischer Sekretär- arbeitet mit Bürogeräten (Fax, Multifunktionsgerät, Personalcomputer), nutzt das Internet, führt Aufträge von Führungskräften und Mitarbeitern aus, ruft Firmen und Institutionen im Auftrag des Managers an, empfängt und versendet Nachrichten mittels Kommunikation.
Rezeptionist- nimmt eingehende Briefe und Faxe, E-Mail-Nachrichten an, nimmt Anrufe entgegen, leitet sie an Abteilungen oder bestimmte Mitarbeiter weiter, trifft Besucher.
Sekretärin- nimmt Korrespondenz entgegen und analysiert sie, führt Aufträge des Leiters und seiner Stellvertreter aus, schreibt Dokumente, führt die Dokumentation.
Sekretärin-Assistentin- nicht nur eine Sekretärin, sondern auch ein Spezialist, der mit den Aktivitäten des Unternehmens gut vertraut ist und in einigen Fällen eigenständige Entscheidungen treffen kann. Der Sekretariatsassistent erstellt die Berichte des Leiters, sucht die notwendigen Unterlagen für den Leiter, plant den Arbeitstag des Leiters, löst administrative Angelegenheiten in seinem Zuständigkeitsbereich.
Büroleiter- stellt die Funktionsfähigkeit des gesamten Büros sicher: bereitet Materialien für Präsentationen vor, sorgt für einen unterbrechungsfreien Transportservice, klare Kommunikation, stellt den Betrieb von Bürogeräten und die Verfügbarkeit von Schreibwaren sicher. Der Büroleiter ist für das Erscheinungsbild der Geschäftsstelle verantwortlich, in einer kleinen Einrichtung kann er gleichzeitig die Funktionen eines Personalreferenten wahrnehmen.
In kleinen kommerziellen Organisationen unterscheiden sich Sekretärinnen, wie auch immer sie heißen, dadurch, dass sie eine universelle Aufgabe erfüllen müssen.
Der Beruf der Sekretärin ist dem Schauspielerberuf vielleicht am nächsten. Die Besonderheit und Komplexität der Arbeit des Sekretärs ist darauf zurückzuführen, dass er immer im Blickfeld ist, im Zentrum der Kommunikation mit Management, Kollegen, Kunden. Ein Lächeln, eine angenehme Stimme, ein gepflegtes Äußeres, selbstbewusste Gesten und Wohlwollen in jeder Stimmung schaffen eine besondere Atmosphäre im Büro.

Stellenbeschreibung Sekretärin

ZUGELASSEN
Generaldirektor
Nachname I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Der Sekretär gehört zur Kategorie der technischen Ausführenden.
1.2. Der Sekretär wird auf Anordnung des Generaldirektors der Gesellschaft ernannt und entlassen.
1.3. Der Sekretär berichtet direkt an den Generaldirektor / Leiter der Struktureinheit des Unternehmens.
1.4. Während der Abwesenheit des Sekretärs werden seine Rechte und Pflichten auf einen anderen Beamten übertragen, der in der Bestellung für die Organisation bekannt gegeben wird.
1.5. Für die Sekretariatsstelle wird eine Person ernannt, die folgende Voraussetzungen erfüllt: Hochschulbildung, nicht abgeschlossene Hochschul- oder Sekundarstufe, Erfahrung mit vergleichbarer Tätigkeit seit sechs Monaten, Kenntnisse der Büroausstattung (Fax, Kopierer, Scanner, Drucker), Microsoft Office-Programme (Word Excel).
1.6. Der Sekretär wird in seiner Tätigkeit geleitet von:
- Gesetzgebungsakte der Russischen Föderation;
- Unternehmenssatzung, interne Arbeitsvorschriften, andere Unternehmensvorschriften;
- Aufträge und Aufträge der Geschäftsführung;
- diese Stellenbeschreibung.

2. Amtspflichten des Sekretärs

Die Sekretärin nimmt folgende Aufgaben wahr:
2.1. Führt Arbeiten zur organisatorischen und technischen Unterstützung der administrativen und administrativen Tätigkeiten des Leiters durch.
2.2. Akzeptiert die eingegangene Korrespondenz zur Prüfung durch den Leiter, leitet sie gemäß der getroffenen Entscheidung an die Strukturabteilungen oder einen bestimmten Ausführenden zur Verwendung im Arbeitsprozess oder zur Vorbereitung von Antworten weiter.
2.3. Akzeptiert Dokumente und persönliche Anträge zur Unterschrift des Leiters.
2.4. Beantwortet Telefongespräche, zeichnet Serviceinformationen auf und überträgt sie an den Kopf, organisiert Telefongespräche des Kopfes.
2.5. Erstellt im Auftrag des Leiters Briefe, Anfragen und andere Dokumente.
2.6. Führt Arbeiten zur Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen des Leiters durch (Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung der Teilnehmer über Zeit und Ort der Veranstaltung, Tagesordnung, deren Anmeldung), führt und erstellt Sitzungs- und Sitzungsprotokolle.
2.7. Führt die Kontrolle über die Ausführung der erteilten Aufträge und Aufträge durch die Mitarbeiter des Unternehmens sowie über die Einhaltung der Fristen für die Ausführung der Weisungen und Weisungen des unter Kontrolle genommenen Leiters.
2.8. Versorgt den Arbeitsplatz des Managers mit den notwendigen organisatorischen Werkzeugen, Briefpapier, schafft Bedingungen, die der effektiven Arbeit des Managers förderlich sind.
2.9. Organisiert den Empfang von Besuchern, fördert die Effizienz der Bearbeitung von Anfragen und Vorschlägen der Mitarbeiter.
2.10. Bildet Fälle gemäß der genehmigten Nomenklatur, sorgt für deren Sicherheit und reicht sie fristgerecht an das Archiv ein.
2.11. Organisiert Geschäftsreisen für den Kopf: Bestellungen von Flug- und Bahntickets, Reservierungen von Hotels.
2.12.

Führt einzelne Serviceeinsätze seines unmittelbaren Vorgesetzten aus.

3. Rechte des Sekretärs

Der Sekretär hat das Recht:
3.1. Erhalten Sie Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, in der Menge, die zur Lösung der zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.
3.2. Unterbreiten Sie der Geschäftsführung Vorschläge zur Verbesserung ihrer Arbeit und der Arbeit des Unternehmens.
3.3. Fordern Sie persönlich oder im Namen des Leiters von den Unternehmensbereichen und anderen Spezialisten Informationen und Unterlagen an, die für die Wahrnehmung seiner Amtspflichten erforderlich sind.
3.4. Fordern Sie die Geschäftsleitung auf, normale Bedingungen für die Erfüllung der Amtspflichten und die Sicherheit aller im Rahmen der Tätigkeit des Unternehmens erstellten Dokumente zu schaffen.
3.5. Treffen Sie Entscheidungen innerhalb ihrer Zuständigkeit.

4. Verantwortung der Sekretärin

Die Sekretärin ist zuständig für:
4.1. Bei Nichterfüllung und/oder nicht rechtzeitiger, fahrlässiger Erfüllung ihrer Pflichten.
4.2. Bei Nichtbeachtung der aktuellen Weisungen, Anordnungen und Anordnungen zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen.
4.3. Für Verstöße gegen die Regeln der internen Arbeitsvorschriften, der Arbeitsdisziplin, der Sicherheitsvorschriften und des Brandschutzes.

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Sekretariatsangelegenheiten, kurzer historischer Hintergrund

Vergessen wir für eine Weile den UN-Generalsekretär, zahlreiche wissenschaftliche Sekretäre hoch angesehener Akademien, andere Bewohner der oberen Machtebenen, Sekretäre genannt. Das ist aus einem anderen Bereich. Es geht um den 1720 von Peter dem Großen eingerichteten „Sekretärrang“. Nach der vom Reformzaren erlassenen Allgemeinen Ordnung, die den Grundstein für die russische Büroarbeit legte, war dies der Name eines Beamten, der mit vielfältigen Aufgaben auf dem Gebiet, um eine moderne Terminologie zu verwenden, der dokumentarischen Managementunterstützung betraut war. Mit beträchtlichem Vertrauen ausgestattet, musste er seine Pflicht ohne "Verzögerungen und Unklarheiten im Geschäft" erfüllen. Heute erlebt der "Sekretärrang" in unserem Land eine Wiedergeburt. Dies wird durch den Eintritt der russischen Wirtschaft in die Marktbeziehungen und den weit verbreiteten Einsatz von Hochtechnologien in der Wirtschaft diktiert. Der Verantwortungsanteil des Sekretärsangestellten ist unter den neuen Bedingungen deutlich gestiegen, die Messlatte seiner Bedeutung im täglichen Betrieb des Unternehmens ist gestiegen. Der Erfolg des Unternehmens und der Zustand des psychologischen Klimas im Team hängen weitgehend von seiner beruflichen Ausbildung, Erfahrung und Einstellung zum Geschäft ab. Leider entspricht der de facto offizielle Status einer Sekretärin in vielen russischen Firmen nicht dem gestiegenen Arbeitsvolumen. Seine Rolle, rechtliche und finanzielle Situation werden zu Unrecht herabgesetzt. Sehr oft haben Manager, die diese Position durch das Prisma überholter Stereotypen betrachten, eine unzulängliche Einstellung gegenüber der Sekretärin. Die Unterschätzung der Bedeutung des Sekretärs und seines Platzes im allgemeinen Produktionsprozess unter den Bedingungen des Marktes und des freien Wettbewerbs wirkt sich aus. Im Gegensatz zu den entwickelten kapitalistischen Ländern sind die Pflichten und Rechte einer Sekretärin, die manchmal auch als Sekretärin oder Büroleiterin bezeichnet wird, im Wesentlichen bis heute nicht klar definiert. Das Sekretariat selbst bleibt fragmentiert. Sekretärinnen sind beruflich nicht vereint. Sie haben keine nationalen Organisationen, mit denen die Machthaber und Arbeitgeber rechnen würden und die bereit wären, ihre Interessen zu wahren, sich um ihre berufliche Bildung und Karriereentwicklung zu kümmern.

Die Amerikaner glauben, dass die Festigung einer offiziellen Position und ihre erfolgreiche Arbeit auf einer Synthese zweier Qualitäten beruhen: Fleiß und Initiative. Der Weg beginnt, die Höhen des Karrierewachstums zu erreichen und eine Grundausbildung auf einem angemessenen Niveau zu erhalten. Dazu gehört im modernen Elektronikzeitalter zwangsläufig die Entwicklung der Grundlagen der Informatik, der Betriebswirtschaftslehre, des Rechts, der Wirtschaftsethik, der Fremdsprachen. Eine vollwertige Sekretärin können Sie aber nur werden, wenn Sie eine gewisse Erfahrung und Betriebszugehörigkeit gesammelt haben.

Was die Position eines Sekretärs in unserem Land in der gegenwärtigen Phase betrifft, so wird im Qualifikationshandbuch für die Positionen von Managern, Spezialisten und anderen Mitarbeitern, das durch das Dekret des Ministeriums für Arbeit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation am 21. August genehmigt wurde, 1998 Nr. 37 (mit weiteren Ergänzungen und Änderungen), es wird von Ergänzungen gegeben: Sekretärin-Stenographin, Sekretärin-Schreibkraft, Sekretärin eines Blindenfacharztes, Sekretärin des Leiters, wissenschaftliche Sekretärin. Dass der Begriff „Sekretär“ recht komplex ist und tatsächlich viele Abstufungen hat – von der wissenschaftlichen Sekretärin bis zur Schreibkraft – zeigt die Auflistung der im Qualifizierungshandbuch aufgeführten Sekretariatspositionen. Daher gibt es eine Vielzahl von Funktionen, die von Sekretärinnen ausgeübt werden, eine Reihe von Verantwortlichkeiten und Rechten, verschiedene Anforderungen an Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten.

Die Position der Sekretärin des Managers erfordert eine höhere Berufsausbildung und die Position der Sekretärin - "berufsbildende Grundschule oder allgemeinbildende Sekundarschulbildung und spezielle Ausbildung nach dem festgelegten Programm".

In Wörterbüchern ist das Wort "Sekretär" definiert als "eine Person, die Geschäftskorrespondenz einer Person oder einer Institution führt sowie für die Büroarbeit verantwortlich ist", und im Wörterbuch von SI Ozhegov - "ein Mitarbeiter, der für die Geschäftskorrespondenz zuständig ist". , aktuelle Angelegenheiten einer Person oder Institution". Somit betonen die Definitionen, dass die Sekretärin sowohl einer Einzelperson (Manager) als auch einer Institution dienen kann.

Das Wort "Sekretär" stammt vom mittelalterlichen französischen Wort "Secretaire" ab und bedeutete ursprünglich Vertrauter (Geheimnis auf Französisch). Eine gute Sekretärin ist es im Wesentlichen auch heute noch geblieben. In Russland taucht der Posten des Sekretärs im 18. Jahrhundert zunächst genau als der Posten des persönlichen Sekretärs des Kaisers auf, und im Erläuternden Wörterbuch definiert V. Dahl: "der Staatssekretär, der vertrauenswürdige Briefschreiber des Souveräns". Im ersten Viertel des 18. Jahrhunderts. der Sekretär wird Beamter des Organs und in den Gesetzgebungsakten dieser Zeit sind der Umfang seiner Tätigkeit und seine Amtspflichten umrissen. Daher wird in den Definitionen die Arbeit mit Dokumenten hervorgehoben. Darüber hinaus betonen sie, dass die Sekretärin sowohl einer Einzelperson (Manager) als auch einer Institution dienen kann. Der Sekretär sollte immer in "Uniform" sein: sorgfältig und sorgfältig gekleidet, ordentlich, bereit, die ihm erteilten Anweisungen schnell und effizient auszuführen, in der Lage zu sein, in Ruhe, ohne Verwirrung, Härte, Aufregung und mit Würde Probleme innerhalb seiner Zuständigkeit zu lösen . Er braucht die Gabe, die "Nuancen" des Falles zu spüren, die es ihm ermöglicht, aus schwierigen Situationen frei herauszukommen, insbesondere nicht zu sehen oder zu hören, was nicht gesehen oder gehört werden sollte. Der Sekretär ist immer im Blick und in vielen Dingen bestens informiert: Er arbeitet mit Dokumenten, nimmt an Geschäftsbesprechungen und Verhandlungen teil, nimmt Telefonate entgegen und bestellt selbst im Auftrag der Geschäftsführung, vereinbart Termine mit Besuchern. Aber manchmal müssen Sie auch einmalige Aufgaben erledigen, zum Beispiel Geld überweisen, Ferngespräche führen, einen kranken Kollegen besuchen und so weiter.

Die Rolle des stellvertretenden Sekretärs in der Struktur der Managementdokumentation. Kategorien von Sekretärinnen.

Sekretärin ist einer der häufigsten Berufe auf dem modernen Arbeitsmarkt. Keine einzige Organisation kann auf eine Sekretärin verzichten. Ein Sekretär ist die rechte Hand eines Managers, eines Mitarbeiters, der Betriebsinformationen besitzt und über die aktuellen Angelegenheiten eines Unternehmens, einer Firma, einer Organisation, eines Unternehmens oder einer Institution informiert ist.

Der Beruf des Sekretärs hat sich in den letzten Jahren stark verändert. War es in letzter Zeit üblich, den Sekretär als "das Gesicht des Unternehmens" zu bezeichnen, kann er heute bereits mit der rechten Hand eines Führers verglichen werden, der verschiedene Produktionsprozesse regelt. In unserem Land ist die Nachfrage nach qualifizierten Sekretärinnen dramatisch gestiegen. Dies ist vor allem auf die Entstehung einer Vielzahl von Strukturen zurückzuführen.

Die International Professional Secretaries International haben den modernen Sekretär wie folgt definiert: „Er ist ein unternehmungslustiger und umsichtiger Assistent des Chefs, der über alle für ein Amt notwendigen fachlichen Fähigkeiten verfügt, Entscheidungen in seiner Zuständigkeit trifft und gegebenenfalls die Kontrolle über sich selbst übernimmt ."

In Organisationen und Unternehmen verschiedener Organisations- und Rechtsformen gibt es heute viele Varianten des Sekretariatsberufs. Die Aufgaben der verschiedenen Sekretariate sind sehr vielfältig.

Der Operator am Telefon in großen Organisationen nimmt alle Telefongespräche an und verbindet sich mit den erforderlichen Teilnehmern. Die Telefonsekretariat nimmt telefonische Bestellungen und Nachrichten entgegen, gibt telefonisch die notwendigen Auskünfte über das Waren- oder Leistungsangebot des Unternehmens im Auftrag des Leiters, kontaktiert seine eigenen Mitarbeiter und Vertreter von Drittorganisationen telefonisch. Die technische Sekretärin arbeitet mit Bürogeräten. Die Rezeptionistin nimmt Briefe, Faxe, E-Mails entgegen, nimmt Anrufe entgegen und leitet sie an ihr Ziel weiter, empfängt Besucher. Der Sekretär der Geschäftsstelle nimmt die Korrespondenz entgegen und analysiert sie, erstellt Entwürfe von Dokumenten, organisiert die Arbeit mit Dokumenten, führt Aufträge des Leiters und seiner Stellvertreter aus, ist Koordinator und Disponent der Geschäftsstelle.

Im Qualifizierungshandbuch der Positionen von Managern, Spezialisten und anderen Mitarbeitern (genehmigt durch den Beschluss des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 21. August 1998 Nr. 37) wird die Position des Sekretärs mit den Ergänzungen angegeben: Sekretär -Schreibkraft, Sekretärin eines Blindenfacharztes, Sekretärin des Leiters, Sekretärin-Stenographin, Akademische Sekretärin. Sie alle zeichnen sich durch eine Vielzahl von Funktionen, eine Reihe von Verantwortlichkeiten und Rechten, verschiedene Anforderungen an Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten aus. Die Qualifikationsmerkmale dieser Spezialisten sind in Anhang A dargestellt.

Die Entwicklung neuer sozioökonomischer Beziehungen in Russland hat das schnelle Wachstum verschiedener Arten von nichtstaatlichen Unternehmen und Firmen verursacht. Der Leiter jeder dieser Organisationen hat einen Sekretär. Sekretärinnen arbeiten auch für Vertreter der freien Berufe - Rechtsanwälte, Notare sowie für kleine Privatunternehmen.

Das Führungspersonal von kommerziellen Nichtregierungsorganisationen ist in der Regel sehr klein. Die Leiter dieser Firmen beschäftigen sich hauptsächlich mit der Lösung grundlegender Produktionsprobleme, strategischer Probleme der Entwicklung ihrer Unternehmen und übertragen ihren Sekretärinnen einen erheblichen Teil der Managementarbeit (vor allem der Verwaltung). Die Sekretärin des Chefs eines modernen Unternehmens muss nicht nur Dokumente schnell drucken und korrekt erstellen, sondern auch die Texte verschiedener Dokumente verfassen, Projekte bearbeiten, nicht nur den Empfang von Besuchern und den Telefonservice rational organisieren, sondern auch viele Probleme selbstständig lösen gemäß den Anweisungen des Kopfes.

Diese neue Art des Sekretariatsberufs wird als stellvertretende Sekretärin bezeichnet.

Wie Sie wissen, sind Sekretärin und Assistentin ganz unterschiedliche Varianten des Sekretariatsberufs. Der Sekretär des Leiters der Organisation ist ein Assistent, der die Aktivitäten des ersten Leiters organisiert, Dokumente für ihn vorbereitet, Sitzungen, Verhandlungen, Geschäftsreisen organisiert und Telefondienste erbringt. Ein Assistent ist ein Spezialist nicht nur auf dem Gebiet der Sekretariatsangelegenheiten, sondern auch auf dem Gebiet der Haupttätigkeit der Firma; er bereitet Entscheidungen, Berichte, Berichte, Reden des Leiters, analytische Dokumente vor; analysiert die Situation und beteiligt sich an der Entwicklung der Strategie und Taktik des Unternehmens.

Das Wort „Sekretär“ kommt vom lateinischen Wort geheim („geheim, geheim“), und das Wort „Referent“ bedeutet „Person, die etwas mitteilt“. Der Ursprung des Namens „Sekretär-Assistent“ erklärt zum Teil die Rolle und Bedeutung des Sekretärs in der Führungsstruktur.

Ein Sekretariatsassistent ist ein Vertrauter eines Managers, der über bestimmte Informationen verfügt und seinen Chef von der laufenden Arbeit befreit, damit er sich auf die Lösung der Kernfragen des Unternehmens konzentrieren kann. Dank der Arbeit der Sekretärin-Assistentin kann sich der Manager so weit wie möglich auf die Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben konzentrieren.

Sekretärin ist ein Beruf, der viele Funktionen umfasst. Die vielfältigen und vielfältigen Aufgaben einer modernen Sekretärin lassen sich (bei ausreichendem Maß an Konvention) in zwei große Gruppen unterteilen:

Verwaltungsdokumentationsfunktionen;

Funktionen für den sogenannten papierlosen Verwaltungsdienst.

Die Sekretärin-Assistentin erfüllt die Funktionen der Dokumentationsunterstützung für das Management und beschäftigt sich mit der Vorbereitung und Ausführung von offiziellen Dokumenten, der Organisation des Arbeitsablaufs, der Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten in den laufenden Aktivitäten der Organisation. Anzumerken ist, dass in nichtstaatlichen Strukturen, in denen Sekretariatsassistenten tätig sind, in der Regel keine eigene Büroeinheit geschaffen wird, sondern Funktionen für Bürodienste im Sekretariat konzentriert sind. Gleichzeitig ist der Arbeitsplatz der Sekretariatsassistentin meist mit modernen technischen Mitteln ausgestattet und softwareunterstützt. So können Sie mit geringstem Arbeitszeitaufwand Bürodienstleistungen optimal organisieren und mit der Erledigung zahlreicher weiterer Aufgaben kombinieren.

Zu den Aufgaben der Sekretärin-Assistentin für den nicht dokumentarischen Service gehören: Organisation des Besucherempfangs, Telefonservice, Sicherstellung der Arbeitsruhe des Chefs, Kontakt mit den Mitarbeitern des Unternehmens und Betreuung der Gäste des Unternehmens, Organisation von Besprechungen und Verhandlungen für den Chef, Vorbereitung von Dienstreisen für den Leiter, Organisation und Teilnahme an Besprechungen, Überwachung der Ausführung von Weisungen der Geschäftsleitung, Organisation des Arbeitstages des Managers, Zeitreservierung, Organisation des Arbeitsplatzes des Managers, Kontrolle der Gebrauchstauglichkeit und ordnungsgemäßen Funktion der Büroausstattung.

Oftmals werden die Sekretariatsfunktionen für das dokumentenlose Management als Funktionen zur organisatorischen Unterstützung der Tätigkeiten der Führungskraft definiert. Dies ist nicht ganz richtig. Tatsächlich ist die Sekretärin-Assistentin eine zuverlässige Assistentin des Managers. Gleichzeitig sind alle (oder die meisten) internen und externen Beziehungen der Organisation darauf geschlossen, es ist das Bindeglied zwischen Manager und Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern. Somit nehmen Kommunikationsfunktionen einen bedeutenden Platz in den Funktionen des Sekretariats-Assistenten für nicht-dokumentarische Dienste ein. Die Sekretärin-Assistentin der Führungskraft wird heute nicht nur oft als „rechte Hand“ einer Führungskraft bezeichnet, sondern auch mit dem „zentralen Nervensystem“ eines Unternehmens verglichen, was einmal mehr die Bedeutung der Kommunikationskomponente bei papierlosen Dienstleistungen unterstreicht.

Eine besondere Gruppe von Funktionen der Sekretärin-Assistentin besteht aus Referentenfunktionen, die schwer eindeutig als dokumentarisch oder nicht dokumentarisch zu definieren sind. Mit einigen Konventionen werden diese Funktionen manchmal als Funktionen zur Informationsunterstützung der Aktivitäten des Managers definiert. Die Referenzkomponente umfasst im Wesentlichen:

Einsehen von Fachliteratur und Zeitschriften nach dem Profil des Unternehmens,

Suche und Verarbeitung der für den Kopf notwendigen Informationen,

Kenntnis von Büchern, Nachschlagewerken und anderen Quellen, die Informationen enthalten, die für die tägliche Tätigkeit eines Managers notwendig sind.

Der Umfang der Referentenfunktionen in verschiedenen Organisationen ist sehr unterschiedlich, aber jeder Sekretär-Referent sollte in der Lage sein, die Arbeit mit Informationen kompetent zu organisieren. Der Sekretariatsassistent muss über umfassende Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens verfügen (Telefonnummern, Adressen usw.), in der Lage sein, den für den Manager erforderlichen Mitarbeiter nicht nur während der Arbeit, sondern auch in seiner Freizeit zu finden, über die meisten Bescheid zu wissen wichtige Ereignisse im Privatleben der Mitarbeiter (Jubiläum, sonstige Feierlichkeiten).

Neben den klassischen Aufgaben der Direktionsassistentin und der Assistentin einer Geschäftsführung werden der Sekretärin heute verschiedene Funktionen delegiert, die zuvor noch nie Teil der Sekretariatstätigkeit waren. Der Umfang dieser Aufgaben ist in verschiedenen Unternehmen sehr breit und vielfältig.

Oftmals werden der Sekretärin-Assistentin bestimmte Verwaltungsfunktionen und kleinere Buchhaltungsarbeiten übertragen. Zu den Aufgaben der Sekretärin gehören der Empfang von Kunden und Gästen des Unternehmens, Tätigkeiten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations), die Bildung von Archiven usw. Die Sekretärin prüft die Korrespondenz des Leiters, sendet einen Teil der die Dokumente direkt an Fach- und Führungskräfte; er protokolliert und kontrolliert die Ausführung aller schriftlichen und mündlichen Befehle des Leiters. Sein Tagebuch zeichnet alle Fakten, Dokumente und Anweisungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Leiters auf.

In kleinen kommerziellen Organisationen interagiert der Sekretär-Assistent in der Regel mit dem Sicherheitsdienst, den Personal- und Wirtschaftsdiensten. In Ermangelung der Positionen von Leitern dieser Dienste koordiniert er manchmal direkt die Aktivitäten dieser Einheiten. Oftmals werden Sekretariatsreferenten in bestimmte Funktionen von Mitarbeitern versetzt, die an der Arbeit mit Personal beteiligt sind (z. B. Dokumentation arbeitsrechtlicher Beziehungen). In einigen kleinen Firmen ähneln die Aufgaben eines Sekretärs-Assistenten denen eines stellvertretenden Leiters für allgemeine Angelegenheiten.

Häufig ist ein Mitarbeiter, der die Aufgaben einer Juniorsekretärin wahrnimmt, der stellvertretenden Sekretärin unterstellt.

Jeder Executive Secretary muss in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen, Anweisungen zu erteilen und seinen Vorgesetzten in geschäftlichen Situationen zu vertreten.

Die Bedeutung von Sekretärinnen in der Führungsstruktur nimmt stetig zu. Laut dem Magazin "Profile" gehört die Sekretärin-Assistentin heute zu den zwanzig beliebtesten Berufen. Darüber hinaus erhielt dieser Beruf nach dem Prestige und den Aussichten für die nächsten fünf Jahre die höchste Bewertung. Lebhafte und interessante Arbeit, gute Löhne (vor allem in Großstädten) machen diesen Beruf sehr attraktiv. Die Nachfrage nach professionellen Sekretärinnen und Sekretärinnen wird unabhängig von Krisen, politischen Schwankungen und Wechselkursen aufrechterhalten.

Die Bildung eines neuen Sekretariatsberufs basiert gleichermaßen auf in- und ausländischen Erfahrungen in der Organisation von Sekretariatsdiensten.

Es sei darauf hingewiesen, dass in den Vereinigten Staaten und in Westeuropa die Arbeit einer zertifizierten Sekretärin lange Zeit als sehr respektiert und entsprechend bezahlt wird. Sekretärinnen werden in spezialisierten Bildungseinrichtungen mit hohem Lehrniveau ausgebildet. Viele Länder haben eine spezielle Prüfung für den Berufssekretärstitel eingeführt, ohne die man nicht mit einer hohen Sekretariatsposition rechnen kann.

Die Arbeit einer stellvertretenden Sekretärin eines modernen russischen Unternehmens hat ihre eigenen Besonderheiten:

Eine Vielzahl von Aufgaben mit erheblichen Unterschieden in Bezug auf Komplexität, Bedeutung usw .;

Ein sehr arbeitsreicher Arbeitstag;

Die Notwendigkeit, mehrere Werke parallel aufzuführen;

Ständige Überstunden, ungeplante Aufgaben, die Notwendigkeit, bei dringenden Arbeiten nach dem Ende des Arbeitstages länger zu bleiben;

Besondere Arbeitsbedingungen: Telefonate, Anrufe usw.

Die Besonderheit und Komplexität der Sekretariatsarbeit hängt auch damit zusammen, dass die Sekretärin immer im Blickfeld ist, im Zentrum der Kommunikation mit Management, Kollegen, Kunden. Es ist kein Zufall, dass sie sagen, dass "die Sekretärin das Gesicht des Unternehmens ist". Sekretärin ist ein Dienstleistungsberuf. In der häuslichen Praxis wird der Posten der Sekretärin überwiegend von Frauen besetzt, die sich eher als Assistentin verwirklichen.

Im Zusammenhang mit der Veränderung der Position des Sekretärs in der Führungsstruktur eines modernen Unternehmens sind auch höhere Anforderungen an das Bildungsniveau des Sekretärs-Assistenten, seine fachliche Bildung, seine Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, verschiedene Geschäfte zu lösen, aufgetreten Probleme.

Der Beruf der Sekretärin erfordert heute aufgrund der Besonderheiten der Sekretariatsarbeit eine hohe Vorbereitung, eine ganze Reihe von persönlichen und geschäftlichen Qualitäten.

Kommen wir zu den zahlreichen Anzeigen, die Sekretärinnen-Assistenten zur Arbeit einladen. An Bewerber für diese Stelle werden folgende Anforderungen gestellt: Kenntnisse der Büroarbeit (dies setzt die Kenntnis der Regeln für die Erstellung und Ausführung der wichtigsten Arten von Managementdokumenten und der Grundregeln für die Organisation der Arbeit mit Dokumenten voraus); PC-Kenntnisse (d. h. Kenntnisse des Texteditors Microsoft World, des Tabellenkalkulationssystems Microsoft Excel und allgemeine Vertrautheit mit dem Windows-Betriebssystem); in gewissen Grenzen Kenntnisse einer Fremdsprache, häufiger Englisch, seltener Deutsch oder Französisch.

Tatsächlich sind die Qualifikationen und sonstigen Anforderungen an moderne Sekretärinnen viel umfassender. Leider kann die Führungskraft bei der Einstellung einer Sekretärin diese Anforderungen nicht immer klar formulieren. Und die Stellenbeschreibung, sofern vorhanden, gibt kein vollständiges Bild von den Aufgaben einer stellvertretenden Sekretärin.

Ein professioneller Sekretariatsassistent muss über bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen und über bestimmte geschäftliche und persönliche Qualitäten verfügen.

Die für eine moderne Sekretariatsassistentin notwendigen beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten lassen sich grob in drei Gruppen einteilen:

1. Kenntnisse, die für die Dokumentation und Informationsunterstützung der Geschäftsführung und des Unternehmens insgesamt erforderlich sind.

Die stellvertretende Sekretärin sollte wissen:

Regulatorische und methodische Dokumente zur Dokumentationsunterstützung des Managements,

Grundprinzipien des Dokumentenmanagements,

Grundlagen der Archivierung,

Grundanwendungsprogramme,

Russisch,

Eine oder mehrere Fremdsprachen (je nach Profil des Unternehmens).

Erstellung und Ausführung der wichtigsten Arten und Varianten von Managementdokumenten;

Organisieren Sie die Arbeit rational mit Managementdokumenten, führen Sie ein Archiv;

Informationen finden, organisieren und speichern;

Verwenden Sie eine Schreibmaschine, einen PC, einen Drucker und andere Mittel zum Erstellen, Erstellen und Kopieren von Dokumenten.

2. Erforderliche Kenntnisse zur kommunikativen Unterstützung des Unternehmens und seiner Verwaltung:

Regeln für Geschäftsgespräche;

Die Grundsätze der Organisation des Empfangs von Besuchern, Besprechungen, Geschäftsreisen;

Moderne Kommunikationsmittel;

Grundlagen der Berufsethik.

Basierend auf diesem Wissen sollte die Sekretärin in der Lage sein:

Führen Sie Geschäftsgespräche und Telefongespräche;

Organisieren von Meetings, Präsentationen, Geschäftsreisen;

Verwenden Sie moderne Kommunikationsmittel;

Organisieren Sie den Empfang von Besuchern;

Planen Sie Ihre Arbeit, planen und sparen Sie die Zeit des Managers.

3. Kenntnisse in Bezug auf die Hauptaktivitäten des Unternehmens, seine interne Struktur und externe Beziehungen:

Grundsätze der Organisation der Führungsarbeit, rechtliche Grundlagen der Führung;

Grundlagen des Verwaltungs-, Arbeits- und Wirtschaftsrechts;

Rechtsakte und Vorschriften, die die Tätigkeit des Unternehmens und seiner Mitarbeiter regeln.

Basierend auf diesem Wissen sollte die Sekretärin in der Lage sein, die effektive Arbeit der Führungskraft sicherzustellen.

Darüber hinaus können wir über die besonderen Kenntnisse sagen, die ein wissenschaftlicher Sekretär mitbringen sollte, der in der Regel nicht nur über eine Hochschulausbildung, sondern auch über einen akademischen Abschluss verfügt.

Der wissenschaftliche Sekretär muss wissen:

Wissenschaftliche Probleme des relevanten Wissens-, Wissenschafts- und Technologiebereichs;

Richtungen der wirtschaftlichen Entwicklung in einem bestimmten Tätigkeitsbereich der Institution;

In- und ausländische Leistungen in einem ähnlichen Wissensgebiet;

das etablierte Verfahren zur Organisation, Planung, Finanzierung, Durchführung und Durchführung wissenschaftlicher Forschung und Entwicklung sowie deren Patentierung;

Anwendbare Gesetze zum Urheberrecht und Patentschutz;

Methoden zur Organisation der Arbeit von Wissenschaftlern und zum Management der wissenschaftlichen Forschung und Entwicklung usw.

Daher muss die Sekretärin-Assistentin in der Lage sein, alle Arten von Arbeiten auszuführen: von der einfachsten technischen bis hin zur kreativen. Aber seine Arbeit unterscheidet sich von der Arbeit anderer Sekretäre vor allem durch höchste Professionalität, das Vorhandensein von Referenzarbeitstypen im Zusammenhang mit der Sammlung, Analyse, Einreichung von Materialien und der Erstellung von Dokumenten, fließenden Fremdsprachenkenntnissen und tadellosen Kenntnissen in Computertechnik. Eine Sekretärin-Assistentin ist eine hochqualifizierte, kreativ begabte und hochprofessionelle Assistentin des Managers, der er immer vertraut und auf die er sich bei der Ausführung von Aufträgen jeder Komplexität voll und ganz verlassen kann.

Berufliche Anforderungen an verschiedene Kategorien von Sekretärinnen

Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Mitarbeitern über die Kategorien von Sekretärinnen. Sekretärin. Sekretärin-stenograph. Die Sekretärin des Blindenspezialisten. Chefsekretärin. Allgemeine Anforderungen für verschiedene Kategorien von Sekretärinnen. Karrierestufen einer modernen Sekretärin. Sekretärin-Assistentin. Büroleiter. Sekretärin-Assistentin des Leiters. Kategorien von Sekretärinnen. Die Tätigkeiten des Sekretärs in der Struktur des Verwaltungsapparates. Qualifikationsanforderungen für die Tätigkeit als Sekretärin, Bildungsniveau, Berufserfahrung, praktische Fähigkeiten. Regelung der Aufgaben des Sekretärs in organisatorischen und rechtlichen Dokumenten. Ernennung, Inhalt, Verfahren zur Erstellung von Stellenbeschreibungen und Schulungsanweisungen für eine Sekretärin einer bestimmten Kategorie. Die Abhängigkeit der Funktionen des Sekretärs von der Ebene des Leiters, der Richtung der Organisation, des Arbeitsablaufs, des Systems der Dokumentationsunterstützung. Interaktion des Sekretärs mit dem Personal der Organisation.

Geschäftliche und persönliche Qualitäten der stellvertretenden Sekretärin.

Die moderne Psychologie versteht eine Persönlichkeit als ein mehr oder weniger autonomes, stabiles System sozial bedeutsamer individueller psychischer Eigenschaften eines Menschen, das ihn genau gleich macht und nicht seine Identität, sein Verhalten, seine Fähigkeiten, seine kreativen Möglichkeiten, seine Einstellung zu sich selbst und anderen Menschen bestimmt, mit einem Wort - sein ganzes Aussehen , das Niveau der Bestrebungen und sein echtes Verhalten. Diese Eigenschaften sind auf die natürlichen Eigenschaften des Menschen zurückzuführen, wie zum Beispiel Alter, Geschlecht, Temperament usw., seine aktuellen Bedürfnisse, Interessen, Wertorientierungen und sozialen Rollen in der Gesellschaft, aber gleichzeitig auch auf die durch das Erlernte erworbene Lebenserfahrung Kenntnisse, Fähigkeiten, Gewohnheiten, die Kultur früherer Generationen, Familientraditionen usw.

Basierend auf den aus der Natur gewonnenen Daten (und ggf. geringfügig korrigieren) Sie können sich zu einer Person ausbilden, die in der Lage ist, den gewünschten Beruf zu beherrschen, Nutzen Sie die Gesellschaft und sich selbst und erhalten Sie Zufriedenheit mit der geleisteten Arbeit. V alles was gesagt wurde gehört zum Beruf Sekretär.

Wir sprechen über den Sekretär eines Unternehmens, einer Institution, einer Organisation jeder Art von Geschäft. Dieser Beruf ist weltweit sehr verbreitet, insbesondere bei Mädchen und jungen Frauen, aber auch Männer werden in der Sekretariatsarbeit beschäftigt. Im Ausland gilt die Position des Sekretärs einer Firma für einen jungen Mann als prestigeträchtig und ziemlich hoch bezahlt. Die Popularität dieses Berufes im modernen Russland nimmt im Zusammenhang mit dem Übergang zur Marktwirtschaft und der Entstehung einer Vielzahl neuer Geschäfts- und anderer Strukturen zu. Gleichzeitig steigen aber auch die fachlichen und sonstigen Anforderungen an die Persönlichkeit der Sekretärin.

Die Sekretärin ist das Gesicht der Institution. Ein Unternehmen wird nach seiner Arbeit und seinem Verhalten beurteilt. Die Sekretärin muss sich an die „Business Corporate Identity“ halten. Genauigkeit, Kompetenz, Korrektheit, Effizienz, Lakonie, Höflichkeit und Wohlwollen - das sind die wichtigsten Prinzipien, die bei der Arbeit beachtet werden müssen.

Der durchschnittliche Verkäufer konzentriert sich auf jede andere Aktivität als die, mit der er das meiste Geld verdient. Bei Schulungen werde ich selten gefragt: „Wie beginne ich am besten ein Gespräch? Welche Worte soll ich sagen?" - aber immer wenn ein Gespräch über Kaltakquise kommt, höre ich: "Was ist, wenn uns "Nein" gesagt wird?" Es ist die Fähigkeit, ein Gespräch kompetent zu beginnen und Kontakt aufzunehmen, die 80 % der Ergebnisse bringt, und die Fähigkeit, auf Ablehnung zu reagieren - nur 20 %. Deine Hauptenergie zu bündeln und dich darauf zu konzentrieren, mit Ablehnungen zu arbeiten, ist wie „Speichern!“ zu schreien, anstatt Schwimmtraining. Daher werden wir im Detail analysieren, wie man durch die Sekretärin kommt.

Alle Methoden, um die Sekretärin zu passieren, können in drei Arten unterteilt werden.

1. Ehrliche Empfänge basieren auf unserem Selbstvertrauen und unserer Einstellung, der Kenntnis von Geschäftsprozessen und anderen Merkmalen der Arbeit sowohl des Sekretärs selbst als auch des gesamten Unternehmens.

2. Techniken mit Elementen der Täuschung oder Manipulation beruhen auf einer gewissen Irreführung der Sekretärin. Ich bin kein Befürworter dieser Techniken, aber sie existieren und funktionieren, daher sind sie erwähnenswert.

3. Techniken mit Intrigenelementen und dem Brechen der Vorlage- Techniken, bei denen unsere Worte nicht in das Denkmodell des Sekretärs passen, sein "Programm" versagt und er uns durchlässt.

Die erste ehrliche Methode, die Sekretärin zu passieren, besteht darin, den Namen des Entscheidungsträgers im Voraus herauszufinden. Es ist so einfach, dass viele es nicht tun! Den Namen zu kennen ist einer der wichtigsten Schlüssel zur Kontaktaufnahme mit einem Entscheidungsträger!

Es gibt mehrere einfache Möglichkeiten, den Namen herauszufinden.

Methodennummer 1. Vorbereitung. Während Sie sich auf den Anruf vorbereiten, erfahren Sie den Namen des Entscheiders auf der Website des Unternehmens, in den Nachrichten oder in den Medien.

Methodennummer 2. Ein Anruf von einem Kollegen oder die Methode der zwei Anrufe. Ihr Kollege ruft zuerst Ihren Kontakt an, erfährt den Namen des Entscheiders, gibt ihn an und Sie rufen mit dem Namen des Entscheiders an. Übrigens sollte Ihr Kollege den Anruf möglichst effizient führen und bereit sein, ihn zu Ende zu führen, wenn er unerwartet mit dem Entscheider verbunden wird ☺. Der Anruf eines Kollegen sieht normal aus:

– Guten Tag! Igor Stalevarov, Unicstream-Unternehmen. Bitte wenden Sie sich an den Direktor.

- Und auf welcher Frage?

– Zum Thema Kooperation. Wir möchten Sie mit unseren Produkten beliefern.

- Senden Sie Informationen per E-Mail.

– Ja, ok, ich bin bereit zum Aufnehmen!(Schreibt die E-Mail auf.)

– Wie heißt der Regisseur? Ich werde diese Informationen für ihn markieren. (Oder "An wen soll ich den Brief schicken?")

- Andrej Iwanowitsch Ipatow. (Schreibt den Namen auf).

– Vielen Dank! Wann sollte ich aufgrund der Ergebnisse zurückrufen?

- Rufen Sie am Freitag nach zwei an.

– Ja gut! Alles Gute!

Ihr Kollege hat also den Namen des Direktors herausgefunden, jetzt können Sie in ein paar Stunden anrufen. Natürlich ist es ratsam, dass sich Ihr Kollege einen anderen Namen für die Firma ausdenkt, damit bei Ihrem Anruf keine Zweifel an der Sekretärin bestehen. Manchmal ein erfahrener Assistent auf die Frage: „Wie heißt der Regisseur? An wen soll der Brief geschickt werden?" antwortet: „Schreiben Sie an den Namen der Firma. Er wird sowieso zu mir kommen." In diesem Fall ist Ihr Versuch fehlgeschlagen.

Methodennummer 3. Ein Anruf beim Bezirkspolizisten. In diesem Fall handelt es sich natürlich um Manipulation. Sie suchen auf der Website nach der juristischen Adresse des Unternehmens, rufen im Auftrag des Bezirkspolizisten an und erfahren den Namen des Entscheidungsträgers. Es ist so, dass die meisten Menschen in unserem Land die Strafverfolgungsbehörden mit einiger Angst behandeln und zuerst ihre Fragen beantworten und erst dann überlegen, warum. Die Sekretärin ist meistens keine Ausnahme. Die Hauptsache ist, dass Sie die Position des Entscheidungsträgers kennen und sich im Voraus einen beliebigen Vor- und Nachnamen des Direktors ausdenken müssen. Der Anruf ist kurz, er erfolgt in einem absolut ernsten, aber gleichgültigen Ton, ohne unnötige Worte, Emotionen und respektvolle Worte, die normale Menschen verwenden:

– Ein Bezirksmilizionär für einen solchen Bezirk Gordejew! Geben Sie den Vor- und Nachnamen Ihres Regisseurs an (Pause), Sergey Leshchinsky? (Pause.)

- Nein. Ipatow Andrej Iwanowitsch. (Vorsichtig.)

– Äh, äh, Andrey Ipatov. Vielen Dank... (Legt das Telefon auf.)

In den meisten Fällen diktiert die Sekretärin ohne zu zögern den Namen des Entscheidungsträgers. Darüber hinaus können Sie auf die gleiche Weise auch nach einer direkten Nummer fragen, da Sie sich an den Bezirkspolizisten "um Hilfe gewendet" haben.

Methodennummer 4. Anruf beim Steuerinspektor. Der Empfang wiederholt den vorherigen vollständig, erfolgt jedoch im Auftrag des Steuerinspektors.

– Inspektor Steuernummer von solchem ​​und solchem ​​Bezirk Gordeev. Das ist Unicstream LLC, richtig?

- Ja, und dass?..

– Überprüfung der Details: Sie sind LLC "Unicstream", juristische Adresse 5-ya Stolbovaya Street, 7, und derzeit der Direktor der Firma Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Wir sagen jeden Vor- und Nachnamen.)

Nein, nein. (Oder sie sagt gleich selbst den richtigen Vor- und Nachnamen.)

– Sie müssen also reparieren ... Und wer?

- Andrej Ipatow. (Vorsichtig.)

– Also, ich-pa-tov Andrei Iva-no-vich. Ist sein Telefon gleich geblieben?

– Diktat, ich schau nach.

- Siebenhundertdreiundzwanzig ... (Die Sekretärin diktiert die Nummer.)

– Jawohl. Alles ist richtig. Vielen Dank!

Methodennummer 5. Rufen Sie Ihre Sekretärin an. Es ist bequemer, diese Technik mit Hilfe eines Partners durchzuführen. Ihr Kollege sollte im Namen Ihrer persönlichen Sekretärin die Firma anrufen, an der Sie interessiert sind. So wird Ihr Status bei ihrem Chef ein Schritt und es ist für „Ihre Sekretärin“ viel einfacher, mit einem Kollegen zu verhandeln. Er kann sowohl den Namen des Entscheiders herausfinden, als auch Ihr Treffen vereinbaren oder bei Bedarf über den Zeitpunkt Ihres Anrufs bei ihrem Chef, dann wird der Kontakt erwartet und nicht kalt!

So könnte es aussehen:

- Guten Tag, die Firma "Unicstream", stellvertretende Direktorin Ivanova Svetlana. Ich möchte ein Treffen (Kontakt) meines Direktors mit Ihnen vereinbaren. Wann ist es bequem, es zu tun?

- Hallo!.. Und geben Sie an, wer Sie sind und zu welchem ​​​​Problem?

- Ich bin ein Assistent von Sergey Vladimirovich Nikiforov, dem Direktor von Unicstream, wir planen zusammen mit Ihnen bestimmte Projekte, und mein Direktor hat mich angewiesen, einen Termin mit Ihrem Direktor zu vereinbaren, wann wäre es günstig, dies zu tun? Sergei Vladimirovich hat zum Beispiel morgen Nachmittag Zeit. Was hast du?

- So-ak. Lassen Sie mich sehen. Nun, um 16:00 Uhr können Sie. Wie melde ich dich an?

- "Unicstream", Sergey Nikiforov. Übrigens, wie heißt Ihr Regisseur richtig?

- Andrej Ipatow.

- Also, Ipatov Andrey Ivanovich. Gut. Das bedeutet, dass Sergey morgen um 16:00 Uhr bei Ihnen ist. Alles Gute.

Natürlich müssen Sie absolut selbstbewusst sprechen, als ob Sie (oder Ihr Kollege) tatsächlich ein Assistent wären und nicht mit Verbindungsproblemen „dampfen“.

Es ist wichtig zu beachten, wie der Satz „Wir planen bestimmte Projekte mit Ihnen“ funktioniert. Dies ist nur der Fall, wenn wir nicht rechtzeitig sind, aber die Sekretärin entscheidet selbst dass wir bereits zusammenarbeiten. Zumindest kann er das entscheiden, denn der Satz heißt im Präsens - "Planung" und vage - "bestimmte Projekte". Gleichzeitig sieht es sehr beeindruckend aus.

Methodennummer 6. Rufen Sie direkt einen Dritten an. Diese Methode basiert auf "Vorbereitung". Wenn Sie die Website eines potenziellen Kunden studieren, finden Sie manchmal Namen, Nachnamen und Telefonnummern einiger Mitarbeiter. Sie können einen von ihnen anrufen, chatten und den Namen des Direktors, eine Empfehlung von einem "Dritten" erhalten oder vielleicht sofort zum Entscheidungsträger gehen:

- Sergej Iwanowitsch?

- Sergey Ivanovich, guten Tag, mein Name ist Sergey Nikiforov, die Firma "Unicstream". Ich suche eine Person, die Einkäufe bei Ihnen abwickelt, sich die Informationen auf Ihrer Website angeschaut und entschieden hat, dass Sie es sein könnten (Pause).

- Nein, nein. Vermutlich ein Fehler...

- Sergei Ivanovich, bitte, helfen Sie mir, und wer kauft bei Ihnen ein? Wir planen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und es ist mir wichtig, jetzt einige Fragen zu klären.

Lassen Sie mich daran erinnern, dass ein Dritter nicht mit der Last der Verantwortung belastet wird, und wenn wir positiv klingen, dann hindert uns nichts daran, Informationen zu erhalten.

- Das ist Andrey Nikolaevich, kaufmännischer Direktor, er trifft eine Entscheidung, und dann befassen sich die Manager mit technischen Problemen.

- Charlamov.

- Har-la-mov. Wie kann es für mich einfacher sein, ihn zu kontaktieren?

- So. Jetzt werde ich Ihnen sagen ... 975 31 10, Sie werden zum Sekretär Andrei Nikolaevich gebracht.

- Ich verstehe, danke, Sergei Iwanowitsch! Darf ich sagen, dass Sie mir empfohlen haben, ihn zu kontaktieren?

- Um Gottes Willen.

- Übrigens, wie heißt die Sekretärin?

- Albina.

- Vielen Dank, Sergey Ivanovich!

So erfuhren wir den Namen des Entscheiders, den Namen der Sekretärin und erhielten auch Pseudo-Empfehlungen, die bei der Kommunikation mit Albina helfen. Manchmal kann sich der Dritte selbst direkt mit dem Entscheidungsträger verbinden. Dann macht es Sinn, einen Satz anders zu sagen:

- Ich sehe: Andrei Nikolaevich. Was ist sein Nachname?

- Charlamov.

- Har-la-mov. Sergey Ivanovich, können Sie mich mit Andrey Nikolaevich verbinden?

Natürlich gibt es nie eine 100%ige Garantie dafür, dass sich ein Dritter verbinden kann, aber denken Sie daran, dass bei Kaltakquise wie beim aktiven Verkauf Es ist wichtig, einfach alle Möglichkeiten zu nutzen! Die Regel der Statistik wurde nicht aufgehoben!

Schlussfolgerungen

1. Alle Methoden, um die Sekretärin zu passieren, können in drei Arten unterteilt werden.

- Ehrlich.

- Mit Elementen der Täuschung oder Manipulation.

- Mit Elementen der Intrigen und des Brechens des Musters.

2. Der erste Weg, um zum Entscheidungsträger zu gelangen, besteht darin, den Namen im Voraus zu erfahren. Wir haben jetzt mindestens sechs Möglichkeiten, den Namen herauszufinden.

Ein Büro kann ohne Chef arbeiten, aber nicht ohne Sekretärin

Jane Fonda

Der Beruf der Sekretärin ist heute einer der gefragtesten. Noch vor wenigen Jahren brauchte ein Unternehmen in der Regel nur eine einzige Sekretärin. Eine Person kümmerte sich um alles: Anrufe entgegennehmen, Arbeit verteilen, zum Beispiel einen ganzen Fuhrpark, Dokumente drucken, Tee und Kaffee für Besucher ausdrucken und den Arbeitstag des Chefs entwerfen.

Allein in großen und mittelständischen Unternehmen ist es heute schlicht unmöglich, so viele Aufgaben zu bewältigen. Es gibt viele Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter alle Sekretariatsaufgaben wahrnimmt, und in anderen Organisationen gibt es eine ganze Abteilung von Sekretariaten, die vom Leiter des Sekretariats geleitet werden, alles hängt von der Größe des Unternehmens sowie von den Besonderheiten ab seiner Aktivitäten.

Wir haben versucht, alle bestehenden Sekretariatspositionen in Abhängigkeit von den ausgeübten Funktionen und der Stellung des Mitarbeiters in der Organisationsstruktur zu identifizieren und zu klassifizieren.

Geht man davon aus, dass das Unternehmen die maximale Anzahl an Sekretärinnen beschäftigt, dann kann die Arbeit der Sekretariatsabteilung so aussehen.

Die Mitarbeiter der Betreiber rufen potenzielle Kunden mit einem Angebot von Waren oder Dienstleistungen an. Gleichzeitig gibt es einen Strom von Kundenanrufen, weil die Firma in den Medien wirbt. Diese Anrufe werden von der Sekretärin am Telefon entgegengenommen und benennen die Anrufer zum Zeitpunkt des Besuchs. Wenn Besucher im Büro ankommen, werden sie von einer Empfangsdame begrüßt, die die Kunden in einen speziellen Raum begleitet. Dort bietet die aufmerksame Bürokauffrau Tee oder Kaffee an, während der Besucher auf den Empfang wartet. Und wenn der Kundenstrom irgendwann aufgehört hat, dann sorgt der Administrator im Besucherzimmer für Ordnung, legt Zeitschriften aus, gießt Blumen. Gleichzeitig gibt es einen wirtschaftlichen Büroleiter, der Kuriere und Fahrer aussendet und die Verfügbarkeit von Schreibwaren überwacht, die Funktion des Büros kontrolliert. Jeder Manager hat einen persönlichen Sekretär, und Senior Manager haben auch Sekretärinnen-Assistenten und persönliche Assistenten. Um das Bild zu vervollständigen, können Sie PC-Bediener hinzufügen, die Datenbanken ausfüllen, alle Dokumentationen, Preislisten, Broschüren, Broschüren mit ständig aktualisierten Informationen drucken, sowie Sachbearbeiter, die Aufzeichnungen führen, dokumentieren und archivieren. Alle Sekretariatsdienste werden vom Leiter der Sekretariatsabteilung geleitet.

Und dies ist keine vollständige Liste der Sekretariatspositionen, daher werden wir versuchen, die engsten Spezialisierungen in bestimmten grundlegenden Gruppen zusammenzufassen, die in der Praxis am häufigsten anzutreffen sind, nämlich:

Telefonbetreiber;
Empfangsdame / Administrator / Empfangsdame;
Abteilungssekretär;
Sekretärin-Assistentin;
Büroleiter / Leiter des Sekretariats;
persönlicher Assistent / persönlicher Assistent.

Operator am Telefon

Dies ist vielleicht die am schlechtesten bezahlte, aber die begehrteste Position aller Bürodienstleistungen. Es gibt noch viele weitere Bezeichnungen für diese Position, z.B. Mitarbeiter, häufiger Mitarbeiter, für die Arbeit am Telefon, Manager für Verhandlungen, Disponent am Telefon usw.

Die Hauptaufgabe eines solchen Mitarbeiters besteht darin, mit eingehenden oder ausgehenden Anrufen zu arbeiten. Die Arbeit ist in der Regel nicht mit der unmittelbaren Betreuung von Besuchern oder der Ausführung von Aufgaben der Geschäftsführung verbunden.

, die Fähigkeit, während eines Telefongesprächs für sich zu sein
Begabung für Telefonverkaufstechniken

Typische Funktionen:

Anrufe von Kunden und Kunden der Organisation;
- Anrufe an Mitarbeiter der Organisation mit Weiterleitung;
- Anrufe von Mitarbeitern der Organisation, die an Produktionszyklen beteiligt sind.

2. Durchführung des Verkaufs per Telefon bei ausgehenden Anrufen oder bei eingehenden Anrufen von Kunden.

3. Übermittlung von Referenzinformationen per Telefon.

4. Anzeige in speziellen Programmen zum Organisieren der Ergebnisse von eingehenden Telefonanrufen:

Aufzeichnen von Kundeninformationen;
- Verkaufsergebnisse;
- Werbequellen für Anrufanfragen;
- usw.

Eine solche Position gibt es normalerweise in großen Unternehmen oder in Unternehmen, die sich auf einen großen Kundenstrom konzentrieren (Service, Hilfe und andere Dienstleistungen). Die Liste der Anforderungen an diesen Mitarbeiter ist nicht lang und beschränkt sich in der Regel auf eine angenehme Stimme und Lust am Arbeiten.

Empfangsdame / Administrator / Empfangsdame

Dieser Name leitet sich vom Namen der Rezeption ab, hinter der sich der Arbeitsplatz der Sekretärin befindet. Daher eine Vielzahl von Schreib- und Aussprachemöglichkeiten: Empfang, Empfang sowie der Name des Berufs der Empfangsdame. Anfangs gab es solche Positionen, wie die Rezeption selbst, nur in Hotels und Schönheitssalons. Jetzt wird in vielen Büros, in denen sie aktiv mit Besuchern arbeiten, eine solche Person benötigt. Ähnliche Verantwortlichkeiten für den Disponenten, die diensthabende Sekretärin, die Sekretärin am Telefon usw.

Die Stelle der Rezeptionistin wird von Unternehmen besetzt, deren Büros viele Anrufe und viele Besucher erhalten. Daher werden Mädchen mit guten externen Daten normalerweise auf die Stelle der Empfangsdame eingeladen.

Grundlegende Anforderungen:

sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten
Fremdsprachenkenntnisse sind optional
gute Kommunikationsfähigkeiten

Typische Funktionen:

1. Empfangen von Anrufen in Russisch und / oder Fremdsprachen:

Von Kunden und Kunden der Organisation
- Anrufe an Mitarbeiter der Organisation mit Weiterleitung

2. Treffen und Registrierung der Besucher an der Rezeption

3. Empfang von Briefen, Faxen, elektronischen Dokumenten
4. Führt einige andere kleinere Aufgaben des Managements aus. In einigen Fällen führt er Statistiken, nimmt Bargeld an, füllt Dokumentenformulare aus, druckt Briefe (ohne sich selbst zusammenzustellen).
Am häufigsten findet man diese Position bei ausländischen Unternehmen und russischen Firmen, die sich auf ausländische Kunden konzentrieren. Eine der Hauptvoraussetzungen für Bewerber für diese Stelle sind in der Regel Fremdsprachenkenntnisse auf mindestens einem guten Konversationsniveau.

Abteilungssekretär

Eine Sekretärin, die in einem Strukturbereich des Unternehmens (Abteilung, Abteilung, Branche usw.) tätig ist und oft über besondere Kenntnisse in Bezug auf die Besonderheiten der Arbeit des entsprechenden Strukturbereichs verfügt.

Grundlegende Anforderungen:

sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten

Hochschulbildung wünschenswert oder besondere Kenntnisse in Bezug auf die Besonderheiten der Arbeit der entsprechenden Struktureinheit
Fremdsprachenkenntnisse für ausländische Unternehmen
gute Kommunikationsfähigkeiten

Typische Funktionen:

1. Entgegennahme von Anrufen, Beantwortung von Standardanfragen im Rahmen der Arbeit dieser Struktureinheit, Weiterleitung von Anrufen an bestimmte Mitarbeiter.
2. Besucher treffen.
3. Kauf von Büromaterial.
4. Durchführung von Büroarbeiten der Baueinheit.
5. Mail einsehen, die notwendige Korrespondenz auswählen und strukturieren.

Diese Position findet man nur in großen Unternehmen mit strukturellen Abteilungen oder vielen Abteilungen.

Sekretärin-Assistentin

Der Sekretär-Assistent ist mehr auf die Arbeit außerhalb des Unternehmens ausgerichtet, dh er erfüllt die Anweisungen des Chefs in Bezug auf die Kommunikation mit Kunden und Partnern, daher sind Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Die Zuständigkeit des Sekretärs des Managers umfasst Fragen im Zusammenhang mit den im Unternehmen ablaufenden Prozessen, dh er nimmt Aufgaben wahr, die das Unternehmen selbst und seine Mitarbeiter betreffen.
Diese Sekretärin sowie ein persönlicher Assistent arbeiten mit einer Person, meistens jedoch mit der zweiten Person des Unternehmens (stellvertretende Direktoren, Vizepräsidenten, Abteilungs- und Abteilungsleiter usw.). Außerdem kann der stellvertretende Sekretär mit der ersten Person arbeiten, ohne Vertreter und einige andere Funktionen eines persönlichen Assistenten auszuführen.

Grundlegende Anforderungen:

Hochschulbildung
Berufserfahrung in ähnlicher Position ab einem Jahr
Fleiß, Verantwortung, Lernen
sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten

Typische Funktionen:

1. Selbstverfassende Briefe.
2. Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Aufträgen, die dem unmittelbaren Leiter der Struktureinheit/en unterstellt sind.
3. Erstellen eines Arbeitsplans für den Kopf.
4. Überprüfung und Aufbereitung von Informationen für den Kopf.
5. Erstellung analytischer Notizen und Referenzen für den Chef.
6. Vorbereitung und Begleitung von Verhandlungen.

Büroleiterin / Sekretariatsleiterin

Ein Office Manager ist eine Art Büroadministrator. Neben den üblichen Sekretariatsaufgaben kann er mit der Koordinierung der Aktivitäten einer Reihe von Unternehmensdiensten (z. Diese Position erfordert mehr Unabhängigkeit, als nur Sekretärin oder Rezeptionistin zu sein. Der Büroleiter hat das Recht, im Rahmen seiner Zuständigkeit bestimmte Projekte durchzuführen (Studien neuer Produkte und Dienstleistungen, Verbesserung der Arbeitssysteme des Unternehmens). Und oft ist es diese Sekretärin, die für die Organisation von Firmenveranstaltungen, Konferenzen, Mittagessen ins Büro usw.

Grundlegende Anforderungen:
Hochschulbildung
sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten
Verantwortung, Energie

Typische Funktionen:

1. Sicherstellung des Bürolebens (Organisation des Kaufs von Schreibwaren, Wasserlieferung, Kontrolle der Papierverfügbarkeit in Druckern, Kopierern und vieles mehr).

2. Lösung administrativer Probleme (Anmietung eines Gebäudes, Reinigungskräfte, Fahrer, Sekretärinnen und vieles mehr).
3. Einführung neuer Formen der Arbeitsorganisation.
4. Vertretungsbefugnisse (in Regierungsbehörden usw.).
5. Auswahl, Führung und Ausbildung des unterstellten Personals.
Die Position ist eher typisch für Unternehmen mit großen Büroflächen.
Der Leiter des Sekretariats trifft sich nur in großen Unternehmen mit mindestens 58 Sekretariaten im Büro.

Persönlicher Assistent / persönlicher Assistent

Eine der verantwortungsvollsten Sekretariatspositionen, die Kunstflug und Professionalität erfordert. Ein guter Helfer muss neben seinen fachlichen Kenntnissen und Fähigkeiten über sehr ausgeprägte analytische Fähigkeiten verfügen, unabhängig in Entscheidungen sein und vor allem ein sehr guter Psychologe sein und die charakteristischen Gewohnheiten seines Chefs nicht schlechter kennen als seine engen Verwandten. Alle Dokumente, die den Assistenten durchlaufen und zum Schreibtisch des Managers gelangen, müssen einwandfrei sein. Kenntnisse in der Geschäftsetikette sind in dieser Position sehr gefragt. Die Fähigkeit des persönlichen Assistenten, sich bei Geschäftstreffen zu verhalten, bestimmt, wie die Teilnehmer dieses Treffens den Leiter wahrnehmen.
Mit anderen Worten, es ist ein unersetzlicher Assistent, der alle Arbeitsmomente und Probleme seines Managers kennt. Es wird davon ausgegangen, dass diese Sekretärin ausschließlich mit der ersten Person arbeitet. Die Hauptaufgabe eines solchen Spezialisten besteht darin, die "rechte Hand" seines Chefs zu werden, seine sehr teure Arbeitszeit zu sparen und ihn von den routinemäßigen Fragen und Problemen zu befreien, die eine professionelle, qualifizierte Sekretärin problemlos bewältigen kann.

Grundlegende Anforderungen:

psychologische Kompatibilität mit der Führungskraft
Hochschulbildung
mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
Sorgfalt, Verantwortung, Lernfähigkeit, außergewöhnliche Höflichkeit
sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten

Typische Funktionen:

1. Koordiniert die Aktionen des Kopfes.
2. Erstellt selbstständig Dokumente.
3. Bereitet Materialien für Sitzungen und Verhandlungen vor.
4. Bereitet analytische Notizen und Referenzen vor.
5. Führt Protokolle über Sitzungen, Verhandlungen, Versammlungen der Aktionäre und des Verwaltungsrats.
6. Übersetzt nach Bedarf aus einer Fremdsprache.
7. Führt die Vorbereitung von Geschäftsreisen für den Leiter durch (Auswahl, Bestellung eines Hotels, Fahrkarten, Taxis usw.).
8. Sendet nur an seinen unmittelbaren Vorgesetzten. In seltenen Fällen kann seine Arbeit von einem Büroleiter koordiniert werden.

Die Höhe der Gehälter von Sekretärinnen hängt von den Anforderungen der Sekretärin an Kenntnisse, Erfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen ab. Es ist auch unmöglich, die finanzielle Lage eines bestimmten Unternehmens und die von ihm verfolgte Politik in Bezug auf die Gehälter seiner Mitarbeiter nicht zu berücksichtigen.
Folgende Faktoren wirken sich in der Regel auf die Höhe der Gehälter von Sekretärinnen aus:

• Kenntnis einer oder mehrerer Fremdsprachen;
• Berufserfahrung in ähnlicher Position;
• Verfügbarkeit von Hochschulbildung;
• besondere Fähigkeiten, die für eine bestimmte Position erforderlich sind, sowie Kenntnisse über spezielle Computerprogramme;
• Anforderungen an das Erscheinen der Kandidaten.

Nachfolgend finden Sie das durchschnittliche Gehalt in Moskau für Sekretärinnen, abhängig von der Position und den oben genannten Faktoren, die das Gehaltsniveau beeinflussen.

Wir haben mehr als einmal erwähnt, dass es sehr schwierig ist, die typischen Aufgaben einer Sekretärin oder eines stellvertretenden Managers zu definieren. Vieles hängt vom Umfang des Unternehmens, seiner Größe, der Vorstellungskraft des Kopfes ab und wird praktisch durch nichts geregelt. Darüber hinaus gibt es eine Spaltung innerhalb des Berufs selbst, die, wie die Praxis zeigt, von Arbeitnehmern und Arbeitgebern unterschiedlich verstanden wird.

Die Sekretärinnen selbst spüren den Unterschied manchmal intuitiv, weshalb Streitigkeiten darüber, wer "wichtiger" ist, welche Hierarchie innerhalb des Berufes existiert, die höchste Stufe in der Karriere eines Verwaltungsangestellten, in den Foren nicht abebbt. In dieser Punktzahl gibt es unter meinen Kollegen noch keinen Konsens.

Wenn jedoch diese zahlreichen Namen existieren, dann müssen die Phänomene, die sie beschreiben, auch existieren.

Lassen Sie uns alle Feinheiten der Klassifizierung von Verwaltungspositionen verstehen.

Die Konzepte verstehen

Lassen Sie uns die wichtigsten Verwaltungspositionen auflisten: "Sekretär", "Assistent", "Sekretär-Assistent", "Assistent des Managers", "Sekretär an der Rezeption", "Büroleiter". Bevor wir sie genauer betrachten, wollen wir verstehen, was mit jeder dieser Positionen gemeint ist.

Wikipedia definiert die Position des "Sekretärs" nicht. Es enthält nur den Artikel "Sekretär-Assistent", der folgende Definition enthält: Sekretärin-Assistentin- ein Büroangestellter mit einem breiten Aufgabenspektrum von der Annahme von Telefonanrufen (Empfangsdame) bis hin zur Assistentin eines Managers (persönliche Sekretärin).

Hier ist die Liste der Aufgaben der Sekretärin-Assistentin:

• Empfangen von Telefonanrufen beim Manager;
• Arbeit mit Dokumenten: Bedeutungsbestimmung, Vorbereitung, Registrierung, Verteilung, Empfang, Aufbewahrung, Systematisierung;
• Planung und Vorbereitung des Besucherempfangs;
• unterstützung bei der Planung des Arbeitsplans des Chefs, manchmal - Buchung von Hotels und Flugtickets;
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Geschäftsverhandlungen;
• Bestellung von Schreibwaren und anderen Dingen, die für das Leben des Büros erforderlich sind, manchmal - Bereitstellung von Produkten für den Manager.

Nach dem Lesen dieses Artikels gab es keine besondere Klarheit. Wir alle wissen bereits, dass der Aufgabenbereich breit gefächert ist und die oben genannten Aufgaben sowohl von der Sekretärin als auch vom stellvertretenden Geschäftsführer wahrgenommen werden können. Darüber hinaus ist dies bei weitem nicht die Hälfte der Verantwortung, die typische Vertreter unseres Berufsstandes zu erfüllen haben. Oder ist dies vielleicht eine allgemeine Bezeichnung für die gesamte Berufsgruppe? Es ist unwahrscheinlich, dass die Mehrheit der Menschen von der "Sekretärin" ohne Vorsilben hört.

Das Wort "Sekretär" kommt bekanntlich von lat. Geheimnis("Geheimnis, Geheimnis"). Und im alten Rom wurden Stellvertreter als Sekretäre bezeichnet. Schlussfolgerung: Der Sekretär hat Zugang zu bestimmten Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind, und muss zur Erfüllung seiner Aufgaben das Vertrauen des Managers gewinnen.

Was den Ursprung des Wortes "Referent" angeht, ist der Name auch lateinisch - "reproduzieren, kommunizieren". Daher arbeitet diese Person mit Informationen. Im Allgemeinen hängt die Herkunft von Wörtern zweifellos mit dem modernen Beruf zusammen, erklärt jedoch nicht vollständig, was dieser Mitarbeiter in der Organisation tut.

Um es zusammenzufassen: Die meisten von uns sind alle die gleichen Sekretärinnen-Referenten. In Besetzungstabelle und Arbeitsbuch spiegelt sich dies jedoch nur sehr selten wieder: Viele meiner Kollegen werden anders „berufen“.

Um Verwirrung zu vermeiden

Sekretärin anRezeption- eine Position, die im Massenbewusstsein mit dem Empfang und der Verteilung von Anrufen und Korrespondenz verbunden ist. Manchmal können solche Mitarbeiter auch den Erstempfang von Besuchern durchführen. Unter den Sekretariatspositionen ist dies die einzige, aus deren Namen sofort ersichtlich ist, was zu tun ist. Obwohl es natürlich Ausnahmen gibt.
Büroleiter ist ein Transparentpapier aus dem Englischen. Büro Manager, d.h. Büroleiter. Seine Hauptaufgaben bestehen darin, administrative, finanzielle und andere Ressourcen zu verwalten, um das reibungslose Funktionieren eines einzigen Büros und seiner Mitarbeiter zu gewährleisten. Office Manager gehört zu den Junior-Management-Positionen.
Die Unterordnung eines solchen Mitarbeiters können Fahrer, Reinigungskräfte und oft Sekretärinnen sein. Aufgrund der Tatsache, dass der Büroleiter für die Lebenserhaltung des Büros und seiner Mitarbeiter verantwortlich ist, denken viele Menschen, dass diese Position mit der Position eines Managers vergleichbar ist. Sie haben ziemlich viele ähnliche Aufgaben, aber Gott bewahre Sie, den Büroleiter zu verwirren und einen Hausmeister zu nennen! Letzteres hat nichts Schandes, aber der Verantwortungsgrad eines Büroleiters ist viel höher und setzt höhere Qualifikationen voraus.
Assistent des Kopfes- eine Position, die viele als den höchsten Karriereschritt eines Verwaltungsangestellten bezeichnen. In westlichen Unternehmen klingt die Position oft wie "persönlicher Assistent" (wörtliche Übersetzung aus dem Englischen. persönlich Assistent). Ich mag die traditionelle Version mehr, weil der Titel der Position die ganze Essenz davon enthält. Assistent - aus dem Wort "Hilfe". Der Assistent eines Vorgesetzten unterstützt seinen Vorgesetzten bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Was genau in die Hilfsfunktionen aufgenommen wird, hängt von vielen Faktoren ab.

So können die Verantwortlichkeiten zweier Fachleute, die formal dieselbe Position bekleiden, radikal unterschiedlich sein: Der eine arbeitet mit Dokumentation, verteilt Telefonate und empfängt Besucher, während der andere an Managementmeetings teilnimmt und wichtige Entscheidungen trifft. Das schließt übrigens nicht aus, dass sowohl der eine als auch der andere die abgerissenen Knöpfe annähen und ein Kindermädchen für die Kinder ihres Vorgesetzten suchen. Auch hier gibt es keine Reihenfolge: Der Name verdeutlicht in diesem Fall nur Ihren Zweck, und wie genau Sie ihn ausführen werden, ist unbekannt.

Wir studieren regulatorische Dokumente

Es gibt ein Dokument, das alle auf dem Territorium unseres Landes vertretenen Positionen beschreibt - "Allrussischer Klassifikator der Arbeiterberufe, Positionen der Angestellten und Lohnklassen"(OKPDTR, OK 016-94). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Definition einer Position im Unternehmen haben, können Sie sich auf dieses Dokument beziehen und die am besten geeignete auswählen.

Diesen Klassifikator finden Sie auf den Websites: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Auf letzterem befinden sich neben OK 016-94 das „Einheitliche Tarif- und Qualifikationsreferenzbuch“ (ETKS) und der „Allrussische Berufsklassifizierer“ (OKZ 010-93, OKZ). Dies sind zwei Abschnitte von OK 016-94. Die erste umfasst die Berufe der Arbeitnehmer, die zweite - die Positionen der Arbeitnehmer.

Berufe der Arbeiter (und sie sind im Klassifikator 5491) interessieren uns in diesem Fall nicht, wenden wir uns den Positionen der Angestellten zu. Es gibt 2598 davon, und sicher ist hier alles zu finden, was wir brauchen.

Beginnen wir mit der Position des Sekretärs. Als Ergebnis einer alphabetischen Suche erhalten wir die folgende Tabelle (siehe Tabelle 1).

Tabelle 1

Positionen im OK 016-94 mit dem Namen "Sekretär"

Jede Position hat ihre eigene Code... Außerdem haben verschiedene Positionen einen OKZ-Code, was bedeutet, dass sie zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Der Name „Sekretär des Managers“ bezieht sich auf die Gruppe 4115 (Gruppe „Sekretäre“). Diese Gruppe besteht aus folgenden Positionen:

• Sachbearbeiter;
• Sekretärin eines Blindenspezialisten;
• Leiter Sekretärin;
• Gerichtsbediensteter;
• Sekretär der Bildungseinheit;
• Sekretärin-Schreibkraft;
• Sekretärin-stenograph.

Folgendes wird über die Sekretärinnen in der genannten Gruppe gesagt: Sekretäre führen technische Funktionen aus, um die Arbeit des Leiters der Institution einer Organisation oder eines Unternehmens sicherzustellen und aufrechtzuerhalten, indem sie einen Computer, Bürogeräte und andere technische Mittel verwenden.

Zu ihren Aufgaben gehören:

Auf dieser Seite gibt es eine praktische Einteilung der Positionen in Gruppen, aus der ersichtlich ist, dass die Gruppe 4115 in die Seniorengruppe 411 "Sekretärinnen, Bediener von Rechenmaschinen und verwandten Berufen" eingeordnet ist. Zu letzteren gehören neben Sekretärinnen auch Computerbediener, Stenografen, Schreibkräfte usw.

Im Allgemeinen widersprechen die oben genannten Verantwortlichkeiten nicht der Realität, außer dass die Erwähnung einer Fernschreibmaschine und einer Schreibmaschine jemanden zum Schmunzeln (und zum Zucken) bringen wird. Jedoch wird sich jeder - auch ein Anfänger - Sekretär, der sich die vorgeschlagene Liste der Verantwortlichkeiten ansieht, fragen: „Wie? Und das ist alles? Wo ist die Visa-Unterstützung, Organisation von Geschäftsreisen, Besprechungsprotokolle?“ Schließlich haben wir schon mehrfach gesagt, dass eine Sekretärin ein Beruf ist, der davon ausgeht, dass Sie mindestens die Hälfte Ihrer Arbeitszeit dem papierlosen Service der Führungskraft und der Mitarbeiter widmen. Die Zeile „Besucher empfangen“ vermittelt nicht die ganze Vielfalt der Aufgaben, die die Sekretärin zu erfüllen hat. Die restlichen Aufgaben sind rein technischer Natur und beziehen sich auf die Arbeit mit Dokumenten. Wenn man sich die vorliegende Beschreibung ansieht, könnte man meinen, die Sekretärin sitzt in einem separaten Raum und tippt nur in den Computer und schreibt etwas in die Kasse. Aber wir wissen, dass dies bei weitem nicht der Fall ist. Daher ist es unwahrscheinlich, dass eine solche Definition für Spezialisten geeignet ist.

Kehren wir zum Klassifikator zurück: Die Position des „Büroleiters“ sowie „Büroleiter“ und „Assistent des Leiters“ fehlt. Es gibt jedoch eine Position "Referent" (Code 26088), die in Gruppe 3431 - "Verwaltungs- und Führungspersonal" enthalten ist.

Diese Gruppe setzt sich neben verschiedenen Namen von Administratoren und Managern aus den Positionen eines Inspektors zur Überwachung der Auftragsausführung, eines Assistenten und eines Assistenten für die Haupttätigkeit zusammen.

Komische Nachbarschaft, nicht wahr? In der gleichen Gruppe mit dem Assistenten befindet sich ein Inspektor zur Kontrolle der Ausführung von Aufträgen. Viele Sekretärinnen kennen diese Kontrolle aus erster Hand, da sie sie selbst durchführen.

Die Seite http://www.etks.info/ sagt das Verwaltungs- und Führungskräfte sowie Angehörige verwandter Berufe lösen Verwaltungs- und Koordinationsfragen bei der Tätigkeit von Organisationen und deren Strukturabteilungen, pflegen Dokumentation und Informationsunterstützung.

Zu ihren Aufgaben gehören:

• Führen von Geschäftskorrespondenz, Protokollen und anderen Verwaltungsdokumenten;
• Planung und Organisation von Meetings, Meetings, Geschäftstreffen und Reisen;
• Vereinbarung des Zeitpunkts verschiedener Ereignisse, Überwachung ihrer Einhaltung;
• Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern bei der Lösung von Problemen administrativer und organisatorischer Art;
• Vorbereitung von Vertragsentwürfen, Vereinbarungen, Verhandlungen, Organisation des Empfangs von Besuchern und Mitarbeitern;
• Erfüllung der damit verbundenen Aufgaben;
• andere Arbeitnehmer beaufsichtigen.

Wie viele Aufgaben aus dieser Liste übernehmen Sie? Wie heißt dein Titel? "Sekretär"? "Büroleiter"? "Direktionsassistent"?

Wenn wir uns daran erinnern, dass die Arbeit des Sekretärs traditionell in dokumentarische und nicht-dokumentarische Dienstleistungen unterteilt ist und die meisten von uns Aufgaben aus den Listen für beide betrachteten Gruppen („Sekretäre“ und „Verwaltungs- und Führungskräfte“) erfüllen, können wir daraus schließen, dass Aufgrund der Verantwortlichkeiten sind die meisten von uns Assistenten der Geschäftsleitung.

Was bedeutet das? Warum spiegelt der Klassifikator solche Positionen wie „Assistenzmanager“ oder „Büroleiter“ nicht wider? Warum gibt es in der Praxis Positionen, die aber nicht im Klassifikator enthalten sind? Vielleicht ist es veraltet oder die Compiler haben sich nicht die Mühe gemacht, die Situation auf dem modernen Arbeitsmarkt zu verstehen?

Natürlich ist dieser Klassifikator etwas konservativ. Aber auch Rechtschreibwörterbücher sind konservativ. Menschen sprechen und schreiben anders, aber es gibt bestimmte Regeln, eine von Spezialisten akzeptierte Norm, und die gebildeten Menschen richten sich danach. Alle Anweisungen, Klassifizierer und anderen offiziellen Dokumente, die von Spezialisten entwickelt wurden, implizieren die Existenz einer idealen Organisation, in der der Sekretär mit den Dokumenten befasst, die Inspektoren deren Ausführung kontrollieren und die Visaunterstützung und die Arbeit mit den Delegationen in der Verantwortung des Protokolldienstes liegen.

Denken Sie nicht, dass dies nicht geschieht. So ist die Arbeit vieler großer Regierungsbehörden und Konzerne, Verwaltungen und Fabriken strukturiert. Erstens, weil sie seit mehr als einem Dutzend Jahren existieren und sich in ihrer Tätigkeit von Berufsbeschreibungen und Vorschriften leiten lassen, die in der UdSSR entwickelt wurden, als es schwierig war, sich die Situation „Wer ist im Wald, wer ist für Brennholz“ vorzustellen? . Zweitens hat eine solche Aufgabenteilung viel mit Geheimhaltung zu tun. In Fabriken, die Militäraufträge ausführen, haben beispielsweise Chefsekretäre keinen Zugang zum Internet und lassen ihre Mobiltelefone in einem Safe am Eingang. In einer solchen Situation ist es schwierig, nach Informationen zu suchen oder Tickets zu bestellen. Dies geschieht durch einzelne Spezialisten, die Zugang zum Web haben.

Außerdem ist es eine Sache, wenn eine Sekretärin in einer Firma, in der hundert Leute arbeiten, „ein Schweizer und ein Schnitter und ein Spieler“ ist, und eine ganz andere, wenn die Firma mehrere Tausend beschäftigt. Dabei sind die meisten Arbeitsprozesse streng geregelt und zentralisiert. Für sie kann nicht ein Spezialist zuständig sein, es gibt ganze Abteilungen.

übrigens

In Bezug auf das Vorhandensein von auf den ersten Blick veralteten Namen (z. B. "Sekretär-Schreibkraft") gibt es in unserem Land bis heute Organisationen, in denen einige Dokumente (aus Geheimhaltungsgründen) nur auf einer Schreibmaschine gedruckt werden. Darüber hinaus weist das Wort "Schreibkraft" in dieser Definition meistens auf einen großen Arbeitsaufwand hin, der speziell mit der Vorbereitung von Dokumenten verbunden ist. Zu Sowjetzeiten waren es Schreibkräfte, die diese Arbeit verrichteten, und in großen Unternehmen mit zentraler Büroarbeit ist dies bis heute erhalten geblieben.
Kann man diese Position beispielsweise "PC-Operator" nennen? Das machen natürlich viele Unternehmen. Aber warum, wenn diesem Begriff im Massenbewusstsein bereits eine gewisse Liste von Verantwortlichkeiten zugeordnet ist? Die Sprache mag keine künstlichen Innovationen. Wenn dieser Begriff seine Bedeutung verliert, wird er verschwinden.

Warum gibt es in der Praxis Sekretäre, die sowohl die Aufgaben von Referenten als auch von Inspektoren erfüllen, um die Ausführung von Dokumenten zu kontrollieren, und sogar Übersetzer? Denn Theorie unterscheidet sich immer von Praxis. Unternehmen, insbesondere kleine, versuchen in erster Linie Geld zu sparen, indem sie einem Mitarbeiter viele verschiedene Aufgaben übertragen. Einer meiner Kollegen hat die Sekretärsposition folgendermaßen definiert: „Eine Person, die tut, was andere Mitarbeiter nicht tun wollen“. Nun, es passiert auch. Darüber hinaus ist die Diskrepanz in den Zuständigkeiten, wie bereits erwähnt, häufig mit der Unmöglichkeit verbunden, eine bestimmte Einheit in die Besetzungstabelle einzutragen, sowie mit dem mangelnden Verständnis der Arbeitgeber für die Abstufungen innerhalb des Berufs.

Zuständigkeiten vergleichen

Mal sehen, was der Arbeitgeber mit diesem oder jenem Namen meint. Um dies zu tun, wenden Sie sich an Websites für die Jobsuche. Wählen wir mehrere Anzeigen mit den Namen: "Sekretär", "Sekretär-Assistentin", "Assistenz-Manager", "Büro-Manager", wählen Sie drei für jede Gruppe aus und vergleichen Sie die Listen der ausgeführten Aufgaben (wir werden keine Aufgaben wiederholen, die sich in verschiedene Stellenangebote).

Büroleiter

1. Ausführung von Befehlen des Kopfes.
2. Lebenshilfe im Büro.
3. Unterstützung bei der Planung der Arbeitszeit des Managers.
4. Vorbereitung und Durchführung von Korrespondenz und interner Dokumentation.
5. Empfang von Gästen und Besuchern des Leiters, Organisation von Besprechungen und Verhandlungen.
6. Kommunikation mit Kunden im Büro, wodurch eine freundliche und gemütliche Atmosphäre für sie geschaffen wird. Anmerkung des Verfassers: Dieser Arbeitgeber hat sich entschieden, beim Account Manager Geld zu sparen.
7. Anrufe auf der Werbeleitung entgegennehmen und an die gewünschte Abteilung weiterleiten.
8. Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Büro.
9. Systematisierung und Klassifizierung von Dokumenten und Informationen, um sie den unmittelbaren Darstellern zur Verfügung zu stellen. Anmerkung des Verfassers: So ist die Büroarbeit? Aber nein, in dieser Stellenausschreibung ist es in einer separaten Zeile angegeben.
10. Informationen von Kunden an die Vorgesetzten lenken.
11. Erfüllung von Weisungen des Büropersonals zur Ausführung und Übermittlung der notwendigen Weisungen und Informationen.
12. Prüfung der Korrektheit der Papiere gemäß den festgelegten Anforderungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Notiz: Ich wusste, dass es im Unternehmen keinen Personalverantwortlichen gab!
13. Durchführen von Kopier- und Vervielfältigungsarbeiten.
14. Erteilung von Vollmachten.
15. Führen eines Stundenzettels. Anmerkung des Verfassers: Definitiv kein Personalreferent!
16. Erstellung von Dokumenten und Erstellung von Berichten über die Verwendung von Mitteln für den wirtschaftlichen Bedarf.

Sekretär

1. Organisation des Dokumentenflusses, Geschäftskorrespondenz.
2. Ausführung von Befehlen des Kopfes.
3. Erstellung der notwendigen Dokumentation und Berichterstattung.
4. Organisation und Koordination von Meetings, Verhandlungen, Meetings.
5. Organisation von Geschäftsreisen (Bestellung von Flug- und Bahntickets, Transfers, Buchung von Hotels usw.).
6. Vermittlung der Anreise von Partnern (Hotelreservierungen, Transfers etc.).
7. Empfang und Verteilung eingehender Anrufe.
8. Unterstützung des Bürolebens.
9. Ausführung von Aufträgen der Geschäftsleitung (Informationssuche, Erstellung von Berichten, Kommunikation mit Rohstofflieferanten, oft in englischer Sprache).
10. Bereitstellung von Post- und Kurierversand.
11. Bereitstellung des unternehmensinternen Dokumentenflusses.
12. E-Mail.
13. Administrative Unterstützung des Kopfes.
14. Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen des Managements.
15. Arbeiten mit Bürogeräten.
16. Erstellung von organisatorischen und administrativen Dokumenten.

Sekretärin-Assistentin

1. Organisation des Bürolebens.
2. Annahme und Verteilung von Anrufen.
3. Empfang von Besuchern.
4. Organisation von Meetings und Verhandlungen.
5. Organisation von Geschäftsreisen (Buchung und Buchung von Tickets, Hotels, Taxis, Visa-Unterstützung).
6. Geschäftskorrespondenz.
7. Senden und Empfangen von Post, Erteilen von Vollmachten.
8. Büroarbeiten.
9. Ausführung von Weisungen der Geschäftsleitung.
10. Zusammenarbeit mit einem Kurierdienst.
11. Interaktion mit Unternehmensbereichen.
12. Aufrechterhaltung der Ordnung im Büro, eine freundliche Atmosphäre.
13. Administrative Unterstützung des Tagesablaufs des Direktors.
14. Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen und Genehmigung der vom Direktor veranlassten Dokumentation.
15. Erstellung von organisatorischen und administrativen Unterlagen.

Assistent des Kopfes

1. Empfangen von eingehenden / ausgehenden Anrufen.
2. Arbeit mit Post / Korrespondenz, Geschäftskorrespondenz.
3. Informationsanalyse, Datensammlung, Berichterstattung.
4. Kommunikation mit Abteilungsleitern.
5. Ausführung von Befehlen des Leiters in einem bestimmten Zeitrahmen.
6. Überwachung der termingerechten Ausführung von Aufträgen / Leistungsaufträgen.
7. Begleitung von Geschäftsreisen (Visabearbeitung, Buchung von Bahn- und Flugtickets, Transfers, Hotels, Events, Ausflüge).
8. Organisation und Betreuung des Empfangs von Delegationen, Besuchern, Organisation von Treffen, Verhandlungen, Präsentationen durch die Leitung des Unternehmens.
9. Kontrolle über die Ausgaben für Schreibwaren, ggf. Ordnung.
10. Registrierung, Aufbewahrung von Originalen von Informationen und organisatorischen und administrativen Dokumenten.
11. Lebenshilfe im Büro.
12. Büroarbeit, Dokumentenfluss.
13. Erfassung eingehender, ausgehender, interner Dokumentation.
14. Unterstützung bei der Planung des Arbeitstages des Managers.

Wie Sie sehen, haben die Fachleute in diesen Positionen viele ähnliche Aufgaben. Sie alle sind an der Lebenserhaltung des Büros beteiligt (oder beteiligen sich), nehmen Anrufe entgegen und verteilen sie, organisieren den Arbeitsablauf und führen Befehle des Chefs aus.

Sehen Sie sich die Listen der Verantwortlichkeiten für die Sekretärin, die geschäftsführende Sekretärin und den stellvertretenden Geschäftsführer an. Sie sind fast identisch. Es sei denn, eines der Unternehmen erwartet vom Assistenten auch analytische Arbeiten. Etwas ungewöhnlich ist die Position eines Büroleiters, von dem Arbeitgeber erwarten, dass er die Funktionen eines Personal- und Arbeitsinspektors wahrnimmt. Und vielleicht ist er der einzige, von dem nicht erwartet wird, dass er dem Führer hilft (oder ist es einfach nicht in der Anzeige angegeben?). Wir können mit Zuversicht sagen, dass der Assistent des Managers dem Manager helfen muss, was ihn nicht von der Notwendigkeit entbindet, das Büro zu "unterstützen".

Bevor wir Schlussfolgerungen ziehen, wenden wir uns einem weiteren Parameter zu: Welche Anforderungen stellen Arbeitgeber an die Spezialisten dieser Positionen (Tabelle 2)?

Tabelle 2

Anforderungen an einen Büroleiter, eine Sekretärin, eine leitende Sekretärin, eine stellvertretende Geschäftsführung

Nun, von uns zufällig ausgewählte Arbeitgeber verlangen kein gutes Aussehen und keine höhere Ausbildung von einem Büroleiter. Sie sehen unserer Meinung nach keinen großen Unterschied zwischen einer Sekretärin und einem Büroleiter. Die Anforderungen an die anderen drei Positionen sowie die wahrgenommenen Aufgaben sind nahezu identisch. Nur vom stellvertretenden Manager wollen sie die Erfahrung als persönlicher Assistent haben, aber die Fähigkeit, im Team zu arbeiten, nicht vergessen (es ist kein Geheimnis, dass viele Assistenten dazu neigen, sich vom Team zu lösen - die Besonderheiten der Arbeit erfordern dies) .

Beim Vorstellungsgespräch stellt sich natürlich heraus, dass die Hälfte der Verantwortlichkeiten einfach "vergessen" wurde, und von woanders werden zwei Dutzend Anforderungen an den Kandidaten erscheinen. Aber im Großen und Ganzen ist der Trend klar: Der Arbeitgeber sieht den Büroleiter als Person, die sich um das Büro, alle Mitarbeiter und sogar um die Kunden kümmert. Aber es gibt keinen großen Unterschied zwischen der Sekretärin, der stellvertretenden Sekretärin und der stellvertretenden Geschäftsführerin.

Das heißt, Theorie und diesmal von der Praxis abgewichen. Uns ist klar, dass die Sekretärin beispielsweise technische Funktionen ausführen muss (Arbeiten mit Dokumenten usw.) und die Assistentin der Geschäftsleiterin oder der Assistent komplexere Funktionen ausführen muss (Geschäftsbriefe schreiben, analytische Bewertungen erstellen usw.). Ich kenne nur ein Unternehmen, in dem die Verantwortlichkeiten so verteilt sind. Aber sie gehört zur Kategorie des Ideals. In der Praxis ist diese Aufteilung eher die Ausnahme als die Regel.

Ich vermute, dass Arbeitgeber in den meisten Fällen einfach Geld sparen wollen, indem sie einen Spezialisten einstellen, der mehrere Funktionen vereint. Darüber hinaus ist das Einfügen zusätzlicher Einheiten in die Besetzungstabelle immer noch mühsam.

Warum ist die gebräuchlichste Bezeichnung für diese Gruppe von Verwaltungspositionen gerade „Sekretär“? Erstens, weil jeder schon lange davon gehört hat. Zweitens kann sich der Assistent des Managers theoretisch weigern, den Mitarbeitern der Abteilung zu helfen, und die Sekretärin kann nirgendwo hin. Drittens weiß nicht jeder, wer dieser mysteriöse "Referent" ist, daher ist es besser, keine unnötigen Komplikationen mit der Terminologie zu verursachen.

Offensichtlich ist die stillschweigend akzeptierte Einteilung, die Chefassistenten höher stellt als Sekretärinnen oder Chefsekretäre, in Wirklichkeit eine Formalität. Ohne Zweifel klingt „Assistent des Direktors“ solider als „Sekretär des Direktors“. Das ist vielleicht der ganze Unterschied. Der Arbeitgeber interessiert sich mehr für Ihre persönlichen Qualitäten und Berufserfahrung als für den Eintrag in Ihrem Arbeitsbuch. Natürlich sind wir mit der Verwirrung in den Positionen nie fertig geworden. Für diejenigen, die sich jedoch Sorgen darüber machen, dass seine Position bei der Vielzahl der ausgeübten Aufgaben "Sekretär" genannt wird, empfehlen wir Ihnen, alle Komplexe fallen zu lassen und auf die Frage, wer Sie arbeiten, stolz zu antworten: "Sekretär".