Посадові інструкції особистого помічника генерального директора. Посадова інструкція асистента (помічника) Генерального директора, посадові обов'язки асистента (помічника) Генерального директора, зразок посадової інструкції помічника (потужніший

В посадової інструкціїконкретизується обсяг обов'язків і робіт, які має виконувати особа, яка займає певну посаду. Посадова інструкція відповідно до Класифікаціяуправлінської документації, або ОКУД, ОК 011-93 (затв. Постановою Держстандарту від 30.12.1993 № 299) віднесена до документації по організаційно-нормативного регулювання діяльності організації. До групи таких документів поряд з посадовою інструкцією зараховані, зокрема, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, штатний розклад.

Чи обов'язкова посадова інструкція?

ТК РФ не зобов'язує роботодавців складати посадові інструкції. Адже в трудовому договорі з працівником завжди повинна бути розкрита його трудова функція (робота за посадою відповідно до штатним розкладом, Професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації або конкретний вид доручається йому роботи) (ст. 57 ТК РФ). А тому і залучити роботодавця до відповідальності за відсутність посадових інструкцій можна.

У той же час саме посадова інструкція зазвичай є документом, в якому трудова функція працівника конкретизується. Інструкція містить перелік посадових обов'язків працівника з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, прав працівника і його відповідальності (Лист Роструда від 30.11.2009 № 3520-6-1). Більш того, в посадовій інструкції зазвичай не тільки розкривається трудова функція працівника, а й наводяться кваліфікаційні вимоги, які пред'являються до займаній посаді або виконуваній роботі (Лист Роструда від 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наявність посадових інструкцій спрощує процес взаємодії працівника і роботодавця з питань змісту трудової функції, Прав і обов'язків працівника і що пред'являються до нього вимог. Тобто всіх тих питань, які часто виникають у взаєминах як з діючими працівниками, так і хто приймається, а також з претендентами на певну посаду.

Роструд вважає, що посадова інструкція необхідна в інтересах як роботодавця, так і працівника. Адже наявність посадової інструкції допоможе (Лист Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0):

об'єктивно оцінити діяльність працівника в період випробувального терміну;
обґрунтовано відмовити в прийомі на роботу (адже в інструкції можуть міститися додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостямипрацівника);
розподілити трудові функції між працівниками;
тимчасово перевести працівника на іншу роботу;
оцінити сумлінність і повноту виконання працівником трудової функції.

Саме тому складання посадових інструкцій в організації є доцільним.

Така інструкція може бути додатком до трудовим договоромабо затверджуватися як самостійний документ.

Як складається посадова інструкція

Посадова інструкція зазвичай складається на основі кваліфікаційних характеристик, які містяться в кваліфікаційних довідниках (наприклад, в Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, затвердженому Постановою Мінпраці від 21.08.1998 № 37).

Для працівників, які приймаються на роботу за професіями робітників, для визначення їх трудової функції використовуються єдині тарифно-кваліфікаційні довідники робіт і професій робітників по відповідних галузях. Розроблені на основі таких довідників інструкції зазвичай називаються виробничими. Однак з метою уніфікації та спрощення внутрішньої документації в організації інструкції для робітничих професій часто також іменуються посадовими.

Оскільки посадова інструкція є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом, роботодавець зобов'язаний ознайомити з нею працівника під розпис при прийомі його на роботу (до підписання трудового договору) (

Посадова інструкція помічника керівника створюється для упорядкування трудових взаємин. У документі позначені функціональні обов'язки, відповідальність, права співробітника.

Посада «помічник керівника» в різних організаціях може називатися по-різному: особистий помічник директора, асистент керівника, секретар.

Зразок типової посадової інструкції помічника керівника

І. загальні положення

1. Помічник керівника призначається на посаду і звільняється з неї наказом керівника організації.

2. Помічник керівника підпорядковується безпосередньо керівнику компанії.

3. В період відсутності помічника керівника його права і функціональні обов'язки переходять іншою службовою особою, про що повідомляється в наказі по організації.

4. На посаду помічника керівника призначається особа, яка має вища освітаі стаж аналогічної роботи від одного року.

5. Помічник керівника керується в своїй діяльності:

законодавством РФ;
Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Статутом та іншими нормативними актамиі компанії;
наказами та розпорядженнями керівництва;
даної посадовою інструкцією.

6. Помічник керівника повинен знати:

встановлений порядок поводження з документами в організації;
правила ділового спілкуванняі етикету;
порядок ведення звітної документації;
правила користування офісною технікою, засобами зв'язку;
основи роботи в текстовому редакторі, електронних таблицях;
основи діловодства;
організаційно-штатну структуру компанії;
порядок укладення та виконання договорів.

ІІ. Посадові обов'язки помічника керівника

На помічника керівника покладені наступні функціональні обов'язки:

1. Планування робочого дня керівника: розробка та узгодження графіка проведення зустрічей, візитів, дзвінків, прийомів та інших дій.

2. Приватне супровід керівника на зустрічах, прийомах, в поїздках.

3. Технічне забезпеченняроботи керівника: замовлення квитків, транспорту; організація переговорів, зустрічей.

4. Ведення протоколів та інших документів, які фіксують хід і результат зустрічей, засідань, переговорів.

5. Доведення до відома працівників структурних підрозділів організації вказівок, розпоряджень керівництва і контроль їх виконання.

6. Збір інформації, підготовка та надання керівництву аналітичних, інформаційних, довідкових та інших звітів.

7. Ведення діловодства, отримання кореспонденції, яка направляється на адресу керівника.

8. Запис відвідувачів на особистий прийом до керівника, організація їх прийому.

9. Прийом документів та заяв на підпис керівника, їх реєстрація, облік і передача керівнику.

10. Складання листів, запитів, інших документів за дорученням керівництва.

11. Підготовка засідань, зустрічей, нарад, які проводить керівник. Збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце їх проведення, порядок денний.

12. Виконання службових доручень керівника.

ІІІ. права

Помічник керівника має право:

1. Отримувати інформацію в обсязі, необхідному для виконання поставлених завдань.

2. Направляти керівництву пропозиції щодо поліпшення своєї роботи і раціоналізації діяльності компанії.

3. Направляти запити до підрозділів організації (за дорученням керівника або за особистою ініціативою) на отримання документів, необхідних для виконання його посадових обов'язків.

4. Вимагати від керівництва установи створення умов, необхідних для виконання його службових обов'язків.

5. Приймати самостійні рішенняв рамках своєї компетенції.

6. Мати доступ до конфіденційної інформації, при виникненні службової необхідності.

ІV. відповідальність

Помічник керівника несе відповідальність за:

1. Надання співробітникам організації недостовірної інформації.

2. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків.

3. Нанесення матеріального збитку організації, державі, її контрагентам, співробітникам.

4. Порушення термінів виконання поставлених завдань.

5. Порушення положень керівних документів організації, рішень, постанов.

6. Розголошення комерційної таємниці, особистих даних, конфіденційної інформації.

7. Дії, що виходять за межі його компетенції.

8. Порушення трудової дисципліни, Техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку, протипожежного захисту.

9. Порушення норм ділового етикету, грубе поводження з діловими партнерами, відвідувачами, співробітниками організації.

Посадові обов'язки асистента (помічника) генерального директора - це, перш за все, допомога першій особі компанії. Посадова інструкція асистента (помічника) Генерального директора може включати і специфічні вимоги (наприклад, знання двох іноземних мов) І обов'язки. У будь-якому випадку, зразок посадової інструкції помічника (помічника) Генерального директора допоможе вам в складанні кадрового документа.

Посадова інструкція асистента генерального директора
(Посадова інструкція помічника генерального директора)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________» _____________ ____ р

1. загальні положення

1.1. Асистент (помічник) генерального директора відноситься до категорії фахівців.
1.2. Асистент (помічник) генерального директора призначається на посаду і звільняється з неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Асистент (помічник) генерального директора підпорядковується безпосередньо генеральному директору компанії.
1.4. На час відсутності асистента (помічника) Генерального директора його права і обов'язки переходять до іншої службової особи, про що оголошується в наказі по організації.
1.5. На посаду асистента (помічника) Генерального директора призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища або неповна вища, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.6. Асистент (помічник) генерального директора керується в своїй діяльності:
- законодавчими актами РФ;
- Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.

2. Завдання та обов'язки асистента (помічника) Генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Планує робочий день генерального директора (зустрічі, дзвінки, прийом, пр.).
2.2. Здійснює технічне забезпечення діяльності генерального директора (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів; ін.)
2.3. Супроводжує генерального директора на зустрічах, в поїздках, пр.
2.4. Бере участь в переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи та інші документи, які оформляють хід і результат зустрічей, переговорів.
2.5. За дорученням генерального директора погоджує окремі питання з працівниками структурних підрозділів, доводить до них вказівки і розпорядження керівника; контролює виконання вказівок і розпоряджень.
2.6. Здійснює збір матеріалів і інформації, необхідних генеральному директору, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали і представляє їх керівнику.
2.7. Веде діловодство, отримує інформацію, що надходить на розгляд генерального директора кореспонденцію, приймає документи та особисті заяви на підпис генерального директора, веде їх облік та реєстрацію, передає керівнику.
2.8. Веде запис на прийом до керівника, організує прийом відвідувачів.
2.9. За дорученням генерального директора становить листи, запити, інші документи.
2.10. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить генеральним директором (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
2.11. Виконує окремі службові доручення генерального директора.

3. Права асистента (помічника) Генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора має право:
3.1. Отримувати інформацію, в тому числі і конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Надавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи і роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в результаті діяльності компанії.
3.5. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4. Відповідальність асистента (помічника) Генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора несе відповідальність:
4.1. За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Помічник керівника - це еліта адміністративного персоналу. директор крупного підприємствапотребує відповідального і надійному підручному, який веде всю організаційну та інформаційну роботу. Таким чином, керівник перестає витрачати час нераціонально, метушаться і займаючи себе дрібними питаннями. Помічник знаходить особливий статус в компанії, адже він є довіреною особою директора.

Щоб виконувати свої обов'язки якісно, мало володіти базовим набором знань і умінь, потрібно володіти певними людськими якостями. Ви повинні бути пунктуальною, доброзичливою, витриманою, тактовної, відданою корпоративним інтересам. Разом з тим потрібно приготуватися бути в підлеглому положенні, вміти пристосовуватися до обставин і характеру шефа.

В першу чергу, потрібно зуміти повагу і самого керівника і інших. Вам доведеться оволодіти вмінням керувати і віддавати накази, адже на вас буде покладено обов'язок - займатися прості проекти. До роботи потрібно поставитися з усією відповідальністю і не боятися її. Прикладіть свою ініціативність і не бійтеся висловлювати начальнику свою думку, якщо вважаєте, що ви маєте рацію.

Основними обов'язками хорошого помічника керівника є: робота з документацією та організаційна робота. Інформаційно-документаційне обслуговування включає в себе наступні справи:
1. Прийом та перевірку підготовлених проектів документів, які дають шефу на підпис, їх редагування і доопрацювання.
2. Прийом кореспонденції, яка надходить на адресу компанії, і передача її до відповідних структурні підрозділиі конкретним співробітникам. Підготовка і відправлення відповідей.
3. Складання листів, запитів, доповідей, звітів та іншої документації, що вимагається керівнику.
4. Ведення архівних записів і надійне зберігання справ.
5. Моніторинг роботи співробітників підприємства, спостереження за термінами виконання.
6. Ведення реєстраційної картотеки.

Бездокументарній обслуговування складається з інших обов'язків:
1. Прийом та транслювання повідомлень по різних каналах зв'язку.
2. Моніторинг надходять телефонних дзвінків, «особи» компанії в розмові з клієнтами, швидке прийняття рішень про важливість дзвінка.
3. Забезпечення роботи керівника за допомогою організації його столу.
4. Раціональне планування зустрічей та інших справ шефа.
5. Підготовка рад, засідань, нарад (збір учасників і документів). Ведення протоколів цих зустрічей.
6. Організація презентацій компанії.
7. Виконання особистих прохань і доручень керівника.

Коло цих обов'язків залежить від масштабу підприємства, керівництва. Директор великої компанії має кілька помічників, обов'язки яких вужчі, але не менше.

Помічник керівника - це прекрасна можливість оволодіти навичками управління. Ця посада може стати черговою сходинкою вашої кар'єри.

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________» _____________ ____ р

1. Загальні положення

Посадові обов'язки асистента (помічника) Генерального директора

3. Права асистента (помічника) Генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора має право:
3.1.

Отримувати інформацію, в тому числі і конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Надавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи і роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в результаті діяльності компанії.
3.5. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4. Відповідальність асистента (помічника) Генерального директора

Якщо після прочитання цієї статті Ви не отримали однозначної відповіді, зверніться за швидкою допомогою:

1. Загальні положення

1.1. Помічник генерального директора відноситься до категорії помічників керівників.

1.2. Вимоги до кваліфікації:
вища професійну освіту, Без вимог до стажу роботи або незакінчена вища професійна освіта і стаж роботи у відповідній профілю підприємства галузі не менше 1 року.

1.3. Помічник генерального директора повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документивищестоящих органів, що стосуються афінансово-господарської діяльності підприємства;
- профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства, перспективи його розвитку;
- виробничі потужності і кадрові ресурси підприємства; технологію виробництва продукції підприємства;
- порядок складання й узгодження бізнес-планів виробничо-господарської і фінансово-економічної діяльності підприємства;
- засоби зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки;
- порядок укладення та виконання господарських і фінансових договорів;
- порядок і терміни складання звітності;
- засоби механізації ручної праці;
- порядок придбання обладнання, меблів, інвентарю, канцелярського приладдя та оформлення розрахунків за послуги;
- основи економіки, організації праці, виробництва і управління;
- законодавство про працю;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила і норми охорони праці.

1.4. Нназначеніе на посаду помічника генерального директора та звільнення з посади виробляються наказом генерального директора.

1.5. Помічник генерального директора підпорядковується безпосередньо генеральному директору.

1.6. На час відсутності помічника генерального директора (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена у установленому порядку. Дана особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за неналежне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Завдання та обов'язки

Помічник генерального директора:

- організовує роботу з прийому, обробки, відправлення за призначенням вступників вантажів, документів і кореспонденції, забезпечення їх збереження і своєчасної доставки адресатам;
- здійснює контроль за наявністю необхідних видів транспорту, організацією правильного транспортування;
- вживає заходів щодо виконання плану перевезень, змінного завдання водіями автомобілів;
- заповнює, видає і приймає подорожні листи і товарно-транспортні накладні;
- здійснює реєстрацію шляхової документації та облік роботи транспортних засобів;
- контролює правильність записів показань спідометра і отримання паливно-мастильних матеріалів (ПММ);
- виявляє в дорожніх листах записи про допущені водіями порушення правил дорожнього рухуі доповідає про них керівництву;
- зіставляє отримані дані про роботу транспортних засобів зі змінно-добовими завданнями, виявляє відхилення і причини їх виникнення;
- контролює дотримання водіями транспортних засобів дорожньо-транспортної дисципліни, веде облік роботи транспортних засобів;
- сповіщає вантажоодержувачів про час прибуття вантажів на їхню адресу.

2.3. Бере участь в розробці планів поточних і капітальних ремонтів і складанні кошторисів господарських витрат.

2.4. Організовує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт.

2.5. Вирішує питання з придбання та зберігання канцелярського приладдя, необхідних господарських товарів, обладнання та інвентарю, забезпечує ними структурні підрозділи, а також веде облік їх витрачання та складання встановленої звітності.

3. Права

Помічник генерального директора має право:

3.1. Давати структурним підрозділам, окремим фахівцям і іншим працівникам підприємства обов'язкові для виконання вказівки.

3.2. Вживати заходів при виявленні порушень внутрішнього порядку на підприємстві і притягати винних до відповідальності.

3.3. Запитувати й одержувати від структурних підрозділів будь-які відомості, довідкові та інші матеріали по діяльності підприємства.

Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

3.5. Вносити на розгляд генерального директора пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з передбаченими цією Інструкцією обов'язками.

4. Відповідальність

Помічник генерального директора несе відповідальність:

4.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією, - в межах, визначених чинним цивільним законодавством Російської Федерації.

4.2. За правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

4.3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, встановлених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Придбати книги по кадровому діловодству

	Настільна книга кадровика (книга + діскM) У цьому виданні наведені практичні рекомендації з організації роботи кадрової служби і кадровому діловодству. Матеріал чітко систематизований і містить велику кількість конкретних прикладів і зразків документів. До книги додається диск з формами документів та нормативними актами в системі Гарант, що регулюють різні питання трудових відносині кадрової роботи. Книга буде корисна широкому колу читачів, працівникам кадрової служби, керівникам підприємств і організацій усіх форм власності.
	А Ви готові до приходу трудового інспектора? (2013) Автор докладно роз'яснює, що собою являє трудова інспекція і які межі її повноважень, як проводяться перевірки дотримання трудового законодавства і чим вони можуть закінчитися, які порушення можуть призвести до накладення штрафу, а які спричинять за собою дискваліфікацію керівника організації. У книзі наведено практичні рекомендації для роботодавців-організацій і індивідуальних підприємців, які допоможуть уникнути претензій трудових інспекторів. При підготовці книги враховані всі останні змінизаконодавства. Автор: Олена Карсетская Книга адресована керівникам організацій усіх форм власності, працівникам кадрових служб, Бухгалтерам, індивідуальним підприємцям, А також всім, хто цікавиться питаннями дотримання трудового законодавства.
	Збірник посадових інструкцій До збірки включені посадові інструкції, складені відповідно до кваліфікаційними характеристиками, Що містяться в кваліфікаційний довідникупосад керівників, фахівців та інших службовців, затвердженому постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 № 37, а також відповідно до інших нормативних актів з тарифно-кваліфікаційним характеристикам (вимогам). Збірник складається з двох розділів: у перший включені загальногалузеві посадові інструкції керівників, фахівців, технічних виконавців, У другій - посадові інструкції по галузях (редакційно-видавнича діяльність, транспорт, банківська діяльність, торгівля, науково-дослідницька діяльність, освіта, охорона здоров'я). Для керівників організацій, працівників кадрових і юридичних служб.

І. загальні положення

1. Помічник керівника призначається на посаду і звільняється з неї наказом керівника організації.

2. Помічник керівника підпорядковується безпосередньо керівнику компанії.

4. На посаду помічника керівника призначається особа, яка має вищу освіту і стаж аналогічної роботи від одного року.

5. Помічник керівника керується в своїй діяльності:

законодавством РФ;
Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Статутом та іншими нормативними актами компанії;
наказами та розпорядженнями керівництва;
даної посадовою інструкцією.

6. Помічник керівника повинен знати:

встановлений порядок поводження з документами в організації;
правила ділового спілкування та етикету;
порядок ведення звітної документації;
правила користування офісною технікою, засобами зв'язку;
основи роботи в текстовому редакторі, електронних таблицях;
основи діловодства;
організаційно-штатну структуру компанії;
порядок укладення та виконання договорів.

ІІ.
Посадові обов'язки помічника керівника

На помічника керівника покладені наступні функціональні обов'язки:

2. Приватне супровід керівника на зустрічах, прийомах, в поїздках.

3. Технічне забезпечення роботи керівника: замовлення квитків, транспорту; організація переговорів, зустрічей.

4. Ведення протоколів та інших документів, які фіксують хід і результат зустрічей, засідань, переговорів.

7. Ведення діловодства, отримання кореспонденції, яка направляється на адресу керівника.

8. Запис відвідувачів на особистий прийом до керівника, організація їх прийому.

Прийом документів та заяв на підпис керівника, їх реєстрація, облік і передача керівнику.

10. Складання листів, запитів, інших документів за дорученням керівництва.

12. Виконання службових доручень керівника.

ІІІ. права

Помічник керівника має право:

1. Отримувати інформацію в обсязі, необхідному для виконання поставлених завдань.

2. Направляти керівництву пропозиції щодо поліпшення своєї роботи і раціоналізації діяльності компанії.

4. Вимагати від керівництва установи створення умов, необхідних для виконання його службових обов'язків.

5. Приймати самостійні рішення в рамках своєї компетенції.

6. Мати доступ до конфіденційної інформації, при виникненні службової необхідності.

ІV. відповідальність

Помічник керівника несе відповідальність за:

1. Надання співробітникам організації недостовірної інформації.

2. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків.

3. Нанесення матеріального збитку організації, державі, її контрагентам, співробітникам.

4. Порушення термінів виконання поставлених завдань.

5. Порушення положень керівних документів організації, рішень, постанов.

6. Розголошення комерційної таємниці, особистих даних, конфіденційної інформації.

7. Дії, що виходять за межі його компетенції.

8. Порушення трудової дисципліни, техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку, протипожежного захисту.

Посадові інструкції

Посадова інструкція помічника директора з загальних питань

Відкрити в форматі WORD

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність помічника директора по загальних питань.

1.2. Помічник директора з загальних питань призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.

1.3. Помічник директора з загальних питань підпорядковується безпосередньо генеральному директору товариства.

1.4. Помічник директора з загальних питань повинен знати:

- постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються адміністративно-господарського обслуговування; структуру підприємства, установи, організації та перспективи її розвитку; засоби зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки; порядок і строки складання звітності; засоби механізації ручної праці; порядок придбання обладнання, меблів, інвентарю, канцелярського приладдя та оформлення розрахунків за послуги; основи економіки, організації праці, виробництва і управління; законодавство про працю; Правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.

1.6. В період тимчасової відсутності помічника директора з загальних питань його обов'язки покладаються на офіс-менеджера.

2. Функціональні обов'язки

Помічник директора з загальних питань:

2.1. Здійснює і контролює виконання заходів, що забезпечують раціональне використання автомобільного транспортуорганізації, а також:

· Організовує роботу з приймання, обробки, відправлення за призначенням вступників вантажів, документів і кореспонденції, забезпечення їх збереження і своєчасної доставки адресатам.

· Здійснює контроль за наявністю необхідних видів транспорту, організацією правильного транспортування.

· Вживає заходів щодо виконання плану перевезень, змінного завдання водіями автомобілів

· Заповнює, видає і приймає подорожні листи і товарно-транспортні накладні.

· Здійснює реєстрацію шляхової документації та облік роботи транспортних засобів.

· Контролює правильність записів показань спідометра і отримання паливно-мастильних матеріалів (ПММ).

· Виявляє в дорожніх листах записи про допущені водіями порушення правил дорожнього руху і доповідає про них керівництву.

· Порівнює отримані дані про роботу транспортних засобів зі змінно-добовими завданнями, виявляє відхилення і причини їх виникнення.

· Контролює дотримання водіями транспортних засобів дорожньо-транспортної дисципліни, веде облік роботи транспортних засобів.

· Сповіщає вантажоодержувачів про час прибуття вантажів на їхню адресу.

2.2. Забезпечує господарське обслуговування і належний стан відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту будівлі в якому розташовані офісні приміщення товариства, а також контроль за справністю обладнання (освітлення, систем опалення, вентиляції та ін.).

2.2. Бере участь в розробці планів поточних і капітальних ремонтів і складанні кошторисів господарських витрат.

2.3. Організовує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт.

Вирішує питання з придбання та зберігання канцелярського приладдя, необхідних господарських товарів, обладнання та інвентарю, забезпечує ними структурні підрозділи, а також веде облік їх витрачання та складання встановленої звітності.

2.6. Контролює раціональні витрати матеріалів і коштів, що виділяються для господарських цілей.

2.7. Керує роботами з благоустрою території офісу, а так само стежить за станом і своєчасним ремонтом меблів.

2.8. Забезпечує виконання протипожежних заходів і утримання в справному стані пожежного інвентарю.

3. ПРАВА

Помічник директора з загальних питань має право:

3.1. Давати підлеглим йому співробітникам і службам доручення, завдання по колу питань, що входять в його функціональні обов'язки.

3.2. Контролювати виконання завдань і роботу, своєчасне виконання окремих доручень і завдань підпорядкованої йому служби і працівників.

3.3. Запитувати й одержувати необхідні матеріали і документи, що відносяться до діяльності помічника директора з загальних питань.

3.4. Вступати у взаємини з підрозділами сторонніх організаційдля вирішення оперативних питань виробничої діяльності, що входить в компетенцію помічника директора з загальних питань.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Помічник директора з загальних питань несе відповідальність за:

4.1. Результати та ефективність виробничої діяльності.

4.2. Незабезпечення виконання своїх функціональних обов'язків, А також за результати роботи.

4.3. Недостовірну інформацію про стан виконуваної роботи.

4.4. Невиконання наказів, розпоряджень і доручень директора товариства.

4.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежним та іншим правилам, що створює загрозу діяльності суспільства, його працівникам.

4.6. Незабезпечення дотримання трудової і виконавської дисципліни працівниками відділу.

5. УМОВИ РОБОТИ

5.1. Режим роботи помічника директора з загальних питань визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими в суспільстві.

5.2. Для вирішення оперативних питань щодо забезпечення виробничої діяльності відділу помічник директора із загальних питань розпоряджається транспортом в загальному порядку.