Statusi dhe zhvillimi i ed-ve të bazuara në cloud në sektorin publik. Teknologjitë e resë kompjuterike dhe aftësitë e tyre në fushën e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve Rrjedha e dokumenteve në renë kompjuterike

Bisedat rreth menaxhimit të dokumenteve duke përdorur modelet e IT-së në cloud filluan rreth pesë vjet më parë, kohë në të cilën filluan të shfaqen ofertat e para në treg. Në atë moment, shumë ekspertë thanë se ishte drejtimi EDMS që mund të bëhej një nga liderët midis llojeve të ndryshme të sistemeve të aplikimit të ndërmarrjeve për sa i përket përdorimit të shërbimeve cloud, por shpejt u bë e qartë se këto parashikime nuk u realizuan. Ka pasur një përparim këtu, sigurisht, por aspak aq i shpejtë sa u pa në fillim.

Cila është gjendja tani me përdorimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve cloud? Cilat janë tendencat, cilat janë sfidat dhe si po trajtohen ato? Për përgjigje në këto pyetje, iu drejtuam ekspertëve - zhvilluesve dhe përdoruesve të mjeteve EDMS/ECM.

Modelet cloud të përdorimit EDMS

Cloud computing është një koncept i përgjithshëm që nënkupton që klienti, në një shkallë ose në një tjetër dhe në formate të caktuara, përdor burime të caktuara informatike të furnizuesit të TI-së mbi bazën e qirasë. Ky formulim tregon se niveli i turbulltësisë së sistemeve të TI-së mund të ndryshojë në një gamë mjaft domethënëse, dhe ky nivel shpesh nuk përcaktohet nga asnjë karakteristikë, por është shumë-parametrik.

Ndoshta, kjo natyrë me shumë parametra është veçanërisht tipike për fushën e menaxhimit të dokumenteve. Në fund të fundit, këtu mund të përdoren opsione të ndryshme për modelet e cloud, për shembull, SaaS (shërbime të gatshme të cloud për të cilat ofruesit e cloud janë plotësisht përgjegjës) ose vendosja e zgjidhjeve tradicionale në mjedise në një infrastrukturë cloud IaaS (atëherë ofruesi është përgjegjës për infrastrukturën, por jo për vetë zgjidhjen softuerike). Skemat hibride janë gjithashtu të mundshme, kur zgjidhja EDMS vendoset në faqen e klientit dhe cloud përdoret si një ruajtje dokumentesh. Pra, çfarë nënkuptojmë me përkufizimin e "resë EDMS" ose "rrjedhës së dokumenteve në re", cilat modele janë më të kërkuara në treg?

Drejtori i marketingut të DIRECTUM, Vasily Babintsev konfirmon kërkesën midis klientëve për opsione të ndryshme cloud, kryesore prej të cilave është një zgjidhje SaaS në retë publike dhe private. Sipas tij, klientët po shqyrtojnë si zgjidhjet IaaS në një re private bazuar në një sistem konvencional në mjedise, ashtu edhe skemat hibride me heqjen e disa funksioneve të biznesit jashtë cloud (si skanimi dhe njohja e dokumenteve, përgatitja e raportimit kompleks, shkëmbimi i dokumenteve me palët, ruajtja afatgjatë e dokumenteve). Më vete, ai vë në dukje se si pjesë e zbatimit të modeleve cloud, shitësit EDMS mund të përdorin partneritete me ofruesit e shërbimeve, por kërkesa e përhapur për zgjidhjet EDMS përmes ofruesve nuk është ende e dukshme.

Menaxheri i zhvillimit të biznesit të DoxVision, Alexey Rozhdestvensky beson se është më e saktë të kuptohet termi "EDMS në re" si një model SaaS, i cili, në krahasim me opsionin tradicional në mjedise, ndryshon rrënjësisht marrëdhënien midis konsumatorit dhe furnizuesit, duke përfshirë zbatimin dhe funksionimin. të sistemit. Në këtë rast, cloud EDMS bëhet më shumë si një version në internet i një zgjidhjeje abonimi në box që nuk kërkon instalim, konfigurim, trajnim të gjatë dhe Mirëmbajtja. Po, vëren ai, klientët ndonjëherë transferojnë zgjidhjen onpremis në infrastrukturën cloud, por kjo praktikisht nuk ka asnjë efekt në parimet e punës me vetë EDMS. Furnizuesit e zgjidhjeve SaaS mund të jenë si shitës ashtu edhe partnerë të tyre, dhe opsionet për ndërveprimin e tyre mund të jenë të ndryshme. Më shpesh, furnizuesi i resë kompjuterike sot është partnerë tradicionalë të zbatimit, të cilët fokusohen në versionet e paketuara të EDMS, në vend të projekteve komplekse me porosi.

Duke marrë parasysh diversitetin e fushës së aplikimeve EDMS dhe faktin që tregu i cloud EDMS është ende në fazën e formimit të tij, shitësit duhet të jenë të gatshëm të punojnë me modele të ndryshme në varësi të nevojave të klientit, është i sigurt Ilya Ipatov, konsulent kryesor në InterTrust. Sipas tij, drejtimi kryesor është ende opsioni SaaS, kur produkti ndodhet në burime të jashtme (në një re private ose publike) dhe përdoret përmes një ndërfaqeje në internet ose një klienti të trashë të instaluar në vendin e punës së përdoruesit. Përdoruesi duhet vetëm të kalojë identifikimin dhe të fillojë të punojë me kopjen e tij të sistemit - në konfigurimin që ai ka porositur. Ai mund të konfigurojë sistemin ose në mënyrë të pavarur ose me ndihmën e specialistëve të furnizuesit. Avantazhi themelor i opsionit SaaS, sipas Ilya Ipatov, është se ai në thelb zgjidh automatikisht të gjitha aspektet e shkallëzimit të sistemit (rritja e kapacitetit, sigurimi i hapësirës shtesë në disk ose lidhja e përdoruesve të rinj), ndërsa nuk ka nevojë të lidhni një kontratë të re dhe prisni për sigurimin e licencave nga shitësi - në re Për këtë, ekzistojnë cilësime të thjeshta për sistemin e faturimit.

Ai vuri në dukje se sot pak zhvillues rusë EDMS mund të krijojnë qendrën e tyre të të dhënave për të vendosur një shërbim SaaS. Në mënyrë tipike, shitësi gjen në mënyrë të pavarur dhe merr me qira kapacitetin e qendrës së të dhënave, dhe më pas vazhdon të promovojë dhe shesë shërbime dhe të kopjojë sistemin. Por në të njëjtën kohë, pronari i një qendre të dhënash mund të bëhet partner - më pas, pas trajnimit të stafit të saj, qendra e të dhënave vepron si një ofrues shërbimi, duke shitur një zgjidhje nga një shitës i caktuar dhe ndoshta disa produkte nga zhvillues të ndryshëm. Sipas Ilya Ipatov, një model duket mjaft premtues kur shitësi përdor burimet e një qendre të jashtme të të dhënave, por përpara se të vendosë sistemin, kryen një studim të veçantë të klientit në faqen e tij të internetit. Përveç kësaj, klienti mund të jetë gjithashtu një ofrues EDMS në cloud, nëse krijon një re private dhe më pas ofron shërbimin për filialet e tij ose organizatat e jashtme.

Dmitry Shmailov, kreu i departamentit të zhvillimit të zgjidhjeve ECM në ELAR, pajtohet që koncepti i "EDMS cloud" është ende i lidhur kryesisht me SaaS dhe beson se risia kryesore e skemave cloud është kontraktimi i vetë sistemeve të menaxhimit të dokumenteve. “Sot, kjo qasje po gjen gjithnjë e më shumë mirëkuptim dhe pranim nga ana e biznesit, kryesisht për shkak të perspektivës së reduktimit të kostove bazuar në kriterin e kostos totale të pronësisë,” thotë ai. “Ka kompani IT në tregun rus që kanë ekspertizën për të ofruar një shërbim të sigurt dhe të besueshëm; në shumicën e rasteve, ofruesit e zgjidhjeve të tilla janë integrues, të cilët zakonisht punojnë ngushtë me shitësit dhe kanë një sërë shërbimesh që i duhen klientit. ” Eksperti vëren se zbatimi i një skeme hibride dhe integrimi i një shërbimi cloud me një arkitekturë të brendshme mund të bëhet një alternativë për ata klientë që duan të lënë fjalën e fundit për veten e tyre. Një opsion premtues është gjithashtu përdorimi i cloud si ruajtje elektronike. Por zgjedhja e modelit të zbatimit zakonisht varet nga CIO dhe shërbimi i sigurisë së informacionit të ndërmarrjes.

Gjendja aktuale e punëve me përdorimin e cloud EDMS

Sa të njohura janë retë midis klientëve sot? Duke gjykuar nga përgjigjet e ekspertëve tanë, ky drejtim është, përkundrazi, në fazën fillestare të formimit, por ka një rritje gjithnjë e më të qëndrueshme të pjesës së cloud në tregun EDMS.

Alexey Rozhdestvensky flet për këtë, në veçanti: "Tregu i cloud EDMS në Rusi është ende në fillimet e tij, dhe sot ka shumë pak lojtarë në të. Kjo për faktin se ka ende shumë pak kërkesa nga klientët për zgjidhje të tilla; shumë janë vetëm duke parë retë dhe maksimumi duke bërë projekte të vogla pilot atje; ende nuk flitet për implementime të mëdha cloud. Nëse flasim për tendencat, do të vërej se cloud ka filluar të merret seriozisht; klientët tanë po kërkojnë gjithnjë e më shumë që të përgatisim një llogaritje të kostos së marrjes me qira të infrastrukturës cloud për projektet e tyre. Sipas tij, tani zgjidhjet cloud janë me interes parësor kompanitë tregtare, të cilat nuk kanë kërkesa strikte sigurie, si p.sh. në sektorin publik, dhe të cilët gjatë një krize duhet të optimizojnë sa më shumë kostot e tyre, pa humbur efikasitetin.

Vasily Babintsev thekson se gjatë zbatimit të projekteve EDMS, klientët udhëhiqen kryesisht nga pyetjet efikasiteti ekonomik, ndërsa në të njëjtën kohë është e kuptueshme e kujdesshme ndaj ideve të reja. Ai citoi të dhënat e kërkimit që kompania e tij kreu midis klientëve në 2014–2016: interesi më i madh për modelet SaaS u shfaq nga përfaqësuesit e sektorit SMB dhe organizatave të Moskës (nuk ka rëndësi nëse ata përdorin një EDMS apo jo). Ndërmarrjet që tashmë kanë një EDMS janë më konservatore kur bëhet fjalë për ndryshimin e arkitekturës dhe preferojnë të qëndrojnë në modelin e brendshëm. Bizneset e mëdha po shqyrtojnë përdorimin e SaaS kur lidhin funksione të reja biznesi. Të gjitha kompanitë, pavarësisht kategorisë dhe madhësisë, janë ende të kujdesshme ndaj transferimit të një pjese të proceseve të biznesit të tyre jashtë (cloud publike), veçanërisht në sektorin financiar. Por bizneset e vogla, për shkak të kufizimeve në infrastrukturën e IT-së, në disa raste po detyrojnë kalimin në shkëmbimin cloud dokumente elektronike me palët e biznesit. Ata klientë të mëdhenj që përdorin shërbimet cloud i ruajnë ende dokumentet në sistemet e tyre të mbyllura të korporatës.

Dmitry Shmailov jep një vlerësim më optimist: "Në Rusi, shumë kompani po lëvizin në re." Në të njëjtën kohë, ai konfirmon se klientët e SMB-ve po e bëjnë këtë në mënyrë më aktive; tendenca për të përfshirë shërbimet cloud nga jashtë në strategjinë e IT Biznes i madh dhe agjencitë qeveritare është bërë e dukshme vetëm kohët e fundit.

Megjithatë, ka këndvështrime të tjera. “Ne besojmë se i madh dhe biznesi i mesëm nuk është gati për modelin klasik të cloud EDMS, thotë CEO Kompania Business Logic (IT Group) Victor Weinstein. - Zbatimi klasik i një EDMS modern është fillimisht një zgjidhje cloud; cloud privat në të cilin ndodhet “jeton” me klientin në qendrën e tij të të dhënave. Nga këndvështrimi i teknologjisë, një zgjidhje cloud do të thotë që ajo shkallëzohet duke përdorur modelin e cloud duke shtuar fuqinë kompjuterike dhe sistemet e ruajtjes. Sa për kompanitë e vogla, ato nuk kanë vërtet nevojë për një EDMS të specializuar, madje edhe një cloud, tani. Sipas mendimit tim, bizneset e vogla do t'i kushtojnë vëmendje EDMS (cloud) të specializuar nëse kanë funksionalitet të integruar për rrjedhën e dokumenteve të rëndësishme ligjërisht, duke përfshirë, natyrisht, një nënshkrim elektronik. Tani në segmentin e biznesit të madh nuk ka nevojë për EDMS të bazuara në cloud, dhe koha për bizneset e vogla nuk ka ardhur ende.”

Çfarë i tërheq klientët në cloud?

Sipas ekspertëve tanë, atraktiviteti kryesor i cloud EDMS për klientët është aftësia për të ulur koston totale të pronësisë. Edhe pse ka të ngjarë që kjo ide e meritave të reve nuk është plotësisht e saktë, dhe kjo krijon probleme të caktuara, sepse realiteti jo gjithmonë i përmbush pritshmëritë. Në fakt, është shumë e rëndësishme që kompanitë të kuptojnë qartë avantazhet dhe disavantazhet e modeleve të reja në mënyrë që të mos bëjnë zgjedhjen e gabuar në zgjedhjen e opsionit të automatizimit që u nevojitet.

Shef Departamenti i Universitetit Financiar pranë Qeverisë Federata Ruse Vladimir Solovyov, ndër avantazhet e mundshme të reve, para së gjithash sheh komponentin financiar: “Shtytësi kryesor i transferimit në cloud është fizibiliteti ekonomik. Kjo do të thotë, rrjedha e dokumenteve cloud si një zëvendësim për atë lokal mund të konsiderohet ose nëse blerja e një shërbimi cloud do të jetë më e lirë se vendosja e tij në infrastrukturën e organizatës, ose nëse, me një kosto të krahasueshme, produktiviteti i punonjësve rritet, për shembull, duke reduktuar EDMS joproduktive ose duke rritur shpejtësinë e punës së tij. Nuk është aspak e qartë se opsioni cloud është më i lirë... Në fakt, kjo është arsyeja pse ne kemi një EDMS për 1300 përdorues të vendosur brenda universitetit. Por nëse opsioni cloud ishte të paktën katër herë më i lirë, atëherë, sigurisht, unë do të votoja për cloud.

Alexey Rozhdestvensky formuloi tre avantazhe cloud me të cilat të gjithë ekspertët pajtohen: 1) uljen e kostos së blerjes dhe mirëmbajtjes së pajisjeve; 2) një infrastrukturë më fleksibël TI që mund të ndryshohet shpejt për t'iu përshtatur nevojave të biznesit në çdo kohë; 3) garanci për ruajtjen e sigurt të të dhënave të ofruara nga ofruesi (backup, sistemet e sigurisë, etj.).

Duke sqaruar këto teza, Dmitry Shmailov thekson se zgjidhjet cloud sigurojnë patjetër një ulje të kostove kapitale dhe një rezultat më të garantuar të suksesshëm gjatë zbatimit të një EDMS. Sa i përket kostove operative, përgjigja nuk është aq e qartë pozitive, dhe në çdo rast është e nevojshme të merren parasysh jo vetëm thjesht shpenzimet financiare, por edhe një përfitim cilësor për klientin. Në veçanti, kursimi i parave mund të arrihet duke paguar vetëm për burimet e përdorura dhe duke fituar menjëherë kapacitetin për detyra specifike. Përmirësimet cilësore mund të shoqërohen me sigurimin e sigurisë së dokumenteve dhe aksesin e sigurt në to. Vetëm tani klientët rusë kanë filluar të kuptojnë avantazhe të tjera, ndoshta më të rëndësishme, të reve, të tilla si mbështetja e lëvizshmërisë së biznesit modern përmes fleksibilitetit dhe shkallëzueshmërisë së zgjidhjeve cloud (lidhja e numrit të kërkuar të përdoruesve, pavarësia territoriale dhe kohore). Përparësitë e rrjedhës së dokumenteve në renë kompjuterike duke përdorur modelin SaaS përfshijnë gjithashtu ofrimin nga furnizuesi i një zgjidhjeje tolerante ndaj gabimeve, versionimi uniform për përdoruesit dhe, si rezultat, standardizimi i rrjedhës së dokumenteve dhe punës në një ndërfaqe që është e kuptueshme për pjesëmarrësit.

Minimizimi i kostove kapitale është veçanërisht interesant për kompanitë e vogla dhe të mesme, të cilat, si rregull, nuk kanë infrastrukturën e tyre IT dhe buxhete të mëdha për blerjen dhe zbatimin e softuerit, por ka kufizime në zgjerimin e shërbimeve të TI-së, vëren Vasily Babintsev. . Në të njëjtën kohë, ata kanë mundësinë të kenë akses në zgjidhjet e nivelit të ndërmarrjes që më parë ishin praktikisht të paarritshme për ta (përsa i përket çmimit dhe kompleksitetit të zbatimit). Klientët e mëdhenj, sipas tij, tërhiqen nga retë nga mundësia për të provuar procese të reja. Shërbimet Cloud ju lejojnë, pa ndryshuar arkitekturën aktuale, të testoni zgjidhje të reja biznesi të sistemeve ECM dhe, nëse ato rezultojnë të përshtatshme dhe efektive, t'i zbatoni ato në infrastrukturën tuaj. Nëse proceset e reja lidhen me punën me kontraktorët e jashtëm, atëherë zgjidhje të tilla biznesi nga fundi në fund mund të zënë vend në nivelin e cloud, ndërsa përdoruesit aktualë nuk do ta vënë re këtë, duke vazhduar të punojnë në ndërfaqen e sistemit të zakonshëm ECM.

Sidoqoftë, klientët duhet të kenë parasysh aspektet problematike të cloud EDMS. Duke folur për këtë, Ilya Ipatov tërheq vëmendjen për faktin se aftësia e një zgjidhjeje cloud për t'u përshtatur është dukshëm më e vogël sesa në rastin e projekteve tradicionale të zbatimit, kur pothuajse çdo kërkesë e klientit mund të zbatohet. Përmirësimet unike në një zgjidhje cloud janë praktikisht të pamundura - do të kushtojë shumë. Por për një EDMS të bazuar në cloud nuk ka nevojë të punësohen administratorë. “Audienca e synuar e cloud EDMS janë bizneset e mesme dhe të vogla, si dhe organizatat qeveritare në nivel komunal,” beson ai. - Kjo kategori klientësh është e gatshme të përballojë disa kufizime në funksionalitet për të marrë koston minimale të shërbimeve. Por klientët e mëdhenj zakonisht janë të interesuar të sigurojnë që funksionaliteti i EDMS të jetë sa më i gjerë dhe në të njëjtën kohë të plotësojë kërkesat unike dhe traditat e rrjedhës së dokumenteve që janë zhvilluar në organizatë. Vështirë se është e mundur të zbatohet kjo qasje në retë."

Çfarë pengon dhe çfarë i ndihmon shitësit dhe klientët të zbatojnë EDMS në cloud

Vetë krijimi i një EDMS të bazuar në renë kompjuterike nuk shkakton probleme teknike, thonë ekspertët. Zgjidhjet tashmë ekzistuese në ambiente janë transferuar mirë në renë kompjuterike dhe kjo zakonisht është e mjaftueshme për të përmbushur nevojat e sotme të klientëve, megjithëse atëherë ju duhet ende të optimizoni arkitekturën e sistemit për opsionin cloud.

Por, siç vëren Dmitry Shmailov, një çështje serioze për shitësit është se ata ose duhet të bëhen ofrues, ose të mësojnë të bashkëpunojnë me ofruesit; detyrat kryesore janë të sigurojnë rezistencën ndaj fatkeqësive të zgjidhjeve të propozuara, vazhdimësinë e aksesit në shërbim dhe pajtueshmërinë. me nivelin e cilësisë së shërbimeve sipas kërkesave të klientëve. Gjithashtu, nga pikëpamja rregullatore, duke marrë parasysh ndryshimin e vazhdueshëm të kushteve ekonomike dhe politike, një rol të rëndësishëm i jepet dëshirave për vendosjen e qendrave të të dhënave në Rusi dhe pajtueshmërisë me kërkesat e konfidencialitetit.

Nevojiten gjithashtu formate të reja të projektimit marrëdhëniet kontraktuale me klientin. “Ne kemi krijuar një model të ri organizativ për shitje të shpejta që nga kontakti i parë me konsumatorin deri te faturimi dhe krijimi automatik i një instance cloud të EDMS. Domethënë, ata kaluan në modelin e marrëveshjes (ofertës) aderuese në mënyrë normative”, thotë Vasily Babintsev. - Në këtë rast, procesi zhvillohet në në format elektronik, klienti fillon të punojë në sistem në ditën e aplikimit. Vërtetë, ia vlen të pranohet se jo të gjithë klientët janë të gatshëm të punojnë pa letra, por kjo është çështje kohe.”

Problemi kryesor në rrugën e reve është mosbesimi i klientit. Sigurisht, nuk ka më një qëndrim të mprehtë negativ ndaj reve, siç ishte vetëm disa vjet më parë, por shumica e kompanive janë ende të kujdesshme, dhe ndonjëherë qartësisht të tepruara. "Përkundër faktit se kohët e fundit shumë çështje sigurie janë hequr dhe ofruesit marrin pjesë në auditime dhe inspektime të rregullta për të konfirmuar pajtueshmërinë me kërkesat e standardeve dhe legjislacionit, rezistenca teknike dhe psikologjike nuk është hequr plotësisht," shpjegon Vasily Babintsev. - Një nga argumentet është varësia e plotë nga ofruesit e internetit (dhe këtu duhet të pranojmë se do të jetë e nevojshme të vendosen kanale komunikimi rezervë). Ndonjëherë ndeshemi edhe me papërgatitjen e specialistëve individualë të IT-së, të cilët janë të njëanshëm ndaj teknologjive që dalin në treg, dhe madje avantazhet e qarta në kosto-efektivitet mund të mos ndryshojnë gjithmonë prioritetet e tyre të sigurisë.” Megjithatë, ai pranon se probleme të tilla janë një argument thjesht teknik kundër zgjidhjeve cloud për shkak të faktit se infrastruktura IT e kompanisë së klientit përmban cilësime specifike të sigurisë. Për shembull, klientët mund të përdorin serverë proxy me shumë kufizime, dhe disa aplikacione cloud mbështesin protokolle specifike dhe nuk mund të punojnë me të gjitha llojet e serverëve proxy. Për më tepër, mjetet e monitorimit të trafikut dhe rrjedhjeve sjellin vonesa të konsiderueshme në aplikacionet cloud, duke ulur performancën dhe, në disa raste, duke i bërë ato të papërdorshme.

Kompanitë përballen me një dilemë: braktisin cloud-in ose përshtatin infrastrukturën e tyre IT me kërkesat e ofruesve të cloud. Në të njëjtën mënyrë, klientët duhet të pranojnë ose të mos pranojnë kushtet standarde SLA (disponueshmëria e garantuar e shërbimit, koha për punën e planifikuar, informacioni për ruajtjen rezervë të informacionit, etj.). Kjo pyetje lind, për shembull, në rastet kur SLA ekzistuese nuk është e përshtatshme për klientët, dhe kushtet e veçanta do të kushtojnë shumë më tepër, gjë që e vështirëson fillimin e punës. Por, sipas Vasily Babintsev, praktika tregon se shumë probleme janë plotësisht të zgjidhshme; ofruesit dhe klientët e sistemit cloud po lëvizin drejt njëri-tjetrit, duke u përpjekur të afrojnë kërkesat sa më afër që të jetë e mundur dhe duke zhvilluar një infrastrukturë të përbashkët.

Alexey Rozhdestvensky është i bindur se për të eliminuar mosbesimin në cloud EDMS, industria duhet të grumbullojë një masë kritike të projekteve cloud, duke demonstruar besueshmërinë dhe sigurinë e tyre. Në të njëjtën kohë, ai vëren se çështja e paqëndrueshmërisë së kanaleve të komunikimit është ende e rëndësishme, për shkak të së cilës mund të ketë vështirësi me qasjen në re.

Megjithatë, në bisedat rreth përdorimit të reve, shpesh dëgjohet ideja se kur kaloni nga një model në premisat në cloud, problemi kryesor nuk është thjesht transferimi i disa funksioneve të TI-së në kontraktimin e jashtëm, por nevoja për transformim të brendshëm të vetë kompania. Sipas Ilya Ipatov, përpara se të kontraktojë rrjedhën e dokumenteve ose ruajtjen e të dhënave, klienti duhet të sjellë rregull në proceset dhe rregulloret e tij të biznesit. Në të njëjtën kohë, për të përdorur renë, ai shpesh duhet të braktisë "shpikjet" e tij unike (për organizimin e proceseve të biznesit) në favor të disa qarqet standarde. “Një nga problemet kryesore është se një klient me një EDMS thellësisht të personalizuar nuk është gati të heqë dorë nga modelet e zakonshme të punës për të ulur koston e pronësisë. Prandaj, shërbimet cloud EDMS do të jenë në kërkesë më të madhe nga klientët e rinj që zbatojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve nga e para,” thotë ai.

E njëjta ide shprehet nga Dmitry Shmailov: "Ndryshimi i proceseve të biznesit që lidhen me kalimin në menaxhimin e dokumenteve cloud përfshin punën në ndryshime organizative - siç tregon praktika, çdo transformim në proceset e biznesit has në rezistencën e kompanisë nga përdoruesit e IT. Kontraktuesi jo vetëm që duhet të zhvillojë një strategji optimale për transferimin e rrjedhës së dokumenteve në një shërbim cloud, por edhe të marrë përgjegjësinë për zbatimin e tij."

Problemi i besimit në cloud EDMS lidhet drejtpërdrejt me rritjen e besimit tek ofruesit specifikë, Vladimir Solovyov është i sigurt: "Çështja se çfarë do të ndodhë nëse ofruesi humbet të gjitha të dhënat mbetet e rëndësishme për faktin se ofruesit e menaxhimit të dokumenteve cloud nuk janë të krahasueshëm. në shkallë të Microsoft, AWS, Google "

"Ka shumë pak probleme thjesht teknike kur kaloni në nivelin e resë kompjuterike, nëse kalimi bëhet në një sistem të ngjashëm, dhe në rastin e një kalimi në sistemi i ri Nuk ka më shumë probleme sesa me ndonjë migrim lokal,” thotë Sergey Avdalyan, një ekspert i pavarur me përvojë të gjerë si menaxher i shërbimit IT në anën e klientit. - Teknikat bazë për transferimin e të dhënave janë mjaft standarde dhe nuk paraqesin ndonjë vështirësi të veçantë për specialistët në nivel të administratorëve të sistemit dhe bazës së të dhënave. Shumë më tepër probleme qëndrojnë në fushën e çështjeve organizative, rregullatore dhe të sigurisë. Shumë menaxherë, veçanërisht në Kompanitë ruse, ata haptazi nuk i besojnë ruajtjen e të dhënave kryesore kryesore të kompanisë për klientët, produktet, shërbimet, teknologjitë, njohuritë (që në thelb përbëjnë vlerën e ndërmarrjes) tek kompanitë e palëve të treta, duke kuptuar se rreziqet e humbjes dhe rrjedhjes këto të dhëna mund të jenë hapi i fundit drejt shkatërrimit të biznesit”.

Keqkuptime tipike të klientëve (sipas shitësve) në lidhje me shërbimet e cloud EDMS

· Cloud EDMS është reduktuar shumë në funksionalitet, është e vështirë të përshtatet me kërkesat e klientit dhe të integrohet me zgjidhjet ekzistuese on-premis (kryesisht në krahasim me shërbimet falas të cloud të konsumatorëve, megjithëse softueri i menaxhimit të dokumenteve cloud të korporatave përmban funksionalitet të fuqishëm tashmë në kuti);

· niveli i pamjaftueshëm i mbrojtjes së informacionit kur punoni në cloud, rrjedhjet janë të mundshme (kjo kërkon punë serioze për të shpjeguar parimet e funksionimit të softuerit cloud dhe analizën e përvojës së përdorimit të tij);

· Përdorimi i përgjithshëm i modelit SaaS është më i shtrenjtë se opsioni i brendshëm (klientët shpesh harrojnë të marrin parasysh të gjithë komponentët në koston e zgjidhjeve të brendshme, për shembull, pronësinë e softuerit të infrastrukturës dhe nevojën për të pasur specialistë të IT me pagesë);

· teknologjitë cloud nuk mund të përdoren në organizatat qeveritare(në të njëjtën kohë ata harrojnë modelin e reve komunale, departamentale).

Nuk ka dyshim se teknologjia cloud po ndryshon biznesin. Kompanitë e vogla vlerësojnë aftësinë për të ruajtur dokumentet në cloud dhe për t'i menaxhuar ato me lehtësi, lojtarët kryesorë biznes - mundësia për të kursyer para për blerjen dhe mirëmbajtjen e infrastrukturës suaj të ruajtjes së të dhënave.

Çfarë na ofrojnë retë

Më e rëndësishmja - ruajtja në renë kompjuterike. Dokumentet dixhitale janë gjithmonë të aksesueshme nga kudo në botë dhe nuk zënë vend në zyrë në formën e skedarëve. Disa shërbime cloud ju lejojnë të ruani skedarë dhe dokumente pa kufizime në madhësi. Ka edhe shërbime që ofrojnë akses në retë e ndryshme përmes një portali, d.m.th. Kur aksesoni të dhënat, nuk do të vini re se po lëvizni nga serveri në server.

Organizimi i bashkëpunimit me të dhënat. Ky është një nga aspektet më të rëndësishme punoni në re. Çdo punonjës mund të hyjë në shërbimet nga çdo pajisje, gjë që mundëson përmirësimin e bashkëpunimit në një projekt, duke reduktuar kohën e shpenzuar në punë dhe korrespondencën e pafundme me email. Kur bëhet fjalë për sigurinë e të dhënave, dokumentet mund të mbrohen me një fjalëkalim ose të vendosen që të fshihen pas një kohe të caktuar (disa minuta, orë ose ditë).

Trendi i ri - cloud CRM, ERP dheECM-sistemeve. Ky lloj sistemi lokal përdoret pothuajse në çdo kompani, pavarësisht nga madhësia e saj. Ata kanë të gjitha avantazhet e ruajtjes dhe bashkëpunimit në cloud, dhe në të njëjtën kohë kanë një bazë të dhënash të vetme të strukturuar për ruajtjen e informacionit. Përfitimet e një sistemi të bazuar në renë kompjuterike janë se gjithmonë mund të aksesoni të dhëna të rëndësishme. Në të njëjtën kohë, ju jeni të mbrojtur nga humbja e të dhënave nëse serveri juaj i brendshëm dështon papritmas.

Nuk ka nevojë për të gjetur serverët direkt në zyrë. Ju mund të përdorni shërbimet e një kompanie të palës së tretë, e cila do t'ju ofrojë një infrastrukturë të plotë kompjuterike: serverë, sisteme të ruajtjes së të dhënave, pajisje rrjeti, si dhe softuer për menaxhimin e këtyre burimeve. Kontrolli dhe menaxhimi i infrastrukturës mbetet me ofruesin, duke ju lejuar të kurseni para për mirëmbajtjen e pajisjeve.

Në rast të një dështimi të sistemit, do ta keni gjithmonë plani i rimëkëmbjes nga fatkeqësitë. Kompanitë që ruajnë informacionin e tyre në burime të palëve të treta nuk duhet të shqetësohen për humbjen e këtij informacioni në rast zjarri ose fatkeqësie natyrore (përmbytje, etj.), sepse të gjitha të dhënat e nevojshme mund të merren nëpërmjet internetit.

Gjatë vlerësimit të aftësive të teknologjive të reja, është e nevojshme t'i hedhim një vështrim kritik rreziqet e mundshme:

● Të dhënat tuaja janë në duart e palëve të treta, kështu që përpara se të zgjidhni një shitës, duhet të kontrolloni me kujdes çështjen e sigurisë.

● Ofruesit e shërbimeve të resë kompjuterike shfaqen shpejt dhe zhduken po aq shpejt. Në këtë rast, ekziston rreziku i humbjes së të gjitha të dhënave. Do ta shmangni nëse keni shumë kopje rezervë.

● Lidhje interneti e besueshme dhe me cilësi të lartë. Nëse ka probleme komunikimi, do t'ju duhet të punoni me dokumente letre (ose kopje lokale).

● Rritja e kostove mund të jetë gjithashtu befasi nëse procesi i migrimit në renë kompjuterike nuk është planifikuar me kujdes. Është e nevojshme të merret parasysh shkallëzueshmëria e sistemit për të ardhmen dhe në të njëjtën kohë të qëndrojë brenda buxhetit.

● Mund të hasni gjithashtu ligje të ndryshme federale për ruajtjen e të dhënave nëse ruajtja juaj në renë kompjuterike ndodhet fizikisht në një vend tjetër. Ju duhet të dini se në cilin vend ndodhet informacioni juaj.

Mosbesimi ndaj reve lidhet kryesisht me çështjet e sigurisë. Vlen të përmendet se disa shitës lejojnë kompanitë të përdorin çelësat tuaj të enkriptimit. Ju gjithashtu mund të kriptoni skedarët përpara se t'i transferoni në ruajtjen e resë kompjuterike. Kriptimi do të sigurojë që vetëm përdoruesit e autorizuar të kenë akses në informacionin konfidencial. Përveç kësaj:

● Shumica e ofruesve mbrojnë informacionin duke përdorur AES me gjatësi kyçe 128 ose 256 bit.

● Ofruesit e resë kompjuterike krijojnë gjithmonë kopje rezervë të të dhënave, gjë që garanton sigurinë e skedarëve edhe nëse nuk janë aksesuar për disa kohë.

● Ruajtja në renë kompjuterike është e siguruar mirë dhe i mban të sigurta të dhënat tuaja, ndërsa një hard disk i jashtëm ose disqe USB që përmbajnë informacion mund të vidhen lehtësisht.

Pse retë?

Përgjigja për këtë pyetje është e thjeshtë: faktori më i madh në migrimin në cloud është lehtësia e përdorimit të infrastrukturës dhe kursimi i kostos*.

*Sipas AIIM. Në anketë morën pjesë 362 të anketuar, mund të zgjidheshin deri në 3 përgjigje.

Retë hibride dhe e ardhmja

Shumë ekspertë në këtë fushë të tregut e shohin të ardhmen në retë hibride, duke pasur parasysh sigurinë e shkëmbimit të informacionit. Në një re hibride, burimet e TI-së kombinohen: disa prej tyre janë të vendosura në renë e brendshme (private) të organizatës, dhe të tjerat janë në renë publike, e cila ofrohet nga një ofrues tregtar. Kështu, numri i burimeve rritet dhe kontrolli i brendshëm i aplikacioneve forcohet. “Nëse retë hibride ngrihen, do të jetë zgjidhja e duhur për shumë kompani. Ata ende do të fitojnë vrull, "

Rrjedha e dokumenteve në re - zgjidhja e problemeve të bizneseve të mesme dhe të vogla

Problemi i organizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike është i rëndësishëm për një kompani të çdo madhësie. Megjithatë, zgjidhjet në treg janë krijuar kryesisht për bizneset e mëdha dhe të mesme dhe nuk mund të ndihmojnë SMB-të. Bizneset e vogla kanë nevojë për EDMS të lehta, të thjeshta dhe të lira. Është koha për t'u kthyer te "retë".

Zbatimi i bashkëpunimit me dokumente për bizneset e vogla është një detyrë po aq e rëndësishme sa edhe për ato të mesme dhe të mëdha. Shpesh është e ndërlikuar nga fakti se disa nga punonjësit e kompanive të tilla (për shembull, një kontabilist) janë "të largët" dhe nuk kanë hapësira pune në zyrë. Ndodh që nuk ka zyrë si e tillë, dhe të gjithë punonjësit punojnë nga shtëpia. Në të njëjtën kohë, është e qartë se sistemet e mëdha që mbizotërojnë në treg me zbatim të shtrenjtë nuk janë të përshtatshëm për SMB - nuk ka kuptim që drejtuesi i një ndërmarrje të vogël të paguajë për funksionalitet shtesë, nuk ka sit me një server të fuqishëm. dhe administratorë të gatshëm për të konfiguruar dhe mbështetur një EDMS të tillë.

SMB-të duhej të kënaqeshin me punën me dokumente duke përdorur redaktorë të rregullt të zyrës dhe email. Sidoqoftë, dërgimi, zhvillimi dhe miratimi i përbashkët i dokumenteve në këtë mënyrë jo vetëm që nuk ndihmon në zgjidhjen e problemeve kryesore të një biznesi të vogël, por edhe i ndërlikon ndjeshëm ato. Menaxheri nuk ka një kuptim të qartë se ku dhe në çfarë gjendje ndodhet versioni i kërkuar i dokumentit, kur dhe çfarë ndryshimesh janë bërë në të. E gjithë kjo krijon kaos dhe ju detyron të shpenzoni kohë shtesë për porositjen dhe kontrollin.

Falë zhvillimit të shërbimeve cloud, sistemet filluan të shfaqen në tregun rus të krijuar për të zgjidhur problemin e organizimit të bashkëpunimit me dokumente posaçërisht për bizneset e vogla. Një zgjidhje e tillë është sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve i bazuar në cloud, Docloud.

Si po ndryshojnë "retë" EDMS

Teknologjitë e resë kompjuterike (anglisht cloud computing, përdoret gjithashtu termi "cloud computing") është një teknologji e përpunimit të të dhënave në të cilën burimet dhe fuqia kompjuterike i ofrohen përdoruesit si një shërbim i aksesueshëm nëpërmjet internetit. Përdoruesi ka akses në të dhënat e tij dhe nuk duhet të shqetësohet për infrastrukturën, sistemin operativ dhe softuerin aktual me të cilin punon.

Në lidhje me EDMS, kjo do të thotë që për të përdorur sistemin nuk ka nevojë të blini pajisje të shtrenjta, të kryeni zbatim dhe të dërgoni punonjës për trajnim. Për të hyrë në të gjitha veçoritë dhe funksionet e shërbimit, thjesht regjistrohuni në faqen e internetit. Përdoruesi paguan vetëm për sasinë e burimeve që i nevojiten dhe mund të hyjë në sistem nga një kompjuter, tablet ose smartphone në çdo kohë, kudo që të jetë.

Çfarë mund të bëjë një cloud EDMS?

Le të shqyrtojmë tiparet kryesore funksionale të sistemit.

Le të fillojmë me faktin se sistemi ju lejon të ruani dhe organizoni çdo dokument sipas llojit ose drejtimit. Për ta bërë këtë, thjesht duhet t'i transferoni ato nga një PC ose skaner në sistem dhe, nëse është e nevojshme, të shtoni komente ose të specifikoni meta të dhëna shtesë. Vlen të përmendet se skedarët e bashkangjitur të formateve kryesore të tekstit (TXT, RTF, DOC) mund të shikohen drejtpërdrejt nga sistemi pa u shkarkuar në pajisje dhe pa pasur softuerin e nevojshëm për të parë skedarë të këtij lloji. Për shembull, nga një smartphone që nuk ka të instaluar programe të menaxhimit të skedarëve, mund të shikoni skedarët Word dhe Excel. Kjo e bën shumë më të lehtë punën nga tabletët dhe pajisjet celulare.

Menaxherët gjithashtu mund të konfigurojnë shpejt dhe me lehtësi cilësimet e aksesit duke përcaktuar se cilët punonjës mund të shohin ose modifikojnë dokumente të caktuara.

Për të thjeshtuar punën me dokumente standarde, sistemi parashikon krijimin e shablloneve. Me ndihmën e tyre, ju mund të thjeshtoni ndjeshëm procesin e krijimit dhe plotësimit të dokumenteve të tilla të kërkuara shpesh si një "faturë" ose "vepër".

Një funksion i rëndësishëm i menaxhimit të dokumenteve është koordinimi dhe miratimi i një dokumenti, kështu që zbatimi i tij duhet të jetë i qartë dhe i thjeshtë. Në Docloud, një dokument mund të dërgohet për miratim menjëherë pas krijimit, duke treguar punonjësit nga të cilët kërkohet miratimi ose ndryshimet; të gjitha informacionet në lidhje me lëvizjen e dokumentit, versionin aktual dhe statusin e tij janë gjithmonë të disponueshme për të gjithë përdoruesit që punojnë me të.

Kërkimi i shpejtë dhe i përshtatshëm me tekst të plotë ju lejon të gjeni dokumentet e nevojshme sipas përmbajtjes së skedarëve të bashkangjitur, dhe kërkimi parametrik në dosje bën të mundur zgjedhjen sipas parametrave të nevojshëm.

Çfarë ofron një cloud EDMS?

Le të shqyrtojmë avantazhet e zgjidhjeve cloud për SMB-të. Së pari, kur përdorni një softuer të tillë, kompania nuk duhet të paguajë për zbatimin e sistemit. Docloud tashmë ofron një zgjidhje që përmban gjithçka që ju nevojitet. Pas hyrjes në sistem, përdoruesi do të gjejë dosje të konfiguruara sipas fushave të veprimtarisë së kompanisë, do të shohë llojet kryesore, të përdorura shpesh të dokumenteve dhe një zgjidhje të përshtatshme për t'i parë ato. Të gjitha dokumentet e përfshira tashmë në sistem mbulojnë shumicën e nevojave të çdo kompanie të vogël dhe nëse është e nevojshme ato mund të rregullohen.

Së dyti, ndërfaqja Docloud lejon çdo përdorues të fillojë menjëherë të punojë me sistemin - ai mund të mësojë të gjitha veprimet themelore për të punuar me dokumente në ditët e para të punës.

Së treti, kur përdorni softuerin cloud, një kompani nuk ka nevojë të paguajë për mbështetje ose të punësojë një administrator të sistemit, pasi ky lloj shërbimi është përfshirë tashmë në çmimin e licencës. Nëse lind ndonjë problem, përdoruesi mund të marrë shpejt një përgjigje nga specialistët, dhe gjithashtu të shikojë forumin mbeshtetje teknike dhe mësoni për zgjidhjet e problemit nga përdoruesit që e kanë hasur tashmë atë.

Së katërti, nuk ka nevojë të paguani shumë për periudhën e përdorimit të sistemit. Një politikë fleksibël licencimi do t'ju ndihmojë të zgjidhni llojin e pajtimit tuaj dhe të specifikoni numrin e kërkuar të përdoruesve. Nëse lindin probleme, menaxheri mund të pezullojë punën deri në gjashtë muaj në mënyrë që të kthehet në të më vonë. Në këtë rast, të gjitha cilësimet dhe dokumentet për të do të ruhen.

Si joshin "retë" gjigantët

Ne shikuam përfitimet e përdorimit të një cloud EDMS për menaxherët e kompanive të vogla, por ky funksionalitet mund të jetë me interes jo vetëm për ta.

Le të imagjinojmë kreun e një prej departamenteve të një kompanie të madhe - departamenti i tij kishte nevojë për një sistem të lirë dhe të thjeshtë për miratimin e brendshëm të dokumenteve, por EDMS i instaluar në organizatën e tij është shumë i mbingarkuar me funksionalitet ose nuk mund të lejojë që ai të ndahet nga strukturën e përgjithshme. Në këtë rast, Docloud do t'i përshtatet atij, në të cilin ai do të jetë në gjendje të zbatojë detyrat e tij pa vendosur sisteme shtesë në zyrat e kompanisë dhe pa shpenzuar shumë para për të nga buxheti i departamentit.

Ose imagjinoni një ekip projekti të përbërë nga punonjës nga disa organizata të ndryshme të cilët duhet të koordinojnë dokumentet mes tyre. Në një situatë të tillë, nuk është e mundur të vendosni një zgjidhje lokale dhe mund të përdorni sistemin Docloud. Në të njëjtën kohë, ata nuk duhet ta blejnë këtë zgjidhje për një kohë të gjatë - pasi kanë zgjedhur tarifën optimale për jetëgjatësinë e projektit, ata mund të ndalojnë përdorimin e sistemit menjëherë pas përfundimit të tij.

Shënim: Artikulli jep një analizë gjendja e tanishme Tregu EDMS në Rusi. Janë identifikuar avantazhet e përdorimit të teknologjive cloud në sektorin publik. Janë marrë parasysh veçoritë e zbatimit të EDMS të bazuara në cloud në agjencitë qeveritare.

Fjalë kyçe: teknologjitë cloud, EDMS, sektori publik.

Aktualisht, në Rusi po ndodhin ndryshime të rëndësishme në fushën e automatizimit të zyrave dhe rrjedhës së dokumenteve. Ekspertët vërejnë interesin aktiv të organizatave vendase për të përfituar nga përfitimet e ofruara nga menaxhimi i dokumenteve elektronike.

Stimulimi i zhvillimit të tregut rus për sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) është për shkak të tendencave të tilla si zëvendësimi i importit, krijimi i një regjistri të softuerit rus, zhvillimi i teknologjive cloud, si dhe procesi i shkallëzimit ose zëvendësimit të TI-së së vjetëruar. Zgjidhjet.

Sipas TAdviser, në vitin 2016, projektet EDMS u zbatuan në mënyrë më aktive në sektorin publik dhe strukturat sociale. Rreth 19% e pothuajse 4 mijë zbatimeve të kësaj klase sistemesh lidhen posaçërisht me agjencitë qeveritare. Kërkesa e lartë në EDMS është regjistruar edhe në industrinë financiare, ndërtim, tregti, inxhinieri mekanike dhe energji.

Sipas të dhënave të TAdviser, lider në zbatimin e EDMS në sektorin publik është kompania KS-Consulting, partnere e kompanisë Electronic Office Systems (zhvilluesi i EDMS Delo). Më pas vjen vetë kompania EOS, Digital Design (partner integrues i Docsvision), ELAR dhe Office-Doc (Figura 1).

Figura 1. Aksionet e kompanive sipas numrit të projekteve EDMS në sektorin publik

Dëshiroj të theksoj se një prirje e rëndësishme që vërehet tani nga të gjithë ekspertët dhe që ka një ndikim të rëndësishëm në të gjithë industrinë vendase të menaxhimit të dokumenteve është "menaxhimi i dokumenteve në re".

"Menaxhimi i dokumenteve në renë kompjuterike" është Teknologji moderne rrjedha e dokumenteve, në të cilën softueri i nevojshëm për të punuar me dokumente i ofrohet përdoruesit si një shërbim interneti. Ky është një shërbim i bazuar në modelin SaaS (Software as a Service) - softueri si shërbim. Kjo qasje ju lejon të mos blini një produkt softuer, por ta përdorni përkohësisht kur lind nevoja, duke paguar për kohën aktuale të përdorimit të burimit.

Përdorimi i EDMS në formatin SaaS ka një sërë avantazhesh, të cilat shprehen kryesisht në kursime Paratë për blerjen, instalimin dhe mbështetjen e softuerit përkatës. Fleksibiliteti dhe shkallëzueshmëria e zgjidhjes cloud ju lejon të lidhni çdo numër përdoruesish me sistemin në çdo kohë nga kudo në botë - një nevojë që shkaktohet nga lëvizshmëria në rritje e biznesit modern. Përdorimi i rrjedhës së dokumenteve në cloud gjithashtu lejon kompanitë me degë dhe filiale të standardizojnë rrjedhën e dokumenteve përmes përdorimit të një versioni të vetëm të softuerit nga të gjitha strukturat e kompanisë. Kështu, për shumë organizata, EDMS bazuar në modelin SaaS po bëhen opsioni i vetëm për menaxhimin inteligjent të burimeve dhe kostove.

Ekspertët thonë se përdorimi i EDMS me bazë cloud vetëm do të rritet në të ardhmen, veçanërisht për bizneset e mesme dhe të vogla. Sipas ekspertëve, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve kompanitë e mëdha do të zhvillohen në të ashtuquajturat retë "private", të cilat lejojnë centralizimin e mjeteve të menaxhimit të dokumenteve të kompanive të shpërndara gjeografikisht në një qendër të vetme të dhënash.

Dua të theksoj se tendenca për të përfshirë shërbimet cloud në strategjinë e IT nga ana e agjencive qeveritare është bërë e dukshme vetëm kohët e fundit. Zbatimi i softuerit duke përdorur një model cloud nga ministritë dhe departamentet ruse pasqyron specifikat kombëtare në kontekstin e ndryshimit të marrëdhënieve ndërkombëtare, nga njëra anë, dhe ndërlikimin e situatës ekonomike në Rusi, nga ana tjetër. NË aktualisht autoritetet janë të detyruara të optimizojnë kostot për kryerjen e funksioneve të tyre, duke përfshirë kursimin në shërbimet e TI-së në sfondin e tendencës së përgjithshme të zhvillimit e-qeverisja.

Në përgjithësi, klientët e qeverisë janë më të gatshëm të ndërtojnë retë e tyre private sesa të marrin me qira shërbime publike. Puna e agjencive qeveritare me retë publike pengohet nga kërkesat e sigurisë dhe rregullatore, duke përfshirë kufizimet në blerjen e shërbimeve të prodhuara nga jashtë. Duke përdorur modelin SaaS, agjencitë qeveritare sot konsumojnë zgjidhje në fushën e menaxhimit të përmbajtjes, menaxhimit të dokumenteve elektronike, duke punuar së bashku apo projekte.

Në vitin 2016, kompania New Cloud Technologies dhe qendra analitike TAdviser kryen një studim “Shërbimet Cloud në agjencitë qeveritare”. Sipas studimit, llojet më të zakonshme të softuerit cloud midis autoriteteve të anketuara janë sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve dhe shërbimet e ruajtjes së të dhënave (rreth 80%) (Figura 2).

Figura 2. Llojet e softuerit të përdorur sipas modelit cloud

Rajonet më të avancuara për sa i përket përdorimit të zgjidhjeve cloud në sektorin publik janë: Moska, Shën Petersburg, Tatarstan, Khanty-Mansi Autonome Okrug-Yugra, rajoni Tula (Tabela 1).

Tabela 1.

TOP 5 rajonet e Federatës Ruse për migrimin në zgjidhjet cloud në një shkallë 10-pikëshe

Në këto rajone, migrimi i sektorit publik në cloud EDMS është i përhapur. Në veçanti, "Praktika" EDMS e bazuar në cloud është zbatuar në agjencitë qeveritare në Moskë dhe rajonin e Moskës. Në total, kjo zgjidhje përdoret nga më shumë se 40 autoritete federale dhe rajonale.

Vlen të përmendet se për një kohë të gjatë faktori kryesor që kufizonte përhapjen e teknologjive cloud, përfshirë cloud EDMS, në rajonet ruse ishin kufizimet e kanaleve të komunikimit dhe, kryesisht, niveli i pamjaftueshëm i zhvillimit të aksesit me brez të gjerë.

Për momentin situata po rrafshohet. Siç tregoi studimi “Shërbimet në renë kompjuterike në agjencitë qeveritare”, më shumë se 60% e organizatave rajonale të anketuara konfirmojnë përdorimin e shërbimeve cloud ose planet e migrimit. Një shtytës i caktuar për mbulimin rajonal të cloud ishte platforma O7 e operatorit Rostelecom, e cila ishte e fokusuar kryesisht në shërbimet për rajone dhe komuna.

Në bazë të kësaj platforme, kompania EOS krijoi një shërbim cloud për menaxhimin elektronik të dokumenteve O7.DOK. Ky shërbim kombinuar me një sistem të unifikuar identifikimi dhe autorizimi (USIA), me infrastrukturën rajonale të qeverisjes elektronike, duke përfshirë sistemin e ndërveprimit elektronik ndërdepartamental (SMEI), dhe bën të mundur shkëmbimin e të dhënave me shërbimet WEB të autoriteteve qeveritare.

Sigurisht, përdorimi i EDMS me bazë SaaS në agjencitë qeveritare kërkon konsideratë serioze në lidhje me kërkesat për sigurinë dhe cilësinë e lidhjes në distancë me sistemin. Mënyra kryesore për të zgjidhur problemin e sigurisë së informacionit sot është vendosja e një EDMS për ndërmarrjet dhe organizatat vartëse, si dhe për qeveritë vendore, jo në internet, por në rrjetin e një organi qeveritar rajonal me organizimin e mbrojtjes së kanaleve, e cila merr parasysh kërkesat e nevojshme. Sot, kjo praktikë është zhvilluar tashmë në shumë rajone të vendit. Kështu, që nga viti 2011, qeveria e Moskës ka zhvilluar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve bazuar në produktin Praktika, duke lidhur departamentet dhe institucionet buxhetore me të.

Kur përdorni këtë skemë, krijohet një re private në nivelin e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, në të cilën vendosen të gjitha zgjidhjet e nevojshme për të automatizuar si vetë organin e qeverisë rajonale ashtu edhe të gjitha institucionet vartëse. Kjo siguron transferim efikas dokumente si tek autoritetet më të larta ashtu edhe ndërmjet organizatave vartëse, duke përfshirë edhe ndërmjet autoriteteve komunale, dhe monitorim transparent i statusit të ekzekutimit të dokumenteve të marra nga institucionet më të larta. Në të njëjtën kohë, sigurohet një qasje e unifikuar si për rregullimin e punës ashtu edhe për mbrojtjen e informacionit.

Duhet të theksohet gjithashtu se fusha e automatizimit të dokumenteve është zhvilluar në mënyrë të pabarabartë në Rusi. Në agjencitë e mëdha qeveritare nivel federal ky komponent është më i zhvilluar se sa në nivel rajonal dhe lokal. Ekspertët vënë në dukje se agjencitë qeveritare që janë të dobëta për sa i përket informatizimit përfitojnë më shumë nga prezantimi i EDMS-it të bazuar në cloud. Për më tepër, arsyet dominuese për mospërdorimin e shërbimeve cloud vazhdojnë të jenë siguria e informacionit, si dhe kufizimet rregullatore. Përfaqësuesit e autoriteteve rajonale gjithashtu shohin si problem financimin e kufizuar.

Si përfundim, dëshiroj të vërej se tendenca e "lëvizjes" në "renë" e shërbimeve për organizimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe, në veçanti, ofrimin e zgjidhjeve duke përdorur modelin SaaS është bërë një nga ato kryesore në industrinë në shqyrtim. . Progresi në fushën e cloud computing në shumë raste sot e bën tashmë modelin e pritjes së EDMS në cloud dhe ofrimit të organizatave me shërbimet e duhura për përdorimin e tyre me kosto efektive.

Bibliografi:

1. "Retë" në sektorin publik: hulumtim nga TAdviser dhe "Teknologjitë e reja cloud". [Burimi elektronik] - Mënyra e hyrjes: http://www.tadviser.ru (data e hyrjes: 20 nëntor 2017)
2. Rrjedha e dokumentit në retë. Përfitimet dhe rreziqet. [Burimi elektronik] - Mënyra e hyrjes: https://www.eos.ru (data e hyrjes: 21/11/2017)
3. Si ta lëshoni shtetin në re. [Burimi elektronik] - Mënyra e hyrjes: https://www.eos.ru (data e hyrjes: 11/22/2017)
4. EDMS në formatin SaaS. [Burimi elektronik] - Mënyra e hyrjes: http://www.tadviser.ru (data e hyrjes: 11/22/2017)

Puna në zyrë dhe qarkullimi i dokumenteve janë procedura të rëndësishme ndihmëse të sistemit të menaxhimit të një kompanie, të cilat në fakt formojnë strukturën e saj. proceset e menaxhimit duke ndikuar drejtpërdrejt në punën e organizatës në tërësi. Megjithatë, vendosja e një sistemi të plotë të menaxhimit elektronik të dokumenteve kërkon serverë të dedikuar, infrastrukturë dhe personel të lidhur, gjë që mund të jetë e shtrenjtë për kompanitë. Modeli i shërbimit dhe retë bëjnë të mundur zgjerimin e ndjeshëm të audiencës së synuar të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Shumica e prodhuesve të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS) fokusohen në kompani dhe organizata me një shpërndarje të theksuar territoriale dhe një numër mjaft të madh vendesh pune. Janë këto kompani që duhet urgjentisht të optimizojnë rrjedhën e dokumenteve dhe të organizojnë ndërveprim elektronik. Megjithatë, jo çdo kompani ka burime të mjaftueshme për të paguar "biletën e hyrjes" në proces zbatimin e EDMS. Ofrimi i shërbimeve të menaxhimit të dokumenteve duke përdorur modelin SaaS (Software as a Servise) rezulton të jetë mjaft i pranueshëm për organizatat e çdo madhësie dhe profili që kërkojnë kërkesa të ndryshme për mbrojtjen e informacionit.

Funksionaliteti EDMS

Bazuar në funksionalitetin, EDMS mund të ndahet në (Fig. 1): zgjidhje klasike për automatizimin e dokumenteve, të kërkuara kryesisht nga klientët e qeverisë - funksionaliteti dhe ndërfaqet këtu janë përcaktuar prej kohësh; sistemet e menaxhimit të dokumentacionit (industri, rregullator, administrativ); mjete për punë në grup me dokumente; sistemet standarde të menaxhimit të procesit (automatizimi i flukseve të punës); sistemet arbitrare të kontrollit të procesit.

Arkitektura EDMS në renë kompjuterike

Çdo EDMS moderne, pavarësisht nga koncepti mbi të cilin bazohet metodologjia e tij e shitjeve dhe çfarë procesesh automatizon (puna në zyrë, rrjedha e dokumenteve, mbështetja e informacionit për modelet e menaxhimit), është ndërtuar mbi bazën e një arkitekture me tre nivele (Fig. 2) . Në bazë ka një DBMS dhe, nëse është e nevojshme, një sistem mbrojtjeje kriptografike. Nivelet e dyta dhe të treta janë të zëna nga shërbimet e sistemit dhe aplikacionit, si dhe nga serveri i aplikacionit. Ekziston gjithashtu një nivel i katërt, i cili përfshin zgjidhje ndërfaqesh që ju lejojnë të krijoni ndërfaqen më funksionale për një pajisje specifike (PC, kompjuter tabletë, celular etj).

Ai bazohet në një DBMS industriale nga Microsoft, IBM ose Oracle. Detyrat e tij përfshijnë ruajtjen e sigurt të dokumentacionit elektronik dhe organizimin e aksesit në të, duke përfshirë aksesin hierarkik (IBM Lotus Domino/Shënime). Përveç DBMS, niveli më i ulët i arkitekturës klasike EDMS me tre nivele mund të përfshijë infrastrukturën e informacionit dhe transportit, si dhe një sistem sigurie informacioni me mbështetje për procedurat kriptografike dhe nënshkrimet elektronike.
Në një sistem cloud, ruajtja e të dhënave mund të kryhet si në një ruajtje të vetme, të dedikuar, ashtu edhe të shpërndahet, për shembull, në vendin ku dokumentet futen në sistem, gjë që mund të jetë veçanërisht e rëndësishme për automatizimin cloud të rrjedhës së dokumenteve në një organizatë. me një numër të madh zyrash të vendosura në rajone të ndryshme.

Zgjidhjet specifike të orientuara nga dokumentet për menaxhimin e përmbajtjes së korporatës mund të përdoren si bazë e një EDMS moderne. Platforma Lotus zë një pjesë të konsiderueshme të kësaj pjese të tregut. Nëse DBMS-të e diskutuara më parë përfaqësojnë një qasje relacionale për menaxhimin e bazës së të dhënave, dhe informacioni në to paraqitet në formën e tabelave drejtkëndore, atëherë të dhënat në Lotus Domino ruhen në mënyrë hierarkike, domethënë në një strukturë të ngjashme me ruajtjen e zakonshme të dokumenteve në një organizatë. Kjo qasje përmirëson ndjeshëm procedurat e menaxhimit të dokumenteve, gjë që ka lejuar që kjo teknologji të zërë një vend të spikatur treg modern Zgjidhjet EDMS.

Duke qëndruar pak larg në këtë grup është zgjidhja e Microsoft, e cila synohet më shumë për menaxhimin e përmbajtjes së korporatës - SharePoint. Duke qenë një platformë ECM, SharePoint gjen shumë fansa, veçanërisht në bizneset e mesme, pasi sistemet e ndërtuara mbi bazën e saj mund të shkallëzohen lehtësisht si në vëllim ashtu edhe në funksionalitet në varësi të nevojave aktuale të biznesit; megjithatë, qasjet e bazuara në SharePoint ende praktikisht nuk janë zbatuar. në formën e cloud EDMS.

Shumë zhvillues vendas EDMS, veçanërisht ata që ndërveprojnë ngushtë me shitësit, kanë njëkohësisht disa zgjidhje industriale të krijuara si brenda kornizës së një arkitekture të përbashkët me tre nivele, ashtu edhe si një superstrukturë mbi një mjedis të orientuar nga dokumenti që ju lejon të menaxhoni në mënyrë efektive të dhënat e dokumentit në mënyrë të pavarur.

Nivelet e dyta dhe të treta të arkitekturës me tre nivele zbatohen nga një server aplikacioni dhe shërbime të ndryshme të sistemit, burimet e të cilave përdoren nga modulet e aplikacionit EDMS - paketë softuerike, i cili ofron funksionalitetin bazë të EDMS. Për shembull, në procedurën e përpunimit të korrespondencës hyrëse, një kompleks i tillë universal i siguron sistemit funksionalitetin e mëposhtëm: numërimi i dokumenteve; ruajtja e përmbajtjes së dokumentit (imazhi, teksti); automatizimi i procedurave standarde (koordinimi, miratimi ose nënshkrimi).

Sigurisht, ka shumë më tepër detyra të zgjidhura nga një server aplikacioni, por ato duhet të konsiderohen vetëm në kontekstin e funksionalitetit që ofrojnë.

EDMS në versionin "cloud" nuk është thelbësisht i ndryshëm. Pra, për këtë kategori konsumatorësh nuk janë të rëndësishme aspektet arkitekturore të zgjidhjes, si dhe aspektet e menaxhimit të licencës.
Një veçori e veçantë në arkitekturën që kemi shqyrtuar është niveli i katërt, i cili është niveli i ndërfaqeve të përdoruesit (UI) i krijuar për të organizuar ndërveprim të përshtatshëm dhe të plotë të përdoruesit përfundimtar me EDMS si të tillë, si dhe pajisjet periferike të përfshira përveç EDMS në kompleksin e vendit të punës të përdoruesit (skaner, printer, skaner barkodi, etj.).

Niveli i ndërfaqes së përdoruesit mund të ndahet në kategori sipas llojeve të ndërfaqeve të përdorura:

. Klient "i shëndoshë". EDMS më i vjetër, i cili megjithatë siguron ndërveprim me funksion të plotë midis përdoruesit dhe EDMS. Zakonisht paraqitet në formën e një moduli softuerësh të instaluar direkt në stacionin e përdoruesit, i cili tregon disavantazhet e tij kryesore: vendosjen e kushtueshme dhe funksionimin e mëtejshëm. Klientët "Të shëndoshë" varen nga lloji sistemi operativ aplikacionet. Kjo qasje konsiderohet mjaft e vjetëruar dhe zgjidhjet e bazuara në të nuk përdoren për cloud EDMS.
. Klient "i hollë". Një EDMS moderne që ndërvepron me përdoruesin përmes një ndërfaqe në internet duke përdorur një shfletues interneti. Për më tepër, ky ndërveprim mund të organizohet si nga brenda rrjet lokal organizatat, dhe nëpërmjet VPN dhe internetit. Kjo e bën të lehtë vendosjen dhe mirëmbajtjen. Funksionaliteti i një sistemi të tillë mund të përditësohet pa një rirregullim masiv të aplikacioneve të klientëve, gjë që gjithashtu redukton ndjeshëm kostot. Në EDMS moderne "cloud", ky lloj ndërfaqe, i pavarur nga platforma e vendit të punës, është kryesori.
. Një klient celular i krijuar për përdorim në platformat moderne celulare të orientuara nga biznesi: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android dhe MS Windows Phone. Vetëm zgjidhjet e bazuara në iOS dhe BlackBerry OS ofrojnë nivelin e duhur të sigurisë kur transferoni të dhëna në dhe nga telefoni juaj.

Sistemet moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike vazhdojnë të zhvillohen, duke kapur sektorë të rinj tregu dhe duke ofruar shërbime brenda modeleve të reja të biznesit, kryesori i të cilave është SaaS.
Një numër i madh i aspekteve arkitekturore janë të njëjta si për EDMS klasike ashtu edhe për ato cloud. Sidoqoftë, zgjidhjet cloud në fushën e menaxhimit të dokumenteve kanë gjithashtu shumë dallime nga sistemet konvencionale të informacionit të korporatave, të cilat praktikisht përjashtojnë mundësinë e ridizajnimit të një zgjidhjeje klasike EDMS në një re, gjë që aktualisht shpjegon përfaqësimin dukshëm të dobët të zgjidhjeve cloud në sektorin e sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve në tregun e brendshëm . Vitin e kaluar, të paktën tre sisteme të tilla u vunë zyrtarisht në funksionim komercial; në vitin 2012, zhvilluesit premtuan të paktën pesë zgjidhje të orientuara drejt dokumenteve të bazuara në cloud. Zgjidhjet e reja duhet të sjellin qasje të reja teknike dhe ligjore për aftësitë e licencimit dhe faturimit, si dhe sigurimin e ndërlidhjes me zgjidhjet e portaleve qeveritare, sistemet e ndërveprimit elektronik ndër-departamental (SMEI) dhe menaxhimin e dokumenteve elektronike ndër-departamentale (EDF).

Problemet e zgjedhjes

Nëse për një kompani detyra e zgjedhjes së një fluksi të dokumenteve cloud përkon me automatizimin e parë të rrjedhës së dokumenteve në përgjithësi, domethënë, kompania përballet me zgjedhjen "nëse do të zbatojë një EDMS klasik ose thjesht do të lidhet me një zgjidhje ekzistuese cloud", përfitimi financiar i "opsionit cloud" është qartë i dukshëm. Por çështja e besimit në ofruesin e zgjidhjeve cloud mund të jetë mjaft akute. Dhe këtu është e nevojshme t'i përgjigjemi një numri pyetjesh: a do të sigurojë ofruesi konfidencialitetin real, dhe jo të deklaruar, të dokumenteve të ruajtura në sistem, a do të bëhen kopje rezervë të të dhënave në kohën e duhur, etj.
Një nga dokumentet kryesore që përcakton marrëdhëniet juridike midis ofruesit dhe klientit është SLA (Marrëveshja e Nivelit të Shërbimit). Një marrëveshje SLA, ndryshe nga një marrëveshje shërbimi të rregullt, nënkupton jo vetëm dhe jo aq një listë të punës së kryer nga ofruesi, por përcakton të gjitha shërbimet cloud EDMS që do t'i ofrohen klientit gjatë afatit të marrëveshjes, si dhe afatet kohore brenda të cilave këto shërbime do të ofrohen në vëllimin dhe cilësinë e duhur. Kontrata përcakton qartë të gjitha afatet kohore për zgjidhjen e incidenteve dhe problemeve të shfaqura dhe përcakton masat disiplinore kundër ofruesit në rast mospërputhjeje ose ekzekutimi jo i duhur detyrimet.

Cloud EDMS apo jo?

Përkundër faktit se qasja SaaS funksionon mirë në shumë situata dhe ka një numër të madh argumentesh në favor, futja e një EDMS të bazuar në cloud në një kompani ende has në rezistencë. Cilat kritere mund të sugjerojnë se si të automatizoni rrjedhën e dokumenteve?

Kriteri 1. Rritje e shpejtë e vëllimeve të rrjedhës së dokumenteve.
Për një kompani të vogël ose të mesme, kjo shenjë është sinjali i parë që është koha për të menduar për automatizimin e këtij grupi procesesh. Rritja e shpejtë e vëllimeve të përmbajtjes si brenda një sipërmarrjeje ashtu edhe ndërmjet kompanive ka bërë të nevojshme zbatimin e sistemeve dhe teknologjive efektive të menaxhimit të dokumenteve. Shërbimet në ueb u mundësojnë shumë kompanive të automatizojnë shpejt menaxhimin e përmbajtjes me përfitime të tilla si kosto më të ulëta të blerjes dhe administrim më i lehtë i sistemit të TI. Ofruesi është përgjegjës për menaxhimin e infrastrukturës dhe mirëmbajtjen e shërbimit; përdoruesi nuk duhet të blejë, mirëmbajë ose menaxhojë asgjë.
Besohet se në shumicën e rasteve ndërmarrjet e mëdha mund të kursejë potencialisht më shumë se 50% të kostove të infrastrukturës dhe menaxhimit në krahasim me një implementim tradicional të softuerit duke zgjedhur një model SaaS për menaxhimin e dokumenteve. Për kompanitë e vogla, automatizimi i rrjedhës së dokumenteve përmes një EDMS të bazuar në cloud do të jetë edhe më pak i kushtueshëm, sepse kostoja relative e infrastrukturës, si dhe kostoja e administrimit, janë ulur ndjeshëm.

Kriteri 2. A kërkon kompania një aplikacion të vetëm apo një sistem prej disa modulesh të ndërlidhura?
Disa kompani kërkojnë veçori të shumta, të tilla si aftësia për të marrë dhe dërguar postë nga një aplikacion; OCR për konvertimin e fakseve dhe dokumenteve të skanuara në dokumente tekstuale dhe funksione të tjera për organizim më të mirë të përmbajtjes. Të tillë gjëra të vogla të rëndësishme vetëm një ofrues mund ta zbatojë atë shumë më lirë dhe me cilësi më të mirë.

Kriteri 3. Sa është shpejtësia e kërkuar e zbatimit?
Tradicionalisht, faza e blerjes së softuerit standard, e cila përfshin mbajtjen e një tenderi, zhvillimin Termat e referencës, testimi dhe negociatat, mund të zgjasin një muaj, pas së cilës vjen afati i punës, i cili në kushtet e një organizate mesatare me 50-100 vende pune në EDMS është edhe dy muaj. Kur zgjedh një EDMS cloud, klienti do ta shohë aplikacionin në funksion tashmë gjatë periudhës së funksionimit të testimit, dhe kthimi i investimit do të vijë shumë më herët.

Kriteri 4. A ka mjete të përshtatshme migrimi i të dhënave në një sistem cloud nga një EDMS tashmë në përdorim në ndërmarrje. Cilat janë gjasat që të dhënat mund të dëmtohen ose humbasin pjesërisht ose plotësisht? Nga ana tjetër, ju duhet të vlerësoni rreziqet që lindin si gjatë migrimit ashtu edhe gjatë funksionimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve në platformën cloud.

Kriteri 5. A keni një buxhet të kufizuar të projektit? Kur zbatoni një EDMS të bazuar në renë kompjuterike, kostot e fillimit reduktohen ndjeshëm dhe janë të krahasueshme me koston e funksionimit. Dëshironi të reduktoni kostot tuaja fillestare?
Blerja e softuerit gjenerik shpesh kërkon kosto të larta licencimi. Një vlerësim ekspert i kostos së një pakete tipike softuerësh është afërsisht 15% e kostos së zotërimit dhe funksionimit të këtij aplikacioni për 5 vjet. Me një zgjidhje të bazuar në cloud, kostoja e pronësisë mund të shihet si një tarifë e vogël mujore dhe jo si një investim i madh.

Kriteri 6: A keni nevojë për një sistem ECM që përmirësohet vazhdimisht?
Nëse linja kryesore e biznesit të kompanisë po zhvillohet me shpejtësi, atëherë përdorimi i një "cloud" EDMS të modifikueshëm mund të zvogëlojë ndjeshëm kostot e kompanisë për menaxhimin e softuerit: ndryshimet në një sistem të tillë ndodhin njëkohësisht për të gjithë, ndërsa instalimi i softuerit shtesë është i përjashtuar. Si rezultat, ofruesi i zgjidhjeve kryen përditësime në server, të cilat janë të disponueshme menjëherë përmes aksesit në ueb, kështu që versionet e përditësuara janë të padukshme për operatorin dhe nuk kërkojnë pagesë shtesë.

Kriteri 7. A mund të vlerësoni rreziqet që do të shfaqen nëse ofruesi i sistemit të informacionit largohet nga tregu? Në shumë mënyra, përgjigja për këtë pyetje është zgjidhje teknike që lejojnë migrimin e të dhënave si nga vetë cloud ashtu edhe nga kopjet rezervë. Nga ana tjetër, gjasat e diskreditimit të dokumenteve, që lindin kur një ofrues i sistemit ndryshon kryesisht për shkak të motivimit politik për veprime të tilla, mund të minimizohet nëpërmjet përdorimit të mjeteve të sigurisë së informacionit kriptografik të fuqisë së duhur.

Kriteri 8. A mund ta menaxhoni biznesin tuaj sipas parimit Pareto, kur aftësitë thelbësore të produktit mund të zgjidhin numrin maksimal të detyrave që i janë caktuar? Nëse po, atëherë zbatimi i bazuar në një EDMS "cloud" është i përshtatshëm për organizatën në fjalë, por nëse funksionaliteti është më i fragmentuar, dhe ka edhe detyra që nuk mund të zgjidhen me ndihmën e tij, atëherë zbatimi i qëllimeve bazuar në përzgjedhjen EDMS "cloud" ka shumë të ngjarë të dyshimtë dhe nevojiten analiza shtesë për të marrë një vendim të menaxhimit në lidhje me automatizimin e dokumenteve në këtë mënyrë. Kjo është për shkak se shumica e sistemeve cloud të dizajnuara mirë ofrojnë të mëdha funksionalitetin. Megjithatë, disa funksione të specializuara nuk mund të ofrohen. Prandaj, shumë kompani kanë frikë se do të humbasin fleksibilitetin. Por me përdorim më efikas, lejohet një zgjidhje në të cilën EDMS do të ofrojë vetëm funksionalitet standard. Funksionalitete të tjera të kërkuara nga kompania mund të zbatohen shtesë.