Çfarë ka në një emër? Kërkesat profesionale për kategori të ndryshme sekretarësh Sekretari quhet ndryshe

Sekretari quhet asistent besnik i shefit dhe dora e djathtë, dhe për arsye të mira, sepse detyrat e sekretarit të menaxherit përfshijnë sigurimin e menaxhimit efektiv dhe aktiviteteve administrative. Sekretari i menaxherit është i angazhuar në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve të biznesit dhe dokumenteve, ndihmon shefin në biznes dhe zgjidh shumë çështje organizative.

Pozicioni i sekretarit -asistent gjithashtu mund të konsiderohet përfaqësues, pasi ai është fytyra e kompanisë - ai takon mysafirë, u përgjigjet thirrjeve dhe letrave. Një punë e tillë kërkon shumë qetësi, aftësi komunikuese dhe organizim. Për këtë arsye, profesioni i sekretarit mund të premtojë perspektiva të mëdha - në të ardhmen, një specialist mund të bëhet menaxher zyre, dhe më pas një nga drejtorët ose menaxherët kryesorë.

Pozita e sekretarit ekzekutiv kërkohet në pothuajse çdo kompani që ka një zyrë për klientët dhe vizitorët. Këto mund të jenë ndërmarrje të mëdha dhe organizata të biznesit të vogël.

Historia e profesionit

Me kalimin e kohës, kompetencat e sekretarit janë zgjeruar ndjeshëm dhe sot ata mund të kryejnë një larmi funksionesh. Kështu, lindi nevoja për specialistë të specializimit të ngushtë, si rezultat i të cilit u shfaq profesioni i sekretarit-asistentit, nëpunësit, sekretarit-përkthyesit dhe menaxherit të zyrës.

Detyrat e sekretarit

Detyrat e sekretarit-asistent përfshijnë:

• pritja e vizitorëve;
• marrja e thirrjeve telefonike;
• mbajtja e të dhënave;
• planifikimi i ditës së punës së menaxherit;
• organizimi i takimeve;
• prenotimi i biletave dhe prenotimi i hoteleve për menaxherin dhe punonjësit e tjerë gjatë një udhëtimi pune;
• porositja e furnizimeve të zyrës;
• përmbushjen e kërkesave të kreut.

Ndonjëherë funksionet e sekretarit ekzekutiv përfshijnë korrespondencën në gjuhën angleze.

Kërkesat e sekretarit

Kërkesat për një sekretar ekzekutiv përfshijnë:

• arsimi i mesëm ose i lartë;
• Pronësia e kompjuterit;
• njohuri mbi bazat e punës në zyrë;
• njohuri të gjuhës angleze (ndonjëherë).

Gjithashtu, pozicioni i sekretarit presupozon aftësitë e mëposhtme:

• përpikmëri;
• aftësia për t'u dukur mirë (e paraqitshme);
• organizimi.

Shembull i rinisë së sekretarit

Rifilloni mostrën

Si të bëhesh sekretar

Si të bëhem sekretar? Ky mund të jetë pronari i çdo arsimi të lartë i cili ka përfunduar kurse asistentësh sekretarie ose ka marrë trajnim direkt në vendin e punës. Si rregull, punëdhënësit nuk vendosin kërkesa të veçanta për specialitetin e aplikantit, por përqendrohen në sigurimin që aplikanti të ketë cilësitë e nevojshme personale dhe të jetë në gjendje të kryejë detyrat në nivelin e duhur.

Paga e sekretarit

Paga e sekretarit mund të jetë e ndryshme - nga 15 në 45 mijë rubla. Të ardhurat varen nga sfera e përgjegjësive të punonjësit dhe rajoni në të cilin ai punon. Paga mesatare e një ndihmësi sekretari është 30 mijë rubla.

Kthehu te Përgjegjësitë e Lidershipit

Sekretari kryen detyrat e mëposhtme të punës:

- Kryen punë në mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të drejtuesit.

- Pranon korrespondencën që mbërrin për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në ndarjet strukturore ose një interpretues specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.

- Pranon dokumente dhe aplikime personale për nënshkrimin e titullarit.

- Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacionin e shërbimit tek kreu, organizon biseda telefonike të shefit.

- Në emër të kreut, harton letra, pyetje dhe dokumente të tjera.

- Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga drejtuesi (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e takimit, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e takimeve dhe takimeve.

- Kryen kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave dhe urdhrave të lëshuar nga punonjësit e ndërmarrjes, si dhe respektimin e afateve për ekzekutimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.

- Siguron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.

- Organizon pritjen e vizitorëve, promovon efikasitetin e shqyrtimit të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.

- Formon raste në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i paraqet ato në arkiv në kohën e duhur.

- Organizon udhëtime biznesi për kokën: porosit bileta ajri dhe treni, rezervime hotelesh.

- Kryen detyra individuale të shërbimit të mbikëqyrësit të tij të menjëhershëm.

Sekretari ka të drejtë:

- Merrni informacion, përfshirë informacionin konfidencial, në sasinë e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.

- Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën e tyre dhe punën e kompanisë.

- Kërkoni informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare personalisht ose në emër të drejtuesit nga divizionet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë.

- Kërkoni nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.

- Marrin vendime brenda kompetencave të tyre.

Sekretari është përgjegjës për:

- Për mospërmbushje dhe / ose përmbushje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave të tyre.

- Për mospërputhje me udhëzimet aktuale, urdhrat dhe urdhrat për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacioneve konfidenciale.

- Për shkelje të rregullave të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Detyrat e drejtorit
Ish drejtor
Kontrolli i jashtëm
Menaxhimi operacional
Sistemi I kontrollit

Kthehu | | Lart

© 2009-2018 Qendra e Menaxhimit Financiar. Të gjitha të drejtat e rezervuara. Publikimi i materialeve
lejohet me tregimin e detyrueshëm të një lidhjeje në sit.

Ajo që sekretari duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë është përcaktuar në profilin e kualifikimit.

Karakteristikë e kualifikimit- Ky është një dokument normativ që përcakton se çfarë duhet të bëjë një punonjës i veçantë në punën e tij, çfarë duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë për këtë dhe cili duhet të jetë niveli i trajnimit të tij.

Përgjegjësitë e punës (sekretari duhet të jetë në gjendje) Kryeni funksione teknike për të siguruar dhe mbajtur punën e drejtuesit të ndërmarrjes (ose departamentit), ndihmoni në planifikimin e ditës së punës së drejtuesit. Merrni informacionin e nevojshëm për drejtuesin nga departamentet ose interpretuesit, telefononi punëtorët në emër të tij. Organizoni biseda telefonike të kokës, merrni dhe transmetoni mesazhe telefonike, regjistroni mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sillni përmbajtjen e tyre në vëmendjen e kokës. Organizoni udhëtime dhe udhëtime biznesi për kokën. Kryeni punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga drejtuesi (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin dhe axhendën e takimit ose takimit, regjistrimin e tyre), mbani dhe hartoni procesverbal. Siguroni vendin e punës të menaxherit me pajisje zyre, teknologji organizative, krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive. Dërgoni dhe merrni informacion mbi pajisjet marrëse dhe të interkomunikacionit, printoni shpejt materiale të ndryshme në drejtimin e kokës. Kryeni punën e dokumentacionit, pranoni korrespondencën e marrë në emër të drejtuesit, organizojeni atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe transferojeni atë pas shqyrtimit tek drejtuesit e departamenteve ose interpretues të veçantë për përdorim në procesin e punës së tyre ose për përgatitjen e një përgjigje. Ruajtja e shërbimeve të informacionit për menaxherin dhe punonjësit (me gojë, dokumentare, kompozoni rishikime të shtypit, siguroni kopje të artikujve interesantë). Monitoroni afatet për ekzekutimin e urdhrave nga kreu për aplikimet personale të qytetarëve. Për të organizuar pritjen e vizitorëve, duke treguar takt dhe vëmendje ndaj tyre, për të lehtësuar shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozimeve nga punonjësit, për të formuar raste në përputhje me nomenklaturën e miratuar të çështjeve, për të siguruar sigurinë e tyre dhe për t'i dorëzuar ato në arkiv ne kohe. Krijoni dhe përdorni bazat e të dhënave (përfshirë informacionin në internet).

Sekretari duhet të dijë: aktivitetet e kompanisë dhe detyrat dhe kompetencat e punonjësve; rregulloret dhe udhëzimet për dokumentacionin; shkrimi; punoni në një kompjuter personal, redaktorë modernë të kompjuterit (Word, Excel, etj.); rregullat e drejtshkrimit dhe pikësimit; rendi i rregullimit të materialit kur printoni dokumente të ndryshme; rregullat e funksionimit për pajisjet e zyrës (fakse, shkëmbime telefonike mini-automatike, kopjues, regjistrues zëri, magnetofon); rregullat për përdorimin e sistemeve intercom; standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ; rregulloret e brendshme të punës; Bazat e organizimit shkencor të punës së sekretarisë; psikologjia njerëzore dhe ligjet e komunikimit efektiv; mirësjellja e shërbimit; rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës, sigurisë, kanalizimeve industriale dhe mbrojtjes nga zjarri; gjuhë e huaj e klientëve dhe partnerëve; Kodi i Punës i Federatës Ruse.

Për të zhvilluar dhe konkretizuar karakteristikat e kualifikimit në ndërmarrjet (firmat), zhvillohen përshkrimet e vendeve të punës.

Përshkrimi i punës - dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon aktivitetet e sekretarit, që përcakton të drejtat e tij, pozicionin në organizatë, natyrën e punës. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhënien e tij me punonjësit. Çfarë shkruhet në përshkrimin e punës, atëherë do të pyetet se çfarë të drejtash jepen në të, ka sekretari.

Përshkrimi i punës për sekretarin është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë të vogël (ose firmë), do të ketë një sekretar (ndihmës sekretar). Në organizatat më të mëdha, sekretarët mund të jenë në krye dhe zëvendësit e tij, në secilën njësi strukturore. Ka sekretarë bordesh, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë, etj. Çdo sekretar gjithmonë, bazuar në vëllimin dhe specifikat e aktiviteteve të organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij në sekretar, ka gamën e tij të përgjegjësive dhe të drejtave, të ndryshme kombinime të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës. Në të njëjtën kohë, ekziston një grup tipik i operacioneve të menaxhimit të menaxhimit të dokumenteve dhe jo-dokumenteve që kryhen nga të gjithë sekretarët. Për më tepër, veçantia dhe kompleksiteti i hartimit të përshkrimit të punës së sekretarit është për shkak të shkathtësisë së aktiviteteve të tij. Prandaj, është e pamundur të flitet për ndonjë standard të vetëm të përshkrimit të punës së sekretarit (sekretar-ndihmës).

Sidoqoftë, si me çdo përshkrim të punës, kërkesat e përgjithshme i imponohen asaj. Para së gjithash, ajo ka një strukturë të krijuar tashmë të unifikuar të tekstit, përkatësisht seksionet:

1. Dispozitat e Përgjithshme;

2) funksionet;

3) detyrat e punës;

5) përgjegjësia;

6) marrëdhënie;

7) lidhjet sipas pozicionit.

Mund të shtohet një seksion i quajtur "Vlerësimi i punës", dhe vitet e fundit një pjesë "Organizimi i punës (rutina e përditshme)" shfaqet gjithnjë e më shpesh.

Seksioni "Dispozitat e Përgjithshme" përmban emrin e saktë të pozicionit në përputhje me tabelën e personelit, vendin në sistemin e menaxhimit, domethënë emrin e njësisë strukturore dhe nënshtrimit, procedurën e emërimit dhe shkarkimit dhe procedurën e zëvendësimit Me Në organizatat e mëdha që kanë një institucion arsimor parashkollor, sekretari ka një nënshtrim të dyfishtë - drejtpërdrejt në kokën e tij dhe kreun e institucionit arsimor parashkollor. Sekretarët emërohen dhe shkarkohen me urdhër të drejtuesit (në një organizatë të madhe - me propozimin e drejtuesit të institucionit arsimor parashkollor).

I njëjti seksion specifikon kërkesat për trajnim profesional dhe përvojë pune. Sot, qëndrimi ndaj sekretarit dhe kërkesat për të kanë ndryshuar në mënyrë dramatike. Firmat janë në kërkim të një sekretari me arsim të lartë ose të mesëm të specializuar, i cili di një gjuhë të huaj, dhe flet rrjedhshëm në kompjuter. Gjithnjë e më shumë, sekretarit, si dhe jashtë vendit, i kërkohet të dijë jo një, por dy ose më shumë gjuhë të huaja, pasi firmat kanë kontakte të shumta me partnerë të huaj, dhe sekretari komunikon me ta. Ai gjithashtu përmban udhëzime për dokumentet kryesore legjislative dhe rregullatore, rregullatore, metodologjike, organizative, administrative, nga të cilat sekretari udhëhiqet në punën e tij.

Seksioni "Funksionet" rendit aktivitetet kryesore të sekretarit (sekretar-asistent), për shembull: informacion dhe dokumentacion mbështetje për drejtuesin, mbështetje organizative për kreun, pjesëmarrje në përgatitjen e ekspozitave dhe prezantimeve, etj.

Seksioni "Përgjegjësitë e punës" rendit të gjitha llojet e punës, operacioneve dhe teknologjive të përdorura në zbatimin e tyre. Ai rendit punën e kryer nga sekretari në një sekuencë logjike. Të gjitha llojet e punës ndahen në operacione me një tregues të teknologjisë së ekzekutimit. Për shembull, funksioni "informacion dhe mbështetje dokumentacioni" është i ndarë në dy pjesë: dokumentim dhe punë me dokumente. Dokumentimi, nga ana tjetër, përfshin hartimin e letrave (letra ftese, letra kujtese, etj.), Telegram, etj., Me udhëzimet e menaxherit të projektit; shtypjen në kompjuter të dokumenteve të menaxherit; kontrollimi i korrektësisë së dokumenteve kur ato i paraqiten kreut për nënshkrim (viza, disponueshmëria dhe saktësia e detajeve në përputhje me kërkesat e standardit, etj.); marrja dhe vërtetimi i kopjeve të dokumenteve, etj. Puna me dokumentet përfshin marrjen e dokumenteve në hyrje (orët tregohen, për shembull: në orën 09 dhe 16 orë), marrjen e fakseve dhe postës elektronike (gjatë ditës); përpunimi parësor i dokumenteve të marra në përputhje me kërkesat e udhëzimeve për punën në zyrë; vrojtim i dokumenteve (nëse i besohen sekretarit); regjistrimi i dokumenteve sipas rregullave të përcaktuara në organizatë; raporti i dokumenteve drejtuesit, etj.

Seksioni "Të drejtat" është ndoshta më i rëndësishmi. Ai thekson vendin e sekretarit në sistemin e menaxhimit, rëndësinë e tij, pozicionin në organizatë. Throughshtë përmes të drejtave që kompetencat e deleguara nga drejtuesi te sekretari dhe shkalla e pavarësisë së tij janë të dukshme. Ky seksion i lejon sekretarit të lirojë kohën e menaxherit për zgjidhjen e detyrave kryesore strategjike dhe taktike.

Thisshtë kjo pjesë e përshkrimit të punës që i jep sekretarit (sekretarit-ndihmësit) pak a shumë kompetenca dhe përcakton shkallën e aftësive të tij.

Seksioni "Përgjegjësia" është hartuar në përputhje të rreptë me ligjin.

Seksioni "Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)" është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së çdo anëtari të stafit menaxherial, dhe para së gjithash, kjo është për shkak të zbatimit aktiv të sistemeve të automatizuara që kërkojnë tregues të hollësishëm të informacionit, në çfarë forme , kujt i transmetohet dhe nga kush merret. ...

Vitet e fundit, pjesa e Vlerësimit të Punës është shfaqur shpesh në përshkrimin e punës. Zakonisht specifikon kriteret për kohën e punës dhe cilësinë e saj, për shembull: asnjë ankesë, pretendim dhe ankesë; mungesa e gabimeve në dokumente; respektimi i afateve për ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxhmenti, etj.

Si rregull, përshkrimi i punës përfundon me një tregues të procedurës për rishikimin e tij. Kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës mund të jenë ndryshimet në strukturën e organizatës, të cilat përfshinin një rishpërndarje të detyrave të punonjësve, një ndryshim në llojet e punës së kryer nga sekretari, futjen e teknologjisë kompjuterike. Por shumë më shpesh ato tregojnë periudhën e rishikimit ose miratimit të detyrueshëm të udhëzimit (3 vjet ose 5 vjet).

Një seksion opsional është "Organizimi i punës", por kohët e fundit është shumë i popullarizuar dhe gjithnjë e më i zakonshëm. Ajo siguron një rutinë të përafërt ditore për një sekretare. Mund të duket kështu.

Gjysma e parë e ditës së punës:

1) ejani në punë 10 minuta para kokës, për të kontrolluar gjendjen e vendeve të punës (tuajat dhe kokën), vendosni veten në rregull, hartoni ose sqaroni një plan për ditën e ardhshme;

2) zgjidhni dokumentet dhe dosjet e nevojshme në përputhje me planin;

3) të marrë korrespondencë, të njihet me përmbajtjen, të shtyjë dokumentet që kërkojnë një vendim me përparësi të kreut;

4) transferoni menjëherë telegrame, fakse urgjente dhe mesazhe telefonike në kokë;

5) për pjesën tjetër të dokumenteve, përgatitni opsionet për përgjigjet ose zgjidhjet e mundshme, shpërndani midis interpretuesve;

6) shikoni rishikimet, raportet, ftesat, etj.

etj.; shënoni datat dhe orët e të gjitha ngjarjeve në kalendarin tuaj ditar;

7) të mbajë dokumentet e nevojshme për informacionin aktual dhe punën referuese;

8) raportoni tek drejtuesi i korrespondencës së marrë;

9) sqaroni, së bashku me drejtuesin, përmbajtjen e aktiviteteve të planifikuara për ditën aktuale;

10) transmetoni me telefon dhe personalisht udhëzimet e drejtuesit tek ekzekutorët përkatës dhe kujtoni për skadimin e afateve për ekzekutimin e dokumenteve.

Gjysma e dytë e ditës:

1) grumbullimi dhe përgatitja për nënshkrimin e dokumenteve të ekzekutuara;

2) raportoni tek kreu për dokumentet e ekzekutuara, merrni dokumentet e përpunuara nga ai nga kreu;

3) të përpunojë dhe dërgojë dokumente që dalin;

4) planifikoni aktivitetet për ditën tjetër.

Gjatë gjithë ditës së punës, zbatohen sa vijon:

a) punë me vizitorë, biseda telefonike;

b) regjistrimin e dokumenteve të ekzekutuar në dosje;

c) kryerjen e punës në kompjuter;

d) organizimi i kopjimit të dokumenteve në përputhje me drejtimin e titullarit.

FUNDI I DITS S PUNS:

1) shikoni ditarin tuaj dhe informoni departamentet përkatëse për nevojën për t'u përgatitur për ngjarje të caktuara;

2) nëse menaxheri mbetet të punojë pas përfundimit të ditës së punës, është e nevojshme t'i sigurohet atij të gjitha informacionet dhe materialet e nevojshme;

3) rregulloni vendin tuaj të punës, hiqni dokumentet, mbyllni kasafortën dhe të gjitha dollapët me dokumente, shkëputni pajisjet elektronike dhe teknike nga rrjeti.

Përshkrimi i punës është një pjesë integrale e të gjithë paketës së dokumenteve të nevojshme për organizimin e punës së aparatit të menaxhimit.

KVSHILLA. Organizoni ditën tuaj të punës në mënyrë që të bëni gjithçka dhe të jeni të dobishëm për të gjithë. Jepini veten punës tuaj, por mos harroni se ka pyetje që nuk janë në kompetencën tuaj. Pra, bëni vetëm atë që duhet të bëni.

Përmbledhur: duhet të theksohet edhe një herë se përshkrimi i punës për një sekretar është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Çdo sekretar, bazuar në vëllimin dhe specifikat e aktiviteteve të organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij në sekretar, ka gamën e tij të përgjegjësive dhe të drejtave, kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës.

Inxhinieri kryesor i një ndërmarrje zakonisht konsiderohet dora e djathtë e drejtorit, dhe zëvendës për tregtinë është e majta, por kur sekretari mungon, drejtori nuk ka fare duar.

Koncepti dhe varietetet e sekretarit
Sekretar mjaft e gjerë. Përkthyer nga latinishtja, fjala "sekretarius" do të thotë "i besuar".

Zakonisht, marrëdhënia midis sekretarit dhe menaxherit është mjaft besuese, dhe duhet të jetë kështu, sepse detyrojnë kompetencat zyrtare.

Koncepti i një sekretari sot është mjaft kompleks dhe ka shumë gradime, unë do të jap një shembull të disa prej tyre:
Sekretar teknik- punon me pajisje zyre (faks, pajisje shumëfunksionale, kompjuter personal), përdor internetin, kryen urdhra nga menaxherët dhe punonjësit, thërret kompani dhe institucione në emër të menaxherit, merr dhe dërgon mesazhe me anë të komunikimit.
Recepsioniste- pranon letra dhe fakse në hyrje, mesazhe e-mail, u përgjigjet thirrjeve telefonike, i përcjell ato në departamente ose punonjës të veçantë, takon vizitorë.
Sekretar zyre- pranon dhe analizon korrespondencën, përmbush urdhrat e drejtuesit dhe zëvendësve të tij, shkruan tekstet e dokumenteve, mban dokumentacionin.
Sekretar-asistent- jo vetëm një sekretar, por edhe një specialist i cili i njeh mirë aktivitetet e kompanisë, i cili në disa raste mund të marrë disa vendime të pavarura. Ndihmëssekretari përgatit raporte për drejtuesin, kërkon dokumentacionin e nevojshëm për drejtuesin, planifikon ditën e punës së drejtuesit dhe zgjidh çështjet administrative brenda kompetencës së tij.
Menaxher zyre- siguron funksionimin e të gjithë zyrës: përgatit materiale për prezantime, siguron shërbime të pandërprera të transportit, komunikim të qartë, sigurimin e funksionimit të pajisjeve të zyrës dhe disponueshmërinë e shkrimit. Menaxheri i zyrës është përgjegjës për paraqitjen e zyrës; në një institucion të vogël, ai mund të kryejë njëkohësisht funksionet e një oficeri personeli.
Në organizatat e vogla tregtare, sekretarët, sido që të quhen, ndryshojnë në atë që ata duhet të bëjnë një punë universale.
Profesioni i sekretarit është ndoshta më i afërti me profesionin e aktorit. Specifikimi dhe kompleksiteti i punës së sekretarit është për faktin se ai është gjithmonë në sy, në qendër të komunikimit me menaxhmentin, kolegët, klientët. Një buzëqeshje, një zë i këndshëm, një pamje e pastër, gjeste të sigurta dhe vullnet i mirë, pavarësisht nga gjendja shpirtërore, krijojnë një atmosferë të veçantë në zyrë.

Përshkrimi i punës së sekretarit

MIRATUAR
Menaxher i përgjithshëm
Mbiemri I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së ekzekutuesve teknikë.
1.2 Sekretari emërohet dhe shkarkohet me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të kompanisë.
1.3 Sekretari i raporton drejtpërdrejt drejtorit të përgjithshëm / drejtuesit të njësisë strukturore të kompanisë.
1.4 Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrimet e tij transferohen te një zyrtar tjetër, i cili shpallet në urdhrin për organizatën.
1.5 Një person që plotëson kërkesat e mëposhtme emërohet në postin e sekretarit: arsim - i lartë, i pakompletuar i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme prej gjashtë muajsh, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), programe të Microsoft Office (Word, Excel).
1.6 Sekretari udhëhiqet në aktivitetet e tij nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
- Karta e Kompanisë, Rregulloret e Brendshme të Punës, rregulloret e tjera të kompanisë;
- urdhrat dhe urdhrat e menaxhmentit;
- ky përshkrim i punës.

2. Detyrat zyrtare të sekretarit

Sekretari kryen detyrat e mëposhtme të punës:
2.1 Kryen punë në mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të drejtuesit.
2.2 Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në ndarjet strukturore ose një interpretues specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
2.3 Pranon dokumente dhe aplikime personale për nënshkrimin e titullarit.
2.4 Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacionin e shërbimit në kokë, organizon biseda telefonike të shefit.
2.5 Në emër të kreut, harton letra, pyetje dhe dokumente të tjera.
2.6 Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga drejtuesi (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e takimit, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e takimeve dhe takimeve.
2.7 Kryen kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave dhe urdhrave të lëshuar nga punonjësit e ndërmarrjes, si dhe respektimin e afateve për ekzekutimin e udhëzimeve dhe urdhrave të drejtuesit, të marra nën kontroll.
2.8 Siguron vendin e punës të menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
2.9 Organizon pritjen e vizitorëve, promovon efikasitetin e shqyrtimit të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.
2.10 Formon raste në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i paraqet ato në arkiv në kohën e duhur.
2.11. Organizon udhëtime biznesi për kokën: porosit bileta ajri dhe treni, rezervime hotelesh.
2.12.

Kryen detyra individuale të shërbimit të mbikëqyrësit të tij të menjëhershëm.

3. Të drejtat e sekretarit

Sekretari ka të drejtë:
3.1 Merrni informacion, përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2 Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën e tyre dhe punën e kompanisë.
3.3 Kërkoni informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare personalisht ose në emër të drejtuesit nga divizionet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë.
3.4 Kërkoni nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.
3.5 Merrni vendime brenda kompetencave të tyre.

4. Përgjegjësia e sekretarit

Sekretari është përgjegjës për:
4.1 Për mospërmbushje dhe / ose përmbushje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave të tyre.
4.2 Për mospërputhje me udhëzimet aktuale, urdhrat dhe urdhrat për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacioneve konfidenciale.
4.3 Për shkelje të rregullave të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Nëse pas leximit të këtij artikulli nuk merrni një përgjigje të caktuar, kërkoni ndihmë të shpejtë.

Çështjet e Sekretarisë, Sfond i shkurtër historik

Le të harrojmë për një kohë Sekretarin e Përgjithshëm të OKB -së, sekretarë të shumtë shkencorë të akademive shumë të respektuara, banorë të tjerë të niveleve të larta të pushtetit, të quajtur sekretarë. Kjo vjen nga një zonë tjetër. Do të ketë të bëjë me "gradën e sekretarit" të vendosur në 1720 nga Pjetri i Madh. Sipas Rregullores së Përgjithshme të miratuar nga cari reformator, i cili hodhi themelet për punën e zyrës ruse, ky ishte emri i një zyrtari të cilit iu besua një gamë e gjerë përgjegjësish në këtë fushë, për të përdorur terminologjinë moderne, të mbështetjes së menaxhimit të dokumentarëve. I pajisur me besim të konsiderueshëm, ai duhej të kryente detyrën e tij pa "vonesa dhe paqartësi në biznes". Sot "grada e sekretarit" në vendin tonë po përjeton një rilindje. Kjo diktohet nga hyrja e ekonomisë ruse në marrëdhëniet e tregut dhe përdorimi i gjerë i teknologjive të larta në biznes. Pjesa e përgjegjësisë së punonjësit të sekretarit në kushtet e reja është rritur ndjeshëm, shiriti i rëndësisë së tij në aktivitetet e përditshme të kompanisë është rritur. Suksesi i kompanisë, gjendja e klimës psikologjike në ekip varet kryesisht nga trajnimi i tij profesional, përvoja, qëndrimi ndaj biznesit. Fatkeqësisht, statusi de facto zyrtar i një sekretari në shumë firma ruse nuk korrespondon me vëllimin e shtuar të punës së kryer. Roli i tij, gjendja ligjore dhe financiare janë të nënçmuara në mënyrë të pajustifikueshme. Shumë shpesh, ekziston një qëndrim joadekuat ndaj punonjësve të sekretarit nga ana e menaxherëve që e shohin këtë pozicion përmes prizmit të stereotipeve të vjetruara. Nënvlerësimi i rëndësisë së sekretarit dhe vendi i tij në procesin e përgjithshëm të prodhimit në kushtet e tregut dhe konkurrencës së lirë ndikon. Për dallim nga vendet e zhvilluara kapitaliste, detyrat dhe të drejtat e një punonjësi sekretar, i cili nganjëherë quhet asistent sekretar ose menaxher zyre, në thelb nuk janë përcaktuar qartë deri më sot. Vetë departamenti i sekretarisë mbetet i fragmentuar. Sekretarët nuk janë të bashkuar profesionalisht. Ata nuk kanë organizata kombëtare që do të llogariteshin nga ata në pushtet dhe punëdhënësit dhe të cilët do të ishin të gatshëm të mbronin interesat e tyre, të kujdeseshin për edukimin e tyre profesional dhe rritjen e karrierës.

Amerikanët besojnë se konsolidimi i një pozicioni zyrtar dhe puna e tij e suksesshme bazohen në një sintezë të dy cilësive: zellit dhe iniciativës. Rruga fillon të arrijë lartësitë e rritjes së karrierës dhe të marrë një arsim bazë në një nivel të mirë. Në epokën moderne të elektronikës, kjo përfshin domosdoshmërisht zotërimin e bazave të teknologjisë së informacionit, menaxhimit dhe ekonomisë, ligjit, etikës së biznesit dhe gjuhëve të huaja. Por ju mund të bëheni një sekretar i plotë vetëm nëse keni grumbulluar një përvojë dhe kohëzgjatje të caktuar të shërbimit.

Sa i përket pozicionit të sekretarit në vendin tonë në fazën aktuale, në Manualin e Kualifikimit të pozicioneve të menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë, të miratuar me dekret të Ministrisë së Punës dhe Zhvillimit Social të Federatës Ruse më 21 gusht, 1998 Nr 37 Listimi i pozicioneve të sekretarit të dhëna në Doracakun e Kualifikimit tregon se koncepti i "sekretarit" është mjaft kompleks, dhe me të vërtetë ka shumë gradime - nga sekretari shkencor tek sekretari -daktilografist. Prandaj, ekziston një shumëllojshmëri e gjerë e funksioneve të kryera nga sekretarët, një sërë përgjegjësish dhe të drejtash, kërkesa të ndryshme për arsimin, përvojën dhe aftësitë e punës.

Pozita e sekretarit të menaxherit kërkon arsim të lartë profesional, dhe pozita e sekretarit -daktilografist - "arsimi fillor profesional ose arsimi i mesëm i përgjithshëm dhe trajnimi special sipas programit të përcaktuar".

Në fjalorë, fjala "sekretar" përcaktohet si "një person që kryen korrespondencë biznesi të një individi ose ndonjë institucioni, si dhe përgjegjës për punën në zyrë", dhe në fjalorin e SI Ozhegov - "një punonjës përgjegjës për korrespondencën e biznesit , çështjet aktuale të një individi ose institucioni ". Kështu, përkufizimet theksojnë se sekretari mund t'i shërbejë si një individi (menaxheri) ashtu edhe një institucioni.

Fjala "sekretar" vjen nga fjala mesjetare franceze "sekretar" dhe fillimisht nënkuptonte një të besuar (sekret në frëngjisht). Një sekretar i mirë në thelb mbetet kështu sot. Në Rusi, posti i sekretarit shfaqet në shekullin e 18 -të, në fillim pikërisht si posti i sekretarit personal të perandorit, dhe në Fjalorin Shpjegues V. Dahl përcakton: "sekretari i shtetit, nëpunësi i letrës së besuar të sovranit". Në çerekun e parë të shekullit të 18 -të. sekretari bëhet zyrtar i institucionit dhe në aktet legjislative të kësaj periudhe, përvijohet fusha e veprimtarive të tij dhe detyrat zyrtare. Kështu, në përkufizimet, puna me dokumente theksohet. Përveç kësaj, ata theksojnë se sekretari mund t'i shërbejë një individi (menaxheri) dhe një institucioni. Sekretari duhet të jetë gjithmonë në "uniformë": i veshur me kujdes dhe i menduar, i zoti, i gatshëm për të kryer shpejt dhe me efikasitet udhëzimet që i janë dhënë, të jetë në gjendje që me qetësi, pa konfuzion, ashpërsi, bujë dhe me dinjitet të zgjidhë çështjet brenda kompetencës së tij Me Ai ka nevojë për dhuratën e ndjenjës së "nuancave" të çështjes, e cila i lejon atij të dalë lirshëm nga situatat e vështira, në veçanti, të mos shohë ose dëgjojë atë që nuk duhet parë ose dëgjuar. Sekretari është gjithmonë në sy dhe në dijeni për shumë gjëra: ai punon me dokumente, merr pjesë në takime dhe negociata biznesi, i përgjigjet një telefonate dhe bën një porosi vetë në emër të menaxhmentit, bën një takim me vizitorët. Por ndonjëherë ju duhet të bëni detyra një herë, për shembull, transferim parash, bisedë telefonike në distancë, vizitë te një koleg i sëmurë etj.

Roli i ndihmës sekretarit në strukturën e dokumentacionit të menaxhimit. Kategoritë e sekretarëve.

Sekretari është një nga profesionet më të zakonshme në tregun modern të punës. Asnjë organizatë nuk mund të bëjë pa sekretar. Një sekretar është dora e djathtë e një menaxheri, një punonjësi që zotëron informacione operacionale dhe është i vetëdijshëm për çështjet aktuale të një kompanie, firme, organizate, ndërmarrje ose institucioni.

Vitet e fundit, profesioni i sekretarit ka pësuar ndryshime të rëndësishme. Nëse kohët e fundit ishte zakon të thërrisnim sekretarin "fytyra e kompanisë", atëherë sot ai tashmë mund të krahasohet me dorën e djathtë të kokës, duke rregulluar procese të ndryshme prodhimi. Në vendin tonë, kërkesa për sekretarë të kualifikuar është rritur në mënyrë dramatike. Kjo është kryesisht për shkak të shfaqjes së një numri të madh të strukturave.

Sekretaret Ndërkombëtare Profesionale Ndërkombëtare i dhanë përkufizimin vijues sekretarit modern: "Ai është një asistent me iniciativë dhe i matur i shefit, që zotëron të gjitha aftësitë profesionale të nevojshme për një zyrë, merr vendime brenda kompetencës së tij dhe, nëse është e nevojshme, merr kontroll mbi veten "

Sot, në organizata dhe ndërmarrje të formave të ndryshme organizative dhe juridike, ka shumë lloje të profesionit të sekretarisë. Përgjegjësitë e stafit të ndryshëm të sekretarisë janë shumë të ndryshme.

Operatori në telefon në organizata të mëdha pranon të gjitha telefonatat dhe lidhet me pajtimtarët e nevojshëm. Sekretari në telefon pranon porosi dhe mesazhe telefonike, jep me telefon informacionin e nevojshëm në lidhje me gamën e mallrave ose shërbimeve të ofruara nga kompania, në emër të drejtuesit, kontakton me telefon punonjësit e tij dhe përfaqësuesit e organizatave të palëve të treta. Sekretari teknik punon me pajisje zyre. Recepsionisti pranon letra, fakse, e-mail, u përgjigjet thirrjeve telefonike dhe i përcjell ato në destinacionin e tyre, merr vizitorë. Sekretari i zyrës merr dhe analizon korrespondencën, përgatit draft dokumente, organizon punë me dokumente, përmbush urdhrat e drejtuesit dhe zëvendësve të tij, është koordinatori dhe shpërndarësi i zyrës.

Në Manualin e Kualifikimit të pozicioneve të menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë (miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 21 gushtit 1998 Nr. 37), pozicioni i sekretarit jepet me shtesat: sekretar -tipist, sekretar i një specialisti të verbër, sekretar i drejtuesit, sekretar-stenograf, sekretar akademik. Të gjithë ata dallohen nga një larmi e gjerë funksionesh, një sërë përgjegjësish dhe të drejtash, kërkesa të ndryshme për arsimin, përvojën dhe aftësitë e punës. Karakteristikat e kualifikimit të këtyre specialistëve janë paraqitur në Shtojcën A.

Zhvillimi i marrëdhënieve të reja socio-ekonomike në Rusi ka shkaktuar rritjen e shpejtë të llojeve të ndryshme të ndërmarrjeve dhe firmave jo-shtetërore. Kreu i secilës organizatë të tillë ka një sekretar. Sekretarët gjithashtu punojnë për përfaqësuesit e profesioneve liberale - avokatët, noterët, si dhe për ndërmarrjet e vogla private.

Stafi menaxherial i organizatave tregtare joqeveritare, si rregull, është shumë i vogël. Drejtuesit e këtyre firmave janë të angazhuar kryesisht në zgjidhjen e çështjeve kryesore të prodhimit, problemeve strategjike të zhvillimit të ndërmarrjeve të tyre dhe u besojnë një pjesë të konsiderueshme të punës së menaxhimit (kryesisht administrativ) sekretarëve të tyre. Sekretari i drejtuesit të një kompanie moderne jo vetëm që duhet të printojë dhe përpilojë saktë dokumentet, por gjithashtu të hartojë tekste të dokumenteve të ndryshëm, të redaktojë projekte, jo vetëm të organizojë në mënyrë racionale pritjen e vizitorëve dhe shërbimin telefonik, por edhe të zgjidhë në mënyrë të pavarur shumë çështje në përputhje me udhëzimet nga koka.

Ky lloj i ri i profesionit të sekretarisë quhet ndihmës sekretar.

Siç e dini, një sekretar dhe një asistent janë lloje krejt të ndryshme të profesionit të sekretarisë. Sekretari i kreut të organizatës është një asistent i cili organizon aktivitetet e kreut të parë, përgatit dokumente për të, organizon takime, negociata, udhëtime pune dhe siguron shërbime telefonike. Një asistent është një specialist jo vetëm në fushën e çështjeve të sekretarisë, por edhe në fushën e veprimtarisë kryesore të firmës; ai përgatit vendime, raporte, raporte, fjalime të drejtuesit, dokumente analitike; analizon situatën dhe merr pjesë në zhvillimin e strategjisë dhe taktikave të firmës.

Fjala "sekretar" vjen nga fjala latine sekret ("sekret, sekret"), dhe fjala "referent" do të thotë "një person që komunikon diçka". Origjina e emrit "sekretar-asistent" shpjegon pjesërisht rolin dhe rëndësinë e sekretarit në strukturën drejtuese.

Një sekretar-asistent është një i besuar i një menaxheri i cili zotëron informacione të caktuara dhe e liron shefin e tij nga puna aktuale në mënyrë që t'i mundësojë atij të përqëndrohet në zgjidhjen e çështjeve kryesore të ndërmarrjes. Falë punës së sekretarit-asistent, menaxheri mund të përqendrohet sa më shumë që të jetë e mundur në përmbushjen e detyrave të tij profesionale.

Ndihmës sekretari është një profesion që përfshin shumë funksione. Detyrat e shumta dhe të larmishme të një sekretari-ndihmësi modern mund (me një shkallë të mjaftueshme konvencioni) të ndahen në dy grupe të mëdha:

Funksionet e dokumentacionit të menaxhimit;

Funksionet për të ashtuquajturin shërbim të menaxhimit pa letra.

Duke përmbushur funksionet e mbështetjes dokumentare të menaxhimit, sekretari-asistent është i angazhuar në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve zyrtare, organizimin e rrjedhës së dokumenteve, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve në aktivitetet aktuale të organizatës. Duhet të theksohet se në strukturat jo-shtetërore ku punojnë sekretarë-asistentë, një njësi klerike e dedikuar, si rregull, nuk krijohet, funksionet për shërbimet klerike janë të përqendruara në sekretariat. Në të njëjtën kohë, vendi i punës i sekretarit-asistent zakonisht është i pajisur me mjete teknike moderne dhe mbështetet nga softueri. Kjo ju lejon të organizoni në mënyrë optimale, me shpenzimin më të vogël të kohës së punës, shërbimet e zyrës, duke e kombinuar atë me kryerjen e detyrave të tjera të shumta.

Funksionet e sekretarit-asistent për shërbimin jo-dokumentar përfshijnë: organizimin e pritjes së vizitorëve, shërbimin telefonik, sigurimin e pushimit të punës të menaxherit, kontaktet me stafin e kompanisë dhe kujdesin për mysafirët e kompanisë, organizimin e takimeve dhe negociatave për menaxherin, përgatitja e udhëtimeve të biznesit për menaxherin, organizimi dhe pjesëmarrja në takime, monitorimi i ekzekutimit të udhëzimeve të menaxhmentit, organizimi i ditës së punës së menaxherit, rezervimi i kohës, organizimi i vendit të punës së menaxherit, kontrolli mbi funksionueshmërinë dhe funksionimin korrekt të pajisjeve të zyrës.

Shpesh funksionet e sekretarisë për menaxhimin pa dokument përcaktohen si funksione për mbështetjen organizative të aktiviteteve të menaxherit. Kjo nuk është plotësisht e saktë. Në të vërtetë, ndihmësi i sekretarit është një asistent i besueshëm i menaxherit. Në të njëjtën kohë, të gjitha (ose shumica e tyre) marrëdhëniet e brendshme dhe të jashtme të organizatës janë të mbyllura mbi të, është lidhja midis menaxherit dhe punonjësve, si dhe partnerëve të biznesit. Kështu, një funksion domethënës në funksionet e sekretarit-asistent për shërbimet jo-dokumentare zënë funksionet e komunikimit. Sot, sekretari-ndihmësi i ekzekutivit jo vetëm që shpesh quhet "dora e djathtë" e një menaxheri, por gjithashtu krahasohet me "sistemin nervor qendror" të një kompanie, e cila nënvizon edhe një herë rëndësinë e komponentit të komunikimit në shërbimet pa letër.

Një grup i veçantë i funksioneve të sekretarit-asistent përbëhet nga funksione referente, të cilat është e vështirë të përcaktohen pa mëdyshje si dokumentare ose jo-dokumentare. Me njëfarë konvencioni, këto funksione ndonjëherë përcaktohen si funksione për mbështetjen e informacionit të aktiviteteve të menaxherit. Komponenti i referencës përfshin kryesisht:

Shikimi i literaturës dhe revistave speciale sipas profilit të kompanisë,

Kërkimi dhe përpunimi i informacionit të nevojshëm për kokën,

Njohja e librave, librave referues dhe burimeve të tjera, të cilat përmbajnë informacion të nevojshëm në aktivitetet e përditshme të një menaxheri.

Shtrirja e funksioneve referente në organizata të ndryshme është shumë e ndryshme, por çdo sekretar-referent duhet të jetë në gjendje të organizojë me kompetencë punën me informacionin. Sekretari-ndihmës duhet të ketë informacion të plotë për punonjësit e kompanisë (telefona, adresa, etj.), Të jetë në gjendje të gjejë punonjësin e nevojshëm për menaxherin jo vetëm gjatë punës, por edhe në kohën e tij të lirë, të dijë për më të rëndësishmet ngjarje në jetën personale të punonjësve (përvjetorë, festime të tjera).

Përveç detyrave tradicionale të asistentit dhe ndihmësit të një menaxheri, sot ndihmës sekretarit i janë deleguar një sërë funksionesh që nuk kanë qenë kurrë më parë pjesë e veprimtarisë së sekretarisë. Shtrirja e këtyre përgjegjësive është mjaft e gjerë dhe e larmishme në firma të ndryshme.

Disa funksione administrative dhe operacione të vogla kontabël shpesh i transferohen sekretarit-asistent. Detyrat e sekretarit-asistent përfshijnë pritjen e klientëve dhe mysafirëve të kompanisë, aktivitetet brenda kuadrit të marrëdhënieve me publikun (marrëdhëniet me publikun), formimin e arkivave, etj. Sekretari-asistent shikon korrespondencën e drejtuesit, duke dërguar një pjesë të dokumentet drejtpërdrejt tek specialistët dhe menaxherët; ai regjistron dhe kontrollon ekzekutimin e të gjitha urdhrave të drejtuesit, si me shkrim ashtu edhe me gojë. Të gjitha faktet, dokumentet, udhëzimet në lidhje me aktivitetet e kokës regjistrohen në ditarin e tij.

Në organizatat e vogla tregtare, sekretari-asistent, si rregull, ndërvepron me shërbimin e sigurisë, personelin dhe shërbimet ekonomike. Në mungesë të pozicioneve të drejtuesve të këtyre shërbimeve, ai ndonjëherë koordinon drejtpërdrejt aktivitetet e këtyre njësive. Shpesh, sekretarët-gjyqtarët transferohen në funksione të caktuara të punonjësve të përfshirë në punën me personelin (për shembull, dokumentimin e marrëdhënieve të punës). Në disa firma të vogla, detyrat e një sekretari-asistenti janë më afër atyre të një zëvendëskryetari për çështje të përgjithshme.

Shpesh një punonjës që kryen detyrat e një sekretari të vogël është në varësi të ndihmës sekretarit.

Çdo sekretar ekzekutiv duhet të jetë në gjendje të marrë vendime, të japë udhëzime dhe të përfaqësojë menaxherin e tyre në situata biznesi.

Rëndësia e ndihmës sekretarëve në strukturën drejtuese po rritet në mënyrë të qëndrueshme. Sipas revistës "Profile", sot sekretari-asistent është një nga njëzet profesionet më të njohura. Për më tepër, sipas shkallës së prestigjit dhe perspektivave për pesë vitet e ardhshme, ky profesion mori vlerësimin maksimal. Puna e gjallë dhe interesante, pagat e mira (veçanërisht në qytetet e mëdha) e bëjnë këtë profesion mjaft tërheqës. Kërkesa për sekretarë-asistentë profesionistë mbahet pavarësisht nga krizat, luhatjet politike dhe të monedhës.

Formimi i një profesioni të ri sekretarie bazohet në mënyrë të barabartë në përvojën vendase dhe të huaj në organizimin e shërbimeve të sekretarisë.

Duhet të theksohet se në Shtetet e Bashkuara dhe Evropën Perëndimore, puna e një sekretari të certifikuar është konsideruar prej kohësh mjaft e respektuar dhe paguar në përputhje me rrethanat. Sekretarët trajnohen në institucione arsimore të specializuara me një nivel të lartë mësimdhënieje. Shumë vende kanë futur një provim të veçantë për titullin e sekretarit profesional, pa të cilin është e pamundur të llogaritet në një pozicion sekretar të lartë.

Puna e një asistenti sekretar të një kompanie moderne ruse ka specifikat e veta:

Një shumëllojshmëri e gjerë detyrash me ndryshime domethënëse në to për sa i përket kompleksitetit, rëndësisë, etj.;

Një ditë pune shumë e ngarkuar;

Nevoja për të kryer disa vepra paralelisht;

Orari i vazhdueshëm, detyrat e paplanifikuara, nevoja për të qëndruar vonë pas përfundimit të ditës së punës në rast të punës urgjente;

Kushtet e veçanta të punës: telefonata, thirrje, etj.

Specifikimi dhe kompleksiteti i punës së sekretarisë shoqërohet gjithashtu me faktin se sekretari është gjithmonë në sy, në qendër të komunikimit me menaxhmentin, kolegët, klientët. Nuk është rastësi që ata thonë se "sekretari është fytyra e kompanisë". Ndihmës sekretari është një profesion shërbimi. Në praktikën e brendshme, posti i ndihmëssekretarit zë kryesisht gra, të cilat kanë më shumë gjasa të kuptojnë veten si asistente.

Në lidhje me ndryshimin e pozicionit të sekretarit në strukturën e menaxhimit të një kompanie moderne, janë shfaqur kërkesa më të larta për nivelin e arsimit të sekretarit-asistent, erudicionin e tij profesional, aftësitë e komunikimit dhe aftësinë për të zgjidhur probleme të ndryshme biznesi Me

Sot, profesioni i një sekretari-asistenti kërkon që një person të jetë shumë i përgatitur, një gamë e tërë e cilësive personale dhe të biznesit, për shkak të specifikave të punës së sekretarisë.

Le t'i drejtohemi reklamave të shumta që ftojnë sekretarë-asistentë në punë. Kërkesat e mëposhtme u imponohen aplikantëve për këtë pozicion: njohuri për punën në zyrë (kjo nënkupton njohjen e rregullave për përgatitjen dhe ekzekutimin e llojeve kryesore të dokumenteve të menaxhimit dhe rregullat themelore për organizimin e punës me dokumente); Aftësitë e kompjuterit (që nënkupton njohjen e redaktuesit të tekstit Microsoft World, sistemin e tabelave të Microsoft Excel dhe njohjen e përgjithshme me sistemin operativ Windows); njohuri brenda kufijve të caktuar të një gjuhe të huaj, më shpesh anglisht, më rrallë gjermanisht ose frëngjisht.

Në fakt, kualifikimet dhe kërkesat e tjera për sekretarët modernë janë shumë më të gjera. Fatkeqësisht, kur punëson një sekretar, menaxheri nuk është gjithmonë në gjendje të formulojë qartë këto kërkesa. Dhe përshkrimi i punës, aty ku është i disponueshëm, nuk jep një panoramë të plotë të detyrave të ndihmës sekretarit.

Një sekretar-asistent profesional duhet të ketë njohuri dhe aftësi të caktuara, të ketë cilësi të caktuara biznesi dhe personale.

Njohuritë dhe aftësitë profesionale të nevojshme për një sekretar-asistent modern mund të ndahen afërsisht në tre grupe:

1. Njohuri të nevojshme për dokumentacionin dhe mbështetjen e informacionit të menaxhmentit dhe kompanisë në tërësi.

Ndihmës sekretari duhet të dijë:

Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për dokumentacionin e menaxhimit,

Parimet themelore të menaxhimit të dokumenteve,

Bazat e arkivimit,

Programet bazë të aplikimit,

Gjuha ruse,

Një ose më shumë gjuhë të huaja (në varësi të profilit të kompanisë).

Hartoni dhe ekzekutoni llojet dhe varietetet kryesore të dokumenteve të menaxhimit;

Organizoni në mënyrë racionale punën me dokumentet e menaxhimit, mbani një arkiv;

Gjeni, organizoni dhe ruani informacionin;

Përdorni një makinë shkrimi, kompjuter personal, printer dhe mjete të tjera për hartimin, bërjen, kopjimin e dokumenteve.

2. Njohuri të nevojshme për mbështetjen komunikuese të firmës dhe administrimit të saj:

Rregullat e Bisedave të Biznesit;

Parimet e organizimit të pritjes së vizitorëve, takimeve, udhëtimeve të biznesit;

Mjetet moderne të komunikimit;

Bazat e Etikës Profesionale.

Bazuar në këtë njohuri, sekretari duhet të jetë në gjendje:

Kryeni biseda biznesi dhe biseda telefonike;

Organizimi i takimeve, prezantimeve, udhëtimeve të biznesit;

Përdorni mjete moderne të komunikimit;

Organizoni pritjen e vizitorëve;

Planifikoni punën tuaj, planifikoni dhe kurseni kohën e menaxherit.

3. Njohuri lidhur me aktivitetet kryesore të firmës, strukturën e saj të brendshme dhe marrëdhëniet e jashtme:

Parimet e organizimit të punës menaxheriale, bazat ligjore të menaxhimit;

Bazat e së drejtës administrative, të punës dhe biznesit;

Aktet dhe rregulloret ligjore që rregullojnë aktivitetet e kompanisë dhe punonjësve të saj.

Bazuar në këtë njohuri, sekretari duhet të jetë në gjendje të sigurojë punën efektive të udhëheqësit.

Për më tepër, mund të themi për ato njohuri të veçanta që duhet të ketë një sekretar shkencor, i cili zakonisht ka jo vetëm një arsim të lartë, por edhe një diplomë akademike.

Sekretari shkencor duhet të dijë:

Problemet shkencore të fushës përkatëse të dijes, shkencës dhe teknologjisë;

Drejtimet e zhvillimit ekonomik në një fushë specifike të veprimtarisë së institucionit;

Arritjet e brendshme dhe të huaja në një fushë të ngjashme të dijes;

Procedura e vendosur për organizimin, planifikimin, financimin, kryerjen dhe zbatimin e kërkimit dhe zhvillimit shkencor, si dhe patentimin e tyre;

Legjislacioni i zbatueshëm që rregullon të drejtën e autorit dhe mbrojtjen e patentave;

Metodat për organizimin e punës së shkencëtarëve dhe menaxhimin e kërkimit dhe zhvillimit shkencor, etj.

Kështu, sekretari-asistent duhet të jetë në gjendje të kryejë të gjitha llojet e punës: nga më e thjeshta teknike në krijuese. Por puna e tij ndryshon nga puna e sekretarëve të tjerë kryesisht nga profesionalizmi më i lartë, prania e llojeve të referencës së punës që lidhen me mbledhjen, analizën, dorëzimin e materialeve dhe përgatitjen e dokumenteve, njohuri të rrjedhshme të gjuhëve të huaja dhe njohuri të patëmetë të teknologji kompjuterike. Një sekretar-asistent është një asistent shumë i arsimuar, i talentuar në mënyrë krijuese, shumë profesionale për menaxherin, të cilit ai gjithmonë i beson dhe tek i cili mund të mbështetet plotësisht kur kryen detyra të çdo kompleksiteti.

Kërkesa profesionale për kategori të ndryshme sekretarësh

Drejtoria e kualifikimit të pozicioneve të punonjësve në kategoritë e sekretarëve. Sekretar-daktilografist. Sekretar-stenograf. Sekretari i specialistit të verbër. Kryesekretar. Kërkesa të përgjithshme për kategori të ndryshme sekretarësh. Fazat e karrierës së një sekretari modern. Sekretar-asistent. Menaxher zyre. Sekretar-ndihmës i kreut. Kategoritë e sekretarëve. Aktivitetet e sekretarit në strukturën e aparatit të menaxhimit. Kërkesat e kualifikimit për punën e një sekretari, niveli arsimor, përvoja e punës, aftësitë praktike. Rregullimi i përgjegjësive të punës së sekretarit në dokumentet organizative dhe ligjore. Emërimi, përmbajtja, procedura për zhvillimin e përshkrimeve të punës dhe udhëzimet e trajnimit për një sekretar të një kategorie të caktuar. Varësia e funksioneve të sekretarit në nivelin e drejtuesit, drejtimi i organizatës, vëllimi i rrjedhës së punës, sistemi i mbështetjes së dokumentacionit. Ndërveprimi i sekretarit me personelin e organizatës.

Cilësitë e biznesit dhe personale të ndihmës sekretarit.

Psikologjia moderne e kupton një personalitet si një sistem pak a shumë autonom, të qëndrueshëm të karakteristikave psikologjike individuale të rëndësishme shoqërore të një personi, duke e bërë atë saktësisht të njëjtë, dhe duke mos përcaktuar identitetin, sjelljen, aftësitë, mundësitë krijuese, qëndrimin ndaj vetes dhe njerëzve të tjerë, me një fjalë - e gjithë pamja e tij, niveli i aspiratave dhe sjellja e vërtetë. Këto karakteristika janë për shkak të karakteristikave natyrore të njerëzve, për shembull, moshës, gjinisë, temperamentit, etj., Nevojave të tyre aktuale, interesave, orientimeve të vlerave dhe roleve shoqërore në shoqëri, por në të njëjtën kohë, dhe përvojës së kaluar të jetës të fituar përmes njohuritë, aftësitë, zakonet, kultura e brezave të mëparshëm, traditat familjare, etj.

Bazuar në të dhënat e marra nga natyra (dhe, nëse është e nevojshme, pak duke i korrigjuar ato) ju mund të formoheni si një person i aftë për të zotëruar profesionin e dëshiruar, përfitoni shoqërinë dhe veten tuaj dhe merrni kënaqësi nga puna e kryer. V plotësisht të gjitha ato që janë thënë i përket profesionit sekretar.

Ne po flasim për sekretarin e një ndërmarrje, institucioni, organizimi të çdo forme biznesi. Ky profesion është shumë i zakonshëm në të gjithë botën, veçanërisht në mesin e vajzave dhe grave të reja, por edhe burrat janë të punësuar në punë sekretarie. Jashtë vendit, pozicioni i sekretarit të një kompanie për një të ri konsiderohet prestigjioz dhe mjaft i paguar. Popullariteti i këtij profesioni në Rusinë moderne po rritet në lidhje me kalimin në një ekonomi tregu dhe shfaqjen e një mase të biznesit të ri dhe strukturave të tjera. Por në të njëjtën kohë, niveli i kërkesave profesionale dhe të tjera për personalitetin e sekretarit po rritet gjithashtu.

Sekretari është fytyra e institucionit. Një firmë gjykohet nga puna dhe sjellja e tij. Sekretari duhet t'i përmbahet "identitetit të korporatës së biznesit". Saktësia, kompetenca, korrektësia, efikasiteti, lakonizmi, mirësjellja dhe dashamirësia - këto janë parimet e tij kryesore dhe ato duhet të respektohen në punë.

Shitësi mesatar përqendrohet në çdo aktivitet tjetër përveç atij që e bën atë më të madhe të parave të tij. Në trajnime, më pyesin rrallë: "Cila është mënyra më e mirë për të filluar një bisedë? Çfarë fjalësh të thuash? " - por sa herë që vjen një bisedë për thirrjet e ftohta, unë dëgjoj: "Po sikur të na thuhet" jo "?" Theshtë aftësia për të filluar një bisedë dhe për të vendosur kontakt që sjell 80% të rezultateve, dhe aftësia për t'iu përgjigjur refuzimit - vetëm 20%. Të vendosësh energjinë tënde kryesore dhe të fokusohesh në punën me refuzimet është si të bërtasësh "Ruaj!" Në vend që të stërviteni për not. Prandaj, ne do të analizojmë në detaje se si të kalojmë përmes sekretarit.

Të gjitha metodat e kalimit përmes sekretarit mund të ndahen në tre lloje.

1. Pritje të ndershme bazohen në besimin dhe qëndrimin tonë, njohuritë për proceset e biznesit dhe veçoritë e tjera të punës së vetë sekretarit dhe kompanisë në tërësi.

2. Teknika me elemente mashtrimi ose manipulimi bazuar në një mashtrim të caktuar të sekretarit. Unë nuk jam përkrahës i këtyre teknikave, por ato ekzistojnë dhe funksionojnë, prandaj vlen të përmenden.

3. Teknika me elemente të intrigës dhe thyerjes së shabllonit- teknika në të cilat fjalët tona nuk futen në modelin e të menduarit të sekretarit, "programi" i tij dështon dhe ai na lejon të kalojmë.

Pritja e parë e sinqertë përmes sekretarit është të zbuloni paraprakisht emrin e vendimmarrësit. Soshtë kaq e lehtë sa shumë nuk e bëjnë! Njohja e emrit është një nga çelësat kryesorë për të kontaktuar një vendimmarrës!

Ka disa mënyra të thjeshta për të gjetur emrin.

Metoda numër 1. Përgatitja. Ndërsa përgatiteni për thirrjen, mund të zbuloni emrin e vendimmarrësit në faqen e internetit të kompanisë, në lajmet e saj ose në media.

Metoda numër 2. Një telefonatë nga një koleg, ose metoda e dy telefonatave. Kolegu juaj telefonon kontaktin tuaj së pari, mëson emrin e vendimmarrësit, jua jep atë, dhe ju bëni thirrjen tuaj duke përdorur emrin e vendimmarrësit. Nga rruga, kolegu juaj duhet ta bëjë thirrjen në mënyrë sa më efikase dhe të jetë gati për ta përfunduar atë nëse ai është i lidhur papritur me vendimmarrësin. Thirrja e një kolegu duket standarde:

– Diten e mire! Igor Stalevarov, kompania Unicstream. Ju lutemi lidheni me drejtorin.

- Dhe për cilën pyetje?

– Për çështjen e bashkëpunimit. Ne do të donim t'ju furnizonim produktet tona.

- Dërgoni informacion në email.

– Po, mirë, jam gati të regjistroj!(Shkruan emailin.)

– Si e ka emrin regjisori? Unë do ta shënoj atë informacion për të. (Ose "Emrit të kujt duhet t'i dërgoj letrën?")

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Shkruan emrin).

– Faleminderit shume! Kur duhet të telefonoj në bazë të rezultateve?

- Thirrni të Premten pas dy.

– Po ne rregull! Gjithe te mirat!

Pra, kolegu juaj zbuloi emrin e drejtorit, tani në dy orë mund të bëni thirrjen tuaj. Sigurisht, është e këshillueshme që kolegu juaj të dalë me një emër tjetër për kompaninë, në mënyrë që kur të telefononi, sekretari të mos ketë dyshime. Ndonjëherë një asistent me përvojë në pyetjen: "Cili është emri i drejtorit? Kujt i duhet dërguar letra? " do të përgjigjet: “Shkruani emrin e kompanisë. Ai do të vijë tek unë gjithsesi ”. Në këtë rast, përpjekja juaj dështoi.

Metoda numër 3. Një telefonatë për oficerin e policisë së rrethit. Në këtë rast, natyrisht, është manipulim. Ju shikoni në faqen e internetit për adresën ligjore të kompanisë, telefononi në emër të oficerit të policisë së rrethit dhe gjeni emrin e vendimmarrësit. Kështu ndodhi që në vendin tonë, shumica e njerëzve i trajtojnë agjencitë e zbatimit të ligjit me njëfarë frike dhe së pari u përgjigjen pyetjeve të tyre, dhe vetëm atëherë mendojnë pse. Sekretari më shpesh nuk bën përjashtim. Gjëja kryesore është që ju duhet të dini pozicionin e vendimmarrësit dhe të dilni paraprakisht me ndonjë emër dhe mbiemër të drejtorit. Thirrja është e shkurtër, e bërë me një ton absolutisht serioz, por indiferent, pa fjalë të panevojshme, emocione dhe fjalë respekti që përdorin njerëzit e zakonshëm:

– Një oficer i milicisë së rrethit për një rreth të tillë Gordeev! Specifikoni emrin dhe mbiemrin e drejtorit tuaj (pauzë), Sergey Leshchinsky? (Pauzë.)

- Jo Ipatov Andrey Ivanovich. (Kujdes.)

– Uh-huh, Andrey Ipatov. Faleminderit... (E mbyll telefonin.)

Në shumicën e rasteve, sekretari, pa hezitim, dikton emrin e vendimmarrësit. Për më tepër, në të njëjtën mënyrë, ju gjithashtu mund të kërkoni një numër të drejtpërdrejtë, pasi ju "iu drejtuat" për ndihmë punonjësit të policisë së rrethit.

Metoda numër 4. Thirrja e inspektorit tatimor. Pritja përsërit plotësisht atë të mëparshme, por bëhet në emër të inspektorit tatimor.

– Inspektori numër tatimor i një rrethi të tillë dhe të tillë Gordeev. Kjo është Unicstream LLC, apo jo?

- Po pse?..

– Kontrollimi i detajeve: ju jeni LLC "Unicstream", adresa ligjore rruga 5-ya Stolbovaya, 7, dhe aktualisht drejtor i kompanisë Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Ne themi çdo emër dhe mbiemër.)

Jo, jo (Ose ajo menjëherë thotë vetë emrin dhe mbiemrin.)

– Pra, ju duhet të rregulloni ... Dhe kush?

- Ipatov Andrey Ivanovich. (Kujdes.)

– Pra, I-pa-tov Andrei Iva-no-vich. Telefoni i tij mbeti i njëjtë?

– Diktoni, do të kontrolloj.

- Shtatëqind e njëzet e tre ... (Sekretari dikton numrin.)

– Po. Gjithçka është e saktë. Faleminderit!

Metoda numër 5. Thirrni sekretarin tuaj. Shtë më e përshtatshme ta bëni këtë teknikë me ndihmën e një partneri. Kolegu juaj duhet të telefonojë kompaninë për të cilën jeni të interesuar në emër të sekretarit tuaj personal. Kështu, statusi juaj bëhet një hap me shefin e saj dhe është shumë më e lehtë për "sekretaren tuaj" të negociojë me një koleg. Ai mund të zbulojë emrin e vendimmarrësit dhe të organizojë takimin tuaj ose, nëse keni nevojë, për kohën e thirrjes tuaj me shefin e saj, atëherë kontakti do të pritet dhe nuk do të jetë i ftohtë!

Si mund të duket:

- Mirëmëngjes, kompania "Unicstream", ndihmës drejtore Ivanova Svetlana. Unë do të doja të organizoja një takim (kontakt) midis drejtorit tim dhe tuajit. Kur është i përshtatshëm për ta bërë atë?

- Përshëndetje! .. Dhe specifikoni kush jeni dhe për çfarë çështje?

- Unë jam një asistent i Sergey Vladimirovich Nikiforov, drejtor i Unicstream, ne po planifikojmë projekte të caktuara së bashku me ju, dhe drejtori im më udhëzoi të bëj një takim me drejtorin tuaj, kur do të ishte e përshtatshme ta bëni atë? Sergei Vladimirovich ka kohë, për shembull, nesër pasdite. Cfare ke?

- Pra-ak. Më lër të shoh. Epo, në orën 16:00 mundeni. Si të regjistroheni?

- "Unicstream", Sergey Nikiforov. Nga rruga, cili është emri i saktë i drejtorit tuaj?

- Ipatov Andrey Ivanovich.

- Pra, Ipatov Andrey Ivanovich. Mirë Kjo do të thotë që nesër Sergey do të jetë në vendin tuaj në 16:00. Gjithe te mirat.

Sigurisht, ju duhet të flisni absolutisht me besim, sikur ju (ose kolegu juaj) të ishit në fakt një asistent dhe të mos "avullonit" me ndonjë çështje lidhjeje.

Shtë e rëndësishme të theksohet se si funksionon shprehja "ne po planifikojmë projekte të caktuara me ju". Ky është vetëm rasti kur nuk jemi në kohë, por sekretari vendos për veten se ne tashmë jemi duke bashkëpunuar. Të paktën ai mund të vendosë për këtë, sepse fraza është thënë në kohën e tashme - "planifikim" dhe i paqartë - "projekte të caktuara". Në të njëjtën kohë, duket shumë mbresëlënëse.

Metoda numër 6. Thirrni drejtpërdrejt një palë të tretë. Kjo metodë bazohet në "Përgatitja". Kur studioni faqen e internetit të një klienti të mundshëm, ndonjëherë gjeni emra, mbiemra dhe numra telefoni të disa punonjësve në të. Ju mund të telefononi njërën prej tyre, të bisedoni dhe të merrni emrin e drejtorit, një rekomandim nga një "palë e tretë", ose ndoshta menjëherë të shkoni tek vendimmarrësi:

- Sergey Ivanovich?

- Sergey Ivanovich, mirëmëngjes, emri im është Sergey Nikiforov, kompania "Unicstream". Unë jam duke kërkuar për një person që merret me blerje nga ju, shikoi informacionin në faqen tuaj të internetit dhe vendosi që mund të jeni ju (pauzë).

- Jo, jo Ndoshta ndonjë gabim ...

- Sergei Ivanovich, të lutem, më ndihmo, dhe kush është i angazhuar në blerje nga ju? Ne planifikojmë të punojmë me ju, dhe është e rëndësishme për mua të sqaroj disa pyetje tani.

Më lejoni t'ju kujtoj se një palë e tretë nuk është e ngarkuar me barrën e përgjegjësisë, dhe nëse tingëllojmë të favorshëm, atëherë asgjë nuk na pengon të marrim informacion.

- Ky është Andrey Nikolaevich, drejtor komercial, ai merr një vendim, dhe pastaj menaxherët merren me çështje teknike.

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Si mund të jetë më e lehtë për mua të kontaktoj me të?

- Kështu që. Tani do t'ju them ... 975 31 10, do të çoheni te sekretari Andrey Nikolaevich.

- E shoh, faleminderit, Sergei Ivanovich! A mund të them që më rekomandove të kontaktoja me të?

- Per hir te Zotit.

- Nga rruga, cili është emri i sekretarit?

- Albina.

- Faleminderit shumë, Sergey Ivanovich!

Kështu, ne mësuam emrin e vendimmarrësit, emrin e sekretarit, dhe gjithashtu morëm pseudo-rekomandime që do të ndihmojnë në komunikimin me Albinën. Ndonjëherë vetë pala e tretë mund të lidhet drejtpërdrejt me vendimmarrësin. Atëherë ka kuptim të thuash një frazë ndryshe:

- Unë shoh: Andrei Nikolaevich. Cili eshte mbiemri i tij?

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Sergei Ivanovich, a mund të më lidhësh me Andrei Nikolaevich?

Sigurisht, nuk ka kurrë një garanci 100% që një palë e tretë do të jetë në gjendje të lidhet, por mbani mend se me thirrjet e ftohta, si me shitjet aktive, është e rëndësishme që të përdorni të gjitha mundësitë! Rregulli i statistikave nuk është anuluar!

përfundimet

1. Të gjitha metodat e kalimit përmes sekretarit mund të ndahen në tre lloje.

- I sinqertë.

- Me elemente mashtrimi ose manipulimi.

- Me elemente të intrigës dhe thyerjes së modelit.

2. Mënyra e parë për të kaluar tek vendimmarrësi është të zbuloni emrin paraprakisht. Tani kemi të paktën gjashtë mënyra për të gjetur emrin.

Një zyrë mund të punojë pa shef, por jo pa sekretar

Jane Fonda

Profesioni i sekretarit është një nga më të kërkuarit sot. Vetëm disa vjet më parë, një firme zakonisht kishte nevojë vetëm për një sekretar të vetëm. Një person u kujdes për gjithçka, përfshirë marrjen e telefonatave, shpërndarjen e punës, për shembull, një flotë të tërë makinash, printimin e dokumenteve, çajin dhe kafen për vizitorët dhe hartimin e ditës së shefit.

Sot, është thjesht e pamundur të përballosh kaq shumë përgjegjësi vetëm në kompanitë e mëdha dhe të mesme. Ka shumë kompani ku një punonjës kryen të gjitha detyrat e sekretarisë, dhe në organizatat e tjera ekziston një departament i tërë sekretarësh, të cilët menaxhohen nga kreu i sekretariatit, gjithçka varet nga madhësia e kompanisë, si dhe nga specifikat të aktiviteteve të saj.

Ne u përpoqëm të identifikonim dhe klasifikonim të gjitha pozicionet ekzistuese të sekretarisë në varësi të funksioneve të kryera dhe vendit të punonjësit në strukturën e organizatës.

Nëse supozojmë se kompania punëson numrin maksimal të sekretarëve, atëherë puna e departamentit të sekretariatit mund të duket kështu.

Stafi i operatorëve në telefon thërret klientët potencialë me një ofertë mallrash ose shërbimesh. Në të njëjtën kohë, ekziston një rrjedhë e thirrjeve nga klientët sepse firma reklamon në media. Këto thirrje përgjigjen nga sekretari në telefon dhe do të caktojë telefonuesit kohën e vizitës. Kur vizitorët mbërrijnë në zyrë, ata përshëndeten nga një recepsionist i cili do të shoqërojë klientët në një dhomë të veçantë. Atje, administratori i vëmendshëm i zyrës do të ofrojë çaj ose kafe ndërsa vizitori është duke pritur për pritjen. Dhe nëse në një moment rrjedha e klientëve është ndalur, atëherë administratori i vendos gjërat në dhomën e vizitorëve, nxjerr revista, duke ujitur lule. Në të njëjtën kohë, ekziston një menaxher i zyrës ekonomike, ai dërgon korrierë dhe shoferë dhe monitoron disponueshmërinë e shkrimit, kontrollon funksionimin e zyrës. Çdo menaxher ka një sekretar personal, dhe menaxherët e lartë gjithashtu kanë sekretarë-asistentë dhe asistentë personalë. Për të kompletuar figurën, mund të shtoni operatorë PC që plotësojnë bazat e të dhënave, printojnë të gjithë dokumentacionin, listat e çmimeve, broshura, broshura me informacion të përditësuar vazhdimisht, si dhe nëpunës që mbajnë shënime, regjistrojnë dhe arkivojnë. Të gjitha shërbimet e sekretarisë drejtohen nga drejtuesi i departamentit të sekretarisë.

Dhe kjo është larg nga një listë e plotë e pozicioneve të sekretarisë, kështu që ne do të përpiqemi të kombinojmë specializimet më të afërta në grupe të caktuara themelore që hasen më shpesh në praktikë, domethënë:

operator i telefonit;
recepsionist / administrator / recepsionist;
sekretar departamenti;
sekretar-asistent;
menaxheri i zyrës / shefi i sekretariatit;
asistent personal / asistent personal.

Operatori në telefon

Ky është ndoshta pozicioni më i paguar, por më i kërkuari nga të gjitha shërbimet e zyrës. Ka shumë emra të tjerë për këtë pozicion, për shembull, punonjës, më shpesh një punonjës, për të punuar në telefon, menaxher për negociata, shpërndarës në telefon, etj.

Përgjegjësia kryesore e një punonjësi të tillë është të punojë me thirrjet hyrëse ose dalëse. Si rregull, puna nuk lidhet me shërbimin e drejtpërdrejtë të vizitorëve ose ekzekutimin e detyrave të menaxhmentit.

, aftësia për të pasur me veten gjatë një bisede telefonike
aftësi për teknikat e shitjes së telefonit

Funksionet tipike:

Thirrjet nga klientët dhe klientët e organizatës;
- thirrje për punonjësit e organizatës me përcjellje të mëtejshme;
- thirrje nga punonjësit e organizatës të përfshirë në ciklet e prodhimit.

2. Zbatimi i shitjeve me telefon me thirrje dalëse, ose me thirrje hyrëse nga klientët.

3. Transferimi i informacionit të referencës me telefon.

4. Shfaqni në programe të specializuara për organizimin e rezultateve të marrjes së telefonatave:

Regjistrimi i informacionit të klientit;
- Rezultatet e shitjeve;
- Burimet reklamuese të kërkesave për thirrje;
- etj

Një pozicion i tillë zakonisht ekziston në kompani të mëdha ose në kompani të fokusuara në një fluks të madh klientësh (shërbim, ndihmë dhe shërbime të tjera). Lista e kërkesave për këtë punonjës nuk është e gjatë dhe zakonisht kufizohet në zërin e këndshëm dhe dëshirën për të punuar.

Pritës / Administrator / Pritës

Ky emër vjen nga emri i pritjes, pas së cilës ndodhet vendi i punës i sekretarit. Prandaj, një sërë opsionesh drejtshkrimore dhe shqiptimi: pritje, pritje, si dhe emri i profesionit të recepsionistit. Fillimisht, pozicione të tilla, si vetë tavolinat e pritjes, ekzistonin vetëm në hotele dhe sallone bukurie. Tani, në shumë zyra ku ata po punojnë në mënyrë aktive me vizitorët, nevojitet një person i tillë. Përgjegjësi të ngjashme për dispeçerin, sekretarin në detyrë, sekretarin në telefon, etj.

Vendi vakant i recepsionistit hapet nga kompani zyrat e të cilave marrin një numër të madh telefonatash dhe shumë vizitorë. Prandaj, vajzat me të dhëna të mira të jashtme zakonisht ftohen në postin e recepsionistes.

Kërkesat themelore:

përdorimi i sigurt i kompjuterëve dhe pajisjeve të zyrës
njohja e gjuhëve të huaja është fakultative
aftesi te mira komunikimi

Funksionet tipike:

1. Marrja e thirrjeve në Rusisht dhe / ose gjuhë të huaja:

Nga klientët dhe klientët e organizatës
- thirrje për punonjësit e organizatës me përcjellje të mëtejshme

2. Takimi dhe regjistrimi i vizitorëve në pritje

3. Marrja e letrave, fakseve, dokumentacionit elektronik
4. Kryen disa detyra të tjera të vogla të menaxhmentit. Në disa raste, ai mban statistika, pranon para të gatshme, plotëson format e dokumenteve, printon letra (pa e përpiluar veten).
Më shpesh, ky pozicion gjendet në kompanitë e huaja dhe firmat ruse të përqendruara në klientë të huaj. Si rregull, një nga kërkesat kryesore për kandidatët për këtë vend vakant është njohja e një gjuhe të huaj të paktën në një nivel të mirë bashkëbisedimi.

Sekretari i Departamentit

Një sekretar që punon si pjesë e çdo divizioni strukturor të kompanisë (departamenti, divizioni, sektori, etj.), Shpesh zotëron njohuri të veçanta në lidhje me specifikat e punës së divizionit strukturor përkatës.

Kërkesat themelore:

përdorimi i sigurt i kompjuterëve dhe pajisjeve të zyrës

arsimi i lartë është njohuri e dëshirueshme ose e veçantë lidhur me specifikat e punës së njësisë strukturore përkatëse
njohja e gjuhëve të huaja për kompanitë e huaja
aftesi te mira komunikimi

Funksionet tipike:

1. Marrja e thirrjeve, përgjigjja e pyetjeve standarde brenda kuadrit të punës së kësaj njësie strukturore, përcjellja e thirrjeve tek punonjësit specifikë.
2. Takimi i vizitorëve.
3. Blerja e furnizimeve të zyrës.
4. Kryerja e punës në zyrë të njësisë strukturore.
5. Shikimi i postës, përzgjedhja dhe strukturimi i korrespondencës së nevojshme.

Ky pozicion gjendet vetëm në ndërmarrjet e mëdha me ndarje strukturore ose shumë departamente.

Sekretar-asistent

Sekretari-asistent është më i fokusuar në punën jashtë kompanisë, domethënë, ai kryen urdhrat e shefit në lidhje me komunikimin me klientët dhe partnerët, prandaj, atij i kërkohet të dijë gjuhë të huaja. Kompetenca e sekretarit të menaxherit përfshin çështje që lidhen me proceset që ndodhin brenda kompanisë, domethënë, ai kryen detyra që lidhen me vetë kompaninë dhe punonjësit e saj.
Ky sekretar, si dhe një asistent personal, punon me një person, por këta janë më shpesh personat e dytë të kompanisë (zëvendës drejtorët, nënkryetarët, drejtuesit e departamenteve dhe divizioneve, etj.). Gjithashtu, ndihmës sekretari mund të punojë me personin e parë, pa kryer përfaqësues dhe disa funksione të tjera të një asistenti personal.

Kërkesat themelore:

arsimi i lartë
përvojë pune në një pozicion të ngjashëm prej një viti
zell, përgjegjësi, mësim
përdorimi i sigurt i kompjuterëve dhe pajisjeve të zyrës

Funksionet tipike:

1. Letra vetë-kompozuese.
2. Kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe detyrave në varësi të drejtuesit të menjëhershëm të njësisë / ve strukturore.
3. Hartimi i një programi pune për kokën.
4. Rishikimi dhe përgatitja e informacionit për drejtuesin.
5. Hartimi i shënimeve dhe referencave analitike për shefin.
6. Përgatitja dhe mbështetja e negociatave.

Menaxheri i Zyrës / Shefi i Sekretariatit

Një menaxher zyre është një lloj administratori zyre. Përveç detyrave të zakonshme të sekretarisë, atij mund t'i besohet koordinimi i aktiviteteve të një sërë shërbimesh të kompanisë (për shembull, automobilave), ekzekutimi i urdhrave të punonjësve, si drejtuesit ashtu edhe ata të rangut të lartë. Ky pozicion kërkon më shumë pavarësi sesa thjesht të qenit sekretar ose recepsionist. Menaxheri i zyrës ka të drejtë të kryejë projekte të caktuara brenda kompetencës së tij (studimi i produkteve dhe shërbimeve të reja, përmirësimi i sistemeve të punës së kompanisë). Dhe gjithashtu shpesh është ky sekretar që është përgjegjës për organizimin e ngjarjeve të korporatave, konferencave, dërgimin e drekave në zyrë, etj.

Kërkesat themelore:
arsimi i lartë
përdorimi i sigurt i kompjuterëve dhe pajisjeve të zyrës
përgjegjësi, energji

Funksionet tipike:

1. Sigurimi i jetës së zyrës (organizimi i blerjes së shkrimit, shpërndarja e ujit, kontrolli mbi disponueshmërinë e letrës në printer, kopjues dhe shumë më tepër).

2. Zgjidhja e çështjeve administrative (marrja me qira e një ndërtese, pastrues, shoferë, sekretarë dhe shumë më tepër).
3. Prezantimi i formave të reja të organizimit të punës.
4. Kompetencat përfaqësuese (në agjencitë qeveritare, etj.).
5. Përzgjedhja, menaxhimi dhe trajnimi i personelit vartës.
Pozicioni është më tipik për kompanitë me hapësirë ​​të madhe zyre.
Kreu i sekretariatit takohet vetëm në kompani të mëdha, me një staf sekretarësh në zyrën e të paktën 58.

Asistent personal / asistent personal

Një nga pozicionet më të përgjegjshme të sekretarisë, që kërkon aerobatikë dhe profesionalizëm. Një ndihmës i mirë, përveç njohurive dhe aftësive të tij profesionale, duhet të ketë aftësi shumë të zhvilluara për veprimtari analitike, të jetë i pavarur në marrjen e vendimeve dhe më e rëndësishmja, të jetë një psikolog shumë i mirë dhe të njohë zakonet karakteristike të shefit të tij jo më keq se sa i afërti i tij të afërmit. Të gjitha dokumentet e kaluara përmes asistentit dhe shkuarja në tryezën e menaxherit duhet të jenë të përsosura. Njohja e mirësjelljes së biznesit është shumë e kërkuar në këtë pozicion. Aftësia e asistentit personal për t'u sjellë në takimet e biznesit përcakton se si pjesëmarrësit në këtë takim do ta perceptojnë udhëheqësin.
Me fjalë të tjera, është një asistent i pazëvendësueshëm i cili është i vetëdijshëm për të gjitha momentet e punës dhe problemet e menaxherit të tij. Supozohet se ky sekretar punon ekskluzivisht me personin e parë. Detyra kryesore e një specialisti të tillë është të bëhet "dora e djathtë" e shefit të tij, të kursejë kohën e tij shumë të shtrenjtë të punës, duke e kursyer atë në maksimumin e atyre pyetjeve dhe problemeve rutinë me të cilat një sekretar profesionist, i kualifikuar mund të përballojë me lehtësi.

Kërkesat themelore:

pajtueshmëria psikologjike me udhëheqësin
arsimi i lartë
përvojë pune në një pozicion të ngjashëm të paktën dy vjet
zell, përgjegjësi, aftësi për të mësuar, mirësjellje të jashtëzakonshme
përdorimi i sigurt i kompjuterëve dhe pajisjeve të zyrës

Funksionet tipike:

1. Koordinon veprimet e kokës.
2. Harton dokumente në mënyrë të pavarur.
3. Përgatit materiale për takime dhe negociata.
4. Përgatit shënime dhe referenca analitike.
5. Mban procesverbalet e takimeve, negociatave, mbledhjeve të aksionarëve dhe bordit të drejtorëve.
6. Përkthen nga një gjuhë e huaj sipas nevojës.
7. Kryen përgatitjen e udhëtimeve të biznesit për kokën (përzgjedhja, porosia e një hoteli, bileta për transport, taksi, etj.).
8. I nënshtrohet vetëm mbikëqyrësit të tij të drejtpërdrejtë. Në raste të rralla, puna e tij mund të koordinohet nga një menaxher zyre.

Niveli i pagave të sekretarëve varet nga kërkesat e sekretarit për njohuri, përvojë, aftësi dhe kualifikime. Shtë gjithashtu e pamundur të mos merret parasysh pozicioni financiar i një kompanie të veçantë dhe politika e ndjekur nga ajo në lidhje me pagat e punonjësve të saj.
Faktorët e mëposhtëm zakonisht ndikojnë në nivelin e pagave të sekretarëve:

• njohja e një ose më shumë gjuhëve të huaja;
• përvojë pune në pozicione të ngjashme;
• disponueshmëria e arsimit të lartë;
• aftësi të veçanta të nevojshme për një pozicion specifik, si dhe njohuri për programe të veçanta kompjuterike;
• kërkesat për paraqitjen e kandidatëve.

Më poshtë është paga mesatare në Moskë për sekretarët, në varësi të pozicionit dhe faktorëve të mësipërm që ndikojnë në nivelin e pagave.

Ne kemi përmendur më shumë se një herë se është shumë e vështirë të përcaktohen përgjegjësitë tipike të një sekretari ose ndihmës menaxheri. Shumë varet nga sfera e kompanisë, madhësia e saj, imagjinata e kokës dhe praktikisht nuk rregullohet nga asgjë. Për më tepër, ekziston një ndarje brenda vetë profesionit, e cila, siç tregon praktika, kuptohet ndryshe nga punëtorët dhe punëdhënësit.

Vetë sekretarët ndiejnë ndryshimin, ndonjëherë intuitivisht, kjo është arsyeja pse mosmarrëveshjet rreth asaj se kush është "më e rëndësishme", çfarë hierarkie ekziston brenda profesionit, i cili është hapi më i lartë në karrierën e një punonjësi administrativ, nuk ulen në forume. Ende nuk ka konsensus për këtë rezultat midis kolegëve të mi.

Sidoqoftë, nëse ekzistojnë këta emra të shumtë, atëherë fenomenet që ata përshkruajnë gjithashtu duhet të ekzistojnë.

Le të kuptojmë të gjitha ndërlikimet e klasifikimit të pozicioneve administrative.

Kuptimi i koncepteve

Le të rendisim pozicionet kryesore administrative: "sekretar", "asistent", "sekretar-asistent", "ndihmës menaxher", "sekretar në pritje", "menaxher zyre". Para se t'i shikojmë ato në më shumë detaje, le të kuptojmë se çfarë nënkuptohet me secilën nga këto pozicione.

Wikipedia nuk përcakton pozicionin e "sekretarit". Ai përmban vetëm artikullin "Sekretar-Asistent", i cili përmban përkufizimin e mëposhtëm: sekretar-asistent- një punonjës zyre me një gamë të gjerë përgjegjësish nga marrja e telefonatave (recepsioniste) deri tek asistenti i menaxherit (sekretari personal).

Këtu është lista e detyrave të kryera nga sekretari-asistent:

• marrja e thirrjeve telefonike tek menaxheri;
• puna me dokumente: përcaktimi i rëndësisë, përgatitja, regjistrimi, shpërndarja, marrja, ruajtja, sistemimi;
• planifikimi dhe përgatitja e pritjes së vizitorëve;
• ndihmë në planifikimin e orarit të punës së shefit, ndonjëherë - prenotimi i hoteleve dhe biletave ajrore;
• pjesëmarrja në përgatitjen e negociatave të biznesit;
• porositja e shkrimit dhe gjëra të tjera të nevojshme për jetën e zyrës, ndonjëherë - pajisja e menaxherit me produkte.

Nuk kishte qartësi të veçantë pas leximit të këtij artikulli. Ne të gjithë e dimë tashmë se sfera e përgjegjësive është e gjerë, dhe sa më sipër mund të kryhet si nga sekretari ashtu edhe nga ndihmësi menaxher. Për më tepër, kjo është larg nga gjysma e përgjegjësive që duhet të përmbushin përfaqësuesit tipikë të profesionit tonë. Apo ndoshta ky është një emër i përgjithshëm për të gjithë grupin e profesioneve? Nuk ka gjasa që shumica e njerëzve të dëgjojnë për "sekretarin", pa asnjë parashtesë.

Fjala "sekretar", siç e dini, vjen nga lat. sekret("Sekret, sekret"). Dhe në Romën e lashtë përfaqësuesit quheshin sekretarë. Përfundim: sekretari ka qasje në informacione të caktuara që nuk i nënshtrohen zbulimit publik, dhe për të kryer detyrat e tij, ai duhet të fitojë besimin e menaxherit.

Sa i përket origjinës së fjalës "referent", emri është gjithashtu latin - "riprodhim, komunikim". Prandaj, ky person po punon me informacion. Në përgjithësi, origjina e fjalëve lidhet pa dyshim me profesionin modern, por nuk shpjegon plotësisht se çfarë bën ky punonjës në organizatë.

Për ta përmbledhur: shumica prej nesh janë të gjithë sekretarë-referentë të njëjtë. Sidoqoftë, kjo shumë rrallë pasqyrohet në tryezën e stafit dhe librin e punës: shumë nga kolegët e mi "quhen" ndryshe.

Për të shmangur konfuzionin

Sekretari mëpritja- një pozicion që në vetëdijen masive shoqërohet me marrjen dhe shpërndarjen e thirrjeve dhe korrespondencës. Ndonjëherë punonjës të tillë mund të kryejnë edhe pritjen fillestare të vizitorëve. Ndër pozicionet e sekretarisë, ky është i vetmi, nga emri i të cilit është menjëherë e qartë se çfarë do të bëhet. Edhe pse, natyrisht, ka përjashtime.
Menaxher zyreështë një letër gjurmuese nga anglishtja. zyrë menaxher, d.m.th. menaxher zyre. Përgjegjësitë e tij kryesore janë menaxhimi i burimeve administrative, financiare dhe të tjera për të siguruar funksionimin e qetë të një zyre të vetme dhe stafit të saj. Menaxheri i zyrës është një nga pozicionet e reja drejtuese.
Nënshtrimi i një punonjësi të tillë mund të jenë shoferë, pastrues dhe shpesh sekretarë. Për shkak të faktit se menaxheri i zyrës është përgjegjës për mbështetjen e jetës së zyrës dhe punonjësve të saj, shumë njerëz mendojnë se ky pozicion është i ngjashëm me pozicionin e një menaxheri. Ata kanë mjaft përgjegjësi të ngjashme, por Zoti na ruajt të mos ngatërroni dhe ta quani menaxherin e zyrës kujdestar! Nuk ka asgjë të turpshme në këtë të fundit, por shkalla e përgjegjësisë së një menaxheri zyre është shumë më e lartë dhe presupozon kualifikime më të larta.
Asistent menaxher- një pozicion që shumë e konsiderojnë hapin më të lartë në karrierën e një punonjësi administrativ. Në kompanitë perëndimore, pozicioni shpesh tingëllon si "asistent personal" (përkthim fjalë për fjalë nga anglishtja. personale asistent) Më pëlqen më shumë versioni tradicional, sepse titulli i pozicionit përmban të gjithë thelbin e tij. Asistent - nga fjala "ndihmë". Asistenti i një mbikëqyrësi ndihmon mbikëqyrësin e tij të përmbushë përgjegjësitë e tij ose të saj. Se çfarë saktësisht do të përfshihet në funksionet ndihmëse varet nga shumë faktorë.

Kështu, përgjegjësitë e dy profesionistëve që zënë zyrtarisht të njëjtën pozitë mund të jenë rrënjësisht të ndryshme: njëri prej tyre punon me dokumentacion, shpërndan telefonata dhe merr vizitorë, ndërsa tjetri merr pjesë në takimet e menaxhimit dhe është i autorizuar të marrë vendime të rëndësishme. Kjo, nga rruga, nuk e përjashton aspak faktin që si njëri ashtu edhe tjetri qepin butonat e grisur dhe po kërkojnë një dado për fëmijët e udhëheqësit të tyre. Përsëri, nuk ka asnjë urdhër: emri në këtë rast vetëm sqaron qëllimin tuaj, dhe sa saktësisht do ta kryeni atë nuk dihet.

Ne studiojmë dokumentet rregullatore

Ekziston një dokument që përshkruan të gjitha pozicionet e përfaqësuara në territorin e vendit tonë - "Klasifikuesi gjithë-rus i profesioneve të punëtorëve, pozicionet e punonjësve dhe gradat e pagave"(OKPDTR, OK 016-94). Nëse keni ndonjë vështirësi me përcaktimin e ndonjë pozicioni në kompani, atëherë mund t'i referoheni këtij dokumenti dhe të zgjidhni atë më të përshtatshmin.

Ky klasifikues mund të gjendet në faqet: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Në këtë të fundit, përveç OK 016-94, ekziston "Libri i Unifikuar i Tarifave dhe Referencave të Kualifikimit" (ETKS) dhe "Klasifikuesi Gjith-Rus i Profesioneve" (OKZ 010-93, OKZ). Këto janë dy seksione të OK 016-94. E para përfshin profesionet e punëtorëve, e dyta - pozicionet e punonjësve.

Profesionet e punëtorëve (dhe ato janë në klasifikuesin 5491) nuk janë me interes për ne në këtë rast, le të kthehemi në pozicionet e punonjësve. Janë 2598 prej tyre, dhe me siguri gjithçka që na nevojitet mund të gjendet këtu.

Le të fillojmë me pozicionin e sekretarit. Si rezultat i një kërkimi alfabetik, marrim tabelën e mëposhtme (shih Tabelën 1).

Tabela 1

Pozicionet në OK 016-94 që përmbajnë emrin "sekretar"

Çdo pozicion ka të vetin kodin... Për më tepër, pozicione të ndryshme kanë një të tillë Kodi OKZ, që do të thotë se ato kombinohen në një grup. Emri "sekretar për menaxherin" i referohet grupit 4115 (grupi "Sekretarët"). Ky grup përbëhet nga pozicionet e mëposhtme:

• nëpunës;
• sekretar i një specialisti të verbër;
• kryesekretar;
• nëpunës gjykate;
• sekretar i njësisë arsimore;
• sekretar-daktilografist;
• sekretar-stenograf.

Këtu është ajo që thuhet për sekretarët në grupin në fjalë: Sekretarët kryejnë funksione teknike për të siguruar dhe mbajtur punën e drejtuesit të institucionit të një organizate ose ndërmarrje, duke përdorur një kompjuter, pajisje zyre dhe mjete të tjera teknike.

Përgjegjësitë e tyre përfshijnë:

Në këtë faqe ekziston një ndarje e përshtatshme e pozicioneve në grupe, nga e cila mund të shihet se grupi 4115 është përfshirë në grupin e lartë 411 "Sekretarët, operatorët e makinave llogaritëse (llogaritëse) dhe profesionet e lidhura". Ky i fundit, përveç sekretarëve, përfshin operatorë kompjuterësh, stenografë, daktilografistë, etj.

Në përgjithësi, përgjegjësitë e mësipërme nuk bien ndesh me realitetin, përveç se përmendja e një shkruesi teleti dhe një makinë shkrimi do ta bëjë dikë të buzëqeshë (dhe disa të dridhen). Sidoqoftë, çdo - edhe një fillestar - sekretar, duke parë listën e propozuar të përgjegjësive, do të pyesë: "Si? Dhe është e gjitha? Ku është mbështetja për viza, organizimi i udhëtimeve të biznesit, procesverbali i takimit? " Në fund të fundit, ne kemi thënë më shumë se një herë se një sekretar është një profesion që supozon se ju i kushtoni të paktën gjysmën e kohës tuaj të punës mirëmbajtjes pa dokumente të menaxherit dhe punonjësve. Linja "marrja e vizitorëve" nuk përcjell tërë larminë e detyrave që duhet të kryejë sekretari. Pjesa tjetër e detyrave janë thjesht teknike dhe lidhen me punën me dokumente. Duke parë përshkrimin në dispozicion, dikush mund të mendojë se sekretari është ulur në një dhomë të veçantë dhe thjesht po shtyp në kompjuter dhe shkruan diçka në regjistër. Por ne e dimë se kjo është larg nga rasti. Prandaj, një përkufizim i tillë nuk ka gjasa t'i përshtatet specialistëve.

Le të kthehemi te klasifikuesi: pozicioni i "menaxherit të zyrës", si dhe "menaxherit të zyrës" dhe "ndihmësit të menaxherit", mungon në të. Por ekziston një pozicion "referent" (kodi 26088), i përfshirë në grupin 3431 - "Personeli administrativ dhe menaxhues".

Ky grup, përveç emrave të ndryshëm të administratorëve, menaxherëve, përbëhet nga pozicionet e një inspektori për monitorimin e ekzekutimit të urdhrave, një asistenti, një asistenti për aktivitetin kryesor.

Lagje qesharake, apo jo? Në të njëjtin grup me ndihmësin ekziston një inspektor për kontrollin e ekzekutimit të urdhrave. Shumë sekretarë e dinë këtë kontroll në dorën e tyre, pasi ata vetë e kryejnë atë.

Faqja http://www.etks.info/ thotë se personeli administrativ dhe menaxherial dhe personeli i profesioneve të lidhura zgjidhin çështje administrative dhe koordinimi në aktivitetet e organizatave dhe divizioneve të tyre strukturore, mbajnë dokumentacionin dhe mbështetjen e informacionit.

Përgjegjësitë e tyre përfshijnë:

• kryerja e korrespondencës së biznesit, procesverbalit dhe dokumentacionit tjetër administrativ;
• planifikimi dhe organizimi i takimeve të takimeve, takimeve të biznesit dhe udhëtimeve;
• duke rënë dakord për kohën e ngjarjeve të ndryshme, duke monitoruar respektimin e tyre;
• ndihmë menaxherëve dhe punonjësve në zgjidhjen e çështjeve të natyrës administrative dhe organizative;
• përgatitja e draft kontratave, marrëveshjeve, negocimit, organizimi i pritjes së vizitorëve dhe punonjësve;
• përmbushjen e përgjegjësive përkatëse;
• mbikëqyrjen e punëtorëve të tjerë.

Sa përgjegjësi nga kjo listë kryeni? Si quhet titulli juaj? "Sekretar"? "Menaxher zyre"? "Asistent menaxher"?

Nëse kujtojmë se tradicionalisht puna e një sekretari ndahet në shërbime dokumentare dhe jo-dokumentare, dhe shumica prej nesh kryejnë detyra nga listat për të dy grupet e konsideruara ("Sekretarët" dhe "Personeli administrativ dhe menaxhues"), atëherë mund të përfundojmë se bazuar në përgjegjësitë, shumica prej nesh janë asistentë ekzekutivë.

Çfarë do të thotë? Pse klasifikuesi nuk pasqyron pozicione të tilla si "ndihmës menaxher" ose "menaxher zyre"? Pse, në praktikë, ka pozicione, por ato nuk janë në klasifikues? Ndoshta është e vjetëruar ose përpiluesit nuk u shqetësuan të kuptojnë situatën në tregun modern të punës?

Sigurisht, ky klasifikues është disi konservator. Por fjalorët drejtshkrimorë janë gjithashtu konservatorë. Njerëzit flasin dhe shkruajnë ndryshe, por ka rregulla të caktuara, një normë e pranuar nga specialistët, dhe njerëzit e shkolluar udhëhiqen prej saj. Të gjitha udhëzimet, klasifikuesit dhe dokumentet e tjerë zyrtarë të zhvilluar nga specialistët nënkuptojnë ekzistencën e një organizate ideale ku sekretari merret me dokumente, inspektorët kontrollojnë ekzekutimin e tyre, dhe mbështetja e vizave dhe puna me delegacionet janë përgjegjësi e shërbimit të protokollit.

Mos mendoni se kjo nuk ndodh. Kështu është strukturuar puna e shumë agjencive dhe korporatave të mëdha qeveritare, administratave dhe fabrikave. Së pari, sepse ato kanë ekzistuar për më shumë se një duzinë vjet dhe në aktivitetet e tyre ata udhëhiqen nga përshkrimet e punës dhe rregulloret e krijuara në BRSS, kur ishte e vështirë të imagjinohet situata "kush shkoi në pyll, kush bleu dru zjarri". Së dyti, një ndarje e tillë e detyrave ka të bëjë shumë me fshehtësinë. Për shembull, në fabrikat që kryejnë urdhra ushtarakë, sekretarët ekzekutivë nuk kanë qasje në internet dhe ata i lënë celularët e tyre në një kasafortë në hyrje. Në një situatë të tillë, është e vështirë të kërkosh informacion ose të porosisësh bileta. Kjo bëhet nga specialistë individualë që kanë qasje në Ueb.

Përveç kësaj, është një gjë nëse sekretari në një kompani ku punojnë njëqind njerëz është "një zviceran, dhe një korrës, dhe një lojtar", dhe krejt tjetër kur kompania punëson disa mijëra. Në këtë rast, shumica e proceseve të punës janë të rregulluara dhe të centralizuara rreptësisht. Një specialist nuk mund të jetë përgjegjës për ta, ka departamente të tëra.

meqe ra fjala

Sa i përket pranisë së emrave të vjetëruar në shikim të parë (për shembull, "sekretar-daktilografist"), në vendin tonë deri më sot ka organizata në të cilat disa dokumente shtypen vetëm në një makinë shkrimi (për shkak të fshehtësisë). Për më tepër, prania e fjalës "daktilografist" në këtë përkufizim më së shpeshti tregon një sasi të madhe pune të lidhur posaçërisht me përgatitjen e dokumenteve. Në kohët sovjetike, ishin daktilografistët ata që e kryen këtë punë, dhe në kompanitë e mëdha me punë të centralizuar në zyrë, kjo është ruajtur edhe sot e kësaj dite.
A mund të quhet ky pozicion, të themi, "operator PC"? Sigurisht, shumë kompani e bëjnë këtë. Por pse, nëse në vetëdijen masive një listë e caktuar e përgjegjësive tashmë i është caktuar këtij koncepti? Gjuha nuk i pëlqen asnjë risi artificiale. Kur ky term humbet rëndësinë e tij, ai do të zhduket.

Pse, në praktikë, ka sekretarë që kryejnë detyrat e referentëve dhe inspektorëve për të kontrolluar ekzekutimin e dokumenteve, dhe madje edhe përkthyesit? Sepse teoria është gjithmonë e ndryshme nga praktika. Kompanitë, veçanërisht ato të vogla, kërkojnë kryesisht të kursejnë para duke caktuar shumë përgjegjësi të ndryshme për një punonjës. Një nga kolegët e mi dha përkufizimin e mëposhtëm të pozicionit të sekretarit: "një person që bën atë që punonjësit e tjerë nuk duan të bëjnë". Epo, gjithashtu ndodh. Për më tepër, siç kemi thënë tashmë, mospërputhja në përgjegjësitë shpesh shoqërohet me pamundësinë e hyrjes së një njësie të caktuar në tryezën e personelit, si dhe me mungesën e të kuptuarit nga punëdhënësit për gradimet që ekzistojnë brenda profesionit.

Krahasoni përgjegjësitë

Le të shohim se çfarë nënkupton punëdhënësi me këtë ose atë emër. Për ta bërë këtë, drejtojuni faqeve për kërkimin e punës. Le të zgjedhim disa njoftime me emrat: "sekretar", "sekretar-asistent", "ndihmës menaxher", "menaxher zyre", zgjedhim tre për secilin grup dhe krahasojmë listat e detyrave të kryera (ne nuk do të kopjojmë detyrat që përsëriten në vende të lira pune të ndryshme).

Menaxher zyre

1. Ekzekutimi i urdhrave të kreut.
2. Mbështetja e jetës në zyrë.
3. Asistencë në planifikimin e kohës së punës së menaxherit.
4. Përgatitja dhe ekzekutimi i korrespondencës dhe dokumentacionit të brendshëm.
5. Pritja e mysafirëve dhe vizitorëve të kreut, organizimi i takimeve dhe negociatave.
6. Komunikimi me klientët në zyrë, duke krijuar një atmosferë miqësore dhe komode për ta. Shënim i autorit: ky punëdhënës vendosi të kursejë para për menaxherin e llogarisë.
7. Marrja e thirrjeve në linjën e reklamave dhe transferimi i tyre në departamentin e kërkuar.
8. Kontrolli i rendit dhe pastërtisë në zyrë.
9. Sistematizimi dhe klasifikimi i dokumenteve dhe informacionit, duke i sjellë ato tek interpretuesit e menjëhershëm. Shënim i autorit: si kjo është puna e zyrës? Por jo, në këtë vend të lirë tregohet në një rresht të veçantë.
10. Sjellja e informacionit nga klientët në vëmendjen e menaxherëve.
11. Përmbushja e udhëzimeve të stafit të zyrës për ekzekutimin dhe transmetimin e udhëzimeve dhe informacionit të nevojshëm.
12. Kontrollimi i korrektësisë së shkresave në përputhje me kërkesat e përcaktuara kur punësoni punonjës të rinj. Shënim: E dija që nuk kishte oficer të burimeve njerëzore në kompani!
13. Kryerja e punimeve të kopjimit dhe dublikimit.
14. Çështja e autorizimit.
15. Ruajtja e një fletë orari. Shënim i autorit: Definitivisht asnjë oficer i burimeve njerëzore!
16. Ekzekutimi i dokumenteve dhe përgatitja e raporteve për shpenzimin e fondeve për nevoja ekonomike.

Sekretar

1. Organizimi i rrjedhës së dokumenteve, korrespondenca e biznesit.
2. Ekzekutimi i urdhrave të kreut.
3. Përgatitja e dokumentacionit dhe raportimit të nevojshëm.
4. Organizimi dhe koordinimi i takimeve, negociatave, takimeve.
5. Organizimi i udhëtimeve të biznesit (porositja e biletave ajrore dhe trenit, transferimet, prenotimi i hoteleve, etj.).
6. Organizimi i mbërritjes së partnerëve (rezervimet e hoteleve, transferimet, etj.).
7. Pranimi dhe shpërndarja e thirrjeve hyrëse.
8. Mbështetja e jetës së zyrës.
9. Ekzekutimi i urdhrave nga menaxhmenti (kërkimi i informacionit, përgatitja e raporteve, komunikimi me furnizuesit e lëndëve të para, shpesh në gjuhën angleze).
10. Sigurimi i dërgimit postar dhe korrier.
11. Sigurimi i rrjedhës së dokumenteve intrakorporative.
12. Posta.
13. Mbështetje administrative për kreun.
14. Kontroll mbi ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxhmenti.
15. Puna me pajisje zyre.
16. Përgatitja e dokumenteve organizative dhe administrative.

Sekretar-asistent

1. Organizimi i jetës së zyrës.
2. Pritja dhe shpërndarja e thirrjeve.
3. Pritja e vizitorëve.
4. Organizimi i takimeve dhe negociatave.
5. Organizimi i udhëtimeve të biznesit (prenotimi dhe prenotimi i biletave, hoteleve, taksive, mbështetje për viza).
6. Korrespondenca e biznesit.
7. Dërgimi dhe marrja e postës, lëshimi i autorizimit.
8. Pune zyre.
9. Ekzekutimi i udhëzimeve nga menaxhmenti.
10. Puna me një shërbim ndërlidhës.
11. Ndërveprimi me divizionet e kompanisë.
12. Ruajtja e rendit në zyrë, një atmosferë miqësore.
13. Sigurimi i mbështetjes administrative për orarin e ditës së drejtorit.
14. Kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave dhe miratimin e dokumentacionit të inicuar nga drejtori.
15. Përgatitja e dokumentacionit organizativ dhe administrativ.

Asistent menaxher

1. Marrja e thirrjeve hyrëse / dalëse.
2. Puna me postë / korrespondencë, korrespondencë biznesi.
3. Analiza e informacionit, mbledhja e të dhënave, raportimi.
4. Komunikimi me shefat e departamenteve.
5. Ekzekutimi i urdhrave të kreut në një afat kohor të caktuar.
6. Monitorimi i ekzekutimit në kohë të urdhrave / detyrave të shërbimit.
7. Shoqërimi i udhëtimeve të biznesit (përpunimi i vizave, prenotimi i biletave hekurudhore dhe ajrore, transferimet, hotelet, ngjarjet, ekskursionet).
8. Organizimi dhe mbështetja e pritjes nga menaxhmenti i ndërmarrjes së delegacioneve, vizitorëve, organizimi i takimeve, negociatave, prezantimeve.
9. Kontroll mbi shpenzimin e shkrimit, nëse është e nevojshme, porosi.
10. Regjistrimi, ruajtja e origjinaleve të informacionit dhe dokumenteve organizative dhe administrative.
11. Mbështetja e jetës në zyrë.
12. Punë zyre, rrjedhje dokumentesh.
13. Regjistrimi i dokumentacionit të brendshëm, dalës, dalës.
14. Asistencë në planifikimin e ditës së punës së menaxherit.

Siç mund ta shihni, profesionistët në këto pozicione kanë shumë përgjegjësi të ngjashme. Të gjithë ata janë të angazhuar (ose marrin pjesë) në mbështetjen e jetës së zyrës, duke marrë dhe shpërndarë thirrje, duke organizuar rrjedhën e punës dhe duke kryer urdhra nga drejtuesi.

Shikoni listat e përgjegjësive për sekretarin, sekretarin ekzekutiv dhe ndihmës menaxherin. Ato janë pothuajse identike. Përveç nëse njëra prej kompanive gjithashtu pret punë analitike nga asistenti. Pozicioni i një menaxheri të zyrës është disi jashtë zakonit, nga i cili punëdhënësit presin të kryejnë funksionet e një inspektori të personelit dhe punës. Dhe, ndoshta, ai është i vetmi që nuk pritet të ndihmojë udhëheqësin (apo thjesht nuk tregohet në reklamë?). Mund të themi me besim se asistenti i menaxherit do të duhet të ndihmojë menaxherin, gjë që nuk e heq atë nga nevoja për të "mbështetur" zyrën.

Para se të nxirrni përfundime, le t'i drejtohemi një parametri tjetër: cilat janë kërkesat e punëdhënësve për specialistët e këtyre pozicioneve (Tabela 2).

tabela 2

Kërkesat e punëdhënësit për menaxherin e zyrës, sekretarin, sekretarin-asistentin, ndihmësmenaxherin

Epo, punëdhënësit e zgjedhur rastësisht nga ne nuk kërkojnë pamje të mirë dhe arsim të lartë nga një menaxher zyre. Sipas mendimit tonë, ata nuk shohin shumë ndryshim midis një sekretari dhe një menaxheri zyre. Kërkesat për tre pozicionet e tjera, si dhe detyrat e kryera, janë pothuajse identike. Vetëm nga asistenti menaxher ata duan përvojën e punës si asistent personal, duke mos harruar aftësinë për të punuar në një ekip (nuk është sekret që shumë asistentë priren të shkëputen nga ekipi - specifikat e punës e kërkojnë këtë) Me

Sigurisht, në intervistë rezulton se gjysma e përgjegjësive thjesht "harroheshin" për të shkruar, dhe nga diku tjetër do të shfaqen dy duzina kërkesa për kandidatin. Por në tërësi, tendenca është e qartë: punëdhënësi e sheh menaxherin e zyrës si një person që do të kujdeset për zyrën, të gjithë punonjësit, madje edhe për klientët. Por nuk ka shumë dallim midis sekretarit, ndihmës sekretarit dhe ndihmësit menaxher.

Kjo do të thotë, teoria dhe këtë herë ndryshoi nga praktika. Usshtë e qartë për ne që sekretari duhet të kryejë, le të themi, funksionalitet teknik (punë me dokumente, etj.), Dhe asistenti ose asistenti i menaxherit duhet të kryejë funksione më komplekse (të shkruajë letra biznesi, të hartojë rishikime analitike, etj.). Unë njoh vetëm një kompani në të cilën përgjegjësitë shpërndahen në këtë mënyrë. Por ajo është nga kategoria e idealit. Në praktikë, kjo ndarje është përjashtim sesa rregull.

Unë dyshoj se në shumicën e rasteve punëdhënësit thjesht duan të kursejnë para duke punësuar një specialist i cili kombinon disa funksione. Për më tepër, futja e njësive shtesë në tryezën e personelit është ende një sherr.

Pse emri më i zakonshëm për këtë grup pozicionesh administrative është pikërisht "sekretar"? Së pari, sepse të gjithë kanë dëgjuar për të për një kohë të gjatë. Së dyti, teorikisht, asistenti i menaxherit mund të refuzojë të ndihmojë punonjësit e departamentit, dhe sekretari nuk ka ku të shkojë. Së treti, jo të gjithë e dinë se kush është ky "referent" misterioz, kështu që është më mirë të mos krijoni komplikime të panevojshme me terminologjinë.

Natyrisht, ndarja e pranuar në heshtje, e cila i vë asistentët ekzekutivë më të lartë se sekretarët ose sekretarët ekzekutivë, është, në fakt, një formalitet. Pa dyshim, "ndihmës drejtori" tingëllon më solid sesa "sekretari i drejtorit". Ky, mbase, është i gjithë ndryshimi. Punëdhënësi është më i interesuar për cilësitë tuaja personale dhe përvojën e punës sesa hyrja në librin tuaj të punës. Sigurisht, ne kurrë nuk përfunduam me konfuzionin në pozicione. Sidoqoftë, për ata që shqetësohen për faktin se, me gjithë larminë e detyrave të kryera, pozicioni i tij quhet "sekretar", ne ju këshillojmë që të hidhni poshtë të gjitha komplekset dhe në pyetjen se me kë punoni, përgjigjuni me krenari: "Sekretar ".