Stato e sviluppo dell'editoria basata sul cloud nel settore pubblico. Tecnologie cloud e loro capacità nel campo dell'automazione del flusso di documenti Flusso di documenti cloud

Il dibattito sulla gestione dei documenti tramite modelli IT cloud è iniziato circa cinque anni fa, quando sul mercato sono apparse le prime offerte. In quel momento, molti esperti affermarono che era la direzione EDMS che poteva diventare uno dei leader tra i vari tipi di sistemi applicativi aziendali in termini di utilizzo dei servizi cloud, ma divenne presto chiaro che queste previsioni non si erano avverate. Naturalmente ci sono stati dei progressi, ma non così rapidi come si era visto inizialmente.

Qual è lo stato attuale delle cose con l'uso dei sistemi di gestione dei documenti cloud? Quali sono le tendenze, quali le sfide e come vengono affrontate? Per rispondere a queste domande ci siamo rivolti ad esperti: sviluppatori e utenti di strumenti EDMS/ECM.

Modelli cloud di utilizzo dell'EDMS

Il cloud computing è un concetto generale che implica che il cliente, in un modo o nell'altro e in determinati formati, utilizzi determinate risorse informatiche del fornitore IT su base di locazione. Questa formulazione mostra che il livello di opacità dei sistemi IT può variare in un intervallo abbastanza significativo e questo livello spesso non è determinato da alcuna caratteristica, ma è multiparametrico.

Probabilmente, questa natura multiparametrica è particolarmente tipica per il campo della gestione dei documenti. Dopotutto, qui è possibile utilizzare varie opzioni per i modelli cloud, ad esempio SaaS (servizi cloud già pronti per i quali i fornitori cloud sono interamente responsabili) o il posizionamento di soluzioni locali tradizionali in un'infrastruttura cloud IaaS (quindi il fornitore è responsabile per l’infrastruttura, ma non per la soluzione software stessa). Sono possibili anche schemi ibridi, quando la soluzione EDMS viene implementata presso la sede del cliente e il cloud viene utilizzato come archivio di documenti. Cosa intendiamo allora con la definizione di “cloud EDMS” o “flusso di documenti nelle nuvole”, quali modelli sono più richiesti sul mercato?

Il direttore marketing di DIRECTUM Vasily Babintsev conferma la domanda da parte dei clienti per varie opzioni cloud, la principale delle quali è una soluzione SaaS nei cloud pubblici e privati. Secondo lui, i clienti stanno prendendo in considerazione sia soluzioni IaaS in un cloud privato basate su un sistema locale convenzionale, sia schemi ibridi con la rimozione di alcune funzioni aziendali al di fuori del cloud (come la scansione e il riconoscimento di documenti, la preparazione di report complessi, scambio di documenti con controparti, conservazione a lungo termine dei documenti). Separatamente, osserva che come parte dell'implementazione dei modelli cloud, i fornitori EDMS possono avvalersi di partnership con fornitori di servizi, ma la domanda diffusa di soluzioni EDMS attraverso i fornitori non è ancora visibile.

Alexey Rozhdestvensky, responsabile dello sviluppo aziendale di DoxVision, ritiene che sia più corretto intendere il termine "cloud EDMS" come un modello SaaS che, rispetto alla tradizionale opzione on-premise, cambia radicalmente il rapporto tra consumatore e fornitore, compresa l'implementazione e il funzionamento del sistema. In questo caso, il cloud EDMS diventa più simile a una versione online di una soluzione in abbonamento in scatola che non richiede installazione, configurazione, formazione prolungata e Manutenzione. Sì, osserva, i clienti a volte trasferiscono la soluzione locale all'infrastruttura cloud, ma ciò non ha praticamente alcun effetto sui principi di lavoro con l'EDMS stesso. I fornitori di soluzioni SaaS possono essere sia venditori che loro partner e le opzioni per la loro interazione possono essere diverse. Molto spesso, il fornitore cloud oggi è costituito da partner di implementazione tradizionali che si concentrano su versioni boxed di EDMS, piuttosto che su complessi progetti personalizzati.

Considerando la diversità della portata delle applicazioni EDMS e il fatto che il mercato EDMS cloud è ancora in fase di formazione, i fornitori dovrebbero essere pronti a lavorare con modelli diversi a seconda delle esigenze del cliente, ne è sicuro Ilya Ipatov, consulente principale di InterTrust. Secondo lui, la direzione principale rimane l'opzione SaaS, quando il prodotto si trova su risorse esterne (in un cloud privato o pubblico) e viene utilizzato tramite un'interfaccia web o un Thick Client installato sul posto di lavoro dell'utente. L'utente deve solo identificarsi e iniziare a lavorare con la sua copia del sistema, nella configurazione che ha ordinato. Può configurare il sistema in modo indipendente o con l’aiuto degli specialisti del fornitore. Il vantaggio fondamentale dell'opzione SaaS, secondo Ilya Ipatov, è che risolve sostanzialmente automaticamente tutti gli aspetti della scalabilità del sistema (aumento della capacità, fornitura di spazio su disco aggiuntivo o connessione di nuovi utenti), mentre non è necessario stipulare un nuovo contratto e attendere la fornitura delle licenze da parte del fornitore - nel cloud. Per questo esistono semplici impostazioni per il sistema di fatturazione.

Ha osservato che oggi pochi sviluppatori EDMS russi possono creare il proprio data center per implementare un servizio SaaS. In genere, il fornitore trova e affitta in modo indipendente la capacità del data center, quindi procede alla promozione e alla vendita dei servizi e alla replica del sistema. Ma allo stesso tempo, il proprietario di un data center può diventare un partner: quindi, dopo aver formato il proprio personale, il data center agisce come fornitore di servizi, vendendo una soluzione di un determinato fornitore ed eventualmente diversi prodotti di diversi sviluppatori. Secondo Ilya Ipatov, un modello sembra molto promettente quando il venditore utilizza le risorse di un data center esterno, ma prima di implementare il sistema conduce un sondaggio speciale presso il cliente sul suo sito web. Inoltre, il cliente può essere anche un fornitore EDMS nel cloud, se crea un cloud privato e successivamente fornisce il servizio alle proprie filiali o organizzazioni esterne.

Dmitry Shmailov, capo del dipartimento di sviluppo delle soluzioni ECM presso ELAR, concorda sul fatto che il concetto di "cloud EDMS" è ancora associato principalmente al SaaS e ritiene che l'innovazione chiave degli schemi cloud sia l'outsourcing dei sistemi di gestione dei documenti stessi. "Oggi questo approccio trova sempre più comprensione e accettazione da parte delle imprese, soprattutto grazie alla prospettiva di ridurre i costi in base al criterio del costo totale di proprietà", afferma. “Sul mercato russo ci sono aziende IT che hanno le competenze per fornire un servizio sicuro e affidabile; nella maggior parte dei casi, i fornitori di tali soluzioni sono integratori, che di solito lavorano a stretto contatto con i fornitori e offrono una gamma di servizi di cui il cliente ha bisogno. " L'esperto osserva che l'implementazione di uno schema ibrido e l'integrazione di un servizio cloud con un'architettura on-premise possono diventare un'alternativa per quei clienti che vogliono lasciare a se stessi l'ultima parola. Un’opzione promettente è anche quella di utilizzare il cloud come archivio elettronico. Ma la scelta del modello di implementazione dipende solitamente dal CIO e dal servizio di sicurezza delle informazioni dell’azienda.

Lo stato attuale delle cose con l'uso del cloud EDMS

Quanto sono popolari i cloud tra i clienti oggi? A giudicare dalle risposte dei nostri esperti, questa direzione è, piuttosto, nella fase iniziale di formazione, ma si osserva una crescita sempre più costante della quota del cloud nel mercato EDMS.

Alexey Rozhdestvensky ne parla, in particolare: “Il mercato EDMS cloud in Russia è ancora agli inizi e oggi ci sono pochissimi attori. Ciò è dovuto al fatto che la richiesta di tali soluzioni da parte dei clienti è ancora molto ridotta; molti guardano solo al cloud e al massimo stanno realizzando piccoli progetti pilota lì non si parla ancora di grandi implementazioni cloud; Se parliamo di tendenze, noto che il cloud comincia a essere preso sul serio, sempre più spesso i nostri clienti ci chiedono di preparare un calcolo del costo di noleggio dell’infrastruttura cloud per i loro progetti”. Secondo lui ora le soluzioni cloud sono di primario interesse società commerciali, che non hanno rigidi requisiti di sicurezza, come, ad esempio, nel settore pubblico, e che, durante una crisi, hanno bisogno di ottimizzare il più possibile i propri costi, senza perdere efficienza.

Vasily Babintsev sottolinea che nell'implementazione dei progetti EDMS, i clienti sono guidati principalmente dalle domande efficienza economica, pur essendo allo stesso tempo comprensibilmente diffidente nei confronti delle nuove idee. Ha citato i dati di una ricerca condotta dalla sua azienda tra i clienti nel 2014-2016: il maggiore interesse per i modelli SaaS è stato mostrato dai rappresentanti del settore delle PMI e dalle organizzazioni di Mosca (non importa se utilizzano un EDMS o meno). Le aziende che dispongono già di un EDMS sono più prudenti quando si tratta di modificare l'architettura e preferiscono rimanere nel modello locale. Le grandi aziende stanno valutando la possibilità di utilizzare SaaS per connettere nuove funzioni aziendali. Tutte le aziende, indipendentemente dalla categoria e dalle dimensioni, sono ancora caute nel trasferire parte dei propri processi aziendali all’esterno (cloud pubblici), soprattutto nel settore finanziario. Ma le piccole imprese, a causa delle limitazioni dell’infrastruttura IT, in alcuni casi stanno forzando la transizione allo scambio cloud documenti elettronici con controparti commerciali. I grandi clienti che utilizzano i servizi cloud archiviano ancora i documenti nei loro sistemi aziendali chiusi.

Dmitry Shmailov dà una valutazione più ottimistica: “In Russia molte aziende stanno passando al cloud”. Allo stesso tempo conferma che i clienti PMI lo stanno facendo in modo più attivo; la tendenza a includere servizi cloud provenienti dall'esterno nella strategia IT grande affare e le agenzie governative è diventato evidente solo di recente.

Esistono però altri punti di vista. “Crediamo che grande e impresa media non è pronto per il classico modello EDMS cloud, afferma Amministratore delegato Società "Business Logic" (gruppo di società IT) Victor Weinstein. - L'implementazione classica di un moderno EDMS è inizialmente una soluzione cloud; il cloud privato in cui si trova “vive” con il cliente nel suo data center. Dal punto di vista tecnologico, una soluzione cloud significa che è scalabile utilizzando il modello cloud aggiungendo potenza di calcolo e sistemi di storage. Per quanto riguarda le piccole aziende, al momento non hanno davvero bisogno di un EDMS specializzato, nemmeno cloud. A mio avviso, le piccole imprese presteranno attenzione all'EDMS specializzato (cloud) se dispongono di funzionalità integrate per il flusso di documenti giuridicamente significativi, inclusa, ovviamente, una firma elettronica. Ora nel segmento delle grandi imprese non c’è più bisogno di EDMS basato su cloud e il momento per le piccole imprese non è ancora arrivato”.

Cosa attrae i clienti verso il cloud?

Secondo i nostri esperti, la principale attrattiva del cloud EDMS per i clienti è la capacità di ridurre il costo totale di proprietà. Anche se è probabile che questa idea dei meriti delle nuvole non sia del tutto corretta, e questo crea alcuni problemi, perché non sempre la realtà è all'altezza delle aspettative. È molto importante, infatti, che le aziende comprendano chiaramente vantaggi e svantaggi dei nuovi modelli per non fare la scelta sbagliata nella scelta dell'opzione di automazione di cui hanno bisogno.

Capo del dipartimento, Università finanziaria sotto il governo Federazione Russa Vladimir Soloviev tra i possibili vantaggi del cloud vede soprattutto la componente finanziaria: “Il principale motore del passaggio al cloud è la fattibilità economica. Cioè, il flusso di documenti cloud in sostituzione di quello locale può essere preso in considerazione se l'acquisto di un servizio cloud sarà più economico rispetto alla sua implementazione nell'infrastruttura dell'organizzazione, o se, a un costo comparabile, la produttività dei lavoratori aumenta, ad esempio, riducendo l'EDMS tempi di inattività o aumentando la velocità di lavoro. Non è affatto ovvio che l’opzione cloud sia più economica… Anzi, è per questo che abbiamo un EDMS per 1.300 utenti distribuito all’interno dell’università. Ma se l’opzione cloud fosse almeno quattro volte più economica, allora ovviamente voterei per il cloud”.

Alexey Rozhdestvensky ha formulato tre vantaggi del cloud su cui tutti gli esperti concordano: 1) riduzione dei costi di acquisto e manutenzione delle apparecchiature; 2) un'infrastruttura IT più flessibile che può essere rapidamente modificata per soddisfare le esigenze aziendali in qualsiasi momento; 3) garanzia di conservazione sicura dei dati fornita dal fornitore (backup, sistemi di sicurezza, ecc.).

Chiarindo queste tesi, Dmitry Shmailov sottolinea che le soluzioni cloud forniscono sicuramente una riduzione dei costi di capitale e un risultato di successo più garantito durante l'implementazione di un EDMS. Per quanto riguarda i costi operativi, la risposta non è così nettamente positiva, e comunque è necessario tenerne conto non solo in modo meramente spese finanziarie, ma anche un guadagno qualitativo per il cliente. In particolare, il risparmio può essere ottenuto pagando solo per le risorse utilizzate e acquisendo tempestivamente capacità per compiti specifici. I miglioramenti qualitativi possono essere associati alla garanzia della sicurezza dei documenti e all'accesso sicuro agli stessi. Solo ora i clienti russi cominciano a realizzare altri vantaggi, forse più importanti, del cloud, come il supporto della mobilità delle aziende moderne attraverso la flessibilità e la scalabilità delle soluzioni cloud (connessione del numero richiesto di utenti, indipendenza territoriale e temporale). I vantaggi del flusso di documenti nel cloud utilizzando il modello SaaS includono anche la fornitura da parte del fornitore di una soluzione tollerante ai guasti, un controllo delle versioni uniforme per gli utenti e, di conseguenza, la standardizzazione del flusso di documenti e del lavoro in un'interfaccia comprensibile per i partecipanti.

Ridurre al minimo i costi di capitale è particolarmente interessante per le piccole e medie imprese, che, di norma, non dispongono di una propria infrastruttura IT e di grandi budget per l'acquisto e l'implementazione di software, ma ci sono restrizioni sull'espansione dei servizi IT, osserva Vasily Babintsev . Allo stesso tempo, hanno l'opportunità di accedere a soluzioni di livello aziendale che prima erano loro praticamente inaccessibili (in termini di prezzo e complessità di implementazione). I grandi clienti, a suo avviso, sono attratti dal cloud per la possibilità di provare nuovi processi. I servizi cloud ti consentono, senza modificare l'architettura attuale, di testare nuove soluzioni aziendali di sistemi ECM e, se si rivelano convenienti ed efficaci, di implementarle nella tua infrastruttura. Se i nuovi processi riguardano la collaborazione con appaltatori esterni, tali soluzioni aziendali end-to-end possono prendere piede a livello cloud, mentre gli utenti attuali non se ne accorgeranno, continuando a lavorare nell'interfaccia del familiare sistema ECM.

Tuttavia, i clienti devono tenere presenti gli aspetti problematici dell’EDMS cloud. A questo proposito, Ilya Ipatov attira l'attenzione sul fatto che la capacità di personalizzazione di una soluzione cloud è significativamente inferiore rispetto ai progetti di implementazione tradizionali, quando è possibile implementare quasi tutte le esigenze del cliente. Miglioramenti unici in una soluzione cloud sono praticamente impossibili: costerebbero troppo. Ma per un EDMS basato su cloud non è necessario impiegare amministratori. "Il pubblico target del cloud EDMS sono le medie e piccole imprese, nonché le organizzazioni governative a livello municipale", ritiene. - Questa categoria di clienti è pronta a sopportare alcune limitazioni di funzionalità per ricevere il costo minimo dei servizi. Ma i grandi clienti sono generalmente interessati a garantire che la funzionalità dell'EDMS sia la più ampia possibile e allo stesso tempo soddisfi i requisiti unici e le tradizioni del flusso di documenti che si sono sviluppate nell'organizzazione. Difficilmente è possibile implementare questo approccio tra le nuvole”.

Cosa ostacola e cosa aiuta fornitori e clienti a implementare il cloud EDMS

La creazione di un EDMS basato su cloud di per sé non causa problemi tecnici, dicono gli esperti. Le soluzioni on-premise già esistenti sono ben trasferibili nel cloud e questo di solito è sufficiente per soddisfare le esigenze dei clienti odierni, anche se in tal caso è comunque necessario ottimizzare l'architettura del sistema per l'opzione cloud.

Ma, come osserva Dmitry Shmailov, una questione seria per i fornitori è che devono diventare fornitori o imparare a collaborare con i fornitori. I compiti principali sono garantire la resistenza ai disastri delle soluzioni proposte, la continuità dell’accesso al servizio e la conformità con il livello di qualità dei servizi in base alle esigenze del cliente. Inoltre, da un punto di vista normativo, tenendo conto delle condizioni economiche e politiche in costante cambiamento, un ruolo importante è dato ai desideri per il posizionamento dei data center in Russia e al rispetto dei requisiti di riservatezza.

Sono necessari anche nuovi formati di progettazione rapporti contrattuali con il cliente. “Abbiamo creato un nuovo modello organizzativo per la vendita veloce dal primo contatto con il consumatore alla fatturazione e alla creazione automatica di un'istanza cloud dell'EDMS. Cioè sono passati al modello dell’accordo di adesione (offerta) in modo normativo”, dice Vasily Babintsev. - In questo caso, il processo si svolge in in formato elettronico, il cliente inizia a lavorare nel sistema il giorno della richiesta. È vero, vale la pena riconoscere che non tutti i clienti sono pronti a lavorare senza carta, ma è solo questione di tempo”.

Il problema chiave nel mondo del cloud è la sfiducia dei clienti. Naturalmente non esiste più un atteggiamento nettamente negativo nei confronti del cloud, come avveniva solo pochi anni fa, ma la maggior parte delle aziende è ancora cauta e talvolta chiaramente eccessiva. "Nonostante il fatto che recentemente molti problemi di sicurezza siano stati rimossi e che i fornitori partecipino a controlli e ispezioni regolari per confermare la conformità ai requisiti degli standard e della legislazione, la resistenza tecnica e psicologica non è stata completamente eliminata", spiega Vasily Babintsev. - Uno degli argomenti è la completa dipendenza dai provider Internet (e qui dobbiamo ammettere che sarà necessario implementare canali di comunicazione di backup). A volte ci imbattiamo anche nell’impreparazione di singoli specialisti IT che sono sbilanciati verso le tecnologie emergenti sul mercato, e anche evidenti vantaggi in termini di rapporto costo-efficacia non sempre possono cambiare le loro priorità di sicurezza”. Tuttavia ammette che tali problemi sono un argomento puramente tecnico contro le soluzioni cloud, poiché l’infrastruttura IT dell’azienda cliente contiene determinate impostazioni di sicurezza. Ad esempio, i clienti possono utilizzare server proxy con molte restrizioni e alcune applicazioni cloud supportano protocolli specifici e non possono funzionare con tutti i tipi di server proxy. Inoltre, gli strumenti di monitoraggio del traffico e delle perdite introducono ritardi significativi nelle applicazioni cloud, riducendo le prestazioni e, in alcuni casi, rendendole inutilizzabili.

Le aziende si trovano di fronte a un dilemma: abbandonare il cloud o adattare la propria infrastruttura IT alle esigenze dei fornitori di cloud. Allo stesso modo, i clienti devono accettare o meno le condizioni SLA standard (disponibilità garantita del servizio, tempo per il lavoro programmato, informazioni sull'archiviazione di backup delle informazioni, ecc.). Questa domanda sorge, ad esempio, nei casi in cui lo SLA esistente non è adatto ai clienti e le condizioni speciali costeranno molto di più, il che rende difficile l'inizio dei lavori. Ma, secondo Vasily Babintsev, la pratica dimostra che molti problemi sono completamente risolvibili, i fornitori e i clienti del sistema cloud si stanno avvicinando gli uni agli altri, cercando di avvicinare il più possibile i requisiti e sviluppando un'infrastruttura comune.

Alexey Rozhdestvensky è fiducioso che, per eliminare la sfiducia nell'EDMS cloud, il settore debba accumulare una massa critica di progetti cloud, dimostrandone affidabilità e sicurezza. Allo stesso tempo, osserva che la questione dell'instabilità dei canali di comunicazione è ancora rilevante, a causa della quale potrebbero esserci difficoltà con l'accesso al cloud.

Tuttavia, nelle conversazioni sull'uso del cloud, si sente spesso l'idea che quando si passa da un modello on-premise al cloud, il problema principale non è semplicemente il trasferimento di alcune funzioni IT all'outsourcing, ma la necessità di trasformazione interna di l'azienda stessa. Secondo Ilya Ipatov, prima di esternalizzare il flusso di documenti o l'archiviazione dei dati, il cliente deve mettere ordine nei propri processi e regolamenti aziendali. Allo stesso tempo, per utilizzare il cloud, spesso ha bisogno di abbandonare le proprie “invenzioni” uniche (per l’organizzazione dei processi aziendali) a favore di alcune circuiti standard. “Uno dei problemi principali è che un cliente con un EDMS profondamente personalizzato non è pronto a rinunciare ai consueti schemi di lavoro per ridurre i costi di proprietà. Pertanto, i servizi EDMS cloud saranno sempre più richiesti dai nuovi clienti che implementano la gestione dei documenti elettronici da zero”, afferma.

La stessa idea è espressa da Dmitry Shmailov: “La modifica dei processi aziendali associati al passaggio alla gestione dei documenti nel cloud implica lavorare sui cambiamenti organizzativi: come dimostra la pratica, qualsiasi trasformazione nei processi aziendali incontra la resistenza nell'azienda da parte degli utenti IT. Il contraente non deve solo sviluppare una strategia ottimale per trasferire il flusso di documenti a un servizio cloud, ma anche assumersi la responsabilità della sua implementazione”.

Il problema della fiducia nell'EDMS cloud è direttamente correlato alla crescente fiducia in determinati fornitori, Vladimir Solovyov ne è sicuro: "La questione di cosa accadrebbe se il fornitore perdesse tutti i dati rimane rilevante perché i fornitori di gestione dei documenti cloud non sono paragonabili su scala Microsoft, AWS, Google"

"Ci sono pochissimi problemi puramente tecnici quando si passa al livello cloud, se la transizione viene effettuata a un sistema simile e nel caso di una transizione a nuovo sistema Non ci sono più problemi che con qualsiasi migrazione locale”, afferma Sergey Avdalyan, un esperto indipendente con una vasta esperienza come responsabile dei servizi IT dalla parte del cliente. - Le tecniche di base per il trasferimento dei dati sono abbastanza standard e non presentano particolari difficoltà per gli specialisti a livello di amministratori di sistema e di database. Molti più problemi risiedono nell’area delle questioni organizzative, normative e di sicurezza. Molti manager, soprattutto in aziende russe, non si fidano apertamente dell'archiviazione dei principali dati anagrafici dell'azienda su clienti, prodotti, servizi, tecnologie, know-how (che costituiscono essenzialmente il valore dell'impresa) a società terze, rendendosi conto che i rischi di perdita e fuga di questi dati può essere l’ultimo passo verso la distruzione del business”

Idee sbagliate tipiche dei clienti (secondo i fornitori) riguardo ai servizi EDMS cloud

· il cloud EDMS ha funzionalità notevolmente ridotte, è difficile da adattare alle esigenze dei clienti e da integrare con le soluzioni locali esistenti (soprattutto rispetto ai servizi cloud gratuiti per i consumatori, sebbene il software di gestione dei documenti cloud aziendale contenga già potenti funzionalità nella confezione);

· livello insufficiente di protezione delle informazioni quando si lavora nel cloud, sono possibili fughe di notizie (ciò richiede un lavoro serio per spiegare i principi di funzionamento del software cloud e l'analisi dell'esperienza del suo utilizzo);

· l'utilizzo complessivo del modello SaaS è più costoso dell'opzione on-premise (i clienti spesso dimenticano di prendere in considerazione tutti i componenti nel costo delle soluzioni on-premise, ad esempio, la proprietà del software dell'infrastruttura e la necessità di avere il proprio propri specialisti IT retribuiti);

· le tecnologie cloud non possono essere utilizzate in organizzazioni governative(allo stesso tempo si dimenticano del modello cloud comunitario e dipartimentale).

Non c’è dubbio che la tecnologia cloud stia cambiando il business. Le piccole aziende apprezzano la possibilità di archiviare documenti nel cloud e gestirli comodamente, principali attori business: l'opportunità di risparmiare denaro sull'acquisto e sulla manutenzione della propria infrastruttura di archiviazione dati.

Cosa ci offrono le nuvole

Il più importante - archiviazione nel cloud. I documenti digitali sono sempre accessibili da qualsiasi parte del mondo e non occupano spazio in ufficio sotto forma di file. Alcuni servizi cloud consentono di archiviare file e documenti senza limiti di dimensione. Esistono anche servizi che forniscono l'accesso a diversi cloud attraverso un unico portale, ad es. Quando accedi ai dati, non noterai che ti stai spostando da un server all'altro.

Organizzazione della collaborazione con i dati. Questo è uno dei gli aspetti più importanti lavorare nel cloud. Ogni dipendente può accedere ai servizi da qualsiasi dispositivo, il che consente una migliore collaborazione su un progetto, riducendo il tempo dedicato al lavoro e la corrispondenza infinita via e-mail. Quando si tratta di sicurezza dei dati, i documenti possono essere protetti con una password o impostati per essere cancellati dopo un certo periodo di tempo (pochi minuti, ore o giorni).

Nuova moda - CRM sul cloud, ERP eECM-sistemi. Questo tipo di sistema locale viene utilizzato in quasi tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni. Hanno tutti i vantaggi dell'archiviazione e della collaborazione nel cloud e allo stesso tempo dispongono di un unico database strutturato per l'archiviazione delle informazioni. Il vantaggio di un sistema basato su cloud è che puoi sempre accedere ai dati importanti. Allo stesso tempo sei protetto dalla perdita di dati se il tuo server interno si guasta improvvisamente.

Non è necessario posizionare i server direttamente in ufficio. Puoi usare servizi di una società terza, che ti fornirà un'infrastruttura informatica completa: server, sistemi di archiviazione dati, apparecchiature di rete, nonché software per la gestione di queste risorse. Il controllo e la gestione dell'infrastruttura rimangono nelle mani del fornitore, consentendoti di risparmiare sulla manutenzione delle apparecchiature.

In caso di guasto del sistema, lo avrai sempre piano di ripristino di emergenza. Le aziende che archiviano le proprie informazioni su risorse di terze parti non devono preoccuparsi di perdere queste informazioni in caso di incendio o disastro naturale (alluvione, ecc.), perché tutti i dati necessari possono essere ottenuti via Internet.

Quando si valutano le capacità delle nuove tecnologie, è necessario dare uno sguardo critico rischi potenziali:

● I tuoi dati sono nelle mani di terzi, quindi prima di scegliere un fornitore, devi verificare attentamente il problema di sicurezza.

● I fornitori di servizi cloud compaiono rapidamente e scompaiono altrettanto rapidamente. In questo caso c'è il rischio di perdere tutti i dati. Lo eviterai se disponi di più backup.

● Connessione Internet affidabile e di alta qualità. Se ci sono problemi di comunicazione, dovrai lavorare con documenti cartacei (o copie locali).

● Anche l'aumento dei costi può rappresentare una sorpresa se il processo di migrazione al cloud non è stato pianificato attentamente. È necessario considerare la scalabilità del sistema per il futuro e allo stesso tempo rispettare il budget.

● Potresti anche riscontrare leggi federali diverse sull'archiviazione dei dati se il tuo spazio di archiviazione sul cloud si trova fisicamente in un altro Paese. Devi sapere in quale Paese si trovano le tue informazioni.

La diffidenza nei confronti del cloud è legata soprattutto a questioni di sicurezza. Vale la pena notare che alcuni fornitori consentono alle aziende di utilizzare le tue chiavi di crittografia. Puoi anche crittografare i file prima di trasferirli nell'archivio cloud. La crittografia garantirà che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso alle informazioni riservate. Oltretutto:

● La maggior parte dei provider protegge le informazioni utilizzando AES con chiavi di lunghezza pari a 128 o 256 bit.

● I fornitori di servizi cloud eseguono sempre il backup dei dati, il che garantisce la sicurezza dei file anche se non vengono utilizzati per un certo periodo.

● L'archiviazione nel cloud è ben protetta e mantiene i tuoi dati al sicuro, mentre un disco rigido esterno o unità USB contenenti informazioni possono essere facilmente rubati.

Perché le nuvole?

La risposta a questa domanda è semplice: il fattore più importante nella migrazione al cloud è la facilità d'uso dell'infrastruttura e il risparmio sui costi*.

*Secondo AIIM. Al sondaggio hanno preso parte 362 intervistati; è stato possibile selezionare fino a 3 risposte.

Cloud ibridi e futuro

Molti esperti in quest’area del mercato vedono il futuro nei cloud ibridi, tenendo presente la sicurezza della condivisione delle informazioni. In un cloud ibrido, le risorse IT sono combinate: alcune di esse si trovano nel cloud interno (privato) dell'organizzazione, mentre altre si trovano nel cloud pubblico, fornito da un fornitore commerciale. In questo modo aumenta il numero delle risorse e viene rafforzato il controllo interno delle domande. “Se il cloud ibrido dovesse decollare, sarebbe la soluzione giusta per molte aziende. Guadagneranno ancora slancio”,

Flusso di documenti nel cloud: risolvere i problemi delle medie e piccole imprese

Il problema dell'organizzazione della gestione elettronica dei documenti è rilevante per un'azienda di qualsiasi dimensione. Tuttavia, le soluzioni sul mercato sono progettate principalmente per le grandi e medie imprese e non possono aiutare le PMI. Le piccole imprese necessitano di sistemi EDMS leggeri, semplici ed economici. È tempo di rivolgersi alle “nuvole”.

Implementare la collaborazione con i documenti per le piccole imprese è un compito altrettanto importante quanto per quelle di medie e grandi dimensioni. Spesso è complicato dal fatto che alcuni dipendenti di tali società (ad esempio un contabile) sono “remoti” e non dispongono di spazi di lavoro in ufficio. Succede che non esiste un ufficio in quanto tale e tutti i dipendenti lavorano da casa. Allo stesso tempo, è ovvio che i grandi sistemi prevalenti sul mercato con un'implementazione costosa non sono adatti alle PMI: non ha senso che il capo di una piccola impresa paghi per funzionalità extra, non esiste un sito con un server potente e amministratori pronti a configurare e supportare tale EDMS.

Le PMI dovevano accontentarsi di lavorare con i documenti utilizzando i normali editor di ufficio e la posta elettronica. Tuttavia, l'invio, lo sviluppo congiunto e l'approvazione dei documenti in questo modo non solo non aiutano a risolvere i problemi principali di una piccola impresa, ma li complicano anche in modo significativo. Il manager non ha una chiara comprensione di dove e in quale stato si trova la versione richiesta del documento, quando e quali modifiche sono state apportate ad esso. Tutto ciò crea caos e ti costringe a dedicare più tempo all'ordine e al controllo.

Grazie allo sviluppo dei servizi cloud, sul mercato russo hanno cominciato ad apparire sistemi progettati per risolvere il problema dell'organizzazione della collaborazione con documenti specifici per piccole imprese. Una di queste soluzioni è il sistema di gestione elettronica dei documenti basato su cloud Docloud.

Come le "nuvole" stanno cambiando l'EDMS

Le tecnologie cloud (cloud computing in inglese, viene utilizzato anche il termine “cloud computing”) sono una tecnologia di elaborazione dati in cui le risorse e la potenza del computer vengono fornite all'utente come servizio accessibile tramite Internet. L'utente ha accesso ai propri dati e non deve preoccuparsi dell'infrastruttura, del sistema operativo e del software stesso con cui lavora.

In relazione all'EDMS, ciò significa che per utilizzare il sistema non è necessario acquistare attrezzature costose, effettuare l'implementazione e inviare dipendenti per la formazione. Per accedere a tutte le caratteristiche e funzionalità del servizio è sufficiente registrarsi sul sito. L'utente paga solo per la quantità di risorse di cui ha bisogno e può accedere al sistema da un computer, tablet o smartphone in qualsiasi momento, ovunque si trovi.

Cosa può fare un EDMS cloud?

Consideriamo le principali caratteristiche funzionali del sistema.

Partiamo dal fatto che il sistema consente di archiviare e organizzare eventuali documenti per tipologia o direzione. Per fare ciò è sufficiente trasferirli dal PC o dallo scanner al sistema e, se necessario, aggiungere commenti o specificare metadati aggiuntivi. Vale la pena notare che i file allegati nei principali formati di testo (TXT, RTF, DOC) possono essere visualizzati direttamente dal sistema senza scaricarli sul dispositivo e senza disporre del software necessario per visualizzare file di questo tipo. Ad esempio, da uno smartphone su cui non sono installati programmi di gestione file è possibile visualizzare file Word ed Excel. Ciò rende molto più semplice il lavoro da tablet e dispositivi mobili.

I manager possono anche configurare in modo rapido e semplice le impostazioni di accesso determinando quali dipendenti possono visualizzare o modificare determinati documenti.

Per semplificare il lavoro con documenti standard, il sistema prevede la creazione di modelli. Con il loro aiuto, puoi semplificare in modo significativo il processo di creazione e compilazione dei documenti richiesti di frequente come una "fattura" o un "atto".

Una funzione importante della gestione dei documenti è il coordinamento e l'approvazione di un documento, quindi la sua implementazione dovrebbe essere chiara e semplice. In Docloud, un documento può essere inviato per l'approvazione subito dopo la creazione, indicando i dipendenti a cui è richiesta l'approvazione o le modifiche, tutte le informazioni sullo spostamento del documento, la sua versione attuale e lo stato sono sempre disponibili per tutti gli utenti che lavorano con esso;

La ricerca full-text rapida e conveniente consente di trovare i documenti necessari in base al contenuto dei file ad essi allegati e la ricerca parametrica nelle cartelle consente di selezionare in base ai parametri necessari.

Cosa offre un EDMS cloud?

Consideriamo i vantaggi delle soluzioni cloud per le PMI. In primo luogo, quando si utilizza tale software, l'azienda non deve pagare per l'implementazione del sistema. Docloud fornisce già una soluzione che contiene tutto ciò di cui hai bisogno. Dopo aver effettuato l'accesso al sistema, l'utente troverà cartelle configurate in base alle aree di attività dell'azienda, vedrà le principali tipologie di documenti di uso frequente e una comoda soluzione per visualizzarli. Tutti i documenti già inclusi nel sistema coprono la maggior parte delle esigenze di qualsiasi piccola azienda e, se necessario, possono essere modificati.

In secondo luogo, l'interfaccia Docloud consente a qualsiasi utente di iniziare immediatamente a lavorare con il sistema: può apprendere tutte le azioni di base per lavorare con i documenti nei primi giorni di lavoro.

In terzo luogo, quando si utilizza il software cloud, l'azienda non deve pagare per il supporto o assumere un amministratore di sistema, poiché questo tipo di servizio è già incluso nel prezzo della licenza. In caso di problemi, l'utente può ricevere rapidamente una risposta dagli specialisti e anche consultare il forum supporto tecnico e conoscere le soluzioni al problema dagli utenti che lo hanno già riscontrato.

In quarto luogo, non è necessario pagare più del dovuto per il periodo di utilizzo del sistema. Una politica di licenza flessibile ti aiuterà a scegliere il tipo di abbonamento e a specificare il numero richiesto di utenti. In caso di problemi, il dirigente può sospendere il lavoro fino a sei mesi per riprenderlo successivamente. In questo caso, tutte le impostazioni e i documenti verranno salvati.

Come le "nuvole" attirano i giganti

Abbiamo esaminato i vantaggi dell'utilizzo di un EDMS cloud per i manager di piccole aziende, ma questa funzionalità potrebbe interessare non solo a loro.

Immaginiamo il capo di uno dei dipartimenti di una grande azienda: il suo dipartimento necessitava di un sistema semplice ed economico per l'approvazione interna dei documenti, ma l'EDMS installato nella sua organizzazione è troppo sovraccarico di funzionalità o non può permetterne la separazione da struttura generale. In questo caso, Docloud sarà adatto a lui, in cui potrà svolgere i suoi compiti senza implementare sistemi aggiuntivi negli uffici dell'azienda e senza spendere molti soldi dal budget del dipartimento.

Oppure immagina un team di progetto composto da dipendenti di diverse organizzazioni che devono coordinare i documenti tra loro. In una situazione del genere, non è possibile implementare una soluzione locale ed è possibile utilizzare il sistema Docloud. Allo stesso tempo, non dovranno acquistare questa soluzione per molto tempo: avendo scelto la tariffa ottimale per la durata del progetto, potranno smettere di utilizzare il sistema immediatamente dopo il suo completamento.

Annotazione: L'articolo fornisce un'analisi stato attuale Mercato EDMS in Russia. Sono stati individuati i vantaggi derivanti dall’utilizzo delle tecnologie cloud nel settore pubblico. Vengono prese in considerazione le caratteristiche dell'implementazione dell'EDMS basato su cloud nelle agenzie governative.

Parole chiave: tecnologie cloud, EDMS, settore pubblico.

Attualmente in Russia si stanno verificando cambiamenti significativi nel campo dell'automazione degli uffici e del flusso di documenti. Gli esperti notano l'interesse attivo delle organizzazioni nazionali nell'approfittare dei vantaggi forniti dalla gestione elettronica dei documenti.

La stimolazione dello sviluppo del mercato russo per i sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) è dovuta a tendenze quali la sostituzione delle importazioni, la creazione di un registro del software russo, lo sviluppo di tecnologie cloud, nonché il processo di ridimensionamento o sostituzione di sistemi IT obsoleti soluzioni.

Secondo TAdviser, nel 2016, i progetti EDMS sono stati implementati più attivamente nel settore pubblico e nelle strutture sociali. Delle quasi 4mila implementazioni di questa classe di sistemi, circa il 19% riguarda specificatamente gli enti pubblici. Forte richiesta sull'EDMS è stato registrato anche nel settore finanziario, nell'edilizia, nel commercio, nell'ingegneria meccanica e nell'energia.

Secondo i dati TAdviser, il leader nell'implementazione dell'EDMS nel settore pubblico è la società KS-Consulting, partner della società Electronic Office Systems (sviluppatrice dell'EDMS Delo). Seguono la stessa società EOS, Digital Design (partner integratore di Docsvision), ELAR e Office-Doc (Figura 1).

Figura 1. Quote di aziende per numero di progetti EDMS nel settore pubblico

Vorrei sottolineare che una tendenza significativa che ora viene osservata da tutti gli esperti e che ha un impatto significativo sull'intero settore della gestione dei documenti nazionale è la "gestione dei documenti nel cloud".

"Gestione dei documenti cloud" è tecnologia moderna flusso di documenti, in cui il software necessario per lavorare con i documenti viene fornito all'utente come servizio Internet. Questo è un servizio basato sul modello SaaS (Software as a Service) - software come servizio. Questo approccio consente di non acquistare un prodotto software, ma di utilizzarlo temporaneamente quando se ne presenta la necessità, pagando il tempo effettivo di utilizzo della risorsa.

L'uso di EDMS in formato SaaS presenta numerosi vantaggi, espressi principalmente in termini di risparmio Soldi per l'acquisto, l'installazione e il supporto del relativo software. La flessibilità e la scalabilità della soluzione cloud consente di connettere un numero qualsiasi di utenti al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo, un'esigenza causata dalla crescente mobilità del business moderno. L'utilizzo del flusso documentale in cloud consente inoltre alle aziende con filiali e filiali di standardizzare il flusso documentale attraverso l'utilizzo di un'unica versione del software da parte di tutte le strutture aziendali. Pertanto, per molte organizzazioni, gli EDMS basati sul modello SaaS stanno diventando l'unica opzione per una gestione intelligente delle risorse e dei costi.

Gli esperti affermano che in futuro l’uso dell’EDMS basato sul cloud non potrà che aumentare, soprattutto per le medie e piccole imprese. Secondo gli esperti, i sistemi di gestione elettronica dei documenti grandi aziende si svilupperà nei cosiddetti cloud “privati”, che consentono di centralizzare in un unico data center gli strumenti di gestione documentale delle aziende geograficamente distribuite.

Vorrei sottolineare che la tendenza a includere i servizi cloud nella strategia IT da parte degli enti statali si è fatta notare solo di recente. L’implementazione del software secondo il modello cloud da parte dei ministeri e dei dipartimenti russi riflette le specificità nazionali nel contesto delle mutevoli relazioni internazionali, da un lato, e della complicazione della situazione economica in Russia, dall’altro. IN attualmente Le autorità sono costrette a ottimizzare i costi per lo svolgimento delle loro funzioni, compreso il risparmio sui servizi IT, alla luce della tendenza generale allo sviluppo e-governo.

In generale, i clienti governativi sono più disposti a costruire i propri cloud privati ​​che ad affittare servizi pubblici. Il lavoro delle agenzie governative con i cloud pubblici è ostacolato da requisiti normativi e di sicurezza, comprese le restrizioni sull’acquisto di servizi fabbricati all’estero. Utilizzando il modello SaaS, le agenzie governative oggi utilizzano soluzioni nel campo della gestione dei contenuti, della gestione dei documenti elettronici, lavorare insieme o progetti.

Nel 2016, la società New Cloud Technologies e il centro analitico TAdviser hanno condotto uno studio “Servizi cloud nelle agenzie governative”. Secondo lo studio, i tipi di software cloud più comuni tra le autorità intervistate sono i sistemi di gestione elettronica dei documenti e i servizi di archiviazione dati (circa l’80%) (Figura 2).

Figura 2. Tipologie di software utilizzate secondo il modello cloud

Le regioni più avanzate in termini di utilizzo di soluzioni cloud nel settore pubblico sono: Mosca, San Pietroburgo, Tatarstan, Khanty-Mansi Autonomous Okrug-Yugra, regione di Tula (Tabella 1).

Tabella 1.

TOP 5 regioni della Federazione Russa per la migrazione a soluzioni cloud su una scala di 10 punti

In queste regioni, la migrazione del settore pubblico al cloud EDMS è diffusa. In particolare, la “pratica” EDMS basata su cloud è stata implementata nelle agenzie governative di Mosca e nella regione di Mosca. Complessivamente questa soluzione viene utilizzata da oltre 40 autorità federali e regionali.

Vale la pena notare che per lungo tempo il principale fattore che ha limitato la diffusione delle tecnologie cloud, compreso il cloud EDMS, nelle regioni russe sono stati i limiti dei canali di comunicazione e, soprattutto, l'insufficiente livello di sviluppo dell'accesso a banda larga.

Al momento la situazione si sta stabilizzando. Come ha dimostrato lo studio “Servizi cloud nelle agenzie governative”, oltre il 60% delle organizzazioni regionali intervistate conferma l’utilizzo di servizi cloud o piani di migrazione. Un chiaro motore per la copertura cloud regionale è stata la piattaforma O7 dell'operatore Rostelecom, che si è concentrata principalmente sui servizi per regioni e comuni.

Sulla base di questa piattaforma l'azienda EOS ha creato il servizio cloud per la gestione elettronica dei documenti O7.DOK. Questo servizio si integra con il sistema unificato di identificazione e autorizzazione (USIA), con l'infrastruttura regionale di e-government, comprendente il sistema di interazione elettronica interdipartimentale (SMEI), e consente lo scambio di dati con i servizi WEB delle amministrazioni pubbliche.

Naturalmente, l'uso dell'EDMS basato su SaaS negli enti governativi richiede una seria considerazione in relazione ai requisiti di sicurezza e qualità della connessione remota al sistema. Il modo principale per risolvere il problema della sicurezza delle informazioni oggi è collocare un EDMS per imprese e organizzazioni subordinate, nonché per i governi locali, non su Internet, ma sulla rete di un ente governativo regionale con l'organizzazione della protezione del canale, che tiene conto requisiti necessari. Oggi questa pratica si è già sviluppata in molte regioni del Paese. Pertanto, dal 2011, il governo di Mosca ha sviluppato un sistema di gestione elettronica dei documenti basato sul prodotto Praktika, collegando ad esso dipartimenti e istituzioni di bilancio.

Quando si utilizza questo schema, viene creato un cloud privato a livello di entità costituente della Federazione Russa, in cui vengono implementate tutte le soluzioni necessarie per automatizzare sia l'ente governativo regionale stesso che tutte le istituzioni subordinate. Questo fornisce trasferimento efficiente documenti sia alle autorità superiori che tra organizzazioni subordinate, anche tra autorità comunali, e un monitoraggio trasparente dello stato di esecuzione dei documenti ricevuti dalle istituzioni superiori. Allo stesso tempo, viene assicurato un approccio unitario sia alla regolamentazione del lavoro che alla tutela delle informazioni.

Va inoltre notato che il settore dell’automazione dei documenti è sviluppato in modo non uniforme in Russia. Nelle grandi agenzie governative livello federale questa componente è meglio sviluppata rispetto ai livelli regionale e locale. Gli esperti notano che le agenzie governative deboli in termini di informatizzazione traggono i maggiori vantaggi dall’introduzione dell’EDMS basato su cloud. Inoltre, le ragioni dominanti per non utilizzare i servizi cloud continuano ad essere informazioni di sicurezza, nonché restrizioni normative. Anche i rappresentanti delle autorità regionali vedono come un problema i finanziamenti limitati.

In conclusione, vorrei sottolineare che la tendenza a “spostarsi” sul “cloud” dei servizi per organizzare la gestione elettronica dei documenti e, in particolare, fornire soluzioni utilizzando il modello SaaS è diventata una delle principali nel settore in esame . I progressi nel campo del cloud computing in molti casi già oggi rendono conveniente il modello di ospitare EDMS nel cloud e fornire alle organizzazioni i servizi adeguati per il loro utilizzo.

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Il lavoro d'ufficio e il flusso dei documenti sono importanti procedure ausiliarie del sistema di gestione di un'azienda, che ne costituiscono di fatto la struttura processi di gestione influenzare direttamente il lavoro dell’organizzazione nel suo insieme. Tuttavia, l’implementazione di un sistema completo di gestione elettronica dei documenti richiede server dedicati, infrastrutture e personale associati, che possono essere costosi per le aziende. Il modello di servizio e i cloud consentono di ampliare notevolmente il pubblico target dei sistemi di gestione elettronica dei documenti. La maggior parte dei produttori di sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) si concentra su aziende e organizzazioni con una distribuzione territoriale pronunciata e un numero piuttosto elevato di posti di lavoro. Sono queste aziende che hanno urgentemente bisogno di ottimizzare il flusso di documenti e organizzare l'interazione elettronica. Tuttavia, non tutte le aziende dispongono di risorse sufficienti per pagare il “biglietto d’ingresso” al processo implementazione dell’EDMS. Fornire servizi di gestione documentale utilizzando il modello SaaS (Software as a Servise) risulta essere abbastanza accettabile per organizzazioni di qualsiasi dimensione e profilo che richiedono requisiti diversi alla protezione delle informazioni.

Funzionalità EDMS

In base alla funzionalità, EDMS può essere suddiviso in (Fig. 1): soluzioni classiche per l'automazione dei documenti, richieste principalmente dai clienti governativi - le funzionalità e le interfacce qui sono state definite da tempo; sistemi di gestione della documentazione (industriali, normativi, amministrativi); strumenti per il lavoro di gruppo con i documenti; sistemi standard di gestione dei processi (automazione dei flussi di lavoro); sistemi di controllo di processo arbitrari.

Architettura EDMS cloud

Qualsiasi EDMS moderno, indipendentemente dal concetto su cui si basa la sua metodologia di vendita e da quali processi automatizza (lavoro d'ufficio, flusso di documenti, supporto informativo per modelli di gestione), è costruito sulla base di un'architettura a tre livelli (Fig. 2) . Alla base c'è un DBMS e, se necessario, un sistema di protezione crittografica. Il secondo e il terzo livello sono occupati dai servizi di sistema e applicativi, nonché dal server delle applicazioni. Esiste anche un quarto livello, che comprende soluzioni di interfaccia che consentono di creare l'interfaccia più funzionale per uno specifico dispositivo (PC desktop, tablet, cellulare eccetera.).

Si basa su un DBMS industriale di Microsoft, IBM o Oracle. I suoi compiti comprendono l'archiviazione sicura della documentazione elettronica e l'organizzazione dell'accesso alla stessa, compreso l'accesso gerarchico (IBM Lotus Domino/Notes). Il livello inferiore della classica architettura EDMS a tre livelli può includere, oltre al DBMS, l’infrastruttura informativa e di trasporto, nonché un sistema di sicurezza dell’informazione con supporto per procedure crittografiche e firme elettroniche.
In un sistema cloud, l'archiviazione dei dati può essere effettuata sia in un unico archivio dedicato, sia distribuita, ad esempio, nel luogo in cui i documenti vengono inseriti nel sistema, il che può essere particolarmente rilevante per l'automazione cloud del flusso di documenti in un'organizzazione con un gran numero di uffici situati in diverse regioni.

Soluzioni specifiche orientate ai documenti per la gestione dei contenuti aziendali possono essere utilizzate come base per un moderno EDMS. La piattaforma Lotus rappresenta una quota significativa di questa parte del mercato. Se i DBMS discussi in precedenza rappresentano un approccio relazionale alla gestione del database e le informazioni in essi contenute sono presentate sotto forma di tabelle rettangolari, i dati in Lotus Domino vengono archiviati gerarchicamente, cioè in una struttura simile alla consueta archiviazione di documenti in un'organizzazione. Questo approccio migliora significativamente le procedure di gestione dei documenti, consentendo a questa tecnologia di occupare un posto di rilievo mercato moderno Soluzioni EDMS.

Un po' in disparte in questo gruppo è la soluzione di Microsoft, destinata più alla gestione dei contenuti aziendali: SharePoint. Essendo una piattaforma ECM, SharePoint trova molti fan, soprattutto nelle aziende di medie dimensioni, poiché i sistemi costruiti sulla sua base possono facilmente scalare sia in termini di volume che di funzionalità a seconda delle attuali esigenze aziendali; tuttavia, gli approcci basati su SharePoint non sono ancora praticamente implementati; sotto forma di EDMS cloud.

Molti sviluppatori EDMS domestici, in particolare quelli che interagiscono da vicino con i fornitori, hanno contemporaneamente diverse soluzioni industriali create sia nel quadro di un'architettura comune a tre livelli sia come sovrastruttura su un ambiente orientato ai documenti che consente di gestire efficacemente i dati dei documenti in modo indipendente.

Il secondo e il terzo livello dell'architettura a tre livelli sono implementati da un server applicativo e da vari servizi di sistema, le cui risorse vengono utilizzate dai moduli applicativi EDMS - pacchetto software, che fornisce le funzionalità di base dell'EDMS. Ad esempio, nella procedura di elaborazione della corrispondenza in entrata, un tale complesso universale fornisce al sistema le seguenti funzionalità: numerazione dei documenti; archiviazione del contenuto del documento (immagine, testo); automazione delle procedure standard (coordinamento, approvazione o firma).

Naturalmente, i compiti risolti da un server applicativo sono molti di più, ma dovrebbero essere considerati esclusivamente nel contesto delle funzionalità che forniscono.

L’EDMS nella versione “cloud” non è fondamentalmente diverso. Pertanto, per questa categoria di consumatori, gli aspetti architetturali della soluzione, così come gli aspetti di gestione delle licenze, non sono importanti.
Una caratteristica speciale dell'architettura che abbiamo considerato è il quarto livello, ovvero il livello delle interfacce utente (UI) progettate per organizzare un'interazione comoda e completa dell'utente finale con l'EDMS in quanto tale, nonché le apparecchiature periferiche incluse oltre a l'EDMS nel complesso lavorativo dell'utente (scanner, stampante, scanner di codici a barre, ecc.).

Livello dell'interfaccia utente possono essere suddivisi in categorie in base alle tipologie di interfacce utilizzate:

. Cliente "grasso". Il più vecchio EDMS, che tuttavia fornisce un'interazione completa tra l'utente e l'EDMS. Di solito si presenta sotto forma di un modulo software installato direttamente sulla stazione utente, il che ne indica i principali svantaggi: implementazione costosa e ulteriore funzionamento. I client "fat" dipendono dal tipo sistema operativo applicazioni. Questo approccio è considerato piuttosto obsoleto e le soluzioni basate su di esso non vengono utilizzate per l'EDMS cloud.
. Cliente "sottile". Un EDMS moderno che interagisce con l'utente tramite un'interfaccia web utilizzando un browser Internet. Inoltre, questa interazione può essere organizzata sia internamente rete locale organizzazioni e tramite VPN e Internet. Ciò semplifica la distribuzione e la manutenzione. La funzionalità di un tale sistema può essere aggiornata senza una massiccia riorganizzazione delle applicazioni client, il che riduce anche significativamente i costi. Nel moderno EDMS “cloud”, questo tipo di interfaccia, indipendente dalla piattaforma di lavoro, è quella principale.
. Un client mobile progettato per l'utilizzo su moderne piattaforme orientate al business mobile: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android e MS Windows Phone. Solo le soluzioni basate su iOS e BlackBerry OS forniscono il livello adeguato di sicurezza durante il trasferimento di dati da e verso il telefono.

I moderni sistemi di gestione elettronica dei documenti continuano a svilupparsi, conquistando nuovi settori di mercato e fornendo servizi nell'ambito di nuovi modelli di business, il principale dei quali è SaaS.
Un gran numero di aspetti architetturali sono gli stessi sia per gli EDMS classici che per quelli cloud. Tuttavia, le soluzioni cloud nel campo della gestione dei documenti presentano anche molte differenze rispetto ai tradizionali sistemi informativi aziendali, che praticamente escludono la possibilità di riprogettare una soluzione EDMS classica in una soluzione cloud, il che spiega attualmente la rappresentanza marcatamente debole delle soluzioni cloud nel settore della gestione dei documenti. sistemi di gestione elettronica dei documenti nel mercato interno. L'anno scorso sono stati ufficialmente messi in esercizio almeno tre sistemi di questo tipo, nel 2012 gli sviluppatori promettono almeno cinque soluzioni orientate ai documenti basate sul cloud; Le nuove soluzioni dovrebbero apportare nuovi approcci sia tecnici che giuridici alle capacità di concessione di licenze e fatturazione, oltre a garantire l’interconnessione con soluzioni di portali governativi, sistemi di interazione elettronica interdipartimentale (SMEI) e gestione elettronica di documenti interdipartimentali (EDF).

Problemi di scelta

Se per un'azienda il compito di scegliere un flusso di documenti cloud coincide con la prima automazione del flusso di documenti in generale, cioè l'azienda si trova di fronte alla scelta "se implementare un EDMS classico o semplicemente connettersi a una soluzione cloud esistente", il il vantaggio finanziario dell’“opzione cloud” è chiaramente evidente. Ma il problema della fiducia nel fornitore di soluzioni cloud può essere piuttosto acuto. E qui è necessario rispondere a una serie di domande: il fornitore garantirà la riservatezza reale e non dichiarata dei documenti archiviati nel sistema, il backup dei dati verrà effettuato in modo tempestivo, ecc.
Uno dei documenti chiave che definiscono il rapporto giuridico tra fornitore e cliente è lo SLA (Service Level Agreement). Un accordo SLA, a differenza di un normale contratto di servizio, implica non solo e non tanto un elenco del lavoro svolto dal fornitore, ma definisce tutti i servizi EDMS cloud che verranno forniti al cliente durante la durata del contratto, nonché il limiti di tempo entro i quali tali servizi saranno forniti nella quantità e nella qualità adeguate. Il contratto definisce chiaramente tutti i limiti di tempo per la risoluzione degli incidenti e dei problemi emergenti e definisce misure disciplinari contro il fornitore in caso di non conformità o prestazione impropria obblighi.

Cloud EDMS o no?

Nonostante l’approccio SaaS funzioni bene in molte situazioni e ci siano numerosi argomenti a favore, l’introduzione di un EDMS basato su cloud in un’azienda incontra ancora resistenze. Quali criteri possono suggerire come automatizzare il flusso dei documenti?

Criterio 1. Rapido aumento dei volumi del flusso di documenti.
Per un’azienda di piccole o medie dimensioni, questo segno è il primo segnale che è ora di pensare all’automazione di questo gruppo di processi. Il rapido aumento dei volumi di contenuti sia all'interno di un'azienda che tra aziende ha reso necessaria l'implementazione di sistemi e tecnologie efficaci di gestione dei documenti. I servizi Web consentono a molte aziende di automatizzare rapidamente la gestione dei contenuti con vantaggi quali costi di acquisizione notevolmente inferiori e una più semplice amministrazione del sistema IT. Il fornitore è responsabile della gestione dell'infrastruttura e del mantenimento del servizio; l'utente non deve acquistare, mantenere o gestire nulla.
Si ritiene che nella maggior parte dei casi grandi imprese può potenzialmente risparmiare più del 50% dei costi di infrastruttura e gestione rispetto a un'implementazione software tradizionale scegliendo un modello SaaS per la gestione dei documenti. Per le piccole aziende, l'automazione del flusso di documenti attraverso un EDMS basato su cloud sarà ancora meno costosa, perché il relativo costo delle infrastrutture, così come il costo dell'amministrazione, è notevolmente ridotto.

Criterio 2. L'azienda necessita di un'unica applicazione o di un sistema di più moduli interconnessi?
Alcune aziende richiedono numerose funzionalità, come la possibilità di ricevere e inviare posta da un'applicazione; OCR per convertire fax e documenti scansionati in documenti di testo e altre funzioni per una migliore organizzazione dei contenuti. Come piccole cose importanti solo un fornitore può implementarlo in modo molto più economico e di migliore qualità.

Criterio 3. Qual è la velocità di attuazione richiesta?
Tradizionalmente, la fase di acquisto del software standard, che comprende l'indizione di una gara d'appalto, è lo sviluppo termine di paragone, test e trattative, possono richiedere un mese, dopodiché arriva la scadenza del lavoro, che nelle condizioni di un'organizzazione media con 50-100 posti di lavoro nell'EDMS sono un altro paio di mesi. Quando sceglie un EDMS cloud, il cliente vedrà l'applicazione in funzione già durante il periodo di prova e il ritorno sull'investimento arriverà molto prima.

Criterio 4. Ci sono strumenti convenienti migrazione dei dati verso un sistema cloud da un EDMS già in uso in azienda. Qual è la probabilità che i dati possano essere parzialmente o completamente danneggiati o persi? A sua volta, è necessario valutare i rischi che si presentano sia durante la migrazione che durante il funzionamento del sistema di gestione dei documenti sulla piattaforma cloud.

Criterio 5. Hai un budget limitato per il progetto? Quando si implementa un EDMS basato su cloud, i costi di avvio sono significativamente ridotti e sono paragonabili al costo di funzionamento. Vuoi ridurre i costi di avvio?
L'acquisto di software generico comporta spesso costi di licenza elevati. Una stima di esperti del costo di un tipico pacchetto software è pari a circa il 15% del costo di possesso e utilizzo di questa applicazione per 5 anni. Con una soluzione basata su cloud, il costo di proprietà può essere visto come una piccola tariffa mensile anziché come un enorme investimento.

Criterio 6: avete bisogno di un sistema ECM in continuo miglioramento?
Se l'attività principale dell'azienda si sta sviluppando rapidamente, l'utilizzo di un EDMS “cloud” modificabile può ridurre significativamente i costi aziendali per la gestione del software: i cambiamenti in tale sistema avvengono contemporaneamente per tutti, mentre è esclusa l'installazione di software aggiuntivo. Di conseguenza, il fornitore della soluzione esegue gli aggiornamenti sul server, che sono immediatamente disponibili tramite accesso web, quindi le versioni di aggiornamento sono invisibili all'operatore e non richiedono un pagamento aggiuntivo.

Criterio 7. È possibile valutare i rischi che potrebbero sorgere se il fornitore del sistema informativo lascia il mercato? In molti modi, la risposta a questa domanda sono soluzioni tecniche che consentono la migrazione dei dati sia dal cloud stesso che dalle copie di backup. D’altro canto, la probabilità che i documenti vengano screditati, che si verifica quando un fornitore di sistema cambia a causa principalmente di motivazioni politiche per tali azioni, può essere ridotta al minimo attraverso l’uso di strumenti di sicurezza delle informazioni crittografiche di adeguata forza.

Criterio 8. Riesci a gestire la tua attività secondo il principio di Pareto, quando le capacità principali del prodotto possono risolvere il numero massimo di compiti ad esso assegnati? Se sì, l'implementazione basata su un EDMS “cloud” è adatta all'organizzazione in questione, ma se la funzionalità è più frammentata e ci sono anche compiti che non possono essere risolti con il suo aiuto, allora l'implementazione degli obiettivi in ​​base all'EDMS selezionato L'EDMS "cloud" è molto probabilmente dubbio e sono necessarie ulteriori analisi per prendere una decisione gestionale sull'automazione dei documenti in questo modo. Questo perché la maggior parte dei sistemi cloud ben progettati offre grandi prestazioni funzionalità. Tuttavia, alcune funzionalità specializzate non possono essere fornite. Pertanto, molte aziende temono di perdere flessibilità. Ma con un utilizzo più efficiente, è consentita una soluzione in cui l'EDMS fornirà solo funzionalità standard. È possibile implementare inoltre altre funzionalità richieste dall'azienda.