Qué es la gestión de documentos electrónicos y sus beneficios para las empresas. Gestión de documentos electrónicos: pros y contras. asesoramiento experimentado Flujo de documentos electrónicos entre contratistas y contratistas

La inercia de los hábitos humanos es el principal obstáculo para la implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) en las empresas. Sus ventajas pronto quedarán predeterminadas en la lucha competitiva, por lo que ahora debe pensar en transferir el trabajo de oficina a los rieles digitales.

Base jurídica de EDMS

Las grandes empresas con una extensa red de sucursales están cambiando rápidamente al flujo de documentos electrónicos, lo que se ve facilitado por la disponibilidad de suficientes Marco legislativo.

Las leyes que rigen el trabajo del EDMS son:

1. No. 149-FZ "Sobre información, informatización y protección de la información".
2. No. 63-FZ "Activado firma electronica».
3. No. 263-FZ "Sobre la abolición de las restricciones a la gestión de documentos electrónicos".
4. Código Civil.
5. Código de procedimiento de arbitraje.

Las normas legislativas directas son las mismas para todos, pero al introducir un EDMS, una empresa debe desarrollar adicionalmente una serie de documentos regulatorios internos:

• regulaciones para el uso de firmas digitales;
• reglas corporativas para la gestión de documentos electrónicos con un algoritmo de resolución de disputas;
• un documento de adhesión a las reglas, que debe ser firmado por todos los empleados.

Los empleados de la empresa deben utilizar únicamente firmas digitales certificadas y herramientas de protección de información criptográfica. El cumplimiento de esta norma y la coherencia del marco legal hacen posible que las actuaciones del empleado en el SGDEA corporativo sean legalmente significativas.

La esencia y funciones del EDMS

Sistema de gestión de documentos electrónicos - sistema automático gestión del flujo de trabajo, que permite a los empleados interactuar a través de dispositivos digitales sin utilizar papel.

Las funciones básicas del EDMS son:

• creación, transferencia, almacenamiento de documentos electrónicos (ED);
• digitalización de documentos en papel;
• crear una ficha de documento con sus atributos;
• formación de documentos basados ​​en plantillas listas para usar con atributos específicos;
• buscar documentos en una base de datos centralizada;
• documentos de enrutamiento;
• control de aceptación de documentos y ejecución de órdenes contenidas en el mismo;
• llevar diarios, clasificadores;
• conversión de ED a formatos compatibles;
• registro automático de documentos entrantes;
• envío de notificaciones;
• aprobación de documentos;
• trabajo colectivo con ED;
• interacción a través de ED con las contrapartes de la empresa;
• generación de informes sobre la ejecución y movimiento de documentos.

Un parámetro importante del EDMS es su modularidad, que permite ampliar la funcionalidad sin cambio significativo ajustes básicos.

Tipos de EDMS

Obviamente, grande empresas industriales y las empresas comerciales tienen diferentes requisitos para EDMS. Es por eso productos de software se dividen en dos categorías, dependiendo de la estandarización de los procesos de trabajo:

• "Caja";
• básico con amplias posibilidades de configuración.

Los productos "en caja" están diseñados para almacenamiento, procesos de oficina e industrias de pequeña escala. Solo requieren una configuración modular y la introducción de información primaria.

Sus caracteristicas:

• configuración rápida;
• enseñanza estandarizada;
• no se requiere revisión;
• bajo costo de mantenimiento.

Las plataformas principales se implementan en grandes empresas con organizaciones y estructura de produccion... Dichos EDMS requieren una revisión a largo plazo, incluso por parte de los propios especialistas en TI del cliente.

Tienen las siguientes características:

• la capacidad de adaptarse a procesos comerciales específicos;
• creación de módulos de software adicionales según los requisitos del cliente;
• mutabilidad de la interfaz;
• la complejidad de la planificación de costos debido a la imposibilidad de evaluar la cantidad de mejoras.

Para la mayoría de las pequeñas empresas y organizaciones comerciales, las soluciones estándar de "caja" son suficientes.

Ventajas de un sistema de gestión de documentos electrónicos

La transferencia del flujo de documentos de la empresa a la forma electrónica le da a la empresa ventajas no en varios niveles organizacionales. EDMS le permite simplificar el trabajo tanto del equipo de administración como de los empleados comunes.

Ventajas tácticas

La gestión de documentos electrónicos le permite reducir los costos operativos actuales de la empresa. Al decidir instalar un SGDEA en toda la empresa, se recomienda medir el desempeño de los empleados antes de implementar el sistema. Puede contar el tiempo para completar las tareas de la plantilla, aprobar propuestas, buscar los documentos requeridos. Por separado, puede determinar los costos actuales de equipo de oficina y material de oficina.

En base a la eficiencia de los procesos básicos de la empresa, se distinguen las siguientes ventajas del EDMS:

1. Liberar espacio físico en los lugares de trabajo de los usuarios.
2. Reducir el costo de alquiler de espacio de archivo.
3. Ahorro de tiempo a los empleados para copiar documentos, procesarlos e ingresarlos en diarios.
4. Reducción del costo de papel, materiales para fotocopiadoras.
5. Reducir el tiempo de transferencia de documentos en papel entre departamentos.
6. Ahorro de tiempo a los empleados debido a la completa automatización de algunos de los procesos operativos.
7. Aumente la productividad de los trabajadores reduciendo el trabajo de rutina.

Las ventajas tácticas del EDMS facilitan el trabajo de los empleados comunes, por lo que son ellos los que notarán primero las mejoras.

Ventajas estratégicas

Los objetivos estratégicos en la implementación de EDMS inciden en los principales procesos comerciales: indicadores de ganancias, rapidez y eficiencia de las comunicaciones con las contrapartes, protección de la información comercial.

En estas áreas, se pueden distinguir las siguientes ventajas de la gestión de documentos electrónicos:

1. Creación de un espacio de información centralizado con base de datos ED y acceso remoto controlado a la misma.
2. Aceleración de la recuperación de información por atributos.
3. La capacidad de proteger de manera integral la información comercial en una red informática.
4. Incrementar la transparencia de los procesos laborales, previniendo esquemas de corrupción.
5. Posibilidad de coordinación paralela de documentos internos.
6. Acceso remoto a flujos de trabajo fuera del lugar de trabajo.
7. Mejora de la seguridad de los documentos y la imposibilidad de su falsificación.
8. Un fuerte aumento en la ejecución de órdenes debido al seguimiento en línea de las acciones de los empleados.

Las ventajas estratégicas contribuyen al crecimiento de la manejabilidad e imagen de la empresa, lo que aporta importantes beneficios en la captación de nuevos clientes.

Beneficios para los usuarios comunes

Se ha descubierto que las operaciones de rutina a largo plazo son perjudiciales para la salud y reducen drásticamente la productividad. El procesamiento monótono de solicitudes y documentos en diferentes programas distrae de las responsabilidades, quitando la mayor parte del tiempo de trabajo.

El EDMS tiene una serie de ventajas para resolver los problemas específicos del usuario:

1. Ubicación conveniente de ED en el archivo, lo que le permite encontrarlos por atributos en 1-2 minutos.
2. Regulación de procesos operativos. Como resultado, el empleado recibe solo aquellas tareas que está obligado a realizar de acuerdo con la descripción del puesto.
3. Aceleración de la adaptación de los nuevos empleados a los procesos de trabajo mediante la automatización de la interacción intracorporativa.
4. La capacidad de obtener información sobre la cadena de aprobaciones y etapas de implementación del proyecto.
5. Reducción de operaciones rutinarias al combinar ambientes de trabajo en computadoras, utilizando plantillas, eliminando la etapa de impresión de documentos y su firma.

Reducir el número y la duración de las operaciones no específicas le permite dedicar tiempo directamente a los procesos de trabajo que requieren altas calificaciones.

Beneficios para la estructura de TI de la empresa

Al implementar el EDMS, se integra con la infraestructura de TI existente, brindando las siguientes ventajas:

• facilitar el control del sistema, reduciendo los requisitos de calificación de su administrador;
• la capacidad de personalizar nuevas plantillas y rutas de documentos sin herramientas de programación estándar;
• combinar varias aplicaciones en un solo entorno de trabajo;
• la capacidad de escalar el sistema sin costo adicional;
• no es necesario reemplazar las computadoras existentes;
• protección de red integral contra malware.

EDMS implica ciertas inversiones en medios técnicos, pero se amortizan en poco tiempo.

El hardware de la computadora se vuelve compatible, lo que resulta en una mayor utilización de sus recursos.

Beneficios para ejecutivos

La gestión de documentos electrónicos hace trabajo efectivo personal de gestión debido a las siguientes ventajas del sistema:

1. Movilidad EDMS, la capacidad de acceder a ED a través de computadoras remotas en viajes de negocios.
2. Facilidad para monitorear a los empleados mediante informes sobre su desempeño, productividad y puntualidad en la ejecución de órdenes.
3. a través de la integración con.
4. Aceleración de trámites logísticos entre proveedores y compradores con el uso conjunto de EDMS. Es posible intercambiar ED primario conectándose a un único operador externo, lo que garantiza la legitimidad legal de los documentos.
5. Brindar acceso a la información financiera exclusivamente a los altos directivos, excluida la secretaría.
6. Reducir la probabilidad de perder documentos importantes.

El gerente siempre puede iniciar sesión en el sistema y generar un informe sobre el desempeño de cada empleado.

El conocimiento de este hecho por parte de los empleados no les da la oportunidad de relajarse y dedicarse a sus propios asuntos.

Desventajas de la gestión de documentos electrónicos

La introducción de la gestión de documentos electrónicos en una empresa tiene sus inconvenientes. Son ellos los que no permiten que las pequeñas empresas introduzcan operaciones y gestión de almacén a gran escala basadas en EDMS.

Las desventajas incluyen:

1. Posibilidad de corrupción de la base de datos por código malicioso desconocido. Esta deficiencia se puede solucionar realizando copias de seguridad periódicas de la información en dispositivos que no están conectados a la red.
2. Dificultad para adaptar a los empleados de la categoría de edad 40+ a la forma de interacción digital.
3. Precio alto. El precio de un EDMS doméstico para pequeñas empresas oscila entre $ 1,000 y $ 10,000.
4. La eficiencia del EDMS disminuye ante la ausencia de gestión de documentos electrónicos entre las contrapartes de la empresa.
5. El beneficio del sistema en oficinas compactas sin unidades de trabajo y locales adicionales es cuestionable.
6. La necesidad de duplicar ED en papel cuando se trabaja con algunas contrapartes.

Estas desventajas se deben en gran parte al retraso en la adopción de los necesarios regulaciones legales y un bajo grado de penetración de EDMS en el entorno empresarial. Pero las tendencias muestran que en 10-20 años, la gestión de documentos electrónicos en una empresa se considerará más una regla que una excepción.

¿Cómo elegir el EDMS adecuado?

Elegir un EDMS no es fácil, porque existe una alta probabilidad de comprar el producto equivocado o de firmar un contrato con una empresa incompetente.

Por tanto, a la hora de decidir adquirir un programa de gestión documental electrónica, es necesario tener en cuenta una serie de sus características:

1. Horas de trabajo del fabricante de EDMS en el mercado ruso. El ajuste a la legislación nacional requiere años de experiencia práctica en la implementación de tales sistemas.
2. Cumplimiento de los estándares de la industria.
3. Compatibilidad con la estructura de la empresa.
4. Posibilidad y coste de mantenimiento adicional del producto software.
5. Escalabilidad del EDMS con la expansión de la empresa.
6. Disponibilidad de documentación de configuración de software para especialistas en TI de tiempo completo.
7. Nivel de protección de la información.
8. Opciones de respaldo de datos
9. Tiempo de recuperación tras fallos.

Para la selección final de una empresa para implementación de EDMS Se recomienda analizar varios proveedores, estudiar demostraciones y solicitar instalar una versión demo del software. Al tomar una decisión, es importante considerar el costo de actualización del equipo y el nivel Entrenamiento vocacional propios especialistas en TI.

Dificultades de la implementación de EDMS

El proceso de implementación de EDMS en Rusia está influenciado por el uso de muchos programas sin licencia por parte de los usuarios, su incompatibilidad y el predominio de la gestión manual de los procedimientos comerciales.

Como resultado, los proveedores de gestión de documentos electrónicos enfrentan las siguientes dificultades en las empresas:

1. Un formato variado de almacenamiento de datos en varios departamentos.
2. Falta de información estructurada en las aplicaciones utilizadas.
3. Falta de regulación del sistema de acceso de los empleados a procesos comerciales específicos. Forma típica descripciones de trabajo poco ayuda a la organización del EDMS.
4. El flujo de información está sobrecargado con trámites burocráticos y aprobaciones.
5. Fallos debido al almacenamiento de datos en varias aplicaciones.
6. Analfabetismo informático de los empleados de la empresa y sabotaje de las actividades de formación a nivel de los artistas intérpretes o ejecutantes.
7. Inconsistencia del EDMS con las normas y estatutos de la industria.

Hay poca decisión decidida por parte de la dirección de cambiar a la gestión de documentos electrónicos. Necesita una revisión sistémica deberes laborales empleados y estructura de gestión de la empresa. Para una integración deseable con el sistema, que debe instalarse de acuerdo con la ley.

Una dirección importante en la implementación del EDMS es una estricta política de personal en relación con los empleados incompetentes y no capacitados. Porque su falta de voluntad para trabajar según nuevos principios aumentará significativamente los costos del proceso de implementación y mantenimiento del electrónico. El EDMS debe interactuar con las personas en el marco de un único mecanismo, por lo tanto, sus elementos que funcionan mal deben ser corregidos o reemplazados a tiempo.

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4.3 La ley de la Federación de Rusia se aplicará a este Acuerdo y la relación entre el Usuario e Insales que surja en relación con la aplicación del Acuerdo.

4.3 Todas las sugerencias o preguntas relacionadas con este Acuerdo, el Usuario tiene derecho a enviarlas al Servicio de Soporte al Usuario de Inseils oa la dirección postal: 107078, Moscú, st. Novoryazanskaya, 18, calle 11-12 Centro de negocios "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Fecha de publicación: 01.12.2016

Nombre completo en ruso:

Sociedad de responsabilidad limitada "Insales Rus"

Nombre abreviado en ruso:

LLC "Insales Rus"

Nombre en ingles:

InSales Rus Sociedad de responsabilidad limitada (InSales Rus LLC)

Dirección Legal:

125319, Moscú, st. Académico Ilyushin, 4, edificio 1, oficina 11

Dirección de envio:

107078, Moscú, st. Novoryazanskaya, 18, págs. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Puesto de control: 771401001

Detalles del banco:

La tecnología de la información está penetrando en diversas áreas del negocio a tal velocidad que a veces es difícil evaluar su relevancia. Un ejemplo sorprendente es la introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). Conduce a la desaparición de montones de aburridos documentos en papel. A primera vista, un resultado excelente o cualquier otra técnica similar pronto se volverá imposible. ¿Es tan?

Argumentos a favor del EDMS

Las cifras obtenidas como resultado de una investigación realizada en EE. UU. Hablan a favor de la gestión de documentos electrónicos:

1. Se estima que en este país se utilizan alrededor de 4 billones de documentos en papel y su número crece un 22% al año.
2. Aproximadamente el 90% de ellos no abandonan la oficina, sino que simplemente se transfieren de un empleado a otro.
3. En promedio, cada documento se copia 19 veces.
4. La mitad del tiempo de trabajo se dedica a buscar la información necesaria y solo el 10% a estudiarla.
5. Aproximadamente el 8% de los documentos simplemente se pierden.

Advanced Processing & Imaging, después de realizar su investigación, concluyó que pequeños negocios, que consta de 20 empleados, gasta alrededor de $ 180.000 en copiar o imprimir varios documentos, una cifra lo suficientemente impresionante como para pensar en la gestión de documentos electrónicos.

Especialmente implementado de forma activa tecnologías de la información En Singapur. Por ejemplo, todas las oficinas de telégrafos se cerraron en 2002, ya que estos servicios ya no tenían demanda.

Ventajas

La gestión de documentos electrónicos tiene una serie de ventajas importantes:

• Proporciona transparencia y control efectivo sobre la creación, recepción y ejecución de documentos, maximiza la velocidad de los procesos comerciales;
• En la práctica, algunos de los pedidos simplemente no los cumplen los empleados. EDMS le permite controlar no solo el proceso de trabajo, sino también su resultado;
• Reducir el tiempo de envío, búsqueda y creación de documentos. El sistema es capaz de crear de forma independiente registros, informes y resúmenes, lo que incide positivamente en la eficiencia de la empresa;
• Cualquier empresa presta mucha atención a la confidencialidad. La pérdida de información valiosa puede generar pérdidas millonarias. Basta con retirar los documentos en papel y dejarlos a un lado. La SED no puede excluir completamente tales situaciones, pero regula claramente el acceso a la información, dependiendo de la autoridad del empleado. En este caso, siempre puede controlar quién utilizó o realizó cambios en documentos específicos;
• EDMS agiliza al máximo el procedimiento para familiarizar a los empleados con nuevos documentos y asegura el trabajo de la empresa en un único espacio de información.

desventajas

El sistema de gestión de documentos electrónicos no está exento de ciertas desventajas:

• Su principal desventaja es el peligro de que un virus penetre en los equipos de la empresa y la consiguiente pérdida de toda la información. Para estar seguro, necesita un sistema de redundancia;
• Otra desventaja es la falta de capacitación del personal para la implementación de dicho sistema. Muchos empleados no tienen los conocimientos suficientes para trabajar de manera competente en el EDMS. Mientras tanto, el funcionamiento ininterrumpido de su funcionamiento depende de ello;
• La introducción de la gestión de documentos electrónicos requiere importantes inversiones financieras;
• Cabe señalar que aún no se ha formado un solo espacio de información en Rusia o la CEI. En consecuencia, no es posible realizar un intercambio de documentos electrónicos con todas las empresas;
• Existen ciertas restricciones para la implementación del EDMS. Por ejemplo, cualquier departamento de recursos humanos requiere la firma personal de un empleado en varios documentos. El procedimiento para llevar libros de trabajo también está estrictamente regulado.

El sistema de gestión de documentos electrónicos es útil principalmente para grandes empresas teniendo una estructura extensa de divisiones. Puede aumentar la eficiencia de su funcionamiento, pero las deficiencias en esta etapa ralentizan el proceso de su implementación. El EDMS requiere una revisión seria y, mientras continúe su formación, el blanco y negro seguirá teniendo demanda.

"Jefe de personal. Administración de recursos humanos ", 2009, N 2

TRANSICIÓN DE PAPEL A DOCUMENTOS MIXTOS

El uso generalizado de sistemas electrónicos para la preparación y gestión de documentos en papel está borrando gradualmente la línea divisoria entre documentos electrónicos y no electrónicos. A pesar de todo lo que se ha hablado sobre las “tecnologías sin papel”, en realidad estamos pasando del flujo de trabajo tradicional en papel no al flujo de trabajo electrónico, sino a un flujo de trabajo mixto.

Diccionario de gestión de registros de personal. El flujo de documentos electrónicos es un sistema de gestión de documentos en el que todo el conjunto de documentos creados, transmitidos y almacenados se apoya utilizando tecnologías de la información y la comunicación en computadoras unidas en una estructura de red, lo que brinda la posibilidad de formar y mantener una base de datos distribuida. Al mismo tiempo, no se niega el uso de documentos en papel, pero se reconoce como prioridad un documento electrónico creado, corregido y almacenado en una computadora.

Pros y contras de los documentos electrónicos

No importa cuánto discutan los optimistas y los escépticos sobre los documentos electrónicos, nadie niega el hecho de que la gran mayoría de los documentos de oficina se crean en computadoras. Las razones de una victoria tan incondicional de la tecnología de la información son bastante claras:

Los documentos electrónicos son fáciles de crear, editar, reproducir, distribuir y reenviar;

Se ha vuelto mucho más fácil buscar la información necesaria, y la búsqueda contextual brinda oportunidades con las que solo se puede soñar cuando se hace el papeleo;

Es más fácil y con menos esfuerzo resolver los problemas de reserva de información y documentos, creación de cajas de seguros, etc.;

En las empresas y el gobierno, los documentos electrónicos, si se utilizan correctamente, pueden acelerar la toma de decisiones y mejorar su calidad.

El uso generalizado de sistemas electrónicos para la preparación y gestión de documentos en papel está borrando gradualmente la línea divisoria entre documentos electrónicos y no electrónicos. En varias leyes y normas de todo el mundo, la impresión, por ejemplo, se define como una forma de presentación de un documento electrónico en papel.

También aparecen formulaciones similares en los documentos reglamentarios de nuestros organismos gubernamentales:

Reglamento sobre los requisitos para las actividades de los participantes del mercado financiero cuando se utilizan documentos electrónicos (aprobado por Orden Servicio Federal para los mercados financieros a partir del 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

“... un documento en formato electrónico y (o) una copia del mismo en papel, certificado en orden establecido...“.

Reglamento sobre el procedimiento para el reconocimiento de personas como inversionistas calificados (aprobado por Orden del Servicio Federal de Mercados Financieros de fecha 18 de marzo de 2008 N 08-12 / pz-n):

“4.7. Una persona que reconoce a un inversionista calificado está obligada, a solicitud del FFMS de Rusia y de acuerdo con el requisito especificado, a presentar el registro en forma electrónica y (o) su copia en papel, certificada de acuerdo con el procedimiento establecido. "

Sin embargo, los documentos electrónicos, como cualquier tecnología, tienen sus inconvenientes que hay que tener en cuenta:

La rápida obsolescencia de las tecnologías, que obliga a las organizaciones a mejorar constantemente los métodos de trabajo utilizados, mover regularmente documentos e información de un sistema a otro y migrarlos de medios y formatos obsoletos a otros nuevos;

La corta vida útil de los soportes de información y su diversidad, lo que conduce a una actualización bastante frecuente, lo que requiere que la organización controle constantemente la seguridad de la información;

Problemas legales no resueltos y, sobre todo, el tema del reconocimiento legislativo fuerza legal documentos electrónicos realmente utilizados;

La complejidad de no solo garantizar la seguridad, sino también la destrucción de documentos electrónicos en comparación con los documentos en papel;

La necesidad de utilizar personal altamente calificado, cuyo salario aumenta automáticamente el costo de gestión de documentos e información.

Además, ahora es imposible abandonar por completo el papel y otros medios analógicos por varias razones:

En primer lugar, estos son los requisitos legales y reglamentarios vigentes para la ejecución de una serie de documentos en papel. Esto se aplica principalmente a los documentos más importantes en las actividades comerciales, como documentos legales, documentos de propiedad, licencias, etc.

Por mucho que hablemos de las ventajas de los documentos electrónicos, hay que tener en cuenta que muchos directivos y especialistas, a la hora de tomar decisiones importantes, se sienten más cómodos trabajando con papel;

No es menos importante que durante varios siglos se haya desarrollado una tecnología que funcione bien para la creación, procesamiento, almacenamiento a largo plazo y destrucción de documentos en papel, existe un marco legislativo y regulatorio completo y desarrollos metodológicos y recomendaciones que se pueden utilizar en trabajos prácticos;

Para trabajar con papel y microfilm, no se requieren medios técnicos especiales, lo que hace que este tipo de soportes sean preferibles para almacenar duplicados o copias de aquellos documentos que puedan ser necesarios con urgencia en caso de diversos tipos de emergencias y desastres, cuando los documentos electrónicos pueden no estar disponibles. disponible.

A pesar de que abandonó por completo los documentos en papel. Comunidad global hasta que esté listo, sus deficiencias se hacen sentir cada vez más, las cuales se ven agravadas por los requisitos en constante crecimiento para la velocidad del procesamiento de la información y la toma de decisiones:

La baja velocidad de creación, procesamiento y transmisión de documentos e información en papel es más incompatible con las necesidades de las empresas y el gobierno, que utilizan cada vez más la tecnología de la información. Es casi imposible documentar las actividades “electrónicas” solo en papel;

Es mucho más difícil y lento buscar información en documentos en papel, lo que es extremadamente inconveniente para el trabajo operativo;

El almacenamiento de documentos en papel requiere áreas importantes, lo que requiere costos en constante aumento de alquiler o compra de locales, sus equipos y un aumento en la cantidad de personal que atiende estas instalaciones de almacenamiento;

La gestión de documentos en papel (incluida la gestión del acceso a ellos) suele realizarse a nivel de casos, lo que resulta cada vez más insuficiente tanto para resolver problemas de actividades comerciales centrales como para garantizar la seguridad de la información.

El flujo de trabajo mixto es la realidad de hoy

A pesar de todo lo que se ha hablado sobre las “tecnologías sin papel”, en realidad estamos pasando del flujo de trabajo tradicional en papel no al flujo de trabajo electrónico, sino a un flujo de trabajo mixto. Las manifestaciones de flujo de trabajo mixto se pueden observar en todas partes:

El registro electrónico de documentos en los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) le permite utilizarlos como una herramienta de gestión tanto para documentos electrónicos como en papel;

El uso de códigos de barras y etiquetas de radio RFID le permite registrar y registrar documentos y casos en papel en en formato electrónico;

El mantenimiento de varios registros estatales (incluido el período de almacenamiento permanente) se realiza simultáneamente en formato electrónico y en papel;

Gestión de casos y expedientes que contienen documentos electrónicos y en papel.

Si la experiencia centenaria de trabajar con documentos en papel nos permite decir que aquí se han resuelto todos los problemas principales, entonces con respecto a los documentos electrónicos solo podemos afirmar que se han acumulado veinte años de experiencia con ellos, los principales problemas son claro y hay algo de experiencia en resolverlos.

Otro tipo de documento, que ha aparecido más recientemente, plantea tareas aún más complejas para los especialistas en el campo de la gestión documental. Se trata de documentos híbridos que contienen simultáneamente información tanto en formato analógico como electrónico.

Dichos documentos ya se han generalizado, basta con nombrar al menos tipos de documentos tan conocidos: un pasaporte biométrico, una tarjeta de crédito, una declaración de impuestos con un código de barras bidimensional aplicado al mismo tiempo, nuevos billetes equipados con etiquetas de radio RFID, una variedad de tarjetas inteligentes, ampliamente utilizadas en almacenamiento, transporte y comercio, etiquetas que contienen información textual y códigos de barras y / o etiquetas de radiofrecuencia.

Surge un problema bastante no trivial de gestión de dichos documentos, teniendo en cuenta su naturaleza "doble". Podemos decir que ya se han identificado los principales problemas de trabajar con documentos híbridos, pero hasta el momento no hay una experiencia práctica sólida ni recomendaciones para su uso.

Actualmente, el trabajo con documentos en las organizaciones se basa en la separación de los flujos de información:

Las decisiones operativas se toman sobre la base de la información (en papel y electrónica);

Las decisiones legalmente importantes se toman, por regla general, en forma de documentos en papel (a menudo, con un retraso, lo que es una violación de las reglas de trabajo, pero en la mayoría de los casos hacen la vista gorda ante esto, ya que la necesidad de decisiones supera los riesgos asociados con la ejecución tardía de decisiones utilizando documentos en papel). Al mismo tiempo, aumenta gradualmente el número de tipos de documentos que la legislación permite crear en formato electrónico;

Cada vez más, las decisiones “internas” se toman y registran electrónicamente, y la posibilidad de utilizar documentos electrónicos para esto se determina en los documentos regulatorios internos de la organización.

Nota. Cada vez con mayor frecuencia, las decisiones de gestión tomadas dentro de la organización se registran en formato electrónico, y la posibilidad de utilizar documentos electrónicos para ello está determinada por las normativas locales.

Uno de los problemas del flujo de trabajo mixto que ya ha surgido es la necesidad de responder a la pregunta: "¿Cómo almacenar información en un flujo de trabajo mixto?" creado en papel, mientras que otros existen sólo en forma electrónica. Y solo juntos forman un conjunto completo de documentos: un caso híbrido.

Varios expertos opinan que, para la conveniencia del trabajo, al menos uno de los conjuntos de documentos (en papel o electrónicos) debe completarse completándolo con copias o duplicados. Hay dos posibles soluciones, cada una de las cuales requiere mucha mano de obra:

Escanear documentos en papel;

Imprime documentos electrónicos.

Existen diferencias notables en los métodos de gestión de la información almacenada en varios medios, que también deben tenerse en cuenta en un flujo de trabajo mixto:

Los documentos no electrónicos (analógicos) generalmente se gestionan a nivel de los medios (caso, microfilm, etc.);

Los documentos electrónicos en los sistemas de gestión de documentos electrónicos se gestionan al nivel de un documento individual;

Los documentos electrónicos en medios extraíbles (CD, DVD, disquetes, cintas, etc.), según las circunstancias, se pueden gestionar tanto a nivel de soporte como a nivel de documento.

Períodos de almacenamiento en flujo de trabajo mixto

Actualmente, el principio generalmente aceptado es que los períodos de almacenamiento no dependen del tipo de medio, sino que se determinan en función del contenido y valor de la información registrada en el documento. Al mismo tiempo, es cada vez más posible enfrentar situaciones en las que los tiempos de almacenamiento de los documentos electrónicos comienzan a diferir de los tiempos de almacenamiento de los correspondientes documentos en papel. Esto se debe al hecho de que una variedad de documentos electrónicos, equipados con herramientas de búsqueda y sistematización, pueden ser de mayor valor que los documentos individuales.

Los Archivos Nacionales de América (NARA) ya están exigiendo a las agencias gubernamentales que tengan esto en cuenta al establecer períodos de retención de documentos electrónicos. En sus recomendaciones para compilar listas de documentos que indiquen períodos de almacenamiento, prestan atención a los siguientes puntos:

Las listas deberían, por regla general, definir los períodos de conservación de los documentos, independientemente del tipo de medio (documentos electrónicos, papel, etc.);

Al traducir documentos a formulario electrónico su valor puede cambiar, por lo tanto, los Archivos Nacionales de EE. UU. han desarrollado un mecanismo para revisar los períodos de retención cuando las organizaciones gubernamentales cambian a la gestión de documentos electrónicos;

Si se establece que los documentos (incluso después de su traducción a formato electrónico) contienen material más información o se usan de manera diferente, los tiempos de retención deben revisarse.

Un enfoque similar lo demostraron nuestros órganos de gobierno cuando en 2002 se decidió establecer un período de almacenamiento permanente para las imágenes gráficas de los cuestionarios censales:

Reglamento sobre el procedimiento y las condiciones de almacenamiento de los formularios del censo y otros documentos del censo de población de toda Rusia de 2002:

“2. Los formularios del censo de población de toda Rusia de 2002, una vez completado su procesamiento automatizado, se almacenan en cuerpos territoriales Del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia ... en el plazo de un año a partir de la fecha de publicación oficial de los resultados del censo de población de toda Rusia de 2002 y están sujetos a destrucción de conformidad con el procedimiento establecido.

4. El almacenamiento de imágenes gráficas del censo de población de toda Rusia de 2002 en medios informáticos se lleva a cabo de la siguiente manera:

Se guarda una copia en El Comité Estatal Federación de Rusia sobre estadísticas de conformidad con el procedimiento establecido antes del próximo censo de población;

Segunda copia con software transferido antes del 1 de enero de 2004 para su almacenamiento permanente en los Archivos Estatales de la Federación de Rusia ".

Qué se necesita: reglamentos internos
y personal calificado

Análisis del legislativo moderno marco normativo La gestión de documentos muestra que hay un endurecimiento de los requisitos no solo para la presencia de documentos regulatorios internos, sino también para su estricta implementación por parte de la organización. Con la ayuda de documentos regulatorios internos, las organizaciones crean un marco regulatorio para el flujo de documentos electrónicos y mixtos, y esto permite minimizar los riesgos de usar documentos electrónicos en la zona "gris", donde el procedimiento para trabajar con documentos está mal regulado. por la legislación y los reglamentos.

La necesidad de desarrollar un marco regulatorio interno para la organización también se establece en la Norma GOST R ISO 15489-1-2007:

Estándar GOST R ISO 15489-1-2007 "Gestión de documentos":

“La gestión de documentos en una organización incluye:

a) la adopción de políticas y estándares en el campo de la gestión de registros;

distribución de responsabilidad y autoridad para la gestión de documentos;

c) establecimiento, implementación y difusión de lineamientos y procedimientos para trabajar con documentos ".

Las relaciones con organizaciones externas y el uso de documentos electrónicos en interacción con ellas se construyen, por regla general, sobre la base del Código Civil de la Federación de Rusia. Todo lo relacionado con el intercambio de documentos electrónicos se registra en contratos y convenios.

Las principales dificultades en el desarrollo de un marco regulatorio interno para el flujo de trabajo mixto surgen por las siguientes razones:

En Rusia, aún no se ha establecido el procedimiento para el reconocimiento de la fuerza legal de los documentos electrónicos por parte de los órganos estatales y los tribunales, que satisfaría plenamente las necesidades de las empresas y la administración pública, así como la práctica establecida de utilizar documentos e información electrónicos. ;

Prácticamente no existen métodos y estándares rusos para examinar el valor de los documentos electrónicos, transferirlos al almacenamiento de archivos, destruir documentos electrónicos, trabajar con documentos electrónicos confidenciales y secretos;

Hasta cierto punto, por supuesto, puede ayudar Experiencia extranjera, pero la mayoría de las veces, los especialistas nacionales en el campo de la gestión de documentos simplemente no pueden "acceder" a él debido a una propiedad débil idiomas extranjeros y falta de traducciones.

Para trabajo exitoso en un entorno de flujo de trabajo mixto, la formación del personal se convierte en una tarea especialmente importante. Son las características del personal de la organización, sus calificaciones, la actitud general para dominar cosas nuevas, comprender la necesidad de cambios que son la piedra angular para una implementación exitosa. tecnologías modernas en la gestión documental.

La capacitación y la capacitación avanzada de todo el personal en el campo de la gestión de documentos pueden reducir significativamente los riesgos al usar documentos electrónicos en su trabajo, aumentar la eficiencia de los empleados e introducir el flujo de documentos electrónicos y la interacción electrónica interdepartamental en un tiempo más corto. La organización competente de este trabajo de formación se encuentra principalmente al servicio del personal de la organización.

La primera etapa de la transición a un flujo de trabajo mixto, cuando se utilizan computadoras para preparar documentos en papel, ya se ha superado. Mayoria Organizaciones rusas están en la segunda etapa - sistemas electronicos se utilizan para el registro, la contabilidad y el control de la ejecución de documentos. Para acelerar el trabajo, se utilizan activamente copias electrónicas de documentos. Además, ya se han aprobado varias leyes que permiten (en casos individuales- exigiendo) conservar determinados documentos únicamente en formato electrónico.

En la siguiente fase, que está a la vuelta de la esquina en la mayoría de las organizaciones, los documentos electrónicos auténticos reemplazarán gradualmente a los documentos en papel. En primer lugar, esto afectará los documentos internos masivos de la organización, como el servicio y los memorandos. En esta etapa, es importante regular correctamente el trabajo en el flujo de trabajo mixto en los documentos regulatorios internos, en particular, cuestiones como el uso de EDS en el flujo de trabajo de la organización.

Diccionario de gestión de registros de personal. Firma digital electrónica: requisito de documento electrónico diseñado para proteger este documento electrónico de la falsificación, obtenido como resultado de la transformación criptográfica de información utilizando la clave privada de una firma digital electrónica (en adelante, EDS) y que permite identificar al propietario de el certificado de clave de firma, así como establecer la ausencia de distorsión de la información en el documento electrónico. De acuerdo con la Ley Federal de 10.01.2002 N 1-FZ “Sobre Firma Digital Electrónica”, un EDS en un documento electrónico es equivalente a una firma manuscrita en un documento en papel, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: a) la clave de firma el certificado relacionado con este EDS no ha caducado (válido) al momento de la verificación o al momento de la firma del documento electrónico en presencia de evidencia que determine el momento de la firma;

b) se confirma la autenticidad del EDS en el documento electrónico;

c) EDS se utiliza de acuerdo con la información especificada en el certificado de clave de firma.

Por un lado, es necesario superar el miedo de los empleados ante la introducción de nuevas tecnologías, por otro lado, es necesario darse cuenta de que cada tecnología tiene sus propios puntos débiles. Hasta ahora, tanto las cuestiones de regulación legislativa y reglamentaria del uso de documentos electrónicos como las cuestiones del almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos, especialmente los firmados por EDS, no se han resuelto por completo.

Muchos años de experiencia demuestran que los problemas técnicos de la transición a un flujo de trabajo mixto suelen resolverse con bastante éxito. Las mayores dificultades están provocadas por la solución de problemas organizativos, que están estrechamente relacionados con el "factor humano". Para avanzar con éxito hacia el flujo de documentos electrónicos, es muy importante organizar adecuadamente la selección de personal, la educación y la formación del personal de la organización.

Nota. Es imposible establecer un flujo de trabajo mixto sin personal calificado.

Literatura

1. Normativa sobre los requisitos para las actividades de los participantes en los mercados financieros en el uso de documentos electrónicos: aprobado. Por orden del Servicio Federal de Mercados Financieros de fecha 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Boletín de actos normativos de los órganos ejecutivos federales. - 2006, N 6.

2. Reglamento sobre el procedimiento para el reconocimiento de personas como inversionistas calificados: aprobado. Por orden del Servicio Federal de Mercados Financieros de 18 de marzo de 2008 N 08-12 / pz-n / Boletín de actos normativos de los órganos ejecutivos federales. - 2008, N 19.

3. Registro Federal v. 69, núm. 223, pág. 67692, 19 de noviembre de 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

La introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos también aumenta el nivel de confidencialidad. Cada participante obtiene exactamente el grado de acceso a los documentos de la empresa que corresponde a su autoridad: lectura, edición de un documento o plenos derechos. Todas las acciones se registran en el sistema informático, por lo que en cualquier momento puede ver quién trabajó con los datos, hizo cambios en ellos. En general, el problema de la confidencialidad es muy agudo. La pérdida de algunos documentos de la empresa puede resultar en millones de daños. Después de todo, los documentos en papel se pueden quitar fácilmente de la carpeta y toda la información se puede transferir a un lado. Al implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa, no será posible eliminar por completo la fuga de información, por supuesto, pero siempre se puede ver cuál de los empleados, cuándo, en qué momento y cómo utilizaron estos documentos.

Pros y contras de la gestión de documentos electrónicos

Una organización que decida utilizar facturas electrónicas debe seguir los siguientes pasos. En primer lugar, celebrar un acuerdo con un operador de gestión de documentos electrónicos, que garantice el intercambio de información abierta y confidencial a través de canales de telecomunicaciones en el marco de la circulación de documentos electrónicos de facturas entre el vendedor y el comprador. Tenga en cuenta que el operador debe ser parte de la red de operadores confiables de gestión de documentos electrónicos, organizada por el Servicio Fiscal Federal de Rusia.

Flujo de documentos electrónicos: pros y contras

Info

Una firma digital electrónica (EDS) es un análogo de una firma manuscrita, que es un medio de proteger la información, proporcionando la capacidad de controlar la integridad y confirmar la autenticidad de los documentos electrónicos. El EDM se puede utilizar para automatizar la oficina, crear un archivo electrónico de documentos, gestión de documentos electrónicos corporativos (workflow), gestionar el proceso contractual, automatizar el trabajo con documentación QMS (sistema de gestión de calidad) y automatizar las solicitudes de los ciudadanos. EDF se puede utilizar en cualquier empresa, independientemente de su tamaño y forma de propiedad, el sistema se puede configurar para funcionar tanto dentro de una estructura pequeña (departamento, departamento) como dentro de una organización distribuida geográficamente con un esquema desarrollado de flujos de información.

Pros y contras de utilizar la gestión de documentos electrónicos

Si el disco duro falla, todos los documentos almacenados en él desaparecerán. Para no perder datos, debe utilizar un sistema de respaldo externo. Seguridad. La confidencialidad de la información es una preocupación importante en las oficinas sin papel.

Documentos primarios electrónicos: pros y contras

Basado en la práctica a largo plazo de introducir ediciones estándar de TEZIS - Básico y Estándar, se ha desarrollado el siguiente esquema:

• Instalación del sistema: máximo 1 día hábil.
• Formación del administrador del sistema -1 jornada laboral.
• Configuración del sistema: de 5 a 10 días hábiles.
• Capacitación de usuarios: el número de días depende del número de grupos de usuarios, máximo 5 días hábiles.
• Operación de prueba: 22 días hábiles.

En este punto, la implementación se considera completa y el sistema entra en operación comercial. “En la práctica, las etapas de implementación de la“ caja ”son mucho más rápidas. Se asignan 4 horas para la instalación, 4 más - para la formación de administradores y 4 más - para la formación de un grupo de usuarios ", comenta Ekaterina Koroleva, especialista líder apoyo técnico TESIS.

Flujo de documentos electrónicos en la empresa: pros y contras

TI y empresas La idea de abandonar el flujo de trabajo en papel se ha debatido durante mucho tiempo. Las nuevas tecnologías permiten abandonar casi por completo el papel. Pero esto no significa que esta solución sea adecuada para cualquier empresa y que sea tan fácil de implementar.
Desafortunadamente, aunque la posibilidad de la gestión de documentos electrónicos está limitada por la ley, los usuarios aún no están preparados para ese régimen. Considere los pros y los contras de la gestión de documentos electrónicos. Pros Ahorros. Evitar el papeleo puede generar importantes ahorros de costos.
Piense en cuánto gasta cada mes en papel, tinta, franqueo, etc. Además, estos documentos deben almacenarse en algún lugar. Todo esto puede costarle un centavo. Acceso. La gestión de documentos electrónicos asume el formato digital de todos los documentos.
Se pueden almacenar en la nube accediendo a los datos a través de aplicaciones web.

/ gestión de documentos electrónicos

La elección entre implementación "estándar" y "diseño" es bastante difícil para las empresas que buscan formas de acelerar el trabajo con documentos y pasar a un flujo de documentos "sin papel". ¿Qué es más importante: automatizar el procesamiento de documentos, gastando el presupuesto y el tiempo mínimos, o simplificar el trabajo de los empleados utilizando una solución que se adapte mejor a las necesidades del negocio? En este artículo, consideraremos los pros y los contras de EDMS utilizando el ejemplo de proyectos para la implementación de tres ediciones del sistema TEZIS: Básico, Estándar y Extendido. Puede leer sobre ellos brevemente aquí, y una descripción detallada, a continuación.

Funcionalidad EDMS en diferentes ediciones La funcionalidad resultante depende directamente de la elección de la opción de implementación EDMS.

Pros y contras de sed en diferentes ediciones

La gestión documental electrónica permite optimizar el proceso de formación de nuevos empleados y la introducción de nuevos procesos en la empresa. La introducción de nuevas instrucciones y regulaciones en la gestión de documentos electrónicos es mucho más rápida que informar a cada empleado por separado y familiarizarlo con los documentos en papel. La gestión de documentos electrónicos mejora la cultura corporativa.
Todas las estructuras de la empresa operan en un solo espacio de información, lo que permite que casi todos los empleados se involucren en los procesos corporativos. La existencia de la gestión de documentos electrónicos en la empresa le permite adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. estándares internacionales... Cuando surgen nuevos estándares, una empresa que opera en el sistema de gestión de documentos electrónicos puede cambiar sus documentos bajo nueva plantilla, lo que aumenta el nivel de competitividad en el mercado.

Flujo de documentos

En el caso de THESIS, es un diseñador de procesos visual.

• Herramientas para la creación de varios informes, incluidos los gráficos.
• Posibilidad de utilizar ES (reforzado no calificado).
• Módulo de reconocimiento de texto.

Opcionalmente, la edición estándar del sistema también ofrece una puerta de enlace con un portal corporativo y la posibilidad de utilizar una versión móvil. El conjunto más amplio de funciones se encuentra en la Edición avanzada, que implica un ajuste fino de la solución. Además de todo lo anterior, permite la modificación directa del código del programa y admite arquitecturas complejas de múltiples servidores para que el sistema sea lo más escalable, eficiente y adaptable posible para una empresa específica.

Desventajas de la gestión de documentos electrónicos

Junto con los usuarios clave del sistema, el estudio y análisis de los procesos comerciales que se planea automatizar se llevan a cabo en el sitio del cliente. El resultado del examen se registra y se acuerda.

• Desarrollo y aprobación de una especificación funcional (FS). Con base en la información obtenida como resultado de la encuesta, se desarrolla y acuerda una especificación funcional del futuro sistema de flujo de trabajo, que incluye una descripción de los procesos de negocio automatizados, diseño de formularios y requisitos para el sistema.
• Configurar y ampliar la funcionalidad típica del sistema TEZIS, según FS. Además del trabajo de configuración del sistema especificado en el plan de implementación estándar, se está trabajando para configurar y perfeccionar el TEZIS EDMS de acuerdo con los requisitos de la especificación funcional aprobada.
• Transferencia de configuraciones, demostración del sistema.

Desventajas de la gestión de documentos electrónicos

Cabe señalar que la gestión de documentos electrónicos tiene sus inconvenientes. Una desventaja significativa del sistema de gestión de documentos electrónicos es el problema de la seguridad de los documentos. De hecho, en cualquier momento que un virus pueda ingresar a la computadora, es posible que el sistema para guardar documentos no funcione.

El problema se puede resolver creando un sistema de redundancia. Una de las desventajas del sistema de gestión de documentos electrónicos es el personal o el personal que se emplea en el sistema. En el proceso de automatización del flujo de documentos, es posible que no sea posible evitar el estrés entre los empleados que están acostumbrados al trabajo manual y tienen un conocimiento insuficiente del flujo de documentos electrónicos. En un sistema de gestión de documentos electrónicos, la entrada de datos competente es especialmente importante. Factor humano es especialmente importante aquí, porque el funcionamiento ininterrumpido del sistema dependerá de la calidad del trabajo de personal calificado.

Desventajas de la gestión de documentos electrónicos en comparación con el papel

Además, tiene un mecanismo de extensión único, gracias al cual todas las modificaciones realizadas en una versión del sistema serán compatibles con la nueva versión cuando se actualice. Esto permite automatizar en base a los procesos EDMS que son completamente únicos e inusuales para este grupo de sistemas, que pueden ser importantes para empresas que requieren un flujo de documentos específico. La edición estándar también satisface la mayoría de las necesidades para ampliar la funcionalidad del sistema, en particular, la más importante: la creación de nuevos procesos e informes comerciales. El diseñador visual de procesos comerciales, integrado en el EDMS, le permite trazar nuevas rutas para el movimiento y procesamiento de documentos, y sin el uso de herramientas de programación.

Hasta ahora, en la mayoría de las empresas, el flujo de trabajo existe en forma de papel. Por supuesto, en esta forma, el flujo de trabajo es más familiar y tradicional, pero al mismo tiempo tiene una serie de desventajas que se superponen significativamente con la dignidad de su familiaridad.

Contras del flujo de trabajo en papel

• Búsqueda de documentos lenta;
• Dificultades para rastrear el movimiento del documento en todas las etapas de su ciclo vital;
• La complejidad de organizar un control efectivo e informar sobre la implementación de las resoluciones;
• Duración de la preparación y aprobación de documentos;
• La complejidad de la organización del flujo de trabajo, si varios usuarios trabajan con los mismos documentos al mismo tiempo;
• La imposibilidad o laboriosidad de obtener informes resumidos y logs.

Por tanto, el flujo de trabajo tradicional es ineficaz. Todas estas desventajas se eliminan con la introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Para las organizaciones donde la cantidad de documentos y la complejidad de su mantenimiento es grande, es vital automatizar el flujo de trabajo para eliminar las desventajas anteriores.

Ventajas de la gestión de documentos electrónicos

• no se dedican horas a buscar documentos, sino segundos o minutos; no es necesario esperar los documentos: los documentos están disponibles simultáneamente para todos los empleados que tienen derecho a acceder a ellos;
• el proceso de acuerdo y aprobación de documentos se vuelve transparente y se lleva a cabo en tiempo real;
• no se dedica tiempo a transferir documentos entre departamentos: las tarjetas y los archivos de documentos están disponibles en tiempo real para todos los empleados que tienen derecho a acceder a ellos;
• la preparación de informes estándar sobre el movimiento de documentos se realiza con un clic de un botón;
• la ausencia de empleados clave en la oficina no deja de trabajar con documentos: el sistema de gestión de documentos electrónicos de nueva generación brinda la capacidad de trabajar con documentos de forma remota tanto a través de un navegador web como por correo electrónico;
• organización de un único espacio de información corporativa. La información se almacena en sistema corporativo gestión de documentos, no en las computadoras de los empleados;
• mejorar la capacidad de gestión de la empresa en su conjunto. La aceleración de los flujos de información y la disminución del número de errores en la toma de decisiones de gestión mediante el uso de datos relevantes y oportunos conlleva un aumento de la capacidad de gestión de la empresa en su conjunto.

La introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos no solo genera ventajas económicas (como ahorros Suministros, ahorrando tiempo de trabajo de los empleados), sino también para mejorar la calidad de la gestión de la organización (las decisiones se pueden tomar más rápido, ver visualmente el progreso del trabajo en los documentos).