¿Lo necesitas? ¿O vale la pena hacer una encuesta previa al proyecto? Encuesta previa al proyecto como parte de la implementación del EDMS: entrevistar y cuestionar Encuesta previa al proyecto qué

1. ¿Es necesario realizar una encuesta de este tipo? ¿Qué le dará al cliente y a la propia empresa de TI?
2. ¿Cuáles son las tareas de la encuesta previa al proyecto?
3. ¿Cuál debería ser su resultado?
4. ¿Es gratis hacer la encuesta previa al proyecto o aceptar dinero por ella?
5. ¿Cómo justificar la eficacia de una encuesta de este tipo para el cliente? ¿Puede resultar rentable?

Aquí, cada empresa toma una decisión a su manera: alguien generalmente considera inapropiada una encuesta de este tipo (“involucrémonos en la batalla, y luego veremos ...”); otros, que lo llevan a cabo durante la implementación, no destacan este trabajo en un artículo separado; otros lo realizan como una etapa independiente del trabajo, pero no cobran por ello; el cuarto considera, con razón, que la encuesta previa al proyecto es un producto comercial independiente. Mi experiencia como gerente y consultor muestra que una encuesta previa al proyecto es una parte necesaria del trabajo de casi cualquier empresa de TI relacionada con la implementación de sistemas de automatización. Y el éxito de todo el proyecto depende en ocasiones de la correcta organización e implementación de esta etapa.

En el marco de este artículo, intentaré dar respuesta a las preguntas anteriores, basándome tanto en mi propia práctica como en la experiencia de los clientes con los que tuve que comunicarme, introduciendo la tecnología para realizar una encuesta previa al proyecto desde cero.

La necesidad de una encuesta previa al proyecto

El inventor llega a la comisión y ofrece nuevo aparato para afeitarse al aire libre.
"¿Cómo funciona su aparato?" - le preguntan los miembros de la comisión.
“Es muy simple”, responde el inventor. "Tira una moneda en la ranura, mete la cabeza en la máquina y dos cuchillas empiezan a afeitarte".
"Lo siento, colega, ¡pero la gente tiene diferentes formas de cara!" - los miembros de la comisión le hacen un comentario.
“Sí”, dice el inventor, “pero esto es solo antes del primer afeitado ...”.

La tarea principal de cualquier automatización es preservar los ventajas competitivas la empresa automatizada. No se debe permitir que, como en esta anécdota, todas las empresas después de la automatización se conviertan en "una sola cara". Por lo tanto, si queremos preservar las ventajas competitivas únicas del negocio del cliente, entonces con cualquier modernización de los procesos comerciales, es imperativo realizar una encuesta previa al proyecto.

Por supuesto, puede hacer un análisis profundo de los motivos que determinan esta necesidad. Pueden ser el alto costo estimado del proyecto, la necesidad de cambiar los procesos comerciales existentes durante la automatización, la inclusión en el proyecto de trabajo, cuyo alcance no se puede determinar de antemano, etc. Sin embargo, recuerde cómo en una historia muy instructiva el comandante interrumpió el informe del general sobre la causa de la derrota:

“Nuestra derrota se debió a una variedad de razones”, comenzó el general. - Primero, la pólvora estaba húmeda ...
“Suficiente,” lo detuvo el comandante.

La situación es similar aquí, ya que para realizar una encuesta previa al proyecto es suficiente que el cliente tenga características comerciales únicas (y cada empresa debería tenerlas, de lo contrario, simplemente no sobreviviría en el mercado y cedería el paso a la competencia).

Entonces, a nivel mundial, la cuestión de la necesidad de este tipo de trabajo se resuelve con bastante facilidad: deben llevarse a cabo si la empresa que se está automatizando se encuentra en un mercado competitivo.

¿Qué aporta una encuesta previa al proyecto al cliente y a la propia empresa de TI?

Durante la encuesta de prediseño, el cliente puede:

• obtener una descripción detallada de los procesos comerciales existentes en la empresa y comparar el negocio real con su idea del mismo;
• optimizar los procesos comerciales existentes mediante el uso de la experiencia práctica que los consultores de una empresa de TI recibieron durante implementaciones anteriores en empresas similares;
• evaluar el grado de cumplimiento de la funcionalidad del sistema propuesto con los procesos comerciales reales del cliente;
• destacar oportunamente sus ventajas únicas y tenerlas en cuenta en la etapa de implementación del sistema, y ​​no después de su puesta en operación comercial;
• aclarar el presupuesto y el calendario del proyecto de automatización, teniendo en cuenta las posibles modificaciones al sistema para las características únicas de sus procesos comerciales;
• Evaluar los recursos (tanto técnicos como humanos) que se necesitarán en la etapa de implementación del sistema. Planificar oportunamente la asignación de estos recursos para completar el proyecto en el momento óptimo y sin exceder el presupuesto;
• evaluar los posibles riesgos que pueden afectar la calidad del trabajo;
• optimizar los costos de implementación del sistema debido a la posible ejecución de parte del trabajo por sí solo;
• Obtenga una estimación más precisa del efecto económico y el retorno de la inversión.

Beneficios de una encuesta previa al proyecto para una empresa de TI:

• aumentar el nivel de satisfacción del cliente alineando sus expectativas, formadas en la etapa de ventas preliminares (cuando los vendedores ofrecen un “sueño”), con las capacidades reales del sistema para respaldar procesos comerciales específicos;
• aclaración del tiempo de implementación del sistema y los recursos requeridos para esto, lo que le permite planificar su asignación con anticipación;
• aclaración oportuna de las ventajas únicas del cliente para tenerlas en cuenta a la hora de configurar o finalizar el sistema de automatización;
• acortando el tiempo de implementación y reduciendo el riesgo de realizar trabajo gratuito. Las modificaciones necesarias en el sistema se realizarán antes del inicio de su despliegue o en paralelo con él, y no al final de la fase de prueba de funcionamiento, en la que habitualmente se identifican deficiencias. Una situación en la que se detecta una inconsistencia funcional en la etapa de finalización de un proyecto implica automáticamente trabajo adicional no planificado. Al mismo tiempo, el cliente suele tener dificultades para financiar dichas obras y, para la finalización satisfactoria del proyecto, a menudo deben realizarse de forma gratuita;
• identificación de los riesgos probables que pueden afectar la calidad y el momento de la implementación. Provisión oportuna de las medidas necesarias para minimizar el impacto de estos riesgos en el éxito del proyecto;
• obtención de datos que justifiquen el número de licencias y la estructura del proyecto;
• fijar la situación actual en las divisiones automatizadas y los principales parámetros de su trabajo justificará la eficacia de la aplicación del sistema propuesto;
• el establecimiento de contactos personales de consultores con los principales ejecutores del cliente en el proyecto simplificará aún más su trabajo conjunto;
• ampliar la base de conocimientos (si la hubiera) sobre los principales procesos comerciales de los clientes de esta industria.

Por supuesto, no todos los argumentos a favor de una encuesta previa al proyecto se enumeran aquí; sin embargo, como muestra la práctica, esto es suficiente para convencer al cliente de su necesidad.

Las principales tareas de la encuesta previa al proyecto.

Obviamente, la siguiente tarea más importante de la encuesta previa al proyecto es identificar las ventajas competitivas únicas del cliente. Como muestra la práctica, alrededor del 75% de los procesos comerciales utilizados por el cliente coinciden con los procesos en empresas similares en la misma industria, el 10% se da cuenta de sus ventajas competitivas únicas y el 15% restante es el resultado de la operación de la segunda ley. de termodinámica :) (una consecuencia del “crecimiento natural del caos”) Y debe eliminarse durante el proyecto. Pero ese 10% competitivo, tan importante para los negocios, simplemente necesita ser preservado con cualquier automatización (por supuesto, siempre que estas ventajas se puedan formalizar). La mayoría de las veces, este problema se resuelve configurando el sistema para el cliente, pero a veces se requieren los servicios de los programadores para tener en cuenta las características únicas de la empresa. Tenga en cuenta que aquí no estamos hablando de desarrollo personalizado, sino de la implementación de sistemas de automatización de producción.

Al comprender cómo se mantendrá la ventaja competitiva del cliente, la empresa de TI podrá evaluar la necesidad y el costo del reproceso del producto, así como comprender qué recursos adicionales pueden ser necesarios para esto.

Un objetivo importante de la encuesta previa al proyecto es diagnosticar el estado del entorno de TI del cliente, es decir, evaluar el equipo informático, el software, las comunicaciones que utiliza, el nivel de habilidad de los especialistas en TI, etc. En esta etapa, es necesario para comprender si el cliente tiene suficientes recursos para implementar con éxito la automatización del sistema. Aquí llegamos a otra tarea de la encuesta previa al proyecto: el análisis de los riesgos potenciales del proyecto y una descripción de sus probables consecuencias. Al mismo tiempo, los consultores no solo deben registrar todos los riesgos posibles, sino también ofrecer al cliente formas de reducir cada uno de ellos.

Cualquier CIS asume la acumulación de información sobre las actividades operativas de los departamentos, por lo tanto, el siguiente tema de la encuesta previa al proyecto debe ser la recopilación de requisitos para el flujo de trabajo de los departamentos automatizados.

La información acumulada en el sistema seguirá siendo un peso muerto si no es posible analizarla, por lo que es muy importante durante la encuesta previa al proyecto averiguar qué tipos y formas de informes requiere el cliente. Por lo general, las herramientas de automatización ya incluyen un conjunto estándar de informes, pero cada cliente considera acertadamente que su negocio es único y, por lo tanto, requiere un sistema único de este tipo, que se implementa, por regla general, mediante un generador de informes especial.

La tarea real de la encuesta previa al proyecto es aclarar el presupuesto final del proyecto y el momento de su implementación, teniendo en cuenta todos los datos obtenidos. Estos términos pueden verse influenciados por una variedad de factores, como la voluntad de la gerencia del cliente para participar en el proyecto, la motivación de los representantes del cliente y del contratista, la probabilidad de sabotaje por parte de los empleados de las unidades automatizadas, el posible despido ( o, por el contrario, contratar) un gerente clave después de cierto tiempo después del inicio del proyecto, insuficiencia del parque informático existente y la base tecnológica para lograr todos los objetivos de automatización, falta de presupuesto para la compra equipo necesario y mucho más. Por tanto, el consultor debe aclarar en detalle todas estas circunstancias y reflejarlas en el informe, incluso para uso interno. La elaboración del segundo informe, interno, le permitirá reflejar en detalle todos los matices de la relación y recomendaciones para los especialistas del departamento de implementación e integración.

Otro tema importante que debe resolverse en la etapa de la encuesta previa al proyecto es el desarrollo de recomendaciones sobre la elección de métodos para la implementación del proyecto. Aquí es importante registrar claramente cuáles de los problemas previamente formulados por el cliente no se resuelven utilizando el sistema de automatización propuesto, y proponer formas organizativas o de otro tipo para salir de esta situación.

Cada empresa puede agregar fácilmente una docena de tareas más que le gustaría resolver en la etapa de la encuesta, pero, como muestra la práctica real, obtener respuestas a las preguntas anteriores ya hace que la encuesta previa al proyecto sea bastante efectiva.

¿Cuál es generalmente el resultado de una encuesta previa al proyecto?

• descripción de los procesos comerciales existentes del cliente;
• una lista de las principales tareas que deben resolverse utilizando el sistema de automatización;
• evaluación de los procesos comerciales del cliente y recomendaciones para cambiar u optimizar el trabajo de los departamentos, teniendo en cuenta los beneficios proporcionados por SI;
• ventajas competitivas únicas del cliente, que deben tenerse en cuenta a la hora de implementar el sistema;
• análisis del entorno de TI existente para el cumplimiento de los requisitos del sistema gobierno corporativo, recomendaciones para su cambio;
• evaluación del trabajo sobre la integración de sistemas de información corporativos en la infraestructura de TI existente del cliente;
• descripción del flujo de trabajo en departamentos automatizados y requisitos de análisis;
• evaluación de posibles riesgos durante la ejecución del proyecto y determinación de las medidas necesarias para minimizar su impacto;
• una descripción de los deseos del cliente que no se pueden implementar en el sistema de control propuesto y requerirán revisión, una estimación del tiempo y costo de dicha revisión;
• propuesta para la implementación del proyecto con una justificación de la opción propuesta, estableciendo el número de estaciones de trabajo requeridas para el cliente y aclarando el presupuesto del proyecto.

Un documento separado de la encuesta previa al proyecto debe ser un programa de trabajo preliminar, que incluya, entre otras cosas, una lista acordada de personas responsables (tanto del cliente como del contratista), sus áreas de responsabilidad y las reglas básicas de interacción entre ellos. Para la implementación efectiva del sistema, se recomienda elaborar un reglamento de intercambio de información entre los empleados del cliente y los especialistas de la empresa de TI que realiza la encuesta, y también, lo que es importante, estipular el tiempo y el procedimiento para el seguimiento de la realización del trabajo.

Algunas empresas (la mayoría de las veces las que se dedican al desarrollo personalizado), una vez completada la encuesta previa al diseño, proporcionan al cliente un borrador de la tarea técnica.

¿Hacer una encuesta previa al proyecto de forma gratuita o recibir dinero por ella?

Si el propósito de la encuesta corresponde a las tareas descritas anteriormente, entonces requerirá el desvío de importantes recursos de la empresa y necesariamente deberá pagarse. Esta encuesta previa al proyecto es un servicio de consultoría completo que le permite no solo evaluar la necesidad, el tiempo y el presupuesto para la automatización, sino también optimizar los procesos comerciales existentes del cliente.

Como ha demostrado la práctica, no es difícil vender servicios de encuestas previas al proyecto si la empresa ha implementado la tecnología adecuada y los vendedores saben claramente (y pueden explicar claramente al cliente) por qué se lleva a cabo la encuesta y qué beneficios obtendrá el cliente. recibir de él.

Cómo justificar la efectividad de la encuesta previa al proyecto para el cliente.

Considere los posibles canales de ahorro que se pueden tener en cuenta para justificar la necesidad de una encuesta previa al proyecto.

1. Ahorro de tiempo y recursos humanos:
   • al finalizar el sistema para las ventajas competitivas únicas del cliente en la etapa inicial de implementación, y no después de ponerlo en operación comercial;
   • en la etapa de integración del sistema en la infraestructura de TI del cliente debido al hecho de que toda la información sobre el estado del entorno de TI de la empresa y los matices de la integración se aclara antes del inicio, y no durante la implementación;
   • por la asignación oportuna de recursos materiales y humanos tanto por parte del contratista como por parte del cliente;
   • debido a la evaluación temprana de los posibles riesgos que pueden afectar la implementación del sistema, y ​​al desarrollo de las medidas necesarias para minimizar sus consecuencias negativas.
     Cualquier retraso en el progreso del proyecto genera importantes costos adicionales para el cliente, que pueden calcularse con bastante facilidad en cada caso específico.
2. Posible reducción del costo de implementación:
   • identificando servicios y trabajos que el cliente puede realizar por su cuenta;
   • ajustando el tiempo de algunos trabajos después de aclarar su intensidad laboral real.
3. Mejorar la eficiencia de los sistemas de información corporativos y la productividad de los empleados mediante la optimización de los procesos comerciales, teniendo en cuenta las características únicas del cliente.
4. Negativa a usar sistema automático si en la etapa de la encuesta de prediseño resulta que no permitirá resolver los problemas del cliente o su revisión será demasiado costosa.
   En mi práctica, hubo un caso en el que a un cliente con procesos comerciales muy específicos, según los resultados de una encuesta previa al proyecto, se le recomendó que no implementara un sistema de información corporativa, sino que realizara cambios en la organización y optimizar la tecnología de trabajo con sus clientes, ya que el efecto de la implementación del sistema (que requirió una revisión costosa) no habría recuperado los costos. Como resultado, el cliente ahorró decenas de miles de dólares y la encuesta previa al proyecto rindió frutos solo al aumentar la eficiencia del departamento, que cambió la tecnología de trabajo de los empleados por recomendación de los consultores.

La ausencia de una etapa de encuesta previa al proyecto en la mayoría de los casos provoca un retraso significativo en la ejecución de los proyectos y un aumento de su costo, tanto por problemas organizativos como técnicos que surgen durante la ejecución. A menudo, estos proyectos generalmente terminan en un completo fracaso. Según un estudio del Standish Group, casi un tercio de los 2.500 proyectos de TI que analizaron no solo fracasaron, sino que nunca se completaron. Es mucho más difícil obtener tales datos en Rusia, pero estoy seguro de que la proporción de implementaciones fallidas no será menor.

Por lo tanto, si una empresa de consultoría no desea tener proyectos sin realizar en su historial, simplemente debe realizar una encuesta previa al proyecto del negocio de los clientes. Es mejor abandonar el contrato en la etapa inicial que empantanarse en el trabajo y terminar con una mancha en su reputación.

Palabras clave: encuesta empresarial, entrevista y cuestionamiento, registro de información entrante, registro de información interna, registro de información saliente, informe sobre encuesta expresa de la empresa, modelo de referencia, modelo de negocio completo de la organización, modelo funcional del área temática.

Tareas y etapas de la encuesta de prediseño del objeto de automatización

Una encuesta empresarial es una etapa importante y definitoria en el diseño de un CI. La duración del examen suele ser de una a dos semanas. Durante este tiempo, un analista de sistemas no debe examinar más de 2-3 tipos de actividades (registros de personal, contabilidad, transporte, marketing, etc.).

Recopilación de información para la construcción modelo de negocio completo de la organización A menudo se reduce al estudio de los flujos de información documentada y las funciones de los departamentos, y también se realiza a través de entrevistas y cuestionarios.

Al comienzo de la encuesta, la organización generalmente proporciona un conjunto de documentos, que generalmente incluye:

Información resumida sobre las actividades de la empresa.

Información sobre la actividad administrativa, financiero-económica, productiva de la empresa.

Información sobre políticas contables y presentación de informes.

Flujo regular de documentos de la empresa.

Registro de información entrante.

Registro de información interno.

Registro de información saliente.

Información sobre la infraestructura informática y de información de la empresa.

Información sobre las personas responsables.

Listas de preguntas para entrevistas y preguntas. compilado para cada unidad encuestada y aprobado por el jefe de la empresa. Esto se hace para:

prevenir el acceso a información confidencial;

fortalecer el enfoque de la encuesta;

minimizar la distracción de los empleados de las empresas en el desempeño de sus funciones oficiales.

Lista general de preguntas(con su posterior detalle) incluye los siguientes elementos:

las principales tareas de los departamentos;

información recopilada y registrada;

informes;

interacción con otros departamentos.

Cuestionarios para gerentes y especialistas puede contener las siguientes preguntas:

¿Cuáles (desde el punto de vista de su departamento) deberían ser los objetivos de la creación de un sistema de gestión empresarial integrado?

Estructura organizativa de la unidad.

Las tareas de la unidad.

La secuencia de acciones al realizar tareas.

¿Con qué tipo de organizaciones externas (banco, cliente, proveedor, etc.) interactúa el departamento y qué información intercambia?

¿Qué tipo de material de referencia utilizas?

¿Cuánto tiempo (en minutos) dedica a realizar operaciones básicas? ¿Cuáles son las fechas de "carga máxima"? (frecuencia por mes, trimestre, año, etc.) Equipo técnico del departamento (computadoras, red, modem, etc.). Usé productos de software para automatizar los procesos comerciales.

¿Qué informes y con qué frecuencia se prepara para la gestión? Especialistas clave del departamento que son capaces de responder a cualquier duda sobre los procesos de negocio utilizados en el departamento.

Características de los objetos de control remoto.

Flujo de documentos en el lugar de trabajo.

Los datos recopilados de esta manera, por regla general, no cubren todos los aspectos significativos de la actividad organizacional y tienen un alto grado de subjetividad. Y lo más importante es que tales encuestas no revelan factores estables asociados con las características específicas de la organización, que solo pueden ser influenciados por métodos de ajuste funcional del sistema organizacional.

El análisis de las entrevistas con los jefes de las organizaciones y empresas encuestadas muestra que sus ideas sobre la estructura de la organización, los propósitos generales y locales de funcionamiento, las tareas y funciones de los departamentos, así como la subordinación de los empleados, a veces son contradictorias. Además, estas ideas a veces divergen de las metas y reglas declaradas oficialmente o contradicen las actividades reales.

Si la estructura de los flujos de información puede identificarse mediante muestras de documentos y configuraciones de redes informáticas y bases de datos, entonces la estructura de los microprocesos reales llevados a cabo por el personal en los contactos de información (en gran parte indocumentados) permanece desconocida.

Las respuestas a estas preguntas pueden darse mediante diagnósticos estructurales y funcionales basados ​​en los métodos de fotografía continua (o selectiva) del tiempo de trabajo del personal. El propósito del diagnóstico es obtener un conocimiento confiable sobre la organización y las relaciones organizacionales de sus elementos funcionales.

En este sentido, las tareas más importantes del diagnóstico funcional de las estructuras organizativas incluyen:

clasificación de sujetos de funcionamiento (categorías y grupos de trabajadores);

clasificación de los elementos del proceso de funcionamiento (acciones, procedimientos);

clasificación de direcciones (problemas a resolver), metas de funcionamiento;

clasificación de elementos del flujo de información;

realizar una encuesta de las actividades del personal de la organización;

estudio de distribución (en tiempo y frecuencia) características organizacionales: procedimientos, contactos del personal, áreas de actividad, elementos de los flujos de información, individualmente y en combinación entre sí por categorías de empleados, tipos de procedimientos y sus direcciones (de acuerdo con los resultados y la lógica de la investigación);

identificación de la estructura real de relaciones funcionales, informativas, jerárquicas, temporales, problemáticas entre gerentes, empleados y departamentos;

establecimiento de una estructura para la distribución del tiempo de trabajo para gerentes y personal en relación con las funciones, problemas y metas de la organización;

identificación de las principales tecnologías para el funcionamiento de la organización (procesos de información, incluidos los indocumentados), su establecimiento de objetivos en comparación con los objetivos declarados de la organización;

identificación de grupos de trabajadores homogéneos en cuanto a la especificidad de sus actividades, orientación al objetivo y subordinación real, formación de un modelo real de la estructura organizativa y su comparación con el declarado;

determinación de las razones de la discrepancia entre la estructura declarada y real de las relaciones organizacionales.

Una "fotografía" continua de las horas de trabajo es la observación y registro continuo de las características de los trabajadores en el proceso de funcionamiento a lo largo de la jornada laboral. En este caso, los parámetros mostrados se ingresan secuencialmente en una hoja de trabajo preparada previamente. A continuación se muestra el formulario de la hoja de trabajo del analista de sistemas:

Inmediatamente después del final del procedimiento de examen, la mesa se repone con características adicionales: rama tecnológica, función del sistema, tema, aspecto, antecedentes emocionales, etc.

Algunos de los indicadores, los marcados con un asterisco, se completan durante la encuesta, el resto, después. El contenido de las entradas es el siguiente:

número (en orden);

agente (puesto del empleado examinado);

el tiempo durante el cual se realizó el procedimiento;

procedimiento (nombre del contenido de un conjunto de acciones elementales, unidas por la similitud del problema particular que se está resolviendo);

información (dirección del movimiento de la información entre el agente y la contraparte);

iniciativa (iniciador del inicio de este procedimiento);

contraparte (cargo de un empleado que está en contacto con el sujeto);

actitud (que refleja la subordinación del agente y la contraparte, la forma de interacción en este procedimiento);

Problema (descripción verbal del problema que se está resolviendo).

El resultado de la encuesta previa al proyecto. debería aparecer " Informe sobre encuesta expresa de la empresa ", cuya estructura se da a continuación.

Breve descripción esquemática de los procesos comerciales, por ejemplo:

gestión de adquisiciones e inventarios;

Gestión de la producción;

gestión de ventas;

gestión de recursos financieros.

Requisitos básicos y prioridades de la automatización.

Evaluación de los recursos necesarios del cliente para asegurar el proyecto.

La creación de un proyecto para un nuevo edificio, estructura o reconstrucción de un objeto está necesariamente precedida de una serie de medidas preparatorias que permiten tener en cuenta todas las características y datos iniciales de la estructura, el terreno y los servicios públicos. La etapa de inicio de la etapa de diseño preliminar es una encuesta de prediseño, que permite, en el proceso de desarrollo adicional del diseño y las soluciones técnicas, cumplir plenamente con los requisitos del SNiP actual y las regulaciones, todas las condiciones del Cliente y sus deseos. Los eventos preliminares dependerán de composición del borrador del diseño, plazos de elaboración del diseño y documentación técnica y la complejidad del trabajo.

Características del procedimiento y sus características.

La inspección previa al proyecto es un complejo de trabajos especializados para la recolección, procesamiento y análisis del sistema de objetos para diversos fines. Sobre la base de los datos recopilados, surge una justificación completa de la construcción o reconstrucción, su viabilidad, posibles dificultades y problemas. Para lograr el resultado más confiable y efectivo durante la encuesta, se utilizan varios tipos de herramientas y equipos de alta tecnología.

Especialistas realizando trabajo de investigación debe tener educación especializada, tener permisos oficiales de agencias gubernamentales y estructuras del sistema SRO.

Por qué se realiza una encuesta previa al proyecto:

1. Evaluar el estado real del objeto antes de su reconstrucción, ampliación, finalización o modernización.
2. En caso de pérdida de diseño y documentación técnica.
3. Al cometer errores en la elaboración de un proyecto.
4. Al realizar ajustes durante el proceso de construcción, que no se reflejaron en los dibujos y en el trabajo real.
5. Al evaluar el estado físico y obsolescencia de estructuras y redes de ingeniería.

A menudo pedido hoy documentación de prediseño en la fase de preinversión con el objetivo de justificación razonada de las inversiones financieras, su viabilidad y ejecución sistemática del proyecto.

Las principales etapas del trabajo:

• Etapa preparatoria: estudiar los deseos del Cliente, recopilar la documentación necesaria y otros datos.
• Conocimiento del objeto, acordar el tiempo y el costo de los servicios, desarrollar un programa de eventos y redactar una asignación técnica (tarea técnica detallada).
• Inspección visual e instrumental integral del objeto.
• Análisis de los resultados obtenidos y realización de los cálculos necesarios.
• Elaboración de dictamen sobre el estado del objeto.

¿Dónde pedir una encuesta previa al proyecto?

La empresa diversificada "Región" proporciona a las personas, las organizaciones de construcción y contratación, las empresas de inversión y desarrollo una gama completa de servicios para el estudio preliminar de objetos, sitios de construcción, construcción en curso y sistemas de ingeniería. Tiempo de trabajo de prediseño y costo del diseño conceptual depende de la complejidad estructural del objeto, la cantidad de trabajo a realizar y su composición, la ubicación del sitio de construcción y la disponibilidad de datos confiables sobre el estado real de los suelos, las líneas de servicios públicos y las comunicaciones.

Estamos iniciando una serie de artículos dedicados a la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa. El tema del primer artículo es una encuesta previa al proyecto antes de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS).

Supongamos que la dirección de la organización está lista para la implementación del EDMS. ¿Que sigue? ¿Qué pasos debe tomar la empresa y qué debe tomar?

La forma más sencilla es contactar de inmediato con la organización que implementará el sistema de gestión de documentos electrónicos, es decir, tomar la posición de "resolveremos los problemas a medida que vayan apareciendo". Sin embargo, el método simple no siempre es menos costoso. En primer lugar, la organización del cliente debe evaluar la escala de implementación del EDMS. Por lo tanto, antes de que comience, debe analizar el estado de las cosas. Para ello, es necesario estudiar los procesos que serán automatizados, es decir, realizar una encuesta prediseñada.

INSPECCIÓN PREVIA AL DISEÑO DESDE LA PERSPECTIVA PERSPECTIVA DE LA ORGANIZACIÓN

Desde la posición de la organización ejecutora, la encuesta previa al proyecto es una primera etapa en toda regla en la implementación de cualquier sistema de informacion y está incluido en el acuerdo de servicio de implementación. Y EDMS no es una excepción.

En este caso, la encuesta de prediseño incluye:

Diagnóstico del sistema existente en la organización.

trabajo de oficina;

Análisis del cumplimiento del estado actual de trabajo de los documentos con la normativa interna de la organización que rige el soporte documental;

Optimización de flujos de documentos y trabajo de oficina;

Introducción de cambios apropiados a la normativa interna;

Identificación de riesgos en la implementación del EDMS;

Determinación de los límites de la automatización, auditoría de la infraestructura de TI existente de la organización, propuesta de una solución de TI específica para EDMS;

Evaluación del trabajo de integración de EDMS en la infraestructura de TI existente.

El resultado de la encuesta previa al proyecto será el documento "Requisitos funcionales", o "Informe de encuesta", o el proyecto " Términos de referencia"(Dependiendo de la complejidad del proyecto y los términos del contrato). Estos documentos contendrán los siguientes resultados de la encuesta:

Descripción de los procesos de negocio estudiados y flujos de documentos de la organización en términos de trabajo de oficina y soporte de documentación;

La relación de documentos y formularios de informes utilizados en la organización para sistematizar los procesos considerados;

Descripción de roles de usuario;

Auditoría técnica de la infraestructura de TI existente en la organización;

Evaluación de la preparación de la organización para implementar el EDMS;

Propuestas para la optimización de los procesos de negocio considerados, teniendo en cuenta la implementación del EDMS;

Plan de proyecto (desarrollo y ajuste del EDMS, formación de empleados, operación industrial piloto del EDMS, operación industrial del EDMS) con una evaluación de los costes necesarios (humanos y financieros);

Especificaciones del equipo requerido;

Propuestas para la organización de formación avanzada para empleados.

A veces, las organizaciones ejecutoras ofrecen realizar una encuesta previa al proyecto de forma gratuita. Esto se hace para atraer a la organización como cliente,

sin embargo, rara vez se practica.

Además, algunas organizaciones ejecutoras proporcionan una versión de demostración del programa para trabajar de forma gratuita (como regla, durante un mes). Esto le permite acostumbrarse al programa, evaluar todos sus pros y contras y acostumbrarse a la interfaz.

INSPECCIÓN PRE-DISEÑO DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA ORGANIZACIÓN-CLIENTE

Desde el punto de vista de la organización cliente, una encuesta anteproyecto es una auditoría: un análisis de los procesos de soporte de documentación para la gestión con el fin de comprender la situación actual e identificar los momentos que son más problemáticos desde el punto de vista de gestión del flujo de documentos. Será completamente difícil para una organización de clientes realizar de forma independiente una encuesta tan completa por varias razones. En primer lugar, debido a la falta de experiencia e información sobre cómo se lleva a cabo exactamente dicha encuesta. Surge una pregunta razonable: si es tan difícil, ¿por qué reinventar la rueda? ¿No es más fácil ponerse en contacto con la organización implementadora de inmediato? Es posible, pero más simple no significa más barato ...

Consideremos lo que ofrece una encuesta de los procesos de soporte de documentación a una organización cliente.

■ Formulación de objetivos para la implementación del EDMS.

■ Determinación de las tareas y funciones que deberá realizar el SGDEA en el futuro (determinación de los límites de implementación). A menudo, en lugar de metas y objetivos claros, la organización del cliente comienza a enumerar los problemas que deben resolverse mediante la implementación del EDMS. Pero no son lo mismo. Por lo tanto, la organización debe comprender claramente lo que quiere obtener al final de la implementación del EDMS y establecer tareas específicas para la organización ejecutora.

■ Evaluación de la imagen de la vida real de la organización (su estructura organizativa, funciones, interacción de departamentos, etc.). Esta oportunidad la brinda el análisis de los documentos regulatorios internos de la organización en términos de cómo se implementan en la práctica. Durante el análisis de las provisiones unidades estructurales, descripciones de puestos, regulaciones de interacción, se están aclarando hechos interesantes. Por ejemplo, puede resultar que las descripciones de funciones de ciertos empleados estén irremediablemente desactualizadas o ausentes por completo. Y las divisiones estructurales no cumplen sus funciones o, por el contrario, no cumplen las que están obligadas, etc.

■ Descripción de los procesos de documentación existentes... Aquí también puede haber muchas sorpresas.

■ La capacidad de optimizar los procesos comerciales estudiados y descritos.... Si necesario. Después de tal análisis, puede ser necesario actualizar el reglamento interno.

■ Calificación recursos propios(humano y técnico)... Antes de introducir el sistema, es necesario comprender cuánta participación en la implementación del proyecto se requerirá de los especialistas y qué tan preparados están. Si hablamos de ejecutar especialistas, basta con que den instrucciones. Pero con los líderes, la situación es mucho más complicada. La participación del personal de gestión en la implementación del EDMS debería discutirse incluso antes del inicio del proceso. Además, no será superfluo analizar su propia infraestructura de TI para saber si hay suficientes equipos, si están desactualizados. software etc.

■ Identificación de riesgos y formas de superarlos al introducir EDMS... Identificar los riesgos antes de implementar el sistema ayudará a minimizarlos. ¿Cuáles son estos riesgos? Cualquier cosa:

El riesgo de ausencia o irrelevancia de los documentos reglamentarios necesarios;

Riesgo de insuficiencia Equipo tecnológico organizaciones;

Riesgo de incorrecto evaluación financiera implementación y soporte de EDMS, etc.

CÓMO REALIZAR USTED MISMO UNA INSPECCIÓN PRE-DISEÑO

■ Etapa 1: Designe a un gerente de proyecto... El director del proyecto debe comprender los problemas del flujo de trabajo y tener un buen conocimiento de la infraestructura de TI de la organización. No todas las organizaciones tienen un especialista que cumpla con estos requisitos, por lo tanto, la mayoría de las veces dos empleados están a cargo del proyecto: el jefe de oficina y el director de TI.

■ Etapa 2: analizar marco normativo ... En esta etapa, es necesario estudiar el local regulaciones organizaciones en términos de soporte de documentación. No se trata solo de instrucciones de papeleo. También deberá estudiar la normativa interna en cuanto a gestión de contratos, circulación de documentos contables, etc.

■ Etapa 3: realización de entrevistas... Para realizar una entrevista, es necesario determinar el círculo de encuestados. El estudio de los documentos regulatorios locales ayudará en esto. La lista de encuestados puede incluir, por ejemplo, jefes de divisiones estructurales, sus suplentes y posibles usuarios clave del EDMS (especialistas responsables

para la creación, aprobación de documentos, etc.). Se debe preparar una lista de preguntas para la entrevista (ver Ejemplo).

La lista de preguntas del cuestionario para el jefe de la oficina y sus respuestas aproximadas.

1 . Describe las funciones que realiza tu unidad estructural..

Organización de los trabajos de registro, contabilidad, almacenamiento y transferencia a las unidades estructurales relevantes de los documentos de trabajo de oficina en curso, incluidos los pedidos y órdenes de la gerencia, así como los trabajos de formación de casos y su depósito.

Asegurar el procesamiento oportuno de la correspondencia entrante y saliente, su entrega a su destino.

Control de los plazos para la ejecución de documentos y su correcta ejecución.

Elaboración e implementación de instrucciones para la realización de trabajos de oficina.

Gestión metódica de la organización del trabajo de oficina en los departamentos.

Control sobre la correcta formación, almacenamiento y entrega oportuna de casos al archivo.

Proporcionar flujo de documentos internos y externos.

Participación en la preparación de reuniones convocadas por la dirección y organización de su mantenimiento.

Asegurar el régimen establecido de acceso a la documentación.

Implementación de nuevos métodos y herramientas para trabajar con documentos.

2 . Describe la estructura y composición cuantitativa de la unidad..

Secretaría - 4;

expedición - 1;

sala de recepción - 2;

archivo - 2.

3. ¿Qué funciones realiza directamente?

Gestión de oficinas.

4. ¿Cuál es el volumen actual de flujo de trabajo en el departamento (la cantidad de documentos por día, su tamaño en páginas o MB)? ¿Qué opinas, qué volumen de documentos habrá en el próximo año (aumento o disminución)?

Documentos entrantes: 14.000 artículos;

documentos salientes: 13.500 artículos;

documentos internos - 4 unidades.

Lo más probable es que el volumen de flujo de trabajo no cambie el próximo año.

5. ¿Utiliza ahora uno o varios sistemas de información en su departamento para automatizar las tareas actuales? ¿Si es así, Cuál? ¿Qué funciones se realizan en él?

6. Enumere los documentos normativos vigentes que rigen el sustento documental de la organización, división (instrucciones para trabajos de oficina, descripciones de puestos, reglamentos de trabajo, etc.). ¿Cuáles utilizas en tu trabajo y cuáles consideras irrelevantes?

Estándar de organización:

Documentos administrativos. Órdenes e instrucciones. El procedimiento de desarrollo, aprobación, firma, registro y cancelación.

Documentos entrantes. El procedimiento de aceptación, consideración, transferencia para ejecución y almacenamiento operativo.

Documentos salientes. El procedimiento de preparación, aprobación, firma, registro y envío.

Nomenclatura de casos. Almacenamiento, uso y destrucción de documentos de la organización.

7. ¿Está regulada la interacción con otras divisiones de la empresa?

La interacción con todas las divisiones estructurales, a excepción del departamento administrativo y económico (AXO), está regulada por los documentos regulatorios internos de la empresa. La interacción con el AXO no está regulada (solicitudes de mensajería, solicitudes de envío de correspondencia por correo urgente, etc.).

8. ¿Qué funciones, en su opinión, debería realizar el EDMS?

Gestión de documentos en en formato electrónico... Creación y almacenamiento de varios documentos en formato electrónico (en MS Word, MS Excel, MS Visio); búsqueda de documentos; almacenar versiones de documentos; estructurar documentos por carpetas; cesión de derechos de acceso a documentos; historial de trabajo con documentos.

Gestión de procesos de soporte de documentación. Soporte de los procesos de aprobación y tramitación de documentos en todas las etapas; Emisión de órdenes y control de su ejecución.

Registro de documentos en papel; mantener la nomenclatura de los casos; control de la ubicación de documentos en papel.

Gestión de contratos. Organización del proceso de negociación y registro de contratos.

Gestión de reuniones. Organización de preparación y realización de reuniones (coordinación de lugar y horario, composición de participantes, agenda); formación y distribución del protocolo; control sobre la ejecución de las decisiones tomadas en las reuniones.

9. Enumere qué tipo de trabajo realiza con documentos de todo tipo..

Documentos entrantes (documentos recibidos por la organización):

. recepción y procesamiento;

. consideración del director (resolución);

. registro;

. ejecución;

. control de ejecución;

. almacenamiento y uso actual;

. transferir al almacenamiento de archivos.

Documentos salientes (documentos creados en la organización y enviados a filiales y empresas dependientes de la organización, organizaciones de terceros o particulares):

. redacción de un proyecto;

. aprobación del borrador del documento;

.

. firma;

. aprobación (si es necesario);

. registro de correspondencia;

. envío del documento al destinatario;

. presentando una segunda copia en el caso.

Documentos internos (orden, orden, nota, carta explicativa, nota explicativa, aplicación):

. elaboración de un borrador de documento;

. aprobación del proyecto;

. comprobar la corrección del diseño;

. firma;

. registro;

. transferencia del documento a los artistas intérpretes o ejecutantes;

. ejecución del documento;

. control sobre la ejecución del documento;

. archivo del documento ejecutado en el caso.

10. Describa el procedimiento para reenviar el procesamiento y registro de los documentos entrantes.

Toda la correspondencia entrante es aceptada y registrada en la oficina.

La correspondencia marcada "en persona" se entrega personalmente al destinatario o su representante autorizado. La correspondencia marcada como "confidencial" es procesada por la persona a cargo de mantener registros confidenciales.

Los sobres de la correspondencia recibida se conservan y se adjuntan a los documentos en los casos en que el sello del calendario en el sobre deba servir como confirmación de la hora de envío o recepción de este documento, o si la dirección del remitente se indica solo en el sobre. Asegúrese de guardar los sobres con las cartas de reclamo, así como con las apelaciones de los ciudadanos.

Procedimiento de registro de documentos entrantes

Todos los documentos dirigidos a la dirección de la organización están sujetos a registro (excepto los documentos incluidos en la lista aproximada de documentos no registrados).

Los documentos recibidos están sellados con un sello de registro, que indica la fecha de recepción, el número ordinal entrante. Si hay un archivo adjunto al documento, se hace una marca al lado del número entrante. El sello se coloca en el anverso de la primera hoja del documento en la esquina inferior derecha.

Los números de serie se registran en el registro de registro de números de serie.

Los documentos que no están sujetos a registro están sellados y solo se indica la fecha de recepción del documento.

Al registrarse, se debe observar el principio de entrada única: cada documento se registra en la oficina solo una vez.

11. Describa el procedimiento para la gestión de documentos entrantes y emisión de resoluciones..

Los documentos que requieren consideración por parte del director se le transfieren después del registro.

Si es necesario, el secretario selecciona materiales adicionales (contratos, cartas, actas, etc.) y los entrega a la cabecera junto con los documentos recibidos.

La decisión del titular del documento se refleja en la resolución.

La resolución especifica el albacea, prescribe qué y para qué fecha debe hacerlo, luego se coloca la fecha y la firma del administrador.

Habiendo recibido los documentos del jefe, el secretario ingresa la información de la resolución en el registro de correspondencia entrante.

Después de eso, el documento se transfiere al contratista especificado en la resolución.

Los documentos que son ejecutados por varios departamentos se les transfieren uno a uno o simultáneamente en copias (mediante fotocopiado).

12. Describa el procedimiento para enviar documentos para control..

Después de la consideración e imposición por parte del titular de la resolución (la resolución incluye el nombre del ejecutante, el contenido de la orden, el plazo de ejecución, la firma y la fecha), que puede ser la base para tomar el documento para el control, el documento se transfiere al artista intérprete o ejecutante contra la recepción en el registro de documentos entrantes con la fecha de recepción por parte del artista intérprete o ejecutante.

Si se indican varios artistas intérpretes o ejecutantes en la resolución, se eliminan copias adicionales del documento.

El original del documento se envía al intérprete indicado en la resolución en primer lugar.

Al enviar un documento a varios artistas intérpretes o ejecutantes, la responsabilidad de preparar el material recae en el intérprete indicado en la resolución primero (intérprete responsable). El resto de los intérpretes (co-intérpretes) están obligados a entregar los materiales necesarios al intérprete responsable dentro del plazo acordado con él.

El informe de desempeño debe estar respaldado por todos los artistas que figuran en la resolución.

13. Describa el proceso de control de la ejecución de documentos, el procedimiento para registrar los documentos recibidos para su ejecución, el procedimiento para retirar documentos del control.

a) ¿La ejecución de qué documentos (órdenes) está sujeta a control obligatorio?

. Documentos administrativos (órdenes, instrucciones);

. documentos (actas, cartas, memorandos, planes, etc.) que contienen instrucciones específicas para el trabajo

con ellos y plazos de ejecución; requiriendo la preparación de una respuesta, realización de eventos, informe, etc.;

. instrucciones contenidas en las resoluciones emitidas (incluso en formato electrónico) sobre los documentos considerados (cartas, etc.);

. por separado, no relacionado con ningún documento, instrucciones del titular, documentado (incluso en formato electrónico).

b) ¿En qué casos se consideran ejecutados los documentos (órdenes)?

. Los documentos finales preparados en ellos no se devuelven para revisión, y se tomó una decisión apropiada sobre ellos;

. Coordinación completa y firma de borradores de documentos elaborados siguiendo instrucciones.

. las cartas salientes preparadas en cumplimiento de un documento (orden) se registran y envían;

. los documentos del contrato están registrados;

. el gerente, cuyas funciones incluyen el seguimiento de la ejecución de las órdenes (controlador), confirma su cumplimiento en el fondo de las cuestiones planteadas en las mismas.

c) ¿Cuáles son los derechos del ejecutor responsable y coejecutores?

. Dar instrucciones a sus subordinados inmediatos y controlar la ejecución de las instrucciones por ellos;

. solicitar a los empleados la información necesaria para la ejecución del documento (orden);

. determinar el procedimiento para la ejecución del documento (orden) (incluido el procedimiento para preparar y acordar los materiales para la ejecución de la orden, el momento y la forma de participación de los coejecutores en el trabajo sobre la ejecución de la orden);

. coordinar el trabajo de los coejecutores;

. convocar a los coejecutores para llevar a cabo una discusión colegiada y resolver cuestiones relacionadas con la ejecución del documento (orden);

. tomar una decisión motivada sobre la inclusión o negativa de incluir en el borrador del documento final las propuestas y comentarios presentados por los coejecutores;

. preparar propuestas de prórroga del plazo para la ejecución de documentos (órdenes) indicando los motivos objetivos de la prórroga y la fecha prevista de ejecución.

d) ¿De qué es responsable el contratista?

. La calidad de la preparación (integridad y confiabilidad de la información utilizada en la preparación del documento final), la exactitud de la ejecución de los documentos preparados de conformidad con el documento (orden);

. integridad y corrección de la reflexión de los comentarios y propuestas de los coejecutores y las personas (organizaciones) coordinadoras en nueva edición documento (orden);

. cumplimiento de los plazos establecidos para la ejecución del documento (orden);

. la seguridad del documento original (si el documento original se le transfiere).

e) ¿Cuáles son los plazos para la ejecución de documentos (órdenes)?

El documento u orden (resolución), por regla general, establece el plazo (fecha calendario) para su ejecución.

Si en el texto de la resolución, en lugar de una fecha o un período de tiempo, hay una definición de un término en la expresión verbal, la orden debe ejecutarse dentro del período de tiempo apropiado:

. "Muy urgente", "inmediatamente" - dentro de un día hábil;

. "Con urgencia": no más de tres días hábiles;

. "Inmediatamente" - dentro de los 10 días hábiles.

Si no se especifica el plazo para la ejecución de la orden, la orden debe ejecutarse en un plazo no superior a 30 días naturales o de acuerdo con el plazo especificado en el documento al que se refiere la orden (resolución).

f) ¿Cuáles son los derechos del responsable del tratamiento?

. Solicitar información sobre el progreso de la ejecución del documento (orden);

. devolver los documentos redactados en violación de los requisitos de las regulaciones locales de la organización para su revisión;

. quitar documentos (pedidos) del control.

14. Describa el procedimiento para el registro y procesamiento de reenvío de documentos salientes.

Los documentos firmados por la dirección el mismo día deben entregarse en la oficina para su registro y envío.

Antes de registrar un documento recibido para envío, se comprueba la exactitud de su ejecución:

. la presencia de elementos del formulario, firma, fecha, visas requeridas e información sobre el contratista;

. la presencia de un título en el texto, el número y la fecha del documento al que se da la respuesta;

. corrección de la dirección del destinatario;

. la presencia de los archivos adjuntos especificados en el documento, así como los materiales sobre cuya base se preparó el documento saliente (si se trata de una respuesta a una carta entrante);

. disponibilidad de un precinto en los casos en que se requiera.

Los documentos ejecutados incorrectamente se devuelven a los artistas intérpretes o ejecutantes.

Si el documento se envía a varias direcciones, el contratista entrega tantas copias de la carta firmada como sea necesario para enviarla a todos los destinatarios, y una copia de la copia.

Después de verificar el diseño, el documento se registra en el diario y se anota un número de salida en todas las copias del documento en orden.

El número saliente consta del índice de la unidad estructural que preparó la respuesta, el número de caso según la nomenclatura de casos y el número de serie.

En la copia del documento saliente, se coloca un sello de registro acreditativo en la esquina superior izquierda.

La correspondencia se envía para su envío a la oficina de correos o se entrega por mensajería.

Las copias certificadas de los documentos enviados el mismo día se transfieren a los departamentos correspondientes a los albaceas para su archivo en el caso.

15. Describa el procedimiento para desarrollar una orden (instrucción).

Previo a su presentación para su firma, el proyecto de orden (decreto) es avalado por los subdirectores generales de áreas de actividad, el jefe del departamento legal y los jefes de otras divisiones estructurales interesadas.

Al aprobar un borrador de documento, los abogados verifican su cumplimiento con la legislación vigente, así como la exactitud de las referencias a los documentos reglamentarios.

Las visas se colocan en el reverso de la última hoja del pedido original.

Los comentarios sobre el borrador de la orden se expresan en el reverso de la última hoja o en una hoja separada, sobre la cual se hace una nota correspondiente en el borrador.

Si el albacea realiza enmiendas y adiciones, el borrador de orden debe coordinarse con todos los que firmaron el documento anteriormente.

Los pedidos firmados por la gerencia el día de la firma se transfieren a la oficina para su registro en un diario especial y replicación.

Los pedidos se emiten en un número estrictamente limitado de copias y se envían solo a las divisiones estructurales que los necesitan.

La responsabilidad de determinar la circulación y la corrección de la distribución del documento recae en los jefes de las divisiones estructurales que prepararon el pedido.

Los borradores de órdenes para el personal son preparados por el departamento de personal.

En los pedidos de personal, las visas de aprobación se registran en el anverso del documento, debajo del requisito de "Firma".

Los pedidos de personal se registran, se forman en casos separados de otros pedidos y tienen una numeración independiente: el índice "k" se agrega al número de registro.

Los originales de los pedidos para la actividad principal se almacenan en la oficina y los pedidos para el personal, en el departamento de personal del departamento de personal.

Adopción las decisiones de gestión y las decisiones mismas se documentan en las actas de las reuniones de producción con la dirección.

16. ¿Cómo es necesario, en su opinión, cambiar el procedimiento para trabajar con documentos?

La organización no cuenta con un documento local que regule el proceso de ejecución y control sobre la ejecución de documentos (órdenes). El proceso no incluye la oficina, pero el control sobre la ejecución de documentos (órdenes) es una de sus funciones.

17. ¿Qué formas de contabilidad y registro de documentos se utilizan en la organización?

18. ¿Cuál es el procedimiento para preparar archivos para transferirlos al almacenamiento de archivo?

Antes de transferir los casos al archivo, se lleva a cabo un examen del valor científico y práctico de los documentos.

El examen del valor de los documentos lo lleva a cabo una comisión de expertos permanente de la organización (CE).

La composición del CE es aprobada por orden del Director General.

En su trabajo, la CE se rige por la Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en Federación Rusa", Las reglas básicas para los archivos de las organizaciones (aprobadas por la decisión del Colegio de Rosarkhiv de fecha 06.02.2002), documentos normativos y metodológicos de Rosarkhiv.

El CE de la organización realiza las siguientes funciones:

. considera borradores de nomenclaturas de casos de divisiones estructurales de la organización;

. organiza la selección anual de documentos para su almacenamiento y destrucción;

. considera inventarios para cajas de almacenamiento permanente, cajas de personal y almacenamiento a largo plazo (más de 10 años);

. considera y aprueba actos sobre la asignación para la destrucción de casos que no están sujetos a almacenamiento adicional;

. considera propuestas sobre la modificación de los períodos de almacenamiento para determinadas categorías de documentos establecidas por las listas actuales de material documental con períodos de almacenamiento, y toma decisiones sobre la presentación de estas propuestas a la consideración de la institución de archivo;

. participa en la preparación y consideración de borradores de listas de documentos, nomenclaturas estándar y aproximadas de casos y otros material didáctico sobre el trabajo de oficina y el trabajo del archivo de la organización.

Los miembros del CE, con la participación de otros especialistas, verifican cómo se realizó correctamente la selección de documentos para almacenamiento y destrucción mediante la visualización de inventarios, actas y documentos. La selección directa de documentos la llevan a cabo los empleados de las divisiones estructurales responsables del mantenimiento de registros y los empleados del archivo.

La selección de documentos y casos para destrucción se formaliza mediante un acto. Los actos son revisados ​​por el CE, firmados por el presidente y sus miembros y aprobados por la dirección de la organización.

Traslado de casos al archivo central de la organización.

Los archivos de período de almacenamiento permanente y a largo plazo (más de 10 años) se transfieren al archivo de la organización no antes de un año después de su finalización en el trabajo de oficina actual. La transferencia al archivo de casos con un período de almacenamiento temporal (hasta 10 años) se realiza a discreción de la administración y teniendo en cuenta el grado de carga de trabajo del archivo.

El archivo acepta documentos para el almacenamiento de acuerdo con las listas de entrega por separado para períodos de almacenamiento permanente y temporal por duplicado.

Si los casos individuales son necesarios para alguna unidad estructural para el trabajo actual, el archivo elabora la emisión de estos casos para su uso temporal.

El empleado del archivo firma la aceptación de casos en todas las copias de las listas de entrega, indicando la fecha de admisión y el número de casos aceptados.

Una copia de los inventarios se devuelve al remitente, el resto permanece en el archivo de la organización.

La emisión de casos para uso temporal a los empleados de las divisiones estructurales de la organización se lleva a cabo sobre la base de una solicitud especial.

La emisión de casos se elabora mediante un recibo de un empleado de la organización y una entrada correspondiente en el libro contable para la emisión de casos del archivo.

Los casos se emiten por un período no superior a un mes. Los empleados de las divisiones estructurales son responsables de la devolución oportuna de los documentos emitidos por el archivo para uso temporal.

Durante el año administrativo, se llena una tarjeta suplente por un expediente emitido en caso de necesidad oficial. Se indica la unidad estructural, el número del caso, la fecha de su emisión, a quien se expidió el caso, la fecha de su devolución, y se proporcionan las columnas de recibos para la recepción y aceptación del caso.

19. Proporcione la forma de la nomenclatura de asuntos del departamento y describa la organización del almacenamiento de documentos en el departamento.

En las divisiones estructurales de la organización, las nomenclaturas de casos se desarrollan anualmente en la forma prescrita.

Son recopilados por el responsable del trabajo de oficina, con la participación de especialistas.

Sobre la base de la nomenclatura de los casos de divisiones estructurales, la oficina elabora una nomenclatura consolidada de los asuntos de la organización.

La nomenclatura de casos de una unidad estructural incluye todos los casos y documentos generados en las actividades de la unidad, así como todas las fichas de referencia, diarios y otros formularios contables.

Todos los casos deben tener un índice, que consiste en una designación digital convencional de una unidad estructural y un número de serie del caso de acuerdo con la nomenclatura.

La nomenclatura contiene los nombres (títulos) de los casos.

Al redactar el título del caso, además del nombre del tema (asunto, asunto), se indica el tipo de caso iniciado (materiales, correspondencia, etc.), así como las fechas de los hechos, datos sobre corresponsales, se anota si el documento es original o copia, etc., etc.

Los períodos de almacenamiento de las cajas y los números de artículo se indican de acuerdo con la Lista de documentos administrativos estándar de archivo generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, autoridades locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobados por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 25.08.2010 No. 558).

Los períodos de almacenamiento para los casos no especificados en la Lista son establecidos por los especialistas de las divisiones estructurales junto con el archivo central.

Los casos que se formaron en el año de oficina y no fueron incluidos en la nomenclatura de casos se agregan adicionalmente a su sección correspondiente.

La nomenclatura de los casos se revisa anualmente: se especifican los encabezados de los casos y los períodos de retención, se introducen los nuevos casos iniciados durante el año.

El balance (asuntos pendientes) de la unidad estructural se transfiere a la nomenclatura de casos para el próximo año, mientras se mantiene el índice de mantenimiento de registros original.

Al final del año, al final de la nomenclatura de casos, se realiza un registro final sobre las categorías y el número de casos abiertos, por separado, permanentes, de largo plazo (más de 10 años) y temporales (hasta 10 años inclusive). ) períodos de almacenamiento. Se certifica el registro final y esta información se transfiere al archivo.

Los casos en el trabajo de oficina actual se forman de acuerdo con la nomenclatura de casos.

Todos los documentos se agrupan en casos y se almacenan antes de ser transferidos al archivo en las divisiones estructurales de la organización.

Solo los documentos ejecutados se archivan en el caso. El contratista cancela los documentos ejecutados "En el caso No. ____", confirmando así que el problema planteado en la carta ha sido resuelto.

Se certifican copias de los documentos presentados en el caso.

Los documentos ejecutados se archivan en el caso en el orden de resolución de los problemas en cronología, alfabeto, indexación (numeración) y el documento de respuesta debe seguir el documento de solicitud.

Los documentos de un año administrativo se agrupan en casos, con la excepción de los casos transferibles que tienen un período de formación largo, más de un año (por ejemplo, planes a largo plazo, archivos personales, etc.).

Cada caja no debe contener más de 250 hojas (grosor de la caja 30-40 mm). Con un gran volumen de documentos, se lleva a cabo la división cronológica del complejo en casos independientes, o la división del tema en subpreguntas.

La retirada de documentos de los archivos del trabajo de oficina actual se lleva a cabo con el permiso de la dirección de la unidad estructural. Los documentos de los archivos se emiten contra un recibo en una tarjeta sustituta, que es guardada por un empleado de la oficina.

Las personas responsables de la realización del trabajo de oficina garantizan la contabilidad y conservación de los documentos. Está prohibido retirar documentos de archivos de almacenamiento permanente después de completar su trabajo de oficina.

20. ¿Es necesario formar un historial de trabajo con documentos, realizar un seguimiento del progreso y el proceso de aprobación?

21. ¿A menudo encuentra falta de disponibilidad de recursos de red (unidades compartidas, impresoras)?

Si. Los accidentes ocurren mensualmente.

22. ¿Diría que su computadora es lenta y su disco duro a menudo carece de espacio?

23. ¿Experimenta con frecuencia fallas al trabajar con el correo electrónico?

Casi nunca.

Para simplificar el procesamiento de los resultados de las entrevistas, se pueden presentar de la siguiente manera:

■ Etapa 4: realizar una encuesta... La encuesta se realiza con el fin de obtener información más detallada sobre el flujo de documentos de la organización. Además, un cuestionario confidencial te permitirá conocer la verdadera actitud de los empleados hacia el proyecto de implementación del EDMS. Una lista de muestra de preguntas en el cuestionario puede tener este aspecto:

Tu actitud ante la implementación del EDMS (positiva, negativa, ambivalente, etc.).

¿Qué razones, en su opinión, pueden impedir la implementación del EDMS (plazos de proyecto muy ajustados, falta de voluntad de los empleados para trabajar en el EDMS, cualificación insuficiente de los empleados, etc.)?

¿Qué espera de la implementación del EDMS (reducción de costos, acortar el tiempo requerido para aprobar documentos, aumentar el nivel de control sobre la ejecución de órdenes)?

¿Cuál es, en su opinión, el nivel de garantía de la seguridad de los documentos en la organización (alto, medio, bajo)?

¿Cuánto tiempo dedicas a buscar el documento requerido?

¿Cuál es, en su opinión, la velocidad de búsqueda de la información necesaria en la organización (alta, satisfactoria, baja)?

¿Cuánto tiempo se dedica a la aprobación de documentos? (Aclare para cada tipo de documentos acordados).

Los resultados de la encuesta se pueden presentar en una tabla de Excel (Tabla 2) y luego, basándose en estos datos, construir diagramas para mayor claridad.

COSTE DE APLICACIÓN Y PROPIEDAD DE LOS EDMS

Muchas organizaciones, centrándose en el costo de implementación del EDMS, pasan por alto el costo total de propiedad del EDMS.

Uno de los criterios para elegir un EDMS debería ser el costo de propiedad. Las organizaciones ejecutoras potenciales pueden proporcionar los datos necesarios (al menos, el cálculo de implementación y mantenimiento) a pedido. El costo de propiedad se compone de gastos de capital y operativos.

El costo de capital estimado de implementación (CAPEX) podría verse así:

Equipo (si es necesario, por ejemplo, un servidor más potente, compra adicional de una PC): 300,000 rublos;

Licencias para el software que se está implementando (licencias de servidor y cliente): 400.000 rublos;

Trabajo (costos laborales de consultores): 1,500,000 rublos.

Total: 2.200.000 rublos.

En cuanto a los costos operativos (OPEX), pueden ser los siguientes:

Formación de nuevos usuarios para trabajar con el sistema: 100.000 rublos;

Mantenimiento del sistema de información (por año): 500.000 rublos;

Soporte técnico al usuario (por año): 200,000 rublos.

Total: 800.000 rublos. en el año.

Los ejemplos proporcionan un costo aproximado de los costos, sin embargo, también le permite determinar que los costos operativos del EDMS pueden representar hasta el 40% de los costos de implementación.

Por lo tanto, al elegir un EDMS, debe prestar atención al costo de las licencias, la posibilidad de capacitar a nuevos usuarios, el costo de mantenimiento y soporte.

Usted mismo puede capacitar a uno o dos especialistas. Y si son diez, e incluso de diferentes divisiones estructurales, entonces realizarán diferentes tareas en el EDMS ... En este caso, puede ser necesario realizar capacitaciones por parte de especialistas del organismo ejecutor. En cuanto al mantenimiento y soporte técnico, por regla general, las organizaciones implementadoras ofrecen varias opciones.

No debe elegir la oferta de acompañantes más barata de inmediato, puede resultar costosa al final. Es necesario analizar todas las condiciones, a saber: el tiempo de respuesta a la aplicación (puede ser de 24 horas, 36 horas, etc.), el tiempo de resolución de problemas (3-5 días hábiles), etc.

¿CUÁNDO ES MEJOR POSPONER LA IMPLEMENTACIÓN DEL SED?

En la práctica, hay situaciones en las que es mejor no precipitarse en la implementación del EDMS y primero realizar cambios organizativos, optimizar los procesos de trabajo con documentos, etc.

Es mejor posponer la implementación del EDMS en los casos en que:

La iniciativa de implementación no proviene de la alta dirección, sino de los jefes de las divisiones estructurales;

En la organización, el caos desde el punto de vista de la regulación de los procesos (el caos automatizado no dejará de ser caos);

Por una razón u otra, los empleados "se rebelan" contra la introducción del EDMS ("hay mucho trabajo, hay poca gente, y luego está la introducción").

RESUMEN

1. La inspección previa al proyecto antes de la implementación del EDMS es obligatoria y, de hecho, es una auditoría del flujo de trabajo.

2. Realice una encuesta previa al proyecto por su cuenta, solicite inmediatamente los servicios de la organización ejecutora o haga ambas cosas: la organización del cliente debe decidir.

3. La encuesta previa al proyecto le permite evaluar la preparación de la organización para implementar el EDMS y reducir el tiempo y los costos financieros en el futuro durante la implementación del proyecto.

4. En ocasiones es mejor posponer la implementación del EDMS y realizar cambios organizativos, optimizar los procesos de trabajo con documentos, etc.

Actualmente, existe un rápido desarrollo e implementación tecnologías de la información no solo en las agencias gubernamentales, sino también en muchas empresas rusas, y el éxito de la implementación en sí depende de cuál será el enfoque para la implementación del EDMS, qué tan bien se planifica.

A medida que crece el negocio, también lo hace el volumen de papeleo. Y cuando la cantidad de documentos procesados ​​excede el valor de umbral, los procesos de trabajo con documentos se salen de control, dejan de ser controlables y, como resultado, comienzan a ralentizar el desarrollo de la empresa, luego una comprensión de la importancia de la implementación de EDMS viene. En este punto, muchas empresas se enfrentan a un problema llamado "por dónde empezar".

El proceso de implementación del EDMS en la práctica nacional y mundial exitosa incluye las siguientes etapas:

1. Encuesta de información.
   1. Entrevistar.
   2. Interrogatorio.
2. Análisis de los datos recopilados.
3. Formación de requisitos técnicos y funcionales para el EDMS.
4. Supervisión Mercado de EDMS y sosteniendo una licitación.
5. Prueba de demostración.
6. Conclusión de un contrato.
7. Desarrollo de normativa para EDMS.
8. Instalación y configuración de software.
9. Formación de usuarios de EDMS.
10. Pruebas de software con usuarios.
11. Eliminación de errores encontrados durante las pruebas del sistema.
12. Explotación industrial.

¿Por qué no prescindir de una encuesta de información?

¿Por qué es tan importante realizar una encuesta de información? Se cree que una encuesta previa al proyecto de alta calidad garantiza 80% de éxito de la implementación de EDMS... Después de todo, permite:

• obtener un "retrato" más claro de la organización: su misión, direcciones de actividad; Estructura de la empresa; funciones de las divisiones (y su interacción), establecidas en las disposiciones sobre divisiones estructurales; principales procesos comerciales;
• determinar el estado general de la organización del trabajo de oficina en la empresa;
• determinar los flujos de información y documentación (incluidos los tipos de documentos utilizados);
• identificar y tener en cuenta los riesgos y las formas de superarlos al implementar el sistema;
• determinar el propósito de la implementación;
• determinar las tareas y funciones que deberá realizar el EDMS en el futuro;
• definir los usuarios del EDMS;
• aprender y describir los procesos comerciales existentes (para ser automatizados), etc.

Puede obtener respuestas a las preguntas enumeradas por autoestudio de información general sobre el objeto de implementación del EDMS. Ayuda a prepararse para entrevistando Liderazgo y especialistas clave. Y analizar los resultados de la entrevista te ayudará a desarrollar cuestionario con preguntas más detalladas para un círculo más amplio de personas. Por lo tanto, cada etapa de la encuesta le permite sumergirse en el problema cada vez más profundo y obtener una descripción cada vez más detallada del problema en la salida.

Solo al comprender las necesidades reales de la empresa, es posible determinar qué funciones debe realizar el EDMS. Entonces su apariencia podrá optimizar el trabajo de las personas y no lo percibirán como la quinta rueda de un carro.

Para el momento en que comenzó la encuesta, nuestra planta procesadora de carne contaba con un grupo de oficinas distribuidas geográficamente, una estructura empresarial compleja y un gran volumen de flujo de trabajo en papel, lo que generó un flujo de documentos disperso y descontrolado, violación de los términos de aprobación y ejecución, como así como la pérdida de documentos.

Con un aumento en los volúmenes de producción y un aumento en las tareas resueltas por nuestra empresa, la cantidad de gestión y otra documentación desarrollada, recibida y enviada solo creció, y el papel de la disciplina ejecutora también aumentó. En relación con el ingreso de la planta procesadora de carne a un nuevo nivel, la dirección de la empresa decidió introducir un sistema de gestión documental electrónica (EDMS), que permite automatizar no solo el trabajo con documentos organizativos y administrativos (pedidos, correspondencia, etc. .), sino también algunos procesos comerciales acompañados de procesamiento y ejecución de documentos.

Para ello, se formó un equipo de especialistas de las divisiones estructurales clave de la empresa. El jefe de este proyecto fue nombrado subdirector de instituciones educativas preescolares, el autor de este artículo.

Entrevistando

Decidimos implementar el EDMS por etapas. La primera etapa de la encuesta de información, "visible" para el equipo, fue: una encuesta de la primera línea de gerentes y principales participantes en los procesos comerciales que trabajarán en el EDMS, es decir. serán sus usuarios. V obligatorio Esta encuesta debe incluir gerentes y especialistas en la materia de las unidades estructurales interesadas, quienes podrán expresar sus deseos y comentarios.

Antes del comienzo este escenario subdirector de instituciones de educación preescolar fueron preguntas preparadas, cuyas respuestas podrían dar una idea de los problemas en la organización del trabajo con documentos.

Se compiló una lista de futuros encuestados, que incluía a unas 30 personas (esto jefes de departamento, sus adjuntos y especialistas responsables de crear documentos, endosarlos, firmarlos y aprobarlos). Cada uno de ellos acordó una reunión separada, durante la cual primero se planteó el propósito de la conversación personal, y luego hubo un diálogo, cuyo “programa” fue una lista de tesis y preguntas preparadas con anticipación (ver Ejemplo 1). Para la comodidad de realizar y analizar la entrevista, puede grabar la conversación en un dictáfono. Pero es mejor que un participante de la encuesta no sepa que se está grabando, porque la mayoría de las personas se pierden cuando ven una grabadora de voz.

Ejemplo 1

Palanquilla para entrevistas como parte de una encuesta de una planta de procesamiento de carne para la implementación de EDMS

Colapsar Mostrar

Al reunirse con cada encuestado, el diputado de la institución de educación preescolar al inicio de la conversación detalló lo siguiente:

1. El propósito de la encuesta:

“Relevamiento del estado del trabajo de oficina y flujo de trabajo, comprensión de los procesos comerciales existentes que deben ser automatizados y cuyas actividades van acompañadas del procesamiento y ejecución de documentos”.

2. Por qué nuestra empresa necesita implementar EDMS:

“El propósito del EDMS es mejorar cualitativamente el proceso de trabajo con documentos de gerentes y especialistas en la materia de todos los niveles, para reducir el tiempo de trabajo rutinario con documentos”.

3. ¿Cuáles son las ventajas del EDMS, por ejemplo:

“El sistema le permite reducir el tiempo de búsqueda el documento requerido, le permite tener acceso a una base de datos común de documentos con diferenciación de derechos de usuario, puede trabajar en el sistema de forma remota, trabajar con un documento en conjunto para varios usuarios, coordinar documentos de forma rápida y sencilla, automatizar el registro y distribución de documentos, organizar control sobre la ejecución de órdenes y documentos ( actividades de manejo se vuelve transparente), es posible firmar documentos en el sistema utilizando firma electronica, organizar el trabajo con contratos, integrar EDMS con otros programas utilizados por la organización, reducir el costo de mantenimiento del archivo ”.

1. ¿Qué problemas tiene al trabajar con documentos?
2. ¿Qué le gustaría mejorar, mejorar, cambiar en la organización del trabajo con documentos?
3. ¿Con qué rapidez y eficacia se realiza la entrega de documentos?
4. ¿Dónde, en su opinión, están las áreas débiles que causan problemas al trabajar con documentos?
5. ¿Son convenientes de usar los formularios existentes de documentos?
6. ¿Cuánto tiempo lleva procesar un documento? Esta pregunta debe hacerse en relación con cada tipo de documento que está presente de forma masiva en los procesos de negocio de la organización.
7. ¿Cuál es el volumen de flujo de trabajo en su área de trabajo?

El proceso de entrevista se vio afectado por el ajetreo de los participantes de la encuesta, lo que afectó el momento de la entrevista y también demostró la subestimación de la importancia del proyecto por parte del personal.

Como resultado del análisis de la información recolectada durante la entrevista, se conformó una tabla que se muestra en el Ejemplo 2. Ayudó a estructurar la información recibida y sacar las conclusiones necesarias, que están bien reflejadas en ella.

Ejemplo 2

Sistematización de la información obtenida durante la entrevista

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Con base en los resultados de las entrevistas, se identificaron los siguientes procesos comerciales que requieren automatización por parte del EDMS en primer lugar:

• gestión de contratos;
• conciliación de facturas para pago;
• coordinación de documentos organizativos y administrativos:
• control sobre la ejecución de órdenes (resoluciones).

Las entrevistas ayudaron a preparar el terreno para el cuestionario, que supone una mayor precisión al proporcionar respuestas a las preguntas.

Cuestionario

El propósito de la encuesta era obtener información más detallada (precisa) sobre el estado actual del flujo de documentos y el trabajo de oficina en la empresa. Los participantes de la encuesta eran jefes de divisiones estructurales y especialistas en la materia, que luego deberían convertirse en usuarios del EDMS. La encuesta se realizó en ausencia, lo que significó completar el cuestionario en ausencia del investigador.

El cuestionario constaba de tres partes (ver Ejemplo 4):

1. Parte introductoria: su tarea principal era inducir al encuestado a dar respuestas a las preguntas planteadas. Se describieron el propósito y los objetivos del estudio, la importancia del rol del encuestado; instrucciones para completar el cuestionario.
2. La parte principal, que contiene preguntas con una redacción simple, y su integridad y número dependen del objetivo deseado (las preguntas del cuestionario de muestra del Ejemplo 4 son recomendatorias y pueden diferir de las preguntas óptimas para la encuesta de su empresa, puede usarlas como plantilla de partida para desarrollar su propio cuestionario).
3. La parte final - aquí se le dio al demandado una garantía de confidencialidad de su opinión; expresó su gratitud por participar en el estudio.

A solicitud del encuestado, el cuestionario fue impreso y entregado a él personalmente o enviado a su correo electrónico. El formulario del cuestionario se diseñó de manera que fuera conveniente para el encuestado completarlo directamente en el archivo de Word.

Si el cuestionario se envió como un archivo de Word, entonces en el cuerpo Email el destinatario vio por primera vez el texto adjunto (todos los datos de contacto del ejemplo son ficticios):

Ejemplo 3

Texto adjunto y asunto del correo electrónico al enviar el cuestionario como archivo adjunto por correo electrónico

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Ejemplo 4

Cuestionario para realizar una encuesta de la empresa antes de la implementación del EDMS

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Los datos recolectados se ingresaron en una tabla de MS Excel, lo que permitió generar automáticamente diagramas de distribución de opiniones sobre cada tema. Aquellos. los resultados se presentaron a la gerencia de la manera más descriptiva (ver Ejemplo 6). El número de opciones de respuesta seleccionadas para cada pregunta se reflejó en una hoja del archivo, y los diagramas basados ​​en estos datos se crearon en la otra hoja:

En el futuro vamos a tener en cuenta todos los riesgos identificados para que en lo antes posible ir a trabajar en EDMS:

• el riesgo de ausencia o definición incorrecta de las tareas y funciones del EDMS;
• el riesgo de subestimar los recursos necesarios (efectivo, tiempo);
• el riesgo de violación de los términos de implementación de las etapas del proyecto;
• el riesgo de informar insuficientemente a los empleados de la empresa sobre el progreso del trabajo, así como el riesgo de negligencia, pasividad, resistencia de los empleados, participación débil de los gerentes en el proyecto;
• el riesgo de equipos tecnológicos deficientes;
• el riesgo de falta de un marco regulatorio.

En general, la encuesta mostró una actitud positiva hacia la introducción de la gestión electrónica de documentos, pero también hubo una serie de empleados que fueron negativos sobre la implementación del EDMS, porque percibieron este proyecto como una innovación más que solo les agregará trabajo. .

Posteriormente, a partir del análisis de los resultados de las entrevistas y cuestionarios, se determinó el objetivo y se redactaron los requisitos para el EDMS, pero esta ya es otra etapa no menos importante de la implementación. Actualmente, nuestra empresa está realizando un análisis comparativo del mercado de EDMS.

Notas al pie

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