Programa de oficina. Sede electrónica. Envío de cartas a corresponsales
En las grandes empresas, la correspondencia con decenas de miles de contrapartes se lleva a cabo anualmente y miles de empleados crean documentos internos. Parte de la correspondencia se puede recibir y procesar en papel. Los sistemas de archivo electrónico ayudan a las empresas a aumentar la eficiencia de su trabajo varias veces y a crear un depósito único de todos los documentos.
"Cancillería" cubre todo el ciclo de trabajo con documentos en papel: desde el ingreso y registro hasta el envío al archivo. La funcionalidad es completamente consistente Estándares rusos trabajo de oficina, lo que le permite automatizar la mayoría de las operaciones "manuales".
Mantener una nomenclatura de casos y diarios de registro.
La composición aprobada de la nomenclatura de casos se mantiene en un libro de referencia especial del sistema. En el caso de la contabilidad descentralizada de documentos, los lugares de registro se proporcionan dentro de las divisiones estructurales.
Nomenclatura de casos
Al preparar documentos para transferirlos al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir automáticamente la portada del caso, así como la lista de documentos. El tiempo de preparación para el almacenamiento de archivos y la búsqueda en el archivo se reduce varias veces.
Registro de documentos
Para ingresar un documento en DIRECTUM, complete los campos requeridos de la tarjeta de control de registro (RCC), y el número de registro se asignará automáticamente. Un sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto de cada diario de registro de forma arbitraria y automática. El número puede incluir código de departamento, código de diario y cualquier detalle requerido. Con la implementación de la solución, el tiempo promedio para registrar documentos se reduce en un 35-50%.
Ejemplo RKK
Los RKK contienen datos primarios (departamento, fecha de registro, número de registro, etc.), así como información sobre el estado de cualquier documento en papel, por ejemplo, su ubicación. Cuando un documento se mueve entre divisiones, su propio RKK se configura en cada lugar de registro. Es posible rastrear el movimiento de un documento en papel dentro de una empresa a lo largo de la cadena de RCK creados.
También puede adjuntar un documento o su imagen escaneada al RKK. El servicio de captura de DIRECTUM se utiliza para ingresar rápidamente un gran volumen de documentos. Ella apoya diferentes caminos ingreso de documentos: captura desde el correo electrónico o desde el sistema de archivos (por ejemplo, desde un escáner).
La función de crear el ALS y completar los datos se puede transferir a los mecanismos inteligentes de Ario. Una vez recibido el documento, lo clasifican de forma independiente, reconocen el texto y completan el RKK con la información significativa extraída. El empleado solo puede verificar la exactitud del llenado. Esto le permite reducir aún más el tiempo de registro y reducir el número de operaciones de rutina.
Consideración y ejecución de documentos entrantes
Después de registrar el documento entrante, el empleado lo envía al gerente con un par de clics. Con base en los resultados de la consideración del documento, el secretario o el propio jefe formula las instrucciones para el documento.
Si el líder tiene un asistente, su asistente realiza una revisión preliminar del documento con la preparación de un proyecto de resolución. El titular solo tiene que aprobar el proyecto de resolución y enviar instrucciones para su ejecución.
En el proceso de ejecución de órdenes, se proporciona lo siguiente:
- fijación de correspondencia en ejecución;
- la capacidad de delegar y enviar para revisión;
- control de tiempos, solicitudes de nuevo plazo.
Los supervisores realizan un seguimiento visual del desempeño. Todos los participantes en el trabajo tienen acceso a un breve resumen que refleja la situación en las asignaciones relacionadas.
Árbol de la misión
Envío de cartas a corresponsales
La solución está estrechamente integrada con el módulo "Intercambio con contrapartes". Una vez que se ha aprobado la carta saliente, es fácil enviarla a los destinatarios a través de sistemas de intercambio de documentos; esto elimina la necesidad de varias impresiones del documento y reduce los costos de envío.
Además, para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo por organización y enviar automáticamente correos electrónicos destinatarios o imprimir sobres que cumplan con los estándares del Correo Ruso.
Impresión de sobres
Registro y familiarización con documentos organizativos y administrativos.
El registro y envío de documentos administrativos para su aprobación está completamente automatizado. Es suficiente completar los datos necesarios en el asistente de acciones, luego de lo cual el sistema generará un documento y lo enviará a los empleados necesarios para su aprobación y firma:
Después de la firma, el documento organizativo y administrativo se puede enviar a los empleados interesados para su revisión. Para hacer esto, debe completar la lista de correo RKK. Esta lista también se puede utilizar en el futuro para distribuir otro documento.
Los empleados de la lista de correo reciben asignaciones para familiarizarse con el documento. En el sistema DIRECTUM, para confirmar la familiarización, basta con completar la tarea. Y si se envía una tarea para familiarizarse con un documento que no se ingresó en el sistema, esto se indica en el texto de la tarea y los ejecutantes se familiarizan con el documento en papel.
Búsqueda y análisis
Según los detalles conocidos, tanto el documento electrónico en sí como su RKK se pueden encontrar junto con información sobre la ubicación y etapa de ejecución del documento.
Buscar por RKK
Encuentra rápidamente documento requerido junto con el RKK también es posible mediante el código de barras en el papel análogo del documento. Gracias a la tecnología de identificación rápida, el código de barras es leído por un escáner especial, después de lo cual el sistema encuentra automáticamente el documento y los trabajos asociados.
Ventana de acción para el documento encontrado
Para analizar la eficiencia del trabajo de los usuarios, el sistema proporciona informes especializados: "Lista de revisión", "Control del tiempo de ejecución de órdenes", "Estadísticas de ejecución de órdenes", "Documentos a devolver", etc.
Informe de muestra
El cliente web se puede utilizar en oficinas remotas de una organización distribuida geográficamente o como cliente principal proporcionando funcionalidad multiplataforma y facilidad de administración. Para trabajar, solo necesita acceso a Internet.
RKK entrante en la oficina web
Efecto de implementación
Con la solución, los empleados recibirán órdenes y órdenes de manera oportuna para su ejecución. Control de ejecución las decisiones de gestión se vuelve completamente transparente.
- Al mínimo se reduce el riesgo de pérdida de documentos
- 2 veces Se reducirá el tiempo de preparación y aprobación de una carta enviada.
- 12 veces la búsqueda de la ubicación de los documentos en papel será más rápida
- 2 veces Se acelerará la preparación de información para la gerencia sobre la ejecución de órdenes.
- 20% Se incrementará la ejecución de instrucciones de la dirección.
Por lo general, la carga de garantizar el flujo de documentos "en papel" y el control de la ejecución de las órdenes recae en los departamentos de la organización involucrados en el trabajo administrativo: la oficina, la gestión de casos, así como en los responsables del trabajo administrativo en las divisiones estructurales. Para ellos está destinado el módulo "Office" del sistema de gestión de interacción y gestión de documentos electrónicos DIRECTUM. Este módulo facilita la implementación de operaciones rutinarias para el procesamiento de documentos en papel de acuerdo con los requisitos de la Institución Educativa Estatal de Educación, en la que se basa la tecnología tradicional rusa del trabajo de oficina:
- registro unificado de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos mediante tarjetas de control de registro (RCC);
- registro de la ubicación de un documento en papel en cualquier etapa de su ciclo vital: consideración por la dirección, aprobación del borrador del documento, ejecución, etc.;
- control sobre la ejecución oportuna de órdenes, resoluciones e instrucciones de la gerencia;
- dar de baja documentos al caso de acuerdo con la nomenclatura de casos adoptada en la organización;
- búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
- obtener los formularios y revistas estándar necesarios, así como informes estadísticos en el flujo de documentos de la organización.
Además, el módulo "Oficina" le permite organizar el intercambio entre diferentes organizaciones. Con tal intercambio, es posible utilizar firma electronica(ES), y los mecanismos especiales del sistema le permiten controlar la entrega de documentos. Los principios de intercambio se basan en el estándar de intercambio de la industria documentos electronicos"Interacción de sistemas de automatización para el soporte de la gestión documental", aprobado por el Gremio de Gestores de Documentación.
Mantener una nomenclatura de casos y diarios de registro.
El sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto diario electronico registro. Para cada revista, se establece un método arbitrario de numeración automática de documentos dentro de la revista. El número puede incluir el código de departamento, el código de diario, así como cualquier otro detalle requerido.
Al preparar documentos para transferirlos al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir la portada del caso, así como un inventario de los documentos en el caso, lo que reduce significativamente el tiempo de preparación de documentos para el almacenamiento de archivos.
Registro de documentos
Para registrar documentos en el módulo "Oficina", se utilizan tarjetas de registro y control (RCC), que contienen todos los datos primarios (corresponsal, unidad organizativa, representante de la organización, fecha de registro, número de registro, asunto y resumen documento, forma de entrega, etc.), así como la información necesaria sobre el estado de cualquier documento en papel de la organización (ubicación, estado de ejecución, etc.). Para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo por organización.
El sistema implementa la capacidad de registrar documentos tanto de organizaciones como de ciudadanos.
Para las organizaciones que utilizan el registro descentralizado de documentos, el sistema utiliza lugares de registro: los lugares de trabajo de las secretarias y el personal de oficina. Cada lugar de facturación puede ser atendido por uno o más departamentos. Por lugares de registro, es posible diferenciar los derechos de acceso a los datos.
Al mover un documento entre departamentos, en cada lugar de registro, se puede iniciar su propio RKK. Por lo tanto, aparece una cadena de RKK, a lo largo de la cual es posible rastrear el movimiento de un documento en papel no solo entre empleados dentro de una división, sino también entre divisiones. Además, a través del RKK, la relación entre los documentos registrados del sistema se realiza entre sí, tales como: "En respuesta a", "En ejecución", etc.
El procedimiento de registro es sencillo y consiste en completar los campos obligatorios del RKK, mientras que el número de registro se asigna automáticamente.
Al registrarse directamente desde el RKK, es posible ingresar un documento escaneado (electrónico) en el módulo "Gestión de documentos electrónicos" con su adjunto automático al RKK. Para la entrada rápida de un gran volumen de documentos, se utilizan los servicios de entrada del sistema, que permiten la entrada continua de documentos en el módulo. En el futuro, el RKK, al igual que el documento electrónico introducido, se podrá encontrar fácilmente mediante el código de barras en el papel análogo del documento, gracias a la tecnología de identificación rápida incorporada en el sistema.
Según los datos de RKK, se imprimen registros de documentos entrantes y salientes. Para los documentos salientes, puede generar e imprimir automáticamente una etiqueta de sobre.
Movimiento y ejecución de documentos
Después del registro, el documento entrante pasa por las etapas de consideración, resolución, puesta en control y ejecución del documento. Al mismo tiempo, el trabajo adicional de los artistas intérpretes o ejecutantes con un documento se puede llevar a cabo completamente en en formato electrónico... Esto reduce significativamente el tiempo requerido para los artistas y evita la pérdida accidental del original.
Dependiendo del estilo de trabajo del gerente, el documento es revisado por él, ya sea en papel o en formato electrónico.
Con base en la resolución emitida por el titular, el documento se puede poner bajo control con el nombramiento de los artistas intérpretes o ejecutantes, las instrucciones y los plazos. Para los ejecutores que trabajan con el módulo "Gestión de Procesos de Negocio", la secretaria o el mismo gerente pueden crear rápidamente una tarea directamente desde el ALAC. Trabajar con tareas le permite aprovechar al máximo las capacidades del sistema para controlar la ejecución de órdenes, tales como: registrar correspondencia completa sobre la ejecución de órdenes; la capacidad de enviar para revisión; configuración flexible de enrutamiento, etc.
Posteriormente, de acuerdo con las tareas relacionadas con el RKK, puede recrear rápidamente el historial de trabajo en el documento, el procedimiento de aprobación y el fundamento de la decisión.
Si el módulo "Oficina" se usa de forma independiente, todas las instrucciones emitidas a los artistas intérpretes o ejecutantes son ingresadas por la secretaria en el RKK del documento, luego de lo cual se monitorea su ejecución oportuna. Al mismo tiempo, se pueden imprimir pedidos para usuarios no automatizados.
Cuando se trabaja con documentos electrónicos, todos los movimientos de documentos se realizan a través de tareas, mientras que en una pestaña especial del RKK se registra la ubicación del documento en papel en cualquier momento. Esto le permite encontrar rápidamente un original en papel del documento a través del RKK. El trabajo con documentos salientes e internos se basa en los mismos principios.
Intercambio de documentos electrónicos entre sistemas
Con la ayuda del sistema, es posible organizar el intercambio de documentos electrónicos oficiales y legalmente significativos entre organizaciones. El intercambio de documentos se basa en el uso del estándar de la industria para el intercambio de documentos electrónicos "Interacción de sistemas de automatización para el apoyo a la gestión de documentos", aprobado por el Gremio de Gestores de Documentación.
El intercambio de documentos se puede realizar tanto entre unidades estructurales una empresa (holding) y entre organizaciones asociadas independientes. En este caso, las partes del intercambio pueden utilizar diferentes sistemas gestión de documentos electrónicos o no funcionar en absoluto con este tipo de sistemas.
Si el intercambio se lleva a cabo entre divisiones de una empresa (holding), el trabajo con documentos se realiza en los módulos "Gestión de documentos electrónicos", "Gestión de procesos de negocio" y "Oficina". Si el intercambio es entre organizaciones externas, luego el documento electrónico se exporta desde el sistema a un archivo ESD. La segunda parte puede importar el documento ESD a su sistema de gestión de documentos electrónicos (siempre que este formato sea compatible con este sistema; el formato ESD está abierto) o utilizar el programa gratuito DIRECTUM OverDoc para trabajar con el documento ESD. DIRECTUM OverDoc te permite visualizar un documento, sus atributos y todas las firmas electrónicas con las que se firmó el documento, incluido el token de validez.
Búsqueda y análisis de información
Desde el momento del registro de cualquier documento en el sistema, se puede encontrar tanto su tarjeta de registro junto con información sobre la ubicación y el proceso de ejecución del documento, así como el propio documento electrónico.
El sistema busca números de registro, corresponsal, autor de la resolución, así como de todos los detalles del RKK y su combinación arbitraria.
Además, el sistema proporciona informes especializados que aumentan significativamente la eficiencia del trabajo de los usuarios: Documentos en consideración, Pedidos vencidos, Documentos a devolver, etc.
Módulo web "Papelería"
El módulo web "Office" está diseñado para automatizar el trabajo con documentos oficiales en papel, por ejemplo, con documentos administrativos, cartas entrantes y salientes, instrucciones, informes y memorandos. Facilita el procesamiento de documentos en papel.
El procesamiento de documentos en papel se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la Institución Educativa Estatal de Educación, en la que se basa la tecnología tradicional rusa del trabajo de oficina.
El módulo web "Office" tiene como objetivo la resolución de problemas:
- registro unificado de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos, mediante tarjetas de registro y control;
- control sobre la ejecución oportuna de órdenes, resoluciones e instrucciones de la gerencia;
- búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
- obtención de los formularios y diarios estándar necesarios, así como informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.
La base del módulo web "Oficina" está formada por los libros de referencia "Tarjetas de registro y control", "Instrucciones para RKK", "Nomenclatura de casos".
Ventajas de integrar el módulo "Papelería" con otros módulos del sistema
Así, gracias a la interacción de los módulos "Gestión de Documentos Electrónicos", "Gestión de Procesos de Negocio" y "Oficina" dentro de sistema unificado Se garantiza un aumento en la eficiencia de la organización con el pleno cumplimiento de las tradiciones nacionales y los estándares de trabajo de oficina. Todos los mecanismos proporcionados por cada módulo se pueden utilizar en varias combinaciones de etapas "en papel" y "electrónicas" de trabajo con documentos. Al mismo tiempo, el trabajo de oficina tradicional "en papel" encaja armoniosamente en gestión de documentos electrónicos organizaciones con vínculos horizontales desarrollados.
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