Se reconoce como documento electrónico. Formatos y formas de documentos electrónicos. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cuánto cuestan los documentos electrónicos?

Artículo 6. Condiciones para el reconocimiento de documentos electrónicos firmados firma electronica, equivalente a documentos en papel firmados con firma manuscrita

1. Información en formulario electronico firmado con una firma electrónica cualificada se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento en papel firmado con una firma manuscrita, y puede ser utilizado en cualquier relación jurídica de acuerdo con la legislación Federación Rusa, salvo en el caso en que las leyes federales o los actos jurídicos reglamentarios adoptados de conformidad con las mismas establezcan el requisito de la necesidad de redactar un documento exclusivamente en papel.

2. La información en formato electrónico firmada con una simple firma electrónica o una firma electrónica no calificada se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento en papel firmado con una firma manuscrita, en los casos que establezcan las leyes federales, actos jurídicos reglamentarios adoptados de conformidad con las mismas, o un acuerdo entre los participantes en una interacción electrónica. Los actos jurídicos reglamentarios y los acuerdos entre participantes en la interacción electrónica que establezcan casos de reconocimiento de documentos electrónicos firmados con firma electrónica no calificada como equivalentes a documentos en papel firmados con firma manuscrita deben prever el procedimiento de verificación de la firma electrónica. Los actos jurídicos reglamentarios y los acuerdos entre participantes en interacción electrónica que establezcan supuestos de reconocimiento de documentos electrónicos firmados con firma electrónica simple como equivalentes a documentos en papel firmados con firma manuscrita deberán cumplir con los requisitos del artículo 9 de esta Ley Federal.

3. Si, de acuerdo con las leyes federales, los actos legales reglamentarios adoptados de acuerdo con ellas o la costumbre de la rotación comercial, un documento debe estar certificado por un sello, un documento electrónico firmado con una firma electrónica mejorada y reconocido como equivalente a un papel. El documento firmado con una firma manuscrita se reconoce como equivalente a un documento en papel, firmado con una firma manuscrita y certificado por el sello. Las leyes federales, los actos legales reglamentarios adoptados de acuerdo con ellos o un acuerdo entre los participantes en la interacción electrónica pueden establecer requisitos adicionales para un documento electrónico con el fin de reconocerlo como equivalente a un documento en papel certificado por el sello.

3.1. Si las leyes federales, los actos legales reglamentarios adoptados de acuerdo con ellos establecen que el documento debe ser firmado por varias personas, el documento electrónico debe estar firmado por personas (autorizadas funcionarios organismo, organización) que produjo este documento, por el tipo de firma que establece la legislación de la Federación de Rusia para firmar el documento electrónico producido con una firma electrónica.

4. Una firma electrónica puede estar firmada por varios documentos electrónicos interconectados (un paquete de documentos electrónicos). Al firmar un paquete de documentos electrónicos con firma electrónica, cada uno de los documentos electrónicos incluidos en este paquete se considera firmado con una firma electrónica del tipo que firmó el paquete de documentos electrónicos. La excepción son los casos en que el paquete de documentos electrónicos de la persona que firmó el paquete incluye documentos electrónicos creados por otras personas (organismos, organizaciones) y firmados por ellos con el tipo de firma electrónica que establece la legislación de la Federación de Rusia para firmar dichos documentos. En estos casos, el documento electrónico incluido en el paquete se considera firmado por la persona que originalmente creó dicho documento electrónico por el tipo de firma electrónica con la que se firmó este documento en el momento de su creación, independientemente del tipo de firma electrónica del paquete. de documentos electrónicos se firmó con.

El Código Fiscal de la Federación de Rusia (relevante también para "simplificado") establece que los gastos contabilizados a efectos fiscales deben ser confirmados por documentos redactados de acuerdo con la legislación de la Federación de Rusia. El Código Tributario no establece un listado específico de documentos que confirmen los gastos incurridos por el contribuyente. Por tanto, la confirmación de los datos contabilidad tributaria son los documentos principales que cumplen con los requisitos de la legislación contable (el Ministerio de Finanzas llamó la atención sobre este matiz en cartas con fecha 22.06.2016 No. 03-07-11 / 36393, fecha 05.12.2014 No. 03-03-06 / 1/62458). En otras palabras, la función “primaria”, además de la función principal —contabilidad y registro de los hechos de la vida económica— juega un papel importante en la contabilidad fiscal. A pesar de que muchos materiales (incluso en nuestra revista) están dedicados al problema del registro de documentos primarios, siempre surgen preguntas sobre este tema. Hoy daremos respuesta a algunas de ellas, teniendo en cuenta las explicaciones de los organismos oficiales.

Reglas para procesar documentos primarios

Al redactar documentos primarios, una entidad económica debe, en primer lugar, cumplir con las reglas establecidas por el art. 9 de la Ley Federal de 06.12.2011 No. 402-FZ (en adelante - Ley No. 402-FZ). Es en este artículo que se fija el requisito de formalizar cada (!) Hecho de la vida económica con un documento contable primario. Además, el artículo mencionado define una lista de detalles requeridos, que debe contener dicho documento (cláusula 2):

Título del documento;

fecha de preparación del documento;

el nombre de la entidad económica que compiló el documento;

el valor de la medida natural y (o) monetaria del hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;

el nombre del cargo de la persona (personas) que realizó (hizo) la transacción, operación y quién es responsable (responsable) de su ejecución;

firmas de las personas que completaron la transacción, la operación y los responsables de su ejecución, indicando el apellido e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

Parte 5 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ prevé la posibilidad de elaborar un documento contable en formato electrónico.

Punto esencial : la legislación contable prevé la posibilidad de emitir documentos contables primarios en papel y / o v en formato electrónico... Resulta que la Ley No. 402-FZ no requiere presencia simultánea documentos primarios en papel y electrónicos. En una palabra, una entidad económica tiene derecho a elegir de forma independiente en qué forma elaborar los documentos contables y canjearlos con las contrapartes, ya sea en papel o en formato electrónico, ya que ninguno de ellos está designado como prioritario por la Ley N ° 402-FZ (siempre que que se redacten y firmen teniendo en cuenta los requisitos de la legislación vigente). Es cierto que los requisitos de la legislación fiscal y contable difieren.

Los matices del procesamiento de documentos primarios electrónicos.

Para que un documento redactado en formato electrónico sea equivalente a un documento en papel, debe contener todos los datos obligatorios del documento contable principal (su lista se da más arriba) y una firma electrónica (ES).

Recordemos: la legislación actual prevé el uso de tres tipos de firmas para la firma de documentos electrónicos: simple, reforzada no calificada y mejorada calificada.

En virtud del párrafo 3 del art. 21 de la Ley N ° 402-FZ tipos de firmas electrónicas utilizadas para la firma de documentos contabilidad se establecen estándares federales contabilidad. Sin embargo, aún no se ha adoptado la norma, cuyas disposiciones determinarían qué firma (de las tres mencionadas anteriormente) se debe utilizar para firmar documentos primarios electrónicos. La PBU actual no dice nada sobre los tipos de firmas electrónicas que deben usarse para firmar documentos primarios.

En este sentido, el Ministerio de Hacienda, a efectos contables y tributarios, permite la posibilidad de firmar un formulario primario "electrónico". alguna la firma electrónica prevista por la Ley N ° 402-FZ (ver, por ejemplo, Carta N ° 03-03-06 / 2/53176 de 12.09.2016).

A efectos contables, esta suposición de los financistas es quizás justa.

Nota: para organizar el almacenamiento de documentos contables, incluidos documentos contables primarios, registros contables, redactados en forma de documento electrónico firmado con una firma electrónica, el Reglamento sobre documentos y flujo de trabajo en contabilidad, aprobado por el Ministerio de Finanzas de la URSS con fecha 07.29. 1983 No. 105 (en parte, sin contradecir las leyes pertinentes legislativas y otras leyes reglamentarias emitidas posteriormente), y las Reglas aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526 (ver anexo a la Carta de el Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 22 de enero de 2016 No. 07-04-09 / 2355).

Pero no para la contabilidad fiscal. Sobre este tema, conviene tener en cuenta las recientes aclaraciones de funcionarios del Ministerio de Hacienda en la Carta de fecha 20.12.2017 No. 03-03-06 / 1/85248. Ellos enfatizaron que Relaciones en el ámbito del uso de firmas electrónicas en transacciones civiles. regido por la Ley Federal de 06.04.2011 No. 63-FZ. Así, las condiciones para el reconocimiento de documentos electrónicos certificados por ES, equivalentes a documentos en papel que contengan la firma manuscrita de las personas que los emitieron, se definen en el Art. 6 de la Ley No. 63-FZ.

Por ejemplo, de la cláusula 1 del artículo mencionado se deduce que un documento electrónico firmado ES calificado , tomado para ejecución o notificación a la par con documento en papel en casi todos los casos , salvo en una situación en la que el requisito de redactar un documento en papel esté consagrado en las leyes federales y los actos legales reglamentarios. Y la cláusula 2 define las condiciones para el reconocimiento de un documento electrónico firmado sencillo o firma electrónica no calificada , equivalente a un documento en papel en el acuerdo entre los participantes de la interacción electrónica. Hay dos condiciones:

1. Al usar ES simple el acuerdo debe contener las reglas (Art. 9 de la Ley N ° 63-FZ) para determinar la persona que firma el documento electrónico, así como la obligación de la persona que crea y (o) usa la clave ES simple para mantener su confidencialidad .

2. Al usar firma electrónica no calificada el acuerdo debe prever el procedimiento de verificación de la firma electrónica.

Por lo tanto, al organizar gestión de documentos electrónicos entre el "simplificado" y sus contrapartes, las partes tienen derecho a utilizar cualquier tipo firma electrónica (por ejemplo, una simple firma electrónica). Para la interacción con las contrapartes (ejecución de documentos para transacciones), dicha firma es suficiente. Además, en el Código Fiscal no contenido sin requisitos adicionales para la ejecución de documentos primarios en formato electrónico.

Al mismo tiempo casos en la que la información en formato electrónico, firmada con una simple firma electrónica, es reconocido documento electronico, equivalente un documento en papel firmado con una firma manuscrita, no definido en el Código Fiscal (Ver Carta No. 03-03-06 / 1/85248). ¡Pero! Nombra directamente una serie de casos en los que los contribuyentes deben presentar una solicitud ES calificado , por ejemplo:

al interactuar electrónicamente con las autoridades fiscales (enviar mensajes de información) (cláusulas 5.1, 7, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);

al enviar solicitudes de devolución (compensación) de impuestos (Art. 78, Código Fiscal de la Federación de Rusia);

al presentar informes fiscales, informes sobre primas de seguros (cláusulas 1, 5 del artículo 80, cláusula 1 del artículo 431 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Con base en las normas anteriores en conjunto, el Ministerio de Finanzas en la Carta No. 03-03-06 / 1/85248 llegó a la conclusión de que Un documento ejecutado en formato electrónico y firmado con firma electrónica calificada puede ser un documento que acredite los gastos incurridos por el contribuyente, en los casos en que las leyes federales u otros actos legales regulatorios no establezcan el requisito de redactar dicho documento en papel..

Tenga en cuenta: electrónico documento firmado ES calificado, es una prueba documental adecuada de los gastos del contribuyente que se tienen en cuenta en la tributación. Pero solo si la legislación vigente no prevé la elaboración obligatoria de un documento en papel.

Por lo tanto, a efectos de la contabilidad fiscal, solo uno de los tres ES posibles tiene una prioridad clara: firma electrónica cualificada mejorada ... Esto significa que el "simplificado" no tiene derecho a elegir el uso de tal o cual tipo de firma electrónica para la contabilidad tributaria.

Nota: el Código Fiscal de la Federación de Rusia consagra el derecho de un funcionario oficina de impuestos la realización de una auditoría fiscal, para exigir a la persona inspeccionada los documentos necesarios para la auditoría. Al mismo tiempo, la cláusula 2 estipula la posibilidad de presentar documentos electrónicos (a través de los canales TCS). Sin embargo, en formato electrónico, solo se pueden enviar aquellos documentos cuyos formatos de transmisión a través de los canales TCS estén aprobados por el Servicio de Impuestos Federales (ver Carta del Servicio de Impuestos Federales de Rusia de fecha 09.02.2016 No. ED-4-2 / [correo electrónico protegido]). Por ejemplo, un acuerdo (acuerdo, contrato), incluidas las adiciones (cambios); certificado de aceptación de obras (servicios); nota de remesa; carta de porte (TORG-12). En consecuencia, si el formato electrónico para la transferencia de uno u otro documento principal que confirma los gastos del contribuyente no es aprobado por el Servicio de Impuestos Federales, dicho documento se presenta en papel en forma de copia certificada (ver Carta del Servicio de Impuestos Federales de Rusia No. SD-3-3 / 808 del 29 de febrero de 2016) ...

¿Es legal el fax en documentos primarios?

Anteriormente se mencionó que uno de los requisitos obligatorios en la ejecución del documento primario es la firma de la persona (personas) prevista en el inciso 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ, indicando el apellido e iniciales u otros datos necesarios para identificar a esta (s) persona (s). La forma de colocar dicha firma, a mano (mecánicamente) o por fax, no está estipulada en la Ley N ° 402-FZ. Al mismo tiempo, no contiene una prohibición directa sobre el uso de una firma facsímil al procesar documentos primarios. Después de todo, la ventaja del último método es innegable, especialmente en una situación en la que el contribuyente tiene que redactar una gran cantidad de documentos primarios todos los días.

Para una conversación sustantiva, creemos que tiene sentido explicar qué es un facsímil. Por ejemplo, en la Resolución No. 4134/11 del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 27 de septiembre de 2011, el concepto de "facsímil" se define como un cliché, es decir, una reproducción precisa de una firma. mediante fotografía e impresión. Y en la cláusula 2 de la Instrucción sobre el procedimiento para la fabricación, contabilidad, almacenamiento y destrucción de precintos, estampillas y facsímiles, así como su emisión y uso en el sistema del Ministerio del Interior de Rusia, se establece que el facsímil es análogo a firma personal original de la persona realizada por medios mecánicos.

Las autoridades supervisoras generalmente se oponen al uso de facsímiles en documentos primarios. Otro recordatorio de esto se hizo en la reciente Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 08.12.2017 No. 03-03-06 / 1/81951. Anteriormente, en la Carta de fecha 13 de abril de 2015 No. 03-03-06 / 20808, los financistas también señalaron que la legislación vigente no prevé el uso de una firma facsímil al momento de preparar los documentos primarios, estos deben ser firmados por el persona a cargo.

Sin embargo, los funcionarios no corroboran su prohibición de ninguna manera, solo insisten en que el documento debe contener personal firma de la persona que lo expidió. Es cierto que la mención de la firma personal estaba contenida en el art. 9 de la Ley No. 129-FZ - antecesora de la Ley No. 402-FZ. En la corriente acto normativo dice sobre la firma sin mencionar su identidad. Pero la referencia a la norma vencida no molesta en absoluto a los financieros.

Sin embargo, incluso si las instrucciones sobre la obligación de una firma personal en el documento en los párrafos. 7 p. 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ, esta indicación, en nuestra opinión (teniendo en cuenta las definiciones anteriores del concepto de "facsímil"), no puede interpretarse de manera inequívoca de tal manera que la firma deba ser estampada con la propia mano o mecánicamente.

No por casualidad práctica de arbitraje sobre este tema es controvertido.

Por ejemplo, la posibilidad de utilizar una firma facsímil para emitir una "primaria" está indicada en la Decisión de las Fuerzas Armadas de RF No. 307-KG17-1822 de fecha 29 de marzo de 2017 en el caso No. A42-3320 / 2015. La ausencia en la legislación tributaria de una prohibición sobre la reproducción facsímil de firmas en documentos primarios se establece en el Decreto de la AC BBO de fecha 09.02.2016 No. F01-6109 / 2015 en el caso No. A29-3865 / 2015.

Pero hay actos judiciales que establecen que los documentos primarios firmados mediante facsímiles no pueden considerarse documentos redactados de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia. Así, los árbitros del AS MO en la Resolución de 06.04.2015 No. F05-3258 / 2015 en el caso No. A40-4051 / 14 señalaron que el uso de facsímiles no aplica a los métodos adecuados de procesamiento de documentos para primarios y contabilidad tributaria. Se hacen eco de ellos los jueces de la AC MO, quienes indicaron en el Decreto del 10/05/2016 No. F05-5570 / 2016 en el expediente No. A40-5400 / 15 que La legislación contable prevé una prohibición directa del uso de la reproducción facsímil de la firma del titular al preparar documentos primarios que conlleven consecuencias financieras. El hecho de que los documentos contables deben contener las firmas personales de las personas relevantes también se informa en la Resolución de la CA UO de 19 de agosto de 2016 No. F09-7693 / 16 en el caso No. A71-6027 / 2015 (Por la definición de las Fuerzas Armadas de RF de 19 de diciembre de 2016 No. 309-KG16-16803 confirmado).

Por nuestra parte, agregamos que el hecho de endoso de documentos primarios con firma facsímil no puede ser base suficiente para afirmar la ausencia de evidencia documental de los costos incurridos por el contribuyente. Pero en cualquier caso, las autoridades fiscales prestarán atención a dichos documentos (ver, por ejemplo, Resolución del Comité Organizador Central del 16/11/2017 No. F10-4607 / 2017 en el caso No. A09-15640 / 2016).

Nota: para la formación de datos contables tributarios, se requieren documentos debidamente redactados, que confirmen los costos incurridos por el "simplificado". En este sentido, es más seguro para los "simplificados" poner una firma personal "en vivo" en los documentos primarios, de lo contrario son posibles las reclamaciones de las autoridades fiscales y su posición tendrá que ser defendida en los tribunales.

Documentos principales: "no se pueden reemplazar"

En la Carta de fecha 23.10.2017 No. 03-03-10 / 69280, el Ministerio de Hacienda señaló que la Ley No. 402-FZ no provisto Reemplazo completo del documento contable primario previamente aceptado para contabilidad por un documento nuevo y correcto en caso de errores en el documento primario. Sin embargo, tampoco existe ninguna prohibición sobre tales acciones. Por cierto, el Código Tributario tampoco prohíbe ingresar información faltante en documentos primarios y corregirlos reemplazándolos por completo con documentos nuevos con los mismos detalles de acuerdo con los requisitos de la ley. La AS PO llamó la atención sobre este matiz en la Resolución No. F06-20469 / 2017 de 24 de mayo de 2017 sobre el caso No. A72-5811 / 2016.

Los árbitros consideran posible tal sustitución. Así, en la Resolución de la Decimonovena Corte Arbitral de Apelaciones de 21 de febrero de 2013 en el expediente No. A64-3569 / 2012, se señala: la ley (en este caso, estamos hablando de la Ley No. en violación de lo establecido procedimiento o que contenga información inexacta sobre las operaciones comerciales completadas, y no prohíbe a la entidad eliminar la inconsistencia de los documentos primarios con los requisitos de la legislación contable, haciendo correcciones a un documento redactado incorrectamente, reemitiéndolo, reemplazándolo con un documento redactado en orden establecido y envíe los documentos primarios reeditados a autoridad fiscal o al tribunal para fundamentar la legalidad de las costas incurridas.

Por lo tanto, si no se reemplaza, entonces son posibles ajustes y correcciones al "primario". Un derecho similar de los sujetos está consagrado en la cláusula 7 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ. La misma regla estipula que no todos los documentos están sujetos a corrección. Por ejemplo, es imposible cambiar efectivo y documentos bancarios (cláusula 4.7 de la Ordenanza No. 3210-U del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014, cláusula 16 del Reglamento de Contabilidad y estados contables en RF).

Al mismo tiempo, el mecanismo para realizar correcciones a los documentos primarios en la cláusula 7 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ no está claramente escrito (que finalmente se convirtió en el motivo de las disputas sobre el procedimiento para corregir el "primario"), establece solo los requisitos mínimos para el contenido del documento primario corregido. De hecho, este párrafo establece las reglas básicas para el método de corrección para realizar correcciones, cuyo procedimiento de implementación se detalla en la sección. 4 Normativa sobre documentos y flujo de trabajo en contabilidad (en adelante - Normativa) - las correcciones deben ir acompañadas de una indicación de la fecha de su introducción e información sobre la persona que las realizó.

Mientras tanto, la ausencia en la Ley No. 402-FZ de un procedimiento detallado para hacer correcciones a los documentos contables primarios permite a los sujetos desarrollar dichas reglas por su cuenta y fijarlas en la política contable. En la práctica, hay dos formas comunes de realizar correcciones en el "primario".

* Este método, previsto en la secc. 4 del Reglamento se aplica a los documentos elaborados manualmente o de forma automatizada (es decir, utilizando programas contables especializados, por ejemplo, "1C"). En este último caso, a pesar del método electrónico de creación de un documento, éste, de hecho, no es tal, ya que en el flujo documental del tema se utiliza como papel ordinario.

** Este método no debe utilizarse al corregir documentos a dos caras, ya que se deben realizar cambios en ambas copias. Un cambio unilateral de información en documentos primarios sin expresión mutua de la voluntad de las partes es contrario a la ley y no conlleva consecuencias legales (ver, por ejemplo, la Resolución del Primer Tribunal Arbitral de Apelaciones del 30 de junio de 2015 en el caso No. А43-27322 / 2014). También es un inconveniente cuando se realizan varias correcciones en el documento; en este caso, el documento se vuelve ilegible.

* El método mencionado se basa en el método de realizar correcciones por analogía con el procedimiento aprobado para la elaboración de facturas corregidas. El título - un nuevo documento (corrector) - está tomado de las Recomendaciones del Fondo NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Correcciones en documentos primarios". Es cierto, en el sentido de la pregunta que se analiza y teniendo en cuenta la analogía utilizada con las facturas, en este caso es más correcto hablar de un documento nuevo (revisado). De hecho, con este método, se redacta un nuevo documento principal para reemplazar el incorrecto.

Punto esencial : las formas antes mencionadas de hacer correcciones se aplican únicamente al documento "primario". Los errores en los documentos electrónicos, debido a las peculiaridades técnicas de su recopilación, no pueden corregirse mediante un método de revisión. El único Una salida posible su eliminación es la preparación de un nuevo documento electrónico (correctivo).

No siempre es fácil vincular el trabajo de oficina tradicional con la gestión de documentos electrónicos. En este artículo, encontrará respuestas a las cinco preguntas más populares sobre documentos electrónicos. Le diremos qué es un documento electrónico, cuándo puede y debe transferirse al papel, cómo hacer que el intercambio electrónico de documentos sea legalmente significativo, cómo emitir un documento electrónico como adjunto a una carta en papel y cómo almacenar documentos electrónicos. .

PREGUNTA 1: ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

Un documento electrónico contiene toda su ciclo vital- desde la creación hasta la destrucción - en formato electrónico. Un documento electrónico impreso, como un documento en papel escaneado, es solo una copia del original.

V últimos años La teoría y la práctica del trabajo de oficina buscan "hacer amigos" los documentos electrónicos y en papel para mantenerse al día con la rápida salida del espacio en línea del flujo de documentos y al mismo tiempo preservarlo. significado legal... Por ejemplo, existen varias variantes de un correo electrónico, de las cuales solo una es un documento electrónico real:

una carta firmada con firma electrónica es un documento electrónico real;
el mensaje enviado por correo electrónico no es un documento, pero puede serlo, siempre que los participantes en la comunicación lo hayan acordado;
una copia escaneada de una carta en papel no es un documento electrónico, pero si el remitente y el destinatario han acordado que el intercambio de dichas copias ha fuerza legal, entonces dicha copia enviada por correo electrónico puede equipararse a un correo electrónico. Hablaremos más sobre esto en la respuesta a la tercera pregunta.

PREGUNTA 2: ¿EN QUÉ SOPORTE UTILIZAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

Puede trabajar con documentos electrónicos tanto en línea como en papel. Por supuesto, es más fácil y rápido intercambiar documentos electrónicos mediante el correo electrónico o un sistema de gestión de documentos electrónicos (en adelante, EDMS), pero esto no siempre es posible. El resultado son copias en papel de documentos electrónicos.

Impresión Email para trabajar en él, puede, pero no lo olvide: si está intercambiando cartas con el destinatario en una plataforma electrónica, entonces la respuesta a esta carta debe ser electrónica. Además: un ciudadano puede solicitar que se le envíe una respuesta a su recurso por correo electrónico.

Las reglas internas de la organización pueden establecer que un determinado documento existe solo en forma electrónica. Como regla general, las notas de servicio son las primeras que se muestran en el espacio en línea. Los empleados los intercambian en EDMS, servicios en la nube o por correo electrónico.

Sin embargo, existen normas que prescriben la impresión de documentos electrónicos para poder colocarlos en el archivo en papel.

PREGUNTA 3: ¿CÓMO MANTENER EL FLUJO DE DOCUMENTOS LEGALMENTE SIGNIFICATIVO UTILIZANDO DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

Los documentos electrónicos se firman con firmas digitales electrónicas (en adelante, EDS). Al mismo tiempo, solo un EDS calificado fortalecido, es decir, registrado en un centro de certificación acreditado por el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia, es un análogo absoluto de uno escrito a mano. Se puede utilizar al comunicarse con agencias gubernamentales. Las organizaciones pueden comunicarse entre sí mediante documentos firmados por cualquier tipo de EDS: mejorado calificado, mejorado no calificado o simple. El tipo de firma digital a utilizar debe especificarse en el contrato.

En el Ejemplo 1 se da un fragmento del acuerdo sobre el uso de firmas electrónicas por las partes.

Si lo desea, las partes pueden estipular en el acuerdo que los mensajes en clientes de correo y mensajeros, mensajes sms son legalmente vinculantes.

PREGUNTA 4: ¿CÓMO ADJUNTAR UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO A UNA CARTA DE PAPEL?

Los paquetes de documentos se envían desde la organización con cartas de presentación. Los documentos electrónicos no son una excepción. Pero a veces es necesario enviar una carta de presentación con varios documentos y varios archivos adjuntos electrónicos. En este caso, primero debe preparar una aplicación electrónica: grabarla en un CD o en una tarjeta flash. Luego escribe una carta de presentación. Por último, coloque el inserto en un sobre con un disco o una unidad flash.

Atrezzo principal carta de presentación- variable 19 "Nota de aplicación".

A continuación, se muestran ejemplos de una carta de presentación (ejemplo 2) y una carátula de disco (ejemplo 3).

PREGUNTA 5: ¿CÓMO ALMACENAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

¡El principio fundamental del almacenamiento de documentos electrónicos es no discriminación por parte del medio! Las reglas de archivo son las mismas para los archivos electrónicos y en papel. Sin embargo, existen algunas peculiaridades para almacenar documentos electrónicos. Se especifican en las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia y otros documentos en organismos gubernamentales, gobiernos locales y organizaciones (en adelante, Reglas 2015).

Un documento electrónico, antes de enviarse para su almacenamiento, se descarga del programa en el que se creó y se guarda en un formato no modificable: las Reglas de 2015 recomiendan PDF / A, pero la organización tendrá que comprar software trabajar con él. El formato óptimo para guardar documentos electrónicos que se adapta a muchas organizaciones es PDF.

Un archivo electrónico se registra en un soporte electrónico separado. La mejor opción es un CD de una sola escritura. Las reglas de 2015 requieren que grabe un archivo electrónico en dos discos: una copia es una copia de trabajo, la segunda es la principal. Esto se aplica solo a los casos de períodos de almacenamiento permanentes y a largo plazo (más de 10 años). Si el archivo tiene un período de retención de cinco años, entonces no se puede transferir al archivo, simplemente guardándolo en un formato inalterable. Si tal caso aún necesita ser transferido al almacenamiento, entonces será suficiente escribirlo en un disco.

Para cada caso, se elabora una portada (Ejemplo 4).

Los archivos electrónicos en discos se transfieren al archivo de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización.

RESUMEN

Los documentos electrónicos desde la creación hasta la destrucción existen en formato electrónico.
Puede trabajar con documentos electrónicos en cualquier medio.
La organización establece las reglas para el intercambio de documentos electrónicos en un acuerdo entre ellos.
Se puede adjuntar un documento electrónico a una carta en papel. La solicitud se elabora de acuerdo con GOST R 7.0.97. Sistema de estándares sobre información, bibliotecología y publicación. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites.
Los documentos electrónicos se transfieren al archivo de la organización en CD, elaborados de acuerdo con las Reglas de 2015.

1. La información en formato electrónico firmada por una firma electrónica cualificada se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento en papel firmado con una firma manuscrita y puede aplicarse en cualquier relación jurídica de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, a menos que las leyes federales o las adoptadas de conformidad con sus actos legales reglamentarios establecieron el requisito de la necesidad de redactar un documento exclusivamente en papel.

(ver texto en la edición anterior)

3.1. Si las leyes federales adoptadas de acuerdo con ellas, los actos legales reglamentarios estipulan que un documento debe ser firmado por varias personas, el documento electrónico debe estar firmado por las personas (funcionarios autorizados del organismo, organización) que prepararon este documento con el tipo de firma. que está establecido por la legislación de la Federación de Rusia para la firma del documento electrónico producido con una firma electrónica.