En forma de documentos de muestra electrónicos. Qué es un documento electrónico. Importancia legal de un documento electrónico

No siempre es fácil vincular el trabajo de oficina tradicional con la gestión de documentos electrónicos. En este artículo, encontrará respuestas a las cinco preguntas más populares sobre documentos electrónicos. Le diremos qué es un documento electrónico, cuándo puede y debe transferirse al papel, cómo hacer que el intercambio electrónico de documentos sea legalmente significativo, cómo emitir un documento electrónico como adjunto a una carta en papel y cómo almacenar documentos electrónicos. .

PREGUNTA 1: ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

Un documento electrónico contiene toda su ciclo vital- desde la creación hasta la destrucción - en en formato electrónico... Un documento electrónico impreso, como un documento en papel escaneado, es solo una copia del original.

V últimos años La teoría y la práctica del trabajo de oficina buscan "hacer amigos" los documentos electrónicos y en papel con el fin de seguir el ritmo de la rápida salida del espacio en línea del flujo de documentos y al mismo tiempo preservar su significado legal. Por ejemplo, existen varias variantes de un correo electrónico, de las cuales solo una es un documento electrónico real:

una carta firmada con firma electrónica es un documento electrónico real;
el mensaje enviado por correo electrónico no es un documento, pero puede serlo, siempre que los participantes en la comunicación lo hayan acordado;
una copia escaneada de la carta en papel no es un documento electrónico, pero si el remitente y el destinatario han acordado que el intercambio de dichas copias ha fuerza legal, entonces dicha copia enviada por correo electrónico puede equipararse a un correo electrónico. Hablaremos más sobre esto en la respuesta a la tercera pregunta.

PREGUNTA 2: ¿EN QUÉ SOPORTE UTILIZAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

Puede trabajar con documentos electrónicos tanto en línea como en papel. Por supuesto, es más fácil y rápido intercambiar documentos electrónicos mediante el correo electrónico o un sistema de gestión de documentos electrónicos (en adelante, EDMS), pero esto no siempre es posible. El resultado son copias en papel documentos electronicos.

Impresión Email para trabajar en él, puede, pero no lo olvide: si está intercambiando cartas con el destinatario en una plataforma electrónica, entonces la respuesta a esta carta debe ser electrónica. Además: un ciudadano puede solicitar que se le envíe una respuesta a su recurso por correo electrónico.

Las reglas internas de la organización pueden establecer que un determinado documento existe solo en forma electrónica. Por regla general, las notas son las primeras que se muestran en el espacio en línea. Los empleados los intercambian en EDMS, servicios en la nube o por correo electrónico.

Sin embargo, existen normas que prescriben la impresión de documentos electrónicos para poder colocarlos en el archivo en papel.

PREGUNTA 3: ¿CÓMO MANTENER EL FLUJO DE DOCUMENTOS LEGALMENTE SIGNIFICATIVO UTILIZANDO DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

Los documentos electrónicos se firman con firmas digitales electrónicas (en adelante, EDS). Al mismo tiempo, solo un EDS calificado fortalecido, es decir, registrado en un centro de certificación acreditado por el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia, es un análogo absoluto de uno escrito a mano. Se puede utilizar al comunicarse con agencias gubernamentales. Las organizaciones pueden comunicarse entre sí mediante documentos firmados por cualquier tipo de EDS: mejorado calificado, mejorado no calificado o simple. El tipo de firma digital a utilizar debe especificarse en el contrato.

En el Ejemplo 1 se da un fragmento del acuerdo sobre el uso de firmas electrónicas por las partes.

Si lo desea, las partes pueden estipular en el acuerdo que los mensajes en clientes de correo y mensajeros, mensajes sms son legalmente vinculantes.

PREGUNTA 4: ¿CÓMO ADJUNTAR UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO A UNA CARTA DE PAPEL?

Los paquetes de documentos se envían desde la organización con cartas de presentación. Los documentos electrónicos no son una excepción. Pero a veces es necesario enviar una carta de presentación con varios documentos y varios archivos adjuntos electrónicos. En este caso, primero debe preparar una aplicación electrónica: grabarla en un CD o en una tarjeta flash. Luego escribe una carta de presentación. Por último, coloque el inserto en un sobre con un disco o una unidad flash.

Atrezzo principal carta de presentación- variable 19 "Nota de aplicación".

A continuación, se muestran ejemplos de una carta de presentación (ejemplo 2) y una carátula de disco (ejemplo 3).

PREGUNTA 5: ¿CÓMO ALMACENAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

¡El principio fundamental del almacenamiento de documentos electrónicos es no discriminación por parte del medio! Las reglas de archivo son las mismas para los archivos electrónicos y en papel. Sin embargo, existen algunas peculiaridades para almacenar documentos electrónicos. Se especifican en las Reglas para organizar el almacenamiento, la adquisición, la contabilidad y el uso de documentos del Fondo de Archivo. Federación Rusa y otros documentos en autoridades públicas, gobiernos locales y organizaciones (en adelante, las Reglas 2015).

Un documento electrónico, antes de enviarse para su almacenamiento, se descarga del programa en el que fue creado y se guarda en un formato no modificable: Las Reglas de 2015 recomiendan PDF / A, pero la organización tendrá que comprar software trabajar con él. El formato óptimo para guardar documentos electrónicos que se adapta a muchas organizaciones es PDF.

Un archivo electrónico se registra en un soporte electrónico separado. La mejor opción es un CD de una sola escritura. Las reglas de 2015 requieren que registre un archivo electrónico en dos discos: una copia es una que funciona, la segunda es la principal. Esto se aplica solo a los casos de períodos de almacenamiento permanentes y a largo plazo (más de 10 años). Si el archivo tiene un período de retención de cinco años, entonces no se puede transferir al archivo, simplemente guardándolo en un formato inalterable. Si tal caso aún necesita ser transferido al almacenamiento, entonces será suficiente escribirlo en un disco.

Para cada caso, se elabora una portada (Ejemplo 4).

Los archivos electrónicos en discos se transfieren al archivo de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización.

RESUMEN

Los documentos electrónicos desde la creación hasta la destrucción existen en formato electrónico.
Puede trabajar con documentos electrónicos en cualquier medio.
La organización establece las reglas para el intercambio de documentos electrónicos en un acuerdo entre ellos.
Se puede adjuntar un documento electrónico a una carta en papel. La solicitud se elabora de acuerdo con GOST R 7.0.97. Sistema de estándares sobre información, bibliotecología y publicación. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites.
Los documentos electrónicos se transfieren al archivo de la organización en CD, diseñados de acuerdo con las Reglas de 2015.

29 de junio de 2017 12:55

Érase una vez, los empleados se resistieron a la transición de revistas de papel registro en sistemas de gestión de documentos electrónicos. Ahora, en la mayoría de las organizaciones, la aprobación interna de documentos ya se lleva a cabo en el EDMS (sistema de gestión de documentos electrónicos) y no es motivo de preocupación. Ahora tenemos nuevas oportunidades que brindan aún más perspectivas para la transición a documentos completamente electrónicos. Sin embargo, al mismo tiempo, nuevos miedos comienzan a vencernos.

Algunas personas pueden tener una desagradable sensación de incertidumbre y duda al leer la frase "documento electrónico". Inmediatamente me vienen a la mente tantas preguntas: ¿Es confiable? ¿Cómo almacenar? ¿Aceptarán los tribunales?

Pero, ¿por qué nadie hace las mismas preguntas cuando se trabaja con papel, sino simplemente porque es familiar y parece confiable? Aunque la legislación del "papel" es imperfecta y se pueden encontrar fallas. Sí, base normativa La gestión de documentos electrónicos también está lejos de ser perfecta y todavía hay puntos blancos, pero se está desarrollando y mejorando constantemente, mientras que la legislación "en papel" se vuelve gradualmente obsoleta.

Pero, ¿qué pasa con nuestras preguntas? Necesitamos buscar respuestas a ellos. Documento electrónico -, guárdelo y lo corte.

Ahora es el momento de decidir la transición a los documentos electrónicos y no vivir su época con el papel. Es hora de obtener respuestas a sus preguntas e inquietudes, para no tener que ponerse al día más tarde.

Importancia legal de un documento electrónico

Para comprender qué pueden hacer los documentos sin papel, es necesario, en primer lugar, averiguar cómo se considera un documento electrónico desde un punto de vista legal.

Pero los documentos electrónicos también están conquistando esta área conservadora. Incluso una cosa de papel aparentemente inquebrantable como historial de empleo, pronto los legisladores planean transferir a formato electrónico.

Sin embargo, existen registros de personal que ya se pueden convertir completamente en formato electrónico:

diario de registro de contratos laborales y modificaciones de los mismos;
registro de pedidos de empleo;
formulario T-60 (nota-cálculo sobre la concesión de licencia a un empleado);
formulario T-61 (nota-cálculo a la terminación (terminación) contrato de empleo con un empleado (despido));
hoja de tiempo, etc.

En cuanto al almacenamiento de estos documentos, de acuerdo con la legislación, los documentos electrónicos se almacenan por el mismo tiempo que se estipula para sus contrapartes en papel. Sin embargo, debido al hecho de que este no es solo un documento que simplemente se puede sacar de la estantería como si fuera papel, se superpone requisito de depósito adicional que aseguren la reproducción de documentos electrónicos, así como los medios para verificar la autenticidad de una firma electrónica. El período de almacenamiento de estos fondos es igual al período de almacenamiento del documento.

Al cambiar a documentos electrónicos, debe recordarse que deben estar listos para su transferencia por parte de contrapartes, autoridades reguladoras y, si es necesario, judicial. En particular, el FTS impone requisitos estrictos sobre el formato y el método de intercambio. Con las contrapartes, el intercambio es más fácil.

La siguiente tabla muestra todos los documentos posibles que en el momento de escribir este artículo son aceptados por el Servicio de Impuestos Federales (de acuerdo con la orden del Servicio de Impuestos Federales con fecha del 29 de junio de 2012 No. ММВ-7-6 / [correo electrónico protegido]). Los documentos se dividen en aquellos que deben enviarse estrictamente en un formato específico (xml) y los que pueden enviarse en imágenes escaneadas.

Documentos electrónicos generados según formatos aprobados que pueden ser sometidos a inspección en un archivo xml (documentos formalizados)

Tipo de documento	Objeto del documento	información adicional
Factura		Una factura electrónica es un original legalmente significativo, como su contraparte en papel. Contiene los mismos detalles y datos, debe ser firmado por el gerente o persona autorizada y enviado dentro de los cinco días. Una factura electrónica también debe registrarse en el libro mayor y en los libros de compras y ventas, y debe almacenarse electrónicamente durante al menos 4 años. Puede presentarse como base para obtener una deducción del IVA. De acuerdo con la orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de fecha 04.03.2015 No. ММВ-7-6 / [correo electrónico protegido] debe contener el identificador del operador de gestión de documentos electrónicos. El vendedor y el comprador deben tener las mismas facturas (ya sea solo electrónicas o solo en papel). Utilizadas hasta el 30 de junio de 2017, las facturas creadas antes del 1 de julio de 2017 se aceptan hasta el 31 de diciembre de 2020.
Libro de compras	Está destinado al registro de documentos que confirman el pago del IVA sobre la compra de bienes, trabajos realizados, servicios prestados, con el fin de determinar el monto del impuesto sujeto a deducción (devolución) en la forma establecida por el Código Tributario de la Federación de Rusia. .	Se completa estrictamente de acuerdo con un formulario unificado. Los formularios arbitrarios están prohibidos y son rechazados por las autoridades fiscales. La forma del libro de compras y ventas fue aprobada por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 26 de diciembre de 2011 No. 1137. Debe almacenarse durante al menos 4 años (desde la última entrada). Formato libros electrónicos compras y ventas, aprobadas por orden del Servicio de Impuestos Federales de Rusia con fecha 04.03.2015 No. ММВ-7-6 / [correo electrónico protegido]
Libro de ventas	Está destinado al registro de facturas, y en ocasiones de otros documentos, por la venta de bienes (ejecución de obra, prestación de servicios) por parte de organizaciones y empresarios en todos los casos en que surge la obligación de calcular impuestos.
Registro de facturas recibidas y emitidas	Documento de declaración del impuesto al valor agregado (IVA), que refleja las facturas recibidas y emitidas.	Independientemente del registro inicial (en papel o en formato electrónico), se proporciona a las autoridades reguladoras exclusivamente en formato electrónico. Cabe señalar que la legislación no prescribe la necesidad de presentar un diario corregido si se encontró un error en él después de haber sido enviado a la autoridad supervisora. Sin embargo, la mayoría de los expertos recomiendan hacer esto cancelando primero las entradas erróneas. Se prescribe que el diario se mantenga durante al menos 4 años junto con todos los documentos primarios.

Hoja adicional del Shopping Book		Similar a comprar y vender libros.
Hoja adicional del Libro de ventas	Se utiliza para registrar facturas corregidas después del final del período impositivo en el que se cometió el error.	Similar a comprar y vender libros.
		No aplicable a partir del 1 de julio de 2017.
		En uso hasta el 30 de junio de 2017, las facturas de corrección creadas antes del 1 de julio de 2017 se aceptan hasta el 31 de diciembre de 2020. A partir del 1 de julio, se forman de acuerdo con la orden del Servicio de Impuestos Federales con fecha 13 de abril de 2016 No. ММВ-7-15 / 189.
Documento sobre transferencia de mercancías en operaciones comerciales	El documento formaliza la aceptación y cesión de bienes en la ejecución de contratos en el marco de la relación de compraventa.	Actúa de acuerdo con la orden del Servicio de Impuestos Federales de fecha 30.11.2015 No. ММВ-7-10 / [correo electrónico protegido]
Documento sobre la transferencia de los resultados del trabajo (sobre la prestación de servicios)	El documento que formaliza la aceptación y transferencia de los resultados del trabajo realizado (servicios prestados)	Actúa de acuerdo con la orden del Servicio de Impuestos Federales de fecha 30.11.2015 No. ММВ-7-10 / [correo electrónico protegido]
Factura y documento sobre el envío de bienes (ejecución del trabajo), transferencia de derechos de propiedad (documento sobre la prestación de servicios), incluida una factura.	Un documento de transferencia universal que reemplaza el documento original o un conjunto de documentos de cierre de una transacción. UPD reemplaza: Factura; Documento principal: factura / acto; Conjunto de documentos: factura + carta de porte / acta.	Dependiendo de la calidad en la que el compilador use el formato, el archivo xml contendrá un conjunto de ciertos detalles requeridos... Es obligatorio a partir del 1 de julio de 2017. Si el FRT se utiliza como documento principal, se puede transferir sin la participación de un operador de gestión de documentos electrónicos. Si la UPD se utiliza como factura y documento principal, no se puede prescindir de un operador de EDM.
Factura de corrección y documento sobre el cambio en el valor de la mercancía enviada (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad transferidos, incluida una factura de ajuste	Un documento de corrección universal, puede usarlo para varios propósitos a la vez: para facturas de corrección; al corregir documentos primarios; al corregir documentos primarios, incluida una factura (documentos de transferencia universal).	Dependiendo de la calidad en la que el compilador use el formato, el archivo xml contendrá un conjunto de ciertos detalles requeridos. Es obligatorio a partir del 1 de julio de 2017. Si el nuevo formato se usa solo con la función de un documento sobre el cambio en el valor de los bienes enviados (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad transferidos (UCD con estado "2") , luego también incluye un archivo de intercambio para representar la información del vendedor y un archivo de intercambio para presentar información del comprador, que (dependiendo de las disposiciones del Código Civil de la Federación de Rusia) puede no existir. Al mismo tiempo, no existirá factura rectificativa en el archivo de intercambio de información del vendedor y, en consecuencia, dicho archivo se firmará únicamente con la firma electrónica del responsable de registrar el hecho de la vida económica.
Respuesta a una solicitud de aclaración	La respuesta se proporciona a la derecha de la inspección fiscal prevista en el artículo 88 del Código Fiscal de la Federación de Rusia sobre la base de los resultados de una auditoría documental de la declaración y otros documentos que contienen información sobre el impuesto sobre el valor añadido y las deducciones del contribuyente para período de información, solicitar aclaraciones a la declaración de IVA.	A partir del 1 de enero de 2017, la respuesta al requerimiento de aclaraciones sobre el IVA deberá presentarse únicamente en formato electrónico a través de los canales de telecomunicaciones (TCS). La respuesta a la solicitud enviada a la inspección en papel se considera no enviada. Esto está previsto directamente por el artículo 88 de la Ley Federal del 01/05/2016 n. ° 130-FZ. La falta de presentación (o la presentación tardía) de explicaciones está sujeta a una multa de 5.000 rublos.

Documentos electrónicos en cualquier formato (o documentos en papel) que se pueden presentar a la inspección a través de Internet en formato gráfico jpg, tif, pdf o pgn (documentos no formalizados)

Tipo de documento	Objeto del documento	información adicional
Factura	Un documento que acredite el envío real de bienes o la prestación de servicios y su costo.	Descrito arriba
Nota de remesa	Base para confirmar el costo de transporte de la mercancía. Emitidos en algunos casos, incluso si la entrega de la mercancía la realiza un tercero	Se redacta junto con el FRT para el transporte de mercancías y se rellena en 4 copias idénticas: una para el destinatario y el expedidor y 2 para la empresa de transporte. Desde el 1 de julio de 2017, no ha sufrido ningún cambio. Por el momento, se requiere una copia impresa. Sin embargo, es posible dirigirse a las autoridades reguladoras mediante TCS. Cabe señalar que la traducción a formato electrónico de este documento es un tema importante para compañías de transporte... Por el momento, incluso hay sugerencias para mejorar el proceso de intercambio de TTN, puede familiarizarse con ellas en el artículo.
Certificado de aceptación de obras (servicios)	Confirma el hecho de la realización del trabajo (servicios).	Descrito arriba
Declaración de aduana de carga / declaración de tránsito	El documento principal redactado al mover mercancías a través de la frontera aduanera del estado (exportación, importación). Sirve de base para cruzar la frontera.	Se excluyen errores, borrones, borrados. Si al completar la declaración cometió un error, puede tachar los datos incorrectos e indicar los correctos encima de ellos. Cada enmienda está certificada por la firma y el sello del declarante. Se recomienda su emisión por vía electrónica para evitar las situaciones descritas anteriormente (que pueden suponer la devolución de la declaración para revisión, incluso por letra ilegible). Al utilizar el formulario electrónico de declaración, la persona que declara las mercancías declara en formulario electronico información a ser indicada en la declaración de aduana, y también proporciona información de los documentos requeridos para despacho de aduana mercancías de acuerdo con el régimen aduanero seleccionado, autoridad aduanera a través de un método electrónico de intercambio de información. Aplicado de acuerdo con la orden del Comité Estatal de Aduanas de la Federación de Rusia de fecha 30 de marzo de 2004 No. 395
Hoja complementaria a la declaración de aduanas de carga / declaración de tránsito	Se utiliza al exportar mercancías desde el territorio aduanero.	Similar a la declaración de aduana de carga / declaración de tránsito.
Especificación (cálculo, cálculo) del precio (costo)	Un documento que define de manera precisa, completa y verificable los requisitos, diseño, comportamiento u otras características de un sistema, componente, producto, resultado o servicio, y los procedimientos que pueden determinar si estas condiciones se han cumplido. Se utiliza para determinar los costos en forma de valor (monetario) para la producción de una unidad o grupo de unidades de productos, o para ciertos tipos producciones.	No se identificaron peculiaridades.
Carta de porte (TORG-12)	Registro de licencia de bienes y materiales organizaciones externas y mantener registros de las transacciones relacionadas.	Descrito arriba
Adición al contrato	Un apéndice o anexos que constituyan parte integral del contrato. Las adiciones al acuerdo, por regla general, cambian los términos esenciales del acuerdo y se firman simultáneamente con el acuerdo o más tarde, en el proceso de ejecución de la transacción.	En primer lugar, las partes deben celebrar dos acuerdos adicionales entre ellas. El primero describirá el método de intercambio de documentos, el cual será elegido por las partes (hoy una de las opciones más seguras es el intercambio a través de los servicios de operadores de flujo de documentos electrónicos). En el segundo acuerdo, es necesario indicar el tipo de firma electrónica que las partes acordaron utilizar y equipararla con una firma manuscrita. Si las partes han acordado el uso de una firma calificada reforzada, no es necesario concluir el segundo acuerdo, ya que este tipo de EE se equipara a la firma manuscrita y el sello de la organización. Los contratos pueden celebrarse electrónicamente o en papel. Entonces, de acuerdo con la legislación y la práctica de la electrónica plataformas comerciales al realizar una orden gubernamental basada en los resultados de una subasta abierta, solo se puede concluir un contrato electrónico. Pero si el pedido se realizó de forma diferente, es posible emitir una versión en papel.
Acuerdo (acuerdo, contrato)	Acuerdo de dos o más personas para establecer, modificar o rescindir derechos civiles y responsabilidades
Factura de corrección	Un documento que sirve de base para la aceptación por parte del comprador del IVA deducible presentado por el vendedor, que se elabora cuando cambia el valor de la mercancía enviada (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad transferidos, incluso en el caso de un cambio en el precio (tarifa) y (o) aclaración de la cantidad (volumen) de bienes enviados (trabajo realizado, servicios prestados), derechos de propiedad transferidos.	Descrito arriba
Informe de I + D	Un informe sobre el trabajo realizado con el objetivo de obtener nuevos conocimientos y aplicación práctica en la creación de un nuevo producto o tecnología.	En la carta No. ED-4-3 / [correo electrónico protegido] de 26 de marzo de 2013, la FTS recordó que si un contribuyente tiene derecho a tomar en cuenta los costos de I + D mediante un coeficiente de 1,5, entonces debe acompañar la declaración del impuesto sobre la renta con un informe de I + D. El informe del trabajo de investigación y desarrollo realizado es presentado por el contribuyente en relación con cada investigación y desarrollo (etapa separada del trabajo) y debe cumplir con los requisitos generales establecidos por las normas nacionales para la estructura de los informes científicos y técnicos (en particular, GOST 7.32-2001). Para enviarlo a las autoridades fiscales, debe utilizar el flujo de documentos para la implementación de solicitudes escritas de los suscriptores (Apéndice No. 5 de la orden del Servicio de Impuestos Federales de Rusia con fecha 09.11.2010 No. ММВ-7-6 / [correo electrónico protegido]). El FTS también recomienda presentar un informe de I + D después de recibir un recibo de la autoridad fiscal al recibir la declaración del impuesto sobre la renta.

Después de la entrada en vigor de la Orden del Servicio de Impuestos Federales de fecha 18 de enero de 2017 No. ММВ-7-6 / [correo electrónico protegido], que aprobó el nuevo formato del archivo xml para el inventario de documentos, fue posible enviar tanto archivos xml como documentos en papel en forma de imágenes escaneadas (en formatos jpg, tif, pdf) a través de TCS. El nuevo inventario es válido a partir del 1 de junio de 2017. Por lo tanto, no solo se pueden enviar documentos electrónicos a través de TCS, sino también documentos originalmente redactados en papel.

Cabe recordar que en el contenedor transferido a autoridad fiscal puede contener tanto archivos con la extensión xml como archivos escaneados en los formatos apropiados.

La lista de documentos que se da en la tabla anterior es exhaustiva (por el momento) y si se solicitan otros datos al contribuyente, entonces no será posible utilizarlos. cuenta personal el contribuyente, ni el sistema de gestión documental electrónica. En este caso, debe utilizar cualquier otro método especificado en el artículo 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

En lugar de salida

Para mantenerse al día, siempre debe caminar y, a veces, correr de la mano con los nuevos productos. Y para que esta carrera sea un paseo fácil, debe utilizar todas las herramientas disponibles. En este caso, la mayoría herramienta importante son el sistema de gestión de documentos electrónicos (interno) y los servicios de intercambio electrónico legalmente significativos (externos). Los proveedores y operadores están al tanto de la legislación y la tecnología, pueden asesorarlo y ayudarlo a crear un trabajo sin papel correctamente. Es con su apoyo que su transición a los documentos electrónicos será sencilla.

Pregunta 5. Clasificación de documentos

Clasificación de documentos- la distribución de documentos en grupos (tipos) basados en signos de contenido, forma de preparación, etc. con el fin de organizar y mejorar la eficiencia del trabajo con ellos.

La clasificación le permite desarrollar ciertos métodos de trabajo con cada grupo de documentos, arreglarlos en instrucciones, organizar documentos en el trabajo de oficina. 2. Convencionalmente, los documentos se pueden dividir en los siguientes grupos: a modo de documentación: escrito; electrónico;

Gráfico;

película, foto, banda sonora;

por área de uso: organizativo y administrativo; financiera y contable; científico y técnico; según el trabajo; informes y estadísticas;

en el lugar de compilación:

Entrante (recibido por la organización);

Saliente (enviado desde la organización);

Interno (compilado y utilizado dentro de la propia organización);

por sello de restricción de acceso:

abierto (sin clasificar);

con un sello de restricción de acceso. Los documentos pueden tener los siguientes sellos:

"Para uso oficial" (información oficial destinada únicamente a los empleados de una organización o industria en particular); "Secreto", "Máximo secreto", "Importancia especial" (información que contiene secretos de estado); "Confidencial" (información cuyo acceso está limitado por la legislación de la Federación de Rusia);

"Secreto comercial" (información que tiene valor comercial por ser desconocida para terceros, a la que no hay libre acceso a base legal y respecto del cual el titular de dicha información haya entrado en régimen de protección);

por origen:

oficial (servicio) (que afecta a los intereses de la organización, redactado por un persona natural emitido de la manera prescrita); personal (en relación con los intereses de una persona en particular y siendo nominal);

en th significado ridículo:

originales u originales (primera o única copia de documentos oficiales, firmada personalmente por el autor);

copias (documentos que reproducen íntegramente la información del documento original y todas sus características externas o parte de ellas que no tienen fuerza legal);

copias certificadas (copias de documentos en los que, de acuerdo con orden establecido anotar los detalles necesarios que les otorguen fuerza legal);

duplicados (copias duplicadas del documento original que son legalmente vinculantes);

en forma de presentación:

individual (cuyo contenido se presenta en forma libre);

plantilla (cuando la estructura, parte del documento, frases estándar se preparan con anticipación y la otra parte se completa al compilar, por ejemplo, un certificado del lugar de trabajo);

típico (creado para documentar situaciones estándar, por ejemplo, viajes de negocios, y utilizado en todas las organizaciones);

por vida útil:

almacenamiento permanente;

almacenamiento a largo plazo (más de 10 años); almacenamiento temporal (hasta 10 años).

1 . Documento electronico- un documento en el que la información se presenta en formato electrónico, con los requisitos necesarios para su reconocimiento como válido.

El documento electrónico debe cumplir con lo siguiente requisitos:

creado, procesado, almacenado, transmitido y recibido utilizando software y hardware;

ser exhibido (reproducido) en una forma comprensible para la percepción.

Documento electronico quizás reproducido en forma y forma, comprensible: en la pantalla de visualización; en papel;

otro objeto material que se puede separar del medio de la máquina en una forma accesible para inspección visual. Cuando se utiliza un documento electrónico, no es necesario proporcionar una copia del mismo en papel, con la excepción de los casos previstos por la normativa. actos legales RF o por acuerdo de las partes. Ventajasuso de documentos electrónicos:

el conjunto de documentos de la computadora se minimiza mediante el uso de muestras listas para usar contenidas en la memoria de la PC; el procesamiento informático de documentos electrónicos (por ejemplo, pedidos de mercancías) es mucho más rápido que el procesamiento de documentos en papel;

se acelera y simplifica la recopilación, sistematización y búsqueda de cualquier documento o información de documentos; con la ayuda del correo electrónico, se lleva a cabo la rápida transferencia de documentos a cualquier distancia; el almacenamiento de documentos electrónicos le permite guardar una gran cantidad de información en medios pequeños y, por lo tanto, no requiere grandes áreas para archivos; se reduce el volumen de operaciones técnicas rutinarias con documentos, se libera tiempo para resolver tareas de gestión significativas;

se reduce el número de pérdidas de documentos, cuya ubicación se desconoce;

se hace posible utilizar la información recibida para preparar otro documento (informe, resumen, revisión, etc.), aumentando así la eficiencia y la calidad del documento compilado.

Aprobación del borrador del documento electrónico tiene lo siguiente Beneficios:

leer un documento en la pantalla de una PC sin imprimirlo en papel; se hacen correcciones al borrador del documento;

A las desventajasse pueden atribuir documentos electrónicos: fragilidad del almacenamiento en comparación con los documentos en papel;

la necesidad de medios técnicos para leer; la posibilidad de realizar cambios no autorizados (en ausencia de una firma digital electrónica (EDS) u otros medios de protección).

3. Gestión de documentos electrónicos- el proceso de movimiento, procesamiento, almacenamiento e intercambio de documentos electrónicos. Participantes en el intercambio de documentos electrónicos - fisico y entidades legales, organismos gubernamentales de la Federación de Rusia, organismos gubernamentales locales involucrados en el intercambio de documentos electrónicos.

Remitente de un documento electrónico- un participante en el intercambio de documentos electrónicos, que redacta un documento electrónico, lo firma con su EDS y lo envía a la dirección del destinatario directamente o mediante un intermediario de información.

Destinatario de un documento electrónico- el participante en el intercambio de documentos electrónicos, a cuya dirección se recibió el documento electrónico.

Intermediario en el intercambio de documentos electrónicos (intermediario de información)- entidad legal o empresario individual, que realiza servicios relacionados con el intercambio de documentos electrónicos entre remitentes y destinatarios de documentos electrónicos.

Al intercambiar documentos electrónicos, se deben utilizar medios de seguridad de la información de acuerdo con los requisitos de los actos legales reglamentarios de la Federación de Rusia.

Un documento electrónico está sujeto a verificación para confirmar su autenticidad por medio de Verificación EDS... La confirmación de la autenticidad del documento electrónico la realiza el destinatario del documento electrónico utilizando las herramientas de verificación EDS que le proporciona el remitente o distribuidor de las herramientas de verificación EDS. La autenticidad del documento electrónico. Se considera confirmado si, como consecuencia del cumplimiento por parte del destinatario del documento electrónico de los trámites previstos mediante verificación de la firma digital, se establece la invariabilidad de todos sus datos. Gestión de documentos electrónicosregulado por regulaciones:

estado;

intersectorial;

específico de la industria;

locales (empresas).

Regulacion legal en el ámbito de la circulación de documentos electrónicos dirigido:

para la implementación de una política estatal unificada en el campo de la circulación de documentos electrónicos;

garantizar la seguridad y protección de la información durante su creación, procesamiento, almacenamiento, transmisión y recepción;

garantizar los derechos e intereses legítimos de los usuarios de documentos electrónicos;

soporte legal para la tecnología de creación, procesamiento, almacenamiento, transmisión y recepción de documentos electrónicos. Se trabaja con documentos electrónicos enviados por correo electrónico. similar trabajar con documentos en papel. Por tanto, la gestión de documentos electrónicos también se denomina trabajo de oficina automatizado. A cada suscriptor de correo electrónico se le asigna un buzón individual, al que se le asigna un código de usuario, y el intercambio de mensajes electrónicos se realiza a través de estos buzones.

El remitente del documento electrónico crea un archivo de mensaje, especifica su nombre, fecha, hora de envío e inicia el programa de envío de correo electrónico.

Los documentos electrónicos se envían a los destinatarios de acuerdo con las instrucciones de la lista de correo.

El destinatario recibe el documento en la pantalla del PC, que, si es necesario, se puede transferir al papel. Los documentos electrónicos se registran mediante una PC.

El gerente, después de recibir un documento electrónico, le pone una resolución y el documento se envía a la PC al ejecutante (artistas intérpretes o ejecutantes) a través de la red interna.

Proceso de ejecución de documentos electrónicos similar ejecución de documentos en papel. La circulación de documentos electrónicos está en constante crecimiento, especialmente en relación con el desarrollo del comercio por Internet. Periodo de almacenamiento de documentos electrónicos mismo, como con los de papel (por ejemplo, avisos bancarios y requisitos de transferencia: 5 años). El almacenamiento de archivos durante ese período puede provocar su pérdida, por lo que se recomienda crear archivos especiales de documentos electrónicos en CD-ROM.

A almacenamiento de documentos electrónicos v archivo electronico debe estar asegurado:

protección de documentos electrónicos contra el acceso no autorizado y la distorsión;

la capacidad de proporcionar a las partes interesadas acceso a los documentos electrónicos almacenados en la forma prescrita por las disposiciones reglamentarias;

la capacidad de confirmar la autenticidad de los documentos electrónicos durante todo el período de su almacenamiento;

la capacidad de presentar documentos electrónicos almacenados en forma de copia impresa.

A futuro, el desarrollo de la gestión documental electrónica se centra en el máximo aprovechamiento de los documentos electrónicos, lo que implica un cambio en las tradiciones domésticas existentes de trabajo de oficina y el abandono paulatino de los soportes de información en papel.

29.05.18 71 255 13

Los documentos se pueden firmar en papel o electrónicamente. En papel durante mucho tiempo, electrónicamente, no está claro cómo.

Pavel Ovchinnikov

12 años trabajando con documentos electrónicos

Pero aquí llevo doce años tratando con documentos electrónicos y les diré: esto es una emoción increíble. Déjame contarte cómo funciona todo, con ejemplos.

Hablando brevemente

Para comenzar a mantener la gestión de documentos electrónicos, necesita:

Convencer a las contrapartes para que comiencen a intercambiar documentos electrónicos.
Compra un certificado de firma electrónica.
Decidir el método de envío de documentos: a través de un servicio especial o sin él.

Quién necesita documentos electrónicos

A pesar de la comodidad y la modernidad, pocas personas realizan la gestión de documentos electrónicos. Si un empresario con impuestos simplificados celebra un par de contratos al año, puede que no le dé tanto miedo enviar documentos impresos un par de veces. Pero hay casos en los que la gestión de documentos electrónicos es extremadamente útil.

Grandes compañias Los documentos electrónicos ayudan a reducir los costos si el volumen de correspondencia externa excede varios cientos de documentos por mes. Para ellos, la entrega de valores afecta directamente la velocidad de las transacciones. Los costos de circulación de documentos pueden ascender a cientos de miles de rublos por año, y los riesgos asociados con pérdidas, errores y multas de las autoridades fiscales aumentan aún más los costos.

Incluso si ahora firma un acta cada seis meses, esto no significa que su negocio no vaya a crecer. Es posible que tenga socios importantes que trabajen con documentos electrónicos y ellos le exigirán lo mismo.

Por ejemplo

La tienda en línea acumuló regularmente cuentas por cobrar por decenas de millones debido a que una vez más cometieron un error en la factura: la mercancía está en el camión, no se puede llevar al almacén. Mientras esperan que llegue el mensajero con el documento corregido del proveedor, pasan los días. Hemos introducido documentos electrónicos y ahora todas las correcciones en los documentos tardan menos de una hora.

Y en una gran empresa de suministro de energía, durante las inspecciones fiscales de campo, los inspectores encontraron anualmente infracciones y errores en los documentos. El cheque por multas alcanzó los 120.000 rublos al año. Llegó al punto en que el departamento de finanzas puso este dinero en el presupuesto por adelantado como gastos generales. Hemos introducido la gestión de documentos electrónicos y ahora la corrección de los documentos está controlada por programas, no por personas. No hay más errores.

Que es un documento electronico

Un documento electrónico es un archivo dock o pdf normal que se puede crear y leer en cualquier editor. Es importante que se firme con una firma electrónica especial y se envíe de forma especial.

Para que un socio, abogado o juez no tenga dudas de que fuiste tú quien firmó el documento electrónico y nadie lo cambió, los especialistas en seguridad digital idearon una firma electrónica. Es como una huella digital superpuesta a un conjunto único de bits y bytes en su documento. En términos generales, al firmar algo con una firma electrónica, dice: "Confirmo la autenticidad de este conjunto de bits".

Se adjunta una firma electrónica a cualquier documento, después de lo cual se considera firmado. El documento se puede leer sin firma. Solo garantiza que tiene el mismo documento sin cambios en la forma en que se le envió. Si cambia algo en el documento y lo guarda, su conjunto de bits cambiará; la firma no será válida.

Por ejemplo

Las dos empresas decidieron firmar un contrato electrónico. Redactamos un contrato, acordamos los términos. Ahora una empresa firma el contrato con su firma y se lo envía a la otra. Abre el contrato y decide arreglar algo a escondidas, por ejemplo, el monto de las multas. Corrige. Ahorra. Envía primero. Ella mira - ¡Ups! - se rompió la firma original de este acuerdo. Significa que algo se ha arreglado, los villanos. Luego van a golpear la cara, probablemente.

Dónde obtener una firma electrónica

La firma electrónica se compra en un centro de certificación especial. Solo necesita encontrar un centro conveniente en su ciudad. Lo principal es que está incluido en la lista de centros acreditados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación de Rusia.

Lo mismo se puede hacer directamente en la oficina del centro de certificación: solo venga con todos los documentos y complete una solicitud. Pero en este caso, tendrá que esperar a que se realice el pago que no es en efectivo; esto puede llevar varias horas. Es imposible pagar el certificado de la empresa en efectivo, así como es imposible recibirlo de forma remota.

Cómo funciona una firma electrónica

La fuerza legal de una firma electrónica se describe en la ley federal "Sobre firmas electrónicas".

La ley define los tipos de firmas: simples, no calificadas y calificadas. Puede firmar cualquiera de ellos, pero con reservas: calificado - para impuestos, licitación y, en algunos casos, para el tribunal; simple y no calificado - para todo lo demás.

Firma simple o no calificada

Una opción asequible y barata, pero de uso limitado. La firma no calificada contiene algoritmos criptográficos, pero no está verificada por ninguna autoridad de certificación. Uno simple es solo una combinación de un nombre de usuario y contraseña, una cuenta en el sitio web de servicios públicos o la dirección de correo electrónico de una contraparte.

Dichas firmas son adecuadas si no participa en subastas electrónicas, no intercambia datos primarios electrónicos y no envía informes fiscales. Firma simple se puede utilizar para contratos, cuentas y actos, pero deberá firmar un acuerdo por separado con la contraparte y registrar el consentimiento de las partes para confiar en dicha firma.

Si tiene docenas de contratistas y documentos diferentes, el esquema no funcionará. Tendrá que firmar dicho documento con todos y, con el tiempo, este proceso se ralentizará, no acelerará el trabajo. Entonces es mejor pensar en otro certificado de firma electrónica.

Para utilizar una firma electrónica simple, debe imprimir y firmar una versión en papel del acuerdo o incluir una cláusula especial en el contrato con la contraparte; este es un requisito legal.

Firma calificada

Esta firma es adecuada para facturas e impuestos. Por ley, las facturas electrónicas solo se pueden firmar con esta firma. Hay un certificado calificado de 1000 RUR, puede comprarlo solo en un centro de certificación, que es parte de la zona de confianza de FTS.

Cada año, el Certificado de firma calificado debe renovarse, lo que se suma a las preocupaciones: debe controlar el período de validez y solicitar una reemisión a tiempo.

Para trabajar con una firma calificada, debe instalar un programa especial, un medio de protección criptográfica de la información. El programa coloca una firma electrónica en el documento y verifica las firmas de otros participantes en el intercambio.

Puede elegir un programa de pago ("CryptoPro CSP") o gratuito ("Vipnet CSP"). Funcionalmente son casi iguales, pero con el gratuito puede haber problemas de compatibilidad. Ambos funcionan en Windows y Mac. El pagado cuesta alrededor de 1000 RUR, el pago anual por el certificado de firma electrónica es de alrededor de 1000 RUR.

Algunas personas utilizan una firma electrónica basada en la nube, que no requiere la instalación de un programa de protección criptográfica. La firma en la nube se almacena en el servicio de intercambio, y cada vez que firmas un documento, recibes un SMS con la confirmación de la acción en tu teléfono. Dicho certificado es más barato y más cómodo de usar, pero menos seguro que un programa de protección criptográfica.

¿Por qué necesita un operador de flujo de documentos?

Se puede enviar un documento electrónico firmado por correo electrónico normal, pero esto no es seguro. Si el correo es pirateado, los documentos terminarán en posesión de los intrusos. Por tanto, por ejemplo, oficina de impuestos acepta declaraciones solo a través de servicios especiales. A través de los mismos servicios, debe canjear facturas electrónicas, de lo contrario violará la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia. Estos servicios se denominan operadores de flujo de documentos.

Para un usuario simple, este es un correo electrónico animado. Funciona a través de un navegador, hay carpetas con entrada y salida, directorio de direcciones, búsqueda incorporada, editor de documentos. Inside - un servicio altamente cargado con canales de comunicación seguros y cifrado, que garantizan la seguridad de la transferencia de documentos.

Ni siquiera es necesario celebrar un acuerdo con el operador de gestión de documentos electrónicos. Simplemente regístrese, descargue el certificado de firma electrónica y pague la tarifa de factura. El resto de preocupaciones las toma el operador: notifica al Servicio de Impuestos Federales que se ha unido al intercambio, monitorea los formatos y garantiza el cumplimiento de la legislación de la Federación Rusa.

Hay varias docenas de servicios de este tipo en Rusia. En términos de precio, funcionalidad, confiabilidad y velocidad, son casi iguales. Es habitual elegir operadores de acuerdo con la calidad del servicio: qué tan rápido funciona el soporte técnico, está listo el operador para ayudar a conectar a los contratistas, qué oportunidades ofrece y si tiene consultores analíticos que lo ayudarán a implementar el servicio en el trabajo.

Su contraparte también tendrá que conectarse con el operador. Él puede elegir el tuyo o cualquier otro, luego el intercambio pasará por roaming, como en celular.

¿Cuánto cuestan los documentos electrónicos?

Trabajando a través de un operador, solo paga por un documento firmado por ambas partes. En promedio, el costo de enviar un documento es de aproximadamente 6-8 R, y todos los documentos entrantes son gratuitos.

Por lo general, los principiantes compran un paquete mínimo de 300 documentos, que termina muy rápido. Entonces tienes que comprar el siguiente paquete. Es más rentable comprar un paquete anual ilimitado o acordar condiciones individuales.

Cambiar a documentos electrónicos es beneficioso si envía 100 o más documentos por mes o al menos 1000 documentos por año. Luego, reducirá sus costos de papel y envío casi 5 veces.

Cuanto cuesta el flujo de trabajo

1000 documentos en papel