Qué es la gestión de documentos electrónicos y sus beneficios para las empresas. Revisión de sistemas de gestión de documentos electrónicos gratuitos Sistemas de organización de archivos de documentos

De la respuesta a la pregunta "¿Por qué su empresa necesita la gestión de documentos electrónicos?" al menos la mitad del éxito del proyecto de implementación del sistema depende gestión de documentos electrónicos(SED). Curiosamente, muy a menudo se puede escuchar una respuesta como: "El competidor / socio ya lo ha hecho. ¿Por qué somos peores?" Pero si establece tal objetivo de implementar el EDMS, es poco probable que los resultados sean impresionantes.

Entonces, ¿qué objetivos puede enfrentar una empresa al implementar un EDMS? Consideremos las posibles opciones.

Dado que el logro de cada uno de estos objetivos aumenta secuencialmente tanto el presupuesto del proyecto de automatización como los riesgos de que el proyecto no se complete con éxito, el establecimiento de metas sobreestimadas debe tratarse con la mayor precaución.

Otro error común al implementar un sistema es la expectativa de que la automatización en sí misma ayudará a optimizar el flujo de trabajo en sí. Pero como dicen los programadores en tales casos: "Cuando automatizas el caos, solo obtendrás "Caos automatizado"».

Por cierto, una nota importante sobre la formación del presupuesto del proyecto: debe calcularse en función del número total de empleados en la empresa. En la mayoría de los casos, los proyectos piloto del tipo “probemos en un departamento” ni siquiera ayudarán a comprender si una empresa necesita un sistema de gestión de documentos electrónicos o no.

Cuando se establece el objetivo y se definen las tareas de automatización, puede pasar a la siguiente etapa: la elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

¿Como escoger?

Prácticamente hasta la segunda mitad de la década de 2000, el mercado de EDMS en Rusia se centró exclusivamente en grandes clientes, las pequeñas y medianas empresas no tenían otra opción: había un círculo muy pequeño de EDMS "en caja" adecuados para su implementación en empresas de este tamaño. . Además, en la mayoría de los casos, estos EDMS eran solo versiones reducidas de sistemas "grandes", lo que significa que el costo de compra y mantenimiento, la complejidad de uso no eran del todo adecuados para las expectativas de las pequeñas y medianas empresas.

V últimos años El mercado de EDMS para pequeñas y medianas empresas se ha expandido significativamente: los proveedores se han formado una visión de la automatización del flujo de documentos para medianas y pequeñas empresas, y han aparecido muchas soluciones nuevas que se enfocan específicamente en este segmento de mercado. Por lo tanto, la elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos es ahora una tarea bastante difícil. Intentemos sistematizar el proceso de elección de un SGDEA en función de los objetivos que la empresa se proponga introduciendo la gestión electrónica de documentos.

Todos los sistemas de gestión de documentos electrónicos se pueden dividir condicionalmente en 3 grandes grupos:

1. Sistemas para organizar un archivo (almacenamiento) de documentos.
2. Sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos.
3. Sistemas integrados para la automatización del flujo de documentos.

La mayoría de los EDMS modernos contienen elementos de cada uno de los tres grupos, pero los "universales en toda regla" son raros. Por regla general, cada sistema se centra en la automatización de un determinado grupo de procesos.

1. Sistemas de organización de archivos de documentos

El término "archivo (almacenamiento) de documentos" tiene dos significados. Dichos sistemas se entienden como:

• Sistemas especializados para almacenar y procesar volúmenes extremadamente grandes de documentos. Estos sistemas son necesarios para un círculo estrecho de empresas, por ejemplo, organizaciones de cola ( utilidades, sector público, seguros, crédito y sector bancario). No hay tantos sistemas de este tipo, resuelven una gama bastante limitada de problemas y no los consideraremos en este artículo.
• Sistemas de gestión de documentos "ligeros" que proporcionan solo funcionalidad básica trabajar con documentos: almacenamiento centralizado de archivos de documentos y organización del acceso de los empleados a ellos.

Si hablamos del archivo de documentos como un sistema de gestión de documentos "ligero", entonces en este enfoque de automatización de la gestión de documentos, las siguientes soluciones son las más populares:

En general, la organización del flujo de trabajo en forma de un "archivo de documentos" tiene sentido para las pequeñas empresas (con un personal administrativo de menos de 10 personas) o para las empresas con un pequeño volumen de flujo de trabajo (hasta 10-20 documentos por mes). La principal ventaja de estos sistemas es solo su bajo costo y facilidad de uso.

2. Sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos

Los sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos constituyen ahora la mayoría de los EDMS que se ofrecen en el mercado ruso. Funciones típicas sistemas de este grupo:

• Archivo de documentos:
• almacenamiento y archivo de documentos,
• búsqueda por requisitos de registro y tarjetas de control de documentos, búsqueda de texto completo por documentos,
• escaneo y reconocimiento de documentos;
• Trabajo de oficina(en este grupo de sistemas, la unidad de ofimática es la más desarrollada):
• registro de documentos,
• organización de la nomenclatura de casos,
• diferenciación de derechos de acceso.
• Flujo de documentos:
• documentos de enrutamiento,
• emitir órdenes,
• visualización de procesos comerciales.

Todos los sistemas tienen características casi idénticas, pero cada uno, por supuesto, tiene sus propias ventajas competitivas... Se puede obtener información detallada sobre los sistemas en el sitio web http://www.doc-online.ru y en los sitios web de los fabricantes de EDMS.

3. Sistemas complejos de automatización del flujo de documentos

Este grupo de sistemas es el más "fuerte" en la automatización de procesos relacionados con el flujo de documentos y la gestión operativa de la empresa: emisión y seguimiento de la ejecución de órdenes, enrutamiento de documentos, etc.

La introducción de un EDMS de este tipo está, más bien, justificada en grandes organizaciones (holdings) debido al hecho de que los sistemas de esta clase se desarrollan solo bajo pedido y, por lo tanto, tienen un alto costo, son bastante difíciles de dominar y requieren la participación de especialistas en TI durante la implementación. Sin embargo, la elección del EDMS de este grupo también brinda grandes oportunidades para modificar el sistema para las necesidades de la empresa; es posible crear un sistema equilibrado en términos de funciones tanto en el campo del trabajo de oficina como en el campo de la documentación. circulación.

¿Que sigue?

Una vez que haya decidido sus favoritos para la compra, no olvide tener en cuenta los siguientes aspectos, que sin duda afectarán el éxito del proyecto de implementación de EDMS:

• Pregunte qué tiene el sistema oportunidades de crecimiento para que no tenga que gastar dinero en la implementación de un nuevo EDMS con el crecimiento de la escala del negocio.
• Al comparar el costo de los sistemas índice costo total proyecto. Muy a menudo, una parte significativa del costo se oculta en módulos adicionales, software de infraestructura, servicios de inspección, implementación y mantenimiento del sistema.
• Antes de la compra mira el sistema "en vivo" o mejor aún, con los clientes del proveedor de la solución. Ni una sola presentación hermosa o demostración de "laboratorio" del sistema mostrará las características reales de trabajar con él.
• Algunos de los sistemas del mercado se denominan "En caja" SED. Esto significa la capacidad de instalar y configurar el sistema por su cuenta. Considere que esta opción puede resultar más rentable, incluso si tiene que enviar a sus especialistas en TI para que se capaciten.
• Asegúrese de que los empleados de su empresa "utilicen" el sistema- cualquier automatización suele conllevar un aumento de la cantidad de trabajo, especialmente durante la fase de implementación. Si la empresa tiene escasez de personal, es necesario aumentar su número o elegir un EDMS con funciones más simples.
• Procedimiento de implementación del sistema- un elemento importante del éxito del proyecto. Antes de comprar un sistema, asegúrese de planificar esta etapa con anticipación y discutir sus características con el proveedor de la solución. Muy a menudo, sin un estudio exhaustivo de esta etapa, el EDMS cuelga como un "peso muerto" para la empresa.

La implantación de un sistema de gestión documental electrónica es un paso crucial para una empresa, especialmente para las empresas medianas y pequeñas, donde cualquier gasto afecta significativamente la "vitalidad". Por tanto, la elección correcta de un EDMS y un proveedor de soluciones, teniendo en cuenta las peculiaridades del trabajo de las pequeñas y medianas empresas, es muy factor importante... En este artículo, intentamos dar una idea del estado actual del mercado de EDMS para las pequeñas y medianas empresas y ayudar a elegir el sistema de gestión de documentos electrónicos adecuado. Te deseo éxito.

Ocultar espectáculo

Al seleccionar un EDMS, puede solicitar información analítica en los sitios http://www.doc-online.ru y http://www.docflow.ru, así como directamente a los desarrolladores:

• BOSS-Sistema de referencia de empresa de TI. Sitio web http://www.boss-referent.ru
• El sistema "BUSINESS" de la empresa "EOS". Sitio web http://www.eos.ru
• Sistema "Flujo de documentos Éufrates" de la empresa "Tecnologías cognitivas". Sitio web http://www.evfrat.ru
• El sistema "CompanyMedia" de la empresa "InterTrust". Sitio web http://www.intertrust.ru
• El sistema NauDoc de la empresa Naumen. Sitio web http://www.naumen.ru
• El sistema "Akta" de la empresa "DuxSoft". Sitio web http://www.duxsoft.ru

) NauDoc: para mejorar cualitativamente el proceso de trabajo con documentos de gerentes y especialistas en la materia de todos los niveles, para reducir el tiempo de trabajo rutinario con documentos, en otras palabras, automatización del flujo de documentos en la empresa.

NAUDOC es un producto de software para la automatización de oficinas, el flujo de trabajo y los procesos comerciales, desarrollado por NAUMEN. NAUDOC le permite administrar los procesos de tramitación de documentos y monitorear la disciplina de desempeño, recibiendo información integral sobre el avance de la ejecución de las tareas.

El sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc es ideal para automatizar la circulación de documentos de medianas y pequeñas empresas, empresas de gestión, organizaciones de diseño, divisiones de estructuras de holding, así como para resolver tareas específicas para automatizar la circulación de documentos que enfrentan divisiones de grandes empresas (asegurando trabajar con documentos reglamentarios de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2000, interacción entre empleados y personal de servicio, etc.).

Con NAUDOC, es posible organizar un único repositorio de documentos con diferenciación de derechos de acceso en función de roles, lo que permite a los empleados en cualquier momento acceder a documentos y tan pronto como sea posible encontrar toda la información necesaria independientemente de la presencia del propietario de los documentos en el lugar de trabajo. Los registros le permiten registrar el papeleo entrante, interno y saliente, rastreando el movimiento de copias en papel de documentos dentro de la empresa.

La disponibilidad de NAUDOC de controles de disciplina de desempeño permite asignar tareas a los empleados en el sistema, monitorear su ejecución, rastrear los plazos, enviar documentos para su aprobación y enviar documentos aprobados para su revisión por otros usuarios del sistema. Personalización ciclo vital para categorías de documentos le permite especificar rutas típicas de movimiento de documentos, configurar su enrutamiento automático y asignación de tareas.

Todas las acciones con documentos y tareas se realizan a través de la interfaz web, conectándose al sistema desde cualquier lugar del mundo, creando así un único espacio de información para la organización, incluyendo sucursales remotas y trabajadores móviles.

Las ventajas de utilizar el sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc:

Simplificación del procedimiento para la aprobación de documentos por parte de los funcionarios.

• Una vez creado el documento, el empleado lo envía para su aprobación a un cierto círculo de personas de acuerdo con el procedimiento para aprobar documentos adoptado por la organización.
• Cuando se trabaja en conjunto, todas las acciones se realizan en una copia del documento. Los usuarios de NauDoc que aprueban el documento obtienen acceso a él en el proceso.
• En cualquier etapa, se puede crear un informe de aprobación (indicando el nombre y el cargo de la persona que autoriza y la hora exacta de la aprobación del documento).

Posibilidad de registro de documentos electrónicos y en papel en el sistema.

• El registro de un documento en el registro de registro se produce automáticamente en una determinada etapa del trabajo con el documento.
• Para los documentos en papel, se crea una tarjeta electrónica especial en el sistema; se puede adjuntar una copia escaneada del documento a la tarjeta.

Aceleración de la búsqueda de documentos por detalles y contenido

• El sistema NauDoc le proporcionará la capacidad de encontrar instantáneamente todos los documentos para un requisito específico (por ejemplo, número de registro o descripción breve).

Simplificación del trabajo con documentos organizativos y administrativos.

• El usuario crea un documento en el sistema NauDoc, según una plantilla predefinida. Para crear un documento, debe cambiar los valores de los detalles en su tarjeta de registro, se ingresarán automáticamente en el texto del documento. Si es necesario, puede permitir que el usuario cambie el texto de la plantilla.
• Una vez creado el documento, el empleado lo envía a trabajar a un determinado círculo de personas de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización.
• El sistema “conoce” el procedimiento de aprobación: controla los plazos programados en las etapas, notifica a los responsables, el sistema también envía notificaciones sobre el movimiento del documento de una etapa a otra.
• El registro de un documento en el registro de registro se produce automáticamente en una determinada etapa del trabajo con el documento. En este caso, al documento se le asigna un número de registro y se establece la fecha de registro.

Gestión de proceso

• El sistema NauDoc le permite automatizar los procesos de producción o gestión de la empresa. Permite resaltar las etapas, responsables, plazos programados. Esto le permite calcular el costo de los informes sobre la etapa en la que se encuentra cada una de las instancias del proceso, para encontrar " lugares estrechos»Y las personas responsables por las cuales los plazos se ven interrumpidos, realizan el proceso antes de realizar cambios.

Simplificación del trabajo con correspondencia entrante y saliente

• NauDoc se puede configurar como un cliente de correo, proporcionando la capacidad de trabajar con documentos entrantes y salientes, como con documentos normales en el sistema.
• Al procesar la correspondencia entrante, la secretaria acepta cartas, registra las cartas en el Registro de correspondencia entrante, al documento se le asigna automáticamente un número de registro. Una vez elaborado, el documento se envía al responsable para su resolución, de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización. Después de su consideración, el documento se envía para su revisión o ejecución a los empleados de la organización.
• Al procesar la correspondencia saliente, el empleado crea una carta de acuerdo con la plantilla aceptada en la organización, la envía para su aprobación al jefe, de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización. Después de la aprobación del documento, se envía automáticamente a la secretaria. El secretario registra la carta en el Registro y la envía por correo electrónico. Al mismo tiempo, todos los documentos se guardan en el sistema y están disponibles para su búsqueda.

Creación de un portal web corporativo y recurso de Internet de la empresa

• NAUDOC le permite crear sitios de Internet e intranet y administrar la ubicación del contenido (funcionalidad ENGINE). El contenido puede ser artículos, gráficos y otros objetos NAUDOC.
• Cómodo desarrollo y edición de páginas de recursos en el editor WISYWIG integrado, control de versiones.
• Gestionar la publicación de noticias, cuestionarios y votaciones.
• Capacidades de desarrollo integradas y rediseño de páginas de recursos.
• Control de acceso centralizado en las secciones de recursos, la capacidad de coordinar documentos antes de publicarlos en un recurso web.

Características tecnológicas del sistema

• La interfaz 100% web le permite conectarse al sistema desde cualquier lugar del mundo, creando un espacio de información único para la organización, sus sucursales remotas y los trabajadores móviles.
• el sistema está construido con software de escaneo y OCR ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• el sistema permite la autenticación y autorización de personas en servicios de directorio externos, por ejemplo LDAP o Microsoft Active Directory;
• el sistema tiene un módulo para trabajar con una firma digital electrónica () y tiene la capacidad de operar un EDS de cualquier proveedor de cifrado que admita la interfaz Microsoft CRYPTOAPI.

El sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc es ideal para automatizar la circulación de documentos de medianas y pequeñas empresas, empresas de gestión, organizaciones de diseño, divisiones de estructuras de holding, así como para resolver tareas específicas para automatizar la circulación de documentos que enfrentan divisiones de grandes empresas (asegurando trabajar con documentos reglamentarios de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2000, interacción entre empleados y personal de servicio, etc.

El sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc está diseñado para un trabajo cómodo de hasta 50 usuarios que pueden crear hasta 5.000 documentos por año. Estas son las limitaciones tecnológicas de la plataforma de software Zope en la que se desarrolla el producto.

De las notas prácticas, se pueden distinguir los siguientes factores:

• Alta confiabilidad del sistema. Durante 4 años de funcionamiento, ni un solo fallo.
• Alto nivel de seguridad del sistema contra ataques de piratas informáticos
• Buena funcionalidad para un sistema gratuito, pero extremadamente escasa para uno de pago
• Alta carga del servidor incluso con una base de datos pequeña. Es muy probable que la mala optimización del hilo sea la culpable. De ahí la lentitud del trabajo con los documentos.
• Inconveniencia de ingresar datos en la base de datos.
• La usabilidad como tal está ausente , parece que los programadores escribieron el sistema por sí mismos, y no para la venta.
• Impresión de la insuficiencia del sistema.
• Soporte técnico e informativo deficiente (lento) en el foro, incluso para clientes que pagan
• En la versión gratuita, a partir de un cierto número de tareas acumuladas, la búsqueda da respuestas incorrectas.
• En la versión de pago, a partir de un cierto número de tareas acumuladas: la búsqueda comienza a cometer errores al elegir el área de búsqueda, busca documentos en el lugar equivocado, no comprende las condiciones de búsqueda lógica estándar.
• El código del sistema está abierto, pero es imposible cambiar nada manualmente.

Plataforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC está disponible en 2 ediciones: NAUDOC Free y NAUDOC Enterprise

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No es ningún secreto que la conducción exitosa de cualquier negocio depende principalmente de cómo funciona el mecanismo de organización de la documentación. Después de todo, el papeleo, aunque no es divertido, es un vínculo importante en la gestión de la empresa.

Además, la documentación debe tratarse de manera oportuna, de lo contrario comenzará a acumularse y perderse. Para evitar posibles pérdidas, se introdujo un sistema de gestión de documentos electrónicos.

En este artículo te contamos: ¿Qué es un EDMS? ¿Qué tipos, ventajas y desventajas tiene?

Con el desarrollo de Internet, la época de las carpetas gruesas y los archivos polvorientos es cosa del pasado. Ahora el proceso de trabajar con documentos está completamente automatizado. Los documentos necesarios se pueden encontrar con un solo clic y el archivo se realiza sin ninguna intervención humana. El EDMS abre estas oportunidades para las empresas.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un software especial, gracias al cual los documentos se procesan en en formato electrónico... Es decir, gracias al EDMS, es posible transferir documentos entre empleados, emitir tareas individuales, archivar, etc.

Seguro que muchas organizaciones saben cómo crear documentos electrónicos, almacenarlos y transferirlos. Sin embargo, simplemente formato electronico no tendrá ningún efecto legal. Para que el papel electrónico gane peso es importante que esté firmado por ambas partes. En este caso, los documentos deben estar sellados con una firma electrónica especial.

Por tanto, el EDMS se puede dividir en dos tipos:

1. Flujo de documentos dentro de la empresa entre empleados;
2. Flujo de documentos entre varias empresas y organizaciones a través de canales especiales de comunicación.

Para utilizar el EDMS dentro de la organización, necesita un software especial. Por lo general, este programa se denomina plataforma EDF. Además, se requiere hardware adicional para el buen funcionamiento de dicho software. Por ejemplo, servidores, canales de red, etc.

Se necesitará un operador de gestión de documentos electrónicos si es necesario trabajar con papeles entre dos empresas diferentes. Tal operador será un buen ayudante. Después de todo, él sabe cómo entregar mensajes, verifica en qué formato se envían los documentos, requiere y controla la colocación de una firma electrónica, almacena y archiva los documentos por su cuenta, etc.

Por tanto, EDMS es el "sistema circulatorio" de todo el negocio. Ahorra mucho tiempo y, sin duda, tiene un efecto positivo en el trabajo de la organización en su conjunto. Pero, ¿hay siempre algún beneficio de este tipo de procesamiento de información? ¿Y el EDMS es capaz de dañar el negocio? Para responder a estas preguntas, debe considerar los aspectos positivos y lados negativos Gestión de documentos electrónicos.

Pros y contras de EDF

Como cualquier otro proceso de FED, tiene pros y contras. Los principales parámetros se presentan en la siguiente tabla.

Ventajas

desventajas

Ordenando. El sistema asigna automáticamente números a los documentos, lo que elimina todo tipo de errores. Seguimiento. En cualquier momento puede averiguar quién está trabajando con el documento. La seguridad. El empleado no podrá perder ni estropear el documento electrónico Recuperación . Un documento eliminado se puede restaurar en cualquier momento Preservación de recursos temporales... La forma electrónica del documento llega a cada empleado en cuestión de segundos, independientemente de su ubicación. Es conveniente trabajar. Si es necesario, el empleado puede cambiar la versión original del documento. EDF permite restaurar cada uno de ellos. Además, puede rastrear los nombres de los especialistas que trabajaron en el papel. Disponibilidad . El sistema de electroerosión funciona 24 horas al día, 7 días a la semana. Además, al conectarse a él a través de Internet, un empleado puede trabajar con documentación en cualquier momento, incluso si está en el hospital o de vacaciones. Planificación. El sistema permite a un especialista planificar el curso del trabajo con papeles. Puede establecer la fecha, la hora de ejecución, así como el orden. Y en el momento adecuado, el programa en sí le indicará al empleado la necesidad de realizar su trabajo. Búsqueda conveniente. El programa está diseñado de tal manera que permite encontrar documento requerido no solo por nombre, sino también por palabra clave. Ahorro de papel. No es necesario imprimir la documentación, graparla en carpetas y hacer un inventario. Toda la información se almacena electrónicamente y en cualquier momento. documento requerido se puede imprimir en papel.

Gasto de dinero... La creación de EDF requerirá ciertos costes financieros. Se necesita dinero para software y hardware. El monto de los costos dependerá del número de empleados conectados. En promedio, esta cantidad será de unos 100.000 rublos (*). Para usar el EDMS inmediatamente, no funcionará... Después de la adquisición, instalación, implementación y depuración del programa se necesita mucho tiempo, así como habilidades especiales. Capacitación... Para utilizar correctamente el SGDEA, todos los empleados implicados deben recibir una formación especial. Seguridad... Para la seguridad de la información, los líderes de la empresa deben prestar especial atención a la seguridad. Es decir, para liberar firma electronica, determinar cuál de los empleados y qué acceso a los periódicos tendrá, y también debe proteger el programa de la penetración del exterior. Necesitará un administrador de EDMS... El personal de la organización debe contar con una persona que sea capaz de resolver las tareas actuales de trabajo en el EDMS. Es decir, para depurar el servidor, ayudar a los usuarios, monitorear el funcionamiento del sistema. Requiere respaldo continuo... Para preservar la información, los usuarios deben mantener registros en todo momento. En algunos casos, se requiere la existencia de un documento electrónico y en papel.... Si, por ejemplo, un socio no tiene un EDMS instalado, cuando trabaje con él, la documentación debe estar tanto en formato electrónico como en papel.

El costo real de la gestión de documentos electrónicos para pequeñas empresas

(*) Si la empresa es pequeña y el dueño del negocio (o el único propietario) va a firmar personalmente los documentos, los costos serán mínimos. Consisten en comprar una firma digital electrónica - 1.500 rublos y acceso a un servicio de gestión de documentos electrónicos - a partir de 100 rublos.

Para pequeños volúmenes nuestro equipo editorial recomienda el servicio Kontur.Diadok. Si elige la tarifa " Universal“Entonces los costos serán de solo 9 rublos por el documento enviado. Si se compara con el envío de documentos originales por correo, aquí está el envío de uno carta certificada dentro de la región será de al menos 50 rublos. La diferencia es obvia:

El sistema ofrece a todos los nuevos usuarios 50 transferencias de bonificación de bienvenida de documentos electrónicos.

Como se puede ver en la tabla, a pesar de los aspectos positivos, la SED también tiene aspectos negativos. Principalmente se reducen a los costos de materiales, que, como resultó, puede que no sea pequeño.

La empresa incurrirá costos significativos no solo para la instalación software y la compra del equipo necesario, pero también debe contratar a un empleado, sin cuyas habilidades especiales el sistema de gestión de documentos electrónicos simplemente no funcionará. Dicho empleado también debe pagar un salario. Y este es otro rubro de gastos.

Pero no olvide que los esfuerzos realizados darán sus frutos en el futuro y las empresas que trabajan con EDMS solo se beneficiarán. Después de todo, no solo ahorrarán tiempo de procesamiento de la información, sino que también reducirán significativamente el costo de pago de los servicios, por ejemplo, para un archivero. Además, además de todo lo demás, el archivo electrónico no requiere locales adicionales, la compra de suministros de oficina adicionales y otros puntos.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

Por regla general, se trata de un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDM), en el que puede generar, enviar, recibir y firmar documentos electrónicos. Son equivalentes a los de papel con firma manuscrita. Para realizar la gestión de documentos electrónicos, necesita un certificado de firma electrónica.

La interfaz generalmente consta de 2-3 pestañas, entre las que se encuentran las contrapartes (sus socios y clientes que participan en EDF) y la pestaña principal: Documentos. En esta pestaña, en las secciones Bandeja de entrada y Bandeja de salida, encontrará los documentos enviados y recibidos por usted.

Tipos de FED

Sin duda, al introducir la gestión de documentos electrónicos, las organizaciones ponen gran énfasis en la eficiencia. Es difícil decir qué tipo de EDI será más eficaz para una organización en particular. Todo depende de la dirección de la empresa y de sus procesos comerciales.

Sin embargo, existe una calificación general de FED en términos de funcionalidad, tecnología de control, componentes constituyentes, etc. En este sentido, se pueden distinguir los principales tipos de EDMS:

• Sistema de trabajo de oficina... Este tipo está destinado a la gestión de la empresa. Además, el trabajo se lleva a cabo de acuerdo con todas las reglas aceptadas con control vertical, es decir de jefe a subordinado;
• Archivos electrónicos... El objetivo principal de dicho sistema es organizar el almacenamiento de documentación. Entre otras cosas, el programa permite al usuario encontrar fácilmente el papel requerido. Sin embargo, la transferencia de documentación en tal sistema no será posible;
• Sistemas de flujo de trabajo... Este tipo de sistema está muy extendido entre los usuarios debido a que su la tarea principal Es la organización y automatización de los procesos comerciales. Es fácil hacer negocios con dicho software y el flujo de trabajo es solo una razón para la existencia de momentos de trabajo;
• Sistemas ECM... El software permite al usuario introducir novedades en el sistema de gestión de la organización. Con la ayuda de sistemas complejos, es posible gestionar: documentos, firmas, flujos de trabajo, conocimiento de los empleados, etc. Este tipo de FED será mucho más caro, porque ofrece al usuario una funcionalidad avanzada.

Cabe señalar que cada tipo de EDMS se convierte en la escala más grande del anterior, y da mas posibilidades usuarios. Sin embargo, para apreciar todos los beneficios de la gestión de documentos electrónicos, es necesario tomar la decisión correcta.

Cómo elegir el EDMS adecuado

Como ya se señaló, la elección de un EDMS es un proceso complejo que requiere una atención especial. Entre otras cosas, la gestión de la empresa debe tener en cuenta una gran cantidad de factores decisivos, como la dirección de la empresa, el personal, etc.

Por ejemplo, para organización comercial establecerá correctamente el SGDEA tanto entre empleados como entre socios. Solo así la empresa podrá obtener los beneficios económicos necesarios.

Para institución del Estado es mejor centrarse en los aspectos específicos de su trabajo y prestar más atención a la creación de archivos electrónicos. Y también se requiere capacitar a los empleados para trabajar con ellos.

Al elegir uno u otro EDMS, es importante considerar si el sistema cumple con los requisitos establecidos. Éstos incluyen:

• Integridad de la funcionalidad;
• La conveniencia de uso;
• ¿Qué tan rápido se introducirá este sistema en el flujo de trabajo?
• La presencia de entornos, y deben ser flexibles;
• ¿Tiene el sistema la capacidad de ampliar la funcionalidad?
• ¿Es posible ajustar el EDMS al software existente de la empresa?
• Facilidad de adaptación;
• Disponibilidad apoyo técnico... Es importante que dicha asistencia sea de alto nivel;
• Reputación del fabricante, etc.

Teniendo en cuenta este hecho, el usuario debe adherirse a las siguientes acciones:

1. Explore la funcionalidad. Es necesario prestar especial atención al capítulo "Oportunidades". Es importante que el fabricante indique específicamente la lista de tareas realizadas por el programa. Si no hay detalles, entonces vale la pena abandonar dicho sistema EDMS;
2. Disponibilidad de presentaciones temáticas. Es importante que el programa contenga material de demostración, explicando así al usuario cómo utilizar la funcionalidad;
3. Examine las capturas de pantalla. Por lo tanto, el administrador podrá asegurarse de si la funcionalidad es realmente simple y si cumple con los requisitos establecidos;
4. Asegúrese de estudiar las reseñas de usuarios reales. La mayoría la mejor manera- esto es ver videos en YouTube;
5. Muchos fabricantes ofrecen pruebas gratuitas a los ejecutivos. De esta forma, el usuario podrá comprender si el producto seleccionado es adecuado o no;
6. En cuanto al coste de la mercancía, es obvio que este punto no puede dejar de preocupar al comprador. Es difícil determinar cuál debería ser el costo real del EDMS, pero vale la pena estudiar qué constituye esta o aquella cifra. Por tanto, un estudio detallado de la lista de precios ayudará al comprador a evitar gastos y gastos imprevistos.

Vale la pena recordar que solo un especialista ayudará a tomar la decisión correcta. Por lo tanto, la selección e instalación del EDMS debe llevarse a cabo solo bajo la estrecha atención de una persona que tenga habilidades especiales.

Debido al alto costo, no todas las organizaciones de nuestro país trabajan con EDMS. Por el momento, hasta ahora solo las grandes empresas realizan trámites en formato electrónico. Pero todo está cambiando, y es probable que en un futuro próximo se aprecie la necesidad de trabajar con la ayuda del EDMS, y muchas empresas podrán permitirse realizar comercio electrónico... ¡Esto significa que se convertirán en los más efectivos y exitosos!

6. ¿Quiénes son los carismáticos? [Recurso electrónico] // Revista Bendición. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Mis nueve vidas en Scientology / trans. De inglés A. Kondrashova, 2007.M.: 201 p.

8. Chernyshev VM Espada de doble filo. Sinopsis sobre sectología. K: Seminario Teológico de Kiev, 2000, 169 p.

Texto original en ruso © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Estudiante de la Facultad de Administración, Universidad Social Estatal de Rusia

Moscú, RF Correo electrónico: [correo electrónico protegido] Supervisor Académico: Veretekhina S.V., Candidato de Ciencias Económicas, Profesor Asociado del Departamento de Gestión de Personal y Política de Personal

Email: [correo electrónico protegido]

FLUJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE PEQUEÑAS EMPRESAS

anotación

El trabajo trata sobre la implementación de la gestión documental electrónica, así como las principales ventajas y viabilidad económica de su implementación.

Palabras clave Flujo de documentos electrónicos, automatización del flujo de documentos, Sistemas de información, procesos de negocio, documento.

El trabajo analiza la implementación de la gestión de documentos electrónicos, así como las principales ventajas y viabilidad económica de su implementación.

Gestión de documentos electrónicos, automatización del flujo de trabajo, sistemas de información, procesos de negocio, documentos.

La forma moderna de hacer negocios en empresas y organizaciones requiere mucho trabajo con documentos. Buscar, aprobar y aprobar se convierten en procedimientos bastante complejos y engorrosos, que no se pueden descartar. El único enfoque efectivo en tal situación es el uso de tecnologías modernas y la máxima automatización de todas las etapas del trabajo con documentos. Además, la reciente aparición de una cantidad suficiente de potencia informática disponible y software de alta calidad para ellos hace que esta solución sea fácil de implementar y económica.

La automatización del flujo de trabajo le permite organizar de manera más eficiente el trabajo de la empresa. La rápida adquisición de muestras de documentos en papel y electrónicos mediante el uso de tecnologías de escaneo, reconocimiento e impresión de documentos hace la transición de versión en papel Documento a electronico y reverso. Por lo tanto, se abre un método para la transferencia indolora de documentos del papel al envío electrónico, mientras se hace posible utilizar las ventajas de las computadoras.

La posibilidad de introducir la gestión de documentos electrónicos legalmente significativos en los existentes.

REVISTA CIENTÍFICA INTERNACIONAL "SYMBOL OF SCIENCE" No. 5/2016 ISSN 2410-700X_

Los sistemas de información y los procesos comerciales de los clientes ayudan a llevar el trabajo de las grandes, medianas y pequeñas empresas a un nivel cualitativamente nuevo. El uso de mecanismos de intercambio de documentos en línea proporcionará los siguientes beneficios: independencia de la ubicación geográfica, mayor productividad de los servicios financieros y contables y optimización de los costos de hacer negocios.

La automatización también permitirá distribuir instantáneamente los costos a los centros de responsabilidad financiera y las partidas presupuestarias, analizar la ejecución de los presupuestos de los departamentos para la toma de decisiones operativas y evaluar la efectividad de su trabajo en línea, y analizar en detalle las partidas de costos individuales, especialmente significativas.

Si hablamos de eficiencia, entonces la automatización del flujo de documentos en la empresa proporciona ahorros significativos. La cantidad de documentos en papel se reduce significativamente, minimizando así los costos de materiales fungibles... Los empleados pasan menos tiempo buscando la información que necesitan, creando documentos estándar desde cero y compilando varios informes. La preparación y aprobación de documentos es muchas veces más rápida, lo que, entre otras cosas, aumenta la confianza en la empresa por parte de los socios.

El sistema de gestión de documentos electrónicos le permite automatizar el desarrollo y aprobación de todos los documentos de la organización, enviar documentos para su revisión por una amplia gama de empleados, emitir pedidos y monitorear su implementación, así como crear procesos comerciales arbitrarios para resolver los problemas de cualquier organización. Tareas.

El sistema contiene una serie de procesos comerciales estándar integrados que cubren la mayoría de las tareas de automatización del flujo de trabajo. Con estos procesos, puede comenzar con el sistema muy rápidamente. Además de los estándar, los usuarios pueden desarrollar sus propios procesos, así como hacer los ajustes necesarios a los procesos existentes, utilizando herramientas convenientes integradas en el sistema.

Cualquier proceso de negocio puede ser iniciado por un usuario del sistema con la autoridad apropiada. Además, el sistema proporciona capacidades de programación de eventos flexibles, lo que le permite preconfigurar las fechas y la frecuencia de lanzamiento de ciertos procesos y notificaciones.

El sistema le permite trabajar no solo con los documentos internos de la organización, sino también automatizar completamente el procesamiento de los documentos entrantes y salientes. Dicha automatización reduce significativamente el tiempo de procesamiento de los documentos entrantes y simplifica su contabilidad, hace que todo el proceso desde la recepción de un documento entrante hasta el envío de un documento saliente sea absolutamente transparente y manejable.

A continuación se muestra el tiempo empleado en operaciones típicas al procesar documentos electrónicos y en papel.

Carga gastada en operaciones típicas, horas al mes

Figura 3 - Gráfico que muestra el tiempo dedicado a operaciones típicas al procesar documentos electrónicos y en papel.

Una de las ventajas clave de automatizar los procesos comerciales de una organización mediante el uso de

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sistemas de gestión de documentos: el surgimiento de un control total sobre la implementación de todas las tareas resueltas en la organización. Además del tiempo de desarrollo y aprobación de los documentos, la gerencia puede controlar todos los aspectos del trabajo de sus subordinados: el tiempo de su trabajo en el sistema, el número de tareas realizadas, el tiempo que lleva completar las tareas, el número de tareas atrasadas y la hora a la que estaban atrasadas. Los empleados autorizados reciben notificaciones oportunas de que es posible que la tarea no se complete a tiempo, de modo que puedan comunicarse con el empleado que está retrasando el proceso y resolver rápidamente un problema potencial. Además, en cualquier momento, puede solicitar informes detallados sobre el progreso de las tareas actuales de la organización.

El control de ejecución le permite cambiar radicalmente el trabajo de una organización, hacer que los procesos complejos sean simples y transparentes, mostrar la calidad del trabajo de todos los empleados y le permite influir rápidamente en todos los procesos.

Recientemente han comenzado a aparecer soluciones basadas en cajas de sistemas de gestión documental electrónica, dirigidas a pequeñas y medianas empresas, que cuentan con capacidades inherentes a los sistemas corporativos, como por ejemplo, un diseñador gráfico de rutas, un diseñador de tarjetas de registro y plantillas de informes o la capacidad de los usuarios para escribir módulos de software adicionales.

La introducción de EDMS es aconsejable en las grandes empresas, donde el volumen de documentos es a veces muy grande y el flujo de trabajo en papel a menudo ralentiza las actividades de departamentos enteros, lo cual es simplemente inaceptable. Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una herramienta eficaz para mejorar la velocidad de trabajo de cualquier empresa u organización.

En primer lugar, se trata de una reducción del coste de los soportes de papel. Además, los empleados de la organización no tendrán que perder tiempo corriendo a un departamento vecino para una firma, otro para un sello. Naturalmente, esto afectará la velocidad de procesamiento de los flujos de información. Los pedidos se ejecutarán mucho más rápido, los documentos se procesarán sin demoras.

V mundo moderno Con una competencia cada vez mayor y un flujo de información cada vez mayor, se le pide todos los días que haga su infraestructura más eficiente, mantenga a todos productivos, mejore los procesos comerciales y haga que su negocio sea más transparente y seguro. Y hágalo todo más rápido, más seguro y a un costo menor. En estas condiciones, la disponibilidad de un sistema de gestión de documentos electrónicos eficaz se vuelve fundamental para el éxito del negocio.

Lista de literatura usada:

1. Bondaletov V.V. Carrera y competencia profesional de un gerente en las condiciones de la Rusia moderna. / En la colección: Educación social profesional: niveles, experiencia y perspectivas de desarrollo. Colección de materiales del XIII Congreso Social y Pedagógico de toda Rusia. 2013 S. 38-40.

2. Veretekhina S.V. Problemas de implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos en instituciones de educación preescolar // Kadrovik 2014, No. 11. P. 122-129.

3. Veretekhina S.V. Pruebas psicométricas y soluciones de software. Materiales de las lecturas de Afanasiev.2015. T.1.; 13.P.116-121.

4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Sistemas automatizados control sobre la ejecución de documentos. Ciencia moderna: problemas de actualidad de la teoría y la práctica. Serie: Economía y Derecho.2015. Núm. 3-4, pág. 12-16.

5. Veretekhina S.V. Revisión de los requisitos de la especificación europea MOREG-2 y el problema de la sustitución de importaciones de soluciones de software EDMS / ECM en el mercado ruso. Materiales de las lecturas de Ivanovo.2015. No. 5.P.203-209.

6. Veretekhina S. V. Sistemas automatizados de evaluación de personal / S. V. Veretekhina // Gestión de personal y recursos intelectuales en Rusia. 2015. T. 4. No. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinichenko M.V. Eficiencia como base de KPI. Materiales de las lecturas de Ivanovo. 2015. No. 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Reserva de personal Manuales. / Vinichenko M.V. // Análisis de problemas y diseño de la gestión del estado. - 2014. - No. 5 (37), volumen 7. - P.16-30

9. Kibanov A.Ya. Fundamentos de la gestión de personal. - M .: INFRA-M, 2014 .-- 440 p.

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10. Kirillov A.V. Cuestiones problemáticas del desarrollo de tecnologías de gestión de personal en la práctica nacional y formas de resolverlas: Monografía / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M .: Rusays, 2015.- 280 s

11. Aksenov, A.S. Características de la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos para pequeñas empresas / A.S. Aksenov // Perspectivas innovadoras de Donbass: materiales de carácter científico-práctico internacional. Conf., 20-22 de mayo de 2015 V. 7: Reformar la gestión en el contexto del desarrollo innovador. - Donetsk, 2015.-P.7-11.

12.Mansurova N.A. Requisitos previos y etapas de la implantación de la gestión documental electrónica en la pequeña y mediana empresa // Investigación económica. No. 1., 2014

© Vladychansky T.V., 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Alexandrovna

Estudiante de tercer año de la Facultad de Economía, Universidad Estatal de Economía y Gestión de Novosibirsk - "NINH", Novosibirsk, RF Correo electrónico: [correo electrónico protegido]

PROBLEMAS DEL USO ACTIVO DE LAS REDES SOCIALES POR LOS JÓVENES Y LAS FORMAS DE SU SOLUCIÓN

anotación

El artículo revela la esencia de los principales problemas derivados del uso activo y frecuente de redes sociales, sus posibles razones. Se proponen métodos para resolver los problemas considerados en relación con un individuo y un grupo de personas. Se revelan las posibilidades de resolver problemas de forma independiente por parte del usuario de una red social.

Actualmente, las redes sociales y sobre todo los problemas relacionados son de gran relevancia en amplios círculos. Las redes sociales se están volviendo cada vez más populares cada año, casi ninguna persona, principalmente los jóvenes, puede imaginar su vida sin usar Internet para comunicarse (después de todo, la comunicación es el objetivo principal de crear un recurso como las redes sociales) . Por supuesto, los jóvenes también persiguen otros objetivos (además de la comunicación informal), registrándose en todo tipo de sitios, por ejemplo: ver las noticias, escuchar música, correspondencia comercial, trabajar. Sin embargo, la mayor parte del tiempo que pasan en las redes sociales, los jóvenes se dedican específicamente a la comunicación informal con familiares, seres queridos, amigos.

El uso activo de las redes sociales, a pesar de su aparición oportuna en el contexto de los avances científicos y tecnológicos, a pesar de la inalienabilidad de su existencia en el mundo moderno en relación con el desarrollo de la comunicación a distancia, todavía tiene aspectos negativos y problemas que pueden preocupar tanto a una persona como a otra. individuos y grupos de personas (y estos grupos pueden ser completamente diferentes en cuanto al número de integrantes) y pueden generar problemas más ambiciosos que necesitan ser resueltos, y resueltos sin perjuicio del curso normal del tiempo, a saber: progreso, técnico y desarrollo tecnológico de la sociedad.

Con el fin de formular propuestas de resolución de problemas asociados a activos

EDMS es una de las áreas de TI más misteriosas y mitificadas. El sector se ha llenado de mitos desde sus inicios. Naturalmente, algunos de ellos ya están desactualizados y han perdido su relevancia, pero las nuevas tendencias de la industria y la tecnología de la información agregan conceptos erróneos al mercado. Es hora de desacreditar los más relevantes.

1. EDMS es la automatización de los documentos administrativos, de entrada / salida y de oficina.

A pesar de que los sistemas de gestión de documentos electrónicos se han arraigado durante mucho tiempo en el mercado ruso, este punto de vista es bastante común.

De hecho, todo el mundo dispone de gestión de documentos electrónicos. Tan pronto como creó un archivo en Word y lo envió por correo electrónico o recibió el archivo por correo, el flujo de documentos electrónicos ya se ha producido.

"La oficina es sólo una de las formas de organización de EDF, que mejor se adapta a la práctica doméstica de trabajar con documentos en papel", explicó. Sergey Kuryanov, Director de marketing estratégico, DocsVision. Este formulario implica una contabilidad total centralizada de todos los documentos oficiales, así como el control del proceso de ejecución de las instrucciones emitidas sobre ellos por la dirección.

Sin embargo, el contenido de la empresa no se limita a los documentos oficiales; ante ellos y en el proceso de su preparación, se crean y circulan documentos no oficiales. Y sus flujos son mucho más complejos y más.

Este EDMS debería resolver el problema de la gestión de todos los documentos electrónicos sin excepción, tanto oficiales como no oficiales, Sergey Kuryanov

"Vivimos en el mundo de la información, y casi el 100% de la información existe en forma de documentos electrónicos. Un EDMS real debería resolver el problema de la gestión de todos los documentos electrónicos sin excepción, tanto oficiales como no oficiales", dijo Sergey Kuryanov. Según él, sería más correcto no producir sistemas separados para cada tipo de documento, sino exigir a su propio EDMS una solución integral al problema.

2. El EDMS por sí solo salvará a la empresa del desorden interno.

Este es uno de los mitos profundamente arraigados. De hecho, EDMS no resuelve los problemas de desorden organizacional, si ya existe en la empresa.

"Si el sistema se implementa en una empresa en la que no se comprende la interacción interna, los procesos comerciales y las áreas de responsabilidad, entonces la implementación del sistema solo agravará estos problemas", explicó. Ivan Tarkhanov, Responsable de Gestión de Documentos Electrónicos en Cognitive Technologies. Los tomadores de decisiones de implementación deben tener claro qué objetivos persiguen con este proyecto.

Si el sistema se implementa en una empresa en la que no se comprende la interacción interna, los procesos comerciales y las áreas de responsabilidad, entonces la implementación del sistema solo exacerbará estos problemas: Ivan Tarkhanov

3. Si el flujo de documentos es electrónico, entonces es efectivo.

Este mito estaba en su apogeo hace unos años. Ahora, la mayoría de los clientes ya comprenden que este no es el caso, pero muchos continúan creyendo en este engaño.

"El flujo de documentos electrónicos también puede ser ineficaz, todo depende de la eficiencia con la que se construya el proceso empresarial en sí, y no de su implementación técnica", dijo. Sergey Plaunov, Responsable de BPM y ECM en CROC.

“Debes responderte tú mismo las preguntas: se realizó la reingeniería, se comprendieron las mejores prácticas existentes en la empresa, se tomaron en cuenta y se unificaron los procedimientos que son importantes para la empresa en su conjunto”, explicó. Ilya Konstantinov, Departamento sistemas corporativos, Técnico Experto en Diseño Digital. También es importante quién y en qué modo utiliza el sistema, si la gestión trabaja en el EDMS o todo lo que se requiere lo hacen los asistentes. Todos estos son matices, pero, según Konstantinov, se derivan de los objetivos del cliente de implementación.

Entonces, si la reingeniería y la optimización del proceso comercial del flujo de documentos se sincronizan con la transición al flujo de documentos electrónicos, entonces, según Sergei Plaunov, puede implementarlo inmediatamente de la forma más efectiva.

Si dedica el tiempo a la reingeniería y la optimización del proceso empresarial del flujo de trabajo con la transición al flujo de documentos electrónicos, puede implementarlo inmediatamente de la forma más eficaz: Sergey Plaunov

4. La mejor opción son las soluciones de los líderes del mercado.

Este mito se encuentra en la superficie y, debido a su simplicidad y obviedad, captura la mente de los clientes, predeterminando o al menos influyendo seriamente en su elección. Pero en realidad, no todo es tan sencillo.

"Los sistemas, el pico de su popularidad hoy, conquistaron el mercado en los últimos años, cuando las ventajas tecnológicas y de otro tipo inherentes a ellos eran más demandadas", dijo. Alejandro Nazarov, Jefe de Ventas de Haulmont. Ahora las necesidades del mercado están cambiando y las soluciones desarrolladas hace 4 o 5 años son cada vez más relevantes.

Los sistemas, el pico de su popularidad en la actualidad, conquistaron el mercado en los últimos años, cuando las ventajas tecnológicas y de otro tipo inherentes a ellos eran más demandadas: Alexander Nazarov

Estos sistemas con menos implementaciones que los de los líderes, según Nazarov, pueden ser mucho más progresivos, más tecnológicos, se basan en tecnologías modernas y será relevante durante al menos 5 a 7 años después de la implementación. Al mismo tiempo, el período de su presencia en el mercado y, en consecuencia, la experiencia en la implementación de proyectos puede ser más que suficiente para la implementación de proyectos de cualquier escala.

5. Los sistemas de fabricación occidental son más funcionales y flexibles

Este mito tiene una base real. Históricamente, los sistemas rusos eran inferiores a las soluciones ECM occidentales, pero estaban más enfocados en los procesos requeridos específicamente. Empresas rusas, que desde el punto de vista de la organización de la gestión tienen una cierta especificidad.

"Durante las últimas décadas del desarrollo del mercado de EDMS, los fabricantes nacionales más maduros han implementado plataformas de automatización potentes y flexibles que no son inferiores a los sistemas occidentales", explicó. Vladimir Andreev, Presidente de Doksvision. Al mismo tiempo, según él, tienen ciertas ventajas, ya que contienen módulos y aplicaciones listas para usar enfocadas a automatizar procesos con especificidad doméstica, sin mencionar el costo del software y la disponibilidad de los servicios.

Durante las últimas décadas del desarrollo del mercado de EDMS, los fabricantes nacionales más maduros han implementado plataformas de automatización potentes y flexibles que no son inferiores a los sistemas occidentales: Vladimir Andreev

6. EDMS solo para organizaciones con regulaciones claras y procesos comerciales descritos

De hecho, si la organización es un desastre, no tiene mucho sentido un EDMS que funcione. Pero no es en absoluto necesario que todo sea correcto y claro.

“Recientemente, cada vez más empresas que utilizan metodologías de gestión flexibles están utilizando la gestión de casos adaptativa”, dijo Ivan Tarkhanov. Los EDMS, según él, también se están adaptando a esta tendencia y cambiando sus configuraciones clásicas y reglas de trabajo.

Recientemente, cada vez más empresas que utilizan metodologías de gestión flexibles utilizan la gestión de casos adaptativa - Ivan Tarkhanov

7. Inmediatamente después de la implementación del sistema, puede comenzar a usarlo activamente.

Debido a la naturaleza del objeto de automatización: procesos gobierno corporativo- la introducción del EDMS no puede percibirse como un proyecto normal que termina con la puesta en servicio. Cualquier proceso de gestión es una entidad en constante cambio. Además, al comienzo de la implementación del EDMS, la parte receptora tiene una idea pobre de las posibilidades reales del sistema potencial.

"En la práctica, la implementación de EDMS es una cadena de proyectos interrelacionados tanto para el desarrollo de la gama de procesos automatizados como para la expansión de su contenido funcional y la modernización de procesos", dijo Vladimir Andreev. Es por eso que se imponen requisitos específicos en el conjunto de herramientas de EDMS, si es posible, la personalización de aplicaciones ya implementadas y la rápida automatización de cada vez más procesos nuevos.

En la práctica, la implementación de un EDMS es una cadena de proyectos interrelacionados tanto para el desarrollo de la gama de procesos automatizados como para la expansión de su contenido funcional y la modernización de procesos - Vladimir Andreev

8. Al implementar el EDMS, no se requiere nada del cliente, todo lo hará el contratista.

Este engaño es principalmente típico de las pequeñas empresas, así como de las que no son aficionadas a la informatización y rara vez llevan a cabo este tipo de proyectos. De hecho, la introducción de un EDMS es casi siempre un cambio en el trabajo interno y la rutina de la empresa.

"Si el equipo no está preparado para esto y no hay una motivación poderosa para el cambio, entonces el efecto será el contrario o cero", dijo Ivan Tarkhanov. Al mismo tiempo, recientemente, según él, hay una tendencia al cambio, tk. los clientes han adquirido más experiencia.

9. Las pequeñas empresas no necesitan un buen EDMS

El mito es bastante obvio y está asociado con la idea errónea de que las pequeñas empresas necesitan MS Office y 1C.

De hecho, si una empresa emplea a 10 personas, puede organizar el registro y la contabilidad de documentos en Excel, almacenar imágenes de documentos en la nube y enviarlas a Outlook.

"Una organización pequeña puede encontrar una solución en la nube adecuada. Se trata tanto de Google Apps como de Microsoft Office 365", dijo Sergey Kuryanov.

"Bien puede ser un sistema bueno y comprensible para este equipo en las condiciones dadas", explicó Ilya Konstantinov. La pregunta es, ¿qué tareas se establecen las pequeñas empresas y la TI?

"Todo depende de lo que se considere una pequeña empresa. Si excluimos a las microempresas de esta definición, donde el proceso de flujo de trabajo es bastante específico, entonces hay un beneficio de EDMS para las pequeñas empresas", dijo Dmitry Shushkin, director de proyectos corporativos de ABBYY. Rusia. Por supuesto, debido a la escala, el efecto del uso de EDMS para las pequeñas empresas será menos obvio que para las medianas o grandes.

"Por supuesto, funciones como registrar la correspondencia entrante, monitorear la ejecución de pedidos, automatizar los procedimientos para aprobar documentos son demasiado engorrosas para las pequeñas empresas y no son necesarias, ya que estas cosas son más fáciles y rápidas para que un pequeño grupo de personas las discuta. sentado en la misma mesa ", explicó Sergey Plaunov. Al mismo tiempo, los medios para formar un entorno de trabajo de información, en el que es posible estructurar cualitativamente la información, buscar y proporcionar acceso rápido a ella, formar plantillas de documentos, discutirlas, etc., pueden ser muy apropiados incluso en el caso de una pequeña empresa.

"Si un emprendedor planea crecer, entonces es necesario pensar en el desarrollo y depuración de las comunicaciones internas, los procesos comerciales", explicó Ilya Konstantinov. Y tarde o temprano, la cuestión de elegir una plataforma de gestión de documentos cobrará relevancia.

10. Los EDMS móviles son peligrosos

En realidad, el EDMS móvil no es más peligroso que otras aplicaciones corporativas con acceso móvil.

"La amenaza no está en el EDMS móvil, sino en la implementación de una estación de trabajo móvil específica, en ausencia o aplicación incorrecta de políticas de seguridad por parte del personal de TI del cliente", explicó Sergey Kuryanov.

La amenaza no está en el EDMS móvil, sino en la implementación de una estación de trabajo móvil específica, en ausencia o aplicación incorrecta de políticas de seguridad por parte del personal de TI del cliente, - Sergey Kuryanov

"Mucho depende de la política de la empresa, las tecnologías utilizadas y el enfoque para garantizar seguridad de información- deben elaborarse tanto medidas organizativas como técnicas ", - dijo Sergey Plaunov. Con la debida atención a este tema con el uso de medios modernos es seguro. Y, según Plaunov, es vital en las realidades modernas.

"Actualmente, los proveedores de EDMS están resolviendo el problema de la seguridad del acceso a los datos corporativos. Para algunas plataformas, existen productos de software proporcionar acceso móvil seguro a EDMS ", explicó Ilya Konstantinov. Una variedad de métodos de acceso, dijo, requiere medidas de seguridad complejas. Y esta tarea se resuelve mediante servicios de TI no tanto en el contexto de EDMS, sino en el contexto de la todo el panorama de TI de la empresa.

"Además, la respuesta a este mito será el hecho de que las grandes corporaciones, incluidas las financieras y estatales, tienen acceso móvil a EDMS y se utilizan en los niveles más altos de gestión", dijo Ilya Konstantinov.

En las grandes corporaciones, incluidas las financieras y estatales, el acceso móvil a EDMS está disponible y se utiliza en los niveles más altos de gestión: Ilya Konstantinov

11. No existe una base legal para la implementación de EDS.

Realmente el marco legislativo para la introducción de EDS está completamente listo.

"Ahora nadie está impidiendo que las empresas cambien a la circulación de documentos sin papel con cualquier documento, excepto por una pequeña lista acordada (personal y otros tipos especiales de trabajo de oficina)", explicó Sergei Kuryanov. El problema a menudo no es que no existan leyes y regulaciones, sino que la empresa no ha desarrollado regulaciones, legitimando el uso de medios EDS y, por lo tanto, no puede cambiar al flujo de documentos sin papel.

Esto, según Kuryanov, es como un problema de "última milla" en Internet por cable, cuando hay canales troncales e infraestructura de enrutamiento, pero no hay conexión de la computadora doméstica a esta infraestructura.

"Después de todo, nadie llamará al proveedor por usted y organizará la conexión y el enrutamiento dentro del apartamento", explica.

12.EMS tarda demasiado en implementarse

Esta afirmación fue una vez bastante cierta, pero en este momento es un mito en toda regla.

"De hecho, hace cinco años, era largo y difícil implementar EDMS en la imagen, semejanza y regulaciones del flujo de trabajo en papel. SED", - dijo Alexander Nazarov. Y si tienes en cuenta el tiempo para encuesta de prediseño, la larga configuración del sistema y su integración en la infraestructura de TI de la organización, el tiempo para instalar la aplicación para cada usuario y otros factores, luego la implementación del EDMS realmente tomó mucho tiempo y recursos. Pero ahora la situación es diferente.

"Las plataformas EDMS modernas contienen muchas herramientas para una implementación acelerada, desde un conjunto de aplicaciones listas para usar hasta herramientas que le permiten aumentar gradualmente la funcionalidad de simple a compleja", explicó Sergey Kuryanov. Por lo tanto, puede comenzar de manera rápida y económica y desarrollar, si es necesario, a cualquier nivel.

"El tiempo de implementación de EDMS depende de la complejidad del proceso de negocio del flujo de trabajo en sí, la necesidad de su optimización, la cantidad de mejoras y personalización de una solución en particular, la cantidad de usuarios y sistemas integrados en la organización, etc.", - dijo Sergey Plaunov. Cuando se trata de decenas de miles de usuarios y una multitud de sistemas integrados, 2-3 años es un período bastante normal. Mediana empresa, según Plaunov, puede obtener un EDMS industrial en seis meses en promedio.

Las empresas medianas pueden obtener un EDMS industrial en seis meses en promedio - Sergey Plaunov

"La velocidad de implementación del EDMS depende de la amplitud de la tarea", dijo Dmitry Shushkin. Para no esperar el efecto durante varios años, debe realizar la implementación por etapas. La correcta priorización de tareas, según Shushkin, ayudará a obtener resultados tangibles después de la primera etapa de implementación.

La correcta priorización de las tareas, según Shushkin, ayudará a obtener resultados tangibles después de la primera etapa de implementación - Dmitry Shushkin