Informes electrónicos qué programa elegir. Elección de un sistema de envío de informes electrónicos. Compramos software

Envío de informes a en formato electrónico hay decenas de beneficios. Estos incluyen ahorrar dinero y tiempo, la capacidad de enviar documentos incluso media hora antes de la fecha límite, trabajar desde cualquier ciudad, verificación automática de errores, respuestas rápidas de las autoridades reguladoras y mucho más. Ahora hay varios servicios que están diseñados para enviar informes en formato electrónico. Para tomar la decisión correcta, debe prestar atención a cada uno de ellos.

Aunque todo este software está diseñado para resolver los mismos problemas, las características específicas de los servicios varían enormemente. Y estamos hablando no solo del costo, sino también de la interfaz, confiabilidad, funcionalidad, volumen de trabajo y otros matices.

Al elegir un programa para enviar informes electrónicos, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• Comodidad de instalación y conexión. Versión en línea completa, si es necesario.
• Qué autoridades reguladoras pueden presentar informes.
• Funcionalidad adicional que puede simplificar el trabajo de un empresario o contador.
• Política de precios. No se trata solo de tasas de notificación. Algunos servicios ofrecen paquetes de soluciones que no siempre son relevantes para el usuario; a veces, debe pagar más por opciones innecesarias.

El costo del programa puede verse influenciado por:

• El número de autoridades reguladoras a las que puede enviar informes en formulario electrónico.
• Disponibilidad de módulos adicionales. Algunos de ellos no están relacionados con la presentación de informes, pero aumentan el costo de la licencia.
• El número de usuarios que podrán trabajar con el programa. Especialmente relevante para clientes corporativos.

Es necesario tener en cuenta los costos de conexión del programa en sí. No todos los servicios ofrecen opción libre... También es importante comparar los costos anuales o trimestrales de un programa de informes electrónicos.

Algunos servicios ofrecen un período de prueba gratuito. Además, puede prestar atención a las promociones, esto le ahorrará dinero.

Mejor software de informes electrónicos

Para entrar en la lista de los más valiosos, los servicios deben cumplir varios requisitos. En particular, hemos seleccionado programas de informes electrónicos que garantizan la confidencialidad de los datos del usuario, se integran fácilmente con los sistemas. contabilidad, tienen una interfaz fácil de usar y no requieren una formación prolongada ni habilidades especiales. Cuanto menos esfuerzo se requiera para dominar el programa, mejor. También un criterio importante es el riesgo mínimo de errores en la preparación de informes.

La funcionalidad básica de los servicios que consideraremos es casi la misma. Cada uno de ellos permite generar informes fiscales teniendo en cuenta los requisitos del Servicio de Impuestos Federales y encripta toda la documentación electrónica, evitando que se pase a terceras manos. Además, cada uno de ellos permite enviar documentos a la UIF o la oficina de impuestos a través de Internet.

Además, los programas para enviar informes electrónicos pueden tener inconvenientes comunes. En particular, aunque todos ofrecen soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, no siempre es fácil llegar a ellos. Esto es especialmente cierto para los períodos de informes en los que muchos usuarios hacen preguntas al mismo tiempo.

Aunque los servicios a menudo brindan la posibilidad de consultar a un inspector de impuestos, los clientes a menudo prefieren comunicarse directamente con el Servicio de Impuestos Federales.

Echemos un vistazo más de cerca a los mejores servicios.

Kaluga Astral (Informe 1C)

El programa se llama "informes 1C"; de hecho, es una de las opciones integradas para "1C". Se supone que funciona con el proveedor de cifrado CryptoPro CSP. Para utilizar el servicio, solo necesita 1C y un programa de cifrado. El cliente puede conseguir certificado electronico de forma remota, sin visitar la oficina de la empresa.

"Tensor" (VLSI)

La empresa Tensor es líder del mercado de informes electrónicos en términos de crecimiento. base de clientes... Mantiene esta ventaja desde 2012. El programa de informes electrónicos de la empresa Tensor se llama VLSI. Su peculiaridad es una combinación de arancelización flexible y amplia funcionalidad. En este momento, esta herramienta para enviar informes a través de Internet se considera una de las mejores: es utilizada por más de un millón de empresas en toda Rusia.

Taxcom (1C-Sprinter)

El programa para la presentación electrónica de informes está integrado en "1C" y tiene una funcionalidad similar a "1C-Reporting". Funciona con el sistema de protección de información criptográfica "CryptoPro".

SKB Kontur (Kontur-Extern)

Característica: trabaje a través de una aplicación web sin instalar software en una computadora. También es posible instalar el programa, y ​​esta opción tiene ventajas sobre el servicio en línea. Por ejemplo, no puede enviar varios documentos al mismo tiempo a través de aplicaciones web, trabajar con informes de diferentes organizaciones y con archivos grandes.

Qué considerar al elegir un programa de informes electrónicos

Se debe prestar especial atención a la funcionalidad. Es importante que satisfaga sus necesidades. Es bueno si puede usar un servicio para resolver varios problemas a la vez en lugar de pagar por 2 o 3 tipos de software.

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... así como los programas Sprinter (Taxcom), Kontur Extern, VLSI ++ (Tensor)

En nuestro foro, además de consultar sobre los programas de Astral Report y el módulo de informes de Buchsoft Online, nuestros especialistas estarán encantados de discutir con usted las ventajas y desventajas de otros programas que proporcionan la transmisión de informes electrónicos a través de Internet, la relación de sus precio y calidad.

Comparta su experiencia trabajando con sistemas de software y desarrolladores de informes para TCS como Sprinter (Taxcom), Kontur-Extern, Kontur Extern Light, Accounting, Kontur (SKB Kontur), SBIS ++ (Tensor), Feldjeger (Rus-Telecom) y otros desarrolladores. Tu experiencia ayudará a otros.

El mercado de la información electrónica es muy dinámico, y el foro permite estar al tanto de las noticias más interesantes relacionadas con la prestación de este tipo de servicio. No estamos en contra de publicar en nuestro foro en la sección Informes electrónicos a través de Internet comunicados de prensa oficiales de empresas que ofrecen informes electrónicos a través de Internet.

Agradecemos a los usuarios de los programas Buchsoft por sus deseos sobre la integración con otros sistemas para conectarse a los informes electrónicos.

El procedimiento para enviar informes a oficina de impuestos, Fondo de Pensiones y FSS con BukhSoft

¿Qué sistema elegir para enviar informes a través de Internet? Esta pregunta es la más importante para quienes decidieron pasar a una relación "sin papeles" con la inspección. Para responderla, el contador necesita saber qué es fundamentalmente diferente sistemas existentes... Y para los contables que ya envían declaraciones en formato electrónico, la descripción de los sistemas que se proporciona en nuestro artículo les ayudará a encontrar una salida más rápida a situaciones difíciles. Como, por ejemplo, una avería informática o desconexión de Internet en el momento de preparar los informes para el envío.

Actualmente, existen más de 10 sistemas con licencia para generar y enviar informes. Sin embargo, la mayoría de ellos no tienen diferencias fundamentales entre sí, solo el conjunto de servicios y la marca del fabricante son diferentes en ellos. En cuanto al principio de funcionamiento, todos los sistemas se dividen en solo dos categorías. Estos son sistemas fuera de línea (también llamados "cliente pesado") y sistemas en línea ("cliente ligero").

Sistema sin conexión

Cuando se usa un sistema fuera de línea, el programa se instala en la computadora del contribuyente. En consecuencia, la formación de informes tiene lugar en el disco duro de la computadora. Cuando se generan las declaraciones, el contador las firma con una clave privada. Luego, encripta el archivo resultante con el Clave EDS"Su" inspección, y envía un informe. Solo necesita una conexión a Internet en este momento, justo antes de enviar.

El informe (archivo cifrado) se envía por correo electrónico al servidor del operador especial de comunicaciones. Una vez recibido el informe, el operador especial envía una confirmación al contribuyente por correo electrónico, un archivo firmado por el EDS del operador especial. Y el operador especial envía el informe él mismo al servidor de inspección. Es decir, el informe recorre dos segmentos del camino. La primera es de la computadora del contribuyente al servidor del operador especial. El segundo es del servidor del operador especial al servidor de inspección.

De manera similar, desde el servidor de inspección a través del servidor del operador especial hasta la computadora del contribuyente, se mueven los documentos que la inspección envía al contribuyente. Se trata de un recibo, que confirma que los informes han llegado al servidor de inspección, y la aceptación de una declaración, que indica si el informe fue aceptado o no, e informa sobre los motivos del rechazo.

En total, hay más de 10 sistemas fuera de línea en el mercado. Los más populares (el número de suscriptores es de cientos de miles) son Taxcom-Sprinter, SBiS ++, Astral Report, Kontur-Extern Light.

pros

1. Cuando se utiliza una conexión de acceso telefónico (canal de acceso "débil") para acceder a Internet, los sistemas fuera de línea son más convenientes que un sistema en línea.

Desventajas

1. Autoinstalación de actualizaciones. En los sistemas fuera de línea, los contribuyentes deben establecer de forma independiente nuevos formatos de declaración de impuestos. Si el contador no instala las actualizaciones, la inspección no aceptará los informes. Al mismo tiempo, la instalación de actualizaciones a menudo se convierte en situaciones anormales que imposibilitan el envío de informes. Por ejemplo, algunos sistemas tienen la siguiente desventaja: si se desconecta Internet mientras se descarga la actualización, será imposible enviar informes.

El formato de declaración anterior se eliminará de la computadora y no se instalará el nuevo. Además, si sistema operativo(por ejemplo, Windows) del contribuyente tiene algunas fallas (por ejemplo, un sistema sin licencia está instalado o falta un programa en el paquete), entonces puede que no sea posible instalar actualizaciones. Finalmente, pueden surgir problemas cuando demasiados contadores al mismo tiempo (por ejemplo, en las últimas horas de informes) intentan descargar actualizaciones del servidor.

2. La necesidad de almacenar el archivo en medios separados. En los sistemas fuera de línea, el archivo de los informes presentados se almacena en la computadora del contribuyente. En consecuencia, una avería grave de la computadora dará lugar a la pérdida de informes. Por lo tanto, las declaraciones y cálculos enviados después del envío deben copiarse a otros medios.

3. Vinculación a la computadora donde está instalado el sistema para el envío. Si el informe se envía el último día y, durante su preparación, la computadora se avería o se corta la electricidad (Internet), lo más probable es que el contador tenga que correr urgentemente a la oficina de correos y enviar las declaraciones en papel. La razón es que el programa de envío está instalado en una computadora específica. En consecuencia, si se avería, será imposible enviar informes "electrónicos". Y en caso de un corte de energía o de Internet, el contador necesitará un "aeródromo alternativo". Es decir, una oficina o apartamento, donde en este momento hay electricidad, acceso a Internet y el consentimiento de los propietarios de la computadora para instalar varios programas en ella. Además, si, cuando Internet está apagado, el programa de envío se puede copiar y transportar en una unidad flash, entonces, en caso de un corte de energía, la unidad del sistema deberá transportarse a la oficina de repuesto (después de todo, el programa no se puede copiar).

4. Menos certeza al fijar la hora de envío del informe. La fecha de envío se fija tras la confirmación del operador especial. Digamos que un contribuyente envía informes a través de un sistema fuera de línea "en una bandera" (digamos, unas horas antes de la fecha de vencimiento). Cuando envía el informe por correo, tendrá que esperar un tiempo hasta que el correo entregue el informe al servidor del operador especial y hasta que vuelva la confirmación. Si el correo por alguna razón retrasa el informe, puede suceder que después de la medianoche el contribuyente reciba una confirmación con fecha posterior a la requerida en el día. Y no tendrá tiempo de rectificar la situación.

Sistema en línea

Tal sistema, a diferencia de un sistema fuera de línea, implica trabajar en un navegador (por ejemplo, Internet Explorer). Esto significa que no necesita instalar programas especiales para generar informes en su computadora. Utilizando el certificado de su EDS, el contribuyente ingresa al servidor del operador especial, recibe de allí los formatos vigentes y procede a generar reportes. En el sistema en línea más común "", los datos se pueden ingresar manualmente, o puede adjuntar un archivo listo para usar generado en un programa de contabilidad.

En este caso, la formación, firma y cifrado del informe se realiza en el lugar de trabajo del contribuyente. La diferencia con el sistema fuera de línea es que todos estos procesos no se llevan a cabo en el disco duro, sino con la ayuda de los llamados archivos temporales de Internet. (Es esta característica de la tecnología en línea la que evita que el contribuyente tenga que realizar un seguimiento de las actualizaciones y descargarlas en el disco duro de su computadora). Cabe aclarar que trabajar en un navegador (con archivos temporales) no es lo mismo que trabajar en un servidor de un operador especial. En términos generales, el cable que proporciona la conexión a Internet (y, en consecuencia, la conexión al servidor del operador especial) se puede extraer de la computadora durante la formación, la firma y el cifrado, y esto no afectará el trabajo con informes. .

Se requiere la conexión al servidor después de firmar y cifrar el informe. Es necesario enviarlo. Cuando se establece la conexión con el servidor y el contador hace clic en el botón "Enviar informe", los datos no se envían por correo, sino que se guardan inmediatamente en el servidor del operador especial. En este caso, el informe firmado por el contribuyente va al servidor del operador especial (y luego se almacena allí) solo en forma encriptada.

Unos segundos más tarde, en la ventana del navegador, el contador ve la confirmación del operador especial generado por el servidor, según el cual se registra el tiempo de envío del informe. Luego, el servidor envía el informe a la inspección. Es decir, el informe pasa por un segmento de la ruta: desde el servidor del operador especial hasta el servidor de inspección. No hay ningún segmento de la computadora al servidor del operador especial cuando se usa el sistema en línea.

Además, la inspección envía al contribuyente los documentos sobre la aceptación de los informes. Vienen en forma cifrada al servidor del operador especial y se almacenan allí. Con la ayuda de su certificado EDS, el contador ingresa al servidor y lee recibos y protocolos.

El sistema en línea tiene muchas ventajas y es muy sencillo y cómodo de usar. Pero crear y mantener un sistema así es mucho más difícil. Por lo tanto, solo un sistema en línea para generar y enviar informes, "", se ha generalizado hasta ahora (alrededor de 1 millón de suscriptores).

Desventajas.

1. Cuando utilice una conexión de acceso telefónico para el acceso a Internet (canal de acceso "débil"), trabajar con el sistema en línea puede resultar incómodo.

Pros.

1. No es necesario instalar actualizaciones. Los especialistas del fabricante del sistema establecen nuevos formatos de declaraciones y cálculos. En consecuencia, los problemas descritos anteriormente relacionados con la instalación de actualizaciones no surgen. Cualquiera que sea el nivel de conocimientos "informáticos" del contador, puede estar seguro de que siempre podrá enviar la declaración en un formato actualizado.

2. No es necesario almacenar los informes enviados. Todos los informes enviados previamente se cifran y almacenan en el servidor del operador especial. Con la ayuda de su certificado EDS, el contador puede acceder a ellos desde cualquier computadora. Tenga en cuenta: para acceder a las declaraciones enviadas anteriormente, también debe almacenar aquellas claves que ya han caducado. Los informes enviados, digamos, 2006 solo se pueden leer utilizando la clave privada que estaba en vigor en ese momento. Al mismo tiempo, nada impide que el contador copie incluso informes cifrados o descifrados y los almacene en cualquier medio.

3. El contador no está "atado" a una computadora específica. Si el último día de la presentación de informes, la computadora se avería, se corta la electricidad o el acceso a Internet, los informes se pueden enviar desde otra computadora. Para hacer esto, el contador solo necesitará un token ru (análogo a una unidad flash) o un disquete donde se almacenan los certificados clave. También necesita un programa de cifrado "Crypto Pro". Teniendo un medio con los datos enumerados, instalando el programa Crypto Pro y registrando un certificado, puede enviar informes.

4. Fijación instantánea de la fecha de reporte. Cuando el contador hace clic en el botón "enviar informe", no lo envía por correo, sino que lo guarda en el servidor del operador especial. Por tanto, la confirmación por la que se fija la fecha de envío se genera instantáneamente. Por lo tanto, en el caso de enviar una declaración “en la bandera”, el contador puede estar seguro de que ha presentado los informes a tiempo pocos segundos después del envío.

5. "Dos en uno". Al comprar el sistema en línea "", el contable recibe el sistema fuera de línea "Kontur-Extern Light".

Las normas de los actos jurídicos establecen la obligación de las entidades económicas de enviar determinados formularios de información a las autoridades fiscales, a Rosstat, a los fondos extrapresupuestarios y a otros destinatarios. Desde hace algún tiempo se lleva a cabo la presentación electrónica de informes. Además, para algunas categorías de organizaciones, debería llevarse a cabo en obligatorio.

Las empresas tienen varias formas de enviar informes a los destinatarios, entre las que se encuentran las siguientes:

1. Directamente al inspector personalmente- la forma más económica de pequeñas empresas y emprendedores. Es necesario llevar los informes en papel por duplicado a la autoridad de control y entregarlos al inspector. Si los documentos son presentados por un representante, también es necesario presentar documentos que establezcan sus poderes. Sin embargo, este método tiene limitaciones. Para ciertos informes, no está disponible cuando se excede el número de empleados especificado por la ley.
2. - en este caso, los informes en papel se colocan en un sobre, se realiza su inventario y la carta se envía por medio registrado a la autoridad de control. Al igual que con la presentación personal de informes, este método no está disponible para algunos temas debido a las restricciones existentes.
3. Envío de informes en formato electrónico- este método de envío de informes a las autoridades reguladoras está disponible para todos los que tienen acceso a Internet y una firma digital electrónica. Esta opción debe utilizarse para determinadas categorías de entidades comerciales.

¿En qué caso es obligatoria la presentación electrónica de informes?

Las normas legislativas estipulan los casos en que debe realizarse la presentación de informes a través de Internet:

• Si las entidades comerciales envían declaraciones de IVA, solo se proporciona un formulario de envío electrónico para este informe.
• Para organizaciones y empresarios individuales, el número de empleados supera las 100 personas. Estas entidades deben presentar informes a las autoridades fiscales solo por vía electrónica. La regla se aplica tanto a las empresas de nueva creación con más de 100 empleados, como a las existentes si tienen más de 100 empleados en el año anterior.
• Los informes a la Caja de Pensiones y la Caja del Seguro Social deben presentarse en formato electrónico si las entidades comerciales tienen un número promedio de empleados de más de 25 personas.
• La presentación de informes electrónicos al IFTS es obligatoria para calcular las primas de seguros y el impuesto sobre la renta de las personas físicas, si el número de empleados en la empresa es superior a 25 personas.
• Organizaciones reconocidas como los mayores contribuyentes.

¡Atención! Las entidades comerciales deben recordar que si no siguen los métodos de presentación de informes que se les proporcionan, pueden ser considerados responsables en virtud de la ley.

Qué se necesita para enviar informes a través de Internet

Para enviar informes de forma electrónica, primero debe cumplir una serie de condiciones:

• Es necesario firmar un acuerdo de implementación con algunas autoridades reguladoras antes de presentar informes. gestión de documentos electrónicos... Este acuerdo cubre el procedimiento para presentar informes y cómo comportarse en situaciones controvertidas.
• Adquisición de EDS: todos los documentos involucrados en el flujo de documentos electrónicos deben estar firmados con un EDS, lo que permite identificar al remitente. Si está ausente, no se pueden enviar informes directamente a la autoridad supervisora. Sin embargo, puede comunicarse con un operador especial que tiene derecho a enviar informes electrónicos por poder, firmando documentos con su firma.
• Compra de software: para enviar informes, puede utilizar servicios en Internet (por ejemplo, el sitio web de impuestos) o comprar programas especializados que le permitan elaborar formularios de informes y enviarlos a las autoridades reguladoras. Al comprar un programa, debe decidir el volumen y la lista de formularios que el sujeto debe aprobar, ya que existe su gradación: para el sistema tributario simplificado, para el OSNO, etc.

¡Atención! Puede adquirir un EDS en un centro de certificación especializado junto con el software adecuado. Por ejemplo, puede comprar un EDS al operador Kontur. Debe tenerse en cuenta que EDS puede tener un alcance diferente.

¿Qué tipo de informes se pueden proporcionar a través de Internet?

Es posible presentar informes en formato electrónico a la autoridad de control, siempre que tenga la capacidad técnica para la gestión de documentos electrónicos.

Para enviar informes a la oficina de impuestos de esta manera, el usuario debe:

• Obtener un identificador mediante el servicio especial "Servicio de obtención de identificador de abonado";
• Instale en la computadora un programa especial "Entidad Jurídica del Contribuyente";
• Instale un conjunto de certificados raíz y claves públicas.

Al presentar informes de esta manera, el usuario aún tiene la obligación de recibir una firma electrónica calificada de uno de los operadores especiales, que firmará los informes al momento del envío. Dado que la firma sirve como una especie de identificador para el remitente, no es posible ningún cambio sin ella.

Por lo tanto, este método es relativamente gratuito: no es necesario período de información pagar por un producto de software especial, pero la obligación de renovar el EDS anualmente permanece.

Por otro lado, los servicios pagos ofrecen la posibilidad de presentar informes en todas las direcciones a la vez, no solo al Servicio de Impuestos Federales, sino también al Fondo de Pensiones, FSS, Estadísticas, etc. soporte al usuario del reloj.

¡Atención! También existe una forma legal de utilizar los servicios de pago durante algún tiempo de forma totalmente gratuita; muchos de ellos ofrecen un período de prueba gratuito, durante el cual están disponibles todas las funciones del servicio.

Por ejemplo, en el sistema Kontur-Extern es de 3 meses. Pero tal oportunidad está disponible solo una vez, la segunda vez no podrá tomar meses gratis.

Están siendo introducidos activamente en nuestra vida. tecnologías innovadoras... Y los emprendedores enfrentaron muchos cambios en sus actividades. Por ejemplo, fue posible transferir la documentación necesaria a las autoridades fiscales y fondos extrapresupuestarios a través de tecnologia computacional... Los empresarios modernos utilizan cada vez más la presentación de informes electrónicos en la UIF, FSS e IFTS.

En este artículo, hablaremos sobre cómo enviar informes electrónicamente con pérdidas financieras mínimas y también consideraremos las características de los informes contables electrónicos. Leer sobre en el artículo diario electronico"Gerente general".

El registro de declaraciones y liquidaciones en formato electrónico es necesario si se cumplen las condiciones especificadas en la tabla.

La presentación electrónica de declaraciones de impuestos sobre el valor agregado es obligatoria para todos los contribuyentes.

Informes electrónicos: beneficios clave

La introducción de la gestión electrónica de documentos con las autoridades de control tenía como objetivo simplificar el procedimiento de notificación y minimizar el riesgo de errores.

Las siguientes son algunas de las ventajas de los informes electrónicos sobre los informes en papel.

1. La entrega de informes es muy rápida. El destinatario recibe los datos en formato electrónico pocos minutos después del envío. Además de la entrega a tiempo, se garantiza que el informe no se perderá como Factor humano ausente.
2. Los costos de registro y presentación de informes electrónicos son menores. No es necesario dirigirse personalmente a varias autoridades para presentar un informe. Esto ahorra mucho tiempo.
3. Se elimina la posibilidad de enviar un informe con errores. Es posible evaluar el informe generado en busca de errores. Se ha desarrollado un sistema de múltiples etapas que permite a las autoridades reguladoras verificar un documento electrónico antes de que sea aceptado. No se necesita mucho tiempo. Si el informe se compila con errores, se devolverá para su revisión y se le mostrarán las deficiencias. La verificación se realiza rápidamente, lo que le permite enviar informes electrónicos a tiempo.
4. Hay más tiempo para la presentación de informes electrónicos. Está permitido enviar informes en formato electrónico en cualquier momento del día.
5. Es posible aplicar métodos electrónicos de procesamiento de documentos. Con esto, el proceso de creación de los formularios requeridos se acelera significativamente.

Los informes electrónicos le permiten simplificar el flujo de trabajo entre las entidades comerciales y los órganos de control, minimizar el riesgo de errores y reducir el costo del papeleo.

Informes electrónicos: posibles esquemas

La ley establece los siguientes métodos de presentación de informes:

• en persona o por medio de un representante;
• por correo con una valiosa carta (es necesario describir el archivo adjunto);
• electrónicamente a través de Internet.

Los dos primeros son simples y directos, pero actualmente no todas las entidades comerciales pueden usarlos. Por ejemplo, el párrafo 3 del art. 80 y cláusula 5 del art. 174 del Código Tributario de la Federación de Rusia establece la obligación de todos los contribuyentes (y agentes fiscales) de elaborar y enviar declaraciones de impuestos solo en formato electrónico, utilizando para ello los canales de telecomunicaciones. Se aplican requisitos similares para la preparación de declaraciones de impuestos sobre la renta de las personas físicas, cálculos de primas de seguros, etc.

Antes de elegir el software, debe ocuparse del lado tecnológico. Los informes se pueden enviar de acuerdo con los siguientes esquemas:

• derecho;
• representante;
• utilizando portales.

Software de informes electrónicos: cómo elegir el correcto

Los principales programas para la gestión de documentos electrónicos son proporcionados por estos operadores especiales: Tenzor, Taxcom, ZAO PF SKB Kontur y ZAO Kaluga Astral. Otro jugador muy conocido en el mercado es Rus-Telecom LLC, su software se llama Feldjeger.

Existen programas no solo para enviar informes, sino que también le permiten llevar la contabilidad y. Estos son 1C, Astral, Tensor, SBS, Argos y otros.

Cada producto de software permite un enfoque integral del trabajo: además de elaborar informes, puede descargar archivos listos para usar de otros sistemas de contabilidad y transferirlos. Además, se ofrecen otros servicios relacionados (base de documentos normativos, gestión de documentos electrónicos con contratistas, etc.). Está claro que cada opción cuesta dinero, el precio de las diferentes soluciones varía. Los principales factores que influyen en ella son el tipo de organización y el régimen fiscal.

En la Federación de Rusia, hay 119 operadores de electroerosión que han pasado el procedimiento de registro. Se puede encontrar una lista de ellos en el sitio web del Servicio de Impuestos Federales de Rusia.

Antes de elegir el software, debe decidir sus preferencias. Hay dos tipos de programas que se diferencian tecnológicamente:

• fuera de línea: las copias se instalan en una PC (en un disco duro externo o una unidad flash);
• online es un software basado en la nube que le permite trabajar desde cualquier PC en Internet.

Los productos fuera de línea incluyen SBiC ++, 1C-Reporting, Astral Report y otros.

Tratar con programas en línea es más difícil. Los usuarios creen erróneamente que este grupo de productos les permite trabajar desde cualquier PC con acceso a Internet. Por ejemplo, el software "Kontur-Extern". En el programa Kontur, los informes electrónicos se pueden crear y cargar en el portal de Internet, sin embargo, un requisito obligatorio es la instalación de una herramienta de protección de información criptográfica (CIPF) en el lugar de trabajo. Debe comprender que si instala la herramienta de protección de datos criptográficos en una PC, no será posible trabajar desde ninguna computadora. Si no es necesario descargar la herramienta de protección de información criptográfica en la computadora, esta es la versión en línea. Este grupo incluye los siguientes programas: "Accounting.Kontur" y soluciones de integración Kaluga "Buchsoft", "MoeDelo", "Glavbukh" y otros.

Un precio elevado no siempre es garantía de una solución perfecta. Pueden aplicarse tarifas adicionales para opciones completamente inútiles. Por lo tanto, la priorización correcta es muy importante antes de tomar una decisión. Debe averiguar si solo necesita enviar informes o necesitará y Servicios adicionales.

Los operadores pueden proporcionar bastantes de ellos. Los principales son los siguientes:

• ejecución automática de funciones contador profesional(el programa en sí calcula impuestos y tarifas, y el cliente puede enviar informes electrónicos con solo hacer clic en un botón);
• registro de una firma digital electrónica;
• formación para trabajar con el servicio;
• consultoría en temas relacionados con la contabilidad;
• suministro de una base de documentos reglamentarios;
• almacenamiento de datos.

Por lo tanto, solo necesitaba un producto para enviar informes y también recibió servicios adicionales. Para algunos, esta opción es adecuada, ya que resolverá todos los problemas, pero para algunos, dicho paquete será inútil. En este sentido, al elegir el software, especifique qué incluye el costo del producto. Rechace el servicio adicional innecesario o póngase en contacto con otros operadores de comunicaciones especiales.

Cartas, conciliaciones, la función de preparar y verificar informes, la capacidad de descargar los archivos requeridos de otros programas (excepto para enviarlos al Servicio de Impuestos Federales, Fondo de Pensiones, FSS y Rosstat): estos son los requisitos mínimos para el sistema de informes electrónicos . Como regla general, este conjunto básico tiene demanda entre los usuarios, no se cuelga de opciones adicionales. También considere la cantidad de suscriptores. Si gestiona varias organizaciones, le resultará beneficioso conectar una tarifa para un grupo de empresas. Pregunte a los proveedores por disponibilidad.

Otro criterio para elegir un programa es la interfaz. Debe ser comprensible a un nivel intuitivo, entonces no necesitará capacitar a los empleados para trabajar en el servicio.

Puede conectarse al software para enviar informes de acuerdo con un procedimiento determinado. Es igual para diferentes programas. Para enviar informes electrónicamente, necesitará:

• solicitud de conexión;
• acuerdo de servicio del operador;
• acuerdo de intercambio en el sistema de gestión de documentos electrónicos;
• documentos para la emisión de una firma digital electrónica (se trata de copias del TIN y OGRN de la organización / empresario individual, que se deben certificar, el pasaporte y SNILS del titular).

Para transferir informes a agencias gubernamentales a través de TCS, debe estar encriptado y certificado con un certificado EDS, que se emite a un empleado que tiene derecho a firmar. Suele ser el jefe de la empresa.

El propósito de la firma digital es confirmar la autenticidad de los documentos que se transmiten por canales de telecomunicaciones:

• certificar que el texto firmado proviene de la persona que lo certificó;
• proteger los documentos de los cambios.

Aquellos que suministran productos para informes electrónicos pueden registrar un certificado EDS. Antes de este procedimiento, debe determinar el alcance de la firma. Puede ser necesario no solo para la certificación de informes electrónicos. Por ejemplo, EDF exige la certificación de documentos mediante firma electrónica. También es necesario para participar en subastas a través de la Red. Si está interesado en ampliar el área de aplicación de EDS, consulte con un operador especial sobre este tema, él le informará sobre las posibilidades disponibles.

El uso del esquema descrito anteriormente para la presentación de informes electrónicos a través de portales estatales requiere el registro de un certificado de firma electrónica con proveedores acreditados. El costo de tal procedimiento varía de 500 a 3500 rublos.

Programa de informes electrónicos: características comparativas de los líderes del mercado

Cada producto de software tiene ventajas y desventajas.

Astral.

El producto le permite informar electrónicamente a organizaciones como el Servicio de Impuestos Federales, FSS, Rosstat, PFR. Más de 400.000 empresas nacionales envían informes electrónicos a través de este programa.

Las ventajas de este servicio son las siguientes:

• No es necesario que Internet sea de alta velocidad para enviar informes electrónicos;
• se proporciona soporte técnico profesional;
• precio bajo;
• los formularios de informes actuales están disponibles para trabajar;
• puede enviar informes ejecutados en cualquier programa de contabilidad.

Entre las deficiencias se puede señalar el almacenamiento de información en una PC.

"Tensor".

La empresa se ha convertido en líder de últimos años... El número de sus clientes crece constantemente. El producto de software de la compañía es una herramienta confiable y probada que le permite enviar informes electrónicos a través de Internet. Con el paquete, puede enviar informes al Servicio de Impuestos Federales, Fondo de Pensiones, FSS, Rosstat. Las ventajas del servicio son las siguientes:

• El software es fácil de instalar y conectar;
• hay muchos servicios adicionales.

Para conectar una organización al servicio, deberá pagar 12,000 rublos. Los aspirantes a empresarios no siempre pueden hacer esto. Ésta es la desventaja del programa.

El producto de software más común.

Se distinguen las siguientes ventajas de 1C:

• es muy fácil transferir informes electrónicos;
• se han desarrollado muchas interfaces adicionales;
• es posible planificar la transferencia de fondos y controlar las cuentas;
• puede tener en cuenta los pagos con tarjetas de pago;
• el programa es muy cómodo de usar;
• el servicio se puede actualizar a través de Internet.

Entre las deficiencias del paquete 1C se encuentran las siguientes:

• el software es caro;
• es necesario suscribirse todos los años;
• solo un especialista puede actualizar el programa, las acciones independientes pueden llevar a la pérdida de información.

Argos.

Con el programa "Argos" es bastante fácil enviar informes electrónicos. La interfaz es intuitiva. Se proporciona el cifrado y la firma de los documentos, lo que hace posible que sean legalmente significativos. Por lo tanto, puede enviar informes a las organizaciones de auditoría.

Se puede utilizar cualquier programa de correo para transferir documentos. El almacenamiento de datos se realiza por parte del suscriptor, mientras que la seguridad no está garantizada.

SBS.

El producto se puede instalar en una PC y se puede utilizar en línea. Es posible la sincronización de datos. La transmisión de informes electrónicos al SSiS se realiza mediante no un protocolo postal, sino un canal directo con el operador.

En este sentido, la recepción de informes se confirma al instante. Para que el sistema sea más confiable, puede utilizar el protocolo de correo como alternativa. En este caso, se garantiza la mayor probabilidad de entrega de documentos.

También hay otro software. Prestemos atención a los programas "Kontur" y "Taxcom".

"Circuito" tiene las siguientes ventajas:

• el sistema está instalado en el servidor del operador, por lo que él mismo supervisa la aparición de actualizaciones;
• La recepción de informes se confirma al instante.

Entre las deficiencias, cabe señalar la necesidad de una conexión estable a Internet. Si la conexión se interrumpe mientras trabaja con el sistema, la información se perderá.

Taxcom instalado localmente en la PC del usuario. Los informes se transmiten mediante un canal de correo, cuyo principio es similar al de los clientes de correo estándar.

Las ventajas del programa son las siguientes:

• ubicación de almacenamiento: la PC del usuario, pero en forma cifrada;
• no necesita una conexión permanente a la red.

La desventaja del producto es la demora en confirmar la entrega de informes electrónicos.

Los programas se desarrollan de acuerdo con las particularidades de la actividad y el volumen de trabajo. Su precio y rendimiento dependen de esto.

El software seleccionado debe tener en cuenta los siguientes factores:

1. ¿A qué organismo regulador debe informar?
2. ¿El operador proporciona apoyo técnico clientes y cuán receptivo es.
3. Cuál es el costo del producto, si debe pagar más por opciones adicionales.
4. ¿Es difícil de conectar e instalar?

Al estudiar los precios y las revisiones, debe comprender que el costo de adquirir diferentes licencias para el mismo software no será el mismo.

La cantidad varía en función de los siguientes factores:

• cuántas personas trabajarán con el servicio;
• si es necesario conectar módulos adicionales para DO y análisis internos, que no aceleran el proceso de generación de informes, pero aumentan el costo de la licencia;
• a cuántas organizaciones informará que utilizan este programa.

Por ejemplo, la tarifa de suscripción para usar el software de informes electrónicos, según estos indicadores, varía de 1200 rublos a $ 1000 por año por 1 lugar de trabajo... Para conectar el servicio, deberá pagar de 4,000 a 16,500 rublos.

La principal ventaja de los informes electrónicos es el ahorro de tiempo y la funcionalidad. Pero algunos sistemas también tienen desventajas. Pueden ser importantes para usted, por lo que deben tenerse en cuenta.

Además, todas las autoridades reguladoras tienen sus propios productos de software que le permiten completar y enviar informes en forma electrónica.

Presentación de informes en formato electrónico con pérdidas económicas mínimas

El envío de informes electrónicos a través de Internet requiere que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Se debe instalar un software que le permita completar formularios y preparar informes electrónicamente.
2. Necesita instalar un producto ERP.
3. Debe tener una firma electrónica calificada (CEP) y un proveedor criptográfico.

Como regla general, hay una descarga de informes electrónicos desde el software de contabilidad (1C, Parus, SAP, etc.). A menudo se acompaña de ciertos problemas, ya que las formas de presentación de informes electrónicos cambian y no todos los productos de software se actualizan de forma sincrónica.

• FTS: "Contribuyente LE";
• Rosstat: software para completar formularios de informes estadísticos en modo fuera de línea;
• FIU: programa Spu_orb;
• FSS: el programa "Preparación de cálculos para el FSS" (también se puede completar 4FSS en el portal. En algunas regiones, el envío de certificados de incapacidad para el trabajo está disponible);
• RPN: "Módulo de usuario de recursos naturales";
• FSRAR: "Declarant-Alco".

Además, los sitios web de los organismos de control antes mencionados tienen programas y servicios adicionales que se pueden utilizar independientemente del método de compilación de informes electrónicos.

Muchos paquetes, desarrollados por operadores de comunicaciones especiales y costosos, se caracterizan por una apelación directa a los recursos de los organismos de control:

• extractos de YUGRUL / EGRIP (incluidos los legalmente significativos);
• averigüe su TIN o el de otra persona;
• programa de verificación de informes al Fondo de Pensiones para contribuyentes - CheckPFR;
• otro.

Muchos creen que servicios gubernamentales están muy lejos de ser perfectos. Sin embargo, la calidad de los productos enumerados anteriormente es bastante buena, hacen un excelente trabajo en sus funciones. En el desarrollo de muchos de ellos, se utilizó el principio de carga separada de plantillas xml de los formularios requeridos. En este sentido, se requiere el control del usuario, ya que las plantillas se actualizan con frecuencia (especialmente en Rosstat).

¡Consejo! Haga un repositorio intermedio de las plantillas xml necesarias, lo necesitará para actualizaciones centralizadas. Actualmente estoy distribuyendo plantillas y proporcionando a los contables información sobre actualizaciones, para lo cual utilizo scripts simples de Python.

Las autoridades que ejercen el control tienen sus propios servicios que le permiten presentar informes electrónicos de forma gratuita:

• FTS: presentación de informes contables, fiscales en formato electrónico (https://service.nalog.ru/nbo/);
• Rosstat: sistema de recopilación de informes (https://91.194.112.17/webstat/);
• UIF: oficina del asegurado (https://es.pfrf.ru/#services-u);
• Pasarela FSS (http://f4.fss.ru/);
• RPN (http://rpn.gov.ru/otchetnost);
• Portal web FSRAR (https://service.fsrar.ru/).

Para utilizar los recursos, debe cumplir con los requisitos estándar: tener una firma electrónica calificada (CEP), un proveedor criptográfico y un complemento para trabajar con el navegador.

La desventaja de este método es la necesidad de registrarse en cada recurso, lo que conlleva un inconveniente si la cantidad de información es grande. En las soluciones pagas, la interfaz es uniforme y fluida.

Antes de enviar los informes generados, debe firmarlos mediante un EDS. Definitivamente no podrá ahorrar dinero aquí, ya que los certificados entidades legales nadie proporciona de forma gratuita.

En los sitios oficiales hay listas de organizaciones acreditadas para emitir una firma digital electrónica. Los mismos recursos conducen a los requisitos para tales centros de certificación. Si ya tiene un EDS, puede ser adecuado para firmar documentos electrónicos.

También necesita tener un programa de proveedor de cifrado. Como regla general, los sitios web de informes electrónicos de los organismos de control utilizan CryptoPro. Puede instalar una versión de prueba durante tres meses de forma gratuita. Para ahorrar dinero, primero instale la versión de "CryptoPro 3.9", y luego - "CryptoPro 4.0", luego podrá trabajar gratis durante 6 meses. Entonces necesita comprar una licencia para evitar problemas.

Algunos operadores especiales han desarrollado firmas electronicas(CloudCEP), el lugar de su almacenamiento es el servidor de un operador de telecomunicaciones especializado. Trabajar con CloudCEP no requiere la compra e instalación de un proveedor criptográfico. Sin embargo, no puede utilizar el CEP en la nube en otros programas.

La opinión generalizada de que después de comprar el software el operador especial hará todo por sí mismo es incorrecta. Los contratos con los operadores de telecomunicaciones están bien redactados, sus funciones y responsabilidades se detallan claramente en ellos. En general, debe tomar los documentos y entregarlos al complejo receptor del organismo de control.

Envío electrónico de informes y responsabilidad

Si dentro de los 10 días hábiles desde el momento en que la organización tiene la obligación de presentar informes en formato electrónico al impuesto, no brinda la capacidad de aceptar documentos del IFTS en formato electrónico, esto puede llevar al bloqueo de sus cuentas bancarias por parte de la autoridad fiscal.

Además, el FTS, PF RF, FSS tienen derecho a cobrar multas a las empresas si no cumplen con el procedimiento de presentación de declaraciones de impuestos (cálculos).

La multa es de 200 rublos por cada informe que no se presente de acuerdo con las reglas.

Informes contables electrónicos como ejemplo de informes electrónicos y sus características

Los estados financieros son una recopilación de información sobre todas las transacciones financieras de una empresa, sistematizadas de cierta manera. Estos datos caracterizan condición financiera entidad de negocios.

De acuerdo con la legislación de la Federación de Rusia, desde 2013, absolutamente todas las empresas deben realizar la contabilidad en forma electrónica. Los informes electrónicos son obligatorios incluso para las entidades comerciales que operan bajo un sistema tributario simplificado.

Actualmente, en Rusia, muchos contadores están familiarizados con un producto de software como 1C. La contabilidad electrónica tiene muchas ventajas. Sin embargo, hay quienes la tratan con desconfianza por diversos motivos.

La presentación de documentación electrónica es un proceso mucho más simple y agradable que esperar en la fila para una cita con un inspector de impuestos para presentar un informe o declaración.

Electrónico Estados financieros tiene las siguientes ventajas:

• el papeleo en formato electrónico lleva mucho menos tiempo que el papel;
• minimiza el riesgo de cometer errores al completar formularios.

Todos los EDMS, que las empresas utilizan para enviar informes electrónicos a los organismos de control, tienen programas que realizan cálculos automáticamente. Todos los formularios requeridos se pueden proporcionar a través de Internet.

Si el contador presenta documentos en formato electrónico a las autoridades reguladoras, entonces no hay situaciones en las que los funcionarios fiscales se nieguen a aceptarlos para su verificación.

Actualmente, cualquier informe se puede enviar en forma electrónica. No hay restricciones. Sin embargo, principalmente en forma electrónica, pasan:

• estados contables;
• informes de resultados financieros.

El envío de documentación por parte de un empleado de contabilidad se puede realizar mediante herramientas de Internet, como el correo electrónico. Resultó muy conveniente para los empresarios individuales mantener informes electrónicos: ahora no tienen que emplear contadores, pueden mantener la documentación ellos mismos. Para preparar y presentar estados financieros, deben aprender a trabajar con el programa 1C y tener acceso a Internet.

Pero antes de que una entidad comercial envíe documentación electrónica a las autoridades fiscales, debe pasar oficialmente al sistema EDM, habiendo seleccionado previamente cualquiera de ellos.

El mantenimiento de registros asistido por computadora requiere los siguientes pasos para comenzar:

• escribir una declaración oficial sobre la conexión a EDF, que le permitirá intercambiar informacion electronica con la oficina de impuestos u otro organismo de control;
• concluir un acuerdo con una organización involucrada en la conexión al EDMS;
• firma de convenios adicionales sobre la implementación de un sistema de gestión documental electrónica en el departamento territorial del Servicio Tributario de la Federación, obteniendo una clave digital o EDS, redactada en un centro de certificación especial.

Importante: la clave electrónica solo puede certificar los documentos presentados en la oficina de impuestos. La firma electrónica tiene como finalidad dar personalidad jurídica a cualquier documentación remitida a los diferentes organismos de control.

Los formularios de denuncia se publican en los recursos oficiales de Internet de los servicios. Gracias a esto, el trabajo de los contables de todas las empresas se simplifica enormemente. Si usted, como contador o jefe de una organización, no puede cambiar al sistema EDI por su cuenta para aprobar todos los tipos Estados financieros utilizando canales de telecomunicaciones para ello, puede utilizar los servicios de organizaciones comerciales... Recogerán y prepararán los papeles necesarios para conectarse al sistema de gestión de documentos electrónicos, emitir un EDS o clave digital, seleccionar programa adecuado... Los usuarios tienen derecho a obtener certificados de firmas digitales electrónicas y generación de claves.

El servicio tributario está desarrollando servicios que permiten la preparación electrónica de los documentos necesarios para procesar la mayor parte de la transferencia de bienes, obras, servicios de una empresa a otra. El propósito de estos programas es estimular la transición al intercambio electrónico de datos.

Por ejemplo, se espera que en autoridad fiscal a petición suya, será posible facilitar, a través de los canales de telecomunicaciones, un documento sobre la cesión de bienes (obras, servicios), elaborado sobre la base del formulario recomendado TORG-12, un acto de aceptación y cesión de obras, similar al formulario en papel generalmente aceptado, una factura con un conjunto extendido de detalles y NS.

Ahora hay tantos productos de software con licencia, permitiendo implementar la operación del sistema de intercambio electrónico de datos entre contratistas. El programa puede ser de pago o gratuito. Estos últimos, por regla general, son desarrollados directamente por el Servicio de Impuestos Federales o el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia. No debe comprar software costoso, considerando que cuanto mayor sea el precio, mejor será la calidad del producto. La elección debe hacerse, centrándose no en la cantidad, sino en la correspondencia de la funcionalidad del programa con las características específicas de su actividad.

Los informes financieros electrónicos son universales, fáciles de usar y, por lo tanto, cada vez más organizaciones se están cambiando a ellos. Se realizan diversos cursos y capacitaciones para una adaptación más rápida de los empleados de contabilidad y otras personas autorizadas a las nuevas condiciones laborales. A nivel legislativo, se aprobó la necesidad de firmar documentos contables electrónicos primarios con firma electrónica digital y transferirlos a través de operadores de circulación de documentos electrónicos.

Informar en caso de incumplimiento de estos requisitos no tendrá fuerza legal, y los documentos no se pueden presentar para la compensación del IVA o la protección de los intereses de la empresa en los tribunales. La misma razón subyace a la prohibición de la organización independiente del flujo de documentos con las contrapartes (por ejemplo, utilizando los servicios postales) sin la participación de los operadores de flujo de documentos electrónicos.