Programa de parte de horas. Software de seguimiento del tiempo, incluidos los gratuitos. Presencia en el lugar de trabajo

La legislación laboral obliga a los empleadores a realizar un seguimiento del tiempo trabajado por los empleados. Las organizaciones deben tener en cuenta las horas trabajadas, independientemente de su condición jurídica y empresarios individuales... Especialmente para esto, Goskomstat ha desarrollado y aprobado los Formularios de la hoja de tiempo N T-12 y N T-13.

Le daremos instrucciones para completar, lo que ayudará a reflejar correctamente los datos y usar la hoja de tiempo de manera racional.

¿Para qué sirve una hoja de tiempo?

La hoja de tiempo, aprobada por el decreto del Comité Estatal de Estadística del 01/05/2004 No. 1, ayuda al departamento de personal y al departamento de contabilidad de la empresa:

• tener en cuenta el tiempo trabajado o no trabajado trabajador contratado;
• vigilar el cumplimiento del horario laboral (asistencia, inasistencia, tardanza);
• contar con información oficial sobre el tiempo trabajado por cada empleado para el cálculo de salarios o la elaboración de informes estadísticos.

Ayudará al contador a confirmar la legalidad del devengo o no devengo de los sueldos y compensaciones de cada empleado. Oficial de personal: para rastrear la participación y, si es necesario, justificar la sanción impuesta al empleado.

La hoja de tiempo se refiere a los formularios de documentos que se emiten al empleado tras el despido junto con libro de trabajo a petición suya (artículo 84.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Cabe señalar que las formas unificadas de las tablas N T-12 y N T-13 del 1 de enero de 2013 no son necesarias para su uso. Sin embargo, los empleadores están obligados a llevar registros (parte 4 del artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Las organizaciones y los empresarios individuales pueden utilizar otros métodos para controlar el tiempo que pasan los empleados en sus lugares de trabajo. Pero, de hecho, el formato del formulario desarrollado por Gostkomstat es bastante conveniente y se sigue utilizando en todas partes.

Quién mantiene la hoja de tiempo en la organización

De acuerdo con las Directrices para el uso y llenado de formularios de documentos contables primarios:

• la hoja de tiempo para 2019 es elaborada y mantenida por una persona autorizada;
• el jefe del departamento y el empleado firman el documento servicio de personal;
• después de lo cual se transfiere al departamento de contabilidad.

Como podemos ver, las reglas no establecen la posición del empleado que mantiene la hoja de tiempo. La gerencia tiene el derecho de designar a cualquier persona para realizar esta tarea. Para ello, se emite una orden indicando el cargo y nombre del responsable. Si no se emite la orden para el nombramiento de dicho empleado, entonces la obligación de mantener registros debe especificarse en contrato de empleo... De lo contrario, es ilegal exigir que un empleado lleve registros. En las grandes organizaciones, dicho empleado es designado en cada departamento. Completa un formulario dentro de un mes, se lo entrega al jefe del departamento para que lo firme, quien a su vez, luego de verificar los datos, envía el formulario al oficial de personal. Un empleado del departamento de personal verifica la información, completa los documentos necesarios para su trabajo en base a ella, firma la hoja de tiempo y se la pasa al contador.

En las empresas pequeñas, no se sigue una cadena tan larga: la hoja de tiempo se mantiene trabajador de personal y luego lo transfiere inmediatamente al departamento de contabilidad.

¿Cuál es la diferencia entre los formularios N T-12 y N T-13 de la hoja de tiempo?

Dos formas aprobadas de temas difieren, una de ellas (T-13) se usa en instituciones y empresas donde se instala un torniquete especial: sistema automatico controlando la asistencia de los empleados. Y el formulario T-12 se considera universal y contiene, además, una Sección 2 adicional. Puede reflejar los pagos a los empleados por salarios. Pero si la empresa realiza acuerdos con el personal como especies separadas contabilidad, la sección 2 simplemente permanece vacía.

Completar la hoja de tiempo

Hay dos formas de completar la hoja de tiempo:

• llenado sólido - todos los días se anotan todas las asistencias y absentismos;
• completar por desviaciones: solo se anotan las llegadas tardías, las no presentaciones.

Por ejemplo, le daremos instrucciones para completar el formulario T-13 utilizando el método de llenado continuo.

Paso 1: el nombre de la organización y la unidad estructural

En la parte superior, ingrese el nombre de la empresa (nombre completo de la IP) y el nombre de la unidad estructural. Puede ser un departamento de ventas, un departamento de marketing, un departamento de producción, etc.

Paso 2 - código OKPO

OKPO - clasificador de toda Rusia empresas y organizaciones. Contenida en las bases de datos de Rosstat, consta de:

• 8 dígitos para personas jurídicas;
• 10 dígitos para empresarios individuales.

Paso 3: número de documento y fecha de preparación

• El número de documento se asigna en orden.
• La fecha de compilación suele ser el último día del mes del informe.

Paso 4: período del informe

La hoja de tiempo se entrega para el mes, el período comprendido entre el primero y el último día de agosto en nuestro caso.

Paso 5: información del empleado

Se completa una línea separada para cada empleado del departamento.

• Número de serie en la boleta de calificaciones.
• Apellido y cargo del empleado.

• Se asigna un número de personal a cada empleado y se utiliza en todos los documentos contables internos. El empleado lo retiene durante todo el período de trabajo en la organización y no se transfiere a otra persona durante varios años después del despido.

Paso 6: información sobre asistencias y número de horas

Para completar la información sobre asistencia y absentismo de los empleados, se utilizan símbolos abreviados. Encontrará una lista de ellos al final del artículo en un párrafo separado. En nuestro ejemplo, para el empleado Petrov A.A. 4 abreviaturas utilizadas:

• I - asistencia (en el caso de asistencia, el número de horas trabajadas se registra en la celda inferior);
• En un fin de semana;
• K - viaje de negocios;
• OT - vacaciones.

Paso 7: el número total de días y horas del mes

• En la quinta columna, indique el número de días y horas trabajadas por cada medio mes.

• En la sexta columna, el número total de días y horas por mes.

Paso 8 - información de nómina

El código de tipo de salario define un tipo específico de pago en efectivo, cifrado en números. Lista llena para conocer los códigos, consulte el final del artículo. El ejemplo utilizado:

• 2000 - salario (salario);
• 2012 - pago de vacaciones.

• Cuenta correspondiente: una cuenta contable de la que se cancelan los costos del tipo de remuneración especificado. En nuestro caso, la cuenta para cancelar salarios, beneficios de viaje y pago de vacaciones es la misma.

• La columna 9 indica el número de días u horas trabajadas para cada tipo de pago. En nuestro caso, la celda superior contiene los días de asistencia y viajes de negocios, y la inferior, los días de vacaciones.

Si un tipo de remuneración (salario) es aplicable a todos los empleados durante el mes, entonces el código del tipo de pago y el número de cuenta se escriben en la parte superior, las columnas 7 y 8 se dejan en blanco, indicando solo los días trabajados u horas. en la columna 9. Así:

Paso 9: información sobre las razones y el momento de la no presentación

Las columnas 10-12 contienen el código del motivo de la ausencia y el número de horas de ausencia. En nuestro ejemplo, el empleado estuvo ausente durante 13 días:

• 3 días - debido a un viaje de negocios;
• Estuve de vacaciones 10 días.

Paso 10: firmas de las personas responsables

La boleta de calificaciones se firma al final del mes:

• el empleado responsable del mantenimiento;
• el jefe del departamento;
• trabajador de personal.

Cómo marcar vacaciones en la hoja de tiempo

Antes de marcar las vacaciones en la hoja de tiempo, es importante conocer los siguientes puntos:

• qué tipo de vacaciones dejar;
• período de vacaciones: desde qué hasta qué fecha el empleado está descansando;
• ¿Por qué método se completa la hoja de tiempo? Se registran las desviaciones sólidas o solo las desviaciones.

Los diferentes tipos de licencia se indican en la libreta de calificaciones con las siguientes abreviaturas:

Cuando se utilizan ambos métodos para completar la hoja de tiempo, el símbolo de vacaciones se coloca por cada día que el empleado está ausente. Es solo que cuando se usa el método continuo, el resto de los días se llenan de asistencias (código condicional "I"), y al contabilizar las desviaciones, permanecen vacíos.

Otras designaciones y códigos en la boleta de calificaciones

Vamos a dar designaciones de letras utilizado en la hoja de tiempo en forma de tablas.

Presencia en el lugar de trabajo:

Ausencia del lugar de trabajo:

Daremos solo códigos digitales básicos de tipos de salarios(La lista completa se encuentra en la Orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia con fecha 13.10.2006 N SAE-3-04 / [correo electrónico protegido]):

Hoja de horas de muestra completa

Los programas de asistencia a tiempo se centran principalmente en empresas modernas que buscan mejorar la productividad de su personal. Dichos programas, presentados por desarrolladores nacionales y extranjeros, difieren significativamente en términos de funcionalidad, costo y público objetivo.

Mi horario

El servicio en la nube "My Schedule" está equipado con una conveniente tecnología de reconocimiento facial de VisionLabs. Realiza un seguimiento de las horas de llegada y salida de los empleados utilizando sus teléfonos personales y Router de wifi... Identifica a los empleados por apariencia, registra sus movimientos dentro de la oficina.

Ámbito de aplicación: venta minorista, catering, sector de servicios, centros de servicio, farmacias, instituciones medicas.

Costo: desde 1.390 rublos / mes. para los primeros 50 empleados. Por cada siguiente 20 rublos / mes.

Los informes se presentan en una tabla conveniente

OficinaMETRICA

La aplicación registra las horas de inicio y finalización de la jornada laboral, pausas para el almuerzo, pausas en el trabajo. Monitorea la actividad del empleado cuando usa la computadora, registra clics, movimientos del cursor, desplazamiento, tiempo dedicado a varios sitios. Los datos obtenidos se resumen en tablas analíticas y gráficos.

Aplicaciones: pequeñas y medianas empresas.

Costo: por 5 trabajos - 4.250 rublos, por 10 - 7.565 rublos, por 20 - 14.240 rublos, por 30 - 18.690 rublos.

Hermano mayor

La aplicación está diseñada para personal con horarios de trabajo flexibles. Fija la duración de la jornada laboral, anota las desviaciones de la norma especificada en la boleta de calificaciones. Directamente desde la hoja de tiempo le permite ir a la página personal del empleado para analizar la estructura de las horas trabajadas. Resume datos en tablas y gráficos. Le permite controlar el trabajo de los empleados de las oficinas remotas.

Público objetivo: personal con horario laboral flexible, empleados de unidades estructurales remotas.

StaffCop

El programa le permite ver las horas de inicio y finalización de los empleados, su actividad en las computadoras. La información se resume en coloridos informes en PDF con tablas y diagramas, que se envían diariamente al correo electrónico del gerente. El contenido de los informes y el momento de su entrega lo determina el propio gerente. El programa se puede utilizar para compilar hojas de tiempo y nóminas.

Público objetivo: empresas privadas y estatales con una plantilla de 5 a 25.000 personas.

Costo: licencia perpetua para 5-25 computadoras - 4200 rublos, por 12 meses - 2970 rublos, por 6 meses - 1,732 rublos, por 3 meses - 990 rublos.

Yaware

El programa funciona tanto en modo abierto como en modo incógnito. Se inicia y se apaga con la computadora. Fija el inicio y el final de la jornada laboral, descansos, calcula la cantidad total de tiempo trabajado. Agrupa sitios y programas según el grado de su productividad. Recuerda el tiempo que el empleado está fuera del lugar de trabajo y lo invita a escribir un breve informe para la gerencia. Personalizado a las necesidades de empleados específicos y unidades estructurales.

Público objetivo: empresas de cualquier tamaño, empleados a distancia, autónomos.

Costo: hasta 5 empleados son gratis. Más de 5 empleados: de 150 a 450 rublos / mes.

La aplicación móvil Yaware.Mobile está diseñada para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados con una naturaleza de trabajo itinerante. La aplicación está instalada en teléfono móvil empleado. Con él, puede controlar las llamadas entrantes y salientes, los mensajes SMS, el tiempo de uso aplicaciones móviles y sitios utilizados por el especialista.

Público objetivo: personal móvil.

Precio: 380 rublos / mes para cada empleado móvil.

Contador de personal

Monitores de aplicaciones actividades actuales empleados que utilizan computadoras, laptops, tabletas y teléfonos. Analiza la actividad de los usuarios, agrupa los programas y sitios utilizados por el grado de utilidad. Rastrea la actividad del teclado, mouse, toma capturas de pantalla del monitor, graba sonidos del micrófono incorporado, registra la comunicación en mensajería instantánea, rastrea movimientos en el mapa, interrupciones en el trabajo. Funciona en modo sigiloso. Genera automáticamente informes sobre el trabajo del personal, gráficos de dinámica de productividad.

Público objetivo: organizaciones de cualquier perfil y tamaño.

Precio: 69 rublos / mes para un empleado al comprar hasta 10 licencias, 65 rublos / mes. al comprar de 11 a 90 licencias y 59 rublos / mes. por empleado al comprar de 91 a 500 licencias.

Vacaciones anuales

El sistema tiene como objetivo coordinar y monitorear la ausencia de empleados en el lugar de trabajo, así como calcular los costos asociados. Los empleados pueden utilizar el sistema para enviar solicitudes de tiempo libre, y los representantes del servicio de RR.HH. pueden aprobarlas o rechazarlas, elaborar informes sobre cuántos días y por qué motivos el empleado estuvo ausente del lugar de trabajo durante el año.

Público objetivo: empresas de hasta 1.000 empleados.

Costo: negociado individualmente con cada cliente.

CrocoTime

El rastreador de tiempo está diseñado para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y evaluar el grado de carga de trabajo del personal. La ventaja del rastreador es la capacidad de sincronizarse con telefonía IP, torniquetes y calendario. Gracias a esta útil función, la dirección de la empresa obtiene una imagen completa de la jornada laboral de los subordinados. Se envía a la dirección un informe sobre absentismo, tardanza y abandono prematuro del puesto de trabajo.

Público objetivo: cualquier empresa, independientemente de su perfil y tamaño

El costo de la versión en la nube para un lugar de trabajo es de 250 rublos / mes. La versión local está disponible en términos individuales.

Doctor del tiempo

El programa monitorea los sitios y aplicaciones utilizados por el empleado. Muestra la estructura de las horas de trabajo mediante diagramas ( color verde- trabajo en la computadora, amarillo - tiempo de inactividad, azul - trabajo móvil). El programa monitorea la actividad del teclado y el mouse, toma capturas de pantalla de la pantalla a intervalos regulares. El rastreo por GPS es indispensable para la gestión de los trabajadores de campo.

Público objetivo: empresas que tienen empleados con carácter presencial de trabajo (reparto de pizzas, flores, correspondencia).

Precio: 600 rublos / mes para uno lugar de trabajo.

Toggl

La principal ventaja del servicio es su sencillez. El servicio se centra en el control independiente: el usuario escribe el nombre de la tarea, inicia el temporizador y lo detiene al final del trabajo. Puede ver una lista de tareas completadas, crear diagramas de tareas y monitorear su progreso.

Público objetivo: autónomos, empresarios individuales, usuarios privados.

Gratis. Por $ 5, puede ampliar significativamente la funcionalidad del programa.

Con la ayuda de los programas enumerados, es posible optimizar la estructura del tiempo de trabajo del personal y aumentar su productividad al reducir el número de retrasos, salidas prematuras y tiempos de inactividad. Software permite que la gerencia y los representantes de recursos humanos identifiquen a los empleados clave y externos, distribuyan de manera más efectiva la remuneración entre ellos y también controlen tiempo de trabajo personal de divisiones estructurales remotas y empleados con una naturaleza de trabajo itinerante y un horario flexible.

Cada organización debe mantener registros de la disponibilidad de los empleados en sus lugares de trabajo a diario; para esto, el departamento de personal utiliza una forma unificada de hoja de horas en el formulario T-13. Permite registrar su presencia, tardanza y ausencia, cuyos motivos pueden surgir por diversos motivos, tanto válidos como no válidos. Basado en la hoja de datos al final del mes, el departamento de contabilidad calcula salarios empleados, especialmente aquellos empleados cuyos salarios se forman sobre la base del tiempo de presencia en el lugar de trabajo.

La hoja de tiempo juega un papel importante en el trabajo de la empresa, desde registrar la asistencia de los empleados al lugar de trabajo hasta calcular sus salarios. Para cada evento, se ha ingresado un código especial, que puede reflejar la hora del día laboral, enfermedad, viaje de negocios, vacaciones, incluidas las tardanzas y ausencias de un empleado en el trabajo. Además, este documento le permite realizar un seguimiento de las normas de la semana laboral y realizar ciertos ajustes en el flujo de trabajo.

Entonces, según la hoja de datos, el gerente puede tomar ciertas decisiones para cambiar la semana laboral del empleado, si se produce un exceso de trabajo, esto puede ocurrir con bastante frecuencia con un horario flotante o el reemplazo de un empleado enfermo. Además, sobre la base de la hoja de datos, puede tomar una decisión, tanto sobre bonificaciones e incentivos para un empleado, como sobre bonificaciones e imposición de una sanción.

Tenga en cuenta que la primera parte de la hoja de tiempo, para la primera mitad del mes, se envía al departamento de contabilidad para calcular el pago anticipado de los salarios y, sobre la base de una hoja de tiempo completa, se realiza un cálculo completo de la remuneración.

Llenado de la hoja de tiempo de muestra

La boleta de calificaciones se puede completar de dos maneras, debe elegir la que le resulte más conveniente y comprensible:

1. Los datos se ingresan diariamente: el formulario indica datos sobre la asistencia de los empleados al trabajo y el ausentismo, si se descubrió tal hecho.
2. Los datos se ingresan en el formulario solo en caso de desviaciones de los valores estandarizados, por ejemplo, si un empleado de repente no viene a trabajar, en este caso se nota su ausencia.

Leyenda en la hoja de tiempo

Código de tipo de salario en la hoja de tiempo

• Subsidios de sueldos y viajes - 2000
• Remuneración a empleados bajo contratos civiles (excluidas regalías) - 2010
• Pago de vacaciones - 2012
• Pago por incapacidad laboral temporal - 2300

Llenado de muestra del formulario t-13

Llenar la hoja de tiempo no es particularmente difícil, por lo que elige una opción de contabilidad conveniente para usted y escribe los datos y códigos apropiados:

• V "Columna 1" es necesario indicar el siguiente número de serie.
• V "Columna 2"- datos personales de cada empleado de la organización, de acuerdo con su cargo y nombre completo.
• "Columna 3" contiene Número personal empleado.
• V "Columna 4" utilizando códigos de letras para cada empleado, se ingresan los datos de cada día del esclavo, el código correspondiente está en la celda superior y la duración del trabajador se indica en la celda inferior. Entonces, si se establece el horario 5/2, entonces el día laboral es de 8 horas y el día laboral con el horario 2/2 será de 11 horas. Los datos de la primera mitad del mes y de la segunda se ingresan en columnas separadas. Arriba: para la primera y abajo para la segunda mitad. En caso de exceso de trabajo, el empleador debe compensar al empleado por el exceso de trabajo en efectivo o con tiempo libre.
• V "Columna 5" Las horas totales trabajadas se indican por separado para la primera mitad y por separado para la segunda mitad del mes.
• "Columna 6" contiene el valor total de las horas trabajadas (la suma de la columna 5).
• V "Columna 7" Se ingresan datos sobre el código de salario.
• "Caja 8" contiene datos de la cuenta contabilidad para reflejar el costo de los salarios.
• Columnas 10-13 se utilizan para contabilizar el absentismo de los empleados, indicando el código correspondiente y el número de días.

Situaciones no estándar

Licencia sin goce de sueldo

De acuerdo con la legislación, se pueden distinguir los siguientes tipos de vacaciones de este tipo:

• Por motivos familiares - "HACER"
• Licencia sin sueldo, prevista de conformidad con el Código de Trabajo de la Federación de Rusia, por ejemplo, con motivo de una boda - "OZ"
• Basado en una decisión sobre un convenio colectivo o una decisión de la industria - "DB"

Si hay festivos durante las vacaciones

En la presencia de vacaciones durante las vacaciones asignadas, de acuerdo con calendario de producción para el año en curso, estos no están marcados con un código "B". Entonces, por ejemplo, si un empleado se fue de vacaciones del 9 de junio al 16 de junio, y durante este período hay un día festivo el 12 de junio, entonces en lugar del código (OT) es necesario escribir el código "B". Este día no está incluido en el período de vacaciones pagadas.

Enfermedad durante las vacaciones anuales

Si durante las vacaciones el empleado sufrió una enfermedad y proporcionó una licencia por enfermedad en confirmación, entonces en lugar del código "OT", es necesario escribir el código "B", de acuerdo con la licencia por enfermedad. En este caso, las vacaciones se extenderán mientras dure la enfermedad.

Hoja de tiempo- sirve de base para calcular los salarios de los empleados. Este documento contiene información sobre la presencia de empleados en sus lugares de trabajo o sobre su ausencia con una indicación del motivo. Para completar, puede utilizar el formulario unificado T-13 o el formulario T-12. En el marco de este artículo, consideraremos en detalle las características de completar la hoja de tiempo del formulario T-13, le daremos una muestra de cómo completar la hoja de tiempo utilizando el ejemplo del formulario T-13. Alternativamente, puede descargar ambos formularios a continuación.

La hoja de horas es una tabla en la que se tienen en cuenta la asistencia y el absentismo de cada empleado de la empresa. Se muestra el número total de días y horas trabajadas por mes. Además, se indican las designaciones de código de las razones del absentismo.

Formulario de hoja de tiempo T-13 - llenado de muestra

En primer lugar, cabe destacar que la cumplimentación del formulario se puede realizar de dos formas:

• toda la asistencia, no asistencia al trabajo se anota a diario;
• sólo se anotan el absentismo, los retrasos y otras desviaciones de la jornada laboral normal.

Nuestra hoja de horas de muestra utiliza el método de seguimiento por primera vez.

En primer lugar, debe ingresar datos sobre las salidas de los empleados para trabajar durante el mes en la hoja de tiempo. El formulario T-13 para esto tiene una tabla en la que se completa una línea separada para cada empleado.

En las columnas 2 y 3, se colocan el nombre completo, el cargo del empleado y su número de personal.

La columna 4 indica asistencia y no asistencia al trabajo. Para cada día calendario del mes: una celda separada, la designación del código se indica en la parte superior, debajo del número de horas trabajadas para ese día. La opción es posible cuando la celda inferior no está llena, mientras que el tiempo de trabajo se registra en días.

Los códigos se pueden encontrar en la página de título de la hoja de tiempo T-12.

En el siguiente ejemplo para completar el formulario T-13, se utilizaron los siguientes códigos de letras para realizar un seguimiento de las horas de trabajo:

• Yo - el día se ha resuelto por completo;
• B - día libre;
• K - encontrar un empleado en un viaje de negocios;
• B - de baja por enfermedad;
• OT - de vacaciones.

Al final del mes se debe contar la cantidad de días y horas trabajadas en la primera y segunda mitad del mes, para esto, la hoja de horas tiene columnas 5, 6. En la quinta, la celda superior refleja la cantidad de días trabajó durante la primera y segunda mitad del mes, en la celda inferior: la cantidad de horas trabajadas para cada mitad del mes. En el sexto, se indica el número de días trabajados (celda superior) y horas (celda inferior) para todo el mes. La siguiente figura muestra un ejemplo de cómo completar las columnas 1-6 de la hoja de tiempo.

Un ejemplo de cómo completar la columna 1-6 de la hoja de tiempo (formulario T-13)

Las columnas 7-9 del Formulario T-13 contienen información que será útil para.

Para cada tipo de salario, hay una designación de código separada, por ejemplo:

• 2000 es el código de salarios y dietas de viaje;
• 2012 - código de la hoja de tiempo para el pago de vacaciones;
• 2300 - código al pagar por licencia por enfermedad, etc.

Nuestro ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo contiene los tres códigos anteriores.

Si solo se utiliza un tipo de remuneración para todos los empleados, entonces se deben completar los siguientes datos:

• código de tipo de salario: en la parte superior de la columna 7-9, el mismo para todos los empleados;
• cuenta corresponsal: una cuenta a la que se relacionan los costos de este tipo de remuneración;
• 7, 8 columnas permanecen vacías;
• 9 - el número de días (horas) trabajadas por mes para cada empleado.

Si se utilizan varios tipos de salarios, debe completar las tres columnas: 7, 8, 9.

En el séptimo se coloca el código salarial, en el octavo - la cuenta de imputación de costos por este tipo de pago, en el noveno - el número de días u horas correspondientes a este tipo de pago. Estos datos se completan para cada empleado especificado en la hoja de tiempo.

El resto de las columnas de la tabla contienen información sobre los motivos de las ausencias y retrasos de los empleados.

También tiene sus propios códigos para los motivos de no presentación, por ejemplo:

• K - viaje de negocios;
• B - licencia por enfermedad;
• OT - vacaciones, etc.

Junto a la indicación del código de motivo, se coloca el número de horas o días de ausencia del empleado por este motivo. Llenar la hoja de horas habitualmente es responsabilidad de los jefes de departamento o divisiones, o del personal del departamento de personal.

Llenado de la hoja de tiempo de acuerdo con el formulario T-13 (columnas 7-13)

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Descargue la hoja de tiempo (formulario T-13). Muestra y papelería en Excel

A continuación, puede descargar un formulario de parte de horas trabajadas en una hoja y, como ejemplo, puede ver un documento de muestra completo.

Lección en video “Boleta de calificaciones de horas de trabajo. Formulario T-13 "

Este video tutorial muestra un ejemplo detallado de cómo completar una hoja de tiempo utilizando el formulario T-13.

La hoja de horas está diseñada para ingresar información sobre el tiempo realmente trabajado por los empleados de las organizaciones. Debo decir que la hoja de horas no es estrictamente obligatoria; en principio, puede ser arbitraria, es decir, cada empresa es libre de utilizar su propia hoja de horas cuando surja tal necesidad. Sin embargo, el formulario fue desarrollado y recomendado para su uso por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia y es el preferido.

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Quién llena la hoja de tiempo

El formulario lo llena un empleado del departamento de personal o el jefe unidad estructural, o un cronometrador contratado especialmente para esta función. Según la información ingresada, los especialistas del departamento de contabilidad cobran a los empleados de la organización salarios y otros pagos. De hecho, la hoja de tiempo es uno de los documentos contables más importantes. Y si las pequeñas empresas pueden prescindir de él, entonces grandes empresas v obligatorio Mantenga esos registros de tiempo.

Dependiendo del sistema de registro de personal adoptado en la empresa, la hoja de horas puede formarse una para todos los empleados de la organización o mantenerse por separado en cada división.

La hoja de tiempo es un documento normal, es decir, cada mes debe realizar una nueva copia, por lo que el número de serie de la hoja de tiempo será igual al número de serie del mes en el que se creó. El período de la hoja de tiempo cubre todos los días del mes.

Puede completar la hoja de tiempo tanto electrónicamente como por escrito. Sin embargo, después de ingresar toda la información necesaria, aún tendrá que imprimirse para las firmas de las personas responsables.

Formulario T-13. Características de la forma

Comencemos con el formulario T-13, que ahora se usa con mucha más frecuencia para mantener una hoja de tiempo.

El formulario unificado T-13 o la hoja de tiempo electrónica es bien conocido por los empleados del departamento de personal. Esta no es la única, pero definitivamente la forma más común de realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Si mantiene registros manualmente, debe utilizar el formulario T-12.

La hoja de tiempo es una herramienta familiar para realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados. El formulario T-13 le permite registrar en detalle las razones por las que no se presenta al trabajo, incluidas las vacaciones de los estudiantes durante la sesión, la capacitación avanzada y varios tipos de licencia por discapacidad. El plazo de cumplimentación del documento puede ser inferior a 31 días.

El T-13 completado es la base para calcular los salarios.

Formato para completar la hoja de tiempo en T-13

A diferencia de tablas arbitrarias de contenido similar, T-13 contiene datos sobre la empresa, incluida la forma de propiedad y OKPO. El número de documento se coloca de acuerdo con los requisitos internos para el mantenimiento de las hojas de tiempo.

El nombre del departamento también se indica en la parte superior. Debe recordarse que el jefe de este departamento (incluso si completar la hoja de tiempo no es su responsabilidad) debe firmar el formulario completo.

El orden de los empleados está determinado por la decisión de la persona responsable. El orden más común es el alfabético, como en nuestro ejemplo, pero es posible la opción de ordenar por número de personal (columna 3).

En la columna 4, ponemos marcas por día:

YO SOY- (asistencia) jornada laboral,
V- día libre,
DE- vacaciones,
RP- participación en el día libre (trabajando fuera),
PARA- viaje de negocios,
ordenador personal- capacitación,
Tengo- licencia de estudios con una llamada de una institución educativa,
B- baja por enfermedad con baja por enfermedad,
T- baja por enfermedad no remunerada sin baja por enfermedad.

Debajo de la marca puse el número de horas trabajadas ese día. En la columna 5, resumimos el número de I en la línea y el número de horas. Obtenemos 4 valores para la 2 mitad del mes. En la columna 6, resumimos los valores y obtenemos la cifra final del trabajo del mes.

El número de horas para C, OT, K, B y otros casos no se indica en la cuarta columna. Hay columnas 10-13 para esto.

Contabilización de licencias por enfermedad, vacaciones u otro ausentismo

Los códigos de designación pueden ser diferentes (por ejemplo, numéricos). El formato específico de llenado no está prescrito por ley.

La designación X muestra que no tenemos en cuenta este día: por conveniencia, el mes se divide en dos líneas con valores desiguales. Para los meses con 30 días (por ejemplo, noviembre, la columna se verá así (por conveniencia, el número 31 "inexistente" está resaltado en rojo):

T-13 para noviembre

Por analogía, el T-13 se completa para las visitas en febrero.

Las columnas 7-9 indican el código de pago, la cantidad de días y el tipo de cargos. Nuestro ejemplo usa códigos:

• 2000 - jornada laboral común,
• 2300 - baja por enfermedad (prestación por discapacidad),
• 2012 - vacaciones.

Solución alternativa

Algunas empresas aprueban una versión ligeramente simplificada de la hoja de tiempo sin detallar el motivo de las omisiones. La columna 4 indica solo 2 códigos:

• YO SOY- día de trabajo,
• H- día no trabajado.

Este método puede resultar inconveniente porque no registra las bajas por enfermedad.

Casos especiales

1. ¿Cómo completar el T-13 para el personal que asiste a conferencias y otros eventos de capacitación?

Depende de la posición de la empresa. Estos días pueden contarse como trabajadores (I), o pueden contarse como formación avanzada (PC). La tasa de pago también puede variar.

2. ¿Puedo codificar que tengo un valor de más de 8 horas?

Si. Quizás, si hay un pedido especial en horario de trabajo extendido. Tiempo extraordinario se puede marcar con la designación C.

3. ¿Cuál es la diferencia entre las hojas de tiempo T-12 y T-13?

El primero es un formulario de asistencia manual. El segundo es de forma electrónica. Muchos departamentos de contabilidad ahora se han cambiado a T-13, ya que se puede recopilar automáticamente mediante un programa especial.

Formulario T-12

En primer lugar, como en cualquier otro documento de registros de personal, primero debe ingresar los detalles de la organización en la hoja de tiempo: su nombre completo con el código OKPO (debe tomarlo de los documentos de registro), estado organizativo y legal (IP, LLC, CJSC, OJSC), así como la unidad estructural (departamento) para la cual dado el boletín de calificaciones(si necesario).

Luego, debe ingresar en la columna correspondiente el número del documento para el flujo de documentos interno y también indicar período de información que tiene en cuenta la hoja de tiempo dada.

Códigos numéricos y alfabéticos en la hoja de tiempo

Esta parte de la hoja de tiempo incluye códigos alfabéticos y numéricos que se utilizan para completar la información necesaria sobre los empleados, así como su descifrado. Deben ingresarse en la parte principal de la hoja de tiempo para reflejar de manera breve y clara la cantidad de tiempo que uno u otro empleado realmente pasa en el lugar de trabajo, así como las razones de su ausencia del trabajo. Si los especialistas del departamento de personal tienen la necesidad de ingresar algunos códigos adicionales en esta forma de la boleta de calificaciones, se pueden desarrollar de forma independiente e ingresar en esta tabla.

Seguimiento del tiempo en T-12

Esta sección del boletín de calificaciones es la principal: en ella se registra el tiempo de trabajo. Primero, debe ingresar el número de serie del empleado en la primera columna de esta sección, luego, en la segunda, su nombre completo (preferiblemente el nombre completo y el patronímico para que no haya confusión ni errores). En la tercera columna, debe insertar el número de personal del empleado que se le asignó durante el empleo (es individual y nunca se repite).

Hay dos líneas para cada empleado en la boleta de calificaciones: contienen información encriptada sobre la presencia o ausencia del lugar de trabajo en cada día calendario del mes. Además, es necesario indicar de inmediato el motivo de la inasistencia al lugar de trabajo, si se ha establecido.

El motivo se indica en la línea superior opuesta al nombre completo del empleado, y en la línea inferior, la cantidad de horas realmente trabajadas, y si el empleado no apareció en el lugar de trabajo, la celda inferior se puede dejar vacía.

El siguiente paso es calcular el número total de horas y días realmente trabajados durante períodos de dos semanas y, al final de la tabla, el resultado de los cálculos del mes.

Al mismo tiempo, debe controlar cuidadosamente que el número total de días calendario en un mes coincida con la cantidad de trabajo, días libres y feriados indicados para cada empleado.

Cabe decir que a veces las personas responsables de completar la hoja de horas ingresan en ella solo aquellos datos que se relacionan con los días en que el empleado estuvo ausente del lugar de trabajo. Sin embargo, esta opción puede dar lugar a errores de personal y contables, por lo que no es recomendable utilizarla.

Fecha y firmas de los responsables

Una vez completada la hoja de tiempo, el empleado responsable de la misma debe indicar su cargo, así como colocar una firma en las celdas correspondientes con una decodificación obligatoria. La hoja de tiempo también debe ser aprobada por el jefe de la unidad estructural o el director de la empresa, también con una indicación del puesto y una firma con una transcripción. Lo último que debe ingresar es la fecha en la que se completó la hoja de tiempo.