El empleador ha perdido el contrato de trabajo qué hacer. Recuperación de documentación personal. El empleado pidió certificarlo con copia del contrato de trabajo. Cómo hacerlo bien

Pregunta

Durante la auditoría de personal, resultó que el empleador y el empleado no tienen un solo contrato de trabajo firmado con los empleados. ¿Cómo será ahora mismo restaurar la documentación del personal y concluir contratos laborales y órdenes de trabajo con todos?

Respuesta

El procedimiento para la restauración de un contrato de trabajo no está establecido por leyes reglamentarias.

Se recomienda celebrar un nuevo contrato de trabajo. En este caso, indique la fecha de celebración del contrato y la fecha de inicio de la relación laboral, cuando el empleado fue aceptado en la organización. Para restaurar la documentación, se recomienda al empleador emitir una orden sobre la pérdida de documentación, una lista de documentos perdidos, el momento de su restauración e indicar la persona responsable de restaurar la documentación del personal. Esta orden puede emitirse sobre la base del Servicio o Memorándum del responsable, en el que se registra el hecho de la ausencia de contratos de trabajo.

Justificación

Las cuestiones de organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos están reguladas por la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 N 125-FZ (modificada el 18 de junio de 2017) "Sobre archivos en la Federación de Rusia". La regulación legal del procedimiento y los términos de almacenamiento de los documentos personales se lleva a cabo sobre la base de la Lista de documentos administrativos estándar de archivo generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, autoridades locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobados por Orden. del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25.08.2010 N 558. La sección 8 "Seguridad del personal" de la Lista especificada contiene información sobre el período de almacenamiento de archivos personales, incluidas copias de pedidos de empleados. Las organizaciones están obligadas a garantizar la seguridad de los documentos de archivo, incluidos los documentos sobre el personal, durante los períodos de almacenamiento establecidos por las leyes federales y otras normativas. actos legales Federación Rusa, así como listas de documentos previstos por el art. 23 de la Ley Federal N 125-FZ. Estos documentos tienen un período de conservación de 75 años. El período de almacenamiento es de 1 año para el programa de vacaciones y de 3 años para otra documentación de vacaciones.

Así, en caso de pérdida de los documentos personales con las firmas de los empleados, el empleador debería restaurarlos, ya que la legislación vigente impone al empleador la obligación de garantizar la seguridad de los documentos personales.

El procedimiento para la restauración de un contrato de trabajo no está establecido por leyes reglamentarias.

Para restaurar la documentación, se recomienda al empleador emitir una orden sobre los motivos de la pérdida de documentación, una lista de documentos perdidos, el momento de su restauración e indicar la persona responsable de restaurar la documentación del personal. Esta orden puede emitirse sobre la base del Servicio o Memorándum de la persona responsable, que registra la ausencia de contratos de trabajo (y, si es posible, el motivo de su pérdida).

En opinión de especialistas de las autoridades reguladoras (ver. Pregunta: Hubo un incendio en nuestra oficina y todos los documentos personales se perdieron. Con la restauración de los libros de trabajo, hemos resuelto el problema. Y no sabemos cómo restaurar copias de contratos laborales. La situación se complica por la pérdida por parte de algunos empleados de sus copias de los contratos de trabajo. ¿Qué hacer en tal situación? ("Departamento de Recursos Humanos organización comercial", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), si el contrato de trabajo se ha conservado en formato electrónico, deberá expedirse un duplicado del contrato de trabajo. En este caso, el duplicado del documento debe cumplir con todos los requisitos que rigen para la ejecución de un contrato de trabajo, y ser idéntico a las copias perdidas del contrato de trabajo. Si formulario electronico no hay contrato de trabajo, recomiendan celebrar un nuevo contrato de trabajo. En este caso, indique la fecha de celebración del contrato y la fecha de inicio de la relación laboral, cuando el empleado fue admitido en la organización. Además, en el texto del contrato de trabajo, te recomendamos que indiques que se celebró para reponer el perdido.

En nuestra opinión, la opción más segura para el empleador es la segunda opción, ya que la posibilidad de emitir un duplicado de un contrato de trabajo no está prevista directamente por la legislación laboral vigente (como, por ejemplo, la posibilidad de emitir un duplicado de un libro de trabajo).

Nosotros recomendamos: familiarícese adicionalmente con el material publicado en ATP ConsultantPlus - Pregunta: ¿Qué puede hacer el empleador en caso de pérdida de órdenes de personal con firmas de empleados (en particular, en vacaciones y traslados de personal)? ¿Cuál es el orden de su restauración? ¿Es necesario restablecer esas órdenes para los trabajadores despedidos? (Consulta de expertos, 2012) (ConsultantPlus)

Todos estan perdidos contratos de trabajo... ¿Cómo puede un empleador restaurarlos? ¿Cómo redactar correctamente un duplicado de un contrato de trabajo? ¿Se concluye de nuevo el contrato de trabajo? El empleado pidió certificarlo con copia del contrato de trabajo. ¿Cómo certificar correctamente esta copia? ¿Qué sanciones debe esperar un empleador si no le da al empleado una copia de su contrato de trabajo?

Se han perdido todos los contratos de trabajo. ¿Cómo puede un empleador restaurarlos?

La legislación laboral no detalla directamente el procedimiento para el restablecimiento de los contratos de trabajo. Por tanto, el empresario puede desarrollarlo individualmente para su empresa por su cuenta. Por ejemplo, redacte una ley reguladora local separada sobre este tema, agregue la columna apropiada a la Instrucción sobre Administración de recursos humanos ().

Se puede estipular de antemano que si, por cualquier motivo, se pierde el original del contrato de trabajo, se redacta un duplicado del mismo (GOST R 7.0.8-2013) .Al mismo tiempo, es necesario indicar en la base de qué documentos tiene lugar el registro y en qué plazo.

Por cierto, el empleador puede determinar el siguiente procedimiento: los originales perdidos de los contratos de trabajo se pueden restaurar sobre la base de las copias en manos de los empleados. Así, si este derecho del empleador se concreta en el reglamento interno de la empresa, será legal dentro de los tres días hábiles desde el momento del descubrimiento del siniestro para exigir a los empleados sus contratos laborales. El empleador los utilizará para hacer duplicados y devolver copias a los empleados. Estas acciones deben limitarse a un determinado período de tiempo. Por ejemplo, un empleador o un funcionario de personal, como su representante, se compromete a hacer todo durante la semana laboral.

¡Atención!

La legislación laboral no especifica el plazo para la elaboración de un duplicado de un contrato de trabajo. El plazo, por lo tanto, puede ser cualquiera, pero dentro de límites razonables y no extendido durante largos meses.

Además, el empleador puede introducir sus copias de los contratos de trabajo en la base de datos electrónica. Luego, en un acto regulatorio local, puede prescribir que se redacten duplicados en papel de los contratos sobre la base de documentos electronicos... Esto significa que no tendrá que exigir copias de ellos a los empleados, lo que ayudará a reducir significativamente el papeleo.

¿Cómo redactar correctamente un duplicado de un contrato de trabajo?

Si se pierden ambas copias del contrato de trabajo, ¿cómo se pueden redactar correctamente sus duplicados?

Repitamos que la legislación no contiene orden establecido registro de un duplicado de un contrato de trabajo. El empleador se reserva el derecho de crearlo de forma independiente prescribiéndolo en una ley reguladora local.

Al crear un procedimiento para emitir duplicados, el oficial de personal no debe olvidarse de las siguientes circunstancias:

Según normativa, el original del contrato de trabajo por escrito se concluye en dos copias, en las que cada una de las partes pone su firma (). Esto significa que los duplicados de los documentos perdidos también deben elaborarse y sujetarse de manera similar. Además, el empleado debe firmar el duplicado del empleador, certificando el recibo de su copia del documento con esta firma.

¡Atención!

La información especificada en el duplicado debe corresponder al contenido del original perdido del contrato de trabajo. La información y las condiciones necesarias para la elaboración de un contrato de trabajo se detallan en el Código del Trabajo.

El empleador también puede recrear esta información y condiciones, guiado por las órdenes de empleo, tomándolas del libro de trabajo, tarjeta personal u otros documentos del empleado.

¿Se concluye de nuevo el contrato de trabajo?

En el departamento de personal de la planta, se perdió el contrato de trabajo con el empleado, el empleado tampoco encontró su copia. ¿Es posible volver a celebrar un contrato de trabajo sin hacer un duplicado?

La respuesta es sí. En ausencia de una legislación sobre la restauración de los contratos de trabajo perdidos, el empleador es libre en sus acciones al resolver tal problema. Incluso si ambas copias desaparecieran, el gerente bien puede crear y ejecutar un nuevo contrato de trabajo con el empleado sin recurrir a hacer un duplicado, pero sin olvidar la información y las condiciones que se detallaron en el primer documento perdido (artículo 57 de la Ley de Trabajo Código de la Federación de Rusia).

Establecemos la fecha real, en el momento de la celebración y firma del contrato, y como un elemento separado, publicamos la fecha de contratación del empleado. Es muy recomendable incluir en el texto del nuevo acuerdo una nota de que fue concluido y firmado para reemplazar el perdido.

Un empleado que ha perdido su copia pide al empleador que le entregue una copia del contrato de trabajo. ¿La empresa está obligada a satisfacer la solicitud del empleado?

Está legalmente establecido que para documentos relacionados con el trabajo, el empleador está obligado a entregar copias al empleado a solicitud escrita de este (). Dado que la lista de estos papeles está abierta, el empleado tiene derecho a exigir una copia del contrato de trabajo. El empleador está obligado a proporcionar al empleado dicha copia, de forma totalmente gratuita, dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.

Consejo

Puede suceder que en el departamento de personal, por accidente, por un malentendido, hayan tomado dinero del empleado para hacer una copia del contrato de trabajo. Devuelva la cantidad inmediatamente con una disculpa.

El empleado pidió certificarlo con copia del contrato de trabajo. ¿Cómo hacerlo bien?

El procedimiento para certificar copias () está legalmente establecido, lo que significa que una copia del contrato de trabajo emitido al empleado debe estar debidamente certificada ().

Para la correcta fijación de una copia en papel, es necesario escribir la palabra "Verdadero" (sin comillas y otros signos de puntuación) al pie de la hoja después de toda la información ingresada, indicar la posición de la persona autorizada que certificó la copia , pídale que firme y transcriba, anote la fecha de certificación del documento ().

Si vale la pena colocar un sello en una copia del contrato depende del empleador, pero debe entregar el documento. significado legal, la copia está sellada con un sello.

El empleador tiene derecho a rechazar la solicitud del empleado de entregarle una copia notariada del contrato de trabajo. De acuerdo con la legislación laboral (artículo 62 del Código Laboral de la Federación de Rusia), no está en absoluto obligado a emitir dichos documentos, a menos que, por supuesto, esto se especifique en una ley reguladora local. Si existe tal registro, el empleador debe cumplir con la solicitud del empleado, mientras paga los servicios del notario de su propio bolsillo (artículo 62 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia).

¿Qué sanciones debe esperar un empleador si no le entrega al empleado una copia del contrato de trabajo?

El empleado fue contratado, firmó dos copias del contrato de trabajo, después de lo cual los documentos se transfirieron al gerente para su aprobación. Pasó algún tiempo, pero el empleado no recibió su copia del contrato. ¿Esto amenaza al empleador con un castigo?

El contrato de trabajo se redacta por duplicado. Y si el empleador conserva un documento, el segundo ciertamente será entregado al empleado ().

La legislación laboral es vinculante. Si el empleador viola la regla existente, voluntaria o involuntariamente, puede estar sujeto a una sanción administrativa (artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas).

Por tal delito, se amenaza con una multa, por funcionarios- por un monto de 1 mil a 5 mil rublos, la organización, a excepción de una multa de 30 mil a 50 mil rublos, puede estar sujeta a suspensión administrativa de actividades por hasta 90 días.

Un funcionario que no haya transferido a un empleado su copia del contrato de trabajo y haya cometido previamente un delito similar en virtud de este artículo podrá ser descalificado por un período de uno a tres años.

¡Atención!

Bajo la comisión de un delito similar se entiende no solo la reiterada falta de entrega al empleado de su copia del contrato, sino también la comisión de otra infracción a la legislación laboral.

Un contrato de trabajo es un acuerdo entre el empleador y el empleado, según el cual el empleador se compromete a proporcionar al empleado trabajo para una función laboral específica, para garantizar las condiciones de trabajo previstas por la legislación laboral y otros actos que contengan normas. derecho laboral, convenio colectivo, convenios, regulaciones locales y este convenio, pagar oportunamente y en su totalidad el salario al empleado, y él - personalmente cumplir con lo especificado en este convenio función laboral, cumplir con la normativa laboral interna aplicable a este empleador (artículo 56 del Código Laboral de la Federación de Rusia). La obligación de celebrar un contrato de trabajo está prevista en el art. 16, 56, 57, 67 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
El procedimiento para la restitución de un contrato de trabajo no está establecido por decretos reglamentarios, por lo que creemos que si se ha conservado un contrato de trabajo en formato electrónico, es necesario emitir un duplicado del contrato de trabajo. En este caso, el duplicado del documento debe cumplir con todos los requisitos que rigen para la ejecución de un contrato de trabajo, y ser idéntico a las copias perdidas del contrato de trabajo.
Si no existe un formulario electrónico de contrato de trabajo, recomendamos celebrar un nuevo contrato de trabajo. En este caso, indique la fecha de celebración del contrato y la fecha de inicio de la relación laboral, cuando el empleado fue admitido en la organización. Además, en el texto del contrato de trabajo, le recomendamos que indique que se celebró para reponer lo perdido en relación con el incendio.

Muy a menudo en las empresas, no todos los empleados tienen contratos de trabajo escritos, a pesar de que este requisito está consagrado en el artículo 67 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Es posible que no estén allí o que estén desactualizados, sin la información necesaria o sin cambios en el proceso. actividad laboral empleado. Sucede que un empleado ha perdido su copia de un contrato de trabajo y pide un duplicado.

Ni el procedimiento para la expedición de un duplicado ni el restablecimiento de un contrato de trabajo están regulados por ley. Sin embargo, el empleador emite los documentos requeridos. ¿Cómo hacerlo correctamente?

Si estamos hablando de la restauración de un contrato de trabajo que no existe, entonces se recomienda redactar el contrato de trabajo con la fecha actual, indicando en él la cronología completa desde la fecha de inicio de la relación laboral: cuando el empleado fue contratado, para qué puesto, en qué organización, con qué salario, etc. d. Cuando se cambia el nombre de la organización, se indica a partir de qué fecha ha cambiado. Si hubo transferencias, cambios en el pago y otras condiciones, también es recomendable indicarlo en el contrato de trabajo. Por supuesto, si el empleador no tiene ningún dato y no hay dónde conseguirlos, entonces no están indicados. También en el contrato es necesario indicar el puesto de trabajo que ocupa ahora el empleado y ya está. condiciones obligatorias, actualmente establecido por la legislación laboral vigente.

Otra opción es celebrar un contrato de trabajo con la fecha actual indicando la fecha de contratación del empleado (la fecha real de admisión) y prescribiendo las condiciones actuales ahora, de acuerdo con el puesto del empleado y los requisitos de la legislación vigente. No incluye toda la cronología desde la fecha de ingreso.

Si una vez se redactó un contrato de trabajo con un empleado antes de la entrada en vigor del Código Laboral de la Federación de Rusia (por ejemplo, en 2000), que posteriormente fue perdido por el empleado y no hay contrato en sí, pero solo hay acuerdos por escrito, puede emitir un duplicado.

A diferencia de un libro de trabajo duplicado, cuya emisión está prevista por la ley, el procedimiento para emitir un duplicado de un contrato de trabajo no está regulado por la ley, por lo que no hay instrucciones claras. En la práctica, un contrato de trabajo se restablece de diferentes formas.

Un documento duplicado es una copia del mismo. Los cambios en la copia son inaceptables, por lo tanto, al emitir un duplicado de un contrato de trabajo, es importante certificarlo adecuadamente. Si el empleado solicita proporcionarle un duplicado del contrato de trabajo, entonces es necesario indicar en él: "Duplicado del contrato de trabajo No. __ de 00.00.0000, luego indicar la fecha real de emisión del duplicado"

Al emitir un duplicado, los acuerdos y anexos adicionales al contrato de trabajo, si los hubiera, no deben corregirse ni destruirse, sino que deben conservarse durante 75 años, ya que tienen las firmas originales del empleado y del empleador.

Si se cambia el nombre de la organización durante el período de vigencia de las relaciones laborales, será correcto indicar el nombre anterior del empleador en el duplicado del contrato de trabajo, sin realizar cambios en el documento, con la certificación del duplicado. por el sello de la nueva organización con una indicación directa en el duplicado, cuándo y qué tipo de reorganización entidad legal fue y sobre la base de qué documentos.

Para proteger los intereses del empleador, si no hay contratos, se recomienda asegurar primero su ausencia mediante un acto en el que se indique cuál de los empleados no tiene contrato de trabajo.

Si el empleado ha perdido su copia del contrato de trabajo y adicional. acuerdos, solo tiene versiones escaneadas, ¿qué debo hacer? ¿Por qué un empleado podría necesitar un contrato de trabajo original? ¿Qué documentos (además del contrato de trabajo) puede confirmar su experiencia laboral en la empresa?

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