Sistema automatizado de gestión documental electrónica SED. Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS): qué es, características y recomendaciones. Iniciativas gubernamentales en torno al "Documento Electrónico"

"," Tesis "y 1C: Flujo de documentos. La participación de estas soluciones en la base de TAdviser supera el 60%.

Además, para El año pasado En él apareció información sobre 600 nuevos proyectos. En 2019, la base de TAdviser se reponía con mayor frecuencia con información sobre la implementación de los sistemas Elma, Thesis, DirectumRX y 1C: Gestión de documentos.

Si consideramos implementaciones por proveedor, teniendo en cuenta todas las decisiones de una empresa en particular relacionadas con EDMS / ECM, entonces, en este caso, el Top 5, a finales de 2019, se verá así: Directum, Elma, Doxvision y Haulmont. ...

2018

Según datos de diciembre de 2018, la base de datos de proyectos EDMS / ECM de TAdviser incluía información sobre más de 5,1 mil implementaciones. Desde diciembre de 2017, es decir desde la publicación del informe anterior, ha crecido en casi 700 proyectos nuevos y archivados.

La mitad de todos los proyectos, cuya información está disponible en el sitio, recae en 5 sistemas domésticos- Directum, Elma, Docsvision, Delo y Thesis.

Si observamos las implementaciones de todos los productos de clase EDMS / ECM de proveedores específicos, entonces, por la cantidad de proyectos, los cinco líderes principales se verán así: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision y Haulmont.

2017

Los sistemas EDMS / ECM más populares

Según los datos a principios de diciembre de 2017, la base de datos de los proyectos EDMS / ECM de TAdviser incluía información sobre unas 4440 mil implementaciones. Desde noviembre de 2016, es decir Desde la publicación del informe anterior, se ha ampliado en 460 proyectos nuevos y archivados.

Más de la mitad de todos los proyectos, cuya información está disponible en el sitio, recae en 5 sistemas domésticos: Directum, Docsvision, ELMA, Delo y 1C: Gestión de documentos.

Si observamos la implementación de todos los productos de clase EDMS / ECM de proveedores específicos, entonces, por el número de proyectos, los cinco líderes principales, como hace un año, se verán así: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision. y 1C.

2016

Los sistemas EDMS / ECM más populares

A principios de noviembre de 2016, la base de proyectos de TAdviser incluía información sobre 3980 implementaciones de sistemas EDMS / ECM en diversas industrias. Según estos datos, el mayor número de proyectos se completó utilizando Directum (677 proyectos), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) y 1C: Document Management (164).

Por supuesto, estas cifras están lejos del número real de implementaciones, porque, por ejemplo, solo en el sitio web de 1C hay información sobre más de 1.5 mil implementaciones de 1C: Gestión de documentos. Sin embargo, los datos expresados ​​permiten comprender qué sistemas se utilizan con más frecuencia en Rusia.

Solo dos soluciones extranjeras se presentan entre los diez primeros de los sistemas implementados con más frecuencia: Documentum y SharePoint. Esto se explica, en primer lugar, por el hecho de que los proyectos en los que se utilizan productos extranjeros se toman por volumen, no por cantidad.

Proveedores por número de implementaciones de EDMS / ECM

El gráfico anterior muestra las implementaciones totales de todos los sistemas de proveedores específicos que pertenecen a la clase EDMS / ECM. Si en un proyecto se utilizaron dos o más soluciones del mismo proveedor, que en la base de datos de TAdviser están clasificadas como EDMS (ECM), entonces la implementación de cada solución se tuvo en cuenta por separado.

2015

Los sistemas EDMS / ECM más populares

Según TAdviser, el sistema de gestión de documentos electrónicos Delo es el líder en el número de implementaciones. En la base de TAdviser para todo el período de observación, hay 418 proyectos realizados con esta solución. Se implementaron un poco menos proyectos con las implementaciones de DocsVision - 416. Además, los cinco líderes en términos cuantitativos incluyen los sistemas ELMA, Directum y 1C: Document Management 8: 393, 368 y 124, respectivamente. En total, la base TAdviser, a noviembre de 2015, contiene información sobre más de 3.3 mil proyectos.

Entre todos los proyectos completados en 2014, y hay alrededor de 500 de ellos en la base de datos de TAdviser, el mayor número de implementaciones recayó en ELMA, Directum, Delo, DocsVision y

Trabajar con documentación requiere la mayor parte del tiempo y los recursos de cualquier organización, porque los documentos acompañan a todas las etapas. actividad empresarial... La racionalización de los procesos de flujo de trabajo aumenta de forma inmediata y espectacular la eficiencia de la gestión y la contabilidad; las deficiencias del sistema de circulación de documentos crean muchos problemas para el negocio.

La automatización también ha afectado a este aspecto del espíritu empresarial.

• Considere las características de la creación y el funcionamiento de un único sistema organizativo en la empresa, que garantiza el movimiento de documentos en formato electrónico.
• discutiremos cómo elegir el sistema más adecuado,
• familiaricémonos con los EDMS más populares.

La esencia de los sistemas EDMS

Flujo de documentos- término que caracteriza todos los procesos en la empresa asociados con la fijación de diversos actos en forma de documentación:

• escritura o recepción inicial;
• registro;
• asegurar la ejecución de las acciones apropiadas sobre el documento;
• control sobre la ejecución;
• contabilidad;
• archivar;
• almacenamiento;
• reutilizar;
• consulta;
• envío.

¡REFERENCIA! El flujo de trabajo también incluye el proceso de organización de todas las actividades anteriores. Es importante distinguir entre papeleo y trabajo de oficina: este último concepto es más amplio, denota toda la industria empresarial relacionada con la documentación e incluye al primero.

Durante mucho tiempo, el proceso de flujo de trabajo se llevó a cabo exclusivamente en papel, pero tecnologías modernas le permiten automatizar este sistema y cambiar a una opción completamente sin papel o reducir significativamente el flujo de documentación en papel.

Hay varias opciones para nombrar tal automatizado sistema electrónico trabajar con documentación:

• EDMS - sistema de gestión de documentos electrónicos;
• SEDD: un sistema de gestión de documentos electrónicos y trabajo de oficina;
• SAD - sistema de automatización de oficinas;
• SEDO - sistema de gestión de documentos electrónicos;
• SADO es un sistema de automatización del flujo de documentos.

La abreviatura más común es SED.

Un componente obligatorio del EDMS es el uso firma electronica- el identificador del documento electrónico, que garantiza su autenticidad (juega el papel de un visado personal en un documento en papel).

Ventajas de la implementación de EDMS

La ventaja más obvia de utilizar la gestión de documentos electrónicos en una empresa es la capacidad de evitar felizmente muchos problemas que son casi inevitables en el trabajo de oficina tradicional basado en papel. Éstos incluyen:

• error humano;
• pérdida del documento requerido;
• tiempo dedicado a buscar el papel requerido;
• problemas con el envío, entrega y recepción de documentación;
• dificultades, si es necesario, para hacer duplicados;
• acciones adicionales relacionadas con el almacenamiento, archivo y destrucción de papeles acumulados;
• costos de papelería;
• un menor grado de protección contra la falsificación y posibles daños, etc.

Las cualidades positivas del EDMS, que afectan drásticamente la eficiencia de los procesos comerciales, se derivan de los principios de uso de este sistema.

1. Identificación única- en formato electrónico, el documento se registra una vez, después de lo cual se puede identificar fácilmente de forma automática.
2. Operaciones paralelas- en formato electrónico, puede interactuar con varios documentos casi simultáneamente, lo que aumenta la eficiencia y reduce los costos de tiempo.
3. Unidad de la base documental- todos los documentos se agrupan en un sistema acordado, por lo que no se duplican ni se pierden.
4. Búsqueda fácil- el sistema de identificación automática le permite encontrar rápidamente documento requerido a un mínimo de datos iniciales.
5. Posibilidad de adjuntar- Se pueden adjuntar uno o más archivos a cualquier documento en formato electrónico, lo que le permite proporcionarle las aplicaciones y atributos necesarios.
6. Informes avanzados- el formulario electrónico le permite agrupar documentos por los motivos necesarios, lo que le permite controlar todas las etapas del movimiento de documentos y garantizar una contabilidad completa y confiable de los factores necesarios.
7. Adaptación flexible- La gestión de documentos electrónicos es fácil de adaptar rápidamente a cualquier necesidad de producción.

¡NOTA! Para proporcionar todas las ventajas señaladas del EDMS, el personal que trabaja con la documentación deberá volver a capacitarse y aprender nuevas habilidades.

Que son los EDMS

Un producto de software diseñado para realizar las funciones de automatización del flujo de documentos se diferencia en el conjunto de funciones integradas en él.

1. EDMS universal(También se les llama "empaquetados" o "empaquetados": sistemas estandarizados que brindan funciones básicas de trabajo de oficina.
   • funcionalidad relativamente pequeña;
   • inadaptación a las particularidades de la empresa;
   • disponibilidad y facilidad de instalación e implementación;
   • el más económico en términos de costo.

¡ATENCIÓN! Al introducir un EDMS universal en una empresa, el empleador deberá adquirir una licencia para la introducción de nuevos trabajos.

2. EDMS de desarrollo individual- sistemas hechos específicamente para satisfacer las necesidades de un cliente en particular. Estos productos se caracterizan por:
   • personificación máxima;
   • gastos adicionales para reentrenamiento de empleados y compra de equipo;
   • precio alto;
   • lleva más tiempo desarrollar, instalar e implementar.
3. EDMS combinado- Se introducen complementos individuales adicionales sobre la base de la plataforma universal. La instalación de dicho sistema le permite resolver las siguientes tareas:
   • totalmente adaptado a las necesidades de la organización;
   • se reducen los costos de desarrollo, instalación y puesta en servicio;
   • los módulos básicos le permiten dominar rápidamente el sistema y capacitar al personal;
   • puede interactuar con otros productos de software;
   • el cliente recibe todos los derechos sobre el producto de software.

Dependiendo de la configuración, las capacidades de uno u otro EDMS permiten la automatización de diversas áreas de la actividad productiva, que pueden combinarse de diferentes formas:

1. Trabajo de oficina.
2. Circulación general de documentos.
3. Gestión de contratos.
4. Archivado.
5. Gestión de proyectos.
6. Documentación especial.
7. Interacción con la documentación entrante.

Cómo elegir un EDMS adecuado

Para elegir la mejor opción para automatizar el flujo de documentos de una organización entre una gama bastante amplia de productos en el mercado, necesita saber a qué parámetros debe prestar atención.

Los factores clave en la selección son los siguientes puntos específicos de la organización:

• disposición para reemplazar la documentación en papel con su contraparte electrónica (“madurez” del flujo de documentos);
• metas implementación de EDMS;
• la posibilidad de un mayor desarrollo;
• recursos asignados para la implementación (tiempo y dinero).

Consideremos cada factor con más detalle:

1. La madurez del flujo de trabajo original. Cuanto mejor esté organizado el flujo de trabajo en papel en la empresa, más fácil será implementar el EDMS, ya que eliminará inmediatamente todas las dificultades, proporcionando a cambio los beneficios de un trabajo de oficina más eficiente. Se requerirán costos financieros y de tiempo relativamente pequeños para la instalación del sistema y la capacitación del personal. En los niveles más bajos de gestión de documentos, primero deberá gastar energía en formalizar los procesos básicos de gestión de documentos y luego traducirlos a formato electrónico.
2. Metas de implementación. La elección viene dictada por un conjunto de funciones que serán proporcionadas por uno u otro EDMS. En cada caso, el manejo de los tamices, si las características básicas serán suficientes o se requiera personificación.
3. Reservas... Cuando se requiere automatización para procesos ya formalizados, existe una alta probabilidad de que sean específicos. El desarrollo de la organización prevé cambios en el flujo de trabajo, que el sistema debería ser capaz de realizar. Por lo tanto, dadas las reservas para el desarrollo, el EDMS implementado debería ser lo más flexible posible.
4. Recursos... El valor en términos de tiempo y dinero es, en última instancia, el componente de inversión. Por lo tanto, debe tener en cuenta no solo el precio. software y su instalación, pero también cuánto costará poseer este sistema. Los costos adicionales pueden ser fondos para la "actualización" de un EDMS que ya funciona, la reentrenamiento de los empleados, etc.

Una breve descripción de varios EDMS populares

En el mercado moderno de Rusia hoy en día, se utilizan alrededor de 20 EDMS diferentes. Analicemos los más utilizados de ellos, que han demostrado su eficacia en la mejora de la eficiencia de la gestión empresarial.

1. "Práctica". En 2012, el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicación Masiva introdujo este sistema como el principal para la circulación de documentos, cuenta con cerca de 4 mil clientes. El sistema es utilizado por la mayoría agencias gubernamentales la ciudad de moscú. Este programa se puede utilizar en la nube o en la versión del servidor. El costo de una tarifa de suscripción para una organización es relativamente bajo; se realiza un pago adicional por cada usuario adicional.
2. "Naumen DMS"- desarrollo basado en NauDoc (en el pasado reciente uno de los EDMS más populares), pero en una versión mejorada y ampliada. Parte de mas amplio sistema Gestión de Procesos de Negocio.
3. "Directum"- un sistema que se centra en los principios de la interacción colectiva. Contiene mecanismos convenientes para crear bases de datos para documentación, organizar conferencias, entrevistas, reuniones, etc.
4. EmpresaMedia- por el contrario, proporciona la máxima personificación. Con la ayuda de este EDMS, es fácil crear trabajos personales y asegurar su funcionamiento.
5. "Un negocio"- un producto líder que ocupa casi la mitad del mercado de EDMS en la Federación de Rusia, que es utilizado por el Banco Central, Sberbank, Rostelecom y otras grandes organizaciones.

Hoy en día, la mayoría de las empresas están pasando del flujo de trabajo en papel al electrónico. Esto le ahorra tiempo y dinero a la organización. La gestión de documentos electrónicos elimina el papeleo. Puede intercambiar información las 24 horas del día desde la oficina o cualquier otro lugar. Basta con tener una computadora con firma electronica y acceso a internet. Además, el sistema de gestión de documentos electrónicos permite controlar el progreso del trabajo en tiempo real.

¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?

Si hablamos en palabras simples, la gestión de documentos electrónicos es el intercambio de documentos electrónicos a través de Red de área local, Internet u otros canales. El flujo de documentos electrónicos puede ocurrir tanto dentro de una organización como entre empresas.

EDF le permite no solo intercambiar documentos, sino también organizar el trabajo sin utilizar papel: buscar documentos, redactar informes, mantener un archivo y mucho más.

La circulación de documentos electrónicos se realiza a través del sistema del operador EDM incluido en la red de confianza del Servicio Fiscal Federal de Rusia. Una empresa envía otro documento electrónico. El destinatario lo recibe en unos segundos en su PC. En este momento, el operador verifica automáticamente la firma electrónica con la que está endosado el documento y si el formato del documento cumple con los requisitos legales. Con la ayuda de los estados, el remitente puede ver cómo se mueve el documento.

Tipos de documentos electrónicos

Casi todos los documentos se pueden traducir a vista electrónica... Por lo general, las empresas están cambiando a contratos electrónicos, facturas, diversas facturas, informes, etc.

Los documentos electrónicos se dividen en documentos no formalizados y documentos formalizados.

Documentos no formalizados: cartas, contratos, poderes, documentación técnica y otros documentos, están exentos de una estricta regulación por parte del estado.

Los documentos formalizados tienen requisitos estrictos para el formato y las regulaciones de transferencia. Documento formalizado: un documento que se creó en el formato del Servicio de Impuestos Federales, por ejemplo, un acto de aceptación de trabajo. Los documentos formalizados afectan la corrección de los cálculos fiscales, por lo que el cumplimiento de todos los procedimientos de transferencia es fundamental para ellos.

Tenga en cuenta que los documentos electrónicos no formalizados pueden estar en cualquier formato: doc, xlsx, pdf, jpg y otros, mientras que los documentos formalizados solo pueden estar en forma de archivo con la extensión xml.

Funciones del sistema de gestión de documentos electrónicos

El sistema de gestión de documentos electrónicos realiza las siguientes funciones:

• registro de un documento;
• control sobre la ejecución de documentos;
• creación de libros de referencia;
• control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, manteniendo el historial de trabajo con documentos;
• creación y edición de detalles de documentos;
• generación de informes sobre el flujo de documentos de la empresa;
• importación de documentos del sistema de archivos e Internet;
• crear un documento directamente desde el sistema usando una plantilla;
• trabajar con versiones de documentos, documentos complejos de múltiples componentes y formatos, archivos adjuntos;
• distribución electrónica de documentos;
• trabajar con documentos en carpetas;
• obtención de documentos mediante escaneo y reconocimiento;
• reduciendo el costo de acceso a datos y procesamiento de documentos.

Opciones EDF

Hay dos formas de organizar un sistema de gestión de documentos electrónicos. En primer lugar, es posible suscribir un acuerdo de gestión de documentos electrónicos con las contrapartes e intercambiar documentos que serán firmados con firma electrónica vía correo electrónico.

En segundo lugar, es posible organizar la electroerosión a través de un operador especial. En este caso, debe unirse a las reglas para el intercambio de documentos electrónicos. Posteriormente, se encuentra disponible un intercambio con contrapartes, tanto documentos formalizados como no formalizados.

Automatización de la gestión de documentos electrónicos. Pros y contras de EDF

La gestión de documentos electrónicos es un sistema de información completo que incluye software especializado, correo electrónico, Internet, red de área local y otros.

El flujo de documentos electrónicos en comparación con el papel parece mucho más atractivo. Destaquemos las principales ventajas del EDI.

• el más simple: se reducen los costos asociados con los costos del papel;
• ahorra tiempo: los empleados dedican menos tiempo a encontrar un documento en papel;
• aumenta la transparencia del trabajo interno de la empresa: el sistema de gestión de documentos electrónicos permite rastrear el estado del documento;
• se mantiene un historial personal de cada archivo y los documentos que lo acompañan; en cualquier momento puede abrir todos Documentos requeridos que contenga requisitos relacionados con varios tipos de relaciones entre la empresa y entidades externas;
• los informes de la organización se preparan con prontitud;
• mayor seguridad de los datos.

Entre las desventajas, se puede notar el alto costo del software y los costos asociados con la capacitación de los empleados y la digitalización de todos los documentos disponibles.

Qué se necesita para cambiar a la gestión de documentos electrónicos

Para introducir la circulación de documentos electrónicos, es necesario desarrollar y aprobar el procedimiento para la circulación de documentos electrónicos; nombrar a los responsables de su mantenimiento; organizar un archivo electrónico de documentos recibidos y enviados; prescribir en la política contable las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos; Designar personas responsables de la formación y firma de documentos electrónicos.

Todos los empleados autorizados a firmar documentos deben tener firma electrónica.

Algoritmo aproximado de acciones:

• se está desarrollando una asignación técnica;
• se selecciona una solución de TI;
• se describen los procesos comerciales;
• se elaboran estimaciones, cronogramas, listas de recursos necesarios y plan general de trabajo;
• Se está introduciendo EDF;
• se está probando el programa;
• se lanza el sistema de gestión de documentos electrónicos;
• se supervisa el uso del sistema.

Sistema de gestión de documentos electrónicos

Cualquier sistema EDI puede contener las propiedades de las categorías enumeradas a continuación, sin embargo, la mayoría de ellas tienen una orientación específica asociada con el posicionamiento del producto.

1. El archivo electrónico es un sistema de electroerosión, cuyo objetivo es el almacenamiento y la recuperación de datos eficientes.

2. Sistemas de gestión de documentos electrónicos con herramientas de flujo de trabajo avanzadas: proporcionan el movimiento de algunos objetos a lo largo de una ruta determinada, que se establece de antemano. En cada etapa, el objeto puede cambiar, por lo que se le llama la palabra general "trabajo". Los documentos se adjuntan a la obra, sin embargo, no son los objetos principales aquí. Gracias a estos sistemas, se organiza cierto trabajo.

3. Sistemas EDI, que están enfocados a apoyar la gestión de la organización y la acumulación de conocimiento. Estos son sistemas que combinan las propiedades de los sistemas descritos anteriormente. Aquí, el elemento básico puede ser cualquier cosa: una obra o un documento. Estos sistemas son utilizados por agencias gubernamentales, grandes empresas, donde existen ciertas reglas y procedimientos para el movimiento de documentos.

4. Sistemas EDF que se centran en apoyar la colaboración: estos sistemas difieren de los anteriores y no tienen una jerarquía clara en la organización y formalización del flujo de trabajo. La tarea de dicho FED es garantizar el trabajo de los empleados de la empresa, dondequiera que se encuentren, y preservar los resultados del trabajo realizado.

5. Sistemas de electroerosión que cuentan con servicios adicionales avanzados. Un buen ejemplo es el servicio de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Estos tipos de servicios son variados y pueden incluir diferentes conjuntos de servicios.

Cualquier empresa tarde o temprano piensa en optimizar y aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, que pueden establecerse mediante sistemas electrónicos de gestión documental (EDMS).

EDMS permite resolver problemas de automatización del trabajo con documentos de empresas de diversos tamaños y campos de actividad, incluidos los distribuidos geográficamente. Los sistemas de software de esta clase aseguran la organización del flujo de trabajo legalmente significativo de la empresa, manteniendo un archivo de documentos, automatizando el trabajo de la oficina (registrando la correspondencia entrante y saliente, escaneando documentos y comunicándose con los artistas intérpretes o ejecutantes en forma electrónica), monitoreando la disciplina ejecutiva, pactando contratos y pagos, coordinando y monitoreando la ejecución organizacionalmente - documentos administrativos, procesamiento y almacenamiento de documentación contable primaria, así como automatización de procesos especializados para diversas áreas de negocio. Además, una característica de la mayoría de los EDMS modernos es la compatibilidad con dispositivos móviles y la capacidad de integrarse con las plataformas de información existentes de la empresa.

Existe una gran variedad de sistemas de gestión de documentos electrónicos en el mercado ruso y, para facilitar a las empresas la elección, hemos recopilado una selección de estas soluciones. Todos ellos son de producción exclusivamente nacional, cumplen con los requisitos legislativos, reglamentarios y metodológicos en el campo de la gestión documental como ruso. marco normativo y estándares internacionales así como los requisitos de seguridad de TI. Por separado, debe tenerse en cuenta que casi todos los productos enumerados a continuación están incluidos en el registro de software nacional y se recomiendan para su uso en departamentos y organizaciones gubernamentales de la Federación de Rusia, así como en empresas que implementan proyectos en el marco del programa de sustitución de importaciones de software. .

1. "Diálogo" . Desarrollador: Empresa Unitaria Estatal "Crimea Technologies" (con el apoyo del Ministerio de Política Interna, Información y Comunicaciones de la República de Crimea).
2. Sistema de gestión de documentos electrónicos corporativos CSED 3.0. Desarrollador: Región KROK.
3. Sistema de gestión de documentos electrónicos "SED-Sirius". Desarrollador: Center tecnologías de la información y sistemas de autoridades ejecutivas (CITiS).
4. Sistema de automatización de procesos para organizaciones de construcción de carreteras "Epyura" (construido sobre la base de la plataforma "1C: Enterprise"). Desarrollador: Armen Rafikovich Arakelyan.
5. EDMS "Documento Sinkopa". Desarrollador: empresa Kuban-Inform-Holding-Yug.
6. El paquete de software "Sistema modular abierto de gestión documental electrónica y control sobre la ejecución de pedidos" (SEDKP). Desarrollador: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistema de gestión documental electrónica Directum. Desarrollador: empresa Directum.
8. Producto de software "STEK - Gestión de documentos". Desarrollador: JSC STC STEK.
9. "Plataforma Roja de Gestión Documental". Desarrollador: empresa Red Soft.
10. Sistema "Burócrata". Desarrollador: LLC "Bureaucrat"
11. Sistema de información "Trabajo de oficina electrónica y gestión documental". Desarrollador: empresa Breeze Plus.
12. Sistema Komita Courier JE. Desarrollador: sociedad Anónima"Comita".
13. Módulo "Flujo de documentos" (suministrado como parte del sistema ERP "Brújula"). Desarrollador: empresa Compass.
14. EDMS WSS Docs (basado en la plataforma Microsoft SharePoint). Desarrollador: empresa WSS-Consulting.
15. Sistema automatizado de trabajo de oficina secreta AS SDP. Desarrollador: LLC "Centro de Nuevas Tecnologías" Impulso ".
16. Sistema de automatización del flujo de documentos organizativos y administrativos (trabajos de oficina) de empresas "Lotsman: ORD". Desarrollador: ASKON-Design Systems LLC.
17. Sistema EOS para SharePoint (construido sobre la base de la plataforma Microsoft SharePoint). Desarrollador: empresa Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistema de información EtaxReport. Desarrollador: empresa Electronic Business Systems.
19. EDMS "Aurora: flujo de documentos". Desarrollador: Aurora Digital Group LLC.
20. Sistema de gestión de documentos electrónicos Comsoft Docs. Desarrollador: Komsoft JSC.
21. Comindware del sistema EDS (construido sobre la base de la plataforma de aplicaciones comerciales Comindware). Desarrollador: empresa Comindware.
22. Sistema Express Document. Desarrollador: Electronic Express LLC.
23. Codex: paquete de software de gestión de documentos. Desarrollador: Consorcio Kodeks.
24. Sistema automatizado "Gosekspertiza". Desarrollador: Ekomash info LLC.
25. Sistema seguro de gestión de documentos electrónicos "Stack-Trust". Desarrollador: Grupo de empresas de pila.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Promotor: Grupo de empresas Optima.
27. EDMS LanDocs. Promotor: Grupo de empresas Lanit.
28. Complejo de software "Flujo de documentos". Desarrollador: Empresa Unitaria del Estado Federal "Centro Principal de Informática de Investigación" de la Oficina del Presidente Federación Rusa(FSUE "GlavNIVTs").
29. Solución SEDO. Desarrollador: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistema de gestión de documentos electrónicos para organizaciones gubernamentales y empresas "Praktika". Desarrollador: empresa "Document Management Systems".
31. EDMS DoXLogic. Desarrollador: empresa BFT.
32. Sistema Alpha Dock. Desarrollador: "Alpha Doc".
33. Sistema "Externo". Desarrollador: SKB Kontur.
34. Sistema seguro de gestión de documentos electrónicos

Al elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos empresas modernas están guiados por una estrategia general de desarrollo, metas, la presencia de un entorno competitivo, la estructura deseada y esperada efecto economico de la implementación de tal solución. Los objetivos de la introducción de EDMS incluyen mejorar el control sobre la disciplina del desempeño, reduciendo el número de documentos perdidos; reducción del tiempo de aprobación; Reducir el número de errores al trabajar con documentos estándar.

Hay una serie de requisitos clave para las funciones de ECM. El éxito adicional de optimizar el flujo de trabajo de la empresa depende del cumplimiento del sistema con estos requisitos. Los procesos de aprobación de documentos y asignación de tareas se realizan más rápido cuando se transfieren de “papel” a formato electrónico, el tiempo para procesar documentos y pedidos también se reduce y se hace posible rastrear el progreso del trabajo con el documento. Al trabajar con el sistema, los artistas intérpretes o ejecutantes son notificados automáticamente de los nuevos documentos y el momento de su procesamiento está bajo control. Para un acceso rápido a los documentos, una búsqueda fácil y la seguridad de los documentos, se organiza un almacenamiento electrónico.

Es importante que los derechos de acceso a los datos protegidos estén delimitados. Reduce significativamente el tiempo de trabajo y llenado automático secciones de documentos estándar sobre datos de referencia existentes. Es importante que un gerente tenga medios convenientes para monitorear los plazos para completar las tareas y los informes consolidados. Para mantener el contenido de la información en el trabajo de la empresa, el EDMS debe integrarse fácilmente con el sistema de correo existente y con los sistemas de contabilidad existentes en la empresa (sistemas de gestión de personal, financieros, contables y de producción.

Además, cada vez más organizaciones están prestando atención a la posibilidad de trabajo remoto en el sistema. Los criterios importantes para evaluar el sistema incluyen la capacidad de generar informes sobre documentos, ejecutantes, estados de documentos, etc .; rápida implementación del sistema; el costo de instalación y mantenimiento del sistema; facilidad de desarrollo del sistema; la capacidad de utilizar el software del sistema para resolver tareas adicionales.

Y requisitos adicionales:

• la presencia de transmisión de entrada de documentos al sistema, la capacidad de trabajar con un escáner;
• módulo de gestión de contratos preconfigurado;
• versión para tableta;
• clientes móviles.

Comparación

Consideremos cómo se implementan estas funciones en Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow y 1C: sistemas de gestión de documentos 8. Todos estos sistemas están unidos por un concepto común basado en una combinación de EDMS clásico y herramientas de gestión de procesos de negocio. Al combinar las ventajas de la gestión de documentos electrónicos y los sistemas BPM, las empresas están desarrollando procesos y aumentando la eficiencia de las actividades operativas.

Capacidades de funcionalidad e integración

Directum

Los beneficios funcionales del sistema Directum incluyen más que un catálogo ampliado de soluciones comerciales. De las funciones que se utilizan todos los días en el trabajo, se pueden destacar recordatorios convenientes, la capacidad de personalizar numeradores y trabajar con marcas de códigos de barras. Presencia de una vista previa de los archivos adjuntos, almacenamiento de archivos, una gran selección de libros de referencia completos en la configuración básica, asistentes interactivos para la creación de documentos.

Aspectos negativos de este EDMS: la falta de salida página por página de objetos en la lista de documentos y resultados de búsqueda, la incapacidad de usar estilos adicionales en la lista del documento.

Estas funciones se implementan en Docsvision. Todas las páginas web y los informes personalizados se muestran dentro de la ventana principal de la aplicación. Los documentos archivados se mueven a tablas separadas en la base de datos. Los usuarios del sistema pueden elegir una opción de autenticación. La transformación XSLT se aplica a la descripción XML de la tarjeta de registro.

ELMA

El sistema ELMA se distingue por una línea extendida de soluciones comerciales. Entre ellos se encuentran el módulo ECM + (una combinación de las funciones del sistema BPM y el clásico EDMS), Proyectos + - funciones estándar para la gestión de proyectos más la gestión de procesos; ELMA CRM +: implementa un enfoque orientado al cliente mediante la implementación de procesos de un extremo a otro. Y una solución de KPI que no tiene el sistema Directum.

En cuanto a las posibilidades de integración, ELMA ECM + y otras dos soluciones tienen un complemento para trabajar con MS Outlook. Además, ELMA se puede integrar fácilmente con 1C: Enterprise (con todas las versiones actuales).

Para no confundirse en una gran cantidad de archivos con enmiendas y cambios, los documentos en la aplicación pueden tener un número ilimitado de versiones, pero solo una puede ser designada como actual. El historial completo de cambios de documentos se recopila en la tarjeta del documento.

Todo herramientas necesarias trabajar en el documento y controlar la disciplina de rendimiento para trabajar con estos documentos están al alcance de la mano del usuario.

Si la empresa recibió el documento en papel, se guarda automáticamente después de escanearlo.

El administrador puede ver un informe sobre la situación de rendimiento actual, y los usuarios cuentan con una serie de filtros para dar forma a los resultados como mejor les parezca.

La aplicación ECM + se puede personalizar de acuerdo con las necesidades de la empresa individual y su estructura organizativa.

Para acelerar la creación de documentos, puede crear plantillas. Está disponible para cualquier usuario, incluso sin conocimientos de programación.

Puede configurar la inserción automática de un código de barras en la plantilla para su reconocimiento instantáneo en el sistema.

Todos los sistemas considerados en esta revisión tienen sus propios aplicación movil para operar las funciones del sistema a través de una tableta o dispositivo móvil. Esto permite a los altos directivos participar en las actividades operativas de la empresa desde cualquier lugar con conexión a Internet. Los clientes móviles son compatibles con todos los sistemas operativos móviles.

Optima WorkFlow

Las ventajas del sistema incluyen la posibilidad de utilizar estilos adicionales en la lista de documentos, mostrar imágenes en la lista de documentos y el área de visualización. Es posible la filtración de la lista cargada de documentos. Optima WorkFlow admite la configuración de rúbricas en diarios de documentos, configurando el área de visualización de un registro seleccionado en la lista de documentos. La personalización de la tarjeta de registro del pedido está funcionando. Las aplicaciones web de terceros se pueden incrustar en la ventana principal. Existe integración con IBM WebSphere MQ. Para automatizar las actividades de los departamentos de archivo, se ha desarrollado un módulo especial Archivo.

1C: flujo de documentos 8

Las principales áreas de trabajo de esta solución son trabajos de oficina, flujo documental general, gestión de actividades contractuales, archivo electrónico y trabajo con solicitudes. La funcionalidad se puede ampliar mediante complementos. Al procesar rutas de documentos, puede adjuntar archivos y posteriormente modificarlos. Hay un registro del Explorador de Windows.

Puede configurar la creación, registro y envío automático a lo largo de la ruta de documentos de diversas fuentes (carpeta, correo electrónico, web).

Desventajas: no hay correo interno. No puede crear tareas para el grupo y carpetas con pedidos. Además, esta solución no cuenta con un módulo de gestión de proyectos. No se puede registrar desde MS Office, Open Office. No se admite el trabajo con documentación QMS. Además, no hay forma de conservar las carpetas personales del usuario.

Interfaces

Directum

Las interfaces de todos los modos de operación en el sistema Directum están unificadas; puede configurar las reglas para procesar documentos y tareas. En el modo de sustitución, el sistema conserva su contenido de información. Es posible trabajar con archivos en línea. Los derechos de acceso a un archivo separado se distribuyen, cada uno de ellos se describe atributivamente. También puede observar la transparencia de los procesos de flujo de trabajo. Las tareas se agregan al calendario de MS Outlook. La ventaja del sistema son las plantillas de búsqueda personalizables y los convenientes mecanismos de filtrado por columnas de lista.

Pero hay una serie de desventajas: no hay posibilidad de paginación de elementos (en Win32). Configuraciones mínimas de efectos visuales. Es imposible localizar los nombres de los requisitos en diferentes idiomas. No se puede cambiar el tamaño de la tarjeta. Al crear vínculos entre documentos electrónicos, no puede agregar comentarios para describir la relación. La interfaz está sobrecargada.

Arroz. 1. Interfaz del sistema Directum

Docsvision

Docsvision usa temas preconfigurados y la cinta de comandos es personalizable. Los vínculos entre documentos se muestran en una vista de árbol. Los enlaces se pueden anotar. Existe la posibilidad de diseñar tarjetas de tareas. La barra de herramientas es personalizable. La búsqueda de texto completo desde una sola línea funciona, hay plantillas de búsqueda personalizables, el diseño de formularios de búsqueda también es personalizable.

Al mismo tiempo, las desventajas del sistema son que no es posible adjuntar automáticamente un documento a una tarea. Los procesos no son transparentes, los recordatorios solo funcionan cuando MS Outlook está activado.

Arroz. 2. Interfaz del sistema Docsvision

ELMA

Externamente, la interfaz ELMA ECM + es un almacenamiento de archivos estándar, un usuario sin experiencia con tales sistemas puede navegar fácilmente de forma independiente.

El registro de documentos se lleva a cabo en un asistente especial en varios pasos secuenciales. Al ingresar al sistema, solo necesitas indicar los detalles necesarios del documento y adjuntar la versión electrónica, el sistema genera automáticamente una ficha de documento con todos los datos en ella.

Toda la información de la organización está contenida en el portal interno. Todas las herramientas que necesita para trabajar están en un solo lugar: un archivo de documentos, tareas, calendario, alimentación de mensajes, informes, documentos web.

Las operaciones se pueden simplificar o ampliar durante la personalización.

Arroz. 3. Interfaz ELMA

Optima WorkFlow

El sistema tiene una interfaz intuitiva. El sistema configura los estilos de diseño de la aplicación, la salida a la lista de documentos y el área de visualización de atributos e imágenes está disponible, se aplican estilos de dibujo de la lista de documentos (fuente, relleno, icono).

Vale la pena señalar las búsquedas convenientes en los campos-listas de tarjetas de registro, la presencia de control visual del llenado obligatorio de los campos, la capacidad de trabajar con archivos, enlaces y movimiento de documentos en una sola ventana.

Es conveniente trabajar con archivos adjuntos: el trabajo se realiza en línea en una sola ventana, en el modo de registro y salida. Los enlaces de un extremo a otro entre documentos se representan como un árbol.

Puede diseñar una tarjeta de tarea al crear una tarea.

Desventajas: los usuarios no pueden crear nuevas revistas, conjuntos de documentos, la configuración no se guarda en la base de datos. Es imposible personalizar la barra de herramientas en la tarjeta de registro, para localizar los nombres de los requisitos. El tamaño de la tarjeta no se puede cambiar. Los mecanismos de arrastrar y soltar no están implementados. No hay funciones básicas de selección de interfaz de tarjetas para comunicación. Otro inconveniente es la opacidad del proceso al crear una tarea; no puede configurar recordatorios para los artistas intérpretes o ejecutantes.

Arroz. 4. Interfaz Optima WorkFlow

1C: flujo de documentos 8

La interfaz es personalizable para tipos de usuarios. Puede ver una lista de los usuarios que están conectados actualmente al sistema. Hay herramientas de diseño para el RKK (diseñador), la capacidad de expandir y personalizar el RKK, mientras que puede usar elementos complejos: tablas, estructuras.

Desventajas: sin visores integrados para archivos adjuntos, sin vista de las tareas del grupo, sin asignación de un ejecutor como líder del grupo.

Arroz. 5. Interfaz 1C: Gestión de documentos 8

Funciones de búsqueda

Directum

Las ventajas del sistema incluyen la disponibilidad de búsqueda de texto completo para documentos y detalles de tarjetas de registro (RK). Las plantillas de búsqueda se pueden personalizar de acuerdo con los detalles del RK. El filtro de la lista de documentos por valores de columna está en vigor. Funciones convenientes para personalizar plantillas de búsqueda. Se pueden crear carpetas de búsqueda.

Cualidades negativas: es imposible distribuir derechos de acceso a búsquedas configuradas; no se han configurado búsquedas de clientes web; no hay posibilidad de crear consultas de búsqueda complejas, no hay visualización de objetos página por página en la lista de documentos y resultados de búsqueda, no se aplican estilos adicionales en la lista de documentos.

Docsvision

Docsvision admite la creación de consultas de búsqueda complejas utilizando XML y la distribución de derechos de acceso a la búsqueda.

Falla- acción lenta del panel del visor.

ELMA

ELMA ECM + recopila documentos en un solo archivo electrónico. La búsqueda de documentos se realiza de forma rápida y cómoda, no solo por el nombre, sino también por los datos de la tarjeta del documento o RK. Los resultados de la búsqueda se muestran solo si tiene permiso para acceder a los documentos. Los parámetros de búsqueda se guardan en un formato de filtro; en el futuro, puede buscar documentos rápidamente mediante los parámetros guardados.

Falla: falta de búsqueda de texto completo en documentos.

Optima WorkFlow

Se aplica una consulta de base de datos directa para formar una consulta de búsqueda compleja en diarios de documentos. Se realiza una búsqueda de texto completo sobre el contenido del documento y se realiza una búsqueda utilizando una muestra de tarjeta de registro (no es necesario personalizar las plantillas de búsqueda). Puede ingresar consultas de búsqueda por los detalles de las tarjetas de registro. Los filtros se aplican a todos los diarios de documentos disponibles.

La desventaja del sistema es la imposibilidad de guardar plantillas de búsqueda personalizadas. No existe una búsqueda de texto completo para los detalles de las tarjetas de registro de los documentos. Los usuarios no pueden crear carpetas de búsqueda y búsquedas complejas. No hay búsqueda de texto completo para los detalles de la tarjeta de registro.

1C: flujo de documentos 8

Se realiza una búsqueda atributiva según los detalles del documento. Puede crear patrones de búsqueda, su almacenamiento es jerárquico y categorizado. En función de los resultados de la búsqueda, se generan informes.

En una solicitud es imposible realizar diferentes tipos buscar. No existe un conjunto de requisitos para la búsqueda automática de documentos duplicados durante el registro.

Configuraciones administrativas

Directum

El sistema le permite mantener simultáneamente la estructura organizativa y de personal de varias empresas. Se proporciona información detallada sobre departamentos y empleados, se puede ampliar. Si es necesario reemplazarlo (completo o por un asistente), las carpetas de "entrada / salida" se crean automáticamente. El filtro de subcadena y la búsqueda de rastreo funcionan.

Desventajas: La visualización de OShS no es visual, no hay posibilidad de clasificar elementos en un orden determinado, es difícil crear y completar directorios, no hay localización de entradas de directorio. Configuraciones mínimas apariencia y comportamiento del RK.

Arroz. 6. Aparición de tarjetas de registro en el sistema Directum

Docsvision

Docsvision admite el mantenimiento de OShS de varias empresas a la vez. Existen funciones de sustitución (suplente permanente o temporal). El filtro de subcadena funciona. Los inconvenientes duplican en parte las propiedades de Directum: no es una visualización visual de OSH, no hay clasificación de elementos en un orden determinado, no se puede mantener un historial de directorio, crear directorios con tipo, crear directorios jerárquicos, no hay una nomenclatura incorporada de casos "directorio. Bajo rendimiento del diseñador.

Arroz. 7. Directorio de empleados en el sistema Docsvision

ELMA

Es conveniente monitorear la situación en las sucursales de las grandes empresas. Varios sistemas se combinan en una ventana, organizando un solo sistema de informacion divisiones e intercambio de información de alta calidad. El usuario tiene toda la información necesaria sobre el sistema externo sin salir de su página. Es conveniente cambiar entre las páginas de las divisiones de la empresa. Además, se encuentra disponible información sobre la realización de actividades, noticias de actualidad, visualización de documentos, lanzamiento de la ejecución de procesos de negocio.

Arroz. ocho. Configurar páginas de sucursales en ELMA

El director dispone de información general sobre todas las ramas y divisiones. Los datos sobre departamentos y empleados se pueden ampliar.

Las sustituciones de empleados se llevan a cabo en una sección especial. Las sustituciones se cancelan automáticamente al final del plazo. Cuando se instala un proceso de sustitución, las tareas por proceso se le transfieren automáticamente. El sistema informa sobre una tarea única y sobre la ausencia de este empleado, ofreciendo elegir otro ejecutante.

Arroz. nueve. Configuración de la sección "Sustitución" en ELMA

Una sección especial "Calendario de ausencias" muestra una lista de empleados que están ausentes del lugar de trabajo durante un período determinado.

Optima WorkFlow

El sistema admite el mantenimiento de OShS de varias empresas, la estructura se muestra claramente. Se implementan funciones de sustitución (sustituto permanente / temporal), hay una búsqueda en ejecución por primeras letras. Los elementos se pueden clasificar en el orden especificado; Rellenado bastante simple del libro de referencia, creación de libros de referencia jerárquicos, establecimiento de la fecha de vencimiento del registro del libro de referencia.

Hay un diseñador de plantillas para tarjetas de registro, tamaños personalizables, fondos, marcadores, campos, fuentes, scripts que se utilizan para eventos de tarjetas de registro.

Desventajas: no hay posibilidad de mantener el historial del directorio, no hay información espejo sobre el reemplazo. La información sobre departamentos y empleados es mínima. No puede crear libros de referencia mecanografiados, llevar un historial de libros de referencia, localizar registros de referencia. No hay ninguna función para comprobar la sintaxis del código del script, no hay campos del tipo "botón de opción".

Arroz. diez. Agregar un nuevo empleado al organigrama en Optima WorkFlow

1C: flujo de documentos 8

El escritorio del usuario se personaliza según su función. Proporciona acceso rápido a datos sobre empleados, una lista de números de teléfono, recomendaciones para escribir correspondencia, etc. Para el jefe del departamento, puede configurar un panel para la búsqueda de texto completo de documentos de cualquier propósito, el gerente cuenta con un panel para acceder rápidamente a los informes. La información se distribuye según los derechos de acceso. Estructura organizativa Las organizaciones y los roles de ejecutor se pueden utilizar para seleccionar a los ejecutores de los procesos comerciales.

El subsistema "Tareas y procesos de los empleados" contiene herramientas para la creación y gestión de procesos de negocio, así como la configuración del direccionamiento de tareas basado en roles, configurando una matriz para la sustitución / sustitución de empleados.

Modelado de procesos de negocio

Directum

El sistema implementa funciones de modelado convenientes. La depuración del diagrama de ruta se implementa paso a paso. La plataforma tiene un lenguaje de programación de alto nivel integrado IS-Builder. Es posible crear sus propias funciones y scripts usando su propia API. El editor de informes está implementado en el lenguaje IS-Builder. Menos: el número de bloques básicos es insuficiente.

Arroz. once. Modelado de procesos comerciales en el sistema Directum

Docsvision

El sistema tiene funciones convenientes para modelar y diseñar un esquema de ruta sin el uso de herramientas de software. Puedes desarrollar tus propias funciones. Es posible crear scripts usando su propia API, llamar a los servicios web. Herramientas: informes de MS.

Falla: es necesario reemplazar un grupo de bloques simples con un bloque de secuencia de comandos para la optimización.

Arroz. 12. Modelado de procesos comerciales en el sistema Docsvision

ELMA

El modelado de los procesos de negocio se lleva a cabo en un editor gráfico especial "ELMA Designer" con una interfaz gráfica sencilla e intuitiva. La notación para describir los procesos comerciales es BPMN 2.0, que es conveniente para describir los flujos de trabajo y contiene casi todas las primitivas necesarias. Un analista de negocios puede diseñar procesos comerciales sin la ayuda de un programador. Puede desarrollar un modelo de gestión en una empresa y realizar cambios en los procesos sobre la marcha, sin detener el sistema.

El movimiento de documentos en la empresa se puede organizar a lo largo de rutas de cualquier complejidad. La ruta del documento refleja por qué empleados pasará este documento, así como el orden y la naturaleza del trabajo planificado en él. Se crea un modelo gráfico del proceso arrastrando los bloques de operaciones necesarios desde la paleta con el mouse, después de lo cual las operaciones se conectan mediante transiciones. Puede agregar comentarios a las transiciones.

Arroz. 13. Ruta de documentos descrita como un proceso empresarial en ELMA EDMS

Optima WorkFlow

El sistema tiene un diseñador de modelos de procesos comerciales, se utilizan scripts.

Arroz. catorce. Modelado de procesos comerciales en Optima WorkFlow

Configurar las propiedades del bloque es sencillo. Se realiza la creación de scripts utilizando su propia API, la creación de funciones y bloques propios, la descarga de objetos en un formato de intercambio. Herramientas: Crystal Reports 11.0.

Es posible personalizar la apariencia de la aplicación, personalizar la lista de documentos (visibilidad y orden de columnas, clasificación), personalizar notificaciones.

Los mecanismos de modelado son inconvenientes, las funciones para configurar la lógica empresarial son mínimas, se hace necesario escribir scripts para el procesamiento de documentos, no hay diseñador ciclos de vida documentos.

1C: flujo de documentos 8

El sistema crea rutas estándar para el movimiento de documentos, hay soporte para bifurcaciones de ruta y transiciones condicionales. También hay un diseñador de formularios de informes.

Arroz. 15. Diagrama de bloques de un proceso empresarial en 1C: flujo de documentos 8

Seguridad de datos y acciones

Directum

La protección de datos en el sistema se lleva a cabo utilizando una contraseña de inicio de sesión y cuentas de Windows. Puede crear grupos de usuarios y roles. Existe un modelo de control de acceso discreto y basado en roles, así como la capacidad de emitir permisos y privilegios. La diferenciación de los derechos de acceso se realiza a nivel de carpeta, RK, archivo y libro de referencia. Puede configurar la transferencia de derechos. Se utilizan cifrado y EDS.

Desventajas del sistema: no hay distribución de derechos de acceso a búsquedas personalizadas, no hay búsquedas personalizadas en el cliente web y no se pueden crear consultas de búsqueda complejas.

El rendimiento de los paneles de vista es bastante lento.

Docsvision

Las ventajas del sistema en términos de seguridad de datos son las siguientes: disponibilidad de control de acceso obligatorio, diferenciación de derechos de acceso en todos los niveles; establecimiento de la cesión de derechos. Aplicación de cifrado y firma digital.

ELMA

Cualquier usuario desde cualquier lugar con acceso a Internet puede ingresar su nombre de usuario y contraseña e iniciar sesión en el sistema ELMA. Este inicio de sesión está configurado de forma predeterminada para todos los usuarios, pero hay tres formas principales de proteger el inicio de sesión:

1. Inicie sesión solo a través de dispositivos confiables. Si está iniciando sesión desde una computadora o dispositivo móvil, que no está en la lista de confianza, el sistema informará la imposibilidad de iniciar sesión.
2. Inicie sesión por Token. Un token es un dispositivo que está asociado con una cuenta de usuario y solo le corresponderá. Además, un usuario individual tiene su propio código PIN. Se pueden escribir varios contenedores de llaves electrónicas en un token a la vez, para ingresar diferentes sistemas, y no solo en ELMA, para que el usuario no lleve un montón de llaves.
3. Iniciar sesión mediante certificado. El mecanismo funciona de la misma manera. El usuario vincula el certificado a su cuenta. Puede ingresar al sistema con un certificado solo desde un lugar de trabajo específico. Esta función solo está disponible en navegadores. Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Para la aprobación, firma de un documento o su versión, se utiliza una firma digital electrónica. En este caso, ningún otro usuario, incluso habiendo aprendido la contraseña, no podrá aceptar ni firmar el documento.

ELMA proporciona la configuración de los derechos de acceso a varios objetos del sistema. En el corazón de la gestión de derechos está el papel de los elementos de la estructura organizativa y los usuarios individuales del sistema, el proceso de configuración consiste en la visualización gráfica de puestos, departamentos y divisiones, y la distribución de responsabilidades.

Optima WorkFlow

La protección de datos se realiza mediante inicio de sesión / contraseña, cuenta de Windows. Se crean grupos de usuarios y roles, así como un modelo de control de acceso discreto y basado en roles. Es posible emitir poderes, diferenciar los derechos de acceso a nivel de carpeta, configurar derechos de acceso relativos de acuerdo con la estructura organizativa de la organización, utilizar un EDS.

No puede asignar derechos de acceso a un solo archivo. No hay vista previa del archivo.

1C: flujo de documentos 8

Existen software control de integridad de documentos, soporte diferentes caminos autenticación. Se conceden derechos al usuario durante el tiempo de ejecución de la orden o documento. Los documentos firmados por EDS se envían con información de almacenamiento sobre firmas. Los derechos de acceso se asignan de acuerdo con el cargo del usuario, su rol, grado de participación en los procesos comerciales, sello o individualmente. Los derechos se establecen para carpetas y tipos de documentos y también se aplican a archivos adjuntos, pueden contener restricciones de lectura o escritura. El acceso a los informes también es limitado: solo sus informes están disponibles para el empleado y los informes de su departamento están disponibles para el gerente.

No hay diferenciación de derechos de acceso para partes del documento (campos del formulario de registro, archivos adjuntos). No existe un sistema de herramientas de copia de seguridad y recuperación de datos.

Conclusión

Las empresas que eligen EDMS se enfrentan al mismo problema: tienen que combinar el sistema adquirido y los procesos comerciales existentes de la organización durante mucho tiempo. Para optimizar el trabajo de toda la empresa, es importante incorporar procesos de flujo de trabajo en los procesos principales de principio a fin, y cuanto antes se lleve a cabo dicha fusión, mejor. Sin embargo, esta actividad que consume mucho tiempo requiere tiempo, experiencia y una comunicación constante de todos los empleados cuyo trabajo está relacionado con los documentos. En un grado u otro, los sistemas, utilizando sus funciones, pueden acelerar este proceso. Resumiendo y evaluando los resultados, ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 y Directum corresponden sobre todo a los requisitos clave.