Análisis del estado actual del mercado mundial de sed. Gestión de documentos electrónicos en las regiones de la Federación de Rusia. EDMS en el cuidado de la salud

MERCADO RUSO DE EDM: PROBLEMAS Y PERSPECTIVAS PARA EL MARCADO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA: PROBLEMAS Y PERSPECTIVAS DE DESARROLLO

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Instituto de Gestión de Rusia del Sur: una rama de la Academia de Economía Nacional de Rusia y servicio público

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Instituto de Gestión del Sur de Rusia - rama del presidente ruso

Economía Nacional y Administración Pública

Resumen: El artículo analiza los problemas y perspectivas de desarrollo del mercado de EDMS en Rusia. Los conceptos de sistemas de gestión de documentos electrónicos, su finalidad y actualización en mundo moderno, presenta datos estadísticos sobre el desarrollo y uso de sistemas específicos de gestión documental electrónica, tanto en la estructura comercial como en el sector público. Se llegan a conclusiones sobre la problemática de los EDMS y la necesidad de su desarrollo, mejora y uso en organizaciones y agencias gubernamentales con el fin de incrementar su eficiencia y eficacia.

Palabras clave: gestión de documentos electrónicos, sistema de gestión de documentos electrónicos, mercado de EDMS, funcionalidad de EDMS, EDMS en el sector público.

Anotación: El artículo analiza los problemas y perspectivas del desarrollo del mercado del sistema de facturación electrónica en Rusia. Se refieren a las siguientes nociones: los sistemas de rotación de documentos electrónicos, sus objetivos y actualización en el mundo moderno, los datos estadísticos sobre el desarrollo y uso de sistemas concretos de rotación de documentos electrónicos se dan tanto en la estructura comercial como en el sector público. Sobre la problemática de los sistemas de facturación electrónica se concluye la necesidad de su desarrollo mejorado y uso en la organización y logias estatales para elevar su eficiencia y resultatividad.

Palabras clave: facturación documental electrónica, el sistema de facturación de documentos electrónicos, el mercado de los sistemas de facturación de documentos electrónicos, los sistemas de facturación de documentos electrónicos en el sector público.

En el mundo moderno, el desarrollo de tecnologías y su introducción generalizada ha llevado al hecho de que la gestión de documentos electrónicos y el trabajo de archivo ocupan una posición de liderazgo en comparación con su contraparte en papel. Hoy podemos observar un aumento en el número y volumen de documentos utilizados en el mundo. Además, la proporción de documentos electrónicos y en papel cambia con el tiempo a favor de estos últimos.

En 2014, el mercado de EDMS celebró su 20 aniversario. Su origen y formación se debió principalmente a la necesidad de automatizar el trabajo de las agencias gubernamentales - la primera sistemas domésticos Se crearon gestión de documentos electrónicos de acuerdo a sus órdenes.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema organizativo y técnico que asegura el proceso de creación, control de acceso y distribución de documentos electrónicos en redes informáticas, además de proporcionar control sobre el flujo de documentos en una organización.

El EDMS en el mercado de las tecnologías de la información sigue siendo uno de los sistemas más demandados, ya que permite:

Incrementar la eficiencia de la gestión de la empresa proporcionando a la dirección toda la información necesaria para la toma de decisiones;

Optimice el trabajo de los empleados con documentos;

activos de la empresa (información que puede perderse como resultado de despidos o despidos de empleados), es decir, para garantizar la continuidad del negocio o de los procesos comerciales.

En 2013, el mercado ruso de EDMS, incluidos los servicios de implementación, creció un 20% en comparación con 2012 a 30.720 millones de rublos. Mantuvo altas tasas de crecimiento entre 2011 y 2013: del 20 al 35%. A diferencia de otros segmentos del mercado de software empresarial, donde, según TLew1Beg, se inició un ligero descenso (sistemas B1) o se detuvo el crecimiento (sistemas BIR), el mercado EDMS debería mostrar un crecimiento de dos dígitos a finales de 2014: el principal impulsor de este mercado es el sector público, donde los proyectos en el campo de la automatización de la gestión de documentos electrónicos se implementan con alta intensidad. En cuanto al número de proyectos, la participación del sector público en el mercado de EDMS es de hasta el 25%, en términos monetarios, hasta el 40%. ...

La dinámica positiva del mercado en 2013 se ve confirmada por los datos sobre los ingresos de los integradores. Entre las empresas que presentaron datos sobre ingresos en el mercado de EDMS, incluidos los servicios de implementación (en rublos, IVA incluido), el crecimiento en 2013 en comparación con el año anterior fue del 15% o más para la mayoría de las empresas. (Tabla 1) .

Cuadro 1. Ingresos de los integradores de sistemas en el mercado de EDMS en

Rusia, 2012-2013, miles de rublos

Ingresos de la empresa Proyectos de 2013 Proyectos de 2013 Proyectos de 2012 Crecimiento de ingresos de 2012 2012-2013

1C (todos los franquiciados) 1240742103 3 1041691948 19,1%

Lógica empresarial 760.000 88534900 86 42,1%

KRO K 545970 51473553 50 15,3%

EOS 516029777 3263997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

Tecnologías de gestión de identificación 380970 - 238035 - 60%

Lani t 188.000 80 180.000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Transporte 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 CONSULTAR 23200 57 17600 35 31,8%

Total 4.219.775 3.257.835 29,5%

Mas activo implementación de EDMS en Rusia, se implementan en el sector público, en primer lugar, esto se aplica a las autoridades, pero también a las empresas con participación estatal.

Entre las empresas estatales para el período de inicios de 2013 a septiembre de 2014 se destacan en términos de escala, el sistema de gestión de documentos electrónicos dentro del GAS Justice, que opera sobre la base de la plataforma Delo (EOS) (más de 67 mil usuarios), así como la implementación de EMC Documentum en Rosatom (30 mil) y la introducción de Etlas (EDM) en el Departamento de Salud y Desarrollo Social de la región de Oryol para 10 mil estaciones de trabajo. En el sector comercial, el proyecto EDMS más grande es la implementación de DocsVision en Sberbank de la Federación de Rusia; la replicación del sistema aún está en curso: según el propio banco, ahora 100 mil empleados bancarios trabajan en el EDMS en esta plataforma (Tabla 2 ).

Cuadro 2. Los cinco principales proyectos EDMS / ESM en el sector público de Rusia por número de usuarios en 2013 - los primeros tres trimestres de 2014

Caso de GAS Justice EOS 67835

Integrador de sistemas del cliente Número de usuarios

Rosatom EMC Documentum CROC 30000

Departamento de Salud y Desarrollo Social de la Región de Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

Fiscalía General de la Federación de Rusia AIK Supervisión de EOS 9 123

Caso del Gobierno de la Región de Rostov (EOS) EOS 7639

Se ha desarrollado una situación paradójica en la industria del EDMS: normalmente

la legislación es un freno en la forma de aplicar las nuevas tecnologías. Hoy dia el marco legislativo está por delante de las capacidades técnicas de la mayoría de los sistemas implementados. Por otro lado, las capacidades de las propias plataformas ECM, sobre las que se construyen los EDMS (tanto importados como nacionales), en principio, permiten resolver todos los problemas nuevos. Hoy en día, el desarrollo se ve obstaculizado por la falta de competencia de los clientes funcionales que aún se adhieren a puntos de vista conservadores sobre el flujo de documentos.

Obviamente, a nivel del sistema, existe una comprensión de la importancia de esta tarea: por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 09/06/2012 N 890 "Sobre medidas para mejorar el flujo de documentos electrónicos en los organismos gubernamentales" se estableció que la transición a EDM en los organismos gubernamentales debe completarse antes del 31 de diciembre de 2017

Pero la situación actual deja lugar a dudas: inversiones a gran escala en TIC en el sector público, más de 1 billón. rublos, hasta que den un resultado práctico tangible.

Desafortunadamente, hoy en día no existe un solo servicio público legalmente significativo que implique la realización de acciones legalmente significativas (emitir un documento, cambiar la condición de ciudadano, etc.) transferidas a forma electrónica. Todos los servicios proporcionados en EPGU son solo para fines informativos.

Los sistemas EDMS están destinados a mejorar las actividades de una organización, pero cada uno de ellos tiene su propia funcionalidad amplia, que incluye una serie de características. Durante la investigación, estuvimos

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: flujo de documentos * Boss-referente

■ NEGOCIO ■ EVFRA T ■ MOTIVO

Se han identificado 9 sistemas. Mostraremos su equipamiento funcional, sobre cuya base destacaremos las ventajas y desventajas de los sistemas (Fig. 1,2). Arroz. 1. Capacidades técnicas de los EDMS modernos

Arroz. 2. El costo de las licencias para 100 usuarios, excluyendo el costo del DBMS, módulos adicionales y descuentos.

Al comparar la funcionalidad del EDMS, se adoptan las siguientes designaciones: "+" - se implementa la oportunidad; "+/-": la opción está disponible dentro de la funcionalidad limitada o se requiere software adicional; "-": la oportunidad no se ha implementado.

De acuerdo con la función "Trabajar con documentos", los puestos de liderazgo los ocupan EDMS como: Jefe-asistente, Delo y Efrat. El nivel de base lo ocupó PayDox (Cuadro 3).

DOCUMENTOS DE TRABAJO CON Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Herramientas integradas

ver archivos adjuntos

Cambio de archivos adjuntos

Trabajar con proyectos de documentos / - / - / -

Tabla 3. Trabajar con documentos

Según el desarrollo de la función "Búsqueda y análisis de información", los líderes son EDMS como: Efrat, Delo y DocsVision. Los últimos puestos los ocupan 1C, Directum, GlobusProfessional (Tabla 4).

BÚSQUEDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referente CASO EVFRAT MOTIV

Búsqueda de atributos (búsqueda por detalles del documento)

Busque tareas y asignaciones (incluso por fechas límite, ejecutores, controladores)

Búsqueda de texto completo teniendo en cuenta la morfología del idioma ruso / - / - / - / - / -

Implementación de varios tipos de búsquedas en una sola solicitud / -

Tabla 4. Encontrar información de análisis

Cuadro 5. Seguridad de la información

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referente CASE EVFRAT MOTIV

Apoyo diferentes caminos autenticación / - / - / - / - / - / - / -

Asignar derechos de usuario

Asignar derechos a grupos de usuarios

Soporte para roles personalizados

Según el desarrollo de la función de Seguridad de la Información, las posiciones de liderazgo son Boss-Referent, Efrat, Delo y DocsVision. En los últimos puestos: 1C y GlobusProfessional (Tabla 5).

A partir del análisis realizado, se pueden distinguir varios EDMS con el mayor equipamiento funcional. Estos incluyen: Euphrates, que es el líder indiscutible, también Delo y DocsVision. De 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox se distinguió por un equipo funcional insuficiente. El resto de EDMS ocupó el nicho medio.

En conclusión, podemos decir que el EDMS es necesario en el mundo moderno y su mejora constante también es un criterio importante. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos son bien conocidos en el mercado ruso. Hoy, sus implementaciones se han generalizado y han alcanzado un pico de productividad. Mayor crecimiento

El mercado es posible no aumentando el número de usuarios de ECM, sino mejorando su funcionalidad. Hoy en día, entre las principales razones para reemplazar las soluciones existentes se encuentran problemas de rendimiento, falta de funcionalidad, alto costo de desarrollo y soporte de la solución actual, código de plataforma cerrada, interfaz inconveniente, problemas con la distribución e integración territorial, así como la vinculación a software desactualizado. y plataformas de hardware.

Bibliografía:

1. Mansurova NA, Veselov PS Requisitos previos y etapas de implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos para pequeñas y medianas empresas // Investigación económica 2010 № 1 - P. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Flujo de documentos electrónicos en el sistema de formación y formación avanzada de especialistas // Gestión estatal y municipal. Notas científicas de SKAGS. 2009. No. 4. P. 66-75

3. [Recurso electrónico]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Recurso electrónico]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Recurso electrónico]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Hasheva I. A. La práctica de utilizar tecnologías de la información y las comunicaciones en el suministro de servicios públicos// Administración estatal y municipal. Notas científicas de SKAGS. 2009. No. 4. P. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Tecnologías electrónicas en el estado-político y sistémico actividades de manejo aparatos: valoración de los prerrequisitos // Gestión estatal y municipal. Notas científicas de SKAGS. 2009. No. 1. S. 56-61.

8. [Recurso electrónico]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Los analistas de IDC señalan lo siguiente tendencias de desarrollo del mercado global de EDMS :

1. Mayor desarrollo mercado, su consolidación, la aparición de nuevos participantes en el mercado, la diferenciación de ofertas de los participantes del mercado. En el mercado de EDMS, continúan las fusiones y adquisiciones, y en gran medida, de firmas de TI de renombre mundial (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, etc.) que han entrado en un nuevo campo de actividad.

2. Integración de EDMS con aplicaciones corporativas comunes. La integración de aplicaciones y datos empresariales es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas hoy en día y seguirá siendo un problema en el futuro. En la era del comercio electrónico, los analistas de IDC creen que solo las empresas con la formulación más inteligente de sus estrategias de gestión de información empresarial (EIM) tendrán éxito en la era del comercio electrónico. El objetivo de la estrategia EIM para cualquier empresa es proporcionar un acceso fácil y rápido a todo el conocimiento y los datos corporativos y la capacidad de administrar la información corporativa desde cualquier lugar (debe ser relevante y accesible en todos los contextos). Estas empresas necesitarán una integración profunda de todas sus aplicaciones empresariales que se comunican entre sí.

En este sentido, cobra especial relevancia la posibilidad de integrar el EDMS con otras aplicaciones corporativas (tanto propias como de otros desarrolladores). A pesar de la actual recesión económica, los analistas de IDC creen que las empresas seguirán participando en proyectos de integración por las siguientes razones:

· La integración de aplicaciones empresariales permite un mejor uso de sistemas complejos;

· Se ha preservado la necesidad de un trabajo conjunto de sistemas heredados con nuevas aplicaciones;

El proceso continuo de fusiones y adquisiciones en el mercado global de TI obliga a las empresas a integrar aplicaciones en sus sistemas de información.

La industria de TI está abordando activamente los problemas de unificación del desarrollo de EDMS y su integración con los sistemas operativos, aplicaciones, varios entornos de interfaz. Los métodos de integración ofrecidos por los proveedores de soluciones de integración también están cambiando. Actualmente, la capa principal de integración (virtualización) es la API proporcionada por único proveedor infraestructura de gestión de contenido corporativo. Sin embargo, en el futuro, se espera pasar de la integración a través de API a la integración ubicua a través de servicios web basados ​​en la comunicación a través de mensajes XML utilizando vocabularios y protocolos independientes del sistema. Esto eliminará la dependencia de la empresa de un solo proveedor, aunque requerirá la creación de nuevos estándares.

3. Fuerte demanda de sistemas OMS. La demanda de sistemas OMS en el mediano plazo seguirá siendo fuerte, ya que la mayoría de los usuarios de ERP no quieren tener problemas con la formación y producción de varios informes y documentos. También dará un cierto impulso al desarrollo de los sistemas OMS la mayor difusión del comercio electrónico, que es muy exigente en la disponibilidad de la generación distribuida de documentos de salida en los sistemas de información de las empresas.

4. Cambios tecnológicos en la industria de las TI:

· Reemplazar el EDMS con una arquitectura de dos niveles del tipo "cliente-servidor" ahora vino sistemas con arquitectura de tres niveles, que son mucho más fáciles de integrar con otras aplicaciones corporativas a través de la API (aunque se mantienen las capacidades de las interfaces CORBA, COM / DCOM, etc.),

· Gestión de documentos simplificada en muchos EDMS.

IDC predice que en el futuro habrá un cambio de enfoque del SGRE puro a tecnologías colaborativas de gestión de documentos electrónicos, gestión del conocimiento y soluciones de gestión de contenido e información (portales). Ahora, en la inmensa mayoría de EDMS, para lograr el atractivo del mercado, multilingüismo.

5. Cambios en las preferencias de los consumidores. La mayor funcionalidad del EDMS ahora, en muchos casos, simplemente no es demandada por los consumidores. Una gran cantidad de EDMS simplemente está sobresaturada con una funcionalidad que a menudo no es necesaria en una empresa común. Debido a esta circunstancia, funcionalidad de gestión de documentos básica y económica(implementado, por ejemplo, en una serie de productos de software de Microsoft, Lotus, Oracle, etc.) se está volviendo cada vez más atractivo para los consumidores.

Al mismo tiempo, el mercado sigue demandando soluciones EDMS verticales complejas para las industrias farmacéutica, de la construcción, de los seguros y otras. Varias industrias (como la producción de equipos médicos, la construcción aeroespacial, el transporte, la jurisprudencia, etc.) generalmente requieren un control particularmente estricto sobre ciertos documentos y su contenido.

Los analistas predicen intensa demanda de tecnologías de flujo de trabajo principalmente para su uso en la integración de aplicaciones y la automatización de procesos comerciales.

La idea de comprar EDMS a pequeñas empresas por parte de usuarios corporativos es cada vez menos popular. Como resultado, existen oportunidades favorables para el rápido desarrollo en este mercado de proveedores grandes y conocidos en la industria del desarrollo. software.

6. Desarrollo de EDMS orientado a Internet. La condición clave para el éxito de EDMS en el mercado mundial es su orientación web. Los sistemas de gestión de contenido web están comenzando a desempeñar un papel central y solo serán más funcionales en el futuro. El desarrollo de EDMS basado en la Web también se verá facilitado por la creciente popularidad del acceso móvil a Internet, para entregar una variedad de contenido a través de estos sistemas a los dispositivos móviles. Por lo tanto, estos sistemas ahora están implementando las funciones de acceso móvil. Además, la continua especialización e integración de la industria acelerará la evolución de los sistemas de gestión de contenido web.

También hay un cambio gradual de las tecnologías de gestión de contenidos a las tecnologías de gestión del conocimiento.

7. Cambio rápido en la orientación al mercado de los desarrolladores de EDMS. Un cambio dinámico en la orientación del mercado de los desarrolladores de EDMS se ha convertido en el orden de las cosas, pero su tarea principal sigue siendo resolver los problemas de gestión de la información corporativa crítica.

8. Ofreciendo a los principales desarrolladores de EDMS soluciones universales para que las grandes empresas gestionen toda su información corporativa. Los proveedores de EDMS ofrecen servicios desde la entrega de soluciones de oficina hasta la implementación de una solución corporativa completa (desde el procesamiento del correo electrónico entrante hasta el contenido de Intranet / Extranet e Internet). Los analistas de la industria señalan que el impresionante proyecto de imaginación de crear una empresa "totalmente colaborativa" (cuyos empleados utilizan las capacidades del EDMS) aún permanece al nivel de una hermosa idea. Europa occidental está ahora más cerca de su implementación.

9. Incrementar la intensidad de las actividades de los desarrolladores de software para crear y promover soluciones conjuntas.

10. Desarrollo conjunto de estándares de la industria. Esta es una tendencia constante en el desarrollo de la industria de TI. Destacamos, en particular, el trabajo de creación de un protocolo abierto de sincronización de datos SyncML, en el que participan empresas como IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion y Starfish Software.

11. Mayor desarrollo del concepto ECM- Gestión de contenido empresarial ("gestión de contenido corporativo", no gestión de gestión de documentos electrónicos corporativos), que se ha vuelto cada vez más popular desde 2001.

Desde la perspectiva de un analista, el concepto de ECM ofrece muchos beneficios comerciales. Un sistema ECM que integra todas las tecnologías orientadas al contenido y a los procesos dentro de la empresa, proporciona una infraestructura común para administrar su flujo de trabajo, minimizando la necesidad de implementar y soportar múltiples tecnologías para implementar varias funciones comerciales. .

La esencia de este enfoque (llamado infraestructura) es que el contenido corporativo no debe pertenecer a una sola aplicación o sistema, debe estar disponible para múltiples aplicaciones y distribuirse libremente entre ellas.

ECM es una infraestructura estratégica y una arquitectura técnica para respaldar un solo ciclo vital información no estructurada (contenido) de varios tipos y formatos. Los sistemas ECM consisten en aplicaciones que pueden interactuar entre sí y ser utilizadas y vendidas de forma independiente. Los siguientes componentes clave se implementan en los sistemas ECM modernos:

· Gestión de documentos: exportación / importación, control de versiones, seguridad y servicios de biblioteca para documentos comerciales;

· Gestión de imágenes de documentos (Document Imaging) - captura, transformación y gestión de documentos en papel;

· Gestión de registros (o, de acuerdo con la última traducción del estándar IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "gestión de documentos") - archivo a largo plazo, automatización de políticas de retención y cumplimiento normativo, asegurando el cumplimiento de las y regulaciones de la industria;

· Gestión del flujo de trabajo (flujo de trabajo): soporte de procesos comerciales, transferencia de contenido a lo largo de rutas, asignación de tareas y estados de trabajo, creación de registros de auditoría;

· Gestión de contenido web (WCM): automatización del rol de webmaster, gestión de contenido dinámico e interacción del usuario;

· Gestión de contenido multimedia (DAM): gestión de archivos gráficos, de vídeo y de audio, diversos materiales de marketing, por ejemplo, banners flash, anuncios publicitarios;

Gestión del conocimiento: soporte de sistemas para la acumulación y entrega de información relevante para el negocio;

· Interacción orientada a documentos (colaboración): el intercambio de documentos por parte de los usuarios y el apoyo a los equipos de proyectos.

Una propiedad importante de la infraestructura ECM es su independencia de un único repositorio universal de contenido. La infraestructura de ECM integra muchos almacenes de datos especializados, incluidos, entre otros, almacenes de documentos de productos electrónicos, correo electrónico, almacenes de contenido web, sistemas de archivos e incluso DBMS.

Además, con la ayuda de la infraestructura ECM, se implementan tales servicios de gestión de contenido corporativo como personalización, control de acceso, gestión de autoridad de usuario, etc. (lo que simplifica la administración y mantenimiento del sistema ECM).

Las capacidades de los sistemas ECM se pueden dividir en varias categorías principales:

· funciones generales gestión de contenido, que se entiende como la capacidad de administrar una variedad de objetos electrónicos (imágenes, documentos de oficina, gráficos, dibujos, contenido web, correo electrónico, video, audio y multimedia). El sistema ECM proporciona un repositorio para todos estos tipos de objetos electrónicos con diversos servicios de biblioteca (perfiles de contenido, control de versiones, historial de revisiones, seguridad de acceso a documentos, etc.), así como la capacidad de gestionar estos objetos a lo largo de todo su ciclo de vida;

· funciones de control de procesos, que se entiende como la capacidad de automatizar y gestionar procesos de negocio y flujos de trabajo;

· integración con otros sistemas ECM, lo que implica la capacidad de integrar sistemas ECM con sistemas ERP externos, aplicaciones de oficina, repositorios de contenido y otros EDMS. La integración se puede realizar mediante una variedad de enfoques, incluido el uso de interfaces orientadas a objetos (como EJB), conectores, API, tecnologías de integración de aplicaciones empresariales EAI (integración de aplicaciones empresariales) y etc.

Hasta ahora, ECM existe solo como un concepto, y la infraestructura de ECM actual es en gran medida solo una mirada a las perspectivas de desarrollo del mercado de EDMS.

12. Desarrollo de tecnologías para la gestión de documentos y conocimientos. El concepto de sistemas de gestión del conocimiento, según IDC, implica el desarrollo y uso de tecnologías nuevas y conocidas para la gestión de la información y el conocimiento (en orden decreciente de importancia):

Transmisión de mensajes,

· Correo electrónico,

Gestión de documentos,

Herramientas de búsqueda,

Portales de información corporativa,

Almacenamiento de datos,

Medios de trabajo en equipo,

Tecnologías de flujo de trabajo,

· Formación basada en web.

La dirección del desarrollo de tecnologías para la gestión de documentos y conocimientos se presenta de la siguiente manera (en orden ascendente de prioridad de implementación):

Infraestructura de comunicación (proporciona transferencia de mensajes, bases de datos compartidas, catálogos, libros de referencia, formularios electronicos documentos, seguridad),

Gestión del flujo de trabajo (para enrutar formularios y documentos de entrada por correo electrónico, supervisar los procesos comerciales, proporcionar herramientas de colaboración),

Herramientas de búsqueda y gestión de documentos (para buscar y recuperar documentos de fuentes de información internas y externas),

· Medios de gestión de la interacción con los clientes - sistemas CRM (para la implementación de la gestión de ventas, atención al cliente, personal de campo, marketing, comercio electrónico).

Así, EDMS e ISUD forman parte de un concepto más amplio de gestión del conocimiento, que implica un fortalecimiento constante del papel de la información y la experiencia para lograr cuatro objetivos comerciales: innovación, competencia, eficiencia, capacidad de respuesta. Los documentos contienen una parte importante del conocimiento de la organización y su gestión asegura el uso efectivo del conocimiento y la experiencia.

Mercado ruso de EDMS También tiene sus propias características La necesidad de las empresas y organizaciones rusas de optimizar su flujo de trabajo sigue siendo alta y sigue creciendo. Por últimos años en Rusia han aparecido decenas de empresas que se dedican al desarrollo y suministro de EDMS, tanto extranjeros como de diseño propio. Las primeras implementaciones de EDMS a gran escala (en su mayoría piloto) ya están en marcha en Rusia. Se puede considerar que se han formado las bases del mercado ruso de software de gestión de documentos.

Las perspectivas del mercado ruso de EDMS mejoran con la adopción de la ley sobre firma digital electrónica, que crea base legal para la difusión de EDMS durante la interacción entre empresas.

Cabe señalar que el pequeño tamaño del mercado ruso de EDMS que se observa actualmente está asociado entre otras cosas con la relativa insignificancia de la participación de la circulación de documentos electrónicos en la circulación total de documentos de las empresas y organizaciones rusas (que pueden permitirse comprar EDMS que cuestan a varias empresas). decenas a varios cientos de miles de dólares). En la inmensa mayoría de los casos, el papeleo domina en las empresas rusas. Esta circunstancia se explica no solo por las tradiciones y un cierto conservadurismo, sino también por la difícil situación financiera y técnica de la mayoría de las empresas y organizaciones rusas.

De acuerdo con la clasificación de IDC, la mayoría de los EDMS domésticos pertenecen a la clase de sistemas enfocados en procesos comerciales (a menudo con elementos de control de flujo de trabajo). En diversas fuentes se observa que en la mayoría de EDMS nacionales se implementan las siguientes funciones:

· Procesamiento / almacenamiento de documentos;

· Gestión del flujo de trabajo (transferencia de documentos entre artistas);

· Control de ejecución de documentos;

· Búsqueda de documentos por atributos y búsqueda de texto completo;

· Trabajar con documentos relacionados;

· Regulación de derechos de acceso;

· Cancelación de documentos;

· Integración con sistemas de correo electrónico externos, etc.

La principal ventaja de los EDMS nacionales es tener en cuenta las particularidades y tradiciones rusas de trabajar con documentos, que se incorporaron originalmente a su lógica empresarial.

El principal tendencias de desarrollo del mercado ruso de EDMS :

1. entrada en el mercado nacional de EDMS de empresas de TI multidisciplinarias(tabla 5) .

Tabla 5 - Sistemas de gestión de documentos electrónicos

Continuación de la tabla 5.

Fin de la tabla 5.

Entre cientos de empresas de TI rusas que ocupan firmemente su lugar en el mercado de TI nacional, varias grandes empresas diversificadas se toman en serio el mercado de EDMS y diversifican sus actividades, ofreciendo sus propias soluciones en el campo de la automatización del flujo de documentos. Aquí podemos mencionar empresas como IBS, Aquarius (su subsidiaria Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT, etc.;

2. trabajo conjunto sobre normalización de EDMS.

Varias empresas rusas (STC IRM, InterTrust, EOS) trabajan juntas para estandarizar los protocolos de interacción de EDMS. En abril de 2002, crearon un "Grupo de trabajo de normalización de protocolos" dedicado y permanente con este fin;

3. creciente interés en el mercado ruso de desarrolladores y proveedores extranjeros de EDMS . Este interés se manifiesta en la entrada de proveedores extranjeros de EDMS en el mercado ruso a través de empresas asociadas. Un ejemplo es la firma canadiense Hummingbird, que actúa a través de su socio, la empresa rusa HBS, para promover el sistema DOCS Open / Fusion, el sistema de gestión del conocimiento Fulcrum, la herramienta de integración de datos Genio y el portal Hummingbird EIP. FileNet también entró en el mercado ruso (en particular, con la ayuda de Galaktika, que se convirtió en socio de FileNet en la promoción del Panagon EDMS en el mercado ruso);

4. desarrollo de soluciones integradas. La presencia de varias decenas de EDMS en el mercado ruso obliga a los desarrolladores a crear herramientas para su integración. Un ejemplo de esto es el lanzamiento por parte de IT Co. de una puerta de enlace XML en su EDMS BOSS-Referent, que permitirá combinar EDMS construido en diferentes plataformas y usar diferentes formatos de datos en un solo espacio de información;

5. cooperación y promoción conjunta de soluciones integradas. Algunas empresas rusas ofrecen sus EDMS en forma de versiones OEM preinstaladas en las computadoras de ensamblaje de sus socios. Un ejemplo de esto es la cooperación de las empresas rusas IT Co. e Inel-Data, que ofrecen a sus clientes una solución integrada, que es una versión OEM del EDMS BOSS-Referent preinstalado en una computadora personal Excimer.

Los principales requisitos que debe cumplir el sistema de gestión de documentos electrónicos:

• Almacenamiento seguro y fácil recuperación de documentación.
• Soporte e implementación de tareas administrativas.
• Control oportuno sobre la ejecución de documentos y su enrutamiento.
• Elaboración de informes analíticos.
• Garantía de seguridad de la información.

Los EDMS modernos también tienen funciones para interactuar con los clientes, procesar sus solicitudes y herramientas útiles adicionales que le permiten resolver muchos problemas aplicados.

Tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos

Hay varios tipos de clasificación de sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero la clasificación más indicativa es la división de EDMS por función de título. Cualquier EDMS está posicionado por su desarrollador como destinado principalmente a realizar un cierto tipo de tarea. Esto no significa que no prevea ninguna tecnología adicional inherente a la mayoría de los "hermanos". Es solo que la caja de herramientas de cada sistema de gestión de documentos electrónicos tiene sus propias fortalezas y lados débiles... En la funcionalidad de clasificación por título, se tienen en cuenta los puntos fuertes del EDMS.

Entonces, se ve así:

• EDMS diseñado para crear y trabajar con documentación electrónica, así como análogos digitales de documentos en papel.
• Sistemas contables que automatizan el registro de eventos y documentos a lo largo de todo su ciclo de vida (archivadores electrónicos).
• EDMS, cuya principal tarea es automatizar el trabajo con grandes repositorios de información corporativa.
• Sistemas de gestión de archivos electrónicos con documentación.
• EDMS, cuya funcionalidad se especializa en extraer la información necesaria de archivos y otras fuentes electrónicas.
• Sistemas que gestionan los procesos corporativos, el procesamiento de documentos y las actividades de los empleados de la organización que participan en el trabajo con documentos comerciales.
• EDMS de información que controlan los dispositivos de almacenamiento de datos.

También hay una breve clasificación de EDMS por país de origen, que se utiliza solo en Rusia. Según él, los sistemas de gestión de documentos electrónicos en nuestro país se subdividen en nacionales, importados y rusos, desarrollados en la plataforma extranjera Lotus / Domino. Nuestra revisión contiene ejemplos de solo dos EDMS extranjeros: EMC Documentum y Lotus Domino.Doc. Todos los demás EDMS tienen "ciudadanía" de Rusia.

TOP-10 sistemas de gestión de documentos electrónicos

Evaluamos los sistemas de gestión de documentos electrónicos, enfocándonos en la comparación de cinco parámetros, que son determinantes a la hora de elegir un EDMS para automatizar la circulación de documentos en una empresa. La escala es de diez puntos.

Nota: la valoración final del sistema en la tabla no pretende ser cien por cien de objetividad y refleja la opinión del autor basada en un análisis profundo de este tema. Esta revisión de los sistemas de gestión de documentos electrónicos se realiza solo entre los productos de software de alta calidad que puede elegir con seguridad para su uso en diferentes tipos negocio.

UN NEGOCIO

Este sistema de gestión de documentos electrónicos es un líder reconocido en su segmento en todo el espacio postsoviético. En él, tanto las mayores participaciones como las corporaciones y las pequeñas empresas llevan a cabo con éxito el flujo de documentos y el trabajo de oficina. En relación a este sistema, conviene aplicar la tautología: "EMPRESA" conoce su negocio. De hecho, este software es ideal para la automatización profunda de oficinas y el flujo de trabajo.

pros

• La capacidad de rastrear todas las etapas de movimiento de cualquier documento electrónico.
• Sencillez y conveniencia en la creación de proyectos de documentación.
• Depuración general y funcionalidad del sistema.

Desventajas

• Las desventajas "tensas" incluyen una interfaz algo arcaica y cierta dificultad para dominar.

¿Cuál es el precio?

El precio de una licencia para usar el sistema DELO dentro de un lugar de trabajo (DBMS - Oracle) depende del número total planificado de estos lugares y varía de 11,000 rublos (201-500 rublos / m) a 13,400 rublos (1-5 rublos / m) ). Si la organización utiliza el DBMS de Microsoft SQL Server, entonces la licencia para uno lugar de trabajo Costará de 7200 a 9500 rublos, respectivamente.

Lógicas

Hasta 2012, el programa "Logic EDMS" se llamaba "Boss-Referent" y era uno de los sistemas de gestión de documentos electrónicos rusos más populares, un serio competidor del EDMS "Delo". El cambio de nombre no ha afectado la calidad de este producto de software de ninguna manera, y sigue siendo un sistema confiable y funcional para administrar el trabajo de oficina en empresas de todos los tipos y tamaños.

pros

• La capacidad de crear rutas complejas de varios niveles para la aprobación de documentos.
• Alto nivel de protección de los datos del usuario.
• Relativa facilidad para dominar los componentes principales del sistema.
• Procesos de procesamiento de documentos flexibles y modificables.

Desventajas

• Diferenciación incómoda de los derechos de acceso en caso de rotación importante de personal.
• No es el trabajo de soporte técnico más concienzudo.
• Interfaz arcaica.

¿Cuál es el precio?

El costo de una licencia para usar este programa depende de la cantidad de empleados conectados a él. Si su número no supera las 49 personas, el precio será de 5.900 por cada trabajo; de 50 a 199 trabajadores conectados: 5200 rublos; y si hay más de 200 trabajos, entonces el precio de una licencia será mínimo: 4900 rublos.

Éufrates

Este sistema de gestión de documentos electrónicos está desarrollado en total cumplimiento con los requisitos de la norma. Calidad ISO 9000 y GOST rusos en el campo del trabajo de oficina. “EVFRAT” se diferencia de sus “colegas en el taller” por la presencia de muchos de sus propios desarrollos de software únicos que no se pueden encontrar en los EDMS de la competencia. Desde el punto de vista puramente tecnológico, este sistema es uno de los más "avanzados" del moderno mercado ruso de EDMS.

pros

• El conjunto de entrega de este sistema incluye un DBMS integrado "Nika", que automáticamente libera a la organización de usuarios de la compra de software adicional.
• Interfaz amigable con un diseño agradable y memorable.
• Mecanismo de rol incorporado para administrar los derechos de acceso.

Desventajas

• Suficiente velocidad lenta trabajar, especialmente en computadoras débiles.
• Interrupciones periódicas en el trabajo y soporte técnico lento.

¿Cuál es el precio?

Una licencia estándar con instalación del sistema en el propio servidor de una organización cuesta de 5200 a 7300 rublos por lugar de trabajo, más usuarios, un precio más bajo. Sin embargo, también existe la opción de colocar el componente del servidor en el equipo del fabricante. En este caso, se aplica un sistema de tarifas de suscripción: cuatro tarifas, con un costo de 10,000 a 95,000 rublos por mes.

1C: Archivo

Es uno de los mejores y, sin duda, el software de gestión de documentos más versátil para una empresa. "1C: Archive" proporciona un almacenamiento confiable y, lo más importante, centralizado de documentos comerciales de varios formatos, con acceso a ellos por parte del personal autorizado que puede editar archivos.

pros

• Algoritmo depurado para encontrar rápidamente los datos necesarios.
• La capacidad de almacenar documentos de cualquier tipo, desde texto y gráficos hasta archivos de audio y video.
• Las opciones de escalabilidad más amplias que le permiten utilizar con éxito este software tanto en empresas grandes como pequeñas.
• La principal ventaja de 1C: Archive, que distingue a este programa de sus competidores, es la combinación óptima del precio del producto y las capacidades de su funcionalidad.
• Soporte para integración con aplicaciones externas.

Desventajas

• Consume muchos recursos del sistema.
• Mayor complejidad de aprendizaje, incluso para usuarios experimentados.

¿Cuál es el precio?

El precio del "ensamblaje" de este programa varía de 12,000 a 57,000 rublos, y la primera cantidad deberá pagarse exclusivamente para la actualización de la versión anterior de 1C: Archive.

DIRECTUM

EDMS DIRECTUM simple y funcional será una excelente solución para pequeñas y medianas empresas. Gracias a este sistema, la gestión de documentos electrónicos se puede combinar con éxito con el flujo de trabajo en papel tradicional, para que luego "sin dolor" transfiera por completo la organización para trabajar en DIRECTUM. La tecnología de flujo de trabajo avanzado proporciona una automatización eficiente de los flujos de trabajo de la oficina.

pros

• Disponibilidad de especializados herramientas de software que facilitan al máximo la búsqueda e identificación de documentación.
• Amplias oportunidades de auto-modificación del sistema para tareas específicas.
• Integración avanzada con otros programas.

Desventajas

• El sistema se centra en el personal de gestión de la empresa; es más difícil para los empleados ordinarios trabajar en él.
• Una política de precios algo confusa y poco transparente.

¿Cuál es el precio?

Las licencias para el uso de este EDMS se adquieren por separado y como parte de ofertas de paquetes. La CAL básica más barata cuesta 7.800 rublos. El costo de los paquetes de licencias comienza en 148.200 rublos (base para 20 empleados) y sube a 2.010.000 rublos (para 200 empleados).

OPTIMA-WorkFlow

Este sistema de gestión de documentos electrónicos es un campesino medio fuerte en su segmento. Está en constante desarrollo y hasta ahora no puede competir en pie de igualdad con los mastodontes reconocidos del mercado. Sin embargo, OPTIMA-WorkFlow tiene una serie de "trucos bajo la manga": tecnologías únicas que lo distinguen de los antecedentes generales.

pros

• Implementación de la función de entrada serial de los mismos tipos de documentos y su información de registro.
• Escaneando con un programa antivirus.
• Indexación opcional de documentos ordinarios y cifrados.
• Interfaz de usuario multilingüe.

Desventajas

• Desventajas de la funcionalidad típica, que se eliminan permanentemente con las próximas actualizaciones.

¿Cuál es el precio?

Las soluciones típicas basadas en esta plataforma cuestan de 55,000 a 75,000 rublos.

EMC Documentum

Esta plataforma para automatizar los procesos de flujo de trabajo fue desarrollada por el líder mundial en la industria de TI, EMC. La potente funcionalidad junto con la personalización flexible de herramientas individuales hacen de EMC Documentum el mejor EDMS extranjero disponible en el mercado ruso.

pros

• Un alto grado de facilidad de gestión de documentos de diseño.
• Implementación de un mecanismo de check-in / check-out que le permite administrar la distribución de derechos de acceso.
• La presencia de una función que le permite implementar el procedimiento de aprobación en varios niveles.
• Soporte para dispositivos de escaneo y reconocimiento de documentos.

Desventajas

• Trabaja solo con el navegador Internet Explorer.
• Falta de documentación técnica y práctica disponible públicamente sobre el sistema.
• Frecuentes "frenos" y retrasos con alta carga del sistema.

¿Cuál es el precio?

No hay precios fijos para usar esta plataforma. El costo de su implementación se discute individualmente con cada cliente.

LanDocs

Desarrollada en 1997 por la empresa nacional "LANIT", esta plataforma para la automatización de la gestión de documentos sigue siendo demandada por muchas empresas e instituciones hasta el día de hoy. LanDocs le permite crear un entorno de flujo de trabajo y trabajo de oficina cómodo, proporcionando a todas las categorías de usuarios el conjunto de herramientas necesario para administrarlo.

pros

• Disponibilidad de herramientas de protección criptográfica integradas.
• La capacidad de incluir empleados de sucursales remotas en el proceso de flujo de trabajo.
• Disponibilidad de la función de escaneo por lotes de documentos en papel.

Desventajas

• Este es un problema de rendimiento bastante común.
• Débiles oportunidades para ampliar la funcionalidad.
• Dificultad para dominar el sistema desde cero.

¿Cuál es el precio?

El precio de una licencia de servidor varía de 30.000 a 216.000 rublos. Las licencias de usuario se pueden comprar a precios que oscilan entre 5600 y 8400 rublos.

EmpresaMedia

CompanyMedia es un conjunto completo de soluciones de software diseñadas para automatizar los procesos comerciales, el flujo de trabajo y el trabajo de oficina. Este EDMS se diferencia de sus competidores por su incomparable flexibilidad de configuración y la presencia de módulos independientes que se pueden instalar por separado.

pros

• La posibilidad de una operación exitosa del sistema en empresas con una estructura corporativa compleja y una estructura territorial.
• Fiabilidad sin precedentes del sistema, que le permite funcionar activamente las 24 horas, los 365 días del año.
• Soporte automatizado para trabajar con varios tipos de lugares de trabajo.
• Diferenciación de derechos de acceso, según la estructura jerárquica de la organización.

Desventajas

• La interfaz web tiene soporte limitado para algunos navegadores, en particular FireFox.
• El enfoque del sistema está principalmente en empresas medianas y grandes.

¿Cuál es el precio?

El precio final de este software consta de muchos componentes, incluida la formación del personal, la instalación de módulos adicionales y la transferencia de derechos para utilizar el sistema. El límite superior de la cantidad total es de 99.000 rublos. El módulo temático más barato costará 4000 rublos.

Lotus Domino.Doc

Este EDMS es una aplicación para la conocida plataforma Notes / Domino, que cuenta con un sistema de seguridad de datos de alto nivel. Además Lotus Domino.Doc cuenta con un avanzado archivo electrónico que le permite implementar un gran almacenamiento de documentos corporativos.

pros

• Disponibilidad de sistemas de replicación únicos diseñados para abordar de manera integral las tareas de administración del flujo de documentos en un entorno distribuido.
• La capacidad de buscar documentos en partes separadas del almacenamiento de información.
• Los directorios LDAP se reducen al nivel empresarial.

Desventajas

• Las desventajas de este sistema provienen principalmente de su origen occidental: existen ciertas preguntas sobre la interfaz y la implementación de algunas funciones.

¿Cuál es el precio?

El costo de las licencias de usuario y servidor se calcula individualmente en el sitio web de la plataforma.

Finalmente

Resumiendo una cierta línea bajo la revisión, me gustaría señalar un matiz importante: la introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos en su negocio no garantiza en absoluto un aumento instantáneo de su rentabilidad y, en algunos casos, puede hacerlo. dañar. Si su organización funciona con éxito y obtiene ganancias, trabajando sin EDMS, entonces piénselo mil veces antes de decidir su implementación. No hay necesidad de seguir la "moda progresiva" e instalar estos sistemas sin una necesidad seria de ellos. Sin embargo, con la expansión del negocio y la gran carga de trabajo de los empleados, el sistema de gestión de documentos electrónicos puede convertirse en una especie de salvavidas que ayudará a la empresa a salir de la vorágine del papeleo.

El mercado ruso de sistemas EDMS / ECM está demostrando un desarrollo tranquilo y está entrando en la etapa de consolidación. Continúa la dinámica positiva gracias a los proyectos de apoyo, así como a la modernización y escalado de los sistemas. Este artículo analiza el mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Se consideran las dinámicas de crecimiento, impulsores del desarrollo, se presentan opiniones de expertos. Se presentan los valores de mercado actuales y previstos. Se considera el problema del estado del mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos en las condiciones de la crisis. Un hecho indiscutible es la necesidad de implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos en organizaciones de cualquier tamaño. Se consideran los EDMS más populares utilizados en Rusia y se determinan sus características.

gestión de documentos electrónicos

tecnologías de la información

Mercado ruso de EDMS.

1. Visión general del mercado de los sistemas de gestión de documentos electrónicos 2017 [Recurso electrónico] - Modo de acceso http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (fecha de acceso 25.12.2017).

2. Situación del mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos en una crisis [recurso electrónico] - Modo de acceso:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (fecha de tratamiento 25/12/2017).

4. Mercado de EDMS en Rusia - 2016 [Recurso electrónico] - Modo de acceso: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (fecha de tratamiento 25/12/2017).

5. EDMS (mercado ruso) [recurso electrónico] - Modo de acceso: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (fecha de circulación 25 de diciembre de 2017).

6. Líderes del mercado ruso SED / ECM [recurso electrónico] - Modo de acceso: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (fecha de acceso 25.12.2017).

7. Simplemente sobre la gestión de documentos electrónicos [recurso electrónico]. - Modo de acceso: https://ecm-journal.ru/mustknow (fecha de tratamiento 25/12/2017).

Actualmente, la cantidad de información corporativa interna en las organizaciones está creciendo rápidamente, lo que conlleva la necesidad de procesar y almacenar una gran cantidad de documentos en papel. Como resultado, este proceso se vuelve difícil e ineficaz. Para resolver este problema, sistemas automatizados gestión de documentos electrónicos (EDMS). Esto hizo posible pasar a un nuevo nivel de desarrollo empresarial, aumentando la eficiencia de trabajar con documentos sin perder información.

El sistema de gestión de documentos electrónicos es un sistema organizativo y técnico que permite crear y distribuir documentos electrónicos en las redes informáticas de información de una organización, para controlar el flujo de documentos según rutas establecidas y distribución jerárquica de usuarios. Al mismo tiempo, la tecnología EDMS tiene como objetivo garantizar una gestión altamente eficaz de las actividades documentales de la organización en los diferentes niveles de gestión, así como mantener el control de calidad del flujo de documentos y optimizar los procesos de negocio.

EDMS incluye muchas características de producción, estructurales, requisitos y estándares corporativos. La elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos que sea óptimo para el trabajo depende de una cierta cantidad de documentos en papel en la organización, la necesidad de una gestión operativa de los flujos de trabajo, la presencia de tareas especiales, así como la capacidad de buscar información. garantizar la seguridad de los datos, etc.

A pesar de la difícil situación económica en Rusia, el mercado nacional de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS / ECM) continúa desarrollándose. Algunas empresas especializadas en el desarrollo e implementación de este tipo de soluciones están mostrando un crecimiento muy significativo.

Según los datos de Tadviser, que se publicaron a finales de 2017, en 2016 se mantuvo la dinámica positiva del mercado ruso de sistemas EDMS / ECM. Como en el año anterior, en 2015 ascendió al 10%, mientras que el volumen del mercado en términos de rublos aumentó a 41,6 mil millones de rublos.

El crecimiento continuo del mercado está influenciado tanto por la recuperación económica general como por los impulsores individuales. Para el ámbito EDMS / ECM, este es un proceso creciente de sustitución de importaciones, un curso hacia la economía digital, una mayor movilidad y el rápido desarrollo de nuevas tecnologías.

Según TAdviser, a finales de 2017, la dinámica se mantendrá al nivel de 2016.

Dinámica del mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos, mil millones de rublos

La mayoría de los participantes en el mercado ruso de EDMS / ECM, a finales de 2016, mostraron una tendencia positiva en los ingresos de los proyectos en esta área. Solo dos empresas de 16 tenían indicadores negativos. El líder fue una vez más la empresa "Business Logic", cuyos ingresos de proyectos EDMS / ECM aumentaron en un 25,7% y alcanzaron 1.860 millones de rublos. Casi un tercio de esta cantidad provino de la venta de licencias, dos tercios, de los servicios de implementación y soporte. Los tres líderes también incluyeron a Croc y TerraLink.

La sustitución de importaciones ha penetrado profundamente en la industria de TI y el impacto de este proceso se siente en todos sus segmentos. En el campo de los sistemas EDMS / ECM, la sustitución de soluciones extranjeras por productos nacionales es uno de los principales impulsores.

El estado se esfuerza constantemente por garantizar que el registro de software nacional esté en pleno funcionamiento. La presión sobre las empresas que ignoran el registro está aumentando. Como resultado, cada vez más organizaciones están comenzando a utilizar sistemas ECM domésticos.

Los proveedores de soluciones EDMS notan un aumento en la demanda de plataformas nacionales, asociado, en primer lugar, a la consolidación legislativa de la transición a soluciones rusas para organizaciones estatales y organismos gubernamentales. El lanzamiento por parte del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación de Rusia del registro de software nacional para respaldar productos de sustitución de importaciones contribuyó mucho a esto: los sistemas de TI incluidos en él se recomiendan para su compra en organizaciones estatales.

Las grandes empresas industriales con participación estatal, los principales clientes de los sistemas EDMS, asumen que en un futuro próximo también tendrán que abandonar las plataformas extranjeras en favor de las soluciones rusas. A este respecto, muchas empresas rusas de tecnología de la información están desarrollando sus propias plataformas para EDMS.

Otro impulsor obvio del mercado de EDMS es el rápido desarrollo de tecnologías digitales para las empresas en Rusia.

El uso de herramientas modernas para almacenar y procesar datos en EDMS (blockchain, Big Data, AI) amplía la funcionalidad de las soluciones en el campo del procesamiento, estandarización y análisis de datos (BI), y EDMS se utiliza cada vez más como almacenes de datos corporativos. Las herramientas de visualización de datos aparecen en los sistemas.

El desarrollo del mercado se ve impulsado por la salida total del negocio al móvil. Hoy en día, 4.800 millones de personas, más de la mitad de la población mundial, son usuarios activos. dispositivos móviles, y se puede pronosticar que para el 2020 la cifra crecerá a 6 mil millones. Naturalmente, las tabletas y los teléfonos inteligentes se están convirtiendo en un elemento común de la infraestructura de TI de las empresas. V en la actualidad El más popular es el concepto de BYOD (Traiga su propio dispositivo), que implica que los empleados utilizan sus propios dispositivos para las tareas laborales; la dirección de la empresa no necesita gastar dinero en la compra de equipos móviles.

La incertidumbre política ha aumentado los riesgos de utilizar soluciones extranjeras en Rusia, además de que se han vuelto muy costosas. Si hasta 2016 los EDMS en la nube, incluidos los importados, se estaban desarrollando rápidamente como servicio, ahora existe el problema de usarlos en Rusia (y los rusos en el extranjero). ...

Muchas empresas abandonan el mercado y las que permanecen reducen las inversiones y controlan estrictamente las finanzas. Muchos por primera vez comienzan a evaluar la efectividad de sus procesos comerciales, para buscar formas de optimizarlos. Y los medios para esto son los sistemas EDMS \ ECM. Pero para lanzar un nuevo proyecto de TI en tales condiciones, es necesario fundamentar su efectividad en detalle. Por lo tanto, solo se demandan aquellos sistemas que realmente aumentan la eficiencia del negocio, dice.

Por extraño que parezca, la sustitución de importaciones puede ser una barrera para el mercado. la necesidad de implementar con urgencia el apoyo a la infraestructura nacional dificulta la inversión en innovaciones prometedoras como la inteligencia artificial.

Otro ejemplo de barrera es el proceso de involucrar a las contrapartes en EDF. Las empresas que han llegado a comprender la necesidad de utilizar EDF se enfrentan a la renuencia de sus contrapartes a utilizar EDF. En este sentido, las empresas se ven obligadas a implementar proyectos separados para su implicación y motivación.

La principal barrera al mercado es la falta de un estándar único, normativa y unificación insuficiente de los sistemas de gestión de documentos electrónicos en Empresas rusas... Entonces, empleados empresas industriales Están acostumbrados a utilizar muchos documentos de ingeniería además de los informes estándar: por ejemplo, dibujos en AutoCAD. Esto complica la transición a un sistema de gestión de documentos electrónicos.

En 2016-2017, se llevaron a cabo importantes cambios legislativos que cambiarán fundamentalmente el enfoque de la implementación de TI en las agencias gubernamentales. En 2016, se emitió una orden del Gobierno de la Federación de Rusia del 26 de julio de 2016 No. 1588-r, que obligaba a cambiar al software de oficina nacional Autoridades federales el poder ejecutivo y fondos extrapresupuestarios estatales. Además, los requisitos adicionales para el software de oficina dieron un impulso muy poderoso al mercado, aprobados por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 325 del 23 de marzo de 2017, y seguidos en julio del mismo año. pautas sobre la transición de las agencias gubernamentales al software doméstico, aprobado por el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas.

El curso hacia la economía digital ofrece al mercado ruso de tecnologías de la información en general y al mercado de sistemas EDMS / ECM en particular un enorme potencial y muchas oportunidades nuevas.

El flujo de documentos electrónicos, la prestación de servicios públicos en formato electrónico, el desarrollo de portales: todas estas áreas son en realidad elementos de la economía digital, y en Rusia estas tecnologías son bastante consistentes con las globales. El rumbo hacia la economía digital seguramente traerá más cambios. Las predicciones son obvias: se trata de un crecimiento similar a una avalancha en el volumen y la variedad de información digital, la participación de todos los empleados en comunicaciones electrónicas intensivas, la digitalización del "papel" y la activación de los procesos comerciales relacionados.

Referencia bibliográfica

Preguntasordenador personalLa semana responde Konstantin Istomin, director ejecutivo de la empresaDIRECTUM. Se hicieron preguntas como parte de la Encuesta del 20º aniversario de PC Week / RE.

Cuando el segmento de sistemas EDMS / ECM comenzó a formarse en Rusia, ¿cuáles son los puntos y etapas clave de su desarrollo?

El inicio de la formación del segmento se puede llamar 1995, cuando se notaron los primeros sistemas de circulación enfocados al trabajo de oficina. El Éufrates y Delo son ejemplos de tales sistemas. La tradición rusa de circulación vertical de documentos, en la que un documento, antes de llegar al contratista, debe pasar por el manual, determinó las características de los primeros sistemas de automatización. Las principales tareas de automatización fueron el registro y control de ejecución de documentos, elaboración de informes. El trabajo en tales sistemas se basó en tarjetas de registro. Es demasiado pronto para hablar de gestión de contenido empresarial en esta etapa, pero así es como se indicó el comienzo mismo del desarrollo del segmento.

En la siguiente etapa, que duró aproximadamente desde 1997 hasta 2000, aparecieron archivos electrónicos de documentos en el mercado ruso. Uno de los representantes es el sistema abierto DOCS. Esta dirección no recibió mucho desarrollo en Rusia entonces, nuevamente debido a la tradición específica del trabajo de oficina y la gestión de documentos.

Aproximadamente en el mismo período, aparecieron los primeros sistemas de flujo de trabajo, estaban destinados exclusivamente a automatizar la interacción y funcionaban de forma aislada de los procesos de gestión de documentos. Un ejemplo es el sistema ruso OPTIMA WorkFlow y Western Staffware.

Los sistemas complejos aparecieron en 2002-2003. Combinaron mecanismos de flujo de trabajo y las posibilidades de organizar archivos electrónicos de documentos. Justo en esta etapa, podemos hablar sobre la aparición de sistemas de gestión de documentos electrónicos completos, que hicieron posible trabajar, incluso con el contenido de los documentos. Un hito tecnológico en este momento es la creación de nuestras propias plataformas de desarrollo basadas en las capacidades de Microsoft SQL Server y / o Oracle DBMS. Un buen ejemplo de ese período fue la exposición y conferencia DOCFLOW 2004. En ese momento, el evento se parecía más a una exposición: los participantes se reunían para ver Jukeboxes diseminados en el exterior, potentes escáneres industriales ... Después de un par de años, la conferencia se convirtió en más empresarial; el interés práctico en el uso de soluciones es notable. Docsvision y DIRECTUM se convirtieron en representantes prominentes de los complejos sistemas rusos, el sistema occidental de Documentum comenzó a promocionarse activamente en Rusia. Además, los sistemas domésticos basados ​​en Lotus Notes se desarrollaron activamente como una rama separada.

2006 se puede llamar el año de la formación de los sistemas ECM modernos que combinaron la funcionalidad de la gestión y la interacción de documentos. Al mismo tiempo, la empresa de investigación Gartner formuló los criterios que deben cumplir los sistemas ECM. Las nuevas versiones de los sistemas complejos rusos también reflejan el nuevo concepto ECM. También durante este período, se comenzaron a desarrollar activamente diversas soluciones comerciales, diseñadas para cerrar una variedad de tareas de las empresas sobre la base de una plataforma ECM.

Desde 2011 hasta la actualidad, en ECM, como en todo el campo de las TI, ha surgido una clara tendencia de orientación al usuario: los sistemas son cada vez más fáciles de usar, se hace hincapié en la creación de interfaces intuitivas. Se están desarrollando soluciones móviles en todas partes, que en los últimos años se han convertido no en una tendencia, sino en una condición necesaria para la existencia de sistemas ECM modernos. La tendencia de desarrollo de productos en la nube se está desarrollando, el mercado señala la preparación de los clientes para las soluciones SaaS y en el campo del flujo de trabajo. Aunque aquí Rusia va a la zaga de los mercados occidentales en sensaciones durante 2-3 años.

¿Cómo sobrevivió este segmento del mercado de TI a las crisis de 1998 y 2008?

En 1998, el mercado ruso EDMS / ECM como tal aún no existía (era muy pequeño). La principal característica de la crisis se puede llamar el rechazo de los usuarios de los sistemas occidentales, el defecto afectado con todas sus consecuencias.

En 2008, hubo un crecimiento activo del segmento EDMS / ESM, un gran interés de los clientes. Por lo tanto, con la recesión económica general en la industria de TI, este segmento ha sufrido menos. El volumen de ventas disminuyó, pero no hubo choques graves, la recuperación tomó alrededor de un año.

¿En qué se diferencia la situación de la observada durante las crisis de 1998 y 2008? ¿Cuáles son las perspectivas de este segmento de mercado para el futuro próximo?

La situación actual es similar a la crisis de 2008 con manifestaciones de crisis "habituales". Hay un descenso generalizado de la actividad empresarial, la dinámica de ventas ha disminuido.

En general, la situación actual difiere notablemente de la de 2008.

Primero, la crisis actual parece prolongada, porque Es poco probable que las razones fundamentales de Rusia - los precios del petróleo y las sanciones - cambien rápidamente, la recuperación llevará entre 2 y 3 años.

En segundo lugar, hoy el mercado ECM ha alcanzado su madurez: los clientes saben lo que necesitan de los sistemas, se presentan requisitos bastante claros para las soluciones. En general, el enfoque del tema de la automatización ha cambiado: la eficiencia se ha convertido en un indicador tangible. Y si el cliente ve "en números" los beneficios de implementar un sistema ECM, toma una decisión completamente consciente y bien considerada.

Como antes, las grandes empresas tienen una necesidad real de automatización, para lo cual las economías de escala permiten evaluar mejor los beneficios de implementar soluciones ECM. Los principales estimuladores del mercado son los representantes de la industria del petróleo y el gas, la industria de defensa y las corporaciones estatales, así como las empresas orientadas a la exportación.

También se respalda la posición activa del Estado en relación con el sector de las tecnologías de la información: las barreras para el uso de documentos electrónicos se han reducido significativamente, la tendencia de sustitución de importaciones en el contexto de la subida del tipo de cambio del dólar y las sanciones occidentales aumentan las posibilidades de desarrolladores nacionales.

En el futuro, se espera que el crecimiento adicional del mercado EDMS / ECM sea mucho mayor que el mercado de TI en su conjunto, mientras que la tasa de crecimiento durante el período de crisis dependerá del estado de la economía. Principalmente, la tendencia alcista continuará en grandes empresas, las empresas medianas favorecerán soluciones más ligeras, listas para usar y de bajo costo. En esta parte, las tecnologías en la nube parecen beneficiosas. Se espera una recesión mayor en los organismos gubernamentales debido a los fuertes recortes presupuestarios. El mercado de flujo de trabajo intercorporativo, que está un poco alejado de ECM, pero está relacionado con él, se encuentra ahora en las primeras etapas de su formación, se espera su fuerte crecimiento, lo que crea nuevas oportunidades.